Cursul de Liderism CLT Sîngerei

CURS 5.
Organizarea unui eveniment
1) Alesul subiectului – interesant, relevant, necesar
2) Pregătirea – audienţa, locul, data, materialele/resursele necesare
3) Crearea agendei – obiective clare, informare, activităţi, conclusie

7 ETAPE ALE PLANIFICĂRII

Sursa: Manualul Educaţiei Neformale, Corpul Păcii 2004

Această este o cale folositoară pentru planificare de educatoară Jane Vella când pregăteşte pentru un atelier sau o
prezentare. Cele 7 etape ale planificării ale ei sunt un sablon simplu şi efficient să ţii în mintea ta când începi să faci un
atelier sau o înteracţiune.

Cine? Cine sunt participanţi? Cât de mult deja ştiu ei despre tema această? Care vârstă, gen, cultură, ierarhie la loc
de muncă, ş.a.m.d.?

De Ce? Ce este scopul învâţării? Ce vor să înveţe participanţii? Merg la training voluntar sau nu?

Când? Cât de mult timp este disponibil pentru training-ul? Sunt câteva constringeri ai timpului legaţi cu anotimp sau
lucru? Este o oră pe zi mai bine decât altele pentru participanţii tăi?

Unde? Unde va fi training? Înauntru sau afară? Care echipament este disponibil? Scaune? Mese? Flipchart?
Materiale locale?

Pentru Ce? Care sunt obiectivele de comportament ale training-ului? Ce vor face diferit participanţii după training?

Ce? Ce în specific vor învâţa participanţii? Care cunoştinţă, abilităţi şi atitudini nouă vrei să mai dezvolţi?

Cum? În care activităţi de învăţămănt se vor implica participanţii pentru că să înveţe material? Care sunt toate etapele
ale training-ului? Cum vei face o evaluare a training-ului?

ALESUL SUBIECTULUI

În primul rînd trebuie să alegi un subiect- să hotăreşti despre ce doreşti să vorbeşti. Un seminar este de obicei facut cu scopul de
a-i învăţa sau a-i convinge pe cei care ascultă. Alege un subiect pe care vă îl consideri important sau necesar. Ar fi mai uşor de
efectuat dacă alegi un subiect pentru ce ai un talent, cunoştinţe necesare, o abilitate, sau o pasiune.

PREGĂTIREA
Cine este audienţa ta?

Cine vor beneficia cel mai mult de seminaral tău planificat? Maturi? Femei? Adolescenţi? Elevii absolvenţi din acest
an? Fetele la gimnaziu? Oameni care au afaceri? Potriveşti scopul tău, hotăreşti pe cine vei învita, şi cîte persoane
vrei să inviţi.

Vârsta participanţilor: Întotdeauna ţii minte vârsta participanţilor în fiecare etapă a planificării unui seminar, pentru
că să te asiguri că activităţile pe care le-ai planificat sunt potrivite şi interesante. Vârsta de la care se poate practica o
activitate este orientativă. Participanţii care sunt puţini familiarizaţi cu un anumit concept pot începe cu activităţi
prevăzute se vor aştepta ceva mai simplu şi mai clar decât cei care cunosc mai profund subiectul pot exersa activităţi
pentru vârstele mai mari.

Rotaru Mihaela Page 1

Cursul de Liderism CLT Sîngerei
Mărimea grupului: Pentru atingerea unui rezultat mai bun, unele activităţi necesită limitarea numărului de
participanţi.

Promovare/Învitaţii
Trebuie să te gândeşti despre cum vei informa publică că o să faci un seminar. Seminarul va fie
deschis (pentru oricine care vrea) sau numai prin invitaţie? O să faci o campanie de publicitate?
Cum? Prin vorbire la telefon, postere la staţii de autobuze, pliante la şcoală, un anunţ la Primarie,
sau altceva. Foloseşte imaginaţia ta. E mai bine dacă poţi să foloseşti măcar două moduri de
promovare, şi ca este într-un timp potrivit. Dacă este prea devreme, toată lumea o să uite, şi dacă
este prea târziu, este posibil că toată lumea o să fie ocupată deja cu altceva.

Materiale
Sunt enumerate resursele recesare pentru activitate. Unele activităţi includ fişe care urmează a fi distribuite
participanţilor. Acestea pot fi multiplicate la xerox sau transcrise pe cartonaşe, dar asigură-te să faci totul ceva timp
înaintea seminarului în cazul că (doamne fereşte)se întâmplă ceva.
 Pauză de cafea: De asemenea, depinde de bugetul tău şi publicul tău, dar întotdeauna este o motivaţie bună
dacă (!!!!!!!! nota mea+nu era scris nimic)vei oferi participanţilor câteva gustări(biscuiţi şi ceai sau cafea)

Rambursare
Dacă va fi necesar să plăteşti, clar că trebuie să ştii înainte pentru că să cauţi finanţare (sau locală sau printr-un grant
sau într-un alt mod).

Drum: Dacă participanţii vin de departe, este aşteptat să le rambursezi drumul.

