Universitatea “Al. I.

Cuza”- Iasi
Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor
Specializarea: Contabilitate si informatica de gestiune
Anul III - ID

SISTEME INFORMAŢIONALE CONTABILE

STUDIU DE CAZ
=FURNIZORI=

Student:

Iasi

~2011~
 1.IDENTIFICAREA PROIECTULUI

1.1.Descrierea organizării întreprinderii

Denumire : SC COMPANIA QUANTUM SRL

Sediu social : Mun.Zalău, str.Pictor Ioan Sima,bl. P1,ap.3, jud. Sălaj

Număr de înregistrare la ORC : J31/402/2009

Cod unic de Înregistrare : RO 12860327

Obiect de activitate : “Lucrări de construcţii a drumurilor şi autostrăzilor”, cod CAEN 4211.

Capital social : 400 ron

Natura capitalului social : Integral privat

Durata de funcţionare a societăţii : Nelimitată

Formă juridică : Societate cu răspundere limitată

Structura acţionariatului : Societatea are un singur asociat, pe d-l Maftei Vasile,cu

domiciliul în localitatea Iaşi, str. Hatman Şendrea, nr. 5, bl. G2B, Sc. 1, et. 3, ap. 7, jud. Iaşi.

1.1.1. Scurt istoric al societăţii

SC Compania Quantum SRL a fost înfiinţată în anul 2000, având ca obiect de

activitate execuţia de lucrări în construcţii, orientate în special către şosele, drumuri, pavaje,
asfaltări, borduri, trotuare, închiriere utilaje specifice amenajărilor de drumuri, utilaje şi
echipamente pentru prevenirea şi combaterea înzăpezirii drumurilor naţionale şi a poleiului,
canalizări şi alimentare cu apă pentru localităţi, etc. Sediul social al firmei a fost iniţial în Iaşi,
pe B-dul T. Vladimirescu, nr. 12, bl. P14, sc. B, ap. 5. Din octombrie 2010, societatea
funcţionează cu sediul social la Zalău, str. Pictor Ioan Sima, bl. P1, ap. 3, jud. Sălaj.
În ceea ce priveşte conducerea societăţii, principala modificare intervenită a fost
schimbarea administratorului firmei, care a devenit şi asociat unic, în septembrie 2008, în
persoana d-lui Maftei Vasile.
Referitor la activitatea desfăşurată, de-a lungul timpului, cifra de afaceri a crescut an
de an, la fel şi dimensiunile şi complexitatea lucrărilor efectuate, astfel că din 2008, lucrărilor
publice li s-au adăugat cele de construcţii civile: case de zidărie, case pe structură uşoară,

1
lemn, pe structură combinată zidărie+lemn, case de vacanţă, amenajări interioare, apartamente
la cheie, termoizolaţii. De asemenea, în cadrul societăţii au activat trei puncte lucru: primul la
Baza Nautică Iaşi, cu activitate de restaurant şi spaţii cazare, cel de-al doilea în Comuna
Bârnova, cuprinzând un spaţiu de depozitare fructe şi cel de-al treilea în Iaşi, pe strada
Metalurgiei, nr. 4, unde pentru o perioadă s-a aflat şi sediul principal al debitoarei.
Principala resursă de finanţare a constituit-o în primii ani activitatea curentă
desfăşurată. Ulterior, societatea a apelat la incheierea de contracte de leasing (cu Motoractive
IFN SA, Piraeus Leasing, Afin Leasing, Romstal Leasing,Impuls Leasing România IFN SA,
Internaţional Leasing IFN SA) în baza cărora s-au achiziţionat o serie de maşini şi utilaje
necesare realizării propriei activităţi. De asemenea, pe fondul creşterii semnificative a
cheltuielilor, în martie 2008, societatea a încheiat două contracte de credit cu Banca Italo-
Romenă Spa, unul pentru o descoperire de cont acordată de bancă pentru suma de 600.000 lei
şi altul pentru deschiderea unui plafon de lucru, în sumă de 1.500.000 lei. Către finele lui
2008, mai precis în luna septembrie a acestui an, a fost contractată tot cu Banca Italo-Romenă
o linie de credit pentru suma totală de 4.100.000 lei, pentru o perioadă de 12 luni, împrumut
care avea drept scop lichidarea celor două credite anterioare, diferenţa rămasă urmând a fi
utilizată pentru finanţarea activităţii curente.
Pentru relevarea cât mai clară a evoluţiei societăţii în ultimii trei ani de
activitate, s-a efectuat o analiză a celor mai importanţi indicatori economico-financiari şi a
ratelor de rentabilitate, pe baza raportărilor financiar-contabile aferente perioadei 2008-2010.
Indicatori din Contul de
2008 2009 2010
Profit si Pierdere
Cifra de afaceri 21.410.091 14.119.676 4.896..422
Total venituri 22.754.618 14.690.756 7.892.101
Total cheltuieli 21.606.079 16.389.972 7.643.235
Profit brut 1.148.539 -1.699.216 248.866
Profit net 961.898 -1.705.424 236.891
Numar salariati 115 95 45

Această perioadă s-a caracterizat prin atingerea vârfului de activitate la nivelul anului
2008 când s-a obţinut cea mai mare cifră de afaceri şi societatea a avut cel mai mare număr de
angajaţi din toată perioada de la înfiinţare şi până la apariţia stării de insolvenţă. În 2009, cifra
de afaceri a firmei a scăzut cu 34% comparativ cu cea din 2008. Aceeaşi tendinţă au avut-o şi

2
cheltuielile efectuate de societate care ajung la maximul valoric la nivelul anului 2008, după
care în 2009, se reduc semnificativ. Din punct de vedere al rezultatului financiar-contabil însă,
rezultatul cel mai favorabil al activităţii firmei, este obţinut în 2008, când s-a realizat cel mai
mare profit din toată perioada existenţei SC Compania Quantum SRL.
Din punct de vedere al elementelor de patrimoniu, evoluţia societăţii în aceşti trei ani a fost
fluctuantă, caracterizată prin creşteri şi scăderi ale valorii elementelor patrimoniale ca urmare
a achiziţionării de bunuri, creşterii valorice a stocurilor şi creanţelor pe de o parte, iar pe de
alta, înregistrării de pierdere în 2008, restituirii unor mijloace de transport către firmele de
leasing şi creşterii gradului de îndatorare a firmei.

Indicatori din Bilant 2008 2009 2010

Total active imobilizate 8.017.702 5.808.320 3.663.855
Total active circulante 6.420.391 7.516.409 8.148.260
Stocuri 1.171.748 1.716.888 554.168
Casa si conturi 1.241.062 1.507.151 319.720
Creante 4.007.581 4.292.370 7.274.372
Capitaluri total 1.858.246 177.736 343.401
Capital social 400 400 400
Datorii total 12.703.761 12.898.079 11.353.966

Pornind de la valorile indicatorilor bilanţieri, situaţia firmei în ultimii trei ani, se poate
reflecta şi cu ajutorul următorilor indicatori:

Indicatori Derivati din Bilant 2008 2009 2009

Total datorii / capitaluri proprii 6,84 72,57 33,06
Total datorii / total active 0,88 0,96 0,96
Capitaluri proprii / total active 0,12 0,01 0,02

După cum se poate observa, capitalul propriu este devansat de nivelul datoriilor,
acelaşi lucru fiind valabil şi pentru totalul activelor. Această situaţie reflectă faptul că
societatea nu este în măsură să-şi acopere datoriile prin lichidarea activului curent.

Indicatori de Profitabilitate 2008 2009 2010

Marja de profit brut (%) 5,36 -12,03 5,08
Marja de profit net (%) 4,49 -12,08 4,83
Rentabilitatea capitalului propriu
66,22 -398,27 72,47
inainte de impozitare
Rentabilitatea capitalului propriu
55,46 -399,72 89,98
dupa impozitare

3
 În ceea ce priveşte indicatorii de profitabilitate, aceştia reflectă evoluţia societăţii;
reducerea valorii veniturilor firmei într-un ritm mai rapid decât cel al cheltuielilor efectuate şi
o înrăutăţire a situaţiei generale a firmei subliniată de valorile rentabilităţii capitalurilor
proprii.
Sintetizând, în cei trei ani evoluţia firmei a cunoscut două perioade distincte, anul de
cotitură fiind 2008: prima perioadă a intervalului vine în continuarea tendinţei de creştere şi
dezvoltare a societăţii manifestate cu precădere din 2004; cea de-a doua - începând cu ultimul
trimestru al anului 2008, caracterizată prin reducerea veniturilor, păstrarea cheltuielilor la un
nivel destul de ridicat, dificultăţi la încasarea creanţelor şi creşterea gradului de îndatorare a
societăţii.
1.1.2. Situaţia creditorilor

În ceea ce priveşte situaţia creditorilor, valoarea totală a datoriilor este de

7.916.163,37 lei si este constituită din următoarele categorii de creanţe:

Credite bancare neachitate:

