UNIVERSITATEA TEHNIC "GHEORGHE

ASACHI" IAI
FACULTATEA DE I.E.E.I.
INGINERIE I MANAGEMENT

PROIECT LA SISTEME INFORMATIONALE PENTRU

MANAGEMENT

Nume: Tutuianu George

Grupa: 6307
An: III

CUPRINS
I. IDENTIFICAREA BENEFICIARULUI PROIECTULUI

pag 4

a. Misiunea , obiectivele si strategia informaional a firmei..

pag 4

b. Scurt descriere a organizrii firmei ( structura organizatoric, metoda de conducere

folosit, profilul, modul de organizare si desfurare a activitii etc.) Descrierea
activitii n cadrul compartimentului supus studiului.

pag 4

c. Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei (operaional, decizional,

strategic). .........................................

pag 9

d. Necesitatea reproiectrii sistemului informaional, factori ce pot influena

realizarea proiectului : evenimente economice, manageriale, tehnologice etc..

pag 10

II. DETERMINAREA CERINELOR INFORMAIONALE ALE NOULUI SISTEM. ..

pag 11

a. Diagnosticarea sistemului informaional existent n cadrul compartimentului

analizat.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.

Stabilirea domeniului investigat.. pag 11

Precizarea scopului perfecionrii SI. pag 11
Constituirea echipei de diagnosticare... pag 11
Stabilirea metodelor pentru culegerea datelor.... pag 11
Stabilirea punctelor slabe si a cauzelor ale SI.. pag 12
Stabilirea punctelor tari si a cauzelor ale SI.. pag 12
Culegerea informaiilor despre sistemul informaional existent.... pag 14
Construirea diagramei de relaii a compartimentului n situaia

i.

actual..
pag 18
Analiza critica a situaiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte si
evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare a coeficientului de important,
precum si n funcie de criteriile de calitate ale sistemului

j.

informaional.
pag 19
Propuneri de mbuntaire a structurii, funcionrii si controlului sistemului

III. PROIECATAREA NOULUI SISTEM INFORMATIONAL.

informaional.

pag 21
pag 22

3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului..

pag 22

3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecrui centru de decizie

pag 22

3.3. Stabilirea listei informaiilor finale, pe baza crora se iau deciziile,

cu specificarea surselor, a beneficiarilor si a periodicitii.

pag 25

3.4. Eliminarea informaiilor ce se repeta si a disfunctionalitilor

stabilite n analiza diagnostic.

pag 26

3.5. Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale

eliminnd disfunctionalitatile semnalate....

pag 26

3.6.Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare, eliminnd

disfunctionalitile semnalate

pag 27

3.7.Stabilirea circuitelor informaionale..

pag 28

3.8.Stabilirea suporilor de informaii...

pag 28

3.9. Stabilirea fiierelor n funcie de natura informaiilor de stocat.

pag 28

4. IMPLEMENTAREA NOULUI SISTEM INFORMATIONAL

4.1. Stabilirea etapelor de implementare

pag 29

. Identificarea beneficiarului proiectului

a.

Misiunea , obiectivele si strategia informaional a firmei.

Misiunea informaional a firmei S.C. ILVAS S.A. este de a oferi produse

lactate de cea mai bun calitate printr-un sistem eficient i profesional de
producie i distribuie prin contribuia unor specialiti.
Misiunea orientat pe piaa este aceea de a asigura cererea de produse
lactate att in judeul Vaslui ct i in celelalte judee n care s-a extins.
Obiectivele firmei:
Continuarea aciunilor de implementare i mbuntire a sistemului
informaional.
Instruirea si motivarea ntregului personal angrenat in activiti ce
influeneaz calitatea informaional.
Accesul in timp real la informaii centralizate, n toate

centrele de

producie.
Obinerea n timp real de informaii coerente despre situaia companiei.
Firma nu are strategie informaionala n acest moment.
b. Scurt descriere a organizrii firmei ( structura organizatoric,
metoda de conducere folosit, profilul,

modul

de organizare si desfurare a

activitii etc.)
Descrierea activitii n cadrul compartimentului supus studiului.
SC. ILVAS SA.

