Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
În principal, există două tipuri de audituri ale calităţii: audituri interne şi audituri externe
ale calităţii.
Auditurile interne sunt acele audituri desfăşurate în interiorul unei organizaţii de către
personalul propriu sau de către un subcontractant, pentru scopuri interne, şi sunt declanşate la
cererea conducerii organizaţiei respective. În acest caz, organizaţia auditată este atât client, cât şi
auditat. Aceste audituri pot constitui baza, pe propria răspundere, a declaraţiei de conformitate.
Auditurile interne se pot desfăşura având la bază următoarele motive:
reprezintă o cerinţă din stanadard;
conducerea organizaţiei consideră că este cel mai eficient instrument pentru a
identifica şi clasifica domeniile de prioritate, în scopul îmbunătăţirii sistemului de
management al calităţii;
pentru a pregăti un audit extern şi a corecta cel puţin o parte dintre neconformităţile
întâlnite.
Auditurile interne oferă conducerii importante informaţii cu privire la activitatea de
îmbunătăţire continuă a calităţii, fiind totodată şi instrumente de stimulare a dezvoltării
organizaţiei.
Pentru auditurile interne, o organizaţie poate alege propriile ei metode şi frecvenţe, precum
şi momentul şi mecanismul de raportare.
Planul de audituri interne depinde de nevoia de auditare a tuturor activităţilor organizaţiei
în cauză iar frecvenţa auditurilor se stabileşte de către conducere, în funcţie de nevoile sistemului
de management al calităţii (activităţile mai importante trebuie auditate mai des decât cele mai
puţin importante). Planul trebuie astfel elaborat încât să permită auditarea simultană a mai multor
funcţii ale organizaţiei, pentru a fi evaluate în acest fel şi interfeţele dintre diferitele
compartimente. De asemenea, auditurile interne pot fi bazate pe elemente ale sistemului de
management al calităţii sau pe proiecte, dacă acestea sunt o parte importantă a activităţii.
Dacă se urmăreşte satisfacerea cerinţelor ISO 9001:2001, auditurile interne trebuie
planificate şi desfăşurate de personal pregătit corespunzător, în concordanţă cu procedurile
documentate. Rezultatele acestor audituri trebuie documentate, orice acţiune corectivă rezultată
din identificarea unor nereguli trebuie verificată iar înregistrările acestor activităţi trebuie
menţinute la zi.
Spre diferenţă de auditurile secundă parte şi de cele terţă parte, unde apare necesitatea de a
fi respectate anumite etape, organizaţiile cu o atitudine matură faţă de calitate pot tratata auditurile
interne cu mai multă flexibilitate.
Multe dintre activităţile desfăşurate de Departamentul de Asigurare a calităţii al unei
organizaţii pot fi considerate audituri interne, atâta timp cât:
sunt desfăşurate de acest departament datorită independenţei acestuia şi pregătirii
speciale pe care o presupun;
se bazează pe controlul înregistrărilor sau pe verificarea unor mostre;
raportează situaţia existentă, în funcţie de care alţii vor acţiona în consecinţă.
În cadrul auditurilor interne se disting auditurile anuale ale calităţii, care reprezintă o parte
esenţială a viziunii managementului calităţii totale şi care sunt mult prea importante pentru a fi
lăsate în sarcina exclusivă a unui departament al calităţii.
În acest tip de audit, auditorii au o poziţie mai privilegiată faţă de cei care desfăşoară
audituri externe, fiind familiarizaţi cu activitatea organizaţiei lor, de obicei sunt implicaţi în
recomandarea acţiunilor corective pentru înlăturarea neconformităţilor constatate şi de multe ori
pot ajuta la implementarea acestora.
Uneori însă, auditorul intern este obligat să trateze cu persoane din funcţii importante, ceea
ce ar putea să-i aducă atingere autorităţii sale. De aceea, prin modul profesional şi competent, el va
trebui să se impună ca o persoană capabilă, a cărei muncă aduce beneficii mari organizaţiei sale
(datorită cunoştinţelor sale privind sistemul de management al calităţii, auditorul va fi de un real
ajutor conducerii, recomandând priorităţile pentru îmbunătăţirea activităţii).
Auditurile externe sunt acele audituri desfăşurate de o terţă parte (organism de certificare)
sau de un client, la sediul furnizorului.
Auditurile externe se pot desfăşura având la bază următoarele motive:
obţinerea unor date de evaluare şi de selectare a furnizorilor;
obţinerea informaţiilor referitoare la acţiunile de îmbunătăţire a sistemului de
management al calităţii unui furnizor selectat anterior;
evaluarea sistemul de management al calităţii în vederea certificării;
supravegherea unei organizaţii deja certificate.
Ca urmare, în cazul auditurilor externe prin care o organizaţie îşi evaluează furnizorii în
conformitate cu standardul, auditul se află la interfaţa dintre client şi furnizor şi în mod normal,
auditorii interni vor colabora cu auditorii clientului pe parcursul întregului audit.
Şi organismele de certificare pot fi auditate în vederea evaluării modului în care serviciile
lor de audit corespund schemei naţionale de acreditare.
În cazul auditurilor externe auditorul are o autoritate mult mai mare, de constatările lui
depinzând, de exemplu, obţinerea unui contract sau chiar certificarea organizaţiei. Dacă auditorul
intern se poate confrunta cu atitudini care i-ar putea submina sau ştirbi autoritatea, auditorul extern
se poate întîlni, din partea personalului organizaţiei auditate, cu atitudini umile, ipocrite, sau chiar
de tentative de mituire, sub diverse forme, pentru mistificarea realităţii. În general, auditorul
extern este văzut şi mai constructiv în cazul unei vizite de supraveghere la un furnizor deja
existent, ajutându-l pe acesta să-şi menţină contractul sau certificatul.
O altă clasificare este aceea care împarte auditurile în funcţie de natura auditorului în
audituri: primă parte, secundă parte şi terţă parte.
Auditul primă parte este, de fapt, un audit intern în care organizaţia solicită un audit
propriu, efectuat de către un auditor intern sau de un subcontractant şi în care clientul şi auditatul
sunt una şi aceeaşi organizaţie.
Auditul secundă parte este un audit extern efectuat de o organizaţie ce prezintă un interes
în raport cu organizaţia auditată (de exemplu, un client sau alte persoane în numele acestuia),
auditul fiind o parte a politicii de selecţionare şi de aprobare a furnizorilor săi potenţiali.
Desfăşurarea unui audit secundă parte are la bază dreptul unei organizaţii de a-şi defini
propria politică şi procedurile în domeniul auditării şi al evaluării furnizorilor/subfurnizorilor săi,
precum şi momentul (întotdeauna precontractual) şi frecvenţa unor asemenea audituri. Oricum, ele
trebuie desfăşurate pe baza unui program planificat iar rezultatele trebuie păstrate. Auditorii pot
sfătui asupra acţiunilor corective şi împreună cu partea contractantă pot avea autoritatea de a
aproba furnizorul/subcontractorul respectiv.
Auditul terţă parte (extern independent) este efectuat de o organizaţie independentă (de
cele mai multe ori organisme acreditate de certificare), prin intermediul unor auditori angajaţi ai
acesteia. Auditul are loc la cererea unei organizaţii, pentru desfăşurarea unei analize independente,
în vederea obţinerii certificării sau a înregistrării conformităţii cu cerinţele dintr-un standard
(exemplu: ISO 9001 şi/sau ISO 14001).
Auditurile terţă parte depind, în principal, de faptul dacă organizaţia este pregătită pentru
evaluare şi pentru natura schemei de certificare. Aceste audituri pot fi: de evaluare iniţială, de
evaluare completă sau de supraveghere.
De obicei, auditul de supraveghere se efectuează numai asupra unei părţi a sistemului de
management al calităţii organizaţiei auditate, putând fi selectată numai acea parte a sistemului care
are legătură cu un anumit contract sau produs/serviciu, precum şi domeniile de monitorizare a
unor acţiuni corective necesare.
Auditul terţă parte este cel mai formal dintre cele trei tipuri de audit existente iar
planificarea, executarea şi urmărirea acţiunilor corective întreprinse trebuie făcute într-o manieră
de înalt profesionalism, pentru că:
organizaţia care a solicitat un audit terţă parte plăteşte pentru serviciile prestate şi
se aşteptă la o muncă de înaltă calitate şi performantă;
dacă organizaţia ce desfăşoară auditul este un organism de certificare acreditat,
practicile şi procedurile utilizate sunt obiectul evaluării Consiliului naţional de acreditare şi
certificare.
În funcţie de numărul organizaţiilor care participă la efectuarea unui audit, auditurile pot
fi simple şi comune.
Auditul simplu este cel desfăşurat de o singură organizaţie (personal propriu-audit intern,
subcontractant-audit intern, client-audit secundă parte, organism de certificare-audit terţă parte), în
timp ce auditul comun este cel efectuat de două sau mai multe organizaţii de audit care
cooperează în auditarea în comun a unui singur auditat.
În funcţie de obiectul auditului, acestea pot fi: de produs/serviciu, de proces şi de sistem.
Auditurile de produs/serviciu presupun analizarea şi evaluarea unui contract,
produs/serviciu prin care se verifică fiecare element din punct de vedere al conformităţii cu
procesele organizaţiei. Aceasta se referă atât la produse finite dar şi la materiale şi la diferitele faze
de fabricaţie. Astfel, controlul proceselor statistice este o formă a auditului produselor, cu toate că
acţiunile ce rezidă vor fi întreprinse la nivel de proces.
