Ghidul Consultantului – Rentrop & Straton

Ghid pentru redactarea răspunsurilor

la consultanța oferită în scris

Listă de control

 Asigurați-vă că răspunsul conține:

 Titlu
 Soluția propriu-zisă
 Temeiul legal
 Concluzia.

 Folosiți fraze scurte și concise, pe înțelesul tuturor.

 Oferiți un răspuns pentru situația specifică prezentată de client.
 Indicați în mod explicit variantele pe care le are (nu-l lasați să deducă singur soluția).
 Eliminaţi tot ceea ce este redundant pentru client (ex. informații mult prea generale,
arhicunoscute, banale).
 Nu folosiți excesiv citări din textul de lege (clientul cere ajutor pentru că nu înțelege
legislația).
 Exprimați-vă opinia, recomandările, sfaturile sau dați exemple în mod direct.
 Arătaţi greşelile/capcanele care l-ar putea pândi pe client şi, mai ales, cum pot fi evitate.

I. Structura răspunsului

a. Titlul. Răspunsurile trebuie să fie insoțite de un scurt titlu care să rezume tema principală la care
se referă întrebarea/răspunsul.

b. Răspunsul explicit la întrebarea adresată

Important!

 Acesta trebuie să se regăsească exprimat clar încă din prima frază redactată.
Desigur, pot fi situații în care legislația este ambiguă și soluția nu este una clară.
În acest caz, oferiți o posibilă soluție sau mai multe (variantele mai puțin riscante pentru
client) pe care le recomadați în baza experienței și raționamentului dvs. profesional.
Gândiți-vă cum ați proceda dvs. într-o situație similară.

 Nu începeți răspunsul direct cu citatele din texte de lege.

Confidential Rentrop & Straton | 2023 Pagina 1 din 5

 Ghidul Consultantului – Rentrop & Straton

Exemplul 1:

Întrebare client: O firmă cu CA mai mică de 1 milion de euro poate fi plătitoare de impozit pe
profit?

Răspuns: DA, însă numai dacă își majorează capitalul social și are minimum 2 salariați. (răspunsul
se continuă cu temeiul legal și soluțiile/sfaturile pentru client).

Exemplul 2:

Întrebare client: O societate fără activitate de la înfiinţare şi până în prezent mai trebuie să depună
bilanţ la 31.12.2018? Dacă nu, ce trebuie să depună?

Răspuns „Așa NU”:

Potrivit art. 36 alin. (2) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, persoanele juridice care de la constituire nu au desfăşurat activitate, precum
şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul
în străinătate, care de la constituire nu au desfăşurat activitate, depun o declaraţie în acest sens, în
termen de 60 de zile de la încheierea exerciţiului financiar, la unităţile teritoriale ale Ministerului
Finanţelor Publice.

Răspuns „Așa DA”:

În cazul prezentat, societatea trebuie să depună declarația „X” în termen de 60 zile ..... (conform
Legii ...).

b. Soluția/soluțiile. În funcție de speță, este recomandat ca răspunsul să conțină: exemple, sfaturi,

atenționări, sugestii, modele de calcul, capturi de ecran etc.

c. Temeiul legal.

d. Concluzia. Reprezintă recomandarea finală pentru client.

II. Stilul de redactare

Observație! Nu folosim diacritice în cazul răspunsurilor pentru abonați, ci doar atunci când
redactăm conținutul unui articol/unei lucrări de specialitate.

Problemele şi informaţiile pe care noi vrem să le comunicăm cititorilor sunt dificile. Dvs., ca autor,
trebuie să le transmiteţi într-o formă accesibilă, clară şi concisă. Iată cum trebuie să fie scrise
materialele:

Confidential Rentrop & Straton | 2023 Pagina 2 din 5

 Ghidul Consultantului – Rentrop & Straton

a. Adresarea trebuie să fie directă. Imaginaţi-vă că cititorul se află în faţa dvs. Îi prezentaţi o
anumită situaţie. Fiţi sigur că el nu vrea să ştie ce se face de obicei în această situaţie sau ce ar
putea face dacă alta ar fi conjunctura, ci ce trebuie să facă în situaţia dată.

b. Limbajul să fie:
 simplu
 fără neologisme sau expresii pretenţioase
 fără note de subsol
 fără trimiteri la autorităţi în domeniu, căci această lucrare nu este un tratat ştiinţific
 fără multe gerunzii.

