ADMINISTRAREA PROCESULUI DE NEGOCIERE

Elaborat de :

Ponici Eugenia, FB1006.

Negocierea este o discuie ntre doi sau mai muli parteneri care ncearc prin acest proces de comunicare s rezolve conflicte de interese existente ntre ei. Este o comunicare interpersonal sau intergrup care are loc pentru c o decizie afecteaz i alte pri sau pentru c este nevoie de rezolvarea unei dispute. Este un proces dificil care necesit insuirea unor tactici bine definite i abiliti de comunicare. In evolutia si administrarea acestui proces se pot distinge urmatoarele 4 etape:

nceperea negocierii i declararea poziiilor; Desfurarea negocierii; Argumentaia, convingerea partenerului; Finalizarea negocierii.

nceperea negocierii i declararea poziiilor 1.1Crearea climatului 1.2 Deschiderea negocierilor

1.1. Crearea climatului

Climatul unei negocieri poate s fie dificil, intransigent, ncordat, impulsiv, rece, formal, precis sau cald, prietenos i creativ. Perioada critic n formarea climatului este scurt. Climatul optim ar trebui s fie: cordial, de colaborare, vioi, propice afacerilor. O atmosfer cooperativ nu se poate obine imediat, ci se face n timp i cu tact. Problemele de afaceri nu se vor discuta imediat dup nceperea ntlnirii. Cele dou pri trebuie s aib suficient timp pentru a ajunge pe aceeai lungime de und, s-i aduc gndirea i comportamentul la un numitor comun. Din aceste motive este necesar ca subiectele abordate s fie neutre, fr a fi legate de afacerile propriu-zise.

De asemenea, mesajele non- verbale sunt foarte pregnante n aceste momente. Prima impresie este cea lsat de nfiare. Aceasta poate conduce la ncredere sau la nesiguran, relaxare sau tensiune, discuii letargice sau constructive. Elementele cheie ale nfirii, cele care vor ntri impresia iniial, sunt capul, spatele i umerii. Ritmul discuiilor se va stabili tot acum. Primele elemente sunt aduse de ritmul n care partenerii fac micrile iniiale viteza cu care se intr n camera de negocieri, viteza cu care gazda i ncepe atribuiile, ritmul n care debuteaz discuiile. Prima discuie i impresiile non- verbale vor stabili tonul i starea ulterioar a tratativelor. O atenie deosebit trebuie acordat i duratei acestei perioade de nceput denumit i perioada de topire a gheii. Se recomand ca aceasta s ocupe cam 5% din timpul estimat pentru negociere .

1.2. Deschiderea negocierilor

Micrile de deschidere vor stabili pe de o parte climatul relaiilor dintre pri, iar pe de alt parte vor oferi informaii despre caracterul, atitudinile i inteniile celeilalte pri. n acest moment pot fi identificate dou aspecte diferite ale negociatorului: unul se refer la experiena i metodele sale iar al doilea la stilul de negociere. Obiectivul deschiderii negocierilor este de a stabili o nelegere comun, de a demara negocierile ntr-o direcie ce face posibil un avantaj maxim pentru ambele pri. De regul, exist 4 subiecte ce vor fi acoperite n acest stadiu al discuiilor: scopul, planul, durata i personalitile negocierii.

Desfurarea negocierii
2.1. nceperea negocierii 2.2. Rolul i tipologia ntrebrilor 2.3. Prezentarea ofertelor

2.1. nceperea negocierii

nceputul negocierii este probabil cel mai important moment, pentru c va stabili tonul pentru tot ceea ce urmeaz. De aceea, atunci cnd ncepei negocierile, fii pregtii s: Prezentai echipa i pe dvs. niv. Accentuai importana obinerii unei nelegeri nc de la nceput. Oferii prerea dvs. de ansamblu asupra problemei n discuie. n mod special subliniai principalele motive de ngrijorare. Obinei un rezumat al punctului de vedere al celeilalte pri. Prima ntlnire trebuie s fie scurt i informativ; nu intrai n discuii referitoare la subiectul de baz. Suspendai ntlnirea dup ce fiecare parte i-a spus punctul de vedere asupra subiectelor generale. Facei o prezentare pe scurt a celor povestite pn atunci. Stabilii ce vei face dvs. i cealalt parte dup ce vei relua negocierile.