Auditurile de proces urmăresc un proces individual, verificându-se atât intern, cât şi extern
interfeţele, în vederea evaluării conformităţii. Auditul procesului nu implică verificarea
produselor, ci mai degrabă procesul utilizat în crearea produsului şi, de asemenea, mediul în care
procesul are loc, dacă acesta poate afecta eficienţa procesului. În acest sens se pot da următoarele
exemple:
înregistrarea temperaturii locului de muncă, a umidităţii şi a conţinutului de praf;
înregistrarea statutului de calibrare a echipamentului de verificare şi măsurare;
înregistrarea vitezei de lucru a maşinilor, a fluctuaţiilor de temperatură a instalaţiilor şi a
gazelor;
înregistrarea ambalarii, etichetării şi a modului de aranjare la depozitare etc.
În acest caz, auditul poate îmbrăca una din următoarele forme:
o observare directă a măsurătorilor;
un audit al înregistrărilor ţinute de personalul implicat în proces;
şi o combinaţie a acestora, unde jurnalul de control al procesului este suplimentat de mai
puţine măsurări independente.
Prin auditurile sistemului de management al calităţii se urmăreşte, de fapt, răspunsul la
următoarea întrebare: „dacă pentru un motiv oarecare apare o problemă referitoare la calitate, va
fi, cu rapiditate, organizaţia capabilă să:
recunoască faptul că problema există?;
minimalizeze impactul acesteia asupra clienţilor?;
determine cu acurateţe cauza?;
formuleze şi să implementeze o soluţie?;
menţină îmbunătăţirea rezultată?
Auditul sistemului de management al calităţii este o tehnică ce este utilizată pe cele 3 trepte
ale lanţului furnizor-producător-client. Spre deosebire de cele mai multe dintre aspectele know-
how-ului industrial, cunoaşterea tehnicilor de auditare a sistemului de management al calităţii este
la îndemâna tuturor organizaţiilor, furnizorilor şi clienţilor acestora. Prin auditarea calitativă în
relaţie cu aceştia, organizaţiile pot emite propria lor judecată de valoare cu privire la competenţa
lor. Indiferent dacă această opinie va fi favorabilă sau nu, ea va influenţa inevitabil imaginea
competenţei organizaţiei auditate.
Corespunzător conceptului de calitate totală, a apărut şi un audit al calităţii totale. Acesta
constă în verificarea concordanţei dintre planurile calităţii şi rezultatele calitative obţinute, având
drept scop identificarea viitoarelor şanse de îmbunătăţire a calităţii. Prin acest tip de audit se
verifică practic toate procesele calitative ale organizaţiei, inclusiv procesul de dezvoltare a
produsului/serviciului, rezultatele fiind integrate în analiza proiectului şi evaluate ca orice alt
rezultat ale proceselor organizaţiei în cauză, în vederea identificării şanselor viitoare de
îmbunătăţire a calităţii. La baza elaborării planurilor detaliate de îmbunătăţire a calităţii stă decizia
conducerii organizaţiei referitoare la ariile de prioritate pentru îmbunătăţirea calităţii în viitor
(reducerea deşeurilor, a costurilor, creşterea satisfacţiei clienţilor, pregătirea personalului etc.).
Primul obiectiv în verificarea concordanţei dintre planuri şi rezultate este înţelegerea
rezultatelor obţinute (cauzele pentru care acestea nu s-au ridicat la nivelul aşteptărilor, al
planurilor sau cauzele înregistrării unor rezultate superioare aşteptărilor), cu alte cuvinte, care sunt
cauzele efectelor măsurate. De aceea, anterior auditului calităţii totale, se impune o analiză şi o
evaluare a măsurărilor, precum şi construirea unui sistem de măsurare coerent.
Rezultatele anui audit al calităţii totale, combinate cu rezultatele unui benchmarking
reprezintă practic intrările cele mai importante ale procesului de decizie la nivelul unei organizaţii.
Din punctul de vedere al numărul de referenţiale, auditurile sistemului de management pot
fi: audituri ale sistemului de management al calităţii, audituri ale sistemului de management al
mediului şi audituri combinate.
Auditarea simultană a unei organizaţii, atât din punctul de vedere al sistemului de
management al calităţii, cât şi din cel al sistemului de management al mediului reprezintă un audit
combinat.
Din punctul de vedere al profunzimii sale se pot distinge două niveluri de audit:
un audit superficial (de suprafaţă) - prin acesta se intenţionează a se stabili dacă
există un sistem de management al calităţii documentat şi dacă acesta este adecvat, aşa cum el
a fost proiectat. Constatarea este de natură primară şi se face prin inspectarea manualului
calităţii şi a documentelor asociate;
un audit de profunzime (de conformitate) - se urmăreşte obţinerea de dovezi
obiective referitoare la respectarea procedurilor elaborate. De aceea, el va presupune
examinarea înregistrărilor, observarea operaţiilor şi intervievarea personalului.
În funcţie de direcţia de desfăşurare, auditurile pot fi: verticale şi orizontale.
Auditurile verticale sunt acele audituri în care se evaluează o funcţie a produsului sau a
serviciului, în sens invers, trecându-se prin toate procesele organizaţiei.
Auditurile orizontale sunt auditurile prin care se evaluează o operaţie sau o funcţie ţinând
cont de toate interfeţele din interiorul unei organizaţii.
Indiferent de tipul de audit efectuat, dacă el nu va fi tratat în mod oficial, eficienţa acestuia
poate fi afectată, ceea ce va conduce la o discreditare a imaginii organizaţiei auditoare. Cel mai
probabil, o organizaţie auditată va avea o experienţă în acest domeniu, dacă nu prin efectuarea
unor audituri interne, măcar prin auditarea ei de către alţi clienţi sau organizaţii exterioare.
În ceea ce priveşte modalitatea efectuării auditului, există două opinii contrare:
audit surpriză;
audit anunţat.
Unii auditori consideră că misiunea lor este de a-i prinde pe oameni pe picior greşit, astfel
încât să nu aibă timp să-şi facă ordine în activităţi, documente etc. (cazul auditului surpriză).
La polul opus, se află opinia potrivit căreia scopul unui audit este acela de a determina
organizaţia auditată să-şi pună ordine în activităţile curente, de îndată ce cunosc propriile lor
nereguli. Pe această bază, într-un audit anunţat se poate reduce substanţial numărul acţiunilor
corective necesare, administrarea şi urmărirea lor. Această opinie se bazează pe ideea potrivit
căreia dacă sistemul calităţii unei organizaţii se caracterizează printr-o dezordine cronică, o
notificare anterioară a auditului nu permite realizarea în timp util a tuturor acţiunilor menite să o
mascheze.
Auditorii cei mai experimentaţi recomandă o notificare a auditului, atâta vreme cât un
audit surpriză se poate solda cu o pierdere de timp datorită absenţei unor persoane cheie,
întreruperii unor procese etc., toate acestea putându-se evita printr-o consultare anterioară.
Organizaţiile care decid să desfăşoare audituri ale calităţii trebuie să-şi întocmească şi să
desfăşoare în mod eficient un program de audit prin care să planifice numărul şi tipul auditurilor
ce se vor efectua, precum şi resursele necesare, în vederea identificării şi furnizării acestora.
Prin aceste programe se urmăresc o serie de obiective, printre care:
fiecare element al sistemului să fie auditat în funcţie de importanţa lui, dar cel puţin
o dată pe an;
auditorii să fie disponibili pentru a desfăşura auditurile programate;
auditorii să fie independenţi de personalul cu responsabilităţi în activităţile ce vor fi
auditate;
conducerea auditaţilor să fie notificată din timp cu privire la auditurile ce se vor
desfăşura etc.
Programul de audit poate cuprinde unul sau mai multe audituri simple, comune sau
combinate, în funcţie de mărimea, natura şi de complexitatea organizaţiei ce va fi auditată.
În cazul unor audituri combinate (de calitate şi de mediu), trebuie să se acorde o atenţie
maximă competenţei echipei de audit, la fel ca şi în cazul auditurilor comune (desfăşurate de două
sau mai multe organizaţii de auditare, în conformitate cu programul lor de audit), în care trebuie
acordată o atenţie sporită stabilirii responsabilităţilor şi competenţelor suplimentare necesare
echipei de audit, alocării de resurse suplimentare şi elaborării de proceduri adecvate. Înainte de
începerea auditului se impune obţinerea acordului părţilor asupra tuturor acestor aspecte.
Pentru a realiza o planificare şi o efectuare corectă a auditurilor, orice program de audit
trebuie să aibă la bază anumite obiective, care se stabilesc în funcţie de:
priorităţile managementului;
cerinţele sistemelui de management;
intenţiile comerciale şi riscurile potenţiale pentru organizaţie;
cerinţele reglementate şi contractuale;
cerinţele clienţilor sau nevoile altor părţi interesate;
nevoile de evaluare a furnizorilor etc.
Întinderea unui program de audit este influenţată de o serie elemente printre care:
mărimea, natura şi complexitatea organizaţiei auditate;
modificări semnificative ale organizaţiei sau ale activităţii sale;
numărul, importanţa, complexitatea, similaritatea şi amplasarea
activităţilor ce se vor audita;
domeniul, obiectivele şi durata fiecărui audit care urmează a se
efectua;
frecvenţa auditurilor planificate a se desfăşura;
rezultatele auditurilor anterioare sau analiza programului de audit
anterior;
standardele, reglementările existente, cerinţele contractuale şi alte
criterii de audit;
nevoia de acreditare/înregistrare/certificare;
limba utilizată, probleme culturale şi sociale etc.
