GHID

PENTRU PARTICIPAREA

LA EXPOZIII

Autor: Alexandru Belschi

Acest material a fost elaborat de ctre Organizaia de Promovare a Exportului i Atragere a Investiiilor
n Moldova (MIEPO) cu suportul Proiectului Bncii Mondiale de Ameliorare a Competitivitii (CEP-II).
Machetarea acestui document a fost posibil datorit proiectului de Sprijin pentru Republica Moldova n
procesul de implementare DCFTA, realizat de ctre delegaia Uniunii Europene. Prerile acestor
organizaii pot s nu coincid cu prerile autorilor documentului.

CHISINU, IUNIE 2016

CUPRINS
1. SCOPUL I CONINUTUL PUBLICAIEI ........................................................... 3
2. DECIZIA DE PARTICIPARE LA EXPOZIIE I ALEGEREA EXPOZIIEI ................. 4
Participm sau nu? ................................................................................................................................ 4
Formatul potrivit al expoziiei................................................................................................................ 4
Stand naional ....................................................................................................................................... 5
Pavilioane pentru standuri naionale .................................................................................................... 6
Stand individual ..................................................................................................................................... 6
Alegerea expoziiei prin site-uri specializate ......................................................................................... 7

3. ACTIVITI DE PREGTIRE A EXPOZIIEI ....................................................... 8

Determinarea mrimii standului ........................................................................................................... 8
Rezervarea spaiului expoziional .......................................................................................................... 8
Echiparea standului .............................................................................................................................11
Standul standard .................................................................................................................................11
Construirea standului personalizat ......................................................................................................13
Branding-ul standului naional ............................................................................................................16
Costurile standului ...............................................................................................................................17
Mostre .................................................................................................................................................18
Concursuri, seminare i gala de deschidere.........................................................................................19
Invitaia partenerilor ...........................................................................................................................20
Logistica vizitei.....................................................................................................................................20
Materiale promoionale ......................................................................................................................21
Lista de verificare.................................................................................................................................22

4. MATERIALE PROMOTIONALE ...................................................................... 23

Importana materialelor promoionale ...............................................................................................23
Tipuri i cantitatea materialelor promoionale ...................................................................................23
Oferta de pre ......................................................................................................................................24
Coninutul materialelor promoionale.................................................................................................24
Cri de vizit .......................................................................................................................................26
Suvenire ...............................................................................................................................................27
Reclama n catalogul expoziiei ...........................................................................................................27
Spot promoional .................................................................................................................................27

5. LUCRU LA STAND N TIMPUL EXPOZIIEI..................................................... 29

Scopul principal al participrii i prezena la stand .............................................................................29
Alegerea reprezentantului companiei la expoziie ..............................................................................29
Abordarea vizitatorilor i comportamentul la stand ...........................................................................30
Identificarea clienilor int .................................................................................................................31
Negocierea condiiilor de plat ...........................................................................................................32
Personal auxiliar ..................................................................................................................................33
Eficiena ntlnirilor .............................................................................................................................34
Colectarea informaiei n timpul expoziiei..........................................................................................35
Mostrele...............................................................................................................................................35
Procesarea informaiei dup expoziie ................................................................................................35

6. CUVNT DE NCURAJARE ............................................................................ 37

ANEXA 1. Expoziii internaionale relevante pentru exportatorii din Moldova..... 38
2

1. SCOPUL I CONINUTUL PUBLICAIEI

Acest document are drept scop de a ajuta exportatorii din Republica Moldova s utilizeze cu eficien
maxim aa instrumente de promovare a exportului precum sunt expoziiile internaionale. n pofida
faptului c n ultimele decenii s-au dezvoltat enorm metodele moderne de comunicare cu potenialii
clieni, importana contactului fa n fa rmne una major i expoziiile internaionale rmn
instrumentul principal pentru promovarea exporturilor.
Acest document reprezint un ghid ce sistematizeaz recomandrile practice, bazate pe experien
real. O parte din aceste recomandri poart un caracter general i pot fi utilizate pentru a mbunti
prestaia la expoziii, indiferent de ar sau produs. Totodat, la elaborarea recomandrilor s-a luat n
calcul specificul Republicii Moldova. Astfel, beneficiarii principali ai acestui document sunt actualii i
potenialii exportatori din Republica Moldova sau organizaiile i asociaiile sectoriale care particip la
expoziii cu standul naional al Moldovei.
Majoritatea exemplelor descrise n acest ghid se atribuie produselor de larg consum, innd cont de
ponderea lor major n exporturile din Moldova. n acelai timp, majoritatea recomandrilor sunt
actuale i pentru alte tipuri de produse sau servicii, promovate n cadrul expoziiilor.
Documentul conine recomandri pentru toate etapele de participare la expoziie, ncepnd cu
momentul lurii deciziei i trecnd prin toate treptele ulterioare: pregtirea evenimentului, participarea
propriu-zis la expoziie i activitile post-eveniment. Vom descrie cum se comand i se decoreaz un
stand, cum se gestioneaz toat logistica evenimentului, cum se comunic cu potenialii clieni i ce
urmeaz de ntreprins ca investiiile n participarea la expoziie s rezulte n contracte noi.

2. DECIZIA DE PARTICIPARE LA EXPOZIIE

I ALEGEREA EXPOZIIEI
Participm sau nu?
Mai jos vom explica cum putei s selectai expoziia la care merit s participai. Totui, trebuie s inei
cont de faptul c participarea la expoziie este un lucru costisitor, indiferent de ce organizaie acoper
aceste costuri. Ca s luai o decizie pozitiv de a participa la o expoziie sau alta, trebuie s fii sigur c
exist anse mari s atingei scopul principal al acestei activiti, i anume s ncepei s livrai producia
pe piaa int. Pentru aceasta trebuie s participai la expoziie atunci, cnd suntei pregtit i avei
producia competitiv, care poate fi solicitat de pia.
Cum s nelegei dac producia dvs. are potenial pe pia? Aceast ntrebare nu are un rspuns cert,
cnd vine vorba despre o pia nou. Recomandarea de baz este s utilizai ct mai multe surse de
informare disponibile: articole n internet, analize ale pieei, prerile colegilor din industrie sau
consultanilor din domeniu.
Dac nu suntei sigur c merit s participai la o expoziie, v recomandm pentru nceput s vizitai
expoziia analizat n calitate de vizitator de rnd, fr a arenda stand i a expune marfa. Expoziiile sunt
surse de informaie foarte valoroase despre ceea ce se ntmpl n industrie. n calitate de vizitator vei
vedea ultimele tendine ale industriei i vei putea face concluzii dac oferta dvs. este competitiv, sau
ce trebuie modificat ca produsul s fie ntrebat pe pia. Tot n timpul expoziiei v putei apropia de
expozani ca s ncercai s le oferii producia dvs. exist anse s v gsii cumprtorii i fr a avea
un stand expoziional propriu.

Formatul potrivit al expoziiei

Expoziiile pot fi mprite n dou categorii majore: expoziii pentru profesioniti i acelea dedicate
publicului larg.
Expoziiile pentru profesioniti sunt destinate exclusiv specialitilor din domeniu - productorilor,
importatorilor, distribuitorilor, vnztorilor en-gros i en-detail. Limitarea accesului publicului larg se
face prin obligarea vizitatorilor de a se nregistra n prealabil, i prin preul nalt de acces (cteva zeci de
euro pentru o persoan). Expoziiile pentru profesioniti aproape ntotdeauna au o tematic ngust. De
exemplu, expoziia internaional Prowein, care se desfoar n luna Martie n oraul Dusseldorf, este
dedicat tuturor aspectelor afacerilor legate de comercializarea vinurilor i a buturilor alcoolice.
Respectiv, aproape toi vizitatorii acestei expoziii sunt din domeniul dat, iar oameni ocazionali nu se
regsesc.
Expoziiile pentru publicul larg sunt organizate pentru consumatorul final. Deseori asemenea expoziii se
combin cu trguri, adic expozanii pot vinde produsele lor direct consumatorilor. Acest tip de expoziii
este o metod de a promova brandul i de a ridica loialitatea consumatorilor pentru acei furnizori care
deja sunt prezeni pe pia. Totodat, noi nu recomandm utilizarea acestor expoziii pentru a intra pe
pia, din cauza c eficiena lor n acest context este una minim. Numrul potenialilor parteneri care
viziteaz astfel de expoziii este mic i costurile pentru participare deseori nu se rscumpr, sau se
rscumpr doar parial, datorit vnzrilor efectuate ctre publicul larg n timpul expoziiei.
4

Expoziiile pentru profesioniti sunt etichetate ca expoziiile B2B (business-to-business) pe cnd

expoziiile pentru publicul larg - B2C (business-to-consumer).
Pentru a lua decizia dac merit s participai la o expoziiei, trebuie s aflai n primul rnd specializarea
expoziiei, numrul de vizitatori, numrul de expozani i ci din vizitatori i expozani vin din alte ri.
n al doilea rnd, trebuie s aflai dac expoziia este pentru profesioniti sau pentru publicul larg.
Uneori aceast informaie este plasat pe pagina web a expoziiei. Totodat, deseori aceast informaie
poate lipsi sau s nu fie cert. Pentru a afla rspuns la aceast ntrebare v recomandm s utilizai
bazele de date specializate de exemplu, www.auma.de (despre care mai detaliat vom vorbi mai jos).
Spre exemplu, un productor de fructe din Moldova, care dorete s exporte produsele sale n Europa,
poate afla c n Berlin n lunile de iarn se desfoar dou expoziii mari cu tematica fructelor
proaspete. Prima expoziie este Sptmna Verde (Grne Woche) i a doua este Fruitlogistica. Aceste
expoziii sunt similare ca mrime - aproximativ de 110,000 metri ptrai de spaiu expoziional total.
Totodat, vizitatorii comerciani (profesioniti) reprezint 97% din totalul vizitatorilor la Fruitlogistica, pe
cnd pentru Sptmna Verde acest indicator este de doar 24%.
Un alt indicator: 64% din expozani la Sptmna Verde sunt companii locale germane, pe cnd n 90%
expozanii Fruitlogistica sunt companii strine.
n rezultat, ajungem la concluzia: dac exportatorul din Moldova nc nu este prezent pe piaa
Germaniei (nu are o reprezentan sau un partener stabil), el trebuie s opteze pentru participarea la
expoziia Fruitlogistica din aceste dou expoziii, deoarece aceasta este platforma pentru promovare n
rndurile cumprtorilor en-gros.

Stand naional
Cnd vorbim despre participarea la expoziie cu un stand naional al rii, avem n vedere situaia cnd
mai muli productori utilizeaz simultan acelai stand pentru a expune producia i pentru a se ntlni
cu potenialii cumprtori. Utilizarea standurilor naionale este o metod potrivit pentru a economisi
din costurile de participare i de a uni eforturile de promovare.
Experiena noastr arat c productorii din Moldova la nceput pot fi sceptici n privina utilizrii unui
stand expoziional comun, fiindc sunt ngrijorai de o eventual concuren din partea concetenilor.
Totodat, putem constata c dup prima zi de expoziie exportatorii, n majoritatea cazurilor, ncep s
neleag c ei ntre ei nu sunt concureni, ci concurenii lor adevrai sunt productori din alte ri. Mai
mult dect att, n unele cazuri volumele de produse solicitate de ctre potenialii clieni pot fi att de
mari, nct livrarea lor necesit o cooperare ntre mai muli furnizori.
De obicei, pentru a participa la expoziie n cadrul standului naional, exportatorul trebuie s fie membru
al asociaiei sectoriale. Aceasta se datoreaz faptului c donatorii internaionali, care co-finaneaz
asemenea activiti, de regul acord finanare prin asociaii i mai rar susin productorii n mod direct.
Noi ncurajm productorii moldoveni s participe la expoziiile internaionale cu un stand naional.
Totodat, trebuie s facem o precizare important: un stand comun poate aduce rezultat pozitiv numai
dac companiile participante au un profil sectorial ngust i acest profil corespunde profilului

expoziiei. Ca un exemplu de succes putem s considerm productorii de conserve, care particip la un

stand comun la expoziia Prodexpo (Moscova), dedicat produselor alimentare.
Pe de alt parte, exist o practic rspndit, cnd unele trguri i expoziii sunt destinate publicului
larg, aplicnd conceptul de iarmaroc, i avnd o ofert de produse mai variat. Asemenea trguri de
regul sunt fcute sub patronatul autoritilor publice centrale sau locale i deseori sunt legate de
srbtori, precum sunt hramurile oraelor sau alte srbtori locale sau naionale. Scopul principal al
acestor trguri este satisfacerea necesitilor populaiei fa de serbrile publice. Astfel de evenimente
de regul au un efect minim pentru stabilirea contactelor de afaceri i noi nu recomandm participarea
la astfel de expoziii dac scopul este de a penetra pe o pia nou. Totodat, dac suntei deja prezent
pe aceast pia prin reprezentan sau partener, atunci putei utiliza aceste expoziii pentru a v
promova produsul i brandul n rndul consumatorilor finali.

Pavilioane pentru standuri naionale

Exist i un alt tip de standuri naionale, utilizarea crora este mai puin eficient. De exemplu, sunt
expoziii cu tematic destul de larg, de pild produse alimentare, i n cadrul acestor expoziii sunt
organizate diferite pavilioane cu diferite categorii de produse: fructe i legume proaspete, fructe i
legume procesate, produse congelate, pete i produse din pete, produse de brutrie , buturi
alcoolice, etc. n acelai timp, cteva pavilioane din aceast expoziie pot fi dedicate standurilor
naionale ale diferitor ri, unde sunt prezeni productori din mai multe sectoare.
Experiena noastr arat c pavilioanele cu standurile naionale sunt semnificativ mai puin vizitate,
dect pavilioanele tematice. Acest fapt se explic simplu: managerii de achiziii viziteaz expoziiile n
conformitate cu specificul lor. De exemplu, un manager dintr-o companie care se ocup cu distribuia
buturilor alcoolice, de regul viziteaz doar pavilioanele dedicate acestor produse i, cu o probabilitate
mult mai mic, va vizita pavilioanele generice unde sunt expuse standurile naionale.

Stand individual
Toate recomandrile prezentate n acest document sunt valabile inclusiv i pentru exportatorii care
doresc s participe la expoziiile internaionale cu un stand propriu, fr a-l mpri cu ali furnizori din
Moldova. Considerm c astfel de abordare este rezonabil (chiar i n pofida costului nalt), doar n
cazurile n care sunt satisfcute una sau ambele condiii expuse mai jos:

Suntei deja prezent pe aceast pia i avei deschis o reprezentan n aceast ar sau
participai la expoziie mpreun cu partenerul dvs. local;
Avei volume suficiente de producie pentru a face fa cerinelor majoritii cumprtorilor
poteniali.

n celelalte cazuri credem c participarea la expoziie n cadrul unui stand naional este mai rezonabil
din punct de vedere al eficienei investiiilor.