Ar putea fi n avantajul dumneavoastr ca cealalt parte s nceap negocierile. Acest lucru va evita o serioas greeal de calcule referitoare la stilul de abordare. S-ar putea ca stilul lor s fie mult mai cooperativ sau mai competitiv dect v-ai ateptat.

2.2. Rolul i tipologia ntrebrilor

2.2. Rolul i tipologia ntrebrilor
n negocieri, informaiile reprezint adevrata putere. Calitatea informaiilor oferite de cealalt parte depinde foarte mult de ntrebrile adresate. Funcia general a ntrebrilor este aceea de a obine informaii. Pentru a maximiza cantitatea de informaii oferit de cealalt parte pot fi folosite urmtoarele tipuri de ntrebri: ntrebri deschise ntrebri specifice ntrebri nchise ntrebri ipotetice ntrebri de intenie. ntrebri de temporizare. ntrebrile ambigue ntrebrile ncuietoare ntrebri agresive. Arta de pune ntrebri i de a da rspunsuri nu const n a avea sau nu dreptate, ci, mai degrab, n a ti ce s spui i ce s nu spui. Astfel, trebuie respectate urmtoarele reguli: ntrebrile nu se pun oricum i oricnd. S nu ncepem cu ntrebri dificile; de obicei, cel mai bine este s ncepem cu ntrebri uoare, despre subiecte care probabil i intereseaz i pe ceilali i cu care par familiarizai. S nu folosim ntrebri care sugereaz rspunsul, deoarece acestea reprezint cele mai nchise ntrebri, ntruct invit doar la a fi de acord cu opinia personal exprimat. Nu punei ntrebri cu subneles, care pot s se ntoarc, foarte uor, mpotriva dumneavoastr.

Obinnd mai multe informaii de la cealalt parte urmeaz testarea cazului lor, respectiv cutarea de distorsiuni sau nepotriviri n argumentele celuilalt negociator. n aceast faz a negocierilor este extrem de important s permitei celeilalte pri s fac o prezentare complet a cazului propriu nainte de a rspunde. Aceasta nseamn c: Nu ntrerupei expunerea rspunsurilor celeilalte pri la ntrebrile dvs. ncheiai fiecare declaraie cu o ntrebare direct. Spunei numai ceea ce este necesar. Nu uitai c negociatorii profesioniti petrec mai mult timp ascultnd, dect vorbind. Facei un rezumat n mod regulat a ceea ce a fost declarat. Mai presus de orice, nu oferii niciodat informaii dac nu primii ceva n schimb. Folosirea intervalelor de timp i a amnrilor n planificarea i conducerea negocierilor, o atenie deosebit trebuie acordat duratei sesiunilor de negociere, prezentrilor formale i contribuiilor individuale la discuii. O sesiune individual nu trebuie s dureze mai mult de dou ore, o prezentare formal 15 20 de minute, iar o contribuie individual 2-3 minute.

2.3. Prezentarea ofertelor

Negociind n avantaj propriu, se va ncepe cu oferta cea mai mare posibil (pentru cumprtori, va fi cea mai sczut ofert posibil). Oferta iniial trebuie s fie mare dar i argumentat. Dac ceilali vor vedea c suntem ofensivi, dar nu putem argumenta oferta fcut, atunci ne pierdem credibilitatea i suntem forai s batem n retragere. Coninutul ofertei trebuie s acopere toat gama problemelor ce apar. ntr-o negociere comercial o ofert nu va fi pur i simplu doar preul, ci o combinaie ntre pre, mod de livrare, termen de plat, nivelul calitii i alte asemenea elemente. Cine va face prima ofert? Avantaje: partea care face prima oferta este cea care stabilete prima parantez a intervalului n care vor avea loc negocierile, iar aceast prim micare are o influen deosebit asupra negocierilor ulterioare. Se poate considera c prima ofert este mai influent dect cea de a doua, care este doar un rspuns. Un dezavantaj este faptul c partenerii de tratative, observnd oferta noastr iniial, i pot modifica punctul lor de vedere. n acest moment ei au noi informaii despre punctul nostru de plecare i i pot modifica oferta astfel nct s obin avantaj

