Tema.

Diagnosticarea sistemului organizatoric

1. Definirea şi caracteristicile sistemului organizatoric;
2. Funcţiile sistemului organizatoric;
3. Tipurile de structuri organizatorice
4. Diagnosticarea componentelor sistemului organizatoric;

1. Definirea și caracteristicile sistemului organizatoric

Sistemul organizatoric al întreprinderii constă în ansamblul elementelor de natură
organizatorică ce asigură cadrul divizarea, combinarea și funcționalitatea proceselor de muncă în
vederea realizării obiectivelor previzionate.
În cadrul sistemului organizatoric a întreprinderii sunt reunite 2 principale categorii de
organizare, existente în orice întrepindere:
 Organizarea formală
 Organizarea informală
Prin organizarea formală definim ansamblul elementelor organizatorice din cadrul
întreprinderii, stabilite de către management prin regulamentul de organizare și funcționare,
organigrame, descrieri de funcții și posturi.
Organizarea formală este structurată pe două coordonate:
     organizare procesuală;
     organizare structurală
Organizarea procesuală constă în descompunerea proceselor de muncă fizică și intelectuală în
elemente componente (operații, timpi, mișcări), analiza acestor component în scopul regrupării
lor în funcție de nivelul obiectivelor la realizarea cărora participă, de omogenitatea și
complementaritatea de nivelul de pregătire și natura pregătirii personalului care le realizează,
precum și de specificul metodelor, tehnicilor și instrumentelor folosite în vederea desfășurării lor
și realizării obiectivelor cu un plus de eficiență.
Organizarea procesuală cuprinde:
       funcţiuni;
       activităţii;
       atribuţii;
       sarcini.
Funcțiunea reprezintă ansamblul activităților omogene complementare, convergente
desfășurate de un personal de o anumită specialitate, folosind metode și tehnici specific cu
scopul realizării obiectivelor derivate de gradul I.
Principalele funcțiuni ale organizației sunt:
 Cercetare – dezvoltare
 Producție
 Comercială
 De personal
 Financiar contabilă
Activitatea definește ansamblul atribuțiilor omogene, ce se îndeplinesc de un personal care
posedă cunoștințe dintr-un domeniu mai restrâns cu scopul îndepliniri obiectivelor derivate de
gradul II.
Atribuția constituie ansamblul sarcinilor executate periodic de un personal cu cunoștințe,
aparținând unui domeniu restrâns și care contribuie la realizarea unor obiective specifice.
 Sarcina reprezintă un proces de muncă simplu ce revine unui executor care participă la
realizarea obiectivelor individuale. Prin organizarea structural înțelegem ansamblul persoanelor
și compartimentelor întreprinderii precum și a relațiilor dintre ele, plasate într-o configurație
coerentă asigurându-se astfel premisele organizatorice ale atingerii obiectivelor planificate.
Organizarea structurală se reflectă în structura organizatorică a firmei şi are în componenţă
următoarele elemente:
 postul;
 sfera de autoritate
 nivelul ierarhic;
 compartimentul;
 relaţiile organizatorice.
Postul reprezintă cea mai simplă subdiviziune organizatorică şi poate fi descris prin
ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţile asociate, care, în mod
permanent, revin spre exercitare la locul de muncă al unui component al unităţii economice.
În raport de structura şi importanţa lor, obiectivele postului, sunt structurate într-un sistem
piramidal astfel încât, prin asamblarea lor, formează obiectivul sau obiectivele generale ale
unităţii economice. În acest sistem piramidal obiectivele fiecărui post apar ca obiective
individuale şi constituie criterii de evaluare a muncii prestată de ocupantul său.
Obiectivele postului se realizează prin sarcini şi atribuţii. Atribuţia este ansamblul de sarcini
identice necesare pentru realizarea unei părţi dintr-o activitate, iar sarcina este cea mai mică
unitate de muncă individuală care reprezintă o acţiune clar formulată ce se desfăşoară după o
procedură stabilită
Sfera de autoritate. O altă componentă a postului este competenţa organizatorică sau
autoritatea formală. Aceasta defineşte limitele în cadrul cărora titularul de post are posibilitatea
să acţioneze în vederea realizării obiectivului individual. Cu ajutorul competenţei formale se
stabilesc mijloacele care pot fi utilizate de titularul postului în vederea exercitării atribuţiilor care
îi revin.
Această formă de competenţă se acorda titularului de post fiind oficializată prin
reglementări, acte normative interne, decizii ale conducerii etc. În funcţie de domeniul în care se
exercită, autoritatea formală poate fi: ierarhică, care se exercită asupra persoanelor, se
concretizează în declanşarea unor acţiuni sau decizii cu caracter imperativ şi se întâlneşte
îndomeniul operaţional; funcţională, se exercita asupra unor activităţi, fiind concretizată în
proceduri, instrucţiuni metodologice etc. privind efectuarea anumitor atribuţii de specialitate de
către personalul din alte compartimente de activitate din unitate.

