Manual Utilizare Ciel Simplu

MANUAL DE UTILIZARE
CIEL SIMPLU

2012
Contents
I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI ..................................................................................... 1
Configuratia minima necesara .................................................................................................................. 1
Instalarea .................................................................................................................................................. 1
Autentificarea in program ......................................................................................................................... 2
II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI ........................................................................ 2
2.1 Inceperea lucrului in program ....................................................................................................... 2
2.1.1 Crearea unei noi societati ..................................................................................................... 3
2.1.2 Parametrizarea societatii ...................................................................................................... 4
2.1.3 Crearea unei fise de articol ................................................................................................... 4
2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare ............................................................................... 5
2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi........................................................................ 8
2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer ...................................................................................... 9
2.1.7 Listari ................................................................................................................................... 12
2.2 Elemente comune ....................................................................................................................... 15
2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date ......................................... 15
2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor ................................................................................... 17
2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare .............................................................................. 18
2.2.4 Butoane functionale din lista de documente ...................................................................... 20
2.2.5 Butoane functionale din documente .................................................................................. 22
2.2.6 Taste functionale ................................................................................................................. 25
2.2.7 Informatii antet document ................................................................................................. 26
2.2.8 Informatii linii document .................................................................................................... 28
2.2.9 Informatii subsol document ................................................................................................ 30
2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat ......................................................... 33
2.2.11 Note de intrare-receptie ..................................................................................................... 35
2.2.12 Stocuri minime .................................................................................................................... 36
2.2.13 Statusul unui document ...................................................................................................... 37
2.2.14 Note contabile ..................................................................................................................... 37
2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document.............................................. 41
Preluarea in documente de intrare sau iesire ................................................................................ 41
Preluarea in documente de trezorerie ............................................................................................ 43
2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro) ................................. 45
2.2.17 Rezidenta ............................................................................................................................ 46
III. ADMINISTRARE PROGRAM ............................................................................................................. 47
3.1 Configurari .................................................................................................................................. 47
3.1.1 Parametrizare ...................................................................................................................... 47
Date societate ................................................................................................................................. 47
Parametri generali .......................................................................................................................... 48
Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6 ........................................................................... 50
Setari stocuri ................................................................................................................................... 51
TVA cote si optiuni ....................................................................................................................... 53
Setari conturi implicite .................................................................................................................... 54
Trezorerie ........................................................................................................................................ 55
Serii documente .............................................................................................................................. 57
Semnaturi rapoarte ......................................................................................................................... 58
3.1.2 Schimbare societate ............................................................................................................ 59
3.1.3 Server .................................................................................................................................. 59
3.1.4 Utilizatori ............................................................................................................................. 60
3.1.5 Profiluri................................................................................................................................ 62
3.1.6 Preferinte utilizator ............................................................................................................. 63
3.2 Utilitare ....................................................................................................................................... 66
3.2.1 Salvare societate ................................................................................................................. 66
3.2.2 Restaurare date ................................................................................................................... 68
3.2.3 Import ................................................................................................................................. 70
Import date ..................................................................................................................................... 70
Import din gestiunea veche ............................................................................................................ 74
3.2.4 Export .................................................................................................................................. 76
Export date ...................................................................................................................................... 76
Export note contabile...................................................................................................................... 76
3.3 Ferestre ....................................................................................................................................... 78
IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI ............................................................................................................. 80
4.1 NOMENCLATOARE ...................................................................................................................... 80
4.1.1 Parteneri ............................................................................................................................. 80
Informatii generale ......................................................................................................................... 80
Informatiile din fisa de partener ..................................................................................................... 83
4.1.2 Articole ................................................................................................................................ 86
Informatiile din fisa de articol ......................................................................................................... 87
4.1.3 Depozite .............................................................................................................................. 90
Informatii din fisa unui depozit ....................................................................................................... 91
4.1.4 Agenti .................................................................................................................................. 93
Informatii din fisa unui agent .......................................................................................................... 93
4.1.5 Angajati ............................................................................................................................... 95
Informatii din fisa unui angajat ....................................................................................................... 96
4.1.6 Devize .................................................................................................................................. 98
Informatii din nomenclatorul devize .............................................................................................. 98
4.1.7 Plan de conturi .................................................................................................................... 99
Informatii din planul de conturi ...................................................................................................... 99
4.1.8 Casa ................................................................................................................................... 100
Informatii generale ....................................................................................................................... 100
4.1.9 Banca (conturi la banci) .................................................................................................... 101
Informatii generale ....................................................................................................................... 101
4.1.10 Jurnale ............................................................................................................................... 102
4.1.11 Categorii articole ............................................................................................................... 103
4.1.12 Categorii parteneri ............................................................................................................ 103
4.1.13 Sabloane articol................................................................................................................. 104
4.1.14 Unitati de masura.............................................................................................................. 104
4.1.15 Tichete ............................................................................................................................... 105
4.1.16 Locatii ................................................................................................................................ 105
Tari ................................................................................................................................................ 105
Judete ............................................................................................................................................ 105
Localitati ........................................................................................................................................ 106
4.2 DOCUMENTE ............................................................................................................................. 106
4.2.1 Documente de intrare ....................................................................................................... 106
Factura de cumparare ................................................................................................................... 106
Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR) ................................................................. 108
Aviz de la furnizor.......................................................................................................................... 112
4.2.2 Documente de iesire ......................................................................................................... 113
Factura de vanzare ........................................................................................................................ 114
Aviz de expeditie ........................................................................................................................... 117
Proforma ....................................................................................................................................... 118
Comanda de vanzare..................................................................................................................... 120
Bonuri fiscale ................................................................................................................................. 120
Casa de marcat .............................................................................................................................. 121
4.2.3 Documente interne ........................................................................................................... 127
Bon de consum.............................................................................................................................. 127
Transfer intre depozite ................................................................................................................. 133
Nota de predare-primire ............................................................................................................... 137
Inventar ......................................................................................................................................... 138
Proces-verbal constatare diferente .............................................................................................. 141
Proces verbal modificare pret ....................................................................................................... 142
Stocuri initale ................................................................................................................................ 144
4.2.4 Documente de trezorerie .................................................................................................. 147
Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 147
Incasare zilnica .............................................................................................................................. 150
Borderou incasari/plati ................................................................................................................. 152
Chitanta ......................................................................................................................................... 157
4.2.5 Note contabile ................................................................................................................... 158
Note contabile ............................................................................................................................... 158
Detalii note contabile .................................................................................................................... 166
4.3 PRELUCRARI .............................................................................................................................. 167
4.3.1 Descarcare de gestiune ..................................................................................................... 167
4.3.2 Inchidere TVA .................................................................................................................... 169
4.3.3 Inchidere luna ................................................................................................................... 170
4.4 RAPOARTE ................................................................................................................................. 171
Filtrare date ................................................................................................................................... 171
Optiuni de printare ....................................................................................................................... 174
4.4.1 Rapoarte de gestiune ........................................................................................................ 181
Stoc articole .................................................................................................................................. 181
Balanta de stocuri ......................................................................................................................... 186
Fisa de magazie ............................................................................................................................. 188
Fisa de articol ................................................................................................................................ 189
4.4.2 Rapoarte contabile ............................................................................................................ 191
Fisa de cont ................................................................................................................................... 191
Fisa de partener ............................................................................................................................ 194
Balanta de verificare ..................................................................................................................... 195
Balanta de parteneri ..................................................................................................................... 198
Jurnal de cumparari ...................................................................................................................... 199
Jurnal de vanzari ........................................................................................................................... 200
Registru jurnal ............................................................................................................................... 202
Registru de casa ............................................................................................................................ 204
Declaratia 394 ............................................................................................................................... 206
4.4.3 Rapoarte financiare ........................................................................................................... 212
Facturi nesoldate .......................................................................................................................... 213
Efecte de incasat-platit ................................................................................................................. 214
Avize nefacturate .......................................................................................................................... 215
Depasiri scadente (arierate) .......................................................................................................... 216
Totaluri documente ...................................................................................................................... 217
Raport de gestiune zilnic ............................................................................................................... 218
Incasari/Plati ................................................................................................................................. 219
V. INTREBARI FRECVENTE ...................................................................................................................... 220
5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR? ......................................................................... 220
5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document .......................................... 221
5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu? ........................................ 221
5.4 Cum se introduce un NIR? ........................................................................................................ 223
5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-detail)? ...................... 223
5.6 Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura? ............................................................ 223
5.7 De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA? ............................................................................ 224
5.8 Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza de date? .................. 224

Ciel Simplu Pagina 1

I. PROCEDURA DE INSTALARE A PROGRAMULUI
Configuratia minima necesara
Configuratia minima pe care poate functiona programul Ciel Simplu este urmatoarea:
Sistem Operare - Windows XP cu SP2;
Procesor - 2 GHz;
Memorie RAM - 1 Gb
Spatiu necesar la instalarea aplicatiei 1 Gb.

Programul lucreaza cu baze de date SQL 2005 (minim) sau versiuni mai noi. La instalarea programului
Ciel Simplu se vor instala si programele adiacente necesare pentru functionare.
Ciel Simplu este compatibil cu sistemele de operare pe 32 de biti cat si cu cele pe 64 de biti.

Instalarea
Kitul de instalare contine urmatoarele programe:
Ciel Simplu
SQL 2005 Express
Microsoft .NET Framework 4.0 Extended

Observatii!!

Daca aveti preinstalete aplicatiile .NET Framework si SQL 2005 in procesul de instalare va trece
peste instalarea acestor programe si se va copia pe calculatorul Dvs doar programul Ciel Simplu
pe care va lansa automat la final. In aceasta situatie va trebui sa introduceti parametrii de
conectare la serverul SQL preinstalat.
Daca in decursul procesului de instalare se va instala si serverul SQL, programul se va conecta la
server fara a mai cere autentificare.
Instalarea serverului SQL se va face in decursul instalarii doar cu acordul Dvs. In cazul in care
instalati o statie de lucru nu este necesar sa instalati si SQL.
Pe calculatorul considerat server de date nu este necesar sa aveti instalat programul Ciel Simplu.

Pentru instalarea programului trebuie sa dati dublu click pe fisierul de pe CD sau descarcat de pe
internet FARA SA IL DEZARHIVATI. La rularea fisierului se vor dezarhiva automat datele si va incepe
procesul de instalare. La final programul va porni automat.


Autentificarea in program

Logarea in program se face cu utilizator SUPER si parola VALID
II. INTRODUCERE RAPIDA IN UTILIZAREA PROGRAMULUI
Inceperea lucrului in program
Elemente comune

2.1 Inceperea lucrului in program

In cadrul acestui capitol vom vedea pe baza unor exemple practice, cum se lucreaza cu programul Ciel
Simplu.
Observatie!!

Pentru o mai mare usurinta in utilizare, programul accepta comenzi rapide de la tastatura folosind
anumite taste sau combinatii de taste. De regula aceste taste sau combinatii sunt afisate pe butoanele
din program daca pozitionati mouse-ul pe ele.

Exemplu!!

Asta inseamna ca, in meniul Factura vanzare se poate adauga un document nou folosind combinatia
de taste CTRL + A

Pentru mai multe informatii privind tastele functionale sau combinatiile de taste cititi Taste functionale

Crearea unei noi societati
Parametrizare societate
Crearea unei fise de partener

Inregistrarea unei facturi de cumparare
Inregistrarea unei plati aferente unei facturi
Inregistrarea unei note de transfer
Listari
2.1.1 Crearea unei noi societati
Dorim sa cream in program o noua societate, cu denumirea Exemplu SRL. Pasii care trebuiesc urmati
sunt:
Trebuie sa deschideti lista de societati. Pentru asta aveti doua posibilitati:
Din meniul Configurari accesati optiunea Schimbare societate.
Din fereastra de autentificare, dupa introducerea utilizatorului si a parolei de acces se va
deschide fereastra Lista societati

Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti adauga numele noii societati
si codul unic de identificare a bazei de date:

Observatii!!

Numele societatii nu este obligatoriu sa fie unic.
Codul societatii este unic si poate avea o lungime maxima de 10 caractere alfanumerice. Odata
salvata societatea in baza de date codul societatii nu se mai poate modifica.


Dupa apasarea butonului Salveaza societatea nou creata se va regasi lin lista de societati
existente. Pentru a accesa societatea dorita apasati butonul Acceseaza sau dati dublu-click pe
societatea dorita.

2.1.2 Parametrizarea societatii
Dupa crearea unei societati noi la prima accesare a acesteia se va deschide fereastra de parametrizare.

Pentru mai multe informatii privind parametrizarea societatii cititi Configurare societate

Acesta este un instrument care va permite, pas cu pas, sa va configurati parametrii de functionare ai
programului.
2.1.3 Crearea unei fise de articol

Pentru a adauga un articol nou in baza de date accesati meniul Nomenclatoare / Articole.


Pasii de adaugare sunt urmatorii:
Apasati butonul Adauga;
Editati informatiile direct in grid. Daca doriti sa introduceti datele intr-o forma centralizata
apasati butonul Editeaza sau apasati tasta F3. Se va deschide urmatoarea fereastra:

Pentru mai multe informatii cititi Modalitate de introducere nomenclatoare
Observatie!!

La fel se procedeaza pentru orice fisa din nomenclatoare.

2.1.4 Inregistrarea unei facturi de cumparare

Pentru a inregistra o factura de cumparare accesati meniul Documente / Intrari / Factura de cumparare.
Se va deschide o fereastra in care se vor centraliza toate facturile de cumparare care urmeaza sa le
inregistrati.


Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o factura de cumparare:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele din factura de
cumparare

Introduceti seria, numarul si data facturii primite;
Selectati un partener. Daca nu aveti deja partenerul introdus, editati numele direct in celula de
partener. Programul va propune crearea fisei de partener.
Pentru a adauga linii in document apasati butonul +. In liniile documentului unele informatii
sunt editabile altele nu le puteti modifica.
Puteti face selectia unui articol in functie de cod, denumire sau codul de bare. Daca nu aveti
articolul introdus in baza de date editati denumirea, codul sau codul de bare direct in celulele
aferente. Daca programul nu le gaseste in baza de date va propune crearea lor.
Observatii!!

Daca in document introduceti articole de tip stocabil sau produse finite programul nu va permite
salvarea documentului pana nu se face Receptia marfii.
Daca articolele sunt de tip servicii apasati butonul Salvare pentru a inregistra documentul in
baza de date.


Pentru a face receptia marfii apasati butonul Receptie. Se va deschide o fereastra in care vor
apare automat toate produsele stocabile din factura de cumparare.

Pentru a receptiona marfa trebuie sa adaugati un NIR nou. Pentru asta apasati butonul + din
sectiunea Adaugare NIR nou.
Observatii!!

Valoarea <AUTO> de la numarul documentului semnifica faptul ca numarul NIR-ului va fi alocat
automat la salvarea documentului;
Daca doriti sa alocati manual numarul NIR-ului accesati meniul Configurari / Parametrizare /
Serii documente si debifati optiunea Numerotare automata din dreptul documentului Nota
intrare-receptie;

Detaliile NIR-ului curent (articolele) le introduceti in sectiunea alaturata Detalii NIR.
Observatii!!

La apasarea butonului se vor prelua toate cantitatile nereceptionate;
Daca doriti sa exportati liniile in format excel apasati butonul ;


Pentru introducerea persoanelor din comisia de receptie apasati butonul + din sectiunea
Comisia de receptie;
Pentru a salva datele si a parasi fereastra apasati butonul Salveaza;

Observatii!!

Nu puteti receptiona cantitati diferite fata de cele din Factura de cumparare;
Aveti posibilitatea ca la o factura de cumparare sa faceti receptia marfii pe mai multe NIR-uri in
depozite separate;
Daca pe factura de cumparare aveti si servicii puteti, optional, sa includeti serviciile in costul
marfii;
Daca partenerul are rezidenta NON UE aveti posibilitatea sa includeti in costul marfii si taxele
platite in vama;
Daca pentru transportul si manipularea marfii aveti o factura separata de la o terta firma aveti
posibilitatea sa includeti valoarea in costul marfii folosind butonul Repartizare costuri;

2.1.5 Inregistrarea unei plati aferente unei facturi
Pentru a inregistra plata unei facturi de cumparare cu numerar prin casa accesati meniul Documente /
Trezorerie / Borderou Incasari-Plati.
Pasii care trebuie urmati pentru a inregistra in sistem o plata:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide fereastra in care puteti introduce datele platii.


Selectati tipul tranzactiei dorite: Registru casa (plata prin casa) sau Extras de cont (plata prin
banca);
Selectati contul de casa/banca din care doriti sa efectuati plata. Daca nu exista o casa sau o
banca definite in sisitem, puteti adauga una direct din aceasta fereastra editand denumirea
entitatii.

Atentie!!

Moneda in care se inregistreaza incasarea sau plata este data de contul bancar selectat. Nu puteti
selecta un document spre a fi platit decat daca acesta a fost inregistrat in moneda selectata.

Selectati data efectuarii tranzactiei;
Introduceti numarul documentului (chitantei emise de furnizor) care dovedeste efectuarea
platii;
Selectati partenerul pe care doriti sa il platiti;
Selectati tipul de document platit (Factura de cumparare);
Selectati numarul documentului care doriti sa il platiti
Pe coloana Plata se va completa automat suma care trebuie platita (valoarea cu TVA inclus).
Aveti posibilitatea de a introduce o suma mai mica decat cea initiala, insemnand o plata partiala
a facturii de cumparare.
Observatii!!

Aveti posibilitatea de a inregistra o tranzactie fara a avea un partener selectat. De exemplu un
avans de trezorerie;
Aveti posibilitatea de a inregistra o incasare sau o plata de la un partener fara a selecta un
document incasat sau platit;

2.1.6 Inregistrarea unei Note de transfer

Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre
depozite.
Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de
transfer;

Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti
introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui
depozit nou;
Observatie!!
Puteti vizualiza stocul in depozitul selectat apasand butonul din dreptul campului Depozit
Exemplu!!


Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie
Componenta comisiei care receptioneaza marfa se poate introduce in tabul Comisia din partea
de jos a ferestrei.
Observatii!!
Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross
in alt depozit de tip en-gross.
Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de
articol.
Exemplu!!

Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa
Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa filositi avizele de expeditie de la
documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN;
Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului.

ATENTIE!!

La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de
descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.
Exemplu!!


2.1.7 Listari

Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul
dorit.
Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:

In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii.
Pasii pentru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii:
Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa
butonul ;
Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va
intereseaza;

Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde
criteriul anterior;
Observatii!!

Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de
anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa
bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare.

Exemplu!!

Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA

Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza
Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI

Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare.


2.2 Elemente comune

Modalitati de introducere a nomenclatoarelor in baza de date
Modalitati de filtrare a informatilor
Butoane functionale in nomenclatoare
Butoane functionale in lista de documente
Butoane functionale din documente
Taste functionale
Informatii antet document
Informatii linii document
Informatii subsol document
Vizualizarea stocului disponibil
Note de intrare-receptie
Stocuri minime
Statusul unui document
Note contabile
Preluarea informatiilor din alte documente
Sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante
Rezidenta

2.2.1 Modalitati de introducere nomenclatoare noi in baza de date

Pentru adaugarea unui element nou accesati meniul Nomenclatoare si selectati una din optiunile din
lista. Se va deschide o fereastra in care trebuie sa apasati butonul .

Observatie!!

Se va crea o noua linie cu o serie de informatii precompletate. Oricare din aceste informatii le
puteti modifica.

Adaugarea unuia nou in baza de date se poate face prin doua metode:

Metoda 1: Introducerea datelor direct in fereastra curenta.
Aveti posibilitatea de completare a informatiilor ca intr-un tabel de tip excel. Bineinteles, exista reguli de
completare si de salvare a informatiilor, dar folosind sagetile de la tastatura sau mouse-ul puteti naviga
orizontal sau vertical in acest tabel. Daca sunt informatii obligatoriu de completat intr-o celula sau sunt
informatii care nu se pot valida, programul va returna mesaj de avertizare la parasirea randului sau la
parasirea ferestrei, in care se vor indica campurile ce trebuiesc completate:

Aceste informatii vor ramane vizibile in tabel in forma urmatoare:

ATENTIE!!

Daca un rand ramane necompletat cu informatiile obligatorii si inchideti fereastra, acel rand nu se va
salva in baza de date.
De asemenea daca faceti modificari pe un articol si introduceti o informatie pe care sistemul nu o poate
valida (de exemplu modificati codul unui articol deja introdus, dar mai aveti unul cu acelasi cod in baza
de date) programul va afisa un mesaj de avertizare si la inchiderea ferestrei se va reveni la informatiile
anterioare.


Metoda 2: Introducerea datelor intr-o fereastra centralizata.
In partea de sus a tabelului cu parteneri gasiti butonul . Acest buton va deschide o fereastra cu
informatiile centralizate pentru randul curent.

In aceasta fereastra puteti continua sa introduceti informatiile sau sa faceti modificari daca este cazul.
Butonul Salveaza se va activa daca faceti modificari intr-un camp.

2.2.2 Modalitati de filtrare a informatiilor

Primul rand din tabelele nomenclatoarelor este dedicat filtrarii informatiilor. Astfel, pe masura ce
introduceti caractere pe o coloana veti observa ca vor ramane in tabel doar acele randuri ce contin
grupul de litere introdus. Filtrarea este multipla. Asta inseamna ca puteti introduce informatii simultan
pe doua sau mai multe coloane.
Pentru a elimina filtrul dintr-o coloana selectati coloana si apasati CTRL+DEL

O alta modalitate de filtrare a informatiilor este tragerea unei coloane in spatiul special aflat deasupra
tabelului:

In acest caz, daca tragem deasupra tabelului coloana Banca, rezultatul va fi urmatorul:

Aveti posibilitatea sa modificati ordinea de afisare a coloanelor in tabele. Acest lucru il puteti face cu
mouse-ul dand click pe o coloana. Tinand apasat butonul mouse-ului, trageti coloana pana in dreptul
locului unde doriti ca aceasta sa fie pozitionata la fel ca in exemplul de mai jos.

2.2.3 Butoane functionale in nomenclatoare

- Permite adaugarea unei noi inregistrari in baza de date;
- Salveaza informatiile in baza de date. Se activeaza cand sunt facute modificari la informatiile
introduse. Modificarile se vor salva si la parasirea randului.
- Sterge randul selectat. O inregistrare poate fi stearsa doar daca nu este folosita in documente.
- Deschide forma centralizatoare a informatiilor de pe randul curent.

- Actualizeaza informatiile din fereastra. Este util mai ales in cazul lucrului intr-o retea de
calculatoare pentru a actualiza informatiile introduse de ceilalti utilizatori.
- are ca efect deschiderea unei tabele cu istoricul cursului valutar pentru moneda selectata.

Data - data la care se doreste memorarea cursului valutar
Curs - cursul de schimb al monedei raportat la moneda locala pentru data selectata
Detalii - camp text, 50 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.

- acest buton are ca efect conectarea la site-ul www.bnr.ro si actualizarea on-line a
cursului valutar pentru data si moneda selectata.

- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

- Buton pentru inchiderea ferestrei


2.2.4 Butoane functionale din lista de documente

/ Permite adaugarea unui document nou. Are ca efect deschiderea ferestrei in
care se introduc datele partenerului si liniile din document. Adaugarea unui document nou se poate face
si prin combinatia de taste CTRL + A.
Permite stergerea unui document din baza de date. Documentul selectat poate fi sters doar
daca nu apartine unei perioade inchise. Stergerea unui document selectat se poate face si prin apasarea
tastei DEL (DELETE).
Permite vizualizarea unui document deja inregistrat in baza de date. La apelarea acestei optiuni
se va deschide fereastra in care s-a facut inregistrarea fara a avea posibilitatea sa faceti modificari in acel
document. Vizualizarea unui document se poate face si prin combinatia de taste CTRL+D.
Butonul devine activ atunci cand este selectat un document cu status Temporar. Are rol de a
deschide documentul in vederea completarii/modificarii datelor.
Are rol de a actualiza lista cu documentele. Acest buton este util mai ales in cazul in care se
lucreaza in retea si mai multi utilizatori introduc in acelasi timp acelasi tip de document. Reincarcarea se
poate face pentru toate inregistrarile sau pentru inregistrarea selectata. Actualizarea datelor se poate
face si prin combinatia de taste CTRL+R
Permite trecerea unui document din status valid in status temporar. Devalidarea unui document
se face in functie de drepturile de acces. Aceasta optiune este utila in cazul in care doriti sa modificati un
document validat in sistem. Devalidarea are ca efect scoaterea documentului din toate procesele de
prelucrare a programului (descarcare de gestiune, rapoarte, etc). Pentru ca acest document sa fie luat in
calcul ulterior modificarilor va trebui salvat cu status Valid, moment in care programul va reverifica toate
rutinele de validare a documentului.
Observatii!!

Daca un document validat va fi devalidat si modificat in special modificari care tin de stoc
este posibil ca la revalidarea lui sa nu mai indeplineasca conditiile de validare (Ex: se ajunge la
stoc negativ)
Daca un document validat (Ex: Factura de cumparare, Aviz de la furnizor) legat de unul sau mai
multe NIR-uri este devalidat atunci automat se vor devalida NIR-urile aferente.
Devalidarea unui document se poate face direct cu status Anluat


Permite stornarea documentului selectat. Efectul acestei optiuni este deschiderea unui
document duplicat cu documentul original in care cantitatile apar cu semn schimbat si trebuiesc
completate campurile Data, Serie si Numar document. Utilizatorul nu poate modifica alte informatii pe
acest document.
Atentie!!

Nu se poate storna un document de storno
Nu se poate storna de doua ori acelasi document

Permite crearea unui document nou cu aceleasi date cu documentul selectat. Efectul este
deschiderea unui document nou in care se regasesc toate datele din documentul original. Utilizatorul
are posibilitatea sa modifice orice informatie de pe documentul duplicat.
Permite utilizatorului sa vada in partea de jos a ecranului detaliile (componenta liniilor
documentului) selectat.

