Sunteți pe pagina 1din 174

MINISTERUL MUNCII ŞI SOLIDARITĂŢII SOCIALE

AGENŢIA NAŢIONALĂ PENTRU OCUPAREA FORŢEI DE MUNCĂ


CENTRUL REGIONAL DE FORMARE PROFESIONALĂ A ADULŢILOR
DOLJ
Str. Brazda lui Novac, nr. 31, Craiova, Dolj
Tel./Fax: 0251/406.360; e-mail: crfpadolj@yahoo.com

OPERATOR INTRODUCERE, VALIDARE SI


PRELUCRARE DATE

Cod Denumire

OPERATOR
INTRODUCERE,
Ocupaţia 4113.2.1
VALIDARE SI
PRELUCRARE DATE
Utilizarea
Modul 4113.2.1.3 calculatorului
personal

0
CUPRINS

4113.2.1.3.1 Notiuni de baza ale tehnologiei informatiei

4113.2.1.3.2 Functiile de baza ale unui calculator personal

4113.2.1.3.3 Utilizarea unei aplicatii de procesare texte

4113.2.1.3.4 Folosirea foilor de calcul tabelar

4113.2.1.3.5 Folosirea unei baze de date

4113.2.1.3.6 Realizarea de prezentari

1
4113.2.1.3.1 Notiuni de baza ale tehnologiei informatiei

4113.2.1.3.1.1 Diferenţierea intre diferite tipuri de calculatoare


personale

Definirea şi identificarea tipurilor de calculatoare personale

Un calculator personal (PC - Personal computer) este un sistem de calcul


electronic orientat pentru prelucrarea, stocarea şi transmiterea informaţiilor.
Există două modele de calculatoare personale:
 neportabile;
 portabile.

Calculatoarele neportabile sau desktop-urile (Fig.1.1.1.) sunt calculatoarele


personale care datorită gabaritului necesită a fi instalate pe un suport fix. Spre
deosebire de acestea, calculatoarele portabile (Fig.1.1.2.) pot fi atât de mici încât le
putem purta în servietă sau chiar pe palmă (vezi PDA - Personal Digital Assistant
-Agenda Personala Digitala, Fig.1.1.3.) şi sunt extrem de utile în acele călătorii în care
trebuie să avem şi libertate în mişcare, dar şi instrumente moderne de creare şi / sau
folosire a informaţiei. Gabaritul redus este datorat miniaturizării intense şi compactităţii
construcţiei.
Între cele două variante de calculatoare personale nu există diferenţe
constructive, singura diferenţă se rezumă la gabarit.

Fig.1.1.1. Fig.1.1.2.

2
Fig.1.1.3.

4113.2.1.3.1.2 Partile principale ale calculatorului personal si functiile


lor

Un calculator personal este alcătuit din două categorii de componente:


 hardware - reprezintă ansamblul elementelor fizice, palpabile, care
compun un calculator personal, şi anume: dispozitivele de intrare,
calculatorul şi dispozitivele de ieşire
 software - întreg set de instrucţiuni care transmit hardware-ului ce să
facă. Aceste instrucţiuni sunt grupate în aşa numitele programe. Fiecare
program are un specific anume: programe necesare funcţionării
calculatorului (software-ul de sistem) şi programe necesare
utilizatorului(software-ul de aplicaţii).

Există o interdependenţă între partea hardware şi cea software a unui calculator.


Aceste două componente se completează reciproc şi alcătuiesc împreună ceea ce
numim un calculator personal/sistem de calcul.

Dispozitivele de intrare
Dispozitivele de intrare sunt dispozitive prin care sunt introduse informaţii în
calculator. Exemple: tastatura, mouse-ul, joystick-ul, scanner-ul, aparatul foto digital,
camera video digitală etc.

Tastatura
Este cel mai utilizat dispozitiv de intrare.

La apăsarea unei taste, codul acelei taste este recunoscut de calculator şi afişat
apoi pe ecran.

Mouse-ul
Denumit în acest mod din cauza asemănării vagi cu un şoarece, este un
dispozitiv de intrare foarte frecvent utilizat în aplicaţiile bazate pe manevrarea de
ferestre şi meniuri, datorită uşurinţei în manevrare fiind mai preferat decât tastatura.
Funcţionarea mouse-ului este condiţionată de instalarea unui driver de mouse
(produs soft care-i permite integrarea în ansamblul calculatorului).

3
Scanner-ul
Este un dispozitiv de intrare a informaţiei de tip imagine (fotografii, hărţi, text, desene
tehnice etc.)

Aparatul foto digital


Aparatul foto digital utilizează tehnica de stocare a imaginilor fotografiate cu ajutorul
unui sistem de stocare incorporat.

Camera video digitala


Este o cameră video cu înregistrarea imaginilor în format digital.

Calculatorul
Calculatorul constituie componenta de bază a sistemului de calcul denumit din
obişnuinţă doar calculator. Din punct de vedere al arhitecturii fizice (hardware)
calculatorul are în componenţă unitatea centrala de prelucrare (UCP) şi componentele
de transmitere şi stocare a informaţiei.
Structura unui calculator personal este prezentată schematic în Fig.1.1.4:

CALCULATORUL

date de intrare prelucrare date de ieşire


Dispozitivele stocare si /sau Dispozitivele
de intrare transmitere date de ieşire
comenzi/stări stări

Fig.1.1.4

După cum se observă, între calculator şi dispozitivele de intrare şi cele de ieşire


există o continuă comunicare, un continuu schimb de informaţii care asigură eficienţă şi
4
fiabilitate în funcţionarea calculatorului personal. Dispozitivele de intrare oferă
utilizatorului posibilitatea de a introduce datele în calculator, date care pot fi prelucrate,
stocate şi/sau transmise mai departe dispozitivelor de ieşire pentru vizualizare sau
redare audio. De fapt, toate operaţiunile care se derulează într-un calculator au ca
obiect informaţiile.

Unitatea centrală de prelucrare (CPU)


Unitatea centrală de prelucrare, pe scurt unitatea centrală, este integrată pe
suprafaţa plăcii de bază (MB=MatherBoard) şi este alcătuită în principal din
microprocesor şi memoria internă operativă. Ea este inima calculatorului.
Între unitatea centrală de prelucrare şi dispozitivele de intrare şi ieşire se
realizează un continuu schimb de date, comenzi şi stări.
Unitatea centrală de prelucrare execută programele, realizează calcule şi
stochează temporar informaţii folosindu-se în special de memoria internă operativă
(RAM = Random Access Memory), memoria CACHE sau memoria virtuală, creată
automat de microprocesor pe hard-disk-ul calculatorului în cazul memoria RAM este
insuficientă.

interfeţe/
extensii placa de bază
si

memoria operativă RAM

microprocesor
Fig.1.1.18.

Microprocesorul
Microprocesorul este un circuit integrat care exercită funcţia de execuţie,
comandă, control şi gestionează toate celelalte componente din calculator: memoria
internă şi externă, interfeţele şi perifericele (dispozitivele de intrare şi ieşire).
În timpul rulării unui program, microprocesorul este acela care preia instrucţiunile şi le
execută pe rând, ajutat bineînţeles de memoriile volatile RAM şi CACHE.

Fig.1.1.19.

5
Memoria internă operativă (RAM)
Este tipul de memorie dinamică care permite atât citirea cât şi scrierea de
informaţie. De precizat este faptul că informaţiile înmagazinate se pierd la închiderea
calculatorului.
Cu cât există mai mult RAM, măsurat de obicei în MB (megabytes), cu atât
programele vor funcţiona mai bine şi mai repede. Capacitatea de memorare este
multiplu de 8MB sau 16MB: 8/32/64/128/256/512MB/1GB/... .
Ea stochează atât programul în execuţie cât şi informaţiile utile în acel moment.

Memoria CACHE
Necesitatea de a interpune o memorie cache (numită şi buffer) între
microprocesor şi memoria internă a apărut datorită vitezei diferite la care lucrează cele
două componente: microprocesorul funcţionează mai repede decât este în stare
memoria internă iar cache-ul oferă posibilitatea celui mai rapid să-şi termine mai repede
operaţiile.
Memoria cache este mult mai rapidă decât memoria de lucru RAM, însă ea are o
capacitate sensibil mai mică decât aceasta, de ordinul sutelor de KB.

Alte tipuri de memorii interne (ROM,CMOS)


ROM (Read Only Memory) = memoria din care se poate doar citi; memorie
statică accesată doar la pornirea calculatorului pentru preluarea unor informaţii utile în
lansarea sistemului de operare;
CMOS (Complementary Metal Oxide Semi-conductor) = memorie de tip RAM,
deci o memorie dinamică, activă şi în perioada de nefuncţionare a calculatorului: aici
este ţinut activ timpul (data şi ora zilei) şi ultima configuraţie hard a sistemului de calcul.

Componente de transmitere a informaţiei


Transmiterea informaţiei, din exterior spre interior, în interiorul şi dinspre interiorul
spre exteriorul calculatorului, este asigurată de diferite dispozitive şi accesorii
specializate în transportul informaţiei: magistrale de date, adrese, comandă şi control,
interfeţe, porturi şi cabluri de conexiuni.
 magistralele de date, adrese, comenzi şi control sunt circuite electrice care
transportă aceste informaţii în interiorul calculatorului;
 interfaţa este un dispozitiv hard utilizat pentru a permite comunicaţia între două
echipamente cu caracteristici funcţionale diferite; fiecare dispozitiv de intrare sau
de ieşire are câte o interfaţă hard specifică;
 portul (mufa) este un dispozitiv prin care unitatea centrală de prelucrare face
schimburi de informaţii cu exteriorul ei ;
 cablurile pot fi de alimentare sau de conexiune.

Placa video
Este o placă de strictă necesitate în funcţionarea monitorului.
Prin această interfaţă video monitorul primeşte toate informaţiile necesare pentru
a fi capabil să afişeze pe ecran datele de intrare (texte, imagini), adaptându-le pentru a
fi înţelese de acesta.

Placa de sunet

6
Este utilizată pentru a traduce informaţia din format digital/binar prezentă în
calculator, în vibraţie sonoră, redată în exteriorul acestuia prin intermediul boxelor audio
sau a microfonului.

Placa de reţea
Este o interfaţă utilizată doar în cazul conectării calculatorului într-o reţea de
calculatoare.
Are rolul de a intermedia şi adapta comunicaţia calculatorului cu celelalte
calculatoare din reţea sau cu posibile dispozitive de ieşire care au sau nu au inclusă o
placă de reţea în structura hard (echipamente periferice de reţea: imprimante).

Modem-ul
Denumirea de modem vine de la funcţia bidirecţională de MOdulare-DEModulare
a semnalului dinspre calculator şi spre calculator prin intermediul liniei telefonice sau
undelor radio, acţiune pe care o dezvoltă pentru a permite comunicarea între
calculatoare.
Din punct de vedere constructiv, un modem poate fi:
 intern – sub forma unei placi care se montează într-un slot pe placa de bază;
 extern – dispozitiv independent.
Mai toate au şi funcţia de compresie a datelor pentru o folosire mai eficientă a liniei iar
parametrul cel mai important este viteza maximă de transfer care se măsoară în Kbps.

Placa TV Tunner
Această interfaţă cu televizorul adaptează informaţia TV, transformând-o în
informaţie digitală. Astfel, cu ajutorul calculatorului se pot urmări concomitent şi
programele TV preferate.

Unităţi de stocare a informaţiei


Unităţile/dispozitivele pentru stocarea informaţiei reprezintă principala modalitate
de găzduire a unui suport de păstrare a unei cantităţi mai mari de informaţie. Principalul
depozit îl constituie hard-disk-ul care oferă un loc pentru stocare permanentă a
informaţiei introdusă în calculator. Dischetele, CD-urile sau benzile magnetice sunt alte
variante uzuale sau mai puţin uzuale care oferă posibilitate de stocare şi totodată de a
transporta informaţie între calculatoare.

1. Hard-disk-ul
Hard-disk-ul face parte din categoria memoriilor externe de capacitate mare,
realizate dintr-un aliaj metalic pe bază de aluminiu, destinată memorării informaţiilor pe
o durată mai mare de timp.

2. Unitatea de discheta

7
Această unitate este gazda care poate primi o dischetă în vederea citirii sau
înregistrării de informaţie pentru un timp îndelungat. Este cel mai mic şi mai lent mediu
de stocare a fişierelor.

3. Unitatea de CD-ROM
Mai toate calculatoarele sunt dotate cu o unitate CD-ROM care permite doar
citirea CD-urilor (CompactDisk-urilor). CD-urile intră în categoria memoriilor externe si
pot să reţină informaţii pentru perioade mari de timp (zeci-sute de ani).

4. Unitatea de inscripţionare CD-uri


Acest tip de unitate CD, poate fi încorporată sau neîncorporată în cutia unităţii
centrale şi conţine aceleaşi accesorii pe care le posedă o unitate CD-ROM.

5. Unitatea DVD
Unităţile pentru discuri DVD (Digital Video Disk) sunt integrate şi ele în cutia
unităţii centrale şi au aceleaşi accesorii ca şi unităţile CD-ROM.

6. Unitatea de bandă magnetică


Banda sau streamer-ul este o unitate de salvare rapidă a informaţiei de pe hard
disk pe suport de bandă magnetică asemănătoare cu cea de casetofon.

Dispozitivele de ieşire
- se folosesc pentru vizualizarea sau audierea datelor sau rezultatelor. Exemple:
monitorul, imprimanta, plotter-ul, echipamentele pentru redarea sunetului (boxele audio).

Monitorul
Monitorul/ecranul/display-ul calculatorului, este cel mai important şi uzual
dispozitiv de ieşire.
Panoul de comandă al monitorului, plasat de obicei frontal-jos, conţine un buton
de pornire/oprire şi o serie de butoane pentru reglarea luminozităţii şi
strălucirii/contrastului, reglaje de dimensiune şi plasare (verticală şi orizontală) a
imaginii, de concavitate şi convexitate a imaginii sau de demagnetizare.
Principiul de funcţionare este simplu: informaţia introdusă în calculator prin
intermediul dispozitivelor de intrare este preluată de microprocesor, adaptată de placa
video şi redată apoi pe ecranul monitorului prin zeci de milioane de puncte de culoare.

8
Fig.1.1.25

Imprimanta
Ca şi grad de utilizare, imprimanta este al doilea dispozitiv de ieşire a informaţiei
din calculator.
Ea se conectează la reţeaua electrică şi la placa de bază prin intermediul a două
cabluri speciale.
Pentru a tipării, va trebui să ne asigurăm de următoarele :
 Hârtia trebuie sa fie de calitate şi specifică imprimantei.
 Încărcăm cu hârtie imprimanta ;
 Conectăm imprimanta la calculator şi la reţeaua electrică, o pornim şi o setăm pe
ON LINE;
 Programul din care dorim să tipărim trebuie să recunoască imprimanta;
Verificăm setările imprimantei: dimensiune hârtie, număr de copii, calitatea
tipăririi;

Fig.1.1.28.

Boxele audio
Sunt de fapt cele două difuzoare externe calculatorului. Boxele vor reda
informaţia activă din calculator dacă această informaţie va avea natură sonoră.

4113.2.1.3.1.3 Principalele functii ale unui sistem de operare si


aplicatii soft

Tipuri de informaţie

9
Majoritatea operaţiilor iniţiate prin accesarea calculatorului, vor provoca
răspunsuri care ajung la utilizator prin afişare pe ecranul monitorului sau acţiuni ale
perifericelor (tipărire la imprimantă, redare sunete/muzică, scanare de imagine cu
ajutorul unui scanner,...). În principiu, toate operaţiunile derulate de calculator au ca
obiect informaţiile.
Informaţiile pot fi de tip dată, adresă, comandă sau control.

text - incluzând toate caracterele alfanumerice;


Data - poate fi de tip imagine – conţine imagini;
sunet – conţine piese muzicale.

Adresa - localizează un anumit tip de dată înmagazinată într-o memorie internă sau
externă;
Comanda - asigură buna înţelegere în funcţionarea ca un întreg al tuturor
componentelor fizice care compun un calculator;
Control - se referă la controlul diferitelor stări în care se pot afla la un moment dat
componentele fizice dintr-un calculator.

Utilizatorul foloseşte un limbaj natural în dialogul său cu calculatorul, pe când


acesta din urmă lucrează intern cu grupuri de cifre binare alcătuite din 0 şi 1, cifre
materializate fizic prin semnale electrice corespunzătoare celor două valori. De la Binary
Digit (cifra binară) derivă şi denumirea de BIT, care este unitatea elementară de
informaţie.
Multiplii BIT-ului sunt:
DENUMIRE VALOARE
1Bit unitatea elementară de informaţie
1Byte/octet 8 biţi
1KB(KiloByte) aproximativ 1000 Byte
1MB(MegaByte aproximativ 1000 KB
1GB (GigaByte) aproximativ 1000 MB

Interfaţa utilizator-calculator cade în sarcina software-ului care realizează


conversia datelor de intrare în format acceptat de calculator.

Soft-ul este informaţia (programe existente sub formă de fişiere) care


coordonează activitatea unui sistem de calcul pentru a se obţine în final un anumit
obiectiv (funcţionarea calculatorului, dialogul calculator-periferice (drivere), evidenţa
financiar-contabilă în cadrul unei instituţii, realizarea unui document Word, Excel, Power
Point...
Un program este o colecţie de instrucţiuni, respectiv comenzi, care pot determina
calculatorul să efectueze operaţii/activităţi spre a răspunde cerinţelor concrete de zi cu
zi a unui utilizator.
Fisierul este o formă de alocare a informaţiei pe un suport de păstrare a
informaţiei.
O instrucţiune este o combinaţie de litere şi cifre care determină calculatorul să
efectueze diferite acţiuni.

10
Execuţia unui program constă în aducerea programului de pe suportul gazdă în
RAM, urmată de preluarea şi execuţia instrucţiunilor una după cealaltă de către
microprocesor, acesta transformându-le în obiective intermediare care în final vor da
viaţă obiectivului final.

Software de sistem

Acea parte de software destinată funcţionării calculatorului se numeşte software


de sistem şi este compusă din:
 programe scurte necesare la pornirea calculatorului;
 sistemul de operare;
 programe utilitare.

Sistemul de operare este un intermediar care ajută utilizatorul să controleze


calculatorul; un ansamblu de programe care asigură buna funcţionare a calculatorului şi
resurselor acestuia, iar programele utilitare sunt acele programe care asigură
funcţionarea optimă a calculatorului prin diagnosticarea şi eliminarea tuturor problemelor
nedorite care pot apare în funcţionarea unui calculator (ex. :detectare de viruşi şi
devirusare, organizarea optimă a informaţiei pe suporturile de stocare a informaţiei,...).

1. Lansarea sistemului de operare

Înainte de a porni calculatorul este indicat a se verifica alimentarea acestuia:


calculator şi monitor, precum şi cablurile de conexiuni între calculator şi toate
dispozitivele de intrare şi ieşire pe care le aveţi în configuraţia sistemului de calcul.
Se actioneaza apoi butoanele de pornire ale calulatorului si monitorului. Cele
două butoane sunt plasate pe faţadele celor două echipamente. Acestea sunt prezente
sub diferite forme dar se accesează la fel: prin apăsare până se aude un clic.
Se porneşte calculatorul apoi monitorul, prin apăsarea pe rând a celor două
butoane de pornire, în ordinea precizată anterior.
La pornirea calculatorului, o serie complexă de evenimente încep să se
desfăşoare automat. Aceste evenimente fac parte din aşa numita fază de
iniţializare/bootare a sistemului. Pentru început este iniţiat un test al configuraţiei
calculatorului prin care acesta îşi verifică memoria operativă RAM, prezenţa tastaturii,
monitorului, unităţilor de stocare a informaţiei: hard-disk, CD-ROM, discheta, CD-RW.
Dacă totul este în ordine, se va auzi un scurt semnal sonor după care se va
începe încărcarea sistemului de operare minimal prezent de obicei pe hard-disk.
Dacă se aud mai multe semnale sonore, este indicat să se verifice conexiunile
tastatura-calculator şi monitor-calculator sau să se citească mesajele de pe ecran
pentru a stabili care este cauza acelui semnal. De asemenea, dacă utilizatorul va avea
ocazia să vadă un ecran specific programului ScanDisk în acţiune, caz în care
anterioara sesiune de lucru la calculator nu a fost încheiată corect, lăsaţi acest program
să ruleze complet. Scopul acestui program este acela de a verifica suprafaţa hard-disk-
ului care se poate deteriora la o închidere forţată a calculatorului.
Dacă pe acelaşi calculator lucrează mai mulţi utilizatori, aceştia pot să-şi izoleze
activitatea prin plasarea unui cod de identificare utilizator şi a unei parole de acces chiar
dacă calculatorul lucrează sau nu lucrează într-o reţea locală.

11
2. Părăsirea sistemului de operare

Când utilizatorul doreşte să-şi termine sesiunea de lucru cu calculatorul, este


obligat să salveze pe rând toate documentele deschise din fiecare aplicaţie accesată
deoarece într-o nouă sesiune de lucru va avea neplăcuta surpriză să găsească acele
documente neactualizate.
De asemenea, este obligatoriu ca utilizatorul să închidă toate aplicaţiile apelate şi
doar apoi să înceapă procedura de închidere a sistemului de operare şi implicit de
închidere a calculatorului. Închiderea calculatorului cât timp rămân aplicaţii deschise
este foarte periculoasă deoarece la o nouă accesare s-ar putea să nu mai poată
funcţiona corect ceea ce va necesita o nouă instalare.
Dupa ce s-au efectuat toţi paşii anteriori se va accesa butonul Start cu clic-
stânga. Ca rezultat, va apărea meniul acestuia cu toate comenzile incluse.
Una dintre aceste comenzi este cea care va iniţia părăsirea sistemului de operare
si anume comanda Turn Off (Shut Down).
Se execută clic-stânga pe comanda (Shut Down).
Dacă se doreşte părăsirea sesiunii de lucru curente cu posibilitate de accesare a
unei noi sesiuni de lucru din partea altui utilizator accesaţi comanda Log off.

Software de aplicaţii

Programele destinate să ajute utilizatorul la desfăşurarea diverselor activităţi se


numeşte software de aplicaţii.
În această categorie intră:
 realizarea de documente (editare de texte);
 realizarea de calcule tabelare;
 lucrul cu baze de date;
 realizarea de reprezentări grafice;
 gestionarea de imagini;
 navigarea în reţeaua Internet;
 diferite gestiuni financiar-contabile;
 proiectare asistată de calculator.
De obicei, software-ul, oricare ar fi el, este stocat în memoria externă a
calculatorului (hard-disk, CD-uri, benzi magnetice) ca fişiere care urmează a fi
încărcate/aduse în memoria internă (operativă, RAM) atunci când devin necesare.

4113.2.1.3.1.4 Notiuni privind retelele de calculatoare

Ce ar mai fi de precizat în legătură cu funcţionarea unui calculator este faptul că


acesta poate fi activ de unul singur sau într-o reţea de calculatoare.
Avantajul oferit de al doilea mod de funcţionare este acela că permite un
transport al informaţiei în siguranţă între calculatoare eliminând parţial utilizarea

12
dischetelor, şi conectarea prin partajare la noi resurse (o varietate mai mare de
periferice), pe care le poate oferi o reţea de calculatoare.
Reţeaua de calculatoare este un ansamblu de calculatoare legate împreună
pentru a partaja resursele informatice: date, fişiere, directoare, imprimante, modemuri).
După aria de întindere, reţelele de calculatoare se împart în mai multe categorii:
 LAN (Local Area Network) - reţele locale;
 MAN (Metropolitan Area Network) - reţele metropolitane (la nivelul unei localităţi);
 WAN (Wide Area Network) - reţele cu largă răspândire.

Cele mai frecvente sunt reţelele locale, aşa numitele LAN-uri, ale căror
calculatoare se află într-o încăpere, o clădire sau în clădiri învecinate. O reţea LAN
poate avea diferite arhitecturi/topologii:

Staţie de lucru

Server

Server Staţie de lucru


Staţii de lucru

Topologie BUS/Magistrala Topologie STEA

Server
Staţie de lucru

Staţie de lucru
Topologie INEL

Oricare ar fi topologia unei reţele locale, aceasta presupune existenţa a cel puţin
două staţii de lucru şi a unui server de date, fiecare cu câte o placă de reţea
încorporată.
Din punct de vedere logic, trebuie să existe un soft de reţea instalat pe server şi
un altul instalat pe fiecare staţie de lucru. Mai există un soft instalat pe staţia de lucru,
soft care „ascultă” tot timpul reţeaua şi controlează schimbul de informaţie, întreţinând în

13
acest fel dialogul staţie-reţea. Acesta este de fapt aşa numitul protocol de comunicaţie în
reţea.

4113.2.1.3.1.5 Securitatea informatiei si aspecte legate de


virusii calculatoarelor

Cu privire la întreţinerea calculatorului, aceasta este de doua feluri:


 Hardware - pentru unităţile şi suporturile de păstrare a informaţiei şi
 Software - pentru întreţinerea informaţiei în bune condiţiuni.
Toate unităţile de înregistrare a informaţiei pe suporturi externe, exclus fiind
unitatea de hard-disk, se întreţin prin curăţarea capetelor şi a ansamblului de părţi
mecanice, utilizând suporturi de curăţare adecvate unităţilor în cauză.
Suprafaţa purtătoare de informaţie se poate întreţine prin operaţii de scanare, iar
informaţia înmagazinată printr-o operaţie de devirusare şi/sau defragmentare, operaţii
realizate prin accesarea unor programe utilitare specifice:
 defragmentare - repoziţionarea informaţiilor pe suprafaţa purtătoare de informaţie
prin eliminarea zonelor vide de informaţie;
 scanarea - verificarea şi refacerea integrităţii suportului de păstrare a
informaţiilor;
 devirusarea - detectarea şi eliminarea unor viruşi (programe-intruşi) care distrug
informaţia existentă pe suportul de păstrare a informaţiei.

Defragmentare

Datele sunt stocate în mod secvenţial pe disc în limita spaţiului disponibil.


Pe măsură ce utilizatorii creează, şterg şi modifică fişiere apare fenomenul numit
fragmentarea discului. Acesta se referă la divizarea unui fişier în segmente mici,
separate, în vederea stocării pe disc. Fragmentarea fişierului nu este o problemă de
integritate a datelor, dar atunci când discul este plin şi fişierele sunt foarte fragmentate,
operaţiile de citire şi de scriere devin mai lente.
Procesul prin care sunt rearanjate fişierele existente astfel încât acestea să fie
stocate continuu este denumit defragmentare. Pentru a defragmenta discul în sistemul
de operare Windows se foloseşte utilitarul Disk Defragmenter.
Pentru a accesa utilitarul Disk Defragmenter selectaţi Start  Programs 
Accesories  System Tools  Disk Defragmenter.

14
Fereastra principală Disk Defragmenter afişează fiecare volum de disk, sistemul
de fişiere utilizat, capacitatea, spaţiul liber şi procentul de spaţiu liber. Pe lângă
defragmentarea discurilor, acest utilitar poate analiza discul raportând aranjarea curentă
a fişierelor (Analisys Display).
Pentru a defragmenta un disc selectaţi unitatea care trebuie defragmentată şi
apoi apăsaţi butonul Defragment (în dreapta butonului Analyze din partea de jos a
ferestrei). Rezultatul defragmentării este o stocare mai eficientă a fişierelor, într-un
spaţiu continuu.

Scanare

Dacă aveţi probleme cu dispozitivele de disc sau cu volumele, se poate utiliza


utilitarul Chek Disk din sistemul de operare Windows.
Acest utilitar detectează sectoarele defecte, încearcă să repare defectele
sistemului de fişiere şi scanează şi încearcă să recupereze sectoarele defecte.
Pentru a accesa utilitarul Check Disk in My Computer efectuaţi clic-dreapta pe
volumul care trebuie verificat şi selectaţi Properties.

Deschideţi Tab-ul Tools din caseta de dialog Properties şi apăsaţi butonul Check Now.

15
Se va deschide caseta de dialog Check Disk. În această casetă se pot selecta
opţiunile Automatically Fix File System Errors, respectiv Scan for and Attempt Recovery
of Bad Sectors.

Dacă sistemul nu poate obţine accesul exclusiv la partiţie, discul va fi verificat la


următoarea repornire a sistemului.

Copii de siguranta
Una dintre modalitatile de sporirea securitatii datelor este realizarea unor copii de
siguranta cu ajutorul programului de backup.
În ceea ce priveşte procesul de backup, unele programe de aplicaţie realizează
în mod automat copii de siguranţă ale fişierelor de date, păstrând pe disc atât versiunea
curentă cât şi pe cea anterioară.
Acest program permite crearea şi restaurarea unor copii de siguranţă.

16
Pentru a accesa utilitarul Backup selectaţi Start  Programs  Acesories 
System Tools  Backup. Va apărea fereastra Backup, din care puteţi porni Backup
Wizard, Restore Wizard sau puteţi crea un ERD (disc pentru situaţii de urgenţă - se
adresează administratorilor de sistem) (Figura 73).

Opţiunea Backup Wizard vă conduce prin toţi paşii necesari pentru a face o copie
de siguranţă. Aceste operaţiuni nu pot fi efectuate decât de acei utilizatori care sunt
membri ai grupului Administrators sau Backup Operators.
Pentru selectarea tipului de backup, bazaţi-vă pe următoarele criterii:
- cât de multe date aveţi cărora doriţi să le faceţi copie de siguranţă;
- cât de repede doriţi să se facă copiile de siguranţă;
- numărul de benzi pe care sunteţi dispus să le utilizaţi în eventualitatea în
care trebuie să efectuaţi operaţiunea de restaurare.
Principalul motiv pentru care realizaţi copii de siguranţă este acela de a putea
restaura informatia în situaţia unor defectiuni.
Pentru a folosi Restore Wizard urmaţi următorii paşi se lanseaza programul
backup şi se efectueaza clic pe butonul Restore Wizard, apoi se urmeaza pasii
necesari, ghidati de Wizard.
Opţiunea Schedule Jobs din fereastra programului Backup permite programarea
utilitarului de backup în vederea efectuării automate a copiilor de siguranţă. După
alegerea datei şi orei la care procesul de backup (calculatorul va trebui să fie pornit în
momentul ales) apăsaţi butonul Add Job. Va fi lansat Backup Wizard în care vor fi setate
opţiunile dorite.

Operaţiuni de devirusare

În protecţia datelor de pe un calculator o mare importanţă o au utilizarea


programelor antivirus.
Probabil că cel mai important lucru de reţinut atunci când se vorbeşte despre
viruşi este acela că aceştia sunt de fapt nişte programe care exploatează diverse
deficienţe ale sistemului de operare sau ale anumitor programe.

17
Modul de acţiune diferă de la un virus la altul, astfel anumiţi viruşi distrug datele
de pe disc prin coruperea programelor, ştergerea fişierelor sau chiar prin reformatarea
discului fix. Totuşi, majoritatea viruşilor doar se reproduc şi afişează diverse mesaje.
Viruşii pot face următoarele lucruri:
- infectează fişiere executabile (de program), cum ar fi aplicaţii de editare de
text, calcul tabelar sau chiar fişiere ale sistemului de operare;
- infectează discurile ataşându-se la anumite programe speciale, în mod
deosebit în zonele denumite de boot şi master boot records;
- infectează fişiere ataşate mesajelor transmise prin intermediul poştei
electronice, unor dispozitive de transfer al datelor (dischete, CD-uri) sau prin
reţea;
Viruşii nu fac următoarele lucruri:
- nu distrug dispozitive hardware, cum ar fi tastatura şi monitorul. Deşi pot fi
înregistrate comportamente anormale cum ar fi imagini distorsionate sau faptul că
nu apar caracterele în momentul tastării acestora, în aceste situaţii viruşii
afectează programele care controlează tastatura sau monitorul. Nici chiar discul
fix nu poate fi distrus de către viruşi, ci doar informaţia stocată pe acesta;
- nu infectează mesaje de e-mail de tipul text şi nici discuri protejate la
scriere;
În principiu există trei categorii de viruşi:
- viruşi de program, care infectează aplicaţiile, sistemele de operare şi alte
fişiere executabile. În general acest tip de viruşi nu rămâne activ în memorie după
încheierea sesiunii de lucru;
- viruşi de boot - se activează la pornirea calculatorului, înainte de
lansarea sistemului de operare. Dacă sistemul de operare reuşeşte să pornească
în ciuda infectării sectorului de boot, de obicei virusul este dezactivat în memorie.
Calculatorul este în continuare infectat, dar virusul nu poate să se manifeste cu
simptomele obişnuite sau să se răspândească. Cu toate acestea, în majoritatea
cazurilor infectării sectorului de boot, calculatorul nu mai porneşte;
- viruşi denumiţi multipartite (din ambele categorii) şi care de obicei sunt
categorisiţi ca „ascunşi” sau „polimorfici” (îşi schimbă comportamentul de la o
activare la alta).
Cand ne aflam in cadrul unei retele, nu toţi utilizatorii pot scana împotriva viruşilor
toate datele. În această situaţie, dacă apare caseta de dialog Acces denied, înainte de a
suspecta activitatea unui virus, asiguraţi-vă că aveţi permisiune să efectuaţi operaţiunea
respectivă (scanare, reparare, izolarea fişierelor, ştergerea fişierelor).
Pentru a scana sectorul de boot sunt necesare drepturi de administrator.
De obicei, algoritmul de scanare împotriva viruşilor presupune:
- lansarea programului antivirus utilizat;
- selectarea opţiunii pentru scanare împotriva viruşilor;
- alegerea opţiunii de reparare a fişierului / zonei de boot infectate (reparare,
izolare, ştergere);
În situaţia în care anumite fişiere au fost infectate şi pentru acestea există copii de
siguranţă (neinfectate) cea mai sigură metodă este ştergerea celor infectate şi înlocuirea
cu cele din copia de siguranţă.
Un alt aspect important în utilizarea programelor antivirus este acela că baza de
date privind viruşii „cunoscuţi” (detectaţi şi pe care ştie să îi înlăture un program
antivirus) trebuie în permanenţă actualizată pentru a proteja datele împotriva noilor tipuri
de viruşi.
18
4113.2.1.3.2 Functiile de baza ale unui calculator personal

4113.2.1.3.2.1 Interpretarea si folosirea pictogramelor de pe desktop

După pornirea sistemului de operare ecranul care va însoţi tot timpul sesiunea de
lucru curentă va putea fi de genul:

19
suprafaţa
pictograme/icoane
meniul ‘‘Start’’

shortcut

Ceasul şi data

butonul de Start bara de meniu rapid bara de taskuri


bara de alegere a limbii

Elementele suprafeţei de lucru sunt:


 pictograme,
 bara cu aplicaţii,
 meniul butonului Start şi
 prompterul (indicatorul de poziţie pe ecranul monitorului).
Ca şi anexe, dar foarte utile sunt:
 bara de alegere a limbii (utilă în editare),
 bara de meniu rapid (poate conţine butoane pentru accesarea aplicaţiilor cel
mai des folosite de către utilizator).

Meniul butonului ‘‘Start’’

Este accesat prin butonul ‘‘Start’’ plasat în colţul stâng al barei de aplicaţii şi prin
el vom putea alege una din opţiunile:
 Shut Down/Restart - pentru a închide sau reporni calculatorul;
 Help - pentru a obţine informaţii ajutătoare;
 Search - pentru a căuta fişiere (se folosesc caracterele ‘‘*’’ si ‘‘?’’pentru a
substitui porţiuni din denumire);
 Settings - principalele subopţiuni sunt:
 Control Panel - folosit pentru a controla o serie de parametri interni
de funcţionare a calculatorului;
 Printers - pentru gestionarea imprimantelor conectate la calculator.
 Documents - pentru a regăsi documente la care s-a lucrat recent;
 Programs - pentru accesarea aplicaţiilor/programelor de care avem
nevoie.