Nivelurile ierarhice. Nivelul ierarhic, ca o componentă principală a structurii

funcţionale, este format din totalitatea posturilor sau compartimentelor situate la aceeaşi distanţă
ierarhică de managementul superior al unităţii. Numărul de niveluri ierarhice existente în
structura funcţională a unităţii economice este influenţat de anumiţi factori, printre care mai
importanţi sunt: dispersarea teritorială; mărimea şi dimensiunea unităţii economice; gradul de
specializare şi integrare a prelucrării produselor; nivelul de pregătire şi experienţa personalului.
Elaborarea unei structuri organizatorice cu un număr optim de niveluri ierarhice, contribuie
la desfăşurarea în condiţii normale a managementului unităţii economice.
Compartimentele - sunt componente ale structurii rezultate din agregarea unor posturi şi
funcţii care îndeplinesc sarcini omogene sau complementare, contribuie la realizarea aceloraşi
obiective derivate, solicită cunoştinţe specializate într-un anumit domeniu, practică un ansamblu
de metode şi tehnici specifice şi sunt subordonate ierarhic unui singur conducător.
În raport de obiectivele pe care le au, compartimentele pot fi împărţite în: operaţionale şi
funcţionale.
Compartimentele operaţionale contribuie în mod efectiv la obţinerea producţiei şi
realizarea prestărilor de servicii.
 Compartimentele funcţionale pregătesc şi stabilesc obiectivele unităţii, fundamentează
deciziile adoptate de organismele şi posturile de management aflate la niveluri ierarhice
superioare şi medii, asigurând, în acelaşi timp, asistenţa de specialitate compartimentelor
operaţionale. În categoria compartimentelor funcţionale se includ servicii şi birouri sau grupe de
activităţi funcţionale exercitate de un număr mai redus de persoane, în cazul unităţilor mici în
care nu se recomandă organizarea unuia din componentele structurii amintite mai înainte.
Relaţiile organizatorice. Între posturi, funcţii şi componente, existente în structură, se
manifestă relaţii organizatorice care sunt reglementate oficial.
Relaţiile organizatorice dintr-o unitate economică pot fi:
a) unilaterale, care au loc între două compartimente sau posturi de conducere când una din părţi
are numai obligaţia de a furniza informaţii celeilalte; b) bilaterale când informaţiile circulă în
ambele sensuri între conducător şi fiecare dintre subordonaţii săi; c) multilaterale specifice
managementului participativ, aceste relaţii se menţin între membrii unui grup (organism de
management) reprezentând un anumit domeniu de informaţii. Dacă la categoria relaţiilor
bilaterale fiecare parte are rolul de emiţător şi de receptor al unei informaţii, în situaţia relaţiilor
multilaterale nu există în mod obligatoriu o astfel de funcţie dublă pentru fiecare component. În
funcţie de natura, modul de manifestare a autorităţii şi responsabilităţii cât şi de conţinutul lor,
relaţiile organizatorice se pot grupa în relaţii de: autoritate, cooperare, control şi de reprezentare.

Organizarea informală rezidă în totalitatea elementelor și interacțiunilor umane cu caracater

organizatoric care sa manifestă în mod spontan și natural între componenții organizației.
Componentele structurii informale sunt:
 Grupul informal este o reunire cu o durată variabilă, a unui număr restrâns de membrii
bazată pe similtitudini, raportori dominant – affective și nevoi commune.
Grupele informale pot fi orizontale (între persoane de același nivel), vertical (între
persoane de nivele ierarhice diferite) și mixte
 Relații informale pot fi definite ca ansamblul interdependețelor dintre membrii
grupurilor informale și reglementate prin norme de grup și percepții commune
 Suportul relațiilor informaționale îș constituie comunicarea informală
 Normele de grup reprezintă un ansamblu de reguli ce se dezvoltă ca rezultat al
interacțiunii în timp dintre membrii grupului și se stabilesc în legătură cu aspectele
importante din grup.