Alegerea expoziiei prin site-uri specializate

n internet exist mai multe pagini specializate care conin baze de date cu descrierea expoziiilor
internaionale. n acest document v propunem s utilizai pagina www.auma.de care, dup prerea
noastr, este una din cele mai reuite. Pagina este elaborat de ctre Asociaia German a Industriei
Expoziionale i informaia este prezentat n limbile german, englez, francez i spaniol.
Procesul de navigare n baza de date www.auma.de este uor i intuitiv. Expoziiile pot fi filtrate dup
denumire, regiune, ar i ora, perioada anului, i, cel mai important: sectorul economiei i tipuri de
produse.
Dup ce ai introdus pe pagina
www.auma.de criteriile de selectare, se
afieaz o list de expoziii care
corespund acestor criterii.
n aceast list cu iconie speciale (
i
) sunt indicate expoziiile de o
importan
regional
sau
internaional.
Recomandm
exportatorilor moldoveni s atrag
atenia anume la aceste expoziii,
pentru c ele sunt platforme unde
putei gsi parteneri din mai multe ri
ale regiunii sau lumii.
De asemenea, v recomandm s atragei atenia pe iconia
, care nseamn c participarea la
aceast expoziie (pentru companiile germane) este organizat de ctre Asociaia German a Industriei
Expoziionale i este co-finanat de ctre guvernul Germaniei. Acest fapt confirm importana
expoziiei reieind din considerentul c guvernul Germaniei co-finaneaz participarea companiilor
germane doar expoziiile pe care le consider utile i importante.
Tot pe aceast pagin pentru fiecare expoziie sunt prezentate date referitoare la:

suprafaa spaiului expoziional;

numrul participanilor (aparte sunt prezentate date pentru participanii strini i cei domestici);
numrul vizitatorilor (aparte pentru vizitatorii profesioniti i publicul general).

Informaia prezentat pe acest site este cuprinztoare i este suficient pentru a nelege importana i
relevana expoziiei.
Totodat, n anexa acestui ghid putei gsi o list succint a expoziiilor importante recomandate, care,
dup prerea noastr, sunt cele mai relevante exportatorilor din Moldova, lund n considerare
sectoarele prioritare ale economiei i potenialul de export.

3. ACTIVITI DE PREGTIRE A EXPOZIIEI

Exist companii specializate care, contra cost, pot s v organizeze integral participarea la expoziia
internaional, ce include rezervarea spaiului expoziional, elaborarea design-ului standului i
construcia acestuia, eliberarea tuturor permisiunilor i colaborarea cu centrul expoziional. Astfel de
servicii pot fi prestate att de ctre companiile din Moldova, ct i de ctre companiile strine. Apelarea
la asemenea companii va mri bugetul participrii la expoziie cu circa 20%, dar v va economisi timp.
Dvs. decidei dac dorii s apelai la astfel de companii sau dorii s organizai participarea la expoziie
cu forele proprii. Recomandrile din acest capitol in mai mult de cazul cnd gestionai toate momentele
organizatorice de sine stttor. Totodat, chiar dac dorii s externalizai ntregul proces de organizare
a participrii la expoziie, v sugerm s facei cunotin cu recomandrile din acest document.

Determinarea mrimii standului

Dup ce ai ales o expoziie pentru a participa i ai stabilit aproximativ numrul de persoane
participante (sau numrul de companii n cazul standurilor colective) primul lucru care trebuie s-l
facei: s calculai suprafaa necesar a standului expoziional.
Bineneles, cu ct mai spaios este standul, cu att mai bun impresie acesta las vizitatorilor. Totodat,
un stand mare presupune cheltuieli adiionale semnificative, i sarcina noastr este s alegem o
suprafa minim necesar.
Pentru un singur productor de produse alimentare sau buturi, un stand de 6 metri ptrai este, dup
prerea noastr, un minim necesar. Dac organizai un stand comun pentru mai multe companii, trebuie
s planificai spaiu reieind din circa 4-6 m.p. per companie.
De exemplu, dac credei ca la standul dvs. vor participa 10-12 companii, trebuie s avei un stand de
circa 60 m.p., astfel nct participanii s se simte confortabil. Numrul maxim de companii pentru un
stand de aa dimensiuni nu trebuie s depeasc 15.
Aceste calcule sunt valabile pentru majoritatea mrfurilor de larg consum, ns pentru mrfurile
voluminoase (mobil, echipament) nu putem da astfel de estimri, iar suprafaa expoziional necesar
pentru o singur companie va depinde de numrul de mostre pe care le va expune.

Rezervarea spaiului expoziional

Al doilea lucru important care trebuie s-l facei este s rezervai spaiul expoziional.
Aici trebuie s facem o remarc: importana amplasrii standului la expoziie este greu de subestimat.
Important este s v rezervai un stand situat lng un flux mare de vizitatori. Locurile mai bune pot
costa cu pn la 20% mai scump dect locurile mai puin vizitate. n acelai timp, fluxul de vizitatori n
locurile bune ale expoziiei poate fi de cteva ori mai mare dect n locuri mai puin reuite. n acest
caz, preul adiional achitat pentru o amplasare reuit este mai mult dect justificat. Este avantajos s
pltii cu 20% mai mult pentru stand, avnd n schimb de 3 ori mai muli vizitatori.

A obine un loc reuit la expoziie este posibil, ns nu att de simplu. Problema este c fiecare expoziiei
are un grup din cei mai importani expozani care particip la expoziie n fiecare an cu standuri mari i
ntotdeauna au prioritate la distribuirea locaiilor reuite.
n aceste condiii, cu ct mai devreme ncepei procesul de cutare a spaiului pentru stand, cu att
mai mari sunt ansele s reuii.
Unele expoziii anun recrutarea participanilor pentru urmtoarea ediie chiar n cadrul ediiei actuale,
i avei posibilitatea de a rezerva spaiul pentru anul viitor cnd expoziia curent nc nu s-a terminat.
Admitem c n majoritatea cazurilor rezervarea spaiului expoziional tocmai cu un an nainte de
eveniment este prematur. Totodat, recomandm s facei acest lucru nu mai trziu dect cu 6 luni
nainte de nceperea expoziiei, dac dorii s avei un stand cu o amplasare reuit.
Pentru a ncepe procesul de rezervare a spaului expoziional trebuie s gsii pe pagina web a expoziiei
informaia referitoare la modalitatea de contactare a organizatorilor. Aceasta poate fi o form simpl de
nregistrare amplasat pe site (care trebuie completat cu denumirea companiei dvs., datele de contact,
produsele principale, suprafaa dorit a standului), sau trebuie s le scriei organizatorilor o adresare
ntr-o form liber prin pota electronic.
Dup aceasta, organizatorii vor lua legtura cu Exemplu. Plan de amplasare a participanilor n pavilion
dvs. si v vor informa asupra posibilitilor de
amplasare a standului, reieind din cerinele dvs.
i din spaiile disponibile. Organizatorii v vor
expedia planul pavilionului cu indicarea locurilor
libere i ocupate i v vor propune cteva
variante a amplasrii standului, cu o suprafa
aproximativ egal cu cea solicitat de dvs.
Trebuie s avei n vedere un moment important:
la aceast etap interesele dvs. i ale
organizatorilor nu coincid ntocmai. Dvs. trebuie
s v rezervai un loc bun, cu flux mare de
vizitatori, pe cnd organizatorii au interes s
umple toate spaiile expoziionale, inclusiv i
cele mai puin atractive. Aceasta ns nu
nseamn c organizatorii neaprat vor ncerca s
v propun cele mai nereuite locuri, ns i dvs.
trebuie s putei aplica anumite criterii de
selecie a locului.
Una din regulile importante: pavilionul selectat trebuie s corespund produselor dvs. De regul
organizatorii, din proprie iniiativ, v propun spaii n conformitate cu specificul produselor dvs., ns de
la aceast regul pot fi excepii. De exemplu, dac suntei productor de vinuri i participai la o
expoziie care cuprinde mai multe categorii de produse, trebuie neaprat s fii prezent n zona
principal a expoziiei, destinat vinurilor. Se ntmpl uneori c, n lipsa spaiilor disponibile,
organizatorii pot s v propun un loc ntr-un pavilion unde se expun productorii din mai multe
domenii, pentru care nu s-a gsit loc n pavilionul principal. Nu acceptai aceast propunere pentru c o
mare parte din clienii int nu vor vizita acest pavilion. Insistai s vi se propun alte variante, situate

n pavilioanele tematice principale. De obicei n timpul pregtirii pentru expoziie unele locaii se
elibereaz i avei toate ansele s obinei un stand cu o amplasare reuit.
Exist o regul simpl cum putei aprecia dac pavilionul propus este unul bun. Trebuie s vedei (din
planul amplasrii standurilor, expediat de ctre organizatori) dac n acest pavilion au rezervat spaiu
companiile notorii sau dac sunt standurile naionale ale rilor, care sunt furnizori importani n
domeniu. De exemplu, dac suntei un productor de fructe i n pavilionul selectat sunt amplasate
standurile naionale ale Poloniei i Italiei, nseamn c acest pavilion este potrivit pentru productorii de
fructe. Standul Poloniei (lider european n producerea merelor) va servi ca un magnet care va atrage
cumprtorii n pavilion.
Ce ine de amplasarea nemijlocit a standului n pavilionul selectat, trebuie s tii pe unde este cel mai
mare flux de vizitatori, fapt care este greu de estimat dac nu ai mai vizitat aceast expoziie n anii
precedeni. Cert este faptul c n pasajele centrale traficul este mai mare dect n cele laterale i n cele
situate lng perete. Nu ezitai s ntrebai organizatorii care este fluxul de vizitatori n pavilion. O alt
sugestie: traficul ntotdeauna este mare lng liderii pieii, aa c, dac suntei un productor mai mic
(ce deseori este cazul companiilor moldoveneti), ncercai s v rezervai locul lng concurenii
principali.
Vizibilitatea i comoditatea standului depinde inclusiv i de numrul de laturi prin care se face acces la
stand. Cel mai puin accesibil este standul cu o singur latur deschis i trei perei. Urmeaz standul cu
un col (dou pri deschise i doi perei), peninsula (deschis din trei pri) i insul (fr perei externi).
Cu ct mai deschis este standul, cu att el este mai ntrebat i mai scump. Costul rezervrii standului n
format de insul poate fi cu circa 20% mai mare dect cel deschis dintr-o parte.
Totodat, standul n form de insul sau peninsul este mai solicitat pentru suprafeele foarte mari.
Cnd vorbim despre standurile de dimensiuni medii, folosite pentru standurile naionale ale Moldovei,
care au n mediu suprafaa de 40-80 m.p., considerm c varianta oprim este standul cu un col. Dac
vorbim despre standurile individuale ale companiilor, cu suprafa mic de 6-10 m.p., funcioneaz
perfect i formatul cu o singur latur deschis.
Ce ine de dimensiunile optime ale standului, ele depind n primul rnd de mrimile lui, dar regula este
aceiai: trebuie s fie expunere maxim la public. Dac avei standuri mici (6 m.p.) trebuie s alegei
amplasarea standului cu adncime de 2 metri. Pentru standurile mai mari, adncimea standului trebuie
s fie de 3-4 metri. n cazul mostrelor voluminoase (mobil, echipament) adncimea standului poate fi
mult mai mare.
Un sfat important la alegerea locului amplasrii standului este s v asigurai c aceast suprafa nu
conine coloane care sprijin tavanul i care v reduc vizibilitatea. Acest lucru se vede din planul
pavilionului.
Dup ce ai stabilit contactul cu organizatorii expoziiei, acetia v vor trimite n format electronic
Manualul expozantului cu descrierea detaliat a tuturor momentelor organizatorice i Formularul
oficial de aplicare. Acest formular trebuie s-l completai, menionnd toate cerinele, i s-l returnai
organizatorilor, dup ce primii de la ei un document oficial ce confirm locul concret rezervat pentru
amplasarea standului dvs. Cerinele de obicei includ suprafaa dorit, necesitatea n mobilier,
echipamente, prize electrice, curirea i paza standului, i alte servicii adiacente.
Tot la aceast etap trebuie s hotri dac utilizai pentru stand mobil standard, oferit de ctre
organizator, sau optai pentru un stand individual machetat i executat de ctre companii tere. Prima
10

varianta este mai ieftin i, dac o alegei, trebuie s bifai n Formularul de Aplicare mobila necesar. A
doua variant este considerabil mai scump, ns standul cu un design individual arat mult mai atractiv
i v permite s ieii n eviden.

Echiparea standului
Cnd planificai construirea standului, trebuie s v ghidai de urmtoarele principii:

Vizitatorul expoziiei va putea nelege cu ce se ocup compania n acele cteva secunde n care
el trece pe lng stand.
Nu generai trafic de vizitatori doar de dragul traficului prin crearea agitaiei superficiale.
Trebuie s-i atragei la stand doar pe reprezentanii auditoriului int. Vizitatorii care nu sunt
cumprtori poteniali, doar v fur timpul.
Vizitatorul trebuie s neleag cu ce v ocupai att de la o distan mare (20 metri) ct i
aflndu-se n apropierea standului. Pentru o vizibilitate sporit de la o distan mai mare, putei
utiliza un banner fixat de tavan.
Pe lng carcasa standului, elementele pe care acesta le conine de obicei, sunt:
o Mese i scaune. O proporie rezonabil este s avei un set (o mas i patru scaune) la
fiecare 10 m.p. de stand. De exemplu, pentru un stand de 40 m.p. este rezonabil s avei
4 mese i 16 scaune.
o Mese nalte sau tribune (opional). Aceste mese nu ocup mult loc i sunt comode
pentru discuii cu vizitatorii i pentru degustaii. Discuiile la aceste mese de obicei sunt
mai eficiente i dureaz mai puin timp.
o Debara cu u dotat cu lact, echipat cu rafturi, cuier pentru haine, ceainic, dispenser
pentru ap potabil, aparat de cafea, frigider (opional). In debara se pstreaz hainele
participanilor, lucrurile personale, mostrele produselor i materialele promoionale. n
dependen de mrimea standului i numrul de expozani, debaraua poate avea o
suprafa de 1-3 m.p.
o Stand publicitar sunt plasate materialele publicitare colectate de ctre vizitatori.
o Suport sau vitrine pentru mostre. n dependen de natura mostrelor, acestea pot fi
plasate fie pe un suport, fie n vitrin, fie folosind ambele variante.

Avei n vedere faptul c, indiferent dac optai pentru un stand standard sau unul personalizat, toate
elementele standului (perei, mobil, echipament) nu v aparin, ci sunt luate n arend pe perioada
expoziiei de la compania ce v construiete standul. Excepie este cnd avei un stand mobil, care v
aparine, i cu care participai la mai multe expoziii. ns standurile mobile au mai multe neajunsuri i
limitri i noi nu le-am luat n consideraie n acest ghid.

