Managementul Timpului in Proiect CS PWC Catalin Dinu

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN
PROIECT
TEHNICI PROFESIONALE DE GESTIONARE
A TIMPULUI
SUMAR
CAP.1
CAP.2
MANAGEMENTUL TIMPULUI (slide 5)

ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI (slide 27)
CAP.3 METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII
ZILNICE. SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE (slide
54)
Time Management
CAP.4 INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE

GESTIONARE A TIMPULUI (slide 86)
CAP.5 METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A
TIMPULUI MANAGERILOR (slide 128)
Time Management
CE INSEAMNA GESTIONAREA PROFESIONALA A TIMPULUI?

Este procesul prin care se planifica activitatea zilnica in scopul de
a valorifica la maxim timpul alocat realizarii sarcinilor ce revin
fiecaruia ca ocupant al unui post intr-o organizatie dar si rezolvarii
problemelor personale.
De aceea trebuie sa stim cum sa prioritizam actiunile pe o
anumita perioada de timp pornind chiar de la o banala zi.
Astfel o persoana organizata va reusi sa-si atinga atat scopurile
personale cat si cele profesionale.
Time Management
Cap1
MANAGEMENTUL TIMPULUI
Time Management
Managementul timpului
Obiective
Evidentierea motivelor pentru care trebuie sa gestionam
profesional timpul
Identificarea avantajelor gestionarii timpului
Determinarea constrangerilor timpului
Prezentarea cauzelor lipsei de gestionare a timpului
Time Management
DE CE TREBUIE SA GESTIONAM CORECT TIMPUL?
Pentru:
A defini sarcinile pentru acasa si la locul de munca
A depasi obstacolele care ne impiedica sa facem ceea ce ne
dorim
A invata cum sa programam si sa actionam in functie de prioritati
A indeplini sarcinile cu succes si la timp
A scapa de tirania stresului.
Time Management
AVANTAJELE GESTIONARII TIMPULUI
Va ajuta sa:
Stabiliti corect prioritatile
Evitati capcanele timpului
Anticipati oportunitatile
Aveti libertate si control asupra psihicului personal
Evitati conflictele de timp
Evitati vina si scuzele pentru esecul anunitor actiuni
Evaluati mult mai usor progresul
Vedeti imaginea de ansamblu, the big picture
Gestionati corect cariera
Aveti relatii excelente in familie si societate
Time Management
CAUZELE IROSIRII TIMPULUI SAU CONSTRANGERILE
TIMPULUI
Se pot clasifica in doua mari categorii:
constrangeri din vina proprie
constrangeri din vina altora
Time Management
CONSTRANGERILE DIN VINA PROPRIE
Sunt:
Dezorganizarea sau lipsa de organizare
Taraganarea sau tergiversarea lucrurilor
Incapacitatea de a spune nu
Discutii neproductive
Perfectionismul inutil
Preocuparea excesiva pentru ceea ce au altii de facut
Time Management
10
CONSTRANGERILE DIN VINA ALTORA
Sunt:
Vizitatorii nepoftiti
Telefoanele neasteptate
Corespondenta fara valoare
Asteptarea directionata
Sedinte neproductive
Crizele si rapoartele inutile
Time Management
11
REPERCUSIUNI:
Nerealizarea sarcinilor la timp

Amanarea intalnirilor sau intarzierea la acestea
Stres maxim la serviciu si in familie
Ineficienta si lipsa de rezultate
Time Management
12
CAUZELE LIPSEI DE GESTIONARE A TIMPULUI
Sunt urmatoarele:
Lipsa de planificare
Dezordine personala
Incercarea de a face prea multe lucruri intr-un timp scurt
Responsibilitati neclare
Oameni si resurse inadecvat organizate
Discutiile inutile
Time Management
13
Documente fara importanta

Intalniri prost organizate
Nefinalizarea tuturor sarcinilor
Controale inadecvate
Slaba socializare cu cei din jur
Vizitatori neasteptati
Amanarea rezolvarii problemelor.
Time Management
14
Concluzionand, principalele 15 cauze care va fac sa
pierdeti timpul sunt:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
A nu planifica ziua/perioada de munca

A nu avea obiective clare fixate
A nu lucra decat sub presiune
A lucra cu nerabdare pentru a termina mai repede
A amana pentru urmatoarele zile ceea ce nu va place
Lipsa de autodisciplina
Incercarea de a face mai multe lucruri odata
Pregatirea exagerata inainte de a incepe o activitate
Time Management
15
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Telefoane prelungite
Nefinalizarea activitatii incepute
Perpetuarea unei rutine devenita ineficace
Incapacitatea de a spune NU in anumite situatii
Acceptarea tuturor vizitelor anuntate sau neanuntate
Discutii la o cafea
Adoptarea unei solutii moderne fara a cerceta daca aceasta
este potrivita.
Time Management
16
LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES !!!
CE ESTE STRESUL ?
Este reactia oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoiti

sa le suporte.
Oamenii s-au obisnuit sa traiasca sub stres si se straduiesc sa
faca tot mai multe in tot mai putin timp.
STRESUL POATE FI:
Pozitiv
Negativ
Time Management
17
STRESUL POZITIV
Este acea stare care va transmite in permanenta impulsul de a
reusi sa duceti pana la capat ceea ce ati inceput, actionand ca un
factor motivational.
PENTRU ACEASTA TREBUIE SA:

fiti suficient de motivat pentru a va ridica din pat si a va duce la
serviciu.
sa simtiti ca deveniti din ce in ce mai energic si mai dinamic
obtineti performante constant ridicate
folositi la maxim calitatile dv. native si pe cele dobandite
Time Management
18
STRESUL NEGATIV
Este acea stare care va transmite in permanenta:
LA SERVICIU:
Presiune psihica pronuntata si constanta
Neincredere in fortele proprii
Incapacitatea de a duce la bun sfarsit lucrurile incepute
Nesiguranta in tot ceea ce faceti
Nerealizarea sarcinilor curente
ACASA:
Lipsa de dinamicitate si de control asupra vietii
Pierderea spiritualitatii
Tristete cronica
Pierderea poftei de viata
Time Management
19
STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (1)

z
Fug de responsabilitati
ignora problemele sau pretind ca nu exista nici o problema;
refuza sa recunoasca atunci cand ceva nu este in regula, iar
cand sunt intrebati ce se intampla, spun ca totul e perfect (desi
este clar pentru oricine ca e exact pe dos).
z Isi fac griji, dar raman inactivi
nelinistea ii macina din ce in ce mai mult, dar nu fac absolut
nimic pentru a imbunatati situatia
Time Management
20

z
Ezita la nesfarsit:
oscileaza intre o decizie si cealalta, evitand sa se implice intr-o
actiune clara.
z Tergiverseaza:
se angajeaza in tactici diversioniste, fiind dispusi sa faca orice
altceva decat sa abordeze problema principala
Time Management
21

z
Cauta senzatii tari:

fac lucruri nechibzuite pentru a nu recunoaste ca se simt
descurajati
z Dau frau liber emotiilor:
au izbucniri de furie sau de lacrimi, remarci agresive care
tradeaza sentimente de exasperare, agitatie, neliniste
z Devin pasivi si lenesi:
se retrag din toate activitatile care inainte ii interesau.
Time Management
22
REDUCEREA SAU ELIMINAREA STRESULUI
Se Poate Face Prin:
Miscare - simpla miscare fizica este un mod sigur de alungare

imediata a tensiunii
Imbunatatirea conditiilor la locul de munca - schimbati atmosfera

din jurul dv.sau cumparati o planta care va place
Faceti ordine pe birou - arhivati toate documentele nefolositede

mult.
Organizati-va - notati termenele limita pe un planificator de perete

sau in agenda si urmariti-le in permanenta.
Time Management
23
ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (1)
Evaluati-va scopurile amintiti-va toate scopurile pe care vi le-ati

fixat in ultimul timp.
Este foarte important sa stiti in ce directie trebuie sa va indreptati.
Evaluati-va realizarile din ultima perioda.
Enumerarea succeselor va va impresiona in mod placut si incuraja
sa credeti ca aveti toate sansele sa reusiti din nou.
Time Management
24
ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (2)
Evaluati-va asteptarile verificati-va standardele prin comparatie

cu standardele celor din jur.
Evaluati-va punctele tari analizati-va din punctul de vedere al
calitatilor.
Apreciindu-va puterile, veti castiga incredere in propria persoana.
Time Management
25
COMPORTAMENTE UMANE DETERMINATE

