Managementul asigurării resurselor materiale

și al vânzărilor

1. Noțiuni introductive

Managementul aprovizionării reprezintă activitatea prin care se asigură elementele

materiale şi tehnice necesare producţiei, în volumul şi structura care să permită realizarea
obiectivelor generale ale întreprinderii, în condiţiile unor costuri minime şi ale unui profit
cât mai mare.

În literatura de specialitate, cât şi în practica economică sunt utilizaţi termeni ca

achiziţionare, asigurare, aprovizionare, cumpărare, alimentare.

• „achiziţionarea“ - acţiune de angajament financiar „de cumpărare“ a unor resurse

materiale sau produse, fiind de fapt o tranzacţie monetară efectivă;

• „aprovizionarea“ - în raport cu achiziţionarea are un conţinut mai larg. Achiziţionarea este

doar un moment al procesului complex de aprovizionare cu materiale şi echipamente
tehnice, fiind precedată de stabilirea necesarului, dimensiunii şi momentului de cumpărare,
când intervine cererea sau comanda, urmate de negocierea condiţiilor de furnizare,
finalizată cu aducerea efectivă a resurselor materiale.

• „alimentarea“ - reprezintă acţiunea de finalizare a procesului de aprovizionare (sau de

asigurare) prin trecerea în consum a resurselor materiale aduse.

Managementul desfacerii produselor reprezintă activitatea prin care se asigură vânzarea

rezultatelor producţiei. Această activitate implică stabilirea căilor, formelor şi modalităţilor
prin care urmează a fi vândute produsele fabricate şi a pieţelor care pot constitui sfera de
desfacere.

Pentru a ilustra strategiile și practicile acestei categorii de management, am ales drept

referință farmacia Sensiblu.

2. Scurt istoric al farmaciei Sensiblu

În 1997 s-a deschis în Bucureşti prima farmacie Sensiblu ca parte a grupului A & D
Pharma. A început ca un experiment: să demonstreze furnizorului Mediplus modalităţile
 cele mai eficiente de aşezare a produselor într-o farmacie; a avut un success atât de mare
încât anul următor numărul farmaciilor crescuse la 11. Creşterea spectaculoasă a reţelei de
farmacii s-a datorat în special atenţiei şi dedicaţiei firmei către pacienţi, dar şi creativităţii
şi inovaţiei. Conceptele inovatoare pentru România de farmacie deschisă, de vânzare de
produse cosmetice şi de servicii adresate pacienţilor, au fost extrem de apreciate de către
aceştia, astfel că în scurt timp Sensiblu a ajuns nu numai lider pe piaţă, ci şi un model urmat
pe piaţa farmaceutică.

Cu peste 400 de unităţi în întreaga ţară, Sensiblu este cea mai mare reţea de farmacii din
ţară şi unul dintre cele mai valoroase branduri din România. Dezvoltarea Sensiblu a fost
dinamică, având o rată medie anuală de creştere a cotei de piaţă de aproximativ 30%.

3. Managementul aprovizionării cu resurse materiale și echipament tehnic în cadrul

farmaciei Sensiblu
A) Strategia în asigurarea cu resurse materiale și echipament tehnic

Pentru buna desfășurare a activității unei farmacii și îndeplinirea obiectivelor propuse

de aceasta (creşterea calităţii vieţii oamenilor, printr-o gamă largă de produse și servicii; fiind
considerată prima opţiune a clientilor şi partenerilor), este necesară asigurarea resurselor
materiale, umane și financiare specifice domeniului de activitate: comerț cu produse
farmaceutice.

Resursele umane vor fi asigurate prin angajarea personalului necesar pentru desfășurarea
activității economice, cele materiale prin procedura de aprovizionare, iar cele financiare prin
investiții ale acționarilor, iar ulterior din profitul înregistrat.

Principalele dimensiuni specifice asigurării cu resurse și echipamente în condiții optime

sunt următoarele:

Cost
Timp

Resurse materiale și
echipament tehnic

Calitate Documente Cantitate

 Rolul principal al activităţilor este de aprovizionare a organizaţiei cu resurse în
următoatele condiții:

