Tehnici moderne de gestiune a timpului software-ul Managementul timpului nseamn o adaptare a stilului de lucru la standardele europene.

. Managerii proactivi gsesc pe pia o bogat ofert de programe informatice cu ajutorul crora pot gestiona adecvat timpul. ManSarD Managementul Sarcinilor la distan este un program informatic prin care managerii au posibilitatea s monitorizeze sarcinile delegate tuturor membrilor unui sector de activitate. Aplicaia presupune existena unui departament/secxtor condus de un leader care are printre alte atribuiuni i pe aceea de a delega sarcini angajailor din subordine i de a urmri realizarea la timp i n condiii bune. Are avantajul siguranei transmiterii i recepionrii sarcinii de ctre persoana responsabil i specificarea timpului maxim de realizare, permind astfel o cretere a productivitii indivizilor i orientarea lor spre asumarea responsabilitilor n companie. Prin aceast aplicaie managerul are asigurate: controlul operativ al ndeplinirii tuturor sarcinilor delegate; urmrirea operativ a activitii fiecrui subordonat n parte i pe ansamblul sectorului de activitate; prevenirea consecinelor nefavorabile pentru nerealizarea la timp a unor sarcini importante; scurtarea timpului de decizie. n acelai timp, angajaii au posibilitatea monitorizrii sarcinilor personale, controlul realizrii sarcinilor prin avertismente grafice i sonore i agenda sarcinilor personale. Ca funcii principale se pot enumera: nregistrarea n baza de date a sarcinilor individuale, avertizarea sonor i grafic privind apropierea sau depirea termenilor scadente; selectarea i afiarea sarcinilor scadente, pe diferite criterii; arhivarea automat a sarcinilor realizate i consultarea arhivei; administrarea bazei de date, asigurarea securitii datelor i drepturilor de acces. n comparaie cu sistemul clasic care genereaz imposibilitatea monitorizrii tuturor sarcinilor delegate, incertitudinea recepionrii adecvate a prioritilor (urgen, importan, termen limit), imposibilitatea cunoaterii stadiului n care se afl acestea precum i primirea cu ntrziere a unui rspuns de la persoana delegat, ManSard permite managerilor s nu se piard irul sarcinilor delegate i stadiul acestora; s nu se depeasc termenul stabilit pentru o anumit activitate; elimin gradul sczut de responsabilitate dat de comunicarea verbal sau prin telefon, fax, mail; nregistrarea n aplicaie a sarcinilor delegate echivaleaz cu o comunicare scris, nsoit de semntura persoanei respective; permite nregistrarea tuturor responsabilitilor i urmrirea celor realizate i nerealizate, precum i replanificarea celor neefectuate; sarcinile nregistrate beneficiaz de avantajul pstrrii pe o perioad lung de timp, sub forma arhivat care poate fi consultat rapid i n orice moment; asigur o confirmare a asumrii responsabilitii imediat dup nregistrarea sarcinii n calculator; permite elaborarea unor statistici ale sarcinilor care au fost ndeplinite de fiecare membru al unei echipe, evaluarea obiectiv a personalului i aprecierea muncii prestate. ManSarD permite un sistem complex de avertizare (alarme), prin sunet i/sau imagini animate. Asigur prioritizarea sarcinilor de ndeplinit, pe baza unor estimri a sarcinilor delegate i a complexitii acestora, eliminnd astfel suprasolicitrile unor angajai i alocarea ineficient de resurse umane i de timp. Responsabilitile sunt clasificate pe categorii i grade de importan i urgen. Prin respectarea termenelor de finalizare se beneficiaz de coeren n activitatea desfurat. Din punct de vedere al resurselor implicate, se elimin timpii mori datorai transferului fizic al informaiei, al deplasrii de la un departament la altul pentru a delega responsabiliti sau pentru a afla stadiul unei sarcini. n esen, se va obine o situaie foarte clar a sarcinilor delegate, a celor ndeplinite, a celor care au fost realizate dar care au depit termenul, precum i a celor care nu au fost nc realizate. Concluzii Studiile au demonstrat c pentru fiecare minut petrecut planificnd activitile unei zile, o persoan ctig patru minute atunci cnd vine momentul aplicrii n practic a acelei activiti. Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager. Peter Drucker 1

