ORGANIZAREA FUNCȚIE A MANAGEMENTULUI

CAPITOLUL 8
1.Conceptul de organizare

Conceptul de organizare este folosit cel mai adesea pentru a exprima activitatea
de ordonare, dispunere sau aranjare a unor elemente într-un scop bine definit.
Ca urmare, organizarea creează sisteme prin ordonarea,dispunerea sau aranjarea
elementelor și a relațiilor dintre ele.

Funcția de organizare a managementului desemnează ansamblul proceselor prin

intermediul cărora se stabilesc și se delimitează procesele de muncă fizică și
intelectuală și componentele lor, se grupează aceste componente pe posturi,
formații sau compartimente și se atribuie personalului pentru realizarea în bune
condiții a obiectivelor previzionate.
 Procesul de organizare are drept punct de plecare obiectivele ce
trebuie îndeplinite, iar ca rezultat final structura organizațională formală.

Între aceste două repere procesul de organizare presupune:

• stabilirea proceselor de muncă;
• stabilirea cantităților de muncă și a timpilor de muncă necesari ;
• gruparea componentelor de muncă;
• gruparea posturilor de muncă;
• atribuirea acestor compartimente, spre a fi coordonate unor manageri.

Procesul de organizare are două componente principale:

- componenta procesuală este analitică și presupune divizarea proceselor de
muncă;
- componenta compartimentală este de sinteză și presupune gruparea
componentelor de muncă pentru a constitui posturi și compartimente.

Rezultatul final al procesului de organizare îl reprezintă structura organizațională a

firmei care se prezintă prin intermediul unor documente consacrate ,respectiv fișa
postului,organigrama și regulamentul de organizare și funcționare în cazul firmelor cu
capital de stat și contractul de societate sau statutul societății în cazul firmelor cu
capital privat.
2.Organizarea procesuală

În cadrul funcției de previziune a managementului se stabilesc obiectivele

firmei, după următoarele criterii:
- importanță ;
- sfera de cuprindere;
- personalul antrenat pentru îndeplinirea lor;
- perioada de timp la care se referă obiectivele previzionate.
Sunt diferențiate în:
- obiective generale;
- derivate I;
- derivate II;
- specifice;
- individuale
Componentele proceselor complexe de muncă cu ajutorul cărora operează
organizarea procesuală sunt: funcțiunile,activitățile,atribuțiile,sarcinile și
operațiile.

Funcțiunea este dată de ansamblul proceselor de muncă omogene,

asemănătoare sau complementare care se desfășoară pentru realizarea
obiectivelor derivate de gradul I.
Activitatea cuprinde categorii de muncă mai omogene decât
funcțiunea și este constituită din ansamblul de atribuții care conduc la
realizarea obiectivelor derivate de gradul II. Are o sferă de cuprindere mai
redusă decât funcțiunea.

Atribuția este componenta activității care include responsabilitatea,

necesită competență și este dată de ansamblul de sarcini identice sau
omogene ce permit realizarea unor obiective specifice. Aceasta are trei laturi:
acțională, atitudinală și formală.

Sarcina este o unitate de muncă individuală care reprezintă o acțiune

clar formulată și desfășurată după o procedură stabilită pentru realizarea unui
obiectiv individual bine precizat.

Operația este componenta unei sarcini de muncă care din perspectiva

organizării procesuale este indivizibilă, ea putând fi realizată în același timp și
în cadrul aceluiași loc de muncă de un singur executant.

Responsabilitatea concretizează latura atitudinală și

reprezintă obligația de a îndeplini anumite sarcini de muncă,implicând
totodată și răspunderea pentru rezultatele obținute în urma îndeplinirii lor.

Competența concretizează latura formala a atribuției și este dată

de capacitatea unui angajat de a îndeplini corespunzător o sarcină.
3.Organizarea compartimentală

Componenta compartimentală a organizării este cea care sintetizează

componentele de muncă pentru a constituii posturi, formații, compartimente,
ateliere, secții și în final firme ca unități de sine stătătoare.

Structura organizațională reprezintă mijlocul pe care managerii îl folosesc

pentru a reduce sau chiar a înlătura incertitudinea în comportarea angajaților
luați individual și în comportarea subdiviziunilor organizaționale.

Acest mijloc nu există ca atare și el trebuie conceput de către managerii

specializați care trebuie să se decidă cu privire la:

- conținutul posturilor de muncă;

- modul de grupare al posturilor în compartimente;
- stabilirea relațiilor organizaționale;
- distribuirea autorității.
1.Postul de muncă constituie elementul primar al unei structuri
organizaționale,respectiv cărămida prin intermediul căreia acesta se edifică.
Acest element primar se obține prin gruparea unor sarcini, competențe și
responsabilități în vederea atribuirii lor unui angajat al firmei .

Posturile specializate cuprind un număr redus de sarcini de muncă, omogene

sau asemănătoare și cu repetitivitate,iar cele cu specializare scăzută cuprind un
număr mai mare de sarcini de muncă,eterogene și cu repetitivitate scăzută.
Pe lângă factorul economic nivelul, de specializare al posturilor mai este
influențat de o multitudine de alți factori obiectivi sau chiar subiectivi.
- modul de desfășurare a lucrului;
- repetitivitatea sarcinior;
- calificarea și priceperea calificantului;
- specificarea metodelor de lucru ;
- atenția cerută în îndeplinirea postului.