Nr. crt. Creditor Creanţa de plată

1. Banca Italo-Romena Spa 3.237.645,85 lei
Total credite bancare: 3.237.645,85 lei

Datorii catre Bugetul de stat si Bugetele locale :

Nr. Creditor Creanţa de plată
crt.
1. Primaria Comunei Bârnova 69.641,60 lei
2 D.G.F.P. Salaj 1.234.819,00
3 Primaria Iasi 28.499,00 lei
Total creanţe bugetare: 1.332.959,60 lei

Furnizori neachitati:

Nr. crt. Creditor Creanţa de plată

1 3 Mind SRL 9.076,80 lei
2 SC Ab.Seb Company SRL 7.210,68 lei
3 SC Apavital SA 741,00 lei
4 A.K.T.O.R. SA Grecia 10.817,11 lei
5 SC Autopadova SRL 53.838,48 lei
6 Active Vision SRL 6.188,00 lei
7 Afin Leasing IFN SA 470.922,01 lei
8 Build Corp Prefabricate SRL 51.662,00 lei
9 Calcarul SA 149.217,72 lei
10 Citadin SA 229.933,04 lei
11 Comat SA 503,51 lei

4
 12 Constructii Feroviare Moldova SA 1.164,73 lei
13 SC Electric Grup SA 130.544,01 lei
14 EFG Leasing IFN SA 64.070,94 lei
15 EON Moldova Furnizare SA 1.847,31 lei
16 Fene Grup SA 23.824,07
17 Geco Construct SRL 1.128,19 lei
18 SC Lucrări de Drumuri şi Poduri SA Iaşi 3.600,83 lei
19 Ghezaco SRL 3.163,86 lei
20 Impuls Leasing Romania IFN SA 366.227,26 lei
21 International Leasing IFN SA 79.596,09 lei
22 Interprima SRL 1.413,30 lei
23 Iono Moneta SRL 5.411,06
Konica Minolta Business Solution
24 568,71 lei
Romania SRL
25 Lafarge Agregate Betoane 209.077,32
26 Lukoil Romania SRL 200.791,14 lei
27 SC Linde Gaz Romania SRL 3.151,66 lei
28 Mecon Iasi SA 2.995,84 lei
29 Mold-Carpati SRL 208.740,13 lei
30 Moldomec SA 35.838,18
31 Moldotrans Auto SA 34.214,44
32 SC New Electric Grup SRL 26.404,43 lei
33 Motoractive IFN SA 80.291,03 lei
34 SC Optimfleet SRL 46.505,87 lei
35 Pado Impex SRL 3.400,23 lei
36 Piraeus Leasing Romania IFN SA 87.193,64 lei
37 SC Petrică Pneu SRL 8.392,72 lei
38 Quick Auto Service SRL 10.525,89 lei
39 SC Romil Service SRL 153.945,80 lei
40 Romstal Leasing IFN SA 177.956,00 lei
41 Romtelecom SA 1.210,59 lei
42 SC Salubris SA Iaşi 3.278,53 lei
43 Securitas Services Romania SRL 4.710,82 lei
44 T.H.I.C. Izolatii Termice SRL 5.272,89 lei
45 Tara Proiect SRL 19.490,00 lei
46 Terramold Construct srl 22.818,77 lei
47 Trans Bitum SRL 189.061,67
48 SC Tipoflex SRL 17.429,52 lei
49 SC Viarom Construct SA 57.544,96 lei
50 Vodafone Romania SA 11.258,14 lei
Total datorii catre furnizori 3.294.170,92 lei

1.1.3. Situaţia clienţilor

Societatea a păstrat în mare măsură profilul de activitate şi după deschiderea
procedurii, lucrărilor de construcţii adăugându-li-se transportul şi livrarea de bunuri.

5
Clienţilor vechi precum Primăriile Holboca, Mironeasa, Bârnova ale căror contracte sunt încă
în derulare li s-au adaugat clienţi noi, pentru servicii de transport şi livrare de marfă, precum
SC Enviro Construct SRL, SC Viarom SA, SC Stăvilarul SRL. De asemenea, pentru clienţii
restanţieri (precum SC Citco SRL, SC Euroconstruct SA), de la care societatea are de încasat
valori semnificative, s-au instituit măsuri de recuperare în instanţă a acestora, împreună cu
penalităţile aferente conform contractelor încheiate.
În ceea ce priveste situaţia stocurilor la data de 31.03.2011, valoarea lor contabilă este
de 554.168 lei şi sunt formate în cea mai mare parte din valoarea serviciilor în curs de
execuţie (333.158 lei), urmată de cea a materiilor prime şi materialelor (114.462 lei).
La 31.03.2011, valoarea contabilă rămasă după scăderea amortizării pentru activele
imobilizate aflate în patrimoniul societăţii este de 3.371.167 lei. Compoziţia pe grupe a
activelor imobilizate se prezintă în felul următor:
- Imobilizări necorporale: 2.582 lei;
- Clădiri: 658.333 lei;
- Instalaţii tehnice, mijloace de transport, mobilier şi birotică: 1.802.834 lei;
- Imobilizări corporale în curs: 4.648 lei;
- Garanţii: 902.770 lei.
Clădirile sunt reprezentate de depozitul de legume-fructe deţinut de societate în
Comuna Bârnova, iar garanţiile cuprind garanţiile depuse de societate către terţi în contul
lucrărilor ce urmează a fi executate.
În cadrul imobilizărilor corporale sunt incluse de asemenea maşinile şi utilajele
deţinute de societate (autogredere, vibrocompactoare, autoturisme, camioane, plăci
compactoare, maşină de cernut, maşină de abraziune) utilizate pentru desfăşurarea activităţii
curente, achiziţionate la mâna a doua (în special utilajele şi echipamentele) sau în baza unor
contracte de leasing.
De menţionat este că aceste valori sunt cele rezultate în urma scăderii valorii
amortizate până la 31.03.2011 din valoarea de intrare a bunurilor; nu s-au făcut evaluări
recente ale acestora, astfel că în condiţiile actuale ale pieţei şi luând în considerare gradul de
uzură, valoarea lor este inferioară celei cu care figurează în evidenţele contabile.
În cursul anului 2010 şi până în prezent, societatea şi-a continuat activitatea în
condiţiile derulării unui număr mai mic de contracte decât cel existent în 2008-2009, ca
urmare a schimbării condiţiilor pieţei (reducerea numărului de clienţi, respectiv stagnarea
lucrărilor din cauza lipsei lichidităţilor).

6
 Deşi valoarea cifrei de afaceri s-a diminuat de cca 2,8 ori în 2010 comparativ cu 2009,
rezultatul cu care a fost finalizat exerciţiul financiar contabil aferent anului 2010 a fost profit
ca urmare pe de o parte, a dimiuării cheltuielilor efectuate de societate (au scăzut la mai bine
de jumătate faţă de 2009), iar pe de alta a înregistrării de venituri rezultate în urma calculului
de penalitaţi în conformitate cu prevederile contractuale pentru clienţii restanţieri împotriva
cărora s-au iniţiat acţiuni în instanţă.
Din punct de vedere al specificului activităţii, s-au continuat lucrările cu clienţi mai
vechi precum consiliile locale ale Comunelor Bârnova, Mironeasa, Holboca pentru care s-a
realizat construcţia, respectiv amenajarea de şosele şi s-au iniţiat negocieri în vederea obţinerii
de contracte noi, fie pentru lucrări de construcţii, fie pentru servicii de transport. În acest sens
au fost încheiate contracte cu societăţi precum SC Enviro Construct SRL, SC Viarom SA sau
SC Stavilarul SRL, a căror execuţie se derulează începând cu anul 2011.

1.1.4. Organizarea firmei

Structura organizatorică a unei firme este influenţată de o multitudine de factori de
natură economică, politică, tehnologică şi socială. În elaborarea structurii organizatorice,
echipa de analişti/manageri trebuie să aibă în vedere că nu există o organizare ideală şi nici
reguli universal valabile. Cea mai bună structură organizatorică este aceea care răspunde
necesităţilor curente ale firmei.
Structura organizatorică având un caracter dinamic, schimbările sunt nu numai
inevitabile, ci şi tipice. Adaptarea structurii se face în funcţie de necesităţile interne şi de
resursele umane pe care le are firma. Astfel, strucura organizatorică trebuie să fie orientată pe
activităţi-cheie pentru obţinerea rezultatelor-cheie.
Organigramă
Organizarea societăţii SC COMPANIA QUANTUM SRL, este făcută după o schemă
managerială flexibilă, cu compartimente bine delimitate care relaţionează uşor şi se
copletează în orice moment.
Putem privi societatea ca pe un sistem complex, alcătuit din mai multe structuri
subordonate, care pot fi postate pe trei niveluri organizatorice, şi anume:
Nivelul 1 reprezentat de însăşi societatea comercială, care organizează şi conduce
contabilitate în partidă dublă, încheind activitatea financiar-contabilă prin întocmirea
bilanţului contabil.
Nivelul 2 reprezentat de şantier.