Explicaţi tot, chiar şi ceea ce dvs. consideraţi a fi „de la sine înţeles”. Daţi sfaturi, chiar dacă sunt
păreri personale. Nu uitaţi nicio clipă că sunteţi un expert în domeniu. Oferiţi variante de acţiune
pentru cele mai diverse situaţii.

a. Propoziţiile, frazele trebuie să fie scurte, clare, concise. Evitaţi frazele lungi, întortocheate.
Spargeţi fraza în propoziţii simple, clar exprimate. (Iată şi un mic secret: o propoziţie puţin mai
lungă, urmată de două scurte, conferă ritm şi vioiciune scrisului dvs. Sunteţi sceptic? V-aţi
înşelat. Tocmai aţi parcurs un exemplu de asemenea manieră de a scrie. Nu v-a plăcut? Eu cred
că da.)

 Frazele să aibă maximum 20 de cuvinte.

 După scriere, frazele trebuie revizuite; tăiaţi fără milă orice cuvânt fără de care nu-şi
pierde sensul.
 Atunci când revizuiţi frazele, încercaţi să înlocuiţi expresiile în care se folosesc mai
multe cuvinte cu un singur cuvânt sau cu expresii cu minimum de cuvinte.

a. Alegerea cuvintelor este extrem de importantă pentru a da claritate mesajelor dvs. Uitaţi
deprinderile universitare! A te exprima precis nu înseamnă a folosi cuvinte foarte specializate,
pe care doar colegii dvs. de breaslă le înţeleg.

Răspunsul trebuie să fie un exemplu de claritate. Dacă vă loviţi totuşi de ceva complicat şi
explicaţia este mai greoaie, oferiţi exemple. Ori de câte ori aveţi posibilitatea să daţi exemple,
faceţi-o! Oricine înţelege mai uşor dintr-un exemplu decât dintr-o prezentare abstractă a
problemei.

Folosiţi întotdeauna diateza activă. Folosiţi adjectivele atunci când ele întăresc sau îmbogăţesc
informaţia.

Iată un exemplu de frază scrisă prost, apoi reformulată conform indicaţiilor de mai sus:

Calificarea reprezintă nivelul atins în meserie, profesie sau ocupaţie, în viziune funcţională ea
putând fi privită ca având două stadii sau mai multe trepte de calificare.

Confidential Rentrop & Straton | 2023 Pagina 3 din 5

 Ghidul Consultantului – Rentrop & Straton

Observaţii:

1. Nu trebuiau folosite expresii pretenţioase („în viziune funcţională“); multora nu le spun

nimic, ba chiar îi descurajează să citească în continuare.
2. Fraza este prea lungă (26 de cuvinte). Frazele mai lungi de 17-20 de cuvinte îşi pierd din
claritate. Orice astfel de frază trebuie „spartă“ în două sau mai multe fraze scurte.
3. Gerunziile („putând“, „având“) trebuiau evitate. Şi ele contribuie la lipsa de claritate a
exprimării.

Fraza de mai sus poate fi uşor reformulată, astfel încât să devină clară şi tema discutată să
pară simplă şi accesibilă:

Calificarea reprezintă nivelul atins în meserie, profesie sau ocupaţie. Putem spune despre o
persoană că este sau nu calificată, ori că are o anumită treaptă de calificare.

Nu exprimaţi mai multe idei sau nu vă referiţi la două teme diferite în aceeaşi frază.

Menţineţi permanent exprimarea la persoana a doua, înlocuiţi „contribuabilul” cu „dvs.”

Într-o frază, evitaţi să puneţi chestiunea mai puţin importantă la început. Ochii cititorului
trebuie să cadă imediat pe ceea ce este mai important. De exemplu: este greşit să începeţi
fraza cu „Conform H.G. nr…. / … privind încadrarea pe tipuri a unităţilor…., încadrarea acestor
activităţi impozabile adiţional se face de către agenţii economici, pe baza declaraţiilor proprii.”
Corect este: „Încadrarea activităţilor impozabile adiţional se face de către agenţii economici, pe
baza declaraţiilor proprii (conf. H.G. nr…. / … privind încadrarea pe tipuri a unităţilor….).”