Aceasta optiune deschide pe monitor forma documentului care va fi tiparita pe hartie.
Permite utilizatorului sa efectueze incasarea cash a facturii selectate direct din factura
de vanzare sau proforma.
Deschide documentul Proces verbal constatare diferente

Permite adaugarea unui nou document Preluare stoc initial
Permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de
utilizator.
Permite utilizatorilor sa vizualizeze sau sa ascunda valorile in valuta inregistrate in
program.
Aceasta optiune are ca efect inchiderea ferestrei cu lista documentelor. Inchiderea
ferestrei se poate face si prin combinatia de taste CTRL+F4 sau prin apasarea butonului X

2.2.5 Butoane functionale din documente

- Deschide fereastra in care se poate face receptia marfii pe unul sau mai multe NIR-uri.
Pentru mai multe detalii cititi Nota de intrare receptie si constatare diferente.
- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de
date. Pentru mai multe informatii cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document
- deschide o fereastra in care se poate vizualiza nota contabila a documentului introdus.
Pentru mai multe informatii cititi Note contabile
- acest buton permite utilizatorului sa includa in costul marfii alte costuri suplimentare cum
ar fi transportul marfii, taxele platite in vama, asigurari, etc. La apasarea butonului se va deschide
urmatoarea forma:

Cost - camp de tip lista, utitizatorul poate selecta ca si cost de repartizat valoarea
transportului, valoarea altor taxe (Ex: taxe vamale, asigurare cargo, etc) sau
costul serviciilor din factura curenta. Rezultatul costului selectat in aceasta
fereastra se va adauga in receptia marfii pe coloanele Transport, Alte taxe sau
Servicii din factura.

Tip repartizare - Repartizarea costurilor se face ponderal pe fiecare linie in functie de valoarea
din fiecare linie sau in functie de cantitatea din fiecare linie.

Se aplica la - acest camp devine activ doar daca la Cost se selecteaza optiunea Alte taxe.
Acest camp semnifica faptul ca valoarea taxelor pot creste costul marfii tinand
cont si de valoarea de transport sau nu.
Exemplu!!

Valoarea taxelor platite in vama se calculeaza in functie de pretul din vama al acelui produs plus
valoarea transportului.

Furnizor - se pot selecta doar acei parteneri pentru care s-a inregistrat o factura de
cumparare pentru care s-a bifat optiunea Transport. Campul este activ doar
daca este selectata la cost optiunea Transport.
Numar document - In functie de furnizorul selectat se poate alege un document de tip factura de
cumparare care contine bifa Transport. Campul este activ doar daca este
selectata la cost optiunea Transport.
Valoarea - acest camp este completat automat cu valoarea facturii selectate daca la cost s-
a selectat optiunea Transport. Daca s-a selectat Alte taxe atunci campul devine
editabil si se completeaza cu valoarea taxelor.
Moneda si Curs - moneda in care sunt introduse datele. In functie de cursul valutar acestea vor fi
convertite in lei. La repartizarea costurilor se va tine cont de valoarea in RON.

- Adauga in document cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.
- deschide documentul Proces verbal constatare diferente
- mareste sau micsoreaza valoarea tuturor articolelor selectate in document.
- permite exportul informatiilor din tabela intr-un format excel in calea aleasa de utilizator.

Acest buton poate avea trei stari:
Salveaza Valid in aceasta situatie va apare pe ecran o bara cu actiuni posibile dupa
salvarea documentului in baza de date.

Pentru mai multe informatii despre butoanele functionale cititi Butoane functionale documente
Salveaza Temporar in aceasta situatie programul va face o serie de modificari minime pe
document, acesta va fi salvat in sisitem dar nu va fi luat in calcul in relatia cu alte
documente, descarcari de gestiune sau rapoarte.
Salveaza Anulat in aceasta situatie documentul va fi salvat in sistem fara a face validari
exceptand numarul documentului.
Pentru mai multe informatii cititi Statusul unui document

2.2.6 Taste functionale

F1 deschide helpul contextual
F3 editare
F8 trecere de la un grid la altul in document
F10 salvare
ESC inchide fereastra curenta
DEL sterge linia
CTRL+A adaugare document/linie noua
CTRL+S salveaza
CTRL+R actualizeaza date
CTRL+D editare, vizualizare
CTRL+F4 inchide fereastra


2.2.7 Informatii antet document

Status document - la deschiderea unui document nou statusul este implicit Valid. Utilizatorul poate
alege ca status pentru document si starea Temporar sau Anulat.
Pentru informatii despre starea unui document cititi Statusul unui document

Agent - camp de tip lista, se populeaza cu informatiile completate in Nomenclatoare /
Agenti. Puteti adauga un agent nou direct din document daca introduceti
numele persoanei si aceasta nu figureaza in baza de date.
Tip document baza - tipul documentului din care a fost preluat documentul curent
Nr document baza - numarul documentului din care a fost preluat documentul curent.
Taxarea inversa - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se va calcula
valoarea TVA dar nu va fi luata in calcul la totalul documentului.
Exemplu!!

Factura transport - camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci pe document se vor putea
introduce doar articole de tip serviciu. Documentele cu optiunea Factura
transport bifata vor putea fi selectate in NIR-uri la Repartizarea costurilor.


Exemplu!!

Documentele cu optiunea Factura de transport pot fi folosite in documentele NIR in vederea repartizarii
costului de transport in costul marfii.

Moneda - este un camp de tip lista, la deschiderea unui document nou se va pune implicit
moneda RON. Lista este populata cu valorile completate in Nomenclatoare /
Devize
Curs - reprezinta cursul de schimb valutar dintre moneda selectata si Lei pentru data
documentului. Daca calculatorul este conectat la internet se poate face o

actualizare on-line a cursului valutar prin conectarea la site-ul www.bnr.ro ,
daca se apasa butonul .
Serie si numar - reprezinta seria si numarul documentului. Daca documentul figureaza in lista din
meniul Configurari / Parametrizare / Serii documente si are bifata optiunea
Numerotare automata atunci seria si numarul vor fi alocate automat fara
posibilitatea de interventie din partea utilizatorului.
Data - reprezinta data de emitere a documentului.
Data scadenta - reprezinta data pana la care trebuie efectuata incasarea/plata acestui
document.
Partener - camp de tip lista populat cu datele completate la Nomenclatoare / Parteneri.
Daca se doreste introducerea unui partener nou in baza de date este suficient sa
introduceti numele partenerului si, daca acesta nu exista in baza de date,
programul va propune crearea unei fise de partener noi. Daca se doreste
modificarea datelor unui partener din document apasati butonul aflat in
dreapta campului.
CIF - este preluat automat din fisa de partener.
Adresa - este preluata automat din fisa de partener.
Banca - este preluata automat din fisa de partener.
IBAN - este preluat automat din fisa de partener.

2.2.8 Informatii linii document

Nr crt - numarul curent al liniei
Cod articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.
Daca se doreste introducerea unui articol nou in baza de date dintr-un
document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in
baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.

Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.
document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire
nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.
Sablon articol - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Sabloane articole.
Acest camp devine activ doar daca articolul selectat este de tip stocabil sau
produs finit.
Cont - camp de tip lista populat cu informatiile din Nomenclatoare / Plan conturi.
Gama de conturi care se poate selecta este filtrata in functie de tipul de
document. ( Ex: pentru factura de cumparare se pot selecta doar conturi din
clasa 6). Acest camp se activeaza doar daca articolul selectat este de tip serviciu.
Cantitatea - in acest camp se introduce cantitatea tranzactionata pentru fiecare articol in
parte. Campul este obligatoriu de completat. In functie de cantitatea introdusa
se va calcula valoarea tranzactionata. In acest camp se pot introduce 7 caractere
numerice pentru partea intreaga si 3 caractere numerice pentru zecimale.
UM - reprezinta unitatea de masura a articolului selectat. Acest camp este completat
de program cu informatiile gasite in fisa de articol.
Pret unitar - reprezinta pretul unitar de tranzactionare a articolului selectat. Pretul poate fi si
zero. In functie de acest camp se va calcula valoarea tranzactionata. Daca
moneda documentului este alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda
selectata.
Pret unitar cu TVA - reprezinta pretul de vanzare cu TVA inclus. Daca moneda documentului este
alta decat cea locala, pretul va fi afisat in moneda selectata.
Discount - reprezinta reducerea procentuala acordata, calculata in functie de pretul unitar.
Valoare - reprezinta valoarea tranzactiei fara taxe pentru articolul selectat pe linia
curenta. Valoarea este calculata automat prin inmultirea cantitatii cu pretul
unitar minus discount. Daca moneda documentului este alta decat cea locala,
discountul va fi afisat in moneda selectata.
Optiune TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Optiunea se
poate modifica de utilizator. Lista se populeaza cu valorile din Configurari /
Parametrizare TVA Cota si Optiuni.
Cota TVA - camp de tip lista completat implicit cu valoarea din fisa de articol. Cota se poate
modifica de utilizator daca cota de TVA este diferita de zero.

Valoare TVA - reprezinta valoarea TVA aferenta articolului curent. Valoarea este calculata de
program in functie de Valoare si Cota de TVA. Daca moneda documentului este
alta decat cea locala, valoarea TVA va fi afisat in moneda selectata.
Total - reprezinta totalul liniei. Se calculeaza de catre program ca suma a coloanelor
Valoare si Valoare TVA. Daca moneda documentului este alta decat cea locala,
totalul va fi afisat in moneda selectata.
Valoare RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare daca moneda selectata pe
document este alta decat moneda locala.
Valoare TVA RON - echivalentul in moneda locala a campului Valoare TVA daca moneda selectata
pe document este alta decat moneda locala.
Total RON - echivalentul in moneda locala a campului Total daca moneda selectata pe
document este alta decat moneda locala.
Cod bare - se completeaza cu informatia din fisa articolului curent. Selectarea articolului in
lista se poate face si in functie de codul de bare.
Observatii - camp text, se editeaza optional de catre utilizator.

2.2.9 Informatii subsol document

Tab Articol

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru articolul din linia selectata.
Stoc disponibil pentru depozitul selectat in antet sunt afisate stocurile cantitative
pentru fiecare sablon de articol. Daca se doreste o vizualizare a
stocurilor in alte depozite apasati butonul Stocuri in depozite
Ultimul pret de achizitie - valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei
achizitii pentru articolul selectat.

Ultimul pret de vanzare - valoarea este exprimata in lei si este afisata in functie de data ultimei
facturi de vanzare.
Cantitate comandata - reprezinta cantitatea stocului pentru acest articol inregistrata pe
comenzi de vanzare nesoldate.
Stocul disponibil - reprezinta cantitatea totala aflata pe stoc pe intreaga societate
indiferent de depozit sau sablon.
Stocul minim - cantitatea minima stabilita pentru articolul curent. Valoarea este setata
in fisa articolului.

Butoane functionale tab articol
- are ca efect deschiderea unei ferestre care arata stocul articolului selectat in fiecare depozit
definit in program.

Tab Partener

Informatiile din aceasta fereastra sunt afisate pentru partenerul selectat in antetul documentului.
Data ultimei achizitii - reprezinta data ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest
partener.
Valoarea ultimei achizitii - reprezinta totalul ultimei facturi de vanzare inregistrata pentru acest
partener.

Sold - reprezinta valoarea totala a facturilor neincasate
Credit maxim - reprezinta valoarea maxim admisa a soldului
Total incasari - reprezinta cumulul incasarilor inregistrate in program de la acest
partener

Tab Delegat

Informatiile din aceasta fereastra sunt completate din fisa partenerului date delegat.

Tab Observatii
In aceasta fereastra se introduc observatii libere despre documentul curent.

Totaluri document

Net - reprezinta valoarea fara TVA a documentului. Daca documentul s-a
introdus in alta moneda decat RON atunci vor fi afisate valorile atat
pentru moneda documentului cat si echivalentul in RON (moneda
locala);

Discount - reprezinta discountul acordat la total factura. Acest discount se aplica la
valoarea neta care include discounturi acordate in liniile documentului.
Valorile afisate pentru discount sunt procentuale si valorice. Daca se
introduce un discount procentual se va calcula discountul valoric si
invers, daca se introduce discount valoric se va calcula un discount
procentual.
Cota TVA (valoare TVA) - afisarea se face grupat pentru fiecare cota de TVA folosita in liniile
documentului. Daca documentul este introdus in alta moneda decat
RON atunci valorile vor fi afisate in moneda documentului si
echivalentul in RON.
Total - se calculeaza ca Net Discount + TVA. Daca documentul este introdus in
alta moneda decat RON atunci valorile vor fi afisate in moneda
documentului si echivalentul in RON.
Bifa Document eronat - permite modificarea valorilor de total care in mod normal sunt calculate
automat. Puteti folosi aceasta bifa atunci cand totalurile calculate in
factura primita nu corespund realitatii.

2.2.10 Vizualizarea stocului disponibil in depozitul selectat

In documentele de iesire si in cele interne puteti vizualiza stocul disponibil pentru toate articolele din
depozitul selectat apasand butonul de vizualizare stoc din dreptul campului Depozit

La apasarea acestui buton se va deschide o fereastra in care puteti vizualiza stocul cantitativ pentru
toate articolele existente in depozitul selectat.

Observatii!!

Puteti rearanja ordinea coloanelor in fereastra stoc articole;

Exemplu!!


Puteti exporta informatiile in Excel apasand butonul

2.2.11 Note de intrare-receptie
In acest sistem nu puteti introduce sau edita o nota de intrare-receptie decat in baza unui document
Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor.

In aceasta fereastra puteti vizualiza NIR-urile inregistrate in sistem.
Observatie!!

Pentru a modifica valorile dintr-un NIR intrati pe factura sau avizul din care s-a generat;
Este posibil ca totalul unui NIR sa difere de totalul facturii din care provine;

Exemplu!!

In cazul unei facturi care contine atat articole de tip stocabil cat si articole de tip servicii, nota de
intrare-receptie se face doar pentru articolele de tip stocabil.

2.2.12 Stocuri minime

In fisa fiecarui articol in parte aveti posibilitatea sa setati un nivel al stocului minim. In functie de acest
parametru programul poate genera o lista cu toate articolele din baza de date care au stocul real la un
nivel egal sau mai mic decat al stocului teoretic.

Observatii!!

Nivelul stocului minim setat in fisa de articol va fi acelasi pentru fiecare sablon utilizat.
Exemplu!!
Daca in fisa articolului cu denumirea Articol 1 setati nivelul stocului minim 100 bucati, si aveti stoc
in baza si ca marfa si ca materii prime, in lista cu stocuri minime se va compara stocul real separat
pentru marfa si separat pentru materii prime si vor fi afisate valorile mai mici sau egale cu stocul
minim setat.

Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Avertizare stocuri minime,
atunci la salvarea unui document care descarca gestiunea va apare un mesaj de avertizare care
va contine o tabela cu articolele tranzactionate ajunse la stocul minim in urma validarii.
Exemplu!!


Daca in meniul Parametrizare / Setari stocuri aveti bifata optiunea Afisarea stocului minim la
intrarea in program, ori de cate ori accesati programul se va afisa o tabela care va contine toate
codurile de articol ce au nivelul stocului real mai mic sau egal cu cel al stocului mimim setat
pentru fiecare cod de articol in parte.
Daca doriti sa listati stocurile minime apasati butonul Export

2.2.13 Statusul unui document

Valid documentul va fi salvat in baza de date si va fi luat in calcul la toate procesarile facute de
program (Ex: descarcare de gestiune, raportari, etc). Un document in stare valid nu mai
poate fi modificat.
Temporar documentul va fi salvat in baza de date dar nu vor fi verificate regulile de validare si de
asemenea documentul nu va fi luat in calcul la procesarea datelor. Documentul in stare
temporara poate fi modificat in orice moment de utilizator. Nu se permite inchiderea
daca perioada contine documente cu status temporar. Devalidarea unui document
temporar implica transformarea statusului din Valid in Temporar.
Anulat documentul este salvat in baza de date dar asupra lui nu se mai poate face nici o actiune
de modificare ulterioara salvarii cu acest status.
2.2.14 Note contabile
Aceasta aplicatie genereaza, acolo unde este cazul, notele contabile pentru documentele validate.
Notele contabile se pot vizualiza inainte de salvarea documentelor, exceptie facand notele aferente
descarcarilor de gestiune.
Fereastra in care se afiseaza nota contabila va avea urmatoarea forma:

Observatii!!

Exceptand conturile de parteneri nu puteti modifica nici o informatie dint fereastra Nota
contabila;
Puteti modifica contul de partener;


Exemplu!!

Daca doriti sa inregistrati factura de cumparare pe un cont de partener Furnizor de imobilizari,
selectati contul 404 in loc de contul 401.

Observati ca pe toate liniile s-a inlocuit contul 401 cu 404.

Restul conturilor, sumele, optiunile de TVA, cotele de TVA se pot modifica din document.
Informatiile din notele contabile vor fi afisate grupat in functie de Sablonul de articol, Cota de
TVA si contul analitic utilizat.

In urmatoarele exemplificari de note contabile se considera pret de achizitie de 100 lei, cota TVA 24% si
pret vanzare fara TVA 120 lei.
1. Factura cumparare marfa

2. Factura cumparare servicii

3. Factura cumparare inregistrata pe baza avizului de la furnizor


4. Factura de cumparare din UE (cu taxare inversa)

5. Factura de cumparare din afara Uniunii Europene (NON UE)

6. Factura cumparare marfuri pentru depozit en-detail

7. Aviz de la furnizor

8. Factura de vanzare din depozit de tip en-gross

9. Factura de vanzare inregistrata in baza unui aviz de expeditie


10. Aviz de expeditie

11. Factura de vanzare din depozit de tip en-detail

12. Transfer intre gestiuni

13. Nota de predare-primire

14. Proces verbal de modificare pret

15. Bon de consum


16. Alocare in costul marfii a costului de transport si manipulare marfa dintr-o factura separata

17. Achizitii de servicii din tara NONUE

18. Achizitii bunuri si servicii din tara NONUE

2.2.15 Preluarea informatiilor dintr-un document in alt document

Documente de intrare / iesire
Documente de trezorerie

Preluarea in documente de intrare sau iesire

- Acest buton permite preluarea de linii din alte documente introduse anterior in baza de
date.

Se pot prelua unul sau mai multe documente simultan.
Observatie!!

Pe versiunea gratuita a programului Ciel Simplu se pot prelua doar integral documentele.

Pentru a prelua unul sau mai multe documente bifati casuta din dreptul documentului dorit si apoi
apasati butonul Transfer.
Observatie!!

Nu se pot prelua decat documente cu status Valid. Un document transferat in alt document nu
se va mai putea devalida.

Butonul se activeaza doar dupa selectarea unui partener


Preluarea in documente de trezorerie

Aveti posibilitatea in aceasta fereastra sa selectati in vederea incasarii sau a platii toate documentele
unui partener.
Observatii!!

Daca un partener este si client si furnizor, prin intermediu butonului Preluare document puteti
sa selectati atat facturi de vanzare cat si facturi de cumparare.
In aceeasi inregistrare puteti selecta, pe rand, atat facturi de cumparare cat si facturi de vanzare
sau proforme.
Puteti incasa sau plati partial un document modificand suma din coloana Incasat/platit din
sectiunea detalii document.
Exemplu!!

Cum se pot selecta in acelasi borderou proforme si facturi de cumparare pentru acelasi partener.

Pasul 1. Selectarea unei facturi proforma. In sectiunea Documente disponibile selectati optiunea
Proforma


Pasul 2. Pentru a selecta in acelasi borderou a facturilor de cumparare, selectati in campul Tip
document Factura de cumparare

Dupa selectarea documentelor dorite apasati butonul Salveaza din partea de jos a ferestrei.
Observatie!!

Nu este obligatorie ordinea de selectare a documentelor

Exemplu!!

Cum se poate face plata partiala a unei facturi de cumparare


Pentru a efectua o plata partiala a unei facturi editati suma dorita in coloana Incasat/Platit din
sectiunea Documente disponibile. Programul va calcula restul de plata pentru document. La
urmatoarea plata a documentului se va afisa soldul diminuat cu incasarea anterioara.

2.2.16 Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante (www.mfinante.ro)
Daca stiti codul fiscal al unui partener este suficient sa il completati in coloana CIF si daca aveti
conexiune valida la internet apasati pe iconita care apare in celula.

Se va deschide urmatoarea fereastra


Pentru preluarea datelor firmei cautate de pe site-ul Ministerului de Finante trebuie sa completati
caracterele din imagine.
Observatie!!

Stim ca este un inconvenient, dar este o conditie impusa de Ministerul de Finante

2.2.17 Rezidenta

Reprezinta zona de provenienta a partenerului.
Este o informatie necesara in generarea notelor contabile.
Exemplu!!

In cazul inregistrarii unei facturi de cumparare cu partener rezident in Romania nota contabila generata
va fi urmatoarea:

In cazul in care partenerul are rezidenta in Uniunea Europeana aceeasi factura va avea urmatoarea nota
contabila:

In cazul in care partenerul are rezidenta in afara Uniunii Europene aceeasi factura va avea urmatoarea
nota contabila:

De semenea campul Rezidenta poate fi folosit si pentru a imparti partenerii introdusi in baza de date in
trei mari categorii:
- Romania
- Uniunea Europeana (UE)
- Din afara Uniunii Europene (NonUE)

III. ADMINISTRARE PROGRAM

Configurari
Utilitare
Ferestre

3.1 Configurari
Parametrizare
Schimbare societate
Server
Utilizatori
Profiluri
Preferinte utilizator

3.1.1 Parametrizare

Orice baza de date nou creata trebuie configurata sa prelucreze si sa afiseze datele in anumiti parametri.
Date societate
Parametri generali
Setari stocuri
TVA cote si optiuni
Setari conturi implicite
Trezorerie
Serii documente
Semnaturi rapoarte

Date societate

In cadrul ferestrei date societate puteti introduce sau modifica datele societatii curente. Datele
completate in aceasta fereastra vor fi afisate in antetele documentelor si a rapoartelor tiparite din acest
program.


Logo-ul importat in aceasta fereastra va fi tiparit in antetul documentelor.
Butonul permite sincronizarea si completarea automata a datelor societatii in functie de datele
gasite pe www.mfinante.ro
Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea datelor cu site-ul www.mfinante.ro
Butonul Salveaza inchide fereastra si salveaza datele in baza de date.
Butonul Iesire inchide fereastra fara a salva datele introduse sau modificate.
Parametri generali


Perioada culegere date reprezinta intervalul de timp in care un utilizator poate introduce si
valida documente.
Exemplu!!

Daca perioada de culegere date este setata de la 01/08/2011 la 31/08/2011 atunci utilizatorul va putea
introduce documente care au data de emitere numai in aceasta perioada. Daca utilizatorul va incerca sa
emita un document cu data de iulie sau septembrie sistemul nu ii va permite validarea.

Verificare corectitudine CIF/CNP este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pentru orice partener
introdus se va verifica daca sirul de caractere care formeaza codul fiscal
sau codul unic de identificare este corect. Daca la cod nu se
completeaza forma corecta atunci nu se va permite validarea datelor in
sistem.
Verificare unicitate CIF / CNP este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va verifica daca codul
nou introdus este unic in comparatie cu celelalte coduri fiscale
introduse anterior. Daca mai exista un cod identic atunci nu se va
permite validarea datelor in sistem.
Actualizare CIF - permite sincronizarea datelor cu site-ul Ministerului de Finante
Verificare IBAN - verifica corectitudinea sirului de caractere aferent contului IBAN
Obligativitate IBAN - obliga utilizatorul sa completeze campurile IBAN

Afiseaza data tiparirii pe rapoarte este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci pe orice raport
tiparit din program se va afisa si data sistemului de operare la care a
fost tiparit raportul.
Nr zecimale la culegerea datelor reprezinta numarul de zecimale folosite la introducerea valorilor pe
documente. In functie de numarul de zecimale configurate in acest
camp se vor afisa si informatiile pe rapoartele si documentele printate.
Numarul de zecimale pentru rotunjire calcule reprezinta numarul de zecimale care se vor stoca in
baza de date. De asemenea reprezinta numarul de zecimale care vor fi
luate in calcul la prelucrarea informatiilor (Ex: calcul valoare TVA)
Utilizeaza aparat fiscal este un camp bifabil. Daca se pune bifa atunci se va putea configura
casa de marcat ce va fi conectata la sistem si va functiona in regim de
imprimanta fiscala. Vezi Lista cu casele de marcat ce se pot utiliza cu
programul Ciel Simplu
Aparat fiscal contine lista caselor de marcat care se pot conecta la acest program.
Lista devine activa daca se bifeaza campul Utilizeaza aparat fiscal.
Cale aparat fiscal in acest camp se configureaza calea pe calculatorul utilizatorului catre
executabilul drive-ului casei de marcat selectate.
Atentie!!

Programul permite lucrul cu o casa de marcat conectata numai daca aceasta este setata in regim de
imprimanta fiscala. Daca nu stiti cum sa va setati casa de marcat sa lucreze in regim de imprimanta
fiscala va rugam sa contactati furnizorul de la care ati achizitionat casa de marcat.
Pentru conexiunea cu acest program va recomandam sa folositi softurile originale.

Pentru a configura elementele specifice casei de marcat selectate apasati butonul Configurare
Inchidere TVA daca setati optiunea Trimestrial atunci la efectuarea inchiderii de luna
programul va varifica daca exista nota de inchidere de TVA doar pentru
lunile de final de trimestru.

Transferul notelor contabile catre Ciel Conta v.6
Versiunea actuala a programului de contine o structura a datelor diferita pentru a oferi o flexibilitate mai
mare in raportare. Una din schimbarile majore fata de aplicatiile vechi este crearea unei tabele de
parteneri separata de planul de conturi. In acest fel se pot face diverse tranzactii cu un partener (intrari
si iesiri) fara a fi necesar sa creez in planul de conturi diverse conturi analitice.

In programul de contabilitate anterior, partenerii se definesc direct in planul de conturi distinct pentru
fiecare categorie. Astfel daca firma ALPHA este pentru societatea mea client, furnizor de marfuri si
furnizor de mijloace fixe, trebuie sa definesc in planul de conturi, conturi analitice distincte: 4111ALPHA,
401ALPHA si 404ALPHA.
Pentru transferul notelor contabile din Ciel Simplu catre Ciel Conta v.6 trebuie sa va hotarati cum se va
genera contul analitic pentru parteneri
In functie de codul partenerului in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul
41110001;
In functie de denumirea partenerului in acest caz se va genera pentru o vanzare analiticul
4111ALPHA;
La transferul unui partener nou catre Ciel Conta se va crea automat in planul de conturi, un cont analitic
nou. La urmatoarele transferuri, informatiile se vor centraliza pe vechiul cont analitic creat la primul
transfer.

