Auditul Intern Ifs

C OP YR I GHT B U RE AU V ER I TA
S 2020
PROCESUL DE AUDIT INTERN CONFORM GHIDULUI ISO

19011:2018
TEHNICI DE AUDIT
CUPRINS
01 02 03
INTRODUCERE. PRINCIPII. MANAGEMENTUL UNUI DESFASURAREA
TERMINOLOGIE. TIPURI DE PROGRAM DE AUDIT AUDITULUI
AUDIT
04 05
RAPORTAREA COMUNICAREA SI ALTE
REZULTATELOR. ABILITATI COMPORTAMENTALE
NECONFORMITATE SI
ACTIUNE CORECTIVA
COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

01
INTRODUCERE
TERMINOLOGIE
PRINCIPII DE AUDIT
TIPURI DE AUDIT
ABORDAREA PROCESUALA A UNUI SISTEM DE MANAGEMENT
AL CALITATII SI SIGURANTEI ALIMENTULUI
Procesul Procesul
A C
Procesul Procesul
Intrări B D
Ieşiri
Control

ABORDAREA PROCESUALA A UNUI SISTEM DE
MANAGEMENT AL CALITATII SI SIGURANTEI
ALIMENTULUI
Resurse
Resurse
materiale /
umane
infrastructura
Elemente de PROCES Elemente de

intrare iesire
Proceduri / Indicatori de
instructiuni de performanta
lucru ai procesului

CE ESTE AUDITUL?
Auditul
este un
proces
proces sistematic,
sistematic,
independent
independent si
si documentat
documentat
in
in
scopul
scopul
obtinerii
obtinerii si
si evaluarii
evaluarii dovezilor
dovezilor de
de audit
audit
pentru
pentru
aa
determina
determina masura
masura in in care
care sunt
sunt indeplinite
indeplinite
criteriile
criteriile de
de audit
audit
Ansamblu
Ansamblu Proceduri
Proceduri Cerinte
Cerinte
de
de politici
politici

AUDITUL INTERN ISO 19011:2018/IFS
”Procesul sistematic, independent și documentat pentru obținerea de dovezi obiective și evaluarea lor în mod obiectiv
pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit”
“Procesul general de audit a tuturor activităţilor companiei. Executat de sau în numele companiei, pentru scopuri
interne. Auditul Intern este o activitate independentă, asigurată obiectiv şi de consultanţă, menită să aducă valoare şi
să îmbunătăţească activitatea companiei. Ajută organizaţia să îşi îndeplinească obiectivele printr-o abordare
sistematică şi ordonată de evaluare şi îmbunătăţire a eficacităţii managementului riscului, controlului şi procesului de
conducere.”
Auditul are loc ca urmare a unei metode. Acest lucru crește obiectivitatea și permite
SISTEMATIC efectuarea comparațiilor.
O cerință esențială de audit este că niciunul dintre membrii echipei de audit nu sunt nici
implicați și nici nu au vreo responsabilitate directă în sectoarele/ companiile/
INDEPENDENT departamentele care urmează să fie auditate (ei nu trebuie să lucreze în acel departament/
sector, iar în cazul auditurilor externe, ei nu trebuie să aibă cunoștințe/ prieteni/ membri ai
familiei în compania respectivă).
Pe baza datelor sigure și suficiente, care fac parte din informațiile documentate privind
DOCUMENTAT sistemul de management al organizației, se asigură un diagnostic real și cuprinzător.
COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

AUDITATUL ISO 19011:2018
”Organizația care este auditată, in intregime sau doar parti din aceasta.”
TERMENI ȘI DEFINIȚII
AUDITORUL ISO 19011:2018
"Persoană care efectuează un audit"
CLIENTUL DE AUDIT ISO 19011:2018
“Organizație sau persoană care solicită un audit.”
CONCLUZIILE AUDITULUI ISO 19011:2018
" Rezultatul unui audit, după luarea în considerare a obiectivelor auditului și tuturor constatărilor auditului”

CONFORMITATE/ NECONFORMITATE ISO 19011:2018
“Îndeplinirea unei cerințe”/ “ Neindeplinirea unei cerinte”

CRITERII DE AUDIT ISO 19011:2018
“ansamblul de cerinte utilizate ca referinta fata de care este comparata dovada obiectiva.”
DOVEZILE OBIECTIVE ISO 19011:2018
“Date care sustine existent sau veridicitatea unui lucru”
Notă: Dovezile obiective pot fi obtinute prin observare, masurare, incercare

sau prin alte mijloace
Notă: Dovezile obiective pentru audit constau in general din inregistrari,
declaratii despre fapte sau din alte informatii care sunt relevante pentru
criteriile de audit si verificabile

SISTEM DE MANAGEMENT ISO 19011:2018
“Ansamblul de elemente correlate sau in interactiune ale unei organizatii prin care se stabilesc politicile si obiectivele,
precum si procesele pein care se realizeaza aceste obiective
PERFORMANTA ISO 19011:2018

REZULTAT MASURABIL
CERINTA ISO 19011:2018
“Nevoie sau asteptare care este declarata, in general implicita sau obligatorie
RISC ISO 19011:2018
EFECT AL INCERTITUDINII
PROCES ISO 19011:2018
”Ansamblul de activitati correlate sau in interactiune care utilizeaza elemente de intrare pentru a livra un rezultat
intentionat
EFICACITATE ISO 19011:2018
Gradul in care activitatile planificate sunt realizate si rezultatele planificate sunt obtinute
A. O parte dintre principiile se refera la insusi profilul
auditorilor:
Integritatea – baza profesionalismului
Integritate Încrederea, integritatea, confidenţialitatea şi discreţia sunt
esenţiale pentru auditare.
Prezentare corectă – obligaţia de raporta adevărul şi cu

Prezentare corecta
acurateţe
Constatările auditului, concluziile auditului şi raportul de
PRINCIPIILE AUDITULUI
audit reflectă cu fidelitate şi acurateţe activităţile de audit.

Constiinta profesionala adecvata Obstacolele semnificative întâlnite pe parcursul auditului şi
opiniile divergente şi nerezolvate între echipa de audit şi
auditat sunt raportate.
Confidențialitate Constiinta profesională - aplicarea perseverenţei şi a

judecăţii în auditare
Atitudinea profesională practicată de auditori este în
concordanţă cu importanţa sarcinii pe care o efectuează şi cu
Abordare bazată pe dovezi
încrederea acordată de către clienţii auditului şi de alte părţi
interesate. Să aibă competenţa necesară este o condiţie
prealabilă importantă.
Independența
Confidenţialitatea – securitatea informaţiei
Abordarea bazata pe risc
B. O alta parte dintre principii se refera la procesul de audit:
Independenţa - baza pentru imparţialitatea şi obiectivitatea
Integritate
concluziilor auditului
Auditorii sunt independenţi de activitatea pe care o auditează şi
sunt liberi de orice influenţe şi conflicte de interese. Auditorii
menţin o gândire obiectivă pe întreg parcursul unui proces de
Prezentare corecta audit pentru a se asigura că se bazează numai pe dovezi în
stabilirea constatărilor şi a concluziilor auditului.
PRINCIPIILE AUDITULUI
Utilizarea dovezilor – baza raţională pentru a ajunge la concluzii

