2.

Reprezentarea formal a proiectelor

2. REPREZENTAREA FORMAL
A PROIECTELOR
2.1 Definire i elemente de formalizare
Cuvntul proiect are mai multe sensuri n limba romn: desen sau
schi a unui produs de exemplu, desenul de ansamblu al unui motor;
dorina sau intenia de a realiza o schimbare n viaa de zi cu zi de
exemplu, dorina de a face o excursie peste hotare sau intenia de a schimba
locuina; ansamblu de etape i aciuni ordonate destinate atingerii unui
obiectiv de exemplu realizarea unui automobil.
n expunerea din aceast lucrare se are n vedere al treilea sens al
noiunii de proiect.
Astfel, un proiect este un ansamblu de aciuni sau lucrri
destinate realizrii unui obiectiv unic i msurabil.
Un obiectiv este unic dac, odat atins, este definitiv. De exemplu,
deplasarea zilnic a copiilor de cre sau grdini cu un autobuz nu este un
proiect. Faptul c aceast activitate s-a derulat ntr-o zi nu constituie un
obiectiv unic, pentru c n zilele urmtoare ea se va repeta. n schimb,
punerea la punct a transportului cu autobuzul constituie un proiect. Odat
realizat acest obiectiv, proiectul este ncheiat.
Un obiectiv este msurabil dac se poate evalua, n orice moment,
gradul n care a fost atins. De exemplu mbuntirea imaginii de marca a
unei firme nu este un proiect. n schimb, mbuntirea imaginii de marc
pn la nivelul la care 20% din populaie va cunoate obiectul de activitate
al firmei constituie un proiect.
Exist numeroase aciuni i lucrri care se deruleaz, fr ca un
obiectiv unic i msurabil s poat fi definit. n astfel de cazuri nu este
vorba despre un proiect.
De exemplu, a satisface clienii nu corespunde unui obiectiv unic
i msurabil. Cu toate acestea, satisfacerea clienilor este necesar.
A cunoate, fr echivoc, care aciuni sau lucrri constituie un
proiect i care nu reprezint premise de baz n elaborarea politicilor i
strategiilor din managementul proiectelor.
Aceste politici i strategii sunt nglobate n modele de management
al proiectelor. n general aceste modele se bazeaz pe urmtoarele elemente:
- identificarea activitilor din proiect;
- analiza derulrii logice a acestor activiti;
15

Managementul operaional al proiectelor

- identificarea i alocarea de resurse pentru proiect;

- cuantificarea activitilor prin durate i sarcini ale resurselor.
Aceste elemente reies din analiza proiectului care se situeaz, n
timp, naintea managementului propriu zis. Procesul de analiz depinde de
tipul proiectului, deoarece metodele existente sunt adaptate diferitelor
categorii de proiecte.
Analiza unui proiect necesit formalizarea problemelor ce trebuie
rezolvate.
Principalele elemente de formalizare utilizate n analiza proiectelor pot fi
reprezentate schematizat ca n fig.2.1.

1. Ce ? ( S.D.P )
2. Cum ? ( S.D.L )
3. Cine ? ( S.D.O )
4. Reea
5. Scenariu

Fig. 2.1
Aceste elemente au urmtoarele semnificaii:
Ce se refer la obiectul proiectului, adic la produs.
Cum se refer la modul n care se ajunge la produs, adic la lucrrile
din care este constituit proiectul.
Cine reflect rolurile jucate n cadrul proiectului.
Reeaua este o reprezentare simbolic ce permite cuantificarea
activitilor i a dependenelor dintre acestea.
Scenariul este rezultatul tratrii reelei prin tehnici de management al
proiectelor. Orice scenariu se concretizeaz sub forma unui program de
lucru pentru realizarea proiectului.

16

2. Reprezentarea formal a proiectelor

2.2 Structura de dezagregare a produsului (SDP)

Produsul oricrui proiect poate fi considerat ca o structur de sistem.
De aceea se poate imagina dezagregarea produsului n structuri de ordin
inferior, numite subsisteme.
La rndul lor subsistemele pot fi dezagregate n ansambluri, iar
acestea din urm n subansambluri. Aceast activitate logic de dezagregare
poate fi efectuat pn la nivelul entitilor individuale din sistem numite,
convenional, piese. n felul acesta, se realizeaz ceea ce se denumete,
convenional, structura de dezagregare a produsului SDP, care se poate
reprezenta sub forma unei arborescene (fig.2.2) i este interpretat n modul
urmtor: cobornd, semnific este compus din, urcnd, semnific face
parte din. SDP poate fi realizat la diferite niveluri, n funcie de cerinele
concrete ale proiectului .
De cele mai multe ori, SDP este condus pn la nivelul elementar,
adic pn la obinerea pieselor componente ale sistemului.
SISTEM

