A&D High Tech

Rezumat:

Chris Johnson, un manager de proiect tehnologic cu experiență pentru A&D High Tech, a fost
rugat să se întâlnească cu managerii seniori pentru a discuta despre preluarea noului proiect de
site web al companiei. Scopul proiectului a fost înființarea unui magazin online pentru creșterea
vânzărilor prin internet. Imediat după întâlnirea sa de tranziție cu conducerea superioară, CIO
Matt Webb l-a informat pe Chris că CEO-ul trebuie să știe dacă ar putea finaliza proiectul până
la Crăciun, care era la doar 6 luni distanță. Deși planul avea lucrări programate din mai 2003
până în iunie 2005, Chris a trebuit să determine dacă era fezabil să reducă programul cu 15 luni
pentru a satisface nevoile CEO-ului său.

Enunțarea problemei:

Scopul acestui studiu este de a evalua probabilitatea ca A&D HighTech să poată implementa un
magazin online, comparabil cu cel al concurenților săi, la timp pentru sezonul de cumpărături
de sărbători 2003.

Probleme cheie:

* Concurenții câștigă cotă de piață cu capacitățile

lor online care se îmbunătățesc continuu * Compania vinde servicii prietenoase pentru clienți,
care pot fi dificil de tradus pe internet * A & N trebuie să aibă vânzări pe internet
pentru a rămâne competitiv prin reducerea costurilor

VAG Problemecheie:

* Curbă abruptă de învățare pentru managerul

de proiect * Expertul în materie nu mai este implicat ca manager
de proiect* A fost construirea opțiunea corectă?
* Compania are o fundație ca jucător
regional * Timpul și domeniul de aplicare al proiectului sunt cruciale
* Au fost evaluate toate riscurile și costurile adecvate atunci când se ia decizia
de construire vs. cumpărare * De ce nu a fost luată în considerare
o opțiune de cumpărare / construire a amesteculuiContext:

Echipa a fost de acord să se întâlnească și să împărtășească informații virtual utilizând o pagină

wiki. Utilizarea unui site Google a permis echipei să se adapteze constrângerilor de timp ale
membrilor echipei. Apoi, echipa a stabilit un calendar pentru finalizarea proiectului. Pentru a
face acest lucru, lucrarea a fost împărțită în componente, iar responsabilitatea de a completa
diferitele secțiuni a fost atribuită membrilor. A existat o nomenclatură a proiectelor MS care nu
era familiară grupului, așa că fiecare dintre noi și-a luat timp să ne reîmprospătăm cunoștințele
despre cum să intrăm în proiecte Start-to-Start / Finish-to-Finish și cum să determinăm
resursele peste alocare. În cele din urmă, după ce au citit cazul, Chris și John au făcut câteva
cercetări online limitate cu privire la nuanțele integrării unui pachet ERP într-o organizație și
care sunt unele dintre aspectele pozitive și negative ale construirii față de cumpărarea unui
pachet preexistent. Nu am găsit nicio informație nouă care să nu fi fost deja discutată în acest
caz.

Metodologie:

Pentru a examina cazul, a trebuit mai întâi să creăm o diagramă MS Project Gantt a tuturor
activităților detaliate în structura detaliată a activității lui Johnson (cazul exponat 9). Am
introdus informațiile despre resurse (nume, rata de plată etc.), urmate de toate sarcinile și
estimările duratei lor specifice. Apoi am alocat resurse pentru fiecare sarcină, așa cum este
subliniat în cazul din exponatul 9. Următorul pas a fost să introduceți predecesorii sarcinii și
apoi să introduceți întârzierile de nivelare. În cele din urmă, am verificat acuratețea introducerii
datelor noastre. Odată ce graficul Gantt a fost finalizat, am putut determina calea critică, durata
proiectului, să căutăm resurse peste alocări și să calculăm costul total al forței de muncă pentru
proiect. În cele din urmă, am discutat despre blocajele din proiect și am făcut brainstorming cu
posibile soluții sau modificări ale proiectului care ar putea aduce magazinul online publicului
mai rapid. Rezultate:
Conform analizei echipei asupra proiectului, nu există posibilitatea implementării magazinului
online până în decembrie 2003.

Durata totală a proiectului este de 531 de zile. Scăzând cele 80 de zile pentru încheierea
proiectului, site-ul va fi lansat pe 2 februarie 2005, prea târziu chiar și pentru sezonul de
vacanță din 2004. Cea mai mare parte a timpului este scufundată în dezvoltare, testare și
implementare. Este clar că, datorită deciziei de a construi o soluție internă, faza de testare a
acestui proces este foarte critică și nu poate fi efectuată în paralel cu alte sarcini. Calea critică a
proiectului (care trasează seria de evenimente care, dacă sunt întârziate, vor întârzia finalizarea
proiectului total) este 13, 14, 16, 17, 19, 23, 24, 26, 27, 29, 32, 33, 54, 55, 56, 57, 58, 59. Acest
lanț de evenimente este ilustrat în tabelul 1.
Costul total al forței de muncă al proiectului este de 3.644.535 USD – cea mai mare parte a
acestuia provenind din sarcinile de testare și implementare. Costul de capital al proiectului este
de 98.500 de dolari, care provine din costul stațiilor de lucru și al serverelor. Când au examinat
volumul de muncă al echipei, Ryan Neff, Stacy Lyle și Developer 2 au fost programați să lucreze
mai mult de 8 ore pe zi în mai multe rânduri.
Stacy, cel mai supra-alocat membru al echipei, a avut 8 ocazii în care a fost programată să
lucreze mai mult de 8 ore, de obicei 16 sau 24 de ore. Într-una dintre aceste ocazii, Ryan nu
lucra la nimic, nici ceilalți membri ai echipei. Pentru a preveni întârzierile de nivelare, ar fi logic
să se identifice aceste supraalocări și să se atribuie responsabilitatea comună pentru finalizarea
sarcinilor cu un alt membru al echipei care are setul de abilități necesar.