Constiinta profesionala adecvata
de încredere şi reproductibile într-un proces sistematic de audit
Dovada auditului este verificabilă. Se bazează pe eşantioane ale
informaţiei disponibile, din moment ce auditul este efectuat într-o
Confidențialitate
perioadă finită de timp şi cu resurse limitate. Utilizarea
corespunzătoare a eşantionării este strâns legată de încrederea
care poate fi plasată în concluziile auditului.
Abordare bazată pe dovezi Abordarea bazata pe risc - O abordare a auditului care ia in

considerare riscurile si oportunitatile
Abordarea bazata pe risc in audit ar trebui sa influenteeze

Independența
planificarea, efectuarea, raportarea auditului, in scopul de a se asigura
de faptul ca acestea se concentreaza pe probleme care sunt
semnificative pentru clientul auditului si pentru a indeplini obiectivele
Abordarea
COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020 bazata pe risc programului de audit.
TIPURI DE AUDIT
TIPURILE DE AUDIT
IN FUNCTIE DE SCOPUL AUDITULUI SI PROVENIENTA AUDITORILOR
Audituri interne (de prima parte). Acele audituri realizate de organizatie din
interiorul ei) pentru a verifica eficienta propriului SMSA → se obtine increderea in
sine
Obiectivele sunt:
- Să se asigure că sistemul de management este implementat și menținut corect
- Să informeze managementul despre starea sistemului de management
Se utilizeaza numai în scopuri interne. Pot constitui baza pentru o auto-declarație

de conformitate cu privire la cerințele standardelor.

TIPURILE DE AUDIT
IN FUNCTIE DE SCOPUL AUDITULUI SI PROVENIENTA AUDITORILOR
Audituri externe - au ca scop principal colectarea unor dovezi obiective privind

capacitatea unei organizatii de a asigura obtinerea calitatii si sigurantei cerute de
client.
 de secunda parte – efectuate de clientii unei organizatii furnizoare → se obtine
incredere in ceilalti
Clientul și auditatul sunt de obicei aflati într-o relație comercială.
Sunt efectuate de către clienții unei organizații sau alte persoane în numele lor (când compania auditează
furnizorii sau subcontractanții săi).
Acesta are scopul de a evalua furnizorul (sau compania, dacă un client realizează auditul) pentru a
confirma că acesta îndeplinește cerințele contractuale sau legislația.
 de terta parte – efectuat de un organism neutru, fie la cererea organizatiei auditate, fie la
cererea unui client sau a altui organism neutru. → se obtine incredere pentru ceilalti

TIPURILE DE AUDIT
IN FUNCTIE DE MODUL DE ORGANIZARE AL AUDITULUI
Auditul combinat
 Cand sistemul de management al calitatii si managementul privind siguranta
alimentului sunt auditate in acelasi timp (impreuna).
Auditul comun
 Cand doua sau mai multe organizatii executa, in colaborare, auditul unei organizatii.

TIPURILE DE AUDIT
IN FUNCTIE DE SUBIECTUL AUDITULUI
Auditul de sistem
 Audit orientat catre SMSA sau catre o parte a acestuia.
Auditul de proces
 Audit orientat catre proces in scopul verificarii eficacitatii proceselor identificate si
descrise de organizatie.
Auditul de produs
 Audit orientat catre produs sau serviciu in scopul verificarii conformitatii produsului sau
serviciului cu cerintele unui standard specific.

TIPURILE DE AUDIT IN FUNCTIE DE OBIECTIVE
AUDITURI PROGRAMATE
 Fac parte din programul de audit.

AUDITURI NEANUNTATE/NEPLANIFICATE
 Ele pot fi și audituri periodice. De exemplu, audituri de supraveghere- SA8000, IFS, urmărire
a certificării, audituri de recertificare, etc.
Acestea sunt neplanificate. De exemplu, sunt necesare:

 Când au loc mai multe reclamatii, incidente, retrageri de produse, neconformitati etc.
 Pentru a verifica eficiența acțiunilor corective
Auditul neanuntat IFS- intre saptamana -16 si +2.

IFS FOOD 7 AUDIT PROTOCOL
Scopul auditului
-Tipuri de audit: initial, audit de urmarire, audit de supraveghere,
audit reinnoire
-Audit de extindere
-Scopuri : produse si tehnologice
-Deviatii si neconformitati
COPYRIGHT
COPYRIGHT BUREAU
BUREAU VERITAS
VERITAS 2020
2020
02
MANAGEMENTUL
UNUI PROGRAM DE
AUDIT
CERINTA PRIVIND AUDITUL INTERN
Organizaţia trebuie să efectueze audituri interne in mod planificat pentru a determina dacă
sistemul de management al calităţii:
a) este conform cu cerintele proprii ale organizatiei, modalităţile planificate

b) este implementat şi functioneaza optim, eficace.
Trebuie planificat un program de audit pe baza informatiilor ca: complexitatea si importanţa

proceselor şi zonelor care trebuie auditate, precum şi rezultatele auditurilor precedente. Se
definesc criteriile, domeniul de aplicare, frecvenţa şi metodele auditului. Modul de alegere al
auditorilor trebuie să asigure obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de audit. Auditorii nu
îşi auditeaza propria activitate.
Inregistrări ale auditului şi ale rezultatelor acestora trebui menţinute.
Managementul responsabil pentru zona auditată trebuie să se asigure că sunt întreprinse, fără
întârziere nejustificată, orice corecţii şi acţiuni corective necesare. Auditul se incheie, de fapt,
in momentul in care se obţin date ale eficacităţii actiunilor corective aplicate.

AUTORITATEA DESEMNATA PENTRU A CONDUCE PROGRAMUL DE AUDIT
Stabilirea PA
• obiective
• responsabilitati Planifica
• resurse
• proceduri
Competenta
Implementarea PA si evaluarea
Imbunatatirea auditorilor
• programarea auditurilor
PA
• evaluarea auditorilor Efectueaza
Actioneaza
• selectarea echipei de audit

• conducerea activitatilor de audit
• Mentinerea inregistrarilor Activitati de
audit
Monitorizarea si analiza PA
• monitorizare si analiza
• identificarea nevoilor de actiuni Verifica
corective si preventive
• identificarea oportunitatilor de
imbunatatire

AUDITUL INTERN – PDCA
Planificarea auditului (PLAN)

Stabilirea obiectivelor programului de audit
Aspecte importante:
• Prioritatile managementului
• Nevoile si asteptarile partilor interesate
• Cerintele sistemului de management, nivelul de maturitate
• Cerinte legale si contractuale
• Nivelul de performanta al auditatului
• Rezultatele auditurilor anterioare
Responsabil: Managementul de la cel mai inalt nivel
Exemple de obiective ale programului de management:
• Sa verifice conformitatea cu cerintele clientilor si / sau de reglementare
• Sa verifice eficacitatea sistemului de management
• Sa contribuie la imbunatatirea sistemului de management, in raport cu politica si
obiectivele asumate

Planificarea auditului (PLAN)
Stabilirea programului de audit
Aspecte importante:
Amploarea programului de audit (factori de influenta: obiectiv, domeniu, durata, complexitate
procese, rezultatele auditurilor anterioare, reclamatiile clientilor, schimbari de sistem…)
Identificarea si evaluarea riscurilor programului de audit (timp, competenta, comunicare,
metode de audit, management inregistrari…)
Responsabilitati, proceduri si resurse pentru programul de audit (planificare, resurse umane
competente si resurse financiare, selectare echipe si alocare responsabilitati, efectuarea
auditurilor, inclusiv a celor de urmarire, cu metode specifice de auditare, control documente si
inregistrari de audit, monitorizarea si analiza performantei si riscurilor, imbunatatirea eficacitatii
programului de audit…)
 Responsabil: Persoana care coordoneaza programul de audit (persoana competenta – principii si

proceduri de audit, standarde de management, procese si produse ale auditatilor, cerinte legale si de
reglementare…)

