Sistemul informaional. Managementul documentelor Sistemul informaional. Managementul documentelor.

Vldu-Severian Iacob Abstract Productivity growing, as well as reducing of operational costs in a company can be achieved by adopting a document management solutions. Such application will allow management and t structured and efficient transmission of information within the organization. Keywords: Sistem informational, document electronic, mangementul documentelor Sistemul informaional Pn ce apar i se fixeaz elemente ce asigur o buna circulaie a informaiei, oricare dintre procesele unei organizaii, firme, ntreprinderi pot fi afectate n mod efectiv de ctre Top management, n virtutea autoritii deinute, prin decizii administrative, pentru ca persoanele ce sunt angrenate n activitatea respectivei entiti s-i nsueasc viziunea organizaional, aceea de a respecta i mbunti modul n care se realizeaz comunicarea, de a asigura finalitatea comun. Circulaia informaiei din momentul producerii unui fenomen ntr-un proces i pn cnd pe baza cunoaterii lui, se declaneaz un nou eveniment precum i cu precizarea coninutului informaiei, destinaiei, locului stocrii, alctuiesc sistemul informaional ce poate fi considerat ca una din principalele componente ale conducerii n timp real al unei afaceri, ntreprinderi. Noiunea de sistem informaional este strns legat de abordarea sistemic a organizaiei, acesta fiind considerat ca un proces complex, integrat[1] n care sunt introduse date ce sunt transformate pentru obinerea informaiilor. Input-urile reprezint datele care prin numeroase manipulari si analize sunt transformate (procesate) n informaii. Output-uirile sunt reprezentate de rapoarte, documente si alte rezultate ale sistemului ce furnizeaza informatiile necesare pentru adoptarea deciziilor. n componena[2] sistemului informational intr: resursele informaionale, circuitele i fluxurile informaionale, procedurile si mijloacele de tratare a informaiilor. Ansamblul sistemic al informaiilor generate, obinute, disponibile i refolosibile n ntreprindere reprezint resursele informaionale. Calitatea resurselor condiioneaz coninutul i eficiena de ansamblu a firmei. Fluxul informaional reprezint totalitatea informaiilor transmise i procesate ntr-un interval de timp determinat, de la o surs de informaii la un receptor printr-o mulime de canale informaionale, iar traiectoria pe care o parcurge informaia se numete circuit informaional.

Adaptarea informaiilor potrivit nevoilor manageriale se realizeaz cu ajutorul mijloacelor de tratare a resursei informaionale ce se constituie ntr-un ansamblu unitar al mijloacelor de culegere a datelor, nregistrare, transmitere i prelucrare ale acesteia. Un sistem informaional cuprinde mai multe fluxuri informaionale, precum i o mulime de conexiuni ce se stabilesc ntre componente sale. Resurse informaionale electronice Dac avem n vedere mediul dinamic i complex n care i desfoar activitatea ntreprinderea i instituiile publice, se impune s precizm c deinerea de cunotine cu privire la pia (dinamic, dimensiuni, structura etc.), la competiie (cota de pia, segmente ocupate de cumprtori, preuri practicate, structura ofertei, servicii oferite etc.), la sursele de aprovizionare (localizare, condiii de livrare, preturi), cu privire la consumatori (segmente vizate, comportamente specifice, putere de cumprare etc.), nu nseamn altceva dect necesitatea de a concepe i utiliza un sistem informaional n care toate informaiile prelucrate, stocate i transmise electronic s fie utile n procesul managerial pentru luarea deciziilor. Astfel resursele informaionale electronice permit pe de o parte cunoaterea situaiei trecute, precum i a celei existente, iar pe de alta parte, anticipri ale evoluiei viitoare, contribuind astfel la elaborarea i ndeplinirea obiectivelor firmei, oferind chiar posibilitatea adoptrii de strategii active care s vizeze influenarea mediului n sensul dorit. Literatura de specialitate menioneaz ca pentru ntreprinderea comercial, resursele informaionale electronice capt un rol strategic[3], permind raionalizarea tuturor proceselor, n condiiile n care este evident mai avantajos, mai ieftin s miti informaia dect marfa. De remarcat ca n ntreprinderea comercial, pot deveni resurse informaionale electronice numai informaiile depozitate pe diferii supori materiali (hrtie, benzi magnetice, dischete etc.). Documentul scris Important instrument de comunicare ntre departamentele instituiei publice sau a firmei, ntre punctele de lucru i n relaiile cu terii, documentul face dovada, certitudinea i msura adecvat a faptelor realiznd:

cunoaterea fenomenelor i proceselor economice, financiare, juridice i administrative; msurarea adecvat a dimensiunii angajamentelor evaluabile n bani; justificarea n mod unitar a caracteristicilor de structura ce dau sens si semnificatie pentru comparaii n timp i spaiu; fundamentarea oportunitilor de analiza i control a activitatii, masura riscurilor.