Experţi: Foarte des experţi lucrează pentru gratis, dar dacă îl înviţi pe un expert, asigură-te de la început ce se
aşteaptă el.

Agenda seminarului
Întotdeaună este o idee bună să faci o agendă cu activităţile propuse pentru ca să le împaţi participanţilor (în special
dacă este un seminar lung cu mai mulţi prezentatori). Este profesional,şi este un semn că te-ai pregătit (aceasta va
spori încrederea participanţilor, şi pentru tine ca să te asiguri că eşti binepregătit şi ştii aproximativ ce o să se
întâmple. Înclude fiecare pas, cât timp va dura, şi cine o să fie moderatorul. Iată un exemplu:

CUM SĂ ORGANIZĂM UN SEMINAR

Lucrurile pe care le vei învaţa astăzi. CUM SĂ:

 Identifici participanţii  Alegi localul

 Identifici temele  Determinezi costul materialelor
 Elaborarezi planul
 Informezi publicul cu privire la acest  Colectezi publicaţii şi material pentru
eveniment distribuire
 Practici activităţi  Faci o evaluare a seminarului
 Delegăzi responsabilităţi
Etapă 1- Să identifici o tema
• Ai informaţie despre acest subiect sau poţi să găseşti informaţia?
• Acest subiect este important pentru comunitatea ta să stiă? Ai analizat necesităţile comunităţii?
• Această tema va afecta cele mai mult persoanele in comunitatea ta?
• Ai observat boli care există frecvent?
• Sînt specialişti care va ajuta în seminarul tău?

Rotaru Mihaela Page 2

Cursul de Liderism CLT Sîngerei

Etapă 2- Să identifici participanţii

 Cum să găsim participanţii?  Ce studii au participanţii?
 Cine sunt participanţii?  Câţi participanţi vor fi?
 Ce vîrstă au participanţii?  Ce limbă vorbesc?

Etapă 3 – Elaborarea planului

În baza necesităţilor şi problemelor
Un plan ar trebui să fie clară şi fluidă
De obicei, este necesar să revezi ce informaţie ai înainte de a scrie un plan
Este important să faci planul împreună cu toate personele care vor prezenta în seminarul tău
Orice persoană prezentă ar trebui să aibă o copie de plan

Etapă 4 – Stabilirea datei şi orelor

În procesul stabilirei datei şi orei ce trebuie să iei în consideraţie?
-Sărbătorile ce se celebrează în (republică, comunitate, familie)
-Calendarul şcolii (vacanţele)
Care sînt alte lucruri ce trebuie să iei în consideraţie?
-Temperatura afără
-Accesibilitatea unei camere
-Recoltă

Etapă 5 – Alege locul

1. Localul trebuie să fie încăpător
2. Verificează dacă este lumină şi dacă funcţionează prizele
3. Ia în consideraţie activităţile pe care doreşti să le petreci; o masă pentru facilitatori şi materialele de care vei avea
nevoie pe parcursul seminarului
4. Cu 1-2 ore înainte de a începe seminarul, asigură-te ca vei avea acces la locul dat pentru a aranja mesele şi
materialele şi a face curat dupa aceasta

Etapă 6 - Determină costul materialelor

Determinează costul materialelor distributive, agenda încăperii, publicării materialelor, fotocopiilor, pauzele de masă,
folosirea de internet pentru informaţie, anunţurile, etc.

Elaborarea materialelor

 Cum să desenezi chiar daca nu poţi să desenezi

 Cum să organizezi materialele
 Cum să prezinţi informaţia

Etapă 7 - Informarea publicului cu privire la acest eveniment

Informarea depinde în mare măsură de grupul ţintă.

 Decide-ţi o metodă de informare care este cea mai reuşită în cazul

dat:
– Foi volante
– Convorbiri telefonice
– Prin poşta electronică
– Prin intermediul copiilor
– Prin intermediul agendei elevilor

Etapă 8 – Fă o practicare înainte de cea de la seminar

 Este important să revezi împreună cu toate persoanele care vor prezenta
 La acest timp, poate vei recunoaşte lucruri care ai nevoie, sau poţi să înveţi unde vrei să pui posterele
 Ar trebuie să calculezi timpul pentru prezentare, e important să respecţi durata seminarului

Rotaru Mihaela Page 3

Cursul de Liderism CLT Sîngerei
 Întreabă pe cineva să asculte în timpul practicării, după aceea intreabă dacă a înţeles
 Colectează publicaţii şi material pentru distribuire
 Practică activităţile

În cazul câ activităţile planificate sunt practicate des de tine, exersează-le încă o dată cu materialele pe care le ai
acum. Încrederea participanţilor la seminar depinde în mare măsură de încrederea ta.

Care parte este responsibilitatea mea?

DELEGAŢIA RESPONSABILITĂŢILOR

Cine va face anunţurile? Cine va prezenta?

Cine va face agenda? Cine va pune anunţurile?
Cine va găsi o cameră? Cine va plăti pentru materiale?
Cine va cumpăra pauzele de masă?
Identificaţi responsabilităţile şi persoanele care le vor îndepleni. Asiguraţi-vă că toţi facilitatorii îşi cunosc
responsabilităţile.