20
Bara de aplicaţii

Se găseste de obicei pe latura de jos a ecranului şi în cadrul ei vor apare numele


aplicaţiilor deschise sub forma unor butoane.
Spre extremitatea dreaptă, această bară include o serie de butoane care pot controla:
data şi ora, nivelul amplificării sonore, parametrii de afişare a imaginii pe ecran sau
formatul tastaturii.

Pictogramele / Icon-urile

Sunt plasate pe suprafaţa de lucru si reprezintă:

- programe , directoare sau scurtături .


Executând cu mouse-ul un dublu-clic pe un icon tip program, se va porni
programul pe care-l reprezintă.
Icon-urile pentru directoare au ca imagine o mapă galbenă, distingându-se
doar prin numele care însoţeşte fiecare pictogramă.
După nevoi, icon-urile pot fi:
 punctate cu dublu-clic-stânga;
 selectate singular;
 repoziţionate;
 şterse;
 redenumite;
 selectate multiplu;
 copiate;
 mutate.
Icon-urile ‘‘scurtătură’’ sau schortcut sunt folosite pentru a apela mai uşor
programe sau fişiere care nu se află la îndemâna utilizatorului.

Prompter-ul

Este o reprezentare grafică a poziţiei curente de pe ecran, focalizând atenţia


asupra locului în care vor avea loc acţiunile determinate de apăsarea butoanelor mouse-
ului.

Câteva din formele grafice de reprezentare a mouse-ului sunt:

21
Simbol prompter Utilizare
mouse
selecţie normală

Help
calculatorul este în lucru în
BackGround
calculatorul este în lucru
precizie în selecţie
selecţie text
redimensionare pe verticală
redimensionare pe orizontală
redimensionare pe diagonale

mutare
selecţie obiect de legătură
desenare
invalidare

22
Fiecare obiect prezent pe suprafaţa de lucru, inclusiv această suprafaţă de lucru,
poate fi personalizat cu ajutorul unui meniu imediat/contextual care este evidenţiat la
acţiunea de clic-dreapta pe respectivul obiect.

Meniul imediat al suprafeţei de lucru

Astfel, personalizarea suprafeţei de lucru presupune activarea comenzilor din


meniul specific acesteia:
 Arrange Icons, Line Up Icons - aranjarea icoanelor după anumite criterii:
denumire, tip, mărime, data la care au fost create sau o autoaranjare;
 Refresh - împrospătarea suprafeţei de lucru/Desktop;
 New - crearea de noi resurse informaţionale (ex. directoare, scurtături pentru
diferite programe greu accesibile) reprezentate prin pictograme/icon-uri;
 Properties - comanda care permite controlul proprietăţilor de afişare: imaginea
de fundal/background, screen saver-ul (imagine care are drept scop protejarea
monitorului întreţinând fiabilitatea acestuia), paleta de culori şi rezoluţia ecranului
care se pot modifica prin accesarea casetei de dialog Display Properties.

4113.2.1.3.2.2 Recunoasterea partilor unei ferestre aplicatie

23
Pornirea oricărei aplicaţii sau deschiderea oricărui document înseamnă apariţia
pe ecran a unei ferestre, o zonă dreptunghiulară care vă va prezenta acea aplicaţie sau
acel document.

În general, elementele unei ferestre sunt :


 bara de titlu - indică denumirea fişierului deschis şi aplicaţia cu care s-a creat;
mai conţine un set din trei butoane;
 bara de meniuri/meniul principal - prezentă sub bara de titlu şi conţine de
obicei meniurile (File, Edit, View, Insert, Tools, Windows şi Help) programului
accesat;
 bara de unelte - şir de butoane grafice care sunt scurtături pentru diferite
comenzi existente în meniuri;
 bara de stare - mesaje şi informaţii care evidenţiază o stare de lucru de
moment;
 barele de derulare - deplasarea pe orizontală sau pe verticală în cadrul unui
document;
 element pentru redimensionarea ferestrei - prin prinderea şi tragerea acestui
element se poate realiza micşorarea sau maximizarea ferestrei;
 suprafaţa de lucru activă - zona în care se vor introduce datele.

bara de titlu meniul principal set de trei butoane

bară de unelte

suprafaţa de lucru
Barele de
derulare

bară de unelte bara de stare


element pentru redimensionare

Manevrele posibile în lucrul cu o fereastră sunt:


 deschiderea - prin apelarea unui program sau a unui fişier (de exemplu, prin
dublu-clic pe icon-ul respectiv);

24
 mutarea - prin prinderea şi tragerea ferestrei cu ajutorul mouse-ului: pentru a
muta o fereastră într-o nouă poziţie pe ecran, se punctează bara de titlu prin clic-
stânga şi ţinând butonul apăsat se va trage fereastra respectivă în poziţia dorită.

Fig.1.3.2.

 redimensionarea - poate fi realizată în sus, în jos, la stânga, la dreapta sau pe


diagonale.

 maximizarea - se realizează prin clic-stânga pe butonul plasat în dreapta-sus


pe bara de titlu;
 minimizarea în bara de aplicaţii - clic-stânga pe butonul plasat în dreapta-sus
pe bara de titlu;
 restaurarea - revenirea la forma de dinainte a unei maximizări - prin dublu-clic pe
bara de titlu, sau acţionând butonul Restore plasat în dreapta-sus pe bara de
titlu;
 închiderea ferestrelor - acţionând butonul plasat în dreapta-sus pe bara de titlu

Identificarea meniurilor standard dintr-o bară cu meniuri

25
Bara de meniuri este principala componentă a programelor Windows. Într-o
fereastră, bara de meniuri este plasată sub bara de titlu şi este compusă, de regulă,
din meniurile : File, Edit, View, Insert, Tools, Windows şi Help.

Meniul File conţine, de regulă, grupul de comenzi legate de operaţiile cu fişiere:


deschidere, salvare, listare, ieşire din program

Meniul Edit conţine, de regulă, un grup de comenzi utile în operaţii de copiere si


mutare, precum si operaţii de căutare, înlocuire conţinut:

Meniul View conţine posibilităţile de vizualizarea în pagină a unui document deschis,


afişarea diferitelor bare cu unelte de lucru, grila,...:

Meniul Insert este utilizat atunci când se doreşte introducerea forţată de salt la pagină
nouă, numerotarea paginilor, data şi ora, diferite simboluri şi imagini.

Meniul Tools conţine o serie de unelte care vin în ajutorul utilizatorului pentru a
personaliza lucrul cu calculatorul.

Meniul Window permite vizualizarea tuturor fişierelor deschise într-o sesiune de lucru,
prin poziţionare concomitentă a acestora pe aceeaşi suprafaţă de lucru specifică
aplicaţiei cu care au fost create.

Meniul Help oferă utilizatorului, în caz de impas, posibilitatea de a apela informaţiile


ajutătoare oferite de aplicaţia accesată.
Identificarea barelor cu instrumente standard
Majoritatea aplicaţiilor în Windows utilizează bare cu instrumente.
O bară cu instrumente conţine un set de butoane care sunt o variantă mai rapidă
în a accesa cele mai uzuale comenzi dintr-un program. Când se execută clic, comanda
asociată este executată automat de programul activ.
Mai jos sunt prezentate efectele generate de instrumentele standard care
compun bara cu instrumente de lucru standard din programul My Computer.

Buton Efect
revenire la acţiunea precedentă
deplasare în sus într-o anumita ierarhie de directoare
alegerea modului de afişare a directoarelor şi fişierelor
anulează ultima acţiune
reafişează directorul vizualizat înainte ca butonul Back să fie activat
ştergere directoare sau fişiere
copiere directoare sau fişiere
mutare directoare sau fişiere
lipire directoare sau fişiere înmagazinate în memoria ClipBoard
mută directorul sau fişierul selectat în memoria ClipBoard
căutare directoare sau fişiere
comută între vizualizarea/nevizualizarea poziţiei în arborele rădăcină

26
Un alt exemplu de bară cu instrumente standard este cea specifică aplicaţiilor prezente
în pachetul MS Office.

Buton Efect
deschidere document nou
deschidere document deja existent
salvare document activ
accesare e-mail pentru transmiterea documentului deschis
căutare combinaţie de cuvinte în fişierele de pe hard-disk
imprimare/listare
previzualizare document activ
verificare gramaticală
muta directorul sau fişierul selectat în memoria ClipBoard
copiază conţinutul din ClipBoard
lipeşte conţinutul din ClipBoard în poziţia dorită
accesare prompter pentru desenare
reface ultima modificare
revine la situaţia anterioară accesării
înserează obiecte tip Hyperlink
modifică scara de afişare a documentului
butonul de ajutor informativ
Posibilităţi de modificare a poziţiei
 deplasarea barelor - se prinde mânerul de selecţie , apoi se trage bara cu
instrumente în poziţia dorită:
 ajustarea - pentru ajustarea graniţei dintre două bare cu instrumente alăturate pe
orizontală, se poziţionează indicatorul mouse-ului între cele două bare până la
transformarea lui în două săgeţi bidirecţionale după care se va trage în una din
cele două direcţii.
 interschimbare a două bare cu instrumente - se prinde mânerului de selecţie şi se
va trage printr-o mişcare de uşoară rotaţie în sus sau jos poziţiei curente după
care se poziţionează în zona dorită.

Posibilităţi de modificare a consistenţei sau reordonare a butoanelor

 eliminarea butoane - se accesează cu clic-dreapta pe bara cu instrumente de


lucru standard; din meniul deschis se alege comanda Customize, apoi se alege
butonul la care dorim sa renuntam si se trage deauspra ferestrei comenzii;
 îmbogăţirea cu noi butoane - se accesează bara cu instrumente de lucru
standard prin clic-dreapta; din meniul deschis se alege comanda Customize, se
alege butonul comenzii si se plaseaza pe bara de instrumente
 reordonarea butoanelor

27
Navigarea în meniului help
Meniul Help se activează prin accesarea comenzii
prezentă în meniul butonului Start.
Meniul Help este utilizat pentru a localiza informaţiile de care utilizatorul are
nevoie la un moment dat. Toate elementele de căutare şi manevrare a informaţiei sunt
cuprinse într-o fereastră specifică.
Pagina principală a meniului Help este alcătuită dintr-o fereastră care oferă două
posibilităţi de căutare:
 Caseta de căutare Search cu ajutorul căreia reuşiţi să aflaţi în detaliu semnificaţia
unor noţiuni sau expresii;
 Listă cu diferite domenii de căutare.

Utilizarea caracteristicii Index

Caracteristica Index oferă posibilitate utilizatorului să introducă sau să aleagă


termenul sau expresia cu specific informatic. Explicaţia va fi detaliată în panoul din
dreapta după accesarea butonului Display.

Utilizarea caracteristicii Favorites

Această caracteristică vine în ajutorul utilizatorului în aşi construi o bancă de


cuvinte şi expresii de care va avea nevoie şi cu o altă ocazie în cadrul sesiunii de lucru
curente. Vizualizarea acestei bănci se face prin accesarea butonului .

Utilizarea caracteristicii History

Prin intermediul acestei caracteristici utilizatorului i se oferă posibilitatea de a


obţine informaţii legate de un subiect căutat utilizând istoricul tuturor căutărilor de pe
parcursul unei sesiuni de lucru.

4113.2.1.3.2.3 Fisiere si directoare

Organizarea fişierelor si directoarelor

28
Programul My Computer permite utilizatorului să gestioneze, să organizeze şi să
lucreze cu fişiere şi directoare. Programul poate fi utilizat pentru a deschide, tipări,
copia, şterge, muta şi redenumi fişiere.
Prin fişier se înţelege un grup de date denumit si localizat pe un suport de
pastrare a informatiei. Exemplu de fişier: un program, o bază de date (colectie de date)
sau un document creat de utilizator (text, imagine, audio sau video) pe care utilizatorul
le poate identifica, modifica, şterge, salva, copia sau trimite spre un dispozitiv de ieşire.
Tipul informatiei stocate intr-un fisier poate fi identificat prin extensia acestuia
(combinatia de caractere de dupa punctul care delimiteaza numele fisierului de extensia
acestuia). O triere groso-modo a tipurilor de fisiere este : fişiere program şi fişiere de
date. Fişierele de program conţin instrucţiuni care îi transmit calculatorului ce trebuie să
facă iar fişierele de date conţin informaţii create cu ajutorul unui program (dacă scrieţi o
scrisoare înseamnă că aţi creat un fişier de date). Anumite fişiere conţin informaţii
referitoare la configurarea calculatorului. Pentru ca utilizatorul să nu şteargă aceste
fişiere, sistemul de operare le ascunde, prin modificarea atributelor de fişier.
De obicei fişierele sunt organizare în dosare/directoare/foldere - denumiri
utilizate dupa dorinta.
Un dosar este un loc pe disc în care lucraţi la un moment dat; o zona care
conţine fişiere şi alte directoare (subdirectoarele directoarului curent). Directorul
reprezintă o metodă de organizare şi grupare ordonata a fişierelor astfel încât utilizatorul
să nu fie obligat să caute un fisier în liste mult prea lungi. Directorul aflat la cel mai înalt
nivel este numit director rădăcină. Directoarele conţinute de un director sunt numite
subdirectoare.
În funcţie de sistemul de operare, numele de fişiere dintr-un director pot fi
prezentate şi ordonate în diferite feluri: alfabetic, după data creării, după dimensiune sau
ca pictograme (într-o interfaţă grafică cu utilizatorul).
Prezentarea grafică a directoarelor şi subdirectoarelor de pe un disc este
evidentiată sub forma unui arbore în care subdirectoarele sunt ramurile directorului
principal (Directory tree -arbore de directoare).

29
Figura 1 Structura unui arbore de directoare

Calea de acces la fişier (lista dosarelor prin care se trece pentru a se ajunge din
directorul curent la fişierul dorit)se numeste pathname.
Dosarele sunt despărţite prin simbolul „\” (backslash), iar după denumirea
fişierului căutat (ultima din calea de acces) nu se mai pune simbolul „\” (backslash).
Când se executa clic pe dosare, Windows stabileşte automat calea de acces
substituind efortul dvs.
Programul My Computer se lansează efectuând dublu-clic pe icon-ul My
Computer dispus pe Desktop (Suprafaţa de lucru) (Figura 7)

Figura 7 Icon-ul programului My Computer

Personalizarea modului de afişare a programului My Computer

Opţiunile Large Icons, Small icons, List, Details, şi Thumbnails din meniul View se
referă la modul în care va fi afişată informaţia în fereastra:

30
Opţiunea Large Icons

Opţiunea Small Icons

Opţiunea List

Opţiunea Details

Opţiunea Thumbnails este utilă mai ales în situaţia în care fişierele conţinute în
directorul curent conţin imagini. Conţinutul acestora este afişat sub forma unei imagini
mai mici, permiţând o identificare mai uşoară a fişierului căutat.

31
Opţiunea Thumbnails

Pentru uşurarea activitatii de navigare prin directoare şi fişiere, programul permite


aranjarea obiectelor în fereastra după anumite criterii: nume (by Name), tip (by Type),
dimensiune (by Date) sau automată (Auto Arrange). Aceste opţiuni pot fi selectate din
submeniul Arrange Icons.

Submeniul Arrange Icons

Navigarea prin sistemul de directoare. Crearea fişierelor şi directoarelor

Ca orice lucru în sistemele de operare Microsoft Windows, şi unităţile de disc


sunt reprezentate prin butoane sau pictograme. Unităţile primesc ca nume o literă,
începând cu litera A, urmată de două puncte (A:). Această literă este denumită literă de
unitate – Drive letter.

Reprezentarea unităţilor de disc

Pictogramele reprezintă tipul de dispozitiv de stocare a informaţiei care intră în


unitatea respectivă (dischetă deasupra unităţii de dischetă – floppy, respectiv CD-ROM
deasupra unităţii de compact disc). Discurile care nu au nici o pictogramă suplimentară
reprezintă unităţi de disc fix (fie hard-discuri, fie partiţii ale aceluiaşi hard-disc).
Executarea unui dublu-clic pe pictograma unei unităţi de disc în programul My
Computer determină apariţia unei ferestre care afişează conţinutul respectivei unităţii de
disc.
32
Un dosar, cel care este selectat la un moment dat, este evidentiat prin culoare de
jur-imprejurul denumirii lui (Figura 27).

Dosar neselectat (stânga) şi dosar selectat (dreapta)

În situaţia în care nu puteţi găsi un director sau un fişier puteţi utiliza comanda
Search (Caută) pentru a localiza directorul sau fişierul căutat. Windows oferă posibilităţi
avansate de căutare, posibilităţi care permit găsirea unui fişier sau director pe baza
numelui acestuia sau pe baza textului conţinut în director sau fişier. Aceasta este o
caracteristică deosebit de utilă în cazul în care ştiţi că aţi salvat un anume fişier pe
calculator, însă nu îl puteţi găsi.
Pentru a lansa în execuţie programului de căutare, se urmeaza calea Start 
Search  For Files or Folders...
În caseta de dialog care apare, se pot specifica următoarele opţiuni:
- numele fişierului sau directorului (acesta poate conţine caractere de
genul *,?);
- textul căutat;
- locaţia unde se face căutarea.

În funcţie de ceea ce căutaţi, se poate specifica numele fişierului sau directorului


căutat şi/sau textul căutat. Doar unul dintre aceste câmpuri trebuie să fie completat
pentru căutare. Locaţia în care se face căutarea trebuie să fie specificată: unitate de
disc sau director.

Pentru a crea un director se procedează astfel:


1. se lansează programul My Computer;
2. se selectează unitatea de disc unde va fi creat directorul (sau se navighează
până în directorul al cărui subdirector va fi directorul nou creat);
3. selectaţi File  New  Folder;

4. în fereastra din dreapta apare o pictogramă de director, numit New Folder

5. înlocuiţi eticheta New Folder cu denumirea pe care doriţi să o daţi noului director.

Spre deosebire de directoare, fişierele sunt în general obţinute în urma


introducerii unor date şi salvarea acestora cu o extensie caracteristica programului cu
care a fost creat.
Cu toate acestea, Windows permite crearea fişierelor fără lansarea aplicaţiilor
care le generează (desigur pentru a introduce date în aceste fişiere vor trebui lansate
aplicaţiile).
Modalitatea de a crea fişiere se aseamănă foarte mult cu cea în care sunt create
directoarele, singura diferenţă constând în opţiunea aleasă (un nume de program în loc
de opţiunea Folder).

În continuare este prezentată modalitatea prin care poate fi creat un fişier cu


programul Notepad:
1. se lansează programul My Computer;

33
2. se selectează directorul unde va fi creat fişierul (este important de reţinut că,
pentru o mai bună organizare a fişierelor şi directoarelor, este indicat ca primele
să nu fie create direct pe unitatea de disc);
3. selectaţi File  New  Text Document;
4. o nouă pictogramă de fişier apare în fereastra My Computer;

Pictograma fişierului Notepad nou creat


5. introduceţi numele dorit pentru noul fişier şi apăsaţi tasta Enter.
6. pentru a introduce date în noul fişier efectuaţi dublu-clic pe acesta pentru a lansa
programul Notepad, introduceţi datele dorite şi nu uitaţi să salvaţi fişierul înainte
de închiderea programului.

O altă modalitate de a crea atât directoare cât şi fişiere este utilizarea opţiunilor
meniului contextual (obţinut prin efectuare clic-dreapta).

Figura 36 Variantă pentru crearea unui nou director /fişier

O mare atenţie trebuie acordată locului unde se efectuează clic-dreapta, de acest


loc depinzând continutul meniului contextual. Pentru a obţine meniul cu opţiunile din
figura 36, clic-dreapta trebuie efectuat într-o zonă liberă a ferestrei din dreapta.

REALIZAREA OPERAŢIILOR CU DIRECTOARE ŞI FIŞIERE

Operaţiuni cu fişiere şi directoare: mutare, copiere, ştergere, redenumire,


recuperare

Operaţiunile cu fişiere şi directoare se efectuează cu ajutorul opţiunilor din meniul


Edit, din bara de meniuri. Cel mai important lucru de reţinut este acela că aceste
operaţiuni nu pot fi efectuate dacă nu este selectat directorul/fisierul sau
directoarele/fisierele, situaţie în care opţiunile meniului Edit sunt inactive (de culoare gri)
(Figura 37).

Opţiunile meniului Edit inactive (stânga) şi active (dreapta)

34
Există două combinaţii de comenzi foarte utilizate: Cut-Paste şi Copy-Paste.
Opţiunea Cut (a tăia) reprezintă operaţiunea de eliminare a unui fişier sau
director şi plasarea lui într-o memorie temporară astfel încât, mai apoi, să poată fie
mutat (lipit) în altă parte. Este important de reţinut că în cazul în care s-a efectuat
operaţiunea Cut asupra unui fişier / director şi după aceea nu a fost efectuată o
operaţiune Paste la o altă destinaţie fişierul / directorul rămâne în locul unde a fost
iniţial. Acesta este o metodă prin care sistemul de operare îşi protejează fişierele.
După ce a fost aleasă opţiunea Cut sau Copy, se activează opţiunea Paste (a
lipi). Această procedură permite inserarea unui fişier la o anumită destinaţie după ce
iniţial a fost tăiat sau copiat.
Spre deosebire de copiere, care crează o dublură a informaţiilor, mutarea şterge
informaţiile din poziţia iniţială.
Acţiunea de ştergere a unui fişier / director (Delete) se efectuează atunci când se
doreşte eliminarea definitivă a datelor cuprinse în acestea.
Pentru a îndepărta definitiv un fişier/director de pe unitatea de disc, executaţi clic
pe denumirea lui (selectaţi fişierul), după care apăsaţi tasta Delete (Şterge). Tasta
Delete şterge întregul dosar, inclusiv dosarele din el.
Verificaţi dacă aţi selectat fişierul corect înainte de a apăsa tasta Delete!
După apăsarea tastei Delete, sistemul de operare afişează o casetă de dialog prin care
cere confirmarea acţiunii de ştergere. Dacă sunteţi sigur, apăsaţi butonul Yes.

Caseta de dialog pentru confirmarea acţiunii de ştergere

Oricare fişier sau director şters de către dumneavoastră va ajunge în lada cu


deşeuri de unde va dispărea în cele din urmă.

Pictograma lăzii cu deşeuri (Recycle Bin)


În situaţia în care aţi greşit şi aţi şters un fişier de care aveaţi nevoie, acesta
poate fi recuperat dacă operaţiunea se efectuează imediat după operaţiunea de
ştergere.
Pentru recuperarea acestui fişier, deschideţi Recycle Bin. Toate fişierele şi
directoarele care apar în fereastra acestui program pot fi recuperate: selectaţi fişierul pe
care doriţi să îl recuperaţi apoi alegeţi Restore din meniul File, de pe bara cu meniuri.
Fişierul este pus pe disc exact în locul din care a fost şters.
In mod prestabilit, dimensiunea totală a fişierelor păstrate în Recycle Bin (şi care
pot fi recuperate) este de aproximativ 10% din dimensiunea discului fix.
Un fişier a cărui dimensiune este mai mare decât capacitatea Recycle Bin nu va
putea fi recuperat şi va fi şters definitiv.
Fişierele se pierd în urma unei ştergeri din greşeală, din cauza alterării
informaţiilor de pe disc referitoare la stocarea lor sau prin deteriorarea discului.
Cea mai bună soluţie de recuperare a unui fişier este restaurarea pe baza unei
copii de siguranţă.
35
Pentru a copia sau muta fişiere / dosare în alte dosare folosiţi mouse-ul pentru a
le „trage” (drag) şi a le „plasa” (drop) în locul respectiv. Iată cum puteţi muta sau copia
un fişier / dosar:
1. Selectaţi fişierul / dosarul pe care doriţi să îl copiaţi sau mutaţi şi i ţineţi apăsat
butonul drept al mouse-ului
2. În timp ce ţineţi apăsat butonul drept al mouse-ului, folosiţi mouse-ul pentru a
poziţiona cursorul pe dosarul în care vreţi să mutaţi fişierul/directorul
3. În momentul în care eliberaţi butonul mouse-ului va apărea un meniu contextual
care vă va permite să selectaţi tipul de operaţiune pe care doriţi să o efectuaţi
sau să renunţaţi la efectuarea operaţiunii respective (Figura 43).

Meniul contextual care permite selectarea tipului de operaţiune


Operaţiunile de copiere, mutare şi ştergere pot fi efectuate şi asupra mai multor
fişier şi dosare simultan.
Pentru a selecta mai multe fişiere sau dosare (dispuse aleator) într-o listă, ţineţi
apăsată tasta Ctrl când executaţi clic pe denumirile corespunzătoare. Fiecare denumire
rămâne evidenţiată după selecţie.

Selectarea fişierelor şi dosarelor dispuse aleator


Pentru a selecta mai multe fişiere sau dosare dispuse alăturat, executaţi clic pe
primul, ţineţi apăsată tasta Shitf şi apăsaţi pe ultimul din listă. Aceste elemente vor fi
evidenţiate deodată.

Selectarea fişierelor şi dosarelor dispuse alăturaT

O altă operaţiune care poate fi efectuată asupra fişierelor şi directoarelor este


aceea de redenumire (Rename).

36
Oricare fişier poate fi identificat printr-un nume şi o extensie, despărţite printr-un
punct.
Directoarele se identifică doar printr-un nume.
Acţiunea de Rename se aplică asupra numelui unui director sau fişier marcat
iniţial.
Numele unui fişier sau director reprezintă o asociere de litere, numere şi
simboluri permise (simboluri excluse: \,/,:,*, ?, ‘’,<,>,I) şi este atribuit unui fişier / director
pentru a-l distinge de celelalte fişiere / directoare de pe disc.
Pentru a redenumi un fişier sau director nu trebuie să îl deschideţi.
Este recomandată utilizarea denumirilor scurte (maximum 8 caractere) şi evitarea
folosirii spaţiilor.
Atunci când redenumiţi un fişier, se modifică doar denumirea lui, nu şi conţinutul.
Este foarte important să nu se modifice extensia fişierului deoarece aceasta
identifică aplicaţia cu care a fost creeat.
Cea mai simplă modalitate de a redenumi un fişier / director este utilizarea
meniului contextual. Pentru a efectua această operaţiune se procedeaza în felul
următor:
1. selectaţi fişierul sau directorul pe care doriţi să îl redenumiţi prin clic-dreapta;
2. din meniul contextual selectaţi opţiunea Rename;

Alegerea opţiunii Rename din meniul contextual


3. scrie-ti noua denumire a fişierului / directorului;
4. validaţi modificarea apăsândi tasta Enter

Anumite fişiere şi directoare nu pot fi redenumite deoarece ele sunt necesare în


funcţionarea corectă a sistemului de operare Windows (de exemplu, Documents and
Settings, Winnt sau System32). De obicei, sistemul de operare Windows este setat să
nu afişeze extensia pentru tipurile de fişiere cunoscute, dar acest lucru poate fi
modificat.

Într-o reţea, modalitatea de utilizare a fişierelor prin care acestea sunt stocate pe
un calculator central (server) şi sunt solicitate, vizualizate şi modificate de mai mulţi
utilizatori este denumită File sharing – partajarea fişierului. Când un fişier este folosit de
programe sau calculatoare diferite, partajarea fişierelor poate impune convertirea într-un
format comun.

37
Se poate observa cu uşurinţă faptul că un director este partajat, datorită
pictogramei directorului pe care apare o mână.

Iconul unui director partajat

4113.2.1.3.2.4 Tipărirea

Variante de iniţiere a procesului de tipărire

Dacă se doreşte tipărirea unui document se va putea acţiona direct butonul


din bara de instrumente de lucru standard sau comanda din meniul File
plasat în bara cu meniuri a programului in care s-a creat documentul. Diferenţa între
cele două variante este aceea că prin acţionarea butonul documentul va fi tiparit
direct, fara modificarea unor parametrii de tipărire.

Modificarea parametrilor de tipărire a unui document

Ferestra comenzii Print permite


 conectarea la una dintre imprimantele din reţeaua locală (dacă aceasta
există), diferite de implicita;

38
 selectarea paginii, anumite pagini sau tot documentul care trebuie
tipărit;
 tipărirea într-un fişier;
 tipărirea documentului pe ambele pagini ale foilor de hârtie prin
acţionarea manuală sau automată a foilor de hârtie;
 tipărirea în mai multe exemplare;
 tipărirea paginilor pare sau impare;
 selectarea numărului de pagini din document care să fie plasate pe o
foaie de hârtie şi dimensiunea relativă a paginilor miniaturale pe pagina de
tipărit.

Efectul opţiunilor de tipărire din această casetă de dialog:


Draft Output/ciorna Tipăreşte documentul mai rapid, la o
rezoluţie mai mica
Reverse Print Order/inversare Tipăreşte paginile documentului de la
ordine de tipărire sfârşit spre început
Background Printing/tipărire în Documentul este tipărit mult mai
fundal repede în timpul unei continuări în
editarea documentului
Document Properties/proprietăţile Proprietăţile documentul vor apare pe
documentului documentul tipărit
Comments/comentarii Tipăreşte orice comentarii din
document

In final, selecţiile se vor valida prin acţionarea butonului OK plasat în partea de


jos-dreapta din toate casetele de dialog Print care pot apare succesiv pe ecranul
monitorului funcţie de care varianta de activare a comenzii de tipărire veţi alege.

39
4113.2.1.3.3 Utilizarea unei aplicatii de procesare texte

4113.2.1.3.3.1 Lansarea programului


Acest procesor de text MS Word este foarte eficient şi echipat cu toate
instrumentele necesare pentru a crea o multitudine de tipuri de documente.
Există mai multe variante în a lansa aplicatia:
1)
 Clic-stânga pe butonul prezent în bara de aplicaţii;
 Clic-stânga pe meniul Programs din bara cu meniuri a butonului Start;
 Clic-stânga pe comanda Microsoft Word.
2)

 dublu clic-stânga pe pictograma prezentă pe suprafaţa de lucru.


Fereastra aplicaţiei MS. Word poate fi personalizata după preferinţa şi nevoile
fiecăruia. Fereastra conţine multe elemente deja familiare: bara de titlu, butoanele de
minimizare, restaurare şi închidere a aplicaţiei, bara cu meniuri, bara cu unelte de lucru
standard, bara de stare şi barele pentru derulare pagina.
Butonul meniului de Bara cu instrumente de
control formatare

Rigla

Prompterul

Asistenţă pachet
programe Office

Bara de stare Bara cu instrumente de


desenare

40
Comenzile ce se regasec in meniurile aplicatiei MS Word se pot accesa fie din
meniu, fie direct de pe bara de instrumente cu butoane ce corespuns acestor comenzi.
Meniul Format cuprinde o serie de comenzi care oferă utilizatorului posibilitatea de a
modifica aspectul textului, pentru a-l face cat mai accesibil şi atractiv.

Fig. 3. 1. 2.

Bara cu instrumente de formatare a textului poate include toate comenzile


prezente în acest meniu prin intermediul unor butoane. De obicei, această bară cu
instrumente este plasată în imediata apropiere a barei cu instrumente de lucru standard.

Fig. 3. 1. 3.

Rigla se activează din meniul View şi încadrează suprafaţa activă în partea de


sus şi stânga. Cu ajutorul ei se pot vizualiza mai uşor toate dimensionările în procesul
de formatare a unui document.
Prompterul (cursorul) este reprezentat de obicei printr-un element vertical clipitor.
Acesta indică întotdeauna locul unde se va introduce noul text.

4113.2.1.3.3.2 Deschiderea unui nou document

Există două alternative în a deschide un nou document:


1)
 clic-stânga pe meniul File;
 activarea butonului corespunzător alegerii Create New Document;
 validarea alegerii cu activarea butonului OK.
2)
 clic-stânga pe butonul New Blank Document din bara cu instrumente de
lucru standard.

41
In acest caz, pe suprafaţa de lucru va fi activat un document gol, fără informaţie,
denumit generic Document.

Un şablon de document este un model de document care conţine deja unele


opţiuni de formatare şi text.
În acest sens, MS. Word oferă utilizatorilor o varietate mare de şabloane care
facilitează crearea oricărui tip de document. Fiecare şablon poate include text, margini
de document, fonturi (diferite formate pentru corpul de caracter alfanumeric şi pentru
caracterele speciale), imagini şi alte atribute de machetare a documentului.

4113.2.1.3.3.3 Editarea documentului

Introducerea textului

De la început trebuie avuta in vedere distincţia între un text şi un document.


Textul conţine toate caracterele alfanumerice (litere şi numere) şi caracterele
speciale iar un document este de fapt un fişier care conţine un text aranjat într-o
anumită formă (paginat, aliniat, introdus cu anumite stiluri de corp de caracter) şi
eventual îmbogăţit cu imagini, grafice sau tabele.
Introducerea textului presupune în primul rând introducerea caracterelor unul
după altul construind în acest fel cuvinte, propoziţii si/sau paragrafe.
Pentru introducerea corectă a textului se impun respectarea următoarelor reguli:
 se introduce un singur spaţiu între cuvintele din text-prin acţionarea tastei
“Spaţiu”;
 textul se introduce continuu fără acţionarea tastei <Enter> la sfârşitul
rândurilor - ruperea rândurilor este realizată automat de către aplicaţie în
momentul în care se depăşeşte marginea din dreapta a şablonului curent;
 se acţionează tasta <Enter> doar în cazul în care se doreşte începerea de
noi paragrafe sau alineate;
 se introduce obligatoriu un singur spaţiu după fiecare semn de punctuaţie;
 nu se introduce spaţiu între parantezele care încadrează un text şi textul
respectiv;
 alineatele se creează prin acţionarea tastei <Tab>, niciodată prin
introducerea de spatii;
 centrarea titlurilor se face folosind funcţia de aliniere centrală, niciodată
prin introducerea de spaţii sau prin acţionarea repetată a tastei <Tab>;
 majuscula de la începutul frazelor sau al numelor proprii se introduce prin
tastarea combinaţiei de taste <Shift>+<literă> ;
 tasta <CapsLock> se acţionează în cazul în care se introduc de regulă
doar majuscule(titluri).

Definiţii ajutătoare:
Paragraful este porţiunea de text cuprinsă între două caractere Enter.
Alineatul este distanţa între una dintre marginile laterale ale documentului şi
începu-tul unui paragraf sau rând de text.
Exista două posibilităţi de a edita un text: inserare şi suprascriere.

42
Prin înserare, orice introducere se adăuga la textul existent începând din poziţia
curentă a prompter-ului, iar prin suprascriere se înlocuieşte vechiul text cu noul text
începând de asemenea din poziţia curentă a prompter-ului fixată la un moment dat de
către dumneavoastră.
Comutarea între cele două moduri de introducere a textului se realizează prin
acţionarea tastei <Ins>.

Utilizarea tastaturii pentru deplasarea prin textul unui document:

COMBINATIA DE TASTE DEPLASAREA


Home La începutul rândului
End La sfârşitul rândului
Ctrl+ → Cu un cuvânt la dreapta
Ctrl+ ← Cu un cuvânt la stânga
Ctrl+ ↑ La paragraful anterior
Ctrl+ ↓ La următorul paragraf
Ctrl+ . La următoarea propoziţie
PgUp In sus cu o fereastra
PgDn In jos cu o fereastra
Ctrl+ PgUp In sus cu o pagina
Ctrl+ PgDn In jos cu o pagina
Ctrl+ Home La începutul documentului
Ctrl+ End La sfârşitul documentului

Pentru a vă deplasa prin document se poate utiliza mouse-ul pentru acţionarea


barelor de derulare verticală şi orizontală, generând o deplasare în sus sau în jos,
precum şi o deplasare spre stânga sau dreapta documentului curent.