Realizarea auditului (DO)
Implementarea programului de audit (Responsabili: Persoana care coordoneaza programul de audit,

Echipa de audit, Auditatii)
Aspecte importante:
 Obiectivele (evaluarea conformiatii SMSA cu cerintele standardului, ale clientilor, de reglementare,
oportunitati de imbunatatire…)
Domeniile (locatii fizice, unitati organizatorice, procese, perioada de timp)
Criteriile pentru fiecare audit (politici, proceduri, standarde, cerintele clientilor, legale si de
reglementare)
Echipe de audit si conducatori echipe de audit :
- competenta necesara – tehnici de auditare, comunicare, procese si produse, standarde si alte criterii
de audit…
- conducatorul echipei asigura si managementul auditului, echipa desfasoara auditul
Metode de audit (interviu, analiza documente si inregistrari, observare directa, esantionare – logica si
esantionare statistica, cu atribute / variabile)
Realizarea auditurilor si obtinerea de dovezi obiective in sprijinul constatarilor
sursa de informatii=>colectare prin esantionare=> dovada de audit=>evaluarea fata de
criterii=>constatari audit=> analiza=> concluzii
Concluziile auditurilor si managementul inregistrarilor:
Coordonarea rezultatelor programului de audituri (analiza si aprobarea constatari si rapoarte, tratare
neconformitati, distribuire rapoarte si stabilire audituri de urmarire)
Controlul inregistrarilor: programul de audit (obiective, riscuri, analiza eficacitate), inregistrari de audit
(plan, dovezi, rapoarte de neconformitate, rapoarte de audit), inregistrari despre auditori (evaluare
competenta, imbunatatire competenta)
Verificarea eficacitatii auditului (CHECK)
Monitorizarea programului de audit
Aspecte importante:
Evaluarea conformitatii cu programele, planificarile si obiectivele auditurilor

Evaluarea performantei membrilor echipelor de audit, inclusiv a capacitatii lor
de a implementa planul de audit
Evaluarea feedback-ului de la toate partile interesate
Identificarea factorilor care pot determina modificarea programului de audit
(constatari de audit, nivel de eficacitate al sistemului de management, modificari
standarde, cerinte asumate, schimbare furnizori…)
 Responsabili: Persoana care coordoneaza programul de audit

Imbunatatirea eficacitatii auditului (ACT)
Aspecte importante:
 Date de intrare in analiza pentru imbunatatire: tendintele rezultate din monitorizarile

programelor de audit, conformitatea cu procedurile de audit, nevoile si asteptarile partilor
interesate, metode noi sau alternative de auditare, eficacitatea masurilor de tratare a riscurilor
asociate programului de audit, inregistrarile programului de audit…
 Date de iesire: plan de imbunatatire a procesului de audit si pentru dezvoltarea profesionala
continua a auditorilor
Aceste informatii trebuie sa faca parte integranta din Raportul de analiza de management
 Responsabili: Persoana care coordoneaza programul de audit

AUDITORUL AUDITATUL
Identifică neregulile
Clasifică neregulile
Raportează neconformitățile / abaterile Confirmă neconformitatea / abaterea
Auditorul și auditatul convin o perioadă

de implementare
 Investighează cauza
 Analizează cauza
 Înregistrează rezultatele
 Identifică acțiunea corectivă
 Implementează acțiunea
 Verifică acțiunea
 Verifică măsurile corective implementate și evaluează

eficacitatea lor
 Închide neconformitatea / abaterea

PROGRAMUL DE AUDIT. CALENDAR
 În cadrul programului de audit, este util să se indice

a) Numărul de audituri, funcție de dimensiunea organizației și numărul proceselor identificate în sistemul
de management SMSA
b) Tipul auditurilor. De exemplu, atunci când vor avea loc audituri interne și audituri de certificare
c) Frecvența auditurilor, de exemplu, definirea lunilor din an când acestea vor avea loc.
d) Durata
e) Departamentele auditate în fiecare dintre ele
 Frecvența auditurilor va depinde de mărimea organizației și numărul de procese care fac

parte din sistemul de management. Aceasta înseamnă că:
a) O companie mică cu câteva procese poate necesita programarea unui audit complet numai pentru a
asigura evaluarea periodică a sistemului de management
b) O companie mare, cu multe procese și chiar mai multe departamente, poate necesita mai multe
audituri parțiale pentru a finaliza evaluarea sistemului de management
 Frecventa auditurilor depinde si de natura, functionalitatea, complexitatea, tipurile de riscuri si

oportunitati si nivelul de maturitate al sistemului care va fi auditat;
 Functionalitatea SMSA poate fi mai complexa daca exista procese externalizate, gestionate de lidershipul
altei organizatii sau daca exista amplasamente multiple
OBIECTIVELE SI DURATA UNUI PROGRAM DE AUDIT
Obiectivele luate in calcul:

 Prioritatile echipei manageriale, cerintele SMSA
 Politica organizatiei si cerintele clientului
 Conditiile de reglementare si contractuale
 Riscuri potentiale pentru organizatie
Durata programului este in functie de:

Domeniu, obiectiv si frecventa auditurilor
Natura si complexitatea organizatiei
Rezultatele auditurilor precedente
Importanta modificarilor de auditul precedent
COPYRIGHT
COPYWRIGHT BUREAU VERITAS
BUREAU VERITAS 2019 2020
 Pentru a intelege contextul, programul de audit ar trebui sa tina cont de:

- Obiectivele organizationale;
- Aspectele externe si interne relevante;
- Necesitatile si asteptarile partilot interest relevante;
- Cerintele referitoare la confidentialitatea si securitatea informatiilor.
- Planificarea auditurilor trebuie sa contribuie la indeplinirea altor obiective organizationale;

- Auditorul trebuie sa se asigure ca integritatea auditului se mentine;
- Ar trebuie sa se acorde prioritate alocarii resurselor si metodelor pentru aspecte care prezinta un
risc inerent mai ridicat si un nivel mai scazut al performantei;

 Programul de audit ar trebui sa includa informatiile si sa identifice resursele care sa ia in
considerare:
- Obiectivele programului de audit tinand cont de:

• necesitatile partilor interesate;
• Caracteristicile si cerintel epentru procese, produse, servicii, proiecte;
• Cerintele sistemului de management;
• Necesitatea de evaluare a furnizorilor externi;
• Nivelul de performanta al auditatului si maturitatea sistemului- nivel kpi, neconformitati, reclamatii parti interesate
• Riscurile si oportunitatile identificate
• Rezultatele auditurilor anterioare.
Exemple de obiective:
- Identificarea oportunitatilor pentru imbunatatire si a performantei;
- Evaluarea capabilitatii auditatului de a determina contextual propriu si de aidentifica riscurile si oportunitatile;
- Conformarea cu toate cerintele aplicabile;
- Obtinerea increderii unui furnizor extern in capabilitatea organizatiei;
- Determinarea adecvarii, perinentei si eficacitatii SMSA;
- Evaluarea capabilitatii si alinierii obiectivelor SMSA cu directia strategica a organizatiei.

considerare:
- Riscurile si oportunitatile asociate programului de audit se pot referi la:

Planificarea auditului, esec in determinarea amplorii auditului, alegerea locatiilor etc;
Resursele allocate- timp, echipamente, persoane instruite insuficient;
Selectionarea echipei de audit;
Canalele de comunicarea lese;
Confidentialitatea datelor si securitatea informatiilor scazuta;
Controlul informatiilor documentate;
Disponibilitatea auditatului si al informatiilor si dovezilor de audit.

