Structura organizatorică a unei firme

Cuprins
1.Noțiunea de structură organizatorică

1.1.Definiții si elemente de bază

Structura organizatorică este o componentă a structurii generale a întreprinderii

și reflectă ,,anatomia întreprinderii,,.Ea se proiectează pe baza unor norme, reguli,
principii și documente oficiale.

Structura organizatorică reprezintă un ansamblu de funcții și relații care asigură

dirijarea sistemului către obiectivele propuse.

Este formată din două părți distincte:

a) structura de conducere sau funcţională;

b)structura de producţie sau operaţională.

1.2.Structura funcțională

Structura funcţională reprezintă ansamblul membrilor de conducere şi al

compartimentelor (tehnice, economice şi administrative), modul de constituire şi
grupare alacestora, precum şi relaţiile dintre ele, necesare desfăşurării
corespunzătoare a procesului managerial şi de execuţie.

Componentele structurii funcţionale sunt următoarele:

a)Postul reprezintă ansamblul obiectivelor, cu sarcinile,

competenţele,responsabilităţile asociate, care revin spre exercitare, în mod regulat,
unei persoane angajate în întreprindere.

Trăsăturile obligatorii ale unui post de muncă sunt:

autoritatea formală – limita în care titularul postului are dreptul de a acţiona

pentru realizarea obiectivelor;

competenţa profesională – nivelul de pregătire, experienţa, prestigiul profesional;

responsabilitate – obligaţia titularului de a îndeplini sarcini şi atribuţii derivate

din obiectivele individuale ale postului.

Fişa postului
 -descrierea postului – adică funcţia, serviciul, direcţia unde este încadrată
persoana, relaţiile ierarhice şi funcţionale, responsabilităţile şi limitele de
competenţă;
-cerinţele postului-adică, studii , specializare, vechime, calităţi personale,
aptitudini).

b)Funcţia
– cuprinde ansamblul atribuţiilor şi sarcinilor de îndeplinit ce-i revin unuiangajat
al întreprinderii, precum şi responsabilităţile, competenţele şi relaţiile ce decurg
din postura de salariat al întreprinderii. Denumirea ei exprimă competenţa,
autoritatea şi responsabilitatea persoanei.

Funcţia unei persoane este definită prin:

 atribuţiile şi sarcinile de îndeplinit;

 Responsabili tăţile pe care aceasta le implică;

competenţele şi relaţiile pe care salariatul trebuie să le manifeste

După natura competenţelor, autorităţii şi responsabilităţii pe care le implica o
funcţie,se disting două tipuri de funcţii:
de conducere cu sarcini şi atribuţii de coordonare, cu grad mare
deresponsabilitate şi autoritate, ele acţionând la următoarele niveluri
- la nivel superior (managerul general şi cei executivi);
- la nivel mediu (şefii de compartimente funcţionale şi de secţii de producţie);
- la nivel inferior (şefii de ateliere şi de formaţii de lucru).

de execuţie în cadrul cărora se efectuează sarcini de execuţie operative fără luarea unor
decizii privind munca altor titulari de posturi, nu coordonează, nu conducere
Funcţiile de execuţie pot fi cu caracter general sau de specialitate

c)Compartimentul o reunire sub aceeaşi autoritate ierarhică a unui anumit

număr de persoane, cărora le revin permanent sarcini bine definite.
După modul de participare la realizarea obiectivelor , compartimentele sunt:
 operaţionale-contribuie direct la realizarea obiectivelor derivate şi
generaleale întreprinderii (secţiile de producţie, depozitele, atelierele de service)
 funcționale-participă la fundamentarea strategiilor și politicii globale a
întreprinderii
După natura atribuţiilor, a volumului acestora şi a nivelului de delegare a
autorităţiiunei activităţi, se pot distinge:

compartimentul de bază;
compartimentul de ansamblu;

Elementele caracteristice ale compartimentelor de muncă:

Nivelul ierarhic – distanţa faţă de conducerea unităţii. Fiecare nivel ierarhic are o
anumită autoritate şi responsabilitate în scopul îndeplinirii corespunzătoare a
sarcinilor.

Piramida ierarhică – cuprinde totalitatea treptelor ierarhice şi a legăturilor

structural dintre compartimentele aflate pe diferite niveluri ierarhice.

