Brief:PLANORGANIZAREEVENIMENT

Client:..................
Produs:................
Domeniudeactivitate:........................
Stimateclient,
nscopuldeavofericelemaibuneservicii,carescorepundnevoiloriateptrilorDumneavoastr,
v rugm s completai n linii mari acest brief de agenie. n urma verificrii informaiilor primite de la
Dumneavoastr vom concepe o strategie de abordare i organizare a evenimentului pe care vil vom nainta
spreanaliz.

A.Descriereeveniment
Sevalsanecompletatdectreclient
n viziunea organizatorului: concept, desfzurare, scopuri urmrite, cum se integreaz n
activitileclientului,i.e.aduceclieni,contracte,sporetevizibilitatea,creteawarenessul,arerol
deteambuilding,arescopcaritabiletc.
A.1.numeeveniment:
clientulesterugatsoferecelpuinoexplicaieminimalascopuluiurmritprineveniment
propuneridenumepentruevenimentvorfidicutatempreuncuechipadeorganizare
A.2. calendar de baz: timp de proiectare eveniment + timp de desfurare + timp de
followup(dateestimatesidoritedeclientvorficonfruntatecupropunerileorganizatorilor)
A.3.Costesenial:bugetulestimatcainvestiienorganizareaidesfsurareaevenimentului
A.4.Publicint:careepubliculprincipalcruiadorestesiseadresezeclientul?
A.5.Tipproiect:client+organizator,organizatorsauparteneriat
A.6.Scopulevenimentului(sintetizatntrosingurpropoziie)


B. Arhitectur eveniment (sugestii despre cuprinsul evenimentului, momente incluse,
activitipractice,prezentriiaplicaiietc.)
B.1.Cineparticip?(publicestimat)
B.1.1.Client,dacda,cineicareestescopulacestuia:
B.1.2.Organizator,dacda,cineicareestescopulacestuia:
B.1.2.Procentualparticipareclientiorganizatordacseaplic,persoanedecontactpentru
ambelepri,tipdecomunicare:ntlniri+frecven,comunicaretelefon/mailetc.
B.1.3.Participani:(tipologiaacestoranviziuneaclientului):
(datelevorficompletateulteriorideorganizator)
cumsuntselectai,(proceduradeselecieaparticipanilor)
decesuntselectai?,
cumvorficontactai,invitaiiconvinisparticipe?(sevacompletadecatreorganizator
nurmaobineriiunuiprofilminimalalparticipanilordinparteaclientului)
B.1.4.Parteneriexistenisaudorii,dacestecazul;
B.1.5.Partenerimedia,dacestecazul;
B.1.6.Invitaiimassmediapentrucronicaevenimentului;
B.1.7.Sponsori
B.2.Cndareloc?
B.2.1. Plan de desfurare, calendar primar de desfurare a pregtirii evenimentului i
desfurriipropriuzise,evenimentecarepremergicarecontinuevenimentul.(sevacompletade
ctreorganizator)
B.2.1.1 Se vor lua n calcul: concertele, conferinele, evenimentede divertisment din
perioadancareseconsidercvaavealocevenimentuldescris.


a.Interfereazacesteacuevenimentul?
b.influeneazacesteainteresulpubliculuiintpentruevenimentulpropus?
B.2.2. Motivaia selectrii: perioadei, lunii, zilei, segmentului orar. Interdicii i faciliti
ridicatedeacestealegeri.(clientulesterugatsmotiveze)
B.2.3. Condiii meteo prospective, n cazul n care acestea ar putea afecta evenimentul n
desfurareaacestuia.(sevacompletadectreorganizator)
B.2.4. Exist persoane care nu vor participa din cauza alegerii momentului evenimentului?
(sevacompletadectreorganizator)
B.3.Caresuntcomponenteleevenimentului?
B.3.1. Scopul: Prezentare conceptprodus, divertisment, teambuilding, caritabil, aniversare,
eveniment monden, eveniment pres, eveniment fashion, eveniment lansare, eveniment
comemorativ, nunt, botez, petrecere burlaci/burlcie, lansare concept nou, prelegere, vizit
extern/oficial,nominalizri, aderri, premii. (clientul este rugat s i aleag componentele
evenimentului prin enumerarea lor mai jos. n cazul n care scopul evenimentuli nu se regsete n
listapropusdenoi,vrugmsataaimajosiopiuniledumneavoastr)
B.3.2.Timelinedeeveniment
B.3.2.1.Dacestevorbadeunscenariu,cumsevedeacestandesfurarealuica:
(clientul este rugat s ofere succint propria viziune despre eveniment, urmnd ca echipa
organizatoaresdetaliezeacestecomponente)
pregtire(ntlniri,stabiliri,furnizare,pregtire,montare,selecielocaie,pregtirelocaie,
invitaii,verificareinvitaii,primireapeluriparticipani,liniedeajutorpentruparticipani,ndrumri
detransportidecodalevenimentului:cumseajunge,careesentimentuldinaintedeeveniment,
ceinut,participaniisuntinvitaicu/frfamilie,existcosturiridicatedeparticipare,dacda,care,
existelementesurprizcaresinciteparticipantul?),
desfurare(cineseocupdelocaie,cineseocupdefurnizare,cineseocupdeprimire
invitai, cine se ocup de ntreinere invitai, cine cronometreaz evenimentul, cine anun