Existena, micarea, transformarea i rezultatele administrrii adecvate a resurselor, presupune efectuarea de situaii i evidene prin intemediul documentelor, actelor justificative, register etc. In acest fel documentul capt o importa deosebit sintetizt prin insi funciile sale : consemnare; justificare; verificare si control; de integritate, completitudine si tratare

sistemica; evaluare, calcul al costurilor ; asistare a deciziilor; de realizare a politicilor; de certificare i publicare a informaiilor; de proba; de comunicaie a informaiilor; de clasare i arhivare istorica. ndeplinirea corect a funciilor documentelor este condiionat de calitatea practicilor de utilizare adecvat a documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i de viteza cu care informaia circul ntre producator i utilizatorul final. Documentele, fie c sunt de provenien intern, fie extern, intr n circuitul informaional al entitaii publice sau economice i implic o atent monitorizare i un riguros controlul astfel nct s permit luarea deciziilor la nivel de conducere i la nivel de departament cu rapiditate. Transformarea unui document n document electronic se realizeaza printr-o operatie de digitalizare, de codificare electronica adocumentului ca ntreg si a tuturor elementelor sale. Documentul electronic Conform art. 4 alin. 2 din Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronic, se desemneaz prin noiunea de document n forma electronic o colectie de date n forma electronic ntre care exist relaii logice i funcionale i care redau litere, cifre sau orice alte caractere cu semnificaie inteligibil, destinate a fi citite prin intermediul unui program informatic sau al altui procedeu similar. nscrisul electronic este o realitate social de necontestat, dar pentru a deveni i o realitate juridic el trebuie s posede aceleai nsuiri care sunt specifice i documentelor scrise. Astfel documentul electronic trebuie s ateste n cuprinsul su acte i fapte relevante juridic, iar redarea lor trebuie s fie fcut ntr-o form inteligibil. nsuirea cea mai important rmne totui constituirea documentului electronic ca prob n justiie unde tim c de cele mai multe ori prile nu au interes s discute despre coninutul nscrisului, ci despre condiiile de validitate ale acestuia, cum ar fi: autentificare, semntur, dat, competena funcionarului care a ntocmit actul etc; Documentul n format electronic cruia i s-a ncorporat, ataat sau asociat o semntur electronic extins, bazat pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv i generat cu ajutorul unui mecanism securizat de creare a semnturii este asimilat, n ce privete condiiile i efectele sale, cu nscrisul sub semntur privat Managementul documentelor Managementul Documentelor presupune existenta unei aplicaii informatice care permite circulaia (pentru informari, aprobari sau modificari), arhivarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic (inclusiv documente clasice convertite in format electronic), cu facilitaji de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (fax, scanare etc). Arhivarea documentelor, clasice sau electronice, reprezint o cerina in toate firmele i este realizat n funcie de specificul activitii, de fluxul i volumul documentelor. Ea devine o

problem odat cu extinderea activitii firmelor, a creterii numrului de tranzacii comerciale sau dup o perioada de funcionare ntruct arhivarea clasic a documentelor implic existenta unui spaiu fizic de depozitare, a identificrii ulterioare greoaie i a consumului de timp pentru regsirea documentelor, se impune acordarea unei atenii mai mari aplicaiior electronice cu ajutorul carora stocarea documentelor se poate face pe un server dedicat, fie prin realizarea copiilor de siguran pe diferii supori electronici (CD, DVD) la anumite intervale de timp. Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curentindexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare. Concluzii Pentru a face fa provocarilor tot mai puternice din partea concurenei orice participant la viata economica cauta noi solutii in obtinerea informatiilor de orice natura. Informatia de actualitate este astazi foarte facila datorita evolutiei tehnologiei informaiei. Adoptarea unei aplicatii de management al documentelor presupune din partea firmelor un efort considerabil in achizitia de tehnica de calcul i programe, dar aceste eforturi vor fi justificate de o eficienta sporita. Bibliografie Mericiou V., (1998), Management comercial, ed. Economic Nicolescu O i I. Verboncu, Management, ed. Economics, 1995 Cotoara, D; Trziman, E.(2004), Aspecte ale comunicarii n domeniul socio-uman. Ed. Universitatii din Bucuresti, 2004. www.marketwatch.ro/articol/565 www.info-man.ase.ro [1] O. Nicolescu i I. Verboncu ,Management, ed. Economics, 1995, pag 170 [2] V. Mericiou, Management comercial, ed. Economic, 1998 pag. 167 [3] O. Nicolescu i I. Verboncu op.cit., p.172-174,

Pentru ca piata noastra este in continua dezvoltare si nu este familiarizata cu anumite concepte, am hotarat sa facem o pagina in care sa explicam cateva dintre acestea. Daca doriti date suplimentare, va rugam sa ne scrieti un e-mail pe adresele disponibile la sectiunea contact.