Realizarea unui program de audit necesită şi o serie de resurse, la identificarea cărora
trebuie luate în considerare toate sursele generatoare de nevoi de resurse, şi anume:
dezvoltarea, implementarea, conducerea şi îmbunătăţirea activităţilor de audit;
tehnicile de audit;
realizarea şi menţinerea competenţei auditorilor şi îmbunătăţirea performanţelor
acestora;
disponibilitatea auditorilor şi a experţilor tehnici de o anumită competenţă necesari
pentru realizarea obiectivelor unui anumit program de audit;
durata auditurilor;
timpul de deplasare, cazare şi alte nevoi ale auditării.
Programele de audit trebuie pot fi conduse de una sau de mai multe persoane responsabile,
investite de conducerea de vârf a organizaţiei cu următoarele responsabilităţi:
să stabilească obiectivele şi întinderea programului de audit;
să stabilească responsabilităţile, să identifice şi să furnizeze resursele necesare
programului, în ansamblul său, precum şi cele necesare auditurilor şi să stabilească procedurile
după care se vor efectua auditurile;
să asigure implementarea programului de audit, respectiv: evaluarea auditorilor,
desemnarea echipei de audit, conducerea activităţilor auditului şi înregistrarea concluziilor de
audit;
să monitorizeze, analizeze şi îmbunătăţească programul de audit prin identificarea
oportunităţilor;
să se asigure de menţinerea înregistrărilor programului de audit.
Pentru îndeplinirea corectă a acestor responsabilităţi, responsabilii de program trebuie să
stăpânească tehnicile de audit şi principiile generale ale auditului, să fie la curent cu competenţa
cerută auditorilor, să posede aptitudini de management şi de asemenea, să fie cunoscători ai
aspectelor tehnice şi economice relevante ale activităţilor ce se vor audita.
Programul de audit necesită şi elaborarea numitor proceduri care trebuie să includă:
planificarea şi programarea auditurilor;
asigurarea competenţei auditorilor şi ale auditorilor şefi;
selectarea echipelor de audit corespunzătoare;
efectuarea auditurilor;
efectuarea auditurilor de urmărire;
menţinerea înregistrărilor programului de audit;
monitorizarea performanţei programului de audit şi înbunătăţirea acestuia.
Implementarea unui program de audit se realizează prin desfăşurarea următoarelor
activităţi:
comunicarea programului de audit părţilor interesate;
coordonarea şi programarea auditurilor şi ale altor activităţi ale programului de
audit;
stabilirea şi menţinerea unui proces de evaluare iniţială a auditorilor, de evaluare
continuă a nevoilor de instruire şi de dezvoltare profesională continuă a auditorilor;
desemnarea echipelor de audit;
furnizarea resurselor necesare echipelor de audit;
asigurarea efectuării auditurilor conform programului;
asigurarea controlului înregistrărilor activităţilor auditului;
asigurarea analizei şi aprobarea rapoartelor de audit şi distribuirea acestora către
clientul auditului şi altor părţi specificate;
asigurarea auditului de supraveghere.
Pentru alegerea auditorilor şi a şefilor echipei de audit, în vederea garantării competenţei în
misiunea încredinţată, conducerea programelor de audit trebuie să ia în considerare următorii
factori:
tipul de normă a sistemului de management al calităţii în raport de care se va
efectua auditul (norme referitoare la produse, servicii, logistică etc.);
tipul de servicii sau produse şi reglementările asociate (sănătate, agro-alimentare,
asigurare, echipamente nucleare ş.a.);
calificarea profesională sau competenţele dintr-un anumit domeniu tehnic, cerute
de o disciplină particulară;
mărimea şi structura echipei de audit;
aptitudinile de management ale acestei echipe;
competenţa necesară pentru desfăşurarea unui audit particular;
competenţa lingvistică necesară;
absenţa conflictelor de interese;
alţi factori pertinenţi.
Se recomandă ca factorii de conducere ai programelor de audit să evalueze în permanenţă
prestaţiile auditorilor săi, atât prin observarea auditurilor, cât şi prin alte mijloace adecvate. Aceste
informaţii pot fi folosite în vederea ameliorării procesului de selectare a auditorilor şi a
performanţelor acestora, precum şi în identificarea celor insuficiente. Dacă este necesar, aceste
informaţii pot fi puse şi la dispoziţia comitetelor de evaluare. În acest sens, este de dorit ca
auditurile efectuate de diferiţi auditori să ajungă la concluzii asemănătoare, aceeaşi operaţie fiind
practic auditată în aceleaşi condiţii.
Conducerea programelor de audit poate stabili şi metode de măsurare şi de comparare a
performanţelor auditorilor, în vederea obţinerii unei omogenităţi între auditori. Aceste metode se
referă la:
ateliere de formare a auditorilor;
compararea performanţelor auditorilor;
examinări ale rapoartelor de audit;
evaluarea prestaţiilor;
schimbarea auditorilor între diferite echipe.
Demonstarea implementării unui program de audit se realizează prin intermediul
menţinerii, controlării şi păstrării în condiţii adecvate de securitate a unor înregistrări, cum ar fi:
înregistrări individuale de audit: planuri de audit, rapoarte de audit,
rapoarte de neconformitate şi rapoarte de acţiuni corective şi preventive;
rezultate ale analizei programului de audit;
înregistrări ale personalului auditului: evaluare auditori, selectare echipă
de audit, instruire
Odată implementat, desfăşurarea programului de audit trebuie monitorizată şi analizată în
vederea evaluării măsurii în care acesta şi-a îndeplinit obiectivele şi pentru a se identifica
oportunităţile de îmbunătăţire a lui.
Monitorizarea se bazează pe luarea în calcul a unor indicatori de performanţă care
măsoară:
capacitatea echipelor de audit în implementarea planului de audit;
conformitatea cu programările de audit existente;
feedback-ul clienţilor auditului, auditaţilor şi auditorilor;
timpul necesar încheierii acţiunilor corective impuse programului de audit.
Analiza programului de audit urmăreşte următoarele aspecte ale acestuia:
rezultatele şi tendinţele constatate prin intermediul monitorizării;
conformitatea cu procedurile;
înregistrările auditurilor;
practici noi sau alternative de auditare;
consecvenţa dintre echipele de audit;
evoluţia nevoilor şi aşteptărilor părţilor interesate.
În urma analizei programului de audit se pot constata anumite neconformităţi ce impun
acţiunile corective şi/sau preventive corespunzătoare, precum şi oportunităţi de îmbunătăţire ale
acestuia.
În desfăşurarea unui audit există trei faze distincte, prezentate în figura nr. 1:
1) Pregătirea auditului, care cuprinde trei etape principale, şi anume:
iniţierea auditului ce constă în: desemnarea şefului echipei de audit, definirea obiectivelor, a
domeniului şi a criteriilor de audit, determinarea fezabilităţii auditului, stabilirea echipei de
audit, stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra scopului
auditului, standardelor etc., vizita preliminară efectuată de şeful echipei de audit;
analiza documentelor presupune o analiză a documentelor relevante ale sistemului de
management al calităţii, a înregistrărilor, inclusiv determinarea gradului de conformitate ale
acestora;
pregătirea auditului la faţa locului care cuprinde planificarea activităţilor auditului,
planificarea documentelor de lucru, repartizarea sarcinilor în cadrul echipei de audit şi
stabilirea datei de începere a auditului.
2) Desfăşurarea auditului, care constă în: şedinţa de deschidere; comunicarea în timpul
auditului prin intermediul şedinţelor echipei de audit, stabilirea rolului şi a responsabilităţilor
ghizilor şi ale observatorilor, investigaţii,
colectarea şi verificarea informaţiilor, documentarea constatărilor; pregătirea concluziilor auditului
şi şedinţa de închidere;
3) Rezultatele auditului, care cuprind:
pregătirea, aprobarea şi distribuirea raportului de audit;
încheierea auditului, respectiv păstrarea documentelor şi finalizarea auditului;
efectuarea auditurilor de urmărire, respectiv verificarea acţiunilor corective,
preventive, de îmbunătăţire şi a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet până ce
acţiunile corective nu au fost verificate. Aceste acţiuni nu sunt totuşi considerate ca parte a
auditului decât în măsura în care ele sunt incluse în planul de audit).
Demararea unui proces de audit impune desemnarea de către conducerea programului de
audit a unui şef de echipă de audit (auditor şef). În cazul unui audit comun, înainte de începerea
auditului, se impune acordul organizaţiilor auditate cu privire la responsabilităţile specifice
fiecărei organizaţii, în special cu privire la autoritatea şefului de echipă.
Pentru că auditurile terţă parte implică din partea solicitanţilor plata unor taxe pentru
activitatea prestată, există şi o fază iniţială care presupune o cerere de audit şi cotaţia pentru audit
care, dacă este acceptată, formează baza pentru contractul ce se va încheia între o organizaţie terţă
şi organizaţia clientă. O dată ce contractele sunt semnate, este desemnat auditorul şef.
Pentru a se asigura un audit eficient, fluent şi cu costuri reduse, care să permită o evaluare
demnă de încredere a organizaţiei, este necesară o planificare a activităţii, care cade în
responsabilitatea şefului echipei de audit.
Şeful echipei de audit poartă răspunderea pentru toate fazele auditului. El trebuie să posede
capacitatea şi experienţa necesară în materie de gestiune a auditului, precum şi autoritatea
corespunzătoare pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului.