2. Funcţiile sistemului organizatoric.

Sistemul organizatoric al întreprinderii îndeplinește următoarele funcții:

 Stabilește principalele component organizatorice ale întreprinderii, în funcție de
amploarea și natura obiectivelor previzionate de resursele disponibile și de viziunea
managerială a conducerii de nivel superior
 Interconectează subdiviziunile organizatorice a întreprinderii, potrivit unor criteria în
vederea asigurării funcționării normale a agenților economici
 Combină resursele organizației cu respectarea anumitor criterii, punând pe prim plan
competitivitatea organizației
 Asigură cadrul organizatoric pentru a desfășurarea activităților organizației luând în
considerare că pe lângă criteria de ordin structural-organizatoric, mai sunt și cele
informational-decizionale
 3. Tipuri de structuri organizatorice.
În funcţie de particularităţile pe care le are fiecare domeniu de activitate, se pot identifica mai
multe tipuri de structuri organizatorice. Cele mai frecvent întâlnite structuri organizatorice în
entităţile economice sunt următoarele:
Structura ierarhic-liniară – reprezintă una din cele mai simple structuri organizatorice,
adoptată la general de firmele mici sau aflate la începutul activității cu o complexitate redusă. Se
caracterizează prin:
 număr redus de compartimente operaţionale, în care se desfăşoară activităţile principale;
 conducătorul fiecărui compartiment exercită toate funcţiile managementului,ceea ce
solicită cunoştinţe profesionale diversificate;
 fiecare persoană este subordonată unui singur şef.

Figura 1.Organigrama unei structuri ierarhice

Structura ierarhic-funcțională prezintă un conținut complex, ceea ce o recomandă
pentru întreprinderile care desfășoară activități numeroase și strâns corelate. Caracteristica
acesteia poate fi remarcată prin crearea departamentelor funcționale, care asigură utilizarea
cunoștințelor de specialitate, însă spre deosebire de structura funcțională compartimentele nu mai
au autoritate directă asupra funcțiilor de execuție. Rezultatele analizei fiecărui departament
fucțional revine celorlalte departamente, sub formă de informație sau decizii transmise prin șeful
lor ierarhic. Acest tip de structură asigură desfășurarea unei activități rentabile și utilizarea
abilităților de specialitate eficiente. Organizarea aferentă unei structuri ierarhic-funcționale este
reprezentată în figura 2.

Figura 2. Organigrama unei structuri ierarhic-funcțională

 Structura organizatorică pe produs– se caracterizează prin funcţionarea unor
departamemente distincte pentru fiecare produs în parte. Fiecare din aceste departamente are
propriile activități funcţionale, iar managerul acestora are responsabilitatea producţiei la scară
largă.De asemenea, directorul departamentului de producție are întreaga responsabilitate şi
autoritate în dezvoltarea şi promovarea liniei sale de produse.

Manager general

Manager comercial Manager financiar contabil Manager producție Manager resurse umane

Manager produs A Manager produs B

Figura 3. Organigrama unei structuri divizională pe produs.

Structura organizatorică - constă într-o structurare a activităților pe zone
geografice, pentru care se organizează subdiviziuni organizatorice în cadrul cărora
functionează compartimente funcţionale si operaționale. În figura 4 este reprezentată acest tip
de organizare.

Figura 4. Organigrama unei sstructuri divizională orientată pe zone geografică.

Structura organizatorică matricială - este o combinatie a organizării funcționale și a
celei pe proiecte îmbinând avantajele acestora. O caracteristică principală a structurii matrice
este că salariații care lucrează în matrice se raportează la doi șefi de matrice. 
Avantajele structurii matrice:
 deciziile pot fi descentralizate astfel ca ele să poată fi elaborate la nivelul managerului de
proiect, divizional si managerului funcțional. 
  structura matriceală poate reacționa repede la schimbari deoarece multe decizii sunt
elaborate la niveluri inferioare.
 specialiștii funcționali pot fi adaugați sau scoși din proiecte în funcție de necesități,
permițând folosirea efectivă a resurselor umane.
Dezavantajele structurii matrice:
 Cresterea costurilor administrative.
 Comunicarea sporită necesară și autoritatea duală sporesc probabilitățile de apariție a
conflictelor, în special între managerii de proiect și managerii funcționali.

Figura 5. Organigrama unei structuri organizatorice matriciale.

3.Diagnosticarea componentelor sistemului organizatoric.