-parametrii calitativi ai resurselor materiale şi ai factorilor tehnici sunt corespunzători

standardelor organizaţiei (medicamentele să se adreseze unei game variate de afecțiuni,
substanțele care intră în alcătuirea acestora să fie de bună calitate; resursele tehnologice să fie
compatibile cu programele informatice necesare unei bune funcționări, precum soft-uri prin
care se eliberează rețetele sau sisteme de gestiune a bazelor de date a facturilor, comenzilor
etc);
-resursele materiale şi echipamentul tehnic sunt achiziţionate în cantităţiile necesare şi
la momentele de timp solicitate (în măsura în care e posibil, aprovizionarea cu medicamente se
va face zilnic, consultând de fiecare dată caietul de defectură; o mare atenție se va acorda și
termenului de valabilitate- medicamentele care au o perioadă de valabilitate mică vor fi
comandate in cantitate mică, la nevoie; echipamentele tehnologice vor fi asigurate de la
începutul desfășurării activității economice);
-costurile de cumpărare, transport, depozitare, utilizare și întreținere ale acestora sunt la
un nivel minim (managerul de farmacie studiază ofertele furnizorilor: preţurile de achiziţie
pentru fiecare furnizor în parte, discountul oferit, existenţa produselor pe stocul furnizorului,
termenul de livrare dar şi termenul de plată impus de fiecare furnizor; managerul de farmacie
va alege furnizorul cu cea mai bună ofertă: cel mai mic preţ de achiziţie, discount bun, produsele
existente în stoc, termen de livrare mic, termen de plată mare).

Pentru îndeplinirea rolului și pentru armonizarea obiectivelor managementului

aprovizionării cu obiectivele generale ale organizației se impune elaborarea unei strategii care
să urmărească eficientizarea activității pe termen lung.

Aprovizionarea farmaciei este o activitate extrem de importantă. Scopul procedurii de

aprovizionare este de a se asigura că, în farmacie, există toate produsele (medicamente şi/sau
alte categorii de produse de uz uman permise a fi comercializate în farmacii, conform legii)
care fac obiectul aprovizionării și îndeplinesc condiţiile legale (punere pe piaţă, legalitatea
distribuţiei).
 Procedura se aplică în farmacie, de către personalul desemnat de către farmacistul
şef/manger, prin utilizarea mijloacelor şi a echipamentelor din farmacie destinate aplicării
procedurii.
I. Mai întâi se consultă registrul de defectură: registrul utilizat pentru a nota
medicamentele şi produsele epuizate sau în curs de epuizare;
II. Urmează întocmirea graficului de aprovizionare: programarea aprovizionării, pe
furnizori şi tipuri de produse, la intervalele de timp stabilite de farmacistul
şef/manager (zilnic, bisăptamînal, saptămînal, lunar, etc.);

III. Apoi se realizează comanda de aprovizionare: cererea adresată de către farmacie

furnizorului, cuprinzând medicamente şi alte categorii de produse de sănătate de
care farmacia are nevoie la un moment dat; ea poate fi telefonică, în scris sau
electronică;

În realizarea aprovizionării, farmacistul şef se îngrijeşte de îndeplinirea următoarelor

condiţii:
a) Comenzile se vor face numai la furnizorii:
- cu care societatea comercială ,careia îi aparţine farmacia, are încheiate contracte
comerciale, conform legislaţiei în vigoare;
- care îndeplinesc condiţiile legale de funcţionare;
- care sunt agreaţi de conducerea societăţii.
Anual, farmacistul şef întocmeşte lista furnizorilor, pe care o actualizează la nevoie.
b) În cazul comenzilor telefonice se stabileşte o metodă pentru a urmări produsele comandate,
furnizorul la care au fost comandate si acceptarea comenzii de către furnizor, pentru evitarea
erorilor.
În aplicarea procedurii de aprovizionare, se desfăşoară următoarele activităţi:
- urmărirea stocurilor în scopul optimizării aprovizionării ,care se realizează de către
farmaciştii şi/sau asistenţii de farmacie desemnaţi de farmacistul şef;
- organizarea şi programarea comenzilor pe furnizori, unde e cazul;
- completarea registrului de defectură, care se realizează de către farmacişti şi/sau
asistenţi de farmacie;
 - efectuarea comenzilor de aprovizionare, care se realizează de către farmacişti şi
asistenţi, în funcţie de tipul produselor, conform acordului şi programului stabilit de către
farmacistul şef;
- controlul realizării comenzilor în timp util, de către farmacistul şef sau persoana
desemnată de acesta.
B) Evaluarea și selecția furnizorilor

În activitatea de apovizionare, pentru asigurarea necesarului de resurse și echipamente

cât mai avantajoase din punct de vedere calitativ, economic și sub aspectul timpului, un rol
deosebit de important revine procesului de căutare, identificare, evaluare și selecție a
furnizorilor de resurse materiale și echipament tehnic.