Principalele responsabilităţi ale şefului unei echipe de audit sunt următoarele:
analizează documentele referitoare la activitatea sistemului de management al calităţii existent
pentru a determina dacă acestea sunt sau nu adecvate;
participă la alegerea celorlalţi membri ai echipei de audit;
pregăteşte planul de audit;
defineşte exigenţele misiunii auditului;
respectă exigenţele aplicabile auditului, precum şi pe cele ale altor directive aplicabile;
Pregătirea auditului
- iniţierea auditului: desemnarea auditorului şef, definirea
obiectivelor, domeniului şi criteriilor auditului în cauză, determinarea
fezabilităţii auditului, stabilirea echipei de audit, stabilirea contactului
iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra scopului
auditului, standardelor etc., vizita preliminară efectuată de auditorul
şef;
- analiza documentelor: o analiză a documentelor relevante ale
sistemului de management, a înregistrărilor, inclusiv determinarea
gradului de conformitate ale acestora;
- pregătirea auditului la faţa locului care cuprinde planificarea
activităţilor auditului, planificarea documentelor de lucru, repartizarea
sarcinilor în cadrul echipei de audit şi stabilirea datei de începere a
auditului.
Desfăşurarea auditului:
şedinţa de deschidere; comunicare în timpul auditului prin intermediul
şedinţelor echipei de audit, roluri şi responsabilităţi ale ghizilor şi
observatorilor, investigaţii, colectarea şi verificarea informaţiilor,
documentarea constatărilor; pregătirea concluziilor auditului şi şedinţa
de închidere.
Rezultatele auditului:
- pregătirea, aprobarea şi distribuirea raportului de audit;
- încheierea auditului, respectiv păstrarea documentelor şi
finalizarea auditului;
- efectuarea auditurilor de urmărire, respectiv verificarea acţiunilor
corective, preventive, de îmbunătăţire şi a altor detaliilor (un audit
nu poate fi considerat complet până ce acţiunile corective nu au fost
verificate. Aceste acţiuni nu sunt totuşi considerate ca parte a
auditului decât în măsura în care ele sunt incluse în planul de audit).
Responsabilităţile furnizorilor:
1. Sistemul de inspecţie acoperă toate produsele şi serviciile oferite?
2. Sistemul de control aplicat acoperă toate produsele şi serviciile procurate de la
subcontractanţi/subfurnizori sau de la alţi vânzători?
3. Sistemul de inspecţie permite evaluarea conformităţii produselor sau serviciilor cu
cerinţele contractuale?
4. Sistemul de inspecţie este documentat, incluzând şi proceduri specifice de inspecţie?
5. Sunt documentate toate testele/verificările aplicate furnizorilor?
6. Este pusă la dispoziţia partenerilor întrega documentaţie, spre analiză?
7. Furnizorul notifică beneficiarilor săi, în scris, toate schimbările survenite în sistem ?
8. Furnizorul este preocupat şi satisface deciziile beneficiarilor referitoare la modificările
propuse?
9. Dispune organizaţia de o procedură de selectare a furnizorilor ?
10. Care sunt criteriile de selecţie aplicabile furnizorilor? Etc.
Listă de întrebări ce se pot pune de către conducerea organizaţiei în cadrul unor audituri interne
ale calităţii
Auditurile anuale oferă conducerii şansa de a pune o serie de întrebări importante şefilor de
departamente. Alături de întrebările obişnuite referitoare la calitate şi neconformităţi pot fi incluse
următoarele întrebări:
1) Cum au fost identificaţi clienţii (atât interni, cât şi externi)?
2) Cum au fost identificate cerinţele şi aşteptările clienţilor?
3) Ce s-a întreprins în mod concret de către fiecare angajat şi de fiecare şef de departament
pentru satisfacerea clienţilor?
4) Care este opinia clienţilor despre produsele/serviciile organizaţiei şi cum am fost culese
aceste informaţii? etc.
Răspunsurile la aceste întrebări permit conducerii să afle dacă angajaţii săi sunt antrenaţi în
mod efectiv în îndeplinirea ţintelor calitative ale organizaţiei.
Pentru cunoaşterea statutului real al organizaţiei, precum şi pentru identificarea
domeniilor/activităţilor ce pot fi îmbunătăţite, a punctelor slabe şi forte, se pot adresa următoarele
întrebări în cadrul auditurilor anuale sau bianuale ale fiecărui departament al organizaţiei:
1) Ce probleme calitative/defecte aţi observat pe parcursul ultimului an?;
2) Care ar fi problemele calitative adiţionale în legătură cu menţinerea sau îmbunătăţirea
satisfacţiei clienţilor?;
3) Ce activităţi preventive au fost întreprinse pentru a preîntâmpina apariţia unor probleme sau
defecte?
4) Ce activităţi de inspecţie au fost introduse pentru descoperirea problemelor ce s-au ivit?;
INSPECŢII LA RECEPŢIE
Şedinţa de deschidere
În cazul unui audit terţă parte este posibil ca şeful echipei de audit să lucreze pentru prima
oară cu membrii echipei respective. De aceea, în acest caz, apare ca evidentă necesitatea ca
membrii echipei să se întâlnească cu aproximativ o jumătate de oră înaintea şedinţei de deschidere.
Această şedinţă preliminară este recomandată atâta timp cât ea permite şefului echipei de
audit să verifice dacă echipa sa este gata, dacă sunt înţelese în totalitate obiectivele auditului,
scopul acestuia, precum şi responsabilităţile individuale.
Şedinţa de deschidere are loc la sediul organizaţiei de auditat, imediat înaintea auditului şi
poate îmbrăca un aspect mai mult sau mai puţin formal în funcţie de:
natura auditului: intern sau extern;
mărimea organizaţiei: dacă dispune de unul sau de mai multe sedii;
aria de întindere a auditului: întregul sistem de management al calităţii sau unul
sau mai multe elemente ale acestuia (departamente, proceduri etc.).
În organizaţiile de mici dimensiuni, şedinţa de deschidere constă în simpla comunicare a
începerii unui audit şi este explicată natura acestuia, pe când în alte situaţii (în cazul existenţei mai
multor sedii, când auditorii interni nu sunt necunoscuţi de persoanele auditate sau în cazul
auditurilor externe) ea va îmbrăca un aspect mai formal şi se vor menţine înregistrări ale
participării. În ambele situaţii, scopul principal al acestei şedinţe este de a reconfirma scopul
auditului şi metodele ce vor fi utilizate.
Şedinţa este prezidată de şeful echipei de audit şi vor participa la ea şi reprezentanţi ai
conducerii generale a organizaţiei, ai conducerii departamentelor pentru calitate, persoanele
implicate în aranjamentele pentru audit şi ghizii. Această şedinţa va acoperi următoarele puncte:
o introducere, în care va avea loc prezentarea reciprocă a echipei de audit şi a
reprezentanţilor organizaţiei. Şeful echipei de audit va nota numele şi funcţiile participanţilor;
se confirmă scopul şi semnificaţia auditului, domeniile şi criteriile ce vor sta la baza
desfăşurării lui, detaliile intenţionate ale eşantionului auditat, dovezile obiective urmărite,
analize ale documentelor şi înregistrărilor, interviuiri etc., inclusiv faptul că auditul este parte a
programului anual de audituri sau este unul inopinat, desfăşurat pe baza existenţei unor
anumite motive;
prezentarea în rezumat a metodelor şi procedurilor care vor fi utilizate, inclusiv sublinierea
faptului că auditul nu se poate efectua decât asupra unui eşantion al informaţiei furnizate şi că
nu poate fi un proces exhaustiv, fapt pentru care el va fi încărcat de un anumit grad de
incertitudine (în acest caz, persoanele care acţionează pe baza concluziilor auditului trebuie să
fie conştiente de această incertitudine);
stabilirea canalelor oficiale de comunicare între echipa de audit şi organizaţia auditată;
se vor confirma orele de lucru şi data şedinţei de închidere, precum şi a tuturor şedinţelor
interimare ale echipei de audit cu conducerea organizaţiei auditate;
se va face o trecere în revistă a tipurilor de neconformităţi, a semnificaţiei acestora şi a
metodelor de raportare;
se va confirma respectarea programului de audit, aşa cum el a fost planificat;
se va confirma că pe durata întregului audit, organizaţia auditată va fi informată asupra
desfăşurării auditului;
se va stabili identitatea, rolul ghizilor şi responsabilitatea lor, în special în confirmarea
constatărilor şi în acceptarea neconformităţilor (cine va semna rapoartele de neconformităţi);
se va confirma disponibilitatea resurselor şi a facilităţilor, asupra cărora s-a căzut deja de
acord;
se va asigura organizaţia auditată că toate constatările înregistrate vor fi tratate cu o strictă
confidenţialitate;
se va confirma limba în care se desfăşoară auditul;
se vor confirma procedurile privind securitatea şi cele de protecţie a muncii pentru cazuri
de urgenţă şi care prezintă relevanţă pentru echipa de audit;
se vor oferi informaţii referitoare la condiţiile de finalizare ale auditului şi cu privire la
sistemul de apel asupra efectuării sau a rezultatelor auditului;
se va da reprezentanţilor organizaţiei şansa de a pune întrebări referitoare la audit,
evitându-se însă discuţiile detaliate.
Scopul principal al acestei şedinţe este acela de a înlătura orice cauză care ar putea afecta
buna desfăşurare a auditului, în vederea obţinerii unei atmosfere de cooperare între auditor şi
auditat.
În mod ideal, şedinţa de deschidere nu trebuie să dureze mai mult de o jumătate de oră iar
şeful echipei de audit trebuie să se asigure că membrii echipei sale încep procesul de colectare a
dovezilor obiective cât mai curând posibil.
Colectarea dovezilor
Împreună cu ghizii, echipa începe partea cea mai importantă a auditului şi anume
investigaţia pe teren, al cărui scop este acela de a găsi dovezile obiective ale implementării şi
eficienţei sistemului de management al calităţii, dovezi ce pot îmbrăca forma înregistrărilor
(planuri, specificaţii etc.), afirmaţiilor unor persoane autorizate şi observaţiilor directe ale
auditorilor.