societate privata productoare de produse lactate, a luat

fiin prin preluarea patrimoniului fostei ntreprinderi de Industrializare a Laptelui,

construit n anul 1971, transformat n anul 1991 n societate pe aciuni, iar
ncepnd cu anul 2002 face parte din grupul de firme RACOVA.
Principalul obiect de activitate este prelucrarea i comercializarea laptelui i
a produselor lactate fiind cea mai mare fabric de prelucrare a laptelui din judeul
Vaslui.
n anul 2003-2004 societatea a implementat un amplu proiect co-finanat cu
fonduri SAPARD, de modernizare i retehnologizare a capacitilor de producie,
care au fost aliniate la standarde europene.
n prezent capacitatea de prelucrare a fabricii este de peste
lapte.

120 000 hl de

n anul 2004, pe lng procesul de modernizare i retehnologizare a

unitilor de producie societatea a implementat un proiect de schimbare a imaginii
i a lansat pe pia gama de produse lactate VIO, produse naturale, de calitate
superioar. Produsele sunt recunoscute i bine apreciate de ctre consumatori, iar
firma se bucur de ncredere din partea partenerilor de afaceri.
n anul 2005 S.C. ILVAS S.A. a demarat implementarea unui sistem de
management

integrat

calitate

siguran

alimentar,

conformitate

cu

prevederile standardului SR ISO 9001:2001 i principiile sistemului HACCP

obinndu-se certificarea la sfritul anului.
Sistemul HACCP a fost recertificat

n anul 2008

prin implementarea

standardului SR ISO 22000:2005.

Tot n anul 2008 societatea a demarat i implementat sistemele de
management de mediu n conformitate cu standardul SR ISO 14001:2005 i
sistemul de managementul securitii i santii n munc n conformitate cu SR
ISO 18001:2008 obinndu-se certificarea la nceputul anului 2009.In anul 2008
S.C. ILVAS S.A. VASLUI a finalizat i obinut autorizarea sanitar veterinar pentru
schimburi intracomunitare cu produse alimentare de origine animal fiindu-i
atribuit stampila ovala cu numrul de autorizare L2.
Acest lucru certific faptul c S.C. ILVAS S.A. Vaslui este o unitate sigur i
respect condiiile igienice si de calitate impuse de Uniunea European.
Laptele materie prim provine in proporie de 80% de la cele 2 ferme din
cadrul grupului de firme, restul fiind colectat de la ferme moderne din judeul
Vaslui.Fermele grupului de firme au fost modernizate si retehnologizate cu utilaje
i instalaii de ultim generaie aliniindu-se astfel la standardele europene.
Laptele provenit din aceste ferme corespunde standardelor de calitate privind
numrul total de germeni i celule somatice.

ORGANIGRAMA

A.G.A.
CONSILIU DE ADMINISTRATIE

COMITET DE DIRECTIE

PRESEDINTE CONSILIU DE
ADMINISTRATIE
DIRECTORI EXECUTIVI

Compartiment
Comercial

B
i
r
o
u
A
p
r
o
v

Compatiment
economic

Compartiment
Marketing

Birou Analiza
Pia

Birou
Gestiune

Birou
contabil
Contabil
ef

Compartiment
Resurse Umane

Birou Vnzare

Compartimentul
IT

Compart
Juridic

Secia de
producie
Laborator de
cercetare

Birou
Financiar

Compart
tehnic

Contabil 1

Contabil 2

Contabil 3

Departamentul tehnic
Directorul departamentului tehnic de producie este subordonat directorului
executiv .
Activitile desfurate n cadrul acestui departament urmresc asigurarea
unei funcionri optime a capacitilor de producie, de asigurare a unei
productiviti maxime i de eficientizare a laboratoarelor de cercetare.

Fia de urmrire n exploatare a utilajelor.

Fia tehnic a mijlocului fix.

Raport de necesitate pentru ntreinerea utilajelor.

Registrul mijloacelor fixe.