Standul standard
Dou avantaje principale ale standului din mobilier standard sunt:
Costul redus, n comparaie cu standul personalizat (de 2-3 ori).
Timpul dedicat momentelor organizatorice, legate de construcia standului, este mult mai mic.
Construcia standului din mobilier standard se comand de la organizatorii expoziiei. Elementele de
mobilier de obicei sunt pereii albi pe contur din panouri i structur modular, forme simple
11

geometrice cu dimensiunile divizibile la 50 centimetri, mese, scaune i vitrine simple. Aceast mobil
trebuie selectat din manualul expozantului i indicat n comanda completat de ctre expozant.
La alctuirea comenzii pentru un stand standard putei opta fie pentru cea mai simpl variant (cu
pereii i alte elemente de culoare alb), fie pentru variante mai sofisticate (Premium), ce se evideniaz
prin adugarea culorilor sau folosirea modulelor de alte dimensiuni. Aceast decizie va influena bugetul
care n acest caz poate varia de 3 ori.
Dac comandai cea mai ieftin i simpl schem standard, de obicei avei la dispoziie un stand cu
perei modulari de culoare alb, mochet i o pazie cu denumirea companiei; o priz; un co de gunoi i
un set de o mas i patru scaune pentru fiecare 15-20 metri ptrai de suprafa. Astfel de stand
minimalist arat foarte modest i atrage mai puin atenie vizitatorilor.
Pentru ridicarea atractivitii standului i comoditii prestaiei
dvs., trebuie s comandai i s aranjai la stand unele elemente
adiionale menionate anterior (debara cu tot echipamentul,
standuri publicitare, suport sau vitrine pentru mostre). Toate
aceste obiecte le putei alege din manualul expozantului.
Totodat, trebuie s le trimitei organizatorilor schema
amplasrii tuturor obiectelor, folosind simbolurile care
corespund echipamentelor din catalog (vedei exemplu).
Organizatorii expoziiei v propun i servicii de tiprire i plasare pe perei a posterelor promoionale. V
recomandm s v folosii de aceast opiune i s plasai pozele produselor sau alte imagini ce relev
avantajele dvs. competitive (posibil poze cu echipament, textul ofertei speciale, etc.). Manualul
expozantului conine informaie privind cerinele fa de formatul i dimensiunile imaginilor care trebuie
s le expediai organizatorilor.
O alt opiune este s luai aceste postere din Moldova. n acest caz, cnd le vei comanda de la
ageniile specializate autohtone, trebuie s specificai ca acestea s fie executate n format mobil i s
fie echipate cu mecanisme de fixare pe perete. Organizatorii expoziiei nu permit utilizarea posterelor
care se lipesc de perei.
Partea de sus a faadei standului standard conine o pazie
pentru amplasarea denumirii expozantului.
Muli
expozani fac greeala s expun pe aceast pazie
denumirea complet a companiei, de exemplu ABC
S.R.L..

n primul rnd, abrevierile ce in de forma organizatorico-juridic a companiei, trebuie eliminate fiindc

aceast informaie n esen nu este relevant pentru un cumprtor potenial, i nu este clar pentru
persoanele strine.
n al doilea rnd, v recomandm ca n cele cteva cuvinte care le alegei, folosind limba de baz a
expoziiei (de obicei limba englez) s explicai ce propune compania dvs. De exemplu: ABC carpets
from Moldova (ABC covoare din Moldova).

12

Dac participai cu un stand naional la o expoziie specializat, cel mai bine e s menionai pe pazie
simplu denumirea rii Moldova. Utilizarea variantelor premium ale stand-urilor standarde poate s v
permit amplasarea denumirii companiei sau rii mpreun cu logotipul sau sloganul.
Utilizarea standului standard poate fi justificat prin economisirea bugetului i a timpului. Totodat,
acest tip de stand are un dezavantaj important: el nu evideniaz vizual compania n comparaie cu
concurenii. Dac avei posibilitate financiar, v recomandm s optai pentru alegerea standului
personalizat. Exemplu care arat diferena dintre aceste dou variante l putei vedea mai jos.

Exemplu stand standard

Exemplu stand personalizat

Construirea standului personalizat

Pentru a construi un stand personalizat trebuie s apelai la o companie specializat. Asemenea
companii uor se gsesc utiliznd motoarele de cutare din internet sau putei s cerei lista companiilor
specializate de la organizatorii expoziiei.
V recomandm s selectai 4-6 companii i s le invitai s participe la un tender pentru construirea
standului. Astfel, vei obine valoare maxim din banii investii.
n cererea de ofert, pregtit pentru companiile de construcie a standurilor, trebuie s menionai:

denumirea i perioada desfurrii expoziiei;

mrimea i amplasarea exact a standului (cel mai bine este s artai schema amplasrii);
termenul limit pentru depunerea ofertelor;
necesitatea prezentrii portofoliului cu poze reale ale standurilor construite;
criteriile de eligibilitate (compania s posede cel puin 5 ani de experien n domeniu i s aib
experien de colaborare cu centrul expoziional unde se desfoar expoziia);
elementele necesare ale standului. De exemplu, lista elementelor necesare pentru un stand cu
suprafaa de 40 m.p. poate include:
o debara cu u i lcat, cuier, ceainic i dispenser pentru apa cu 3 butelii de 20 litri;
o 4 mese i 16 scaune;
o 2 mese nalte;
o 2 vitrine din sticl;
o 2 standuri publicitare;
o 1 televizor pentru demonstrarea spoturilor promoionale despre companie;
13

suport pentru amplasarea mostrelor (descriei mostrele i indicai dimensiunile sau

volumele lor).
specificarea prii care aprovizioneaz imaginele folosite n decorarea standului (putei folosi
poze proprii avnd drepturile de autor pentru ele, sau sub-contractorul trebuie s le procure
pentru dvs);
elementele de branding care trebuie utilizate n mod obligatoriu: culori corporative, logo,
slogan;
criteriile de selecie a ctigtorului. Acest aspect este descris mai jos.

Stabilirea criteriilor de selecie a ctigtorului tenderului depinde n mare msur de faptul dac dvs.
dorii s utilizai design-ul standului pentru care avei drepturi de autor. Noiunea designul standului
n acest context include nu doar logotipul, sloganul i culorile corporative, dar i elementele unice care
fac parte din construcia standului mobila special executat numai pentru dvs., imagini special
desenate, obiecte specifice i combinaia unic a tuturor acestor elemente.
Dac avei n proprietate drepturile de autor pentru standul expoziional, atunci v recomandm s
includei imaginele lui n cererea de ofert i unicul criteriu de selectare a ctigtorului va fi costul
executrii construciei.
n cazul n care avei design propriu, v recomandm s l utilizai de fiecare dat la toate expoziiile.
Astfel, v vei construi n percepia clienilor o identitate vizual unic.
Dac la moment nu avei n proprietate drepturile de design pentru stand, v recomandm s indicai
preul maxim pe care suntei gata s l achitai pentru ambele servicii n complex: elaborarea designului
i construcia standului. n acest caz trebuie s menionai c ofertantul este obligat s v transmit
drepturile de autor pentru designul standului n cazul n care oferta lui este selectat ctigtoarea.
Acest design l putei folosi la expoziiile ulterioare. Criteriul unic de selecie n acest caz va fi evaluarea
design-ului standului. Preul maxim pe care l vei afia v recomandm s-l calculai reieind din limitele
de 350-500 dolari SUA pentru un metru ptrat.
n cazul n care nu dorii s afiai bugetul disponibil i nu avei design-ul propriu, trebuie s indicai
ponderea evalurii pentru partea tehnic a ofertei (care include designul i costurile de producere a
standului) i partea financiar. O proporie rezonabil este de 50-70% pentru partea tehnic, i,
respectiv, 30-50% pentru partea financiar. n acest caz, n cererea de ofert putei, de exemplu, indica
faptul c:

Propunerea financiar este evaluat reieind din punctajul maxim de 40 de puncte (oferta cu
cea mai mic sum obine punctajul maxim de 40 puncte, iar restul ofertelor un punctaj
proporional mai mic).
Propunerea tehnic este evaluat reieind din punctaj maxim de 60 puncte.

Evaluarea prii tehnice poate fi fcut de ctre persoana cu drept de decizie din compania/organizaia
dvs. Totodat, pentru sporirea nivelului de obiectivitate, v recomandm s alegei un comitet de
evaluare, din care vor face parte mai multe persoane relevante.

14

Remarc: chiar dac avei n proprietate design-ul

standului i l propunei ca o surs de inspiraie
pentru companiile de construcie, oricum aceste
companii trebuie s v propun o schem tehnic, n
care vor fi indicate dimensiunile i amplasarea tuturor
elementelor standului. Am prezentat aici un exemplu
luat din oferta tehnic a unei companii de construcie,
care conine schema i design-ul standului.

V recomandm s lansai tenderul de selectare a companiei de construcie nu mai trziu dect cu dou
luni nainte de nceperea expoziiei (de dorit i mai mare rezerv). Dup ce ai selectat compania,
ncheiai contractul n care va fi inclus toat informaia tehnic i financiar. Cteva momente
adiionale, care trebuie s le includei n contract sunt:

preluarea de ctre contractant a ntregii responsabiliti de construire a standului i de rezolvare

a tuturor ntrebrilor tehnice direct cu organizatorii expoziiei i centrul expoziional;
contractantul asigur conformitatea standului cu toate cerinele tehnice i de siguran, impuse
de ctre organizatorii expoziiei, precum i asigur obinerea tuturor permisiunilor de
construcie i aprobarea standului de ctre organizatori (n acest scop trebuie s-i dai
contractantului procur);
contractantul asigur conectarea electricitii, organizarea iluminrii i amplasarea prizelor
electrice;
contractantul asigur c standul va fi construit complet i dat n exploatate n ziua care preced
nceperii expoziiei;
contractantul este responsabil de dezasamblarea i evacuarea standului dup terminarea
expoziiei;
drepturile de autor pentru designul standului (dac designul a fost elaborat de ctre contractor)
trec la beneficiar dup efectuarea tuturor plilor conform prevederilor contractuale;
specificarea proprietii asupra imaginelor utilizate pentru decorarea standului (cine livreaz
imaginile), dac decidei s folosii imagini.

Companiile care construiesc standuri expoziionale au contractele lor standard, care includ majoritatea
momentelor descrise mai sus. V recomandm s studiai aceste contracte i s includei clauzele
descrise mai sus, dac ele lipsesc. Ce ine de efectuarea plilor, v recomandm ca cel puin 10-15% din
suma contractului s fie achitat dup terminarea expoziiei i evacuarea standului.
Recepionarea standului de ctre contractant o facei n ziua care precede nceperii expoziiei prin
semnarea actului de recepie a lucrrilor. n aceast zi v recomandm s fii prezeni la standul dvs. de
diminea, s supravegheai procesul de asamblare a standului, precum i s aranjai mostrele.

15

Branding-ul standului naional

Indiferent de alegerea standului standard sau a celui personalizat, trebuie s-i asigurai o identitate
unic vizual prin aplicarea logotipului, culorilor i stilului corporativ (atributele brandului). n cazul n
care participai la expoziie ca o companie individual, este evident c vei utiliza atributele proprii. ns,
dac vorbim despre mai muli productori care particip la un stand naional al Moldovei, v
recomandm s utilizai atributele brandurilor sectoriale deja elaborate.
De obicei participarea la expoziii sub brandul naional este organizat de ctre asociaiile sau
organizaiile sectoriale. Dac dorii s organizai aceste activiti de sine stttor, v recomandm s v
adresai la asociaiile sectoriale i s le cerei permisiunea s utilizai brandul sectorial. n unele cazuri,
aceste organizaii pot avea drepturile de autor inclusiv i pentru standul expoziional.
Mai jos vei gsi denumirile si paginile web ale asociaiilor sectoriale, precum i logotipurile i sloganurile
utilizate.
Produse

Asociaia/
organizaia
de profil

Fructe proaspete

Turism receptor

Diverse produse
din Moldova

Oficiul Naional
al Viei i Vinului
(ONVV)

Asociaia Moldova Fruct

Asociaia Naional pentru

Turism Receptor din
Moldova (ANTRIM)

Organizaia de Atragere a
Investiiilor i Promovare
a Exporturilor din
Moldova (MIEPO)

www.onvv.md

www.moldovafruct.md

www.antrim.md

www.miepo.md

Vinuri

Logotip

Pagina
web

n afar de logotipuri i sloganuri, este rezonabil s plasai pe perei imagini relevante. Bineneles, dac
avei imagini proprii de o calitate foarte nalt, care prezint produsul sau echipamentul prezentat, este
bine s le utilizai. n cazul n care nu dispunei de astfel de imagini, le putei procura prin intermediul
site-urilor specializate, precum este www.shutterstock.com, sau altor surse similare. Preul drepturilor
de folosin pentru o singur imagine calitativ este de cteva zeci de euro.
De asemenea, la expoziiile internaionale vizitatorii deseori nu cunosc ce
ar este Moldova i unde ea se afl. Ca s v uurai procesul de explicare,
v recomandm s creai o imagine stilizat a amplasrii Moldovei pe harta
regional, amplasnd aceast imagine fie pe peretele standului, fie pe
mesele de negocieri (vedei exemplu imaginii pentru o mas rotund).

16

Costurile standului
Costurile legate de arenda spaiului expoziional i construcia standului depind de mai muli factori,
principalii fiind importana expoziiei (local, regional sau global), ara unde se desfoar i tipul
standului selectat. Chiar i n cazul n care considerm doar expoziiile internaionale majore, diferena
de pre este una semnificativ i trebuie s avei n vedere expoziii concrete, dac dorii s v planificai
bugetul expoziional. Totodat, informativ v-am prezentat aici limitele n care putei s v ncadrai n
majoritatea cazurilor.
Aadar, preul arendei unui metru ptrat de spaiu expoziional la expoziii de nivel global sau regional
variaz n majoritatea cazurilor n limita 250-550 dolari SUA, inclusiv TVA.
Preul construirii unui stand customizat este de acelai nivel de la 350 pn la 500 dolari SUA pentru 1
m.p.
Construirea standului din echipament standard cost n mediu 100-300 dolari SUA pentru un metru
ptrat. Diferena semnificativ se datoreaz multitudinii variantelor pentru care putei s optai: fie
alegei o construcie de baz foarte modest (doar pereii, mas i scaune), fie alegei variante de stand
mai exclusive. De asemenea, preul este influenat de alegerea echipamentului adiional (vitrine, ui,
rafturi), posterelor promoionale i serviciilor comandate precum este curarea standului n timpul
expoziiei.
n final, preul total al arendei i construciei unui metru ptrat de stand la o expoziie de talie
internaional va costa n limitele a 600-1000 dolari SUA pentru un stand customizat i n limitele a 350800 dolari SUA pentru un stand standard. O medie, n cazul unui stand cu suprafaa de 60 m.p., ar fi n
jur de 50,000 dolari SUA pentru prima variant, i n jur de 35,000 dolari SUA pentru a doua variant.
La expoziii mai puin importante (de nivel naional) arenda i construcia standului de regul va costa
semnificativ mai puin - n jur de 130-200 dolari SUA pentru un metru ptrat n total.
La costurile legate de arenda i construcia standului, pot fi adugate adiional i alte tipuri de costuri,
precum: acces la internet wi-fi, paza standului pe timpul nopii, servicii de traducere, servicii de curare,
etc. Din aceast list v recomandm s alegei doar servicii de curare zilnic a standului, restul
serviciilor le considerm mai puin importante.
Printre alte cheltuieli se numr costul biletelor de intrare pentru participani. Organizatorii expoziiei v
asigur cu un anumit numr de permisuri de intrare pentru participanii la expoziie. De obicei acest
numr depinde de suprafaa standului i poate fi calculat, de exemplu, reieind dintr-un permis eliberat
pentru fiecare 6 m.p. din suprafaa standului. De exemplu, dac avei un stand de 30 m.p., organizatorii
v elibereaz gratis permis de intrare pentru 5 persoane. Totodat, deseori, n special n cazurile n care
se organizeaz un stand naional al rii, acest numr de permise eliberate gratis este insuficient i este
nevoie de procurat adiional bilete de intrare pentru persoanele care vor lucra la stand.
De asemenea, un element de cheltuieli este taxa de nregistrare la expoziie, care poate ajunge la cteva
sute de euro. Dac mai muli productori particip la expoziie la standul naional al rii, fiecare din ei
va trebui s achite suplimentar o sum adiional. De exemplu, dac o asociaie sectorial organizeaz
participarea la expoziie pentru 5 companii, cheltuielile de nregistrare pot fi de 500 dolari SUA tax de
nregistrare plus 150 dolari x 5 companii = 750 dolari, n total taxele de nregistrare ajungnd pn la
1,250 USD.