Un auditor poate adopta una dintre cele trei modalităţi de abordare:
să chestioneze angajaţii (tehnica interviului);
să inspecteze peste tot, pentru a constata defecte şi neconformităţi (observarea
directă a activităţilor);
să analizeze sistemul de management al calităţii pe baza standardului
corespunzător, într-o manieră politicoasă, liniştită şi profesională, cu scopul stabilit de a ajuta
organizaţia în atingerea cerinţelor (analiza documentelor).
Atât ghizii, cât şi observatorii pot însoţi echipa de audit, însă nu se admit imixtiuni ale
acestora în efectuarea auditului, ei nefăcând propriu-zis parte din echipa de audit.
Rolul ghizilor este acela de a asista echipa de audit, de a se asigura că aceasta cunoaşte şi
respectă regulile privind siguranţa anumitor zone specifice locului şi procedurile de securitate.
Ghizii acţionează numai la cerea şefului echipei de audit, având în principal următoarele
responsabilităţi:
stabilirea contactelor şi programarea de interviuri;
aranjarea vizitelor în anumite zone ale organizaţiei;
oferă clarificări sau asistenţă în colectarea informaţiilor corecte.
În momentul în care auditorul pătrunde într-o anumită arie a organizaţiei este normal să-l
întâlnească pe şeful departamentului respectiv, dacă acesta este disponibil, şi să-l informeze asupra
planului de audit, eşantionului şi metodelor de desfăşurare şi de raportare ale auditului. Auditorul
trebuie să-şi formeze o privire de ansamblu a funcţiilor departamentului respectiv şi să identifice
documentele cheie care sunt folosite. Această întâlnire trebuie să fie de scurtă durată, deoarece
obiectivul este de a examina munca desfăşurată de personalul departamentului vizat şi să
stabilească ordinea cea mai simplă a investigaţiilor.
Pe parcursul investigaţiilor, auditorul trebuie să dea dovadă de mult tact, factorul
psihologic fiind esenţial. De asemenea, trebuie evitată formarea unei echipe de mari dimensiuni
(auditor, supraveghetor, ghid, şef departament etc.), fiind dificil, în acest caz, pentru auditor, să
discute cu uşurinţă cu operatorii individuali. În mod ideal, trebuie urmărit ca auditorul să fie însoţit
doar de un singur ghid.
În fiecare zonă vizitată, trebuie să se pună întrebări despre munca desfăşurată, procedurile
utilizate, documentaţia necesară, echipamentul folosit, etapele de muncă etc. Oricum, este
important de ţinut minte că cel mai mare duşman al unui auditor este timpul. Este imposibil pentru
auditor să urmărească şi să verifice fiecare document/declaraţie. De aceea, auditorul trebuie să
decidă asupra numărului de documente pe care îl va analiza şi asupra profunzimii investigaţiei din
orice arie.
Scopul final urmărit este acela de a obţine suficiente dovezi obiective, în vederea
determinării gradului de conformitate. Înainte de a înregistra o informaţie ca dovadă obiectivă,
auditorul trebuie să se asigure de existenţa, precizia, relevanţa şi semnificaţia acesteia.
Un auditor nu va analiza documentele unei arii doar în speranţa de a găsi o deficienţă - în
cazul în care nu este identificată nici o problemă a aspectelor verificate (nici o neconformitate),
auditorul trebuie să-şi concentreze imediat atenţia asupra următoarelor elemente, fără a-şi pierde
timpul în speranţa de a găsi nereguli în cazul celor verificate.
În eventualitatea identificării unei probleme, atunci auditorul poate efectua investigaţii
suplimentare (poate alege mai multe documente) pentru a determina dacă incidentul este izolat,
sau dacă este doar un aspect al unei probleme mult mai extinse. O dată ce un auditor identifică o
problemă trebuie să se asigure că toate informaţiile importante, de exemplu: titlul documentului,
numărul de identificare, numărul de copii, localizare etc. sunt înregistrate înainte ca el să
părăsească zona respectivă, în vederea identificării elementelor analizate din punct de vedere al
localizării şi al detaliilor evidenţiate. El va prezenta problema constatată persoanei auditate, în
vederea înţelegerii şi a acceptării ei comune. Angajaţii şi/sau ghizii trebuie să confirme faptele
constatate şi ghidul, dacă este autorizat, trebuie să semneze înregistrările făcute.
În cazul auditurilor interne este folositor să se înregistreze detaliile tuturor
documentelor/procedurilor, pentru că acestea vor furniza dovezi obiective pentru un audit în
detaliu, în profunzime. Trebuie să se noteze toate informaţiile necesare referitoare la orice incident
sau observaţie care poate indica o neconformitate, de exemplu:
- localizarea, identificarea unei maşini, utilaj;
- numărul proiectului, procedurii, al instrucţiunii de lucru şi al mostrei verificate;
- numărul comenzii, identificarea subfurnizorului.
Orice informaţie obţinută prin intervievarea angajaţilor trebuie testată sau verificată,
înainte de părăsirea zonei, cu ajutorul unei surse independente, cum ar fi: observaţii fizice,
măsurători, înregistrări etc. Poate fi de ajutor ca persoana intervievată să citească cu glas tare toate
detaliile, astfel încât să nu existe dubii asupra înregistrărilor făcute.
Constatările clare, corecte, complete, precise şi lizibile sunt esenţiale. Este ineficient, fiind
timp pierdut şi total neprofesional, ca un auditor să se reîntoarcă într-o zonă pentru că nu a
înregistrat toate detaliile necesare, că nu poate citi sau înţelege ceea ce a scris sau dacă detaliile
înregistrate se dovedesc a fi imprecise.
Pentru obţinerea informaţiilor, auditorii apelează la diferite tehnici de audit. Tehnicile de
audit sunt metodele folosite pentru obţinerea dovezilor obiective care vor forma baza deciziei
referitoare la nivelul de concordanţă a sistemului de management al calităţii organizaţiei cu
standardul corespunzător sau cu un alt criteriu.
Ca tehnici de audit poate fi adoptată una dintre următoarele metode:
orizontală - presupune urmărirea unui aspect al standardului la nivelul tuturor
departamentelor importante;
verticală - are loc urmărirea tuturor aspectelor importante ale standardului în cadrul
fiecărui departament (auditul produsului);
înainte - se porneşte de la proiectul produsului şi se urmăresc toate aspectele până la
produsul finit;
înapoi - se porneşte de la nivel de comandă şi se urmăreşte în sens invers, până la
proiectare.
Prin unirea diferitelor tehnici şi metode de audit se pot dezvolta stiluri de audit foarte
puternice. Dacă se foloseşte ca punct de plecare, de exemplu un produs, prin unirea tehnicilor de
auditare verticale cu cele orizontale, produsul poate fi folosit ca un catalizator de auditare a
sistemului şi procesului utilizat (acesta poate expune deficienţele existente mult mai rapid).
Auditarea eficienţei unui sistem de management al calităţii este însă sarcina cea mai
dificilă pentru un auditor.
Dovezile obiective pot include:
informaţii documentate, sub forma diferitelor lucrări, microfilme, media
electronice;
declaraţii directe ale persoanelor auditate;
articole/produse şi activităţi.
Tipurile de dovezi obiective care vor fi analizate în vederea unei judecăţi bine informate
sunt:
analizarea deşeurilor, recondiţionărilor, concesiilor făcute, problemelor furnizorilor
şi a costurilor de calitate;
analiza reclamaţiilor clienţilor, retururilor de marfă şi a pretenţiilor în cadrul
perioadei de garanţie;
evidenţa acţiunilor corective ce au fost efectuate pentru rectificarea trendurilor
identificate;
rezultatele auditurilor interne şi ale auditurilor clienţilor, cu accent pe acţiunile
corective completate şi verificate;
analiza conducerii, pentru a urmări identificarea acţiunilor corective;
observarea modului de operare a sistemului;
intervievarea angajaţilor ce desfăşoară activităţi cu influenţă directă asupra calităţii,
pentru a determina măsura în care aceştia au înţeles politica şi programul calităţii, precum şi
rolul lor în acest domeniu.
Oricât de bine a fost planificat procesul de preauditare, o dată ce s-a stabilit că sistemul
documentat al organizaţiei satisface cerinţele din standard, judecata finală asupra sistemului de
management al calităţii se poate face numai pe baza dovezilor obiective stabilite pe parcursul
auditului.
Prin urmărirea unei succesiuni logice şi planificate, procesul obţinerii unor asemenea
dovezi obiective este mult simplificat şi se evită posibilitatea omiterii unor arii, funcţii sau
operaţii.
Un auditor va parcurge următoarele etape logice:
analiza Manualului calităţii, prin care se identifică politica în domeniul calităţii,
obiectivele, responsabilităţile şi autorităţile personalului aflat în punctele cheie ale
organizaţiei, de exemplu: cum este implementat sistemul de management al calităţii, în
termeni generali;
analiza procedurilor departamentale şi a instrucţiunilor de lucru care detaliază ceea ce
trebuie făcut, cum şi de către cine, specificaţii, desene, contracte, comenzi etc.;
examinarea ariilor de lucru, a operaţiilor, proceselor şi a mediului de lucru;
examinarea produsului executat, în vederea stabilirii concordanţei cu instrucţiunile de
muncă documentate sau cu proiectul;
analiza disponibilităţilor de resurse (personal, materiale şi echipament) la nivelul fiecărei
arii;
analiza păstrării documentaţiei, rapoartelor şi înregistrărilor de inspecţie, a rapoartelor de
audit, a monitorizării programelor etc;
studierea rezumatelor de date, analize şi indicatori de performanţă;
examinarea înregistrărilor programelor de eşantionare relevante ale auditului, a
procedurilor pentru asigurarea controlului calităţii eşantionării şi a proceselor de măsurare;
studierea altor surse: informaţii relevante de la furnizori sau alte părţi externe, feedback-ul
clienţilor etc.;
studierea bazelor de date computerizate şi de website-uri;
interviuri cu angajaţii sau cu alte persoane, în vederea obţinerii de informaţii necesare;
examinarea documentelor care verifică declaraţiile făcute şi acolo unde este posibil, prin
folosirea altor documente, verificarea informaţiilor furnizate.