Setari stocuri

Metoda de descarcare de gestiune este una din cele mai importante setari care trebuie facuta de
utilizator. In functie de metoda aleasa se va calcula valoarea pretului de cost si a profitului.
Metodele de descarcare disponibile sunt:
FIFO - "primul intrat primul iesit", presupune c articolele iesite din gestiune se evalueaza la
costul de achizitie al primei intrari n stoc. Pe masura epuizarii lotului, stocurile iesite din
gestiune se evalueaza la costul de achizitie al lotului urmator n ordine cronologica.

LIFO - "ultimul intrat primul iesit" iesirile din stoc sunt evaluate la costul de achizitie al
articolelor intrate ultimele n stoc.
CMP cost mediu ponderat, presupune evaluarea articolelor iesite din stoc la un pret calculat
lunar sau dupa fiecare operatie de intrare sau inainte de fiecare operatie de intrare, ca raport
intre valoarea totala a stocului initial plus valoarea intrarilor si cantitatea existenta in stocul
initial plus cantitatea intrata.
In exemplul de mai jos gasiti modalitatea de calcul pentru fiecare metoda disponibila.
Exemplu!!

Caz general
Tip document
Numar
document
Data Articol UM Cantitate
Pret achizitie
(fara TVA)
Moneda
Factura cumparare 10001 15/01/2011 Cafea Kg 100 5.00 RON

La emiterea unei facturi de vanzare pentru cantitatea de 150 KG cu pretul de 9 LEI/Kg, calculul
descarcarii de gestiune va fi urmatorul:
Metoda de descarcare aleasa:
- FIFO = First In First Out
Calculul descarcarii de gestiune:
(100 Kg x 5 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 800 LEI
Calcul valoare vanzare:
150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI
Adaosul comercial (profitul):
1,350 LEI (Valoare de vanzare) - 800 LEI (Costul marfii) = 550 LEI

- LIFO = Last in First Out
(100 Kg x 7 LEI) + (50 Kg x 6 LEI) = 1000 LEI
150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI

- CMP = Cost Mediu Ponderat
(100Kg x 5LEI+80Kg x 6LEI+120Kg x 7LEI) / (100Kg + 80Kg + 120Kg) x 150Kg = 909 LEI
150 Kg x 9 LEI = 1,350 LEI

Observatie!!

Schimbarea metodei de descarcare de gestiune se va aplica pentru toate documentele introduse
dupa ultima inchidere de perioada
Tip descarcare aceasta optiune se refera la momentul generarii notei contabile aferente descarcarii de
gestiune valorice. Altfel spus, cand se poate vizualiza nota contabila aferenta cheltuielii cu marfa
vanduta. Utilizatorul poate alege una din optiunile:
- Descarcare dupa fiecare document (implicit)
- Descarcare periodica
Observatii!!

In cazul optiunii Descarcare dupa fiecare document nota contabila aferenta descarcarii de
gestiune se poate vizualiza la salvarea documentului
In cazul optiunii Descarcare periodica notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor
putea vizualiza dupa efectuarea inchiderii de perioada.
Notele contabile aferente descarcarii de gestiune se vor genera pe jurnalul de operatiuni diverse
Valorile calculate nu pot fi modificate de utilizator
La schimbarea tipului de descarcare periodica in descarcare dupa fiecare document se va
efectua o descarcare de gestiune pentru toate depozitele definite.
Avertizare stoc minim camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune va apare un mesaj de avertizare
ori de cate ori la tranzactionarea unui articol nivelul stocului atinge nivelul stocului minim setat in fisa
articolului.
Afisarea stocului minim la intrarea in program camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune, ori de
cate ori se acceseaza programul, se deschide o tabela in care sunt afisate toate articolele care au ajuns
sau au scazut sub stocurile minime setate in fisa fiecarui articol.
Permite lucrul cu stoc negativ camp bifabil. Daca se bifeaza aceasta optiune atunci se permite
emiterea unei facturi de vanzare pentru un depozit de tip en-gross chiar daca stocul nu este suficient
urmand ca descarcarea de gestiune aferenta acelei facturi sa se regleze automat la urmatoarea intrare
in stoc.
Atentie!!

In cazul lucrului cu stoc negativ reglarea stocului trebuie facuta in aceeasi zi cu iesirea din stoc.
TVA cote si optiuni

Cota TVA sunt definite implicit cotele de TVA tranzactionabile pe teritoriul Romaniei. Cotele de TVA nu
pot fi modificate de utilizatori.
Optiuni TVA aceste informatii sunt necesar de completat pe fiecare rand din document in cazul
achizitiilor si vanzarilor. Programul va completa implicit optiunea de TVA setata in fisa de articol sau
daca nu este setata o optiune de TVA va propune optiunea TAXABILE cu cota de TVA de 24%. In functie
de optiunea de TVA selectata in documente se va genera nota contabila si ulterior jurnalele de vanzari si
cumparari.
Lista de optiuni de TVA disponibila va fi filtrata in functie de tipul de document in lucru conform coloanei
Tip document.
Setari conturi implicite
In aceasta fereastra gasiti conturi care vor fi completate automat intr-o nota contabila generata de
program.


In procesul de generare a notelor contabile aferente documentelor inregistrate, programul va completa
implicit anumite conturi. Daca doriti ca in nota contabila sa apara un alt cont sau un analitic modificarea
trebuie sa o faceti aici.
Exemplu!!

Conturi completate automat asupra carora nu puteti sa interveniti direct in nota contabila sunt si in
sablonul de articol

Trezorerie
In aceasta fereastra puteti configura efectele de incasare sau plata. Standard sunt preconfigurate CEC-
uri si BO (Bilete la Ordin).
Aceste documente vor fi luate in considerare in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit


Folosind butonul puteti adauga in lista si alte documente.
Exemplu!!

Dorim sa adaugam documentul Cambia

Pasul 1: In primul rand trebuie sa completam in coloana la Tip document denumirea noului document.

Pasul 2: In tabela Conturi incasare/plata trebuie sa adaugam conturile corespondente in cazul
tranzactionarii cambiei (incasari/plati).


Pentru salvarea informatiilor in baza de date apasati butonul
Informatia nou adaugata se va regasi in meniul Documente / Trezorerie / Efecte de incasat-platit

Serii documente

In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa setati, pentru fiecare document care se poate emite din acest
program, seria si numarul de pornire precum alocarile automate de numere.

Daca bifati optiunea Numerotare automata atunci la documentele emise se va asocia urmatorul numar
disponibil fara ca utilizatorul sa poata interveni.

Semnaturi rapoarte

In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a inregistra pentru fiecare document in parte, persoanele care
fac parte din comisia ce vor semna documentul de receptie. La intocmirea documentului de receptie a
marfii utilizatorul poate alege una sau mai multe persoane din lista in ce ordine doreste.

In exemplul de mai sus sunt desemnate persoanele care pot semna documentul Nota de intrare
receptie.
La intocmirea documentului utilizatorul poate selecta din aceasta lista ce persoana doreste.


3.1.2 Schimbare societate

Daca aveti in evidenta mai multe societati aveti posibilitatea sa treceti de la o societate la alta fara a
inchide programul. Accesand meniul Configurari / Schimbare societate se va deschide tabela cu lista
societatilor definite.

Aici puteti sa selectati societatea dorita sau puteti crea una noua apasand butonul Adauga
Daca doriti stergerea unei societati folositi butonul Sterge

Observatie!!

Nu puteti sterge societatea curenta sau o societate la care un utilizator este conectat.

3.1.3 Server

Prin intermediul acestei optiuni a programului aveti posibilitatea de a va conecta la un server de baza de
date (SQL). Aceasta fereastra este disponibila doar in cazul versiunii de retea a programului.
De asemenea in aceasta fereastra puteti sa verificati daca conexiunea la serverul de baze de date SQL
este functionala.


Acest program se poate conecta la un server de baze de date SQL Server sau SQL Express (licenta
gratuita oferita de Microsoft).
Conectarea la server se poate face in doua moduri:
fie prin Windows Integrated Security (prin contul si parola utilizate de Windows);
fie prin utilizatorul si parola asociate serverului.

Daca aveti indoieli privind conexiunea la serverul de baza de date puteti apasa butonul Testeaza
conexiunea.

3.1.4 Utilizatori

Utilizatorii sunt persoanele care au drept de accesare a bazelor de date prin intermediul acestui
program.

La instalarea programului va fi creat un utilizator cu numele super si parola valid. Profilul acestui
utilizator va fi SUPER UTILIZATOR, profil creat implicit, care ii acorda drepturi peste tot in program.

Pentru a crea un utilizator nou apasati butonul +. Se va deschide o fereastra in care se pot seta datele
noului utilizator.

Utilizator - reprezinta numele utilizatorului care se va loga la server. Numele poate sa
contina 20 caractere alfanumerice
Profil implicit - pentru fiecare nou utilizator creat in baza de date se va asocia profilul implicit.
Aveti posibilitatea sa asociati alt profil acestui utilizator sau sa creati unul nou
apasand butonul +
Parola - reprezinta parola care va trebui scrisa de acest utilizator pentru a accesa
programul. Parola trebuie sa contina un grup de minim 6 caractere. Caracterele
parolei vor fi ascunse. Pentru a confirma ca nu ati gresit cand ati scris parola
trebuie sa o reintroduceti.
La sectiunea Date acces global se dau drepturi prin bifa de la adauga sau a sterge o societate din
program.

Observatie!!

Butonul Asociere rapida permite asocierea unui utilizator de profile diferite pentru fiecare
societate in parte.


Selectarea acestei optiuni deschide urmatoarea fereastra:

In lista se regasesc toate societatile definite in baza de date. Utilizatorul va avea drept de acces
pe fiecare societate in parte in functie de profilele asociate.

3.1.5 Profiluri

Fiecare utilizator care se conecteaza la bazele de date poate avea un acces limitat in functie de
drepturile care ii sunt alocate.
La instalarea programului se vor regasi in baza de date doua profiluri:
Super utilizator - asignat utilizatorului super (utilizator implicit)
Profil implicit - acest profil se va asocia de program oricarui utilizator nou introdus.
Profilul implicit asociat noilor utilizatori poate fi schimbat cu un alt profil creat de
dumneavoastra.

Pentru a crea un nou profil de utilizator apasati butonul +. Se va deschide o fereastra care va contine
accesul la toate ferestrele programului.

Logica de acordare a drepturilor este urmatoarea: acolo unde se pune bifa utilizatorul care va avea
asociat acest profil va avea acces in program, acolo unde nu exista bifa optiunea va fi inacesibila
utilizatorului.
Observatii!!

Un utilizator nu poate avea asociate mai multe profiluri simultan pe o societate;
Numarul de profiluri definite in program este nelimitat;
In orice moment aveti posibilitatea sa schimbati profilul unui utilizator;
Utilizatorii pot avea profiluri diferite pe societati;

3.1.6 Preferinte utilizator
In aceasta fereastra fiecare utilizator are posibilitatea de a-si configura modalitatea de afisare a
informatiilor in cadrul programului.
ATENTIE!!

Orice modificari operate de utilizator in aceasta fereastra afecteaza modul de afisare a informatiilor.
Aceste modificari vor fi salvate pe server pentru fiecare utilizator in parte si la logarea in program de pe
orice statie de lucru programul va afisa ferestrele in functie de setarile proprii.

Salveaza preferinte ferestre utilizatorul are posibilitatea in cadrul unei ferestre de a permuta intre
ele coloanele din grid. Daca se bifeaza aceasta optiune programul va
memora pentru acest utilizator noua configuratie a coloanelor.
Tema - Utilizatorul are la dispozitie o gama variata de afisare a ferestrelor in
diferite culori
Font griduri - Daca apreciati ca fontul caracterelor informatiilor introduse in griduri
sunt prea mici, folosind aceasta setare aveti posibilitatea sa modificati
tipul si marimea fontului in functie de propriile preferinte
Font meniuri - Daca apreciati ca fontul meniurilor au caractere prea mici aici aveti
posibilitatea sa modificati fontul si marimea caracterelor
Font text de ajutor - permite modificarea textului de ajutor afisat in ferestre.
Observatie!!

Aceste setari nu se aplica la listarea rapoartelor


Ascunde bara de stare - daca se bifeaza aceasta optiune se va ascunde partea de jos a ferestrlor:

Afiseaza pictograme mari - daca se bifeaza aceasta optiune iconitele (pictogramele) afisate in
aplicatie vor fi mai mari.
Ascunde text de ajutor - daca considerati ca nu aveti nevoie de informatiile suplimentare afisate
la introducerea datelor aveti posibilitatea sa ascundeti acea parte a
ferestrei.

Documente - In aceasta sectiune puteti face unele setari pentru documentele care se
pot inregistra in program:
Afiseaza optiuni la salvare document: daca bifati aceasta optiune atunci la salvarea unui
document va apare pe ecranul calculatorului Dvs o bara de instrumente cu ajutorul careia puteti
alege urmatorul pas care il puteti efectua in program:

Status document implicit: configurarea initiala pentru orice utilizator este ca statusul implicit a
unui document nou creat in program sa fie valid. Prin aceasta setare aveti posibilitatea ca un
document nou creat sa aiba status temporar.
Atentie!!

Documentele cu status temporar nu vor fi luate in considerare la rapoarte sau efectuarea calculelor.


3.2 Utilitare
Salvare societate
Restaurare date
Import
Export

3.2.1 Salvare societate

La selectarea acestei optiuni se va deschide urmatoarea fereastra:

In lista de societati se regasesc toate bazele de date create. Trebuie sa bifati societatile care doriti sa fie
salvate.
Aveti posibilitatea ca fiecare baza de date sa o salvati intr-un fisier separat la fel ca in exemplul urmator:

Butoanele va permit selectarea tuturor societatilor din lista sau deselectarea lor grupata.

Butonul deschide o fereastra in care puteti selecta dosarul unde doriti sa salvati datele:

Observatie!!

Nu puteti realiza salvarea unei baze de date daca nu ati specificat calea unde se va salva aceasta
pe calculatorul dumneavoastra;

Fisierul bazei de date salvate nu va putea fi accesat decat cu programul Ciel din care ati efectuat
salvarea;
Fisierul de salvare a bazei de date nu poate fi restaurat in alte programe mai vechi de la Ciel
Fisierul de salvare a bazei de date va putea fi restaurat pe orice calculator care are instalat
programul Ciel Simplu indiferent de licenta acestuia;

Butonul Salveaza porneste procesul de salvare a datelor. Se va deschide o fereastra in care puteti
urmari progresul salvarii datelor:

Datele au fost salvate cu succes daca programul va afisa urmatorul mesaj:

3.2.2 Restaurare date

Aceasta functie a programului permite utilizatorului sa restaureze datele unei salvari anterioare sau
restaurarea datelor create tot cu Ciel Simplu dar pe un alt calculator, cu o alta licenta.

Observatii!!

In lipsa contractului de abonament nu puteti restaura fisiere decat daca acestea au fost salvate
(generate) in prealabil de acceasi versiune a programului Ciel Simplu.
Daca doriti sa importati date intr-o baza de date nou creata cititi sectiunea Import
nomenclatoare
Nu puteti restaura mai multe societati simultan. Restaurarea datelor se face baza cu baza. Daca
ati instalat aplicatia pe un calculator nou, pentru a restaura datele trebuie sa creati pe noul
server cate o baza de date pentru fiecare societate de pe vechiul server, apoi sa faceti
restaurarea fiecareia in parte;
Procesul de restaurare poate dura cateva minute in functie de marimea bazei de date;

Atentie!!!

Restaurarea datelor implica inlocuirea datelor existente cu cele din fisierul de salvare a bazei de date.
Daca incepeti sa rulati procedura de restaurare a unor date salvate veti pierde toate datele existente
in societatea curenta.

La apelarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra:

In Cale fisier trebuie sa selectati calea catre fisierul de salvare copiat in prealabil pe calculatorul
dumneavoastra.

Observatii!!
Fisierul selectat trebuie sa aiba extensia .bak;
Daca fisierul este arhivat cu un arhivator (de exemplu RAR) acesta nu poate fi restaurat.


Daca fisierul importat este creat cu alta aplicatie decat Ciel Simplu va apare urmatorul mesaj:

Dupa setarea caii apasati butonul Porneste
Dupa terminarea procesului de restaurare trebuie sa gasiti in tabelele aplicatiei noile informatii
importate, inclusiv la denumirea societatii.
Observatii!!
Daca baza de date restaurata este aferenta unei versiuni mai vechi a programului Ciel Simplu
atunci imediat dupa actualizare va apare mesajul:

Va recomandam ca in aceasta situatie sa apasati butonul Da.
3.2.3 Import

Import date
Import din gestiunea veche

Import date
Prin aceasta optiune a programului aveti posibilitatea sa importati nomenclatoarele de parteneri si
articole.
Atentie!!

Pentru importul nomenclatoarelor programul accepta doar fisiere in urmatoarele formate: txt, xls si
xlsx
Observatii!!

Importul datelor se face nomenclator cu nomenclator.
Nu se pot importa simultan si articole si parteneri.


La selectarea optiunii se va deschide urmatoarea fereastra:

In campul Tip import aveti posibilitatea de a selecta nomenclatorul dorit: Articole sau Parteneri
In campul Fisier selectati calea catre fisierul care doriti sa il importati. Fisierul trebuie sa fie pe
calculatorul dumneavoastra.
In fisierul de tip excel sau text in care aveti nomenclatoarele de articole sau parteneri este foarte
probabil sa aveti un cap de tabel care sa indice informatiile din fiecare coloana. La importul acestui fisier
in program, in aceasta situatie, bifati optiunea Primul rand contine numele coloanelor (randul nu va fi
importat) .
In sectiunea Structura fisier aveti o lista cu informatiile care pot fi importate in fisa unui articol sau a
unui partener. Numarul din prima coloana reprezinta ordinea coloanelor in fisierul de import.
Observatie!!

Nu trebuie neaparat sa ordonati in fisierul de import coloanele in ordinea data de lista din
sectiunea Structura fisier. Puteti sa puneti pe coloana Numar ordinea coloanelor existente in
fisierul dumneavoastra.

Exemplu!!
Cum trebuie sa arate un fisier de import?

- Exemplu de fisier excel


Puneti 1 daca afirmatia este adevarata si 0 daca afirmatia este falsa:
Articolul 1: este stocabil (1), nu este produs finit (0);
Articolul 17: este stocabil (1), este produs finit (1);
Articolul 19: nu este stocabil (0), nu este produs finit (0) articolul este un serviciu;

- Exemplu de fisier text

Fisierul in format text contine un delimitator pentru separarea informatiilor. Cei mai uzuali delimitatori
sunt virgula sau TAB. La importul fisierului in format text trebuie sa specificati care este delimitatorul
utilizat. Selectarea delimitatorului se face in sectiunea Delimitatori.


Fisierul nu trebuie sa contina linii goale intre randuri, totaluri sau subtotaluri.

Procesul de import a datelor contine un pas intermediar in care puteti incarca, verifica si chiar modifica
datele ce urmeaza a fi importate. Pentru a realiza acest lucru apasati butonul

In aceasta fereastra puteti modifica informatiile ce urmeaza a fi importate.
Pentru a importa datele in baza de date apasati butonul

Dupa efectuarea importului programul va afisa un raport. Daca sunt erori in cadrul importului acestea
vor fi semnalizate punctual acolo unde este cazul:

Erorile se pot rezolva in ecranul curent. Nu este nevoie sa reluati tot procesul de import. Pentru a
intelege de ce programul nu a putut importa acele informatii este suficient sa puneti cursorul mouse-
ului pe eroarea semnalata. Dupa remedierea erorilor apasati din nou butonul Importa.

Import din gestiunea veche

Daca utilizati o versiune veche a programului Ciel Gestiune Comerciala aveti posibilitatea sa preluati o
serie de informatii in noul program.
La selectarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra:


Pentru a realiza preluarea datelor din vechea aplicatie trebuie sa selectati serverul de date unde sunt
stocate informatile. Apasati butonul pentru a cauta toate serverele de pe calculatorul
dumneavoastra si din reteaua locala la care sunteti conectati.
Observatie!!

Procedura de cautare servere SQL intr-o retea locala poate dura de la cateva secunde la cateva
minute in functie de marimea retelei.

Dupa identificarea serverului SQL trebuie sa introduceti parametrii de conectare.
Atentie!!

Daca nu stiti parametrii de conectare la serverul SQL va rugam sa contactati administratorul
dumneavoastra de sistem.

Dupa conectarea la server apasati butonul pentru a identifica societatile (bazele de date) utilizate de
vechiul program de gestiune Ciel de pe serverul selectat.
Observatie!!

Procedura de identificare a bazelor de date poate dura de la cateva minute la cateva secunde in
functie de numarul de societati de pe serverul selectat.

Pentru a realiza preluarea datelor in noul program apasati butonul
Observatie!!

In functie de marimea bazei de date importate procesul de preluare informatii din vechiul
program de gestiune poate dura de la cateva secunde la cateva minute sau ore!

Aveti posibilitatea de a urmari evolutia procesului de preluare date.

Daca sunt probleme in procesul de preluare date programul va afisa, la sfarsitul importului, un raport cu
erorile aparute.

3.2.4 Export

Export date
Export note contabile

Export date

Pe aproape orice forma gasiti iconita . Aceasta optiune va permite sa exportati informatiile din
baza de date intr-un format excel.
Observatie!!

Formatul de export il poate alege utilizatorul apasand pe sageata din partea dreapta a iconitei.
Datele se pot export in format xls sau xlsx
Formatul standard de export este xls

Dupa ce ati selectat calea unde sa fie exportat fisierul dati o denumire fisierului si apasati butonul
Salveaza. Se va deschide fisierul excel cu urmatoarea forma:

Atentie!!

Pentru a putea vizualiza datele exportate trebuie sa aveti instalata aplicatia Excel din pachetul Microsoft
Office sau aplicatia Calc din pachetul OpenOffice.

Export note contabile

Aceasta optiune va genereaza un fisier in format text in calea selectata pe calculatorul dumneavoastra.
Fisierul contine notele contabile aferente documentelor prelucrate in programul Ciel Simplu. Formatul
este compatibil cu programul Ciel Conta.

La selectarea acestei optiuni programul va deschide urmatoarea fereastra:

In aceasta fereastra aveti posibilitatea de a selecta notele ce vor fi exportate in functie de perioada de
timp si de tipul documentelor introduse.
Exemplu!!

Daca filtrarile ar fi urmatoarele:

Fisierul exportat va avea urmatoarele caracteristici:
numele XImport.txt; (sectiunea Fisier)
va fi exportat pe calculatorul dumneavoastra pe partitia C; (sectiunea Fisier)
va contine note contabile inregistrate in perioada 12/07/2011 06/09/2011; (sectiunea
Perioada)

va contine doar notele contabile aferente facturilor de cumparare si de vanzare; (sectiunea
Jurnale)
va contine doar acele note contabile care nu au fost exportate; (bifa Export cu inregistrari deja
exportate)
coloanele din fisierul exportat vor avea o lungime fixa; (bifa Export cu lungime fixa)
Asta inseamna ca:
o daca informatiile dintr-un camp vor avea un numar de caractere mai mare decat
dimensiunea coloanei aferente acestea vor fi truncheate
o daca numarul de caractere este mai mic decat dimensiunea coloanei se va completa coloana
cu spatii pana la dimensiunea maxima a coloanei;
Daca nu se bifeaza aceasta optiune atunci se vor exporta exact numarul de caractere continut de
fiecare camp exportat.
dupa apasarea butonului de export se va afisa pe ecran fisierul generat. (bifa Deschide fisierul la
sfarsitul exportului)

3.3 Ferestre
Prin intermediul acestui meniu aveti posibilitatea sa configurati modul de afisare a ferestrelor pe ecranul
calculatorului dumneavoastra.
Forma initiala de prezentare a ferestrelor este sub forma de taburi

Aveti posibilitatea sa schimbati aceasta forma de prezentare.
Daca alegeti modul de afisare in cascada atunci ferestrele vor avea urmatoarea prezentare:


Daca alegeti modul afisare orizontala atunci ferestrele vor avea urmatoare prezentare:

Daca alegeti modul afisare verticala atunci ferestrele vor avea urmatoare prezentare:

Tot din acest meniu aveti posibilitatea sa aduceti in prim plan o pagina deja deschisa sau sa optati
pentru o inchidere centralizata a tuturor ferestrelor deschise.

IV. FUNCTIILE PROGRAMULUI

Nomenclatoare
Documente
Rapoarte

4.1 NOMENCLATOARE

Parteneri
Articole
Depozite
Agenti
Angajati
Devize
Plan de conturi
Casa
Banca
Jurnale
Categorii articole
Categorii parteneri
Sabloane articol
Unitati de masura
Tichete
Locatii

4.1.1 Parteneri

Informatii generale

Partenerii sunt entitatile care vor interactiona cu societatea creata. Oricarei facturi, de vanzare sau de
cumparare, introdusa in acest program va trebui sa i se completeze in antet un astfel de partener. Cu
alte cuvinte, partenerii definiti reprezinta clientii si/sau furnizorii societatii dumneavoastra.

Primul partener creat implicit odata cu baza de date va avea denumirea societatii proprii. Acest
partener il veti folosi atunci cand trebuie sa emiteti aviz de insotire a marfii nefacturabil la transferul
intre unitati si subunitati.

Observatii!!

Puteti sincroniza datele unui partener cu cele de pe site-ul oficial al Ministerului de finante.
Pentru mai multe detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de finante
(www.mfinante.ro);
Prin sincronizarea datelor programul extrage de pe site-ul www.mfinante.ro pe langa denumirea
si adresa partenerului si informatii referitoare la atributul fiscal (daca partenerul este sau nu
platitor de TVA) precum si despre starea partenerului (daca este activ sau in stare de faliment);

Trebuie sa mai stiti ca in fisa de partener nu se va specifica in clar daca entitatea introdusa va fi client
sau furnizor. Fiecarui partener nou creat i se asigneaza un sablon de partener. Diferentierea in notele
contabile si in rapoarte se va face in functie de tipul de document in care este selectat partenerul.

