UNIVERSITATEA DUNREA DE JOS DIN GALATI FACULTATEA DE ECONOMIE I ADMINISTRAREA AFACERILOR

S.C. ACVARIM S.A.

AUDIT INTERN AL CALITII

Coordonator, Conf. Univ. Dr. Totolici Sofia

Masterand, Mihalache Cristina MKCA - An II

- 2012 -

CUPRINS
CAPITOLUL I. Prezentarea companiei S.C. ACVARIM S.A.................3
II.1. Prezentare general.........................................................................................3 II.2. Mediul de marketing.......................................................................................7

CAPITOLUL II. Auditul calitii................................................................8

II.1. Pregtirea auditului .........................................................................................9 II.2. Echipa de auditori ...........................................................................................9 II.3. Obiectivele auditului .....................................................................................10 II.4. Planul de audit ...............................................................................................11 II.5. Efectuarea auditului intern ............................................................................13

CAPITOLUL III. Examinarea sistemului calitii.................................16

III.1. Listele de verificare.....................................................................................17 III.2. edine intermediare....................................................................................30 III.3. edina de nchidere....................................................................................31

CAPITOLUL IV. Raportul de audit.........................................................31

IV.1.ntocmirea raportului de audit......................................................................32 IV.2. Neconformiti constatate ...........................................................................32 IV.3. Aciuni corective..........................................................................................33

Concluzii.......................................................................................................33

I. PREZENTAREA COMPANIEI
I.1. Prezentare general
Scurt istoric
S.C. ACVARIM S.A. Rm. Vlcea, nfiinata la 30.04.1998 conform Hotrrii nr. 13/1998 a Consiliului Local al Municipiului Rm. Vlcea, este o societate furnizoare de servicii publice a crei activitate se desfoar in folosul comunitii municipiului Rm.Valcea, precum urmeaz: 1. Alimentarea cu apa potabila: captarea, tratarea, inmagazinarea transportul, pomparea si distribuia apei potabile la consumatori controlul si monitorizarea calitii apei potabile in conformitate cu cerinele legale si alte cerine privind calitatea apei potabile montarea, repararea si verificarea contoarelor de apa (apometre) 2. Canalizarea si epurarea apelor uzate: colectarea,transportul si epurarea apelor uzate in conformitate cu cerinele legale si alte cerine aplicabile controlul si monitorizarea calitii apelor uzate deversate in canalizarea oraului si a apei epurate descrcata in emisar (raul Olt) Domeniile de utilizare a apei Apa potabil se deosebete de apa distilat. In conformitate cu STAS 1342-1950, apa potabil trebuie s fie limpede, incolor, fr miros sau gust deosebit; s aib temperatura cuprins ntre 7 i 15C i s nu varieze mult n timpul anului; s nu conin materii strine n suspensie sau germeni patogeni; s conin aer i CO2 n soluie; substanele dizolvate raportate la un litru trebuie s se ncadreze ntre anumite limite; s nu conin azotii sau sulfuri, sruri metalice precipitabile cu H2S sau cu (NH4)2S, cu

excepia micilor cantiti de Fe, Al, Mn.; s nu conin NH3 sau fosfai care pot proveni prin contaminarea apei cu substane organice n prutefacii i nici metan.

Structura oficiala
S.C. Acvarim S.A. Rm. Vlcea este societate pe aciuni, cu capital integral de stat, avnd ca acionar unic Consiliul Local al Municipiului Rm. Vlcea. Organele de conducere ale societii sunt: AGA, Consiliul de Administraie, directorul general, directorul economic, directorul tehnic i director dezvoltare. Adunarea general a acionarilor este format din reprezentanii alei ai Consiliului Local al Municipiului Rm.Vlcea n calitate de acionar unic al societii i nu pot fi schimbai dect de acesta. Adunarea General a Acionarilor constituit din reprezentani ai acionarului este organul de conducere al societii comerciale care decide asupra activitii acesteia i asupra politicii ei economice n condiiile i n limitele stabilite n prealabil de Consiliul Local. Societatea este administrat n sistemul unitar prevzut de Legea nr.31/1990, a societilor comerciale cu modificrile ulterioare. Societatea comercial ACVARIM S.A. este administrat de un consiliu de administraie format din 5 administratori. Componena consiliului de administraie este desemnat de ctre adunarea general ordinar a acionarilor. Consiliul de administraie este condus de Preedinte.

Domeniul de activitate
Zone deservite Biroul GIS (Geographic Information System) vizeaza asigurarea proiectarii, actualizarii si intretinerii bazei de date de tip atribut pentru retelele de apa si canalizare din aria administrativ teritoriala a Municipiului Rm.Valcea precum si imbunatatirea informatiei existente prin cresterea gradului de exactitate si complexitate. GIS reprezinta sistemul informatic care cupleaza o baza de date ce opereaza cu obiecte geometrice (spatiale) cu o baza de date care opereaza cu atribute ale informatiei continuta in prima baza de date. Orice GIS are ca principal suport o baza de date spatiala, ce reuneste informatii grafice (sisteme de coordonate, pozitionare in raport cu diferite 4

sisteme de referinta, etc.) cat si o baza de date alfanumerica (tabelara), ce contine atributele elementelor grafice. GIS realizeaza interogari complexe (lungimi de retea pe: diametre, pe tip material, pe tip retea), crearea de harti tematice, rapoarte complete si complexe care sa reflecte starea informatiei la un moment dat. Elementele care definesc cuvantul GIS sunt: - sistem de calcul ( hard + soft ); - date geografice ( date spatiale ); - proceduri de analiza si management. Colectarea si epurarea apei uzate Staia de epurare a apelor uzate a Municipiului Ramnicu Valcea este amplasata la cca 4 km in aval de oras, pe malul drept al rului Olt. Staia de epurare a fost construita in doua etape: - etapa 1 funcioneaz din 1 septembrie 1979 cu un debit de epurare de 510 l/s; - etapa a-2-a funcioneaz din 1989 ,debitul de epurare fiind de 1020 l/s. Pentru a ne conforma directivelor uniunii europene privind calitatea apelor uzate deversate in rul Olt s-a impus reabilitarea staiei. Componentele sistemului de epurare care sunt uzate fizic si cu durata de funcionare depita au fost demolate, in locul lor vor fi costruite altele noi. In urma rebilitarii, statia de epurare va permite epurarea debitului suplimentar de apa reziduala corespunztor extinderii reelei de canalizare si prelucrarea ecologica a nmolului. Total investiie: 10.823.837,76 euro din care: 51,49% - fonduri acordate de uniunea europeana 48,51% - fonduri banca europeana de investiii. Pe perioada derulrii pnvestitiei(2008-dec 2009), statia de epurare funcioneaz cu o linie tehnologica compusa din: grtar rar, grtar des, desnisipator, separator de grsimi, debitmetru p ars hal distribuitor, decantor primar-1 buc. a 3000mc, bazin de aerare -3000 mc, distribuitor, decantor secundar -2 buc a 3000 mc, staie pompare nmol, bazine de fermentare -2 buc a 1500 mc, gazometru-1 buc a 500 mc, centrala termica -1 cazan a 0,750 gcalorii. Staia de epurare funcioneaz pe baza urmtoarelor: - autorizaie de gospodrire a apelor nr.6/25.01.2008