Ori de câte ori este posibil, trebuie stabilită o succesiune a evenimentelor şi a verificărilor
iar în zonele cheie, trebuie să se folosească sisteme închise, de exemplu: se urmăreşte dacă
iniţiatorul unei acţiuni primeşte şi feedback-ul corespunzător, astfel încât acţiunea să fie completă.
În timp ce face asemenea verificări (eventual încrucişate, prin verificarea cu alte
documente), auditorul va consemna toate constatările asupra produsului (mostrelor), personalului,
procedurilor/numărului de proiect care vor fi verificate din nou, mai târziu sau într-o altă zonă.
Interviul individual
Acestea se referă la unele întrebări de bază şi de documente care pot fi analizate pentru a
obţine dovezi obiective şi pentru a verifica răspunsurile date.
Şefului unui departament:
Cu ce se ocupă departamentul Dvs.?;
Care sunt responsabilităţile Dvs?
Pentru a verifica răspunsurile, auditorul va examina secţiunea Manualului calităţii
relevantă pentru responsabilităţi şi autorităţi, împreună cu exemple de proceduri departamentale.
La Departamentul de Aprovizionare se poate adresa următoarea întrebare: Cum comandaţi
materialele?
Pentru a verifica răspunsurile, auditorul va:
examina procedurile departamentelor de aprovizionare;
verifica etapele unei comenzi de aprovizionare şi ale unei cereri de ofertă de
aprovizionare;
verifica aceste date prin compararea cu specificaţiile de aprovizionare sau cu
proiectul;
verifica lista subfurnizorilor acceptaţi;
verifica modul în care un nou furnizor/subfurnizor este adăugat pe lista celor
acceptaţi;
verifica confirmarea şi amendamentele comenzilor.
Unui muncitor: Poţi să-mi spui ce faci?
Pentru a verifica răspunsul, auditorul va:
examina instrucţiunile de lucru/proiectul;
examina disponibliltatea şi calibrarea oricărui echipament de testare;
examina materialele furnizate pentru operaţia executată;
examina orice documentaţie existentă.
Unui inspector de control al calităţii: Cum verifici aceste produse?
Pentru a verifica răspunsurile, auditorul va:
examina planul calităţii sau instrucţiunile de inspecţie de produs;
verifica disponibilitatea şi nivelul calibrării echipamentului de testare.
Auditorul va trebui să verifice modul în care inspectorul stabileşte numărul de produse pe
care le va verifica (eşantionul) şi dacă verificarea are loc în conformitate cu procedurile scrise.
Pentru controlul documentelor, auditorul trebuie să viziteze Biroul de Proiectare sau
oricare alt departament care este responsabil pentru controlul documentelor, unde va verifica
procedurile pentru pregătirea documentelor.
Pentru fiecare document important al sistemului de mnagement al calităţii, procedurile
trebuie să cuprindă:
formatul şi identificarea lor;
responsabilităţile şi autorităţile pentru pregătirea, analiza, controlul şi modificarea
documentelor;
controlarea listei de distribuire a documentelor şi a mecanismului de modificare a
documentelor.
De asemenea, trebuie să existe şi o listă ce identifică statutul curent al tuturor
documentelor emise pentru implementarea cerinţelor standardelor aplicabile.
Folosind detaliile din documentele verificate pe timpul auditului altor arii, auditorul va:
verifica proiectul iniţial al procedurilor, împreună cu înregistrările din analizele
efectuate asupra acestora şi aprobările obţinute;
verifica orice amendament/modificare care s-a înregistrat;
acelaşi lucru şi pentru procedurile departamentale, instrucţiunile de lucru,
specificaţii de aprovizionare etc.
Etică şi conduită
Ţinând cont de faptul că o comunicare eficientă implică atât semnale verbale cât şi non-
verbale, este foarte important ca un auditor să se asigure că etica şi conduita lui sunt la cel mai
înalt standard, pe întreaga perioadă a auditului.
Conduita presupune:
punctualitate, îmbrăcăminte adecvată şi profesionalism pe timpul desfăşurării
auditului;
să nu intre niciodată într-o anumită zonă fără un ghid sau escortă;
să fie curtenitor şi decent, de exemplu: să se prezinte şi să expună întregului
personal intervievat scopul prezenţei sale în acel loc;
dacă apar modificări în program, auditorul trebuie să-l roage pe ghid să telefoneze
înainte şi să anunţe zona ce va fi vizitată;
pe parcursul intervievării unei persoane auditorul trebuie să lucreze împreună cu
ghidul şi cu ajutorul acestuia, dar cu tact, astfel încât să nu domine conversaţia;
întrebările trebuie puse într-un mod politicos, cu un ton neutru, fără ceartă,
avertismente sau critică;
trebuie să fie pregătit, politicos dar ferm cu orice tactică diversionistă, ca: dejunuri
prelungite, întârzieri sau argumentaţii îndelungi asupra semnificaţiei frazeologiei din standard;
trebuie să accepte dreptul organizaţiei de a ridica întrebări asupra oricărei
neconformităţi dar nu trebuie să se lase convins, dacă sunt înregistrate dovezi obiective
serioase.
Atât auditorii cât şi şefii înregistraţi ai echipelor de audit sunt obligaţi să cunoască şi să se
supună unui cod de conduită.
Ca orice profesionist, un auditor va avea aceleaşi obligaţii etic, atât faţă de angajaţi, cât şi
faţă de client. El poate deţine informaţii şi secrete obţinute pe parcursul auditului şi ca urmare,
stricta confidenţialitate trebuie menţinută în permanenţă. Trebuie să se ferească să dea sfaturi
bazate pe experienţa acumulată în auditurile desfăşurate la alte organizaţii pentru că, inevitabil, se
pot divulga informaţii considerate particulare şi astfel se poate încălca Codul de confidenţialitate.
Redactarea neconformităţilor
În urma desfăşurării auditului, auditorul poate face o serie de observaţii şi/sau poate
raporta neconformităţile constatate.
Cele mai multe dintre procedurile auditurilor secundă parte permit efectuarea de observaţii
pe parcursul auditului, cu toate că aceasta nu este o practică normală în cazul auditurilor externe şi
întocmirea unui „raport de observaţie”. Aceste observaţii pot fi ridicate pentru incidente minore,
care nu pot fi considerate neconformităţi sau în cazul identificării unei neconformităţi pentru care
nu există dovezi obiective, dar pe care organizaţia cumpărătoare consideră necesar să le semnaleze
organizaţiei furnizoare. Raportul de observaţie trebuie să descrie motivele pentru care se
suspectează că există o neconformitate potenţială şi să prezinte ce alte informaţii sunt necesare
pentru a produce dovada neconformităţii sau, dimpotrivă, a conformităţii.
De asemenea, observaţiile se pot referi şi la punctele potenţiale de îmbunătăţire a activităţii
percepute de auditori.
Unele organisme de certificare permit ca aceste observaţii sau discrepanţe minore să fie
ridicate verbal, în cadrul şedinţei finale a fiecărei zile de lucru, pe când altele, cer întocmirea unui
raport de discrepanţe/variaţii.
Înainte de încheierea auditului tuturor activităţilor, echipa de audit trebuie să treacă în
revistă toate observaţiile sale, în vederea determinării celor ce trebuie raportate ca neconformităţi.
În cazul în care auditorul constată neîndeplinirea unei cerinţe a sistemului de management
al calităţii (neîndeplinirea propriilor proceduri/instrucţiuni de lucru, a politicii din domeniul
calităţii), a unui contract sau a standardului aplicabil (neîndeplinirea unui criteriu), el se află în faţa
unei neconformităţi (deficienţe).
O neconformitate nu este altceva decât un eşec sau o încalcare în îndeplinirea conţinutului
sau intenţiei unei cerinţe şi care trebuie catalogată în funcţie de gravitatea sa.
Toate incidentele sau circumstanţele ce indică neconformităţi posibile trebuie raportate de
toţi membrii echipei de audit, însă şeful echipei de audit este cel ce va stabili care dintre aceste
incidente va fi formal raportat ca o neconformitate şi-l va încadra într-o anumită categorie, pe baza
ghidului organismului de certificare.
Ele trebuie identificate în raport de exigenţele specifice ale normelor sau ale altor
documente în funcţie de care se desfăşoară auditul şi sunt trecute în revistă de şeful echipei de
audit împreună cu responsabilul sectorului auditat, pentru ca acesta să înţeleagă mai bine sistemul
şi semnificaţia celor constatate.
Fiind un proces deschis, dacă în urma explicaţiilor primite auditorul se află în faţa unei
dovezi obiective a unei neconformităţi, el trebuie să-l informeze pe auditat cu privire la această
concluzie la care a ajuns (dacă între auditor şi auditat există o divergenţă de opinie cu privire la
neconformităţile constatate, auditorul trebuie să încerce totul pentru a o rezolva iar punctele asupra
cărora nu s-a căzut de acord trebuie înregistrate). De asemenea, auditorul poate prezenta celui
auditat observaţiile pe care le are şi poate solicita acceptul şi semnătura acestuia pentru o
confirmare a celor constatate.
În mod obişnuit, informarea cu privire la neconformităţi se face verbal, fiind un gest de
politeţe faţă de cel auditat. Însă, neconformităţile trebuie documentate pe formulare speciale, fie la
faţa locului, fie cel mai devreme posibil (în pauza de prânz, sau seara) şi trebuie luată semnătura
auditatului care să confirme că acestea sunt reale.