Exemplu!!

Daca partenerul ALPHA este folosit intr-o factura de cumparare atunci in rapoarte va apare ca un
furnizor. Daca acelasi partener,ALPHA, este folosit intr-o factura de vanzare atunci in rapoarte va apare
ca si client. In acest fel, daca o alta societate ALPHA este si client si furnizor pentru societatea mea nu va
trebui sa o introduc decat o singura data in baza de date.

Notele contabile asociate documentelor vor avea asociate conturi de terti in functie de tipul
documentului.
Exemplu!!

Pentru factura de vanzare catre ALPHA se va genera nota contabila:
4111 = 704*
4111 = 4427
Daca se va introduce o factura de cumparare de la acelasi partener ALPHA se va genera nota contabila
628* = 401

4426 = 401
*conturile sunt exemplificative

FAQ
Ce este acela un sablon de partener?

Sablonul de partener este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi
extraga contul de tert in functie de documentul inregistrat. Acest sablon este asociat oricarui partener
definit in baza de date. Exceptie de la aceasta regula o face partenerul intern definit la crearea unei
baze de date noi.
Conturile asociate acestui sablon sunt urmatoarele:

Simbol cont Nume cont Tip cont Utilizabil
401 Furnizori Pasiv Da
404 Furnizori de imobilizari Pasiv Da
408 Furnizori - facturi nesosite Pasiv Da
409 Furnizori - debitori Activ Nu
4091
Furnizori - debitori pentru cumparari de bunuri de natura
stocurilor
Activ Da
4092 Furnizori - debitori pentru prestari de servicii Activ Da
411 Clienti Activ Nu
4111 Clienti Activ Da
4118 Clienti incerti sau in litigiu Activ Da
418 Clienti - facturi de intocmit Activ Da
419 Clienti - creditori Pasiv Da
461 Debitori diversi Activ Da
462 Creditori diversi Pasiv Da

Pentru gama Simplu utilizatorul nu are acces direct la acest sablon.

Pentu informatii referitoare la adaugarea unui partener nou accesati Modalitati de introducere
nomenclatoare noi in baza de date

Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in
nomenclatoare

Informatiile din fisa de partener

General
Cod reprezinta codul unic de identificare in baza de date pentru partenerul introdus. In acest
camp se pot introduce 25 caractere alfanumerice. Nu pot fi doi parteneri cu acelasi cod
definiti in aceeasi baza de date. Campul este completat de program incepand cu
valoarea 00001. Puteti schimba acest cod cu orice alt cod doriti dumneavoastra. Acest
camp este obligatoriu de completat.
Observatie!!

La crearea unei baze de date noi se va crea implicit un partener in nomenclatorul de parteneri avand
la cod INTERN si la denumire numele societatii create. Acest partener va fi folosit pe documentele
Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru transferul intre punctele de lucru. Acest partener nu se
poate sterge din baza de date.

Denumire o sa apara pe documente si in rapoarte. In acest camp se pot introduce 100 caractere
alfanumerice. Campul este obligatoriu de completat cu cel putin un caracter. Acest
camp se poate completa/actualiza in functie de codul fiscal daca se opteaza pentru

sincronizarea cu site-ul ministerului de finante. Denumirea partenerului nu este unica,
putand exista doi parteneri cu aceeasi denumire.
Blocat - aceasta optiune este implicit nebifata. Daca se bifeaza, atunci acest partener nu va mai
putea fi selectat in documente.
CIF - reprezinta codul de identificare fiscala a partenerului. Programul in functie de setarile
din meniul Configurare / Parametrizare / Parametri generali poate verifica
corectitudinea si/sau unicitatea acestui cod. Daca utilizati programul pe un calculator
conectat la internet atunci puteti opta pentru o sincronizare cu site-ul ministerului de
finante. Pentru a realiza acest lucru este suficient sa scrieti un cod fiscal valid si sa
apasati pe iconita din celula. Pentru detalii cititi Sincronizarea cu site-ul Ministerului de
finante
Activ - aceasta optiune daca este bifata inseamna ca partenerul are activitate comerciala. La
selectarea unui partener inactiv programul va genera un mesaj de atentionare. In urma
sincronizarii datelor cu site-ul Ministerului de Finante progamul va bifa sau nu optiunea
in fisa de partener.
Nr. Reg. Com. - reprezinta numarul de inregistrare la Registrul Comertului, al partenerului introdus.
Campul este optional, se poate actualiza daca se opteaza pentru sincronizarea cu site-ul
Ministerului de Finante.

Informatii adresa
Categorie - reprezinta o modalitate de grupare a partenerilor. Acest camp este de tip lista. Daca
aveti deja editate categoriile de parteneri in meniul Nomenclatoare / Categorii parteneri
atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza de date
o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va salva
informatia in tabela Categorii parteneri. Acest camp nu este obligatoriu de completat.
Rezidenta - reprezinta zona din care provine partenerul (Romania, Uniunea Europeana sau din afara
Uniunii Europene)
Tara - reprezinta tara de origine a partenerului. Campul este de tip lista, se populeaza de catre
utilizator pe masura introducerii informatiilor in baza de date. Asta inseamna ca, daca
tara de provenienta nu exista in baza, aceasta se va salva . La urmatorul partener
introdus aceasta tara va apare in lista de tari ce pot fi selectate.
Judet - reprezinta judetul in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de adaugare
a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara

Localitate - repezinta localitatea in care partenerul are sediul social declarat. Modalitatea de
adaugare a informatiilor in baza de date este similara cu cea de la campul Tara
Adresa - reprezinta adresa sediului social al partenerului. Aceasta informatie va apare si pe
documentele inregistrate

Informatii bancare
Banca - reprezinta banca partenerului. Camp text, nu este obligatoriu de completat.
IBAN - reprezinta numarul contului banca al partenerului. Nu este obligatoriu de completat, dar
daca va fi completat se va verifica corectitudinea contului. In acest camp se pot
introduce 24 caractere alfanumerice.

Informatii financiare
Discount - valoarea completata in acest camp reprezinta valoarea discountului acordata pentru
orice produs vandut acestui partener indiferent de cantitate. Valoarea maxim selectata
este 100. Valoarea se va completa pe documentul de vanzare dar va fi doar o
propunere. Aceasta valoare poate fi modificata oricand fie pe document fie in fisa de
partener. Daca modificati valoarea discountului pe document aceasta nu se va actualiza
si in fisa de partener. Acest camp nu este obligatoriu de completat.
Termen de plata reprezinta numarul de zile calendaristice in functie de care se va calcula data
scadenta a unui document. Ca si la discount data scadenta calculata poate fi modificata
de utilizatori. Acest camp nu este obligatoriu de completat.

Persoane de contact
Agent - este persoana care reprezinta societatea in relatia cu partenerul. Campul este de tip
lista. La introducerea unui agent nou se va crea o fisa pentru acesta. Acest camp nu este
obligatoriu de completat.
Delegat - este persoana care reprezinta partenerul in relatia cu societatea. Acest camp nu este
CNP - reprezinta codul numeric personal al delegatului. Acest camp nu este obligatoriu de
completat.
Serie si nr. act reprezinta seria si numarul actului de identitate al delegatului.

Eliberat de reprezinta entitatea care a eliberat actul de identitate al delegatului.
Transport - reprezinta tipul mijlocului de transport al delegatului.
Nr. transport - reprezinta numarul mijlocului de transport al delegatului.
Observatii - camp text. In acest camp se pot introduce 1000 caractere alfanumerice.
Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale in nomenclatoare

4.1.2 Articole
Informatii generale
Articolele sunt elementele tranzactionate de societate. Acestea vor apare in liniile documentelor
inregistrate in program. Articolele definite in program pot fi de tip stocabil, in acest caz trebuie sa aveti
definite si depozite unde sa le stocati sau pot fi de tip servicii. In cazul articolelor de tip servicii nu se va
tine cont de stoc.

Observatii!!

Nu toate informatiile din fisa unui articol sunt obligatorii de completat
Codul unui articol poate contine caractere alfanumerice sau caractere speciale ($, %, #, & etc)

Fiecarui articol de tip stocabil i se va asocia obligatoriu un sablon de articol. Articolelor de tip serviciu nu
li se pot asocia sabloane de articol dar trebuie sa se specifice conturi de venituri si cheltuieli cu serviciile.
Observatie!!

Pentru usurinta in utilizare la un articol de tip stocabil programul va asocia un sablon de articol
de tip marfa si pentru un articol de tip serviciu va asocia conturile 704 pentru venituri din servicii
si contul 628 pentru cheltuieli cu serviciile

Pentru mai multe informatii privind sabloanele de articol accesati Sabloane articol
Pentru informatii referitoare la adaugarea unui articol nou accesati Modalitati de introducere

Pentru informatii despre filtrarea informatiilor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in
nomenclatoare
Informatiile din fisa de articol

General
Cod - reprezinta codul unic de identificare a articolului in baza de date, deci nu puteti
introduce doua articole cu acelasi cod. In acest camp se pot introduce 50 caractere
alfanumerice precum si caractere speciale (:,*, -, etc) si este obligatoriu de completat.
Primul articol definit in baza de date va avea implicit codul 00001. Acesta poate fi
modificat in orice moment pana la utilizarea articolului in documente sau asocierea cu
alte nomenclatoare.
Denumire - va fi afisata in toate documentele si rapoartele din program. In acest camp puteti
introduce 100 caractere alfanumerice inclusiv caractere speciale (@, !, #, $, etc) si este
Cod bare - reprezinta codul de bare al articolului. In acest camp se introduce sirul de caractere,
afisat sub codul de bare tiparit pe ambalajul articolului. Acest cod este unic, se pot
introduce 50 caractere numerice, nu este obligatoriu de completat.

Blocat - acesta este un camp bifabil. Daca bifa este pusa, atunci acest articol nu va mai putea fi
selectabil in documente.

Logistica
Categorie - reprezinta familia de produse din care face parte acest articol. Acest camp este de tip
lista. Daca aveti deja editate categoriile de articole in meniul Nomenclatoare / Categorii
articole atunci puteti selecta una din aceste categorii. Daca doriti sa introduceti in baza
de date o noua categorie, este suficient sa scrieti numele in acest camp si programul va
salva informatia in tabela Categorii articole. Acest camp nu este obligatoriu de
completat.
Tip articol - acest camp este obligatoriu de completat. La crearea unui articol nou programul va
pune implicit tipul Stocabil. Dumneavoastra puteti sa alegeti din lista alt tip de articol
pana la folosirea acestuia in documente sau in asocierea cu alte nomenclatoare. In acest
program se pot defini trei tipuri de articole:
Stocabile pentru articolele de acest tip programul va tine cont de stocul
cantitativ la tranzactionarea lor (documente de intrare sau documente de
iesire). Pentru aceste tipuri de articole este obligatoriu sa se specifice depozitul
in care se vor stoca sau din care se vor consuma/vinde.
Produse finite articolele de acest tip sunt similare articolelor de tip stocabil. In
plus fata de articolele stocabile, pentru articolele de tip produs finit se poate
defini o reteta. In documentul Nota de predare-primire pot fi selectate doar
articole de tip produs finit.
Servicii pentru acest tip programul nu va tine cont de stocul cantitativ.
Articolele de tip servicii nu vor putea fi selectate in documente ca: NIR, Aviz de
expeditie, Bon de consum... etc .
UM - reprezinta unitatea de masura a articolului. Acest camp este de tip lista si este
completat implicit cu valoarea Buc (bucati). Daca doriti sa introduceti un articol cu o
unitate de masura care nu a fost definita in baza de date in prealabil, este suficient sa
scrieti in acest camp noua unitate si programul o va salva in baza de date.
Stoc minim - reprezinta nivelul minim al stocului stabilit din punct de vedere managerial. Acest camp
nu este obligatoriu de completat, valoarea nu poate fi editata pentru articole de tip
Servicii. Aceasta valoare este setabila pentru fiecare articol in parte. In meniul
Configurari / Parametri societate / Setari stocuri puteti opta ca programul sa va
avertizeze atunci cand un articol a atins valoarea minima a stocului sau a scazut sub
aceasta valoare precum si afisarea unei liste la intrarea in program cu articolele care au
atins valoarea stocului minim.

Observatii - camp text, puteti introduce 250 caractere.

Statistici
Ultimul pret de cumparare acest pret se va actualiza implicit in functie de data ultimei facturi de
cumparare inregistrata in program.

Gestiune
Pret general de vanzare fara TVA acest pret va fi propus ca pret de vanzare pe documentele de iesire.
Pretul poate fi modificat de utilizator in functie de drepturile de acces.
Pret general de vanzare cu TVA acest pret va fi propus ca pret de vanzare cu TVA inclus pe documente
in care se selecteaza depozite de tip en-detail.
Optiuni TVA - selectarea acestei optiuni influenteaza direct rapoartele Jurnal de vanzare si Jurnal de
cumparare. Optiunea este setabila pentru fiecare articol in parte. Aceasta valoare va fi
propusa pe documente.
Cota de TVA - reprezinta procentul de TVA ce va fi calculat la inregistrarea documentelor, acolo unde
va fi cazul. Cota de TVA este setabila pe fiecare articol in parte. Valoarea cotei de TVA va
fi propusa pe documente.
Adaos comercial - este o valoare procentuala si reprezinta diferenta dintre pretul de vanzare si pretul de
cumparare. Valoarea aceasta este calculata automat.

Contabilitate
Sablon articol - Pentru un articol de tip stocabil programul va completa implicit sablonul de marfuri.
Pentru articole de tip Produse finite programul va completa sablonul de produse finite.
Pentru servicii nu se poate completa un sablon de articol.
Pentru mai multe informatii despre sablonul de articol cititi Sabloane articol
Cont venit servicii - Acest camp se poate completa doar daca la Tip articol este selectata optiunea
Serviciu. Programul completeaza implicit valoarea 704. Utilizatorul are posibilitatea sa
aleaga un alt cont din clasa 7, din planul de conturi sau sa creeze un cont analitic.

- apasarea acestui buton are ca efect deschiderea urmatoarei forme:

Cu ajutorul butonului Preturi de vanzare aflat pe forma centralizata de vizualizare a unei fise de articol,
aveti posibilitatea sa setati preturile de vanzare pentru fiecare depozit in parte. Daca pentru unul dintre
depozitele definite de utilizator in program nu se definesc preturi de vanzare in aceasta fereastra, atunci
la intocmirea unei facturi de vanzare pretul de vanzare propus va fi pretul de vanzare general din fisa de
articol.
Observatii!!

Coloana Pret vanzare fara TVA se poate completa doar daca depozitul selectat este de tip en-
gross.
Coloana Pret de vanzare cu TVA inclus se poate completa doar daca depozitul selectat in linie
este de tip en-detail.


4.1.3 Depozite

Informatii generale

Depozitele sunt entitati folosite in cazul tranzactionarii articolelor de tip stocabil si de tip produs finit.


Observatii!!

Depozitele pot fi:
de tip en-gross evidenta stocului se tine la pret de achizitie
de tip en-detail evidenta se tine la pret de vanzare. Descarcarea stocului se face prin
casa de marcat conectata la program (imprimanta fiscala)
de tip global-valoric evidenta valorica a stocului.
Intr-un depozit nu puteti evidentia articole de tip servicii

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui depozit nou in baza de date accesati Modalitati de
introducere nomenclatoare noi in baza de date

Informatii din fisa unui depozit

General
Cod - reprezinta codul unic de identificare a depozitelor in baza de date, deci nu pot fi definite
doua depozite cu acelasi cod. In acest camp puteti introduce 50 caractere alfanumerice.
Codul unui depozit puteti sa il modificati in orice moment pana la folosirea acestuia in
documente sau in asocierea cu alte nomenclatoare. Acest camp este obligatoriu de
completat. Programul va pune implicit valoarea 00001 la crearea primului depozit.
Denumire - va fi afisata pe rapoarte si in grilele de introducere date. In acest camp se pot introduce
100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de completat.
Tip depozit - este un camp obligatoriu de completat si se poate opta pentru una din valorile:

- Depozite de tip en-gross sau cu ridicata in aceste depozite, evidenta stocului se tine la pret de
achizitie in functie de metoda de descarcare aleasa in parametrizarea societatii. Puteti opta
pentru acest tip de depozit daca activitatea firmei Dvs are ca activitate vanzari catre terti
parteneri persoane juridice. In aceste depozite iesirea din stoc se face de regula cu factura
fiscala.
- Depozite de tip en-detail sau cu amanuntul in aceste depozite evidenta stocului se tine la pret
de vanzare cu TVA inclus. Puteti opta pentru acest tip de depozit daca activitatea fimei Dvs are
ca activitate vanzarea prin magazine catre persoane fizice si folositi casa de marcat conectata la
programul de gestiune. In aceste depozite iesirea din stoc se face de regula cu bon fiscal.
- Depozite de tip global valoric in aceste depozite nu se tine cont decat de valoarea marfii la
pret de vanzare cu TVA inclus. Puteti opta pentru un astfel de depozit daca activitatea firmei are
ca activitate vanzarea prin magazine la care nu doriti sa tineti o evidenta cantitativ valorica a
stocului. Descarcarea acestui depozit este strict valorica si se face pe baza introducerii Z-ului la
sfarsitul zilei prin intermediul documentului Incasare zilnica
Manager depozit - camp text, informatie optionala
Adresa - Camp text, infomatie optionala
Evidenta global valorica daca se bifeaza aceasta optiune inseamna ca pe depozitul curent, evidenta se
va face doar pentru valoarea marfii la pret de vanzare fara a se tine cont de stocul
cantitativ.

Contabilitate
Sablon articol vanzare - acest camp este obligatoriu de completat in cazul depozitelor de tip en-detail.
Aceasta optiune ajuta la vanzarea prin intermediul casei de marcat.
Cont articol - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.
Cont adaos comercial - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.
Cont TVA neexigibil - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.
Cont cheltuiala - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.
Cont venit - acest camp se activeaza in cazul bifarii optiunii Evidenta global valorica.



4.1.4 Agenti
Informatii generale
Agentii sunt entitatile care reprezinta societatea in relatia cu partenerii.

Observatii!!

Nu toate informatiile din fisa unui agent sunt obligatorii de completat
Un agent poate fi selectat in documentele de iesire: Factura vanzare, Proforma, Comanda... etc
Un agent nu este neaparat un angajat al firmei
Pentru informatii referitoare la adaugarea unui agent nou in baza de date, accesati Modalitati de
Pentru detalii despre filtrarea informatiilor, accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in
nomenclatoare

Informatii din fisa unui agent

General

Cod - reprezinta codul unic de identificare al unui agent in baza de date. In acest camp puteti
introduce 20 caractere alfanumerice. Puteti sa schimbati codul unui agent in orice
moment pana la utilizarea acestuia intr-un document sau in asociere cu alte
nomenclatoare
Nume - camp text, puteti introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de
completat
Prenume - camp text, puteti introduce 100 caractere alfanumerice. Acest camp este obligatoriu de
completat

Date personale
CNP - camp numeric, se pot introduce 13 caractere. Informatia este optionala.
Serie si Numar - reprezinta seria si numarul actului de identitate. Informatiile sunt optionale
Eliberat de - reprezinta entitatea care a eliberat actul de identitate. Informatie optionala

Date de contact
Telefon - camp text, puteti introduce 15 caractere alfanumerice. Informatie optionala
E-mail - camp text, trebuie sa fie de forma xxxxxx@yyy.zz. Informatie optionala

Transport - reprezinta mijlocul de transport a agentului. Camp text, se pot introduce 15 caractere
alfanumerice. Informatia este optionala
Nr. transport - reprezinta numarul de inmatriculare al mijlocului de transport. Camp text, se pot
completa 15 caractere alfanumerice. Informatia este optionala.



4.1.5 Angajati

Informatii generale
Angajatii sunt persoanele angajate in cadrul societatii pe care ati definit-o in acest program in meniul
Configurari / Parametrizare / Date societate.

Observatii!!
Daca versiunea de program utilizata nu contine sectiune de calcul salarial introducerea
angajatior este optionala.
Introduceti angajatii in baza de date daca doriti sa introduceti deconturi de cheltuieli pentru
angajati.
Informatiile obligatorii din fisa unui angajat sunt marca si numele.
La introducerea notelor contabile pentru deconturi la selectarea contului 542 puteti selecta la
partener unul din angajatii introdusi.
Exemplu!!


Pentru informatii referitoare la adaugarea unui angajat nou in baza de date, accesati Modalitati de
nomenclatoare

Informatii din fisa unui angajat

Informatii generale
Marca reprezinta numarul unic de identificare pentru un angajat. Campul este
obligatoriu de completat. Nu pot fi introdusi doi angajati cu acelasi numar de
marca.
Nume introduceti numele angajatului.
Prenume introduceti prenumele angajatului.

Cetatenia introduceti cetatenia angajatului. Campul este optional de completat.

Informatii personale
Tip act alegeti din lista tipul actului de identitate al angajatului: BI (Buletin de
Identitate), CI (Carte de Identitate), Pasaport sau alt act de identificare. Campul
este optional de completat.
Serie introduceti seria actului de identitate selectat. Campul este optional de
completat.
Numar introduceti numarul actului de identificare selectat. Campul este optional de
completat.
CNP introduceri codul numeric personal al angajatului. Daca nu introduceti nimic nu
se va face nici o verificare. Daca introduceti un sir de caractere se va verifica
daca acestea corespund unui CNP. Campul este optional de completat.
Data nasterii introduceti data de nastere a angajatului. Daca CNP-ul introdus este valid data
de nastere se va completa automat.
Sex alegeti M pentru angajatii de sex masculin si F pentru angajatii de sex feminin.

Informatii adresa
Rezidenta selectati din lista una din optiunile: Romania daca angajatul este din Romania,
UE daca angajatul provine din una din tarile din Uniunea Europeana, NonUE
daca angajatul provine dintr-o tara din afara Uniunii Europene. Campul este
optional de completat.
Tara introduceti tara de provenienta a angajatului. Campul este optional de
completat.
Judet introduceti judetul de provenienta al angajatului. Campul este optional de
completat.
Cod postal introduceti codul postal al strazii pe care locuieste angajatul. Campul este
Strada introduceti strada pe care locuieste angajatului. Campul este optional de
completat.

Nr introduceti numarul strazii pe care locuieste angajatul. Campul este optional de
completat.
Bloc introduceti numarul blocului unde locuieste angajatul. Campul este optional de
completat.
Scara introduceti scara blocului unde locuieste angajatul. Campul este optional de
completat.
Ap introduceti numarul apartamentului unde locuieste angajatul. Campul este
Etaj introduceti numarul etajului unde locuieste angajatul. Campul este optional de
completat.
Telefon introduceti numarul de telefon al angajatului. Campul este optional de
completat.
E-mail introduceti adresa de e-mail a angajatului. Campul este optional de completat.

4.1.6 Devize

Informatii generale

Devizele reprezinta monezile in care se pot inregistra documentele. Implicit la crearea unei baze de date
sunt definite trei devize: Leu, Euro si US Dolar.
Pentru informatii referitoare la adaugarea unei devize noi accesati Modalitati de introducere
Pentru informatii despre filtrarea informatiilor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in
nomenclatoare

Informatii din nomenclatorul devize


Cod - reprezinta codul unic de identificare al unei devize. In acest camp se pot introduce 5
caractere alfanumerice. Codul unei monede se poate modifica pana la utilizarea acesteia
in documente sau in asociere cu alte nomenclatoare. Campul este obligatoriu de
completat.
Denumire - reprezinta numele devizei. In acest camp se pot introduce 50 caractere alfanumerice.
Este obligatoriu de completat .
Descriere - camp text, 50 caractere alfanumerice.
Moneda locala acesta este un camp bifabil si unic, nu pot fi bifate mai multe monede in acelasi timp.
La crearea unei baze de date noi, moneda Leu este bifata ca moneda locala si nu poate fi
modificata de utilizator. Moneda locala va fi selectata implicit la deschiderea unui
document.
4.1.7 Plan de conturi
Informatii generale

Planul de conturi este util pentru selectarea conturilor contabile implicite cat si a listelor de conturi
necesare generarii notelor contabile aferente documentelor si a descarcarilor de gestiune. La crearea
unei baze de date noi planul de conturi va fi populat conform OMFP 3055 / 2009
Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou, in planul de conturi accesati Modalitati de
Pentru informatii despre filtrarea informatiilor, accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in
nomenclatoare
Informatii din planul de conturi


Simbol cont - reprezinta contul contabil ce va fi utilizat in notele contabile. Este unic si obligatoriu de
completat. In acest camp se pot introduce 30 caractere alfanumerice. Simbolul contului
odata introdus nu se mai poate modifica. Daca respectivul cont nu a fost folosit in
documente sau in asociere cu alte nomenclatoare se poate sterge.
Nume cont in acest camp se pot introduce 100 caractere alfanumerice.
Tip cont - se poate alege una din optiunile: Activ, Pasiv, Bifunctional
Utilizabil - acesta este un camp bifabil. Daca un cont nu este selectat ca fiind utilizabil acesta nu va
putea fi selectat in lista de conturi implicite sau in cadrul unei note contabile.

4.1.8 Casa

Informatii generale

In cadrul ferestrei care apare la apelarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa adaugati sau sa modificati
informatii despre casele utilizate in societatea curenta.

Observatii!!

Nu pot fi doua case cu aceeasi denumire, acelasi cont si aceeasi moneda
Daca o casa este blocata, aceasta nu va mai putea fi selectata in documente
Este recomandat sa folositi analitice la conturile de casa (in lei sau valuta)

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou in planul de conturi accesati Modalitati de

Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in
nomenclatoare

4.1.9 Banca (conturi la banci)

Informatii generale

In cadrul ferestrei care apare la apelarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa adaugati sau sa modificati
informatii despre bancile utilizate in societatea curenta.

Observatii!!

