Stabilirea necesității autorității contractante

Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
Înainte de a achiziționa Nevoia pe care întregul
propriu-zis ceva proces ar trebui să o
satisfacă

= decalaj în capacitatea
sectorului public de a
îndeplini una dintre
sarcinile sale
AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 2
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
NEVOIA - nu este produsul sau serviciul pe care
dorim să îl obținem.

Nevoia = funcția care lipsește pentru a atinge un

obiectiv sau pentru a desfășura o activitate.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 3
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
Exemplu:
„Trebuie să cumpărăm o imprimantă”
„Avem nevoie să imprimăm".

Funcția de tipărire poate fi obținută prin alte opțiuni decât

achiziția unei imprimante:
• prin împărțirea unei imprimante cu alte departamente
• prin închirierea sau leasingul uneia de la o companie
internă/externă.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 4
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
Exemplu privind lipsa analizei necesității

• Un departament a achiziționat 250 de calculatoare pentru a înlocui echipamentele

existente care nu fuseseră încă amortizate. S-a spus că această achiziție era
necesară deoarece urma să fie implementat un nou software care, aparent,
necesita o capacitate hardware mai mare decât cea oferită de calculatoarele
existente. Auditorii au analizat această motivație și au descoperit că noul software
ar fi putut fi utilizat fără restricție cu calculatoarele disponibile. Prin urmare,
achiziția a fost nejustificată.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 5
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
• Întreținerea drumurilor publice era asigurată de departamentele regionale, care
puneau la dispoziție personal și echipamente. Departamentul general a
achiziționat utilaje noi pentru unul dintre aceste departamante regionale, inclusiv
un cilindru compactor, în valoare de 50.000 euro. Căutând alternative la această
achiziție, auditorul a verificat câte cilindre compactoare erau deja utilizate și
încărcate la capacitate maximă. S-a constatat că mai mulți cilindri compactori din
alte departamante regionale erau utilizate doar pentru câteva ore. Auditorul a
dedus, din datele disponibile, că unul dintre aceste echipamente ar fi putut fi
mutat în loc să fie cumpărat unul nou.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 6
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
• Cantitatea potrivită;
• Calitatea potrivită;
• Prețul potrivit;
• Locul potrivit;
• Timpul potrivit.

• Valoare pentru bani

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 7
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
 Întrebări pentru identificarea necesității
Care este nevoia mea? De ce funcție am nevoie pentru a-mi atinge obiectivele?

Avem resurse umane și/sau tehnice disponibile la nivel intern?

Putem satisface nevoia fără a lansa o procedură de achiziții publice? Acestea sunt
adesea ignorate, dar alternativele la achizițiile publice ar trebui să fie analizate cu
atenție și comparate în mod corespunzător.
Am analizat diferite modalități de satisfacere a nevoilor identificate? Am putea să
cumpărăm, să luăm în leasing, să închiriem bunul sau serviciul sau să stabilim un
parteneriat public-privat pentru a obține ceea ce intenționăm să achiziționăm?

Ce rezultate finale dorim să obținem?

Trebuie să achiziționăm lucrări, bunuri sau servicii, sau o combinație?
Ce caracteristici sunt esențiale și care sunt opționale?

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 8
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
 Întrebări pentru identificarea necesității
Este necesar numărul/scopul sau ar fi de asemenea suficient un număr mai mic/mai
mare?

Ce este esențial pentru a satisface nevoia?

Ar fi oportună achiziționarea de soluții gata făcute sau doar o soluție adaptată ne-ar
satisface nevoile?

Ar fi relevant să se angajeze un dialog cu comunitatea de afaceri?

Care ar putea fi impactul acestei achiziții asupra mediului?
Care ar putea fi impactul social al acestei achiziții?
Această achiziție are nevoie de o abordare inovatoare pentru a obține o soluție
personalizată care să nu există deja pe piață?

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 9
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
 Analiza pieței

Analiza pieței permite autorității contractante să:

• capete o înțelegere prealabilă a soluțiile potențiale disponibile
pentru a satisface nevoile;
• definească foarte bine obiectul achiziției și valoarea estimată
a acesteia.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 10
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
 Analiza pieței

Cercetarea de piață;

Consultarea preliminară a pieței cu implicarea

candidaților sau ofertanți.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 11
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
 Surse de informații pentru cercetarea pieței

cataloage ale publicații de presă

departamentele interne
producătorilor, (reviste de specialitate,
ale autorității
distribuitorilor, reviste, buletine
contractante;
comercianților; informative, etc.);

asociații comerciale,
studii de piață
organizații de afaceri
existente.
sau camere de comerț;

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 12
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
 Categoria analizată Informații
Maturitatea pieței Piață stabilită, piață în faza de dezvoltare, existența unui număr
suficient de operatori economici pentru a asigura o concurență
reală.
Capacitatea pieței de În intervalul de timp necesar, în cantitatea necesară, în cadrul
a livra bugetul disponibil.
Standarde și condiții Condiții aplicate de obicei la contracte similare, piața potențială,
specifice constrângeri, capacitatea operatorilor economici de a îndeplini
anumite standarde, mai ales în ceea ce privește nivelul calitativ,
criteriile ecologice, sociale sau inovatoare.

Valoare estimată Prețurile recente de pe piață, structura prețurilor, defalcarea

costurilor pentru achiziții similare, costuri fixe și variabile în cadrul
unui buget similar.
Criterii de selecție și Cerințe minimepentru achiziții similare, considerații relevante,
de atribuire concluzii din experiențe similare.

Performanță Riscurile potențiale, etapele cheie, gestionarea timpului, lecțiile

contractuală învățate din experiențe similare.

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 13
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European
• Identificați în cadrul legislației prevederile care fac referire la
consultarea pieței. Reflectați la o situație din experiența
dumneavoastră în care ar fi fost necesară realizarea unei astfel
de consultări. Care sunt temerile dumneavoastră legate de o
astfel de abordare? Prin ce măsuri ar putea fi diminuate
aceste temeri?

• Care sunt pașii procedurali pe care ar trebui să-i urmați în

vederea organizării unei consultări a pieței?

AA 010253
Competenţa face diferenţa! Proiect selectat în cadrul Programului Operaţional Capacitate Administrativă 14
cofinanţat de Uniunea Europeană, din Fondul Social European