Când pe parcursul desfăşurării unui audit apar mai multe neconformităţi, nu este necesar să
se completeze formulare separate, ci o singură descriere şi enumerare a celor constatate.
Pe baza dovezilor obiective, neconformităţile trebuie clasificate într-o manieră clară şi
precisă.
În funcţie de gravitatea relativă a celor constatate, neconformităţile sunt de obicei
clasificate în trei categorii (I, II şi III).
Neconformităţi de categoria 1 sau neconformităţi majore (A) - sunt acelea care afectează
calitatea produsului sau a serviciului şi care identifică absenţa implementării unei cerinţe a
sistemului de management al calităţii, o cădere totală a controlului asupra unui domeniu definit,
eşecul total al sistemului sau lipsa implementării acestuia, fie ca incident singular sau ca o
combinaţie de un anumit număr de incidente similare. Asemenea neconformităţi sunt clare, având
la bază constatările asupra sistemului implementat sau menţinut.
Exemple tipice de neconfomităţi majore pot fi următoarele:
când politica organizaţiei sau procedurile nu au fost definite şi documentate într-o
asemenea măsură astfel încât să permită folosirea lor ca bază a auditării implementării
sistemului;
când sistemul definit este incompatibil cu politica în domeniul calităţii sau cu alte
cerinţe specificate;
când cerinţele procedurilor documentate nu sunt implementate într-o măsură
semnificativă;
când o cerinţă specifică a unui standard relevant pentru activitatea organizaţiei nu a
fost aplicată (absenţa unui sistem de control al documentelor, lipsa unei proceduri pentru
auditarea şi analiza sistemului, lipsa competenţei personalui în îndeplinirea sarcinilor etc.);
când evidenţele calităţii sunt incapabile de a demonstra funcţionarea efectivă a
sistemului;
apariţia mai multor neconformităţi de aceeaşi natură, dar în activităţi diferite ale
organizaţiei, care conduce la concluzia că sistemul nu funcţionează etc.
Încadrarea unei neconformităţi ca fiind majoră presupune o apreciere solidă, bazată pe
fapte clare şi implică pentru organizaţia respectivă nerecomandarea aprobării sistemului de
management al calităţii până ce nu vor fi întreprinse acţiunile corective corespunzătoare şi până ce
eficacitatea acestora nu va fi probată. Ea va avea, de regulă, ca efect, neacordarea
certificării/înregistrării, aprobării ca furnizor sau acreditării.
Neconformităţi de categoria a I1-a sau neconformităţi intermediare (B) - sunt mai multe
neconformităţi minore care arată abaterea de la o anumită cerinţă internă şi care, cumulate,
prezintă un risc calitativ neacceptabil, neconstituind însă o abatere generală a sistemului de
management al calităţii. Exemple ce pot fi date în acest sens sunt:
mai multe modificări neautorizate ale procedurilor;
folosirea unor proceduri perimate;
neidentificarea în mod unic a procedurilor;
procedurile nu sunt disponibile în locurile unde sunt necesare;
mai multe certificate de calibrare/etalonare ale aparaturii cu termen depăşit etc.
De obicei, activitatea compartimentului în care au fost constatate asemenea neconformităţi
este suspendată până la îndepărtarea în mod satisfăcător a neconformităţilor constatate.
Neconformităţi de categoria a I1I-a sau neconformităţi minore (C) - sunt acelea care
identifică scăpări, greşeli minore sau sporadice în conţinutul lor, în implementarea procedurilor
sau a înregistrărilor şi care pot conduce la eşecul sistemului, dacă nu sunt corectate.
Asemenea neconformităţi apar acolo unde există o implementare incompletă a unei singure
condiţii a clauzelor particulare ale unui standard.
Exemple specifice de asemenea neconformităţi pot fi :
când o procedură a fost documentată, dar există variaţii minore evidente pe parcursul
implementării ei;
înregistrările privitoare la calitate sunt incomplete, astfel încât nu poate fi demonstrată
operarea corespunzătoare a sistemului;
exemple izolate de testare a echipamentelor în vederea calibrării lor şi care nu indică
statutul de calibrare a acestora (lipsa etichetelor de calibrare);
exemple izolate de omisiune a semnăturilor pe documente;
exemple izolate de documente depăşite, acolo unde acestea nu afectează imediat calitatea
producţiei;
exemple izolate de copii neautorizate ale unor documente;
exemple izolate de corecturi în datele de înregistrare, fără iniţialele celui care a operat
corectura;
o organigramă din Manualul calităţii care a expirat etc.
Două sau mai multe neconformităţi minore pot fi reunite sub forma unei singure
neconformităţi intermediare (de tip B), dacă se demonstrează că nu există nici un risc pentru
sistemul de management al calităţii şi dacă ele sunt înregistrate în aceeaşi zonă.
Atâta timp cât asemenea neconformităţi pot fi îndepărtate prin acţiuni corective
corespunzătoare poate fi dată recomandarea pentru aprobarea sistemului organizaţiei iar acţiunile
corective întreprinse vor fi verificate la următoarea vizită de supraveghere. Oricum, cuvântul cheie
pentru exemplele de mai sus este „izolat”.
În acelaşi timp însă, un număr semnificativ de neconformităţi minore, comparativ cu
mărimea şi cu complexitatea organizaţiei, poate fi considerat, în ansamblul lui, ca formând o
neconformitate majoră, dacă se consideră că există un risc pentru sistemul de management al
calităţii şi dacă ele nu sunt înregistrate în aceeaşi zonă. Aceste neconformităţi pot împiedica
recomandarea organizaţiei pentru aprobare.
Când un auditor este convins că există o neconformitate, atunci trebuie completată o notă
sau un raport de neconformitate.
Forma exactă a acestor note variază în funcţie de organismul de certificare, dar conţinutul
de bază este următorul:
numele organizaţiei, aria unde s-a făcut observaţia şi data;
numărul standardului utilizat şi al paragrafului împotriva căruia s-a înregistrat
neconformitatea;
faptele observate, împreună cu toate detaliile importante ale documentelor,
produselor şi echipamentului implicat;
un număr dat raportului;
categoria de neconformitate;
semnătura auditorului, a unui reprezentant al organizaţiei şi a şefului echipei de
audit.
Multe dintre auditurile secundă parte şi dintre cele interne prevăd pentru acest raport şi o
secţiune de acţiuni corective acceptate.
Unele dintre organismele de certificare cer ca rapoartele de neconformităţi să fie scrise şi
transmise auditatului înainte de plecarea echipei de audit, altele ulterior, dar pentru cele secundă
parte se obişnuieşte ca acest raport să fie scris pe loc. Avantajul transmiterii ulterioare a raportului
de neconformitate este acela că permite auditorului să decidă, având mai mult timp la dispoziţie,
formularea exactă a neconformităţilor şi dacă este necesar, să discute cele constatate cu şefului
echipei de audit şi cu ceilalţi membri ai echipei.
Însă, decizia cu privire la tipul şi la modalitatea concretă a acţiunilor corective necesare îi
aparţine organizaţiei auditate iar raportul de audit terţă parte va conţine o secţiune în care auditorul
poate da detalii asupra verificărilor întreprinse şi stingerii neconformităţilor, aşa cum ele au fost
constatate la vizitele de supraveghere sau de urmărire a corectării neconformităţilor.
În mod obligatoriu, în descrierea unei neconformităţi trebuie prezentate faptele observate,
criteriul ce nu a fost îndeplinit (prin referinţă sau descriere) şi explicarea neîndeplinirii acestui
criteriu.
Formularea neconformităţii trebuie să fie clară, neambiguă, utilă şi concisă (nu mai lungă
decât este necesar, pentru a fi bine înţeleasă). De asemenea, trebuie să fie completă şi exactă, în
cazul inexactităţii ei putând fi invalidată de auditat, ceea ce va afecta atât credibilitatea auditorului,
cât şi pe cea a auditului. Atât cât este posibil, se vor folosi frazele şi cuvintele din paragraful
corespunzător al standardului şi se va detalia întotdeauna faptul observat cu următoarele
informaţii: cine a fost implicat, ce dovadă obiectivă s-a constatat (serie echipament, identificarea
documentelor, localizarea acestora etc.), unde a fost observată etc., oferind astfel posibilitatea
celor auditaţi să verifice constatările. Aceasta permite nu numai o definire clară a problemei dar va
permite organizaţiei şi o stabilire a trasabilităţii pentru a observa deficienţa şi pentru a stabili cele
necesare în vederea corectării observaţiilor făcute. Trebuie evitaţi termenii ca: serios, inadecvat
sau insuficient, atâta timp cât ei pot fi priviţi ca exprimând opinia auditorului care ulterior poate fi
schimbată. Concizia neconformităţilor este foarte utilă, ele fiind prezentate în cadrul şedinţei de
încheiere.
Şeful echipei de audit trebuie să fie pregătit pentru a retrage formularul (raportul) de
neconformitate, dacă la şedinţa de închidere organizaţia face dovada îndepărtării neconformităţii,
de exemplu: localizarea unor documente pierdute /dosare care lipseau etc.
Oricum, dacă organizaţia în cauză aduce noi materiale (o procedură îmbunătăţită sau un
document amendat) sau poate demonstra imediat completarea unei acţiuni corective (înlocuirea
unor documente depăşite), neconformitatea trebuie semnalată dar se poate considera ca fiind
rezolvată şi se semnează, demonstrându-se că şeful echipei de audit este satisfăcut, iar acţiunea
corectivă a fost eficientă.