[1994, 75] atenioneaz c doar managerii eficieni ncep prin a estima ct timp pot considera n mod real c le aparine. Ei au neles c pentru a-i conduce adecvat afacerea, trebuie s rezerve perioade de timp nentrerupte dar sunt flexibili n cazul n care descoper c sunt alte situaii care necesit atenie. n acest ultim caz managerii vor elimina din timp acele activiti care nu sunt total productive. Managementul timpului are regulile sale de aur [PROFILESCAN.RO, 2006]: stabilirea rutinei zilnice, valorificarea piscurilor de energie pentru a face lucrurile care necesit capacitate maxim, respectarea nemiloas a termenelor limit, ducerea la capt a problemelor importante chiar dac sunt neplcute, eliminarea a tot ce nu este important (multe dintre probleme se rezolv de la sine dac nu li se acord o importan prea exagerat), fixarea de perioade bloc pentru situaiile n care se dorete finalizarea unui proiect, gruparea activitilor similae, abordarea unei situaii pe ansamblu i nedivizarea exagerat a acesteia pentru a nu pierde ntregul i pentru a nu pirde timp la reluare, stabilirea pauzelor pentru momentele n care sunt coborurile de energie, selectarea cu atenie a ceea ce se va accepta pentru a fi ndeplinit sau a spune un nu hotrt atunci cnd nu pare a fi persoana potrivit pentru activitatea sau proiectul respectiv, alocarea cu 50% mai mult timp fiecrei sarcini fa de ct se consider c dureaz i a lsa ceva timp ntre aciunile planificate. La aceasta se adaug regula 60-40: a planifica doar 60% din timp iar restul de 40% s fie lsat pentru evenimentele surpriz. Aa cum s-a menionat anterior, managementul timpului ine de modul de abordare personal al fiecrui manager iar acesta se poate auto-disciplina. A-i stabili ntlniri cu sine-nsui, eliberndu-se astfel din strnsoarea celorlali, a se culca cu o or mai devreme i a se trezi cu o or mai repede pentru a-i planifica ziua de lucru, a se recompensa atunci cnd obine un obiectiv sau a cuta un echilibru prin practicarea unui sport sau a unei activiti de recreere sunt semnalul unei preocupri sntoase pentru managementul timpului personal al managerului n folosul organizaiei sale. Totui, aa cum susine i Mullins [1996, 461] n ciuda interesului crescut pentru managementul timpului, acesta nu poate fi vzut izolat fa de alte activiti relaionate cu managementul, cum sunt leadershipul i delegarea. Un aspect cheie al leadershipului este vizibilitatea iar aceasta este legat inevitabil de politica uilor deschise . n efortul lor de a cuta mai mult timp managerii nu trebuie s uite de necesitatea de a fi disponibili pentru consultaii cu subordonaii, colegii sau ali parteneri de afaceri i n consecin s asigure un proces de comunicare efectiv. Avantajele sistemului ManSarD - Permite sa nu se piarda sirul sarcinilor delegate si stadiul acestora - Permite sa nu se depaseasca termenul stabilit pentru o anumita activitate - Elimina gradul scazut de responsabilitate dat de comunicarea verbala, stiindu-se ca majoritatea responsabilitatile sunt delegate prin telefon, fax, mail sau discutie directa cu persoana desemnata - Inregistrarea n aplicatie a sarcinilor delegate echivaleaza cu o comunicarea scrisa, nsotita de semnatura persoanei respective. - Permite nregistrarea tuturor responsabilitatilor si urmarirea celor realizate si nerealizate, precum si replanificarea celor neefectuate - Sarcinile nregistrate n ManSarD beneficiaza si de avantajul pastrarii pe o perioada lunga de timp, sub forma arhivata care poate fi consultata rapid si n orice moment - ManSarD asigura o confirmare a asumarii responsabilitatii imediat dupa nregistrarea sarcinii n calculator - ManSarD permite elaborarea unor statistici ale sarcinilor care au fost ndeplinite de fiecare membru al unei echipe, evaluarea obiectiva a personalului si aprecierea muncii prestate. - ManSarD permite un sistem complex de avertizare (alarme), prin sunet si/sau imagini animate, sistem care poate fi configurat de fiecare utilizator n parte - Aplicatia permite prioritizarea sarcinilor de ndeplinit, pe baza uor estimari a sarcinilor delegate si a complexitatii acestora, eliminnd astfel suprasolicitarile unor angajati si alocarea ineficienta de 2