17

Un alt element de cheltuieli sunt cheltuielile de marketing, care sunt obligatorii. De obicei organizatorii
v taxeaz cu cteva sute de dolari pentru amplasarea descrierii companiei n catalogul expoziiei.
De regul, dup ce ai primit de la organizatori confirmarea oficial a spaiului rezervat, trebuie s
achitai n avans 15-20% din valoarea contractului. Cea mai mare parte a sumei trebuie s-o achitai cu
cca 2 luni naintea nceperii expoziiei. n unele cazuri organizatorii insist ca toat suma s fie achitat
integral pn la nceperea expoziiei. Totodat, uneori ultima trana, de aproximativ 10% din sum,
poate fi achitat i dup terminarea evenimentului.
Adiional la cheltuielile menionate mai sus trebuie s adugai i costurile legate de transportarea
mostrelor i materialelor promoionale, costurile biletelor de avion, cazrii i diurnelor, care pot ajunge
n total pn la cteva mii de dolari SUA.

Mostre
Prezena la stand a mostrelor produselor le insufl vizitatorilor ncredere c suntei un productor real,
iar dvs. v d posibilitatea de a nelege dac oferta dvs. corespunde cerinelor pieii.
V recomandm s expunei la expoziie mostrele tuturor celor mai reprezentative sau importante
produse ale dvs. Dac aceasta nu este posibil, oricum mostrele prezentate trebuie s le creeze
vizitatorilor impresia asupra capacitilor tehnice ale ntreprinderii dvs., tehnologiilor aplicate, calitii
produselor i altor criterii importante pentru luarea deciziei de procurare.
Dac produsele dvs. sunt foarte voluminoase i grele, de exemplu un anumit echipament, putei s-l
reproducei ntr-o machet de dimensiuni reduse.
Regimul n care mostrele sunt importate n ara de desfurare a expoziiei depinde de natura
produselor i tipul expoziiei.
n cazul n care mostrele reprezint echipament costisitor, vei avea nevoie s-l introducei n ara de
destinaie n regim de import temporar, i ulterior s-l napoiai. Aceast procedur poate fi fcut cu
ajutorul brokerilor vamali din Moldova.
Dac expunei produse alimentare, care pot fi consumate, atunci trebuie s introducei marfa n regim
de import definitiv, cu achitarea taxei de import i TVA.
Pe site-ul expoziiei putei gsi contactele companiilor care sunt broker vamali acreditai de ctre
organizatori. Tot acolo vei gsi o list de cerine i certificate necesare pentru introducerea diferitor
tipuri de produse n ar.
O alt modalitate de transportare a mostrelor la expoziie, folosit de reprezentanii mai multor ri,
este utilizarea canalelor diplomatice pentru transportarea produselor pentru servicii de protocol.
Aceasta se refer la mostre de produse alimentare i buturi. n acest caz, trebuie (mai bine prin
intermediul asociaiei de profil) s solicitai astfel de asisten n mod oficial de la Ministerul Afacerilor
Externe i Integrrii Europene. Acest minister va elibera o scrisoare de nsoire care va scuti produsele
de necesitatea perfectrii procedurilor vamale (dar nu le va scuti de necesitatea de a prezenta
documentele ce confirm calitatea produselor n cazul produselor alimentare). Bineneles, aceast
recomandare este valabil pentru rile n care Republica Moldova are ambasade.

18

Un moment important de care trebuie s avei grij dac organizai transportarea mostrelor cu forele
proprii: accesul pe teritoriul centrului expoziional pentru vehiculul care transport mostrele, se face n
baza permisului eliberat de ctre organizatorii expoziiei. Acest permis poate fi eliberat fie n prealabil,
fie n ziua cnd aranjai standul i l putei recepiona direct de la administraia centului expoziional. La
unele expoziii acest permis este obligatoriu doar pentru vehiculele de mrimi mari i trebuie s
precizai acest moment din Manualul expozantului.
Participanii urmeaz s organizeze din cont propriu transportarea mostrelor, fie cu transportul personal
(mpreun cu participanii), fie cu transportul dedicat (de exemplu, prin intermediu serviciului de pot
rapid). Logistica transportrii trebuie organizat n aa mod nct mostrele s ajung la centrul
expoziional (deja vmuite) n prima jumtate a zilei care preced prima zi a expoziiei.
Ce ine de cantitatea mostrelor, recomandarea noastr este: dac expunei produse alimentare sau
buturi, calculai cantitatea mostrelor pentru servire reieind din minimum 1000 de porii. O porie
conine o cantitate minim de produs, suficient pentru a nelege gustul produsului. De exemplu, vinul
este turnat n phrele mici a cte 25 grame, sau un mr este tiat n 4 buci. Bineneles dac suntei
angajat ntr-o discuie cu un potenial cumprtor i observai c interesul acestuia este real, trebuie s-i
oferii posibilitatea s ncerce ct mai multe produse din sortiment.
n afar de mostrele distribuite n rndul vizitatorilor, un numr suficient de mostre trebuie s fie
prezent la stand (standul nu trebuie s arate gol din cauza mostrelor distribuite vizitatorilor).
De regul, n cazul produselor alimentare i buturilor, ntoarcerea mostrelor napoi n ar este mai
costisitoare dect costul produselor n sine i este mai rentabil s distribuii mostrele gratis n rndul
vizitatorilor n ultima zi a expoziiei. O alt alternativ este s vindei mostrele vizitatorilor, dac acest
lucru este permis de ctre organizatorii expoziiei.
Dac n ara n care se desfoar expoziia este prezent ambasada Moldovei, ar fi o decizie rezonabil
s lsai mostrele rmase dup expoziie pentru utilizare n scopuri de promovare a produselor
autohtone la diferite evenimente organizate de ctre ambasad.
Alt recomandare important: calitatea mostrelor trebuie s coincid cu calitatea produselor care le
putei livra n cantiti industriale. Deseori se ntmpl cazuri cnd productorii moldoveni afieaz la
expoziie exemple de produse de cea mai bun calitate, ns n realitate nu pot asigura livrarea n
cantiti considerabile produsele de aceast calitate.

Concursuri, seminare i gala de deschidere

Deseori n cadrul expoziiilor internaionale se desfoar concursuri de produse. Medaliile i premiile
obinute n cadrul la astfel de concursuri, pot fi utilizate pentru promovarea produciei. Dac suntei
cointeresai s participai la concursuri, trebuie s luai cunotin cu regulamentul acestora, unde sunt
stipulate condiiile de participare, costul, modalitatea de prezentare a mostrelor i alt informaie
relevant.
Tot n cadrul expoziiilor se desfoar un ir de seminare i forumuri tematice dedicate ultimelor
tendine din sector. Dac compania dvs. este reprezentat la expoziie de cel puin dou persoane, v
recomandm s programai o persoan s participe la 1-2 evenimente cu cea mai relevant tematic.
Informaiile referitoare la concursurile i seminarele desfurate n cadrul expoziiilor sunt disponibile pe
pagina web a expoziiei.
19

O posibilitate de a face ntrevederi de afaceri este s participai la gala (recepie) de deschidere a

expoziiei. Invitaii pentru gala trebuie comandate din timp i procurate. Nu toate expoziiile practic
organizarea recepiei.

Invitaia partenerilor
Nu trebuie s v bazai doar pe vizitatorii care trec pe lng standului dvs. n mod firesc, ci s generai
un flux de vizitatori voi niv. Pentru asta trebuie cu cteva zile nainte de expoziie s-i invitai pe toi
partenerii dvs. actuali i pe reprezentanii companiilor cu care v-ai ntlnit anterior.
n textul invitaiei trebuie s reamintii foarte succint din ce ar suntei, ce producei i unde (probabil,
la ce expoziii) v-ai ntlnit anterior. Tot n invitaie trebuie s menionai numrul pavilionului i
numrul standului la care putei fi gsit.
Daca participai la una din expoziiile internaionale principale, putei s invitai i companiile care nu
sunt rezideni ai rii unde se desfoar expoziia. Reprezentanii companiilor mari de obicei viziteaz
toate expoziiile importante din domeniu.
Unele expoziii ofer posibilitatea, prin intermediul paginii web, s vizualizai ce alte companii s-au
nregistrat ca participani la expoziie i s le propunei o ntrevedere tot prin intermediul acestei pagini.
n aceste circumstane, participanii de obicei sunt predispui s se ntlneasc chiar i cu potenialii
furnizori, deoarece ei oricum au alocat timp pentru expoziie i ntlniri de afaceri. Totodat, dac v-ai
stabilit ca scop s v ntlnii cu un cumprtor potenial important, v recomandm s-i propunei ca
dvs. s v apropiai la standul lor (ansele c aceast ntlnire va fi acceptat sunt mai mari dect o
eventual ntlnire la standul dvs.).

Logistica vizitei
Rezervarea hotelului i avionului pentru expoziie trebuie fcut n prealabil. Ce ine de biletele de avion,
este bine cunoscut: cu ct mai devreme rezervai biletul, cu att mai ieftin acesta va fi. Acelai lucru se
refer i la rezervarea hotelului, aici sunt cteva nuane la care trebuie s atragei atenie.
n primul rnd, alegei corect amplasarea hotelului: el trebuie s fie amplasat fie lng locul desfurrii
expoziiei, fie uor accesibil utiliznd transportul public. Lucrul la expoziie (dac ntr-adevr lucrai
eficient cu scopul de a v gsi parteneri, dar nu o vizitai n calitate de turist) este unul foarte solicitant:
mult timp v aflai n picioare, vorbii cu zeci de vizitatori pe zi i suntei n permanent micare.
Respectiv, cu ct mai puin timp pierdei pe drum pn la i de la expoziie, cu att mai productiv va fi
lucrul n timpul expoziiei.
Bineneles c cel mai comod este s rezervai un hotel situat chiar n imediata apropiere a centrului
expoziional. Aici apar dou probleme de baz:

Locurile n aceste hoteluri se epuizeaz cel mai repede i camerele trebuie rezervate cu cteva
luni nainte.
Pe perioada expoziiei, preul camerelor din aceste hoteluri poate fi dublu, sau chiar i triplu fa
de preurile standard.

20

n general, n perioada desfurrii expoziiilor internaionale importante, preul cazrii n hotelurile

amplasate comod crete n mediu cu cca 30-40% fa de preurile standard (ceea ce este totui
semnificativ mai puin dect creterea preurilor n hotelurile amplasate n imediata apropiere a locului
desfurrii expoziiei).
Dup prerea noastr, un compromis reuit ntre comoditate i pre este s alegei un hotel amplasat
nu mai departe de 10 minute de mers pe jos de la staia metrou. Practic toate oraele unde se
desfoar expoziii internaionale importante au metrou care face conexiunea direct cu centrul
expoziional. Bineneles c trebuie s ncercai s alegei o staie de metrou cu cele mai puine
transferuri. Varianta optim este s gsii un hotel situat lng staia metrou, linia creia duce direct la
centrul expoziional, n raza de pn la 5-7 staii de la acest centru.
Hotelul l putei alege folosind site-urile web specializate precum sunt www.tripadvisor.com sau
www.booking.com. Utiliznd harta de pe aceste site-uri v putei selecta un hotel amplasat lng staiile
de metrou i s vedei comentariile oaspeilor. Tot prin aceste site-uri putei rezerva camerele utiliznd
cardul bancar.
Problema apare cnd dorii s facei rezervare pentru grupuri mari de oameni, de exemplu pentru 10-15
persoane. Dac dorii s facei astfel de rezervare cu dou sau mai puine luni nainte de nceperea
expoziiei, sunt anse c ntr-un singur hotel nu vei gsi disponibil un numr necesar de camere. n
acest caz v recomandm s contactai o agenie local specializat n cazarea turitilor. Site-ul
organizatorului expoziiei conine datele de contact ale ageniilor care sunt partenerele evenimentului,
care v pot asista la gsirea posibilitilor de cazare. De exemplu, n Berlin astfel de parteneri de regul
sunt ageniile Visit Berlin (www.visitberlin.de) i HRS (www.hrs.de).
Ca i n cazul biletelor de avion, cu ct mai trziu ncepei s facei rezervarea camerelor, cu att mai
greu va fi de gsit variantele optime de amplasare, calitate i pre. Recomandm s facei rezervarea
imediat ce cunoatei componena delegaiei, sau, cel puin cunoatei numrul necesar de camere.
Trebuie s v planificai perioada de deplasare n aa mod, ca s ajungei la expoziie cu dou zile
naintea nceperii i s avei o zi plin pentru pregtirea standului. Ce ine de plecare, putei s v
rezervai biletele de avion inclusiv i pentru sfritul ultimei zile de expoziie. Multe expoziii organizeaz
transport gratuit de la centrul expoziional pn la aeroport n a doua jumtate a ultimei zile de
expoziie.
Ce ine de transportul local, uneori organizatorii expoziiei pot oferi gratuit autobuze care circul
conform unui grafic prestabilit prin unele zone ale oraului i duc participanii la expoziie i napoi. Sau,
uneori astfel de serviciu poate fi oferit de ctre hotelul n care sunt cazai muli vizitatori ai expoziiei.
De asemenea, putei utiliza transportul public terestru sau taxi. ns recomandarea noastr este s
folosii metroul, dac hotelul dvs. nu se afl la o distan rezonabil s fie accesat pe jos. n majoritatea
cazurilor aceasta este cel mai rapid i comod mijloc de transport, avnd n vedere ambuteiajele enorme
create n apropierea centrului expoziional n timpul desfurrii expoziiilor.

Materiale promoionale
n procesul pregtirii de participare la o expoziie ntr elaborarea i producerea materialelor
promoionale. Deoarece aceste materiale au o importan crucial, am dedicat acestui subiect un
capitol ntreg (vedei mai jos).
21

Lista de verificare
Cnd toate pregtirile pentru expoziie sunt fcute i suntei gata s v pornii la drum pentru a participa
la acest eveniment, v recomandm s verificai dac v-ai pregtit corespunztor i s luai cu dvs.
urmtoarele obiecte:

Confirmarea rezervrii hotelului i biletelor de avion; paaportul;

Permis de intrare n timpul pregtirii expoziiei sau procur de la compania dvs. care permite
intrarea pe teritoriu i recepionarea permiselor de intrare;
Permisele sau biletele de intrare n timpul expoziiei;
Biletele de intrare la seminare, mese rotunde, gala;
Telefon n roaming (sau cu un numr Simtravel) cu toate contactele relevante: ale tuturor
participanilor; ale organizatorilor expoziiei; a companiei care v confecioneaz standul; a
persoanelor responsabile pentru livrarea mostrelor la stand;
tampila umed a companiei (nu ntotdeauna este necesar; mai des trebuie n rile postsovietice);
Cri de vizit;
Birotic: pixuri, carnete, capsator;
Graficul ntrevederilor stabilite n prealabil;
Materiale promoionale.