PROGRAMUL DE AUDIT, RISCURI SI OPORTUNITATI

considerare:
- Riscurile si oportunitatile asociate programului de audit se pot referi la:

Planificarea auditului, esec in determinarea amplorii auditului, alegerea locatiilor etc;
Resursele alocate- timp, echipamente, persoane instruite insuficient;
Selectionarea echipei de audit;
Canalele de comunicarea lese;
Confidentialitatea datelor si securitatea informatiilor scazuta;
Controlul informatiilor documentate;
Disponibilitatea auditatului si al informatiilor si dovezilor de audit.

CELE MAI UZUALE RISCURI ASOCIATE PROGRAMULUI DE AUDIT
Riscuri Masuri de tratare a riscurilor
Obiective nerelevante pentru Managementul de la cel mai inalt nivel trebuie sa decida obiectivele auditului tinand cont de
programul de audit nevoile partilor interesate – companie, clienti, personal intern (auditati & auditori).
Timp insuficient pentru La realizarea Programului de audit si a Planurilor de audit se poate cere un aviz consultativ
efectuarea auditului al auditatilor, referitor la disponibilitatea in perioadele propuse. Managementul de la cel mai
inalt nivel poate dispune medierea procesului. De asemenea, auditorii interni trebuie sa aiba
un foarte bun management al timpului in cadrul auditului propriu-zis.
Echipa de audit nu are Auditorii nu-si pot audita propria activitate, dar echipa de audit poate sa fie compusa din
competenta colectiva personal calificat care lucreaza in zone in care se deruleaza procese similare sau conexe. Se
poate apela la Auditori / Experti externi.
Comunicare ineficace intre Curs de comunicare pentru personalul intern: relatia emitator-receptor, bariere in
auditori si auditati comunicare, limbaj verbal-paraverbal-nonverbal, interviul…Intre auditori si auditati nu
trebuie sa existe nici un conflict de interese care ar putea genera bariere in comunicare.
Practica sedintelor de deschidere si inchidere trebuie mentinuta, pentru imbunatatirea
comunicarii intre auditori si auditati.
Constatari si concluzii Auditorii trebuie sa stapaneasca metodele de auditare in vederea obtinerii de dovezi
impropriu documentate si obiective si de necontestat pentru documentarea concluziilor. Auditorii trebuie sa respecte
prezentate principiile – integritate, prezentare corecta, responsabilitate profesionala…Divergentele de
opinii trebuie raportate in mod obiectiv.
Auditatii nu trateaza Auditatii trebuie sa fie instruiti cu privire la modul de tratare a neconformitatilor – analiza
neconformitatile constatate cauzei-radacina, corectia care elimina efectul neconformitatii si actiunea corectiva care
prin analiza cauzei, corectii elimina cauza neconformitatii. De asemenea, trebuie sa fie constienti de faptul ca termenele
si actiuni corective asumate pentru aceste actiuni trebuie respectate si ca, la audituri de urmarire, trebuie
prezentate dovezi de aplicare.

IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
Referitor la  Obiectivele și domeniul de aplicare al programului de audit

programul de  Acelea care includ riscurile programului de audit
audit  Analize ale eficacității programului de audit
 Planurile și rapoartele de audit

INFORMAȚII
Referitor la  Rapoarte de neconformitate
DOCUMENTATE
audituri  Rapoarte de acțiuni corective
(ÎNREGISTRĂRI) CARE
individuale  Rapoarte de audit de supraveghere, dacă este cazul
ARATĂ
IMPLEMENTAREA
PROGRAMULUI DE  Competența și evaluarea performanței membrilor echipei de
AUDIT ȘI audit
REZULTATELE SALE  Selectarea echipelor de audit și a membrilor echipei
Referitor la  Menținerea și îmbunătățirea competențelor
programul de
audit

PLANUL DE AUDIT.
DIFERENȚELE DINTRE PROGRAMUL DE AUDIT ȘI PLANUL DE AUDIT
PROGRAMUL DE AUDIT
Acesta este setul de unul sau mai multe Descrie activitățile și aranjamentele în
audituri planificate pentru o anumită perioadă vederea desfășurării unui audit.
de timp cu un anumit scop. Planul de audit trebuie să fie suficient de flexibil
Poate include audituri pentru unul sau mai și, dacă este necesar, să permită efectuarea
multe sisteme de management, indiferent dacă modificărilor pe parcursul activităților de audit
efectuate separat sau în combinație. Planul conține un set de activități necesare
pentru efectuarea unui audit în mod eficient,
în conformitate cu programul de audit, și
PLANUL DE AUDIT
conținutul său va varia în funcție de
circumstanțele fiecărui audit.
Auditorul șef este responsabil pentru pregătirea
unui plan de audit (ideal pregătit împreună cu
ceilalți auditori, deși acest lucru se dovedește
complicat în practică), luând în considerare
informațiile conținute în programul de audit și
documentația auditatului.

03
DESFASURAREA
AUDITULUI
INITIEREA AUDITULUI
Desemnarea auditorului sef

Definirea obiectivelor auditului, domeniul de aplicare , criterii de
audit (documente de referinta)
Stabilirea echipei de audit
Din echipa de audit pot face parte:

Conducatorul echipei de audit (Auditorul Sef)
Auditori
Specialisti în domeniu
Auditori în formare sau observatori (daca sunt acceptati de auditat
si auditorul sef)
COPYRIGHT
DESFASURAREA AUDITULUI
Colectarea
Colectarea informaţiilor
informaţiilor Patru faze – Alocare tipică a
timpului
Planificare
Planificare &
& Pregătire
Pregătire
pregătirea 40%
Şedinţa
Şedinţa de
de deschidere
deschidere realizarea 40%
raportarea 10%
Audit
Audit
follow-up 10%
Şedinţa
Şedinţa de
de închidere
închidere
Follow-up
Follow-up

DESFASURAREA AUDITULUI
Pregătirea documentelor de lucru
Documentatie specifica
Liste de verificare
Formulare
Standard
Cerintele clientilor, legale si de reglementare
Linii îndrumătoare
Programul de audit intern
Costuri minime Efect maxim

EVALUAREA DOCUMENTELOR SISTEMULUI
Documentatia SMSA in acceptiune veche nu mai este obligatorie. Aceasta poate insa
include:
Manualul calitatii, proceduri, instructiuni de lucru, regulamente de organizare si
functionare
Inregistrari valabile ale SMSA
Obiectivele activitatii sau procesului auditat
Rezultatele activitatii (rapoarte, rezumate, reclamatii ale clientilor, etc)
Rapoarte de audit anterioare.
Analiza trebuie sa ia în considerare marimea, natura si complexitatea activitatii ce
urmeaza a fi auditate, obiectivele si domeniul de aplicare al auditului.
In baza documentatiei analizate se elaboreaza Chestionarul de audit.

