1

Management farmaceutic

Farmacistul conducator de farmacie adesea are de rezolvat activitati manageriale precum

probleme si crize de zi cu zi. In farmacia tipica activitatile de management constau
preponderent in activitati administrative de rutina care pot fi incredintate personalului
farmaciei. Inbunatatirea serviciilor profesionale catre public ar reflecta un management mai
eficient. De exemplu o decizie manageriala de a transfera unele functii de executie din cadrul
departamentului de prescriptie la personal cu pregatire medie sau cel auxiliar permite o mai
buna utilizare a specialistilor in farmacie, acestia avand indeajuns timp de a se ocupa de
ascultarea si consilierea pacientilor.

1. Activitati ale managementului in domeniul farmaceutic

Managementului ii revine rolul esential in activitatea oricarei firme. Din cele mai multe
puncte de vedere o farmacie functioneaza pe baza unor reguli asemanatoare cu cele dintr-o
firma obisnuita, astfel ca rolurile managementului intr-o unitate farmaceutica sunt aproape
identice cu cele din orice alta unitate. Astfel, managementului farmaceutic ii revin
urmatoarele roluri:

n     Stabilirea obiectivelor si scopurilor, astfel incat managerul sa aiba deja o baza pentru
ai fi de ajutor in stabilirea politicii si luarea deciziilor. Managementul farmaciei
publice poate defini doua tipuri de obiective: un set de obiective de baza, care sunt
mai degraba filozofice, cum ar fi de exemplu daca farmacia va oferi servicii coplete
sau va practica preturi scazute, etc; al doilea set este cel al obiectivelor specifice, cum
ar fi atingerea unui anumit volum al vanzarilor pentru o perioada stabilita. Managerul
trebuie sa reevalueze si sa actualizeze obiectivele in continuu, deoarece acestea,
aflandu-se in viitor, pot suferi anumite schimbari care provin din modificari
tehnologice, economice, sociale sau de alta natura.

 
 2

n     Resursele materiale si umane, a caror tip si nivel depinde in mare masura de natura
obiectivelor. Deoarece in cele mai multe cazuri aceeasi persoana indeplineste ambele
functii intr-o farmacie tipica, nu este nici posibil si nici practic sa desparta achizitia de
capital de aplicatiile sale in management. Managementul are rolul de a asigura
structurile organizatorice si de a coordona resursele atfel incat ele sa fie valorificate,
presupunand ca au fost deja adunate.

n     Planificarea si controlul operatiunilor din prezent si viitor. Desi o mare parte a
timpului managerul si-o dedica controlului operatiunilor de zi cu zi, controlul acestor
operatiuni curente nu trebuie sa afecteze timpul dedicat planificarii operatiunilor
viitoare. Activitatile de rutina trebuie delegate, pentru ca managerilor sa le ramana
timp indelungat pentru planificare.

Orice manager, dar in special cel care conduce o farmacie, trebuie sa studieze si sa ia in
considerare stiintele comportamentului uman si cele sociale, deoarece aici deciziile
manageriale nu numai ca sunt luate de catre om si se refera la oameni, dar mai mult, se si
adreseaza oamenilor. Scopul acestor decizii este de a asigura o functionare eficienta atat a
colectivului condus cat si a serviciilor farmaceutice catre pacient. In farmacia de circuit
deschis, dimensiunea umana a managementului este foarte importanta, deoarece in astfel de
farmacii managerul este in permanenta in relatii apropiate cu angajatii, furnizorii si patronii,
asta ducand uneori la situatii in care ii este greu sa ia decizii obiective. Acest rol dublu de
manager si farmacist poate crea situatii de conflict intre deciziile manageriale si
responsabilitatile profesionale de farmacist. Farmacistul manager trebuie deci sa fie mai
flexibil decat managerii din alte domenii, dar totusi fara a micsora importanta
managementului eficient in farmacia publica. 

In climatul socio-economic actual, functiile managementului primesc o semnificatie din ce in

ce mai mare din cauza cresterii operatiilor si a presiunii permanente de a reduce costurile
ingrijirii sanatatii.