Nu pot fi doua banci cu aceeasi sucursala si IBAN definite in societatea curenta;
Daca un cont la o banca este blocat nu mai poate fi selectat in documente;
Se poate selecta doar un cont ca fiind implicit. Contul implicit se va afisa pe toate documentele
(acolo unde este cazul) listate din program. (Ex: factura de vanzare, aviz de expeditie);
Este recomandat sa folositi analitice pentru conturile de banca (in lei sau valuta);

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui cont nou in planul de conturi accesati Modalitati de
Pentru informatii despre filtrarea datelor accesati Modalitati de filtrare a informatiilor in nomenclatoare


4.1.10 Jurnale

Informatii generale

In aceasta sectiune sunt predefinite jurnalele si tipurile de jurnale care stau la baza generarii notelor
contabile. In functie de jurnalul selectat intr-o nota contabila se face sortarea informatiilor in rapoarte si
declaratiile fiscale. Dumneavoastra nu trebuie sa interveniti in aceasta sectiune decat daca doriti sa
faceti sortari suplimentare ale notelor contabile.

In program exista sapte tipuri de jurnale standard care nu se pot modifica de catre utilizator:
Cumparare in acest jurnal se inregistreaza operatiile de achizitii (marfuri sau servicii)
Vanzare in acest jurnal se inregistreaza operatiile de vanzare (marfuri sau servicii)
Banca in acest jurnal se inregistreaza operatiunile bancare
Casa in acest jurnal se inregistreaza operatiunile de casa
Operatiuni diverse in acest jurnal inregistrati operatiuni care nu trebuie sa apara in jurnale de
vanzari/cumparari sau registru de casa, cum ar fi: descarcari de gestiune, note
contabile de salarii sau amortizari.
Inchideri acesta este un jurnal dedicat inregistrarilor automate de inchideri de TVA si
inchideri de luna.
Sold initial inregistrarile introduse pe acest jurnal nu vor fi luate in considerare la calcularea
rulajelor precedente si a celor curente in raportari.


Observatii!!

Puteti defini oricate jurnale doriti;
Nu puteti defini tipuri noi de jurnale;
Jurnalele implicite sunt folosite la generarea automata a notelor contabile;
Doua jurnale de acelasi tip nu pot fi bifate ca fiind implicite in acelasi timp;
Puteti defini noi jurnale din fereastra de introducere Note contabile;

Pentru informatii referitoare la adaugarea unui jurnal nou in baza de date, accesati Modalitati de
nomenclatoare

4.1.11 Categorii articole

Aveti posibilitatea de a imparti articolele in functie de o anumita caracteristica. (Ex: Electrice,
Electrocasnice, etc).
Pe versiunea standard a programului nu puteti folosi decat un nivel de categorie.
Unui articol nu ii puteti atribui decat o singura categorie. Atribuirea unei categorii se poate face in
nomenclatorul de articole, atat in lista de articole cat si in forma centralizata a unui articol.
Definirea unei categorii noi se poate face in
Nomenclatorul Categorii articol
Nomenclatorul Articole se scrie direct in campul Categorie articol si programul va memora
informatia in lista.

4.1.12 Categorii parteneri

Aveti posibilitatea de a imparti partenerii in functie de o anumita caracteristica. (Ex: Persoana fizice,
Persoane juridice, etc).
Pe versiunea standard a programului nu puteti folosi decat un nivel de categorie.

Unui partener nu ii puteti atribui decat o singura categorie. Atribuirea unei categorii se poate face in
nomenclatorul de parteneri, atat in lista de parteneri cat si in forma centralizata a unui partener.
Definirea unei categorii noi se poate face in
Nomenclatorul Categorii parteneri;
Nomenclatorul Parteneri se scrie direct in campul Categorie partener si programul va memora

4.1.13 Sabloane articol

Sablonul de articol este o lista, o tabela sau un cumul de conturi din care programul va sti sa isi extraga
de la caz la caz contul contabil de marfa, venit sau cheltuiala in functie de documentul inregistrat.
La introducerea unui articol nou aveti posibilitatea sa alegeti unul din sabloanele predefinite sau sa va
creati dumneavoastra noi sabloane de articole.
Conturile asociate sabloanelor de articole predefinite sunt urmatoarele:

Aveti libertatea de a accesa fiecare sablon de articol din cele predefinite si sa modificati conturile
existente.
4.1.14 Unitati de masura

Fiecarui articol definit in baza de date, indiferent de tip, i se poate asocia o unitate de masura care va fi
afisata atat pe rapoarte cat si pe documentele printate.
Unui articol nu i se poate asocia decat o singura unitate de masura.
Unitatile de masura de pot defini in
Nomenclatorul Unitati de masura;
Nomenclatorul Articole se scrie direct in campul Unitate de masura si programul va memora

4.1.15 Tichete

In acest nomenclator se introduc tichetele de masa sau cadou pe care societatea le accepta ca
instrument de plata. Acest nomenclator va fi folosit in cadrul interfetei cu casa de marcat la incasarile cu
tichete.
Suma incasata cu tichete va fi calculata automat in functie de valoarea nominala introdusa in aceasta
tabela.
4.1.16 Locatii

Meniul permite accestul la tebelele utilizate pentru stocarea informatiilor din adresele partenerilor:
Tari
Judete
Localitati
Tari
Nomenclatorul de tari poate fi completat direct din fisa de partener. Daca noul partener introdus este
dintr-o tara noua, este suficient sa tiparti in campul Tara numele acesteia. Daca tara nu exista in
nomenclatorul de tari se va propune adaugarea in lista.
Observatie!
Aceasta fereastra este utila pentru a face corectii ulterioare adaugarii noii tari in lista in cazul in
care numele acesteia a fost introdus gresit.

Judete

In aceasta fereastra sunt predefinite judetele din Romania si cele 6 sectoare ale municipiului Bucuresti.
In situatia in care aveti un partener din alta tara si doriti sa completati la adresa si informatii cum ar fi
regiunea sau districtul, puteti folosi campul Judet.

Localitati

Nomenclatorul de orase poate fi completat direct din fisa de partener. Daca noul partener introdus este
dintr-un oras nou, este suficient sa tiparti in campul Localitate numele acesteia. Daca localitatea nu
exista in nomenclatorul de localitati se va propune adaugarea in lista.
Observatie!!

Aceasta fereastra este utila pentru a face corectii ulterioare adaugarii noii localitati in lista in
cazul in care numele acesteia a fost introdus gresit.

4.2 DOCUMENTE

- Documente de intrare
- Documente de iesire
- Documente interne
- Documente de trezorerie
- Note contabile

4.2.1 Documente de intrare

- Factura de cumparare
- Aviz de la furnizor
- Nota de intrare-receptie

Factura de cumparare

Factura de cumparare inregistreaza partenerul cu o creanta la societate si genereaza nota contabila.
Observatii!!

Factura de cumparare fara NIR nu afecteaza stocul.
Pentru facturile de cumparare care contin si articole de tip stocabil trebuie inregistrat si NIR.
La o factura de cumparare se pot genera unul sau mai multe NIR-uri pe depozite diferite.


La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate facturile de cumparare
inregistrate.

Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale pe documente

Inregistrarea unei facturi de cumparare
Pentru a inregistra o factura de cumparare apasati butonul

Pentru detalii despre butoanele din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din documente
Observatie!!

O factura de cumparare se poate inregistra pe baza documentului Aviz de la furnizor. In acest
caz pe factura de cumparare nu se mai pot adauga decat articole de tip serviciu si nu se va mai
inregistra NIR.

Pentru informatii privind completarea datelor din antetul documentului cititi Informatii antet document
Pentru informatii privind completarea datelor in liniile documentului cititi Informatii linii document
Pentru informatii privind completarea datelor in subsolul documentului cititi Informatii subsol
document
Pentru informatii privind modul de sortare a datelor in liniile documentului cititi Modalitati de filtrare a
informatiilor.
Pentru informatii privind notele contabile cititi Note contabile

Nota de intrare receptie si constatare diferente (NIR)
Acest document se intocmeste pentru incarcarea stocului in gestiuni. Pentru un document se pot
intocmi unul, doua sau mai multe NIR-uri. Pe un NIR valoarea stocului poate fi crescuta prin repartizarea
de costuri aditionale.
Observatii!!

Articolele de tip serviciu nu vor fi preluate pe NIR ca articole distincte;
Costul serviciilor din factura de cumparare se poate repartiza in costul marfii prin apasarea
butonului Repartizare costuri;
La selectarea acestei optiuni programul deschide o fereastra care contine toate receptiile de stocuri
inregistrate anterior.

Inregistrarea receptiei unui document
Pentru a genera un NIR apasati butonul de pe documentele Factura de cumparare sau Aviz
furnizor.
Atentie!!

NIR-urile nu se pot edita direct. Aceste documente se pot edita doar din documentele Factura de
cumparare si Aviz de la furnizor


In receptia marfii se gasesc 6 sectiuni:
Antet

Status document pe acest document nu puteti modifica statusul. Acesta va fi intotdeauna acelasi
cu documentul de care este legat NIR-ul. (Ex: daca statusul unei facturi este valid
atunci statusul NIR-ului este valid. Daca utilizatorul modifica statusul facturii in
temporar atunci se va modifica implicit si statusul NIR-ului in temporar.)
Numar factura se completeaza de program;
Numar aviz se completeaza de program;
Partener se preia din documentul de baza;
Mijloc de transport - camp text, se completeaza de utilizator;
Nr factura de transport se preia numarul facturii de transport selectata in fereastra Repartizare
costuri


Linii document de baza

In aceasta sectiune se vor prelua din documentul de baza toate liniile documentului mai putin liniile care
contin articole de tip serviciu.
Atentie!!

Daca documentul de baza (factura) este introdus in valuta in Receptia marfii se vor prelua echivalentul
sumelor in RON

Cod articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.
document este suficient sa introduceti un cod nou si, daca acel cod nu exista in
baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.
Denumire articol - camp de tip lista populat cu datele completate in Nomenclatoare / Articole.
document este suficient sa introduceti o denumire noua si, daca acea denumire
nu exista in baza de date, programul va propune crearea unei fise noi de articol.
Cantitatea - valoarea se preia din documentul de baza
Cantitatea receptionata pe masura receptionarii marfii acest camp se va completa de catre program.
Deferenta - reprezinta cantitatea ramasa de receptionat. Se calculeaza ca diferenta dintre
Cantitate si Cantitate receptionata.
UM - unitatea de masura a articolului receptionat
Pret RON - pretul unitar preluat din documentul de baza
Transport RON - aceasta coloana se completeaza apasand butonul Repartizare costuri, alegand
in campul Cost optiunea Transport
Alte taxe - aceasta coloana se completeaza apasand butonul Repartizare costuri, alegand
in campul Cost optiunea Alte taxe sau editand direct in celula.
Valoare fara TVA RON este calculata de program. Formula de calcul este Cantitate x (Pret + Transport
+ Alte taxe).
TVA RON - Valoarea TVA aferente valorii fara TVA RON

Total RON - este calculat de program ca suma intre Valoarea fara TVA RON + TVA RON

Adaugarea document nou (NIR)

La un document (Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor) se pot intocmi unul, doua sau mai multe
NIR-uri.
Exemplu!!

Daca marfa achizitionata intra in trei gestiuni atunci va trebui sa faceti pentru fiecare gestiune cate un
NIR.
Exista si posibilitatea ca intrarea sa se faca intr-o singura gestiune si ulterior sa se faca transfer de marfa
catre fiecare gestiune in parte.
Pentru a adauga un NIR nou apasati butonul +
Detalii linii
Utilizatorul are posibilitatea de a prelua pentru un depozit partial cantitatea dintr-o linie sau doar
anumite linii din document. Informatiile care se pot completa in liniile unui NIR depind de tipul de
depozit selectat.
Pentru depozitele de tip en-gross se pot completa urmatoarele informatii

Pentru depozitele de tip en-detail pe langa informatiile completate pentru depozitul de tip en-gross mai
trebuiesc completate si urmatoarele informatii:

Comisia de receptie

Persoanele selectate in aceasta lista se completeaza in meniul Configurari / Parametrizare / Semnaturi
rapoarte Nota de intrare receptie
Totaluri document

Spre deosebire de totalul documentului de baza valoarea neta include transportul si alte taxe.
Aviz de la furnizor
Acest document se intocmeste pentru marfa care soseste de la furnizor doar cu aviz de expeditie fara a
avea si factura de cumparare atasata. In aceasta situatie receptia marfii se face in baza avizului urmand
ca inregistrarea facturii sa se faca in baza avizului de expeditie dat de furnizor fara a mai face o receptie.
Inregistrarea avizului de la furnizor se face similar cu Factura de cumparare.
Observatie!!

Pe un aviz de la furnizor nu se pot inregistra articole de tip servicii.
Pentru a inregistra transferul de la alte puncte de lucru utilizati partenerul avand codul INTERN.

Inregistrarea unui aviz de la furnizor
Pentru a inregistra o factura de cumparare apasati butonul

Pentru informatii privind completarea datelor in subsolul documentului cititi Informatii subsol
document
informatiilor.

4.2.2 Documente de iesire

- Factura de vanzare
- Aviz de expeditie
- Proforma
- Comanda de vanzare
- Bon fiscal
- Casa de marcat

Factura de vanzare

La selectarea acestei optiuni se deschide o fereastra care contine toate facturile de vanzare inregistrate
anterior.

Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente.
Inregistrarea unei facturi de vanzare

Observatii!!

Factura de vanzare se poate face direct sau in baza altui document: Aviz de expeditie, Comanda
vanzare, Proforma
Nu se pot selecta articole de tip stocabil intr-o factura daca nu este selectat un depozit in antetul
documentului;
Pe depozitele de tip en-detail nu este permisa facturarea pe stoc negativ chiar daca in
parametrarea societatii este bifata optiunea de facturare pe stoc negativ.


Pentru informatii privind subsolul unui document cititi Informatii subsol document
informatiilor.

Pentru informatii privind preluarea documentelor cititi Preluarea informatiilor dintr-un document in alt
document

Incasarea unei facturi


Daca incasarea facturii se face in numerar, la salvarea documentului, selectati din bara de actiuni
posibile optiunea Incasare cu chitanta

Se va deschide fereastra de incasare prin chitanta cu toate datele precompletate.

Daca doriti sa incasati mai putin decat contravaloarea facturii modificati suma de pe coloana incasare cu
valoarea dorita.

Observatii!!

Factura fiscala poate fi incasata prin operatiuni de casa (cash) sau prin operatiuni bancare (OP
sau efecte de incasare)
Daca doriti sa efectuati o incasare in cash, selectati documentul dorit in lista de facturi si apasati
butonul Incasare cu chitanta


Daca doriti sa efectuati incasarea prin operatiuni bancare accesati meniul Documente /
Trezorerie si utilizati optiunile Borderou Incasari/Plati
Daca primiti de la clienti CEC-uri sau Bilete la Ordin efectuati inregistrarea lor prin meniul
Trezorerie / Efecte de Incasat-Platit

Aviz de expeditie

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand avizele de expeditie introduse
anterior.
Acest document se intocmeste pentru marfa livrata fara factura de vanzare. In aceasta situatie marfa se
va scadea din stoc si se va genera nota contabila aferenta descarcarii de gestiune. Factura fiscala se va
intocmi in baza avizului de expeditie.
Modalitatea de inregistrare a avizului de expeditie este similara cu Factura de vanzare.
Observatii!!

Pe un aviz de expeditie nu se pot inregistra articole de tip servicii.
Pentru a inregistra un aviz de expeditie nefacturabil transferuri intre puncte de lucru folositi
partenerul avand codul INTERN

Inregistrarea unui aviz de expeditie

Observatii!!

Avizul de expeditie se poate face direct sau in baza altui document: Comanda vanzare sau
Proforma
Nu se pot selecta articole de tip servicii;


informatiilor.

document

Proforma
Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand facturile proforme introduse
anterior.

Factura proforma reprezinta documentul contabil justificativ pentru inregistrarea incasarilor pana la
emiterea facturii fiscale si eliberarea marfurilor.
Observatie!!

Acest document nu genereaza nota contabila, nu afecteaza stocul si nu inregistreaza partenerul
cu datorie.
Modalitatea de inregistrare a proformei este similara cu Factura de vanzare.

Inregistrarea unei facturi proforma
Observatie!!

Factura proforma se poate face direct sau in baza unei Comenzi


informatiilor.
document

Comanda de vanzare
Selectarea acestei optiuni are ca efect afisarea listei continand comenzile de vanzare introduse anterior.
Acest document se inregistreaza la primirea unei comenzi ferme de cumparare din partea unui client.
Comanda de vanzare nu genereaza nota contabila, nu afecteaza stocul si nu inregistreaza partenerul cu
datorie.
Modalitatea de inregistrare a comenzii de vanzare este similara cu Factura de vanzare.

Bonuri fiscale
Selectarea acestei optiuni are ca efect afisarea listei continand bonurile fiscale introduse prin Casa de
marcat.

Bonurile fiscale se intocmesc la vanzarea catre persoane fizice folosind casa de marcat. Bonul fiscal
validat scade stocul si genereaza nota contabila. In baza Bonului fiscal se poate genera o factura de
vanzare.
Atentie!!

Nu puteti adauga sau modifica un bon fiscal din aceasta fereastra.

Casa de marcat
Programul Ciel Simplu poate transmite informatile catre o casa de marcat daca aceasta este setata sa
lucreze in regim de Imprimanta Fiscala.
Pentru a accesa in program interfata pentru lucrul cu casa de marcat intrati in meniul Documente / Iesiri
/ Casa de marcat sau apasati butonul .
La accesarea acestor optiuni se va deschide urmatoarea fereastra:

In aceasta fereastra puteti alege unul din depozitele definite in meniul Nomenclatoare / Depozite.
Selectati gestiunea care va intereseaza si apasati butonul Alege. Se va deschide urmaotarea fereastra:

Modul de utilizare a interfetei cu casa de marcat

Adaugarea articolelor
In aceasta intergata se pot folosi:
Monitor touch-screen
Emulator de tastatura cititorul de coduri de bara atasat la unitatea calculatorului
Mouse
Tastatura
In campul Cod de bare completati codul de bare a produsului pe care doriti sa il vindeti.
Observatie!!

Nu este obligatoriu ca toate articolele definite in baza de date sa aiba cod de bare
Recomandarea Ciel Romania este sa utilizati un emulator de tastatura cititorul de coduri de
bare atasat la unitate.
In cazul utilizarii emulatorului de tastatura, setati dispozitivul sa execute ENTER dupa fiecare
scanare.


Pentru a adauga un articol scanati codul de bare de pe eticheta produsului sau apasati pe lupa. Daca nu
utilizati un emulator de tastatura atunci puteti apasa butonul pe monitor (daca utilizati un touch-
screen) sau dand click cu mouse-ul.
In aceasta situatie se va deschide urmaotarea lista de articole

Selectia se face apasand sau dand click cu mouse-ul pe articolul dorit si apoi butomul Enter sau tasta
enter de la tastatura.

Observatie!!

Este obligatoriu ca articolele care apar in aceasta lista sa aiba preturi de vanzare cu TVA
declarat;
In lista apar atat articole stocabile cat si servicii;

Pe masura ce se vor adauga articole, informatiile vor fi afisate in lista:

Campul Cantitate este completat implicit cu valoarea 1. Daca doriti sa vindeti doua sau mai multe unitati
dintr-un produs, inainte de a scana sau selecta un produs apasati butonul X CANTITATEA, modificati
cantitatea dorita utilizand tastatura numerica afisata pe ecran si apoi apasati butonul ENTER.

Incasarea
Observatie!!

Dupa ce ati adaugat articolele in lista nu puteti valida bonul fiscal daca valoarea ramasa de
incasat este mai mare ca zero.
Incasarea unui Bon fiscal se poate face prin trei moduri:
- Incasare tichete
Pentru a efectua o incasare cu tichete (de masa, cadou, etc.) apasati butonul .
Pentru a selecta un tichet apasati pe lupa si selectati tipul de tichet dorit, apoi apasati butonul
ENTER.
Obsevatie!!

In prealabil trebuie sa definiti tichetele acceptate de societatea Dvs in meniu Nomenclatoare /
Tichete.


Atentie!!

Daca valoarea incasata prin tichete este mai mare decat valoarea bonului fiscal programul nu va calcula
rest de plata.

- Incasare numerar
Pentru a efectua o incasare in numerar apasati butonul . In partea stanga sus a ferestrei
introduceti de la tastatura numerica de pe monitor suma dorita.

Observatie!!

Daca inanitea incasarii in numerar se face o incasare prin tichete atunci suma incasata in
numerar se va adauga la suma incasata prin tichete.
In cazul in care suma incasata prin tichete plus suma incasata numerar este mai mare decat
valoarea bonului programul va calcula rest de plata. Pentru suma in numerar incasata.

In cazul in care incasarea unui bon se face prin tichete si numerar atunci valorile afisate pe ecran vor fi
urmatarele:

- Incasare prin card
Pentru a efectua o incasare prin intermediul unui card bancar apasati butonul
In partea stanga sus a ferestrei se va completa suma ramasa de incasat.
Observatie!!

Incasare card este ultima operatie de incasare care se efectueaza pe un bon. Intotdeauna in
urma unei incasari prin card suma ramasa de incasat si restul de plata vor fi zero.

Butoane functionale:
ANULARE BON - anuleaza toate operatiile efectuate pe un bon. Se vor sterge toate incasarile
efectuate si toate articolele introduse pe bon.
ANULARE ARTICOL - sterge articolul selectat din lista
ANULARE INCASARE - sterge toate incasarile efectuate pe un bon;
X CANTIATEA permite modificarea campului cantitate pentru numarul de articole vandute si
pentru numarul de tichete incasate.
VALIDARE - salveaza bonul in baza de date si permite inregisrtarea unui nou bon.

4.2.3 Documente interne

Bon de consum
Transfer intre depozite
Nota de predare primire
Inventar
Proces verbal de constatare diferente
Proces verbal de modificare pret
Preluare stocuri initiale

Bon de consum

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand bonurile de consum introduse
anterior.
Observatii!!

Bonul de consum se intocmeste pentru articolele consumate in cadrul societatii.
Aceste documente afecteaza stocul si genereaza nota contabila.

Pentru detalii privind introducerea unui Bon de consum cititi Inregistrarea bonului de consum.
Inregistrarea bonului de consum

Pentru a inregistra un Bon de consum accesati meniul Documente / Interne / Bon de consum.

Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un Bon de consum sunt urmatorii:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele bonului de
consum;

Completati depozitul din care doriti sa descarcati produsele stocabile. Nu puteti selecta depozite
de tip global-valoric
Observatie!!


Exemplu!!


Nu puteti adauga articole de tip serviciu


ATENTIE!!

La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de iesire. Pretul de descarcare se va calcula in
functie de metoda de descarcare a gestiunii si de tipul depozitului din care se descarca marfa. Pentru a
vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.


Exemplu!!

de jos a ferestrei.

informatiilor.

Exemple calcul pret descarcare pentru bonul de consum

Daca metoda de descarcare de gestiune selectata este FIFO atunci preturile de descarcare vor fi afisate
in functie de intrarile in stoc. Pentru mai multe informatii cititi Setari stocuri

Daca metoda de descarcare de gestiune selectata este CMP atunci pretul de descarcare afisat va fi
calculat ca medie ponderata a preturilor de achizitie pentru stocul existent al articolului selectat. Pentru
mai multe informatii cititi Setari stocuri


Daca gestiunea selectata este de tip en-detail atunci descarcarea de gestiune se va face la pret de
vanzare cu TVA inclus.


Transfer intre depozite

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand notele de transfer introduse anterior.
Prin intermediul acestui document se realizeaza transferul unui articol dintr-un depozit de tip en-gross in
alt depozit de tip en-gross. Tot prin intermediul acestui document se poate transfera o cantitate
aferenta unui articol de pe un sablon articol in alt sablon articol. Acest document afecteaza atat
depozitul sursa cat si depozitul destinatie descarcand si respectiv, incarcand stocul. Acest document
genereaza nota contabila.
Exemplu!!

Prin documentul Transfer intre depozite puteti transforma/transfera pentru un cod de articol cantitatea
din stoc de materii prime in stoc de marfa.

Mod de lucru:

Daca doriti sa transferati marfa in urmatoarele situatii:
- Depozit en-gross depozit en-detail (depozit - magazin)
- Depozit en-detail depozit en-detail (magazin magazin)
- Depozit en-detail deozit en-gross (magazin depozit)

Puteti folosi documentele Aviz de expeditie si Aviz de la furnizor pentru care folositi ca partener
entitatea avand codul INTERN din nomenclatorul de parteneri.

Pentru detalii privind introducerea unei Note de transfer cititi Inregistrarea notei de transfer

Inregistrarea notei de transfer


Pentru a inregistra un transfer intre depozite accesati meniul Documente / Interne / Transfer intre
depozite.
Pasii care trebuiesc urmati pentru a inregistra in sistem un transfer intre depozite sunt urmatorii:
Apasati butonul Adauga. Se va deschide o fereastra in care puteti introduce datele notei de
transfer;

Completati depozitul sursa si depozitul destinatie. Daca nu sunt deja introduse in sistem puteti
introduce denumirea depozitului in campul aferent si programul va propune crearea unui
depozit nou;
Observatie!!



Exemplu!!

Puteti vizualiza stocurile atat pentru Depozitul sursa cat si pentru Depozitul destinatie

de jos a ferestrei.
Observatii!!

Acest document se intocmeste doar pentru transferul articolelor dintr-un depozit de tip en-gross
in alt depozit de tip en-gross.
Prin acest document puteti transfera cantitati in cadrul aceluiasi depozit modificand sablonul de
articol.
Exemplu!!

Puteti folosi aceasta optiune pentru a transforma materia prima in marfa

Pentru transferul din/in alte tipuri de depozite va sugeram sa folositi avizele de expeditie de la
documentele de intrare si iesire utilizand partenerul cu codul INTERN;
Valoarea de transfer (la pretul de cost) se poate vizualiza dupa salvarea documentului.

ATENTIE!!

La inregistrarea documentului nu puteti edita pret de transfer. Transferul se va realiza la pretul de
descarcare a gestiunii. Pentru a vizualiza preturile de descarcare listati sau redeschideti documentul.

Exemplu!!


informatiilor.

Nota de predare-primire

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand notele de predare-primire introduse
anterior.