22

4. MATERIALE PROMOTIONALE
Importana materialelor promoionale
Experiena noastr arat c majoritatea productorilor moldoveni, care particip la expoziii,
subestimeaz importana materialelor promoionale distribuite n timpul expoziiei, sau n general
particip fr materiale promoionale. Este o greeal enorm. Costul elaborrii i tipririi materialelor
promoionale este mic comparativ cu celelalte costuri (arenda i construcia standului, hotel, etc.) ns
prezena materialelor promoionale calitative ridic eficiena participrii la expoziie cel puin de dou
ori.
Acest fenomen se explic foarte simplu. n cteva zile de expoziie un vizitator eficient viziteaz zeci de
standuri i vorbete cu zeci de poteniali furnizori. Orict de frumos ar fi standul dvs., exist o
probabilitate foarte mare c acest vizitator nu-i va aduce aminte de standul sau persoana dvs., n
special dac v-ai ntlnit pentru prima dat.
n schimb, analiza real a oportunitilor de ctre vizitator deseori ncepe dup terminarea expoziiei,
prin studierea ofertelor i materialelor promoionale ale expozanilor, colectate n timpul expoziiei.
Anume aici, pe masa cumprtorului materialele dvs. promoionale ntr n concuren direct cu
materialele competitorilor, i concurena aceasta este mai aspra (i mai importanta pentru dvs.) dect
concurena frumuseii i originalitii standurilor.
Deseori se ntmpl i situaii cnd persoana care ia decizii nu dispune de timp s viziteze expoziia i i
deleag careva angajai s colecteze i s aduc materiale promoionale de la expoziie. Cu alte cuvinte,
persoana care ia decizii nu ntotdeauna este aceeai persoan care a vizitat standul dvs. i pentru ea
materialele promoionale sunt mai importante dect design-ul standului.
Sperm c v-am adus suficiente argumente ce confirm importana materialelor promoionale.

Tipuri i cantitatea materialelor promoionale

Formatul materialelor promoionale depinde de specificul produselor dvs. Uneori este suficient s avei
o brour de cteva pagini, care va conine un volum suficient de informaie pentru a convinge un
potenial cumprtor s v aleag ca furnizor. n unele cazuri, dac sortimentul de produse este unul
mare, i fiecare produs este unul complex, este rezonabil s producei un catalog ntreg, fie n form
tiprit, fie n format electronic pe o unitate flash pentru USD (stick).
Experiena noastr arat c pentru o expoziie internaional B2B, cantitatea materialelor promoionale
trebuie planificat reieind din 100 buci pentru o zi de expoziie. Respectiv, n mediu pentru o
expoziie trebuie rezervate circa 300-500 buci de materiale promoionale.
Dac dorii s avei o abordare mai economic, putei s nu plasai catalogul sau broura color a
companiei pe rafturile de unde acestea pot fi luate de ctre orice trector. Aceast brour mai bine o
nmnai vizitatorilor cu care cel puin ai comunicat i v-ai convins c sunt din domeniu i pot fi
parteneri poteniali.
Ce ine de materialele plasate pe raft pentru auto-colectare de ctre vizitatori, v recomandm s facei
o foaie simpl de format A4, unde succint va fi descris compania i oferta dvs.
23

Dac avei doar cteva produse de baz, care sunt nite produse complexe din punct de vedere tehnic i
sunt destinate diferitor segmente de pia, v recomandm s facei o descriere detaliat a fiecrui
produs aparte pe foi separate de format A4. Vizitatorii vor lua acele descrieri ale produselor care concret
i intereseaz.

Oferta de pre
Recomandm, de asemenea, s pregtii i oferta de pre pentru produsele dvs. Dac produsul dvs. are
o volatilitate de pre foarte nalt, care depinde de sezon i ali factori, aceast ofert trebuie fcut
ntr-un document separat (de asemenea pe foi de format A4).
La elaborarea ofertei de pre v recomandm, pe lng preurile ex-works (preul la depozitul fabricii),
s indicai i preul de livrare pn la cele mai importante orae din pieele dvs. int. Prin acest pas i
uurai unui potenial cumprtor procesul de luare a deciziei.
Dac avei un sortiment restrns de produse, preul crora este relativ stabil, v recomandm s
menionai acest pre chiar n broura companiei, alturi de descrierea produselor.
Recomandarea noastr de a indica preul din start poate s nu fie relevant pentru unele produse. De
exemplu, sunt produse de baz, preul crora se stabilete la nivel mondial, uneori chiar n timpul
expoziiei, n dependen de cerere i ofert. Mai mult ca att, din frica fa de concureni, productorii
ncearc deseori s nu-i divulge preul chiar din momentul primului contact cu vizitatorul.
Considerm c aceast abordare este una greit. Expozanii, n majoritatea cazurilor, au doar de
ctigat prin afiarea preului i menionarea lui n materialele promoionale. Prin aceasta ei filtreaz
contactele care nu au potenial de colaborare i i uureaz cumprtorului procesul de luare a deciziei.
Ce ine de concureni, dac acetia i pun scopul s afle preurile dvs., ei oricum pot face aceasta cu un
efort minim.

Coninutul materialelor promoionale

Importana major a materialelor promoionale calitative a fost descris anterior. n nelegerea noastr,
adjectivul calitative se atribuie nu numai la calitatea hrtiei, frumuseea pozelor i altor elemente ale
aspectului exterior, ci n primul rnd coninutului materialelor promoionale.
Cu prere de ru, situaia cu calitatea materialelor promoionale autohtone este una trist: deseori nici
proprietarii companiilor, nici ageniile de creaie nu cunosc ce trebuie s conin astfel de materiale i,
aplicnd fantezia subiectiv, produc materiale publicitare cu o utilitate foarte joas.
n realitate, s elaborai materiale promoionale calitative nu este att de greu. Trebuie s urmrii doar
un singur principiu de baz: s expunei numai acea informaie care este relevant pentru potenialul
cumprtor, i nu pentru dvs.
Recomandarea noastr este s v plasai n locul cumprtorului, care vine la oficiul su de la expoziie
i listeaz zeci de materiale promoionale, aduse de la expoziie. Avei doar cteva secunde ca s-i
atragei atenia. Nu pierdei acele secunde pentru a-l distra pe cititor, pentru a-i propune ghicitori sau a24

i arta creativitatea dvs. Cititorul din primele secunde, fr a face un efort n plus, trebuie s neleag
cu ce se ocup i ce propune compania dvs.
Credei c cititorului i este interesant s citeasc o pagin ntreag despre istoria companiei dvs.? n
marea majoritate a cazurilor, aceast informaie nu este relevant. Este destul s menionai din ce an
funcioneaz compania ca s artai c nu suntei o companie fondat recent.
Alt recomandare: poate c sun cinic, dar nimnui nu-i este interesant misiunea companiei dvs.,
valorile ei i alt informaie, scris cu utilizarea metaforelor i frazelor sofisticate, care doar ocup loc pe
hrtie.
Privirea cititorului ncearc s se rzbat prin acest gunoi informaional n cutarea informaiei utile.
La urma urmei cititorul poate se obosete i pune la o parte materialele dvs. promoionale fr ca s
ajung la esena ofertei.
Alt recomandare este: s nu utilizai cuvintele i frazele banale, care sun ludros i nu-i spun nimic
concret cumprtorului. Cteva astfel de exemple sunt: Calitatea garantat, Cel mai bun raport
calitate/pre, Calitatea este stilul nostru, Suntem un partener de ncredere, Numai pentru
Dumneavoastr., Numai la noi, etc.
Dac ai observat, deseori n astfel de fraze se ntlnete cuvntul calitate. Pentru un cumprtor
noiunea calitate nu este una abstract, ci se transmite printr-un set de criterii concrete, fie prin
caracteristici fizice, organoleptice sau alte criterii relevante produsului, care trebuie descrise n
materialele promoionale.
Ce ine de utilizarea sloganului: dac prin acest slogan nu se red un avantaj adevrat al companiei (sau
al produsului), atunci el este un instrument inutil care doar sustrage atenia cititorului i ocup loc pe
hrtie.
Nu exist un rspuns standard cte pagini trebuie s conin o brour care descrie activitatea
companiei. Aceasta depinde de mai muli factori: formatul utilizat (cel mai des se folosete formatul A4
sau A5), mrimea asortimentului i complexitatea produselor.
Una din regulile de baz pentru elaborarea coninutului brourii promoionale: aducei attea
argumente reale n favoarea colaborrii cu compania dvs. cte exist i dai cumprtorului suficient
informaie pentru luarea deciziei. Nu v rezumai s enumerai avantajele dvs. competitive att timp
ct ele sunt reale. Totodat, nu umflai textul cu miturii informaie irelevant pentru cumprtor.
Atunci cnd descriei produsul, includei n ofert descrierea tuturor elementelor nsoitoare importante
pentru cumprtor: variante de ambalaj, condiii de livrare, perioada livrrii, capacitatea de producere i
livrare, de ce utilaj dispunei, certificate, suport tehnic (dac este relevant), garanii i alte elemente care
pot influena decizia de procurare.
Daca producei un echipament complex, trebuie sa dai o descriere tehnic a acestui echipament n
volum suficient pentru a lua decizia de procurare, sau, cel puin, de a trezi dorina cumprtorului de a
v contacta pentru a preciza anumite detalii concrete.
Dac lucrai cu clieni de talie internaional, este bine s-i menionai n portofoliul dvs. de clieni.
Participarea la expoziiile internaionale pentru productorii din Moldova, precum i producerea
materialelor promoionale, deseori este sponsorizat de ctre donatorii strini. Uneori aceti donatori
25

insist asupra faptului c sponsorizarea precum i alt informaie despre donator s fie prezent pe
materialele publicitare. Prerea noastr este c aceasta nu este o informaie relevant i prezena ei
reduce efectul pozitiv al materialelor promoionale i poate s-i creeze confuzii cititorului, care de obicei
nu are timp i dorin s intre n esena relaiilor dintre productor i donator, i de a citi informaii
oferite de ctre sponsori.
Recomandarea noastr n acest context este s ncercai s-i convingei pe donatori s nu v oblige s
plasai aceast informaie pe materialele promoionale, sau (dac nu este posibil) s o plasai ntr-un
format mai puin vizibil, utiliznd fontul mic.
Printre alte recomandri vom meniona c materialele promoionale trebuie fcute n limba
cumprtorului int (la expoziii de nivel internaional i regional recomandm utilizarea limbii
engleze).
n informaia de contact a companiei lsai un singur numr de telefon i un singur e-mail. Bineneles,
trebuie s asigurai c ntotdeauna cineva va rspunde solicitrilor, i cutia potal electronic este
verificat zilnic.
n concluzie, dorim s reiterm ideea c, scopul unic al materialelor promoionale este s vnd
produsul, i alte scopuri, precum sunt satisfacerea orgoliului productorului sau al designer-ului, nu
trebuie s fie luate n consideraie.

Cri de vizit
Este important s dispunei de cri de vizit tiprite n limba de comunicare a expoziiei (n majoritatea
cazurilor n limba englez). Din experiena proprie putem spune c n mediu trebuie s luai la
expoziie circa 200 de buci.
Cartea de vizit, n afar de datele de contact i denumirea companie, trebuie neaprat s conin
informaie foarte succint despre produsul sau serviciile oferite de ctre compania dvs. De exemplu:
supplier of leather shoes (furnizor de nclminte din piele).
Muli expozani nu scriu cu ce se ocup compania, i aceasta este o lacun, deoarece doar denumirea
companiei nu-i spune nimic potenialului cumprtor care, dup ce s-a ntlnit cu zeci de companii n
timpul expoziiei, deja probabil c nu v ine minte.
O alt recomandare este s facei cri de vizit pe un fon alb i din material care permite s scriei pe
suprafaa acestuia (muli vizitatori obinuiesc n timpul discuiei s fac notie chiar pe cartea de vizit).

Pagina web
Este important pentru promovarea produselor spre export s avei o pagin web a companiei, care va
avea i versiunea n limba englez. Nu v ndemnm s creai pagini foarte sofisticate i complexe.
Pagina web trebuie s conin cel puin o scurt descriere a companiei, lista avantajelor companiei,
descrierea capacitilor de producie (tehnologiilor, echipamentului) i descrierea detaliat a
produselor. n special, pagina web este important pentru companii care au un sortiment larg de
produse, de exemplu pentru productorii de haine, mobil, etc., unde pagina web trebuie s aib funcie
de catalog.
26

Suvenire
Utilizarea suvenirelor ieftine nu v promoveaz imaginea n ochii potenialilor cumprtori, pe cnd
suvenirele scumpe pot s ridice semnificativ costurile expoziionale.
Noi nu suntem adepii distribuirii suvenirelor la expoziie. Totodat, dac totui ai decis s le utilizai, v
recomandm s v conformai urmtoarelor reguli:
Nu utilizai suvenire ieftine. Este o cheltuial care nu este apreciat de ctre potenialii clieni.
Costul suvenirelor trebuie s fie la acel nivel, la care persoana ce l-a primit s observe i s
neleag c ea este evideniat de ctre dvs.
Distribuii un numr mic de suvenire i oferii-le doar oamenilor de decizie din cadrul celor mai
importani poteniali parteneri pentru dvs.
Cadoul trebuie s fie util i/sau relevant pentru persoana care l-a recepionat. Ulterior el are
menirea s fie utilizat sau plasat la un loc vizibil. Nu exist un rspuns unic la ntrebarea: ce
suvenir este cel mai potrivit?. Utilizai fantezie. De exemplu, dac producei pompe, un model
mic i elegant de pomp, cu logotipul i datele de contact ale companie dvs. poate fi considerat
un obiect original care s-i gseasc loc pe masa unui potenial partener important.

Reclama n catalogul expoziiei

Participanii expoziiei au posibilitatea de a plasa o informaie succint n catalogul oficial al expoziiei
care conine datele de contact i o descriere succint a fiecrui participant. Aceste companii pot fi
cutate pe criteriu de ar sau produs.
Deoarece aceast opiune este inclus n pachetul promoional, pe care de obicei suntei obligat s-l
procurai de la organizatori, are rost s folosii aceast posibilitate.
Mrimea textului pentru descrierea companiei n catalog de obicei este limitat la 200-300 cuvinte. V
recomandm s le utilizai raional, adic foarte concret s descriei ce producei i s dai informaie
tehnic n volum minim necesar pentru a trezi interesul potenialului cumprtor.
Organizatorii expoziiei, de asemenea, ofer posibilitatea s plasai n catalog reclam pltit n format
de poster color: de obicei o pagin, jumtate sau o ptrime de pagin. Recomandarea noastr este s nu
cheltuii banii pe astfel de reclam, eficiena creia, dup prerea noastr, este una sczut.