Elemente componente:

înălţimea piramidei (determinate de numărul de nivele ierarhice ale structurii

organizatorice);

baza piramidei (determinate de numărul formaţiilor de muncă)

Formele piramidelor ierarhice:

înalte – pentru unităţi mari, care asigură o informare complexă deciziile fiind

multilateral fundamentate, dar care prelungesc circuitele informaţionale,

determinând un număr mai mare de personal şi cheltuieli salariale mai mari;

aplatizate – pentru unităţile mici şi mijlocii în care se asigură operativitate

înluarea deciziilor şi cheltuieli reduse, dar o încărcare excesivă a personalului de
conducere şi subiectivism în adoptarea deciziilor.
Relaţiile organizatorice sunt alcătuite din ansamblul legăturilor dintre
componentelestructurii stabilite prin reglementări oficiale.Relaţiile organizatorice
pot fi:
de autoritate – sunt instituite de conducere prin acte sau norme şi atrag

obligativitatea de a fi executate;

de cooperare – sunt preponderent neformale, cu caracter facultativ, se manifestă

pe orizontală între compartimente sau persoane situate pe aceiaşi linie ierarhică;

de control – se stabilesc între persoanele care efectuează controlul şi

persoanelece sunt controlate;

de reprezentare – se stabilesc între anumite persoane, denumite lideri şi

conducerea întreprinderii.
Calificarea personalului

Eficienţa serviciilor şi producţiei din cadrul unei organizaţii este determinată şi

de calitatea personalului.Această calitate a personalului este dată de nivelul de
calificare a acestuia.
Ridicarea nivelului pregătirii profesionale, are ca scop principal realizarea
unorrezultate mai bune de către personalul întreprinderii.

Metodele de pregătire profesională sunt numeroase. Alegerea acestora se face în

funcţie de mai multe criterii:

proporţiile colectivului care trebuie instruite

experienţa colectivului;

aptitudinile personalului;
cheltuielile pe care le implică metodele de instruire în comparaţie cu rezultatele

scontate. În mod deosebit alegerea metodei este determinată de scopul urmărit,

care poate fi:
îmbogăţirea cunoştinţelor teoretice;
îmbogăţirea aptitudinilor ;
influenţarea atitudinilor sau schimbarea comportamentului.
Descrierea principalelor forme de calificare folosite frecvent în practică sunt
următoarele:
instructajele de acomodare;
rotaţia pe diverse posture;
cursurile.

Competenţa este capacitatea unei persoane de a realiza, în mod corespunzător şi

cueficienţă maximă, sarcinile care îi revin.
Nivele de calificare
Nivelul 1: Muncitor – activitate caracterizată prin rutină şi sarcini de lucru
previzibile .
Nivelul 2: Muncitor calificat – sarcini de lucru nerutiniere, responsabilitate

şi muncă înechipă.
Nivelul 3:Tehnician – sarcini de lucru diverse şi complexe care exclud rutina şi
uneori munca în echipă.
Nivelul 4: Grad semnificativ de responsabilitate,cu sarcini de lucru diverse şi
complexe.
Nivelul 5: Responsabilitate personală ridicată şi decizii independente, alături de
sarcini privind coordonarea activităţii personalului şi alocarea de resurse în
activităţi de analiză,diagnosticare, proiectare, planificare, execuţie şi control.

Cadrul juridic şi statutul juridic de funcţionare

În orice societate, indiferent de tipul sau de nivelul ei de organizare nici o

activitate,oricât de neînsemnată ar fi, nu se poate desfăşura în afara legilor.Tot ce
omul întreprinde, de la cele mai simple şi mai obişnuite fapte zilnice pana la cele
mai complexe, uluitoare şi chiarirepetabile activităţi, respectă una sau mai multe
legi, fie ele scrise sau nescrise.
Înfiinţarea unei întreprinderi, fie ea mică sau mare, este un proces complex, care
trebuie să respecte ca orice altă activitate, un cadru legal corespunzător.
Cadrul juridic este reprezentat de sistemul legislativ din spaţiul economic-
geografic în care işi desfăşoară activitatea întreprinderea, de cadrul legislativ al
pieţelor externe, dar şide sistemul instituţional naţional şi international
Statutul juridic de funcţionare a unei întreprinderi este unul dintre documentele
de formalizare a structurii organizatorice a acesteia şi este o componentă a
regulamentului de organizare şi funcţionare.

Legile care reglementează activităţile în întreprindere sunt:

15/1990 -organizarea unităţii de stat în regii autonome şi societăţii
comerciale;31/1990 -constituirea societăţilor comerciale;

11/1990 - privind combaterea concurenţei relaţionale;

12/1990 - referitoare la practica împotriva speculei;
26/1990 - privind registrul comerţului;
11/1994 - privind protecţia consumatorului.