DE LIPSA DE GESTIONARE A TIMPULUI
CAUTATORII DE
LAUDE
Intotdeauna spun ce munca grea fac ei in loc sa o faca
CEI CARE SE PLANG
Se plang de ce nu pot sa faca o munca grea in loc sa o faca
REFRACTARII
Isi petrec timpul povestind despre sentimentele negative pe

care le nutresc
SPONTANII
Incep prea multe lucruri si nu se gandesc niciodata la

consecinte
ANXIOSII
Vad riscuri si dificultati pretutindeni
INDIFERENTII
Sunt plictisiti tot timpul
CEI OBSEDATI DE
TIMP
Mai mult verifica timpul decat sa lucreze
ACTIVISTII
Actioneaza fara sa aiba o directie anume si nu economisesc

timp
SUPER-ORGANIZATII
Isi petrec timpul mai mult planificand decat lucrand

Time Management
26
CAP.2
TIMPULUI
Time Management
27

TIMPULUI
Obiective:
Definirea elementelor cheie ale managementului timpului
(Rutina. Urgenta. Importanta).
Prezentarea etapelor gestionarii eficiente a timpului
Identificarea metodelor de folosire eficienta a timpului
Analiza randandamentul in munca in funtie de timp
Definirea principiilor de utilizare eficienta a timpului
Time Management
28
Elementele cheie ale managementului timpului
In afaceri si in activitatea curenta zilele sunt prea scurte.

Pentru ca intotdeauna sunteti in lipsa de timp concluzia este ca nu il
gestionati bine.
Cel care nu isi foloseste bine timpul este foarte usor de recunoscut.
Este intotdeauna in graba, petrece din ce in ce mai multe ore la
birou, fara ca acest lucru sa il ajute sa isi respecte termenele, isi
schimba fara incetare prioritatile, nu fixeaza niciodata termene si
nu are obiective cuantificate.
Exista o enorma distanta intre a face bine lucrurile si a face doar
lucrurile necesare.
Time Management
29
De aceea pentru a va organiza mai bine timpul cea mai simpla

modalitate este urmatoarea:
La sosirea la birou (maxim 10 min):
notati sarcinile care trebuie indeplinite
evaluati durata fiecarei activitati
rezervati timp pentru cazuri neprevazute
grupati activitatile asemanatoare
clasati activitatile in functie de prioritati
delegati ceea ce este posibil daca aveti o functie de conducere
Time Management
30
La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min):

notati rezultatele obtinute
realocati timp pentru activitatile nefinalizate (reprogramati in functie
de prioritati)
faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai aveti
nevoie
verificati activitatile delegate catre altii(daca aveti functie de
conducere) si activitatile primite de rezolvat
Time Management
31
PENTRU A NE ORGANIZA IN MOD EFICIENT TIMPUL,

TREBUIE SA INTELEGEM:
Care este scopul nostru ? - si anume Misiunea si Obiectivele
nostre pe termen lung
Care sunt obiectivele prioritare de realizat? - pe termen mediu
Cum facem fata prioritatilor si presiunilor de zi cu zi? evitand
factorii ce determina pierderea timpului, clarificandu-ne modul in
care << cheltuim>> resursa timp si focalizandu-ne asupra
rezultatelor << iesirilor>> obtinute ca urmare a eforturilor noastre.
Time Management
32
De aceea trebuie sa ne fie clara diferenta intre:

INTRARI (INPUTS)
Ce facem cu timpul nostru, cum il utilizam?
IESIRI (OUTPUTS)
Rezultatele eforturilor noastre
REZULTATE
Relevanta a ceea ce am intreprins pentru atingerea obiectivelor
stabilite
Time Management
33
Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului:
RUTINA
Este acel lucru ce trebuie realizat in mod
continuu si repetat
Rareori este urgenta si importanta
URGENTA
Permite prioritizarea sarcinilor
Trebuie facuta acum sau foarte curand
Ne guverneaza timpul si psihicul
IMPORTANTA
Reprezinta prioritatile noastre cheie
Este esentiala in atingerea obiectivelor
De regula, acestea sunt uitate si devin probleme stresante
Time Management
34
ETAPELE GESTIONARII EFICIENTE A TIMPULUI

I. Evaluarea Problemei
II. Gestionarea timpului o chestiune de organizare
III. O problema delicata Supraincarcarea
Time Management
35
I. Evaluarea Problemei
La sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati-va 15 min pentru a

revedea activitatile din agenda, punandu-va urmatoarele 4
intrebari:
Aceasta activitate era necesara?
Am obtinut rezultatele pe care le-am dorit?
S-a justificat timpul pe care l-am alocat?
A fost oportun momentul cand am executat-o?
Time Management
36
Dupa ce raspundeti acestor intrebari, actionati.

Trei cauze principale pot explica reusita dv. in a va gestiona timpul si
anume:
Comportamentul (cei care sunt incapabili sa spuna << NU>> au o
problema reala vor abandona ceea ce fac pentru a ajuta pe
ceilalti de cele mai multe ori in detrimentul personal)
Buna organizare (stabiliti-va obiective clare)
Sarcini alocate eficient (nu acceptati sa primiti de lucru mai mult
decat puteti face).
Time Management
37
II. Gestionarea timpului o chestiune de organizare

Problemele dv. cu gestionarea timpului pot sa rezulte din lipsa
stabilirii de obiective clare.
De exemplu: antreprenorii isi fixeaza obiective pe termen mediu si
lung. Toti vor sa evolueze, sa-si extinda afacerile, dar de regula
uita de obiectivele pe termen scurt, absolut necesare pentru
desfasurarea unei activitati eficiente.
Ca punct de plecare pentru o mai buna organizare este o agenda
astfel informatia se gaseste in acelasi loc, poate fi usor
consultata, permite o privire asupra prioritatilor si evita
supraincarcarea programului zilei respective.
Time Management
38
Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai

ales daca sunt de informare sau privesc activitati curente.
Chiar si in cazul unor convorbiri cu partenerii de afaceri

clienti/furnizori telefoanele trebuie sa fie formale pentru ca o
intrebare de genul << ce mai faceti?>> invita interlocutorul sa
lungeasca convorbirea povestind ce a mai facut in ultima vreme.
Telefonul trebuie sa fie utilizat in acelasi timp pentru evitarea

deplasarii personalului din aceeasi organizatie/cladire de la biroul
unuia la al altuia in vederea discutarii, rezolvarii unor situatii
operationale.
Time Management
39
III. O problema delicata Supraincarcarea

Datorita reorganizarii si modificarii structurii afacerilor, de cele mai
multe ori sunt eliminate o serie de posturi, munca fiind repartizata
salariatilor ramasi.
In conditiile date, acestia nu trebuie sa mearga imediat si direct la
patron/director general sa-l informeze ca nu pot face fata pentru ca
lucrurile s-ar putea agrava.
Prezentati mai intai sefului direct o lista de activitati zilnice si il
rugati ca impreuna sa stabiliti prioritatile. Incercati sa va organizati
si sa rezolvati parte din problemele prioritare, iar cele care raman
intotdeauna nerezolvate vor fi reprogramate sau alocate altei
persoane mai putin incarcata.
Time Management
40
CUM PUTETI FOLOSI MAI EFICIENT TIMPUL?
Nu va planificati decat 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri

neprevazute si 20% pentru creativitate;
Nu va multumiti sa rezervati timp pentru participarea la sedinte, ci
rezervati timp pentru a le pregati;
Nu supraincarcati inceputul saptamanii, repartizati-va echilibrat
activitatile;
Consemnati insemnarile in acelasi loc (agenda, computer),
eviatand hartiutele colorate lipite peste tot;
Regrupati micile activitati asemanatoare;
Time Management
41
Incercati sa lucrati in afara biroului, daca acest lucru este mai

eficient (nu sunteti deranjat) o sala de sedinte de exemplu;
Faceti pauze regulate, dar scurte 10-15 minute la fiecare 50 de

minute (se spune ca dupa 50 de min de munca atentia slabeste si
calitatea muncii scade);
Utilizati telefonul si e-mail-ul pentru a nu va deplasa in alte birouri;
Daca amanati ceva pentru maine, asigurati-va ca va fi prioritara a

doua zi;
Time Management
42
Timpul este o resursa indispensabila pentru toate activitatile umane si

cheia succesului fiecarei persoane sta in modul in care aceasta
stie sa-si administreze timpul.
TIMPUL ARE URMATOARELE CARACTERISTICI:
este inelastic (nu se poate acumula, nici economisi)
este atipic (nu se poate asemana sau compara cu nici o alta
resursa)
este repartizat echitabil (fiecare are acelasi timp in fiecare zi 24h)
este indispensabil
este nesubstituibil
Time Management
43
LEGILE TIMPULUI :
Principiul Pareto mai cunoscut ca regula 80/20
20% din activitati timpul de lucru al unei persoane, contribuie in

proportie de 80% la rezultatele obtinute;
si invers, este evident ca 80% din timp contribuie cu doar 20% la

obtinerea rezultatelor dorite.
Time Management
44
Legile lui Murphy :