Departamentul financiar contabil

Atribuii principale :
- contabilizeaz achiziiile funcionale i nefuncionale;
- contabilizeaz vnzrile externe i la export;
- contabilizeaz consumurile de utiliti;
- verific periodic stocurile;
- controlul operaiunilor patrimoniale efectuate ;
- organizarea controlului financiar preventiv;
- contabilizarea i plata salariilor;
- nregistrarea reinerilor din salarii;
- nregistrarea datoriilor faa de personal suportate din contribuia
unitii;
- achitarea serviciilor telefonice i potale;
- achiziionarea de materiale consumabile;
Printre documentele care circul n cadrul acestui departament enumerm :

Facturi ;

Chitane fiscale;

Nota contabil;
10

Extrasul de cont ( ECONT );

Monografie contabil;

Situaia patrimonial;

Dispoziii de livrare;

Dosar de achiziii;

Ordine de plat;

Scrisoare de transport;

Dispoziii de plat;

Cecuri ;

Dispoziii de ncasare ;

State de plat;

Balana de verificare;

Registrul jurnal;

Cartea mare;

Cont de profit i pierdere;

Bilan.

Departamentul resurse umane

n cadrul acestui departament se rspunde de:
- gestionarea corect a documentelor cu care se lucreaz;
- buna pstrare si arhivare a documentelor privind personalul;
- completarea contractele de munc i redactarea deciziilor interne
privind majorarea sau diminuarea retribuitei lunare sau a altor decizii privind
personalul.
Printre documentele ntocmite in cadrul acestui departament amintim:
- cererea de angajare;
- documente referitoare la situaia miliar;
- decizia de angajare;
- fia medical;
11

- contractul individual de munc;

- actul adiional la CMI;
- carnetul de munc;
- statul de funcii al personalului;
- fiele de post;
- fiele individuale de protecie a muncii.
- condic de prezent;
- statul de plat a personalului;
Departamentul comercial
Departamentul comercial este condus de un director executiv care are in
subordine urmtoarele doua birouri:
biroul de aprovizionare.
biroul de gestiune.
Atribuii ale compartimentelor de aprovizionare si desfacere:
aprovizionarea cu materii prime, materiale;
elaborarea studiilor de marketing.
n funcie de necesarul de materii prime, materiale, obiecte de inventar i
mijloace

fixe,

compartimentul

aprovizionare

ncheie

contracte

economice

avantajoase pentru firma. Pe msura realizrii produselor finite se ocup de

livrarea acestora n aa fel nct s aduc profit societii.
c. Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei.
Sistemul informaional se refer la totalitatea procedurilor organizate, nct
s permit furnizarea de informaii necesare lurii deciziilor i /sau a controlului
organizaiei.
In cadrul firmei S.C. ILVAS S.A. rolul sistemului informaional este de a
asigura persoanele din conducere cu informaiile necesare lurii deciziilor de
natur economic sau de alt natur i de a observa creterea economice i
productive.
12

d. Necesitatea reproiectrii sistemului informaional

Pentru a putea reproiecta sistemul informaional este necesar o buna
cunoaterea defectelor i problemelor sistemului actual, a structurii organizatorice
si a nivelurilor de conducere.
Echipa de proiectare a sistemului informaional este format dintr-un grup
de persoane din cadrul firmei, condus de un ef i asistai de programatori, analiti
de sistem, administratori i gestionari ai bazelor de date, experi n comunicaii,
bibliotecari de sistem i ingineri - specialiti.
Printre factorii care influeneaz sistemul informaional se numr:
- factorii financiari : trebuie elaborat cte un subsistem informaional
automat pentru fiecare departament, ceea ce implic costuri foarte mari deoarece
trebuiesc achiziionate noi software-uri i calificat personalul.

. Determinarea cerinelor informaionale ale noului sistem

1. Diagnosticarea sistemului informaional existent n cadrul firmei
analizate
a. Stabilirea domeniului investigat
La nivelul conduceri superioare a ntreprinderii activitatea de conducere
consta n primul rnd in optimizarea deciziilor de concepie, referitoare la
dezvoltarea viitoare a ntreprinderii sau a diferitelor sectoare.
Privind influena caracterului specific al industriei asupra delimitrii i al
relaiilor reciproce asupra diferitelor trepte de conducere n interiorul sistemului
economic s-a constatat o deosebire pronunat intre conducerea operativ i
conducerea de concepie.
13

