Realizarea analizei de nevoi privind formarea profesională a adulților

TEME DIN STANDARDUL OCUPAȚIONAL PRACTICA

 Sursele deficienței de performanța care nu sunt datorate
cunoștințelor, deprinderilor și comportamente (mediul -Analiza
SWOT/Aplicații practice
organizațional, motivația, management, echipamente)
-Fișă de lucru
 Moduri de clasificare a rezultatelor formarii -Studiu de caz
 Metode de determinare a așteptărilor / nevoilor -Chestionar
beneficiarilor formării profesionale

Analiza nevoilor de instruire

Pentru a identifica nevoile de instruire (dintr-o organizație / instituție) este util să investigăm în două
direcții:

 Performanțe nesatisfăcătoare ale angajaților în activitatea curentă

La o analiza atenta estre posibil sa constatam un nivel scăzut al cunoștințelor și deprinderilor

angajaților. Situațiile de acest gen nu sunt simple, performantele nesatisfăcătoare fiind rareori
determinate doar de lipsuri în activitatea de instruire.

Atunci când facem analiza nevoilor de instruire este important sa avem în vedere trei factori care
determina performanta:

1. Cunoștințele și deprinderile
Acestea sunt perfectibile prin instruire.

2. Motivația
Oamenii pot fi bine instruiți, dar au performante slabe pentru ca nu sunt motivați sa
muncească.

3. Mediul de lucru
Acest factor include disponibilitatea echipamentelor, materialelor și procedurilor de lucru.

Fiecare dintre probleme trebuie tratata prin metode specifice. Ar fi o greșeală sa investim în
instruire daca problema este una de motivație sau sa cumpăram echipamente noi când de
fapt oamenii aveau performante slabe pentru ca nu știau să folosească echipamentul existent.

1
 Planurile de viitor ale organizației

Implementarea unor noi programe, activități, produse, cer personal calificat. Analiza nevoilor de
instruire trebuie să anticipeze aceste cerințe. In paralel cu achiziționarea echipamentelor și cu
dezvoltarea procedurilor și sistemelor necesare implementării planurilor de dezvoltare
organizațională se instruiește și personalul care va prelua noile sarcini.

Cum se face analiza nevoilor de instruire?

Analiza detaliată a nevoilor de instruire se bazează pe analiza muncii, care este un proces de
colectare sistematică de date despre o meserie sau un grup de meserii cu scopul de a determina
ce trebuie să facă angajații pentru a atinge nivelul optim de performanță.

Analiza muncii implică:

- Descrierea muncii – o descriere generala a ceea ce face angajatul.
- Identificarea sarcinilor care compun munca respectiva

Sarcinile sunt unități de sine stătătoare ce pot fi alocate de către șef subordonatului pentru
perioade determinate de timp.

Analiza sarcinilor
- Împărțirea sarcinilor complexe în sub-sarcini
- Descrierea sarcinilor și sub-sarcinilor
- Identificarea dificultăților, a importantei și a frecventei cu care se realizează sarcinile sau sub-
sarcinile

In acest moment se poate trece la analiza nevoilor de instruire pe baza informațiilor procesate.
Pașii pe care ii avem de parcurs în continuare sunt:

- Identificarea cunoștințelor, deprinderilor și atitudinilor pe care le implica efectuarea cu succes

a fiecărei sarcini sau sub-sarcini
- Identificarea domeniilor ce pot fi îmbunătățite prin instruire
- Ordonarea priorităților de instruire

Analiza nevoilor de instruire se poate face de către instructori, specialiști sau membrii ai
managementului instruiți în aplicarea tehnicilor analitice.

Informațiile necesare proiectării unui program de instruire pot cuprinde toate zonele de interes din
organizație:

- politicile și strategia organizației

- financiar
- marketing
- produsele / serviciile

2
 - echipamentele
- dezvoltare și cercetare
- resurse umane
Instrumentele de colectare a acestor informații pot fi:
- interviuri
- discuții de grup
- observare
- chestionare
- rapoarte, etc.
Specificațiile proiectului de instruire
In urma analizei nevoilor de instruire se recomanda sa rezumam datele colectate într-un document
care va cuprinde:

1. numărul persoanelor care au nevoie de instruire și localizarea lor (meseria și postul pe care il
ocupa în organizație);
2. grupurile de instruire;
1. un grup de instruire este format din persoane care au nevoi de instruire similare și vor
participa la același tip de instruire;
2. durata necesară pentru instruirea fiecărui grup;
3. disponibilitatea de a participa la instruire a angajaților vizați;
4. se iau în considerație cerințele operaționale ale muncii lor și se caută perioadele de timp în
care lipsa lor de la locul de munca nu afectează procesele de lucru.
5. disponibilitatea formatorilor;
Dacă nu avem în organizație persoane cu calificarea necesară, căutăm în exterior specialiști
pentru nevoile specifice de instruire detectate.
6. bugetul disponibil pentru dezvoltarea resurselor umane și implementarea programului de
instruire.