- autorizaie de mediu nr.l 12/16.04.2007. Tratarea si distributia apei potabile Sistemul de alimentare cu ap al municipiului Rm. Vlcea este racordat la patru captri active: - 2 captri din surse de suprafa: lacul Brdior i rul Cheia - 2 captri din subteran: sursele Vldeti i Bistria. In scopul potabilizrii, apa captat se trateaz adecvat tipului de surs: - dezinfecie pentru sursele din subteran; - preclorare, coagulare-floculare, decantatere, filtrare i dezinfecie pentru sursele Brdior i Cheia. Astfel, populaiei municipiului i se asigur ap potabilizat n staiile de tratare Valea lui Stan i Staia de tratare Rm. Vcea , mai puin n zonele Vldeti-tirbei Vod i Colonia Govora unde apa potabil distribuit provine din sursele Vldeti, respectiv Bistria. Scopul principal al societii SC ACVARIM SA este s ofere clienilor si o ap potabil de bun calitate. O bun calitate nu nseamn numai "sigur" pentru sntatea uman, ci i potrivit pentru diversle sale utilizri.

Organizarea S.C. ACVARIM S.A.

Societate pe aciuni, S.C. ACVARIM S.A. este persoana juridic romn avnd forma juridic de societate comercial pe aciuni i i desfoar activitatea n conformitate cu legile romne, Actul Constitutiv i propriul Regulament de Organizare i Funcionare aprobat de consiliul de administraie. Prin obiectul principal de activitate, respectiv prin locul su n cadrul oraului, S.C. ACVARIM S.A. este deosebit de important att pentru ora, ct i pentru locuitori. S.C. ACVARIM S.A. are n structura sa entiti funcionale (departamente, direcii, servicii, birouri, compartimente etc.) i entiti de producie (sectoare, laboratoare, depozite etc.), constituite n baza normelor de structur aprobate de consiliul de administraie.

S.C. ACVARIM S.A. este condus de Adunarea General a Acionarilor. Directorul general al S.C. ACVARIM S.A. reprezint societatea n relaii cu terii. Directorul general este responsabil cu luarea tuturor msurilor aferente conducerii S.C. ACVARIM S.A. n limitele obiectului de activitate al societii i cu respectarea competenelor exclusive rezervate de lege sau de Actul Constitutiv, consiliului de administraie i adunrii generale a acionarilor. Atribuiile, sarcinile i responsabilitile entitilor funcionale i de producie sunt prezentate detaliat n Regulamentul de Organizare i Funcionare al societii. S.C. ACVARIM S.A. a finalizat cu succes procesul de recertificare a Sistemului de management implementat cu standardele ISO 9001:2008. Auditul de recertificare a fost efectuat de echipele de auditori ai Societii Romne pentru Asigurarea Calitii (SRAC) care beneficiaz de acordurile de recunoatere ncheiate cu organisme din alte ri membre IQ NET (Reeaua Internaional a Organismelor de Certificare).

I.2. Mediul de marketing al firmei

Misiunea firmei este s contribuie alturi de parteneri la creterea calitii vieii oamenilor, prin potabilizarea apei, prin servicii profesioniste. Obiectivul principal este s ofere clienilor ap potabil de cea mai bun calitate i s trateze cu respect drepturile individuale ale acestora. De aceea, este cultivat o relaie constant cu clienii, astfel nct s poat s raspund n cel mai bun mod cerinelor lor. Clienii SC Acvarim SA alctuiesc cercul firmelor, instituiilor i al persoanelor individuale crora le sunt adresate serviciile societii. Reprezentnd cea mai important component a micromediului ntreprinderii, clienii ocup un loc central n tematica studiilor de marketing, acestea sunt axate pe cunoaterea nevoilor, a cererii, a comportamentului de cumprare i de consum. SC Acvarim SA ofer servicii destinate tuturor categoriilor de persoane, indiferent de vrst, sex, de gradul de cultur i calificare profesional, de apartenen etnic sau religioas.

Prin profilul su de activitate, Acvarim nu se adreseaz unei categorii anume a populaiei, ndeplinind o nevoie fundamental a oamenilor. De aceea, se adreseaz tuturor locuitorilor, indiferent de vrst, sex i/sau naionalitate. Firma Acvarim realizeaz studii n rndurile clienilor, urmrind, n general, gradul de satisfacie i mulumire a clienilor dup ce au utilizat serviciile firmei, preri despre preurile practicate, atitudinea angajailor, depistarea unor deprinderi specifice ale consumatorilor. Se impune o segmentare a pieei n grupuri distincte de cumprtori, pe baza nevoilor, caracteristicilor sau a comportamentului care ar putea necesita mixuri de marketing separate. Segmentarea geografic: Impune mprirea pieei n uniti geografice diferite: urban i rural. S.C. ACVARIM S.A. a decis s coopereze n toate zonele geografice, dat fiind caracterul indispensabil al necesitii de ap. ns acord o atenie special diferenelor geografice n materie de nevoi i dorine. Segmentarea demografic: S.C. ACVARIM S.A. se adreseaz tuturor categoriilor de persoane, indiferent de vrst, sex, de gradul de cultur i calificare profesional, de apartenen etnic sau religioas. Fiind singurul juctor de pe pia, S.C. ACVARIM S.A. i impune preul cum dorete pe pia, beneficiind de avantaj concureniala.

II. AUDITUL CALITII

Auditul calitii reprezint, prin definiie, procesul sistematic, independent i documentat ntreprins n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. Auditul calitii se aplic unui sistem al calitii sau unor elemente ale acestuia, proceselor, produselor sau serviciilor.

Auditul intern al calitii este unul din cele mai importante audituri, avnd drept scop principal evaluarea aciunilor corective sau de mbuntire necesare n cadrul organizaiei proprii. Conform cerinelor ISO 9001:2000, auditul intern trebuie s se desfoare n concordan cu procedurile documentate, rezultatele acestor audituri trebuie documentate, orice aciune corectiv rezultat trebuie verificat, iar nregistrrile acestor activiti trebuie meninute la zi. Standardul internaional ISO 10011 stabilete principiile, criteriile, practicile de baza i furnizeaz linii directoare pentru planificarea, efectuarea i documentarea auditului sistemelor calitii. De asemenea, prevede criteriile minime cerute pentru calificarea auditorilor i liniile directoare pentru managementui programelor de audit.

II.1. Pregtirea auditului

Scopul principal al auditului este s evalueze sistemul calitii al organizaiei n raport cu un standard referitor la sistemul calitii, i anume ISO 9000. ntruct compania are implementat deja standardul de calitate ISO 9000, se va realiza un audit de supraveghere/mentenan, realizat la fiecare 6 luni, n cadrul su fiind auditate anumite elemente ale sistemului i identificat potenialul de mbuntire existent. Auditul de supraveghere se concentreaz, n special, pe anumite elemente de management: responsabilitatea managementului; sistemul de managementul calitii; msuri corective i preventive; instruirea personalului. Prezenta misiune de audit se va concentra pe analiza responsabilitii managementului n conformitate cu prevederile standardului de calitate menionat.