Concluzii:
Răspunsul la întrebarea CEO-ului Ted Walter "Putem face acest lucru până la Crăciun?" este da,
dar nu fără ca A&D să-și asume un risc semnificativ pentru calitate. reducerea domeniului de
aplicare și creșterea costului proiectului. Conform conceptului de triplă constrângere, atunci
când una dintre cele trei constrângeri (timp, cost și domeniu de aplicare) este modificată, este
necesar să se ajusteze celelalte două constrângeri pentru a atinge obiectivele unui proiect.
Pentru a lansa site-ul web pana in sezonul de vacanta 2003 (NLT 1 decembrie 2003), A&D
trebuie sa creasca costurile si sa reduca domeniul de aplicare pentru a indeplini obiectivele
conducerii superioare. Presupunand ca prioritatea principala a CEO-ului este lansarea site-ului
pana in sezonul de vacanta din 2003, mentinand in acelasi timp toate cerintele de afaceri
(Jeffery, 2006), Chris Johnson ar putea recomanda cresterea cerintelor de personal ale
proiectului si reducerea necesitatii unor sarcini.
Creșterea numărului de lucrători ar crește costurile, dar ar reduce și timpul de finalizare a
sarcinilor și va avea ca rezultat mai multe sarcini finalizate simultan. Reducerea necesității
anumitor sarcini ar reduce domeniul de aplicare al proiectului și ar reduce timpul de
implementare a site-ului web. Un exemplu în acest sens ar fi reducerea necesității sau a
domeniului de aplicare al cerințelor de testare ale A&D. În prezent, există 13 subsarcini
dedicate testării, care cuprind 476 de unități de zi lucrătoare. Deși reducerea accentului pus pe
testare ar scurta programul, A&D ar trebui să fie dispuși să accepte un nivel semnificativ de risc
dacă aleg acest curs de acțiune. A&D trebuie să fie dispusă să riște ca site-ul web să nu
funcționeze conform planului atunci când este lansat. În loc să crească vânzările în timpul
sezonului de sărbători, A&D ar putea pierde vânzări dacă clienții nu pot naviga pe site sau dacă
există probleme cu sistemul ERP care primește comenzile lor.

Recomandări:
 Din cauza costurilor semnificative de angajare a personalului suplimentar și a riscului ridicat de
eșec fără teste adecvate, condensarea acestui proiect cu 15 luni nu este un curs fezabil de
acțiune. Recomandarea noastră este ca Chris Johnson să-și sfătuiască managerii seniori că o
abordare incrementală a lansării site-ului web este cea mai bună alternativă. Cunoscut și sub
numele de dezvoltare în spirală (tabelul 5), cerințele de afaceri sunt prioritizate astfel încât site-
ul web să fie lansat pe etape sau atunci când echipa de proiect satisface prima cerință sau cea
mai bine cotată. (Universitatea de Achiziții de Apărare) Site-ul web este actualizat pe măsură ce
sarcinile ulterioare ale cerințelor de afaceri sunt finalizate până când site-ul web este complet
funcțional.

De exemplu, dacă prioritățile A&D au fost:1: Lansarea site-ului până în sezonul

de sărbători 2003 2: Afișați configurația și prețurile
3: Integrați sistemul ERP pentru producție și gestionarea
comenzilor 4: Procesarea
plăților în timp real 5: Data livrării pe baza termenelor
standard 6:
Colectarea datelor despre clienți
- Faza I: La lansarea site-ului pe 1 decembrie 2003, clienții au acces la catalogul companiei cu
informații despre configurare și prețuri. Clienților li se oferă, de asemenea, numere de telefon
A&D pentru serviciul clienți pentru a plasa comenzi.
- Faza II: site-ul este modernizat pentru a accepta comenzi atunci când echipa de proiect
îndeplinește sarcinile asociate integrării sistemului ERP pentru producție și gestionarea
comenzilor și procesarea comenzilor în timp real.
- Faza III: site-ul web este complet funcțional atunci când este actualizat pentru a oferi clienților
date de livrare bazate pe timpii standard de livrare și este capabil să capteze date despre clienți.

Scopul fundamental al acestui proiect este ca A&D să capteze o cotă din piața online. Cu cât
este nevoie de mai mult timp pentru ca A&D să intre în arena internetului, riscul de a pierde
potențiali clienți online crește. Utilizarea unei abordări incrementale poate să nu ofere A&D un
site web care să îndeplinească toate cerințele lor de afaceri mai devreme, dar le permite să
pună piciorul în ușă mult mai repede.