Posibilitile relativ reduse ale acestor uniti de producie de baz de a lua

hotrri s-au limitat i mai mult prin automatizarea procesului de producie i prin
dezvoltarea mijloacelor de informare care trebuie s asigure u flux absolut sigur de
informaii fcnd legtura dintre unitatea de producie i conducere.
Deciziile importante care genereaz schimbri majore ntreprinderii sunt
luate la nivelurile superioare ale conducerii.
b. Precizarea scopului perfecionrii SI
Perfecionarea sistemului informaional depinde de particularitile concrete
ale ntreprinderilor n general i ale ntreprinderii vizate n mod particular.
Scopul

principal

al

perfecionrii

sistemului

informaional

const

perfecionarea managementului de la nivelurile superioare la cele inferioare.

c. Construirea echipei de diagnosticare
Personalul de asisten este format din programatori, analiti de sistem,
administratori i gestionari ai bazelor de date, experi n comunicaii, ingineri specialiti.
d. Stabilirea metodelor pentru culegerea datelor
Ca metode de culegere a datelor se pot folosi:
-

interviuri cu persoane implicate n activitatea informaional decizional a

firmei;

consultarea evidenelor financiar contabile i economice;

studierea documentelor vehiculate n cadrul firmei i spre exteriorul acesteia;

studierea documentaiei ce reglementeaz conceperea, funcionarea i

controlul sistemului informaional.

e. Stabilirea punctelor slabe i cauze ale SI

Puncte slabe:
-

Lipsa unei baze de date bine pusa la punct;

Exista angajai care nu tiu s utilizeze calculatorul;

Stocarea informaiei intr-un mod necorespunztor;

SI incomplet;

Birocraie ridicat;

Spaii insuficiente pentru angajai;

14

Transmiterea de informaii incomplete, eronate, tardive;

Investiii nu prea mari n modernizare.

Cauze:
-

Lipsa unei baze de date bine pusa la punct;

Lipsa de interes din partea acestora;

Instruirea defectuoasa a personalului care se ocupa de procedura de

stocare;

Nu exista reglementari scrise referitoare la SI.;

Datorita numeroaselor departamente ale firmei;

Spaiu prea mic in hala de producie;

Transmiterea de informaii incomplete, eronate, tardive;

Financiare.
f. Stabilirea punctelor tari i cauze ale SI
Puncte tari:

Preocuparea managerului pentru perfecionarea SI;

SI devine un instrument managerial;

Existenta unor preocupri de

perfecionare a prelucrrii informaiilor

primare, folosind tehnica de calcul in unele departamente ale firmei;

-

Accesibilitate;

Adaptabilitatea SI la situaia din firma.

Cauze:

Perfecionarea managementului firmei;

Necesitatea si importanta SI in firma;

Necesitatea managerilor de a fi deschii

spre informatizare pentru a

putea tine pasul cu concurenta;

-

Necesitatea informaiei pentru desfurarea activitii firmei;

SI funcioneaz dup necesitile informaionale ale firmei.

15

g. Culegerea informaiilor despre sistemul informaional existent

(conceperea unui chestionar specific domeniului investigat,
prezentarea informaiilor dup o structura liber aleasa).
CHESTIONAR
pentru diagnosticarea sistemului informaional aplicat managerilor de pe nivelurile
superioare
1.Ct de important este Sistemul Informaional n cadrul firmei S.C ILVAS
S.A? ...........................................................................................................
........
2. In fia postului lucrtorilor informaionali sunt sarcini care vizeaz
activitatea informaional
Da
Nu
3.Poate avea acces orice persoan la SI al firmei?
Da
Nu
4. Lucratorii informaionali au pregtirea necesar pentru lucrul cu
informaii?
Da
Nu
7. Persoanele care realizeaz controlul sunt independente de cei care au
responsabiliti in activitatea informaional decizional ?
Da
Nu
8. Informaiile furnizate v permit s determinai punctele tari si punctele
slabe ale fimei?
Da
Nu

16

9. Firma dispune de suportul necesar funcionrii corespunztoare a SI?

Da
Nu
10. Prin ce se caracterizeaz performanta SI al firmei?
...................................................................................................................
11.Care este scopul pe baza cruia luai decizii in acest SI?
...................................................................................................................
12. Putei controla efectul acestor decizii?
...................................................................................................................
13. Utilizai calculatorul (computerul) pentru stocarea informaiilor? i
pentru o mai uoar transmitere a lor la toate departamentele?
...................................................................................................................
14. Folosii internetul pentru a face cunoscute activitatea firmei
dumneavoastr?
...................................................................................................................
15. Avei site pentru a uura comunicarea cu clienii i furnizorii
dumneavoastr?
...................................................................................................................
16. Exist preocupri pentru mbuntirea sistemului informaional al
firmei?
...................................................................................................................