II.2. Echipa de auditori

n cadrul companiei, s-a constituit i funcioneaz ncepnd cu anul 2005 un Serviciu de audit intern n subordinea direct a Directorului General. Misiunea serviciului de audit intern este de a realiza o activitate obiectiv i independent prin oferirea serviciilor de consultan i de a contribui la adugarea unui plus de valoare n realizarea obiectivelor. 9

Auditul intern al calitii va fi astfel demarat de secia specializat n auditul calitii din cadrul Serviciul audit intern al companiei. Echipa de audit va fi format din doi din cei cinci auditori din cadrul seciei. Scopul Serviciului de audit intern este de a evalua eficacitatea sistemului de management financiar i control al calitii i de a oferi recomandri pentru mbuntirea acestora. Serviciul audit intern al S.C. ACVARIM S.A. este divizat la rndul su pe secii specializate, astfel: Controlul execuiei bugetare; Audit financiar; Auditul i Controlul calitii. Rolul serviciului de audit intern este de a asista managementul n evaluarea i mbuntirea proceselor de guvernare, control i management al riscurilor. Atribuiile Serviciului audit intern: - Stabilete obiectivele misiunii de audit intern, determin domeniul de activitate i aplic tehnicile necesare pentru a atinge scopul misiunii de audit; - Efectueaz activiti de audit intern pentru evaluarea sistemului management i control financiar i de management al calitii; - Evalueaz serviciile i procesele de control intern; - Informeaz conducerea despre suspiciuni i neconformiti; - Monitorizeaz implementarea recomandrilor; - Obine asistena necesar din partea personalului.

II.3. Obiectivele auditului

s determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calitii cu condiiile specificate; aprecierea controlului intern; mbuntirea calitii serviciilor i a produselor prin instruirea personalului; identificarea punctelor critice din cadrul ntreprinderii; evaluarea conformitii unor elemente ale sistemului instruirii cu cerinele specificate; iniierea msurilor corective i de mbuntire necesare;

10

urmrirea aplicrii acestor msuri; evaluarea instruirii personalului. n cadrul societii S.C. ACVARIM S.A., auditurile interne sunt programate de

responsabilul de calitate (RQ) i responsabilii proceselor sub forma Programului de audit care este supus aprobrii Directorului General. Principiile care stau la baza auditurilor interne sunt: reclamaiile primite de la clieni; modificrile intervenite n organizarea activitilor; neconformitile nregistrate; modificrile legislative; analiza efectuat de ctre conducere. La solicitarea directorului general, a reprezentantului managementului calitii, a responsabililor de procese, se pot efectua audituri interne neprogramate, n cazul n care apar probleme sistematice sau semnificative care pot influena buna funcionare SMI. Condiii minime care stau la baza efecturii auditurilor interne: dovedete caliti de auditor; nu are responsabiliti directe n procesul de audit.

II.4. Planul de audit

Conductorul echipei de audit va ntocmi planul de audit referitor la desfurarea auditului, pentru a uura programarea i coordonarea activitilor de audit. Planul de audit va fi conceput n aa fel nct s fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe baza informaiilor culese n timpul auditului i de a permite utilizarea eficient a resurselor. Acesta va fi comunicat prilor n edina de deschidere.

II.4.1. Structura planului de audit

Planul de audit cuprinde: - Obiectivele auditului;

11

- Domeniul auditului; - Identificarea persoanelor care au responsabiliti directe, importante, referitoare la obiective i domeniu: o Gheorghiu Alexandru, managerul societii auditate o Atanasiu Ioan, directorul adjunct al societii o Andreescu Anamaria, responsabil ef. -Identificarea documentelor de referin: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002 standardul aplicabil referitor la sistemul calitii (ISO 9001) manualul calitii auditatului.

- Identificarea membrilor echipei de audit: Anghel Neculai, ef comisie de audit Chiriac Ciprian, auditor intern. - Limba utilizat n timpul auditului: romn; - Data i locul n care urmeaz s fie efectuat auditul: a. Perioada de desfurare a auditului: 10 20 decembrie 2012; b. Sediul central al S.C. ACVARIM S.A. - Programul edintelor care trebuie inute cu conducerea auditatului: a. edina de deschidere: 10 decembrie 2012, ora 10.00 b. edine intermediare la sfrsitul fiecrei zile de lucru: ora 16.00; c. edina de nchidere: 20 decembrie 212, ora 17.00. - Condiii de confidenialitate: a. datele prezentate, puse la dispoziie de ctre auditat, rmn confideniale, prin intermediul unor contracte semnate dintre audit i auditat; b. datele relevate vor fi utilizate doar n scop profesional i n folosul auditului sau/i auditatului, n vederea realizrii obiectivelor propuse; c. n cazul nclcrii condiiilor de confidenialitatea, se vor aplica sanciunile prevzute n contractul ncheiat anterior.

12

- Difuzarea raportului de audit i data estimat a publicrii: Raportul de audit va fi ntocmit i transmis clientului de ctre auditorul ef la data de 22 decembrie 2012 Orice difuzare suplimentar trebuie stabilit prin consultare cu auditatul; Rapoartele de audit care conin informaii confideniale sau referitoare la brevete vor fi protejate corespunztor de ctre echipa de auditori si de ctre client; n cazul n care raportul de audit nu va fi emis n perioada de timp stabilit, motivele de ntrziere vor fi aduse la cunotina clientului i va fi stabilit o nou dat de emitere; Documentele de audit vor fi pstrate n baza acordului dintre auditori i client i n conformitate cu prevederile legale.

II.4.2. Documentele de lucru necesare pentru audit

nainte de a ncepe auditul, auditorul analizeaz documentele SMI corespunztoare domeniului auditat, pentru a determina conformitatea sistemului cu criteriile de audit i stabilete coninutul listei de verificri utilizate pentru auditul respectiv. Auditorii pregatesc urmtoarele documente: nregistrare edin deschidere/nchidere audit; Lista de verificare (ntrebri despre modul de realizare a cerinelor din standardele de referin ISO 9001:2001); Rubrici necesare pentru nregistrarea rezultatelor auditarii, ntrebarile de baz sunt urmate de alte intrebri n funcie de structura auditat, urmate de ntrebari ajutatoare; Tehnica de elaborare a listelor de verificare se bazeaz pe principiul conform cruia se iau n considerare toate cerinele pentru fiecare clauz a standardului de referin; Raport de aciuni corective.