7
 Nivelul 3 este reprezentat de punctul de lucru. Acesta reprezintă veriga primară,
elementară a structurii de producţie. La acest nivel nu se organizează şi nu se conduce
contabilitatea, întocmindu-se doar documente primare şi justificative privind existenţa şi
mişcarea valorilor materiale gestionate la acest nivel, precum şi evidenţa operativă a acestora
şi a personalului pentru prezenţa la lucru şi a muncii prestate.
Structura organizatorică se reprezintă prin intermediul unui grafic numit organigramă,
care este un procedeu de vizualizare a unei structuri şi a modului său de funcţionare, prin
intermediul anumitor simboluri şi pe baza unor reguli specifice.
Vezi anexa nr.1, reprezentând organigrama de management şi funcţionare.
Anexa 1.

8
 Intreg personalul este competent din punct de vedere al studiilor, instruirii, abilităţilor
şi al experienţei. Sistemul de instruire, formare şi perfecţionare asigură, pentru toţi angajaţii,
adoptarea comportamentului sigur din punctul de vedere al securităţii ocupationale, asumarea
conştientă şi voluntară a respectării cerinţelor de securitate, calitate a serviciului
furnizat/lucrării realizate, implicarea în rezolvarea problemelor legate de asigurarea calităţii
serviciilor.

Sistemul logistic şi de producţie

Organizare, produse, servicii
Prin intermediul acestui sistem se realizează dezvoltarea continuă a fluxului de
producţie, de la achiziţia materiilor prime si a materialelor, prelucrarea lor, realizarea
producţiei finite, recepţia lucrărilor , până la decontarea lucrărilor de construcţii-montaj către
clienti.
Principalele operaţii desfăşurate în cadrul sistemului logistic şi de producţie la SC
COMPANIA QUANTUM S.R.L., sunt:
- aprovizionarea cu materii prime si materiale, se face în mare parte prin comenzi
trimise prin e-mail-uri / fax-uri la furnizorii de materii prime si materiale în urma unor selecţii
de oferte, primite anterior de la furnizori , sau direct de la diverşi furnizori noi.
- după onorarea comenzii se procedează la preluarea materiilor prime şi materialelor
auxiliare, pentru a fi recepţionate în depozit.
- transportul de materii prime şi materiale de la furnizori la SC COMPANIA
QUANTUM S.R.L se face fie direct de către furnizor sau prin deplasarea mijlocului de
transport cu delegatul societăţii la furnizor.
- pe baza plicului de comandă se face necesarul de materii prime si materiale, care
pleacă (ieşire din gestiune) pe baza unui bon de consum în gestiunea producţiei.
- în cadrul sistemului de producţie, are loc procesul de prelucrare şi transformare a
materiilor prime şi materialelor necesare lucrărilor de bază de construcţii-montaj
- procesul de transport al materialelor de construcţii şi utilajelor de la locul de
prelucrare sau depozitare la obiectele ce se construiesc
- procesul de punere în operă a materialelor şi elementelor de construcţii, în urma
cărora se realizează lucrările de construcţii prevăzute în documentaţia de execuţie
- procesul de montaj a utilajelor tehnologice, asigurându-se astfel punerea în funcţiune
a maşinilor şi utilajelor necesare procesului de producţie la autoritatea contractantă.

9
 - se verifică dacă ceea ce s-a executat diferă de ce s-a contractat, revenind un rol
important ataşamentiştilor
- în urma realizării planului de producţie are loc activitatea de recepţie şi decontare a
lucrărilor de construcţii către clienţi.
Tehnologia producţiei, în cazul SC COMPANIA QUANTUM S.R.L. este cea de
construcţii drumuri si strazi.
Aceasta constă, în faptul că, procesul de producţie în construcţii, este constituit din
ansamblul activităţilor şi proceselor înfăptuite pe şantier, orientate pentru construirea de
drumuri si strazi.
În cadrul tehnologiei producţiei de construcţii se pot deosebi mai multe procese.
Schematic ele se prezintă în figura nr.2 şi anume:

Transportul materiilor Punerea în operă a Utilizarea utilajelor

prime si materialelor materialelor şi tehnologice în vederea
consumabile de la locul de materiilor prime desfăşurării
depozitare sau direct de la procesului de
furnizori la obiectivele de producţie(repartizator
lucru asfalt)

fig nr.2 Procesele tehnologiei de producţie construcţii

La societatea analizată procesul de producţie, pentru construcţia unei strazi, poate fi
descris sintetic, prin următoarele activităţi: studiere documentaţie; trasare; organizarea
şantierului; efectuarea săpăturilor necesare; transport si tasare piatra, betoane; turnare asfalt .
Toate aceste activităţi, se subdivid, în alte succesiuni tehnologice.
Particularităţile producţiei de construcţii drumuri
- mobilitatea procesului de producţie;
- caracterul de unicat al producţiei de construcţii;
- desfăşurarea procesului de producţie în aer liber;
- perioada de execuţie a lucrărilor de construcţii este mare şi un cost relativ ridicat;
- obţinerea unui important volum de materiale de construcţii;
- activitatea de construcţii drumuri are adesea un caracter de pionierat;
Compania fiind profilată pe construcţia de drumuri, principalele produse şi servicii
sunt:
- Construcţii drumuri si strazi.

10
 - Activitatea de deszapezire pet timp de iarna
Sistemul financiar-contabil
Sistemul de contabilitate realizează:

 Gestionarea operativă a documentelor emise şi primite de agentul economic, de

tipul: factură, invoice, chitanţă fiscală, ordine de plată (inclusiv editarea documentelor
emise la imprimantă);
 Obţinerea de situaţii operative privind încasările, plăţile, creanţele şi obligaţiile
faţă de partenerii de afaceri;
 Crearea unei “arhive” contabile informatizate, cuprinzând documentele emise şi
primite şi situaţiile financiar-contabile, care pot fi accesate în timp real de către
utilizator.

În cadrul acestui sistem se pot distinge trei categorii de operaţii, şi anume: operaţii ce
caracterizează activitatea de exploatare, operaţii cu caracter financiar şi operaţii cu caracter
excepţional.
În cadrul acestui sistem se pot delimita următoarele operaţiuni:

a). operaţiunea cu contul furnizori, se face în sistem informatizat, după cum urmează:

- recepţia şi înscrierea în jurnalul de cumpărări a facturilor primite de la furnizorii de

materii prime şi materiale sau de la furnizorii de imobilizări, în ordine cronologică;

b). operaţiunea cu contul clienti, se face în sistem informatizat, astfel:

- înregistrarea în jurnalul de vânzări a tuturor facturilor de prestare a serviciilor, în

ordine cronologică;

c). operaţiuni/decontări prin contul casa, se fac în sistem informatizat, prin înscrierea în
registrul de casă a tuturor documentelor (chitanţe, bonuri, foi de vărsământ, deconturi) în
ordine cronologică;

d). operaţiuni/decontări spre bancă, se fac în sistem informatizat, astfel:

- înregistrarea tuturor documentelor bancare (Ordin de plată, Foi de vărsamânt, Bilet la

ordin, C.E.C.);

-efectele bancare în curs de decontare(CEC la ordin si Bilet la ordin);

-decontarea cu furnizorii;

-decontarea cu clienţii;

11
 e). întocmirea statelor de plată pe baza pontajelor primite de la şefii de compartimente
şi transmiterea lor către casierie pentru a putea fi plătit personalul de retribuit;

f). întocmirea şi transmiterea declaraţiilor lunare către stat (Declaratia 112, Decontul de
TVA).

g). transmiterea în sistem informatizat a diverselor plaţi care se decontează direct din
banca noastră si contul curent (plaţi către trezoreria statului, către furnizori)

Sistemul de resurse umane

- prezentare şi structură:

Prin intermediul sistemului de personal se realizează gestiunea forţei de muncă,

urmărirea şi salarizarea acesteia.

Se controlează următoarele procese:

 Recrutarea şi selecţia personalului;
 Instruirea personalului;
 Analiza evoluţiei forţei de muncă şi aprecierea performanţelor
Accesul în compania SC COMPANIA QUANTUM SRL se face numai după criterii de
competenţă, calitatea echipei fiind evidentă prin lucrările executate.
Prin sistemul de resurse umane se realizează funcţia de personal care, vizează încadrarea
în organigramă a personalului corelat cu necesităţile reale de forţă de muncă, încăt fiecare
angajat să-şi poată justifica prezenţa în societate prin munca prestată şi randamentul acesteia.
Resursele materiale sunt deservite de un personal de înaltă calificare. Ea are specialişti
care au preluat o experienţă în domeniul construcţiilor de peste 40 de ani.
Conducerea societăţii este asigurată de specialişti licenţiaţi, formată din: director
general, director tehnic, director economic, director producţie.
Compartimentul de resurse umane are următoarele atribuţii: previzionarea necesarului
de personal; formarea personalului; selecţionarea personalului; încadrarea personalului;
evaluarea personalului; motivarea personalului; perfecţionarea personalului; promovarea
personalului; protecţia salariaţilor (protecţia muncii şi protecţia socială).