Arhiva fizica - reprezinta totalitatea materialelor informative, a documentelor in format hartie, dintr-o organizatie. Arhiva electronica - reprezinta totalitatea materialelor, a documentelor si a datelor in format electronic stocate la nivelul organizatiei, conform unor proceduri stabilite si cu acces restrictionat in functie de fiecare tip de document. Arhivare electronica - reprezinta procesul operational de conversie a unei arhive din format fizic in format electronic si implementarea acesteia intr-un sistem care sa asigure calitatile operationale si de securitate ale unei arhive electronice. Content Management (CM) - in traducere libera managementul de continut, reprezinta un set de procese si tehnologii care implementeaza facilitatea de ciclu de viata al informatiilor digitale. Informatia digitala este cunoscuta sub numele de continut, sau continut digital. Acesta poate lua forma de text (documente), fisiere multimedia (audio si/sau video) sau orice alt tip de fisiere care au un ciclu de viata ce trebuie gestionat. Un aspect critic al managementului de continut este abilitatea de a gestiona versiuni multiple a unui fisier cu toate modificarile in timp, ce au intervenit asupra respectivului fisier. Aceste versiuni pot fi restaurate in functie de necesitati. Alt aspect important este crearea continutului si revizuirea acestuia. In cazul in care in sistem tinem prezentari, sau documente ce trebuie sa treaca prin revizuiri succesive, politica de publicare a variantei finale a documentului este importanta. Ca sa nu mai lungim vorba, va prezentam functionalitati de baza a unui sistem de Content Management:
importarea si crearea de documente si material multimedia identificarea utilizatorilor cheie si a rolurilor acestora abilitatea de a atribui roluri si responsabilitati pe categorii/tipuri diferite de continut definirea de task-uri activate de anumite actiuni astfel incat administratorii unor tipuri de continut sa primeasca mesaje daca se intervine asupra continutului abilitatea de a urmari si de a gestiona versiuni multiple a unei singure instante (o singura instanta de continut) abilitatea de a publica continutul intr-un repository care permite accesul la continut. Repository-ul are functii avansate de cautare si intoarcere a rezultatelor.

Forme ale sistemelor de Content Management : un sistem de gestiune a continutului bazat pe tehnologie web (web content management) este un software de tip web site management sistem de gestiune a activitatii staff-ului editorial a unei publicatii proces de scriere pentru publicarea articolelor sistem de gestiune a documentelor sistem de gestiune a continutului cu sursa unica, unde continutul este stocat in containere in cadrul unei baze de date relationale sisteme de arhiva electronica

Document Management - sau managementul documentelor, (EDM - electronic document management) reprezinta o tehnologie bazata pe managementul de continut, in sensul ca informatia este purtata in retea si afisata in functie de continut. Utilizatorii emit cereri pentru anumite actiuni (mesaje) si rezultatul intors consta in documente care intrunesc criteriul cerut, sau alteori rezultatul este o actiune automata. In cateva cuvinte sistemele de document management sunt sisteme cu ajutorul carora se "creaza, stocheaza, organizeaza, se transmit, vizualizeaza, manipuleaza, editeaza si eventual se folosesc documentele pentru a servi intereselor unei organizatii". DMS - Document Management Systems, sisteme de gestiune a documentelor, reprezinta un set de programe folosite pentru a urmarii si a stoca documente electronice si/sau imagini. Sistemul este de