Argumentaia, convingerea partenerului

3.1. Rolul argumentaiei n negociere 3.2. Persuasiunea

3.1. Rolul argumentaiei n negociere

Negocierea propriu-zis ncepe o dat cu clarificarea poziiilor de negociere. De regul, n negocierile de orice fel, pentru a obine ceea ce vrei de la alii este mai important s spui cum trebuie i nu ce trebuie. Activitatea desfurat n vederea convingerii partenerului poate fi realizat prin argumentaie, prin probe i demonstraii. Argumentarea apare n procesul comunicrii cnd se dorete construirea n mintea altei persoane a unor convingeri care s declaneze un anumit comportamnet sau aciune. Scopul ei final este obinerea adeziunii interlocutorului la ideea prezentat.

O argumentaie corect presupune: prezentarea n faa interlocuitorului a tuturor argumentelor necesare, nici mai multe, nici mai pune; prezentarea de probe suficiente n sprijinul fiecrei afirmaii; formularea argumentelor astfel nct ele s fie ct mai lesne de ineles pentru partener i s se bazeze pe o real cunoatere a intereselor urmrite; argumentele s fie clare i logice; evitarea superlativelor, a formulrilor artificiale, a unor recomandri prea generale.

3.2. Persuasiunea
Tehnicile de persuasiune care au rolul de a ntri argumentele pot fi att cu influen pozitiv, ct i negativ. n categoria celor pozitive regsim promisiuni, recomandri i recompense. Promisiune: "Dac vei cumpra mai mult, vom putea livra pe credit". A promite rezonabil nseamn a da sperane. Speranele oblig. Cnd nu putem smulge concesii, se recomand s obinem mcar promisiuni. Recomandare: "Pe pia, intrai uor cu marca Y i sigur cu marca noastr..." Recomandrile pot lua forma unor promisiuni vagi, care nu angajeaz direct, dar influeneaz comportamentul. Recompens: "Acordai-ne exclusivitate i cedm 2% din pre... Tehnicile de persuasiune cu influen negativ se bazeaz pe avertismente, ameninri i represalii. Avertisment: "Putem, desigur, contacta clienii i n mod direct ..." Ameninare: "Livrai de Crciun sau cutm alt furnizor..." Represalii: "Ai tergiversat inutil semnarea unui acord rezonabil. Pentru moment, v retragem exclusivitatea i suspendm negocierile"

Finalizarea negocierii
4.1. Metode de combatere a obieciilor partenerului 4.2. Metode de compromis pentru finalizarea negocierii 4.3. Metode de finalizare a negocierilor

Finalizarea negocierii se refer la stabilirea unei poziii de consens fie la conservarea unor poziii de negociere nc ireconciliabile. n cazul n care se ajunge la o poziie de consens, ncheierea procesului de negociere se materializeaz, ntr-un acord acceptabil i avantajos pentru ambele pri. Fiecare termen al acordului final va fi analizat n vederea identificrii ambiguitilor terminologice care ar putea susine interpretri diferite de acordul convenit. Punctul n care se poate ajunge la finalizarea negocierilor, poate fi identificat prin aceea c partenerii, obosii sau grbii, abordeaz aspecte colaterale precum locul unde se vor semna documentele sau modul n care va fi srbtorit nelegerea.