Elaborarea unei strategii presupune:

analiza situaţiei curente;
examinarea perspectivelor pentru viitor;
elaborarea unui set de alternative strategice pentru viitor si alegereastrategiei de
urmat;
 punerea în aplicare a strategiei alese;
Cerinţe şi etape în programarea unei structuri organizatorice
Analiza, proiectarea şi îmbunătăţirea structurii organizatorice presupun
respectareaunor cerinţe, cum ar fi:

asigurarea unui evantai optim al subordonărilor – un şef poate avea numai un

număr limitat de subordonaţi direcţi;

crearea şi dependenţa compartimentelor – cele patru criterii de corelare a

serviciilor specializate sunt: importanţa lor; frecvenţa legăturilor dintre
ele;independent acestora; competenţa şefului şi limbajul comun;

asigurarea unui stat major şi a unor servicii funcţionale competente – presupune

existenţa unor interlocutori responsabili, operaţionali, foarte competenţi, activi şi

eficienţi.Serviciile funcţionale şi de stat major trebuie să fie suple.

asigurarea economiei de comunicaţii – minimalizarea

comunicaţiilornestandardizate şi necodificate dintre grupuri separate;

folosirea delegării – pentru problemele curente puterea de decizie

şiresponsabilitate trebuie să fie descentralizată; pentru problemele de gestiune
generală, petermen scurt, responsabilităţile pot fi delegate funcţiunilor calificate;
pentru obiectivele strategice pe termen lung, deciziile nu se pot delega.Etapele
procesului de analiză şi proiectare a structurii organizatorice a uneiîntreprinderi:
analiza obiectivelor întreprinderii;

definirea activităţilor necesare şi stabilirea conţinutului lor;

 proiectarea compartimentelor, gruparea lor şi stabilirea relaţiilor dintre ele;

proiectarea propriu-zisă a structurii organizatorice;

evaluarea atât a funcţionalităţii, cât şi a laturii constructive

întreprinderii.Structura organizatorică nu este dată pentru totdeauna. Sub impactul
schimbărilorcontemporane, se produc modificări importante în conţinutul structurii
organizatorice şi seaccelerează considerabil ritmul reorganizărilor structurale.

Documentele de formalizare a structurii organizatorice

Pentru formalizarea unei structuri organizatorice se pot folosi următoarele

documente:

a) Regulamentul de organizare şi funcţionare cuprinde cinci părţi, şi anume:

 partea I

– organizarea întreprinderii şi prezentarea structurii organizatorice;

 partea a II-a

– atribuţiile întreprinderii;

partea a III-a

–conducerea întreprinderii;

partea a IV-a

– atribuţiile şi diagrama de relaţii pentru fiecare compartiment funcţional şi de

producţie;

partea a V-a

– dispoziţii generale.

b) Fişa postului prezintă în detaliu elementele impuse unui salariat pentru a

puteaexercita în condiţii normale activitatea. Ea cuprinde, de regulă:
denumirea şi obiectivele postului;

compartimentul;

competenţele;

responsabilităţile;

cerinţe (studii, vechime, aptitudini);

c)Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizatorice.

Din punct de vedere al sferei de cuprindere, pot fi:

organigrame generale;

organigrame parţiale.Din punct de vedere al modului de ordonare a

compartimentelor şi a relaţiilor dintre ele pot fi:

Organigramele piramidale (ordonate rectangular vertical) sunt organigrame în

care scara ierarhică apare verticală, nivelurile ierarhice fiind ordonate de sus în
jos.În raport cunumărul nivelurilor ierarhice organigramele piram idale pot fi înalte
sau aplatizate.Acest tip de organigramăeste sugestivă şi uşor de construit.

Organigramele ordonate de la stânga la dreapta se caracterizează prin

ordonareanivelurilor ierarhice de la stânga la dreapta, marcând sensul delegării de
autoritate.Deşi nusunt utilizate frecvent, aceste tipuri au avantajul că respectă
sensul normal de scriere, sunt mai simple si mai compacte.

Organigramele rabatate reprezintă o combinaţie între organigrama piramidală şi

celeordonate de la stânga la dreapta şi se obţin prin rabatarea unor linii.

La organigramele circulare scara ierarhică este radială, iar elementele structurale
sereprezintă pe diferite cercuri concentrice care constituie nivelurile
ierarhice.Cadrele de conducere de vârf sunt in cercul din mijloc.