Nimic nu este asa de simplu cum pare
Totul necesita mai mult timp decat s-a prevazut initial
Daca ceva poate sa mearga rau, atunci va merge rau
Time Management
45
RANDAMENTUL IN MUNCA IN FUNCTIE DE TIMP

In cazul unei zile de lucru normale, curba randamentului unei
persoane creste pe masura ce avansam in timp pana cand atinge
un punct maxim, dupa care incepe o scadere lenta in functie de
acumularea oboselii.
Grafic curba randamentului, aceasta se poate prezenta astfel in
functie de situatie:
- intr-un program normal de 8 ore randamentul maxim se
inregistreaza pana in pranz, dupa care incepe sa scada (G1);
- aceeasi situatie este intalnita chiar daca programul are prevazuta
1 ora pauza de masa (G2);
- in situatia in care intervin orele suplimentare, atentia si oboseala
se accentueaza spre sfarsitul programului si randamentul
persoanei respective scade (G3);
Time Management
46
Grafic G1 Evolutia randamentului unei persoane in

timpul programului de lucru
Randament
Tim p
Time Management
47

Grafic G2 Evolutia randamentului unei persoane in timpul
programului de lucru cu 1 ora pauza de masa
Randament
Timp
Pauza de masa
Time Management
48
Grafic G3 Evolutia randamentului unei persoane in timpul

programului cu ore suplimentare
Randament
Tim p
10
Ore suplim entare
Time Management
49
PRINCIPII CHEIE IN UTILIZAREA EFICIENTA A TIMPULUI
1.
2.
3.
4.
INFORMATIA fara informatie nu se acumuleaza cunostinte, iar

fara acestea nu se poate adopta o decizie sau realiza o activitate.
OBIECTIVELE - sunt esentiale de stabilit, atunci cand nu stii
incotro sa mergi si nu vei reusi sa atingi obiectivele stabilite.
ACTIVITATILE - intotdeauna trebuie sa fie orientate catre
obiectivele urmarite.
REZULTATELE presupunand ca o sarcina reprezinta un intreg
(100%), ne intereseaza nu doar integral ci si proportia (X) in care
sarcina respectiva este indeplinita.
Time Management
50
5.
6.
7.
8.
9.
CONCENTRAREA - se poate lucra eficient, intr-un interval de

timp, intr-o singura directie (nu se pot rezolva bine si eficient mai
multe sarcini in acelasi timp).
INITIATIVA - daca doriti ca un lucru sa se intample dv. sunteti cel
care trebuie sa actioneze.
PROGRAMAREA - atunci cand o activitate este programata,
putem presupune cu adevarat ca aceasta se va produce inaintea
altora.
RESPECTUL PENTRU TIMP - daca nu respectati timpul dv., nu
va asteptati ca altii sa o faca.
SIMPLITATEA - intre diferite alternative, intotdeauna preferata
este cea mai simpla.
Time Management
51
Cele mai importante principii sunt planificarea si programarea

timpului.
Planificarea timpului nu presupune in mod necesar tehnici

complicate trebuie sa incercam doar sa previzionam activitatile
si termenele acestora de executie.
Daca a planifica inseamna << a defini ce vom face si cand vom

incheia actiunea noastra>> a programa inseamna sa decidem
<<cand >> vom actiona si ce resurse vom utiliza. Nu trebuie sa
uitam niciodata situatiile imprevizibile ce pot sa apara de-a lungul
unei zile de lucru sau desfasurarii unei activitati.
Time Management
52
In programarea timpului s-ar putea avea in vedere o serie de

reguli dupa cum urmeaza:
Sa se programeze timpul si apoi activitatile ce urmeaza a fi
executate;
Sa se adapteze ritmul de lucru, pe cat posibil, la ritmul biologic al
fiecaruia;
Sa se utilizeze productiv timpul de calatorie si timpul de asteptare;
Sa se includa in programul zilnic un timp pentru sine;
Sa se realizeze un rezumat al zilei de maine, in ultimele minute
ale zilei;
Sa fie programate activitatile in functie de obiectivele urmarite;
Sa se acorde spatiu macar jumatate de zi pe saptamana lecturilor
de natura profesionala. Time Management
53
CAP.3
METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII ZILNICE.
SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE
Time Management
54
METODE DE PLANIFICARE
Obiective
Identificarea metodelor de planificare a activitatilor zilnice
(Metoda SMART, Metoda FORTE, Metoda LIFO)
Setarea prioritatilor si elaborarea matricei stabilirii prioritatilor.
Elaborarea matricei gestionarii timpului.
Time Management
55
Metode de planificare a activitatii
METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATILOR ZILNICE

Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarele metode:
SMART
FORTE
LIFO
Time Management
56
METODA SMART
Semnifica faptul ca obiectivele si sarcinile stabilite trebuie sa fie :
Specifice
Masurabile
Achievable - posibil de atins
Realistice
Temporale - precise in timp
Time Management
57
METODA FORTE
Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
Formuleaz lista sarcinilor zilnice!

Observ i estimeaz timpul necesar!
Rezerv timp pentru sarcinile neprevzute!
Traseaz prioritile!
Evalueaz gradul de ndeplinire a sarcinilor!
Time Management
58
FORMULEAZA O LISTA A ACTIVITATILOR

Parcurgand urmatoarele etape:
Elaboreaza lista sarcinilor de indeplinit si a termenelor limita

(dead-line) pentru saptamana sau luna in curs;
Enumera activitatile neterminate din ziua precedenta;
Mentioneaza noile sarcini ale zilei , neincluse in lista initiala;
Rezolva corespondenta si convorbirile telefonice.
Time Management
59
OBSERVA SI ESTIMEAZA TIMPUL NECESAR

Parcurgand urmatoarele etape:
Aloca timpul necesar si suficient pentru fiecare sarcina.

Nu iti propune mai mult decat poti face ntr-o zi.
Stabilete termenele-limit!
Time Management
60
PLANIFICA DOAR O PARTE DIN PROGRAMUL DE LUCRU

CONFORM PRINCIPIULUI PARETO:
aprox. 60% : activiti planificate (planul zilnic)

aprox. 20% : activiti neprevzute (ntreruperi, timp rpit de altii)
aprox. 20% : activiti spontane i sociale (timp creativ)
Time Management
61
STABILESTE PRIORITATILE ZILNICE
Traseaza toate sarcinile in orice ordine vrei

Stabileste prioritatile zilei!
Fii foarte selectiv!
Deleaga sarcinile pe care poti sa le delegi si care iti vor permite sa
te concentrezi in alta directie!
Treci la executia sarcinilor
Time Management
62
EVALUEAZA GRADUL DE INDEPLINIRE A SARCINILOR LA

SFARITUL ZILEI
Amana sarcinile neindeplinite:
Poti sa le consideri sarcini de care te vei ocupa pe termen lung
Le vei avea in vedere mai tarziu.
Le poti anula - intre timp, s-au rezolvat de la sine.
Time Management
63
METODA LIFO SAU LIFE ORIENTATIONS

Are la baza dezvoltarea calitatilor personale ale oamenilor cu scopul de
a se elibera si elimina stilul de comportament frustrant bazat pe:
Calitati
Excese
Nevoi
Orientari
Time Management
64
IDENTIFICAREA STILULUI DE ORGANIZARE A TIMPULUI UNEI