17

CHESTIONAR
pentru diagnosticarea sistemului informaional aplicat lucrtorilor informaionale.
1. De unde provin informaiile n departamentul din care facei parte?
- Director;
- Secretar;
- Angajai;
- Alte persoane.
2. Credei c suntei informai suficient astfel nct s v desfurai bine
activitatea?
Da
Nu
3.Ct de des comunicai cu superiorii dumneavoastr?
Des
Rar
Deloc
4. Modul n care v sunt transmise informaiile?
edine
Afie
Alte moduri
5. Ce prere avei despre modul n care sunt transmise informaiile n
departamentul dumneavoastr?
...................................................................................................................
6. Se utilizeaz calculatorul n acest departament?
Da
Nu
7. Dup prerea dumneavoastr ce rol are calculatorul n cadrul acestui
departament ?
...................................................................................................................
8. Ct de des v reactualizai informaiile?
...................................................................................................................

18

9. Credei c suntei suficient de bine pregtit pentru postul pe care l

ocupai?
Da
Nu
10. Vi s-a ntmplat s fii informat greit?
Da
Nu
11. Dac da de ce credei c sunt transmise greit informaiile?
...................................................................................................................
12. Ce ai face dumneavoastr pentru ca aceste informaii s nu mai fie
transmise greit?
...................................................................................................................
13. Credei c un software ar fi util n cadrul departamentului dumneavoastr?
Da
Nu

19

h. Construirea diagramei de relaii

1

CONSILIUL DE
ADMINISTRATIE

COTABILITATE
FINANTE

SCRETARIAT
4

CERCETEREDEZVOLTARE

CTC

VANZARI

15

12

PROMOVARE
7

10

APROVIZIONARE

SECTII
PRODUCTIE

11

SECTII
AMBALARE

13

16

BANCA

DESFACERE

14

RESURSE UMANE
DIRECTIA
JUDETEANA DE
STATISTIC

1. ECONT

10. Comenzi

2. State de plat

11. List produse

3. Situaiile mijloacelor fixe

12. Bon de predare, transfer, restituire

4. Evident salarii

13. Nomenclator funcii

5.Comenzi

14.Contracte individuale de munc

8. Materii prime

15.Informaii salarii

9. List materii prime

16.Borderou de facturi i credite

restante
17. Date de seam statistic

20

17

i. Analiza critic a situaiei existente prin determinarea punctelor slabe,

forte i evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare i a coeficientului
de important, precum i prin evaluarea n funcie de criteriile de calitate
ale

sistemului

informaional.

Determinarea

diagnosticului

sistemului

informaional al domeniului investigat.

Puncte slabe

Lipsa unei baze de date bine

pusa la punct

Exista angajai care nu tiu s

utilizeze calculatorul

Cauze

Efecte

Lipsa unei baze

Coef.de

Coef. de

Coef.de

evalua.

important

mediu

0.06

0.07

0,07

0.14

0,07

0.07

0,07

0.07

0,09

0.12

0,07

0.05

Dezinformarea

de date bine

managerilor

pusa la punct
Lipsa de interes
din partea

Ameninarea SI

acestora
Instruirea
defectuoasa a

Stocarea informaiei intr-un

personalului care

mod necorespunztor

se ocupa de

Pierdere de
informaii
Erori in informare

procedura de
stocare

Nu exista
4

SI incomplet

reglementari
scrise referitoare
la SI.

Personalul nu poate
delimita
nemulumiri cu
privire la
funcionarea SI
dect daca ii este
afectata direct
munca.
Nu se cunosc
posibiliti de
perfecionare a SI.

Datorita
5

birocraie ridicat

numeroaselor

Scderea eficienei

departamente

timpului

ale firmei

spaii insuficiente pentru

angajai

Spaiu prea mic

Scderea

in hala de

randamentului

producie

21

Lipsa unui
7

Transmiterea de informaii

control riguros

Dezinformare, erori,

incomplete, eronate, tardive

asupra

confuzii

0,08

0.04

0,08

0.06

Coef.de

Coef. de

Coef.de

evalua.

important

mediu

0,08

0.35

0,06

0.06

0,09

0.24

0,09

0.24

procesului
informaional

Nr.
crt.