Observatii!!

Acest document se intocmeste in situatia unui proces de fabricatie.
In liniile unei note de predare-primire se pot selecta doar articole de tip produs finit.
Preturile completate pentru articolele selectate in acest document vor fi introduse de utilizatori
in urma unor calcule de cost prealabile.
Pretul completat pe acest document va sta la baza descarcarii de gestiune la iesirea din stoc a
produselor selectate.

Validarea acestui document are efect asupra stocului si va genera nota contabila.
Pentu detalii despre butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din lista de
documente
Pentru detalii privind introducerea unei Note de predare-primire cititi Inregistrare nota de predare-
primire


Inregistrare nota de predare-primire

Pentru a inregistra o nota de predare-primire apasati butonul Adauga

informatiilor.
Inventar

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea listei continand inventarele introduse anterior.
Acest document se intocmeste pentru inventarierea stocului existent. Nu are o influenta directa asupra
gestiunii cantitativ-valorice decat daca in baza lui se intocmeste Proces verbal constatare diferente.
Documentul Inventar nu genereaza nota contabila.

Observatie!!

Daca un inventar are bifata coloana Stoc initial inseamna ca acel document a fost introdus
pentru preluarea stocului initial aferent depozitul afisat.
Daca in baza inventarului s-a intocmit Proces verbal de constatare diferente, numarul acestuia
este afisat in lista pe coloana aferenta.

Pentru detalii privind introducerea unui inventar cititi Inregistrarea inventarului

Inregistrarea inventarului


informatiilor.

Observatii!!

Inventarul se inregistreaza separat pentru fiecare depozit.
Dupa selectarea depozitului la apasarea butonului Generare lista articole se vor adauga in grid
cate o linie pentru fiecare articol existent in depozitul selectat.
Daca doriti adaugarea de noi linii folositi butonul +.

Atentie!!

Daca stocul faptic este mai mic decat stocul scriptic atunci pretul de achizitie va fi calculat in functie de
metoda de descarcare de gestiune selectata in configurarea societatii.

Daca stocul faptic este mai mare decat stocul scriptic atunci pretul de achizitie afisat va fi ultimul pret de
achizitie pentru articolul selectat. Acest pret poate fi modificat de catre utilizator. Daca nu exista o
achizitie anterioara pretul afisat va fi zero.

Observatie!!

Pentru ca diferentele in plus sau in minus sa fie inregistrate in program, atunci pe baza
inventarului curent trebuie inregistrat documentul Proces verbal constatare diferente.

Atentie!!

Nu se poate face inventariere pentru articole de tip servicii.


Proces-verbal constatare diferente
Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei liste cu procesele verbale constatare diferente

Acest document se intocmeste pentru inregistrarea in baza de date a diferentelor in plus sau in minus
rezultate in urma procesului de inventariere.
Observatii!!

Nu se poate inregistra un proces verbal de constatare diferente decat in baza unui document de
Inventar.
La generarea procesului verbal constatare diferente vor fi preluate dint-un document de
inventar doar acele linii pentru care se gasesc diferente in plus sau in minus.
Pentru a genera procesul verbal apasati butonul aflat pe documentul Inventar sau in antetul
listei cu documentele de inventar inregistrate.


informatiilor.

Proces verbal modificare pret

Selectarea acestei optiuni are ca efect deschiderea unei liste cu procesele verbale de modificare preturi

Observatie!!

Acest document se poate inregistra numai pentru depozite tip en-detail (magazine).
Prin intermediul acestui document puteti creste sau diminua pretul de vanzare pentru produsele
la raft (pret cu TVA inclus).


Inregistrarea unui proces verbal modificare pret

Observatie!!

Cu ajutorul butonului puteti mari pe toate liniile documentului sau micsora pe toate
liniile documentului pretul nou de vanzare cu un anumit procent.

La adaugarea liniilor in document se va deschide o fereastra in care se pot selecta articolele pentru care
se doreste modificarea pretului de vanzare.

In fereastra de mai sus se pot selecta unul sau mai multe articole. Daca la un articol exista intrari in
depozitul selectat pe mai multe sabloane atunci in document se vor adauga cate o linie pentru fiecare
sablon de articol.
La stergerea unei linii se vor sterge toate liniile care au acelasi cod de articol.

informatiilor.

Stocuri initale
La apelarea acestei optiuni de deschide o fereastra ce contine toate documentele de stoc initial
introduse anterior.

Acest document se introduce pentru preluarea stocurilor initiale la inceperea lucrului in program.
Observatie!!

Nu puteti introduce decat un singur document de stoc initial pentru un depozit;
Nu puteti introduce un document de stoc initial daca aveti inregistrate documente cu data
anterioara;
Dupa inregistrarea unui document de preluare stocuri initiale pentru o gestiune nu mai puteti
introduce documente cu data anterioara;

Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale din lista
documente.
Pentru detalii privind introducerea unui inventar cititi Inregistrarea inventarului
Inregistrarea unui document de preluare stocuri initiale
La apasarea butonului Adauga se va deschide o lista cu toate depozitele pentru care nu s-au introdus
stocurile initiale.

Observatii!!

Depozitele pentru care s-a inregistrat un document de preluare de stoc vor disparea din aceasta

lista.

Pentru a selecta un depozit dati dublu click pe linia dorita sau apasati butonul

In meniul Nomenclatoare/Depozite aveti posibilitatea de a defini 3 tipuri de gestiuni:
Tip En-gross evidenta cantitativ-valorica la pret de achizitie
Tip En-detail evidenta cantitativ-valorica la pret de vanzare cu TVA inclus prin intermediu casei
de marcat conectata la program
Tip Global-valorica evidenta valorica cu descarcare de gestiune in functie de coeficientul K

Observatie!!

Pentru a incarca lista cu toate articolele de tip stoc si produs finit definite in nomenclatoare
apasati butonul Generare lista articole
Aveti posibilitatea de a sterge din liniile generate sau sa adaugati linii noi

Preluare stocuri initiale pentru gestiune de tip en-gross

In aceasta situatie, indiferent de metoda de descarcare de gestiune, uitilizatorul va introduce o singura
linie pentru fiecare cod si sablon de articol continand cantitatea si pretul mediu.

Preluare stocuri initiale pentru depozite de tip en-detail
In aceasta situatie trebuie declarat pretul de vanzare la raft. Programul va calcula valoarea adaosului
comercial in functie de pretul de achizitie valoarea de achizitie in functie de valoarea adaosului
comercial declarat.

Preluare valoare stocuri initial
In aceasta situatie se va face o preluare valorica a stocurile existente in magazin

informatiilor.

4.2.4 Documente de trezorerie

- Efecte de incasat-platit
- Incasare zilnica
- Borderou incasari/plati
- Chitanta

Efecte de incasat-platit

Efectele de incasat sau efectele de platit sunt reprezentate de CEC-uri, Bilete la Ordin sau alte
documente care le puteti defini in meniul Configurari / Parametrizare / Trezorerie. Aceste documente se
inregistreaza de regula pentru stingerea soldului unui document.
La selectarea acestei optiuni se deschide o fereastra continand toate efectele inregistrate anterior.

Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente
Pentru a inregistra un efect apasati butonul Adauga

Inregistrare efect

Tip document trezorerie in acest camp aveti posibilitatea de a selecta ce efect urmeaza sa
inregistrati. Informatiile din lista de optiuni se pot configura in meniul
Configurari / Parametrizare / Trezorerie.

Tip tranzactie - in acest camp puteti selecta tipul tranzactiei care doriti sa o inregistrati:
incasare sau plata.
Exemplu:

Daca doriti sa inregistrati incasarea unui CEC de la un client la tip tranzactie selectati Incasare

Cont trezorerie in acest camp puteti alege unul din conturile definite in parametrizarea
societatii, in functie de efectul si tranzactia selectata.
Banca - in program gasiti preconfigurate principalele banci din Romania. Daca
doriti sa adaugati o banca noua editati in acest camp denumirea.
Cont contabil - puteti selecta unul din conturile asociate bancii selectate. Daca nu aveti
cont definit pentru aceasta banca il puteti adauga din aceasta fereastra.
Partener - se poate selecta un partener din lista de parteneri sau se poate adauga
un partener nou
CIF - in acest camp se va completa automat codul fiscal din fisa partenerului
selectat.

In sectiunea Linii document
Document incasat/platit - in functie de tipul tranzactiei in aceasta coloana se poate selecta o
factura de vazare sau o factura de cumparare. Campul nu este
obligatoriu de completat. In lista de documente se gasesc facturile
introduce anterior.
Cont - daca este selectat un document de incasat/platit atunci in acest camp se
va completa automat contul de partener din documentul selectat. Daca
nu este selectat un document atunci se va putea alege un cont din
sablonul de partener.
Incasari/Plati - campul se completeaza cu valoarea documentului selectat. Daca nu se
selecteaza un document in campul Document incasat/platit atunci
utilizatorul va putea introduce orice valoare mai mare ca zero.
Observatie!!

Inregistrarea unui efect in baza unei facturi are ca efect stingerea/diminuarea soldului facturii
respective cu valoarea efectului inregistrat.


Exemplu!!

Se inregistreaza o factura de vanzare in valoare totala de 95,48 lei.

Se inregistreaza un efect de plata (CEC) pentru o incasare partiala a facturii in valoare de 20 lei

Se observa ca soldul facturii a fost diminuat cu valoarea efectului inregistrat:

Incasare zilnica

Acest document se introduce numai pentru depozitele de tip en-detail global-valorice si are rol de a
inregistra Z-urile caselor de marcat si de a efectua descarcarea de gestiune valorica.
La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate incasarile inregistrate
anterior.


Pentru detalii privind butoanele functionale din aceasta fereastra cititi Butoane functionale documente

Observatie!!

La inregistrarea NIR-ului intr-un depozit de tip en-detail global-valoric se va declara cota de TVA
la vanzare precum si valoarea marfii la pret de vanzare.
Incasarea zilnica se introduce pe cote de TVA.
La introducerea unei incasari se va efectua si descarcarea de gestiune valorica in functie de
coeficientul K.
Nu puteti incasa pe o cota de TVA o suma mai mare decat cea decalarata in NIR-uri.

Inregistrare incasare zilnica (Z)

Pentru a introduce Z-ul casei de marcat trebuie selectata gestiunea (magazinul) pentru care se introduce
incasarea precum si contul de trezorerie prin care se face incasarea.
Incasarile pot fi de doua feluri:
- Incasari din vanzari produse stocabile

- Incasari din vanzari servicii
In cazul Incasarilor din vanzari produse stocabile programul va face o verificare a valorii stocului in
functie de cota de TVA. La salvarea documentului se va efectua o descarcare de gestiune valorica in
functie de coeficientul K respectand formula:

Unde
TSC = Total sold creditor
TSD = Total sold debitor

In cazul Incasarilor din vanzari servicii nu se va efectua o verificare a valorii stocului si nici o descarcare
de gestiune.

Borderou incasari/plati

Acest document inregistreaza orice tranzactie prin casa sau banca , incasari sau plati. Cu acest document
aveti posibilitatea de a incasa sau plati o factura, sa stingeti un efect de plata sau pur si simplu sa
inregistrati o tranzactie bancara sau cash direct fara nici o legatura cu un alt document.
La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate tranzactiile bancare sau
cash inregistrate anterior.

Pentru a inregistra un document nou apasati butonul Adauga
Pentru detalii privind butoanele din antetul listei cititi Butoane functionale din lista documente

Inregistrarea Borderoului

In primul rand la intrarea in fereastra trebuie sa alegeti tipul tranzactiei care doriti sa o inregistrati:
introducerea unui extras de cont sau a unor inregistrari prin casa.
Exemplu!!

Daca selectati Extras cont atunci veti putea selecta banca si contul pentru care se introduce
extrasul.

Daca selectati Registru casa atunci veti putea selecta casa si contul de casa pentru care
introduceti inregistrarile.


Observatie!!

Daca nu aveti definite in nomenclatoare conturi de casa sau banca puteti face acest lucru direct
din fereastra de introducere a borderoului.

Informatii din sectiunea Linii document

Numar document incasare/plata - in acest camp se introduce numarul documentului cu care se
efectueaza incasarea sau plata. Acest camp este obligatoriu de
completat.
Exemplu:

Daca platiti o factura de cumparare prin casa (in numerar) in acest camp introduceti numarul chitantei
primite de la furnizor.

Partener - daca tranzactia inregistrata are un partener (Ex: plata unui
furnizor), in acest camp selectati din lista furnizorul dorit. Acest
camp nu este obligatoriu de introdus.
Observatie!!

Daca nu selectati un partener atunci campurile Tip document si Nr document nu se pot
completa.
In acest fel puteti inregistra tranzactii gen: depunere numerar in banca, comisioane bancare, etc


Tip document - contine o lista cu documentele care se pot incasa sau plati. In
functie de documentul selectat suma introdusa se va completa
in coloane Incasare sau Plata
Numar document de incasat/platit - in functie de partenerul si de tipul de document selectat in acest
camp se va putea selecta o factura de vanzare sau cumparare
introdusa anterior.
Cont - in acest camp se poate selecta un cont din planul de conturi.
Daca ati selectat un document ce urmeaza a fi incasat sau platit
atunci in campul Cont va fi completat automat contul de
partener din documentul selectat.
Exemple!!

Situatia 1
Campurile Tip document si Numar document sunt completate:

In aceasta situatie campul Cont este completat si nu se poate modifica

Situatia 2
Campurile Tip document si Numar document nu sunt completate:

In aceasta situatie in campul Cont se poate selecta un cont din planul de conturi.

Observatie!!

Conform Situatiei 2 se poate inregistra un bon de combustibil.


Incasari / Plati - in aceste campuri se introduc sumele aferente incasarilor sau
platilor efectuate. Daca sunt completate campurile Partener, Tip
document, Numar document de incasat/platit, campurile
Incasat sau platit se vor completa automat cu valoarea soldului
documentului selectat. Valoarea poate fi modificata.

Observatii!!

In Borderoul de incasari si plati se pot selecta atat documente cu solduri pozitive cat si
documente cu solduri negative (facturi de storno)
Selectand in Borderoul de incasari/Plati si documentele de storno reglati soldul partenerului.

Optiune TVA, Cota TVA, Valoare TVA, Valoare fara TVA
Aceste campuri devin active doar daca Tip document si Nr. document incasat/platit raman
necompletate.
Observatii!!

Daca se completeaza campurile Optiune TVA si Cota TVA atunci se vor completa de catre
program campurile Valoare TVA si Valoare fara TVA
Nota contabila generata pentru incasarea sau plata inregistrata cu Optiuni si Cota de TVA va
contine si o linie de TVA.

Exemplu!!
Inregistrarea unui bon de combustibil de la furnizorul ALPHA.

Inregistrarea va fi urmatoarea:

Nota contabila generata pe baza acestei inregistrari va fi urmatoarea:

Pentru informatii privind butonul Preluare document cititi Preluarea in documente de trezorerie

Chitanta
Acest document inregistreaza strict incasarile in numerar pe baza unor facturi fiscale sau a unor facturi
proforma. De asemenea incasarea cu chitanta se poate face direct de la un partener fara un document
de baza.
La selectarea acestei optiuni programul va deschide o fereastra continand toate tranzactiile bancare sau
cash inregistrate anterior.

Pentru a inregistra un document nou apasati butonul Adauga

Pentru detalii privind butoanele din antetul listei cititi Butoane functionale din lista documente

Inregistrare chitanta
Pentru a inregistra incasarea unei facturi fiscale sau a unei facturi proforma aveti trei posibilitati:
a. In lista de documente (chitante) din meniul Documente / Trezorerie / Chitanta apasati butonul
adauga
b. In lista de documente (Facturi vanzare sau Proforme) selectati documentul dorit si apasati
butonul
c. La salvarea unei facturi din bara de actiuni posibile alegeti optiunea Incasare cu chitanta


Oricare din cele trei optiuni alegeti se va deschide urmatoarea fereastra:

Daca se opteaza pentru variantele b si c atunci fereastra va fi prepopulata cu datele din factura fiscala
sau factura proforma.
Pentru detalii privind butonul Preluare document cititi Preluare in documente de trezorerie

4.2.5 Note contabile

- Note contabile
- Detalii note contabile

Notele contabile inregistrate in program pot fi vizualizate in doua moduri: o forma centralizata si o
forma detaliata.

Note contabile

In acesta fereastra puteti vizualiza intr-o forma centralizata toate notele contabile generate automat sau
introduse manual in aceasta aplicatie.

Notele vizualizate pot proveni din documentele inregistrate prin meniul Documente / Intrari, Iesiri,
Interne, Trezorerie sau introduse manual in meniul Documente / Note Contabile
ATENTIE!!

Modificarea unei note contabile generate automat pe baza unui document inregistrat in program (ex:
Factura vanzare) presupune modificare informatiilor din documentul inregistrat.

Nr. inreg. reprezinta numarul alocat automat fiecarei inregistrari din program. Acest
numar difera de numarul documentului inregistrat.
Tip grila acest camp indica provenienta notei contabile inregistrate. In acest camp pot sa
apara urmatoarele elemente:
Note contabile semnifica faptul ca inregistrarea a fost facuta manual prin fereastra de
introducere note contabile;
Inchideri semnifica faptul ca inregistrarea a fost generata automat prin
procedurile de inchidere TVA sau inchidere luna;
Documente semnifica faptul ca nota contabila provine de la un document inregistrat
prin una din optiunile Intrari, Iesiri, Interne sau Trezorerie
Tip inregistrare acest camp indica felul notei contabile inregistrate. In acest camp pot sa apara
urmatoarele elemente:
Intrari semnifica faptul ca nota contabila este generata automat si provine
dintr-un document de intrare (Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor)
Iesiri semnifica faptul ca nota contabila este generata automat si provine
dintr-un document de iesire (Factura de vanzare sau Aviz de expeditie)
Interne semnifica faptul ca nota contabila este generata automat si povine
dintr-un document intern (Bon consum, Nota de predare-primire, etc)
Trezorerie semnifica faptul ca nota contabila este generata automat si provine
dintr-un document de trezorerie (Chitanta, Borderou de Incasari/Plati, etc)

Cumparare semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la o achizitie (servicii sau produse). Inregistrarile de acest tip se vor face pe
jurnale de tip cumparare (JC) si vor aparea in raportul Jurnal de cumparari.
Vanzare semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la o vanzare (servicii sau produse). Inregistrarile de acest tip se vor face pe
jurnale de tip vanzare (JV) si vor aparea in raportul Jurnal de vanzari.
Casa semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la o tranzactie (incasare, plata, etc) prin casa. Inregistrarile de acest tip se vor
face pe jurnale de tip casa (RC) si vor aparea in raportul Registru de casa.
Banca semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la o tranzactie (incasare, plata, etc) prin banca. Inregistrarile de acest tip se vor
face pe jurnale de tip banca (JB).
Bon fiscal semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la inregistrarea unui bon fiscal. Inregistrarile de acest tip se fac pe registru de
casa (cod RC) vor apare in jurnalele de vanzari si cumparari dar nu vor aparea in Declaratia
394.
Exemplu!!
Inregistrarea notei contabile a unui Bon fiscal

Decont - semnifica faptul ca nota se refera la platile efectuate catre furnizori din
contul 542 - Avansuri de trezorerie.
Observatie!!

Particularitatea acestui tip de inregistrare consta in faptul ca se vor activa simultan coloanele
Partener pentru a introduce furnizorul si Angajat pentru a introduce angajatul pentru care se

introduce decontul.

Amortizari semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la inregistrarea cheltuielii cu amortizarea mijloacelor fixe. Inregistrarile de acest
tip se vor face pe jurnale de tip operatiuni diverse (OD).
Salarii semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala
si se refera la inregistrarea notei contabile de salarii. Inregistrarile de acest tip se vor face pe
jurnale de tip operatiuni diverse (OD).
Diverse semnifica faptul ca nota contabila provine dintr-o inregistrare manuala.
Inregistrarile de acest tip se vor face pe jurnale de tip operatiuni diverse (OD). O inregistrare
de acest tip poate face referire la orice tip de note contabile. Aceste tipuri de inregistrari nu
vor aparea in rapoarte ca Jurnal vanzare, Jurnal cumparare, Registru casa, D394
Luna semnifica faptul ca nota contabila este generata automat si provine din
procedura de inchidere de luna. Inregistrarile de acest tip se vor face pe jurnale de tip
inchidere (JIN).
TVA semnifica faptul ca nota contabila este generata automat si provine din
procedura de inchidere de TVA. Inregistrarile de acest tip se vor face pe jurnale de tip
inchidere (JIN).
Sold initial aceste tipuri de note se introduc la inceperea lucrului cu programul in
cazul in care societatea pentru care se introduc date are un istoric contabil. Aceste note vor
fi luate in considerare la calcularea soldurilor initiale in rapoartele contabile.
Observatii!!

Nota contabila de sold initial nu poate avea alta data decat 1 ianuarie. Anul poate fi selectat de
operator;
Nu se permite validarea unei note de sold initial daca exista inregistrari cu data anterioara datei
de introducere a soldului initial;
Soldul initial se introduce o singura data la inceperea lucrului in program. Pentru exercitiile
urmatoare programul va considera implicit sold initial soldul de la data 31 decembrie a
exercitiului anterior;
Daca se lucreaza cu mai multe valute se va introduce o nota de sold initial pentru fiecare valuta
in parte;
Fiecare cont in parte din nota de sold initial va avea corespondent contul 891;

Atentie!!

Nu confundati nota de Sold initial cu documentul de Stoc initial
Sold initial = soldul conturilor contabile la inceputul unui exercitiu financiar;
Stoc initial = stocul cantitativ valoric existent in depozit la momentul crearii acestuia;


Data reprezinta data documentului inregistrat. Inregistrarea va afecta
raportarile in functie de aceasta data.
Numar reprezinta numarul documentului in cazul inregistrarilor generate
automat si numarul notei contabile pentru notele inregistrate manual.
Suma reprezinta suma cu tot cu TVA a notei contabile.
Atentie!!

Suma este rezultatul adunarii matematic a valorilor de pe coloana Suma din nota contabila generata. In
cazul notelor aferente facturilor de vanzare ce contin si nota descarcarea de gestiune suma contine pe
langa valoarea cu tot cu TVA si valoarea aferenta descarcarii de gestiune.

Observatii reprezinta explicatiile generale ale notei contabile.

Daca doriti sa vizualizati detaliile notei dorite apasati butonul Afiseaza detalii aflat deasupra tabelului.

Pentru informatii despre butoanele functionale accesati Butoane functionale pe documente

Inregistrarea notei contabile


Atentie!!

Va recomandam sa folositi documentele pentru generarea automata a notelor contabile. Aceasta
fereastra a fost conceputa pentru a va permite sa inregistrati in acest program si alte tipuri de note
contabile decat cele care se pot genera automat din sistem.

Observatie!!

In functie de tipul de nota contabila selectata, pentru a limita posibilitatile de afisare eronata a
datelor in rapoarte sistemul este conceput sa atentioneze sau chiar sa limiteze introducerea
notelor contabile daca nu sunt indeplinite anumite criterii. Iata cateva exemple:
Nu ati introdus nici o linie in nota contabila dar apasati butonul Salveaza;
Ati ales un tip de nota de cumparare sau vanzare dar nu folositi in inregistrare nici un
cont de partener;
Ati ales un cont de partener (ex: 4111) dar nu ati selectat partenerul;
Folositi un cont de TVA deductibil intr-o nota inregistrare de tip vanzare. etc

Pentru a inregistra manual o nota contabila apasati butonul

Observatii!!

Puteti introduce note contabile si pentru alte tipuri de tranzactii decat cele care se pot genera
automat din acest program;
Puteti introduce note contabile echivalente cu cele care se genereaza automat din acest

program.
Nu puteti introduce o nota contabila pe doua tipuri de jurnale diferite;

ATENTIE!!

Exista posibilitatea ca o nota contabila generata automat de program sa fie generata pe doua sau mai
multe tipuri de jurnale diferite.

Pentru a evita introducerea unor informatii pe care sistemul informatic sa nu le poata prelucra
in aceasta fereastra au fost introduse o serie de limitari.

Tip inregistrare camp obligatoriu de completat. La deschiderea ferestrei se va completa implicit
ultima optiune folosita. In functie de optiunea aleasa se poate utiliza un tip de
jurnal:
Ti p i nregi strare Ti p jurnal uti l i zat
Cumparare Cumparari
Vanzare Vanzari
Casa Casa
Banca Banca
Bon fi scal Casa
Decont Operati uni di verse
Amorti zari Operati uni di verse
Sal ari i Operati uni di verse
Di verse Operati uni di verse
Sol d i ni ti al Sol d i ni ti al

Numar acesta este numarul notei contabile inregistrate. Pentru a aloca automat acelasi
numar pe toate liniile inregistrarii apasati semnul situat in partea dreapta a
campului. Acest camp este obligatoriu de completat.
Observatii!!

Aveti posibilitatea de a inregistra mai multe documente cu numere diferite in aceeasi nota
contabila.

Data data de inregistrare a documentului;
Moneda - moneda in care se inregistreaza documentul
Curs programul memoreaza pentru fiecare document cursul valutar. Daca folositi in
tranzactie cursul BNR si aveti conexiune la internet puteti face actualizarea
automata a cursului valutar pentru moneda selectata in functie de data

documentului. Pentru a realiza acest lucru apasati pe semnul situat in
partea dreapta a campului.
Tip jurnal - camp nemodificabil de utilizator. Tipul de jurnal este selectat automat in functie
de tipul de inregistrare selectata.
Numar document - reprezinta numarul documentului inregistrat. Daca inregistrati mai multe
documente in aceeasi nota contabila aveti grija sa modificati si numarul de
document. In functie de aceasta informatie se vor face separarea documentelor
in jurnalele de vanzare sau cumparare.
Cont debit - contul debitor al inregistrarii. Acest camp poate contine unele limitari in functie
de tipul de inregistrare selectat.
Titlu cont - denumirea contului debitor selectat.
Cont credit - contul creditor al inregistrarii. Acest camp poate contine unele limitari in functie
de tipul de inregistrare selectat.
Titlu cont - denumirea contului debitor selectat.
Suma - valoarea din linia notei (baza sau TVA) in functie de moneda selectata.
Explicatie - explicatia notei contabile
Partener - in cazul selectarii pe linie a unui cont de partener sau a contului de avansuri de
trezorerie este obligatoriu sa selectati un partener sau angajat. Daca
partenerul/angajatul dorit nu exista in baza de date puteti crea unul nou direct
din acest camp.
Observatie!!