COPYRIGHT
EVALUAREA DOCUMENTELOR SISTEMULUI
Auditorii trebuie să stabilească dacă:

a) Informațiile conținute în documente sunt:
i. Complete, adică documentul conține toate informațiile așteptate.
ii. Corecte, adică conținutul îndeplinește cerințele stabilite în standarde și reglementări. De exemplu, în cazul
raportării unui accident, auditorul ar putea verifica dacă respectiva companie a înregistrat comunicarea cu
autoritățile atunci când raportează accidentele, cauzele, gravitatea și consecințele, în conformitate cu cerințele
legale stabilite.
iii. Consecvente
iv. Până la data curentă, adică dacă este actualizat conținutul
b) Documentele analizate fac parte din domeniul de aplicare al auditului și oferă suficiente informații pentru a îndeplini
obiectivele. analiza de text
Cerinte din C Neconformitati din
standardele de O documente
referinta M
P
A
Masuri descrise in Intrebari de audit
R
documentatie
A
R
E
COPYRIGHT
CONTACTUL INIȚIAL
 Șeful echipei de audit este responsabil pentru a stabili contactul inițial.

 În funcție de tipul auditului, acest contact va fi oficial (pentru auditurile externe) sau neoficial
(pentru audituri interne efectuate de către personalul companiei).
Să stabilească liniile de comunicare și persoanele de contact de la auditat și echipa de audit
Să pună de acord termenele limită și să programeze datele, precum si autoritatea de a efectua
auditul
Sa solicite acces la informatii relevante, inclusiv referitoare la riscuri si oportunitati
OBIECTIVE Sa determine cerintele legale si de reglementare aplicabile si alte cerinte relevante
Să obțină informații despre obiectivele, domeniul de aplicare și metodele auditului
Să stabilească membri echipei de audit, inclusiv necesitatea unor experți tehnici
Să fie de acord cu prezența ghizilor și observatorilor
Să solicite acces constant la documentația aferentă

PREGĂTIREA AUDITULUI
Auditorii trebuie să stabilească dacă:

a) Informațiile conținute în documente sunt:
i. Complete, adică documentul conține toate informațiile așteptate.
ii. Corecte, adică conținutul îndeplinește cerințele stabilite în standarde și
reglementări. De exemplu, în cazul raportării unui accident, auditorul ar putea
verifica dacă respectiva companie a înregistrat comunicarea cu autoritățile
ANALIZA atunci când raportează accidentele, cauzele, gravitatea și consecințele, în
DOCUMENTELOR
conformitate cu cerințele legale stabilite.
iii. Consecvente
iv. Până la data curentă, adică dacă este actualizat conținutul
b) Documentele analizate fac parte din domeniul de aplicare al auditului și oferă
suficiente informații pentru a îndeplini obiectivele.

ELABORAREA PLANULUI DE AUDIT
Elaborarea Planului de audit este realizata de catre Auditorul sef.
Acesta cuprinde:
Obiectivele auditului;
Criteriile de audit si orice documente de referinta;
Domeniul de aplicare al auditului, inclusiv identificarea unitatilor organizationale si
functionale si a proceselor care urmeaza sa fie auditate;
Datele si locatiile unde se desfasoara activitatile de audit la fata locului;
Perioada si durata apreciate pentru desfasurarea activitatilor de audit,
COPYRIGHT
ELABORAREA CHESTIONARULUI DE AUDIT
METODE DE AUDIT
Folosite pentru a efectua auditul într-o manieră ordonată și etapizată, asigurând auditarea
tuturor cerințelor standard
Echipa de audit utilizează o listă de întrebări pregătite anterior pentru a verifica îndeplinirea
LISTE DE standardelor
VERIFICARE ȘI Aceste liste împiedică auditorul să improvizeze în timp ce efectuează auditul
CHESTIONARE Se reduce timpul în căutare de informații neesențiale
Se permite colectarea dovezilor obiective, ajutand la scrierea raportului
Servesc ca o înregistrare documentată a constatărilor auditului
Puncte importante pentru întocmirea Listei de verificare:

► Listele de control generice sunt pentru uz limitat
► Lista de verificare trebuie să fie specifică pentru un sistem de management dat

► Utilizați cerințe specifice sistemului
► Abordarea bazată pe procesul ce urmează să fie adoptat
► Punctele identificate în timpul analizei de documentatie vor fi incluse

PREGATIREA CHESTIONARULUI DE AUDIT
In baza rezultatelor analizei de text, a informatiilor puse la dispozitie de

auditat si a planului de audit stabilit, se elaboreaza un chestionar de audit
care sa acopere toate activitatile vizate a fi auditate.
CHESTIONAR DE AUDIT
LOCUL AUDITULUI: S.C. AVERSARE S.R.L. TIPUL AUDITULUI: CERTIFICARE

PERIOADA: 25.05.2019
ECHIPA DE AUDIT:
AUDITOR SEF: POPESCU A. AUDITOR: IONESCU E.
Cerinta F
Standard Intrebare Comentarii/Inregistrari O N
O
COPYRIGHT
DESFĂȘURAREA AUDITULUI
METODE DE AUDIT
 Exemplu pentru auditarea cerinței referitoare la Politica
ÎNTREBARE DA. NU
Include politica un angajament privind calitatea si siguranta alimentara, orientarea catre

client si cultra privind siguranta alimentului?
LISTE DE
VERIFICARE ȘI Prevede politica un cadru de referință pentru stabilirea obiectivelor SMSA la nivel de
CHESTIONARE compartimente?
Sunt comunicate obiectivele specifice angajatilor?
FORMAT
► Spațiu pentru note

 Spațiu pentru controlul timpului
► Referință la cerințele criteriilor de audit
 Referință la documentele de control
► Referința la înregistrări
 Starea de conformitate

SEDINTA DE DESCHIDERE
Auditul propriu-zis debuteaza cu sedinta de deschidere la care sunt prezenti

conducatorul activitatii auditate, Responsabilii zonelor auditate si persoanele
desemnate sa însoteasca echipa de audit.
Sedinta de deschidere are drept obiective:

Analizarea planului de audit;
Furnizarea unui scurt sumar al modului de desfasurare a activitatilor de audit;
Confirmarea domeniului de activitate al organizatiei auditate
Confirmarea canalelor de comunicare;
Furnizarea unei oportunitati pentru auditat de a pune întrebari.
Sedinta de deschidere poate consta în comunicarea faptului ca se desfasoara un audit si

explicarea naturii auditului.
Sedinta de deschidere trebuie sa fie prezidata de Auditorul Sef.
ȘEDINȚA DE DESCHIDERE
Prezentarea participanților, inclusiv a observatorilor și ghizilor, indicând rolurile lor

Obiectivele, domeniul de aplicare și criteriile auditului
Planul de audit, posibilele schimbări
Metodele ce se vor utiliza în timpul auditului
POSIBILE Metodele de gestionare a riscurilor
Metoda de esantionare
ASPECTE CARE Liniile de comunicare între echipa de audit și auditat, uditatul va primi continuu informații privind
NECESITĂ progresul auditului
ABORDAREA ÎN Limba de desfasurare a auditului
Resursele și facilitățile cerute de echipa de audit
CADRUL
Confidențialitatea și securitatea informațiilor
ȘEDINȚEI DE Procedurile relevante privind sănătatea, securitatea în muncă și cele de urgență
DESCHIDERE Modul de incadrare a constatărilor auditului si de raportare ulterioara
Termenii pentru încheierea anticipate a auditului
Ședința de închidere
Manipularea posibilelor constatări în timpul auditului
Sisteme de feedback de la auditat, inclusiv reclamații și contestații