Managementul farmaceutic are in competenta urmatoarele probleme de organizare interna:

n     asigurarea spatiilor si dotarea tehnica a unitatilor in functie de volumul

activitatilor si de specificul muncii in fiecare compartiment;
 3

n     aprovizionarea unitatii farmaceutice cu medicamente si alte produse specifice

prevazute in Nomenclatorul de medicamente pentru utilizare terapeutica;

n     organizarea ergonomica a locurilor de munca;

n     organizarea controlului si a supravegherii produselor farmaceutice la intrarea lor

in unitate si la eliberarea catre public;

n     depozitatrea si conservarea corespunzatoare a medicamentelor si a altor produse

farmaceutice;

n     gestionarea si administrarea corecta a bazei materiale a unitatii;

n     tinerea evidentei contabile a actiunii desfasurate in unitate;

n     organizarea activitatii in timpul efectuarii controlului financiar-contabil de catre

organele de specialitate, in timpul inventarierii.

2. Functiile farmaciei

Farmacia are patru functii importante, prin care dovedeste ca are un rol esential in viata
economica si sociala a unei populatii.

Functiunea sanitara, care reiese din urmatoarele activitati:

n     asigurarea medicamentelor necesare tratamentului ambulator si a bolnavilor

spitalizati in unitatile sanitare de profil;

n     servicii farmaceutice de consiliere la eliberarea medicamentelor prescrise sau la

cerere (de exemplu: prezentarea la medic, respectarea tratamentului, regim de
viata, mod de administrare, pastrare, respectarea dozelor, ritmul administrarii);
 4

n     activitatea de farmacovigilenta;

n     activitati specifice de educatie a publicului privind utilizarea rationala a

medicamentelor;

n     acordarea primului ajutor pentru cei care au nevoie (programa facultatii de
farmacie cuprinde disciplina Urgente Medicale).

Functiunea de productie reiese din urmatoarele activitati:

n     executarea prescriptiilor magistrale;

n     prepararea formulelor galenice oficinale, in laboratorul farmaciei;

n     realizarea unor formule de preparate cosmetice si de ingrijire, in laboratorul

farmaciei;

n     efectuarea unor preparate care inlocuiesc unele medicamente tipizate solicitate,
dar deficitare, la receptura;

n     prepararea la nivelul farmaciei de spital, dotata cu bloc de sterile, a unor solutii
perfuzabile.

Potrivit legii, prepararea si eliberarea medicamentelor se face de catre farmacist, care poate fi
ajutat de cadre medii sau studenti aflati la practica.

Functiunea economica este determinata de valoarea baneasca a muncii farmacistului –

medicamentul. Indiferent ca e vorba de o unitate de stat sau particulara, activitatea farmaciei
trebuie sa fie rentabila. Farmacia se aprovizioneaza cu medicamente si alte produse specifice
de la furnizori specializati, utilizand numai produse inregistrate, autorizate de catre Ministerul
Sanatatii. Evidenta stocurilor si a documentelor contabile se tine ca la orice alta firma, un
manager eficient lucrand intotdeauna astfel incat sa obtina un bilant pozitiv.
 5

Farmacia – baza de invatamant, deoarece ofera locuri pentru efectuarea stagiilor de practica
pentru studentii facultatilor de farmacie, contribuind la pregatirea lor pentru profesia aleasa.

MANAGEMENTUL FARMACIEI

Cuprinde:

1. Managementul financiar

2. Managementul resurselor umane

3. Managementul aprovizionarii

4. Managementul activitatii de marketing

5. Managementul tehnic si administrativ

6. Managementul prepararii si eliberarii medicamentelor din farmacie (asigurarea

calitatii actului farmaceutic)

1. Managementul financiar

Managementul financiar poate fi definit prin ansamblul principiilor, metodelor,

instrumentelor si obiectivelor specifice care au drept scop optimizarea constituirii si utilizarii
resurselor economico-financiare.

Principalele aspecte de care se ocupa managementul financiar sunt:

·       bugetul de venituri si cheltuieli;

·       bilantul;

·       pragul de rentabilitate;

 6

·       fluxul de numerar;

·       investitii;

·       plati;

·       credite;

·       managementul stocurilor;

·       dividende.

Bugetul este instrumentul de baza al managementului financiar si reprezinta alocarea

resurselor financiare disponibile pentru realizarea obiectivelor farmaciei, in conditii de
maximizare a profitului. Bugetul se intocmeste la sfarsitul anului, pentru anul urmator. La
orice buget exista o parte de venituri si una de cheltuieli. La urmarirea executiei bugetului
trebuie sa se verifice daca “veniturile” au fost realizate, iar “cheltuielile” nu au fost depasite.
Ca o regula generala, cheltuielile firmei nu trebuie sa depaseasca veniturile. Pentru orice
eventualitate este bine ca in orice buget sa apara si “cheltuieli neprevazute”. In construirea
bugetului este nevoie de o estimare realista a volumului vanzarilor, a incasarilor si a platilor
efective ale firmei.