Trebuie precizat că pagina curentă, numărul total de pagini din documentul curent
şi poziţia precisă a locaţiei curente de înserare pot fi observate în cadrul barei de stare.

4113.2.1.3.3.4 Vizualizarea documentului

MS. Word oferă cinci posibilităţi de vizualizare a documentului curent (meniul View):
1) Normal – pentru operaţii generale de prelucrare a documentului;
2) Web Layout – permite vizualizarea şi crearea documentelor HTML utilizate ca
pagini Web;
3) Print Layout – pentru vizualizarea documentului în forma lui finală – cum va
aparea la tipărire;
4) Outline – permite vizualizarea modului de structurare al documentului;
5) Full Screen – permite folosirea întregului ecran pentru vizualizarea documentului
curent.

43
La terminarea conceperii unui document acesta se poate previzualiza înainte de
faza de tipărire. Activarea acestei facilitaţi oferite de aplicaţia MS. Word se poate
realizează în două variante:
1) prin acţionarea butonului plasat pe bara cu instrumente de lucru
standard;
2) prin acţionarea comenzii din meniul File.

Ca rezultat, se va deschide o fereastră care vă va oferi o serie de instrumente de


vizualizare pentru documentul activ care urmează a fi tipărit.

4113.2.1.3.3.5 Salvarea documentului

Salvarea documentelor este foarte importantă în orice aplicaţie cu care lucraţi.


Dacă nu salvaţi documentele, când părăsiţi MS. Word exista riscul sa vă pierdeti
toată munca realizată începând de la crearea noului document şi pană la părăsirea
aplicaţiei cu care l-aţi realizat.
Pentru salvarea unui document este necesar a se urma următorii paşi:
1) accesaţi butonul Save de pe bara cu instrumente de lucru standard sau comanda
Save din meniul File;
2) la prima salvare a documentului va apare caseta de dialog SaveAs în care
alegeţi destinaţia fişierului pe unul dintre suporturile de păstrare a informaţie, prin
deschiderea casetei cu lista derulantă Save In;
3) alegeţi formatul implicit caracteristic aplicaţiei în care aţi creat documentul sau alt
format prin alegerea unuia din formatele oferite în caseta cu lista derulantă Save
as type;
4) denumiţi documentul în funcţie de conţinutul acestuia în caseta de text File
name;
5) acţionaţi butonul Save plasat în dreapta-jos a casetei de dialog Save As.

Odată salvat un document cu un anumit nume, pentru o nouă salvare se execută


un simplu clic-stânga pe butonul Save sau comanda Save din meniul File.

Salvarea documentului sub o altă denumire

Dacă din diferite motive se doreşte salvarea documentului sub o altă denumire
decât cea iniţială, se va acţiona comanda Save As din meniul File şi se vor urmări toţi
paşii indicaţi pentru prima salvare a unui document nou creat: Meniul File/comanda
SaveAs/alegeţi calea spre noua destinaţie a fişierului/ alegeţi formatul fişierului/
alegeţi o eventuală redenumire a documentului /

4113.2.1.3.3.6 Părăsirea aplicaţiei

Înaintea închiderii unui document acesta trebuie mai întâi să fie salvat.
Pentru închiderea documentului se vor urma paşii din una din următoarele
variante:
1) meniul File/comanda Close, sau

44
2) clic-stânga pe butonul Close din bara de meniuri a aplicaţiei care include
documentul în cauza.
În cazul în care nu s-au salvat ultimele modificări, aplicaţia MS. Word întreabă
dacă se doreşte acest lucru, protejând utilizatorul de o eventuală pierdere parţială a
informaţiilor.

Dacă în aceeaşi sesiune de lucru aţi deschis mai multe documente, acestea se
vor salva şi închide pe rând.

In final, după închiderea tuturor documentelor deschise într-o sesiune de lucru,


se va închide şi aplicaţia care le-a generat, acţiune realizabilă prin respectarea uneia
din următoarele două variante:
1) meniul File/comanda Exit, sau
2) clic-stânga pe butonul Close din bara de titlu a aplicaţiei ,

4113.2.1.3.3.7 Deschiderea unui document existent

Fişierele create cu aplicaţia MS. Word au extensia .doc.

În vederea prelucrării unui document existent pe hard-disk sau pe dischetă se va


deschide documentul prin parcurgerea următorilor paşi:
1) Selectarea meniului File din cadrul barei cu meniuri;
2) Accesarea comenzii Open care va genera deschiderea casetei de dialog Open;
3) Selectarea cu clic-stânga pe una din unităţile de disk care conţine documentul
deja existent;
4) Selectarea cu dublu clic-stânga pe directorul care conţine documentul deja
existent;
5) Selectarea cu clic-stânga pe fişierul căutat, după care se accesează butonul
Open sau mai rapid, dublu clic-stânga pe document;

Deschiderea documentului din bara cu instrumente standard

Această variantă presupune deschiderea unui document existent într-un timp mai
scurt şi se realizează prin parcurgerea următorilor paşi:
1) Se acţionează prin clic-stânga butonul prezent în bara cu unelte standard ;
2) Din caseta de dialog Open se selectează cu clic-stânga una din unităţile de disk
care conţine documentul căutat;
3) Se selectează cu dublu clic-stânga directorul care conţine documentul;
4) Se selectează documentului cu clic-stânga după care se accesează butonul
Open sau mai rapid, dublu clic-stânga pe document (Fig.3.2.3.) ;

4113.2.1.3.3.8 Utilizarea operaţiilor de manipulare text

Adăugarea textului
Mai întâi se va fixa punctul curent de înserare a noului text.

45
Acest lucru se poate realiza folosind tastatura, acţionând tastele cu săgeţi, sau
mouse-ul prin operaţia de clic-stânga în poziţia în care se doreşte a se adăuga noul text.

Înlocuirea textului
Etapele de înlocuire a textului prin procedeul de suprascriere a noului text sunt:
1) Se fixează punctul de început al suprascrierii;
2) Se acţionează tasta <Ins>;
3) Se tastează textul dorit.
Pentru a dezactiva această caracteristică se va acţiona din nou tasta <Ins>.

Selectarea textului

Selectarea textului este utilă în vederea realizării unor operaţii de copiere,


mutare sau ştergere text, operaţii realizabile operând într-un document sau simultan în
mai multe documente.

Selectarea textului cu ajutorul mouse-ului


Regulile pentru selectarea textului sunt prezentate în tabelul care urmează
Selectarea textului: Efect

un cuvânt dublu clic-stânga pe cuvântul respectiv, înaintea sau


imediat după ultimul caracter din cuvânt;
un bloc de text a) clic-stânga înaintea primului cuvânt din blocul de
text, eliberarea butonului stâng al mouse-ului după care
prin apăsarea cu menţinere a tastei Shift se punctează
cu clic-stânga sfârşitul blocului de text dorit a se marca;
b) clic-stânga cu menţinere, înaintea primului cuvânt
din blocul de text şi glisarea mouse-ului prin acoperirea
blocului de text ,acesta fiind evidenţiat cu caractere
albe pe fond negru(invers de cum este normal), după
care se va elibera butonul stâng al mouse-ului;
un rând din text clic-stânga în bara de selecţie în imediata apropiere a
rândului de text (partea stângă a textului) (Fig.3.2.4.) ;
mai multe rânduri dintr-un clic-stânga cu menţinere în bara de selecţie în imediata
text apropiere a primului rând din text, după care prin
glisarea mouse-ului în sus sau în jos se vor marca
toate rândurile dorite din text;
o propoziţie se menţine apăsată tasta <Ctrl> în timp ce se execută
clic-stânga oriunde pe propoziţia în cauză;
un paragraf a) Dublu clic-stânga în bara de selecţie în imediata
vecinătate a paragrafului;
b) Triplu clic-stânga oriunde pe paragraf;
tot documentul Se menţine apăsată tasta <Ctrl> şi se execută clic-
stânga pe bara de selecţie.

Deselectarea unui text se realizează foarte simplu prin eliberarea tastelor şi prin
operaţia clic-stânga cu mouse-ul oriunde pe textul documentului dumneavoastră.
46
Selectarea textului cu ajutorul tastaturii
Selecţia textului dintr-un document se poate realiza foarte uşor şi cu ajutorul
exclusiv al tastaturii.
Paşii care trebuie sa se urmeze sunt:
1) Se fixează punctul de început al selecţiei;
2) Se acţionează tasta funcţională F8 - în acest moment indicatorul prompterului se
transformă dintr-o bară verticală care apare şi dispare intermitent, într-un
dreptunghi fix;
3)
Selectarea textului: Efect

un cuvânt Se acţionează tasta <Space>;


mai multe cuvinte succesive Se acţionează tasta <Space> în mod repetat;
o propoziţie Activează tasta<.>;
un paragraf Se acţionează tasta <Enter>;

Pentru a dezactiva caracteristica de selecţie a textului ajutaţi doar de


tastatură se va apăsa tasta <Esc>.

Copierea, mutarea şi ştergerea textului

Aceste trei operaţii se pot realiza atât cu ajutorul mouse-ului cât şi cu ajutorul
tastaturii.
Prima etapă presupune selecţia textului în documentul dumneavoastră urmată de
a doua etapă în care este activată una din cele trei operaţii.

A. Copierea textului
Operaţia de copiere a unui text presupune înmagazinarea textului iniţial selectat
într-o variabilă de memorie de tip Clipboard (o parte din memoria calculatorului), iar apoi
copierea acesteia într-un anumit loc din document.

Copierea textului cu ajutorul mouse-ului


Varianta 1:
1) Se selectează textul;
2) Se activează meniul Edit;
3) Se activează comanda Copy;
4) Se fixează cu clic-stânga o noua poziţie de plasare a textului selectat;
5) Se activează meniul Edit;
6) Se activează comanda Paste.

Varianta 2:
1) Se selectează textul;
2) Se activează cu clic-dreapta meniul imediat (pe selectie);
3) Se activează comanda Copy cu clic-stânga;
4) Se fixează cu clic-stânga o noua poziţie de plasare a textului selectat;

47
5) Din meniul imediat care-şi face din nou apariţia se va activa cu clic-stânga
comanda Paste.

Copierea textului cu ajutorul tastaturii


Urmăriţi paşii următori şi veţi reuşi să realizaţi întotdeauna cu succes o operaţie
de copiere ajutaţi fiind doar de tastatura:
1) Se selectează textul;
2) Se activează combinaţia de taste Ctrl+C;
3) Se fixează cu clic-stânga o nouă poziţie de plasare a textului selectat;
4) Se activează combinaţia de taste Ctrl+V.

B. Mutarea textului

Mutarea textului cu ajutorul mouse-ului


Varianta 1:
1) Se selectează textul;
2) Se activează meniul Edit;
3) Se activează comanda Cut;
4) Se fixează cu clic-stânga o noua poziţie de plasare a textului selectat;
5) Se activează meniul Edit;
6) Se activează comanda Paste.

Varianta 2:
1) Se selectează textul;
2) Se activează cu clic-dreapta meniul imediat al suprafeţei de lucru Word;
3) Se activează comanda Cut cu clic-stânga;
4) Se fixează cu clic-stânga o noua poziţie de plasare a textului selectat ;
5) Din meniul imediat care-şi face din nou apariţia se va activa cu clic-stânga
comanda Paste.

Mutarea textului cu ajutorul tastaturii


Această operaţie presupune parcurgerea în ordine a următorilor paşi :
1) Se selectează textul;
2) Se activează combinaţia de taste Ctrl+X;
3) Se fixează cu clic-stânga o noua poziţie de plasare a textului selectat;
4) Se activează combinaţia de taste Ctrl+V.

C. Ştergerea textului

Cel mai simplu mod de ştergere este acela de poziţionare a indicatorului mouse-
ului înaintea sau după caracterul sau cuvântul care urmează a fi şters şi activarea tastei
Delete (şterge caracterul din dreapta punctului curent de înserare) sau a tastei
Backspace ← (şterge caracterul din stânga punctului curent de înserare).
Paşii de urmat pentru ştergerea unui grup mai mare de caractere sunt:
1) Selectaţi textul;
2) Activaţi tasta Delete dacă nu mai aveţi nevoie de textul selectat.

Refacerea situaţiilor anterioare unei modificări

48
Se întâmplă ca în urma oricărui tip de modificare adusă conţinutului unui
document să doriţi din diferite motive să reveniţi intr-o anumită fază anterioară uneia din
aceste operaţii.
Refacerea unei faze anterioare în care s-a aflat documentul dumneavoastră se
realizează extrem de uşor prin accesarea comenzii Undo prezentă în meniul Edit sau
ca buton în bara cu instrumente standard.

În cazul in care s-a renunţat la prea multe modificări se va accesa succesiv


comanda Repeat, prezentă în meniul Edit, pentru a reface conţinutul documentului
dumneavoastră până în momentul pe care-l doriţi.

Deschiderea şi comutarea între mai multe documente

Dacă doriţi să consultaţi sau să lucraţi în paralel cu două sau mai multe documente, mai
întâi este necesar să le deschideţi.
Paşii necesari a fi urmaţi pentru a deschide, de exemplu, trei documente Word
sunt:
1) Accesaţi aplicaţia Word;
2) Deschideţi primul document folosind una din variantele cunoscute de deschidere
a unui document deja existent;
3) Deschideţi al doilea document;
4) Deschideţi al treilea document.

Ajunşi în această fază, prin accesare cu clic-stânga pe oricare din cele trei
butoane din bara de aplicaţii, veţi putea să comutaţi, pe rând, în fiecare din cele trei
documente, fiecare document accesat devenind document curent la un moment dat.

Copierea şi mutarea textului între mai multe documente

Pentru a realiza diferite operaţii de modificare asupra conţinutului unui document


ajutaţi fiind de informaţiile din alte documente, mai întâi este necesar ca aceste
documente să fie deschise. Practic, din acest moment, fiecărui document i se va putea
aduce orice fel de modificare.

49
Folosirea caracterelor speciale şi a simbolurilor

Recunoaşterea tipurilor de caractere speciale şi a simbolurilor

Caracterele speciale şi simbolurile sunt caracterele care nu fac parte din setul
standard de caractere prezent pe tastatura.
Caracterele speciale şi simboluri de bază sunt incluse în trei grupuri:
a) Simbolurile = simbolurile matematice, săgeţile, simbolul de marcă înregistrată,
simbolul de copyright şi literele din alfabetul grecesc;
b) Textul normal = caractere speciale care includ accente şi alte marcaje speciale;
c) Wingdings = pictograme şi simboluri speciale intr-o gamă foarte variată.

Înserarea caractere speciale sau a simbolurilor

Această operaţie se poate realiza utilizând comanda Symbol… prezentă în


meniul Insert. Paşii care urmează a fi parcurşi de dumneavoastră pentru a reuşi să
înseraţi un caracter special sau un simbol sunt:
1) Fixaţi punctul curent de înserare cu clic-stânga în documentul curent;
2) Selectaţi meniul Insert;
3) Selectaţi comanda Symbol... – va apare o căsuţă de dialog Symbol;
4) În funcţie de ceea ce doriţi selectaţi una din etichetele Symbol sau Special
Characters;
5) Dacă alegeţi setul de simboluri, alegeţi tipul setului de simboluri dorite din caseta
derulantă Font;
6) Executaţi clic-stânga pe simbolul sau caracterul special dorit;
7) Validaţi alegerea prin clic-stânga pe butonul Insert;
8) După ce aţi înserat toate simbolurile şi/sau caracterele speciale se va părăsi
caseta de dialog Symbol prin acţionarea butonului Cancel.

4113.2.1.3.3.9 Utilizarea instrumentelor pentru modificarea aspectului

50
textului

Modificarea aspectului corpului de literă


Prin corp de literă se înţelege aspectul literei.
Acest aspect include forma, stilul, mărimea, culoarea şi evidenţierea literelor
folosind diferite efecte vizuale pentru caracterele care alcătuiesc textul dintr-un
document.
Procesul este realizabil în timpul introducerii textului sau după completarea unui
document.
Pentru a controla aspectul unui text deja existent, parcurgeţi următorii paşi:
1) Selectaţi litera, cuvântul, rândul, paragraful sau uneori chiar întregul document;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda Font... - va apare o casetă de dialog Font care va conţine trei
etichete: Font, Character Spacing şi Text Effects;
4) Selectaţi eticheta Font;

5) Alegeţi forma caracterelor din caseta cu lista Font – există o multitudine de


fonturi;
6) Alegeţi stilul de scriere al caracterelor din caseta cu lista Font style;
7) Alegeţi mărimea caracterelor din caseta cu lista Size;
8) Alegeţi culoarea caracterelor din caseta cu lista derulantă Font color;
9) Dacă doriţi ca ceea ce aţi marcat să fie subliniat, selectaţi tipul liniei de subliniere
din caseta cu lista derulantă Underline style;
10)Dacă doriţi să anexaţi alte efecte textului marcat, bifaţi cu clic-stânga în căsuţele
de validare din grupul de căsuţe de validare Effects;
11) În căsuţa Preview aveţi ocazia să previzualizaţi forma finală a textului marcat ;
51
12)Dacă doriţi ca aceste setări să devină implicite şi pentru alte eventuale modificări
de aspect de corp de literă, acţionaţi butonul Default...;
13)Validaţi toate setările prin acţionarea butonului OK.
Setările realizate anterior se mai pot obţine prin acţionarea butoanelor corespunzătoare din
bara cu instrumente pentru formatarea textului sau prin diferite combinaţii de taste:
Font, mărime, stil Buton Efect Combinaţie de
de font şi diferite taste
evidenţieri a
corpului de litera
Font Oferă posibilitatea alegerii
formei corpului de literă
Mărime corp de Oferă posibilitatea alegerii
literă mărimii corpului de literă
Stil Regular
Stil Italic <Ctrl>+<I>
Stil Bold <Ctrl>+<B>
Stil Bold italic <Ctrl>+<B>+<I>
+
Efect Subliniere <Ctrl>+<U>
Efect Alegerea culorii de text
Efect Exponent <Ctrl>+<+>
Efect Indice <Ctrl>+<=>

Spaţierea caracterelor

Uneori, se întâmplă să doriţi să modificaţi distanţa între caracterele unui text.


Această operaţie se realizează prin parcurgerea următorilor paşi:
1) Selectaţi litera, cuvântul, rândul, paragraful sau uneori chiar întregul document;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda Font... - va apare o casetă de dialog Font care va conţine trei
etichete: Font, Character Spacing şi Text Effects;
4) Selectaţi eticheta Character Spacing;
5) Alegeţi scara de dimensiune din caseta cu lista derulantă Scale;
6) Alegeţi spaţierea tip condensat sau expandat din caseta Spacing;
7) Acţionând cele două săgeţi din caseta By setaţi numărul de puncte între două
caractere;
8) Din caseta Position alegeţi varianta normală, sau;
9) Acţionând cele două săgeţi din caseta By alăturată pentru a seta numărul de
puncte;
10)Acţionaţi butonul Default… pentru ca aceste setări să devină implicite la o nouă
deschidere a casetei Font/eticheta Character Spacing ;
11) Validaţi toate setările prin acţionarea butonului OK.

52
Alinierea textului în cadrul unui document

Alinierea textului într-un document, respectiv din celulele unui tabel, este relativă
la marginile din stânga şi dreapta ale documentului, respectiv marginile din stânga şi
dreapta ale celulelor din tabel.
Există patru posibilităţi de a alinia un text:
1) Aliniere la stânga (Left Justifield) - aliniere implicită la deschiderea unui
document nou şi care se caracterizează prin faptul că textul este aliniat la
marginea din stânga iar marginea din dreapta a rândurilor de text este de forma
neregulată;
2) Aliniere la dreapta (Right Justifield) - textul este aliniat la marginea din dreapta
iar marginea din stânga a rândurilor de text este de forma neregulată;
3) Centrare (Centre) - textul este centrat între marginea din stânga şi din dreapta a
documentului;
4) Aliniere stânga-dreapta (Full Justification) - textul este aliniat atât la stânga cât
şi la dreapta astfel încât ambele margini sunt drepte.

Pentru a modifica alinierea textului, în timpul tastării sau într-un document deja existent,
aveţi la dispoziţie, ca în majoritatea cazurilor, mai multe variante:
a) Cu ajutorul barei cu meniuri - meniul Format/Paragraph;
b) Cu ajutorul butoanelor din bara cu instrumente Formatting;
c) Cu ajutorul meniului imediat - comanda Paragraph;

53
Butoanele de aliniere de pe bara de instrumente Formating si efectele lor se pot
observa in tabelul de mai jos:

BUTON EFECT
Aliniere la marginea din stânga
Centrare
Aliniere la marginea din dreapta
Aliniere la marginea din stânga şi dreapta

Un mod de aliniere a unui text se menţine până la o nouă procedură de modificare.

4113.2.1.3.3.10 Utilizarea tabulatorilor şi alineatelor

Introducerea de tabulatori

După cum ştiţi deja, un text poate conţine şi alienate (distanţa între una din
marginile documentului şi un anumit paragraf sau rând de text).
Crearea acestor alineate precum şi evidenţierea anumite informaţii sub forma
unei liste se realizează întotdeauna cu ajutorul unor tabulatori.
Tabulatorii sunt puncte invizibile care la deschiderea unui document nou sunt
fixate implicit la distanţe egale de o jumătate de inci (1inci=2,54 cm).
MS Word oferă mai multe tipuri de tabulatori care permit alinierea textului în
moduri diferite:
1) Tabulare la stânga (Left Tab) - marcaj care aliniază textul la stânga;
2) Tabulare la dreapta (Right Tab) - marcaj care aliniază textul la dreapta;
3) Tabulare centrată (Center Tab) - marcaj care centrează textul;
4) Tabulare zecimală (Decimal Tab) - aliniază intrările numerice la punctul zecimal.

Fiecare paragraf dintr-un document (textul cuprins între două caractere Enter),
poate avea un set diferit de tabulatori.
Există câteva metode pentru a fixa tabulatori intr-un document:
a) Utilizând bara cu meniuri;
b) Utilizând rigla.

Introducerea de alineate

Introducerea de alineate prin utilizarea butoanelor din bara cu instrumente


Formatting

Paşii de urmat pentru a introduce alineate într-un text, prin utilizarea butoanelor
din bara cu instrumente Formatting, sunt:
1) Fixaţi punctul curent de inserare în paragraful în care doriţi să inseraţi un alineat;

54
2) Selectaţi unul din butoanele (alineat la dreapta), (alineat la stânga) -
prezente în bara cu instrumente Formatting - de cate ori acţionaţi butonul se va
mări sau micşora alineatul cu câte încă o jumătate de inci.

Introducerea de alineate prin utilizarea barei cu meniuri

Paşii de urmat pentru a introduce alineate într-un text, prin utilizarea barei cu
meniuri, sunt:
1) Fixaţi punctul curent de inserare în paragraful în care doriţi să inseraţi un alineat;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda Paragraph - va apare caseta de dialog Paragraph;
4) În casetele de text din grupul Indentation, aveţi posibilitate să setaţi dimensiunea
alineatului;
5) Validaţi prin acţionarea butonului OK.

4113.2.1.3.3.11 Utilizarea marcatorilor

Pentru a evidenţia anumite informaţii, aveţi ocazia să utilizaţi facilitatea de


inserare de marcatori: litere, cifre, simboluri care se incrementează sau nu în mod
automat la acţionarea tastei Enter.

Introducerea de marcatori prin utilizarea barei cu meniuri


Paşii de urmat sunt:
1) Fixaţi punctul curent de inserare;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda Bullets and Numbering… - va apare caseta de dialog
Bullets and Numbering;
4) Selectaţi eticheta Bullet sau eticheta Numbered;
5) Selectaţi tipul de marcaj dorit;
6) Validaţi prin acţionarea butonului OK.

55
Introducerea de marcatori prin utilizarea butoanelor din bara cu instrumente
Formatting
Paşii de urmat sunt:
1) Fixaţi punctul curent de inserare;
2) Selectaţi unul dintre butoanele corespunzătoare înserării de marcaje din bara cu
instrumente Formatting.

4113.2.1.3.3.12 Crearea coloanelor de text

Crearea coloanelor de text

Implicit, într-un document, spaţiul alocat textului este format dintr-o singură
coloană.
MS Word oferă posibilitatea de a formata distribuţia textul pe mai multe coloane.
MS Word oferă posibilitatea de a formata un document nou pentru ca textul să fie
de la bun început introdus pe coloane, să apelaţi la această facilitate pe parcursul
completării unui document sau puteţi să transformaţi un text deja existent într-un text
dispus pe coloane.
Întreg procesul de creare sau modificare a parametrilor de formatare a textului pe mai
multe coloane precum şi inserarea sau ştergerea forţată a eventualelor salturi la
următoarea coloană, se realizează în modul de vizualizare Print Layout (meniu
Format).

Pentru a crea coloane de text parcurgeţi paşii:


1) Fixaţi punctul curent de inserare a coloanelor de text sau selectaţi textul care
doriţi să-l formataţi pe coloane;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda Columns... - va apare caseta de dialog Columns;

56
4) Alegeţi numărul de coloane din grupul de butoane Presets sau din caseta
Number of columns;
5) Dacă doriţi separarea coloanelor printr-o linie verticală, bifaţi în caseta de
validare Line between ;
6) Dacă doriţi o altă dimensionare a coloanelor, acţionaţi săgeţile din grupul de
casete Width and spacing;
7) Dacă doriţi dimensionaţi diferit coloanele, devalidaţi caseta de validare Equal
column width şi redimensionaţi-le în grupul de casete Width and spacing;
8) Validaţi setările prin accesarea butonului OK.

Traseul de introducere a textului şerpuieşte de sus în jos, coloana cu coloana.

4113.2.1.3.3.13 Introducerea anteturilor şi a notelor de subsol

Antetul sau nota de subsol sunt vizibile doar în modul de vizualizare Print Layout
şi, implicit, parametrii de machetare sunt aceeaşi în tot documentul. Pentru ca într-un
document să se poată distinge un antet de altul, respectiv o notă de subsol de alta, este
necesar ca după activarea comenzii meniu View\ comanda Header and Footer, să se
acceseze şi comanda meniu File\ comanda Page Setup.Va apare activată eticheta
Layout în care se vor face setările necesare şi numai după aceea să se creeze antetele
si/sau notele de subsol aferente documentului.

57
Crearea antetului de document

Antetul este parte componentă din cadrul marginii de sus a unui document, care
poate fi capabil să stocheze informaţie.
Paşii care trebuie să fie parcurşi pentru a crea un antet, sunt:
1) Selectaţi meniul View ;
2) Selectaţi comanda Print Layout ;
3) Selectaţi comanda Header and Footer - în cadrul marginii de sus a
documentului va apare un chenar cu linie întreruptă în interiorul căruia este fixat
automat punctul curent de inserare;

.
4) Adăugaţi sau modificaţi textul din interiorul cadrului;

58
5) Validaţi totul prin accesarea butonului , prezent pe bara cu instrumente - va
dispare chenarul de antet, conţinutul acestei zone fiind observabil în document ca
zonă estompată (umbrită).

Crearea notei de subsol

Nota de subsol este parte componentă din cadrul grosimii marginii de jos a unui
document capabilă să stocheze informaţie.
Paşii care trebuie să fie parcurşi pentru a crea o notă de subsol, sunt :
1) Selectaţi meniul View ;
2) Selectaţi comanda Print Layout ;
3) Selectaţi comanda Header and Footer;
4) Poziţionaţi-vă în pagina;
5) Introduceţi textul;
6) Validaţi totul prin accesarea butonului , prezent pe bara cu instrumente -
va dispare chenarul pentru nota de subsol, conţinutul acestei zone fiind
observabil în document ca zona estompată (umbrită).

4113.2.1.3.3.14 Numerotarea paginilor

Numerotarea paginilor din document

Pentru a avea o evidenţă paginată a conţinutului dintr-un document, urmaţi paşii :


1) Selectaţi meniul Insert ;
2) Selectaţi comanda Page Numbers - va apare caseta de dialog Page Numbers;

3) Stabiliţi poziţionarea numerotării paginilor accesând caseta cu lista derulantă


Position ;
4) Stabiliţi alinierea numerelor de pagină accesând caseta cu lista derulantă
Alignement ;
5) Selectaţi formatul numerelor de pagina după accesarea butonului Format...;
6) Validaţi caseta de validare Show number on first page, dacă doriţi ca prima
pagină din document să fie numerotată ;
7) Validaţi setările prin acţionarea butonului OK.

59
4113.2.1.3.3.15 Tabele, imagini, grafice

TABELE

Elementele unui tabel

Elementele unui tabel sunt rândurile, coloanele şi celulele.


Rândurile sunt orientate pe orizontală iar coloanele pe verticală. Intersecţia unui
rând şi a unei coloane generează o mică locaţie dreptunghiulară numită celulă. Un tabel
poate fi creat în documentul Word prin inserare sau prin desenare.

Crearea unui tabel

Paşii de urmat pentru înserarea unui tabel sunt :


1) Fixaţi cu clic-stânga punctul curent de înserare tabel ;
2) Selectaţi cu clic-stânga meniul Table ;
3) Selectaţi cu clic-stânga comanda Insert;
4) Selectaţi cu clic-stânga comanda Table… - va apare caseta de dialog Insert
Table ;

5) Accesaţi repetat cu clic-stânga săgeţile din caseta de text Number of


columns până ajungeţi la numărul dorit de coloane necesar pentru tabelul
dumneavoastră ;
6) Accesaţi repetat cu clic-stânga săgeţile din caseta de text Number of rows
până ajungeţi la numărul dorit de rânduri necesar pentru tabelul dumneavoastră ;
7) Dacă doriţi să fixaţi ca egale dimensiunile coloanelor la dimensiunea implicită sau
la o altă dimensiune, accesaţi cu clic-stânga în caseta de validare Fixed

60
column width iar apoi, prin accesarea celor două săgeţi (în sus sau jos) din
caseta alăturată se fixează noua dimensiune a coloanelor – după validarea
tuturor setărilor pentru tabel, prin acţiunea de clic-stânga pe butonul OK precum
şi completarea tabelului cu datele necesare, veţi observa că dimensiunea
coloanelor a rămas aceeaşi pentru toate coloanele indiferent de consistenţa
datelor (Tabel 1.), în limitele marginilor din stânga respectiv dreapta ale
documentului dumneavoastră ;
Tabel 1
DENUMIRE DENUMIRE NR.BUCATI PRET PRET
ECHIPAMENT CONSUMABIL UNITAR($) TOTAL($)
Retroproiector Lampa 2 15 30

8) Dacă doriţi să se autofixeze dimensiunea coloanelor după datele care vor urma a
fi introduse, bineînţeles în limitele marginilor din stânga respectiv dreapta ale
documentului dumneavoastră, accesaţi cu clic-stânga în caseta de validare
Autofit to contents–după validarea tuturor setărilor pentru tabel, prin acţiunea
de clic-stânga pe butonul OK precum şi completarea tabelului cu datele
necesare, veţi observa că dimensiunea coloanelor s-a modificat în funcţie de
consistenţa datelor introduse (Tabel 2.);
Tabel 2
DENUMIRE DENUMIRE NR.BUCATI PRET PRET
ECHIPAMENT CONSUMABIL UNITAR($) TOTAL($)
Retroproiector Lampa 2 15 30

9) Dacă doriţi să se autodimensioneze tabelul după modificările unei ferestre Web în


care va fi inclus tabelul respectiv, accesaţi cu clic-stânga în căsuţa de validare
Autofit to window ;
10)Dacă doriţi să daţi un anumit format tabelului, accesaţi cu clic-stânga butonul
AutoFormat..., alegeţi categoria de tabel din caseta cu lista derulantă
Category iar apoi formatul dorit din caseta cu lista Table styles care vi se oferă
în cadrul casetei de dialog Table AutoFormat după care validaţi alegerea
făcută prin clic-stânga pe butonul OK(Fig.1.2.1.14.) ;

Fig.3.2.14.
11) Dacă doriţi ca setările dumneavoastră pentru tabel să devină implicite oricând se
doreşte crearea unui alt tabel validaţi cu clic-stânga în caseta de validare
Remember dimensions for new tables .

Explorarea unui tabel


61
Prin explorarea unui tabel se înţelege posibilităţile de deplasare în oricare celulă,
coloană sau rând care compun acel tabel. Această deplasare se poate realiza atât cu
ajutorul mouse-ului cat şi cu ajutorul tastaturii. Deplasarea în tabel cu ajutorul mouse-
ului se realizează foarte simplu prin clic-stânga în celula care se doreşte a deveni
curentă iar cu ajutorul tastaturii se vor folosi următoarele combinaţii de taste :

Combinaţii de taste Efect


<Tab> sau <→> Deplasare în celula vecină din
dreapta celulei curente
<Shift>+<Tab> sau <←> Deplasare în celula vecină din
stânga celulei curente
<↑> Deplasare în celula vecină din partea
de sus a celulei curente
<↓> Deplasare în celula vecină din partea
de jos a celulei curente
<Alt>+<Home> Deplasare în prima celulă din rândul
curent
<Alt>+<Page Up> Deplasare în prima celulă din
coloana curentă
<Alt>+<End> Deplasare în ultima celulă din rândul
curent
<Alt>+<Page Down> Deplasare în ultima celulă din
coloana curentă

Înserarea şi ştergerea de rânduri, coloane sau celule


Într-un tabel deja existent se pot însera rânduri, coloane sau celule goale sau se
pot şterge rânduri, coloane sau celule goale sau deja completate.
Înserarea de rânduri, coloane sau cellule
Pentru înserarea unei coloane, rând sau celule se vor urma paşii :
1) Fixaţi punctul curent de înserare intr-o celulă, selectând o coloană, selectând
un rând sau un domeniu (mai multe celule, coloane sau rânduri) ;
2) Selectaţi meniul Table ;
3) Selectaţi comanda Insert- va apare un submeniu;

4) Selectaţi din acest submeniu comanda care să realizeze tipul de inserare pe care
o doriţi ;

62
5) În cazul înserării unui tabel într-o celulă curentă, va apare o
casetă de dialog Insert Table(Fig.3.2.13.) în care se vor face setările dorite
urmând paşii indicaţi la punctul Crearea unui tabel prin înserare ;
6) În cazul înserării unei celule într-un tabel deja existent , va
apare o casetă de dialog Insert Cells... în care se vor face setările dorite (vezi
tabelul care urmează) .

Ştergerea de rânduri, coloane sau celule

Paşii de urmat pentru a renunţa la rânduri, coloane sau celule sunt următorii :
1) Selectaţi ceea ce doriţi să ştergeţi :un rând, coloană, celulă sau a unui
domeniu (mai multe rânduri, coloane sau celule) ;
2) Selectaţi meniul Table ;
3) Selectaţi comanda Delete- va apare un submeniu;

4) Selectaţi din acest submeniu comanda care să realizeze tipul de ştergere


pe care o doriţi (vezi tabelul de mai jos ) ;
5) Dacă veţi dori să ştergeţi o celulă sau mai multe celule, după accesarea comenzii
va apare o casetă de dialog deja cunoscută de dumneavoastră
(Fig.3.2.23.).

O altă variantă pentru a însera sau şterge un tabel, rânduri, coloane sau celule
este utilizarea meniului imediat sau a butoanelor corespunzătoare operaţiei alese, care
pot fi conţinute în bara cu instrumente standard.

