Eficientizarea muncii n echip

1. Grup i echip-diferenieri necesare

Lumea n care trim impune schimbarea mentalitilor conform crora numai individul este cel care conteaz iar interesele predominante sunt cele individuale. n general, cnd vorbim de grupuri ne gndim la ceva nu neaprat bun, anume la bisericue, clici, gti. Chiar dac individul este responsabil pentru opiunile sale, pentru a realiza ceea ce i a propus, el trebuie s conving, s participe la grupuri (formale i informale), s negocieze norme,s mprteasc scopuri, s acineze n comun cu alii. Ca argument n favoarea reconsiderrii dimensiunii grupale, aducem tendina productorilor de bunuri i servicii de nlocui sistemul om-main cu cel echip-linie flexibil de producie, selecia personalului fcndu-se, printre alte criterii, i pe baza capacitii de comunicare i de lucru de echip (alturi de competena strict tehnic criteriul clasic de recrutare). Toate acestea fac necesar reorientarea activitilor organizaionale, spre formare i dezvoltarea competenelor de relaionare la nivel intra- i inter- grupal i de lucru de echip. Grupul reprezint o colecie de persoane care interacioneaz, sub conducerea unui lider, pentru atingerea unui obiectiv comun i care mprtesc sentimentul unei identiti comune. Echipa este un grup formal, construit pentru rezolvarea unor sarcini organizaionale concrete i care acioneaz unitar, sub conducerea unui manager. n literatura managerial, termenul de echip este folosit i cu accepiunea de grup, formal sau informal, extrem de eficient n rezolvarea sarcinilor comune. Principalele caracteristici ale grupului i ale echipei, deci sunt: Scopul comun nu exist grup dac nu exist cel puin un scop comun Marimea s-a constatat c un grup funcioneaz ca o singur entitate numai dac are mai puin de 16 (20) membri Structura de statut poziia, rangul i prestigiul fiecrui membru n grup i structura de rol modelele de comportament ateptate de la fiecare membru Conducerea (leadership) emergena i activitatea liderului de baz: - Competenei relative la sarcin - Calitilor personale i puterii reale - Autoritii formale - Obiectivelor i ateptrilor grupului Coeziunea abilitatea membrilor de a gndi i aciona ca o entitate i rezistena la forele de ruptur Comunicarea verbal, paraverbal, nonverbal; ascendent, descendent, lateral; exist diferite modele de comunicare n grup ( lan, Y, cerc erc.) Motivaia i interesele personale ale membrilor Normele de grup modelele de comportament acceptate de ctre membrii grupului i nivelul conformrii la norme (superficial sau adnc)

Natura sarcinii i mediul n care grupul i desfoar activitatea. O caracteristic esenial a grupului este reprezentat de gradul de similitudine, de asemnare ntre membri. Pentru un manager este important s tie cum poate constitui echipele, avnd n vedere natura sarcinii de lucru. Din acest punct de vedere, grupurile i echipele pot fi, din punctul de vedere al componenei lor: Omogene, formate din persoane cu pregtire i experien similare; ele se caracterizeaz prin: nivel conflictual redus, satisfacie mai mare a membrilor, calitate mai slab a deciziilor. Eterogene, formate din persoane cu pregtiri i experiene diferite; ele se caracterizeaz prin: calitate mai mare a deciziilor, nivel conflictual mai ridicat, satisfacie variabil a membrilor. Astfel, de exemplu, pentru deciziile n care primeaz calitatea i creativitatea, sunt adecvate grupurile eterogene. Avnd n vedere caracteristicile de mai sus ale grupurilor i echipelor de lucru, se poate constata c modurile de constituire i de lucru efectiv pot fi extrem de diverse. Ca atare, recomandrile privind anumite proceduri de lucru, privind constituirea i componena echipelor pot fi numai situaionale.