Există 2 categorii de criterii ce permit preselecția furnizorilor:

Prima cuprinde criterii ce permit preselecția furnizorilor dintr-o bază de date. Vom
evidenția câteva dintre aceste criterii ce se referă la informații cu caracter general și le
vom exemplifica pe principalul furnizor al Sensiblu, MediPlus.
 Denumirea (în cazul în care furnizorul are o reputație proastă) –MediPlus
este lider pe piața distribuirii de medicamente din România;
 Locația (în cazul în care furnizorul este situat la o distanță foarte mare) -
MediPlus acoperă întreg teritoriul țării;
 Numărul de înregistrare la Oficiul Registrul Comerțului (arată vechimea
organizației; este posibil să nu se dorească colaborarea cu firme noi
apărute pe piață)- MediPlus are următorul nr J23/ 741/2007;
 Capitalul social (dacă organizația noastră este de dimensiuni mari, nu
vom dori să colaborăm cu firme mici) – capitalul social al MediPlus este
37.834.650 LEI

A doua categorie cuprinde o selecție ce permite o selecție mai detaliată:

 Respectarea condițiilor de calitate pentru comenzile anterioare – așa cum va fi

prezentat în continuare, MediPlus asigură transportul medicamentelor în cele
mai bune condiții;
 Respectarea condițiilor de cantitate – Nu s-a raportat niciun incident major cu
privire la nerespectarea cantității;
  Respectarea termenelor de livrare – Sensiblu lucrează de ani de zile cu acest
furnizor, ceea ce denotă profesionalism;
 Dinamica prețurilor – Întrucât au o colaborare de ani de zile, Sensiblu
beneficiază de anumite reduceri sau promoții din partea acestui furnizor.

S-a analizat modalitatea efectivă de aplicare a metodei manageriale Pareto la selectarea

principalilor furnizori ai farmaciei Sensiblu şi la stabilirea de măsuri pentru reducerea timpului
consumat cu procedurile de aprovizionare . Pentru farmacia analizată, numărul total al
furnizorilor este de 8. Dintre aceştia, cu ajutorul analizei Pareto s-au selecţionat 3 furnizori
principali, care acoperă 80% din stocurile de medicamente şi alte produse de sănătate ale
farmaciilor. Conform acestei metode, primele locuri sunt ocupate de următorii furnizori:
MediPlus, Alevia și Fares. Selectarea celor mai importanţi furnizori permite eficientizarea
activităţii managerului farmaciei prin stabilirea unor relaţii cât mai bune cu aceşti furnizori.

4. Managementul logisticii și gestiunea stocurilor

Valoarea stocului de medicamente al farmaciei trebuie să se încadreze în anumite limite

pentru ca farmacia să fie rentabilă: 1 – 1,5 ori valoarea desfacerii lunare. Stocul poate crește
pentru unitățile izolate sau în perioada de iarnă, când aprovizionarea este mai dificilă.
Ministerul Sănătății a elaborat o listă de medicamente esențiale care trebuie să se găsească
obligatoriu în fiecare farmacie. Aprovizionarea cu medicamente se va face numai de la depozite
autorizate de M.S.

Gestionarea stocurilor se poate face, foarte simplu, prin metoda Pareto (20/80).

În urma analizei vânzărilor farmaciei din ultimele 3 luni, s-a constatat că aproximativ
20% dintre medicamente reprezintă 80% din vânzările farmaciei. Aceste medicamente au fost
trecute în lista A. Aproximativ 30% din medicamente dau 10% din valoarea vânzărilor. Acestea
au fost trecute în lista B. Restul de 50% din medicamente au o pondere de doar 10% din totalul
vânzărilor. Au fost trecute în lista C. La alcătuirea stocurilor se va acorda cea mai mare atentie
listei A, apoi listei B și în final listei C.
 Lista A Lista B Lista C