De aceste elemente trebuie să se țină seama atât în proiectarea posturilor de

execuție, cât și a celor manageriale, dar in mod diferit.
2.Compartimentarea sau organizarea
compartimentală își propune să realizeze atât sistematizarea și
gruparea posturilor de muncă în compartimente cât și interconectarea lor în
cadrul structurii organizaționale a unei firme.

Gruparea posturilor în compartimente poate avea la bază o multitudine de

criterii.
Dintre aceste cele mai frecvent utilizate sunt:

- criteriul participării la realizarea obiectivelor firmei ;

- criterii din interiorul firmei ;

- criterii din exteriorul firmei;

- criterii multiple.
3.Stabilirea relațiilor organizaționale
În funcție de caracteristicile lor și de natura și modul de manifestare a
competențelor și responsabilităților în cadrul unei organizații se deosebesc:
- relații de autoritate;
- relații de cooperare;
- relații de inspecție.

Relațiile de autoritate se instituie prin acte cu un caracter normativ și obligatoriu

pentru buna desfășurare a activitățiilor în cadrul organizației.
Acestea au la bază autoritatea și permit luarea deciziilor fără aprobarea unui
manager de nivel superior.
Relațiile de autoritate pot fi: relații ierarhice, relații funcționale și relații de stat
major.
Relațiile de cooperare se stabilesc între posturi sau compartimente situate pe
același nivel ierarhic.
Relațiile de inspecție se stabilesc atât între posturi sau compartimente
specializare de inspecție și celelalte subdiviziuni organizatorice.
4.Distribuirea autorității
Autoritatea este definită,în general ca fiind dreptul organizațional de a lua decizii
fără aprobarea unui manager situat pe un nivel ierarhic superior și reprezintă mijlocul
prin care se asigură supunerea voinței subordonațiilor față de voința managerului.
Distribuția autorității pe verticala unei ierarhii se poate face fie prin
centralizare/descentralizare, fie prin delegare de autoritate.

Centralizarea există într-o organizație, atunci când cele mai multe decizii sunt luate la
nivelul managerului superior care astfel deține un control puternic cu ajutorul unor
proceduri standardizare.

Descentralizarea presupune implicarea în luarea deciziilor a managerilor de la nivelul

mediu și inferior și conduce la structuri plate cu un număr redus de niveluri ierarhice.

Delegarea de autoritate constă în atribuirea temporară de către un manager unui

subordonat a uneia din sarcinile sale, însoțită de competența și responsabilitatea
corespunzătoare.
Delegarea de autoritate presupune precizarea elementelor componente ale
procesului de delegare, respectiv:
- însărcinarea;
- atribuirea competenței formale;
- încredințarea responsabilității;

Însărcinarea constă in atribuirea de către un manager a unei sarcini ce trebuie

dusă la îndeplinire de către un subordonat.

Atribuirea competenței formale asigură subordonatului libertatea decizională și

de acțiune necesare îndeplinirii sarcinii respective.

Încredințarea responsabilității, celui căruia i se deleagă o anumită sarcină

înseamnă că acesta răspunde de rezultatele obținute și în consecință poate fi
recompensat sau sancționat.

Succesul aplicării delegării de autoritate este condiționat de soluționarea

corespunzătoare a dilemei: încredere-control.
 4. Formalizarea structurii organizaționale

Una din accepțiunile sub care se întâlnește conceptul de organizare este aceea de
rezultat sau produs final al procesului de organizare.

Descrierea funcționalității și instrucțiunile privind delimitarea și repartizarea

atribuțiilor, sarcinilor, responsabilitățiilor și competențelor între posturi, funcții și
compartimente se realizează prin intermediul unor documente consacrate,
respectiv regulamentul de organizare și funcționare, descrierea postului,
organigrama și proceduri și tehnici administrative asociate.
a) Regulamentul de organizare și funcționare (ROF),cunoscut sub denumirea de
manual al firmei este cel mai cuprinzător document de prezentare a structurii
organizaționale a firmei.
Rolul acestui document este acela de a descrie organismul de funcționare a
firmei,prin precizarea atribuțiilor ce revin compartimentelor,a
sarcinilor,competențelor și responsabilitățiilor ce revin diferitelor posturi și funcții
și a relațiilor organizatorice dintre componentele primare ale structurii
organizaționale ale firmei.
În România ROF-ul este un document specific firmelor rezultate prin
transformarea fostelor întreprinderi de către stat.
b) Descrierea postului sau fișa postului, cuprinde în detaliu toate elementele
necesare unui angajat pentru a îndeplini corect sarcinile postului ocupat.

Descrierile de posturi se elaborează și se actualizează de către managerii

compartimentelor pentru toate posturile aflate în subordine.

c) Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizaționale a firmei.

Rolul acestui document este acela de vizualizare a structurii organizaționale a

firmei și de suport de analiză a concepției și funcționalității acesteia.

d) Procedurile și tehnicile administrative asociate cunoscute și sub denumirea de

regulament de ordine interioară (ROI).
ROI au menirea de a concretiza funcționarea fiecărui compartiment prin
precizarea tehnologiilor de lucru.