Acest raport va fi înmânat reprezentantului organizaţiei la şedinţa de închidere. Fiecare
raport de neconformitate trebuie semnat de un reprezentant al conducerii auditatului. În caz de
refuz, auditatului i se recomandă să discute cu clientul sau cu reprezentanţii organismului de
certificare.
Pregătirea concluziilor auditului
Şedinţa de închidere
În cazul auditurilor terţă parte, şeful echipei de audit poate face numai recomandări
organismului de certificare. În cazuri mai raere, există însă şi posibilitatea ca organismul de
certificare să schimbe recomandările făcute.
Tipurile de recomandări ce pot fi făcute sunt urmărtoarele:
sistemul de management al calităţii întruneşte cerinţele standardului şi este recomandată
înregistrarea în conformitate cu scopul avut în vedere. Această recomandare este făcută doar
dacă nu sunt constatate neconformităţi sau dacă este înregistrat un număr limitat de
neconformităţi minore;
sistemul de management al calităţii nu întruneşte cerinţele din standard iar înregistrarea nu
poate fi recomandată. Această recomandare se face în cazul în care există un număr
semnificativ de omisiuni, de neconformităţi majore în sistem sau o gamă largă de eşecuri în
implementarea sistemului documentat şi nu este posibil ca, în cadrul unei anumite perioade de
timp, organizaţia să întreprindă acţiuni corective eficiente şi verificabile;
sistemul de management al calităţii va întruni cerinţele din standard dar înregistrarea va fi
amânată până ce vor fi întreprinse şi verificate acţiunile corective necesare. Această
recomandare este făcută când sunt întâlnite una sau mai multe neconformităţi majore.
Şi în cazul auditurilor interne sau secundă parte concluziile pot indica nevoia unor acţiuni
preventive, de îmbunătăţire sau corective, necesare pentru îndepărtarea neconformităţilor sau
pentru eliminarea cauzelor acestora. Toate aceste acţiuni nu sunt considerate a fi parte a auditului
şi sunt întreprinse în mod obişnuit de către auditat, într-o anumită perioadă de timp convenită. În
mod particular, în cazul auditurilor interne, auditorii pot fi implicaţi în recomandarea şi chiar în
ajutorul efectiv de implementare corectă a acţiunilor corective, care se vor încadra în procedura de
audituri interne, responsabilitatea pentru urmărirea şi încheierea raportului revenind şefului
echipei de audit sau şefului compartimentului pentru calitate. Eşecul în finalizarea acţiunilor
corective în cazul auditurilor interne sau secundă parte este analizat de către client înmpreună cu
auditatul sau de către conducerea superioară a organizaţiei.
În cazul auditului terţă parte, depinde numai de organizaţie auditată ce acţiuni corective să
inţieze şi cum să le implementeze.
Acţiunile corective presupun nu numai o simplă corectare a deficienţelor constatate la
audit, ci şi obligaţia conducerii organizaţiei auditate de a investiga existenţa şi a altor
neconformităţi similare, dar nesemnalate la audit.
Conducerea organizaţiei trebuie să analizeze dovezile neconformităţilor, cauzele apariţiei
lor, precum şi efectele posibile ale acestora, astfel încât acţiunile corective să limiteze aceste
consecinţe şi să prevină repetarea cauzelor reale (SR ISO 9001:2001, Clauza 8.5.3 – Acţiune
preventivă). Deoarece este dificil să fie urmărit simultan un număr mare de acţiuni corective,
procesul trebuie să se desfăşoare în mod sistematic, după o procedură documentată (SR ISO
9001:2001, Clauza 8.5.2 – Acţiune corectivă). Toate acţiunile corective iniţiate de organizaţia
auditată trebuie înregistrate şi verificate prin analize ulterioare, prin care să se urmărească şi
eficienţa lor.
Când concluzia auditului este reluarea evaluării, urmărirea acţiunilor corective se va face
printr-o nouă evaluare. În cazul unor neconformităţi minore sau majore care nu necesită o nouă
evaluare, supravegherea se va face numai pentru verificarea acţiunilor corective necesare. În acest
caz, auditatul analizează fiecare raport de neconformitate şi răspunde prin completarea acţiunilor
corective necesare, transmiţându-l auditorului. Unele neconformităţi minore (o înregistrare ce nu a
fost găsită, lipsa unei semnături etc.) pot fi verificate prin corespondenţă (prin transmiterea unei
copii), fără a mai fi necesară o vizită.
Auditorul analizează propunerile şi le evaluează. În cazul în care răspunsul este considerat
ca neadecvat, urmează un schimb de corespondenţă între auditor şi auditat până ce auditorul
consideră răspunsul acceptabil şi semnează pentru acceptarea acţiunii corective propuse. La data
convenită de comun acord pentru finalizarea acţiunilor corective necesare, auditorul, cu acordul
clientului, va planifica o vizită de verificare a acţiunilor corective întreprinse. În cazul
nerespectării termenului de finalizare a acţiunilor corective impuse, fie se va stabili o nouă dată de
finalizare, fie se poate înăspri clasificarea neconformităţilor (din minoră, în majoră), având drept
efect, în cazul auditării terţă parte, suspendarea sau retragerea certificării.
Aceste verificări pot lua forma unui re-audit, obiectivul fiind acela de a se verifica dacă
acţiunile corective au fost înţelese şi dacă ele au fost puse în practică în mod efectiv şi eficient.
După încheierea auditului, natura acţiunilor de urmărire depinde de scopul şi de tipul acestuia.
În cadrul acestei vizite de urmărire, şeful echipei de audit sau un alt membru nominalizat al
echipei va trebui să urmărească acţiunile corective ale neconformităţilor majore şi dacă este timp,
va urmări apoi şi cele întreprinse pentru îndepărtarea neconformităţilor minore, atâta timp cât
aprobarea nu se poate da până ce toate neconformităţile majore nu au fost îndepărtate.
Dacă şeful echipei de audit este satisfăcut de acţiunile corective întreprinse dar constată că
este necesar un timp mai îndelungat pentru a determina în mod real eficienţa lor, el le poate
transforma din neconformităţi majore, în neconformităţi minore. Aceasta presupune să fie
recomandată aprobarea, dar să se facă verificări în cadrul vizitei de supraveghere asupra
neconformităţilor minore, în vederea îndepărtării acestora.
După verificarea punerii în practică a acţiunilor corective, auditorul va putea pregăti un
nou raport privind rezultatele auditului de urmărire, pe care-l va difuza la fel ca şi pe cel original.
În cazul auditurilor terţă parte, organismele de certificare planifică un minim de două vizite
de supraveghere pe an. Obiectivele acestor vizite sunt de a clarifica orice neconformitate minoră
sau de a urmări implementarea continuă a sistemului documentat al organizaţiei, în concordanţă cu
standardul de referinţă.
Orice neconformitate apărută pe parcursul acestei vizite va fi tratată ca o acţiune corectivă
necesară de verificat şi va fi menţionată în raportul de audit.
De asemenea, se poate întocmi un raport al vizitei de supraveghere, în care să se
menţioneze tendinţele contrare, care încă nu sunt constituite în neconformităţi.
Descoperirea şi raportarea unor neconformităţi majore pe parcursul vizitei planificate de
supraveghere este o problemă foarte gravă. În unele cazuri este prevăzută suspendarea sau
retragerea procedurii, care nu înseamnă însă suspendarea imediată a aprobării. Oricum, se
demarează o serie de activităţi prin care, dacă nu se implementează în mod eficient acţiunile
corective necesare, pe parcursul unei perioade de timp asupra căruia s-a convenit, are loc
suspendarea aprobării, care va fi notificată ulterior tuturor clienţilor organizaţiei şi care în final, va
conduce la retragerea certificatului.
Există şi cazuri în care mai multe organisme de auditare cooperează pentru a audita
împreună un sistem de management al calităţii. În acest caz, trebuie să se ajungă la un acord
privitor la responsabilităţile particulare ale fiecărui organism, interfeţele cu organizaţia auditată,
metodele de acţiune şi de difuzare a rezultatelor auditului.
I. Pregătire
S-a constatat că 3 operatori nu purtau bonetele albe necesare iar 2 operatori nu erau închişi
la halate, contrar instrucţiunilor de lucru nr. 13 ale organizaţiei. De asemenea, s-a observat
mâncare pe masa de lucru (neconformitate majoră - paragraf 7.5.1.).
Auditorul trebuie să verifice dacă s-a stabilit o procedură pentru a acoperi „aprovizionarea
alternativă” şi dacă da, trebuie verificat dacă acţiunile cumpărătorului au fost în concordanţă cu
acea procedură.
De asemenea, se va verifica cine a avut autoritatea de a aproba asemenea alternative şi
dacă au existat evidenţe obiective pentru ca asemenea aprobare să fie cerută şi obţinută. Paragraful
unei asemenea situaţii este 5.5.1 „Responsabilitate, autoritate şi comunicare” iar pentru alte
investigaţii, se vor aplica procedurile de aprovizionare, paragraf 7.4.1.
Confidenţial
Specimen
- Organizaţia ABC
- Auditori ( nume ) Vasilescu şi Ionescu
- Date: audit : 13-15 Septembrie 2003
raport: 22 Septembrie 2003
Conţinut
Acord
Semnătură
Organizaţia ABC
Auditori
Distribuire
RAPORT
1. Introducere
2. Tehnică de audit
4. Limitare de responsabilităţi
Atâta timp cât auditul s-a bazat pe eşantionare, absenţa unor comentarii asupra oricărei
părţi a sistemului de management al calităţii nu implică automat concordanţa deplină a acestuia cu
cerinţele existente.
5. Plan de audit
l. Audit
2. Urmărire
6. Neconformităţi
7. Concluzii şi recomandări