12
 1.2. Prezentarea principalelor resurselor informatice existente

Resurse informatice

- tipul de organizare a departamentului informatic

SC SC COMPANIA QUANTUM SRL nu are în structura organizatorică un
departament informatic şi nici personal de specialitate, angajat.
Organizarea sistemului informatic al întreprinderii constă în dotarea acesteia cu
calculatoare P.C. legate în reţea de tip LAN (Local Area Network), prin care se face legătura
între toate sectoarele de activitate şi prin INTERNET cu partenerii de afaceri.
Reţeaua e construită în interiorul clădirii în care îşi are sediu firma. Reţeaua este formată
din: server reţea, douazecisitrei staţii de lucru si echipamente de birou.

Atât calculatoarele cât şi programele utilizate sunt parolate, cu posibilitate de acces

(operare şi/sau vizualizare) doar în anumite nivele ale acestora, funcţie de fişa postului
fiecărui utilizator.
Sistemul informatic privit ca o componentă de bază a sistemului informational
înglobeaza trei echipamente principale:

- resurse hardware

- resurse software

- personal

Hardware-ul cuprinde toate echipamentele fizice necesare realizării sarcinilor de

prelucrare automată a datelor. El include echipamentele de intrare si iesire, echipamentele de
memorare şi prelucratorul de informaţii, adică un calculator electronic.

Resursele software

Economiştii, şi nu numai, sunt nevoiţi să manipuleze un volum foarte mare de date şi

informaţii, motiv pentru care se impune o ordonare a datelor şi fazelor de prelucrare prin
intermediul calculatoarelor electronice.

Trecerea în revistă a unor concepte cu privire la software îl ajuta pe economist să îşi

formuleze metodele necesare comparării şi diferenţierii nivelurilor de limbaje de programare,
să compare si să diferenţieze, îndeosebi, generaţiile trei sau patru si cinci de limbaje de
programare.

13
 Personal

La societatea studiată, din păcate personalul din serviciul IT este reprezentat de un

singur angajat, şi anume o persoana care indeplineste functia de administrator sistem. Acesta
îndeplineşte următoarele atribuţii:

1. administrarea reţelei;
2. întreţinerea echipamentelor, programelor si a datelor;
3. instruirea personalului;
4. achiziţionarea, testarea şi implementarea de echipamente şi aplicaţii noi, care să
satisfacă cerinţele informaţionale ale unităţii;

Principalele resurse informatice existente în unitate sunt:

Nr. Denumire Caracteristici tehnice Loc Software de baza si

crt echipament folosinţă aplicatii instalate
1 Server reţea Processor-AMD ATHLON Birou director Windows 2007,
DUAL CORE PROCESSOR economic Office 2007, Fox Pro
6000+ MHz, 2DDRAM-4 9.0, programul
GB(fugitsu)+500 GB(Maxtor), WinMentor pentru
placa de video-NVIDIA salarii, RSICONTA
Geforce 7300LE 512 MB program pentru
RAM contabilitate
programul pentru
legislaţie INDACO;
SISTEM ( ;
2 Statii de Processor-AMD ATHLON 3 – compartimentul Windows 2007
lucru DUAL CORE PROCESSOR financiar-contabil; Windows 2007
4000+ MHz, 2DDRAM-2 4- birou producţie; Office 2007
GB(fugitsu)+250GB(Maxtor), 3 - compartimentul Aplicatii financiare
placa de video-NVIDIA macanizare- contabile;aplicaţie
Geforce 7300LE 512 MB aprovizionare; pentru intrări şi ieşiri
RAM 4 - compartimentul la compartimentul
marketing. aprovizionare;
programe pentru
transporturi şi utilaje
la copartimentul
aprovizionare şi
mecanizare.

3 Statii de Processor-AMD ATHLON 1-contabilitate Windows 2007

lucru DUAL CORE PROCESSOR 2-marketing Office 2007
6000+ MHz, 2DDRAM-4 1- secretariat WinMentor program

14
 GB(fugitsu)+500 GB(Maxtor), 1- persoanal de salarii,
placa de video-NVIDIA RSICONTA program
Geforce 7300LE 1024 MB de contabilitate
RAM
4 Statie de Processor-AMD ATHLON 4 –copartimentul Windows 2007
lucru DUAL CORE PROCESSOR producţie OFFICE 2000
3600+ MHz, 2DDRAM-4 WINDEV, programe
GB(fugitsu)+500 GB(Maxtor), pentru devize, pentru
placa de video-NVIDIA producţie.
Geforce 7300LE 512 MB
RAM
5 Imprimante 2-birou contabilitate
2 Lexmark, Jet Color, A4 1-birou aprovizionare
4 HP Laser Jet 1018 2-marketing
XEROX PHASER 1-personal
4-producţie

Întreţinerea hard este asigurată prin contract de reparaţii (monitoare, imprimante etc )
cu diverse firme şi contract pentru procurarea de piese de schimb şi consumabile cu firma
KARO I&O din Iaşi.

- produse informatice (soft de sistem, soft pentru aplicaţii)

SISTEM : ,, MICROSOFT WINDOWS 2007”

Soft pentru aplicaţii:

AutoCad 2010 este un software 2d CAD accesibil care ajută la crearea şi partajarea
desenelor tehnice într-un mod mai eficient şi mai sigur. Acest soft este produs de autodesk.
WinMENTOR este o aplicatie de calcul a salariilor.Aceasta aplicatie are facilitati de
configurare a contributiilor, indemnizatiilor, sporurilor si retinerilor, ce ii confera un grad
ridicat de adaptabilitate la cerintele utilizatorului si la modificarile de legislatie.Asigura
calculul drepturilor salariale, prelucrarea pontajelor, evidenta concediilor de odihna,
intocmirea listelor de plata si a altor situatii.

RSI CONTA asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei.

Programul închide automat conturile de venituri şi cele de cheltuieli, conturile de TVA.
Întrucat înregistrările contabile sunt efectuate automat, programul compune şi explicaţiile
acestora, detaliate conform opţiunii utilizatorului. Înregistrarile contabile efectuate automat de
program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de
constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende). Este posibilă şi obţinerea unei

15
balanţe cumulate pentru firmele din cadrul unui grup. Programul asigura o gestiune completa
a contabilitatii firmei oferind toate instrumentele pentru a tine si urmari contabilitatea:
contabilitatea auxiliara, analitica si bugetara, numeroase optiuni de control si analiza: balanta,
Carte Mare, bilant, rezultate financiare, decont de TVA, declaratie de impozit pe profit,
jurnale comerciale TVA, alte rapoarte si statistici. Livrat pentru a putea fi folosit imediat,
impreuna cu o procedura de instalare personalizabila, include planul contabil general, bugetar
si non profit. Invatarea este rapida si eficace: societate Exemplu pentru a va initia, help
general indexat, manual de utilizare.

Modulul MIFIX
Modulul permite calculul automat al amortizarii mijloacelor fixe si obiectelor de
inventar, aflate in gestiunile societatii in regim liniar, accelerat sau degresiv. Facilitati de
calcul: posibilitatea modificarii duratei de utilizare a mijlocului fix in timpul ciclului de
amortizare, posibilitatea reevaluarii amortizarii mijloacelor fixe si a valorii de inventar, etc.
Modulul permite calculul automat al amortizarii mijloacelor fixe si obiectelor de
inventar, aflate in gestiunile societatii utilizatorului in regim liniar, accelerat sau degresiv.
Facilitati de calcul: posibilitatea modificarii duratei de utilizare a mijlocului fix in timpul
ciclului de amortizare, posibilitatea reevaluarii amortizarii mijloacelor fixe si a valorii de
inventar, etc.
Modulul STOCURI
Rezolva integral problema stocurilor, in stransa legatura cu aspectul contabil, avand
urmatoarele caracteristici:
- evidenta multi-gestiune cantitativ valorica sau global- valorica;
- descarea automata din stoc pe paza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO,
CMP, identificarea specifica;
- identificarea rapida a articolelor din stoc prin folosirea claselor de incadrare si a
atributelor de caracterizare;
- evidenta pe serii, termene de garantie si date de expirare;
- folosirea de unitati de masura multiple, cu transformarea automata a cantitatii si a
pretului;
-calculul coeficientului de diferente de pret in cazul evidentei global–valorice.
Programul asigura o gestiune completa a contabilitatii dumneavoastra oferindu-va
toate instrumentele pentru a tine si urmari contabilitatea: contabilitatea auxiliara, analitica si
bugetara, numeroase optiuni de control si analiza: balanta, Carte Mare, bilant, rezultate

16
financiare, decont de TVA, declaratie de impozit pe profit, jurnale comerciale TVA, alte
rapoarte si statistici. Livrat pentru a putea fi folosit imediat, impreuna cu o procedura de
instalare personalizabila, include planul contabil general, bugetar si non profit. Invatarea este
rapida si eficace: societate Exemplu pentru a va initia, help general indexat, manual de
utilizare.