Ultimul punct al specificațiilor de instruire implica stabilirea unei relații profesionale cu un “client” –
în general director de departament din organizație care decide sa aloce fonduri pentru activitatea
de instruire.

Managerul de instruire care solicita resursele financiare necesare programului are de negociat cu
“clientul” și vor folosi ca argumente datele colectate sub primele cinci titluri din lista de mai sus. O
negociere corecta a specificațiilor proiectului de instruire are ca rezultat îmbunătățirea propunerii
inițiale a managerului de instruire.

Acesta nu trebuie sa promită mai mult decât poate realiza, iar “clientul” trebuie sa-și asume
responsabilitatea pentru faza următoare: dezvoltarea personalului.

3
In urma detectării nevoilor de instruire existente în organizație, vor fi stabilite obiectivele procesului
de instruire, care vor conține secvențele și seturile de cunoștințe, abilități și atitudini ce vor fi
transmise cursanților, astfel încât nevoile detectate sa fie pe deplin acoperite.

Identificarea și analiza nevoii de formare

Plecând de la definiția conceptului de Nevoie, ca diferența importantă dintre stadiul actual al unei
situații și stadiul dorit, posibil de atins, se poate spune ca : nevoia reflecta existenta unei probleme
pentru care trebuie găsite soluții de rezolvare.

Cunoscând nevoia vom interveni cu o analiza a nevoilor, care încearcă să identifice astfel de goluri,
să le analizeze caracteristicile și cauza și să stabilească prioritățile acțiunilor viitoare.

Ce este nevoia de formare?

Nevoile de formare sunt nevoi de învățare ale membrilor unei organizații sau ale unor persoane care
pot fi satisfăcute prin activități de formare și de dezvoltare profesională

Prin activitățile de formare, se reduc sau se elimină golurile(lipsurile) identificate, analizate și

rezolvate la nivel individual, dar și la un nivel mai larg, de organizație, fiind In strânsă legătură cu
formarea și dezvoltarea personală.

Se poate afirma ca: Eficienta acțiunilor întreprinse este dependenta de o bună identificare și evaluare
a nevoilor.

Analiza nevoii de formare, poate fi considerata :

- O metodologie de cercetare implementata la nivele diferite (individ, organizație, disciplina

etc) în scopul colectării, analizei și evaluării de date privind nevoile de formare ale personalului
și pentru a stabili stadiul actual al abilitaților și al dezvoltării profesionale ale membrilor
organizației;
- Un instrument de dezvoltare profesionala continua care, în urma identificării competentelor
ce trebuie dezvoltate, reprezintă o baza pentru proiectarea planurilor de formare (la nivel de
individ sau de organizație;

Analiza nevoii de formare se integrează în cadrul mai larg al programelor de dezvoltare continuă și
de management specifice sistemului educațional din România fiind parte integrantă a eforturilor de
îmbunătățire continuă a calității proceselor educaționale.

Tehnici de identificare și analiză a nevoii de formare

Analizele SWOT și PEST(E) sunt metodele cel mai des folosite pentru analiza și evaluarea nevoilor în
cadrul proiectelor de dezvoltare instituțională.

ANALIZA SWOT, este un instrument de analiza strategica, flexibil și ușor de aplicat pe care o
organizație sau o echipa de proiect il folosește pentru a identifica cele mai potrivite direcții de acțiune.

4
Analiza SWOT, a fost implementata cu succes ca metoda de analiză organizațională. Numele acestui
model de analiză provine din prescurtarea unor cuvinte din limba engleză:

 S = strengths (PUNCTE TARI)

 W = weaknesses (PUNCTE SLABE)

 O = opportunities (OPORTUNITATI)

 T = threats (AMENINTARI)

MEDIU INTERN MEDIU EXTERN

Pozitiv Negativ Pozitiv Negativ

S W O T

Punctele tari și punctele slabe, se refera la mediul intern al structurii/organizației analizate. Acestea
reprezintă caracteristicile intrinseci ale stării interne de lucru.

Oportunitățile și amenințările se refera la mediul extern, adică la ceea ce se întâmplă în afara

organizației, dar care are un anumit impact asupra bunei desfășurări a activităților. Contextul poate fie
sa favorizeze, fie sa împiedice implementarea activităților într-o organizație.