Subsistem 1

Subsistem 2

Subsistem 3

Ansamblu 1

Ansamblu 2

Ansamblu 3

Fig.2.2
2.3 Structura de dezagregare a lucrrilor ( SDL)
O problem major n managementul proiectelor este aceea de a
identifica cu precizie tot ceea ce trebuie realizat pentru atingerea
obiectivului propus. Cu alte cuvinte, identificarea tuturor lucrrilor ce
conduc la realizarea proiectului.
Structura de dezagregare a lucrrilor - SDL este o reprezentare
structural a tuturor activitilor din proiect. Reprezentarea poate fi realizat
sub form de arborescen (fig. 2.3).
17

Managementul operaional al proiectelor

Ca i arborescena anterioar, acesta se citete n felul urmtor:

cobornd, semnific este compus din ; urcnd, semnific face parte
din. Se poate observa c ntre SDP i SDL exist o legtur indisolubil.

Definirea
subsistemului 2

PROIECT

Definirea
sistemului

Realizarea
ansamblului 21

Definirea
ansamblului 22
Realizarea
ansamblului 22

Execuia
ansamblului 22
Integrarea
ansamblului 22

Realizarea
subsistemului 3

Integrarea
sistemului

Execuia
ansamblului 21
Integrarea
ansamblului 21

Realizarea
subsistemului 1

Realizarea
subsistemului 2

Definirea
ansamblului 21

Definirea
ansamblului 23
Realizarea
ansamblului 23
Integrarea
subsistemului 2

Execuia
ansamblului 23
Integrarea
ansamblului 23

Fig.2.3
Utilizarea codurilor SDL permite structurarea proiectului la diferite
niveluri. Rezultatul acestei aciuni este un ansamblu de planuri a cror
schem general este redat n fig.2.4

18

2. Reprezentarea formal a proiectelor

Definire
sistem
Realizare subsistem 1
Realizare subsistem 2
Realizare subsistem 3
Integrare
sistem

Fig. 2.4
Ca exemplu intermediar, de detaliu, n fig.2.5 se prezint planul de
realizare al subsistemului 2.
Realizarea Subsistemului 2
Definere
Subsistem 2

Realizare
Ansamblu 21
Realizare
Ansamblu 22
Realizare
Ansamblu 23
Integrare
Subsistem 2

Fig.2.5
Un detaliu i mai fin, care se refer la planul de realizare a
ansamblului 21, este redat n fig.2.6.

Realizarea Ansamblului 21
Definere
Ansamblu 21
Execuie
Ansamblu 21
Integrare
Ansamblu 21

19

Managementul operaional al proiectelor

Fig.2.6
O problem major n managementul proiectelor este aceea de a
identifica cu precizie tot ceea ce trebuie realizat pentru atingerea
obiectivului. Una dintre cauzele principale ale intrrii unor proiecte n
deriv const n faptul c anumite lucrri nu au fost identificate i, ca
urmare, nu au fost planificate. Experiena arat c, de foarte multe ori, o
parte nsemnat a sarcinii de lucru din cadrul unui proiect (care poate ajunge
pn la 30% ) n-a fost identificat la momentul oportun .
Aceast lips de vizibilitate conduce la ntrzieri n realizarea
proiectului, care adesea nu mai pot fi recuperate.
De obicei, nu activitile legate direct de realizarea produsului final
pun probleme majore, ci activitile auxiliare care, de foarte multe ori, sunt
identificate necorespunztor sau sunt chiar omise.
Pornind de la aceste constatri, n practic se impune elaborarea unei
liste exhaustive a tuturor activitilor din proiect, aceasta numindu-se SDL
TIP .
2.4 Structura de dezagregare a organizrii (SDO)
SDO se ocup cu prezentarea tuturor resurselor umane ce particip
la realizarea proiectului i stabilete responsabilitile fiecreia cu descrierea
amnunit a ceea ce trebuie s se fac cu scopuri bine definite ( fig.2.7 ).
Cu alte cuvinte, n cadrul SDO se precizeaz cine face i ce anume face,
cine este responsabil pentru ce anume i al cui.
20

2. Reprezentarea formal a proiectelor

Altfel spus, n cadrul SDO accentul se pune pe identificarea

responsabilitilor ce decurg din SDL .
Responsabilul unei lucrri este persoana (sau grupul de persoane)
care declar lucrarea terminat la momentul stabilit prin program.
Cine este responsabil i pentru ce?
Cine face i ce face?
Cine este responsabil i al cui?