Resurse personal
Personalul departamentului informatic este format din doi angajati care indeplinesc
urmatoarele roluri:
- administrarea retelei;
- intretinerea echipamentelor, programelor si a datelor;
- instruirea personalului;
- achizitionarea, testarea si implementarea de echipamente si aplicatiii noi care sa
satisfaca cerintele informationale ale unitatii;
S-au efectuat cursuri anuale de instruire si specializare prin organizatii non-profit sau
firme specializate.

17
 2.Initierea si planificarea proiectului de dezvoltare
a sistemului informational ales

2.1. Identificarea principalelor sistemelor informationale economice din

organizatie

Principalele sisteme informationale identificate in functie de aplicatiile informatice dezvoltate

la SC Compania Quantum SRL sunt:

A. Sistemul informational CLIENTI;

În cadrul sistemului clienţi se controlează următoarele procese:
 Gestiunea comenzilor de la clienţi (programare, lansare, urmărire);
 Gestiunea mijloacelor de transport implicate în livrările către clienţi (definire, alocare,
urmărire) şi a documentelor aferente;
 Facturare (emitere de documente comerciale de ieşire pe bază de tarife agreate);
 Credite Clienţi (validare comenzi client, încasări client, solduri per client, urmărire firme
subsidiare, calcul bonus / penalizări firme subsidiare);
 Analiza financiară a clienţilor
B. Sistemul informational FURNIZORI;
În cadrul acestui sistem se controlează procesele de aprovizionare de la furnizorii firmei
SC Compania Quantum SRL :
- Istoria furnizorilor;
- Verificarea stocului;
- Emitere comandă spre furnizor;
- Urmărire comenzi furnizor;
- Gestiunea cererilor de achiziţie;
- Analiza ofertelor.

C. Sistemul informational SALARIZARE;

- realizeaza salarizarea personalului şi gestionarea cheltuielilor cu salariile

D. Sistemul informational MIJLOACE FIXE;

- urmareste achizitionarea , punerea in functiune, scoaterea din functiune, amortizarea
mijloacelor fixe

18
E. Sistemul informational MATERIALE DE NATURA OBIECTELOR DE
INVENTAR;
- urmareste achizitia si darea in folosinta a obiectelor de inventar;
- realizeaza inventarierea obiectelor de inventar

F. Sistemul informational MATERII PRIME SI MATERIALE;

Sistemul materii prime si materiale urmăreşte:
 Gestiunea cantitativă şi calitativă a stocului, detaliată până la nivelul locaţiei;
 Controlul automat al nivelului stocului (cu generare de cereri de achiziţie);
 Gestiunea datelor de intrare în stoc, expirare şi garanţie;
 Asigurarea unei imagini globale a situaţiei stocului pe perioade bine definite;
 Gestiunea tranzacţiilor de stoc (intrări, ieşiri, transferuri, ajustări, inventare);
 Vizualizarea rapidă a informaţiilor de bază asociate unui articol (stare inventar, tranzacţii
de stoc cu evidenţa cantitativă şi valorică, procese de achiziţii, furnizorii unui articol).

G .Sistemul informational PRODUSE FINITE

Sistemul produse finite urmăreşte întregul ciclu de producţie şi acoperă fazele de
pregătire, lansare şi urmărire a acesteia. Printr-un modul specific se oferă un suport activ
departamentelor de planificare a producţiei cât şi departamentelor de planificare a
aprovizionării.

H. Sistemul informational al CONTABILITATII GENERALE.

Sistemul de contabilitate realizează:
 Gestionarea operativă a documentelor emise şi primite de agentul economic, de tipul:
factură, invoice, chitanţă fiscală, ordine de plată (inclusiv editarea documentelor emise la
imprimantă);
 Obţinerea de situaţii operative privind încasările, plăţile, creanţele şi obligaţiile faţă de
partenerii de afaceri;
 Crearea unei “arhive” contabile informatizate, cuprinzând documentele emise şi primite şi
situaţiile financiar-contabile, care pot fi accesate în timp real de către utilizator.

I . Sistemul informational APROVIZIONARE

19
 Sistemul de aprovizionare este acela care recepţionează ofertele de la diferiţi furnizori,
le studiază şi prelucrează comenzile primite de la depozitele firmei , urmând să emită un
necesar de aprovizionare. Sistemul de aprovizionare realizează analiza pieţei de aprovizionare
prin:
 date furnizate de baza de aprovizionare
 organizarea aprovizionării
 planificarea aprovizionării
 întocmirea de comenzi
 intrarea categoriilor de mărfuri
 controlul aprovizionării

J. Sistemul informational PERSONAL

Prin intermediul sistemului personal se realizează gestiunea forţei de muncă, urmărirea şi

salarizarea acesteia.

Se controlează următoarele procese:

 Recrutarea şi selecţia personalului;
 Instruirea personalului;
 Analiza evoluţiei forţei de muncă şi aprecierea performanţelor

2.2. Definirea ariei intindere a sistemului informational-furnizori la

SC COMPANIA QUANTUM SRL

2.2.1.Componentele organizatorice care au responsabilitati in cadrul

sistemului informational – furnizori:

2.2.1. Relaţia SIC cu celelalte sub-sisteme informaţionale din

intrepreindere

Sistemul informaţional economic (S.I.E.) semnifică ansamblul mijloacelor şi

procedeelor de obţinere, stocare şi utilizare a informaţiilor într-un perimetru al activităţii
economice, ca rezultat al investirii unor resurse umane şi de capital. Sitemele informaţionale
pentru conducere reprezintă un set de resurse umane şi de capital, investite într-o unitate

20
economică în vederea colectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor pentru
controlul şi conducerea activităţii1.
Sistemul informaţional este definit ca o combinaţie organizată de oameni,
echipamente, programe, reţele de comunicaţii şi resurse de date care colectează, transformă şi
distribuie informaţii într-o organizaţie2. Informaţiile pe care le oferă sistemul informaţional
permit cunoaşterea situaţiei existente, a celei trecute şi anticiparea evoluţiei viitoare, cu scopul
atingerii obiectivelor firmei.
Sistemul informaţional contabil (SIC) este unul dintre cele cinci subsisteme ale unei
întreprinderii. Practic este cel mai extins din toate subsistemele informaţionale ale
întreprinderii, ca urmare a volumului mare de informaţii de natură contabilă. Aşa cum se
menţionează şi în literatura de specialitate, peste 80% din informaţia care circulă în cadrul
sistemului informaţional al unei organizaţii este de natură economică, iar din aceasta 47% este
de natură contabilă.

Sistemul financiar-contabil relaţioneză cu următoarele compartimente astfel:

o Compartimentul de producţie-decontări: transmite compartimentului financiar

contabil situaţia încasărilor din producţie, facturi de prestări către clienţi, facturi
subantreprenori;
o Compartimentul administrativ primeşte documente de la şi către terţi de la
copartimentul financiar contabil şi transmite acestuia decizii ale conducerii;
o Compartimentul aprovizionare, transmite compartimentului financiar-contabil
contracte-transfer, note de recepţie şi constatare de diferenţe, bonuri de consum note
de transfer, situaţia stocurilor-custodiilor-furnizori şi primeşte CEC cu limită de
sumă;
o Directorul economic primeşte de la compartimentul financiar-contabil ordine de
plată, CEC-uri, dispoziţii de plată-încasare pentru semnare, rapoarte economico-
financiare, centralizator post-calcul;
o Compartimentul marketing-contractări transmite compartimentului financiar-contabil
oferte devize antecalculate, contracte şi primeşte scrisori de garanţie, scrisori de
bonitate, certificate fiscale;

1
Oprea, D., Premisele şi consecinţele informatizării contabilităţii, Editura Graphix, Iaşi, 1995
2
Ţugui, A., Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Editura CECCAR, Bucureşti, 2003, p. 50.

21
 o Atelierele transmit liste-materiale-consum-tehnic şi primesc liste inventariere stocuri
la sfărşit de lună
o Depozitul transmite situaţia intrărilor şi situaţia stocurilor, iar copartimentul
financiar-contabil compară situaţia scriptică cu cea faptică;
o Compartimentul PSI primeşte situaţia consumurilor –materiale;
o Compartimentul juridic primeşte situaţia clienţilor neîcasaţi, iar el transmite
compartimentului financiar-contabil deciziile de imputare şi hotarările
judecatoreşti;
o Compartimentul personal-învăţămănt transmite compartimentului financiar-contabil
situaţia manoperă-plătită, liste de avans chenzinal, state de plată şi primeşte
postacalcul-manoperă;
o Compartiment mecanizare-transport transmite compartimentului financiar contabil
facturi-transport clienţi, facturi-utilaje-transport-furnizori, antecalculul-utilaje-
transport, şi primeşte postcalculul-utilaje-transport şi CEC-uri cu limită de sumă;
o Şantierele transmit compartimentului financiar-contabil: lista de consumuri-
materiale, lista de stocuri, primind comparativele listelor de materiale tehnice cu cele
contabile;

Relaţia sistemului informaţional contabil (SIC) cu celelalte sub-sisteme informaţionale

din întreprindere este redată in figura nr. 2.