2. Definiii ale conceptului de echip

O echip este o colectivitate de indivizi organizai n vederea ndeplinirii unui scop comun, care sunt independeni i care se identific de ctre ei nii i de ctre ali observatori (persoane) ca echip.Echipele sunt n mod special propice pentru realizarea unor sarcini cu complexitate crescut i care au mai multe sub-sarcini. Echipele exist n cadrul organizaiilor mari. Ele nu sunt izolate, ci i interacioneaz att cu alte echipe din organizaie ct i cu organizaia n sine. Echipele reprezint pentru organizaie singura modalitate de a colecta contribuii (inputuri) de la membri ei i de a oferi membrilor organizaiei sensul implicrii n vederea atingerii intelor organizaionale. Mai mult, echipele permit organizaiilor s fie flexibile n repartizarea membrilor la diferite sarcini i proiecte i de asemenea permit ca grupurile trans funcionale s apar, s se formeze. Pentru a lucra bine n cadrul unei echipe este nevoie de abiliti de colaborarea eficient. Muli oameni de afaceri ncearc s mreasc capacitatea de cooperare a angajailor lor prin workshop-uri i formare transversal pentru a-i sprijini pe oameni s munceasc eficient i s ating scopurile mprtite. Un studiu naional intitulat HOW-FAIR i realizat n 2003 a relevat faptul c americanii gndesc c a face parte din echip a fost cel mai important factor n progresul obinut la locul de munc. Acest factor a fost plasat n fa altor civa factori, inclusiv

meritul i performan, abilitile de lider, inteligena, a face bani pentru organizaie sau ore de lucru peste program.

3. Apartenena la echip
n ceea ce privete componena echipelor, e necesar s existe o combinaie de persoane cu abiliti diferite i caractere diferite. Dac sunt prea asemntoare, crearea de noi idei va fi limitat i toat lumea va dori s joace aceleai roluri i s ndeplineasc aceleai sarcini. Cu excepia unei echipe foarte mici, va fi necesar un conductor. Trebuie s ne asigurm c membrii acesteia sunt tratai egal, att n cadrul echipei ct i de persoanele din afara acesteia. Membrii pot juca roluri diferite,de exemplu, n general exist un conductor, dar aceasta nu nseamn c el este mai imprtant dect oricare alor membru al echipei. Aceast recunotere egal trebuie s se raporteze i la sex, capacitate intelectual i oricare din multele diferene ce caracterizeaz indivizii. De asemenea mrimea echipei este important. ntr-o echip de pn la ase membri este probabil ca toi s devin activ implicai. Cei mai tcui nu vor fi deominai de personalitile mai puternice, iar aceia care nu doresc s munceasc nu se pot ascunde att de uor. n general, aceasta este mrimea ideal. Grupurile mai mari, de pn la zece persoane, cuprind adesea una sau dou persoane care nu contribuie foarte mult, dar care pot fi nc productive. n cele mai mari de att observm c mai puini vorbesc ori sunt realmente implicai activ i un mic numr va domina activitatea ntreprins. Odat ce au fost stabilii membrii echipei, acetia trebuie s nvee s lucreze mpreun. Munca n echip poate s aib legtur i cu persoane din afara grupului.

4. Implicarea membrilor echipei

Ca o echip s funcioneze cu succes, membrii ei ar trebui s fie complet dedicai finalizrii sarcinii i realizrii obiectivelor. Ei trebuie s sprijine procesul i produsul muncii n echip. Realizarea unui consens i asumarea sarcinii de ctre fiecare membru al echipei este foarte important, att n vederea succesului muncii n echip ct i a dezvoltrii fiecrui membru. Este necesar ca echipa s realizeze un echilibru ntre absoria i meninerea individualitii membrilor. Competiia dintre membrii unei echipe joac rar un rol ntr-o echipa eficace. Acetia trebuie s devin camarazi, astfel nct s fie contieni de prezena

celuilalt, s-i ofere sprijin i s aib grij unul de cellalt, i s-i mpart munca echitabil ntr-o manier care s promoveze eficacitatea. Echipa trebuie s stabileasc o mprire clar i echitabil a rolurilor i sarcinilor. Dac echipa d dovad de lips de coeren, poate fi necesar s introducem consolidarea echipei, s permitem sau s ncurajm o pauz destinat unor transformri interne realizate de membri sau chiar s intervenim i s realizm reorganizarea echipelor. Aceasta ar trebui s fie perceput ca o ultim ncercare, ntruct este recunoaterea eecului echipelor cum au fost iniial concepute.