II.5. Efectuarea auditului intern

edina de deschidere:
n cadrul edinei din 10.12.2012, ora 10.00, au fost prezentai membrii echipei de audit i persoanele cu responsabiliti. Astfel, auditatului i-au fost prezentai eful

13

comisiei de audit i auditorul intern. Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i reprezentanii auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 minute, modul de efectuare i desfurare a auditului. Auditul a fost organizat cu scopul mbuntirii calitii serviciilor i produselor prin instruirea personalului, identificarea i mbuntirea punctelor critice, evaluarea conformitii unor elemente ale instruirii cu cerinele specificate, urmrirea aplicrii deciziilor auditului. n acest scop, a fost nevoie de o echip de audit, care s coordoneze aceste activiti, s identifice modul de derulare al activitii de instruire i, eventual, s sugereze aciuni prin care se pot regla anumite neconcordane. Pentru efectuarea auditului, s-au utilizat mai multe metode i proceduri. n primul rnd, s-au verificat documentele n vederea obinerii garaniei, a faptului c acestea sunt veridice i nc n vigoare. n al doilea rnd, a fost utilizat observarea fizic de ctre comisia de audit. Au fost intervievate persoanele auditate, activitate n urma creia a intervenit analiza. De asemenea, au fost realizate chestionare i anumite notie ale auditorilor n vederea obinerii unor observaii i a punctelor care trebuie mbuntite. Cile oficiale de comunicare ntre echipa de audit i auditat sunt cele tiprite (rapoarte, liste de verificri, observaii), cele electronice (e-mail-uri, reelele de intranet, videoconferine, telefon), interpersonale (discursurile, ntlnirile echipelor, focus grupurile, prnzurile de afaceri, edine). Pe parcursul edinei, s-a stabilit faptul c echipa de audit va dispune de facilitile necesare n vederea realizrii activitii acesteia din urm. Pentru edina de audit au fost necesare planul de audit si materiale de prezentare. Modul de derulare a edinei: - Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membrii echipei de audit i reprezentanii auditatului; - Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului. Este necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de a gsi greeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;

14

- Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru efectuarea auditului: interviuri; examinri; observarea activitilor. - Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi constatate: Neconformiti minore: sunt raportate situaiile care pot mpiedica acestui fapt i se supravegheaz aciunile viitoare sau n vigoare. Neconformiti majore: Se identific o serie de nereguli referitoare la implementarea procedurilor calitii. Pentru a fi aprobate, trebuie s fie corectate. - Cile de legtur ntre auditat i auditori sunt: edinele intermediare Cele tiprite: rapoarte, liste de verificri, observaii Cele electronice: e-mail-uri, reelele de intranet, videoconferine, telefon. - Numirea nsoitorilor echipei de audit: echipa de audit este nsoit de 2 secretare; - Asigurarea facilitilor echipei de audit: Sala de conferine, pus la dispoziie de ctre conducerea companiei; aici se regsesc toate echipamentele necesare; Asigurarea meselor prin intermediul firmelor de catering. - Identificarea i clarificarea detaliilor planului de audit, precum i semnarea acestuia; - Menionarea caracterului confidenial al auditului i respectarea acestei clauze stipulate n contract; - Stabilirea edinelor intermediare i de nchidere. Auditul la faa locului const n colectarea informaiilor relevante, pe baza unei eantionri corespunztoare, care constituie dovezi de audit. Acest lucru se realizeaz prin: interviuri cu salariaii; examinri ale documentelor SMC; examinarea documentelor i nregistrrilor. Informaiile sunt culese i verificate i din alte surse independente: msurtori, analize, indicatori de performan. Informaiile strnse n timpul auditului constituie dovezile auditului. Toate dovezile auditului sunt identificate i nregistrate de auditori. implementarea procedurilor sau nregistrrilor calitii. Se aplic msuri corective pentru recitificarea

15

Evaluarea dovezilor auditului reprezinta constatarile auditului, clasificate in conformitati si neconformitati. Auditarea fiecrui proces ncepe cu discuia cu responsabilul de proces. n aceast discuie sunt identificate i evaluate sarcinile responsabilului de proces. Sunt abordate apoi subiectele legate de obiectivele procesului, relaia acestora cu obiectivele generale ale societii, indicatorii procesului i activitile de control efectuate n timpul derulrii procesului. Auditorul poate constata capabilitatea de realizare de performan i poate evalua managementul procesului. Auditaii trebuie s descrie activitatea pe care o desfoar, s documenteze aceast activitate cu prezentarea de dovezi obiective apoi s demonstreze c modul de desfurare a acestor activiti asigur obinerea rezultatelor specificate. Toate observaiile asupra neconformitilor vor fi luate la cunotin de ctre eful compartimentului auditat. Auditorii evalueaz i modul de realizare i eficacitatea aciunilor corective stabilite cu ocazia auditurilor anterioare. Auditorii nregistreaz n documentele de lucru ale auditului, toate constatrile din timpul auditului cu menionarea dovezilor obiective corespunztoare. Situaiile de neconformitate se nregistreaz n Rapoartele de aciuni corective. edina de nchidere: Scopul edinei de nchidere este: Prezentarea constatrilor i concluziilor auditului intern; Stabilirea aciunilor corective ce trebuie adoptate i termenele de rezolvare, n vederea eliminrii abaterilor i a cauzelor care au generat neconformitile; Emfazarea punctelor forte i a celor slabe, ce pot avea efect asupra funcionrii SMC. edina de ncheiere se finalizeaz cu un proces verbal de nchidere a auditului intern, menionat n raportul de audit intern.

III. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII

16

Metoda recomandat presupune utilizarea acelor fie intitulate ndrumri pentru audit elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9000, de la 4.1 la 4.20. Fiecare fi este nsoit de o List de verificri pentru audit, cu ntrebri i punctajele acordate pentru acestea. Fiecare ntrebare necesit rspunsuri cu da / nu i pot fi apreciate cu ajutorul unor note cuprinse ntre zero i trei. Valoarea rspunsului se stabilete dup cum urmeaz: 0 puncte, dac nu exist nicio dovad c sunt satisfcute cerinele ; 1 punct, dac elementul este prezent n cteva situaii, documentaia este absent, inadecvat sau inexistent ; 2 puncte, dac elementul i documentaia este aproape complet, dar nesatisfcnd toate cerinele ; 3 puncte, dac elementul i documentaia arat satisfacerea tuturor cerinelor. Scopul misiunii de audit este de a analiza respectarea clauzei 4.18. Firma trebuie s realizeze anumite cercetri i documentri n ceea ce privete calitatea, care sunt responsabilitile i scopurile n legtur cu aceasta. Politica urmeaz s fie integrat n firm, explicat anterior angajailor i implementat la toate nivelurile. Politica trebuie s fie relevant pentru firm i s fie fcut public n ntreaga firm. Ea trebuie s fie cunoscut i nteleas de toi angajaii, nu numai ca o declaraie, ci i ca o implicarea a ei n toate activitile firmei. De aceea, este esenial s se fac o instruire privind aceast politic cu ntreg personalul, inclusiv cu noii angajai.

III. 1. Listele de verificare. Clauza 4.18. Instruire

4.18.1. Identificarea activitilor de instruire
Managementul de la nivelul superior este cel care decide dac o activitate este sau nu de implementat n cadrul societii. Firma S.C. ACVARIM S.A. trebuie s se adapteze la un ir de schimbri care se produc ntr-un timp scurt. Personalul se confrunt cu schimbri frecvente ale cadrului normativ, comercial, calitativ, cu noi cerine ale conducerii i ale societii, cu cerine fa de modernizarea serviciilor .

17

Pentru a rspunde la aceste cerine, personalul din autoritile publice trebuie s fie calificat i s-i dezvolte permanent potenialul. n scopul atingerii unor obiective bine stabilite de ctre conducere, sunt planificate i realizate o serie de activiti de instruire de diferite tipuri i forme: Instruire Instruire extern Instruire intern Auto-instruire Organizat de ctre: Ministere i autoriti care activeaz n domeniul vizat, alte entiti, inclusiv partenerii de dezvoltare pentru diferite categorii de personal Manager general, Director adjunct, ef direct Fiecare angajat.