Dacă daţi o informaţie sau chiar dacă evidenţiaţi o contradicţie, trageţi o concluzie practică
pentru cititor; nu-l lăsaţi să deducă singur sau să-şi imagineze ce aţi vrut să spuneţi. Nu
întotdeauna ce este evident pentru cel care scrie este evident şi pentru cel care citeşte.

Evitaţi exprimări de genul: „… are obligaţia de a calcula, de a reţine şi de a vărsa impozitul…”

Acestea trebuie înlocuite cu: „… are obligaţia să calculeze, să reţină şi să verse impozitul…”.
Se exceptează situaţiile în care înlocuirea dă naştere la o cacofonie: „de a tipări cărţi de cult …”
nu se mai înlocuieşte cu „să tipărească cărţi de cult…”.

g) Titlurile trebuie concepute în stil jurnalistic, astfel încât cititorul să înţeleagă „din prima”
despre ce este vorba în articolul respectiv şi să fie atras să-l parcurgă. De exemplu, în loc de
„Creativitatea în organizaţii” (sec, neprietenos, neatractiv) – „Cum puteţi stimula
creativitatea în firma dvs.” (direct, concret, interesant) sau, şi mai bine, „17 tehnici speciale
prin care puteţi stimula creativitatea în firma dvs.”.

h) Folosiţi bumbi. Ori de câte ori faceţi o enumerare, în loc să puneţi cuvintele unul după
altul, formând o frază lungă şi greoaie, folosiţi bumbii sau bifele. Lectura va fi mult mai
uşoară, iar aspectul paginii – mult îmbunătăţit.

De exemplu:

Confidential Rentrop & Straton | 2023 Pagina 4 din 5

 Ghidul Consultantului – Rentrop & Straton

Documentele organizatorice în care puteţi formula reguli pentru angajaţii dvs. sunt:
regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF), regulamentul de ordine interioară (ROI),
fişa postului şi procedurile şi instrucţiunile de lucru.

Transformată cu ajutorul bumbilor, această enumerare va arăta astfel:

Documentele organizatorice în care puteţi formula reguli pentru angajaţii dvs. sunt:
 regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF),
 regulamentul de ordine interioară (ROI),
 fişa postului,
 procedurile şi instrucţiunile de lucru.

Atenţie! Fie toate elementele unei enumerări sunt articulate, fie toate elementele enumerării sunt
nearticulate.

i) Lungimea răspunsului. Un răspuns foarte lung nu este neapărat mai apreciat. Limitați-vă
la informațiile care contează pentru speța respectivă.
Atunci când citați texte de lege, rezumați-vă doar la acele prevederi ce se iau în calcul în
cazul prezentat de client. Nu este indicat ca acesta să citească, de exemplu, condiții care nu
se aplică domeniului de activitate menționat de el.
Este foarte probabil ca un răspuns cu foarte multe detalii să-l facă pe client șă devină și mai
confuz. Țineți cont că acel client cel mai probabil a citit textul de lege, dar nu l-a înțeles și o
reluare a acestuia nu il ajută să se lămurească.
Încercați pe cât posibil ca răspunsul redactat să nu pară a fi venit din partea serviciului
„Asistență contribuabili”. Astfel de răspunsuri sunt percepute ca fiind pur teoretice. Clientul
are nevoie să știe cum să procedeze. Folosiți spațiul pentru a explica și a interpreta textul de
lege care se aplică într-un anumit caz.

Vă mulțumim că ați parcus acest material!

Pentru că este important, reluăm esențialul:

Un răspuns conține:

 Titlu
 Soluția propriu-zisă (exprimată clar)
 Temeiul legal
 Concluzia

… și este cu adevărat util, dacă se bazează pe:

 Interpretarea/traducerea textului de lege

 Sfaturi. Recomandări. Atenționări. Exemple. Modele. Pași de urmat
 Fraze simple și scurte.

Confidential Rentrop & Straton | 2023 Pagina 5 din 5