5.

PRELUCRAREA ARHIVISTIC A DOCUMENTELOR TEHNICE I DE NREGISTRARE

TEHNIC
Potrivit Normelor tehnice (Bucureti, 1996, art. 176), prin documente tehnice i de
nregistrare se nelege totalitatea documentelor purttoare de informaii tehnice (arhivele
tehnic) sau cele produse ca urmare a aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici,
fotosensibili, din hrtie tratat special pentru mecanografie (arhive de nregistrare. n cadrul
arhivelor tehnice se disting mai frecvent dou categorii: arhivele tiinifice i cele inginereti (de
ex. cercetare-dezvoltare) indiferent de domeniul de cercetare i de aplicaie. Arhivele de
nregistrare sunt formate din: arhive geodezice i geografice (de ex. documentele cartografice,
geologice, seismologice etc.), audio-video (de ex. cinematografice, orale, fotografice),
informatice (indiferent de domeniul de aplicaie) i de laborator (n general fizico-chimice i
biologice). Cu alte cuvinte, documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, plane, schie,
planuri, hri, msurtori de laborator etc. Majoritatea lor sunt create de instituii de cercetare i
proiectare specializate pe domenii (energetic, telecomunicaii, ci ferate, minier, industrie
chimic, agricultur etc.).
5.1. ORDONAREA I INVENTARIEREA FONDURILOR I COLECIILOR DE
ARHIV TEHNIC
Arhivele de cercetare, create n baza cercetrii fundamentale (sau teoretice), se ordoneaz
cronologic pe structurile creatorului, n ordinea numrului temei de cercetare, dac creatorul nu a
avut alte criterii de constituire a propriului fond.
La inventariere se utilizeaz un formular precizat n legislaie (cel din anexa XII) cruia i
se aduc urmtoarele completri: tipul de suport (calc, pelicul pozitiv sau negativ, band, disc,
CD etc.), mijlocul mecanografic sau dup caz, tehnica de nregistrare a informaiei (helograf,
nregistrare desen n tu, n acuarel etc.). La cuprinsul documentului se va meniona: autorul
(autorii) sau coordonatorul i autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.
Arhivele inginereti (cercetare-proiectare) indiferent de domeniul de aplicaie, se prezint
formal din dou pri distincte una scris i una desenat. n general partea scris este format
din documente economice i tehnice ce reprezint n ansamblu memoriul tehnico-economic i
aplicativ, n vreme ce partea desenat reprezint proiecia n plan a obiectelor proiectate.
Fondurile acestor arhive se ordoneaz prin combinarea, n succesiune, a criteriilor: cronologic
(pe nr. de titlu) de proiect (tema de cercetare-dezvoltare), faza de proiectare i form de
prezentare (partea scris, partea desenat). De pild, un proiect se ordoneaz mai nti la anul n
care s-a dat tema de cercetare-dezvoltare; n cadrul temei (titlului) pe faze de proiectare; n cazul
fiecrei faze, pe partea scris i partea desenat. Documentele din partea desenat pot di la rndul
lor ordonate n cadrul structurii pe formatele suportului, fie n ordinea cronologic (plan de
ansamblu general, planuri de profile, detalii etc.).
Inventarierea se realizeaz prin fiarea fiecrei uniti arhivistice, nelegndu-se prin
aceasta din urm completul parte scris-parte desenat, dat fiind unitatea lor de coninut
inseparabil. Cum ns din motive de conservare, determinate de formatul documentelor, cele
dou pri componente nu se pot arhiva mpreun este necesar ca unitatea s fie meninut prin
inventariere i cotare.
Aadar, la inventariere se vor meniona: nr. crt. (cota u.a.), cota veche a documentului,
autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii), tema de cercetare-proiectare (titlul
proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de coresponden a prii