In cazul unei note contabile de tip Decont 401 = 542 se vor activa simultan campurile de
partener si angajat.

CIF / CNP - camp needitabil de catre utilizator. Informatia se preia automat, dupa caz, din
fisa de partener sau din fisa de angajat.
Data scadenta - acest camp se completeaza implicit cu valoarea din campul Data. In cazul in care
introduceti note contabile aferente unor facturi de vanzare sau de cumparare si
doriti sa urmariti scadenta acestora atunci trebuie sa completati data scadenta
reala a documentului.

Optiune TVA - in functie de optiunea selectata informatiile din inregistrarea curenta vor fi
pozitionate pe anumite coloane din jurnalele de vanzari sau cumparari. Pentru
mai multe informatii cititi Configurari / Parametrizare / TVA Cote si Optiuni
Cota de TVA - in functie de nota contabila inregistrata selectati una din cotele de TVA din lista.
Observatie!!

Optiunile de TVA si Cotele de TVA sunt informatii obligatorii de completat pentru inregistrari de
tip Cumparari, Vanzari si Bon fiscal.

Total acest camp nu este editabil de catre utilizator. Valoarea din acest camp este
egala cu totalul coloanei Suma

Detalii note contabile

In aceasta fereastra aveti posibilitatea sa vizualizati in detaliu toate notele contabile generate de
program sau inregistrate de dumneavoastra manual.

Observatii!!

Pentru o vizualizare optima a notelor acestea sunt diferentiate intre ele prin culori diferite;
Puteti adauga o noua inregistrare din aceasta fereastra apasand butonul Adauga;
Puteti exporta in excel toate inregistrarile din aceasta fereastra;
Puteti filtra informatiile din aceasta fereastra simultan pe toate coloanele;


4.3 PRELUCRARI

Descarcare de gestiune
Inchidere TVA
Inchidere luna

4.3.1 Descarcare de gestiune

Prin intermediul acestei optiuni aveti posibilitatea de a genera atinci cand e cazul descrcarile de gestiune
pentru fiecare depozit in parte si de a inchide si securiza anumite perioade de timp.

Observatii!!

Perioadele de timp nu sunt fixe. Puteti inchide perioade care contin de la minim o zi pana la un
an calendaristic;
Datele dintr-o perioada inchisa nu se mai pot modifica, chiar daca utilizatorul are asociat un
profil care ii permite stergerea, devalidarea sau modificarea documentelor introduse;
Perioadele inchise se pot redeschide, in functie de drepturile de utilizare;

Nu puteti inchide o perioada daca aveti documente in lucru (temporare) sau stocuri negative.

Mod de lucru:
In fereastra Management stoc gasiti doua sectiuni:
- Perioade aici inchideti, redeschideti sau vizualizati perioadele de timp care au fost inchise.
Operatiile pe care le efectuati in aceasta sectiune sunt globale pentru toate depozitele definite
in sistem.
- Depozite operatiile pe care le puteti efectua in aceasta sectiune afecteaza doar depozitul
selectat.
In fiecare din cele doua sectiuni se poate face o inchidere sau o deschidere.
Butonul Inchidere din sectiunea Perioade semnifica faptul ca se va genera o descarcare de gesitune si o
inchidere pentru toate gestiunile odata.
Butonul Inchidere din sectiunea Depozite semnifica generarea descarcarii de gestiune si a inchiderii doar
pentru depozitul selectat.
Observatie!!

Nu puteti redeschide o perioada de timp daca exista perioade ulterioare celei inchise. In aceasta
situatie redeschideti invers cronologic perioadele de timp inchise pana la perioada curenta.

Butonul Descarca tot din sectiunea Depozite permite generarea notelor contabile de descarcare de
gestiune pentru toate documentele nedescarcate pana la sfarsitul perioadei selectate. Acest buton este
util in cazul in care in parametrarea societatii se opteaza pentru o descrcare periodica a valorii gestiunii.
In acesta situatie gestiunea cantitativ-valorica va fi adusa la zi fara a se inchide perioada.
Butonul Sterge descarcare permite utilizatorului sa stearga notele contabile aferente descarcarilor de
gestiune pentru intreaga perioada pentru depozitul selectat.
Pentru a inchide o perioada de timp apasati butonul Adauga din sectiunea Perioade.
In fereastra care apare puteti sa introduceti data pana la care se poate inchide perioada dorita.
Inchiderea unei perioade presupune inghetarea datelor de la data ultimei inchideri pana la data aleasa.


4.3.2 Inchidere TVA

Pentru a inchide TVA-ul lunar sau trimestrial aveti posibilitatea de utiliza o procedura de inchidere
automata. Pentru inchiderea automata de TVA accesati meniul Prelucrari / Inchidere TVA. La accesarea
acestei optiuni se va deschide urmatoarea fereastra:

In partea stanga a ferestrei sunt prezentate toate inchiderile de TVA efectuate anterior. Daca selectati o
linie (o inchidere de TVA) nota contabila aferenta va fi detaliata in partea dreapta.
Pentru a efectua o inchidere de TVA apasati butonul Adauga. Se va deschide urmatoarea fereastra:

Pentru a efectua Inchiderea lunara a conturilor de TVA alegeti din sectiunea Perioada anul si luna dorita
si apasati butonul Inchide TVA. Astfel se va genera automat nota contabila de inchidere TVA.

Observatii!!

Daca doriti sa verificati conturile si sumele calculate inainte de generarea notei puteti sa
vizualizati rezultatul apasand butonul Simulare inchidere.
Dupa efectuarea operatiunii de inchidere TVA soldurile conturilor de TVA deductibil si TVA
colectat vor fi zero.
Dupa efectuarea inchiderii de TVA, nu mai puteti inregistra documente cu TVA in perioada
inchisa.
Pentru a introduce documente cu TVA intr-o luna cu TVA inchis trebuie sa selectati perioada si
sa o redeschideti.

Pentru a efectua Inchiderea trimestriala a conturilor de TVA alegeti din sectiunea Perioada trimestrul
dorit si apasati butonul Inchide TVA.

4.3.3 Inchidere luna

Pentru a efectua inchiderea de luna accesati meniul Prelucrari / Inchidere luna.

Observatii!!

Inainte de a genera nota contabila de inchidere de luna, programul va verifica daca sunt
indeplinite urmatoarele conditii:
Daca exista o nota contabila de inchidere de luna pentru luna anterioara. Daca nu
exista si sunt documente introduse pentru perioada anterioara de timp nu va permite
inchiderea lunii curente;
Daca exista descarcare de gestiune efectuata pentru luna curenta. Daca exista

documente introduse in luna curenta dar nu exista descarcare de gestiune efectuata
programul nu va permite inchiderea lunii curente;
Daca exista nota de inchidere TVA pentru luna curenta. Daca nu exista note de
inchidere TVA pentru luna curenta programul nu va permite inchiderea lunii curente.
Totusi daca in parametrarea societatii ati setat Inchidere de luna trimestiala si luna
curenta nu este luna de final de trimestru, programul va permite inchiderea de luna fara
o inchidere de TVA prealabila;

ATENTIE!!

Operatia de inchidere de luna blocheaza, indiferent de drepturile de acces ale utilizatorului, posibilitatea
de a adauga noi inregistrari sau de a opera modificari pe inregistrarile aferente lunii inchise.

ATENTIE!!

Daca doriti sa faceti modificari intr-o luna inchisa trebuie sa redeschideti luna si suplimentar, daca e
cazul, trebuie sa redeschideti inchiderea de TVA si descarcarea de gestiune. In cazul in care doriti sa
faceti modificari la o luna anterioara unei luni inchise trebuie sa faceti redeschideri succesive invers
cronologic pana la luna dorita.

4.4 RAPOARTE

Rapoartele se impart in mai multe categorii:
Gestiune
Contabilitate
Financiare

Filtrare date

Pentru a vizualiza si a printa rapoarte din acest program accesati meniul Rapoarte si selectati raportul
dorit.
Orice raport contine o fereastra de filtrare a datelor inainte de vizualizarea lor:

In aceasta fereastra puteti filtra informatiile in functie de articole, depozite, sabloane si categorii.
Pasii pantru a filtra informatiile intr-un raport sunt urmatorii:
Selectati criteriul in partea stanga a ferestrei si la tip filtrare bifati optiunea Partial. Se va activa
butonul ;
Apasati butonul Filtreaza. Se va deschide o fereastra in care puteti selecta liniile care va
intereseaza;


Dupa filtrarea acestor informatii puteti opta pentru un alt criteriu de selectie fara a pierde
criteriul anterior;
Observatii!!

Daca aveti o lista cu un numar mare de articole si doriti sa filtrati informatiile in functie de
anumite coduri de articole puteti face o cautare repetitiva in baza de date si la fiecare rezultat sa
bifati articolele care va intereseaza fara a pierde filtrele anterioare.

Exemplu!!

Pasul 1: Cautam in baza de date articolele care contin grupul de litere DAMA

Pasul 2: Selectam articolele care ne intereseaza
Pasul 3: Stergem filtrul initial si introducem unul nou: cautare articole care contin cuvantul BARBATI

Pasul 4: Stergem filtrul. Observam ca au ramas selectate cele doua articole din filtrele anterioare.

Exportul datelor in format Excel

Rapoartele Stoc articole si Balanta stocuri permit afisarea datelor intr-un grid de unde se pot face
exporturi in format excel

Butonul afiseaza raportul pentru tiparire
Butonul exporta datele in format excel
Optiuni de printare

Dupa filtrarea informatiilor aveti posibilitatea sa vizualizati informatiile pe ecran inainte de printarea lor
pe hartie apasand butonul . Se va afisa formatul de tiparire a raportului.


Observatie!!

In aceasta forma nu puteti sa modificati datele. Informatiile din raport se pot modifica doar in
inregistrari

Butoane functionale

permite cautarea informatiilor in raport.
Exemplu:

La apasarea butonului se va deschide o fereastra in care puteti introduce o cheie de cautare:


Rezultatul va fi marcat pe raport:

Observatie!!

In situatia de mai sus printarea informatiilor pe hartie nu va fi influentata de marcarile
informatiilor din raport.

permite selectarea unei imprimante locale sau a unei imprimante de reatea in
vedera printarii raportului. La apasarea acestui buton se va deschide
urmatoarea fereastra:

apasarea acestui buton trimite raportul direct catre imprimanta setata implicit.
permite setari asupra modului de afisare si printare a raportului. La apasarea
acestui buton se va deschide urmatoarea fereastra:

permite modificarea scalei de afisare a raportului. La apasarea butonului se va
deschide urmatoarea fereastra.

permita repozitionarea raportului pe verticala sau orizontala tinand apasat
butonul stanga al mousului . Pentru a parasi acest mod de vizualizare mai apasat
odata butonul.
permite modificarea rezolutiei de afisare a raportului printr-un singur click.
Rezolutiile afisate vor fi de 50% si de 100%. Pentru a parasi acest mod de
vizualizare mai apasat odata butonul.
permite modificarea rezolutiei de afisare a raportului la orice scara doriti
dumneavoastra. Rezolutia minima de afisare este de 10% iar cea maxima este
de 500%.
permite navigarea de la o pagina la alta in cazul afisarii raportului pe mai multe
pagini.
permite afisarea simultana a mai multor pagini pe ecran
permite modificarea culorii de fundal a raportului.
permite inserarea in fundalul paginii a unui text sau a unei imagini peste sau
dedesuptul datelor din raport. La apasarea butonului se va deschide urmatoarea
fereastra:

Exemplu!!

Dorim sa atragem atentia asupra confidentialitatii datelor din raport

In ferastra introducem urmatoarele informatii:

Rezultatul tiparirii raportului va fi urmatorul:


permite exportul raportului in diverse formate:


permite trimiterea catre aplicatia de e-mail utilizata a raportului in unul din
formatele de mai sus.
inchiderea raportului.

4.4.1 Rapoarte de gestiune

Stoc articole
o Metoda FIFO
o Metoda LIFO
o Metoda CMP
Balanta stocuri
Fisa de magazie
Fisa de articol

Stoc articole

Metoda FIFO

Acest raport va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit.
Parametrii de filtrare ai raportului sunt:
Data de referinta data pana la care sunt afisate datele
Ordonarea alfabetica in functie de denumirea articolelor daca nu se bifeaza aceasta optiune
informatiile vor fi sortate in functie de codul de articol;
Filtrarea informatiilor in functie de:
Articole
Depozite

Sabloane de articol
Categorii de articol

Observatii!!

Raportul se poate tipari pentru o anumita data de referinta. Data poate fi data sistemului (ziua
curenta) sau o data anterioara;
Articolele care au fost tranzactionate dar la data tiparirii raportului nu au stoc nu vor fi afisate in
raport;
Documentele cu data ulterioara datei de referinta selectate pe raport nu vor fi luate in
considerare in prelucrarea datelor pentru raport.

Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare FIFO va afisa urmatoarele informatii:
Cantitatea disponibila din fiecare intrare in parte
Pretul unitar aferent fiecarei intrari in stoc (cazul depozitelor de tip en-gross)
Pretul de vanzare unitar (in cazul depozitelor de tip en-detail)
Valoarea stocului aferenta fiecarei intrari in parte
Data intrarii in stoc pentru fiecare cantitate.
Total cantitativ-valoric pentru fiecare articol in parte
Total valoric pentru fiecare sablon de articol
Total valoric pentru fiecare depozit
Total valoare stoc pentru toate depozitele

Exemplu de afisare

Pentru detalii privind sortarea datelor cititi Filtrare date
Pentru detalii privind optiunile de printare cititi Optiuni de printare

Metoda CMP (Cost Mediu Ponderat)

Acest articol va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit.

Articole
Depozite
Sabloane de articol


Observatii!!

raport;

Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare CMP va afisa urmatoarele informatii:
Centralizarea cantitatilor disponibile pe fiecare cod de articol insumand toate intrarile.
Pretul mediu ponderat aferent stocului disponibil (cazul depozitelor de tip en-gross)
Valoarea stocului aferent fiecarui cod de articol
Exemplu de afisare


Metoda LIFO


Acest raport va afisa stocul disponibil pentru articolele de tip stocabil sau produs finit.
Articole
Depozite
Sabloane de articol
Observatii!!

raport;

Raportul de stocuri obtinut prin metoda de descarcare LIFO va afisa urmatoarele informatii:
Cantitatea disponibila din fiecare intrare in parte
Pretul unitar aferent fiecarei intrari in stoc (cazul depozitelor de tip en-gross)
Valoarea stocului aferenta fiecarei intrari in parte
Data intrarii in stoc pentru fiecare cantitate.
Total cantitativ-valoric pentru fiecare articol in parte

Exemplu de afisare


Balanta de stocuri

Afiseaza rulajul articolelor de tip stocabil si produs finit intr-o perioada de timp aleasa de utilizator.
Perioada de timp
atunci sortarea informatiilor se va face in functie de codul de articol
Articole
Depozite
Sabloane de articol
Observatii!!

Acest raport poate fi tiparit pe orice perioada de timp, perioada minima fiind de o zi.
Nu vor fi luate in calcul documente cu data de inregistrare ulterioara perioadei selectate;
Stocul initial se calculeaza in functie de cantitatile disponibile inceputului de perioada;
In calculu intrarilor si a iesirilor vor fi luate in considerare strict documentele care incarca si

descarca stocul cu data de inregistrare in perioada selectata.
Daca stocul pentru un articol este negativ acesta va fi afisat pe o linie de culoare rosie.

Raportul Balanta de stocuri va afisa urmatoarele informatii:
Pentru fiecare cod de articol
- Stocul initial
o Cantitativ cantitatea disponibila in depozite la inceperea perioadei selectate
o Valoric
valoarea stocului la pret de achizitie la inceperea perioadei pentru depozitele de
tip EnGross
Valoarea stocului la pret de vanzare la inceperea perioadei pentru depozitele de
tip EnDetail
- Total intrari
o Cantitativ totalul cantitatilor intrate in depozite in perioada selectata
o Valoaric
valoarea stocului la pret de achizitie intrat in perioada selectata pentru
depozitele de tip EnGross
Valoarea stocului la pret de vanzare intrat in perioada selectata pentru
depozitele de tip EnDetail
- Total iesiri
o Cantitativ totalul cantitatilor iesite din depozite in perioada selectata
o Valoric
valoarea stocului la pret de achizitie iesit in perioada selectata pentru depozitele
de tip EnGross
Valoarea stocului la pret de vanzare iesit in perioada selectata pentru depozitele
de tip EnDetail
- Stoc final
o Cantitativ cantitatea disponibila in depozite la sfarsitul perioadei de timp selectata
o Valoric valoarea stocului.
valoarea stocului la pret de achizitie disponibil la finalul perioadei selectate
pentru depozitele de tip EnGross
Valoarea stocului la pret de vanzare disponibil la finalul perioadei selectate
pentru depozitele de tip EnDetail

Pentru sabloane se va calcula un total valoric al rulajelor articolelor
Pentru depozit se va cacula un total valoric al rulajelor sabloanelor
Pentru total societate se va caclula un total valoric al rulajelor depozitelor.
Exemplu de afisare



Fisa de magazie

Afiseaza rulajul articolelor de tip stocabil si produs finit. Dupa fiecare miscare se calculeaza stocul
cantitativ sau cantitativ valoric rezultat.
Perioada de timp;
Afisarea raportului cantitativ valoric daca se debifeaza aceasta optiune raportul va fi afisat
doar cantitativ (fara valorile stocului);
Articole;
Depozite;
Sabloane de articol;
Categorii de articol;

Observatii!!

Nu se vor lua in considerare in prelucrarea datelor documentele care au data de inregistrare in
afara perioadei de timp selectate;
Valorile vor fi calculate in functie de tipul depozitului;
Se va afisa cate o pagina pentru fiecare cod de articol, sablon si depozit;

Raportul Fisa de magazie va afisa urmatoarele informatii:

Pentru fiecare document in parte se va afisa cantitatea si valoare (dupa caz) in functie de natura
documentului;
Se va afisa stocul cantitativ si valoric (dupa caz) rezultat in urma fiecarei tranzactii;

Exemplu de afisare


Fisa de articol

Acest raport analizeaza tranzactiile facute cu un articol (indiferent de tip) in perioada selectata.
Perioada de timp: de la data la data
Articole
Depozite
Sabloane de articol
Parteneri
Agenti
Tipuri de documente


Observatii!!

Scopul acestui raport este afisarea tuturor documentelor care au fost implicate in
tranzactionarea articolului.
Pe acest document nu se fac totalizari pe coloanele cantitate si valoare

Raportul Fisa de articol afiseaza urmatoarele informatii:
Grupare datelor se va face in functie de:
Depozit
Sablon articol
Denumire articol

In raport vor fi afisate informatiile:
- Data cand a fost emis documentul
- Tipul documentului inregistrat
- Numarul documentului
- Partenerul
- Cantitatea tanzactionata
- Pretul unitar de tranzactionare
- Valoarea tranzactionata

Exemplu de afisare



4.4.2 Rapoarte contabile

Fisa de cont
Fisa de partener
Balanta de verificare
Balanta parteneri
Jurnal cumparari
Jurnal vanzari
Registru jurnal
Registru de casa
D394

Fisa de cont

Acest raport analizeaza tranzactiile efectuate pe un cont contabil. Pentru a vizualiza datele in grid, dupa
ce ati introdus filtrele de selectie, apasati butonul .


Perioada de timp - perioada minima este de o zi, nu aveti o limita pentru perioada maxima.
Interval de conturi - aveti posibilitatea de a face filtrarea pentu un cont sau sa listati raportul
pentru toate conturile utilizate.
Observatie!!

Pentru o filtrare partiala a informatiilor folositi litera z in asociere cu un cont dorit.

Exemplu:
Dorim listarea fiselor de cont analitice ale contului 704.

Se vor afisa urmatoarele date:

Fara conturi soldate daca se bifeaza aceasta optiune in raport nu vor mai aparea conturile care au
soldul zero.
Moneda la deschiderea raportului moneda implicit selectata este RON. Daca selectati alta moneda vor
fi afisate doar inregistrarile efectuate in moneda selectata.
Observatii!!

Daca faceti inregistrari in valuta, echivalentul acestora in lei vor fi afisate intr-o fisa de cont
atunci cand moneda selectata este RON;
Intr-o fisa de cont in valuta nu vor aparea inregistrarile efectuate in RON;

In raport vor fi afisate urmatoarele informatii:
Data inregistrarii pentru fiecare cont vor fi afisate urmatoarele:

- soldurile initiale de la inceputul exercitiului financiar selectat;
- rulajul precedent pana la data premergatoare perioadei de afisare a datelor;
- Data fiecarei inregistrari din perioada selectata.
Jurnal jurnalul pe care s-a facut inregistrarea
Tip document tipul documentului inregistrat
Nr document numarul documentului inregistrat
Descriere descrierea notei contabile din randul aferent contului corespondent
Cont corespondent contul corespondent din linia inregistrarii a contului analizat
Suma debit, Suma credit valoarea din linia inregistrata in functie de pozitionarea contului analizat.
D/C reprezinta semnificatia soldului rezultat. D sold debitor, C sold creditor
Sold reprezinta soldul rezultat in urma inregistrarii
Nr inregistrare reprezinta numarul asociat de program automat inregistrarii.

Observatii!!

Aveti posibilitatea sa exportati datele in format excel apasand butonul
Pentru a vizualiza documentul din care face parte o linie din raport apasati butonul

Exemplu de afisare raport

Observatie!!

Pentru completarea informatiilor din subsolul raportului accesati meniul Configurari /
Parametrizare / Semnaturi rapoarte.


Fisa de partener
In acest raport vor aparea toate documentele care genereaza nota contabila si influenteaza soldul unui
partener: Facturi de vanzare/cumparare, Avize, Efecte, Incasari si Plati.
o Parteneri
o Conturi (din fisa de partener)
Observatii!!

In acest document nu vor aparea documente ca Factura proforma sau Comanda de vanzare;

Soldurile unui partener vor fi afisate pentru fiecare cont in parte.
Raportul Fisa de partener afiseaza urmatoarele informatii:
- Pentru fiecare cont din sablonul de partener pentru care s-au realizat tranzactii va afisa un sold
initial al inceputului de perioada analizata;
- Vor fi luate in calcul toate documentele care au fost tranzactionate pe contul de partener
analizat si care genereaza nota contabila;
- La final se va calcula un sold final al contului analizat pentru sfarsitul perioadei.
Exemplu practic!!

In cazul conturilor de furnizori (401, 404...) coloanele Valoare debit si Valoare credit reprezinta
urmatoarele:
- Valoare debit = Plati efectuate
- Valoare credit = Cumparari, achizitii

In cazul conturilor de clienti (4111) coloanele Valoare debit si Valoare credit reprezinta urmatoarele:
- Valoare debit = Vanzari
- Valoare credit = Incasari
Exemplu de afisare


Balanta de verificare

Aveti posibilitatea sa obtineti mai multe tipuri de balante de verificare:
Balanta analitica la selectarea acestei optiuni, in raport vor fi afisate toate conturile
sintetice si analitice utilizate. In cazul selectarii acestei optiuni nu aveti

posibilitatea sa faceti o selectie a conturilor care urmeaza sa fie afisate
in raport.
Balanta sintetica la selectarea acestei optiuni, in raport vor fi afisate doar conturile
sintetice definite in planul de conturi la crearea unei societati noi. Ca si
in cazul optiunii Analitica nu aveti posibilitatea de a selecta anumite
conturi pentru afisarea raportului.
Balanta partiala la selectarea acestei optiuni aveti posibilitatea sa selectati o plaja de
conturi pentru care vor fi afisate rezultatele. Puteti selecta orice cont
definit in planul de conturi.
Balanta pentru o clasa la selectarea acestei optiuni aveti posibilitatea de a selecta o clasa de
conturi pentru care va fi afisat raportul.

Perioada minima de selectie pentru balanta de verificare este de o zi. Nu exista o perioada maxima de
afisare. Raportul poatre fi listat pentru orice perioada dorita. Nu este necesar sa aveti efectuate operatii
de inchidere de TVA sau luna.
Pentru inregistrarile in valuta aveti posibilitatea de a obtine o balanta selectand moneda dorita. In
aceasta situatie nu vor aparea si inregistrarile efectuate in RON.
Daca se bifeaza optiunea Afiseaza subclase in raport vor fi inserate linii cu subtotaluri pe fiecare
subclasa de conturi.
Daca doriti ca in raport sa apara toate conturile definite in planul de conturi chiar daca nu au fost
folosite in inregistrari puteti opta pentru optiunea Afisare linii cu valoare zero.


Observatie!!

Pentru fiecare cont afisat in balanta aveti posibilitatea sa obtineti fisa de cont apasand butonul
. Din fisa de cont puteti vizualiza documentul care a stat la baza inregistrarii contabile.
Pentru a obtine o balanta de parteneri accesati meniul Rapoarte / Contabilitate / Balanta
parteneri.

Exemplu de afisare raport:

Observatie!!

Pentru completarea informatiilor din subsolul raportului accesati meniul Configurari /
Parametrizare / Semnaturi rapoarte. Primele trei pozitii din acest tabel vor aparea ca persoane
semnatare pentru raport.



Balanta de parteneri

Puteti obtine o balanta doar pentru partenerii (clienti si/sau furnizori) inregistrati in baza de date.
Fiecare partener inregistrat in acest program are asociat implicit un sablon de partener. Sablonul de
partener contine o serie de conturi din planul contabil asociate tertilor:
Simbol cont Nume cont Tip cont Utilizabil
401 Furnizori Pasiv Da
404 Furnizori de imobilizari Pasiv Da
408 Furnizori - facturi nesosite Pasiv Da
409 Furnizori - debitori Activ Nu
4091 Furnizori - debitori pentru cumparari de bunuri de natura stocurilor Activ Da
4092 Furnizori - debitori pentru prestari de servicii Activ Da
411 Clienti Activ Nu
4111 Clienti Activ Da
4118 Clienti incerti sau in litigiu Activ Da
418 Clienti - facturi de intocmit Activ Da
419 Clienti - creditori Pasiv Da
461 Debitori diversi Activ Da
462 Creditori diversi Pasiv Da

In inregistrarile facute in acest program un partener poate fi folosit doar in asociere cu unul din conturile
definite mai sus.