COMUNICAREA – pe parcursul auditului
DATE DE IESIRE
DATE DE INTRARE PROCES
Documentele SMSA
Declaratii AUDITARE
AUDITARE
Interviuri
Analiza procese
==
Inregistrari EVALUARE
EVALUARE OBIECTIVA
OBIECTIVA
Motivatii
Procesul de auditare reprezinta o transformare cu valoare adaugata cat

mai mare doar in masura in care starea de fapt identificata este deplin obiectiva si poate fi
utilizata ulterior pentru:
• cresterea eficientei functionarii SMSA
• optimizarea functionarii proceselor
• cresterea gradului de satisfacere a cerintelor clientilor si a increderii acestora
• obtinerea recunoasterilor
COPYRIGHT
PREGĂTIREA AUDITULUI
Echipa de audit va determina informațiile pe care le va utiliza pentru a identifica dovezile de audit.
Acest lucru înseamnă că sursele pot include:
a) Vizite la instalații/ facilități de lucru
b) Interviuri cu lucrătorii și celelalte persoane.
c) Observarea activităților, mediului, precum și a condițiilor de muncă
d) Evaluarea îndeplinirii cerințelor legale.
SELECTAREA
e) Verificarea documentelor. De exemplu, politica, obiectivele, precum și informațiile
SURSELOR DE
documentate privind sistemul de management SSM, care necesită menținere și conservare,
INFORMAȚII în conformitate cu standardul
f) Analizarea instrucțiunilor, autorizațiilor și permiselor, specificațiilor, contractelor și a altor
documente pentru a identifica alte cerințe pe care organizația trebuie să le îndeplinească
g) Consultarea rezumatelor de date, analizelor și indicatorilor de performanță

Este important să evidențiem că pe durata în care se află în instalațiile (facilitățile) organizației,

auditorii trebuie:
a) Să evite orice întreruperi inutile ale proceselor de producție
ACCESUL SI b) Să utilizeze EIP necesar în mod corect
DISPONIBILITAT c) Să cunoască ieșirile de urgență, punctele de întâlnire, etc.
EA
d) Să evite să atingă orice echipament, chiar dacă are abilități de a face acest lucru
e) Să solicite autorizarea prealabilă, în cazul în care dorește să facă fotografii sau clipuri video
INFORMATIILOR O probă este necesară pentru a obține informațiile necesare pentru a acoperi domeniul de
aplicare și obiectivele auditului.
Acest lucru se poate produce utilizând câteva metode:
ANALIZAREA a) Analiza informatiilor documentate
b) Observarea activităților și proceselor
INFORMATIILOR c) Inspecții ale instalațiilor, echipamentelor, materialelor și produselor
DOCUMENTATE d) Interviuri:
i. Cu conducerea, managerii de departamente, lucrători, etc.
ii. Utilizate pentru a afla funcțiile lor, modul de efectuare, informațiile pe care le primesc,
și ce comunică, etc.
COLECTAREA iii. Este nevoie de structurare pentru a obține mai multe informații
DATELOR iv. Este nevoie de adaptare la situația și persoanele intervievate

DESFASURAREA PROPRIU-ZIS A AUDITULUI
Auditul la fata locului consta în chestionarea (prin intermediul interviurilor), observarea/

cercetarea activitatilor în curs de desfasurare si a conditiilor din zonele vizitate, examinarea
documentelor si a înregistrarilor calitatii, culegerea dovezilor si, în final, înregistrarea
constatarilor.
Verificarea se face prin sondaj. Nu este nici posibil si nici eficient ca auditorul sa verifice, de
exemplu toate comenzile emise sau proiectele si desenele elaborate de organizatie. Totusi,
auditorul trebuie sa aiba grija ca esantionul prelevat sa fie reprezentativ, deci sa realizeze o
selectare reprezentativa astfel încât sa poata interpreta rezultatele obtinute.
Timp insuficient pentru a verifica tot
Selectaţi eşantionaul reprezentativ
Nu există un procentaj prestabilit
Reprezentarea acţiunilor
Acoperă o perioadă relevantă
Verificaţi controlul
Chestionarea trebuie realizata într-un ritm care sa-i permita auditorului atingerea obiectivului
– constatarea starii de fapt. Planul de audit si orarul stabilite trebuie respectate cu strictete.
COPYRIGHT
OBSERVAŢII
Pentru ce este utilizat?
Trebuie calibrat?
A fost calibrat?
Există înregistrarea?
Ce indică?
Indicaţia este în limitele acceptabile?

URMA AUDITULUI:
Selectaţi activităţile
Urmăriţi-le
Selectaţi înregsitrările pertinente
Au fost efectuate toate activităţile?
Au fost urmate planurile şi

procedurile?

PREGĂTIREA PENTRU
AUDITAREA PROCESULUI
Identificarea scopului
Identificarea elementelor de intrare
Identificarea elementelor de ieşire
Stabilirea fluxului activităţilor
Ce resurse sunt utilizate?
Care sunt modalităţile de control?
Cum sunt monitorizate?

AUDITAREA PROCESELOR:
Urmăriţi procesul până la capăt
Selectaţi înregistrările pertinente
Au fost efectuate toate activităţile?
Controlul a fost eficace?
Sunt atinse rezultatele programate
Identificare?
Stadiul cu privire la măsurare şi

monitorizare?
Locaţia de depozitare & condiţiile?

METODE DE AUDIT
LOCAȚIA AUDITORULUI
NIVELUL DE INTERACȚIUNE
ÎNTRE AUDITOR ȘI AUDITAT ÎN FACILITĂȚILE AUDITATULUI DEPARTE DE FACILITĂȚI
 Analiza documentelor  Analiza documentelor

 Observarea activității întreprinse  Observarea activității folosind
 Vizita la facilități supraveghere. Acest lucru necesită
FĂRĂ INTERACȚIUNE UMANĂ  Completarea listelor de verificare îndeplinirea cerințelor legale de
 Eșantionarea protecție a datelor
 Analiza datelor

METODE DE AUDIT
LOCAȚIA AUDITORULUI
NIVELUL DE INTERACȚIUNE
ÎNTRE AUDITOR ȘI AUDITAT ÎN FACILITĂȚILE AUDITATULUI DEPARTE DE FACILITĂȚI
Să efectueze interviuri Este necesară comunicarea

Să completeze liste de verificare și interactivă:
chestionare cu participarea
auditatului a) Să efectueze interviuri
CU INTERACȚIUNE UMANĂ Să analizeze documentul cu b) Să completeze liste de verificare
participarea auditatului și chestionare
Eșantionarea c) Să analizeze documentul cu
participarea auditatului