Fig.2.7
Un mod de reprezentare a responsabilitilor n cadrul unui proiect
const n precizarea numelor celor responsabili pe fiecare diviziune SDL.
O structur SDL, completat n acest mod, este denumit
organigram tehnica ( OT ) .
Trebuie totui precizat c, n funcie de context, denumirea de OT
poate avea sensuri diferite: uneori se refer numai la SDL; alteori se refer
la SDL, completat cu precizarea responsabilitilor; n unele cazuri OT are
un coninut informaional mult mai bogat, fiind o list de lucrri,
responsabiliti i mijloace.
Identificarea a cine este responsabil i al cui conduce la stabilirea
unei ierarhii a sarcinilor. Structura legturilor ierarhice este denumit
structura de dezagregare a resurselor (SDR).
n managementul proiectelor, identificarea a cine face i ce face i
a cine este responsabil i de ce se dovedete a fi, de foarte multe ori,
insuficient. Exist i alte sarcini implicate de realizarea unui proiect, ca de
exemplu, cine aprob sau cine accept rezultatul unei lucrri.
Asemenea roluri trebuie, i ele, luate n considerare i tratate n mod
corespunztor.
2.5 Reele logice i scenarii
Reeaua logic este reprezentarea grafic a unor elemente specifice
managementului proiectelor, cum sunt: activiti, durate, resurse etc.
Reelele logice pot fi reprezentate n diferite forme.
21

Managementul operaional al proiectelor

n cadrul lucrrii de fa se utilizeaz reele n care activitile sunt

reprezentate prin segmente orizontale ngroate, iar legturile dintre
activiti prin sgei (fig.2.8). Activitile notate cu A, B, C,....F, corespund
listei SDL TIP. Durata fiecrei activiti este precizat, alturat, n zile
lucrtoare.
Reprezentarea proiectelor cu ajutorul reelelor logice asigur
faciliti multiple n abordarea problemelor de rezolvat cu ajutorul
calculatorului.

C 20z
A 5z

G 5z
D 10z

B 10z

F 15z
E 25z

Fig. 2.8
Pe lng aceste faciliti, reelele logice prezint i avantajul c pot fi
uor tratate cu tehnici manageriale de programare i conducere, obinnduse, n felul acesta, diferite scenarii de realizare a proiectului.
Practica demonstreaz c, n multe cazuri, scenariul elaborat iniial
nu este ntotdeauna convenabil, datorit unor cauze ce sunt depistate dup
elaborarea scenariului (depirea bugetului alocat pentru proiect,
repartizarea necorespunztoare a resurselor, depirea unor termene
intermediare etc.)
Etapele ce duc la realizarea scenariului sunt prezentate n fig.2.9.
Schimbarea unui scenariu poate solicita diferite niveluri de
responsabilitate, n funcie de etapa n care se face intervenia.
De exemplu, introducerea unei date impuse, legate de prioritatea
unei anumite activiti, nu implic responsabiliti prea mari, n schimb
modificarea calendarului unei resurse presupune intervenia efului de
proiect.
22

2. Reprezentarea formal a proiectelor

SDP
SDL
SDO
REEA
SCENARIU
INACCEPTABIL

SCENARIU
SCENARIU
ACCEPTABIL
REALIZARE
PRODUS

Fig. 2.9
Ct despre redefinirea produsului, o asemenea decizie poate pune n
pericol chiar existena proiectului. De aceea, o asemenea decizie presupune
un nivel de responsabilitate mult mai nalt.
2.6. Verificarea cunotinelor
1)
2)
3)
4)

Care este definiia cea mai general a unui proiect?

Ce nseamn obiectiv msurabil?
Ce nseamn obiectiv unic?
Care dintre urmtoarele exprimri reprezint un proiect?
meninerea n stare operaional a unui aeroport;
efectuarea reviziei anuale a tuturor autovehiculelor ce aparin
firmei;
cucerirea a 10% din piaa de desfacere a televizoarelor, n
decursul unui an;
efectuarea ntreinerii curente a utilajelor dintr-o secie;
23

Managementul operaional al proiectelor

efectuarea reparaiilor planificare a utilajelor dintr-o secie;

nlocuirea actualului sistem informaional cu un altul mai
performant, n decursul anului urmtor.
5) Care sunt principalele elemente de formalizare n managementul
proiectelor?
6) Cum se reprezint, n mod obinuit, structura de dezagregare a
produsului (SDP) ?
7) Ce moduri de reprezentare se utilizeaz, n mod obinuit, pentru
structura de dezagregare a lucrrilor (SDL)?
8) Cu ce se ocup structura de descompunere a organizrii (SDO)?
9) Ce reprezint structura de dezagregare a resurselor (SDR)?
10) Ce semnificaie are SDL-tip?
11) Ce reprezint o organigram tehnic (OT)?
12) Ce este reeaua logic a unui proiect?

24