Observatie!!

In acest meniu puteti selecta doar informatii legate de partenerii definiti in baza de date. Pentru
selectarea altor coturi accesati meniul Rapoarte / Contabilitate / Balanta.

Jurnal de cumparari

Acest raport are rolul de a centraliza toate inregistrarile aferente achizitiilor pe care le operati in baza de
date in meniul Documente / Intrari sau Note contabile.
Observatie!!

La unele inregistrari operate in acest program, fie in partea de documente, fie in partea de note
contabile, aveti posibilitatea de a selecta o optiune si o cota de TVA. Aceste optiuni sunt
necesare pentru afisarea datelor in jurnalele de vanzari si cumparari pe coloanele specifice.

Aveti posibilitatea de a filtra datele din acest raport in functie de urmatoarele criterii:
Perioada de timp puteti filtra datele pe orice perioada de timp dorita. Perioada minima este de o
zi. Nu este necesar sa inchideti luna pentru a lista un jurnal de cumparari.
Partener puteti lista jurnalul de cumparari pentru toti partenerii pentru care ati introdus
inregistrari in perioada selectata sau puteti selecta un anumit partener.

Jurnal in acest program aveti posibilitatea de a defini mai multe jurnale de tip
cumparare. Daca nu selectati nimic la acest filtru raportul va afisa toate
jurnalele de tip cumparare pentru care aveti facute inregistrari. Puteti selecta
din lista unul din jurnalele de tip cumparare inregistrate. Datele afisate vor fi
doar pentru jurnalul selectat.

Forma de afisare a jurnalului de cumparari:

Observatie!!

In cazul in care dumneavoastra considerati ca forma in care se listeaza pe hartie jurnalul de
cumparare in vederea arhivarii nu este cel dorit, aveti posibilitatea de a face exportul
informatiilor in format excel.


Jurnal de vanzari


Acest raport are rolul de a centraliza toate inregistrarile aferente vanzarilor pe care le operati in baza de
date in meniul Documente / Iesiri sau Note contabile.
Observatie!!

La unele inregistrari operate in acest program, fie in partea de documente, fie in partea de note
contabile, aveti posibilitatea de a selecta o optiune si o cota de TVA. Aceste optiuni sunt
necesare pentru afisarea datelor in jurnalele de vanzari si cumparari pe coloanele specifice.

Aveti posibilitatea de a filtra datele din acest raport in functie de urmatoarele criterii:
Perioada de timp puteti filtra datele pe orice perioada de timp dorita. Perioada minima este de o
zi. Nu este necesar sa inchideti luna pentru a lista un jurnal de vanzari.
Partener puteti lista jurnalul de vanzari pentru toti partenerii pentru care ati introdus
inregistrari in perioada selectata sau puteti selecta un anumit partener.
Jurnal in acest program aveti posibilitatea de a defini mai multe jurnale de tip vanzare.
Daca nu selectati nimic la acest filtru raportul va afisa toate jurnalele de tip
vanzare pentru care aveti facute inregistrari. Puteti selecta din lista unul din
jurnalele de tip vanzare inregistrate. Datele afisate vor fi doar pentru jurnalul
selectat.

Forma de afisare a jurnalului de vanzari:

Observatie!!

vanzare in vederea arhivarii nu este cel dorit, aveti posibilitatea de a face exportul informatiilor
in format excel.


Registru jurnal

Acesta este un raport centralizator al inregistrarilor efectuate in program indiferent de jurnalul
inregistrarii.

Parametrii de filtrare a datelor sunt urmatorii:
Perioada de timp puteti lista acest raport pe orice perioada de timp doriti dumneavoastra.
Perioada minima de listare este de o zi.
Utilizator puteti filtra datele afisate in functie de un utilizator. Vor fi afisate acele
inregistrari pe care utilizatorul selectat a fost ultimul care a facut modificari.
Moneda daca aveti inregistrari introduse in valuta (Ex: EURO) puteti sa afisati in raport
doar acele inregistrari introduse in moneda selectata. Daca moneda selectata
este RON vor fi afisate toate inregistrarile din baza de date pe perioada
selectata.



Registru de casa

In acest raport sunt evidentiate toate inregistrarile efectuate pe jurnalele de tip casa.

Observatie!!

In acest raport apar doar acele inregistrari care se fac prin jurnale de tip casa.

Parametrii de filtrare a datelor:
Perioada de timp puteti lista acest raport pe orice perioada de timp doriti dumneavoastra.
Perioada minima de listare este de o zi.
Moneda daca aveti inregistrari introduse in valuta (Ex: EURO) puteti sa afisati in raport
doar acele inregistrari introduse in moneda selectata. Daca moneda selectata
este RON vor fi afisate toate inregistrarile din baza de date, indiferent de
moneda de inregistrare, pentru perioada selectata.
Cont - puteti selecta un cont de casa pentru care doriti sa listati raportul Registru de
casa.
Include analitice - aceasta bifa va permite sa listati pe acelasi raport, fara selectii suplimentare,
toate inregistrarile efectuate pe toate conturile definite in baza de date care
incep cu valoarea selectata in campul Cont.
Data tiparire - data selectata in acest raport va fi afisata pe raportul tiparit in vederea arhivarii.
Numar pagina curenta reprezinta numarul de la care va incepe numerotarea paginilor listate.
Total zi - daca se bifeaza aceasta optiune in raport se va insera care un total pentru
fiecare zi din perioada selectata.

Salt pagina/zi - daca se bifeaza aceasta optiune la listare se va tipari cate o pagina separata
pentru fiecare zi din perioada selectata.


Observatie!!

vanzare in vederea arhivarii nu este cel dorit, aveti posibilitatea de a face exportul informatiilor
in format excel.


Declaratia 394

In cadrul acestui raport se vor evidentia in mod automat documentele conforme D394 Declaratie
informativa privind listarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national conform OPANAF 3596/2011
publicat in MO 927/28.12.2011 utilizat incepand cu declararea obligatiilor fiscale aferente lunii
ianuarie 2012.
Cine trebuie sa completeze D394
Persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA in Romania.

Perioda de raportare
Perioada de raportate pentru D394 este aceeasi cu perioada fiscala declarata pentru depunere a
Decontului de taxa pe valoarea adaugata (D300)

Data de depunere a declaratiei
Declaratia se va depune pana pe 25 inclusiv a lunii urmatoare incheierii perioadei de raportare

Ce se declara in noul format al declaratiei 394

Orice operatiune taxabila pentru care este emisa o factura, inclusiv pentru avansuri, si pentru care
exigibilitatea intervine in perioada de raportare;
Achizitiile si vanzarile cu taxare inversa efectuate pe teritoriul Romaniei;
Achizitiile si vanzarile cu taxare inversa efectuate pe teritoriul Romaniei pentru cereale si plante
tehnice;
Operatiuni cu TVA nedeductibil (ex: cheltuieli de protocol);
In cazul vanzarilor cu amanuntul, daca au fost emise facturi pentru o parte din tranzactii

Ce nu se declara
Facturile emise prin autofacturare;
Livrari/achizitii pentru care s-a emis bon fiscal dar nu s-a emis factura
Operatiuni cu persoane neinregistrate in scopuri de TVA in Romania

Parametrii de filtrare a datelor:
Tip platitor alegeti perioada de depunede a declaratiei. Daca depuneti declaratia lunar
alegeti in acest camp valoarea L-lunar.

Perioada de timp in campul De la data selectati luna de depunere a declaratiei. In functie de tipul
platitor selectat programul va calcula data finala de filtrare date.
Nume reprezinta numele persoanei care va fi afisat la listarea declaratiei. Campul este
Prenume reprezinta prenumele persoanei care va fi afisat la listarea declaratiei. Campul
este obligatoriu de completat.
Functia reprezinta functia persoanei care completeaza declaratia si va fi afisat la listarea
declaratiei. Campul este obligatoriu de completat.
Societatea are reprezentant fiscal daca se bifeaza aceasta optiune atunci se va activa butonul
Reprezentant fiscal. La apasarea acestui buton se va deschide urmatoarea
fereastra:

Datele completate in aceasta fereastra vor fi afisate la listarea declaratiei in cartusul Reprezentant fiscal.

Tip smart card alegeti din lista tipul de smart card utilizat. Pentru a putea selecta o valoare din
lista (pentru a avea valori in lista) trebuie se selectati intai calea catre dosarul
dist.
FAQ
Ce este dist?

Dosarul (folderul) cu denumirea dist apartine aplicatiei DUKIntegrator. Aceasta aplicatie este necesara
pentru validarea noului format de depunere a Declaratiei 394.

Cum obtin folderul dist?

Pasii de obtinere a folderului dist sunt urmatorii:

1. Accesati link-ul http://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Declaratii_R/AplicatiiDec/dist_20120213.zip.
2. Va apare o fereastra in care se cere aprobarea de descarcare a fisierului. Fereastra poate avea
urmatoarea forma:

3. Dati click pe ok, si dezarhivati fisierul in C:\
4. Intrati in directorul Dist de pe C:\. Aici veti gasi mai multe fisiere. Dati dublu click pe
DUKintegrator.jar

5. Va apare fereastra de mai jos:

6. Selectati D394 si apasati butonul indicat. Se va activa butonul Download. Apasati acest buton.
Va apare urmatoarea fereastra:

La aparitia mesajului Instalare terminata cu succes apasati butonul OK.

Dupa finalizarea acestui pas puteti seta in Ciel Simplu / D394 calea catre folderul dist

PIN introduceti codul PIN pentru smart card. Campul este obligatoriu in cazul in care
doriti sa depuneti declaratia on-line.
Arata caracterele daca bifati aceasta optiune codul PIN introdus va fi vizibil (caractere clare). Daca
nu bifati aceasta optiune codul PIN introdus va fi editabil dar caracterele vor fi
ascunse.
Exemplu!!


Numar de ordine certificat de pe smart card (0 sau nimic pentru primul) camp obligatoriu doar daca
pe Smart card-ul introdus in calculator sunt mai multe semnaturi digitale. Se
inscrie numarul de ordine aferent fiecarei semnaturi digitale de pe smart card.
Calea catre folderul dist selectati calea catre folderul descarcat de pe site-ul ANAF. De obicei acesta
se afla in C:\dist. Pentru mai multe informatii vezi Tip smart card.
Calea de export se alege calea in care se va efectua exportul fisierului in format XML si a
fisierului PDF validat si semnat.

Butoane functionale in D394

Recalcul acest buton are rolul de a extrage din baza de date informatiile in functie de
parametrii de filtrare stabiliti.
Observatie!!

Pentru afisarea datelor in cele doua tabele apasati butonul Recalcul.

Export XML genereaza fisierul in formatul cerut de aplicatia de validare a declaratiei
DUKIntegrator disponibil pe site-ul ANAF. Exportul se va efectua doar daca
exista date in grid si daca sunt completate toate campurile obligatorii din grid
(Tip platitor, De la data, Pana la data, Nume persoana care face declaratia,

Prenume persoana care face declaratia, Functie persoana care face declaratia,
Cale catre folderul dist, Cale de export).
Validare verifica daca informatiile extrase din baza de date pentru generarea declaratiei
sunt complete si valide. Daca sunt erori de validare acestea vor fi afisate.
Validare si creare PDF daca doriti sa depuneti declaratia 394 la ghiseul administratiei. Prin apasarea
acestui buton se va genera fisierul PDF in vederea printarii. Declaratia printata
se depune impreuna cu suportul electronic care va contine fisierul PDF si XML
generate in calea specificata (vezi Calea de export).
Validare si creare PDF semnat pentru depunerea on-line a declaratiei D394. Prin apasarea acestui
buton se va genera in fisierul PDF pe a doua pagina semnatura vizibila la
sectiunea Persoana care face declaratia in campul Semnatura. Obligatorii pentru
aceasta optiune sunt selectarea unui smart card si a codului PIN.

Cereale si plante tehnice deschide o fereastra in care aveti posibilitatea sa configurati conturile
analitice utilizate pentru tranzactiile cu cereale si plante tehnice. Aceasta
optiune este necesara doar in situatia in care aveti astfel de tranzactii. Conturile
configurate se vor memora in sistem.
Reprezentant fiscal aceasta optiune se activeaza doar daca bifati optiunea Societatea are
reprezentant fiscal. Datele introduse in aceasta fereastra se vor memora in
sistem.
Observatie!!

Pentru afisarea si printarea declaratiei in format PDF este necesar sa aveti instalat pe
calculatorul Dvs aplicatia Adobe Acrobat Reader v10. Pentru instructiuni de instalare apasati
butonul Instructiuni de instalare Adobe Reader.

4.4.3 Rapoarte financiare

Facturi nesoldate
Avize nefacturate
Depasiri scadente
Totaluri documente
Raport de gestiune zilnic

Incasari / Plati

Facturi nesoldate
Acest raport afiseaza facturile de vanzare sau de cumparare cu sold la o data de referinta.
Data de referinta - data pana la care sunt afisate datele;
Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de numele partenerilor daca se debifeaza
aceasta optiune datele vor fi afisate in functie de codul de partener.
Parteneri;
Documente;
Agenti.
Observatii!!
Facturile cu sold zero nu vor fi afisate
Facturile cu data mai mare decat data de referinta nu vor fi afisate
Nu se pot afisa in acelasi timp si soldul facturilor de vanzare si a celor de cumparare
Raportul Facturi nesoldate va afisa urmatoarele informati:
Data si data scadenta a fiecarui document
Valoarea initiala a documentului
Valoarea soldului
Numarul de zile intarziere calculate ca diferenta intre data de referinta si data scadenta a
documentului.
Total valoare neincasata (sold) pentru fiecare partener
Total sold facturi vanzare sau facturi cumparare pentru total societate

Exemplu de afisare



Acest raport va afisa toate efectele inregistrate in program care nu au fost incasate.
Banci;
Documente;
Observatii!!

Efectele cu sold zero nu vor fi afisate
Efectele cu data mai mare decat data de referinta nu vor fi afisate

Raportul Efecte de incasat va afisa urmatoarele informatii:
Tipul efectului inregistrat: CEC, BO, etc
Numarul efectului inregistrat;
Data si data scadenta a fiecarui document;
Partenerul emitent;
Valoarea documentului;
Moneda in care s-a emis documentul

Cursul de schimb (daca moneda in care s-a emis documentul este RON atunci cursul afisat va fi
1,0000)
Echivalentul in RON al documentului.
Exemplu de afisare


Avize nefacturate

Acest raport afiseaza toate avizele de la furnizori sau avizele de expeditie care nu au fost facturate pana
la data de referinta selectata pe raport.
Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de numele partenerilor daca se debifeaza
aceasta optiune datele vor fi afisate in functie de codul de partener.
Parteneri;
Documente avize de la furnizori sau avize de expeditie;
Agenti;
Observatii!!

Nu se pot lista in acelasi timp si avizele de la furnizori si avizele de expeditie;
Avizele transferate in facturi sau stornate nu vor fi afisate in raport;
Documentele cu data de inregistrare ulterioare datei de referinta nu vor fi luate in considerare la
prelucrarea datelor.
Raportul Avize nefacturate va afisa urmatoarele informatii:

Data si data scadenta a fiecarui document;
Denumirea partenerului;
Valoarea fara TVA a documentului;
Total valoare documente;

Exemplu de afisare


Depasiri scadente (arierate)

Acest raport analizeaza vechimea soldurilor la o data de referinta in functie de anumite intervale de timp
setate de utilizator.
Data de referinta - data in functie de care se va calcula vechimea soldurilor;
Ordonarea alfabetica a informatiilor in functie de denumirea partenerilor daca se debifeaza
aceasta optiune datele vor fi sortate in functie de codul de partener.
Intervalul de zile in functie de data de referinta si de data scadenta a documentelor cu sold,
programul va imparti pe intervalele de timp selectate soldurile cumulate pentru fiecare partener
in parte;
Parteneri;
Agenti;
Documente facturi de vanzare sau facturi de cumparare;
Observatii!!

Intervalele de timp se pot selecta de catre utilizator;
Intervalul minim este de o zi;
Documentele cu date de inregistrare ulterioare datei de referinta selectata nu vor fi luate in
considerare la prelucrarea datelor;

Raportul Depasiri scadente va afisa urmatoarele informatii:
In functie de data scadenta si a datei de referinta, soldul unui partener va fi impartit pe
intervalele de timp selectate.

Exemplu de afisare


Totaluri documente

In acest raport se vor afisa totalurile documentelor inregistrate in program.
atunci sortarea informatiilor se va face in functie de codul de articol
Parteneri
Agenti
Tipuri de documente


Raportul Totaluri documente va afisa urmatoarele informatii din perioada selectata si in functie de
tipurile de documente inregistrate:
- Data de inregistrare a documentului
- Data scadenta a documentului
- Numarul documentului inregistrat
- Partenerul
- Valoarea totala fara TVA tranzactionata
- Valoarea totala a TVA-ului aferenta tranzactionarii
- Valoarea totala a tranzactiei cu TVA inclus

Exemplu de afisare


Raport de gestiune zilnic

In acest raport vor aparea toate intrarile si iesirile valorice efectuate pe o gestiune de tip en-detail
pornind de la o valoare initiala.
Filtrarea informatiilor in functie de depozite
Observatii!!


In raport se vor afisa toate tranzactiile privind stocul din depozitul selectat;
Nu se pot selecta decat depozite de tip en-detail;

Raportul de gestiune afiseaza urmatoarele informatii:
- Analiza informatiilor se face pentru fiecare zi din perioada selectata;
- Datele vor fi grupate in functie de depozit si in functie de tipuri de documente: Intrari si Iesiri;
- Valorile afisate sunt la pret de vanzare cu TVA inclus.

Exemplu de afisare


Incasari/Plati
In acest raport vor aparea toate documentele de incasare sau plata inregistrate in program.

o Parteneri
o Tranzactii
o Tipuri de documente
Raportul Incasari / Plati afiseaza urmatoarele informatii:
- Numarul documentului prin care s-a efectuat incasarea sau plata;
- Data de inregistrare a documentului;
- Tipul tranzactiei: prin casa sau banca
- Valoarea incasata sau platita
- Daca e cazul numarul documentului incasat sau platit;
- Daca e cazul data de inregistrare a documentului incasat sau platit;
- Partenerul pentru care s-a efectuat tranzactia.
-
Observatii!!

Daca se efectueaza un virament intern in coloana partener se va scrie implicit INTERN;
Nu este obligatoriu ca pe documentul de incasare sau plata sa figureze un partener;
Exemplu de afisare

V. INTREBARI FRECVENTE

5.1 Cum inregistrez un CLIENT sau un FURNIZOR?

In programul Ciel Simplu accesand meniul Nomenclatoare -> Parteneri puteti inregistra toate entitatile
persoane fizice sau juridice la care urmeaza sa emiteti facturi de vanzare sau de la care primiti facturi de

achizitii. La definirea unui partener in baza de date nu se va specifica daca este client sau furnizor.
Partenerii de afaceri vor apare in rapoarte in functie de documentele in care au fost inregistrati.
Astfel, un partener va fi inregistrat o singura data in baza de date si poate fi in acelasi timp si client,
furnizor, furnizor de imobilizari, Client-facturi de intocmit, Furnizori-facturi nesosite etc.
Balantele de clienti, balantele de furnizori, jurnalele de vanzari si cumparari, registru de casa si alte
rapoarte care fac diferentierea intre clienti si furnizori vor fi obtinute in functie documentele inregistrate
(facturi vanzare, facturi cumparare, incasari, plati).

5.2 Cum se cauta articolele pentru a fi inregistrate intr-un document

In primul rand pentru a adauga o linie intr-un document apasati semnul + din antetul tabelului. Puteti sa
selectati un articol din baza de date in functie de:
Codul de articol;
Denumirea articolului;
Codul de bare asociat articolului;
Pentru a identifica articolul din baza de date in una din cele trei coloane de mai sus incepeti sa scrieti
caracterele care intra in componenta codificarii sau denumirii articolului. Veti observa ca pe masura ce
testati caractere se deschide o lista in care vor fi filtrate datelele, astfel ramanand doar acele articole
care au in componenta grupul de caractere tiparit.
Observatii!!

Daca ati introdus tot codul sau toata denumirea articolului si in lista nu a ramas nici un articol
inseamna ca articolul cautat nu exista definit in baza de date;
In situatia de mai sus daca apasati tasta ENTER sau TAB programul va propune crearea unei noi
fise de articol;
Daca ati selectat de exemplu un cod de articol si constatati ca denumirea nu este cea dorita
puteti face o noua cautare in functie de denumire. La reselectarea unui nou articol codul vechi
va fi inlocuit;

5.3 Cum se preiau datele din Ciel Gestiune Comerciala in Ciel Simplu?

Daca ati utilizat programul Ciel Gestiune Comerciala cu baze de date SQL aveti posibilitatea de a face o
preluare doar a nomenclatoarelor folosind meniul Utilitare -> Import -> Import din Ciel Gestiune
Comerciala;

Pentru a prelua datele trebuie sa scrieti in campul Server serverul SQL unde se gasesc bazele de date
aferente programului vechi.
Observatie!!

Pentru o identificare mai usoara apasati pe lupa

Programul va identifica toate serverele SQL de pe calculatorul Dvs si din reteaua locala. Ulterior
puteti alege serverul dorit din lista afisata.

Pentru conectarea la server aveti doua posibilitati:
- Conectare prin Windows Integrated Security aceasta conexiune puteti sa o folositi in cazul in
care nu stiti parola de conectare la serverul SQL de unde doriti preluarea bazelor de date vechi.
Aceasta metoda de conectare nu functioneaza mereu, depinzand de cele mai multe ori de
setarile facute de administratorul Dvs de sistem;
- Conectarea prin Utilizator si Parola (recomandat) prin aceasta metoda va autentificati direct
pe serverul SQL introducand utilizatorul si parola de conectare la bazele de date.
Observatie!!

Utilizatorul si Parola de conectare la bazele de date SQL nu corespund cu utilizatorul si parola
de conectare in programele Ciel. De regula utilizatoul prin care va logati la o baza de date SQL
este sa. Daca nu stiti parola acstui utilizator va rugam sa contactati administratorul Dvs de
sistem sau sa incercat sa va conectati prin Windows Integrated Security

Dupa ce v-ati conectat la serverul SQL apasati butonul din campul Societatea pentru a se actualiza
lista de societati existente pe serverul SQL selectat. Dupa actualizare selectati din lista o societate.
In cazul in care au aparut probleme in urma importului se va activa butonul Probleme import. Apasati
acest buton pentru a consulta lista cu erorile identificate in procesul de import.

Exemplu!! lista de erori rezultata in urma importului de nomenclatoare.


5.4 Cum se introduce un NIR?
NIR-ul se poate introduce doar din documentele Factura de cumparare sau Aviz de la furnizor apasand
butonul receptie dupa ce in prealabil au fost introduse articole in factura/aviz. Pentru mai multe detalii
cititi Inregistrarea unei facturi de cumparare;

5.5 Cum se face un transfer intre un depozit (en-gross) si un magazin (en-
detail)?
Pentru a transfera marfa (articole stocabile) intre:
- un depozit de tip en-gross si unul de tip en-detail sau intre
- un depozit en-detail si altul tot en-detail
trebuie sa intocmiti avize de insotire a marfii nefacturabile dupa cum urmeaza:
Pentru iesirea marfii din depozit intocmiti, din meniul Documente -> Iesiri -> Aviz de expeditie,
un aviz folosind partenerul cu codul INTERN.
Pentru intrarea marfii in depozit intocmiti, din meniul Documente -> Intrari -> Aviz de la
furnizor, un aviz folosind tot partenerul cu codul INTERN
Observatii!!

Partenerul avand codificarea INTERN se creeaza implicit atunci cand introduceti in program o
noua societate;
Datele partenerului INTERN sunt aceleasi date cu cele a societatii introduse.

Programul va recunoaste aceste documente ca fiind interne si nu va cere emiterea facturilor.
5.6 Se poate incasa/plati o suma fara a selecta o factura?


Puteti inregistra in Ciel Simplu o astfel de tranzactie din meniul Documente -> Trezorerie -> Borderou de
incasari/plati. Campurile obligatorii pentru a face o astfel de inregistrare sunt:
Casa sau Banca prin care faceti incasarea sau plata,
Numarul documentului prin care faceti tranzactia si
Contul corespondent tranzactiei;
Observatie!!

In cazul in care doriti sa inregistrati un bon fiscal folositi acelasi meniu din program si selectati in
plus un cont de partener.

5.7 De ce trebuie sa folosesc Optiunile de TVA?

Aproape la fiecare document in parte pe langa cantitatea si pretul unitar introdus trebuie sa declarati o
Optiune de TVA pentru tranzactia inregistrata. Acest lucru este necesar pentru calcularea cotei de TVA,
completarea jurnalelor de vanzari si cumparari si pentru generarea notei contabile aferente tranzactiei.
5.8 Pot sa mai modific / corectez un document dupa ce l-am salvat in baza
de date?

Programul Ciel Simplu va permite sa modificati documentele salvate in baza de date selectand din lista
documentul dorit si apasand butonul Devalidare din antetul tebelei. Devalidarea unui document se
poate face in urmatoarele conditii:
- Utilizatorul care doreste sa devalideze un document are drept de acces la aceasta optiune din
program;
- Perioada din care face parte documentul dorit nu este inchisa.
Avand in vedere conditiile modificarii unui document enumerate mai sus, daca lucrati cu acest program
intr-o retea de calculatoare pentru securitatea bazelor de date puteti sa limitati accesul la aceasta
optiune pentru unii utilizatori. Pentru mai multe informatii cititi Administrare program -> Configurari ->
Utilizatori si Profiluri;

Manual Utilizare Ciel Simplu

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Utilizare Ciel Simplu

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANUAL DE UTILIZARE

S-ar putea să vă placă și