Spre deosebire de instruirea extern, care prevede c programele de instruire sunt realizate, n majoritatea cazurilor, n mod centralizat pentru angajai, dar care ocup poziii similare, instruirea intern din cadrul conducerii prevede c programele de instruire se realizeaz de ctre efii direci (sau managerul zonal/regional sunt responsabili de realizarea lor, antrennd/invitnd prestatori servicii de instruire pentru elaborarea/realizarea lor) sub diferite forme i metode pentru propriul personal. Managerul societii a identificat urmtoarele activiti de instruire: Training-uri; edine lunare/anuale( i n funcie de necesiti); Parcurgerea fielor postului i a anexelor; Participarea la diverse prezentri, conferine legate de viitoarele produse sau de modul de abordare a unei situaii sau a unui serviciu nou implementat; Actualizarea e-mail-urilor primite n cadrul fiecrei uniti; Managerul S.C. ACVARIM S.A. a menionat politica referitoare la instruire n Declaraie privind instruirea n domeniul calitii: -este adecvat scopurilor S.C. S.C. ACVARIM S.A.; -este comunicat i neleas la toate nivelurile; -asigur un cadru pentru stabilirea i analizarea obiectivelor insturirii; -este analizat permanent pentru adecvarea ei continu.

18

Sistemul de Management Integrat al Calitatii, Mediului, Sanatatii si Securitatii in Munca O data cu adoptarea Declaratiei de politica si angajamentului managementului in domeniul calitatii, mediului, sanatatii si securitatii in munca, prin SIM existent, implementat si certificat, SC ACVARIM SA Rm.Valcea garanteaza ca toate procesele desfasurate in organizatie au ca rezultat furnizarea unor servicii corespunzatoare calitativ si cantitativ, rezultate in urma unor activitati cu impact minim asupra mediului si in conditii de securitate in munca si sanatate a oamenilor. Sistemul integrat de management calitate-mediu-SSM adoptat este obligatoriu pentru toti angajatii din cadrul societatii si se aplica in intreaga organizatie. Avand n vedere cerinele actuale prin care se impune transparena asupra proceselor desfurate n cadrul unei organizaii - in contextul unui management performant - implementarea, integrarea si certificarea celor trei sisteme de management reprezinta motorul prin care, conform misiunii i obiectivelor strategice ale top managementului, SC ACVARIM SA Ramnicu Valcea i-a declarat intenia de a aciona n vederea satisfacerii cerinelor tuturor clientilor organizaiei , respectiv tuturor partilor interesate. Declaratia de politica si angajamentul managementului in domeniul calitatii, mediului securitatii si sanatatii in munca In ecuatia simpla a respectului fata de om si fata de mediul inconjurator deviza noastra ramane neschimbata: o Calitate si performanta prin dezvoltare durabila ! o Misiunea companiei noastre este de a imbunatati calitatea vietii prin promovarea valorilor civilizatiei moderne si respectarea marilor echilibre ecologice. Astfel, suntem hotarati sa furnizam cu consecventa servicii publice de alimentare cu apa si de canalizare in conformitate cu necesitatile si asteptarile locuitorilor Judetului Valcea si in deplina conformare cu cerintele legale si de reglementare aplicabile organizatiei noastre privind protectia mediului, a sanatatii si securitatii oamenilor.

19

Pentru asigurarea succesului pe termen lung al societatii noastre, managementul de la cel mai inalt nivel este hotarat sa asigure resursele necesare pentru recertificarea, mentinerea si imbunatatirea continua a sistemelor de management ale calitatii, mediului, sanatatii si securitatii in munca, integrat implementate si certificate in conformitate cu cerintele standardelor europene de referinta ISO 9001, ISO 14001 si ale referentialului OH SAS 18001. Politica noastra in domeniul SIM - parte integranta a politicii generale SC ACVARIM SA VALCEA, este de a oferi servicii de un inalt nivel calitativ, conforme cu cerintele standardelor si legislatiei aplicabile, de a lua in considerare solicitarile pertinente ale partilor interesate si informatiile referitoare la aspectele de mediu semnificative, precum si de a consolida relatiile stabilite cu clientii si partile interesate printr-o colaborare civilizata, bazata pe respect si incredere. Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA privind managementul calitatii sunt: - cresterea satisfactiei clientului si a increderii tuturor partilor interesate in calitatea serviciilor furnizate; - cresterea eficientei activitatii organizatiei, a gradului de constientizare si motivatie a personalului; Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA VALCEA privind managementul de mediu sunt : imbunatatirea controlului operational corespunzator activitatilor societatii care sa asigure impacturi minime asupra mediului si o continua conformare cu legislatia si alte cerinte in vigoare, aplicabile organizatiei ; imbunatatirea performantei globale de mediu a societatii prin conservarea ambientului si a resurselor naturale, respectarea dreptului la viata sanatoasa a comunitatii locale si a propriilor angajati, prevenirea poluarii factorilor de mediu prin gestionarea corecta si selectiva a deseurilor. Obiectivele generale ale SC ACVARIM SA VALCEA privind managementul sanatatii si securitatii in munca sunt : cresterea nivelului de protectie al angajatilor la toate locurile de munca actionand asupra tuturor celor 4 componente ale sistemului de munca (executantul, sarcina de munca, echipamente tehnice si mediul de munca);

20

 instruirea si constientizarea angajatilor de importanta cunoasterii normelor generale si specifice la locul de munca. imbunatatirea performantei globale privind securitatea si sanatatea in munca In cadrul activitatilor societatii, imbunatatirea politicii referitoare la calitate, la protectia mediului si la SSM, cu consecinte de imbunatatire a SIM al organizatiei, de prevenire a poluarii si de reducere a riscului de accidentare este un proces continuu care ia in considerare progresul tehnico-stiintific, cerintele clientilor si ale comunitatii, propunerile salariatilor precum si legislatia in vigoare. Personalul RSIM desemnat prin decizie are responsabilitatea implementarii si mentinerii sistemului integrat de management al calitatii, mediului, securitatii si sanatatii in munca la nivel compartimental si promovarii constientizarii referitoare la cerintele specifice acestor domenii, in cadrul societatii. Sistemul de management integrat stabileste angajamentul si colaborarea tuturor managerilor si este mentinut prin audituri si analize, in scopul asigurarii eficacitatii si eficientei acestuia. In cadrul analizelor periodice efectuate de management este analizat stadiul de realizare al obiectivelor strategice si obiectivelor specifice (tinte), precum si stabilirea unor obiective noi care sa permita imbunatatirea continua a sistemului, cresterea satisfactiei clientilor, a performantei de mediu si de SSM. Responsabilitatea realizarii obiectivelor acestei politici revine Directorului General si fiecarui membru al personalului desemnat pentru realizarea obiectivului respectiv. Directorul General asigura disponibilitatea resurselor necesare la nivelul intregii organizatii. Directorul General deleaga autoritatea pentru proiectarea, implementarea, mentinerea in functiune si imbunatatirea sistemului de management integrat din societate, reprezentantului managementului pentru calitate, mediu, securitate si sanatate in munca, desemnat prin decizie (RMI). Gestionarea sistemului de management integrat este asigurata de reprezentantul managementului prin intermediul RSIM-ilor, a responsabilului cu protectia mediului si responsabilului cu securitatea si sanatatea in munca numiti de asemenea prin decizie. Prevederile referitoare la sistemul de management integrat stabilite in Manualul SIM si in proceduri sunt obligatorii a fi aplicate la toate nivelurile de conducere si de executie.