PERSOANE UTILIZAND METODA LIFO
Pot fi identificate urmatoarele stiluri de management a timpului:
Suportiv
Adaptiv
Conservator
Autoritar
Time Management
65
STILUL SUPORTIV
ARE CA SCOP SA:
Ii ajute pe ceilalti
Sustina normele si valorile
Ii sprijine pe ceilalti in atingerea obiectivelor
Justifice calitatea de membru
Imbunatateasca coeziunea grupului
Aduca o contributie serioasa la activitatea echipei
OBIECTIVE IN FOLOSIREA TIMPULUI:

Sa raspunda la toate nevoile celorlalti
Sa invete si sa se dezvolte
Sa contribuie la dezvoltarea celorlalti
Sa-i ajute pe ceilalti
Time Management
66
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI:
devine critic la adresa celorlalti
ii salveaza pe toti ceilalti cu orice risc
este deprimat pentru ca asteptarile i-au fost inselate

CAPCANE POTENTIALE DE TIMP:
cauta perfectionismul cu orice pret
spune da prea multor oameni
nu prioritizeaza cererile pentru ajutor
are impresia ca ceilalti nu se pot ajuta singuri
acopera nereusitele celorlalti

Time Management
67
CHEIA SUCCESULUI IN GESTIONAREA TIMPULUI:
inchiderea usii / oferirea ajutorului pana la un anumit punct

concentrarea asupra propriilor prioritati
asta este ceea ce trebuie sa fac
Time Management
68
STILUL AUTORITAR
ARE CA SCOP SA:
obtina rezultate maxime
sa aiba impact maxim asupra evenimentelor
sa aiba initiative
sa intre in competitie
sa depaseasca toate dificultatile
sa se concentreze numai asupra realizarii obiectivelor
Time Management
69

maximizarea utilizarii oportunitatilor disponibile
demonstrarea competentei
indeplinirea termenelor limita
impact maximal asupra celor din jur

SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI :
trecerea brusca de la o sarcina la alta
oboseala excesiva
face absolut totul
proiecte incomplete la diferite stadii

Time Management
70
Trebuie sa o fac eu, altfel nu se va rezolva.
incearca sa faca prea multe lucruri deodata
trateaza totul ca fiind urgent
actioneaza impulsiv si nu se gandeste la consecinte
prea multe sarcini noi inainte de a le termina pe cele vechi

inchiderea usii
concentrarea numai asupra catorva sarcini
Asta trebuie sa realizez astazi

Time Management
71
STILUL CONSERVATOR
ARE CA SCOP:
sa anticipeze riscurile
sa standardizeze procesele
sa fie obiectiv
sa coordoneze activitati
sa monitorizeze activitati
sa previzioneze rezultatele
Time Management
72

sa inteleaga pe deplin situatiile si problemele
sa termine de facut ceea ce si-a propus
sa fie demn de incredere si consecvent
sa mentina structurile organizatiei.
sa foloseasca la maxim cunostintele, experienta

si resursele existente.
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI :
doreste foarte multa documentatie
intarzie actiunile sub pretextul nevoii de informatie
ii frusteaza pe ceilalti cu lungi discutii de analiza
nu respecta regula 80/20

Time Management
73
abordari metodice care pierd din vedere urgenta situatiei
se pierde in detalii si ii scapa obiectivul
presupune ca nimeni nu este de incredere
verifica personal lucruri care au fost deja verificate de altii
este guvernat de Legile lui Murphy

focalizarea asupra iesirilor si a rezultatelor
accentul pe actiune, legea 20/80
Asta trebuie sa fac acum

Time Management
74
STILUL ADAPTIV (VERSATIL)

ARE CA SCOP:
sa-si gaseasca locul potrivit in organizatie
sa isi dea seama care sunt asteptarile celorlalti
sa experimenteze mai multe modalitati de rezolvare a problemelor
sa asimileze diferite culturi
sa se adapteze optim la situatie

sa castige aprobarea formatorilor de opinie
sa mentina moralul ridicat tuturor membrilor echipei
sa experimenteze abordari sau idei noi
sa aplaneze conflictele
sa se faca remarcat
Time Management
75

SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI:
schimbari constante in gandire si directii noi

lipsa planificarii si renuntarea la responsabilitati
implicarea prea mare in viata sociala si in aflarea opiniilor
accepta intotdeauna cea mai noua versiune dar niciodata cea finala
face totul prin intermediul intalnirilor

promite prea mult datorita unui optimism exagerat
nu trece la subiect pentru a evita momentele neplacute
se concentreaza asupra oamenilor in detrimentul obiectivelor
adopta opinia ultimei persoane cu care a discutat
este preocupat de parerea celorlalti despre el
Time Management
76
concentrarea asupra sarcinii

afirmarea propriei directii
Asta este ceea ce cred eu ca ar trebui sa facem
Time Management
77
PROCESUL DE PLANIFICARE LIFO

ARE LA BAZA URMATOARELE COMPONENTE:
Constientizarea sarcinilor ce trebuiesc realizate
Dezvoltarea aptitudinilor si abilitatilor necesare indeplinirii
sarcinilor
Adaptarea reusitelor pentru fiecare situatie in parte
Extinderea rezultatelor la nivel general si de grup

Time Management
78
CONSTIENTIZAREA
Este etapa in care trebuie sa identificati:
calitatile pe care le aveti in mod curent
care este stilul dv. comportamental
daca puteti aduce plus de valoare calitatilor dv.
modul in care le puteti face mai eficiente
DEZVOLTAREA
Este etapa in care trebuie sa identificati :
calitatile pe care nu le utilizati dar le utilizeaza colegii dv.
daca puteti combina calitatile lor cu ale dv. pentru a va
imbunatati eficienta este un lucru bun
Time Management
79

ADAPTAREA
modul in care o persoana prefera sa fie abordata
modul in care puteti sa va modificati comportamentul in
functie de ceilalti
modul in care-i puteti determina pe cei din jur sa isi
modifice abordarea in relatia cu dv.
EXTINDEREA
calitatile pe care le utilizati cel mai putin, dar care
altora le aduc succese mari in situatii similare
situatiile de risc in care aceste calitati nu trebuie folosite
daca utilizati orientarea pentru a obtine un stil mai echilibrat
Time Management
80

SETAREA PRIORITATILOR
Este actiunea de selectare si clasificare a obiectivelor pe care dorim
sa le rezolvam intr-o perioada de timp.
SCOP:
Realizarea sarcinilor prin solutionarea activitatilor cu prioritate
maxima.
Time Management
81
Activitatile cu prioritate maxima se pot clasifica in patru

mari categorii:
PRIORITATEA 1.
Sarcinile pe care trebuie sa le realizez personal
PRIORITATEA 2.
Sarcini pe care ar fi bine sa le fac eu si nu altcineva
PRIORITATEA 3.
Sarcini pe care mi-ar placea sa le realizez
PRIORITATEA 4.
Sarcini neesentiale si pe care le pot realiza si altii
Time Management
82

MATRICEA PRIORITATILOR
Urgent
Ne-Urgent
Crize
Probleme presante
Important Proiecte limita
Intalniri
Telefoane
Vizitatori care intrerup
Neimportant
Lucruri presante
Planificare
Prevenire
Exercitiu
Relatii
Lucruri banale
Visare cu ochii
deschisi
Activitati cu scop
personal
Time Management
83
Exemplu:
Urgente si importante :
Defectarea unui server ( de mail ) sau a unei aplicatii folosite

zilnic
Intalnirile de afaceri care nu suporta amanare

Important si ne-urgent:
Planificarea si organizarea incheierii unui proiect
Mentinerea relatiilor cu furnizorii si clientii
Time Management
84
Urgente si ne-importante :
Rezolvarea unei probleme aparute la computerul unui utilizator
Realizare unui raport de activitate cerut de seful ierarhic
Ne-important si ne-urgent:
Utilizare internet in scop personal
Discutii cu colegii
Time Management
85
CAP.4
INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE GESTIONARE
A TIMPULUI.
Time Management
86
Instrumente de gestionare a timpului
Obiective
Identificarea etapelor procesului de gestionare a timpului
Prezentarea instrumentelor tehnice de gestionare a
timpului
Time Management
87
1. PROCESUL DE GESTIONARE A TIMPULUI

Etape:
1. Stabiliti-va propriile prioritati
Personale
Profesionale
2. Stabiliti-va scopurile pentru fiecare prioritate
3. Planificati-va etapele pentru atingerea fiecarui scop
4. Alocati timpul necesar fiecarei etape
5. Folositi instrumentele si tehnicile profesionale de
gestionare a timpului
Time Management
88