Din meniul obtinut cu clic-dreapta puteti allege diverse comenzi care va permit
modificari ale tabelelor in MS Word.
Dacă doriţi să aliniaţi tabelul în pagina de lucru veţi putea să accesaţi butoanele
cu pictograme în funcţie de alinierea dorită ;
Dacă doriţi să formataţi liniile tabelului continuaţi selecţiile în caseta de dialog
Borders and Shanding care va apare în urma accesării butonului cu acelaşi nume ;
Aveţi ocazia de a selecta tipul de linie, grosimea liniei, culoarea liniei sau să
eliminaţi marginile de care nu aveţi nevoie - validaţi modificările prin accesare butonului
OK ;
Prin accesare butonului Options va apare o nouă casetă de dialog Table Options
în care puteţi modifica distanţa între text şi marginile sus-jos, respectiv stânga-
63
dreapta sau puteţi activa caseta de validare Allow spacing between cells care permite
spaţiere între celule- setările sunt valabile pentru toate celulele din tabel-priviţi tabelul în
care s-au introdus spaţiere între text şi marginile sus-jos precum şi între celulele
tabelului ;

O posibilitate de redimensionare a unui tabel deja existent se poate realiza prin


prinderea cu clic-stânga cu menţinere a colţului din dreapta-jos al tabelului şi deplasarea
acestuia pe direcţia diagonalei curente spre colţul din stânga-sus al tabelului până
acesta ajunge la dimensiunile dorite.

O posibilitate de redimensionare a unui rând dintr-un tabel deja existent se poate


realiza prin :
1) Poziţionarea indicatorului de mouse pe marginea de jos a rândului
până în momentul în care va apare o săgeată verticală bidirecţională
străpunsă de o linie orizontală ;
2) Executaţi clic-stânga cu menţinere – apare şi o linie orizontală
întreruptă (Fig.3.2.32.);
3) Deplasaţi mouse-ul în jos până unde doriţi să se întindă pe verticală
rândul selectat ;
4) Eliberaţi butonul mouse-ului- efectul este acelaşi ca în Fig.3.2.31.

O posibilitate de redimensionare a unei coloane dintr-un tabel deja existent se


poate realiza prin :
5) Poziţionarea indicatorului de mouse pe marginea din dreapta sau
stânga a oricărei celule care aparţine coloanei până în momentul în
care va apare o săgeată orizontală bidirecţională străpunsă de o liniuţă
verticală ;
6) Executaţi clic-stânga cu menţinere – apare şi o linie verticală întreruptă;
7) Deplasaţi mouse-ul spre stânga sau spre dreapta, ghidaţi de riglă,
până unde doriţi să se întindă pe orizontală coloana selectată ;
8) Eliberaţi butonul mouse-ului.

Introducerea datelor intr-un tabel

64
Datele se vor introduce pe rând în acest tabel, începând cu prima celulă, de la
stânga la dreapta, până în ultima celulă din tabel. În acest proces de completare a
tabelului sunt valabile toate regulile de introducere şi manevrare a textului.

Sortarea şi introducerea de formule matematice într-un tabel Word

Sortarea datelor intr-un tabel

Conţinutul datelor dintr-un tabel, text sau numeric, poate fi sortat ascendent sau
descendent în funcţie de obiectivul pe care vi l-aţi ales.
Celulele prezente în capul oricărui tabel se consideră etichete ale coloanelor
componente.

Paşii de urmat în a realiza o sortare sunt :


1) Selectaţi coloana după care se va face sortarea împreună cu eticheta sau fără
eticheta;

2) Accesaţi meniul Table;


3) Accesaţi comanda Sort…- va apare o casetă de dialog Sort;
4) Accesaţi butonul radio Ascending ;

65
5) Dacă doriţi ca sortarea să fie restrânsă (sunt sortate doar celulele din selecţie)şi
nu extinsă în tot tabelul(sortarea conţinutului din toate coloanele tabelului după
coloana selectată), accesaţi butonul Options- va apare o nouă casetă de dialog
Sort Options în care validaţi caseta Sort column only după care acţionaţi butonul
OK;

6) Validaţi totul prin accesarea butonului OK.

Utilizarea formulelor matematice

66
Asupra datelor numerice dintr-un rând sau o coloana se pot aplica diferite formule
matematice pe care le veţi găsi la momentul respectiv intr-o caseta cu lista derulanta, în
cadrul casetei de dialog Formula.Pentru a realiza de exemplu o însumare a conţinutului
numeric dintr-o coloana a unui tabel, mai întâi aveţi nevoie de încă o celula pentru
totalizare.

Paşii de urmat pentru a realiza însumarea datelor din coloana a treia din tabelul
de mai sus sunt :
1) Fixaţi punctul curent de inserare în celula totalizatoare;
2) Accesaţi meniul Table;
3) Accesaţi comanda Formula…- va apare caseta de dialog Formula în care va
apare implicit formula de însumare a ceea ce exista deasupra celulei curente
totalizatoare;

4) Din caseta cu lista derulanta Number format alegeţi forma de prezentare a


rezultatului (ex. cu virgula, fără virgulă, cu două sau mai multe zecimale sau
fără zecimale, etc.) ;
5) Validaţi setările prin acţionarea butonului OK.

4113.2.1.3.3.16 Facilităţilor de desenare

Crearea unui obiect desenat

67
Pentru a crea un obiect grafic utilizaţi instrumentele de pe bara cu instrumente
Drawing. Aceste instrumente vă facilitează posibilitatea de a utiliza diferite elemente şi forme
geometrice care îmbogăţite prin culoare, stil şi diferite efecte speciale.
Buton Efect
Selectare obiect
Permite rotirea obiectului

Un segment de dreaptă
O săgeată
Un patrulater
Un oval
Creează o caseta de text
Creează un impact vizual deosebit pentru un text
Înserare imagini ClipArt
Culoare de umplere
Culoarea liniei
Culoarea fontului
Stilul liniei
Stil liniuţe
Stilul săgeţii
Umbrire
Vizualizare tridimensională a obiectului

Utilizarea operaţiilor cu obiecte desenate

Modificarea obiectelor desenate

Pentru a modifica un obiect desenat cu ajutorul instrumentelor Drawing este necesar a


se parcurge paşii:
1) Selectaţi prin clic-stânga obiectul;
2) Utilizaţi toate instrumentele Drawing.

Redimensionarea obiectelor desenate

Paşii necesari a fi parcurşi pentru a redimensiona un obiect desenat, sunt:


1) Selectaţi prin clic-stânga obiectul;
2) Prindeţi mânerele de dimensionare şi glisaţi-le pentru a mări sau micşora
dimensiunea obiectului.

Copierea, mutarea sau ştergerea obiectelor desenate

Paşii necesari a fi parcurşi pentru a realiza aceste operaţii, sunt:


1) Selectaţi prin clic-dreapta obiectul;
2) Selectaţi comanda Copy ,Cut sau Delete din meniul imediat al suprafeţei de
lucru;
3) Pentru copiere sau mutare, continuaţi prin fixarea punctului curent de
inserare;
68
4) Executaţi clic-dreapta în document;
5) Selectaţi comanda Paste din meniul imediat.

4113.2.1.3.3.17 Manipularea imaginilor

Pentru a îmbogăţi şi/sau înviora conţinutul unui document, MS Word vă oferă


facilitatea de a însera imagini sau obiecte realizate cu diferite tipuri de aplicaţii .Acest
lucru presupune ca întotdeauna să existe un document principal/destinaţie şi unul sau
mai multe documente secundare/surse, între care va exista o legătură specială.
MS Word acceptă următoarele formate de fişiere grafice: .GIF, .EPS, .PCX,.
TIF, .BMP, .JPG, .WPG.

Înserarea imaginilor de tip ClipArt

Paşii pentru a însera o imagine de tip ClipArt, sunt:


1) Deschideţi documentul principal;
2) Fixaţi punctul de înserare pentru imaginea ClipArt;
3) Selectaţi meniul Insert;
4) Selectaţi comanda - va apare submeniul în cascadă
corespunzator;

5) Selectaţi varianta - va apare caseta de dialog Insert


ClipArt care conţine o serie de butoane, o caseta de text şi trei etichete;

6) Accesaţi una din categoriile de imagini , de exemplu - va apărea portofoliul


de imagini disponibile pentru categoria selectată;
7) Dacă nu sunteţi încântat de ceea ce vi s-a oferit, accesaţi butonul care vă
oferă toate categoriile de ClpArt-uri disponibile;
8) Selectaţi cu clic-stânga ClipArt-ul ales- va apare un meniu imediat care vă
orientează în ceea ce doriţi să faceţi în continuare

69
9) Selectaţi comanda Insert ;

Adăugarea imaginilor diferite de ClipArt

Paşii de urmat pentru înserarea unor imagini diferite de cele de tip ClipArt, sunt:
1) Deschiderea documentului principal ;
2) Fixarea punctului curent de înserare ;
3) Selectaţi meniul Insert ;
4) Selectaţi comanda Picture- va apare un submeniu derulant ;

5) Selectaţi varianta – va apare caseta de dialog Insert


Picture pentru localizarea;

6) Executaţi clic-stânga pe fişier pentru al selecta ;


7) Acţionaţi butonul Insert- imaginea va fi înserată în documentul dumneavoastră,
bara cu instrumente de desenare va apare automat în fereastra Word.

70
Modificarea imaginilor înserate

Daca doriţi să modificaţi parametrii imaginii adăugate în documentul dumneavoastră:


redimensionare sau ajustarea parametrilor care ţin de claritatea imaginii, parcurgeţi
următorii paşi :
1) Selectaţi imaginea cu clic-stânga- va apare bara cu instrumente Insert
Pictures ;

2) Utilizaţi butoanele oferite în cadrul acestei bare cu instrumente pentru a


realiza ceea ce vă doriţi.

Buton Efect
Înserează o imagine nouă în poziţia imaginii curente

Modifică modul de prezentare a imaginii(alb si negru, nuanţe de gri, transformă


imaginea într-un tapet(Background) al paginii de document)
Măreşte intensitatea culorilor

Scade intensitatea culorilor


Măreşte luminozitatea imaginii
Scade luminozitatea imaginii
Decupează o porţiune din imagine
Roteşte imaginea spre stânga cu 900
Oferă posibilitatea de alegere a stilului de linie pentru un eventual chenar care
încadrează imaginea
Comprimă imaginea
Controlează modul de încadrare a imaginii în cadrul textului din document
Accesează caseta de dialog Format Picture (Fig.3.5.6.) în care aveţi ocazia să
modificaţi diferiţi parametrii de font.
Introduce transparenţa de culoare
Reface parametrii iniţiali a imaginii
Închide bara cu instrumente Picture

71
Utilizarea operaţiilor cu imagini

Ştergerea unei imagini se poate realiza foarte simplu prin parcurgerea paşilor:
1) Deschideţi documentul Word în care aţi adăugat imaginea;
2) Selectaţi imaginea prin acţiunea de clic-stânga pe imaginea respectivă ;
3) Acţionaţi tasta <Delete> .

Copierea unei imagini dintr-o poziţie iniţială într-o alta poziţie în cadrul documentului
dumneavoastră, parcurgeţi următorii paşi :
1) Deschideţi documentul care conţine imaginea respectivă ;
2) Selectaţi imaginea prin clic-stânga ;
3) Executaţi clic-dreapta – va apare meniul imediat aferent ;
4) Selectaţi comanda Copy;
5) Poziţionaţi-vă cu clic-stânga în noua poziţie din document ;
6) Executaţi clic-dreapta- va apare meniul imediat aferent ;
7) Selectaţi comanda Paste- imaginea selectată va avea o copie şi în
această poziţie.

Mutarea unei imagini dintr-o poziţie iniţială într-o altă poziţie în cadrul documentului
dumneavoastră, parcurgeţi următorii paşi :
1) Deschiderea documentului care conţine imaginea respectivă ;
2) Selectaţi-o prin clic-stânga ;
3) Executaţi clic-dreapta – va apare meniul imediat aferent ;
4) Selectaţi comanda Cut;
5) Poziţionaţi-vă cu clic-stânga în noua poziţie din document ;
6) Executaţi clic-dreapta- va apare meniul imediat aferent ;
7) Selectaţi comanda Paste- imaginea selectată iniţial a fost plasată în noua
poziţie.

4113.2.1.3.3.18 Inserarea graficelor

Paşii de urmat pentru înserarea unor grafice sunt:


8) Deschiderea documentului principal ;
9) Fixarea punctului curent de înserare ;
10)Selectaţi meniul Insert ;
11) Selectaţi comanda Picture- va apare un submeniu derulant ;

12)Selectaţi varianta Chart ;

72
13)Va aparea un grafic si tabelul care ne va permite modificarea valorilor
reprezentate in grafic

14) Se introduc valorile dorite in tabel


15)Se efectueaza dublu-clic in afara tabelului si a graficului

4113.2.1.3.4 Folosirea foilor de calcul tabelar

4113.2.1.3.4.1 Dezvoltarea, formatarea si folosirea foilor de calcul

Accesarea aplicatiei MS Excel

Excel este un program de calcul tabelar care ajuta la crearea de foi de calcul si
facturi si la calcule numerice. Este proiectat sa ajute la calcularea rezultatelor formulelor
si la analizarea datelor numerice.
Programul Excel se poate lansa de pe suprafata de lucru din Windows urmand
pasii :
1. Se executa clic pe butonul Start ;
2. Se alege Programs ;
3. Se alege Microsoft Excel pentru a se lansa programul.

Explorarea ferestrei Excel

Ecranul de deschidere din Excel afiseaza un registru de calcul gol, etichetat


Book1.

73
Registru de calcul este un fisier in Excel. Fiecare registru de calcul consta in trei
foi de calcul tabelar ; fiecare foaie de calcul contine celule in care se introduc date.
Celula este locul in care se intersecteaza un rand si o coloana. Fiecare celula are
o adresa ce consta in litera de coloana si numarul de rand (A1, B2, C3 etc.)
Fereastra Excel contine multe elemente obisnuite din Windows, inclusiv o bara
de meniuri (din care se selecteaza comenzile), o bara de stare (care afiseaza stadiul
activitatii curente) si bare cu instrumente (ce contin butoane si liste derulante ce asigura
un acces rapid la comenzi si caracteristici uzuale).
Fereastra contine o serie de elemente specifice programului Excel, asa cum se
arata in urmatorul tabel.

Element Descriere
Bara cu formule Cand se introduce informatii intr-o celula, acestea apar
in bara cu formule. Se poate utiliza bara cu formule
pentru editarea datelor mai tarziu. Adresa celulei apare,
de asemenea, in bara cu formule.

Fereastra registrului de calcul Fiecare fisier Excel este un registru de calcul care
contine initial trei foi de calcul tabelar. Daca este
necesar se pot deschide simultan mai multe fisiere
(registre), fiecare in propria fereastra.

Capete de coloane Literele plasate in partea de sus a foii de calcul, care


identifica fiecare coloana din foaia de calcul.

Capete de randuri Numerele plasate de sus in jos, in partea laterala a foii


de calcul, care identifica randurile din foaia de calcul.

Selector Chenarul ingrosat care marcheaza celula activa (cea in

74
care se lucreaza)

Etichetele foilor de calcul Aceste etichete ajuta la deplasarea dintr-o foaie de


calcul in alta, in cadrul registrului de calcul.

Identificarea elementelor barei de instrumente

O bara cu instrumente din Excel este o colectie de butoane - pictograme – afisate


intr-o bara lunga sau fereastra mobila, care poate fi deplasata si modelata conform
preferintelor. Fiecare pictograma reprezinta o comanda sau o operatie uzuala.
Initial, Excel afiseaza doar barele cu instrumente Standard si Formatting.
Bara cu instrumente Standard furnizeaza butoane pentru operatii obisnuite –
deschiderea, inchiderea, crearea fisierelor.
Bara cu instrumente Formatting furnizeaza butoane pentru formatarea datelor si
celulelor din foaia de calcul.

Activarea si dezactivarea barelor de instrumente

In mod prestabilit, Excel afiseaza doar barele cu instrumente Standard si


Formatting.
Daca aceste bare nu sunt utilizate, se poate dezactiva una dintre ele sau chiar
amandoua, pentru a elibera spatiu pe ecran.
In plus, se pot activa alte bare cu instrumente (desi cele mai multe dintre aceste
bare apar singure atunci cand efectuati o activitate legata de acestea).
Pentru a activa sau dezactiva o bara de instrumente se urmaresc pasii :

1. Se deschide meniul View si apoi se alege Toolbars. Apare un meniu in cascada.


2. Un semn de bifare langa numele unei bare cu instrumente indica faptul ca bara
respectiva este afisata in mod curent. Pentru a activa sau dezactiva o bara cu
instrumente (oricare dintre cele care nu sunt activate/dezactivate), pur si simplu se
executa clic pe numele sau din lista ca sa se adauge sau sa se elimine semnul de
bifare.
Se pot plasa butoane suplimentare in colectia de butoane de adaugat sau de
sters de pe bara cu instrumente, selectand Customize din meniul Add or Remove
Buttons.

75
Crearea unui nou registru de calcul

Pentru crearea unui registru de calcul gol se poate da clic pe butonul New de pe
bara cu instrumente Standard.

Deschiderea unui registru de calcul existent

Pentru deschiderea unui registru de calcul existent trebuiesc urmati pasii:


1. Din meniul File se selecteaza comana Open sau se executa clic pe butonul Open de
pe bara cu instrumente Standard. Apare caseta de dialog Open.

2. Daca fisierul nu este in dosarul curent, se deschide caseta cu lista derulanta Look In
si se selecteaza unitatea si dosarul corecte.
3. Din lista de fisiere si dosare aparuta se selecteaza fisierul care se doreste a fi deschis
4. Se executa clic pe butonul Open sau se apasa tasta Enter.

Editarea unei foi de calcul

Identificarea diferitelor tipuri de date

Exista mai multe tipuri de date ce pot fi introduce in foile de calcul tabelarn – text,
numere, date calendaristice, ore, formule, functii.

Introducerea textului

Prin text se intelege orice combinatie de litere, cifre si spatii. In mod prestabilit,
intr-o celula textul este aliniat la stanga in mod automat.
Pentru a introduce un text intr-o celula, trebuiesc efectuati urmatorii pasi:
1. se selecteaza celula in care urmeaza sa se introduca textul;
2. se tasteaza textul
Pe masura ce se tasteaza, textul va aparea atat in celula, cat si in bara cu formule

76
3. Se apasa tasta Enter. Textul apare in celula, aliniat la stanga.
Se poate folosi tasta Tab sau o tasta cu sageata pentru trecerea la o celula la alta.
Cand textul nu incape intr-o celula va trece in celula urmatoare atunci cand
aceasta este goala. In cazul in care aceasta contine deja informatii, textul este taiat.
Pentru largirea celulei astfel incat sa se afiseze datele, se lateste coloana in care se afla
celula: se plaseaza indicatorul mouse-ului pe marginea din dreapta a capului de
coloana, apoi se executa dublu-clic.

Introducerea etichetelor de coloane si de randuri

Etichetele de coloane si randuri sunt cele care identifica datele. Etichetele de


coloane apar de-a lungul partii superioare a foii de calcul, sub titlul foii, daca acesta
exiasta. Etichetele de randuri sunt introduce in partea stanga a foii de calcul.

Introducerea numerelor

Numerele variabile pot include caractere numerice 0-9 si oricare din urmatoarele
caractere speciale: + - /, . , ( ) $ %. Aceasta inseamna ca se pot include virgule, puncte
zecimale, simboluri, procent, paranteze printer numerele ce sunt introduse in foaia de
calcul.
Este de preferat sa se introduca numerele si apoi sa se formateze coloana cu
formatul monetar dorit.
Pasii ce trebuiesc urmati pentru introducerea unui numar sunt:
1. Se selecteaza celula in care se doreste introducerea numarului
2. Se tasteaza numarul
Pentru introducerea unui numar negativ acesta se pune intre paranteze sau se
precede cu semnul minus.
Pentru introducerea unei fractii aceasta se precede cu un 0 (ex. 0 1/3), cu spatiu intre
0 si functie.
3. Se apasa Enter, numarul aparand in celula, aliniat la dreapta.

77
Introducerea datelor calendaristice si a orelor

Pentru introducerea unei date sau ore se urmeaza pasii:


1. Se selecteaza celula in care se doreste introducerea datei sau orei.
2. Pentru introducerea orei se utilizeaza formatul MM/DD/YY (luna/zi/an) sau formatul
MM-DD-
YY (ex. 5/9/99 sau 5-9-99)
Pentru introducerea unei ore trebuie sa se specifice AM sau PM (de ex. 7:15 p sau
9:20 a)
3. Se apasa tasta Enter.

Copierea datelor in alte celule

Pentru copierea unor date introduce intr-o celula in celulele invecinate se parcurg
urmatorii pasi:
1. Se executa clic pe manerul de umplere al celuluei al carui continut se doreste a fi
copiat.
2. Se trage manerul de umplere in jos au la dreapta pentru a copia continutul in celulele
adiacente.
Trebuie sa se acorde atentie datelor deja existente in celulele adiacente (cand
este cazul), deoarece ele vor fi inlocuite de datele care sunt copiate.

Introducerea unei serii de numere, date calendaristice si alte date

Introducerea unei serii (ex. January, February, March, April sau 1999, 2000, 2001,
2002) este similara cu completarea continutului unei celule.
In timp ce se trage de manerul de umplere al celulei initiale, Excel analizeaza
prima intrare si creaza o serie de intrari pe baza acesteia. De ex. Daca se tasteaza
January intr-o celula si apoi se trage manerul de umplere a celulei, se va crea seria
January, February, March, April…
In cazul in care se completeaza o celula cu un numar, o luna sau un alt element
ce poate fi interpretat ca facnd parte dintr-o serie, insa nu se doreste crearea unei serii,
ci copierea continutului primei celul, se apasa si se tine apasata tasta Ctrl in timp ce se
trage manerul de umplere.

78
Introducerea unei serii personalizate

Cand se doreste introducerea unei serii pe care Excel nu o creeaza sau creaza o
alta serie in loc, se pot efectua urmatorii pasi:
1. se introduce prima valoare din serie intr-o celula.
2. Se introduce a doua valoare din serie in a doua celula.
3. Se selecteaza ambele celule executand clic pe prima celula si tragand indicatorul
peste cea de-a
doua celula
4. Se trage manerul de umplere ca de obicei.
Excel va analiza cele doua celule, va sesiza algoritmul si va crea seria dorita.

4113.2.1.3.4.2 Deplasarea in Excel

Deplasarea dintr-o foaie de lucru in alta

In mod prestabilit, fiecare registru de calcul contine initial trei foi de calcul. Se pot
adauga sau se pot sterge foi de calcul in/din registru ori de cate ori este nevoie.
Pentru trecerea de la o foaie de calcul la alta se executa clic pe eticheta foii de
calcul in care se doreste deplasarea. Daca eticheta nu este vizibila, se utilizeaza
butoanele de defilare pentru a o aduce in raza vizuala si apoi se executa clic pe ea.

Deplasarea dintr-un registru de calcul in altul

Uneori pot fi deschise mai multe register simultan. Pentru a comuta de la un


registru de calcul la altul se executa clic pe butonul registrului dorit din bara de taskuri.

Deplasarea in interiorul unei foi de calcul utilizand tastatura sau mouse-ul

79
Deplasarea in interiorul unei foi de calcul se poate face in dou moduri:
1. utilizand tastatura;
2. utilizand mouse-ul

Utilizand tastatura
Pentru deplasarea intr-o foaie de calcul utilizand tastatura se utilizeaza tastele prezentate
in tabelul de mai jos.
Pentru deplasare Se apasa

Cu o celula in directia sagetii

Daca celula curenta este goala, va deplasati la Ctrl + , Ctrl + ,


urmatoarea celula, pe directia sagetii.
Ctrl + , Ctrl +
In cazul in care celula curenta contine date, va
deplasati la ultima celula care contine date, pe
directia sagetii.

PgUp
Mai sus cu un ecran
PgDn
Mai jos cu un ecran
Home
La ultima celula din stanga a unui rand (coloana A)
Ctrl+Home
La celula aflata in coltul din stanga-sus al unei foi de
calcul (celula A1)
Ctrl+End
In coltul din dreapta-jos al zonei de date (regiunea din
foaia de calcul care contine date)
Pentru deplasarea rapida la o anumita celula din foaia de calcul se introduce
adresa celulei (ex. A5) in caseta Name din capatul din stanga al barei de formule si apoi
se apasa tasta Enter.
Pentru deplasarea la o anumita celula dintr-o anumita foaie de calcul se introduce
numele foii de calcul, un semn de exclamare si adresa celulei (ex. sheet5!C18), apoi se
apasa tasta Enter.

Utilizand mouse-ul
Pentru deeplasarea printr-o foaie de calcul cu ajutorul mouse-ului, trebuiesc resopectate
urmatoarele indicatii :
Pentru... Se executa clic pe...

80
Mutarea selectorului la o anumita celula Oricare din celulele vizibile

Vizualizarea inca unui rand, de sus sau de jos Sageata in sus sau in jos de pe
bara de defilare verticala

Vizualizarea inca unei coloane, la stanga sau la Sageata spre stanga sau spre
dreapta dreapta de pe bara de defilare
orizontala

Deplasarea rapida intr-o foaie de calcul. Pe Caseta de defilare si se trage de ea


masura ce trageti mouse-ul, o caseta explicativa
afiseaza pe ecran numarul randului/coloanei
curent(e).

4113.2.1.3.4.3 Vizualizarea foii de calcul

Marirea sau micsorarea imaginii foii de calcul

Schimbarea modului de vizualizare ajuta la a se vedea datele mai clar. Exista mai
multe metode de schimbare a modului in care apare fereastra de calcul in fereastra
Excel.
Pentru marirea sau micsorarea imaginii foii de calcul curente, se utilizeaza
caracteristica Zoom : se executa clic pe butonul Zoom de pe bara de instrumente
Standard si se selecteaza procentajul de zoom care se doreste a fi utilizat (ex. 25% sau
150%).
Foaia de calcul se poate afisa si astfel incat sa ocupe intregul ecran, eliminand
barele cu instrumente, bara de formule, bara de stare si altele. Pentru o astfel de
vizualizare pe intregul ecran se deschide meniul View si se selecteaza Full Screen.
Pentru revenirea la modul de vizualizare Normal se executa clic pe Close Full Screen.

Inghetarea etichetelor de coloane dau de randuri

81
In timp ce se deruleaza o foaie de calcul de mari dimensiuni, este util adeseori
sa se inghete etichetele coloanelor si randurilor astfel incat sa poata fi vazute impreuna
cu datele corespunzatoare.

Pentru inghetarea capetelor de coloana sau de rand (sau pe amandoua), se


urmeaza pasii :
1. Se executa clic pe celula de la dreapta etichetei de rand si/sau pe cea de sub orice
eticheta de coloana care se doreste a fi inghetata.
2. Se deschide meniul Window si se selecteaza Freeze Panes.
Pentru deblocarea capetelor de rand/coloanelor, se deschide din nou meniul
Window si se selecteaza Unfreeze Panes.

Corectarea datelor

Dupa introducerea datelor intr-o celula acestea pot fi modificate:


- in bara de formule
- direct in celula

Pentru efectuarea modificarilor se urmaresc pasii:

1. Se selecteaza celula in care se doreste sa se faca modificarea


2. Se executa clic pe bara de formule pentru a se incepe editarea.
Daca se doreste a se efectua editarea chiar in celula, se apasa tasta F2 sau se
executa dublu-clic
pe celula ; aceasta va trece in modul Edit
3. Se apasa tasta sau pentru deplasarea punctului de inserare
Se apasa tasta Backspace pentru stergerea caracterelor aflate la stanga punctului de
inserare.
Se apasa tasta Delete pentru stergerea caracterelor aflate la dreapta punctului de
inserare
Apoi se tasteaza caracterele ce se doresc a fi introduse

82
4. Se executa clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau se apasa tasta Enter
pentru a se accepta modificarile
Daca nu se mai doreste editarea intrarii, se executa clic pe butonul Cancel sau se
apasa tasta Esc

Anularea unei actiuni

Se pot anula aproape orice operatie pe care o efectuati in Excel, inclusiv


modificarile operate asupra datelor dintr-o celula. Pentru anularea unei modificari se
executa clic pe butonul Undo de pe bara de instrumente Standard.

Pentru anularea unei operatii de anulare se executa clic pe butonul Redo de pe


bara de instrumente Standard.

Gasirea si inlocuirea datelor

Cu caracteristicile Find si Replace din Excel se pot localiza date din foaia de
calcul care sa fie inlocuite cu date noi.
Daca exista o ticheta, o valoare sau o formula care este introdusa incorect intro
foaie de calcul, se poate utiliza comanda Edit, Replace, pentru a o gasi si a inlocui toate
aparitiile informatiei incorecte cu datele corecte.

Pentru a gasi si a inlocui date, trebuiesc urmati pasii de mai jos:

1. Se deschide meniul Edit si se selecteaza Replace. Apare caseta Replace.

2. Se tasteaza in caseta de text Find what textul care se doreste a fi gasit


3. Se executa clic in caseta de text Replace with si se introduce textul care se doreste a
fi folosit
pentru inlocuire

83
4. In caseta Search se indica daca se doreste cautarea datelor pr randuri sau pe
coloane
5. Daca se doreste gasirea datelor scrise cu exact acelasi tip de litere (majuscule sau
minuscule), se
executa clic pe caseta de validare Match case. Daca se doreste localizarea celulelor
care contin
exact ceea ce s-a specificat (fara nici o alta operatie suplimentara), se executa clic pe
caseta de
validare Find entire cells only (? Match entire cell contents)
6. Se executa clic pe Find Next pentru a gasi prima aparitie a textului specificat
7. Cand este gasita o astfel de aparitie, ea este evidentiata. Se executa clic pe Replace
pentru a inlocui doar aceasta aparitie sau pe Replace All pentru inlocuirea tuturor
aparitiilor datelor specificate din foaia de calcul

Chiar atunci cand nu este necesara corectarea nici unei intrari, se poate utiliza
caracteristica Find pentru localizarea unei anumite intrari din foaia de calcul, astfel incat
sa se poata vedea.
Se selecteaza Edit si apoi Find; se introduce in caseta de text Find what datele
care se doresc a fi localizate si se executa clic pe Find Next.

Copierea datelor

Cand se copiaza sau se muta date, o copie a acestora este plasata intr-o zona
de stocare temporara, numita Clipboard.
Clipboard este o zona de memorie accesibila tuturor programelor pentru
Windows. Ea este utilizata pentru a copia sau a muta date dintr-un loc in altul, in acelasi
program sau in programe diferite.
Acest lucru permite copierea de date chiar si in documente create de alte
programe.
Pentru a se copia date se urmeaza pasii de mai jos :
1. Se selecteaza celula/celulele care se doresc a fi copiate.
2. Se executa clic pe butonul Copy de pe bara de instrumente Standard. Continutul
celulei/celulelor selectate este copiat in Clipboard.
3. Se selecteaza prima celula din zona unde se doreste sa fie plasata copia.
4. Se executa clic pe butonul Paste. Excel insereaza continutul din Clipboard la pozitia
punctului de inserare.
Aceleasi date pot fi copiate in mai multe locuri, prin repetarea comenzii Paste.
Datele copiate in Clipboard raman acolo pana cand sunt copiate sau mutate alte date.
Cel mai rapid mod de a copia ceva este prin tragere si plasare.

Mutarea datelor

Mutarea datelor este similara cu copierea lor, cu exceptia faptului ca datele sunt
sterse din pozitia de origine si plasate in noua locatie.
Pentru a muta date, se urmeaza pasii :
1. Selectati celulele care se doresc a fi mutate
84
2. Se executa clic pe butonul Cut
3. Se selecteaza prima celula din zona in care se doreste a fi plasate datele. Pentru a
muta datele intr-o alta foaie de calcul, se trece in acea foaie
4. Se executa clic pe butonul Paste

Stergerea datelor

Pentru stergerea datelor dintr-o celula sau dintr-o serie de celule, acestea se
selecteaza si se apasa tasta Delete.

4113.2.1.3.4.4 Inserarea si stergerea celulelor, randurilor si coloanelor

Inserarea unor randuri sau coloane

Pentru inserarea de randuri si coloane intregi intr-o foaie de calcul trebuiesc


respectate urmatoarele:
1. Pentru inserarea unui singur rand sau o singura coloana, se selecteaza celula de la
dreapta locului in care se doreste inserarea unei coloane, respectiv de sub locul unde
vreti sa inserati un rand.
2. Se deschide meniul Insert si se selecteaza Rows sau Columns. Excel insereaza un
rand (sau mai multe) deasupra celulei (celulelor) selectate, respectiv o coloana (sau mai
multe) la stanga celulei (celulelor) selectate.
Randurile sau coloanele inserate vor avea aceeasi formatare cu celulele selectate.

Stergerea unor randuri sau coloane

Cand se sterge un rand din foaia de calcul, randurile de dedesubt se muta mai
sus pentru a ocupa spatial ramas liber.
Cand se sterge o coloana, coloanele de la dreapta sa se muta la stanga.

Pentru a sterge un rand sau o coloana se urmeaza pasii :


1. Se executa clic pe numarul randului sau pe litera coloanei care se doreste a fi
stearsa. Se pot selecta mai multe randuri sau coloane tragand indicatorul mouse-ului
peste numerele randurilor sau peste literele coloanelor.
2. Se deschide meniul Edit si se alege Delete.

Unirea celulelor

Pentru unirea unor celule trebuiesc urmati pasii :


1. Se selecteaza seria de celule.
2. Se deschide meniul Format si se selecteaza Cells. Apare caseta de dialog Format
Cells.
4. Se executa clic pe eticheta Alignement.
5. Se executa clic pe caseta de validare Merge Cells.
Se pot face si ajustari ale textului in interiorul celulelor unite.
6. Se executa clic pe OK.

85
Celulele selectate sunt unite intr-o singura celula, care poate fi formatata dupa
dorinta.

Inserarea celulelor

Pentru inserarea unei singure celule sau a unui grup de celule, se urmeaza pasii :
1. Se selecteaza zona in care se doreste introducerea de noi celule. Excel va introduce
un numar de celule egal cu numarul de celule selectate.
2. Se deschide meniul Insert si se alege Cells. Apare caseta de dialog Insert.
3. Se selecteaza Shift Cells Right sau Shift Cells Down.
4. Se executa clic pe OK.
Excel insereaza celula (celulele) si deplaseaza datele in alte celule.

Daca foaia de calcul contine formule care se bazeaza pe continutul celulelor


deplasate, calculele pot fi compromise.

Stergerea celulelor

Cand se elimina complet celulele, Excel aranjeaza datele din celulele alaturate
pentru a umple spatiul ramas.
Pentru eliminarea celulelor, se urmeaza pasii :
1. Se selecteaza celula sau seria de celule care se doresc a fi eliminate
2. Se deschide meniul Edit si se alege Delete. Apare caseta de dialog Delete.
3. Se selecteaza Shift Cells Left sau Shift Cells Up.
4. Se executa clic pe OK.
Celulele vecine sunt deplasate pentru a umple golul creat de celulele sterse.

Selectarea foilor de calcul

In mod prestabilit, fiecare registru de calcul consta in trei foi de calcul ale caror
nume apar in etichetele din partea de jos a ferestrei Excel.
Se pot adauga sau sterge foi de calcul intr-un registru de calcul.

86
Pentru selectarea unei singure foi de calcul se executa clic pe eticheta sa.
Aceasta va fi evidentiata pentru a indica faptul ca foaia de calcul este selectata.
Pentru selectarea mai multor foi de calcul vecine, se executa clic pe eticheta
primei foi de calcul din grup, se tine apasata tasta Shift si se executa clic pe eticheta
ultimei foi din grup.
Pentru selectarea mai multor foi de calcul care nu sunt vecine, se tine apasata
tasta Ctrl si se executa clic pe eticheta fiecarei foi de calcul.