21

In cadrul SC ACVARIM SA VALCEA intregului personal ii este comunicata importanta satisfacerii cerintelor clientilor, precum si a cerintelor legale si de reglementare. Se acorda o atentie deosebita instruirii tuturor angajatilor pentru utilizarea creativitatii personale in scopul aplicarii si imbunatatirii referitoare la calitate, protectia mediului, securitatea si sanatatea in munca. In calitate de Director General , ma angajez sa asigur transpunerea in practica a prezentei politici, asigurand succesul organizatiei noastre, cu satisfacerea tuturor partilor interesate: clientii, colaboratorii, personalul si autoritatile abilitate. Aceasta politica este disponibila partilor interesate mentionate si la cerere, pentru public. Data: 19.11.2012

Cunoaterea politicii instruirii de ctre angajai

Instruirea este cunoscut de ctre toi angajaii. Obiectivele i politica sunt comunicate prin: - afiarea politicii referitoare la instruire n locuri de acces maxim la toate unitile; - aspectele importante i relevante sunt menionate n cadrul fielor de post i a anexelor acestora; - prezentarea obiectivelor instruirii i a coninutului acesteia n mod frecvent. Lista de verificare: Criteriu Firma are o politic privind instruirea care s: -specifice obiectivele pentru instruire? -specifice angajamentul pentru instruire? Este politica privind instruirea: -relevant pentru obiectivele firmei? -documentat ca o parte a manualului instruirii? -cunoscut i inteleas de tot personalul? n cazul unui control, angajaii pot Punctaj 0 0 0 0 0 0 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 O persoan nou angajat nu cunoate activitile de instruire Observaii

22

Criteriu identifica i meniona activitile de instruire? Ct de des sunt prezentate activitile de instruire? Sunt identificate activitile de instruire? Sunt reactualizate activitile de instruire? PUNCTAJ MAXIM: 27 Probleme deosebite:Departamentul de instruire va concepe un plan pentru instruirea personalului nou angajat Nr. Audit: 1, Data 10.12.2012 Clauza 4.18. Instruire

Punctaj 0 0 0 1 1 1 2 2 2 3 3 3

Observaii

PUNCTAJ 22 Cine execut? Andreescu Anamaria Cnd? Instruire n perioada ianuarie 2013 Auditor:Anghel Neculai

4.18.2. Asigurarea instruirii personalului: Procedura descrie modul de determinare a cerinelor de competen pentru personalul ce desfoar activiti care influeneaz produsul/serviciile din punct de vedere al calitii, modul de identificare a necesarului de instruire al angajailor i modul de asigurare a instruirii, n vederea contientizrii acestora. Procedura se aplic n ntreaga organizaie. Documente de referin: SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii. Cerine Manualul calitatii Legea nr. 53/2003 - Codul Muncii Legea 319/2006 - Legea Securitii i sntii n munc Ordin MMSS nr.508/2002 i MSF nr.933/2002 - Normele generale de protecie a muncii. Managerul stabilete competenele din punct de vedere al studiilor, instruirii, abilitilor i experienei adecvate pentru ocuparea posturilor stabilite prin organigram i ROI.

23

Cerinele privind competena necesar pentru personalul care desfoar activiti care influeneaz parametrii SMC ale produselor/serviciilor oferite de organizaie sunt descrise n fiele de post. Determinarea cerinelor pentru ocuparea diverselor posturi ine seama de: - cerine legale i de reglementare, standarde, convenii internaionale, aplicabile domeniului de activitate al organizaiei; - anticiparea unor solicitri viitoare referitoare la planuri i obiective operaionale i strategice; - anticiparea schimbrilor proceselor desfurate, a instrumentelor i echipamentelor utilizate n organizaie; - anticiparea necesarului de abiliti personale suplimentare pentru realizarea unor noi activiti definite. Anual, managerul analizeaz structura organizatoric, face modificri i/sau actualizri, iar acestea pot determina modificri i/sau actualizri ale ROI, CIM, FP, care sunt operate n documente. Anual se face evaluarea personalului existent i se ntocmete pentru fiecare salariat Fia de evaluare, cod: F-01-PO-01, de ctre responsabil. Fiele de evaluare personal, completate i semnate, se pstreaz la responsabil sau la manager. Competena personalului se menine i se dezvolt prin instruiri periodice n domeniul profesional, domeniul calitii, PSI etc. Pentru perfecionare i meninerea competenei, anumite categorii de personal pot participa la conferine, prezentari, reuniuni, edine, training-uri cu aprobarea managerului general. Selectarea i angajarea personalului n funcie de programele de dezvoltare i de rezultatele evalurii anuale a personalului, se identific necesarul suplimentar de personal ce trebuie angajat. Angajarea personalului pentru activitile organizaiei se face pe baza calificrii, pe baza unei formaii iniiale, a unei instruiri suplimentare sau pe baza unei formri speciale conform cerinelor. Ocuparea posturilor vacante, conform cerinelor legale, are loc prin selectarea i angajarea personalului, dup cum urmeaz:

24

a) Se determin cerinele postului din: legislaie, reglementri, organigram i se documenteaz n ROI, FP; b) Se anun postul vacant i cerinele postului (n presa scris, afiare n organizaie); c) Se ntocmete tematica de examen avnd n vedere fia postului etc.; d) Se stabilete comisia de examinare (prin Decizie de numire Comisie) i data examenului; e) Se susine examenul (lucrare scris, interviu oral, prob practic etc.); f) Se evalueaz lucrrile / comunicare rezultate (referat, afiare rezultate); g) n cazul n care se decide angajarea/promovarea se ntocmete dosar personal, CIM; h) Se instruiete noul angajat / angajatul promovat. Instruire intern a noilor angajai / angajai promovai pe alt post Dup ncheierea contractului individual de munc sau dup decizia promovrii pe noul post, angajatul este instruit innd cont de prevederile legale i de documentele specifice desfurrii activitii: a) Instruire privind securitatea n munc n baza Legii i documente specifice domeniului de activitate, efectuat de ctre manager care ntocmete i completeaz Fia individual de instructaj privind protecia muncii, care se pstreaz la manager. b) Instruire privind PSI, n baza Ordin nr. 101/2001 i MO al CJM nr.5/2000, efectuat de manager i consemnat n Fia PSI (formular tipizat), care se pstreaz la manager. c) Instruire profesional specific la locul de munc, folosind documente de referin specifice proceselor desfurate, efectuat de manager i consemnat n Proces verbal de instruire, cod: F-02-PO-01, care se pstreaz la manager. d) Instruire n domeniul SMC, folosind Manualul calitii, Proceduri de sistem, Proceduri operaionale, Instruciuni de lucru aplicabile, efectuat de RAC i consemnat n Proces verbal de instruire, cod: F-02-PO-01. Instruirea periodic a personalului Personalul implicat n activitile organizaiei este instruit pentru a avea capacitatea de a ndeplini sarcinile proprii n conformitate cu Manualul Calitii. Pentru