1. STABILITI PRIORITATI
Ganditi-va la ceea ce este important pentru dv.

Ganditi-va la ceea ce ati vrea sa realizati si in ce perioada de timp
o puteti face
Ganditi-va la regretele pe care le-ati avea daca nu puteti realiza
ceea ce v-ati propus
2. STABILITI SCOPURI
Prioritati personale: sa petreceti mai mult timp cu familia si sa va

vedeti parintii cel putin o data la 3 luni
Prioritati profesionale: sa obtineti promovarea, sa obtineti o marire
de salariu, sa faceti un curs care sa va ajute la indeplinirea acestor
obiective
Time Management
89
3. PLANIFICAREA ATINGERII SCOPURILOR

Pentru scopurile personale: sa alocati mai bine timpul astfel
incat sarcinile de la serviciu sa fie indeplinite la timp si sa lase
spatiu pentru preocuparile personale
Pentru scopurile profesionale: intrebati-va care sunt scopurile ce
doriti a fi atinse, cum trebuie planificate, cine ar produce cele mai
bune rezultate, unde este locul cel mai potrivit pentru a le pune in
aplicare
Time Management
90
4. PLANIFICAREA ALOCARII TIMPULUI
Se poate face prin:

Vizualizarea rezultatului final:scopul dv.
Estimarea timpului necesar
Diviziunea intregului in parti
Construirea unui calendar de termene
Verificarea progresului in raport cu timpul estimat
Ajustarea programului daca este cazul
Anticiparea existentei unor posibile probleme
Time Management
91
INSTRUMENTE SI TEHNICI DE GESTIONARE A TIMPULUI
Folositi liste cu << TO DO>> (de facut) pentru planificare

Creati un sistem de monitorizare a timpului folosit
Deveniti constient de elementele interne si externe care va
consuma timpul si evitati-le
Renuntati la birocratie
Time Management
92
LISTELE CU << TO DO>>

Pot fi anuale, lunare, saptamanale, zilnice
LISTELE CU << TO DO>> ANUALE
Evenimentele sau proiectele majore cu caracter repetitiv (strategia

companiei, elaborarea bugetelor)
Proiecte noi in activitatea companiei
Time Management
93
LISTELE CU << TO DO>> LUNARE
Termene limita de raportare lunara
Datele de finalizare a unor activitati cu caracter lunar (target de

vanzari)
Intalniri lunare
Termene limita ale unor activitati ce fac parte din anumite proiecte
Time Management
94
LISTELE CU << TO DO>> SAPTAMANALE
Termene de incheiere a unor procese repetitive
Sedinte saptamanale operationale
LISTELE CU << TO DO>> ZILNICE
Sedinte interdepartamentale
Intalniri
Telefoane/mail-uri
Time Management
95
2. INSTRUMENTE TEHNICE DE GESTIONARE A

TIMPULUI
2.1 Definirea termenilor folositi
Dezvoltarea tehnicilor de planificare a proiectelor a luat amploare
ndeosebi dup cel de-al doilea razboi mondial.
Cele mai cunoscute astfel de tehnici de planificare sunt:
tehnica diagramelor tip Gantt sau cu bare;
tehnica reelele de tip:
PERT
CPM
PDM
GERT
Time Management
96
PERT (Program Evaluation and Review Technique),

Tehnica Evalurii Repetate a Programului sau pe scurt
Metoda PERT;
CPM (Critical Path Method), Metoda Drumului Critic;
PDM (Precedence Diagram Method), Metoda Diagramelor
de Preceden;
GERT (Graphical Evalluation and Review Technique),
Tehnica Evaluarii Grafice Repetate a Programului.
PERT si CPM sunt cele mai folosite, au aparut in perioada 19581959
Time Management
97

2.1.1 Componentele WBS (Work Breakdown Structure) / (Structurii pe
activitati a proiectului)
La planificarea unui proiect, pentru a putea folosi o tehnic de tip reea,
trebuie ca proiectul s fie mprit n prile sale componente:
activiti i evenimente.
Activitatea reprezint un efort. Necesita resurse:
Umane
De timp
Financiare
Echipamente
Exemple: sparea unei fundaii, proiectarea unei piese, instruirea unui
angajat etc.
Time Management
98
n cadrul unui proiect activitile trebuie ndeplinite ntr-o anumit

ordine;
Pot fi:
n serie cu alte cuvinte o activitate nu poate fi nceput

pn cnd alta nu a fost terminat (de exemplu fundaia unei
construcii nu poate fi turnat pn cnd sptura nu a fost
executat),
n paralel adic se pot desfura n acelai timp (de
exemplu aprovizionarea cu materiale i zugrvitul).
Time Management
99
Activitatea - este unitatea/elementul de baz (cea mai detaliat

lucrare) din punct de vedere al managementului proiectelor.
n general ea se noteaz cu litere (a, b, c sau A, B C,)
sau prin dou cifre desprite printr-o linie (1-2, 2-3, 7-8,).
Componentele de baz ale unei activiti sunt:
descrierea/denumirea activitii i codul acesteia;
durata n timp (zile, sptmni, luni);
resursele (umane, materiale, echipamente) implicate;
costurile asociate.
Time Management
100
Evenimentul - reprezint ndeplinirea (terminarea) uneia sau mai

multor activiti, la un anumit moment de timp. Evenimentul
este vzut ca o piatr de hotar (Milestone) sau punct de
verificare a mersului proiectului (de exemplu terminarea unui
curs, predarea unui program, sosirea pieselor de schimb
etc.).
Evenimentele se noteaz n general cu cifre i nu au durat n
sine, ele delimitnd doar activitile.
Evenimentele pot fi vzute ca scopuri atinse, n timp ce activitile
reprezint mijloacele necesare atingerii acestor scopuri.
Time Management
101
Proiectul - este conceput n cadrul tehnicilor de planificare de tip

reea ca o niruire/colecie de activiti (deci implicit i de
evenimente) desfurate ntr-o anumit perioad de timp (cu
un nceput i un sfrit definit) pentru a realiza un anumit set
de obiective.
De exemplu: construirea unui pod, obinerea unei diplome la
master, efectuarea de reparaii capitale la o main etc.
Time Management
102
Un proiect cuprinde (fig. 2.1):

evenimente unice;
datele de ncepere i terminare specificate;
buget sau cost planificat;
activiti care definesc scopul lucrrii;
rezultate tangibile ale muncii;
resurse alocate (bani, for de munc, utilaje/echipamente
etc.)
Time Management
103
Time Management
104
2.1.2 DEFINIREA TERMENILOR FOLOSII N

STUDIUL REELELOR
O reea PERT (sau o diagram/un graf sau un grafic reea)
reprezint ilustrarea/modelarea grafic a unui proiect prin
intermediul relaiilor logice i cronologice dintre activitile i
evenimentele ce compun proiectul.
Pentru reelele PERT s-a adoptat o simbolistic special.
Aceasta poate fi de dou feluri, n funcie de ce se dorete a se
evidenia:
a) simbolistica orientat pe evenimente;
b) simbolistica orientat pe activiti.
Time Management
105

a) Reele PERT n simbolistica orientat pe evenimente.
Un eveniment este simbolizat printr-un cerc, activitatea printr-o sgeat
(un arc) ce unete dou evenimente (cercuri).
n interiorul cercului se noteaz (n general prin cifre) evenimentul
respectiv, iar durata activitii se noteaz fie ntr-o parantez,
deasupra, lng numele ei, fie dedesubtul sageii.
Time Management
106
Un drum reprezint o succesiune de activiti adiacente ce

conduc de la un eveniment la altul. El se poate exprima:
prin succesiunea de activiti parcurse, de exemplu a-b-d-e;
prin succesiunea de evenimente parcurse de exemplu 1-2-45-7.