Spot promoional
Organizatorii expoziiei v dau posibilitatea s luai n arend un televizor i player pentru demonstrarea
filmelor promoionale la stand.
Actualmente, doar civa exportatori din Moldova au astfel de spoturi promoionale. Noi nu insistm sl facei, tiind c costurile de producere ale unui spot calitativ sunt destul de nalte. Totodat,
considerm c acest instrument de promovare este unul util, n special dac avei produse complicate
sau nu ai putut s aducei la expoziie mostre ale tuturor produselor importante (de exemplu, dac
producei mobil sau alte produse voluminoase).
Un spot promoional, executat calitativ special pentru expoziii, v uureaz lucrul prin faptul c filtreaz
vizitatorii, demonstrnd ce i cum produce compania dvs. Astfel, numai cei care sunt cointeresai de
astfel de produse se apropie pentru discuii, i dvs., respectiv, pierdei mai puit timp pe discuii
irelevante.
27

Un alt avantaj al utilizrii spotului promoional este c acest spot n mod automat demonstreaz
avantajele competitive ale productorului: dvs. nu doar vorbii despre capacitile de producere, dar i
le demonstrai.
V dm cteva recomandri, dac ai decis s producei un spot promoional pentru expoziii:

Facei un film scut, de 3-5 minute. Vizitatorii nu au timp s priveasc un film lung.
Artai doar informaia relevant: produsul, echipamentul, procesul de producere, tehnologiile
utilizate.
Nu artai adresarea proprietarului, sloganuri si alt informaie irelevant, care vi se pare
important, dar care nu are nici o valoare pentru vizitator.
Facei acest film fr utilizarea vorbirii. Recomandm s utilizai o muzic lent care se va difuza
ncet pe fundalul imagini. Din cauza zgomotului la expoziie de obicei vizitatorii nu aud sunetul
vocii din spoturile promoionale.
Angajai profesioniti pentru filmarea i prelucrarea acestui film.

28

5. LUCRU LA STAND N TIMPUL EXPOZIIEI

Utilizarea maxim a expoziiei implic un lucru activ pn la expoziie, n timpul expoziiei, precum i
dup ce aceasta se termin. Activitile de pregtire au fost descrie anterior, n acest capitol ne vom
focusa pe lucrul n timpul i dup expoziie.

Scopul principal al participrii i prezena la stand

Companiile pot avea motive diferite de ce ele particip la expoziie. Reprezentanii companiilor pot avea
ca obiectiv identificarea furnizorului de echipament sau studierea ultimelor tehnologii sau tendine pe
pia prin discuii cu expozani i participarea la conferine tematice organizate n cadrul expoziiei.
Acestea sunt motive importante. Totodat, realizarea acestor obiective nu necesit investiii n arenda
spaiului expoziional i construcia standului. Le putei realiza prin vizitarea expoziiei n calitate de
vizitator. Dac, totui, ai investit n stand expoziional propriu, atunci unicul scop de baz este cutarea
cumprtorilor noi sau ntlnirea cu cumprtorii existeni i discutarea condiiilor de colaborare n
continuare. Aceasta presupune prezena permanent a reprezentanilor companiei la stand n timpul
expoziiei.
Dac compania are un singur reprezentant (care o reprezint, de exemplu, n cadrul unui stand naional
al rii), atunci aceast persoan trebuie s fie prezent la stand 100% din timp.

Alegerea reprezentantului companiei la expoziie

Cnd alegei cine v va reprezenta compania la expoziie, regula de baz este simpl: aceasta trebuie s
fie persoan de decizie. La cele mai importante expoziii deseori este cazul s mearg inclusiv i
directorul general. n orice caz, persoana care v reprezint trebuie s tie s rspund n mod
profesionist la ntrebrile cumprtorilor poteniali i s fie mputernicit s negocieze pe loc condiiile
de colaborare. Companiile mai mari de obicei sunt reprezentate la expoziii de ctre directori sau
manageri vnzri, sau manageri export.
Daca angajaii care v reprezint la expoziie nu au putere de decizie, i sarcinile lor se limiteaz doar la
colectarea informaiei despre potenialii cumprtori, eficiena acestor reprezentani este aproape nul.
A doua regul reprezentantul trebuie s vorbeasc n limba de baz a expoziiei. La expoziiile
internaionale limba de baz este engleza. Alternativa este s avei un traductor care cunoate
termenii specifici din sectorul vostru.
A treia regul persoana selectat trebuie s fie ntr-o form fizic bun, capabil s lucreze eficient pe
ntreaga durat a expoziiei.
Dac aceste condiii nu se ntrunesc ntr-o singur persoan, v recomandm s delegai la expoziie pe
mai muli reprezentani care se completeaz unul pe altul. Aceeai recomandare este valabil i n cazul
n care compania dvs. particip la expoziie cu un stand propriu (nu i n cadrul standului naional al
rii).
29

Abordarea vizitatorilor i comportamentul la stand

Una din problemele des ntlnite la productorii moldoveni este incapacitatea de a-i promova corect
produsele i a atrage potenialii cumprtori. Parial aceasta se datoreaz practicilor motenite de pe
timpurile sovietice, cnd cultura abordrii i servirii clienilor efectiv nu exista. Chiar i dup pronunarea
independenei R. Moldova, n mai multe sectoare, de exemplu n agricultur, sarcina principal a
productorului era s produc marf i apoi s-o vnd la acel cumprtor care singur venea la el i i
propunea cel mai mare pre. Productorii din mai multe industrii ale Moldovei nu cunosc cum s caute
cumprtorii i cum acetia trebuie abordai, capacitile de vnzare la ei fiind dezvoltate rudimentar.
Ca rezultat, i comportamentul expozanilor la expoziie des necesit mbuntiri semnificative.
Aici noi am expus cteva reguli de baz, pe care trebuie sa le urmeze reprezentantul companiei care
lucreaz la standul expoziional. Majoritate din ele sunt evidente i in de bunul sim:

Stilul de mbrcminte trebuie s fie corespunztor i anume stilul business. Nu este

ntotdeauna obligatoriu pentru brbai s poarte cravat. Totodat, consumul sau sacoul este
obligatoriu. Acelai lucru este valabil i pentru dame: costum, sau sacou cu fust lung. Este un
lucru evident care, totui, deseori este ignorat de ctre expozanii notri.
De asemenea, reprezentanii companiei trebuie s poarte ecuson cu specificarea clar a
numelui, denumirii companiei i a rii.
n perioada rece a anului v recomandm s avei o pereche de pantofi de schimb. Astfel, vei
arta mai potrivit i vei obosi mai puin.

Nu stai aezai pe scaun. ntmpinai vizitatorii stnd n picioare, dac aceasta permite mrimea
i organizarea standului (uneori mrimea mic a standului nu permite acest lucru). Persoanele
care lucreaz la stand trebuie s fie ntr-o form fizic bun i s fie capabile s stea n picioare
cel puin 70% din timpul zilei i s proiecteze dispoziia bun vizitatorilor.

Zmbii. Oamenii din vest sunt obinuii s zmbeasc i o fa prea ngndurat sau indiferent
nu dispune la cooperare. Artai c suntei bucuros c vizitatorul a atras atenia spre produsul
sau compania dvs. Chiar i un zmbet mai puin natural este cu mult mai bun dect o indiferen
sincer.

Prindei privirea celor care se apropie de standul dvs. Nu neaprat toi cei care s-au apropiat
de stand sunt poteniali cumprtori. Posibil, o parte din ei doar vor studia fugitiv materialele
promoionale i vor merge mai departe. nseamn c nu sunt cumprtorii dvs. Nu trebuie s
srii peste toi care se apropie de stand. n acelai timp, prindei privirea lor i artai
binevoitor i gata s-i ajutai n caz dac vizitatorul ar avea ntrebri. Dac simii c vizitatorul
manifest un interes mai mare dect un simplu trector, trebuie s-l salutai i s-i oferii ajutor.

Nu purtai discuii ndelungate cu ceilali colegi de la stand. Artai interes fa de vizitatori, nu

fa de colegi. Un cumprtor potenial din politee poate s nu doreasc s v ntrerup
discuia cu colegii. n acelai timp, el mai are nc zeci de companii de vizitat i, chiar n pofida
faptului c posibil ar exista un interes iniial fa de produsul dvs., n majoritatea cazurilor nu va
atepta s finisai discuia, ci va merge mai departe.

30

Nu mncai i nu consumai buturi alcoolice la stand. Bineneles c, dac expoziia este

dedicat produselor alimentare sau buturilor alcoolice, atunci degustarea acestor produse este
un element obligatoriu i face parte din promovare. Totodat, ntre degustare i consum abuziv
exist o diferen major.
Nu putem s prevedem toate cazurile posibile. Evident, c uneori, cnd v ntlnii la o expoziie
un client existent, este posibil s consumai o cantitate limitat de alcool n calitate de activitate
de protocol. Totodat, v ndemnm s nu transformai acest lucru ntr-un chef i ncercai s-l
limitai n timp. inei minte: potenialii cumprtori care trec pe lng standul dvs. i observ
acolo o petrecere, nu se vor apropia i i putei considera ca oportuniti ratate. Ai investit
resurse financiare mari nu cu scopul de a rata aceste oportuniti.

Permitei vizitatorilor trectori s strng materialele promoionale de pe suporturile

publicitare. Deseori putei observa aa vizitatori care manifest interes strict pentru materialele
promoionale expuse pe stand i este clar c ei nu doresc s intre n discuie cu reprezentanii
companiei. De obicei astfel de vizitatori trec foarte repede prin stand, colecteaz materialele
promoionale expuse i pleac.
Sfatul nostru: s nu le punei restricii. Este evident c acetia pot fi concureni, sau studeni, sau
ali vizitatori care nu fac parte din auditoriul dvs. int. Totodat, n primul rnd este greu i
necesit un timp i efort suplimentar s-i controlai pe toi aceti vizitatori.
n al doilea rnd, acetia pot fi i reprezentani ai cumprtorilor int. Uneori cumprtorii nu
au suficient timp s vorbeasc cu toi furnizorii sau persoana de decizie nu poate s viziteze
expoziia i atunci vizitatorii colecteaz materialele furnizorilor pentru a-i contacta dup ce
analizeaz aceste materiale n oficiu.
Bineneles c materialele promoionale, costul producerii crora este mare (de exemplu
catalog-uri voluminoase) nu trebuie s fie expuse pe suporturile publicitare pentru
autocolectare, ci nmnate numai acelor vizitatori ce manifest interes real fa de produs.

Rezumnd recomandrile noastre legate de comportamentul la stand, vrem s subliniem idea c

vizitatorului i trebuie transmis un mesaj clar c el este binevenit la stand, i n niciun caz s se creeze
impresia c este un oaspete nepoftit i c acesta poate pe cineva s deranjeze.

Identificarea clienilor int

nainte de participarea la expoziie, trebuie s v construii o imagine clar care este profilul clientului
dvs. int pe care v este interesant s-l abordai. Aceasta depinde de tipul de produs, tipul de expoziie
i prezena sau absena dvs. pe aceast pia int.
Dac deja avei un reprezentat pe piaa int, fie o companie fondat direct de compania dvs. sau o
companie ter, deseori putei organiza mpreun participarea la expoziie sau s participai la standul
partenerului. n acest caz, clienii int vor fi (dac vorbim despre produsele de larg consum) angrositi,
reele de magazine sau chiar magazine independente. Cu alte cuvinte: cumprtorii care au nevoie de
marfa deja vmuit i livrat n ar.
31

n cazurile produselor mai scumpe (de exemplu, mobil) i a expoziiilor deschise pentru publicul larg,
clientul int care trebuie abordat poate fi chiar i consumatorul final. Bineneles, aceasta este valabil
dac avei o companie care deja v reprezint pe aceast pia.
n majoritatea cazurilor, productorii particip la expoziiile internaionale atunci cnd ei nu au un
reprezentant unic sau au mai muli parteneri de talie medie. n aceste circumstane productorul
trebuie s se concentreze pe acele companii, care pot s procure cantiti mari i pot perfecta vmuirea
mrfurilor, adic pe importatori.
Deseori productorii moldoveni de mrfuri de larg consum intesc s stabileasc o colaborare direct cu
reelele de supermarketuri, eliminnd lanul de intermediari, cu sperana de a obine preturi mai bune
direct de la cumprtor. Teoretic, aceast abordare este corect. Problema, ns, const n faptul c
deseori productorii din Moldova nu pot face fa condiiilor de lucru cu reelele de supermarket-uri.
n primul rnd aceasta se refer la refuzul supermarket-urilor de a face un import direct al produsului, i
dorina de a procura marfa deja vmuit de la o companie local. Aceast abordare l protejeaz pe
cumprtorul care poate s napoieze marfa dac ea nu corespunde cerinelor de calitate (ce este mult
mai complicat de fcut dac supermarket-ul de sine stttor import marf).
Deseori reelele de supermarket-uri prefer s lucreze cu furnizorii care au un sortiment mai larg de
produse, ceea ce productorii notri nu ntotdeauna pot oferi.
Des o reea de supermarket-uri nu are un centru logistic propriu si solicit livrri separate la fiecare din
magazin, solicitare imposibil de satisfcut de ctre exportator.
De asemenea, productorii din Moldova des nu vor s accepte condiiile de plat i de livrare, impuse de
ctre reeaua de supermarket-uri.
n aceste condiii este logic s lucrai prin intermediul angrosistului care perfecteaz importul.
Intermediarul este deseori vzut de ctre productori din poziie negativ, ca un subiect care le
micoreaz profitul potenial. Totodat, uneori fr veriga intermediarului intrarea pe pia nu este
posibil.
n concluzie, recomandm productorilor de mrfuri de larg consum, n cazul n care ei nu au un
reprezentant oficial pe piaa int, s-i focuseze eforturile pe stabilirea relaiilor n primul rnd cu
distribuitorii.

Negocierea condiiilor de plat

Din momentul cnd furnizorul i cumprtorul au ajuns la un numitor comun privind cantitatea,
calitatea i modalitatea de livrare a produsului, cea mai sensibil ntrebare devine cea referitoare la
condiiile de plat, adic cine i asum riscul.
Aici vom face o remarc: practic n toate domeniile, n special pentru mrfurile de larg consum,
cumprtorii mari nu fac achitri n avans.
Exist mecanisme prin care teoretic furnizorul poate s se asigure de riscul neachitrii din partea
cumprtorului. Noi vorbim despre aa instrumente, precum sunt acreditivul sau factoringul. Totodat
utilizarea acestor instrumente n practic este foarte limitat. Cauzele principale sunt:
32

Pentru pieele competitive, unde adaosurile comerciale sunt mici, costul instrumentului de
asigurare (cteva procente din valoarea vnzrii) poate fi foarte nalt i s rezulte n scderea
nivelului de competitivitate a produsului sau scderea semnificativ a rentabilitii afacerii.
Cumprtorii mari i alintai pur i simplu nu vor s-i mreasc volumul de lucru legat de
prelucrarea tranzaciilor, care implic utilizarea acestor instrumente. Aceste companii de obicei
au zeci de furnizori poteniali care sunt gata se le livreze marf cu achitarea la termen i
cumprtorii, respectiv, nu vd necesitatea de a schimba modul n care opereaz.
Aceste instrumente nu-l protejeaz pe furnizor n cazurile cnd marfa nu corespunde calitii
stipulate n contract. Totodat, pentru unele produse pretextul calitii necorespunztoare este
des utilizat pentru a napoia marfa comandat n exces.

n concluzie putem spune c, dac dorii s lucrai cu un cumprtor mare i cunoscut, fii gata s
acceptai plata la termen. Pentru majoritatea produselor acest termen se ncadreaz ntre 15-90 zile din
momentul livrrii (media fiind de 3-6 sptmni). Totodat, nainte s semnai contractul (ceea ce de
obicei se face dup expoziie) trebuie s studiai ce reprezint cumprtorul potenial. Mult informaie
este disponibil pe internet, mai ales ce ine de companiile mai mari.
Alternativ, pentru mai multe produse (de exemplu pentru produsele alimentare) putei s v asigurai
plata colabornd cu companiile intermediare care preiau deasupra lor riscul de neachitare, totodat
micornd preul i profitabilitatea dvs.
Deseori, chiar i intermediarii solicit posibilitatea de a plti la termen. n general, dac cumprtorul
din start v arat disponibilitatea de a face achitri n avans, aceasta trebuie s v trezeasc suspiciuni:
posibil c preul oferit de dvs. este prea mic sau sunt alte nuane pe care nu le-ai luat n calcul.