Inserarea foilor de calcul

Pentru a adauga o foaie de calcul intr-un registru trebuiesc urmati pasii de mai
jos:
1. Se selecteaza foaia care se doreste a urma foii de calcul inserate (ex : daca se
selecteaza Sheet 1, noua foaie Sheet 4 va fi introdusa inaintea Foii Sheet 1).
2. Se deschide meniul Insert
3. Se selecteaza Worksheet.
Excel insereaza noua foaie de calcul ca in figura de mai jos

Stergerea foilor de calcul

Pentru eliminarea uneia sau mai multor foi de calcul se urmeaza pasii :
1. Se selecteaza foaia (foile) care se doresc a fi sterse
2. Se deschide meniul Edit
3. Se executa clic pe Delete Sheet. Apare o caseta de dialog, prin care se cere
confirmarea stergerii.
4. Se executa clic pe butonul OK.

Mutarea si copierea foilor de calcul

Pentru mutarea si copierea foilor de calcul dintr-un registru in altul se procedeaza


in felul urmator:

87
1. Se selecteaza foile de calcul care se doresc a fi mutate sau copiate. Daca se doreste
mutarea sau copierea foilor dintr-un registru in altul, trebuie ca registrul in care se
doreste mutarea/copierea sa fie deschis
2. Se deschide meniul Edit si se alege Move or Copy Sheet
Apare caseta de dialog Move or Copy

3. Pentru a muta foile in alt registru, trebuie ca acesta sa fie deschis, apoi se alege
numele lui din lista derulanta To book.
Daca se doreste mutarea sau copierea foilor de calcul intr-un registru nou, se
selecteaza (new book) din lista derulanta To book. In acest caz, Excel creaza un
registru nou si apoi copiaza foile in acesta.
4. In caseta cu lista Before Sheet, se alege foaia de calcul care se doreste a urma
foii/foilor selectate
5. Pentru mutarea foii selectate, acest pas este inlocuit cu pasul 6.
Pentru copierea foilor de calcul se selecteaza optiunea Create a Copy
6. Se selecteaza OK.

Modificarea numelor etichetelor foilor de calcul

In mod prestabilit, foile de calcul sunt numite “Sheet X”, unde X este un numar,
incepand cu 1. Numele din etichete se pot modifica.
Acest lucru se poate realiza urmand pasii:
1. Se executa dublu-clic pe eticheta foii de calcul care se doreste a fi redenumita
2. Se tasteaza un nume nou pentru foaia de calcul
3. Se apasa Enter
Excel inlocuieste numele prestabilit cu numele introdus.

4113.2.1.3.4.5 Tiparirea registrului de calcul

Vizualizarea inaintea tiparirii


Pentru vizualizarea unei foi de calcul inainte de a fi tiparita se dechide meniul
File si se selecteaza comanda Print Preview. Sau se executa clic pe butonul Print
Preview din caseta de dialog Standard.
Registrul de calcul va aparea exact cum va fi tiparit.

88
Dupa vizualizarea foii de calcul, aceasta se poate tipari executandu-se clic pe
butonul Print, sau, prin executarea butonului Close, se revine la foaia de calcul.

Modificarea configuratiei paginii

Pentru modificarea configuratiei paginii se utilizeaza caseta de dialog Page


Setup, unde sunt tratate aspecte precum tiparirea etichetelor de coloane si randuri, dar
si alte atribute ale paginii, cum ar fi modificarea dimenisiunii foii de calcul pentru a putea
fi tiparita in intregime pe o singura pagina sau adaugarea anteturilor si a subsolurilor in
paginile tiparite.
Pentru a ajunge la aceasta caseta de dialog se deschide meniul File si se alege
Page Setup.

Selectarea unei arii mari de tiparire dintr-o foaie de calcul

Uneori este nevoie sa se tipareasca doar o parte din foaia de calcul. Nu este nici
o problema daca aria selectata pentru tiparire este prea mare, deoarece Excel o va
imparti pe mai multe pagini.
Daca nu se selecteaza o anumita arie de tiparire, Excel tipareste fie intreaga
foaie de calcul, fie intregul registru, in functie de optiunile stabilite in caseta de dialog
Print.
Aria de tiparire se poate selecta din cadrul casetei de dialog Page Setup.

89
Pentru selectarea ariei de tiparire din cadrul casetei Page Setup se urmeaza
pasii :
1. Se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup.
2. Se executa clic pe eticheta Sheet, apoi se executa clic pe butonul Collapse Dialog
de la dreapta casetei de text Prin Area.
3. Se selecteaza aria care se doreste a fio tiparita, apoi se executa din nou clic pe
butonul Collapse Dialog, pentru a se reveni in caseta de dialog Page Setup.
4. Se fac si celelalte modificari dorite si se executa clic pe butonul Print.

Tiparirea registrului de calcul

Pot fi tiparite datele selectate, foile de calcul selectate sau intregul registru.
Pentru a tipari un registru de calcul trebuiesc urmati pasii:
1. Daca se doreste tiparirea unei portiuni dintr-o foaie de calcul, se selecteaza aria
respectiva.
Daca se doreste tiparirea unei diagrame, se executa clic pe ea.
Daca se doreste tiparirea uneia sau mai multe foi de calcul, se selecteaza etichetele
foilor respective.
Daca se doreste tiparirea intregului registru de calcul, se sare peste acest pas.
2. Se deschide meniul File si se selecteaza Print (sau se foloseste combinatia de taste
Ctrl+P). Apare caseta de dialog Print.
Daca se executa clic pe butonul Print din bara de instrumente, Excel tipareste
foaia de calcul curenta.

3. Se selecteaza optiunile dorite.


90
4. Se executa clic pe OK sau se apasa tasta Enter.

4113.2.1.3.4.6 Salvarea unei foi de calcul

Salvarea si denumirea unui registru de calcul

Pentru salvarea unui registru de calcul se executa urmatorii pasi:


1. Se deschide meniul File si se selecteaza comanda Save. Sau se executa clic pe
butonul Save de pe bara cu instrumente Standard. Va aparea caseta de dialog Save
As.

2. Se tasteaza in caseta de text File Name numele care se doreste a fi atribit registrului
de calcul.
3. Din lista Save In se selecteaza dosarul sau unitatea in care se doreste a fi salvat
registrul de calcul.
4. Se executa clic pe butonul Save sau se apasa tasta Enter.
Pentru salvarea unui fisier deschis care a fost salvat si denumit anterior se
executa clic pe butonul Save, Excel salvand automat registrul de calcul si orice
modificare efectuata.

Salvarea unui registru de calcul sub un alt nume

Uneori se doreste modificarea unui registru de calcul sau crearea unui nou
registru de calcul modificand unul existent, insa cu pastrarea unei copii a registrului de
calcul original. Se poate face acest lucru salvand registrul de calcul sub un alt nume sau
intr-un alt dosar.
Urmatorii pasi arata procedeul ce trebuie urmat:
1. Se selecteaza comanda Save As din meniul File.
2. Se tasteaza noul nume, peste cel existent, in caseta de text File Name.
3. Pentru salvarea noului registru de calcul pe o alta unitate sau intr-un dosar diferit
se selecteaza litera unitatii sau dosarul din lista derulanta Save In.
4. Pentru salvarea noului fisier in format diferit se executa clic pe sageata de
derulare Save as Type si se selecteaza formatul dorit.
5. Se executa clic pe butonul Save sau se apasa tasta Enter.
91
4113.2.1.3.4.7 Parasirea aplicatiei

Inchiderea registrulor de calcul

Pentru inchiderea unui registru de calcul se urmeaza pasii prezentati mai jos:
1. Se activeaza fereastra (in cazul in care nu este activata)
2. Se executa clic pe butonul Close (x) din dreapta-sus al registrului de calcul (cel de
sus inchide programul Excel; cel de jos inchide fereastra registrului de calcul curent)
Daca in aceeasi sesiune de lucru s-au deschis mai multe documente, acestea se
vor salva si se vor inchide pe rand.

Recunoasterea diferitelor modalitati de parasire a aplicatiei

Dupa inchiderea tuturor documentelor deschise intr-o sesiune de lucru MS


Excel, se va inchide si aplicatia care le-a generat. Aceasta se va face prin clic-stanga pe
butonul Close din bara de titlu a aplicatiei.

4113.2.1.3.4.8 Modificarea aspectului numerelor si al textului

Formatarea valorilor

Valorile numerice reprezinta o valoare in dolari, o data calendaristica, un procent


sau alte valori. Prin intermediul casetei de dialog Format Cells programul ofera o gama
larga de formate de numere.
Dupa ce se decide asupra formatului numeric dorit, se urmaresc pasii de mai jos
pentru a se aplica :
1. Se selecteaza celula sau seria de celule ce contine valorile care se doresc a fi
formatate
2. Se deschide meniul Format si se selecteaza Cells. Apare caseta de dialog Format
Cells

3. Se executa clic pe eticheta Number


4. In lista Category, se selecteaza categoria de format numeric care se doreste a fi
utilizat ; caseta de exemplificare afiseaza formatul prestabilit pentru aceasta categorie
5. Se modifica formatul, daca este nevoie
6. Se executa clic pe OK sau se apasa Enter ; Excel reformateaza celulele pe baza
selectiei

92
Se poate modifica formatul Number al unei celule si prin utilizarea meniului
imediat :
1. se selecteaza celula
2. se executa clic dreapta pentru a se afisa meniul imediat
3. se alege Format Cells

Schimbarea aspectului unui text

Cand se introduce text intr-o celula, Excel il formateaza automat cu fontul Arial.
Se poate imbunatati aspectul textului prin modificarea fontului, a stilului acestuia,
a culorii, a alinierii sau a dimensiunii.
Pentru a schimba fontul prestabilit, se urmeaza pasii :
1. Se selecteaza Tools, apoi se executa clic pe Options pentru a deschide caseta de
dialog Options
2. Se executa clic pe eticheta General
3. Se face o selectie in zona Standard Font
4. Cand se executa clic pe butonul OK, Excel transforma alegerea facuta in fontul
prestabilit

O modalitate mai rapida de a efectua modificari ale textului consta in utilizarea


barei de instrumente Formatting.

Pentru utilizarea barei cu instrumente Formatting ca sa se schimbe atributele


textului, se urmeaza pasii :
1. Se selecteaza celula sau seria de celule care contin textul al carui aspect se doreste
a fi modificat
2. Pentru a se modifica fontul sau dimensiunea acestuia, se deschide lista derulanta
corespunzatoare,
iar apoi se executa clic pe fontul sau pe dimensiunea dorita. Se poate, de asemenea,
tasta in caseta
Font Size.
3. Pentru a adauga un atribut (ex : ingrosarea sau sublinierea), se executa clic pe
butonul respectiv. Cand este selectat, un buton arata ca si cum ar fi apasat. Se pot
adauga mai multe atribute aceluiasi text.

93
Daca se doreste modificarea simultana a mai multor atribute ale textului, se
utilizeaza caseta de dialog Format Cells :
1. Se selecteaza celula sau seria care contine textul care se doreste a fi formatat
2. Se deschide meniul Format si se alege Cells sau se apasa tasta Ctrl+1. Sau se
alege Format
Cells din meniul imediat.
3. Se executa clic pe eticheta Font si apar optiunile Font

4. Se selecteaza optiunile dorite


5. Se executa clic pe OK sau se apasa Enter

Alinierea textului in celule


Cand se introduc date intr-o celula, acestea sunt aliniate in mod automat. Textul
este aliniat la stanga, numerele sunt aliniate la dreapta.
Atat textul, cat si numerele sunt plasate initial la baza celulelor. Se poate modifica
atat alinierea pe verticala, cat si alinierea pe orizontala a datelor din celule.
Pentru modificarea alinierii se urmeaza pasii de mai jos :
1. Se selecteaza celula sau seria care se doreste a fi aliniata. Cand se doreste
centrarea unui titlu sau
a unui text de-a lungul mai multor celule, se selecteaza intreaga serie de celule goale
in care se
doreste centrat textul, inclusiv celula care contine textul respectiv
2. Se desfasoara meniul Format si se selecteaza Cells sau se apasa combinatia de
taste Ctrl+1.
Apare caseta de dialog Format Cells
3. Se executa clic pe eticheta Alignement; apar optiunile de aliniere

94
4. Excel pune la dispozitie urmatoarele optiuni pentru a stabili alinierea :
 Horizontal permite specificarea alinierii la stanga/la dreapta in celula.
(Selectarea optiunii Center Across centreaza un titlu sau alt text intr-o serie
de celule)
 Vertical permite specificarea alinierii textului fata de marginile superioara si
inferioara ale celulei/celulelor
 Orientation permite rotirea textului sau scrierea pe verticala
 Wrap text comunica programului Excel sa aranjeze automat liniile lungi de
text intr-o celula, fara sa modifice latimea celulei
 Shrink to fit micsoreaza textul pentru a incapea in latimea curenta a celulei.
Daca latimea celulei este ajustata, dimeniunea textului creste sau descreste
in mod corespunzator
 Merge Cells uneste mai multe celule intr-una singura
5. Se executa clic pe OK sau se apasa tasta Enter

4113.2.1.3.4.9 Adaugarea chenarelor si umbrelor la celule

Adaugarea chenarelor la celule

Se pot adauga chenare tuturor celulelor selectate sau tuturor seriilor de celule.
Liniile de chenar pot aparea pe toate cele patru laturi ale unei celule sau doar pe laturile
selectate.
Pentru adaugarea de linii de chenar unei celule sau serii de celule se efectueaza
urmatorii pasi:
1. se selecteaza celula/celulele in jurul careia /carora se doreste sa apara un chenar
2. se deschide meniul Format si se alege Cells. Apare caseta de dialog Format
Cells.
3. Se executa clic pe eticheta Border

95
4. Se selecteaza pozitia dorita, stilul si culoarea chenarului. Pentru adaugarea
chenarului se poate executa clic in interiorul casetei Border sau pe unul dintre
butoanele pentru modele de chenar predefinite
5. Se executa clic pe OK sau se apasa tasta Enter

Adaugarea umbrei la celule

Unei celule i se poate adauga un fundal colorat sau in nuante de gri. Se poate
adauga umbra in intregime sau partial, selectand un model.

Pentru a umbri o celula sau o serie de celule trebuie urmariti pasii de mai jos:
1. Se selecteaza celula/celulele care se doresc a fi umbrite
2. Se deschide meniul Format si se alege Cells
3. Se executa clic pe eticheta Patterns

4. Se executa clic pe sageata de derulare Pattern pentru a vedea o grila ce contine


culori si modele
5. Se selecteaza culoarea de umbra si modelul care se doreste a fi utilizat. Optiunile
Colors permit alegerea unei culori pentru umbra generala. Optiunile Patern
permit selectarea unui model negru sau colorat care este plasat peste culoarea
de umbra a celulei, culoarea care s-a selectat ulterior. In caseta Sample apare o
imagine a rezultatului
6. Apoi se executa OK sau se apasa tasta Enter

96
Utilizarea caracteristicii Autoformat

AutoFormat furnizeaza cateva formate ce pot fi aplicate foii de calcul care se


doreste a fi formatata.
Pentru a utiliza formate predefinite trebuiesc efectuati urmatori pasi:
1. Se selecteaza celula/celulele care se doresc a fi formatate
2. Se deschide meniul Format si se alege comanda AutoFormat; apare caseta de
dialog AutoFormat

3. Pentru excluderea anumitor elemente din AutoFormat se executa clic pe butonul


Options si se aleg formatele care se doresc a fi dezactivate
4. Se executa clic pe OK si aplicatia Excel formateaza tabelul astfel incat sa arate
ca si cel din zona de previzualizare.

Adaugarea anteturilor si a subsolurilor

Excel permite adaugarea de anteturi sau subsoluri de pagina pentru a tipari


informatii in partea de sus si de jos a fiecarei pagini. Informatile pot cuprinde text,
numere de pagina, data curenta, ora, numele de fisier al registrului, numele etichetei foii
de calcul.
Se pot alege anteturile si subsolurile sugerate de Excel sau se poate include
orice text sau comenzi speciale pentru controlarea aspectului antetului sau subsolului de
pagina.
Pentru adaugarea de anteturi sau subsoluri se urmeaza pasii prezentati mai jos :
1. Se deschide meniul File si se alege Page Setup
2. In caseta Page Setup se executa clic pe eticheta Header/Footer

97
3. Pentru selectarea unui antet se executa clic pe sageata de derulare Header.
Excel afiseaza o lista de informatii sugerate pentru antet ; se parcurge lista si se
executa clic pe antetul dorit.
Daca nu se doreste nici unul dintre antetele prezentate, se executa clic pe
butonul Custom Header sau Custom Footer si se introduc informatiile dorite
4. Pentru selectarea unui subsol, se executa clic pe sageata de derulare Footer.
Excel afiseaza o lista de informatii sugerate pentru subsol. Se parcurge lista si se
alege subsolul dorit.
5. Se executa clic pe OK pentru a se inchide caseta de dialog Page Setup si se
revine in foaia de calcul sau se executa clic pe Print pentru afisarea casetei de
dialog Print si se executa clic pe butonul OK pentru tiparirea foii de calcul

Pentru a sterge antetul sau/si subsolul, se alege (none) in listele Header si/sau
Footer.

4113.2.1.3.4.10 Crearea si formatarea diagramelor

Diagramele ofera o imagine de ansamblu asupra datelor din foaia de calcul. Pot fi
constituite in diferite formate si pot reflecta anumite domenii. Modificarea unor valori in
celulele tabelului are drept consecinta actualizarea diagramelor care includ domeniul
respectiv, fara a fi necesara reconstruirea lor.

Crearea unei diagrame folosind Chart Wizard

Butonul Chart Wizard, de pe bara de instrumente Standard permite crearea


rapida a unei diagrame.
Pentru utilizarea Chart Wizard se urmeaza pasii:
1. se selecteaza datele care se doresc a fi prezentate in diagrama
2. Se executa clic pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente Standard
3. Apare caseta de dialog Chart Wizard Step 1 to 4

4. se selecteaza un tip de diagrama in Chart type si un subtip in Chart sub-type


5. se executa clic pe Next
6. va aparea intrebarea daca este corect selectata seria de celule. Se poate corecta
seria tastand o alta serie de celule sau executand clic pe butonul Collapse
Dialog si selectand seria dorita

98
7. in mod prestabilit, Excel presupune ca seriile de date sunt stocate pe randuri. Se
poate trece la seriile pe coloane, daca este necesar, executandu-se clic pe
optiunea Series in Columns
8. se executa clic pe Next
9. se executa clic pe diferite etichete de pagini pentru modificarea optiunilor
referitoare la diagrama
De exemplu, se poate sterge legenda executand clic pe eticheta Legend si
deselectand Show Legend; se poate adauga un titlu de diagrama in pagina
Titles; se pot adauga etichete de date executandu-se clic pe eticheta Data
Labels
10. dupa terminarea efectuarii modificarilor, se executa clic pe butonul Next
11. apare intrebarea daca se doreste inglobarea diagramei in foaia de calcul curenta
sau se doreste crearea unei noi foi de calcul pentru ea. Se face alegerea si se
executa clic pe Finish

Schimbarea tipului de diagrame

Pentru schimbarea tipului de diagrame, se executa clic dreapta pe diagrama si se


foloseste Chart Type din meniul afisat.

Mutarea legendei unei diagrame

Mutarea legendei unei diagrame se realizeaza in felul urmator:


1. din lista derulanta Chart Objects se alege optiunea Legend
2. se merge in foaia de calcul si se muta legenda in noua pozitie

Adaugarea si modificarea culorilor – infatisarii unei diagrame

Pentru modificarea culorilor – infatisarii - unei diagrame se urmeaza pasii:


1. se selecteaza zona dorita a fi modificata
2. se executa clic dreapta
3. se alege comanda Format Plot Area sau Format Data Series

4. se aleg culorile si liniile dorite

99
5. se executa clic pe OK

Adaugarea si modificarea etichetelor de date

Pentru adaugarea etichetelor de date:


1. se selecteaza diagrama
2. din lista derulanta Chart Objects se alege seria careia dorit sa ii atasam o
eticheta
3. se executa clic dreapta pe serie
4. din meniul imediat se alege Format Data Series

5. din fereastra de dialog Format Data Series se aleg optiunile dorite

6. se executa clic pe butonul OK

Crearea unui grafic de tip „placinta”

Graficele de tip placinta ilustreaza sugestiv relatia dintre intreg si partile


componente, insa daca una dintre valori este foarte mica, este posibil ca „felia”
corespunzatoare sa treaca neobservata.
Pentru rezolvarea acestui inconvenient se trage felia in afara astfel:
1. se executa clic in interiorul diagramei
2. se selecteaza marcajul sectorului ce urmeaza a fi evidentiat
3. se trage „felia” in afara, in pozitia dorita

100
Schimbarea datelor in foia de calcul

Schimbarea datelor in foaia de calcul dupa realizarea diagramei, duce automat la


modificarea corespunzatoare a acesteia.

4113.2.1.3.4.11 Identificarea diferitelor tipuri de diagrame

In Excel pot fi create diferite tipuri de diagrame. Tipul de diagrama ales depinde
de tipul datelor care se doresc a fi reprezentate si de modul in care se doresc
reprezentate acele date.
Cele mai importante tipuri de diagrame sunt:
 Pie – Circulara – se utilizeaza acest tip de diagrama pentru a se arata relatia
dintre partile unui intreg
 Bar – Bara – acest tip de diagrama se utilizeaza pentru compararea valorilor
la un moment de timp dat
 Column – Coloana – este similara cu diagrama bara
- se utilizeaza acest tip de diagrama pentru evidentierea
diferentei dintre articole
 Line – Linie – se utilizeaza pentru sublinierea tendintelor si modificarilor
valorilor de timp
 Scatter – Dispersate – similara cu diagrama linie
- se utilizeaza pentru diferentierea dintre doua seturi de
valori
 Area – Arie – similara cu diagrama linie
- se utilizeaza pentru sublinierea masurii in care sunt modificate
valorile in timp

Majoritate acestor tipuri de diagrame sunt livrate si in varianta tridimensionala.

Mutarea unei diagrame

Pentru a muta o diagrama inglobata, se executa clic oriunde in zona diagramei si


se trage diagrama in noua pozitie dorita.

Redimensionarea unei diagrame

Pentru a se modifica dimensiunile unei diagrame, se selecteaza diagrama si se


trage de unul dintre manerele de tragere.
Nu se poate redimensiona o diagrama care se afla pe o foaie de calcul separata.

4113.2.1.3.4.12 Tiparirea unei diagrame

Daca o diagrama este inglobata, aceasta va fi tiparita odata cu foaia de calcul


care o contine.
Daca se doreste sa se tipareasca doar diagrama inglobata, se executa clic pe
aceasta pentru a o selecta, apoi se deschide meniul File si se alege comanda Print.

101
Inainte de a se executa clic pe butonul OK pentru a tipari diagrama, este necesar
sa se verifice ca optiunea Selected Chart sa fie activata.
In cazul diagramei create pe o foaie de calcul separata, aceasta se poate tipari
prin tiparirea acelei foi de calcul.

4113.2.1.3.4.13 Operatii matematice si logice

Efectuarea calculelor simple

Formulele din Excel se pot utiliza pentru efectuarea de calcule simple – adunare,
scadere, inmultire, impartire - cu datele introduse.
Fiecare formula trebuie sa inceapa cu semnul egal (=) ; in caz contrar, Excel
poate interpreta ceea ce se tasteaza ca pe o data calendaristica sau ca pe o eticheta.

Operato Realizeaza Exemplu de formula Rezultat


r
^ Ridicare la putere =A1^3 Introduce rezultatul ridicarii valorii din
celula A1 la puterea a treia.
+ Adunare =A1+A2 Introduce totalul valorilor din celulele A1 si
A2.
- Scadere =A1-A2 Scade valoarea celulei A2 din valoarea
A1.
* Inmultire =A2*3 Inmulteste valoarea din celula A2cu 3.
/ Impartire =A1/50 Imparte valoarea din celula A1 la 50.
Combinatie =(A1+A2+A3)/3 Determina media valorilor din celulele de
la A1 la A3.

Ordinea operatiilor

Excel efectueaza operatiile dintr-o formula in ordinea urmatoare:

102
In primul rand Ridicarile la putere si calculele din interiorul parantezelor

In al doilea rand Inmultirea si impartirea

In al treilea rand Adunarea si scaderea


Trebuie sa se tina cont de ordinea operatiilor atunci cand se creeaza formule,
deoarece acestea vor determina rezultatele.

Introducerea formulelor

Se pot introduce formule in doua moduri:


1. Tastand formula
2. Selectand adresele de celule

Pentru a se tasta o formula, se urmeaza pasii:


1. Se selecteaza celula in care se doreste sa apara rezultatul formulei
2. Tastati semnul egal (=) sau executati clic pe pictograma egal din bara de formule.
3. Tastati formula in bara de formule.
4. Se apasa Enter sau se executa clic pe butonul Enter de pe bara de formule, iar Excel
calculeaza rezultatul.

Pentru a se introduce o formula selectand adresele celulelor, se urmeaza pasii :


1. Se selecteaza celula in care se doreste sa apara rezultatul formulei
2. Se tasteaza semnul egal (=) sau se executa clic pe pictograma egal de pe bara de
formule
3. Se executa clic pe celula a carei adresa se doreste sa apara prima in formula. Se
poate executa clic pe o celula din alta foaie de calcul sau din alt registru. Adresa celulei
apare in bara de formule
4. Se introduce dupa valoare un operator matematic pentru a indica urmatoarea
operatie care se doreste a fi executata. Operatorul apare in bara de formule
5. Se continua executarea clic pe celule si tastarea operatorilor pana la terminarea
formulei
6. Se apasa Enter sau se executa clic pe butnonul Enter de pe bara de formule pentru
acceptarea formulei.

Afisarea formulelor

In mod normal, Excel nu afiseaza formula propriu-zisa intr-o celula, insa afiseaza
rezultatul calculului.
Se poate vedea formula daca se selecteaza celula si se examineaza bara de
stare.
Daca se doreste sa se vada toate formulele dintr-o foaie de calcul, trebuiesc
urmati pasii :
1. Se deschide meniul Tools si se alege Options
2. Se executa clic pe eticheta View
3. In zona Windows Options se executa clic pentru selectarea casetei de validare
Formulas
4. Se executa clic pe OK

103
Editarea formulelor

Editarea unei formule este similara editarii oricarei intrari in Excel; trebuiesc
urmatii pasii :
1. Se selecteaza celula care se doreste a fi editata
2. Se executa clic pe bara de formule sau se apasa tasta F2 pentru a intra in modul Edit
Pentru editarea rapida a continutului unei celule, se executa dublu-clic pe celula
3. Se apasa tasta cu sageata la stanga sau la dreapta pentru a muta punctul de
inserare.
Se foloseste tasta Backspace pentru a sterge caracterele la stanga punctului de
inserare, sau tasta Delete pentru a sterge caracterele la dreapta punctului de inserare
4. Cand se termina de editat datele, se executa clic pe butonul Enter de pe bara de
formule sau se apasa tasta Enter pentru a se accepta modificarile facute.
Un alt mod de a edita o formula consta in executarea unui clic pe butonul Edit
Formula de pe bara de formule. Se executa modificarile dorite in formula si apoi se
executa clic pe OK

Copierea formulelor

Cand se copiaza a formula, acesta este ajustata pentru a se lega de celula in


care este copiata. Acesta procedura este numita adresare relativa, deoarece adresele
celulelor din formula originala sunt ajustate pentru a reflecta noile coloane sau randuri.
De exemplu : daca se copiaza formula =D5+D6 din celula D7 in celula E7 formula
devine in coloana E : =E5+E6
Se pot copia formule utilizand butoanele Copy si Paste.
Daca se doreste copierea unei formule intr-o serie de celule vecine, se urmeaza
pasii :
1. Se executa clic pe celula ce contine formula care se doreste a fi copiata
2. Se plaseaza indiatorul mouse-ului deasupra manerului de umplere
3. Se trage manerul de umplere peste celulele in care se doreste sa se copieze formula

Utilizarea adreselor de celule relative sau absolute

Atunci cand nu se doreste ajustarea adreselor de celule cand se copiaza


formulele, intervin adresele de celule absolute.
O adresa absoluta este o referinta de celula dintr-o formula, care nu se modifica
atunci cand formula este copiata intr-o noua pozitie.
O adresa relativa este o referinta de celula dintr-o formula, care este ajustata
cand formula este copiata intr-o noua pozitie.

Pentru a face ca adresa unei celule dintr-o formula sa fie absoluta, se adauga un
$ (simbolul dolar) in fata literei si inaintea numarului ce formeaza adresa celulei.
Daca nu se utilizeaza adrese de celula absolute, formula se modifica.

104
Efectuarea calculelor cu ajutorul functiilor

Identificarea functiilor

Functiile sunt formule complexe, predefinite, care efectueaza un sir de operatii


asupra unei serii specificate de valori.
De exemplu: pentru determinarea sumei unei serii de numere din celulele A1
pana la C1, se poate introduce functia =SUM(A1:C1) in loc de introducerea formulei
=A1+B1+C1.

Fiecare functie consta din urmatoarele trei elemente:


1. semnul = , care induca faptul ca urmeaza o functie
2. numele functiei, care indica operatorii folositi (ex.: SUM)
3. lista de argumente intre paranteze (ex: A1:C1, care indica, in acest caz, seria de
celule ale caror valori le va folosi functia)

Utilizarea caracteristicii Autosum

Pentru ca SUM este una dintre functiile cel mai des utilizate, Excel ofera o
modalitate rapida de folosire – se executa clic pe butonul Autosum de pe bara cu
instrumente Standard.
Pentru a utiliza Autosum, se urmaresc pasii :
1. Se selecteaza celula in care se doreste sa apara suma.
2. Se executa clic pe butonul Autosum de pa bara cu instrumente Standard.
Autosum insereaza =SUM si adresa seriei de celule de la stanga sau de deasupra
celulei selectate.

3. Daca domeniul selectat de Excel este incorect, se trage indicatorul mouse-ului peste
domeniul dorit a fi utilizat sau se executa clic in bara de formule si se editeaza formula
4. Se executa clic pe butonul Enter din bara de formule sau se apasa tasta Enter

Utilizarea aplicatiei Function Wizard

Aplicatia Function Wizard ajuta in procesul de inserare a unei functii.


Pentru folosirea acestei aplicatii se urmaresc pasii:

105
1. Se selecteaza celula in care se doreste introducerea functiei
2. Se tasteaza = sau se executa clic pe butonul Edit Formula de pe bara de formule

3. Se selecteaza din lista functions functia dorita a fi inserata,executandu-se clic pe


sageata listei derulante Functions.
4. Introduceti argumentele pentru formula. Daca se doreste selectarea unei serii de
celule ca argument, se executa clic pe butonul Collapse Dialog
5. Dupa ce se selecteaza o serie de celule, se executa din nou clic pe butonul Collapse
Dialog pentru reintoarcere lin paleta de formule
6. Se executa clic pe OK. Excel insereaza functia si argumentul in celula selectata si
afiseaza rezultatul.

Pentru a edita o functie, se executa clic pe butonul Edit Formula. Apare paleta de
formule, se modifica argumentele dupa cum este necesar si se executa clic pe OK.

106
4113.2.1.3.5 Folosirea unei baze de date

4113.2.1.3.5.1 Crearea si modificarea tabelelor, interogarilor,


formularelor si rapoartelor

O bază de date poate fi definită ca fiind o colecţie de date înrudite şi concepută


pentru stocarea volumelor mari de informaţii.
Pentru crearea şi gestionarea unei baze de date este nevoie de existenţa unui
Sistem de gestiune a bazelor de date. Un SGBD este un sistem complex de programe
care permite crearea, modificarea şi ştergerea unei structuri de bază de date precum şi
popularea, modificarea, ştergerea, interogarea, relaţionarea şi securizarea informaţiilor
inmagazinate, asigurând în acest fel o interfaţă utilă între baza de date şi utilizatorii ei.
Exemple de SGBD-uri: dBase, FoxPro, Access, Paradox...

Identificarea posibilităţilor de lansare a aplicaţiei Access

Pentru a lansa în execuţie programul Microsoft Access selectaţi acest program din
Start  Programs  Microsoft Access.

Rezultatul va fi apariţia suprafeţei de lucru.

107
În panoul din dreapta veţi observa o serie de patru comenzi Open, New, New
from exiting file şi New from template. Cu ajutorul primei comenzi veţi putea să
deschideţi o bază de date deja existentă iar cu ajutorul celorlalte trei veţi avea ocazia să
creaţi o nouă bază de date: goală, dintr-o bază de date deja existentă sau conform unui
şablon.
Identificarea elementelor dintr-o fereastră Access

Sub Access, la fel ca sub oricare alt program Office (Word, Excel, Power Point),
este important să învăţăm să navigăm utilizând la maximum interactivitatea sistemului
oferit prin intermediul barei cu meniuri, barelor cu instrumente şi de defilare, barei de
stare, meniuri contextuale, suprafaţa de lucru, a asistenţilor, a help-urilor şi a diferitelor
mesaje.
În continuare vor fi prezentate elementele de navigare/personalizare din Access.

Recunoaşterea facilităţilor oferite de elementele prezente într-o fereastră Access

O bară care conţine meniurile programului Access. Meniurile de pe bară şi


Bara de meniuri comenzile din aceste meniuri se modifică în funcţie de starea programului Access.
Barele de meniuri şi barele cu instrumente sunt denumite generic bare de comezi.
O bară cu butoane de comandă echivalente cu comenzile cele mai des folosite din
Bara cu instrumente meniuri. Numărul şi tipul butoanelor de pe bara cu instrumente depind de funcţia
de bază a programului Access pe care o folosiţi.
O bara aflată în partea de jos a ferestrei aplicaţiei, care afişează mesaje şi
Bara de stare indicatori, de pildă pentru starea tastei Num Lock
Bara cu instrumente Bara cu instrumente care vă permite să deschideţi sau să generaţi obiectul
din fereastra selectat curent, să creaţi un nou obiect, să ştergeţi un obiect şi să controlaţi modul
Database în care sunt afişate pictogramele în fereastra Database.
Comenzi rapide O listă de comenzi rapide pentru crearea de noi obiecte pentru bazele de date
New Object
Un buton care are efect asupra unei singure înregistrări selectate din tabel. Când
editati înregistrarea curentă, pictograma de pe buton reprezintă un creion ( ), nu
Butonul Current
Record un vârf de săgeată triunghiular ( ). Butonul Current Record se mai numeşte şi
indicator al înregistrării.
Butoane care poziţionează indicatorul înregistrării pe primul ( ), următorul ( ),
anteriorul ( ) sau ultimul ( ) număr de înregistrare din tabel şi indică numărul
înregistrării curent selectate ( ).Dacă tabelul are un câmp cheie,
Selecţia Current numărul înregistrării reflectă succesiunea înregistrărilor în ordinea de sortare după
Record cheia principală; dacă nu există o cheie principală în tabel, numărul înregistrării
corespunde ordinii în care înregistrările au fost introduse fizic în tabel.