resurse umane si de timp. - Responsabilitatile sunt clasificate pe categorii si grade de importanta, urgenta etc. - ManSarD sprijina respectarea termenelor de finalizare, asigurnd o coerenta n activitatea desfasurata - Fiind o aplicatie dedicata managementului sarcinilor si responsabilitatilor, ManSarD are avantajul sigurantei transmiterii si receptionarii sarcinii de catre persoana responsabila si specificarea timpului maxim de realizare, permitnd astfel o crestere a productivitatii indivizilor si orientarea lor spre asumarea responsabilitatilor n companie. - Din punct de vedere al resurselor implicate ManSarD elimina timpii morti datorati transferului fizic al informatiei, al deplasarii de la un departament la altul pentru a delega responsabilitati sau pentru a afla stadiul unei sarcini, - Prin intermediul aplicatiei MonTask se poate obtine o situatie foarte clara a sarcinilor delegate, a celor ndeplinite, a celor care au fost realizate dar care au depasit termenul limita, precum si a celor care nu au fost nca realizate - In sistemul clasic avem de-a face cu subiectivisme de genul: . imposibilitatea monitorizarii tuturor sarcinilor delegate . incertitudinea receptionarii adecvate a prioritatilor (urgenta, importanta, termen limita) . imposibilitatea cunoasterii stadiului n care se afla acestea . primirea cu ntrziere a unui raspuns de la persoana delegata. - Aplicatia ManSarD permite monitorizarea tuturor sarcinilor din sistem, vizualizarea eventualelor suprasolicitari a unor angajati sau a unor probleme ce pot aparea pe parcurs - ManSarD mbunatateste activitatea manageriala de gestionare a sarcinilor, care depinde preponderent de factorul uman. - Permite monitorizarea si gestionarea oricarei sarcini delegate, n mod facil; Prin acest sistem se va sti n orice moment care este stadiul lor, fara a contacta pe fiecare angajat n parte si n mod direct. De asemenea, se va putea primi fara ntrziere raspunsul final de la cel delegat si, n plus, se va avea certitudinea unei receptionari adecvate a responsabilitatii In plus, ManSarD asigura: - Transmiterea informatiei (sarcina, mesaj, document) - Accesarea informatiei (localizarea rapida a documentelor) - Obtinerea rapoartelor - Gestionarea arhivei electronice - Comunicarea intre departamente sau intre membrii echipei Alte avantaje: - ManSarD beneficiaza de o interfeta n limba romna si o usoara accesare a acesteia - ManSarD permite comunicarea cu alte baze de date si aplicatii existente - ManSarD permite monitorizarea activitatii la distanta - ManSarD permite adaptarea stilului de lucru la standarde europene - ManSarD asigua o monitorizare stricta a activitatilor personalului - Avertizarea utilizatorilor cu privire la starea sarcinilor primite (ntrziate, finalizate) ofera acestora informatii utile ce asigura continuitatea activitatii desfasurate - Administrarea arhivei de date dupa durata de viata specificata activitatii - Introducerea sarcinilor organizate pe categorii si subcategorii ofera posibilitatea utilizatorului sasi defineasca nivelul de detaliere a acestora n cadrul bibliotecii electronice - Asigura conexiunea dintre sarcinile ce trebuiesc realizate si documentele de referinta aferente, optimizndu-se astfel procesul de lucru al utilizatorului Cu privire la securitatea informatiei, ManSarD ofera: - o solutie completa de administrare a grupurilor de utilizatori si atribuire a drepturilor de acces - un control complet al operatiunilor efectuate asupra sarcinilor si responsabilitatilor.