4.1. Metode de combatere a obieciilor partenerului

Acolo unde nu se fac concesii, trebuie formulate obiecii. Un bun negociator nu se teme de obiecii deoarece tie c, n plan psihologic, acestea sunt o confirmare a interesului partenerului i un indiciu c direcia este bun.

n vederea combaterii obieciilor partenerului pot fi folosite o serie de metode, printre care: Folosirea obieciilor ca punct de plecare pentru formularea i lansarea contra argumentelor; Amnarea sau ocolirea temporar a obieciilor, prin expedierea rezolvrii acestora la un moment ulterior, aflat dup cderea de acord asupra aspectelor in care exist consens; Acordarea unei anumite valabiliti obieciei formulate, dar se va ncerca diminuarea importanei acesteia, subliniind avantajele care compenseaz; Reformularea obieciilor, n scopul expunerii lor n termeni mai accesibili i a rezolvrii gradate, ncepnd cu aspectele uoare i sfrind cu cele grele; Eludarea i ignorarea total a obieciilor, prin tactici non-verbale (tcerile, ascultarea), atunci cnd exist suspiciunea c obieciile sun formale;

4.2. Metode de compromis pentru finalizarea negocierii

Finalizarea negocierii se face pe baza unor metode de compromis, care au drept scop apropierea poziiei celor dou pri: Formularea unei propuneri armonizate i reciproc avantajoase, prin rezumarea i combinarea celor dou puncte de vedere; Introducerea unei formule de compromis, care s conin, pe post de atuuri, condiii noi de negociere; Micorarea diferenelor dintre punctele de vedere i expunerea unei propuneri de eliminare a acestora, n avantaj reciproc; Prezentarea unui nou punct de vedere i sublinierea caracterului de compromis al acestuia.

4.3. Metode de finalizare a negocierilor

Cuvntul cheie ntr-o nelegere este DA un cuvnt magic, un aliat foarte puternic n dezarmarea partenerului. Cu fiecare Da n plus, pe care l obii de la partener, se reduce tensiunea dintre voi. Urmrete ocaziile cnd poi s-i spui da celuilalt fr s-i faci vreo concesie. Da, aici ai dreptate, Da, sunt de acord cu tine. Obinnd trepatat acceptul partenerului, chiar dac numai la nivelul cuvintelor, se stabilete o atmosfer n care e mult mai probabil ca el s rspund da propunerilor dumeavoastr. Exist un moment optim de realizare a acordului final. Acest moment se construiete pe un consens care nu trebuie ntotdeauna s reprezinte obiectivele maximale propuse. Urmtoarele elemente faciliteaz stabilirea momentului optim pentru finalul negocierii: ultima ofert este cu mult mai bun dect cele fcute pn atunci; concesiile partenerului de negociere devin treptat mai inconsistente i mai rare; partenerul nu mai pare interesat de alte subiecte de discuie; rspunsul partenerilor la concesii se las ateptat; partenerii cer explicaii n legtur cu prelungirea negocierilor; sunt ndelung subliniate avantajele ultimului acord.

Negociatorul trebuie s gestioneze corect i perioada care urmeaz ncheierii tratativelor. n cazul n care acordul n-a fost realizat se respect, de obicei urmtoarele reguli: se menine starea pozitiv, atitudinea politicoas i amabil, se mulumete partenerului pentru disponibilitatea dovedit i timpul acordat; se exprim sperana n realizarea n viitor a unor afaceri i, dac este cazul, se creeaz condiiile pentru o nou ntlnire; desprirea se face n mod firesc, fr grab, fr consideraii i justificri inutile. n cazul n care negocierea s-a finalizat printr-un acord de voin: se mulumete partenerului pentru abordarea profesional i constructiv i i se aduc felicitri pentru afacerea ncheiat; se propun sau se sugereaz, dac e cazul, servicii sau asisten n procesul derulrii afacerii; se pregtete urmtoarea ntlnire, care, n principiu, este dedicat semnrii n condiii solemne a contractului; partenerii se despart ntr-un spirit de cooperare i ntr-o atmosfer amical. Negocierea n afaceri reprezint unul dintre cele mai dificile i complexe procese cu putin.

In final vom urmari un exemplu simplist dar in care sunt destul de evidente etapele negocierii: