Procedura

Procesul de aprovizionare

1 SCOP
Prezenta procedură are drept scop ţinerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea să
fie conforme cu cerinţele specificate şi pentru a stabilii o metodologie de evaluare şi de selectare a furnizorilor
pe baza capabilităţilor de a furniza produse conforme cu cerinţele ENVICONS CITC.

2 DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedură se aplică în ENVICONS CIT, pentru următoarele activităţi:
a) achiziţionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea produselor,
proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.
b) subcontractarea unor activităţi şi/sau servicii care afectează calitatea produselor, proceselor
transferului tehnologic şi serviciilor oferite de ENVICONS CIT.
c) achiziţionarea de echipamente, utilaje şi materiale utilizate în activitatea de transfer, producţie
sau pentru inspecţii şi încercări.

3 DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI
3.1 Definiţii
3.1.1 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definiţiile conţinute în referenţialul SR EN ISO 9000:2006,
SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITĂŢII. Principii fundamentale şi vocabular

3.2 Prescurtări
3.2.1 ENVICONS – S.C. ENVICONS CONSULTING S.R.L.
3.2.2 ENVICONS CIT – Centrul De Informare Tehnologica ENVICONS CIT
3.2.3 LFA – LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI
3.2.4 CEF – Chestionar de evaluare a furnizorilor
3.2.5 CA – Comanda de aprovizionare
3.2.6 NA – Necesar de Aprovizionare

4 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular
4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
4.3 Manualul calităţii, cod: MC - ENVICONS CIT – 01
4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO – 4.2.3/1
4.5 Procedura: Controlul înregistrărilor, cod: AC – PS – 4.2.4

5 DESCRIEREA PROCEDURII
5.1 Procesul de aprovizionare
5.1.1 Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectuării unor achiziţii, se
stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie achiziţionate, precum şi serviciile sau
lucrările ce trebuie subcontractante.
5.1.2 În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente, echipamentele, utilajele sau pentru
subcontractările de activităţi sau de servicii - necesare pentru realizarea contractelor, întocmeşte înregistrarea
denumită NECESAR DE APROVIZIONARE, care conţine cel puţin următoarele informaţii:
- identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate;
 - termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrărilor subcontractate;
- subcontractanţii potenţiali;
- condiţii de calitate pentru produse, servicii, lucrări subcontractate;
- condiţii impuse pentru subcontractanţi;
- ediţiile aplicabile ale specificaţiilor şi desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar).
5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de ENVICONS CIT sunt conforme cu cerinţele specificate în
NECESARUL DE APROVIZIONARE
5.1.4 ENVICONS CIT face aprovizionarea cu produse şi servicii numai de la furnizorii incluşi în Lista
furnizorilor acceptaţi.
5.1.5 În ENVICONS CIT potenţialii furnizori de materiale, de produse şi / sau servicii sunt selectaţi şi incluşi
în LFA în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A
FURNIZORILOR, luând în considerare şi abilitatea acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în
concordanţă cu cerinţele specificate.
5.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor, produselor şi / sau
serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.2 Informaţii referitoare la aprovizionare
5.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE APROVIZIONARE;
5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul, produsul/serviciul
comandat, iar atunci când se consideră necesar, cuprinde şi:
- identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucrării
subcontractante;
- cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;
- cerinţe pentru calificarea personalului;
- metode de recepţie şi criterii de acceptare;
- cerinţe pentru sistemul de management al calităţii.
5.2.3 Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura că datele
conţinute de acestea sunt corecte şi complete.
5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat
5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPŢIE (numită prin
decizie), în vederea asigurării că produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate.
5.3.2 În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca furnizorul să elaboreze
şi să implementeze un plan al calităţii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în
cauză, sau dacă sunt necesare anumite verificări efectuate de reprezentanţii ENVICONS CIT la sediul
furnizorului, pe fluxul de transfer şi fabricaţie al acestuia sau la final.
5.3.3 În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE APROVIZIONARE sunt
precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de eliberare a produsului.
5.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul
acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.3.5 În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale
reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă produsul/serviciul aprovizionat este conform cu
condiţiile specificate
5.3.6 Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt, după caz: proceduri de
lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de aprovizionare care însoţesc produsele/serviciile
aprovizionate
5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este identificat prin NOTA DE
INTRARE-RECEPŢIE.
5.3.8 Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE INTRARE-RECEPŢIE. Dacă
produsul este admis la recepţie, este luat în primire pe baza aceluiaşi document.
5.3.9 Atunci când, din motive de urgenţă, produsul este utilizat înainte de verificare, acesta este identificat şi
înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii sale în cazul constatării ulterioare a stării de
neconformitate faţă de condiţiile specificate.
5.4 Păstrarea produselor aprovizionate
5.4.1 Produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată calitatea sau caracteristicile
funcţionale ale acestora.
5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în magazii închise, pe
sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de pe ambalaj.
5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe dimensiuni, astfel încât
marcajele de identificare să fie uşor vizibile.

6 RESPONSABILITĂŢI
6.1 Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT
• aprobă LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI
• aprobă NECESARUL DE APROVIZIONARE
• aprobă toate documentele de aprovizionare sau furnizare
6.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate
• avizează NECESARUL DE APROVIZIONARE
• avizează toate documentele de aprovizionare sau furnizare
6.3 RMC
• întocmeşte şi actualizează (ţine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI a ENVICONS CIT
• conduce evaluările furnizorilor
• participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare.
6.4 Responsabilul cu aprovizionarea
• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA)
• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor
• urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare
• păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare.
6.5 Responsabilul de proiect/contract
• elaborează documentul NECESAR DE APROVIZIONARE
• analizează documentele de aprovizionare sau furnizare
• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al cărui responsabil este.

7 ANEXE
7.1 Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU EFECTUARE DE
CHELTUIELI şi REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI)
 F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

NECESAR DE APROVIZIONARE
Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________
Comanda / etapa : ___________________ / ______________________
Produs, serviciu, Cantitate Preţ Valoare Termen Furnizori Condiţii de Condiţii impuse
lucrare, material de aprov. unitar totală de potenţiali calitate impuse pentru furnizori
Nr. crt.

etc. aproviz. pentru material,

de aprovizionat produs, serviciu,
lucrare
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1

10

Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de proiect,

___________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)
Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Denumire proiect/serviciu:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Se anexează la F.061. – 1, Necesar de aprovizionare

Nr. Produs, serviciu, lucrare, Cantitate Valoare Observaţii

crt. material etc. totală
de aprovizionat
1

2
3

5
6
7
8
9
10

Se solicită avans lei:

Se solicită plata facturii proforma anexate şi avizate de noi, nr.
Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea facturii, din
contul:

ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semnătură)
Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Denumire proiect/serviciu:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr. Document Nr. crt. (produs,
crt. justificativ serviciu, lucrare,
(factura fiscală, material etc.
de aprovizionat) Furnizor Valoare TVA Valoare Observaţii
chitanţă fiscală,
bon fiscal, nr.) conform fără TVA totală
referatului pt.
efectuare de
cheltuielii
1
2
3
4
5
TOTAL (lei) :

1. Avans încasat: ............................................. (lei)

2. Diferenţă:
• De primit: ............................................... (lei)
• De restituit: .......................................... (lei)

ÎNTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semnătură)