10

11

Investiii nu prea mari n

modernizare

Puncte forte

Preocuparea managerului
pentru perfecionarea SI

SI devine un instrument
managerial

Pierderea in faa

financiare

concurenei

Cauze

Efecte

Perfecionarea
managementului

O buna informare

firmei

Necesitatea si
importanta SI in

Perfecionarea SI

firma
Necesitatea

12

Existenta unor preocupri de

managerilor de a

perfecionare a prelucrrii

fi deschii spre

informaiilor primare, folosind

informatizare

tehnica de calcul in unele

pentru a putea

departamente ale firmei

tine pasul cu

Perfecionarea
procesului
informaional
Reducerea
consumului de timp
si munca

concurenta
Necesitatea

Punerea la

informaiei
13

Accesibilitate

dispoziie a

pentru

informaiei de la

desfurarea

sistem

activitii firmei.

22

SI funcioneaz
14

Adaptabilitatea SI la situaia

dup necesitile

O buna desfurare

din firma

informaionale

a activitii SI

0,09

0.25

29

1,75

ale firmei.

TOTAL

n urma analizei fcute am obinut un coeficient de mediu de 1,75 ceea ce

reflect o calitate sczut a sistemului informaional in consecin trebuie lucrat la
mbuntirea lui.
j. Propuneri de mbuntire a structurii, funcionrii si controlului
sistemului informaional.
Propuneri de mbuntire:
Creterea aportului de implicare a managerilor n vederea mbuntirii
sistemului informaional din ntreprindere.
Transmiterea informaiilor n timp util.
Creterea performanei filtrelor special concepute pentru datele de intrare i
astfel calitatea informaiilor furnizate se va mbunti.
Formarea, instruirea personalului implicat n activitatea informaional prin
angajarea unui specialist.
Apelarea la specialiti din domeniul informaional, care s reproiecteze sistemul
informaional.
Aplicarea unui management al resurselor i plasamentelor.

23

. Proiectarea noului sistem informaional.

1.Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului ales.

Directorul economic

Directorul tehnic

Directorul comercial

Directorul de marketing

Directorul de resurse umane

Directorul de calitate

Contabilul ef (expert contabil )

Puncte de desfacere

Casierie

2. Stabilirea deciziilor specifice fiecrui centru de decizie

Director economic:
-

urmrete toate analizele financiare;

rspunde de efectuarea corect drepturilor bneti ale personalului

angajat al firmei;

verific organizarea inventarierii patrimoniului;

elaborarea si comunicarea la nivelul firmei a procedurilor de lucru in

probleme de gestiune a patrimoniului;

intocmirea lunar si in mod corect a bilantului contabil;

indeplinirea la termen si in conformitate cu dispozitiile legale a obligatiilor

fata de banci.

24

Director tehnic:
-

ntreinerea spaiului de lucru

ntreinerea serviciilor si operaiunilor

-

ndeplinirea sarcinilor specifice departamentului

Gestionarea personalului din subordine

- Sarcini administrative
- Pregtirea si dezvoltarea a echipei
Directorul comercial:
-

Urmarirea zilnica a activitatii personalului aflat in subordine pentru

asigurarea aplicarii corecte a procedurilor operationale de achizitii si
aprovizionare/livrare;

Prospectarea pietei de profil si a conditiilor de achizitii/livrare in vederea

optimizarii continue a stocurilor, avand ca scop final obtinerea unei rotatii
bune ale acestora si realizarea de profituri (protectia marginii).

Coordoneaza intreaga activitate comerciala a retelei de magazine pe

centre de profit
Directorul de marketing;

Rezolvarea prompt a plngerilor venite din partea clienilor;

Onestitate i confiden vizavi de persoanele din interior i exterior cu

care este n contact;

Efectueaz studii de pia n vederea identificrii de clieni poteniali;

Este n colaborare nemijlocit cu firmele de publicitate;

Analizeaz serviciile i produsele existente, fcnd propuneri constructive

pentru ridicarea calitii acestora i diversificarea lor;

Negociaz contractele de lansare a noilor produse;

Lanseaz cererile de ofert pentru un nou produs scos pe pia.