Activitile fictive reprezint activiti introduse n mod artificial
la construirea reelei pentru a asigura o relaie de
preceden/secvenialitate fireasc a activitilor anterioare i
urmtoare. Acestea nu necesit resurse i au timpul de
desfurare 0. Sunt reprezentate grafic printr-o sgeat
punctat ntre dou evenimente care altfel nu ar fi fost unite
de o activitate real (a.f. 2-4 n fig. 2.3 arat c activitile e
i f nu pot ncepe dect dup terminarea att a activitii a,
ct i a activitii b).
Time Management
107
Time Management
108
b) Reele PERT orientate pe activiti. n acest tip de

reprezentare activitile sunt reprezentate prin dreptunghiuri,
iar evenimentele prin puncte situate la intersecia liniilor ce
unesc n mod secvenial activitile (de la stnga la dreapta,
n sens cronologic) (fig. 2.4).
Simbolistica orientat pe activiti este modul de reprezentare
specific programelor comerciale de Management al
Proiectelor ce se gsesc pe piaa de software (principalele
software-uri folosite pe piaa romneasc la ora actual sunt
Microsoft Project i Primavera).
Time Management
109
Time Management
110
O activitate critic este acea activitate care, dac este ntrziat,

va ntrzia la rndul ei data programat pentru terminarea
ntregului proiect. n reprezentarea grafic, aceast activitate
se marcheaz fie cu o culoare diferit, fie printr-o grosime
mai mare a sgeii asociate.
Evenimentele ce marcheaz nceputul i sfritul unei activiti
critice se numesc evenimente critice. Ele se reprezint de
obicei prin desenarea unui ptrat n jurul cercului ce
simbolizeaz evenimentul respectiv (fig. 2.5 a).
Time Management
111
Drumul Critic, DC, reprezint succesiunea de activiti i

evenimente critice care formeaz un drum continuu (o cale
continu) ntre nceputul i sfrsitul proiectului. El reprezint
drumul cel mai lung (ca durat) din ntregul proiect. Sunt
cazuri n care pot exista i mai multe drumuri critice, egale ca
durat.
Orice ntrziere a evenimentelor sau activitilor de pe
drumul critic va duce n mod automat la o ntrziere a
proiectului n sine.
Time Management
112
Time Management
113
Rezerva de timp, R, este diferena de timp dintre data limit

necesar pentru respectarea drumului critic i data la care se
atinge efectiv un eveniment sau se termin o activitate. Ea
poate fi atribuit evenimentelor i activitilor necritice. Se va
vedea ulterior c aceast rezerv de timp, n cazul n care se
refer la activiti, poart diferite nume.
n timpul precizat de Rezerva de timp, conducerea ntreprinderii
poate folosi resursele umane, financiare, echipamentele i
facilitile rmase libere prin terminarea mai devreme (cu o
rezerv de timp) a activitii respective.
Time Management
114

Graficul Gantt reprezint o alt form de vizualizare i de
planificare a proiectelor, alturi de reelele orientate pe
evenimente i activiti; el reprezint o reea n care
activitile i evenimentele sunt transpuse calendaristic pe o
ax orizontal a timpului.
Unei activiti i se asociaz o bar de lungime direct proporional
cu durata estimat.
Graficele Gantt au dezavantajul c nu arat interdependenele
dintre activiti i evenimente
Pentru graficele de timp din proiecte se utilizeaza softul
specializat Microsoft Office Project
Time Management
115
Time Management
116
Din grafic se observa ca:
proiectul se poate ncheia dup 6 zile lucrtoare, uor de

identificat pe axa timpului;
activitatea 2-4 ncepe abia dup terminarea activitii 1-2
(conexiune de tip Finish to End);
activitile 1-2 i 2-4 pot s se desfoare simultan cu
activitile 1-3 i 3-4;
drumul critic marcat cu o alt culoare corespunde cu cel din
reeaua PERT (fig. 2.5);
pe grafic se pot afia datele de ncepere/terminare a
activitilor, durata sau numele acestor activiti.
Time Management
117
2.2 METODELE PERT I CPM

a) Metoda Drumului Critic CPM (Critical Path Method).
Aceast metod lucreaz cu timpi bine determinai, asociai
fiecrei activiti i permite, totodat, att estimarea
costurilor, ct i a timpului de execuie a proiectului. Este o
metod determinist, care permite controlul timpului i
costului de execuie a unui proiect, prin determinarea
drumului critic al acestuia.
Time Management
118
b) Metoda PERT. Aceast metod folosete trei durate de timp

asociate fiecrei activiti (optimist, pesimist i cea mai
probabil), formnd o medie ponderat, care reprezint
durata ateptat/estimat.
Astfel, timpul de execuie a unui proiect este calculat pe baza
teoriei probabilitilor. Ea poate fi vazut ca o extensie a
graficului Gantt.
Time Management
119

2.2.1 CARACTERISTICILE METODELOR PERT I CPM
Formeaz baza planificrii i prediciei proiectului i furnizeaz

conducerii proiectului posibilitatea de a gsi cea mai bun folosin
a resurselor n scopul obinerii unui rezultat cunoscut, ntr-un timp
limitat i avnd costuri limitate.
Permit o viziune schematic a proiectului i totodat controlul
asupra proiectelor unice.
Ajut echipa de management al proiectului s rezolve probleme de
incertitudine care pot aprea n desfurarea proiectului, prin
gsirea rspunsurilor la ntrebri de genul: Cum va fi afectat
terminarea proiec-tului de o ntrziere pentru anumite elemente
(activiti, evenimente) ale sale? Unde exist rezerve de timp ntre
elemente? Care elemente sunt determinante pentru respectarea
termenului proiectului? Aceste rspunsuri furnizeaz conducerii
proiectului mijloace de evaluare a alterna-tivelor/opiunilor la
ndemn pentru redresarea situaiei.
Time Management
120
Utilizeaz o aa-numit analiz de tip reea a timpului drept metod

de baz pentru determinarea forei de munc, a materialelor i a
echipamentelor i, totodat, pentru furnizarea mijloacelor de
verificare a progresului fcut n desfurarea proiectului.
Furnizeaz structura de baz pentru prezentarea rapoartelor de
informare.
Evideniaz interdependenele dintre elementele sale.
Permit exerciii de genul Ce se ntmpl dac.
Identific cel mai lung traseu sau drumul critic.
Permit stabilirea termenelor pentru efectuarea analizelor de risc.
Time Management
121
2.2.2 SCOPUL METODELOR PERT/ CPM

Scopul principal al folosirii metodelor PERT/CPM l reprezint
identificarea corect a activitilor critice i furnizarea ctre
manager cel puin a urmtoarelor informaii:
care activiti sunt critice;
care activiti sunt necritice;
ce rezerv de timp au activitile necritice pentru a nu deveni
critice.
Time Management
122

2.2.3 ASEMNRI I DEOSEBIRI NTRE METODELE PERT I
CPM
Metoda PERT este o metod probabilist; ea folosete trei
estimri ale timpului, cu ajutorul crora calculeaz
probablilistic o durat estimat.
Metoda CPM este o metod determinist; ea folosete doar
o singur estimare a timpului, ceea ce duce la o precizie mai
bun.
Metoda PERT permite calculul riscului n ceea ce privete
terminarea proiectului, n timp ce metoda CPM nu permite
aceasta.
Ambele metode permit folosirea activitilor fictive pentru
construirea reelei.
Time Management
123
Metoda PERT se folosete mai ales n cazul proiectelor de

cercetare-dezvoltare, unde riscurile n calculul duratelor de
timp au o mare variabilitate. ndeplinirea total a proiectelor
de cercetare-dezvoltare este aproape imposibil de
determinat, cu excepia unor evenimente intermediare.
Metoda CPM se folosete mai ales n cazul proiectele de
construcie care sunt dependente de resurse i se bazeaz
pe estimri de timp foarte exacte. La aceste proiecte
ndeplinirea procentual se poate determina cu o acuratee
rezonabil, iar taxarea clientului se poate face pe baza
procentajului de ndeplinire a proiectului.
Extensii ale acestor metode permit i coordonarea i
optimizarea resurselor (fora de munc, utilaje/echipamente).
Time Management
124

2.2.4 AVANTAJELE METODELOR PERT/CPM
Planificarea detaliat sub forma unei reele. Echipa de management

al proiectului este obligat s planifice lucrrile n detaliu i s
defineasc tot ce trebuie efectuat pentru atingerea la timp a
obiectivului proiectului. Crearea reelelor i analiza drumului critic
evideniaz interdependeele i zonele cu probleme care nu sunt
nici evidente, nici bine definite prin alte metode de planificare.
Comunicarea eficient ntre membrii din cadrul organizaiei i cu
participanii externi la proiect, precum i delegarea clar a
responsa-bilitilor privind timpii de execuie a activitilor.
Controlul i monitorizarea eficient, prin depistarea activitilor
critice i orientarea pe urmrirea lor. Aceste metode determin
unde anume trebuie fcut efortul maxim astfel nct termenului de
execuie al unui proiect s fie respectat.
Evaluarea efectelor schimbrilor n program.
Time Management
125
Identificarea aspectelor cu potenial de a produce dificulti