şi de analiză cu elemente finite, planşe, desen, DWG / DXF, proiectare

Facturi de la Facturi d vanzare Intrari de la sistemul de

furnizori marketing si
de productie

Gestiunea Gestiunea Incasari

furnizorilor clientilor clienti

Gestiunea Gestiunea
imobilizarilor trezoreriei

22
 CONTABILITATE GENERALA

Urmarirea
Plati stocurilor
si
productiei
Intrari de la Intrari catre Intrari de la
sistemul de sistemul de sistemul
personal control logistic

Figura nr. 2 Relaţia SIC cu celelalte sub-sisteme informaţionale ale întreprinderii

Organizaţia şi principalele sale sub-sisteme

SISTEMUL
MANAGERIAL

SISTEMUL SISTEMUL SISTEMUL DE SISTEMUL

LOGISTIC ŞI DE MARKETING RESURSE FINANCIAR
PRODUCŢIE UMANE CONTABIL

Figura nr. 3. Organizaţia şi principalele sale sub-sisteme

Structura sistemului informaţional contabil

Din punct de vedere structural, în sistemul contabilităţii se pot delimita două cadre:
conceptual şi aplicativ 3 :
 cadrul conceptual stă la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ;

3
Ţugui, Al., I., Produse informatice generalizate pentru contabilitate, Editura CECCAR, Bucureşti, 2003, p.70.

23
 Contabilitate Contabilitate
…
financiară de gestiune

Contabilitatea
Instituţiilor Contabilitatea
non-profit evenimentială
CADRU CONCEPTUAL

Normalizat Cognitiv
Legi, norme, Concepte de
Contabilitate regulamente bază
instituţiilor Contabilitate
bancare naţională

Contabilitate Contabilitate Contabilitate

ecologică previzională de inflaţie

Figura nr. 4 Delimitări în sistemul contabilităţii

 cadrul aplicativ reprezintă o aplicare în practică a cadrului conceptual ţinând cont

de normele specifice fiecărui domeniu.
Din cadrul aplicativ, vom discuta doar despre componentele în care se încadrează S.C.
COMPANIA QUANTUM S.R.L.
Contabilitatea generală (financiară) se ocupă cu întocmirea situaţiilor financiare
anuale şi lunar întocmeşte:
- balanţa de verificare rezultată ca urmare a datelor preluate şi prelucrate din cadrul
celorlalte sisteme;
- declaraţia de TVA şi transmiterea ei lunară până la data scadentă de 25 ale lunii;
- declaraţia de impozit;
- declaraţiile către bugetul de stat.
Contabilitatea de gestiune se ocupă:
- calculaţia costurilor;
- evidenţa cheltuielilor.
Contabilitatea evenimenţială sau a evenimentelor se ocupă:
- angajare salariaţi;
- salarizare personal.
Aceste date sunt transmise la contabilitatea generală, în sarcina căreia intră şi
întocmirea rapoartelor semestriale şi bilanţului anual.
2.2.2.Componentele organizatorice care au responsabilitati in cadrul
sistemului informational – furnizori

24
 Directorul general:
Are rolul de a asigura conducerea, organizarea si functionarea societatii comerciale cu
eficienta maxima. In general el are urmatoarele atributii in ceea ce priveste relatiile cu
furnizorii:
- angajeaza, pin semnatura, societatea in relatii cu furnizorii;
- emite decizii de recuperare a pagubelor aduse societatii;
- aproba toate documentele financiar- contabile ce impun acest lucru;
- rezolva sarcinile in ceea ce priveste relatia cu furnizorii.

Directia tehnica de productie:

Este condusa de un director executiv subordonat directorului general, ce are
urmatoarele atributii pe linie de furnizori:
- conlucreaza cu fabricile furnizoare si beneficiare asigurand permanent corelarea
planului de cerinte;
- informeaza conducerea societatii asupra modului de indeplinire a planului;
- ia masuri pentru preintampinarea formarii de stocuri supranormative si de valorificare
operativa a celor disponibili;

Directia economica
Se afla sub conducerea directorului economic si este subordonata direct managerului
general. Ea se manifeste in special in cadrul compartimentului de contabilitate si finante si :
- asigura independenta si supravegherea eficienta financiara a sistemului, ferind
sistemul de erori care sa conduca la nerespectarea contractelor sau la alte erori care ar genera
pierderea unor furnizori.
- administreaza relatia cu furnizorii (urmareste plata in termenul stabilit a datoriilor
catre furnizori).
- detecteaza discrepantele posibile si incearca corectarea lor (de exemplu in cazul
inregistrarii unor facturi restante)
- controlul documentelor ce cuprind operatiuni referitoare la drepturile si obligatiile
patrimoniale ale S.C. SC Compania Quantum SRL ce rezulta din relatiile cu furnizorii.
 Organizarea contabilitatii sintetice si analitice a patrimoniului.
 Verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare.
 Inregistrarea T.V.A.
 Urmarirea platilor catre furnizori.

25
2.2.3. Clasele de operatii economice reflectate in sistemul furnizori

Principalele clase de tranzactii reflectate in sistemul furnizori sunt:

A. Aprovizionare – achizitie:
- aprovizionarea pe baza de factura;
- aprovizionare fara factura, pe baza avizului de insotire a marfurilor.

B. Plata furnizorilor :
- documente de plata(ordin de plata, cec, bilet la ordin)
- avansuri acordate furnizorilor

26
 3. Descrierea sistemului informational furnizori

3.1. Identificarea claselor de tranzactii / transformari din sistemul analizat

In urma studierii documentatiei firmei, s-au obtinut informatii suplimentare privind

procesul de prelucrare care au loc in cadrul sistemului informational-furnizori, grupate in
functie de principalele operatiuni economice sau clase de tranzactii si transformari, astfel:
A. Evidenta operativa a achizitiilor de materii prime si materiale de la furnizori :
- Achizitionarea de materii prime si materiale pe baza de factura;
- Achizitionarea de materii prime si materiale fara factura, pe baza de aviz de
insotire a marfii;
- Sosire factura;

B. Evidenta platilor catre furnizori

- Plata furnizorilor prin numerar ;
- Plata furnizorilor prin ordin de plata si cec ;
- Plata furnizorului prin bilet la ordin;
- Achitarea datoriei fata de furnizori prin avansuri.

C. Inchiderea perioadei de gestiune prin intocmirea notelor contabile aferente

operatiunilor cu furnizorii.

3.2 Descrierea fiecarei tranzactii prin abordarea iesiri-prelucrari-

intrari

A.Evidenta operativa a achizitiilor de materii prime si materiale de la furnizori

Achizitionarea de materii prime si materiale pe baza de factura

a)descrierea documentelor primare

FACTURA FISCALA
Serveşte ca:
- document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor şi
mărfurilor livrate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;

27
- document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
- document de încărcare în gestiune;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate
Atunci când factura nu se poate întocmi în momentul aprovizionării, datorită unor
condiţii obiective şi cu totul excepţionale, produsele şi mărfurile aprovizionate sunt însoţite,
pe timpul transportului, de avizul de însoţire a mărfii. În vederea corelării documentelor de
livrare, numărul şi data avizului de însoţire a mărfii se înscriu în formularul de factură.
Se întocmeşte cu ajutorul tehnicii de calcul, de către furnizor, pentru produsele livrate
sau serviciile prestate.
Circulă:
- la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaţiunii, având ataşat exemplarul
din avizul de însoţire a mărfii care a însoţit produsul sau marfa, dacă este cazul, inclusiv nota
de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul în care marfa nu a fost însoţită de factură pe
timpul transportului ( exemplarul 1 );
- la compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar preventiv pentru
acordarea vizei ( exemplarul 1, împreună cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv nota de
recepţie şi de constatare de diferenţe );
- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plăţii, precum şi pentru
înregistrarea în contabilitate ( exemplarul 1, împreună cu avizul de însoţire a mărfii, inclusiv
nota de recepţie şi de constatare de diferenţe, după caz ).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1 )

AVIZ DE INSOTIRE A MARFII

Serveşte ca :
document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial;
- document ce stă la baza întocmirii facturii.
Se întocmeşte în 3 exemplare, dacă produsele se livrează fără factură, făcându-se menţiunea
“Urmează factura”.

Se emite pe măsura livrării de către compartimentul desfacere, care semnează pentru

întocmire.

În alte cazuri decât cele amintite se menţionează cauza pentru care s-a întocmit avizul de
însoţire a mărfii şi nu factura.

28
 Circulă:
- la delegatul unităţii care efectuează transportul sau al clientului, pentru semnare de primire
(exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia
şi pentru întocmirea facturii (exemplarele 2 şi 3);
- la compartimentul financiar-contabil, ataşat la factură (exemplarul 3).
Se arhivează:
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil, ataşat la exp. 3 al facturii (exemplarul 3).