Diagnosticul sistemului organizatoric presupune colectarea și analiza sistematică a

informațiilor privind starea organizației în ansamblu, sau a componentelor sale funcționale,
pentru a identifica principale problemele sub aspect organizatoric și a găsi modalități de
rezolvare a acestora.
Scopurile și obiectivele diagnosticării structurii organizaționale contribuie la
identificarea problemelor existente, analiza primară a cauzelor apariției acestora și modalitățile
de eliminare a acestora.
Surse de informații pentru diagnosticarea structurii organizaționale unei întreprinderi sunt:
 structura organizatorică (organigrama). În absența unei structuri organizaționale
formalizate în companie, bazată pe comunicarea personală cu angajații cheie ai
companiei, consultanții întocmesc o structură organizatorică grafică conform situației
existente;
 personalul companiei;
 reglementările privind departamentele (fișe de instrucțiuni), fișele de post, procesele
verbale, regulamentul intern, ultimul raport de diagnosticare;
 Sarcinile și responsabilitățile angajaților, întocmite sub formă de documente.
În absența documentelor relevante se va utiliza comunicarea personală cu angajații companiei.
 Procesul de diagnosticare a sistemului organizatoric al unei întreprinderi presupune
următoarele etape:
Etapa 1. Analiza documentelor organizatorice - are rolul de a identifica abaterile şi
încălcarea anumitor reguli de la normele și regulamenele de funcționare adoptate în
întreprindere. Pentru analiza sistemului organizatoric pot fi utilizate următoarele acte:
Regulamentul de organizare si functionare a întreprinderii cuprinde cinci părţi,şi anume:
– partea I – organizarea întreprinderii şi prezentarea structurii organizatorice;
– partea a II-a – atribuţiile întreprinderii;
– partea a III-a – conducerea întreprinderii;
– partea a IV-a – atribuţiile şi diagrama de relaţii pentru fiecare compartiment funcţional şi de
producţie;
– partea a V-a – dispoziţii generale.
a) Fişa postului prezintă în detaliu elementele impuse unui salariat
pentru a putea exercita în condiţii normale activitatea. Ea cuprinde, de regulă:
– denumirea şi obiectivele postului;
– compartimentul;
– competenţele;
– responsabilităţi;
– cerinţe (studii, vechime, aptitudini).
b) Organigrama- este reprezentarea grafică a structurii organizatorice.
c) Descrierile de funcții-este un document organizatoric ce prezintă sintetic și sistematizat
elemente de caracterizare a acesteia- obiective, sarcini, competențe și responsabilități.
Etapa 2. Analiza echipei manageriale- aici se va investiga:
 Aspecte referitoare la echipa de conducere (nume, prenume, vârsta, pregătirea
profesională, experienţa, însuşirile psihologice şi comportamentale etc.) şi baza legală în virtutea
căreia îşi exercită echipa de conducere atribuţiile (contract de muncă, contract de management,
prevederi din actele constitutive, etc.).
 Stilul de conducere- care cuprinde personalitatea managerilor, amploarea competenţelor
acordate acestora, potenţialul şi personalitatea subordonaţilor, natura proceselor de muncă
implicate, cultura firmei, intensitatea şi conţinutul influenţei organizaţiei sindicale ş.a.
 Planul strategic al întreprinderii.
Etapa 3. Analiza componentelor structurii organizatorice are ca scop aprecierea eficacițății
funcționării tuturor elementelor sale componente în cadrul sistemului și interdependența dintre
acestea. Evaluarea eficienței funcționării elementelor componente ale structurii organizatorice va
cuprinde următoarele aspecte:
a) Analiza componentelor structurii organizatorice va examina următoare aspecte:
 Numărul de posture și funcții și denumirea lor
 Încadrarea cu personal a structurii organizatorice pe total și pe categorii socio-
profesionale.
 Dimensiunea medie a compartimentelor functional-operaționale
 Număr de nivele ierarhice
 Ponderea ierarhică medie (a structurii operaționale)
 Ponderea ierarhică medie a structurii de conducere
 Principalele categorii de relații organizatorice existente;
 Stil de management practice
 Aspecte privind exercitarea managementului la nivel de funcțiune (cercetare-dezvoltare,
producţie, comercială, financiar-contabilă, personal)
 Lista obiectivelor fundamentale și derivate și a activităților necesare pentru realizarea lor
 Stabilirea tipului de organigramă practicat în întreprindere
 b) Analiza componentei informale a structurii organizatorice este efectuată prin prisma
elementelor constitutive de bază, respectiv indivizii, relaţiile interpersonale şi grupurile
informale ( se va analiza existența, numărul și cauzele formării grupurilor informale.).
Etapa a 4. Analiza competențelor personalului în baza postului ocupat. Această etapă va
cuprinde evaluarea competențelor cheie ale fiecărui angajat în conformitate cu funcția deținută,
precum și cu cerințele organizației.
Etapa 5. Formularea concluzilor privind problemele identificate în structura organizațională,
motivele apariției acestora și recomandări pentru eliminare.
Etapa 6. Întocmirea și prezentarea raportului de diagnosticare