desenate (se completeaz numai n cazurile n care desenele au fost ordonate pe formate) i
observaii (vezi anexa XII).
n cazul n care desenele sunt pstrate mpreun ntr-o map sau tub, indiferent de format,
cota de coresponden este cota curent plus litera D (desene) i numrul desenelor (ex. 321 D 119). Cota de arhiv la partea desenat se scrie ntotdeauna pe verso-ul filei document.
Fondurile i coleciile cartografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare i a alte
asemenea fonduri i colecii formate din nregistrri diverse pe supori cartografici se ordoneaz
pe grad geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hri) de
ansamblu i detalii, i dup caz, cronologic. Inventarierea acestor tipuri de documente se
efectueaz pa baza unor formulare speciale. Astfel, planurile se iau n eviden ntr-un inventar
conform anexei XIII, iar hrile dup anexa XIV
5.2. ORDONAREA I INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DE NREGISTRARE
TEHNIC
Exist, potrivit Normelor tehnice, 1996, art.186, patru categorii de documente de
nregistrare tehnic: documente mecanografice, documente audio-vizuale, documente fotocinematografice i documente informatice.
Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a variaiilor
cantitative a unor fenomene fizice, chimice i biografice. Ele se realizeaz pe supori de hrtie
special preconstituit (ex. hrtia milimetric). Ordonarea lor se efectueaz cronologic, alfabetic
pe subieci (staii, posturi, subieci n urmrire) i n cadrul acestora, tot cronologic. De ex.
nregistrrile seismologice realizate pe seismografe se ordoneaz anula pe posturi sau staii,
fiecare u.a. coninnd cele 365 de nregistrri de 24 de ore ale postului sau staiei respective.
Inventarierea acestor documente se efectueaz conform anexei XII.
Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor
fenomene tiinifice sau sociale. n funcie de utilizarea lor, documentele audio-video se pot
clasifica n trei categorii: - documente audio-video de nlocuire ale unor categorii de documente
tradiionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); - documente audio-video provocate
pentru documentare istoric (aa-numitele arhive orale, memoriale audio-video, fonoteca
de aur etc.); - documente audio-video de producie curent mass-media. Inventarierea lor se
efectueaz conform anexei XV i XVI.
Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vizuale pe supori fotosensibili ale
unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot mbrca forma de
fotografii, microfilme, microfie, filme etc. Documentele fotografice se ordoneaz fie la fondul
sau colecia respectiv, constituite n uniti arhivistice, fie n colecia de documente fotografice
urmnd ca la inventarele fondurilor i coleciilor de unde provin s se anexeze lista cotelor
unitilor arhivistice inventariate n cadrul coleciei. Inventarierea se realizeaz conform anexei
XVII. Documentele pe microfilm se constituie n role care la rndul lor se organizeaz n
colecii, pe ri, teme etc. Rolele se numeroteaz cu cifre arabe, ncepnd cu 1, n cadrul fiecrei
colecii, n ordinea intrrii n depozit. Toate rolele se nregistreaz n registrul microfilmelor, n
ordinea intrrii lor (vezi anexa XVIII).
Documentele cinematografice se ordoneaz n colecii, potrivit tematicii i provenienei
lor. Astfel, avem filme romneti artistice, documentare, animaie, actualiti (fostele jurnale
cinematografice), respectiv filme strine cu aceeai tematic. n cadrul coleciei filmele se
ordoneaz cronologic, dup anul de producie.

Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini
statice sau animate, nregistrri sonore, n genere, orice alctuire sau reproducere prin mijloace
automate a unor date, fapte, lucruri, expresii, situaii etc. materializate sub form electronic,
pentru a permite citirea i preluarea automat de cei interesai. Ordonarea documentelor
informatice se face cronologic pe u.a. (band, disc) dup intrarea n cadrul structurii informatice
constituite (fiier de date, baze de date, banc de date) i se inventariaz unitate cu unitate n
complete de sisteme informatice (vezi anexa XIX). De subliniat c u.a. constituite la
compartimentele de lucru (birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup
crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost
ncheiat.
n ncheierea acestui subcapitol trebuie s zbovim i asupra selecionrii documentelor
tehnice i de nregistrare, ce reprezint o chestiune important n condiiile creterii consistente a
acestor genuri de documente. Pe de alt parte multe din ele au o valoare practic care dispare
dup un anumit numr de ani, aspect de care trebuie s se in seam i la stabilirea termenului
de pstrare. Cu alte cuvinte, n cazul unor documente tehnice i de nregistrare ce au ca obiect
baraje, diguri, sisteme de irigaii, tuneluri ce se menin mult vreme, termenul de pstrare difer
fa de cele ntocmite pentru diferite maini a cror durat este numai pentru o perioad mai mare
sau mai mic de timp. De asemenea, este de dorit o selecionare a documentelor din interiorul
proiectelor (s nu fie pstrate doar prile cu adevrat importante), astfel se realizeaz o
decongestionare a spaiului din arhiv.