25

ca angajaii s fie interesai n aplicarea sistemului de management al calitii este necesar ca ei s neleag pe deplin avantajele sistemului i locul lor n cadrul acestui sistem. Instruirea periodic vizeaz: instruirea n domeniul PM i PSI; instruirea tehnicoprofesional; instruirea n domeniul SMC, i se realizeaz intern de ctre manager i RAC. Etapele de desfurare ale procesului de instruire sunt: a) Se identific necesarul de instruire pornind de la nevoile de dezvoltare ale organizaiei, cerine noi, fie de evaluare, rezultate ale evalurilor instruirilor anterioare, evaluarea performanelor salariailor pentru anul anterior, rezultatele auditurilor interne ale SMC, experiena personalului, cunotinele acumulate, rezolvarea competent a unor probleme sau situaii noi, neprevzute etc., care se consemneaz n decizii ale conducerii; b) Se elaboreaz programul general anual de instruire, documentat prin Program anual de instruire, cod: F-03-PO-01, aprobat de manager; c) Se comunic programul anual de instruire personalului; d) Se pregtete, se organizeaz i se desfoar instruirea; e) Se evalueaz instruirea prin teste, chestionare, ntrebri, eficacitatea acesteia fiind apreciat prin calificative notate n procesul verbal de instruire; f) Se nregistreaz instruirea (intern i/sau extern) la evidena de instruire a personalului - atestat de instruire/diplome (ptr. instruire extern), dosar personal, completare carnet de munc, la Direcia Muncii. nregistrrile referitoare la instruirea realizat de ctre personalul angajat al organizaiei se gestioneaz n Registrul de eviden documente de atestare a instruirii, cod: R-01-PO-01. Lista de verificare: Criteriu Firma asigur: -instruire n baza cerinelor calitii? -identificarea cerinelor de calitate? -supravegherea activitilor de instruire? -ntocmirea Punctaj 0 0 0 0 1 1 1 1 26 2 2 2 2 3 3 3 3 Firma asigur ntocmirea cursurilor, cu meniunea c Observaii

cursurilor/training-urilor? Existena acestor resurse poate fi verificat? Eficacitatea instruirii este evideniat prin note n procesul de instruire? Asigurarea instruirii personalului se realizeaz: -periodic? -n cazul persoanelor nou angajate? PUNCTAJ MAXIM: 24 Probleme deosebite: Cursurile trebuie reevaluate de ctre cel care le ntocmete, ntrebrile sau chestiunile menionate trebuie s aduc n tem subiecte de actualitate Nr. Audit 1 Clauza 4.18. Instruire

0 0

1 1

2 2

3 3

acestea nu prezint ntrebri sau probleme distincte de la un curs la altul

0 0

1 1

2 2

3 3 Cnd? 09.01.2013

PUNCTAJ TOTAL: 22 Cine execut? Gheorghiu Alexandru Atanasiu Ioan

Data: 10.12.2012

Auditor: Anghel Neculai

4.18.3. Calificarea personalului: Se urmresc competenele, aptitudinile, studiile i alte cerine asemnatoare ale personalului: Datele personale: nume, prenume, data naterii, nationalitatea; Limbi strine; Date CIM: angajat/ cu contract de munc, norm ntreag/parial; Studii: universitate, disciplin, titlul, calificarea; Calificri suplimentare: organizaia la care a urmat cursul, titlul cursului, titlu/calificare; Curriculum vitae; Managerul: a) Analizeaz periodic structura organizatoric a societii; b) ntocmete i aprob i gestioneaz fiele de post, CIM; c) ntocmete i aprob necesarul de personal;

27

d) ntocmete, aprob i urmrete respectarea programului anual de instruire; e) Analizeaz i aprob angajarea, eliberarea din funcie sau schimbarea funciilor personalului; f) Stabilete i comunic condiiile i data examenului la angajare/promovare; g) Decide Comisia de examinare i d decizii de atestare pe post; h) ntocmete programele cursurilor, lectorii i instructorii, durata i data nceperii cursurilor precum i cursanii pentru fiecare curs cu nominalizarea acestora; i) Aprob planuri de instruire suplimentare, la cererea RAC. Responsabilul cu asigurarea calitii: a) ntocmete programul anual cu necesarul de instruire n domeniul SMC; b) Efectueaz instruirile n domeniul SMC pentru personalul organizaiei i pentru personalul nou angajat; c) Evalueaz cunotinele dobndite i ntocmete nregistrrile instruirilor. Responsabilul ef: Nivel de studii: studii universitare si/sau postuniversitare; Training-uri/calificri/certificri/cursuri/Competene; trebuie s se asigure c toi membrii personalului aflat n subordinea sa sunt informai asupra atribuiilor profesionale pe care trebuie s le ndeplineasc; organizeaz localul i dotrile lui astfel nct s fie ndeplinite condiiile legale; elaboreaz i aduce la cunotin persoanelor din colectiv, spre ndeplinire, dup caz, toate activitile prevzute n procedurile profesionale privind aplicarea regulilor de bun practic i realizeaz o repartizare optim a atribuiilor; Lucrtor administrativ: Asigur meninerea cureniei; Nivel de studii; gimnaziale/medii; Este nlocuit de: ali colegi. Lista de verificare: Criteriu Punctaj Firma a selectat angajai care: Observaii

28

-se ncadreaz n studiile solicitate? -au cunotine de operare PC? -au cunotine de limbi strine? -au aviz de liber practic? -au experien n domeniu? n urma job-ului obinut la S.C. ACVARIM S.A., angajaii au avut parte de: -calificare ulterioar? -cursuri nou implementate? -prezentri de produse nou aprute? PUNCTAJ TOTAL: 24 Probleme deosebite: Nr. Audit 1 Clauza 4.18. Instruire

0 0 0 0 0

1 1 1 1 1

2 2 2 2 2

3 3 3 3 3

0 0 0

1 1 1

2 2 2

3 3 3 24 Cnd? Auditor: Anghel Neculai

PUNCTAJ: Cine execut? Data: 10.12.2012

4.18.4. nregistrari referitoare la instruirea personalului Toate activitile referitoare la instruire au o eviden, fiind necesar nregistrarea acestora. Indiferent de mrimea firmei, trebuie s-i asume cineva i acest rol. El trebuie s aib autoritatea de a decide momentul nceperii unui curs, necesitatea implementriii acestuia, ct de des se va realiza/se realizeaz instruirea personalului. nregistrri: nregistrarea Denumirea Fia individual de evaluare a salariatului Proces verbal de instruire Programul de instruire anual ntocmit de: Codu l F-01- Manager PO-01 F-02- RAC PO-01 F-03- RAC PO-01 Pstreaz Resp. Manager Durata 5 ani Arhiveaz Resp. Durata