Personal auxiliar
n timpul expoziiei putei avea nevoie de personal auxiliar, care l putei angaja pe loc. Organizatorii
expoziiei v pot oferi informaie referitor la companiile care presteaz astfel de servicii. Putem
identifica urmtoarele cazuri (n afar de serviciile de traducere), cnd avei nevoie de personal auxiliar:

Atunci cnd amplasarea standului nu este foarte reuit i trebuie s direcionai la stand un flux
mai mare de vizitatori. n acest caz putei angaja civa promotori care vor sta n locuri
aglomerate (dar ct mai apropiate de standul dvs.) i vor invita vizitatorii s se apropie de
standul dvs. n acest caz trebuie s-i pregtii din timp i s-i aprovizionai pe aceti promotori cu
materiale promoionale de format mic (flyer) cu cteva argumente foarte succinte i clare care
vor convinge trectorii s v viteze standul.
La expoziiile care sunt destinate publicului larg, o mare parte din vizitatori pot s fie
consumatorii finali i s nu reprezinte interes pentru managerii companiei. n acest caz este
necesar o filtrare prealabil a respondenilor i se angajeaz personalul de prim linie. Aceti
angajai temporari sunt instruii s identifice i s-i filtreze pe clienii poteniali corporativi i s-i
direcioneze ctre reprezentanii companiei. n acelai timp ei sunt instruii s ofere publicului
larg, care este cointeresat de produs, informaii de baz, i s le distribuie materialele
promoionale.

33

Eficiena ntlnirilor
Expoziia este un loc unde mii de cumprtori se ntlnesc cu mii de vnztori pe parcursul a ctorva zile.
Fiecare participant dorete s obin rezultate maxime n aceast perioad scurt. Eficiena lucrului la
expoziie depinde n mare parte de numrul de ntlniri cu potenialii parteneri.
Experiena noastr arat c n mediu la expoziie o ntlnire ntre furnizor i potenial cumprtor
dureaz n jur de 10-15 minute. Prile fac schimb de crile de vizit, materiale promoionale i
informaii principale, minimum necesare pentru a lua decizie de colaborare ulterioar dup finalizarea
expoziiei.
ntre companiile care pentru prima dat au fcut cunotin la expoziie, foarte rar la prima ntlnire se
discut ncheierea contractului. De regul la aceast ntlnire oamenii i fac primele impresii vizavi de
potenialul partener. La aceast etap scopul productorului este ca partenerul de discuie s-i fac
remarca n agenda lui ca s v contacteze dup expoziie. Rareori contractele se ncheie n timpul
expoziiei.
Un alt tip de ntlniri sunt ntlnirile cu actualii parteneri i clieni. Aceste ntlniri, n afar de discuii de
actualizare a termenilor de colaborare, preurilor, volumelor, etc., includ i elemente de socializare. Ele
de regul dureaz semnificativ mai mult dect ntlnirile cu alte companii. Pentru eficientizarea utilizrii
timpului v recomandm s v programai ntlnirile cu partenerii actuali pentru sfritul zilei
expoziionale.
Exist i un alt tip de vizitatori - acei care efectiv v fur timpul i discuiile cu care pot dura mult timp,
dar fr realizri ulterioare concrete.
Unii din ei pot fi vntori pentru mostre. Ei pot s v povesteasc o mulime de istorii, s fac un
spectacol ntreg i s manifeste un eventual interes pentru colaborare, ns scopul lor real este s obin
ct mai multe mostre pentru consum personal. Pe aceti vizitatori i putei identifica relativ uor
deoarece ei nu cunosc n detalii specificul afacerii.
Alt tip de vizitatori care v fur timpul sunt acei vizitatori care nu au experien n sectorul dvs. dar
aceast afacere le pare profitabil i ei vor s o ncerce. Aceti oameni pot avea alte afaceri sau afirm c
au legturi i v pot ajuta cu iniierea colaborrii cu companii importante din domeniu. Acest tip de
vizitatori de obicei necesit cel mai mult timp pentru discuii, deoarece ncercnd s ntre n esena
afacerii, ei dau multe ntrebri i necesit multe clarificri.
Cu acest tip de vizitatori este plcut s discui fiindc ei de obicei arat un interes sporit fa de produsul
dvs., spre deosebire de majoritatea vizitatorilor profesioniti, ceea ce nu poate s nu-i plac
expozantului. Totodat, chiar dac aceti oameni ntr-adevr pot avea cunotine personale cu persoane
de decizie n companii importante din domeniu, este puin probabil c aceste legturi se vor fructifica
ntr-o colaborare real. Problema este c adugarea unui centru de cost adiional (aceast persoan
intermediar) n lanul valoric diminueaz competitivitatea produsului dvs. n comparaie cu produsele
concurenilor. Experiena noastr arat c ansele de a materializa astfel de cunotine ntr-o relaie
comercial sunt apropare nule.
Recomandarea noastr este s scurtai la maxim discuiile cu vizitatorii cu potenial redus de colaborare,
deoarece aceste discuii se desfoar n detrimentul discuiilor cu cumprtorii reali.

34

Colectarea informaiei n timpul expoziiei

n timpul discuiilor cu potenialii parteneri, v recomandm s avei un caiet la paginile cruia vei ataa
crile de vizit ale interlocutorului i vei face alturi notie succinte despre coninutul discuiei. Aceasta
poate include urmtoarele informaii:

ce reprezint compania, specificul, mrimea, etc.;

pentru care produse s-a manifestat interes;
ce volume poteniale de livrri au fost discutate; modul, promptitudinea i periodicitatea
livrrilor;
care sunt cerinele fa de calitate, parametrii tehnici, certificare, ambalare, etichetare (dac
sunt necesare anumite modificri);
preul i termenele de plat;
paii urmtori (de expediat oferta; de contactat peste cteva zile dup expoziie; de calculat
costul transportului; fr o nelegere concret, etc.)

Dac dvs. sau interlocutorul dvs. nu avei suficient timp i unele discuii se petrec foarte repede, putei
s scriei chiar pe cartea de vizit a vizitatorului comentarii foarte succinte, de genul: de analizat costul
si variantele de transport pn n Praga sau interesat n suc concentrat de mere, etc. Este foarte
important s notai mcar succint informaia ce contureaz interesul interlocutorului, fiindc n caz
contrar, utilitatea crilor de vizit colectate n timpul expoziiei va fi foarte mic.
inem s repetm c semnarea contractului n timpul expoziii este mai degrab o excepie dect o
regul. Valorificarea real a participrii la expoziie se face dup finisarea evenimentului prin abordarea
corect a informaiei colectate.

Mostrele
La sfritul expoziiei produsele mostre pot fi utilizate n modul urmtor:

produsele de larg consum pot fi vndute vizitatorilor dac expoziia se petrece n format de trg
i acest lucru se permite de ctre organizatori;
distribuite gratis ntre vizitatori, dac costul returnrii lor n ar este mai mare dect costul
acestora (de asemenea pentru produse le larg consum);
predate ambasadei R. Moldova pentru evenimentele de promovare organizate de ctre
ambasad (dac exist ambasada Moldovei n ara respectiv);
returnate n Moldova, dac produsul a fost introdus n ar sub regim de import temporar (e
valabil pentru produsele scumpe, echipament, etc.)

Procesarea informaiei dup expoziie

Dup terminarea expoziiei i ntoarcerea acas, trebuie s introducei informaia din caieel fie n
sistemul dvs. CRM (sistemul de Management al Relaiilor cu Clienii) fie ntr-un simplu fiier Excel cu
cteva coloane ce conin informaia despre: denumirea companiei; ara; adresa; numele i funcia
persoanei de contact; datele de contact (telefon, e-mail, pagina web); informaia succint despre
interesul companiei i momentele principale ale discuiei.

35

Dup aceasta, nu mai trziu de 2 sptmni dup terminarea expoziiei trebuie s luai legtura cu toate
companiile cu care exist posibiliti eventuale de colaborare. Expediai oferta comercial celor crora
le-ai promis s-o facei, calculai costul transportrii pentru destinaiile noi de unde au parvenit solicitri,
studiai posibilitile de a modifica produsul n conformitate cu cerinele importatorului, invitai pe cei
mai buni poteniali cumprtori s fac o vizit n Moldova. Cu alte cuvinte, facei tema pentru acas
n aa mod n care nicio posibilitate real de a gsi un cumprtor potenial i dorit s nu scape.
V ndemnm s nu v descurajai dac nu ai reuit s semnai contracte cu mai muli poteniali
cumprtori, chiar dac eventual toate momentele au fost negociate i par a fi agreate de ambele pri.
Deseori cumprtorii, n special dac ei reprezint companii mari i bine poziionate pe pia, nu se
grbesc s ncheie contract cu un furnizor nou dup prima ntrevedere.
O recomandare adiional este ca dup expoziie s v facei un raport succint care va include impresii
proaspete despre expoziie, i anume: ce trebuie mbuntit n produs sau n procesul de afacere c s
avei o ofert mai competitiv, care sunt cerinele cumprtorilor, care sunt tendinele pieii, ce fac
concurenii. Acest raport va fi util pentru planificarea ulterioar a afacerilor.

36

6. CUVNT DE NCURAJARE
Participarea la expoziie este cea mai bun metod de a gsi cumprtorii strini pentru majoritatea
tipurilor de produse. Aceast afirmaie este valabil cel puin pentru aa produse moldoveneti precum
sunt: produsele alimentare procesate, fructele proaspete, vinurile, hainele, nclmintea i mobila. De
asemenea, aceasta este cea mai eficace metod de a evalua competitivitatea produsului, de a analiza
reacia i cerinele pieei i de a afla ce caracteristice ale produsului trebuie mbuntite.
Cnd participai la expoziie, trebuie s inei cont de faptul c reprezentani ai mai multor culturi sau
naiuni nu sunt predispui s lanseze colaborare dup prima ntrevedere cu un potenial partener. De
exemplu, aceasta este caracteristic pentru omenii de afaceri din Germania sau China. Deseori este
necesar s v ntlnii cu potenialii cumprtori de cteva ori la expoziiile internaionale nainte ca s
obinei de la ei prima comand. Astfel, potenialii cumprtori se conving c nu suntei o companie
ocazional, c suntei serioi i activai de mai muli ani n domeniu. Cu alte cuvinte, prin participarea
consecutiv la expoziii internaionale cptai ncrederea potenialilor parteneri.
n special aceasta se refer la participarea la cele mai importante expoziii din domeniu, la care ncearc
s participe, sau cel puin s viziteze, orice companie major care activeaz n acest sector. n fiecare
industrie sunt asemenea expoziii principale. Majoritatea celor mai importante expoziii europene se
desfoar n Germania. De exemplu, astfel de expoziii sunt Prowein din Dusseldorf pentru vinuri,
Fruitlogistica din Berlin pentru fructe i legume proaspete, Anuga din Kln pentru produsele alimentare
procesate i CeBIT din Hanovra pentru domeniul tehnologiilor informaionale.
Bineneles c, cu ct mai mare este numrul de expoziii internaionale la care participai anual, cu att
mai multe anse avei s gsii cumprtori. Totodat, nelegem perfect c participarea la expoziii este
un lucru costisitor i investiiile n aceste aciune de promovare deseori se rscumpr ntr-o perioad
mai ndelungat. n acest context, dac nu v putei permite s participai la mai multe expoziii, v
ndemnm s alegei cel puin una din cele mai importante i s participai la ea n fiecare an.
Actualmente exist mai multe posibiliti de a micora povara financiar prin co-finanarea acestor
activiti din partea diferitor donatori internaionali sau bugetului Republicii Moldova. n ultimii ani mai
multe proiecte internaionale co-finaneaz participarea cu standul naional al Moldovei la unele
expoziii principale din diferite sectoare, precum sunt produse alimentare, vinuri, industria uoar,
industria grea, turism, .a. n unele cazuri aportul financiar al sponsorilor poate ajunge pn la 80% din
costurile totale ale participrii la expoziie.
Indiferent dac participai la expoziie n cadrul standului naional sau de sine stttor, formula de
succes la expoziii este simpl i este alctuit din dou componente de baz:

avei producie n cantiti necesare, care este competitiv la calitate i pre pe piaa care dorii
s ptrundei;
ntreprindei msuri corecte i lucrai activ n faza pregtirii expoziiei, n timpul desfurrii i
dup finisarea ei.

Aadar, dac credei c sunt anse c produsul dvs. poate fi solicitat pe pia, v recomandm s facei
acest pas i s participai la expoziie pentru prima dat.

37

ANEXA 1. Expoziii internaionale relevante pentru

exportatorii din Moldova
Reieind din experiena noastr i din specificul exportului din Republica Moldova, v propunem cteva
expoziii principale, care sunt dup prerea noastr relevante exportatorilor moldoveni, n dependen
de sector i pieele prioritare. Sectoarele selectate n acest document sunt prioritare pentru ar fie prin
potenialul nalt de venituri (produsele cu valoarea adugat nalt), fie prin importana lor social
(numrul de angajai n sector). De asemenea, au fost luate n consideraie regiunile prioritare pentru
promovarea exporturilor. Nu pretindem c aceast list cuprinde absolut toate expoziiile importante,
ns v-am prezentat cele mai relevante din ele, dup prerea noastr. Datele referitoare la indicatorii
expoziiilor sunt luate pentru anii 2014 - 2015 de pe site-ul www.auma.de.

Vinuri
ProWein
Cea mai important expoziie profesionist pentru vinuri i buturi tari din Europa. Orice productor de
vinuri care are aspiraii la vnzri n Europa trebuie s participe la aceast expoziie, deoarece la ea vin
cumprtori din toate rile Europei i alte regiuni ale lumii.
Ora i ara:
Dusseldorf, Germania
Perioada i durata:
anual; martie; durata 3 zile
Suprafaa expoziional:
128 mii m.p.
Numr de vizitatori:
52 mii
Vizitatori strini:
39%
Vizitatori profesioniti (B2B):
94%
Expozani strini:
84%
Website:
www.prowein.de

VINEXPO - International Wine and Spirits Exhibition

Este o expoziie european important n domeniul vinului i a buturilor alcoolice.
Ora i ara:

Bordeaux, Frana

Perioada i durata:

o dat la 2 ani (ultima fiind n 2015); iunie; durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

37 mii m.p.