Bilantul. Fiecare societate comerciala este obligata, prin lege, sa intocmeasca

periodic bilantul. Bilantul are doua parti importante: Activul (care cuprinde mijloacele
economice ale firmei) si Pasivul (sursele de formare ale mijloacelor economice si datoriile
firmei). Intre activ si pasiv trebuie sa fie un echilibru. Bilantul este important pentru ca
include contul de profit si pierderi, din care putem vedea situatia economica a firmei: profitul
realizat.

Pragul de rentabilitate este aspectul cel mai important al managementului financiar,

pentru ca reprezinta acel nivel al vanzarilor farmaciei la care cheltuielile sunt egale cu
incasarile din vanzari. In conditiile unui beneficiu prestabilit, se poate calcula valoarea
vanzarilor care trebuie realizate pentru a obtine profitul respectiv. Pragul de rentabilitate se
calculeaza pe baza formulei:
 7

x100

in care: CF = cheltuieli fixe totale;

c = cota medie de adaos comercial practicat;

nv = nivelul cheltuielilor variabile ale firmei.

2. Managementul resurselor umane

Managementul resurselor umane cuprinde acele activitati prin care se optimizeaza

performanta oamenilor dintr-o organizatie, precum si relatiile dintre acestia.

Domeniile importante ale managementului resurselor umane sunt:

 planificarea necesarului de resurse umane;

 recrutarea si selectia;

 integrarea noilor angajati;

 pregatirea si perfectionarea personalului;

 evaluarea performantelor angajatilor;

 stimularea materiala si morala;

 administrarea relatiilor de munca.

Oamenii sunt bunul cel mai de pret al unei organizatii. Succesul organizatiei este
determinat, in primul rand, de calitatea resurselor umane. In timp, resursele umane supuse
unui management corect, cresc in valoare, spre deosebire de celelalte tipuri de resurse.

1. Planificarea resurselor umane se refera la evaluarea resurselor existente,

prognozarea cerintelor viitoare si elaborarea planului de actiune. In majoritatea farmaciilor
exista o mare fluctuatie de cadre. Legat de fluctuatia fortei de munca datorita plecarilor de
personal prin demisie, se constata urmatoarele:
 8

- numarul plecarilor scade odata cu cresterea duratei de angajare;

- numarul plecarilor scade odata cu cresterea nivelului de calificare;

- numarul plecarilor scade odata cu cresterea varstei medii a angajatilor.

2. Recrutarea si selectia personalului cuprinde:

 anuntarea postului liber, cu informatii despre post si cerintele postului;

 trierea preliminara (dupa examenul medical, curriculum vitae, investigarea
referintelor);

 interviul;

 selectia finala.

In selectia finala se recomanda sa se tina cont de clasificarea in cinci puncte a lui Munro
Fraser:

1. impactul asupra celorlalti: atributele fizice, stilul vestimentar, modul de exprimare,

manierele, reactiile la stimulii exteriori. Se recomanda sa privim persoana in cauza cat
mai obiectiv.
2. cunostinte sau aptitudini deosebite: studiile, experienta profesionala si instruirea.

3. inteligenta nativa (“cap limpede”): capacitatea individului de a-si folosi inteligenta

intr-o gama diversa de situatii si care se aplica mai ales in cazul in care candidatul
respectiv poseda mai putine certificari oficiale de competenta; aspectul care trebuie sa
ne intereseze cel mai mult este potentialul individului.

4. motivatia: care ii sunt ambitiile si dorintele personale.

5. capacitatea de adaptare: calitatile emotionale ale individului sub aspectul stabilitatii

afective, al maturitatii si al capacitatii de a face fata stresului; capacitatea de adaptare
reprezinta modul in care fiecare individ reactioneaza la factorii de presiune.