NOTA DE INTRARE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

Serveşte ca:
- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru încărcare în gestiune;
- act de probă în litigiile cu furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul:
a. bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
b. bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
c. bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
d. bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
e. bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie.
Se întocmeşte în trei exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau
în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţie. În situaţia în care la recepţie
se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei
exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.
Circulă:
- exemplarul 1 rămâne la firmă pentru înregistrarea în contabilitatea analitică şi sintetică,
ataşat la documentele de livrare;
- exemplarul 2 se trimite la furnizor;

29
- exemplarul 3 se trimite la transportator, pentru comunicarea lipsurilor constatate la
recepţie.
Nota de recepţie întocmită pentru valorile materiale primite spre prelucrare sau păstrare
circulă astfel:
- exemplarul 1 se trimite la unitatea predătoare;
- exemplarul 2 rămâne la compartimentul financiar-contabil.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

b) descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare

Dupa primirea facturii de la furnizor la compartimentul financiar- contabil se

intocmesc urmatoarele :
- NRCD;
- datele din facturi sunt inscrise in jurnalul de cumparari
- intocmirea listei facturilor materiale
- intocmirea listei facturilor pe zi
- intocmirea fisei furnizorului
- intocmirea balantei analitice- furnizori

c) Descrierea listelor ,situatiilor, rapoartelor sau altor iesiri din sistem

 Lista facturilor materiale(anexa nr.1 )
Este o situatie realizata, pe calculator, zilnic intr-un singur exemplar pe baza
datelor preluate din facturile de materii prime, materiale si obiecte de inventar
primite si este utilizata pentru inregistrarea operatiilor de aprovizionare cu materii
prime, materiale si obiecte de inventar in contabilitate.
 Lista facturilor pe zi(anexa nr. 2 )
Este o situatie realizata pe calculator zilnic intr-un singur exemplar pe baza
datelor preluate din facturile primite si este utilizat pentru intocmirea jurnalului de
cumparari; impreuna cu lista de plati/zi se stabilesc facturile neachitate.
 Lista fisei furnizorului(anexa nr 3 )
Este un raport intocmit lunar sau ori de cate ori este nevoie, care tine evidenta
facturilor primite si achitate sau a facturilor primite si neachitate. Este un
document de uz intern, care tine evidenta furnizorilor.

30
Achizitionarea de materii prime si materiale fara factura, pe baza de aviz de insotire a marfii;

a)descrierea documentelor primare

AVIZ DE INSOTIRE A MARFII

Serveşte ca :
document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
- dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial;
- document ce stă la baza întocmirii facturii.
Se întocmeşte în 3 exemplare, dacă produsele se livrează fără factură, făcându-se menţiunea
“Urmează factura”.

Se emite pe măsura livrării de către compartimentul desfacere, care semnează pentru

întocmire.

În alte cazuri decât cele amintite se menţionează cauza pentru care s-a întocmit avizul de
însoţire a mărfii şi nu factura.

Circulă:
- la delegatul unităţii care efectuează transportul sau al clientului, pentru semnare de primire
(exemplarul 1);
- la compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor livrate în evidenţele acestuia
şi pentru întocmirea facturii (exemplarele 2 şi 3);
- la compartimentul financiar-contabil, ataşat la factură (exemplarul 3).
Se arhivează:
- la compartimentul desfacere (exemplarul 2);
- la compartimentul financiar-contabil, ataşat la exp. 3 al facturii (exemplarul 3).

NOTA DE INTRARE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

Serveşte ca:
- document pentru recepţia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru încărcare în gestiune;
- act de probă în litigiile cu furnizorii, pentru diferenţele constatate la recepţie;

31
- document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se foloseşte ca document distinct de recepţie în cazul:
a. bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de însoţire a mărfii, care fac parte din
gestiuni diferite;
b. bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
c. bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
e. bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de livrare;
f. bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie.
Se întocmeşte în trei exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau
în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţie. În situaţia în care la recepţie
se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se întocmeşte în trei
exemplare de către comisia de recepţie legal constituită.
Circulă:
- exemplarul 1 rămâne la firmă pentru înregistrarea în contabilitatea analitică şi sintetică,
ataşat la documentele de livrare;
- exemplarul 2 se trimite la furnizor;
- exemplarul 3 se trimite la transportator, pentru comunicarea lipsurilor constatate la
recepţie.
Nota de recepţie întocmită pentru valorile materiale primite spre prelucrare sau păstrare
circulă astfel:
- exemplarul 1 se trimite la unitatea predătoare;
- exemplarul 2 rămâne la compartimentul financiar-contabil.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

b) Descrierea fluxurilor informationale si a proceselor de prelucrare

In cazul primirii materiilor prime sau a materialelor fara factura, NRCD-ul este intocmit pe
baza avizului de expeditie. Daca pretul materiilor prime sau a materialelor nu este cunoscut
trebuie prezentat un pret de inregistrare. In aceasta situatie se utilizeaza ca pret de inregistrare
pretul ultimei aprovizionari.
Pe baza acestor note contabile se obtine Lista furnizori-facturi nesosite.

c) Descrierea rapoartelor

32
 Lista furnizori-facturi nesosite. Se obtine pe baza notelor contabile intocmite ca
urmare a receptiei materiilor prime sau materialelor pe baza de avize de insotire. Este necesar
compartimentului de contabilitate.
Ulterior se primeste factura de la furnizor. Odata cu primirea facturii daca nu sunt
diferente de inregistrare se realizeaza nota contabila conform careia se debiteaza contul
„Furnizori-facturi nesosite” si se crediteaza contul „Furnizori”, contul 4428 „TVA
neexigibila” trece in 4426 „TVA deductibila”. Aceste inregistrari se opereaza apoi in
Registrul de cumparari (necesar compartimentului financiar-contabil si compartimentul
Tehnic-productie) si in Listele de furnizori (necesare compartimentelor: Financiar-contabil,
Conducere).
Registrul de cumparari are la baza facturile primite de la furnizori si este un raport
necesar comp. Financiar-contabil, Conducerii si comp. Tehnic-productie.
Lista facturilor materiale(anexa nr.1 )
Este o situatie realizata, pe calculator, zilnic intr-un singur exemplar pe baza datelor
preluate din facturile de materii prime, materiale si obiecte de inventar primite si este utilizata
pentru inregistrarea operatiilor de aprovizionare cu materii prime, materiale si obiecte de
inventar in contabilitate

Evidenta platilor catre furnizori

Plata furnizorilor prin numerar

Chitanta este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Este

tiparita in carnete cu cate 100 de file sau se poate tipari de pe calculator. Serveste ca
document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii, document
justificativ de inregistrare in registrul de casa( cu respectarea Regulamentului Operatiunilor de
Casa) si in contabilitate. Se intocmeste in 2 exemplare pentru fiecare suma incasata, de catre
casierul unitatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei. Circula la depunator
( exemplarul 1 cu stampila unitatii), exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document
de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa. Se arhiveaza la compartimentul
financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2).

Plata furnizorilor prin ordin de plata si cec

33
 Ordinul de plata reprezinta dispozitia neconditionata data de titularul de cont catre
unitatea bancara, de a depune o anumita suma de bani la dispozitia unui beneficiar, la o data
stabilita. Ordinul de plata poate fi executat de catre unitatea bancara numai in conditia in care
emitentul detine la banca respectiva disponibilul corepunzator in contul sau. Se intocmeste de
platitor in trei exemplare si poate fi emis pe suport clasic (hartie) sau pe suporturi
neconventionale (electronic sau magnetic) cu conditia includerii tuturor elementelor
documentului tipizat.
Cecul este un instrument de plata des utilizat ce se poate defini ca fiind o instructiune
scrisa data bancii de a efectua o operatiune de plata a unui beneficiar cu suma inscrisa in acea
instructiune. Datorita faptului ca este un instrument de plata, in circuitul de operare al cecului
intervin urmatoarele parti:
o tragatorul, adica persoana care ordona plata;
o trasul, care efectueaza plata si care de obicei este o banca;
o beneficiarul, care dispune de suma prevazuta in cec.

Exista cazuri cand tragatorul se identifica cu beneficiarul: la ridicarea numerarului din

contul bancar pentru efectuarea unor plati prin casieria unitatii.
Completarea cecului se efectueaza de catre tragator pe baza disponibilului detinut la
banca.

Plata furnizorului prin bilet la ordin

Biletul la ordin este un titlu de credit in temeiul caruia o persoana numita emitent, isi
asuma obligatia de a plati altei persoane, numita beneficiar o suma de bani la implinirea
scadentei.
Biletul la ordin cuprinde:
-Denumirea inscrisa in textul titlului
-Promisiunea neconditionata de a plati o suma determinata
-Aratarea scadentei- care daca lipseste ii da biletului la ordin caracterul „la vedere”
-Indicarea locului unde se face plata
-Numele persoanei catre care se va face plata
-Data si locul emiterii

34
 Semnatura emitentului.
Biletul la ordin a carui plata se va face la un anumit termen de la vedere, trebuie sa se
prezinte spre viza emitentului in termen de un an sau la un termen convenit de emitent sau
girant. In situatia in care emitentul refuza sa vizeze biletul la ordin, acest refuz se constata
printr-un proces verbal.