Numr de vizitatori:

50 mii

Vizitatori strini:

38%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

45%

Website:

www.vinexpo.fr

38

London International Wine Fair

Piaa Regatului Unit este mai specific comparativ cu piaa Europei continentale. Companiile care doresc
s cucereasc aceast pia trebuie s participe la expoziia dat. Vizitatorii sunt n mare parte
cumprtorii B2B din Marea Britanie.
Ora i ara:

Londra, Marea Britanie

Perioada i durata:

anual; mai; durata 3 zile

Numr de vizitatori:

11 mii

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

N/A

Website:

www.londonwinefair.com

Fructe proaspete
Fruit Logistica
Fruitlogistica este o expoziie european principal n domeniul comercializrii fructelor i legumelor
proaspete i echipamentului de cretere, prelucrare i pstrare a acestor produse. Este o platform
absolut obligatorie pentru orice exportator care intete piaa Europei. Toi cei mai importani
cumprtori i vnztori de fructe din Europa (i alte pri ale lumii) viziteaz sau particip la aceast
expoziie.
Ora i ara:

Berlin, Germania

Perioada i durata:

anual; februarie; durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

120 mii m.p.

Numr de vizitatori:

72 mii

Vizitatori strini:

82%

Vizitatori profesioniti (B2B):

98%

Expozani strini:

91%

Website:

www.fruitlogistica.de

WorldFood Moscow
Aceasta este expoziia dedicat produselor alimentare. Este o oportunitate pentru productorii din
Moldova de a expune fructele proaspete, fiindc se desfoar n sezonul de recoltare. Este posibil i
expunerea produselor alimentare procesate (totodat, pentru aceste produse mai reuit este alt
expoziie, anume Prodexpo). Expoziia Worldfood este focusat mai mult pe piaa Rusiei cu toate c o
viziteaz i cumprtorii din alte ri (preponderent din rile CSI).
Ora i ara:

Moscova, Federaia Rus

Perioada i durata:

anual; septembrie; durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

25 mii m.p.

Numr de vizitatori:

30 mii

Vizitatori strini:

16%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

70%

Website:

www.worldfood-moscow.com

39

WOP Dubai -World of Perishables

Expoziia este relativ nou (din anul 2009) dar deja a devenit platforma important pentru comercializarea
fructelor, i altora produse perisabile, n Emiratele Arabe Unite i regiunea Orientului Mijlociu (pieele cu
potenial nalt pentru fructele moldoveneti)
Ora i ara:

Dubai, Emiratele Arabe Unite

Perioada i durata:

anual; noiembrie; durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

6 mii m.p.

Numr de vizitatori:

5 mii

Vizitatori strini:

32%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

86%

Website:

www.wop-dubai.com

Produse alimentare procesate

Prodexpo
Prodexpo este cea mai important expoziie pentru produsele alimentare din Rusia si spaiul CSI, n special
ce ine de produsele procesate. De asemenea, este cea mai important expoziie pentru vinuri i buturi
alcoolice din Rusia. La expoziie sunt de asemenea expuse i fructe proaspete, dar n proporie mai mic n
comparaie cu expoziia Wordlfood.
Ora i ara:

Moscova, Federaia Rus

Perioada i durata:

anual; februarie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

100 mii m.p.

Numr de vizitatori:

55 mii

Vizitatori strini:

13%

Vizitatori profesioniti (B2B):

96%

Expozani strini:

36%

Website:

www.prod-expo.ru

Anuga
Anuga este cea mai important expoziie european i una din cale mai importante n lume pentru
produsele alimentare procesate. Este absolut necesar s participai la aceast expoziie dac planificai s
ptrundei pe pieele europene cu produse alimentare. Aceast expoziie este organizat o dat la doi ani
i analogul ei n anii n care ea nu se petrece, este expoziia Sial n Paris ( la fel organizat o dat la doi ani).
Ora i ara:

Kln, Germania

Perioada i durata:

o dat la doi ani (ultima data n 2015); octombrie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional total:

260 mii m.p.

Numr de vizitatori:

160 mii

Vizitatori strini:

70%

Vizitatori profesioniti (B2B):

94%

Expozani strini:

89%

Website:

www.anuga.de

40

Sial
Sial este a doua dup importan expoziie european dedicat produselor importante i substituie Anuga
n anii cnd ea nu se desfoar. Dup posibilitate recomandm participarea i la aceast expoziie.
Ora i ara:

Paris, Frana

Perioada i durata:

o dat la doi ani (ultima data n 2014); octombrie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

120 mii m.p.

Numr de vizitatori:

155 mii

Vizitatori strini:

70%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

85%

Website:

www.sial.fr

Gulfood
Aceast expoziie, dedicat produselor alimentare, este o poart de intrare pe piaa Emiratelor Arabe
Unite i a ntregii regiuni a Golfului Persic, deoarece Dubai este centrul comercial i logistic al regiunii.
Participarea la aceast expoziie este mai mult recomandat productorilor de produse alimentare
procesate. Fructele proaspete de asemenea sunt prezente la expoziie, dar din cauza perioadei de
desfurare (luna februarie), oferta lor din Moldova este limitat.
Ora i ara:

Dubai, Emiratele Arabe Unite

Perioada i durata:

anual; februarie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

N/A

Numr de vizitatori:

85 mii

Vizitatori strini:

64%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

N/A

Website:

www.gulfood.com

Riga Food
Aceast expoziie este o platforma bun pentru a promova produsele alimentare n rile Baltice.
Ora i ara:

Riga, Letonia

Perioada i durata:

anual; septembrie; durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

18 mii m.p.

Numr de vizitatori:

38 mii

Vizitatori strini:

N/A

Vizitatori profesioniti (B2B):

70%

Expozani strini:

17%

Website:

www.rigafood.com

41

mbrcminte
Premier Vision Manufacturing (fost Zoom by Fatex)
Premier Vision Manufacturing este denumirea uneia din cinci expoziii dedicate mbrcmintei i modei,
care se desfoar simultan sub aceiai denumire cu umbrela Premier Vision. Aceast expoziie este una
principal n Europa pentru plasarea comenzilor pentru confecia hainelor, n special pentru expozanii din
Europa de Est, serviciile crora sunt mai scumpe dect serviciile companiilor din Asia.
Ora i ara:

Paris, Frana

Perioada i durata:

de dou ori pe an (februarie i septembrie); durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

N/A

Numr de vizitatori:

58 mii

Vizitatori strini:

71%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

61%

Website:

www.premierevision.com

WHO'S NEXT Prt Porter

Este o expoziie important din Europa pentru colecii de haine.
Ora i ara:

Paris, Frana

Perioada i durata:

de dou ori pe an (ianuarie i septembrie); durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

68 mii m.p.

Numr de vizitatori:

60 mii

Vizitatori strini:

40%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

62%

Website:

www.whosnext.com

Central Asia Fashion

Este o expoziie pentru vnzarea coleciilor de haine pe piaa Kazahstanului, care este interesant pentru
productorii din Moldova.
Ora i ara:

Almaty, Kazahstan

Perioada i durata:

de dou ori pe an (martie i septembrie); durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

3 mii m.p.

Numr de vizitatori:

4 mii

Vizitatori strini:

6%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

89%

Website:

www.centralasiaexpo.kz

42

CPM - Collection Premier Moscow

CPM este o expoziie important de colecii de haine pentru piaa Rusiei.
Ora i ara:

Moscova, Federaia Rus

Perioada i durata:

de dou ori pe an (februarie i august); durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

50 mii m.p.

Numr de vizitatori:

17 mii

Vizitatori strini:

15%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

65%

Website:

www.cpm-moscow.com

nclminte, accesorii i bijuterii

GDS - Global Destination for Shoes & Accessories
GDS este cea mai important expoziie de nclminte i accesorii din piele din Europa. n paralel cu ea se
desfoar i expoziia pentru productorii de nclminte sub marc privat (private label).
Ora i ara:

Dusseldorf, Germania

Perioada i durata:

de dou ori pe an (februarie i iulie); durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

100 mii m.p.

Numr de vizitatori:

16 mii

Vizitatori strini:

47%

Vizitatori profesioniti (B2B):

97%

Expozani strini:

75%

Website:

www.gds-online.com; www.tag-it-show.com

MosShoes
Cea mai important expoziie de nclminte, geni i accesorii din Rusia.
Ora i ara:

Moscova, Federaia Rus

Perioada i durata:

de 4 ori pe an (ianuarie, martie, iunie, septembrie); durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

30 mi m.p.

Numr de vizitatori:

12 mii

Vizitatori strini:

10%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

34%

Website:

www.mosshoes.com

43

Bijorhca Paris
Bijorhca este cea mai mare expoziie din Europa pentru accesorii din industria modei.
Ora i ara:

Paris, Frana

Perioada i durata:

de dou ori pe an (ianuarie i septembrie); durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

N/A

Numr de vizitatori:

13 mii

Vizitatori strini:

50%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

51%

Website:

www.bijorhca.com

Mobil
IMM Cologne International Interiors Show
Aceasta este una din cele mai mari expoziii de mobil din Europa. Expoziia este destinat att
comprtorilor profesioniti de mobil (care constituie 70% din vizitatori) ct i cumprtorilor individuali
din Germania. O mare parte din cumprtorii profesioniti (30%) vin din alte ri ale Europei.
Ora i ara:

Kln, Germania

Perioada i durata:

anual; ianuarie; durata 7 zile

Suprafaa expoziional:

270 mii m.p.

Numr de vizitatori:

149 mii

Vizitatori strini:

30%

Vizitatori profesioniti (B2B):

70%

Expozani strini:

64%

Website:

www.imm-cologne.de

Salone Internazionale del Mobile

Aceasta este una din cele mai importante expoziii de mobil din Europa. Majoritatea vizitatorilor sunt
cumprtori profesioniti din mai multe ri ale Europei.
Ora i ara:

Milano, Italia

Perioada i durata:

anual; aprilie; durata 6 zile

Suprafaa expoziional:

240 mii m.p.

Numr de vizitatori:

310 mii

Vizitatori strini:

63%

Vizitatori profesioniti (B2B):

88%

Expozani strini:

25%

Website:

http://www.salonemilano.it/en/manifestazioni/salone-internazionaledel-mobile.html

44

BIFE-SIM
BIFE-SIM este o expoziie care tradiional este important pentru productorii de mobil din Moldova din
cauza proximitii pieii. Expoziia este una local i totalmente destinat cumprtorilor profesioniti
locali.
Ora i ara:

Bucureti, Romnia

Perioada i durata:

anual; septembrie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

30 mii m.p.

Numr de vizitatori:

21 mii

Vizitatori strini:

1%

Vizitatori profesioniti (B2B):

92%

Expozani strini:

12%

Website:

www.bife.ro

Industria grea
Hannover Messe
Hannover Messe este cea mai mare i cea mai important expoziie pentru industria grea din Europa. O
mare parte din vizitatori sunt profesionitii din mai mult ri ale Europei i a lumii.
Ora i ara:

Hanovra, Germania

Perioada i durata:

anual; aprilie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

400 mii m.p.

Numr de vizitatori:

215 mii

Vizitatori strini:

30%

Vizitatori profesioniti (B2B):

95%

Expozani strini:

58%

Website:

www.hannovermesse.de

AMB
Aceast expoziie este dedicat produselor de procesare a metalului i se desfoar o dat la doi ani.
Evenimentul este focusat primordial pe piaa Germaniei.
Ora i ara:

Stuttgart, Germania

Perioada i durata:

o dat la doi ani (ultima a fost n 2014); septembrie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

110 mii m.p.

Numr de vizitatori:

90 mii

Vizitatori strini:

15%

Vizitatori profesioniti (B2B):

98%

Expozani strini:

26%

Website:

www.amb-messe.de

45

Intec, Z
n aceeai perioad i locaie, o dat la doi la Leipzig se desfoar dou expoziii: Intec (pentru produsele
de procesare a metalului) i Z (Expoziia de subcontractare a producerii pieselor, componentelor,
modulelor i tehnologiilor). Expoziiile sunt focusate pe piaa Germaniei.
Ora i ara:

Leipzig, Germania

Perioada i durata:

o dat la doi ani (ultima a fost n 2015); martie; durata 4 zile

Suprafaa expoziional:

50 mii m.p. (10 mii m.p. pentru Z)

Numr de vizitatori:

22 mii (10 mii)

Vizitatori strini:

6% (14%)

Vizitatori profesioniti (B2B):

97%

Expozani strini:

10% la Intec; 33% la Z

Website:

http://www.messe-intec.com ; http://www.subcontractingfair.com/

GACS (Global Automotive Components and Suppliers)

GACS este una din principalele expoziii din Germania pentru furnizorii din industria auto. La aceast
expoziie se recomand participarea acelor companii din Moldova, care se ocup cu procesarea metalului,
injecii de mas plastic, producerea articolelor din poliuretan, cablurilor i altor componente utilizate la
producerea autovehiculelor.
Ora i ara:

Stuttgart, Germania

Perioada i durata:

anual; iunie; durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

N/A

Numr de vizitatori:

11 mii

Vizitatori strini:

N/A

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

N/A

Website:

http://www.globalautomotivecomponentsandsuppliersexpo.com

Metalloobrabotka
Aceasta este cea mai important expoziie din Rusia pentru companiile care se ocup cu procesarea
metalului.
Ora i ara:

Moscova, Federaia Rus

Perioada i durata:

anual; mai; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

70 mii

Numr de vizitatori:

26 mii

Vizitatori strini:

7%

Vizitatori profesioniti (B2B):

93%

Expozani strini:

48%

Website:

www.metobr-expo.ru

46

MSV
Aceasta este ce mai important expoziia din Europa de Est pentru companiile care se ocup cu procesarea
metalului.
Ora i ara:

Brno, Republica Ceh

Perioada i durata:

anual; octombrie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

40 mii m.p.

Numr de vizitatori:

75 mii

Vizitatori strini:

9%

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

39%

Website:

www.bvv.cz/msv

Turism
ITB Berlin
ITB Berlin este cea mai important expoziie din lume dedicat turismului. Aproape jumtate din vizitatori
sunt cei profesioniti, cealalt jumtate sunt persoane fizice din Germania. Aceasta nseamn c expoziia
dat este focusat att pe clienii internaionali corporativi, ct i pe clienii finali din Germania.
Ora i ara:

Berlin, Germania

Perioada i durata:

anual; martie; durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

160 mii m.p.

Numr de vizitatori:

172 mii

Vizitatori strini:

39%

Vizitatori profesioniti (B2B):

54%

Expozani strini:

78%

Website:

www.itb-berlin.de

WTM (World Travel Market)

WTM este una din cele mai importante expoziii profesioniste din Europa dedicat turismului.
Ora i ara:

Londra, Marea Britanie

Perioada i durata:

anual; noiembrie; durata 3 zile

Suprafaa expoziional:

42 mii m.p.

Numr de vizitatori:

37 mii

Vizitatori strini:

N/A

Vizitatori profesioniti (B2B):

100%

Expozani strini:

N/A

Website:

www.wtmlondon.com

47

Tehnologii informaionale
CeBIT
CeBIT este cea mai mare i cea mai important expoziie din domeniul tehnologiilor informaionale din
Europa. Totodat, n afar de aceast expoziie, exist zeci de expoziii tematice, care uneori pot fi mai
potrivite pentru o companie din sectorul TI, n dependen de experiena acumulat n anumite industrii.
Ora i ara:

Hanovra, Germania

Perioada i durata:

anual; aprilie, durata 5 zile

Suprafaa expoziional:

240 mii m.p.

Numr de vizitatori:

190 mii

Vizitatori strini:

21%

Vizitatori profesioniti (B2B):

88%

Expozani strini:

51%

Website:

www.cebit.de

48