Nurofen Homeovox Crestor

Detralex Debridat Xarelto

Paracetamol Femara Briliq

Tertensif Sortis Exforge

Bilobil Sedatif PC Xanax

Aspacardin Pentasa Exforge

Distribuția companiei Sensiblu este realizată, în principal, de către Mediplus Exim, lider
de piață în domeniul distribuției de produse farmaceutice și acoperă întregul teritoriu al
României, deservind farmacii și spitale.
Mediplus este lider pe piata de import și distributie a produselor farmaceutice România.
Rețeaua logistică a Mediplus acoperă întregul teritoriu al României și include 10 depozite
regionale și un centru logistic național, având o capacitate logistica totala de 25.000 de paleti si
o suprafata de depozitare de 35.000 m2. Mediplus deserveste peste 4.500 de clienti (spitale,
farmacii de circuit inchis si deschis), avand un portofoliu de peste 8.500 de produse.
Dinamismul companiei Mediplus se reflect în primul rând asupra organizării acesteia.
Flota de livrare este compusă din peste 160 de autoutilitare Mercedes Benz, complet
echipate cu sisteme de control si monitorizare a temperaturilor (15-25 grade C sau 2-8 grade
C). Mediplus garanteaza nu doar standarde de calitate, dar şi timp redus de livrare: un
medicament ajunge in farmacie în maxim 24 de ore.
Transportul produselor farmaceutice se realizează în lădițe de plastic, într-o lădiță sunt
așezate mai multe tipuri de produse, cosmeticele sunt asezate separat de către medicamente, la
o temperatură de 18-20 grade. Medicamentele care necesita temperaturi scazute sunt puse in
ladite singure,cu un recipient care asigura mentinerea temperaturii favorabile.
5. Ambalarea și depozitarea produselor

Din momentul în care un bun este finalizat și până în momentul utilizării lui de către
consumator trece un timp îndelungat, care cuprinde, în general:

 timpul de depozitare la producător,

 timpul de transport spre punctul de desfacere,
 timpul de stocare/expunere la raft,
 timpul de transport de la punctul de desfacere la sediul consumatorului,
 timpul de depozitare la sediul cumpărătorului până în momentul utilizării.

Din cauză că această activitate este influențată de o serie de factori de mediu, e necesară
adoptarea unor măsuri, care să protejeze resursele materiale și echipamentul tehnic pe perioada
de transport, manipulare și depozitare.

Ambalarea este operația prin care bunurile obținute în urma unui proces de fabricație
sunt împachetate cu materiale, cu rol în protejarea proprietăților fizice, chimice și de calitate pe
perioada de manipulare, transport și depozitare. Totodată, operația de ambalare este o activitate
ce trebuie planificată corespunzător, organizată, coordonată și controlată. Erorile generate în
procesul de ambalare au impact direct asupra produselor și a calității cu care aceste produse
ajung în uz.

Ambalarea are, pe lângă rolul de protejare a calității, și o importanță în promovarea

produselor. Un produs ambalat într-o manieră estetică oferă șanse sporite acțiunii de
promovare-vânzare. În acest context, putem face referire la sloganul cunoscut în domeniul
marketingului ”ambalajul vinde marfa”.
 O altă activitate importantă în procesul de transfer a bunurilor reprezintă depozitarea
produselor. Din cauză că bunurile nu pot trece direct din faza de obținere în faza de utilizare,
depozitarea acestora are un rol semnificativ.

La nivelul organizațiilor, se impune existența unor spații de depozitare. Aceste spații

trebuie să fie corespunzătoare dotate și suficient de spațioase pentru păstrarea tuturor bunurilor
în condiții optime de stocare.

În majoritatea cazurilor, există spații special amenajate pentru toate cele trei categorii
de bunuri ce se pot găsi în procesul de fabricație:

 spații de depozitare pentru materii prime, materiale, echipament tehnic;

 spații de depozitare pentru semifabricate și repere;
 spații de depozitare pentru produsele finite.

În acest context, Sensiblu este un client fidel al furnizorilor Mediaplus, Alevia, Fares și
Farmexpert. Această fidelitate a rețelei de farmacii Sensiblu este datorată atât calității bune a
produselor, pe care le primește, cât și siguranței în care acestea îi sunt transportate.

O dată ce produsele sunt aduse într-o farmacie Sensiblu, acestea sunt expuse în depozit.
La rândul său, depozitul trebuie să satisfacă anumite criterii, precum:

 condiții igienice conform standardelor sanitare,

 temperatură corespunzătoare,
 lipsa umedității,
 numărul suficient de rafturi, pentru depozitarea întregului stoc de produse,
 lumină redusă.
6. Managementul vânzărilor

Activitatea de vânzare presupune valorificarea bunurilor și serviciilor farmaciei,

obiectivul principal al managementului în activitatea de vânzări fiind cel de maximizare a
sumelor de bani obținute de la clienți în schimbul bunurilor (medicamentelor) oferite.
 Venitul obținut de Sensiblu provine din activitatea de vânzare a medicamentelor. Pentru
asigurarea unor venituri maxime din activitatea de vânzare se impune armonizarea permanentă
a cantităților de medicamente oferite pe piață cu prețul de vânzare, mai ales în contextul unei
concurențe din ce în ce mai mari în domeniul farmaceutic.