25

Directorul de resurse umane:

-

Coordoneaz realizarea i implementarea unui sistem de evaluare a

performanelor profesionale ale angajailor

Coordoneaz activitatea de reactualizare a fielor de post

Controleaz activitatea de eviden a carnetelor de munc, nregistrarea

tuturor actelor la ITM, a contractelor individuale de munca, prestri
servicii, evidena concediilor medicale, pontajul, verific corecta ntocmire
a dosarelor de pensionare, conform legislaiei n vigoare;

Rezolva prompt cererile venite din partea celorlali angajai i le trateaz

nediscriminatoriu.

Respect programul de lucru, conform normelor interne ale societii.

Respect metodologiile de lucru ale domeniului su de activitate i
procedurile de sistem i de lucru, existente n cadrul societii i
urmrete ca ntreg personalul din subordine, sa le cunoasc si sa le
respecte.
Directorul de calitate:

Concepe i supervizeaz aplicarea sistemului managerial integrat.

Supervizeaz controlul calitii executive, protecia mediului, protecia

muncii
Contabil ef:

Raporteaz rezultatele financiare ale firmei: analizeaz i propune msuri

pentru creterea rentabilitii;

Urmrete de meninerea capacitii de plata a societii;

ndeplinirea la termen i n conformitate cu dispoziiile legale a obligaiilor

fata de bnci.

rspunde

de

calitatea

raportrilor

departamentul economic;

26

informrilor

realizate

de

Puncte de desfacere:
-

asigur ncrcarea mrfurilor n mijloacele de transport, urmrindu-se

realizarea securitii i integritii mrfurilor ce se livreaz precum i a
ambalajelor n care se livreaz produsele respective

ntocmete i de asemenea urmrete ntocmirea corect a documentelor

de livrare: Aviz de expediie, Aviz de nsoire, Factur

asigur livrarea de mrfuri conform dispoziiilor de livrare;

realizeaz operaia de pregtire a loturilor de livrare.

Casierie:

asigur ntocmirea Registrului de cas zilnic;

ncaseaz creanele de la clienii care pltesc cu numerar;
asigur zilnic colectarea ncasrilor de la punctele de desfacerea.

3. Stabilirea listei finale, pe baza crora se iau deciziile cu

specificarea surselor, beneficiarilor i a periodicitii.
Pentru a avea o imagine de ansamblu a produselor din depozitul firmei
Departamentul Comercial ntocmete o cerere privind situaia stocurilor adresat
depozitului. Dac stocul existent nu acoper cererile clienilor tot Departamentul
Comercial va emite o cerere de suplimentare a produselor.
Pentru a verifica raporturile clientului cu firma se va emite i o cerere de
evaluare a clientului.
Departamentul Comercial - Aprovizionare ntocmete Registrul de comenzi
pentru a urmri modul n care sunt realizate contractele de livrare ctre clieni.
Contractul de livrare constituie documentul prin care se garanteaz
respectarea obligaiilor asumate de S.C. ILVAS S.A. ca furnizor i client.
Avizul de nsoire a mrfii: S.C. ILVAS S.A. presteaz i

servicii de

transport, i care au nevoie ca anumite bunuri sa fie transportate la alte puncte de

lucru, ori livrate unor alte societi.
Factura: Se ntocmete n trei exemplare. Primul servete ca document
justificativ n contabilitatea clientului, al doilea exemplar va fi transmis Biroului de
27

eviden contabil i se pstreaz la dosarul cu ieiri ale lunii, iar al treilea rmne
i se arhiveaz tot la contabilitate. Se semneaz de ctre persoana care
ntocmete documentul i de ctre client. Se arhiveaz la contabilitate unde se
pstreaz timp de 5 ani, iar apoi 5 ani n arhiva unitii

4. Eliminarea informaiilor ce se repet i a disfuncionalitilor

stabilite n analiza diagnostic.