(activiti critice sau n apropierea condiiilor critice).
Utilizarea adecvat a resurselor, prin redistribuirea celor
excedentare n zonele cu probleme.
Replanificarea - n scopul reducerii ntrzierilor - prin depistarea i
corectarea devierilor de la planificarea iniial.
Percepie uoar a desfurrii proiectului prin vizualizarea sa sub
form schematic i nelegerea facil a succesiunii elementelor
componente de ctre decideni/executani.
Implementarea pe calculator avantajoas mai ales la proiecte
mari.
Suport pentru adoptarea deciziilor metodele permit verificarea
eficacitii altor variante de execuie (cu rapoarte diferite ntre timpi
i costuri etc.)
Metoda PERT permite specificarea probabilitilor de realizare la
termen, n avans sau cu ntrziere.
Time Management
126
2.2.5 DEZAVANTAJELE METODELOR PERT/CPM
efort mare n ceea ce privete munca i timpul necesare

aplicrii lor;
reducerea posibilitii de a lua decizii la nivelul conducerii
superioare;
lipsa datelor istorice pentru estimarea costurilor;
premisa resurselor nelimitate poate fi neadevarat;
existena unei nevoi prea mari pentru detalii.
Time Management
127
CAP.5
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A TIMPULUI
MANAGERILOR
Time Management
128
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A

TIMPULUI MANAGERILOR
Obiective
Prezentarea principalelor metode de eficientizare a
timpului managerilor
Time Management
129

1.
Delegarea de autoritate
Delegarea consta in incredintarea temporara a unor sarcini de

catre manager, unui subordonat al sau.
Caracteristicile delegarii
are caraceter temporar ( perioada scurta de timp) in caz

contrar are loc o descentralizare a conducerii;
transfer temporar intre doua persoane a atributelor conducerii;
se deleaga toate componentele postului: sarcini, competente

si responsabilitati;
Time Management
130

Elementele delegarii
Transmiterea sarcinilor care se face formal;
Atribuirea competentei formale, a autoritatii si libertatii de

decizie;
Incredintarea responsabilitatii persoanelor delegate fata de

rezultatele obtinute din exercitarea sarcinilor ( raspunderea
formala revine managerului ce a delegat - are loc asa numita
<< dedublare a responsabilitatii>>)
Time Management
131
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA

A TIMPULUI MANAGERILOR
Delegarea intervine cand:
managerul este aglomerat de probleme marunte si

numeroase;
se doreste formarea de viitori manageri;
se doreste solutionarea dilemei INCREDERE CONTROL

CONTROL + X = INCREDERE X (orice amplificare a
controlului exercitat de catre manageri genereaza
reducerea increderii percepute de subordonat)
INCREDERE + X = CONTROL X (sporirea increderii
in persoana delegata genereaza diminuarea controlului
din partea managerului).
Time Management
132

Regulile care trebuie respectate de catre manager in cazul
delegarii:
delegarea sa vizeze sarcini de importanta minora si mediu

(operationale);
transmiterea sarcinilor sa se faca cat mai clar in scris;
controlul exercitat sa urmareasca rezultatele si nu modul lor de
indeplinire;
sa se asigure un climat favorabil de incredere;
responsabilitatea fata de superiori pentru sarcinile delegate
revine integral managerului care a realizat delegarea.
Time Management
133

ETAPELE PROCESULUI DE DELEGARE
Gruparea tuturor sarcinilor aferente postului respectiv pe trei

categorii din punct de vedere al delegarii (posibila, probabila,
imposibila);
Aprobarea delegarii de catre managerul superior;
Transmiterea in scris a sarcinilor, competentelor si
responsabilitatilor delegate persoanei desemnate in acest
scop;
Evaluarea rezultatelor delegarii efectuata de catre manager si
recompensarea/sanctionarea corespunzatoare;
Time Management
134

AVANTAJELE UTILIZARII DELEGARII
folosirea mai eficienta a potentialului de conducere prin
degrevarea managerilor de problemele operationale care
pot fi solutionate si de catre alte persoane;
valorificarea mai buna a potentialului subordonatilor si
stimularea creativitatii acestora;
crearea unor conditii favorabile pentru formare a viitorilor
manageri;
Time Management
135

LIMITELE DELEGARII
practicarea aceluiasi stil de management;
temerile din partea managerilor superiori in legatura cu
pierderea posturilor daca subordonatii delegati se
dovedesc a fi mai eficienti.
Time Management
136

2. SEDINTA
Este o reuniune a mai multor persoane, pentru o anumita
perioada de timp, sub coordonarea unui cadru de conducere,
in vederea solutionarii comune a mai multor probleme de
interes general, avand caracter informational sau decizional.
Time Management
137

TIPOLOGIA SEDINTELOR
Utilizate in procesul de conducere sedintele pot fi:
sedinte de informare - se produc ori de cate ori este nevoie;
sedinte decizionale ale top managementului sau consiliului

de administratie;
sedinte de armonizare;
sedinte de explorare cautare de raspunsuri;
Time Management
138

De asemenea sedintele mai pot fi:
sedinte de tip fata in fata ( cu un singur participant);
sedinte informale in vederea rezolvarii unor probleme

operationale presante;
sedinte regulate ( Consiliul de Administratie, Sedinta Top

Managementului);
sedinta publica - transmiterea publica a unui punct de

vedere sau a unei informatii despre organizatia respectiva fara
a astepta o reactie din partea participantilor);
sedinta de brainstorming sedinta in care sunt prezentate

in comun idei creative;
Time Management
139

ETAPELE DESFASURARII SEDINTEI
Pregatirea sedintei include pregatirea agendei, transmiterea

acesteia catre participanti cu cel putin 2 zile inainte de
desfasurare, stabilirea datei , locului, duratei si subiectului
sedintei si anuntarea participantilor.
Deschiderea sedintei se face de catre cel care a initiat
sedinta, se prezinta ordinea de zi, paricipantii, vorbitorii si
problemele ce se vor discuta, concluziile orientative la care ar
trebui sa se ajunga.
Desfasurarea sedintei - discursuri, discutii, controverse etc;
Finalizarea sedintei - pentru eficienta o sedinta nu trebuie sa
dureze mai mult de 1,5 maxim 2 ore, de aceea conducatorul
trebuie sa puna punct prin concluzii asupra problemelor discutate,
eventual stabilirea unei alte sedinte pentru continuarea
dezbaterilor daca timpul a fost insuficient.
Time Management
140

AVANTAJELE UTILIZARII SEDINTEI
posibilitati mai mari de informare a personalului si
fundamentare a deciziilor;
facilitarea schimbului de experienta intre persoane;
Time Management
141

LIMITELE (Dezavantajele) UTILIZARII SEDINTEI
consum mare de timp;

pierderea de idei valoroase emise de participanti in cazul
neconsemnarii acestora in scris de catre secretarul de sedinta;
Time Management
142

3. Tabloul de bord
Tabloul de bord este un ansamblu de informatii curente
prezentate intr-o forma scriptica, prestabilita, referitoare la
rezultatele activitatilor subordonate unui manager si la
principalii factori ce conditioneaza eficienta in vederea
cunoasterii aprofundate si adaptarii deciziilor ce se impun a fi
luate.
Este compus din tabele, grafice, rapoarte si situatii
comparative care de regula includ urmatoarele informatii:
informatii privind natura indicatorului;
unitatea de masura;
nivelul previzionat;
nivelul realizat;
diferenta absoluta sau procentuala (abateri +/-);
factori de influenta / cauze ce i-au generat;

De regula, in prezent acesta se mentine si actualizeaza in
Time Management
143
format electronic.