3. Integrarea noilor angajati

 9

Noul angajat este prezentat colectivului. Este dat in grija unui cadru cu experienta,
care se va ocupa de initierea sa, si de instalarea pe post. Evolutia noului angajat va fi urmarita
cu mare atentie, iar angajatul va fi tinut la curent cu progresele pe care le inregistreaza in
activitate. La inceput va fi angajat temporar, pe o perioada de proba. Va fi rotit in diverse
posturi din unitate pentru a se vedea cum se descurca si in ce masura se incadreaza in colectiv
si manifesta “spirit de echipa”. Este important sa i se descifreze caracterul. Daca rezultatele
integrarii sunt bune, se va face angajarea permanenta, dupa care intra in programul obisnuit
de instruire si evaluare.

3. Managementul aprovizionarii

Aprovizionarea farmaciei este o activitate extrem de importanta. In farmacie trebuie

sa existe stocuri curente (pentru vanzarile zilnice) si stocuri de siguranta.

Valoarea stocului de medicamente al farmaciei trebuie sa se incadreze in anumite

limite pentru ca farmacia sa fie rentabila: 1 – 1,5 ori valoarea desfacerii lunare. Stocul poate
creste pentru unitatile izolate sau in perioada de iarna, cand aprovizionarea este mai dificila.
M.S. a elaborat o lista de medicamente esentiale care trebuie sa se gaseasca obligatoriu in
fiecare farmacie. Pentru aprovizionarea farmaciei se vor cere oferte de la toti furnizorii,
urmand ca, in final, sa-i alegem pe cei care ne livreaza medicamentele cel mai rapid si cu
pretul cel mai convenabil. Aprovizionarea cu medicamente se va face numai de la depozite
autorizate de M.S.

Gestionarea stocurilor se poate face, foarte simplu, prin metoda Pareto (20/80).

S-a constatat ca aproximativ 20% dintre medicamente reprezinta 80% din vanzarile
farmaciei. Aceste medicamente au fost trecute in lista A. Aproximativ 30% din medicamente
dau 10% din valoarea vanzarilor. Acestea au fost trecute in lista B. Restul de 50% din
medicamente au o pondere de doar 10% din totalul vanzarilor. Au fost trecute in lista C. La
alcatuirea stocurilor se va acorda cea mai mare atentie listei A, apoi listei B si in final listei C.
In gestionarea stocurilor se va tine cont si de:

·       cererile constante;

·       cererile variabile.

 10

Nu sunt de neglijat nici ofertele promotionale ale diferitelor depozite. Se va tine cont
si de starea de sanatate a populatiei, de epidemiile care apar etc.

In masura in care e posibil, aprovizionarea se va face zilnic. Intotdeauna se va

consulta caietul de defectura.

O mare atentie se va acorda si termenului de valabilitate. Medicamentele care au o

perioada de valabilitate mica vor fi comandate in cantitate mica, la nevoie. Eliberarea
medicamentelor din farmacie se va face dupa principiul: “primul venit, primul plecat”. Nu
se va neglija nici receptia produselor care este o operatiune obligatorie. Depozitarea
medicamentelor se va face conform indicatiilor F.R. sau celor de pe ambalajul produsului,
respectandu-se incadrarea la Separanda sau Venena.

4. Managementul activitatii de marketing

In farmacie se practica un marketing relational care pleaca de la urmatoarele aspecte :

1. identificarea cerintelor clientilor pentru satisfacerea lor;

2. studiul ofertei de medicamente si produse de sanatate oferite de depozitele
farmaceutice;

3. studiul concurentei (serviciile oferite de celelalte farmacii, calitatea si preturile la

produsele nefarmaceutice etc.);

4. identificarea produselor celor mai solicitate pentru a le acorda atentia cuvenita;

5. analiza reclamatiilor si sesizarilor pacientilor;

6. crearea de noi servicii farmaceutice in folosul pacientilor.

Activitatea de marketing in farmacie are ca obiective prioritare:

 imaginea farmaciei (« o imagine face cat o mie de cuvinte »);

 imaginea personalului farmaciei;

 fidelizarea pacientilor prin oferirea de servicii mai multe si mai bune ;

 11

 cresterea satisfactiei pacientilor prin cresterea calitatii serviciilor oferite;

 motivarea angajatilor farmaciei pentru fidelizarea acestora si cresterea calitatii

serviciilor oferite pacientilor.