tip Content Management, face adesea parte din sisteme de tip Enterprise Content Management si este integrat cu alte sisteme informatice. Sistemele de Document management ofera facilitati de stocare, versionare, metadate, securitate avansata, indexare, cautare si afisare documente. In continuare detaliem putin aceste facilitati: metadatele sunt stocate pentru fiecare document in parte. Acestea pot fi de exemplu data la care documentul a fost introdus in sistem si utilizatorul care a realizat aceasta operatiune. Sistemul poate de asemeni sa extraga date din documente in diferite moduri: OCR (recunoastere optica a caracterelor), ICR (recunoastere inteligenta a caracterelor), BCR (recunoastere coduri de bare), patch code (coduri de separare), batch code (coduri de lot documente), legatura baza de date externa, extragere text din documente electronice. Extragerea de metadate (a intregului text disponibil in documente) favorizeaza modalitatea de cautare fulltext. Textul extras din document poate fi stocat ca si metadata sau stocat impreuna cu imaginea, sau separat, ca resursa folosibila in timpul cautarii intr-o colectie de documente. integrabilitatea este capacitatea sistemelor de document management de a face parte din alte aplicatii si de a functiona in cadrul acestora ca un modul, astfel incat utilizatorii sa aiba perceptia unui sistem unitar. Acestia pot vizualiza documente direct din repository-ul sistemului de document management, pot face schimbari, salva ca si noua versiune fara a parasi aplicatia folosita si a o deschide pe cea de DMS. Integrarea sistemelor este disponibila in general pentru suite de tip "office", "e-mail" si "colaborativ". Se face folosind standarde deschise de genul ODMA, LDAP, WebDAV si SOAP pentru a ermite integrarea ulterioara cu alte aplicatii. capturarea de date este procesul prin care se obtin date electronice din date existente in format fizic, prin scanarea documentelor, aplicarea de metode automate sau semi-automate de extragere a datelor (OCR, ICR, ..., indexare). indexarea este operatia prin care documentelor le sunt atribuite un set de date de indentificare unic. In general aceste date sunt introduse de operatori sau preluate din baza de date, si reprezinta criterii de clasificare a documentelor. Indexarea este o operatiune realizata pentru a simplifica operatiunea de cautare si vizualizare a datelor. De aceea, o importanta critica o are crearea unei topologii de indecsi. stocarea documentelor implica si gestiunea lor si a ciclului de viata al acestora: cum sunt clasificate, unde sunt stocate, pentru cat timp, unde vor fi mutate, daca vor fi distruse (sterse) si ce timp de viata au. vizualizarea documentelor intr-un context electronic poate fi o problema. Vizualizarea unui singur document dupa un criteriu unic este o operatie simpla, dar devine complicat daca utilizatorul cauta documente folosind mai multe criterii, criterii de cautare partiale, fraze care pot aparea in context si expresii booleane. Aceste operatii se realizeaza folosind o structura de indecsi implementata intern pe baza de date si utilizeaza, de asemeni, cat mai mult resursele de optimizare existente in sistemul de gestiune al bazei de date. securitatea este vitala in cele mai multe sisteme de document management. Aceste sisteme corespund unor standarde inalte de securitate, sunt integrabile cu solutii de semnatura digitala si solutii de criptare date. Unele sisteme au modul de gestiune a drepturilor date utilizatorilor, ce gestioneaza profile de utilizatori, roluri, drepturi de acces pe categorii de documente. mediul de lucru colaborativ: implementarea facilitatii de "check in" - "check out" (luare document in editare) aduce DMS catre mediul de lucru colaborativ, Astfel un document luat in editare de un utilizator, va fi disponibil spre citire pentru ceilalti utilizatori pana cand utilizatorul activ va debloca documentul. versionarea documentelor este un proces ce permite utilizatorilor sa vizualizeze si sa restaureze versiuni anterioare ale documentelor (acest lucru se face tot datorita procesului de "check in" - "check out").

Fluxuri de documente (workflow) - caracteristice sistemelor de gestiune a documentelor (DMS), reprezinta o buna metoda de urmarire a proceselor operationale, a proceselor de business. Pe scurt daca avem un sistem de urmarire a proceselor bazat pe documente interne, acesta poate fi inclocuit cu unul sau mai multe fluxuri de documente electronice, implementate in sistem. In orice moment se poate verifica starea unui flux de documente, etapa curenta, persoanele care au accesat fluxul si datele completate in cadrul acestuia. Pe baza acestor date se pot genera diferite alerte si rapoarte. Alertele si actiunile automate se genereaza pe baza unor valori predefinite in sistem, in urma carora

se vor realiza niste instructiuni. Rapoartele vor fi generate in functie de datele completate, periodic sau la cerere. Exista 3 tipuri de fluxuri de documente: fluxuri manuale in cadrul carora utilizatorul decide in ce pas trimite documentul mai departe fluxuri bazate pe reguli, care permit unui administrator crearea de reguli care sa directioneze documentul mai departe pe flux fluxuri dinamice, care permit schimbarea fluxului documentului in functie de datele completate sau de metadate