În cadrul unui interviu cu managerul farmaciei Sensiblu, am aflat care sunt punctele
esențiale urmărite de personalul farmaciei pentru a avea o activitate de vânzare eficientă.
Acestea sunt:

 efectuarea unor sondaje de piață pentru estimarea cererii potențiale;

 lansarea unor campanii publicitare în scopul promovării produselor;
 dezvoltarea relațiilor cu clienții prin intermediul cardului de fidelitate;
 elaborarea unei strategii de vânzare și detalierea acesteia sub formă de planuri și
programe.

Elaborarea unei strategii și a unor politici în domeniul vânzărilor presupune culegerea

unui volum mare de informații referitoare la:

1. specificul cererii clienților reali și potențiali și a domeniului farmaceutic;

2. caracteristicile și puterea concurenței;
3. evoluția pieței medicamentelor.

Fundamentarea planului de vânzări al farmaciei Sensiblu pornește de la estimările

cererii de produse pe piață și concurență, portofoliul de produse și prețuri orientative ce pot fi
valorificate în favoarea farmaciei în următoarea perioadă de timp.

E important ca informațiile privind piața să fie cât mai detaliate și să se refere la nivelul
cererii, clienți reali, dar și potențiali, ponderea acestora în cifra de afaceri a farmaciei, nivelul
calitativ și cantitativ la cere se situează concurența.

Existența acestor informații permite fundamentarea riguroasă a deciziilor cu privire la

vânzarea produselor farmaceutice. Totodată, în cadrul lanțului de farmacii Sensiblu este
utilizată codificarea internă a produselor, activitate ce presupune identificarea fiecărui produs
cu câte un cod unic în care să se regăsească într-o manieră simplificată principalele caracteristici
și criterii de selecție.
 Principalele echipamente ce trebuie asigurate chiar inaintea inceperii activității
economice sunt următoarele: calculatoare, imprimantă, internet, serviciul de telefonie,
camere de supraveghere, pios-uri.

Furnizorii sunt stabiliți de către sucursala principală situată în București, dar

principalele criterii pe care un manager ar trebui să le aibă în vedere sunt experiență,
vechime, dar și promoțiile pe care le oferă atunci când se comandă cantității mai mari.
Aceste discount-uri se pot schimba de la lună la lună.

Acest aspect este stabilit prin programe informatice, în funcție de rulaj, adică de nivelul
vânzărilor. Nu se poate comanda ce doresc farmaciștii, decât în cantități mici, în urma
consultării caietului de defectură. Produsele noi se trimit tot în cantități mici.

Pot apărea situații de genul acesta în momentul în care un produs s-a scos de pe piață
sau de pe lista de medicamente compensate. Astfel, nu le mai putem vinde și rămân blocate
pe stoc. Costurile generate de aceste situații sunt suportate de către firmă, dar ele trebuie
justificate riguros.

Avem implementate niște proceduri stricte ce țin de temperatură, acces (unele

medicamente pot fi accesate doar de către farmacistul-șef) umiditate, mod de depozitare (nu
au voie să intre în contact cu alte tipuri de medicamente sau substanțe, astfel sunt depozitate
în sertare separate). De asemenea, trimestrial avem controale de audit sau din partea
Agenției de Control a Medicamentelor care verifică toate aceste proceduri.

Acest lucru este stabilit prin planogramele fixate de firmă și pe care le primim
trimestrial. Aceste planograme fixează toate detaliile punctual: de la câte cutii trebuie
expuse, până la modalitatea de poziționare(verticală sau orizontală) și estetica ambalajului

Consider că principalul factor este prețul, apoi calitatea (să primească produsul original,
nu altul care să aibe la bază aceeași substanță), dar și promoțiile (acest criteriu ne se referă
doar la reduceri, ci și la lucrurile de care pot beneficia prin acumularea unor puncte pe cardul
de fidelitate).

Da, într-adevăr există și astfel de produse care sunt stabilite tot în cadrul planogramei.
Acest aspect este stabilit prin diverse contracte pe care firma le are cu anumiți furniozri, dar
și în funcție de rulaj.

În principal diverse promoții (2 la preț de 1, reduceri de preț). Pe baza cardului de

fidelitate se pot oferi prosoape, șampoane, gentuțe sau organizatoare de medicamente. De
asemenea, firma alocă un venit anual pentru diferite campanii publicitare și sondaje
realizate în rândul clienților/consumatorilor.
CONCLUZII

Pentru imbunatatirea activitatii si a vanzarilor echipa Sensiblu ar putea avea in vedere:

 Posibilatetea comenzilor online

 Afisarea preturilor exacte pe site
 Imbunatatirea gamei skin care(produse pentru ingrijirea faciala)
 Inmultirea farmaciilor cu program non stop
 Prelungirea programului in preajma sarbatorilor