5. Managementul tehnic si administrativ

Sefului farmaciei ii revin o serie de sarcini administrative:

a. asigurarea securitatii farmaciei (gratii, sistem de alarma etc);

b. respectarea normelor de protectia muncii si dotarea cu materiale de protectie;

c. respectarea normelor PSI si dotarea farmaciei cu materiale PSI (stingatoare);

d. respectarea prevederilor Codului muncii;

e. verificarea periodica a aparatelor de masura (balante), a instalatiei de gaz, a

centralei termice, a aparaturii IT, a stingatoarelor de incendiu, a aparaturii de
climatizare, a autoturismului farmaciei etc.;

f. aprovizionarea cu rechizite si formulare necesare activitatii din farmacie (role

de casa, cartus imprimanta, hartie, pixuri etc.);

g. indepartarea deseurilor din farmacie prin firme autorizate;

h. plata facturilor pentru utilitati (chirie, lumina , gaz, apa, salubritate, telefon,
firma etc);

i. plata facturilor furnizorului;

j. plata salariilor;

k. realizarea investitiilor planificate;

l. clasarea documentelor pe categorii;

m. arhivarea documentelor;
 12

n. rezolvarea corespondentei;

o. comunicarea unor informatii de interes general.

Managementul prepararii si eliberarii medicamentelor din farmacie (asigurarea

calitatii actului farmaceutic)

Medicamentele trebuie sa fie sigure, eficiente si de calitate. La fel si activitatea din

farmacie. In orice activitate pot aparea erori, greseli. Erorile se pot datora sistemului sau
individului.

Sistemul poate fi definit ca un grup de procese interdependente cu un scop comun. In

cazul medicamentului, sistemul de medicatie cuprinde patru etape: prescrierea
medicamentului de catre medic, prepararea in farmacie, daca e o formula magistrala,
eliberarea lui si administrarea de catre bolnav. In fiecare dintre aceste etape poate aparea o
eroare. Studii, efectuate la un spital din SUA, au aratat erori la prescriere de catre medic
(39%), erori la eliberarea din farmacie (11%) si erori la administrarea de catre asistente
(38%) [Leape]. Erorile umane datorate individului, respectiv farmacistului, intr-un studiu
efectuat de Baker si Mondt arata astfel:

-        medicament gresit (49,3%);

-        concentratie gresita (24,9%);

-        sfaturi de administrare gresite (7,7%);

-        erori intelectuale (17,1%) datorate necitirii prospectului si consiliere gresita.

Un studiu american arata ca in spitale, greselile cele mai frecvente se fac la utilizarea
insulinelor, heparinei, clorurii de potasiu si morfinei, iar cele mai frecvente erori ale
farmacistilor sunt legate de anticoagulante, corticosteroizi si antidiabetice.

Erorile umane se pot elimina prin:

- reducerea increderii in memorie (se va lucra doar dupa un material scris);

 13

- documentarea prealabila, atunci cand e necesar, inaintea prepararii sau eliberarii

unei prescriptii medicale;

- utilizarea unor proceduri verificate in timp:

 controlul dozelor pentru toate preparatele care se administreaza intern;

 aplicarea principiul citirii etichetei borcanului cu substanta farmaceutica de trei ori, iar
a specialitatii farmaceutice de doua ori;

 scrierea neprescurtata a denumirii substantei pe eticheta borcanului sau in prescriptie;

 atentie marita ori de cate ori se lucreaza cu substante sau produse de la Separanda si
Venena (culorile etichetelor trebuie sa reprezinte semnale de avertizare);

 prepararea odata a unei singure prescriptii;

 stabilirea unei anumite ordini de preparare si respectarea acesteia;

 luarea din raft a unui singur borcan, cand se face cantarirea;

 eliminarea factorilor perturbatori si concentrarea la prepararea sau eliberarea

medicamentului;

 repetarea din memorie, la terminarea prescriptiei, a substantelor si cantitatilor utilizate

si confruntarea cu materialul scris;

 notarea operatiei la care s-a ajuns, cand intervine o intrerupere in procesul de

preparare;

 controlarea muncii asistentului de farmacie: felul in care face cantarirea, amestecarea,

divizarea, ambalarea, etichetarea;

 verificarea finala a preparatului inainte de eliberare;

 verificarea punctului zero al balantei la fiecare cantarire;

 mentinerea in stare buna si verificarea periodica a mijloacelor de cantarire;

 asigurarea temperaturii optime si luminii corespunzatoare pentru activitatea din

farmacie.
 14

Erorile de sistem se pot reduce prin respectarea unor reguli de buna practica
farmaceutica recomandate si aprobate de Ministerul Sanatatii prin Ordinul nr. 1552/2004.