Nu uita!!!:

• Colectează publicaţiile şi materialele pentru distribuire

• Organizează şi aranjează pauzele de masă
• Implică participanţii în activităţi variate
• Evaluare
• Asistenţa acordată participanţilor după seminar

LISTA PREGĂTIRILOR UNUI SEMINAR

Hotărînd să faci un seminar :

 Vor fi înteresaţi oamenii de subiect?
 Subiectul are relevanţă în opinia populaţiei?
 Te vor ajuta oamenii la pregătire şi planificare?
 Care sunt nevoile participanţilor?
 BUDGET!!!! (nu întotdeaună ai nevoie de bani pentru un seminar de succes)

Crearea Seminarului
Alegerea Temei / Topicului / Felului

o Este relevant pentru oameni înteresaţi? (Ţii minte că este pentru ei!)
o Masa Rotundă, Discurs, Dialog Deschis, Conferinţă, Dezbateri, Eveniment Cultural, Persuazie, Lecţie /Club,
ş.a.m.d. (fă simţ şi topic să fie ceva cu care eşti comod)
o Stabilizează Scopurile şi Obiectivele Seminarului
Alegerea Localităţii

o Localitate centrală şi uşor de accesat

o Şcoală, Casă de Cultură, Primaria, Afară (vreme??)
o Facilităţi (toaletă, bucăterie, ş.a.m.d.)
Alegerea Datei

o Nu uita de sărbători (naţionale, raionale, locale, familiale, religioase, ş.a.m.d.)

o Un anunţ că să amintească participanţilor de data activităţii este o idee bună
o Pauzele la şcoală sunt bune pentru activităţile copiilor, pe parcursul săptămâinii pentru profesionali.
Grupul Participanţilor de “Target”

o Hotâreşte cine va beneficia cel mai mult de acest seminar

o Estabilează vârsta şi abilitatea grupului (mixt sau similar)
o Timp diferit pentru invitaţile copiilor şi ale profesionalilor
o Numărul participanţilor

Rotaru Mihaela Page 4

Cursul de Liderism CLT Sîngerei
Agendă

o Întotdeaună ai o agendă în avans, dar care este deschisă să se schimbe

o Stabilează orarul şi pauze (de cafea, de masă, de fum, ş.a.m.d.)
o Amestică activităţile plictisitoare cu acele distractive
o Fă totul foarte clar pentru ca oaspeţii şi participanţii să ştie ce va urma
o Fă “brainstorming” despre cum informaţia va fi prezentată şi primită
Activităţi

o Ar trebui să fie focusate către public şi ce ei pot face comod

o Activităţile ar trebui să aibă un rezultat care sprijină scopul seminarului
o Activităţile nu ar trebui să eschiveze scopul şi obiectivele seminarului
o Gîndeşte-te înainte de a da cîteva întrebări posibile şi să ai răspunsuri
Publicitate

o NU POŢI PUNE POSTERE SAU BANERURI PE SEMNE SAU PE PERETE!!!!!!!!! (măcar în

Chişinău…întreabă primarul sau directorul şcholii)
o Anunţuri la şcoală/pliante/prin cuvinte/du-te la agenţi economici care pot fi interesaţi/reţeaua comunicării
o Participanţii trebuie să simtă din publicitate că seminarul merită timpul lor
Invitaţi

o Hotâreşte pe cine să inviţi formal

o Scrie scrisorile mult mai înainte de data petrecerii seminarului pentru ca programarea experţilor şi a
participanţilor să fie mai uşoară
o Cere confirmarea
Resurse tehnice de care o să ai nevoie

o Proiector, computer, sunet, COARDE DE EXTINDERE, ş.a.m.d.

o Electricitate, Apă, Caldură
o Ajutor visual şi materiale xeroxate

Sapte pasi pentru organizarea unui eveniment de succes:

1. Orice eveniment este rezultatul muncii unei echipe. Deci, formati o echipa de profesionisti.
2. Calculati corect resursele pe care le aveti (buget, timp, colaboratori) si termenele limita;
3. Listati in ordine logica toate actiunile care vor trebui sa fie intreprinse pentru ca evenimentul sa aiba loc la
standardele impuse de dumneavoastra;
4. Alocati persoane responsabile pentru fiecare dintre actiuni;
5. Nu luati decizii impuse exclusiv de bugetul alocat - riscati sa scadeti calitatea evenimentului;
6. Fiti flexibil - este posibil sa trebuiasca sa schimbati planurile pe parcurs. Faceti acest lucru in mod consecvent
- daca schimbati o actiune, verificati cum influenteaza acest lucru restul planului si faceti si celelalte schimbari
necesare.
7. Faceti tot posibilul sa cunoasteti cat mai multe amanunte despre participanti - pozitii in cadrul companiilor pe
care le reprezinta, preferinte, evenimente la care au mai participat, relatii frecvente de afaceri.

Rotaru Mihaela Page 5