Tabela pivot

Recapitulare pentru examen

La ce folosește o tabelă pivot în MS Excel?
Funcția MS Excel Pivot Table – tabela pivot - este o parte esențială a analizei datelor în MS Excel. Înainte de
apariția tabelei pivot, era nevoie de mai multe funcții corelate între ele într-un mod complicat pentru a efectua
aceleași acțiuni care necesită doar câteva clicuri într-o tabelă pivot.
Cum funcționează un tabel pivot Excel?
Odată ce este creată o tabelă pivot, MS Excel parcurge datele specificate la creare și le stochează în
memoria cache. Aceasta se numește cache-ul pivot și este responsabil pentru calculul rapid al indicatorilor de
sinteză, pentru care sunt cunoscute tabelele pivot.
De fiecare dată când sunt adăugate sau eliminate date din tabela pivot, MS Excel nu se tratează datele
sursă, ci folosește acest Pivot Cache ca o comandă rapidă.
Cum se creează un tabel pivot în Excel?
Pasul 1: Transformați intervalul de date într-un tabel
Se poate crea o tabelă pivot în MS Excel dintr-un set de date, dar practicienii recomandă transformarea
acestuia într-o tabelă - Table, deoarece acest lucru face mult mai ușoară adăugarea sau eliminarea de date mai
târziu.
Câteva reguli practice despre intervalul sau tabela de date înainte de a crea o tabelă pivot MS Excel cu
acestea:

 Fiecare coloană ar trebui să aibă un titlu. Dacă lipsește unul, nu se poate crea o tabelă pivot.
 Nu ar trebui să existe rânduri vide, fără date memorate. Poate exista o celulă goală, dar nu rânduri întregi
goale.

Pasul 2: Selectați tabelul sau intervalul - sursă de date pentru tabela pivot
Ca primă opțiune în fereastra de creare, MS Excel permite specificarea tabelei / setului de date sursă.
Pasul 3: Setați locația tabelei pivot
Se poate stabili apoi dacă tabela pivot va fi generată într-o foaie de lucru nouă sau în cea curentă.
După ce se apasă pe OK, tabela pivot este creată de MS Excel. Foaia de lucru va conține un tabel gol în
stânga, cu un set de opțiuni în dreapta. Aceste opțiuni sunt câmpurile și posibilele filtre ale tabelei pivot.
Cum să adăugați date la un tabel pivot Excel?
Se poate crea o tabelă pivot în MS Excel dintr-un set de date, dar practicienii recomandă transformarea
acestuia într-o tabelă - Table, deoarece acest lucru face mult mai ușoară adăugarea sau eliminarea de date mai
târziu.
Patru cadrane (Quadrants)
O tabelă pivot se bazează pe aceste patru cadrane:

 Filtre
 Coloane
 Rânduri
 Valori

Aceste patru cadrane sunt cheia manipulării datelor din tabela pivot. Valorile din partea de sus a secțiunii
Pivot Table Fields – Câmpuri ale tabelei pivot - pot fi aduse, cu Drag & Drop, în cadranele de mai jos.
Rânduri - Rows
Cadranul de rânduri este cel în care se specifică datele afișate pe linii în tabela pivot.
Rândurile sunt folosite pentru a selecta datele în funcție de criteriile necesare analizei de efectuat. De
exemplu, pentru a analiza valorile vânzărilor totale înregistrate în fiecare lună. Pentru aceasta, Luna trebuie să fie
plasată în cadranul Rows - Rânduri.
Coloane - Columns
Cadranul coloanelor este cel în care se specifică datele ce vor servi drept criterii de analiză dispuse pe verticală în
tabela pivot.
De exemplu, pentru ca vânzările totale pe lună să fie examinate la nivel de fiecare departament Luna
trebuie să fie plasată în cadranul Rows – Rânduri, iar Departament trebuie să fie plasat în cadranul Columns -
Coloane.
Filtre - Filters
Cadranul filtrelor este opțional și este folosit pentru a fi posibilă creșterea gradului de datliere a
informațiilor analizate în tabela pivot generată.
De exemplu, dacă interesează doar valoarea vânzărilor filialei din Ploiești, se poate plasa câmpul Filială în
cadranul filtrelor. Devin astfel posibile selectarea filialei dorite dintr-o listă derulantă și vizualizarea numai a datelor
aferente acesteia.
Setări specifice cadranului de valori - Values
Cadranul de valori este cel care decide tipul și valoarea calculelor pe care ar trebui să le afișeze tabela
Pivot. Este ”miezul” cu date ale unei tabele pivot.
Pentru a le accesa opțiunile de calcul al valorilor – ”miez”, se selectează orice valoare din tabela pivot, apoi
din meniu se alege „Setări câmp” - Field Settings. Alternativ, cu clic pe săgeata mică în jos din cadranul valorilor, se
selectează „Setări câmpuri de valoare” - Value Field Settings.
Din lista de opțiuni existente, se poate opta pentru calculul valorii medii (Average) în loc de sumă, sau
pentru numărare (Count) de valori, ori pentru determinarea valorii minime (Min), respectiv maxime (Max) dintr-o
coloană de date, de exemplu.
Poate fi apoi setat formatul de afișare a valorilor numerice calculate ale tabelei pivot.
Analiza datelor folosind tabela pivot
Recomandări practice:

 Numerele merg aproape întotdeauna în cadranul Valori. Acest lucru permite efectuarea de calcule, sinteze,
medii etc. - toate în tabelul pivot.
 Datele calendaristice se plasează adesea în cadranul Rânduri, deoarece devin astfel titluri de rând, fiind mai
ușor să se deruleze în jos analize pe trimestre, luni, săptămâni, de exemplu.
 Orice informație din cadranul coloanelor va deveni titlu de coloană.
 Cadranul Filtre va aplica un filtru întregului set de date, fiind util dacă se dorește restrângerea analizelor la
anumite perioade, zone, filiale etc.
 Datele din cadranele unei tabele pivot pot să fie glisate și (re)plasate, eliminate și modificate ori de câte ori
este necesar; acest caracter dinamic conferă tabelei pivot calitatea de a fi foarte ușor adaptabilă la noi
nevoi de analiză a datelor dintr-o companie.
 Exemplu: să presupunem că avem date calendaristice în cadranul de rânduri și un set de valori de vânzări
corespunzătoare în cadranul de valori. În acest context de lucru, MS Excel va face automat câteva lucruri:
o va condensa datele în luni, trimestre sau ani (în funcție de setul de date);
o va însuma datele numerice ale câmpului plasat în cadranul de valori, în funcție de criteriile specificate
pe rânduri.