Achitarea datoriei fata de furnizori prin avansuri

In cazul achitarii datoriei fata de furnizori prin avansuri intre SC Compania Quantum
SRL . si firma furnizoare se incheie un contract in care se precizeaza termenul limita la care
se achita datoria integral .

b)Descrierea fluxurilor informationale si a proceselor de prelucrare

Dupa primirea facturii de la furnizor compartimentul financiar- contabil efectueaza

urmatoarele prelucrari:
- sortarea facturilor pe fiecare tip de plati pentru care s-au intocmit plati in numerar
- inregistrarea platii furnizorilor in numerar pe baza chitantei primite ( cand este
cazul, adica atunci cand plata furnizorilor se face in numerar )

Plata furnizorilor prin ordin de plata

SC Compania Quantum SRL emite un ordin de plata pe numele furnizorului. Prin
extrasul de cont se confirma virarea sumei datorate in contul furnizorului. Pe baza ordinului
de plata se opereaza in contabilitate achitarea datoriei fata de furnizor.

Plata furnizorilor cu cec-uri

SC Compania Quantum SRL, aflat in pozitie de tragator, ordona trasului (banca) sa
efectueze o plata catre un anumit furnizor (beneficiarul cecului). Prin extrasul de cont primit
de la banca se confirma virarea sumei datorate in contul furnizorului. Pe baza cecului se
opereaza in contabilitate achitarea datoriei fata de furnizor
.
Plata furnizorului prin bilet la ordin
Atunci cand efectul comercial a fost acceptat se debiteaza contul „Furnizori” si se
crediteaza contul „Efecte de platit”. Daca furnizorul, detinator al titlului de credit, solicita

35
achitarea inainte de scadenta a contravalorii efectelor de comert, SC Compania Quantum
SRL va obtine un scont.
Achitarea datoriei fata de furnizori prin avansuri
SC Compania Quantum SRL., in baza contractului incheiat, acorda avansul
furnizorului, se intocmeste factura pentru avansul acordat (inclusiv TVA 24%). La data
stabilita in contract se
achita integral datoria.

c) Descrierea rapoartelor
Lista platilor pe zi(anexa nr.4 )
Este un document care se intocmeste zilnic, intr-un singur exemplar, pe baza situatiei
facturilor neachitate, a ordinelor de plata, CEC-lor, chitantelor si proceselor verbale de
compensare

Jurnal al tuturor platilor(anexa nr.5)

Este un document ce se intocmeste lunar, intr-un singur exemplar, pe baza facturilor, a
ordinelor de plata, CEC, chitanta si procesul verbal de compensare.

C. Inchiderea perioadei de gestiune prin intocmirea notelor contabile aferente operatiunilor cu

furnizorii
In notele contabile se inregistreaza toate operatiunile efectuate: aprovizionarea cu materii
prime si materiale, achitarea datoriilor fata de furnizori prin numerar, efecte de plata, cec.
ordin de plata, avansuri acordate furnizorilor.

36
 4. Modelarea sistemului informational
existent

Pentru modelarea sistemului se vor folosi trei modele de baza, respectiv modelul
descompunerii functionale, modelul proceselor, modelul datelor.

4.1. Modelul descompunerii functionale

Descompunerea functionala a sistemului analizat se realizeaza cu ajutorul diagramei

de descompunere functionala (decomposition diagram), care urmareste scoaterea in evidenta a
modului de structurare a sistemului, prin prezentarea ierarhiei sistemului, descompus in
procese de prelucrare si subprocese.

Sistemul de gestiune a stocurilor se descompune in urmatoarele procese si subprocese de

prelucrare:

 aprovizionarea cu materiale, cu urmatoarele subprocese:

 stabilirea necesarului de materii pime, materiale, obiecte de inventar;

 generare situatie comenzi pentru aprobare;

 lansare comenzi materiale;

 inregistrarea tranzactiilor economice, cu urmatoarele subprocese:

 inregistrarea tranzactiilor cu materiale: achizitia, consumul, transferul, determinare

plusuri sau minusuri, restituire din sectii;

 inregistrare documente de plata a furnizorilor;

 inregistrare NC;

 generare fisa de magazie.

 actualizarea stocurilor, care contine subprocesele:

 operarea la nivel de stoc;

 obtinere balanta analitica;

 generarea listelor de inventar;

 generare situatii stocuri sub nivel critic;

37
  situatie stocuri fara miscare sau cu miscare lenta.

 evidenta furnizorilor, care consta in umatoarele subprocese

 situatia datoriilor fata de furnizori;

 actualizarea soldului furnizorilor.

Diagrama descompunerii functionale este prezentata in Anexa 1.

4.2 .Modelul proceselor

Modelarea proceselor se realizeaza cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date (DFD),

care redau sub forma grafica modul in care fluxurile de date intra in procesele de prelucrare
din diferite surse (entitati externe sau locuri de stocare a datelor) si iesirea fluxurilor de date
catre diferite destinatii (entitati externe sau locuri de stocare a datelor).

In procesul de modelare a proceselor se pleaca de la diagrama descompunerii

functionale si de la descrierea orientata pe tranzactii/transformari a sistemului existent. De
fapt, se identifica pentru fiecare proces de prelucrare fluxurile de date de intrare si de iesire.

Prima diagrama care se obtine este diagrama de context (Anexa 2), care contine un
singur simbol pentru procesul de prelucrare, respectiv sistemul care se modeleaza, precum si
sursele/destinatiile principalelor fluxuri de date, fara a se reprezenta locurile de stocare a
datelor.

Urmeaza diagrama de nivel 0 (Anexa 3), care prezinta principalele procese de

prelucrare ale sistemului. Incepand cu aceasta diagrama apar si locurile de stocare a datelor
(tabele ale unei baze de date, baze de date, fisiere, dosare sau cartoteci in care se pastreaza
datele).

Modelarea proceselor continua cu descompunerea proceselor de prelucrare in

subprocese, redata prin intermediul DFD-urilor de nivel 1 (Anexa 4 si 5), a subproceselor in
module prin intermediul DFD-urilor de nivel 2 (Anexa 6) s.a.

4.3 Depozitul (dictionarul) datelor

In timpul sau dupa finalizarea modelarii sistemului se poate realiza completarea

elementelor inregistrate in timpul modelarii cu explicatii suplimentare. Prin completarea
depozitului de date se urmareste:

38
 descrierea proceselor/subproceselor de prelucrare cu ajutorul englezei structurate sau a
pseudocodului;

 descrierea entitatilor externe, specificand semnificatia si rolul entitatii pentru sistem,

momentele in care entitatile de date-sursa trebuie sa puna la dispozitie anumite fluxuri de
date sau cand sistemul (prin procesele de prelucrare) trebuie sa furnizeze fluxuri de date
entitatilor de date-destinatie;

 descrierea fluxurilor de date si locurilor de stocare prin structurile de date pe care le

contin.

ANEXA 1 – DIAGRAMA DESCOMPUNERII FUNCTIONALE A SGS

39
ANEXA 2 – DIAGRAMA DE CONTEXT A SGS

ANEXA 3 – DFD de NIVEL 0 pentru SGS

40
ANEXA 4 – DFD de NIVEL 1 pentru PROCESUL “Aprovizionare materiale”

ANEXA 5 – DFD de NIVEL 1 pentru SUBPROCESUL “Inregistrare

tranzactii economice”

41
42
 ANEXA 6 – DFD de NIVEL 2 pentru SUBPROCESUL “Inregistrare
tranzactii cu materiale

43
 5. Determinarea cerintelor informationale
pentru noul sistem

5.1 Cerinte functionale ale noului sistem

1. Intocmirea unui NRCD pentru o singura factura. In prezent exista situatia intocmirii
unui NCRD pentru mai multe facturi ceea ce complica realizarea controlului operatiunilor
contabile. Se urmareste intocmirea unui singur NCRD pentu fiecare factura in parte. In cadrul
firmei SC COMPANIA QUANTUM SRL , nu am obsevat nici o descentralizare a funcției
contabile sau evidența analitica a furnizorilor. Totul este prezentat in regulamente speciale
facute pentru fiecare gestionar in parte, luat la cunoștința imediat la angajare (avizat de
Directorul General) și semnat de catre acesta precum și de inginerul responsabil cu protecția
muncii.

5.2 Cerinte nefunctionaleale noului sistem

1. Asigurarea securitatii datelor prin stabilirea de nivelul de acces pentru diferite categorii de
utilizatori.

2. Dezvoltarea unei aplicatii care sa asigure comunicarea datelor in timp util de la si spre
entitatile externe.
La rețeaua centrala a unitații din cadrul firmei este asigurat un server de aplicații și un
server de baze de date, precum și dezvoltata infrastructura fizica necesara comunicarii
datelor in timp real de la și spre entitațile externe din cadrul firmei, intre filiale și intre
agențiile de turism din toata țara. Este asigurata și securitatea datelor interne avand
stabilit de niveluri, pasword-uri de acces pentru contabili și gestionari.

44