AUDITUL PROPRIU-ZIS - REGULILE INTERVIURILOR
Trebuie intervievate persoane de pe diferite niveluri si cu diferite functii care desfasoara

activitati ce tin de scopul auditului;
Interviul trebuie sa se desfasoare în timpul programului normal de lucru si la locul normal

de munca al persoanei intervievate;
Relaxarea auditatului inainte de interviu
Explicarea motivelor interviului si luarea de notite
Inceperea prin a cere auditatului sa-si descrie activitate
Rezultatele interviului trebuie trecute în revista împreuna cu persoana intervievata;
Trebuie respectate regulile referitoare la comunicare mentionate anterior;
Incheiati interviul si multumiti auditatului.
COPYRIGHT
COPYWRIGHTBUREAU VERITAS
BUREAU VERITAS 20192020
Nu este posibil să se analizeze odată toate informațiile despre sistemul de management al
organizației. Aceasta se poate întâmpla, de exemplu, atunci când există o cantitate foarte mare
de informații sau organizația este răspândită din punct de vedere geografic.
Se procedează la selectarea în mod aleatoriu a unui set de elemente disponibile pentru a obține
EȘANTIONARE/ o concluzie valabilă pentru toate acestea și a-și îndeplini obiectivele de audit.
PRELEVARE Selectarea probei va depinde de metoda de prelevare a probelor și de tipul de date necesare.
Auditorul va determina modul de extrapolare al rezultatului obținut pentru întreaga companie/
întregul departament, asigurând un nivel de încredere egal cu sau peste 95%
Este esențial ca prelevarea probelor să fie corectă, deoarece va forma baza pentru încrederea în
concluziile auditului.
Riscul principal privind prelevarea: că probele nu reprezintă populația totală, ceea ce înseamnă că
concluzia este părtinitoare sau diferită de rezultat când se examinează întreaga populație.

Pe baza cunoștințelor, abilităților și experienței auditorilor. Ia în considerare:
a) Experiența anterioară referitoare la audit cu domeniu de aplicare similar auditului curent

b) Complexitatea cerințelor (inclusiv cerințele legale) pentru realizarea obiectivelor de audit
PRELEVAREA c) Complexitatea și interacțiunea dintre procesele organizației și elementele sistemului de
management
BAZATĂ PE d) Nivelul de schimbare referitor la tehnologie, factorul uman, sau sistemul de management
JUDECATĂ e) Domeniile-cheie ale riscurilor identificate anterior și zonele de îmbunătățire
f) Soluții pentru monitorizarea sistemelor de management
Unul dintre dezavantajele acestei prelevări de probe este posibil să nu aibă în vedere efectul de
incertitudine cu privire la constatările și concluziile auditului.

Pe baza obiectivelor de audit și caracteristicilor cunoscute ale departamentului/ companiei.

a) Folosește un proces de selecție a probelor pe baza teoriei probabilităților
i. Prelevarea pe baza atributelor este folosită atunci când există numai două rezultate
posibile pentru fiecare probă (de exemplu, corect/incorect sau a avut loc/nu a avut
loc).
ii. Prelevarea pe baza variabilelor este folosită atunci când rezultatele probei apar într-o
PRELEVARE serie continuă
STATISTICĂ b) Se ia în considerare dacă rezultatul examinat se bazează pe atribute sau variabile
c) Elementele-cheie care ar putea afecta planul de prelevare al auditului sunt:
i. Dimensiunea organizației.
ii. Numărul de auditori competenți
iii. Frecvența de auditare pe durata unui an
iv. Data unui audit individual
v. Nivelul de încredere necesar din exterior

INFORMAȚII DOCUMENTATE UTILE ÎN TIMPUL AUDITULUI
 Standardul de referință
ÎN TIMPUL  Specificațiile contractuale sau administrative
PREGĂTIRII  Programul de audit
 Organigrama companiei
ÎN TIMPUL  Planul de audit

ȘEDINȚEI DE  Certificatul de calificare al auditorului
 Material de prezentare
DESCHIDERE
ÎN TIMPUL  Standardul de referință

DESFĂȘURĂRII  O listă de verificare
 Informații documentate
AUDITULUI
ÎN TIMPUL
 Material de prezentare
ȘEDINȚEI DE  Raportul final (sau note cu constatări)
ÎNCHIDERE

04
RAPORTAREA
REZULTATELOR
NECONFORMITATE
ACTIUNE CORECTIVA
DESFĂȘURAREA AUDITULUI. PREGATIREA CONCLUZIILOR
In aceasta etapa membrii echipei de audit se consulta pentru:
 A concluziona asupra auditului
 A analiza neconformitatile si informatiile stranse;
 Sa stabileasca neconformitatile auditului;
 Sa se inteleaga asupra concluziilor auditului;
 Sa defineasca rolurile fiecaruia in sedinta de inchidere;
 Sa pregateasca recomandarile (la cerere);

AUDITUL PROPRIU-ZIS - CONSTATARILE AUDITULUI
O stare de fapt stabilita în timpul auditului se numeste constatare a auditului. De regula,

constatarea auditului este sustinuta de o dovada obiectiva (un document, o înregistrare,
etc).
 Constatare stabilita prin chestionare – seful Compartimentului Aprovizionare confirma

respectarea procedurii referitoare la receptionarea marfii aprovizionate.
 Constatare stabilita prin analiza documentelor – Nu este reglementat în procedura

„Igienizare” care sunt participantii interni la verificarea starii de fapt.
 Constatare stabilita prin observarea activitatilor – Procesul de productie piscot rulat se

realizeaza conform procedurii operationale.
 Constatare stabilita prin examinare – lotul de aprovizionare nr….. nu a fost verificat de

comisia de receptie, ex NIR nr …. din data….

DESFĂȘURAREA AUDITULUI. SEDINTA DE INCHIDERE
Explicarea atingerii obiectivelor auditului;
 Condusa de catre Auditorul Sef

 Participanti: top management, responsabilii proceselor auditate, alti
responsabili de proces
 Inregistrarea participantilor (pentru organizatiile mari)
 Sublinierea caracterului de esantionare al evaluarilor si al dovezilor
considerate;
 Prezentarea neconformitatilor si concluziilor auditului
 Indicarea axelor de imbunatatire posibile
 Furnizarea elementelor de apreciere a eficacitatii sistemului auditat
 Definirea actiunilor corective si responsabilitatile pentru urmarire
 Convenirea termenelor pentru actiunile corective si modalitatile de
verificare a acestora.
FINALIZAREA AUDITULUI. DOCUMENTATIE AFERENTA
Raport general
Listele de verificare completate/ Chestionar completat- daca este cazul.
Notiţele auditorului
Rapoarte de neconformitate si actiune corectiva
Analiza matricială (daca este cazul)

DESFĂȘURAREA AUDITULUI. RAPORTAREA REZULTATELOR
Auditul intern se finalizeaza cu elaborarea si difuzarea Raportului de audit

Un Raport de audit va contine informatii referitoare la:
 numarul Planului de audit;

 activitatea sau procesul auditat
 perioada auditului
 tipul auditului (planificat, de urmarire, neplanificat)
 componenta echipei de audit
 criteriile de audit (documente de referinta)
 persoanele contactate
 observatiile echipei de audit: puncte tari, axe de imbunatatire
 opinia echipei privind masura în care entitatea organizatorica auditata îndeplineste
cerintele standardului adoptat si ale documentatiei respective;
 concluziile auditului (eficacitatea si conformitatea sistemului auditat, punctele tari, axele
de imbunatatire, neconformitatile auditului)
 lista de difuzare a raportului

DESFĂȘURAREA AUDITULUI- CLASIFICAREA CONCLUZIILOR
"Neîndeplinirea unei cerințe"
Există dovezi obiective care arată că:

► o cerință nu a fost abordată (intenție)
► practica diferă de sistemul definit (implementare)
► obiectivele procesului nu sunt atinse (eficacitate)

DESFĂȘURAREA AUDITULUI. STABILIREA CONCLUZIILOR
După identificarea constatărilor, auditorii trebuie să le clasifice în funcție de gravitate, după o

clasificare stabilită anterior:
De obicei sunt utilizate 3 categorii:
a) Neconformitate majora
b) Neconformitate minora Mai grave
c) Observație
Mai puțin grave
CLASIFICAREA O neconformitate totală sau sistematică față de:
CONSTATĂRILOR a) O cerință a standardului sau sistemului de management
NONCONFORMITA
b) Cerințele legale și alte cerințe
TE MAJORA
Necesită rezolvare imediată.
De exemplu, neconformitățile constatate în timpul auditului anterior nu sunt remediate.
Izolată, mai degrabă decât sistematică.