New Record Un buton cu un asterisc ( ), care indică locaţia următoarei înregistrări care

108
urmează să fie adăugată în tabel. Crearea unei noi înregistrări determină
adăugarea în tabel a înregistrării curente
Bara de derulare a Bara de derulare care vă permite să vedeţi şi câmpurile de tabel care sunt în afara
câmpurilor limitelor ferestrei documentului.
Trei butoane care determină modul de operare a programului Access. Open
introduce programul Access în modul Run iar New şi Design trecerea programul
Butoane de mod Access în modul Design, în care puteţi să construiţi sau să modificaţi structura
unui tabel.
Listă cu comenzi O listă cu comenzi rapide care oferă variante de obţinere a unui obiect dintr-o
rapide bază de date
Dacă tabelul are foi de date secundare, Un clic pe semnul plus din pătrat
Open subdatasheet determină deschiderea unei foi de date secundare (pentru fiecare înregistrare)

Bara cu instrumente standard (Table Datasheet) apare de fiecare dată când


deschideţi un tabel Access în modul de afişare Datasheet.

Denumirea Comanda
Pictograma Rolul
butonului echivalentă
Design View View, Design View Modifică aspectul tabelului în modul de afişare Design
(în acest mod puteţi specifica proprietăţile fiecărui câmp
din tabel).
Nu veţi vedea această pictogramă decât dacă executaţi
clic pe săgeata cu vârful în jos din dreptul pictogramei
Design sau dacă. treceţi în modul de afişare Design.
Această pictogramă diferă în funcţie de tipul obiectului
curent

Format Folosit numai în modul de afişare Design; este activat


Painter numai când selectaţi un control. Copiază formatul unui
control la un alt control.
Insert Insert, Hyperlink Deschide caseta de dialog Insert Hyperlink, în care
puteţi insera o adresa URL (adresă de site) într-un
câmp Hyperlink dintr-un tabel.
Sort Records, Sortează înregistrările în ordine crescătoare în funcţie
Ascending Sort,Ascending de informaţiile conţinute într-un anumit câmp
Sort Records, Sortează înregistrările în ordine descrescătoare în
Descending Sort,Descending funcţie de informaţiile conţinute într-un anumit câmp
Filter by Records, Filter, Filtrează înregistrările pe baza unui anumit conţinut
Selection Filter by Selection dintr-un câmp.
Filter by Records, Filter, Vă permite să introduceţi criterii într-o foaie de date cu
Form Filter by Form tabel pentru definirea modului de filtrare a înregistrărilor.

Apply/Remov Records, Apply Aplica sau elimina un filtru.


e Filter/Sort Filter
New Record Edit, Go To, New Selectează o posibilă înregistrare ulterioară.

Delete Edit, Delete Şterge înregistrarea curentă.


Record Record
Database Window, 1 Window Afişează fereastra Database.

109
New Object Afişeaza o listă derulantă din care puteţi alege tipul de
obiect pe care vreţi să îl creaţi: tabele, formulare,
rapoarte, pagini, interogări, macrocomenzi, module sau
module de clasa. Primul tip de obiecte din listă va fi cea
mai recentă selecţie.

Referitor la modul de formatare al tabelelor, trebuie precizat că în modul de


afişare Datasheet, comenzile pentru formatarea textului se aplică întregului tabel. În
modul de afişare Datasheet nu aveţi posibilitatea să formataţi celule individuale.

Semnificaţia şi acţiunea acestor instrumente este următoarea:


Denumirea Comanda
Pictograma Rolul
butonului echivalentă
Afişează o listă derulantă din care puteţi sări
Go To Field
rapid la orice câmp din tabel.
Vă permite să selectaţi fontul pentru textul din
Font Format, Font
tabel.
Vă permite să selectaţi mărimea fontului pentru
Font Size Format, Font
textul din tabel.
Aplică sau elimină atributul aldin pentru textul
Bold Format, Font
dintr-un tabel.
Aplică sau elimină atributul italic pentru textul
Italic Format, Font
dintr-un tabel.
Aplică sau elimină atributul subliniere pentru
Underline Format, Font
textul dintr-un tabel.
Afişerază o paletă de culori din care puteţi
Fill / Back
Format, Cells alege culoarea de fundal pentru celulele cu
Color
date din tabel.
Font / Fore Afişerază o paletă de culori din care puteţi
Format, Font
Color alege culoarea pentru textul dintr-un tabel..
Afişerază o paletă de culori din care puteţi
Line / Border
Format, Cells alege culoarea pentru liniile de reţea care
Color
delimitează liniile şi coloanele dintr-un tabel.
Afişează patru butoane care vă permit să
alegeţi liniile de reţea care vor fi afişate:
Gridnes Format, Cells
orizontale şi verticale, numai verticale, numai
orizontale sau fără linii.
Afişează trei butoane care vă permit să alegeţi
Special Effect Format, Cells stilul de afişare a celulelor: plane, ridicate sau
coborâte.

Crearea unei prime baze de date

O bază de date Access, poartă denumirea de Datasheet. Crearea unei baze de


date presupune în linii mari, câţiva paşi: planificarea, crearea, introducerea datelor,
generarea rapoartelor, vizualizarea şi tipărirea.
Planificarea este primul pas în dezvoltarea unei baze de date şi presupune
înţelegerea scopului pentru care este creată acea bază de date precum şi determinarea
informaţiilor care vor fi stocate şi a rapoartelor care vor fi generate.

110
Prezentarea tehnicilor Access pentru crearea unei baze de date

Crearea unei baze de date presupune generarea tabelelor (a structurii acestora)


şi a relaţiilor dintre ele. Baza de date (database) reprezintă o colecţie de tabele în care
sunt stocate entităţi care descriu un anumit domeniu de activitate, împreună cu
instrumentele folosite pentru manipularea datelor. Tabelul (table) este constituit din
rânduri (înregistrări) şi coloane (câmpuri).
Fiecare înregistrare este formată din mai multe tipuri de informaţii (câmpuri) care
împreună caracterizează unicitatea obiectului respectiv.
Fiecărui câmp îi corespunde un atribut.

Pentru crearea unei noi baze de date goale accesaţi comanda prezentă în
panoul din dreapta suprafeţei de lucru

Ca urmare a acestei acţiuni va apare o casetă de dialog în care vi se va cere


locul unde doriţi să creaţi această bază de date precum şi denumirea acesteia.

În mod implicit se propune numele db1.mdb pentru baza de date şi folder-ul


MyDocuments ca loc în care să se salveze. Alegem numele bazei de date si locul unde
va fi salvata si apasat butonul <Create> => vom obţine ecranul de proiectare a unei
baze de date noi.

111
În continuare vom putea crea obiectele dorite selectând mai întâi tipul de obiect
apoi apăsând butoanele <Open> sau <Design>.

Identificarea elementelor unei baze de date

Pentru a vedea baza de date nou formată, maximalizaţi fereastra corespunzătoare bazei
de date. Fereastra expenses:Database permite deschiderea manuală a oricărui obiect
din această bază de date.

Numim obiecte elementele Access. Principalele elemente din MS Access sunt:


- tabelelor (tables) – în care sunt înregistrate datele pe care utilizatorii le includ în
baza de date. Tabelele reprezintă cel mai important obiect al oricărei baze de
date. Datele sunt memorate în tabele sub forma rândurilor (records/înregistrărilor)
şi a coloanelor (fields/câmpuri). Un element important al bazei de date îl
reprezintă modul în care sunt legate tabelele între ele, adică sistemul de relaţii
(relatioships);
- interogărilor (queries) – constituie întrebări adresate bazei de date cu scopul de
a selecta anumite înregistrări conform intereselor utilizatorului.
- formularelor (forms) – utile pentru afişarea şi introducerea datelor, controlarea
deschiderii şi închiderii altor formulare precum şi pentru tipărirea rapoartelor.
Formularul este ca o interfaţă între utilizator şi tabelele din baza de date.
- rapoartelor (reports) – reprezintă situaţiile de ieşire (tipărirea sub formă de
tabele a informaţiilor de detaliere, a informaţiilor de sinteză sau a ambelor tipuri),
de fapt obiectivul final urmărit de către utilizator. Ele afişează într-un anumit
format standard sau particular rezultatele anumitor interogări sau chiar datele din
tabele.

Navigarea într-un tabel

Câmpurile unui tabel pot corespunde figurii de mai jos. Primul câmp este
AutoNumber care aplică automat un număr înregistrărilor pe care le adăugaţi (nu puteţi
modifica valoarea unui câmp AutoNumber!!!).

112
După introducerea primului număr în câmpul Social Security Number, în
stânga celulei Employee ID va apărea simbolul unui creion indicând o operaţie de
editare în curs de execuţie, iar sub linia în care se operează modificări va apărea o nouă
linie denumită posibilă înregistrare ulterioară.

Introducerea datelor

Modificarea denumiri campurilor se reafileaza prin efectuarea unui dublu-clic pe


câmpul al cărui nume se doreşte a fi modificat şi introducerea noului nume. Este
important de reţinut că nu este recomandată utilizarea caracterelor diacritice (atât pentru
câmpuri, cât şi pentru înregistrări).

Recunoaşterea elementelor unui tabel

O bază de date este alcătuită din mai multe tabele.


Tabelele bazelor de date, la fel ca oricare alte tabele, au o anumită structură dată
de numărul, tipurile şi dimensiunile câmpurilor/coloanelor care le compun (un fel de cap
de tabel).
O tabelă este văzută ca o reţea de rânduri şi coloane. În limbajul bazelor de date
coloanele se numesc câmpuri (fields) iar rândurile se numesc înregistrări (records).
Fiecare câmp (field) are o denumire unică în tabelă, de un anumit tip (şir de
caractere, numeric, dată calendaristică, etc), şi cu o dimensiune prestabilită, care îl
determină să ocupe în memorie un anumit număr de octeţi.
Rândurile (liniile) tabelelor se numesc înregistrări (records). Fiecare rând conţine
date organizate conform structurii alese. Evident spaţiul de memorie ocupat de o tabelă
este în funcţie de numărul de înregistrări şi de câmpuri ale acesteia.
Pot exista şi tabele vide, adică fără nici o înregistrare. Iniţial, după crearea
structurii, toate tabele sunt vide. Ele mai pot deveni vide şi în urma unei operaţiuni de
ştergere a tuturor înregistrărilor conţinute.
Înregistrările unei tabele se pot ordona (ex.: sortate, filtrate sau indexate) după
anumite criterii. Tabelele pot fi ordonate prin indexare după aşa numitele câmpuri cheie
de acces sau cheie index. Orice tabelă poate o cheie primară de acces (evidenţiate într-
un mod special prin plasarea unei pictograme cu o imagine de cheie în dreptul acestora)
şi opţional câmpuri de tip cheie index.
De asemenea, între tabelele unei baze de date pot exista diferite relaţii/legături.
Această relaţionare se realizează pe baza câmpurilor comune din tabelele care intră în
relaţie/legătură.
Proiectarea structurii tabelelor şi a sistemului de relaţii între câmpurile acestora
este o operaţiune foarte importantă, de ea depinzând în final performanţa globală a
bazei de date.

113
Identificarea proprietăţilor specifice unui tabel

Introducerea de proprietăţi unui tabel este opţională. Proprietăţile unui tabel


Access se aplică tabelului în mod global, folosind caseta de text Properties pe care o
puteţi afişa executând clic pe butonul Properties ( ) de pe bara de instrumente în
modul de afişare Design View.

Va apare o casetă de dialog în care aveţi posibilitatea să identificaţi data creerii şi


ultima modificare adusă tabelei precum şi posibilitatea de a face o scurtă descriere (în
caseta de text Descriptions), sau să ascundeţi tabelul.

Identificarea proprietăţilor specifice unui câmp dintr-un tabel

Proprietăţile specifice câmpurilor unei tabele se pot identifica şi modifica prin


deschiderea tabelei în modul de vizualizare Design View. Astfel, în panoul superior se
pot observa cele trei atribute specifice oricărui câmp dintr-un tabel: Field Name
(denumirea câmpului), Data Type (tipul datelor care vor popula câmpul) şi Description (o
scurtă descriere a câmpului respectiv).
Proprietăţile fiecărui câmp se atribuie în panoul inferior (Field Properties).
Acestea depind de valoarea aleasă în câmpul Data Type.

Fereastra Table Design

Indiferent de lungimea pe care o stabiliţi pentru câmpurile Text din Access, în


fişierul bază de date, aceste câmpuri vor fi stocate ca înregistrări de lungime variabilă.
Toate spaţiile introduse într-un mod necorespunzător vor fi eliminate.

Crearea unei tabele

Identificarea posibilităţilor de creare a unui tabel

Access pune la dispoziţia proiectanţilor de aplicaţii trei metode utile pentru crearea
tabelelor. Acestea sunt:
1. Create table in Design view (crearea tabelei în modul de proiectare „Design
view” )
2. Create table by using wizard (crearea tabelei utilizând „vrăjitorul”)

114
3. Create table by entering data (crearea tabelei chiar în momentul introducerii
datelor).
Cele trei metode sunt evidenţiate în următorul ecran (Figura 62) care apare după
acţionarea selectarea butonului de comandă Tables.

Metodele de creare a tabelelor

Recunoaşterea noţiunilor de cheie primară şi index

După crearea numelor de câmpuri (Field Name), alegerea tipurilor de date pentru
acestea (Data Type) şi setarea proprietăţilor câmpurilor (Field Properties), se vor stabili
câmpurile care alcătuiesc cheia primară de acces şi eventual alte chei de tip index care

se pot selecta prin utilizarea butonului Indexes din bara de instrumente în mod
similar cu butonul Primary Key.
În situaţia când nu aţi stabilit câmpul cheie primară, la salvarea tabelului Access
vă avertizează asupra acestui fapt şi vă permite să optaţi pentru crearea automată a
unui câmp cheie primară sau continuarea utilizării tabelului fără aceasta.

Caseta de avertizare privind definirea cheii primare

Câmpul creat se va numi în mod prestabilit ID şi va fi de tipul AutoNumber.

Câmpul cheie primară creat îm mod automat

115
Nu este nevoie să definiţi un câmp cheie principală dacă acel tabel nu este folosit
ca şi un tabel principal. Un tabel principal este un tabel care stă la baza relaţionărilor
(vezi fereastra Relationships) cu celelalte tabele din baza de date curentă.
Într-un tabel se poate crea o singură cheie principală! Folosirea unui câmp de tip
cheie principală este o metodă simplă de prevenire a apariţiei de dubluri ale
înregistrărilor. Pe baza unei chei principale Access crează un fişier index ordonat
crescător sau descrescător după informaţia conţinută în câmpul cheie principală.
Indexările măresc viteza de căutare a înregistrărilor (în vederea unor vizualizări,
modificări sau ştergeri).

Recunoaşterea tipurilor de relaţii între tabele

Cele trei tipuri fundamentale de relaţii care se pot realiza între tabele sunt: „unu la
unu”, „unu la mulţi”, „mulţi la unu”.
Pentru a crea / actualiza relaţiile dintre tabelele unei baze de date Access se
poate utiliza opţiunea Relationships din bara principală de meniuri sau butonul
corespunzător din bara de instrumente ( ).
Pentru a stabili relaţi între table efectuaţi paşii următori:
- selectaţi opţiunea Relationships care va determina apariţia ferestrei
corespunzătoare

Fereastra Relationship cu opţiunea Show Table activată

- dacă nu este afişată caseta Show table apăsaţi butonul disponibil în


bara de instrumente;
- se selectează şi se adaugă prin intermediul butonului <Add>, tabelele între care
doriţi să definiţi relaţii;
- după apăsarea butonului <Close> de închidere a dialogului anterior, în fereastra
Relationships vor apărea aceste tabele fără nici o relaţie definită între ele;

116
Adăugarea tabelelor

- pentru crearea unei relaţii între tabele se trage cu mouse-ul prin drag & drop (cu
butonul stâng al mouse-ului apăsat şi menţinut) un câmp către corespondentul său.
După eliberarea butonului mouse-ului, va apare următorul dialog:

Caseta Edit Relationships


- pentru alegerea tipului de relaţie dorit, va fi apăsat butonul Join Type care va
afişa un alt dialog de selectare, ce oferă cele trei posibilităţi fundamentale de
relaţii: „unu la unu”, „unu la mulţi” şi „mulţi la unu”:

Alegerea tipuluide relaţie


- după apăsarea butonului OK din dialogul anterior, se revine automat în fereastra
de dialog Edit Relationships şi se confirmă prin clic pe butonul Create, ceea ce va
determina crearea relaţiei între cele două tabele.

117
Crearea relaţiilor între tabele

Este recomandat să bifaţi căsuţa Enforce Referential Integrity deoarece în acest


mod Access realizează verificarea pentru validarea şi acceptarea intrărilor dintr-un tabel
în celălalt tabel. Impunerea integrităţii referenţiale împiedică ştergerea sau modificarea
valorilor unei înregistrări din tabelul principal, de bază, de care depind înregistrările
înrudite.
Adesea, când configuraţi noua bază de date, veţi constata că trebuie să
modificaţi opţiunile făcute iniţial pentru succesiunea câmpurilor din tabel, a tipurilor de
date sau a relaţiilor dintre tabele. Pentru a modifica formate, reguli de validare, lungimi
ale câmpurilor Text şi alte elemente într-un tabel, trebuie să treceţi în modul Design, să
selectaţi câmpul pe care vreţi să îl modificaţi şi să efectuaţi modificările în casetele
corespunzătoare.
Înainte de a opera modificări ale tipurilor de date corespunzătoare câmpurilor
unui tabel care conţine cantităţi semnifictive de date, faceţi o copie de siguranţă a
tabelului.
Modificarea relaţiilor între tabele presupune mai întâi ştergerea relaţiei existente
şi apoi crearea noii relaţii.
Uşurinţa de introducere a datelor este un criteriu important pentru un mediu
eficient de creare şi actualizare a bazelor de date.

Recunoaşterea operaţiilor de import/export

Meniul File din meniul principal, oferă două opţiuni pentru importul sau exportul datelor
din/în tabele externe, ale altor baze de date (Access, dBase, Paradox etc). Aceste
opţiuni sunt:
- Get External Data - preluarea de date externe => se deschide un submeniu cu
două opţiuni:
1. Import - oferă posibilitatea aducerii datelor existente, din alte tabele
externe (ale altor baze de date) în cadrul unor tabele interne ce vor fi
create automat în baza de date curentă (Access).
2. Link Tables – asigură legătura cu tabele externe.

Importarea datelor

118
- Export. Această opţiune a meniului File asigură posibilitatea convertirii şi salvării
tabelelor unei baze de date Access sub forma unor tabele specifice altor SGBD-
uri.

Exportarea datelor

CREAREA FORMULARELOR

Identificarea formularelor

Formularele sunt instrumente specializate puse la dispoziţia utilizatorului ca o


interfaţă între acesta şi Access pentru introducerea, modificarea şi ştergerea datelor din
tabele precum şi efectuarea de diferite calcule.
Pentru lucrul cu formulare, în fereastra de prezentare a bazei de date este
prevăzut un buton Forms care ne aduce pe ecran toate obiectele de acest tip existente
în baza de date. În afara acestora, mai există două intrări corespunzătoare celor două
modalităţi de creare a formelor: cu ajutorul „vrăjitorului” (wizard-ului) specializat sau
varianta de proiectare directă (design).
Celelalte butoane permit vizualizarea în diferite moduri a formularelor din baza de
date curentă: cu iconiţe mari sau mici, sub formă de listă simplă sau detaliată (similar
Windows Explorer).
Cea mai simplă metodă de creare a unui formular şi prima care trebuie încercată
este aceea în care suntem asistaţi de un „vrăjitor”. În acest scop apăsăm butonul New
care deschide o fereastră de dialog în care alegem una din modalităţii de creare a
formularului:
- Design View – crearea formularului se face în mod proiectare directă;
- Form Wizard – crearea formularului se va face în mod asistat de către un
„vrăjitor” specializat;
- AutoForm;
- Chart Wizard;
- Pivot Table Wizard.

Utilizarea Form Wizard pentru crarea unui formular

Cea mai frecventă alegere dintre cele enumerate mai sus este Form Wizard.
Această opţiune permite crearea formularelor (cu sau fără subformulare) care conţin
câmpuri din unul sau din mai multe tabele sau interogări. Form Wizard creează structura
generală a formularului şi adaugă controale de tip casetă de text pentru afişarea şi
editarea valorilor datelor din tabele. Pentru a crea formularul pentru Tabel date asigurat
efectuaţi următorii paşi:
- în acest ecranUL de dialog se alege tabela sau interogarea care va sta la baza
formularului care va fi creat. Odată ales, în lista de jos vor fi accesibile toate
câmpurile tabelei sau interogării. Unele dintre ele (sau toate) vor fi selectate

119
pentru a fi afişate în formular. Cele selectate (cu ajutorul butoanelor > sau >> )
vor apărea în lista din partea dreaptă. Dacă ne răzgândim şi dorim să renunţăm
la unul sau la toate câmpurile selectate vom folosi butoanele < respectiv << .
După ce am ales câmpurile vom apăsa butonul Next pentru a trece la ecranul
următor de dialog. În rubrica Table/Queries alegeţi Table:Tabel date asigurat, apoi
selectaţi toate câmpurile din fereastra Available Fields;

Prima fereastră a Form Wizard

Dacă formularul pe care doriţi să îl creaţi se bazează pe mai multe tabele /


interogări, în prima casetă de dialog a Form Wizard selectaţi din lista Table/Queries
sursele de date pe care le doriţi urmand ca din fiecare din acestea să selectăm
câmpurile dorite. Selectaţi butonul Next. Va apare o casetă de dialog cu ajutorul căreia
veţi alege tabela de bază (principală) pentru vizualizarea datelor, corespunzător căreia
s-au selectat două tabele în faza de selecţie.

Situaţia alegerii mai multor tabele

Dacă între tabelele alese nu aţi definit o relaţia va fi afişată o casetă de dialog
care vă avertizează că tabelele nu sunt relaţionate şi vă permite deschiderea
ferestrei Relationships. Validaţi mesajul dacă doriţi să creaţi un sistem de relaţii
între tabele.

120
Avertizarea privind inexistenţa relaţiilor dintre tabelele alese

- va apare o nouă casetă de dialog în care vom alege tipul de formular.

Cea de a doua fereastră a Form Wizard

- Se allege apoi stilul formularului si se apasa butonul Next;


- ultima casetă de dialog permite alegerea numelui formularului creat.

Ultima casetă de dialog a Form Wizard

Utilizatorul poate să accepte numele propus de Access (implicit numele tabelului


pe baza căruia a fost creat), sau să tasteze numele dorit în caseta What title do you
want for your form?.
Apăsarea butonului <Finish> încheie procesul de creare a formularului în mod
asistat de către un „vrăjitor” specializat. În oricare din fazele procesului de creare a
formularului cu ajutorul Form Wizard putem abandona (prin apăsarea butonului
<Cancel>), ne putem întoarce la faza precedentă (prin apăsarea butonului Back), putem

121
continua (prin apăsarea butonului Next) sau terminăm procesul de creare a formularului
(prin apăsarea butonului Finish).
Un exemplu de formular creat cu ajutorul „vrăjitorului” este prezentat mai jos.

Formularul Tabel date asigurat

Pe formular mai observăm o bară verticală de selecţie înregistrare. Odată


selectată înregistrarea, cu toate câmpurile ei, aceasta va putea fi supusă operaţiilor de
ştergere, copiere sau înlocuire. În acest sens, bara de selecţie înregistrare (bara
verticală) oferă un meniu contextual propriu.

Bara verticală pentru selecţia înregistrării şi meniul ei contextual

UTILIZAREA FORMULARELOR

Scopul formularului este acela de a adăuga noi înregistrări, de a şterge


înregistrări şi de a edita datele din unul sau mai multe tabele care stau la baza
formularului.
Formularele pe care le creaţi cu Form Wizard folosesc butoanele standard de
deplasare printre înregistrări, aflate în partea de jos a formularului. Butoanele pentru
deplasarea printre înregistrări îndeplinesc aceeaşi funcţie ca şi în cazul tabelelor şi
interogărilor.
Deplasarea printre casetele de text folosite pentru introducerea şi editarea datelor
din formular se face într-un mod asemănător cu deplasarea în interogările şi tabelele din
modul de afişare Datasheet, cu excepţia faptului că tastele cu săgeata în sus şi cu
săgeată în jos determină deplasarea cursorului între câmpuri, nu între înregistrări.
Acceptaţi valorile pe care le-aţi introdus, executând clic pe Enter sau Tab.

122
În modul de afişare al unui formular, ultima înregistrare din foaia de date este o
linie pentru o eventuală înregistrare ulterioară ( ), dacă nu alegeţi valoarea No pentru
proprietatea Allow Additions.
Posibilităţile de editare a datelor într-un formular sunt identice cu cele din tabelul
sau interogarea care a servit ca sursa de date, cu exceptia cazului în care modificaţi
aceste facilităţi de editare prin proprietatea Allow Editing şi alte proprietăţi înrudite ale
formularului.
Pentru a edita datele existente, selectaţi înregistarea pe care o modificaţi şi
operaţi modificările în acelaţi fel cu cel utilizat în modul Datasheet View. Access nu
aplică modificările aduse înregistrărilor în tabelul de origine decât după ce mutaţi
indicatorul pentru înregistrări folosind butoanele de selectare a înregistrărilor (sau după
ce alegeţi Records, Save Record).

Crearea rapoartelor

Access 2000 oferă instrumente evoluate de proiectare a rapoartelor, uşurând


astfel foarte mult munca utilizatorilor care doresc să pună în valoare rezultatele
interogărilor lor.
Şi aici este posibil lucrul cu „vrăjitori” iar setul de obiecte oferit proiectanţilor în
modul Design View este similar celor de la formulare.
Atunci când vom comuta în fereastra de prezentare a bazei de date în secţiunea
obiectelor de tip raport, pe ecran vor apărea, aşa cum am văzut şi la celelalte tipuri de
obiecte, cele două modalităţi de creare a obiectelor de tip raport:
- Create report in Design View;
- Create report by using wizard.

Fereastra Database, opţiunea Reports

Opţiunile sunt similare celor de la formularele şi oferă aceleaşi posibilităţi de


proiectare în modul Design View sau în lucrul cu wizard-ul. Macheta de proiectare
vizuală şi caseta Toolbox a unui raport, obţinute în urma selectării opţiunii Create report
in Design View.

123
Fereastra Report, modul Design

Titlul raportului şi data listării se scriu de obicei în secţiunea Report Header, capul
de tabel al raportului în Page Header, liniile tabelului în Detail, numărul de pagină în
Page Footer, locurile pentru semnături şi probabil totalurile generale în Report Footer.
Dacă executaţi dublu clic pe denumirea unui raport existent sau executaţi clic pe butonul
Print Preview din fereastra Database, raportul este afişat în modul Print Preview, care
este echivalentul modului Run pentru rapoarte.
Butonul AutoFormat de pe bara cu instrumente are aceeaşi funcţie pentru
rapoarte ca şi pentru formulare. Access stochează separat stilurile pentru rapoarte şi
formulare, aşa că trebuie să creaţi stiluri AutoFormat separate pentru rapoarte.
Un avantaj al folosirii subrutinei Report Wizard pentru prezentarea procesului de
configurare a rapoartelor în Access îl constitute faptul că paşii pentru acest proces sunt
paraleli cu paşii care trebuie efectuaţi când începeţi cu un raport gol, prestabilit.
Report Wizard încearcă să creeze un raport cu configuraţia optimă în mod
automat.
În modul de afişare full-page Report View, raportul este prezentat aşa cum ar
arăta în cazul tipăririi cu valorile prestabilite de 1 inci (= 2,5 cm) folosite de Access
pentru marginile de sus, de jos şi din lateral.

124
Raportul în forma finală afişat în modul full-page

Pentru a modifica marginile de tipărire pentru un raport alegeţi File, Page Setup
pentru a deschide caseta de dialog Page Setup. Caseta de dialog Page Setup seamănă
cu casetele de dialog Print şi Page Setup din alte aplicaţii sub Windows, având o
secţiune pentru marginile de tipărire. Selectând caseta de validare Print Data Only,
puteţi să determinaţi tipărirea numai a datelor din raport; secţiunile antetelor şi
subsolurilor raportului şi paginilor nu vor fi tipărite.

Caseta de dialog Page Setup

Pentru a tipări raportul, executaţi clic pe butonul Print de pe bara cu instrumente.


Access va tipări imediat raportul, folosind opţiunile curente ale imprimantei. Dacă vreţi

125
să schimbaţi imprimanta selectată, orientarea paginii, calitatea grafică şi alte opţiuni ale
imprimantei, alegeţi File, Print.
Access vă permite să tipăriti rapoarte cu mai multe coloane.

Vizualizarea formularelor şi a rapoartelor

Formularele permit şi utilizarea unor subformulare.


Subformularul este un tip de formular inclus în alt formular (formularul principal).
Ele sunt unice fiind folosite numai în Access.
În continuare este prezentată modalitatea în care pot fi utilizate formularele
create de un „vrăjitor”. Pentru aceasta închideţi toate ferestrele cu excepţia formularului
Main Switchboard şi a ferestrei Expenses:Database (dacă din greşeală aţi închis Main
Switchboard puteţi să îl redeschideţi efectuând dublu-clic pe articolul Switchboard din
lista Forms).
1. Executaţi clic pe Enter / View Expense Reports by Employee. Această acţiune
are ca rezultat deschiderea formularului Expense Reports by Employee în care sunt
afişate casetele de text cu majoritatea datelor introduse în prima înregistrare a tabelului
Employees. Înregistrarea afişată în fromular se numeşte înregistrare curentă a tabelului.

Formularul Expense Reports by Employee

2. Executaţi clic pe butonul Next Record ( ) aflat în partea din stânga-jos a


formularului pentru a afişa înregistrările succesive din tabelul Employees. Dacă aţi ajuns
la ultima înregistrare, casetele afişate vor fi goale aşteptând să le populaţi cu noi
informaţii.
3. Executaţi clic pe butonul First Record ( ) pentru a reveni la prima înregistrare
introdusă în tabel.
4. Executaţi clic pe butonul Last Record ( ) pentru a vă deplasa la ultima
înregistrare introdusă în tabel.
5. Executaţi clic pe butonul New Record ( ) pentru a vă introduce o nouă
înregistrare.

6. Dacă apăsaţi butonul Preview Report... ( ) va deschide un


raport de cheltuieli.

126
Vizualizarea unui raport

Raportul poate fi tipărit selectând comanda Print din meniul derulant File.
7. Pentru a şterge o înregistrare efectuaţi clic-dreapta pe butonul gri de selecţie
plasat în partea stângă a formularului şi alegeţi opţiunea Cut.

Ştergerea unei înregistrări


Veţi primi un mesaj de atenţionare. Mesajul vă avertizează că după ştergerea
unei înregistrări aceasta un poate fi recuperată prin operaţiuni de tipul Undo.
Este important de reţinut că dacă ştergeţi o înregistrare „înrudită” cu înregistrări
din alte tabele, odată cu înregistrarea ştearsă vor fi şterse şi înregistrările înrudite.
Această operaţie este denumită ştergere în cascadă. Modul în care înregistrările se
„înrudesc” poate fi observat prin activarea fereastrei Relationships.
Unul dintre punctele forte ale programului Access este posibilitatea de a genera
automat rapoarte complexe, gata formatate (aspectul (culoare, corp de literă) şi
amplasarea informaţiilor).
Pentru a vizualiza şi tipări rapoartele create cu şablonul Expenses, efectuaţi
următorii paşi:
1) Activaţi meniul Main Switchboard
2) Efectuaţi clic pe butonul Preview Reports...pentru a deschide fereastra Reports
Switchboard.
3) Pentru a obţine un raport al cheltuielilor pe categorii de cheltuieli efectuaţi clic pe
butonul Preview the Expense Rpt Summary by Category Report. Va fi afişată o
fereastră de interogare care vă permite să introduceţi un interval de timp la care
să se refere raportul.

Introducerea perioadei la care se referă raportul


4) După apăsarea butonului Preview... va fi generat un raport care poate fi tipărit
folosind comanda Print din bara de instrumente standard ( ).

127
Vizualizarea raportului
În mod similar, puteţi să vizualizaţi şi să tipăriţi un raport al cheltuielilor efectuate
de către fiecare angajat prin apăsarea butonului Preview the Expense Rpt Summary by
Employee Report.

Sortarea datelor dintr-un tabel

O cerinţă fundamentală pentru un mediu de creare a bazelor de date este


capacitatea de sortare rapidă a înregistrărilor în aşa fel încât să poată fi afişate în
ordinea dorită de utilizator.
Dacă tabelul pe care îl sortaţi conţine mai multe câmpuri pe care doriţi să le
vizualizaţi în modul de afişare Table datasheet, puteţi să îngheţaţi unul sau mai multe
câmpuri (rămân fixe, nu se derulează spre stânga, vor rămâne tot timpul vizibile).
Pentru a îngheţa un câmp efectuaţi paşii următori:
- deschideţi tabelul în care doriţi să lucraţi,
- executaţi clic pe butonul de antet al câmpului pe care doriţi să-l îngheţaţi; pentru
a selecta simultan şi alte câmpuri folosiţi combinaţia Shift+Clic sau Ctrl+Clic;
- din meniul Format, alegeţi Freeze Columns.
Când veţi derula câmpurile din tabel, se va observa cum câmpurile îngheţate vor
rămâne în permanenţă vizibile.

Îngheţarea câmpurilor

128
Acces vă oferă o metodă simplă de sortare a datelor în modul de afişare
datasheet, denumită Quick Sort. Executaţi clic pe denumirea câmpului pe care vreţi să îl
folosiţi pentru a sorta datele din tabel şi executaţi clic fie pe pictograma pentru sortare
crescătoare ( ), fie pe cea pentru sortare descrescătoare de pe bara cu instrumente (
). După ce îngheţaţi coloane şi aplicaţi ordinea de sortare într-un tabel, poate veţi
dori să readuceţi tabelul la forma iniţială. Pentru aceasta Access vă oferă următoarele
opţiuni:
1. închideţi tabelul fără a salva modificările, apoi redeschideţi-l;
2. pentru a dezgheţa coloanele îngheţate, folosiţi comanda Unfreeeze All Columns
din meniul Format.

Căutarea şi înlocuirea valorilor din câmpurile unui tabel

Pentru a căuta înregistrările care corespund (integral sau parţial) unei anumite
valori, trebuie să folosiţi funcţia Find astfel:
1) selectaţi câmpul în care doriţi să efectuaţi căutarea;
2) executaţi clic pe butonul Find ( ) de pe bara de instrumente sau alegeţi Find
din meniul Edit pentru a afişa caseta de dialog Find and Replace

Caseta de dialog Find and Replace

3) introduceţi textul căutat în caseta Find What


4) selectaţi Whole Field din lista derulantă Match=>Access va deplasa cursorul la
prima înregistrare care satiface condiţiile căutării.
5) pentru a realiza o căutare care ţine seama de scrierea cu majuscule, marcaţi
caseta de validare Match Case;
6) pentru a căuta după formatul câmpului, marcaţi caseta Search Fields as
Formatted. În acest fel puteţi să introduceţi un termen de căutare care să
corespundă formatării câmpului (proprietatea Format pentru câmpul respectiv);
7) pentru a găsi şi alte apariţii, dacă mai există, executaţi clic pe butonul Find
Next=>
Pagina Replace din caseta de dialog Find and Replace, activată prin alegerea
Edit, Replace sau Ctrl+H, vă permite să înlocuiţi selectiv valorile găsite în câmpurile de
căutare (identice cu textul introdus în caseta Find What) cu valoarea introdusă în caseta
ReplaceWith.