momentele cheie ale evenimentului, cine se ocup de PR eveniment i relaie cu media la faa
locului, cine se ocup de relaia cu furnizorii externi n timpul evenimentului, cine
nchideevenimentul,cineseocupdelocaie,logisticetc.dupeveniment),sevacompletadectre
organizatornurmaconsultriiprealabilecuclientul.
followup(mulumiriparticipaniiinvitaimedia,solicitaredirect/indirectdefeedback,
ntlnire intern de evaluare a evenimentului i stabilirii punctelor forte i slabe, mediatizare a
evenimentului).
B.3.2.2.Componenteiresurse
B.3.2.2.1.Resursemateriale:(vrugmselectaidinlistapropussuporturilemediadorite):
Offline:bannere,inserturipres,invitaii,efectedecurierat,bazdedateinvitai,listcerineclieni,
promovare sponsori i parteneri, invitaii media, mijloace audio+vizuale, mijloace de mobilier
necesare, mijloace de prezentare, standuri, elemente de nfrumuseare/decoraiuni florale, servicii
de cattering, elemente necesare pentru divertisment etc. (organizatorl i rezerv dreptul de a
propuneajustriulterioare,motivndalegerilefcute)
Online:bannere,inserturipresonline,advertoriale,implicareauneicomunitionline,socialmedia
buzz,promovareviral,microsite,newsletter,WOMetc.
B.3.2.2.2.Amplasament
(Clientul este rugat s ofere cateva detalii despre tipul de spaiu considerat adecvat
evenimentului)
Ex. Spaiu public vs. spaiu logistic, spaiu filtru intrare, scen, spaiu spectatori, spaiu
prezentare,spaiubufet/mas,spaiurespiro,lounge,spaiudans,spaiumuzic,spaiitoalete,spaii
pentrucopii,localizare,localizarecldire,tipdeacces,spaiiparcare.
B.3.2.2.3.Resurseumane(vrugmselectaidinlistapropus)
Personalclient,personalorganizator,paz,servire,ghidare,divertisment,transport
(organizatorulvadefinitivalistapersonaluluinfunciedebugetulicerineleevenimentului)


B.3.2.2.3. Alte resurse, dac exist i care sunt (Clientul este rugat s ofere detalii despre
eventualelesalecerinespeciale.Acesteavorfianalizatempreuncuechipadeorganizare)
B.4.Caresuntcosturileestimativeridicatedefiecareelementdinseciuneaanterioar?(se
vacompletadectreechipaorganizatoaredupstabilireadetaliilormaisusmenionate)
B.4.1. Costuri interne: care sunt, cine le suport, care este gradul de fezabilitate? (se va
completadectreechipaorganizatoaredupstabilireadetaliilormaisusmenionate)
B.4.2. Costuri externe: furnizori (se va completa de ctre echipa organizatoare dup
stabilireadetaliilormaisusmenionate)
B.4.2.1.Seleciefurnizori: cefurnizoridedicaiexist,cefurnizorisuntselectaiprinoferte,
cineseocupdeselecie,caresuntcriteriiledeselecie?
B.4.6.Costuriposibile(sevorstabilidectreechipadeorganizaredupevaluareabugetului
clientului)
B.4.7.Plandeeconomie(Clientulesterugatsspecificecaresuntcheltuielileconsideratede
evitat?)
B.5. Care sunt resursele int? (tipologia acestora n viziunea clientului component de
reamintirenvedereadefinitivriiunuiprofildepublic)
Clieni, participani, public larg, public media, invitai media, invitai onorifici, invitai de
prestigiu,invitaipecategorii,prediciireferitoarelaparticipareaacestora.
C.Evenimentsidebars
(detaliereaplanuluideevenimentitimpiidedesfzuraresevorrealizanurmainformaiilor
obinutedinparteaclientului)