5. Practici de munc eficace

Factorul major care duce la realizri sub ateptri sau lips de eficacitate n munca de echip este comunicarea defectuoas. O echip eficace accept i punctele tari i slabe ale membrilor si i valorific punctele tari ale fiecrui membru. Membrii recunosc c este important contribuia fiecrei persoane. Dei este posibil s nu fie de acord cu tot ceea ce spun sau fac ceilali, ei se respect reciproc, recunosc drepturile celorlali de a avea i exprima opinii individuale. Apoi cad de acord cum s avanseze pe bazaunui consens. De asemenea ei recunosc i apreciaz faptul c performana combinat a unei echipe este mai semnificativ dect suma contributiilor individuale. O echip eficace aloc sarcinile cu claritate i identific felul n care activitile vor fi coordonate. Aceasta presupune sisteme formale sau informale de raportare n cadrul echipei, n special n cazul unei echipe mai mari sau atunci cnd echipa nu lucreaz tot timpul n acelai loc. Majoritatea sarcinilor presupun crearea unor idei,chiar dac este vorba doar despre felul n care o sarcin ar trebui s fie realizat. Dac sarcina nu presupune crearea unor idei sau luarea unor decizii, poate fi necesar s ne gndim la valoarea muncii ca exerciiu pentru munca n echip sau, dac folosim ntr-o manier optim posibilitil pe care le avem.Echipa cea mai productiv va fi aceea ce recunoate i utilizeaz o serie de surse de informaie i inspiraie. Respectul reciproc n cadrul unei echipe nseamn c procedeul de generare i testare a ideilor i de identificare i ndeprtare a erorilor i a opiunilor care nu funcioneaz se va derula fr poticneli. n acelai timp, ntr-o echip eficace, vor aprea rareori conflicte reale, iar echipa ca ntreg va putea s gseasc o soluie. Este important ca echipa s fac distincia ntre un diferend de idei i un conflict real. Primul poate fi soluionat cu uurin prin discuii,
4

adesea de ctre indivizii implicai, n timp ce ultimul necesit de obicei intervenia celorlali. Intervenia poate fi posibil n cadrul echipei, ceea ce este situaia ideal pentru a nva cum s soluionezi un conflict sau poate face necesar implicarea noastr ca profesori. O echip eficace va fi de asemenea capabil s recunoasc dac realocarea muncii sau reorganizarea echipei este adecvat. De asemenea, membrii ei vor fi capabili s acioneze dac apare o astfel de situaie. Cu toate acestea, ei vor recunoate c aceste schimbri vor ntrzia probabil activitatea i c nu constituie, n general, o trstur obinuit a muncii n echip. Este esenial un sistem de monitorizare eficace a performanei lor pentru o munc n echip eficient. Dei acesta va fi realizat parial prin sistemul de raportare la care ne-am referit deja, este improbabil ca aceasta s le dea elevilor posibilitatea s stea deoparte i s-i aprecieze obiectiv performana n realizarea sarcinii. A nva cum s te monitorizezi este un aspect important al pregtirii elevilor pentru munc. Trebuie s le dm posibilitatea s monitorizeze performana echipei lor i de asemenea s o monitorizm i noi. Feedback-ul la momentul potrivit i ntr-o manier acceptabil pentru echip poate aduce o contribuie major la succesul muncii n echip.