129
Caseta de dialog Find and Replace, câmpul Replace

Recunoaşterea posibilităţilor de filtrare a înregistrărilor

Access vă permite să aplicaţi un filtru pentru a specifica un set de rezultate


obţinute dintr-o interogare o afişare a înregistrărilor în modul Table Datasheet. Aplicarea
unui filtru se poate face prin trei metode:
- filtrarea după selecţie -este cea mai rapidă şi mai simplă metodă pentru aplicarea
unui filtru. Criteriile de filtrare sunt stabilite prin selectarea integrală sau parţială a
datelor dintr-un singur câmp al tabelului. Access va afişa numai înregistrările care
corespund modelului selectat.
Pentru a genera o operaţie de filtrare după selecţie, efectuaţi următorii paşi:
1. deschideţi tabelul în care doriţi să afişaţi filtrarea şi faceţi vizibil câmpul asupra
căruia doriţi să efectuaţi această operaţiune;
2. executaţi clic pe butonul First Record ( ) pentru a activa prima înregistrare
din tabel;
3. selectaţi câmpul asupra căruia doriţi să aplicaţi filtrarea;
4. executaţi clic pe butonul Filter by Selection ( ) de pe bara de instrumente.

- filtrarea după fomular -este a doua metodă de aplicare a unui filtru din punct de
vedere al vitezei de operare. Criteriile de filtrare sunt introduse într-un formular tip
foaie de date goală asociat tabelului. Folosiţi filtrarea după formular pentru a filtra
rapid înregistrările pe baza unor criterii combinate ale informaţiei din câmpul selectat;

Formularul de filtrare
Pentru a afişa o filtrare după formular într-un tabel, efectuaţi paşii următori:
1. deschideţi tabelul în care doriţi să afişaţi filtrarea şi faceţi vizibil câmpul
asupra căruia doriţi să efectuaţi această operaţiune;

130
2. executaţi clic pe meniul Records/ submeniul Filter/ comanda Filter by Form
sau prin acţionarea directă a butonului Filter by Form ( ) de pe bara de
instrumente;
3. executaţi clic pe câmpul asupra căruia doriţi să aplicaţi filtrarea şi alegeţi
din lista derulantă valoarea pe baza căreia să se aplice filtrul;
4. executaţi clic pe eticheta Or din partea de jos a ferestrei Filter by Form.
Access va combina criteriile pe care le introduceţi folosind condiţia Or.
5. executaţi clic pe săgeată pentru a alege cea de a doua opţiune din lista
derulantă;
6. executaţi clic pe butonul Apply Filter prezent în bara cu instrumente.

- filtrare avansată -este cel mai puternic tip de filtrare pe care o puteţi realiza. Cu
filtrarea avansată puteţi să realizaţi simultan două operaţii: filtrare şi sortare.

4113.2.1.3.5.2 Utilizarea corecta a interogarilor

Identificarea tipurilor de interogări

Interogările sunt utilizate pentru reuniunea câmpurilor din mai multe tabele
în vederea unei prezentări în detaliu a informaţiilor după anumite criterii.
Astfel, interogările pot fi de tipul:
- Select Query (de selectare)
- Total Query (de totalizare)
- Crosstab Query (de tip cap de tabel cu mai multe intrări)
- Make-Table Query (de creare tabele)
- Update Query (de actualizare)
- Append Query (de adăugare)
- Delete Query (de ştergere).

Modalităţi de creare a unei interogări

După comutarea în panoul obiectelor Queries apare fereastra Database. Ca şi la


tabele, există posibilitatea creării interogărilor cu ajutorul „vrăjitorilor” specializaţi (Create
query by using wizard) sau prin intermediul machetei de proiectare (Create query in
Design View).

Fereastra Queries

131
Create query by using wizard permite crearea unor interogări simple, de
selectare.
Totuşi, cea mai utilizată opţiune este echivalentă cu acţionarea opţiunii Query din
fereastra bazei de date curentă, acţionarea opţiunii Create query in Design View şi
apăsarea butonului Design din aceeaşi fereastră. Va apare o fereastră Select Query şi o
casetă de dialog Show Table.

Create query in Design View

După selectarea pe rând a tabelelor şi/sau interogărilor necesare pentru


construirea query-ului curent, se apasă butonul <Add>.

Manipularea unei interogări

Pentru a aplica o dublă sortare (optiunea de sortare se alege pentru doua


campuri) , se va alege mai intai optiunea Sort.
Pentru vizualizarea doar a anumitor campuri/coloane (in faza de consultare a
interogării) se va accesa optiunea Show, selectiv pentru respectivele campuri. După
apăsarea butonului View (primul buton din bara de instrumente: ), pe ecran va fi
afişată următoarea listă cu rezultatele interogării:

Afişarea rezultatelor interogării

Se observă că sunt afişate doar cele trei câmpurile (coloanele) selectate in faza
de constructie a interogarii.
Oricând se poate reveni în macheta de proiectare prin apăsarea butonului .
De ce sa revenim? Pentru a aduce eventuale modificari la constructia interogarii.
Exemplu? Pentru ca tot veni vorba de dubla sortare si inca nu s-a realizat, adaugarea
unei noi sortari ar fi cel mai bun exemplu de modificare adus acestei interogari.
Rezultatul unei interogări se poate previzualiza înaintea listării sau se poate lista
efectiv la imprimantă prin intermediul butoanelor corespunzătoare din bara cu
instrumente standard.

132
În cazul dublei sortări, ordinea de plasare a cheilor în interogare este importantă.
Prioritatea cheilor descreşte de la stânga la dreapta tabelului din macheta de proiectare
(prima cheie, cea mai importantă, va fi plasată cel mai la stânga).
Un alt exemplu de modificare adusa unei interogari este extinderea ei. Pentru
extinderea unei interogări se vor adăuga in structura tabelara initiala si alte tabele. Acest
lucru se va realiza prin apăsarea butonului Show table ( ) din bara de instrumente.
Va apare o caseta de dialog din a cărei lista se vor alege şi adăuga cu ajutorul butonului
Add noile tabele care vor completa structura interogării curente:

Caseta de dialog Show Table

Exista o multitudine de alte posibilităţi de modificare a unei interogari: eliminarea


sau adăugarea de câmpuri, validarea sau invalidarea unei sortări, vizualizări,
introducerea unui criteriu de selecţie
Un query poate fi salvat prin procedurile standard Save sau Save as care au fost
prezentate în capitolul anterior referitor la tabele. Orice query salvat poate deveni o
sursă de date (similar unei tabele) pentru un alt query, un form sau un report.

Tipuri de interogari

Tipurile de interogări puse la dispoziţie de Access sunt :


1. interogărilor de tip Select - se pot utiliza pentru extragerea de date din una sau mai
multe tabele (query-uri) şi efectuarea unor calcule.
Selecţiile pot fi făcute şi pe baza anumitor criterii utile pentru filtrarea datelor. Linia
Criteria din tabelul existent în macheta de proiectare este destinată special acestui scop.
De exemplu, dacă se doreşte afişarea persoanelor care au avut gripă, în câmpul
Criteria se va introduce cuvântul gripa (ghilimelele sunt adăigate în mod automat de
Access). Macheta de proiectare va fi:

133
Folosirea câmpului Criteria

Această acţiune simplă determină filtrarea şi deci afişarea doar a înregistrărilor


care corespund condiţiei.

Efectele folosirii Criteria

Dacă se solicită crearea unei interogări complexe (de exemplu afişarea


pesoanelor care au fost bolnave de gripă şi pneumonie, în ordine alfabetică a bolii şi
apoi a numelor) trebuie să extindeţi modul de folosire a câmpului Criteria. Astfel, în
câmpul or introduceţi pneumonie. Pentru sortarea în ordine alfabetică a bolilor selectaţi
Sort, Ascending, iar pentru sortarea în ordine alfabetică a numelor selectaţi aceeaşi
opţiune pentru Sort. Macheta de proiectare va arăta ca în figura următoare:

Crearea unor interogări complexe

134
Importante sunt si procedeele de grupare a datelor din tabele după diferite criterii
in vederea unor evidente statistice. Astfel, pentru fiecare din grupare de date se pot
calcula indicatori, de forma:
- Sum( ) – suma valorilor unui câmp,
- Count( ) – numărul înregistrărilor dintr-o grupare,
- Avg( ) – media aritmetica a valorilor unui câmp dintr-o grupare,
- StDev( ) – abaterea standard a valorilor unui câmp dintr-o grupare,
- Var( ) – dispersia valorilor unui câmp dintr-o grupare,
- Min( ), Max( ) – valoarea minimă / maximă dintr-un camp pentru o anumita grupare,
- Last( ) - ultimul, First( ) – prima / ultima valoare dintr-un camp pentru o anumita
grupare.

2. Interogări de tip Totals - un query de tip Select poate fi transformat într-un query de
tip Totals prin apăsarea butonului Totals de pe bara de instrumente: . Cum realizati
acest lucru? Creaţi o interogare pe baza tabelelor Tabel profesie şi Tabel muncă, care
să aibă ca rezultat afişarea profesiilor şi a numărului de persoane asigurate care
îndeplinesc o anumită profesie. Macheta de proiectare va arăta ca în figura de mai jos:

Macheta pentru interogarea propusă

După apăsarea butonului , în macheta de proiectare va apare câmpul Total.

Interogarea de tipul Totals

Dacă dorim o situaţie care să ne prezinte câte persoane exercită o anumită


profesie, vom grupa inregistrarile (Group By) după profesie dupa care vom realiza o
numărare (contorizare - Count) a acestora. Pentru vizualizarea interogarii accesati
butonul View din bara cu instrumente standard. Rezultatul acestui query va fi un tabel în

135
care în dreptul fiecărei profesii va fi afişat un număr reprezentând totalul persoanelor
care exercită profesia respectivă.

Rezultatul folosii funcţiei Count

3. Interogări de tip Update - Acest tip de interogari sunt utile pentru actualizarea
automată a unuia sau mai multor câmpuri existente în sursele de date actualizabile.
Pentru că interogările de tip Update modifică datele din tabele, acestea se
lansează prin comanda Run disponibilă prin intermediul butonului din toolbar. După
apăsarea acestui buton, în mod implicit, apare următorul dialog care ne solicită să mai
confirmăm încă o dată că într-adevăr dorim actualizarea (modificarea) datelor.

Avertizarea privind modificare înregistrărilor

Modificarea odată făcută este ireversibilă.

4. Interogări de tip Delete - dacă se doreşte ştergerea, pe baza unor criterii, a anumitor
înregistrări dintr-o tabelă, se va folosi query-ul de tip Delete (şterge).

5. Utilizarea interogărilor de tip Append – realizeaza preluarea înregistrărilor dintr-o


tabelă şi adăugarea lor (append) într-o altă tabelă. Structura celor două tabele trebuie
să fie aceeaşi pentru câmpurile a căror valori se vor adăuga

6. Interogări Crosstab - sunt recunoscute şi sub denumirea de interogări sintetice.


Acest tip de interogări afişează datele sintetice în forma tradiţională a foilor de calcul
tabelar, pe linii şi pe coloane, fiind foarte asemănătoare cu tabelele pivot din Excel.
Dezavatanjul folosirii interogărilor de tipul Crosstab (tabel încrucişat cu două sau
mai multe intrări) este acela că acest tip de interogare nu permite sortarea tabelului cu
rezultatele valorilor calculate din coloane. Coloanele pot conţine valori generatoare de
conflicte în ordinea de sortare a liniei. Puteţi să folosiţi o ordine crescătoare, una
descrescătoare sau nici o sortare pentru valorile liniei cu titluri.

7. Interogări de acţiune - creează noi tabele sau modifică datele din tabelele existente.
Access oferă patru tipuri de interogări de acţiune:
- interogările creatoare de tabel care generează noi tabele folosind datele din setul de
rezultate ale unei interogări;
- interogările de anexare determină adăugarea unor noi înregistrări în tabele folosind
setul de rezultate ale interogării;
- interogările de eliminare determină ştergerea înregistrărilor care corespund liniilor din
setul de date ale interogării;

136
- interogările de actualizare determină modificarea valorii câmpurilor existente din
înregistrările ce corespund liniilor din setul de rezultate ale interogării.

Tipărirea unei interogări

Verificaţi rezultatele acestei operaţiuni prin vizualizarea interogării.

Rezultatul modificărilor denumirilor de câmpuri

Interogările sunt folosite adesea pentru tipărirea unor rapoarte. Access vă


permite să tipăriţi raportul la o imprimantă, într-un fişier .rtf (Rich Text Format) din Word,
ca fişier .xls din Excel, ca fişier .txt pentru DOS. De asemenea, puteţi să publicaţi
interogarea într-un server Web.
Previzualizarea unei interogări înainte de tipărire este întotdeauna o măsură
binevenită. Pentru a previzualiza o interogare parcurgeţi următorii paşi:
- în modul de afişare Query Datasheet, executaţi clic pe butonul Print Preview ( ) de
pe bara de instrumente. Interogarea va apare ca un tabel în miniatură;

Versiunea miniaturizată a report Preview

- maximizaţi această fereastră ( ) si apoi apăsaţi (dacă mai este cazul) butonul
Zoom ( ) pentru a vedea raportul aproximativ la scara la care va fi tipărit;
- folosiţi barele de derulare pentru a poziţiona tabelul în fereastră;

137
Poziţionarea tabelului în fereastră

- executaţi clic-dreapta pe fereastra Print Preview şi alegeţi Page Setup pentru a


deschide caseta de dialog Page Setup;

Selectarea Page Setup

- în caseta de dialog Page Setup efectuaţi modificările dorite (referitoare la margini,


titlurile câmpurilor din capetele de coloană, orientarea paginii, mărimea paginii, sursa
de alimentare sau imprimanta), apoi executaţi clic pe butonul OK pentru a vă
întoarce în fereastra Print Preview;

Caseta de dialog Page Setup

- executaţi clic pe butonul Print ( ) pentru a tipări datele.

Recunoaşterea tipurilor de operatori

Pentru a lucra eficient în Access trebuie să ştiţi să creaţi expresii ajutaţi de funcţii
şi operatori. De regulă, rezultatul unei expresii este asociat cu o variabilă. Pentru a fi
recunoscută ca expresie, aceasta trebuie să aibă cel puţin un operator şi o valoare
literală, un identificator sau o funcţie. Operatorii sunt cunoscuţi ca semne aritmetice +, -,

138
* (înmulţire) şi / (împărţire), precum şi multe alte simboluri sau abrevieri. Unii operatori
sunt specifici programului Access sau limbajul SQL, cum ar fi operatorii Between, In, Is
şi Like.
În Access există şase categorii de operatori pe care îi puteţi folosi pentru a crea
expresii:
- operatori aritmetici pentru efectuarea adunărilor, scăderilor, înmulţirilor şi
împărţirilor. Aceştia nu lucrează decât cu valori numerice şi trebuie să aibă cel
puţin doi operanzi aritmetici, cu următoarele excepţii:
- operatori de atribuire şi de comparaţie pentru stabilirea şi compararea valorilor;
- operatori logici pentru valori care pot fi True (adevărat) sau False (fals). Aceştia
se mai numesc şi operatori booleeni. Sunt folosiţi cel mai des pentru combinarea
rezultatelor a două sau mai multe expresii de comparaţie într-un unic rezultat.
Operatorii booleeni pot combina numai expresii care returnează valorile logice
True, False şi Null. Cu excepţia lui Not, operatorii logici cer întotdeauna doi
operanzi;
- operatori de concatenare pentru îmbinarea şirurilor de caractere care au de
regulă tipuri de date diferite, cum ar fi un şir de tip întreg şi un şir de tip caracter.
Semnul & (ampersand) este operatorul preferat pentru concatenare în Access;
- operatori de identificare pentru crearea denumirilor univoce pentru obiectele
bazelor de date astfel încât să puteţi atribui aceleaşi denumiri de câmp, de
exemplu, în mai multe interogări şi tabele. Semnul exclamării (! – denumit şi
operatorul bang) şi punctul (. – denumit şi operatorul punct) sunt separatori şi
sunt folosiţi pentru următoarele operaţii. Caracterul ! este folosit pentru separarea
referinţelor de obiecte; sintaxa generică este Clasa_obiect!Denumire_obiect.
Caracterul . separă obiectele de proprietăţile sau metodele lor, ca în
Clasa_obiect!Obiect.Proprietate sau Clasa_obiect!Denumire_obiect.Metoda;
- alţi operatori, cum ar fi Like, Is şi Between pentru simplificarea operaţiei de creare
a expresiilor de selectare a înregistrărilor în interogări. Aceştia sunt înrudiţi cu
operatorii de comparaţie şi returnează valoarea True sau False, după cum
valoarea dintr-un câmp corespunde specificaţiei operatorului ales. Valoarea True
determină includerea unei valori într-o interogare, valoarea False determină
neincluderea valorii într-o interogare (Tabelul 5 din Anexa 4). Folosirea
caracterelor de înlocuire * şi ? cu operatorul Like se face la fel ca în DOS sau în
cazul căutării fişierelor în Windows.

139
4113.2.1.3.6 Realizarea de prezentari

4113.2.1.3.6.1 Crearea, formatarea si finalizarea unei prezentari

Produsul final al programului MS.Power Point este o prezentare grafică.


Se numeşte prezentare grafică o succesiune de diapozitive/slide-uri care pot
include text, imagini, diagrame pe un fond de animaţie şi sunet.
În final, o prezentare grafică poate fi vizualizată pe monitorul unui calculator, cu
ajutorul unui retropoiector sau cu ajutorul unui videoproiector.

Accesarea programului MS. Power Point

Pentru a accesa programul MS Power Point se urmeaza pasii:


3)
 Clic-stanga pe butonul prezent in bara de aplicaţii ;
 Clic-stanga pe meniul din bara cu meniuri a butonului Start;
 Clic-stanga pe comanda ;

Explorarea ferestrei MS. Power Point

Fereastra caracteristică programului MS.Power Point este prezentată figura de mai jos.
Zona centrală conţine prezentarea iar de jur împrejur aveţi o serie de elemente deja
familiare: bara de titlu cu butoanele de minimizare, restaurare şi închidere a
programului, bara cu meniuri, bara cu unelte de lucru standard, bara cu instrumente de
formatare, bara cu instrumente de desenare şi bara de stare. Prezenţa sau absenţa
barelor cu instrumente, amintite puţin mai sus, este validată prin accesarea comenzilor
corespunzătoare din meniul View.
Etichetele
panourilor de Bara cu Bara cu instrumente
prezentare instrumente de formatare
standard

140
Şablon implicit pentru
o nouă prezentare
grafică, prezent în
panoul Slide

Panoul
Outline
Panoul Notes

Bara de stare Bara cu instrumente


de desenare

O noutate vine din partea unor etichete care îmbogăţesc fereastra şi activează la
un moment dat unul din cele trei panouri de lucru: Outline, Slide sau Notes.
Panoul Outline va evidenţia tot conţinutul unei prezentări grafice, în mod
structurat pe diapozitive/slide-uri.
Panoul Slide evidenţiază pe rând conţinutul fiecărui diapozitiv/slide dintr-o
prezentare grafică.
Modificările aduse într-unul din aceste două panouri îl afectează automat şi pe
celălalt.
Panoul Notes este util în menţionarea observaţiilor, a unor note explicative care
nu vor fi vizibile pentru public în faza de expunere a unei prezentări.

În tabelele de mai jos sunt prezentate efectele unor butoane noi, prezente în bara
cu instrumente de lucru standard şi în bara cu instrumente pentru formatare .

BUTON EFECT
Iniţierea procesului de inserare a unui grafic
Iniţierea procesului de inserare a unui tabel

BUTON EFECT
Iniţierea procesului de desenare

Deschiderea unei noi prezentări

DESCHIDEREA UNEI NOI PREZENTĂRI GRAFICE

141
MS.Power Point oferă utilizatorului trei variante de a crea o nouă prezentare grafică:
1) Cu ajutorul unui şablon de prezentare care presupune şabloane de diapozitive
şi şabloane de formatare ;
2) Cu ajutorul unui şablon de proiectare care conţine doar şabloane de
formatare, diapozitivele fiind create de utilizator;
3) O prezentare în alb, de la zero, care este indicată doar pentru persoanele care
nu sunt începătoare în această activitate.

Un şablon de diapozitiv este o formă de amplasare a unor elemente


componente care îi oferă acestuia un anumit aspect.
Un şablon de formatare conţine o schemă de culori predefinite împreună cu o
machetă generală a şablonului pentru fiecare diapozitiv în parte.

Deschiderea unei noi prezentări în alb

Dacă doriţi să creaţi o prezentare în alb nu veţi fi ajutaţi nici cu şabloane de


prezentare, nici cu şabloane de proiectare. Paşii care trebuie parcurşi pentru a vă
descurca singuri în faţa programului MS.Power Point, sunt:
1) Selectaţi meniul File ;
2) Selectaţi comanda New…- va apare casera de dialog Templates;

3) Selectaţi eticheta General;


4) Alegeţi fişierul şablon Blank Presentation;
5) ValidaţI alegerea prin acţionarea butonului OK.

142
4113.2.1.3.6.2 Editarea unei prezentări grafice

Diapozitivele, pot conţine cinci zone: zona pentru titlu, zona pentru
elementele/obiectele care compun diapozitivul în cauză şi câte o zonă pentru număr de
pagină, data şi timpul precum şi subsol de pagină. Zona pentru titlu conţine o casetă
pentru titlul diapozitivului iar zona pentru obiecte conţine o casetă sau mai multe casete
cu informaţie. Această informaţie poate fi de tip text, ClipArt, imagine, secvenţă video
sau secvenţă sonoră şi este prezentată structurat, pe mai multe niveluri, foarte bine
vizibile în panoul Outline prin punerea în evidenţă cu ajutorul unor marcatori.

Introducerea textului în diapozitive

Pentru introducerea textului în diapozitivele prezentarii parcurgeţi următorii paşi:


1) Selectaţi diapozitivul în care doriţi să introduceţi text;
2) Selectaţi caseta corespunzătoare zonei unde doriţi să introduceţi text;
3) Fixaţi punctul de înserare şi aplicând toate cunoştinţele acumulate de
dumneavoastră în editarea textului;
4) Validaţi introducerile de text din caseta curentă, prin clic-stânga oriunde în afara
casetei curente, după care continuaţi procesul prin parcurgerea paşilor 2)-4)
pentru fiecare din casetele care aparţin diapozitivului curent.

Editarea textului într-o casetă de text

Pentru a edita textul dintr-o casetă de text, acţiune realizată foarte uşor atât în panoul
Outline utilizând modul Normal de vizualizare cât şi în panoul Slide, parcurgeţi următorii
paşi:
1) Executaţi clic-stânga în caseta de text pentru a o selecta;
2) Selectaţi, ştergeţi, înseraţi, înlocuiţi, copiaţi, mutaţi sau tăiaţi textul din caseta
curentă de text respectând toate regulile de introducere de text.

Deplasarea în diapozitivele unei prezentări grafice

Deplasarea în diapozitivele unei prezentări se realizează foarte uşor cu ajutorul


tastaturii prin acţionarea tastei PageDown (deplasare în diapozitivul următor) sau
PageUp (deplasare în diapozitivul precedent) sau prin simpla poziţionare cu clic-stânga
în structura unui diapozitiv în cadrul panoului Outline.

4113.2.1.3.6.3 Vizualizarea unei prezentări grafice

În MS.Power Point aveţi ocazia să vizualizaţi o prezentare în patru moduri:

1) Normal, prin acţionarea butonului sau a comenzii Normal View din


meniul View;

143
Di
a Zona de titlu
po
zi
ti
ve
Zona obiect
se
cun Zona Footer
da
re

2) Slide Sorter View, prin acţionarea butonului sau a comenzii Slide Sorter din
meniul View)-sunt vizualizate toate diapozitivele sub forma de schiţe miniaturale;
diapozitivul selectat este marcat printr-o bordură mai evidenţiată;

3) Slide Show, prin acţionarea butonului sau a comenzii Slide Show din
meniul View- vă ajută să previzualizaţi prezentarea pe ecranul calculatorului
ajutaţi fiind şi de un meniu al butonului de control plasat în partea
stângă-jos a fiecărui slide;

144
Meniul butonului de
control

Buton de control
4) Notes Page, prin acţionarea butonului sau a comenzii Notes Page din
meniul View- vă ajută (prin mărirea panoului Notes) în faza de redactare a
însemnărilor de pe parcursul prezentării;

Previzualizarea unei prezentări grafice

Pentru a previzualiza toate slide-urile unei prezentări grafice


1) Selectaţi comanda Print Preview din meniul File sau ;

2) Acţionaţi butonul din bara cu instrumente de lucru standard.

145
4113.2.1.3.4 Tipărirea unei prezentări grafice

Paşii care trebuie parcurşi pentru a tipării rapid întreaga prezentare, fără a ţine cont de
panoul de lucru şi modul de vizualizare active la un moment dat, sunt:

1) Clic-stanga pe butonul inclus în bara cu instrumente standard de lucru sau;


2) Selectaţi meniul File\comanda Print şi fără a modifica nimic în caseta de dialog
Print, acţionaţi butonul OK sau;
3) Acţionaţi combinaţia de taste Ctrl+P.

Tipărirea unei prezentări grafice cu modificarea parametrilor de tipărire

Dacă doriţi să modificaţi dimensiune şi orientarea diapozitivelor în pagină, parcurgeţi


paşii:
1) Selectaţi meniul File;
2) Selectaţi comanda PageSetup - va apare caseta de dialog Page Setup;
3) Selectaţi dimensiunea standard din caseta Slide sized for ;
4) Selectaţi o dimensiune personalizată, după nevoi din casetele With şi Height;
5) Numerotaţi diapozitivele în caseta Number slides from ;
6) Alegeţi orientarea diapozitivelor în pagină în zona Slides;
7) Alegeţi orientarea observaţiilor legate de diapozitive în zona Notes, handouts
&outline;
8) Validaţi alegerile prin acţionarea butonului OK.

Dacă doriţi să modificaţi parametrii de tipărire, parcurgeţi paşii:


1) Selectaţi meniul File;
2) Selectaţi comanda Print- va apare caseta de dialog Print;
3) Din caseta Name alegeţi imprimanta la care doriţi să tipăriţi;
4) Prin acţionarea butonului Properties alegeţi după dorinţă calitatea tipăririi,
mărimea hârtiei, orientarea şi numărul de copii;
5) Selectaţi corespunzător în zona Print range pentru tipărirea întregii prezentări,
a unui diapozitiv sau a anumitor diapozitive;
6) Selectaţi numărul de copii şi modul de tipărire al acestora în zona Copies;
7) Alegeţi gradul de tipărire color a diapozitivelor selectate din caseta
Color/grayscale ;
8) Bifaţi în casetele de validare Scale to fit paper, Frame Slides, Include comment
pages dacă doriţi să redimensionaţi diapozitivele la dimensiunea hârtiei,
tipăriţi un chenar în jurul fiecărui diapozitiv sau doriţi să includeţi
comentarii în paginile tipărite ;

146
9) Validaţi setările prin acţionarea butonului OK.

4113.2.1.3.6.5 Salvarea documentului

Pentru salvarea documentului se foloseste comanda Save din meniul File sau
butonul Save de pe bara de instrumente.
Pentru salvarea documentului sub o alta denumire se alege comanda Save As..
din meniul File, locul unde se doreste salvarea, se introduce noul nume sub care se
doreste a fi salvata prezentarea si se valideaza prin apasarea butonului Save.

4113.2.1.3.6.6 Parasirea programului

Se inchid toate documentele deschise cu aplicatia MS Power Point, apoi se inchide


fereastra aplicatiei.

4113.2.1.3.6.7 Deschiderea unei prezentări grafice existente

Pentru deschiderea unei prezentari deja existente se alege comanda Open din
meniul File.
In fereastra care se deschide se va alege documentul deja existent si se va
apasa butonul Open.

147
4113.2.1.3.6.8 Utilizarea operaţiilor de manipulare diapozitive

Selectarea unui diapozitiv

Într-o prezentare grafică, selectarea diapozitivelor se poate realiza atât în panoul


Outline, utilizând modul de vizualizare Normal, cât şi în panoul Slide, utilizând modul de
vizualizare Side Sorter. Paşii necesari pentru a selecta cu succes unul sau mai multe
diapozitive dintr-o prezentare grafică, sunt:
1) Pentru a selecta un diapozitiv realizaţi clic-stânga pe el, dacă sunteţi în panoul
Slide utilizând modul de vizualizare Side Sorter sau realizaţi clic-stânga pe
structura, numărul sau pictograma diapozitivului dorit, dacă folosiţi panoul
Outline, utilizând modul de vizualizare Normal- oricare variantă de selecţie aţi
folosi-o, selecţia dintr-un panou se va reflecta şi în celălalt panou;
2) Pentru a selecta o serie de mai multe diapozitive plasate într-o ordine
continuă atât în panoul Outline, utilizând modul de vizualizare Normal, cât şi în
panoul Slide, utilizând modul de vizualizare Side Sorter, realizaţi clic-stânga pe
primul diapozitiv apoi activând cu menţinere tasta Shift, realizaţi clic-stânga pe
ultimul diapozitiv dorit a fi selectat sau clic-stânga cu menţinere urmat de
definirea unui anumit domeniu care să includă fişierele dorite;
3) Pentru a selecta o serie de mai multe diapozitive plasate într-o ordine
discontinuă atât în panoul Outline, utilizând modul de vizualizare Normal, cât şi
în panoul Slide, utilizând modul de vizualizare Side Sorter, realizaţi clic-stânga pe
primul diapozitiv apoi activând cu menţinere tasta Ctrl, realizaţi clic-stânga pe
fiecare diapozitiv dorit a fi selectat.

Înserarea unui nou diapozitiv

Pentru a însera un diapozitiv în orice poziţie în cadrul unei prezentări, parcurgeţi paşii:
1) Selectaţi cu clic-stânga diapozitivul imediat următor după înserarea care va
urma;
2) Selectaţi meniul Insert ;
3) Selectaţi comanda New Slide – automat se va însera un nou slide vizibil atât în
panoul Outline cât şi în panoul Slide ;
4) Alegeţi o machetă de diapozitiv (stil, elemente) din caseta de dialog Slide
Layout prezentă în partea dreaptă a ferestrei Power Point.

148
Înserarea de diapozitive din altă prezentare

Pentru a însera diapozitive din altă prezentare, parcurgeţi paşii:


1) Selectaţi cu clic-stânga diapozitivul imediat următor după înserarea care va
urma;
2) Selectaţi comanda Slide from Files- va apare caseta de dialog Slide Finder
(Fig.5.2.3);
3) Selectaţi prezentarea sursă în caseta File utilizând butonul Browse ;
4) Selectaţi cu clic-stânga unul sau mai multe slide-uri pe care doriţi să le
înseraţi în prezentarea destinaţie;
5) Validaţi alegerile prin acţionarea butonului Insert sau dacă doriţi să înseraţi
toate diapozitivele acţionaţi butonul Insert All;
6) Închideţi caseta de dialog Slide Finder prin acţionarea butonului Close-
prezentarea destinaţie va fi îmbogăţită cu slide-urile înserate.

Mutarea unui diapozitiv

149
Paşii necesari pentru a realiza mutarea unui sau mai multor diapozitive atât în
panoul Outline, varianta de vizualizare Normal, cât şi în panoul Slide, varianta de
vizualizare Slide Sorter, sunt:
1) Selectaţi diapozitivul sau diapozitivele dorite a fi mutate;
2) Selectaţi meniul Edit\comanda Cut ;
3) Selectaţi diapozitivul în faţa căruia doriţi să înseraţi selecţia anterioară;
4) Realizaţi lipirea prin acţionarea meniu Edit\comanda Paste sau comanda
Paste din meniul imediat activat cu clic-dreapta.

Se poate observa imediat reordonarea diapozitivelor atât ca numerotare cât şi ca


amplasare.

Copierea unui diapozitiv

Paşii necesari pentru a realiza copierea unui sau mai multor diapozitive, sunt:
1) Selectaţi diapozitivul sau diapozitivele dorite a fi copiate;
2) Selectaţi meniul Edit\comanda Copy;
3) Selectaţi diapozitivul în faţa căruia doriţi să înseraţi selecţia anterioară;
4) Realizaţi copierea prin acţionarea meniu Edit\comanda Paste sau comanda
Paste din meniul imediat activat cu clic-dreapta.

Ştergerea unui diapozitiv

Paşii necesari pentru a realiza ştergerea unui sau mai multor diapozitive, sunt:
1) Selectaţi diapozitivul sau diapozitivele dorite a fi şterse;
2) Acţionaţi tasta Delete sau selectaţi meniul Edit\comanda Delete Slide sau
selectaţi comanda Delete din meniul imediat activat cu clic-dreapta.

Multiplicare unui diapozitiv

Paşii necesari pentru a realiza duplicarea unui sau mai multor diapozitive, sunt:
1) Selectaţi diapozitivul sau diapozitivele dorite a fi duplicate;
2) Selectaţi meniul Edit\comanda - se va însera o
copie a selecţiei.

Ascunderea unui diapozitiv

150
S-ar putea să doriţi să ascundeţi un diapozitiv sau mai multe diapozitive. Acest
lucru se poate realiza în orice mod de vizualizare, exceptând modul de vizualizare
Notes Page şi Slide Show.
Paşii de urmat pentru a obţine acest lucru, sunt:
1) Selectaţi diapozitivul sau diapozitivele pe care doriţi să le ascundeţi;
2) Selectaţi meniul Slide Show ;
3) Selectaţi comanda - dacă sunteţi în modul Slide Sorter,
numărul diapozitivului ascuns va apare într-o caseta cu o linie în interior.
Pentru a reveni la situaţia anterioară repetaţi paşii parcurşi anterior.

4113.2.1.3.6.9 Utilizarea operaţiilor de manipulare text

Adăugarea textului

Această acţiune va fi vizibilă atât în panoul Outline cât şi în cel Slide.


Se selecteaza cu simplu clic-stânga în caseta de text în care trebuie să aduceţi
modificări de text, după care, se introduce textul cu respectarea tuturor regulilor de
introducere a acestuia.

Crearea unei casete de text

151
Această acţiune va fi vizibilă doar în panoul Slide. Pentru a îmbogăţi un diapozitiv
cu noi casete de text, parcurgeţi paşii:
1) Selectaţi un diapozitiv din prezentarea grafică;
2) Selectaţi meniul Insert;
3) Selectaţi comanda ;
4) Poziţionaţi indicatorul mouse-ului în locul în care se doreşte a fi înserată
noua casetă de text (Fig.5.2.7) care urmează a fi completată de dumneavoastră.

Înlocuirea textului

Această acţiune va fi vizibilă atât în panoul Outline cât şi în cel Slide. Se realizeaza
tinandu-se cont de regulile inlocuirii textului invatate in lectia privind procesoarele de
text.

Selectarea textului

Se realizeaza tinandu-se cont de regulile selectarii textului invatate in lectia privind


procesoarele de text, cu precizarea că selectarea unui paragraf se poate realiza şi prin
clic-stânga pe marcatorul care indică paragraful în cauză.

Copierea, mutarea şi ştergerea textului

Se realizeaza tinandu-se cont de regulile invatate in lectia privind procesoarele de text.

Refacerea situaţiilor anterioare unei modificări


Refacerea unei faze anterioare în care s-a aflat documentul dumneavoastră se
realizează prin accesarea comenzii Undo prezentă în meniul Edit sau ca buton în bara
cu instrumente standard .
Deschiderea şi comutarea între mai multe prezentări
Se poate realiza doar daca sunt cel puţin două prezentări deschise pe suprafaţa de
lucru. Prin accesare cu clic-stânga pe oricare dintre butoanele din bara de aplicaţii, veţi
putea să comutaţi (accesaţi), pe rând, în fiecare dintre documente, fiecare document
accesat devenind document curent la un moment dat.