Neregulile sesizate ce ar trebui eliminate sunt:

-

riscul apariiei informaiilor greite;

birocraia ridicat, ceea ce duce la scderea eficientizrii timpului

angajailor

5. Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale

eliminnd neregulilor semnalate.
- Comanda
- Facturi numeroase
- Aviz de nsoire a mrfii
- Registrul de intrri / ieiri
- Cererea de oferta
Comanda : n vederea aprovizionrii unitile economice partenere i
punctele de desfacere emit ctre SC ILVAS S.A. comenzi, iar pe baza acestora
ncheie dac este cazul contracte economice ( n cazul clienilor).
Factura: Se efectueaz cnd livrarea se face pe baza comenzii (din
depozitul de la firm) aceasta se ntocmete la Biroul Facturare din cadrul
Serviciului Comercial sau cnd livrarea nu are la baz o comand (din depozitul en
- gross)
Aviz de nsoire a mrfii: st la baza intocmirii facturii i nsoete marfa pe
tot parcursul transportului mrfii. Totodat reprezint un document de primire in
gestiunea clientului.

28

Registrul intrri / ieiri: se nregistreaz i se ine evidena tuturor

documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite
.Se ntocmete la serviciul comercial.
Cererea de oferta: este un document ntocmit de o firm care dorete
achiziionarea unor produse sau s i se presteze anumite servicii. Cererea de
ofert poate fi fcut verbal sau telefonic, dar cel mai des se face prin
transmiterea unui fax, scrisoare sau e-mail. Aceasta este primit la serviciul
comercial.
6. Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare
eliminnd disfuncionalitile semnalate
Din documentele precizate anterior sunt preluate date cu referire la clienii
acceptai, cantitatea de marf pentru care urmeaz s se ncheie contract,
caracteristicile produselor, termen de livrare.
Comanda se analizeaz de ctre Serviciul comercial care, eventual, o
ajusteaz n funcie de factori precum: perioada din an, volumul vnzrilor
anterioare din produsul comandat, vadul comercial, experiena persoanei care
ntocmete comanda etc.
Pe baza Situaiei vnzrilor se obin informaii ce ajut n procesul de decizie
referitor la livrrile ctre librrii, dar i n luarea deciziilor la nivel strategic.

29

7. Stabilirea circuitelor informaionale

FURNIZOR

FABRICAIE
CLIENT

COMAND

VANZARE

DISTRIBUIE

8. Stabilirea suporilor de informaii, eliminnd disfuncionalitile

semnalate.
Fluxurile de informaii care apar n cadrul sistemului analizat se transmit
verbal, baz de documente scrise, prin reeaua de calculatoare proprie, caz n care
informaiile se stocheaz n baza de date, prin email sau fax.
9. Stabilirea fiierelor n funcie de natura informaiilor de stocat,
eliminnd disfuncionalitile semnalate.
Fiierele sunt:
-

contracte

vnzri

comenzi

30

IV. Implementarea noului sistem informaional

Stabilirea etapelor de implementare
O bun elaborare a sistemelor informaionale necesit un efort din partea ntreg
personalului firmei. Printre elaboratori trebuie s fie inclui utilizatorii, echipa de
proiectare i un personal de asisten.
Personalul de asisten este format din programatori, analiti de sistem,
administratori i gestionari ai bazelor de date, experi n comunicaii, ingineri specialiti, alt personal.
Pentru proiectarea sistemului informaional vor fi respectate urmatoarele
etape:
1.

Studierea

planului

sistemului

informaional

acesta

cuprinznd

strategia i obiectivele organizaiei.

2. Proiectarea arhitecturii sistemului informaional n aa fel, ca s se poat
face integrarea diferitor baze de date.
3. Dezvoltarea sistemului informaional fiind printre prioritile firmei.
4.Terminarea proiectului la timp

31

Etapa

Activiti care

Persoana

Durata

Studierea planului

constituie etapa
Studiaz problema
Analizeaz sistemul i

responsabil
Inginerul specialist

(zile)
10

Proiectarea desig-

descrie ce fel de

nului sistemului

sistem trebuie folosit

Echipa de

20

informaional

pentru definirea

proiectare

scopului
mbunttete
Dezvoltarea

sistemul

sistemului

informational existent

Analitii de sistem,

informaional

nlocuindu-l cu un alt

alt personal

60

sistem care ne
Terminarea

definete scopul.
Verificarea sistemului

proiectului

Finalizarea lucrrilor

32

Inginerul specialist
2