Persoanele implicate în identificarea și analiza nevoii de formare trebuie sa se concentreze și sa se

focalizeze pe:

 Fructificarea oportunităților prin obținerea unui efect maxim al acestora

 Evitarea și limitarea impactului amenințărilor

 Folosirea și intensificarea punctelor tari

 Eliminarea, reducerea sau îmbunătățirea punctelor slabe.

Analiza PEST(E) vizează aspectele:

 Politic (Political)

 Economic (Economic)

5
  Social (Social)

 Tehnologic (Tehnological)

 Mediu (Ecological/Environment) –nu întotdeauna menționat.

Modul de organizare și de utilizare a acestei analize și evaluări de nevoi este similar cu cel aplicat în
cazul modelului SWOT.

Aspectul politic are în vedere politicile educaționale existente la nivel național, regional și local și
modul în care acestea pot influența activitatea de dezvoltare profesionala;

Aspectul economic are în vedere resursele disponibile la nivelul analizat (național, regional sau local)
(Ex: care sunt activitățile prioritare și resursele pe care le pot furniza educației și formării, salariu mediu
etc.)

Aspectul social are în vedere existența unor probleme sociale (cum ar fi șomajul, sărăcia, etc.) și modul
în care sunt acestea abordate la nivel național, regional sau local, ca și poziția diferiților factori interesați
de formare profesionala / învățământ (Ex: dacă formarea /Învățământul este văzut ca modalitate de
asigurare a succesului social).

Aspectul tehnologic are în vedere nivelul tehnologic al învățământului sau al formării. De exemplu:
dacă există în zonă posturi cu programe educaționale; dacă există resurse pentru învățământul și
formarea la distanță; dacă există suficiente facilități de formare cu echipament corespunzător, numărul
de familii din zonă care au televizor, numărul de posturi TV, numărul de familii cu calculator și câte
dintre acestea au acces la internet etc.

Aspectul privind mediul, are în vedere analiza mediului în care activează organizația sau comunitatea.

Acesta este contextul managerial propus pentru efectuarea Analizei nevoii de formare. Analiza nevoilor
de formare nu este un proces izolat, ci o parte integrantă a analizei și evaluării nevoilor la nivel de
organizație, cu focalizare pe resursele umane și pe locul și rolul acestora în evoluția organizației.

Instrumente/metode de colectare informații pentru analiza și evaluarea nevoii de formare

- Observare directă – Se folosește cu succes în domenii în care munca consta în acțiuni vizibile.
Observatorul trebuie sa aibă suficiente informații și experiență pentru a înțelege toate aspectele
privitoare la postul pe care il observa.

- Chestionarele – Sunt documente ce conțin un set de întrebări de tip grila, deschise s.a, care
sunt date spre completare direct sau indirect și pentru care timpul de completare nu trebuie să
fie mai mare de 15 minute (se poate admite în unele cazuri și maxim 30 minute). Pot fi
administrate cu ușurință unui număr mare de persoane iar completarea poate să fie anonima

6
sau nu. Datele sunt ușor de rezumat și raportat, cu condiția ca tipul de chestionar distribuit, să

fie bine conceput.

- Interviurile – Sunt realizate sub forma discuțiilor libere cu fiecare persoana. Este nevoie de o
interacțiune față în față sau pot fi realizate telefonic sau folosind mijloacele de comunicare

electronice. In cadrul interviului sunt preferate întrebările deschise; Durata interviului nu trebuie
să fie mai mare de o oră:
- Focus Grup - Sunt realizate sub forma discuțiilor libere într-un grup, cu un număr optim intre
patru și opt persoane. Este nevoie de o interacțiune față în față. Un set de întrebări sunt adresate
de către persoana care a inițiat acțiunea. Se poate folosi ca metoda brainstormingul. Dinamica
de grup poate conduce la îmbogățirea informațiilor obținute. Discuțiile de grup nu trebuie să

depășească 2 ore.
- Testele – Se utilizează pentru verificarea aptitudinilor (Ex: utilizarea calculatorului) sau pentru
verificarea cunoștințelor (Ex: înțelegerea unor concepte).Testele pot aduce date precise,

cuantificabile și comparabile, însă au dezavantajul creării unei stări de intimidare a persoanelor

testate.
- Evidentele și rapoartele – Pot fi surse excelente de informații privind lucrurile care merg bine
sau nu.
- Consultări separate – Obținerea de informații de la persoane care nu executa activitatea
respectiva dar au anumite cunoștințe despre aceasta: clienți, specialiști, concurenți.

- Alte medii de informare – Publicațiile comerciale și de cercetare, manuale cu privire la

activitatea respectiva, publicații interne ale organizației, reviste de specialitate etc.