Copierea şi mutarea textului între mai multe prezentări

152
Mai întâi este necesar ca aceste documente să fie deschise. Paşii de urmat pentru a
copia un text dintr-un document în altul, presupunând ca deja cele două documente sunt
deja deschise, sunt:
1) Se accesează documentul principal şi ne poziţionăm prin punctare cu clic-stânga
în locul unde dorim să înserăm un text pe care-l vom aduce din document auxiliar
(de care ne vom folosi pentru a definitiva primul document);
2) Se accesează cu clic-stânga butonul din bara de task-uri corespunzător
documentului auxiliar;
3) Se caută textul dorit a fi copiat în documentul principal;
4) Se selectează textul;
5) Se iniţiază una dintre variantele de copiere a unui text selectat;
6) Se accesează cu clic-stânga butonul din bara de task-uri corespunzător
documentului principal;
7) Se realizează comanda Paste în poziţia punctului se înserare din documentul
principal;
8) Dacă se doreşte o copie a textului selectat şi într-o altă poziţie din documentul
principal, se va realiza din nou comanda Paste şi în acea poziţie.
Paşii de urmat pentru a muta un text dintr-un document în altul, presupunând ca deja
cele două documente sunt deja deschise, sunt:
1) Se accesează documentul principal şi ne poziţionăm prin punctare cu clic-stânga
în locul unde dorim să înseram un text pe care-l vom aduce din document auxiliar
(de care ne vom folosi pentru a definitiva primul document);
2) Se accesează cu clic-stânga butonul din bara de task-uri corespunzător
documentului auxiliar;
3) Se caută textul dorit a fi mutat în documentul principal;
4) Se selectează textul;
5) Se iniţiază una dintre variantele de mutare a textului selectat (accesarea
comenzii Paste sau prin prinderea şi tragerea selecţiei deasupra documentului
principal plasând textul selectat în poziţia punctului de înserare - procesul se va
încheia în acest moment utilizând varianta a doua) ;
6) Se accesează cu clic-stânga butonul din bara de task-uri corespunzător
documentului principal;
7) Se realizează comanda Paste în poziţia punctului se înserare din documentul
principal;
Dacă se doreşte o copie a textului selectat şi într-o altă poziţie din documentul principal,
se va realiza din nou comanda Paste şi în acea poziţie.

Folosirea caracterelor speciale şi a simbolurilor

Recunoaşterea tipurilor de caractere speciale şi a simbolurilor


Caracterele speciale şi simbolurile sunt caracterele care nu fac parte din setul standard
de caractere prezent pe tastatura dumneavoastră.
Caracterele speciale şi simboluri de bază sunt incluse în trei grupuri:
d) Simbolurile = simbolurile matematice, săgeţile, simbolul de marcă înregistrată,
simbolul de copyright şi literele din alfabetul grecesc;
e) Textul normal = caractere speciale care includ accente şi alte marcaje speciale;
f) Wingdings = pictograme şi simboluri speciale intr-o gamă foarte variată.

153
Înserarea caractere speciale sau a simbolurilor
Această operaţie se poate realiza utilizând comanda Symbol… prezentă în meniul
Insert. Paşii care urmează a fi parcurşi sunt:
9) Fixaţi punctul curent de înserare cu clic-stânga în documentul curent;
10)Selectaţi meniul Insert;
11) Selectaţi comanda Symbol... – va apare o căsuţă de dialog Symbol;
12)În funcţie de ceea ce doriţi selectaţi una din etichetele Symbol sau Special
Characters;
13)Dacă alegeţi setul de simboluri, alegeţi tipul setului de simboluri dorite din caseta
derulantă Font;
14)Executaţi clic-stânga pe simbolul sau caracterul special dorit;
15)Validaţi alegerea prin clic-stânga pe butonul Insert;
16)După ce aţi înserat toate simbolurile şi/sau caracterele speciale se va părăsi
caseta de dialog Symbol prin acţionarea butonului Cancel.

4113.2.1.3.6.10 Manipularea tabelelor

Elementele unui tabel sunt rândurile, coloanele şi celulele. Rândurile sunt


orientate pe orizontală iar coloanele pe verticală. Intersecţia unui rând şi a unei coloane
generează o mică locaţie dreptunghiulară numită celulă. Un tabel poate fi creat într-un
diapozitiv curent prin metoda de inserare,

Crearea unui tabel

Paşii de urmat pentru înserarea unui tabel sunt :


12)Selectaţi cu clic-stânga meniul Insert ;
13)Selectaţi cu clic-stânga comanda - va apare caseta de
dialog Insert Table (Fig.5.2.11);
14)Introduceţi sau utilizaţi săgeţile din casetele Number of columns şi Number
of rows pentru a configura după dorinţă tabelul dumneavoastră;
15)Validaţi alegerile prin acţionarea butonului OK- automat se va crea o casetă
care va include tabelul nou construit.

154
Caseta nou inserată, după dorinţă, poate fi repoziţionată prin varianta de prindere
şi tragere în noua poziţie.

Explorarea unui tabel

Prin explorarea unui tabel se înţelege posibilitatea de deplasare în oricare celulă,


coloană sau rând care compun acel tabel. Această deplasare se poate realiza atât cu
ajutorul mouse-ului cat şi cu ajutorul tastaturii.

Înserarea şi ştergerea de rânduri sau coloane

Într-un tabel deja existent se pot însera rânduri sau coloane goale sau se pot
şterge rânduri sau coloane goale sau deja completate.
Pentru înserarea sau ştergerea de coloane sau rânduri, se vor urma paşii :
7) Fixaţi punctul curent de înserare intr-o celulă pentru a selecta rândul care o
conţine sau marcaţi un domeniu de celule pentru a selecta mai multe
rânduri, respectiv selectaţi coloana sau coloanele din tabel ;
8) Activaţi cu clic-dreapta meniul imediat ;
9) Selectaţi una din comenzile:
a) ,
b) ,
c) ,
d)

Modificări de dimensiune a elementelor unui tabel

Dimensiunea rândurilor sau a coloanelor se poate modifica foarte uşor prin


varianta de prindere şi tragere a marginilor care definesc rândurile respectiv coloanele
tabelului.
Redimensionarea unei coloane dintr-un tabel deja existent se poate realiza
prin :
9) Poziţionarea indicatorului de mouse pe marginea din dreapta sau
stânga a oricărei celule care aparţine coloanei până în momentul în
care va apare o săgeată orizontală bidirecţională străpunsă de două liniuţe
verticale ;
10)Executaţi clic-stânga cu menţinere – apare şi o linie verticală întreruptă;
11) Deplasaţi mouse-ul spre stânga sau spre dreapta, ghidaţi de riglă,
până unde doriţi să se întindă pe orizontală coloana selectată ;
12)Eliberaţi butonul mouse-ului.

155
Veţi parcurge aceeaşi paşi pentru redimensionarea unui rând din tabel, cu
precizarea că veţi poziţiona indicatorul mouse-ului pe marginea de sus sau de jos a
rândului pe care doriţi să-l redimensionaţi.

Introducerea datelor într-un tabel

Datele se vor introduce pe rând în acest tabel, începând cu prima celulă, de la


stânga la dreapta, până în ultima celulă din tabel. În acest proces de completare a
tabelului sunt valabile toate regulile de introducere şi manevrare a textului studiate deja
de către dumneavoastră.

4113.2.1.3.6.11 Manipularea facilităţilor de desenare

Crearea unui obiect desenat

Pentru a crea un obiect grafic utilizaţi instrumentele de pe bara cu instrumente Drawing.


Buton Efect
Selectare obiect
Permite rotirea obiectului

Un segment de dreaptă
O săgeată
Un patrulater
Un oval
Creează o caseta de text
Creează un impact vizual deosebit pentru un text
Înserare imagini ClipArt
Culoare de umplere
Culoarea liniei
Culoarea fontului
Stilul liniei
Stil liniuţe
Stilul săgeţii
Umbrire
Vizualizare tridimensională a obiectului

156
Utilizarea operaţiilor cu obiecte desenate

Modificarea obiectelor desenate se face parcurgînd paşii:


3) Selectaţi prin clic-stânga obiectul;
4) Utilizaţi toate instrumentele Drawing.
Redimensionarea obiectelor desenate:
3) Selectaţi prin clic-stânga obiectul;
4) Prindeţi mânerele de dimensionare şi glisaţi-le pentru a mări sau micşora
dimensiunea obiectului.
Copierea, mutarea sau ştergerea obiectelor desenate:
6) Selectaţi prin clic-dreapta obiectul;
7) Selectaţi comanda Copy, Cut sau Delete din meniul imediat al suprafeţei de
lucru;
8) Pentru copiere sau mutare, continuaţi prin fixarea punctului curent de inserare;
9) Executaţi clic-dreapta în document;
10)Selectaţi comanda Paste din meniul imediat.

UTILIZAREA OPERAŢIILOR DE MANIPULARE CLIPART-URI ŞI IMAGINI


Înserarea imaginilor de tip ClipArt
Paşii pentru a însera o imagine de tip ClipArt, sunt:
10)Deschideţi documentul principal;
11) Fixaţi punctul de înserare pentru imaginea ClipArt;
12)Selectaţi meniul Insert;
13)Selectaţi comanda - va apare submeniul în cascadă;

14)Selectaţi varianta - va apare caseta de dialog Insert ClipArt


care conţine o serie de butoane, o caseta de text şi trei etichete;

157
15)Accesaţi una din categoriile de imagini , de exemplu - va apărea
portofoliul de imagini disponibile pentru categoria selectată;
16)Dacă sunteţi interesaţi ca ceea ce doriţi să înseraţi să deţină şi parte de sunet
sau mişcare video, accesaţi şi etichetele Sounds si Motion Clips;
17)Dacă nu sunteţi încântat de ceea ce vi s-a oferit, accesaţi butonul care vă
oferă toate categoriile de ClipArt-uri disponibile;
18)Selectaţi cu clic-stânga ClipArt-ul ales- va apare un meniu imediat care vă
orientează în ceea ce doriţi să faceţi în continuare

19)Selectaţi comanda Insert - efectul este vizibil în documentul principal;

Adăugarea imaginilor diferite de ClipArt

Adăugarea imaginilor prin metoda de înserarea


Paşii de urmat pentru înserarea unor imagini diferite de cele de tip ClipArt, sunt:
16)Deschiderea documentului principal ;
17)Fixarea punctului curent de înserare ;
18)Selectaţi meniul Insert ;
19)Selectaţi comanda Picture- va apare un submeniu derulant;

158
20)Selectaţi varianta – va apare caseta de dialog Insert
Picture pentru localizarea fişierului imagine;

21)Executaţi clic-stânga pe fişier pentru al previzualiza;


22)Acţionaţi butonul Insert - imaginea va fi înserată în documentul dumneavoastră,
bara cu instrumente de desenare va apare automat în fereastra Word.
Adăugarea imaginilor diferite de ClipArt prin metoda Copy-Paste (utilizarea
memoriei Clipboard)

Paşii de urmat pentru adăugarea imaginilor diferite de ClipArt prin metoda Copy-Paste,
sunt:
1) Deschideţi documentul principal/destinaţie;
2) Fixaţi punctului curent de înserare;
3) Deschideţi documentul secundar/sursă, creat cu unul din programele grafice( de
exemplu Paint sau Photo Draw);
4) Selectaţi imaginea dorită prin plasarea acesteia într-un domeniu de selecţie;
5) Acţionaţi mouse-ul prin clic-dreapta- va apare un submeniu derulant deja
cunoscut;
6) Alegeţi comanda Copy acţionând clic-stânga pe butonul mouse-ului;
7) Reveniţi în documentul principal/destinaţie prin accesarea cu clic-stânga a
butonului corespunzător acestuia, plasat în bara de aplicaţii;
23)Executaţi clic-dreapta în poziţia punctului curent de înserare;
24)Selectaţi comanda Paste- imaginea va fi plasată in documentul dumneavoastră.

159
Modificarea imaginilor înserate
Daca doriţi să modificaţi parametrii imaginii adăugate în documentul dumneavoastră:
redimensionare sau ajustarea parametrilor care ţin de claritatea imaginii, parcurgeţi
următorii paşi:
3) Selectaţi imaginea cu clic-stânga - va apare bara cu instrumente Insert
Pictures;

4) Utilizaţi butoanele oferite în cadrul acestei bare cu instrumente pentru a realiza


ceea ce vă doriţi.

Buton Efect
Înserează o imagine nouă în poziţia imaginii curente
Modifică modul de prezentare a imaginii(alb si negru, nuanţe de gri,
transformă imaginea într-un tapet(Background) al paginii de document)
Măreşte intensitatea culorilor
Scade intensitatea culorilor
Măreşte luminozitatea imaginii
Scade luminozitatea imaginii
Decupează o porţiune din imagine
Roteşte imaginea spre stânga cu 900
Oferă posibilitatea de alegere a stilului de linie pentru un
eventual chenar care încadrează imaginea
Comprimă imaginea
Controlează modul de încadrare a imaginii în cadrul textului din
document
Accesează caseta de dialog Format Picture în care aveţi ocazia să modificaţi
diferiţi parametrii de font.
Introduce transparenţa de culoare
Reface parametrii iniţiali a imaginii
Închide bara cu instrumente Picture
Utilizarea operaţiilor cu imagini

Ştergerea unei imagini se poate realiza foarte simplu prin parcurgerea paşilor:
4) Deschideţi documentul Word în care aţi adăugat imaginea;
5) Selectaţi imaginea prin acţiunea de clic-stânga pe imaginea respectivă;
6) Acţionaţi tasta <Delete>.

Copierea unei imagini dintr-o poziţie iniţială într-o alta poziţie în cadrul documentului
dumneavoastră, parcurgeţi următorii paşi:
1) Deschideţi documentul care conţine imaginea respectivă;
2) Selectaţi imaginea prin clic-stânga;
160
3) Executaţi clic-dreapta – va apare meniul imediat aferent;
4) Selectaţi comanda Copy;
5) Poziţionaţi-vă cu clic-stânga în noua poziţie din document;
6) Executaţi clic-dreapta- va apare meniul imediat aferent;
7) Selectaţi comanda Paste- imaginea selectată va avea o copie şi în
această poziţie.

Mutarea unei imagini dintr-o poziţie iniţială într-o altă poziţie în cadrul documentului
dumneavoastră, parcurgeţi următorii paşi:
8) Deschiderea documentului care conţine imaginea respectivă;
9) Selectaţi-o prin clic-stânga;
10)Executaţi clic-dreapta – va apare meniul imediat aferent;
11) Selectaţi comanda Cut;
12)Poziţionaţi-vă cu clic-stânga în noua poziţie din document;
13)Executaţi clic-dreapta- va apare meniul imediat aferent;
14)Selectaţi comanda Paste- imaginea selectată iniţial a fost plasată în noua poziţie.

4113.2.1.3.6.12 Formatarea unei prezentari

Modificarea aspectului unui diapozitiv


Într-o prezentare Power Point, modificările de structură şi de aspect se împart în
două categorii:
1) Modificări aplicate întregii prezentări
2) Modificări aplicate unui singur diapozitiv din prezentarea dumneavoastră

După cum ştiţi deja, orice modificare în diapozitivul principal va fi reflectată în


întreaga prezentare grafică. Puteţi să aduceţi modificări de structură şi aspect întregii
prezentări în două variante:
1) Prin modificare manuală sau
2) Prin aplicarea unui şablon de proiectare.

Pentru a oferi unei prezentări un aspect cât mai plăcut, Power Point vine în
ajutorul dumneavoastră cu o serie de şabloane de proiectare şi machete gata pregătite,
care vă pot uşura munca. Şabloanele de proiectare vă vor permite să modificaţi
structura şi aspectul întregii prezentări iar machetele vă vor permite să modificaţi
structura şi aspectul unui singur diapozitiv din prezentare.

Aplicarea unui nou şablon de proiectare pentru prezentarea grafică


Pentru a schimba şablonul de proiectare parcurgeţi următorii paşi:
1) Selectaţi meniul Format;
2) Selectaţi comanda - în partea dreaptă va apare o casetă cu
aceeaşi denumire din a cărei listă aveţi ocazia să alegeţi unul din şabloanele
propuse de Power Point;

161
3) Alegeţi şablonul dorit prin clic-stânga ;
4) Alegeţi schema de culori prin accesarea şi eventual una
dintre schemele de animaţie prezente în lista care apare prin accesarea
;
5) Acţionaţi butonul pentru validarea alegerii
6) Testaţi modificarea prin accesare butonului pentru ecran restrâns sau
pentru ecran la dimensiune maximă.

Utilizarea machetelor de diapozitiv

Pentru a schimba machetarea unui diapozitiv, parcurgeţi următorii paşi:


1) Selectaţi diapozitivul căruia doriţi să-i schimbaţi structura şi aspectul;
2) Selectaţi meniul Format ;
3) Selectaţi comanda SlideLayout;
4) Alegeţi cu clic-stânga noua machetă din lista cu machete SlideLayout-
automat, noua machetă va pune stăpânire pe diapozitivul dumneavoastră,
oferind acestuia un nou aspect.

4113.2.1.3.6.12 Utilizarea instrumentelor pentru modificarea aspectului


textului

Modificarea aspectului corpului de literă


La selectarea meniu Format / comanda Font va apare caseta de dialog Font de
felul celei din figura de mai jos şi nu există facilitate de spaţiere a caracterelor din cadrul
unui text. Facilitatea de aplicare a unei culori textului poate fi activată prin acţionarea
butonului corespunzător din bara cu instrumente de desenare.

162
Comanda Font poate fi selectată foarte rapid şi prin varianta de activare a meniului
imediat activat cu ajutorul mouse-ului prin clic-dreapta.
Trebuie precizat că Power Point mai oferă o comandă utilă în modificarea aspectului
corpului de literă şi anume meniu Format / comanda Replace Font a cărei efect este
acela de a înlocui fontul unui anumit text deja introdus cu un altul, ales de către
dumneavoastră cu ajutorul casetei With din cadrul casetei de dialog Replace Font.

O altă variantă, foarte des utilizată pentru modificarea aspectului corpului de literă, este
aceea de a activa corespunzător deja bine cunoscutele butoane cuprinse în bara cu
instrumente Formatting activată uşor din meniul View\Toolbars\ Formatting.

Modificarea tipului corpului de literă


Pentru a modifica tipul corpului de literă parcurgeţi paşii:
1) Selectaţi textul;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda - va apare caseta de dialog Change Case;
4) Alegeţi varianta dorită;
5) Validaţi alegerea prin acţionarea butonului OK.

Spaţierea rândurilor
Pentru a spaţia rândurile unui text parcurgeţi paşii:
1) Selectaţi textul;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda - va apare caseta de dialog Line
Spacing;
4) Validaţi alegerile prin acţionarea butonului OK.

163
Alinierea textului în cadrul unui diapozitiv
Alinierea textului într-o casetă de text, respectiv din celulele unui tabel prezent într-o
casetă de text, este relativă la marginile din stânga şi dreapta ale casetei, respectiv
marginile din stânga şi dreapta ale celulelor din tabel.
Există patru posibilităţi de a alinia un text:
5) Aliniere la stânga (Left Justifield)- aliniere implicită la deschiderea unei noi
prezentări şi care se caracterizează prin faptul că textul este aliniat la marginea
din stânga iar marginea din dreapta a rândurilor de text este de formă neregulată;
6) Aliniere la dreapta (Right Justifield)- textul este aliniat la marginea din dreapta iar
marginea din stânga a rândurilor de text este de forma neregulată;
7) Centrare (Centre)-textul este centrat între marginea din stânga şi din dreapta a
documentului;
8) Aliniere stânga-dreapta (Full Justification)-textul este aliniat atât la stânga cât şi la
dreapta astfel încât ambele margini sunt drepte.

Pentru a modifica alinierea textului, în timpul tastării sau într-un document deja
existent, aveţi la dispoziţie, ca în majoritatea cazurilor, mai multe variante:
d) Cu ajutorul barei cu meniuri- meniul Format/Alignment;
e) Cu ajutorul tastaturii
f) Cu ajutorul butoanelor din bara cu instrumente Formatting ;

a)Paşii de urmat pentru a realiza alinierea unui text cu ajutorul barei cu meniuri, sunt:
1) Marcaţi poziţia curentă de inserare text (într-o caseta de text) sau textul
pe care doriţi să-l aliniaţi;
2) Selectaţi meniul Format;
3) Selectaţi comanda Alignment ; Combinaţii de taste

4) Selectaţi una din cele patru variante de aliniere;

b)Selectaţi textul şi activaţi una din combinaţiile de taste observate în partea dreaptă a
meniului derulant.

c)Paşii de urmat pentru a realiza alinierea unui text cu ajutorul butoanelor din bara cu
instrumente Formatting, sunt:
1) Marcaţi poziţia curentă de inserare text (într-o casetă de text) sau textul
pe care doriţi să-l aliniaţi;
164
2) Executaţi clic-stânga pe unul din butoanele destinate alinierii de text,
prezente în bara cu instrumente Formatting şi a căror explicaţie este
prezentă în tabelul de mai jos.

BUTON EFECT
Aliniere la marginea din stânga
Centrare
Aliniere la marginea din dreapta
Aliniere la marginea din stânga şi dreapta

Înserarea unui tapet


Pentru a înviora un diapozitiv MS. Power Point vă oferă posibilitatea de a alege o
culoare pentru fundal. Acest lucru îl puteţi obţine urmând paşii:
1) Selectaţi diapozitivul ;
2) Selectaţi meniul Format ;
3) Selectaţi comanda Background- va apare caseta de dialog Background ;
4) Alegeţi culoarea dorită din caseta derulantă activată prin acţionarea cu clic-
stânga pe săgeata casetei derulante;
5) Validaţi alegerea prin acţionarea butonului Apply cu precizarea că dacă doriţi să
generalizaţi alegerea background-ului pentru întreaga prezentare veţi acţiona
butonul Apply to All.

Săgeata casetei cu
listă derulantă

Lista de culori din


cadrul casetei cu listă
derulantă

Aplicarea unui efect grafic asupra unui nou text


Pentru aplicarea unui efect grafic asupra unui nou text, parcurgeţi următorii paşi:
1) Selectaţi diapozitivul în care doriţi să aplicaţi acest efect grafic;
2) Selectaţi meniul Insert;
3) Selectaţi comanda Picture;
4) Alegeţi subcomanda WordArt;- va apare o casetă de dialog WordArt Gallery;

165
5) Alegeţi mostra dorită prin clic-stânga şi butonul OK sau prin dublu clic-stânga,
mostra dorita – va apare caseta de dialog Edit WordArt Text;

6) Alegeţi fontul, mărimea şi eventual unul din efectele prezente în partea de sus a
casetei de dialog Edit WordArt Text apoi introduceţi textul dorit în caseta Text;
7) Validaţi totul prin acţionarea butonului OK.

După crearea unui obiect WordArt, veţi avea acces la bara cu instrumente
WordArt. Efectul acestor butoane sunt prezentate în tabelul următor:

BUTON EFECT
Creează un nou obiect WordArt
Editarea textului, fontul şi dimensiunea corpului de literă
Modifică tipul obiectului WordArt curent
Permite formatarea liniilor ca şi grosime şi culoare
Modifică forma obiectului WordArt
Permite rotirea obiectului WordArt
Aduce toate caracterele la aceeaşi înălţime
Comută între orientarea orizontală şi verticală a textului
Modifică alinierea textului
Modifică spaţierea caracterelor

4113.2.1.3.6.13 Utilizarea marcatorilor

166
Pentru a evidenţia anumite informaţii, aveţi ocazia să utilizaţi facilitatea de
inserare de marcatori: litere, cifre, simboluri care se incrementează sau nu în mod
automat la acţionarea tastei Enter.
Caseta de dialog Bullets and Numbering este de forma celei de mai jos

Paşii de urmat sunt :


7) Fixaţi punctul curent de inserare;
8) Selectaţi meniul Format;
9) Selectaţi comanda Bullets and Numbering… - va apare caseta de dialog
Bullets and Numbering;
10)Selectaţi eticheta Bullet sau eticheta Numbered;
11) Selectaţi tipul de marcaj dorit;
12)Validaţi prin acţionarea butonului OK.

4113.2.1.3.14 Crearea coloanelor de text


Crearea coloanelor de text
Veţi reuşi să realizaţi coloane de text prin câteva metode:
-creaţi casete de text separate şi paralele faţă de o linie verticală imaginară
-aplicaţi o machetă care include coloane de text
-inseraţi un tabel cu mai multe coloane şi un singur rând în care să introduceţi text
-cu ajutorul tabulatorilor.
Crearea coloanelor de text cu ajutorul tabulatorilor
Pentru crearea coloanelor de text cu ajutorul tabulatorilor, parcurgeţi paşii:
1) Selectaţi diapozitivul;
2) Creaţi o caseta de text dacă acel diapozitiv nu o are;
3) Fixaţi punctul de înserare oriunde în interiorul casetei de text;
4) Poziţionaţi rigla în panoul Slide parcurgând paşii: meniul View\comanda Ruler
5) Ajutaţi de butonul Tab, plasat pe riglă în partea din stânga-sus, selectaţi pe rând
tipurile de tabulatori necesari pentru a defini coloanele de text după care
executaţi clic-stânga pe riglă pentru amplasarea corespunzătoare a acestora;

167
modificarea poziţiei unui marcaj de tabulare se realizează prin prindere şi tragere
în noua poziţie iar ştergerea prin prindere şi scoatere în afara grilei.
6) Odată fixate aceste marcaje de tabulare, puteţi să introduceţi textul, trecerea de
la o coloană la alta realizându-se prin acţionarea tastei Tab.

4113.2.1.3.6.15 Înserarea de secvenţe sonore

O secvenţă sonoră poate fi înserată într-o prezentare grafică ca efect al acţiunii de:
1) clic-stânga pe o pictogramă;
2) clic-stânga pe un obiect obişnuit
3) clic-stânga pe un obiect animat
4) la trecerea dintr-un diapozitiv în altul

Există două variante de a însera o secvenţă sonoră într-un diapozitiv:


1) Dintr-un fişier prezent în galeria sonoră Power Point;
2) Dintr-un fişier audio extra Power Point .

Paşii care trebuie urmaţi pentru a însera o secvenţă sonoră sunt:

1) Selectaţi meniul Insert;


2) Selectaţi comanda Movies and Sounds;
3) Selectaţi subcomanda - va apare caseta de dialog
Insert ClipArt din care alegeţi fişierul audio dorit;
4) Înseraţi sunetul prin acţionarea butonului Insert Clip din meniul cu butoane care
apare la acţiunea de clic-dreapta pe secvenţa sonora aleasă;
5) Închideţi caseta de dialog Insert ClipArt - în diapozitivul curent apare secvenţa
sonoră simbolizată printr-un mic difuzor ;
6) Dacă doriţi, repoziţionaţi şi/sau redimensionaţi pictograma secvenţei
sonore nou înserată în diapozitivul dumneavoastră.

Înserarea unei secvenţe sonore dintr-un fişier audio extra Power Point
Paşii care trebuie urmaţi pentru a însera o secvenţă sonoră sunt:
1) Selectaţi meniul Insert;
2) Selectaţi comanda Movies and Sounds;
3) Selectaţi subcomanda - va apare caseta de dialog
Insert Sound în care alegeţi directorul căutat apoi fişierul audio dorit;
4) Validaţi alegerile prin acţionarea butonului OK

4113.2.1.3.6.16 Înserarea de secvenţe video


Înserarea unei secvenţe video dintr-un fişier prezent în galeria sonoră Power Point
Acest procedeu este foarte asemănător cu înserarea unei secvenţe sonore, cu
precizarea că se va selecta în final secvenţa video în loc de secvenţa sonoră.
Înserarea unei secvenţe video dintr-un fişier audio extra Power Point
Acest procedeu este foarte asemănător cu înserarea unei secvenţe sonore, cu
precizarea că se va selecta în final secvenţa video în loc de secvenţa sonoră.

168
Fixarea momentului de redare a unei secvenţe video
Acest moment poate fi fixat încă din faza de înserare în diapozitiv sau ulterior acestei
acţiuni. Pentru o modificare a momentului de redare a unei secvenţe video, parcurgeţi
următorii paşi:
1) Selectaţi diapozitivul care conţine elementul/obiectul sau pictograma care va reda
secvenţa video;
2) Selectaţi elementul/obiectul sau pictograma prin clic-stânga pe elementul/obiectul
sau pictograma respectivă;
3) Selectaţi meniul Slide Show;
4) Selectaţi comanda Custom Animation... - va apare caseta de dialog cu acelaşi
nume;
5) Adăugaţi unul dintre efectele propuse la deschiderea meniului activat la
acţionarea butonului ;
6) Alegeţi momentul activării secvenţei video din lista derulantă activată prin
acţionarea săgeţii anexate casetei cu listă ;

7) Selectaţi săgeata corespunzătoare casetei cu listă derulantă pentru a


direcţiona expunerea secvenţei video;
8) Selectaţi viteza de expunere a secvenţei video din caseta cu listă derulantă
;
9) Treceţi în modul de vizualizare Slide Show şi testaţi funcţionarea corectă a
elementelor din diapozitive.

4113.2.1.3.6.17 Utilizarea prezentarii

CONFIGURAREA UNEI PREZENTĂRI GRAFICE ÎN VEDEREA EXPUNERII

Manipularea opţiunilor de configurare a unei prezentări grafice

Pentru a configura expunerea unei prezentări grafice, parcurgeţi paşii:


1) Selectaţi meniul Slide Show
2) Selectaţi comanda Set Up Show- va apare caseta de dialog cu acelaşi nume

169
3) Selectaţi tipul expunerii executând clic-stânga pe unul din butoanele radio din
zona Show type: rulare pe tot ecranul cu prezentator, într-o fereastră cu control
din partea unei persoane sau rulare pe tot ecranul în mod continuu;
4) Selectaţi expunerea întregii prezentări sau doar a anumitor diapozitive
executând clic-stânga pe unul din butoanele radio din zona Show slides
5) Selectaţi modul de expunere a diapozitivelor dintr-o prezentare în zona
Advance slides: manuală sau automată conform unor timpi de întârziere fixaţi
pentru fiecare diapozitiv în parte;
6) Selectaţi eventual una din opţiunile din zona Show options : expunere
continuă până la apăsarea tastei Esc, expunere fără comentarii, expunere fără
animaţie sau alegeţi o culoare pentru o eventuală transformare a indicatorului de
mouse într-un instrument de desenare în timpul expunerii;
7) Validaţi setările prin acţionarea butonului OK.

Fixarea timpului de întârziere la expunerea unui diapozitiv

Paşii necesari a fi parcurşi pentru a fixa timpul de întârziere pentru un diapozitiv sau un
grup de diapozitive, în faza de expunere, sunt:
1) Treceţi în modul de vizualizare Slide Sorter;
2) Selectaţi diapozitivul sau diapozitivele în cauză;
3) Selectaţi meniul Slide Show;
4) Selectaţi comanda Slide Transition

170
5) Selectaţi una din variantele de tranziţie între expunerile diapozitivelor
selectate;
6) Selectaţi viteza de tranziţie între diapozitivele selectate ajutaţi de caseta cu
listă derulantă activată prin acţionarea casetei Speed ;
7) Selectaţi dacă se doreşte a se oferi un mouse pentru
auditoriu pentru a realiza o tranziţie mai rapidă între diapozitive;

8) Selectaţi dacă doriţi să fixaţi un timp de întârziere între tranziţia


dintre diapozitive
9) Dacă doriţi să aplicaţi timpul de întârziere pentru întreaga prezentare,
acţionaţi butonul Apply to All.

4113.2.1.3.6.18 Vizualizarea unei prezentări grafice

Prezentarea documentului grafic pe ecranul calculatorului


Pentru a vizualiza o prezentare grafică, parcurgeţi paşii:
1) Deschideţi prezentarea;
2) Selectaţi meniul Slide Show;
3) Selectaţi comanda View Show- va fi afişat primul diapozitiv din prezentarea
dumneavoastră;

171
4) Trecerea la următorul diapozitiv se va face prin acţionarea tastei Page Down,
săgeată la dreapta sau acţionarea butonului plasat în stânga-jos în fiecare
diapozitiv, urmată de selecţia comenzii Next;
5) Revenirea la diapozitivul anterior se va face prin acţionarea tastei Page Up sau
săgeată la stânga sau acţionarea butonului plasat în stânga-jos în fiecare
diapozitiv, urmată de selecţia comenzii Preview;
6) Părăsiţi prezentarea prin acţionarea tastei Esc

Adăugarea butoanelor de acţiune pentru prezentări interactive


Paşii de urmat pentru a însera butoane de acţiune într-o prezentare interactivă, sunt:
1) Selectaţi diapozitivul în care doriţi să înseraţi un buton de acţiune;
2) Selectaţi meniul Slide Show;
3) Selectaţi comanda Action Buttons –va apare un meniu cu variante de
butoane ;
4) Alegeţi varianta de buton- indicatorul mouse-ului se transformă într-un reticul ;
5) Fixaţi punctul de înserare prin tragere şi punctare cu clic-stânga în poziţia
din diapozitiv unde doriţi să înseraţi butonul- butonul va apare în diapozitiv şi
se va activa o casetă de dialog Action Settings;

6) Alegeţi tipul de acţiune care va urma la activarea butonului de acţiune prin


alegerea unei variante din lista: None, Hyperlink To, Run program, Run Macro,
Object Action;
7) Selectaţi exact acţiunea prin alegerea acesteia din listele derulante anexate
fiecărei opţiuni;
8) Dacă doriţi ca în momentul acţionării butonului de acţiune să se evidenţieze o
secvenţă sonoră, alegeţi o variantă din caseta cu listă derulantă Play sound;
9) Dacă doriţi ca butonul să fie evidenţiat luminos la acţionare, bifaţi în caseta de
validare Highlight Click;
10)Validaţi setările prin acţionarea butonului OK;
11) Vizualizaţi prezentarea pentru a testa funcţionarea butonului.

172
Utilizarea instrumentului de tip stilou
Dacă doriţi ca în timpul expunerii să luaţi notiţe sau să faceţi diferite evidenţieri direct pe
diapozitivele prezentării, parcurgeţi paşii:
1) În timp ce rulează prezentarea, executaţi clic-dreapta pentru a evidenţia
meniul imediat;
2) Selectaţi comanda Pointer Options;
3) Alegeţi varianta Pen- indicatorul mouse-ului se transformă într-un stilou;
4) Fixaţi punctul de înserare acolo unde doriţi să notaţi sau să evidenţiaţi ceva
5) Pentru dezactivarea acestui instrument, acţionaţi clic-dreapta, selectaţi
comanda Poiner Options după care alegeţi varianta Arrow.

Luarea notiţelor în timpul unei expuneri


Pentru a lua notiţe în timpul rulării unei prezentări grafice , parcurgeţi paşii:
1) Executaţi clic-dreapta oriunde în diapozitivul curent – va apare meniul
imediat;
2) Selectaţi comanda Meeting Minder- se va deschide caseta de dialog cu acelaşi
nume;
3) Introduceţi observaţiile în caseta Meeting Minder
4) Introduceţi un plan de acţiune în caseta Action Items;
5) Validaţi prin acţionarea butonului OK.

Căutarea unui diapozitiv în timpul unei expuneri


Pentru a căuta un diapozitiv în timpul rulării unei prezentări, parcurgeţi paşii:
1) Executaţi clic-dreapta oriunde pe diapozitivul curent;
2) Selectaţi comanda Go;
3) Alegeţi Slide Navigator- va apare caseta de dialog cu acelaşi nume (Fig.5.4.6);

4) Executaţi clic-stânga pe titlul diapozitivului căutat prezent în lista afişată ;


5) Selectaţi butonul Go To- diapozitivul căutat va deveni noul diapozitiv curent.

173