CERINTE PENTRU REALIZAREA TABLOULUI DE BORD
sa cuprinda informatii privind activitatea din domeniul condus ;
informatiile sa fie relevante si sa exprime ceva;
informatiile sa reflecte tendintele de evolutie a fenomenelor

economice;
structura informatiilor sa fie clara explicita si expresiva;
tabloul de bord trebuie sa refecte rezultatele obtinute si

cauzele ce au generat diverse tendinte;
adaptabilitatea tabloului de bord la utilizarea operativa
tabloul de bord trebuie sa fie eficient prin prisma costurilor

implicate de realizarea sa.
Time Management
144

FUNCTIILE TABLOULUI DE BORD
de avertizare
de evaluare diagnosticare
de eliminare a aspectelor negative
de generalizare a aspectelor pozitive
Time Management
145

TIPOLOGIA TABLOURILOR DE BORD
Dupa sfera de cuprindere TB complet

TB restrans (selectiv)
Dupa natura mijloacelor de tratare a informatiilor

TB clasic (suport hartie)
TB computerizat
Time Management
146

AVANTAJELE UTILIZARII Tabloului de Bord
Informarea operativa completa asupra aspectelor activitatii
conduse;
Fundamentarea eficienta a deciziilor;
Sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea
condusa;
Intarirea controlului;
Time Management
147

LIMITELE UTILIZARII TB
Inregistrarea si transmiterea repetata a unor informatii;
Volum mare de munca necesar aducerii la zi a informatiilor;
Cost relativ ridicat al selectarii, prelucrarii si transmiterii
informatiilor, resurse umane si materiale implicate.
Time Management
148

4. Scurte concluzii privind programarea activitatii manageriale
eficiente
Pentru a ncadra proiectul n timpul alocat, un bun manager trebuie:
z
s dispun permanent de informaii actualizate despre derularea activitilor
i etapelor proiectului inclusiv a problemelor aprute;
z
s analizeze periodic progresul proiectului cu personalul proiectului cu
factorii implicai, cu finanatorii;
z
s aib alternative n ceea ce privete partenerii i furnizorii proiectului;
z
s redefineasc, dac este cazul, prioritile etapelor, drumul critic etc.;
z
s ntocmeasc planuri alternative pentru readucerea proiectului n
parametri normali n situaia n care activitatea a fost perturbat;
z
s fie permanent un exemplu n ceea ce privete respectarea termenelor,
fr a uita ns scopurile ce trebuie realizate.
Time Management
149
Concluzii privind importanta planificarii

timpului pentru eficientizarea oricarei
activitati
Time Management
150
Concluzii privind importanta planificarii timpului

pentru eficientizarea oricarei activitati
Fiind o resursa limitata si dinamic unidirectionala, timpul trebuie

planificat astfel incat sa poata fi utilizat cu maxim de eficienta;
De asemenea, fiind una dintre putinele resurse care se

autoconsuma ireversibil eficienta folosirii acestuia este cu atat
mai mult importanta
Time Management
151
Concluzii privind importanta planificarii timpului pentru

eficientizarea oricarei activitati
Managementul eficient al timpului este esential in orice profesie si in

orice domeniu de activitate. Oricine isi poate imbunatati capacitatea de
organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceasta. Felul
in care cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un impact
direct asupra celor cu care lucreaza (pozitiv sau negativ!), astfel ca
merita sa alocati timp dezvoltarii anumitor instrumente si tehnici care sa
va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti obiectivele
respectand termenele limita.
Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a va folosi

cat mai eficient timpul si care va faciliteaza divizarea obiectivelor pe
termen lung in actiuni controlabile pe termen mediu si scurt.
1. Stabilirea obiectivelor 2. Transformarea lor in obiective SMART
3. Cunoasterea sarcinilor 4. Cunoasterea constrangerilor
5. Stabilirea prioritatilor 6. Planificarea sarcinilor
Time Management
152

Managementul eficient al timpului inseamna a fi

capabil de a:
Estima in mod realist timpul necesar pentru indeplinirea unei
sarcini in functie de complexitatea acesteia.
Stabili prioritatile in realizarea sarcinilor in functie de
importanta, urgenta si/sau rezultatele estimate ale acestora.
Organiza propriile activitati pentru a respecta termenele
limita.
Delega responsibilitatile persoanelor adecvate pentru a va
ajuta sa atingeti mai multe termene limita simultan.
Time Management
153

Parcurgerea acestui curs a urmarit:
Constientizarea importantei planificarii oricarei activitati inclusiv

a planificarii resurselor de timp in cazul unui proiect;
Dezvoltarea cunostintelor si deprinderilor de planificare eficienta

a scopului si obiectivelor pentru orice activitate;
Identificarea capcanelor in folosirea timpului si gasirea

modalitatilor de eliminare a acestora.
Insusirea de cunostinte teoretico-metodologice privind

managementul timpului in general, reguli valabile si pentru
managerii de proiect si echipele pe care le conduc
Time Management
154

Constientizarea faptului ca organizarea deficienta a activitatilor

proiectului poate duce pe de-o parte la prelungirea termenului
de finalizare al acestuia iar pe de alta la chiar la esecul
proiectului
Buna comunicare in cadrul echipei de proiect privind

planificarea activitatilor curente este un pas in realizarea unui
management eficient al timpului
Utilizarea celor mai potrivite metode si tehnici de gestionare a

timpului in proiect in functie de specificul acestuia chiar daca
diagramele de timp (graficul Gantt) si de activitati (Work
Breackdown Structure) sunt folosite pentru orice proiect.
Time Management
155
End
Succes in continuare !
Time Management
156

Managementul Timpului in Proiect CS PWC Catalin Dinu

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul Timpului in Proiect CS PWC Catalin Dinu

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN

MANAGEMENTUL TIMPULUI (slide 5)

CAP.4 INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE

CE INSEAMNA GESTIONAREA PROFESIONALA A TIMPULUI?

Nerealizarea sarcinilor la timp

Documente fara importanta

A nu planifica ziua/perioada de munca

Este reactia oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoiti

PENTRU ACEASTA TREBUIE SA:

STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (1)

STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (2)

STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (3)

Cauta senzatii tari:

Miscare - simpla miscare fizica este un mod sigur de alungare

Imbunatatirea conditiilor la locul de munca - schimbati atmosfera

Faceti ordine pe birou - arhivati toate documentele nefolositede

Organizati-va - notati termenele limita pe un planificator de perete

ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (1)

Evaluati-va scopurile amintiti-va toate scopurile pe care vi le-ati

Evaluati-va asteptarile verificati-va standardele prin comparatie

COMPORTAMENTE UMANE DETERMINATE

Intotdeauna spun ce munca grea fac ei in loc sa o faca

CEI CARE SE PLANG

Se plang de ce nu pot sa faca o munca grea in loc sa o faca

Isi petrec timpul povestind despre sentimentele negative pe

Incep prea multe lucruri si nu se gandesc niciodata la

Vad riscuri si dificultati pretutindeni

Sunt plictisiti tot timpul

Mai mult verifica timpul decat sa lucreze

Actioneaza fara sa aiba o directie anume si nu economisesc

Isi petrec timpul mai mult planificand decat lucrand

ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI

Elementele cheie ale managementului timpului

In afaceri si in activitatea curenta zilele sunt prea scurte.

Elementele cheie ale managementului timpului

De aceea pentru a va organiza mai bine timpul cea mai simpla

Elementele cheie ale managementului timpului

La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min):

Elementele cheie ale managementului timpului

PENTRU A NE ORGANIZA IN MOD EFICIENT TIMPUL,

Elementele cheie ale managementului timpului

De aceea trebuie sa ne fie clara diferenta intre:

Elementele cheie ale managementului timpului

Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului:

Elementele cheie ale managementului timpului

ETAPELE GESTIONARII EFICIENTE A TIMPULUI

Elementele cheie ale managementului timpului

La sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati-va 15 min pentru a

Elementele cheie ale managementului timpului

Dupa ce raspundeti acestor intrebari, actionati.

Elementele cheie ale managementului timpului

II. Gestionarea timpului o chestiune de organizare

Elementele cheie ale managementului timpului

Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai

Chiar si in cazul unor convorbiri cu partenerii de afaceri

Telefonul trebuie sa fie utilizat in acelasi timp pentru evitarea

Elementele cheie ale managementului timpului

III. O problema delicata Supraincarcarea

Elementele cheie ale managementului timpului

CUM PUTETI FOLOSI MAI EFICIENT TIMPUL?

Nu va planificati decat 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri

Elementele cheie ale managementului timpului

Incercati sa lucrati in afara biroului, daca acest lucru este mai

Faceti pauze regulate, dar scurte 10-15 minute la fiecare 50 de