Manager 2 ani

RAC RAC

5 ani 2 ani

Manager 2 ani Manager 2 ani

29

Fia postului

F-04- Manager PO-01 Registru de R-01- Manager eviden PO-01 documente de atestare a instruirii Registrul de R-02- Manager eviden PO-01 decizii i fie post Documente de legatur:

Manager Manager

De valabilitate 5 ani

Manager 2 ani Manager 2 ani

Manager

5 ani

Manager 2 ani

Denumire document Fia individual de evaluare a salariatului Proces verbal de instruire Programul de instruire anual Fia postului Registru de eviden documente de atestare a instruirii Registrul de eviden decizii i fie post Eviden cursuri/training-uri/prezentri

Cod document F-01-PO-01 F-02- PO-01 F-03- PO-01 F-04- PO-01 R-01- PO-01 R-02- PO-01 PR-RU-01-F08

RAC= Responsabil cu Asigurarea Calitii RMC=Reprezentantul Managementului pentru Calitate ROI= Regulament de Ordine Interioar FP= Fia postului CIM = Contract Individual de Munc PM = Protecia muncii PSI = Prevenirea i stingerea incendiilor SMC = Sistem de Management al Calitii. Lista de verificare: Criteriu n cadrul firmei, se identific: -un reprezentant/responsabil al ntocmirii documentelor referitoare la nregistrarea instruirii? -denumirea documentelor? -codul documentelor? -durata arhivrii? -durata meninerii/pstrrii Punctaj 0 1 2 3 Observaii

0 0 0 0

1 1 1 1 30

2 2 2 2

3 3 3 3

documentelor? -raport de nregistrare a 0 1 2 instruirilor? -gestiunea fielor 0 1 2 individuale de evaluare a salariatului? PUNCTAJ TOTAL: 21 PUNCTAJ: 19 Probleme deosebite: Cine execut? Nr. Audit 1 Data: 10.12.2012

3 3

Cnd? Auditor: Anghel Neculai

III.2. edinele intermediare

ntruct auditul dureaz mai mult de o zi, vor fi organizate edine intermediare la sfritul fiecrei zile de lucru, la care vor participa membrii echipei de audit i ghizii sau reprezentanii auditatului dac este cazul. Pe parcursul edinelor intermediare se vor analiza: Diferite aspecte sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de informaii ntre auditori, precum i analiza i ncadrearea neconfomitilor constatate; Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate neconformitile gsite i se caut soluii pentru rezolvarea problemelor aprute; Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei auditate; Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului; Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar auditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt. Ultima sedin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere la care particip doar membrii echipei de audit. La finalul acestei ntlniri se elaboreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de nchidere.

III.3. edina de nchidere

Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea trasmiterii raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nchidere, n care se

31

prezint oficial concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef, fiind recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i conducerea compartimentelor auditate.

IV. RAPORTUL DE AUDIT

IV.1. ntocmirea raportului de audit
Raportul de audit este redactat de catre auditorul ef, care este responabil pentru corectitudinea i caracterul complet al acestuia. Raportul de audit cuprinde: procesul verbal de deschidere audit intern; scopul, tipul i domeniul auditului intern; identificarea compartimentului funciei auditate; identitatea membrilor echipei de audit; identitatea reprezentanilor auditatului i a nsoitorilor echipei de audit; perioada desfurrii auditului; identificarea documentelor de referin n raport cu care a fost efectuat auditul; prezentarea punctelor tari i a punctelor slabe din domeniul auditat; concluziile auditului referitoare la capacitatea sistemului de a realiza obiectivele; consemnarea neconformitilor; planificarea unor aciuni ulterioare; semnturile auditorilor; anexe; probleme/constatri rmase nc neclarificate; aciuni corective; alte observaii; lista documentelor utilizate; lista de difuzare a raportului de audit intern; procesul verbal de nchidere a auditului intern. Raportul de audit este transmis responsabilului al crui compartiment a fost auditat, n termen de maxim 5 zile de la finalizarea auditului intern. Confidenialitatea datelor este respectat de ctre membrii echipei de audit. n cadrul societii S.C. ACVARIM S.A., auditurile interne sunt programate i organizate de responsabilul calitate i responsabilii proceselor auditate. Dup aprobarea Programului anual al auditurilor interne, RMC distribuie cte o copie fiecrui responsabil al crui proces urmeaz a se audita. Se pot efectua audituri interne neprogramate la cererea directorului general. Bazele auditului: Standarde de referin

SR EN ISO 9001: 2008

32

Manualul MC Poceduri MC Instruciuni

MC S.C. ACVARIM S.A. Toate procedurile Toate instruciunile proprii i de control

Data ntocmirii i transmiterii raportului de audit: 22.12.2012 Auditul s-a realizat de ctre o echip de 2 auditori pe parcursul a 11 zile, la sediul central al S.C. ACVARIM S.A, n vederea evalurii capabilitii i asigurrii instruirii personalului. S-a observat c procesele interne se desfoar n conformitate cu reglementarile externe i interne, cu cerinele legale specifice. Sunt ns necesare i aciuni de corecie. Obiectivele auditului au fost realizate folosind interviul, analiza documentelor i observarea activitilor-ca metode de colectare a dovezilor de audit.

IV.2. Neconformiti constatate

n urma auditului intern, firma S.C. ACVARIM S.A. a acumulat un punctaj egal cu 87. Dovezile de audit au evideniat unele neconformiti ale sistemului calitii raportate la standardul de referin, clasificate de echipa de audit ca fiind minore, i anume: Neconformitile clauzei 4.18. Instruire.

IV.3. Aciuni corective propuse

Neconformitile identificate de ctre echipa de audit pe baza dovezilor de audit au fost unele minore, care nu au un impact major asupra funcionrii sistemului calitii, motiv pentru care au fost propuse o serie de aciuni corective care s restabileasc echilibrul sistemului, n vederea funcionrii la parametri normali i n conformitate cu documentaia de referin. Puncte slabe: -o persoan nou angajat necesit instruire; -cursurile/training-urile susinute trebuie readaptate i revizuite, n funcie de necesiti i de punctele mai puin forte. Puncte tari: -personalul este calificat, angajat conform cerinelor i a competenelor solicitate;

33

-este meninut o eviden clar n ceea ce privete documentele cu referire la instruire.

CONCLUZII
n urma procesului de audit intern, s-a stabilit c nu exist neconformiti majore n ceea ce privete criteriul menionat. De asemenea, este posibil s existe i alte neconformiti care nu au fost depistate la data auditului . Odat identificate punctele slabe i punctele forte s-a stabilit c, pentru mbuntirea situaiilor aprute, se vor respecta aciunile corective impuse, iar pentru cele care nu necesit astfel de aciuni, se va supraveghea meninerea lor. Managementul companiei a fost ntiinat de neconformitile identificate n timpul procesului de audit intern. Acestea sunt minore, dar trebuie s se evalueze respectarea aciunilor corective impuse. Impactul neconformitilor nu este unul major asupra funcionrii societii. Din contr, firma dispune de un sistem de management al calitii bine structurat, stabil i atent supravegheat. Se va menine astfel certificatul de calitate, ca urmare a respectrii reglementrilor standardului calitii.

34