NECONFORMITATE Are nevoie de rezolvare, dar nu este necesară corectarea imediată.
MINORA De exemplu: un document referitor la echipamentele de protecție nu este disponibil la
locația corespunzătoare.

DESFĂȘURAREA AUDITULUI. RAPORTAREA REZULTATELOR
Un Raport de neconformitate si actiune corectiva va contine informatii referitoare la:
 numar raport de audit;

 localizarea neconformitatii (activitatea, procesul)
 referinta fata de care s-a constatat abaterea (cerinta ISO/ IFS/ FSSC…, pct…., procedura cod….);
 descrierea neconformitatii;
 exemple concrete;
 identificarea cauzei aparitiei neconformitatii
 tipul neconformitatii;
 actiunea corectiva, termene de solutionare;
 confirmarea implementarii actiunii corective
 urmarirea eficientei actiunii corective
Realizarea actiunilor corective si preventive rezultate în urma auditului revine în sarcina

conducatorului zonei auditate. Implementarea si eficienta acestora vor fi verificate de auditor.

NECONFORMITATI – BUNE PRACTICI
Raportul de neconformitate
trebuie sa fie:
Clar şi precis
Cuprinzător
Sa descrie problema
Defineasca cerinţa incalcata
Sa faca referire la dovadă

 Utilizaţi cuvinte simple
 Termeni precişi
RAPORTAREA IMEDIATA ADAUGA VALOARE!

 Folosiţi vorbirea indirectă
 Evitaţi abrevierile
COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2019  Evitaţi acronimele
NECONFORMITATI – EXEMPLU DE FORMULAR
Cerere de acţiuni corective

Compania: Data: CAC
Număr:
Auditor: Auditat:
Standard & Clauza Majoră: Minoră
Raportul auditorului:
(Neconformitatea)
Semnătura:
Data:
Cauza & Acţiunile corective propuse:
Data propusă pentru finalizare:
Data: Semnătura
Analiza acţiunilor corective:
Semnătura:
Data:

NECONFORMITATI – EXEMPLE
Scenariu
AUDITURI DE CALITATE IRCA Incidentul Numărul …................
RAPORT DE NECONFORMITATE
CompanIA AUDITATĂ: XYZ plc Nota Numărul .............................
Locatie: Producţie – Linie biscuiti Producţie- biscuiti

Zona analizată:
………………………………………. 2.2.3.8.1.
Clauza ISO 9001 Numărul
……………………………………
KO/Majoră/minoră
Categoria MAJORĂ* MINORĂ* * ştergeţi una din variante
Schimb: 1. Deficienţa
Nu sunt disponibile înregistrări de
In zona de produc’ie biscuit , au fost verificate  Zona monitorizare pentru CPC stabilite
inregistrarile relevante si s-a constatat ca nu sunt  Problema pentru august și septembrie 2020
disponibile cele referitoare la monitorizarea CPC  Cerinţa(ele) IFS, clauza 2.2.3.8.1., prevede ca
stabilite pentru august și septembrie 2020 Trebuie să fie stabilite proceduri
 Responsabilitate
IFS, clauza 2.2.3.8.1., prevede ca Trebuie  Semnătura specifice de monitorizare pentru
să fie stabilite proceduri specifice de fiecare PCC, pentru a detecta orice
 KO/Majoră/minoră
monitorizare pentru fiecare PCC, pentru pierdere a controlului în acel CCP.
a detecta orice pierdere a controlului în Auditor Înregistrările monitorizării trebuie să
acel CCP. Înregistrările monitorizării fie păstrate pentru o perioadă de
trebuie să fie păstrate pentru o perioadă timp relevantă. Fiecare CCP
de timp relevantă. Fiecare CCP identificat trebuie ţinut sub control.
identificat trebuie ţinut sub control.
Monitorizarea și controlul punctelor
Monitorizarea și controlul punctelor
respective CCP trebuie să fie respective CCP trebuie să fie
demonstrate cu ajutorul înregistrărilor. demonstrate cu ajutorul
înregistrărilor.
Precauţii
Fiţi precaut, nu fiţi trageţi concluzii prea repede!
Nu judecaţi după prima impresie!
Asiguraţi-vă că aveţi dovezi complete!
Asiguraţi-vă că dovezile sunt obiective!
Când aveţi dubii, investigaţi!
Identificaţi indiciile pentru investigaţii ulterioare

DEPARTMENTS
STANDARD REFERENCE or T
Analiza matricială
QUALITY MANUAL REFERENCE or o
SUBJECT REFERENCE t
a
l
 Sistemul este solid la bază?

4 Quality system
5.1 Management commitment
5.2 Customer focus
 Există zone problematice?

5.3 Quality policy
5.4 Planning
5.5 Responsibility, authority ans
communication
 Există elemente slabe ale 5.6 Management review
6.1 Provision of resources
6.2 Human resources
sistemului? 6.3
6.4
Facilities
Work environment
7.1 Planning of product realisation
7.2 Customer related processes
7.3 Design and development
7.4 Purchasing
7.5 Production and service
provision
7.6 Control of measuring and
monitoring devices
8.1 Planning
8.2 Measurement & monitoring
8.3 Control of nonconformity
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement
TOTALS
FINAL TOTALS MAJOR MINOR
COMMENTS
NAME SIGNED DATE

FLUXUL DE TRATARE A NECONFORMITATILOR. STABILIREA ACTIUNILOR
CORECTIVE
Acţiuni corective
“Acțiune în scopul eliminării cauzelor unei
neconformități sau ale unui incident și pentru a
preveni reapariția”
Nu trataţi doar simptomele!

Adresati cauza!

FLUXUL DE TRATARE A NECONFORMITATILOR. STABILIREA ACTIUNILOR
CORECTIVE
Auditor Auditat
Identificare NC
Acord
& comunicare
Luare la cunoştinţă
Elaborare RNC
& investigare cauză
Propunere
Acord
Acţiune corectivă
Analiza eficacităţii Implementare,

verificare & notificare

IDENTIFICAREA CAUZEI-RADACINA: METODA “5 DE CE?”
► Se adreseaza intrebarea “De ce?” referitor la neconformitate

► Se adreseaza intrebarea “De ce?” referitor la raspunsul anterior –
CAUZA DIRECTA
► …in mod uzual, dupa 5 repetari ale raspusului “De ce?” se poate
ajunge la CAUZA RADACINA
Exemplu: 20% rata de ambalari neconforme la postul de lucru W1

Cauza directa: Incompetenta ambalatorului.
De ce este ambalatorul incompetent? Pentru ca nu a fost instruit.
De ce nu a fost instruit? Pentru ca nu a fost introdus in planul de instruire.
De ce nu a fost introdus in planul de instruire? Nu l-a inclus seful in plan.
De ce nu l-a inclus seful in plan? Pentru ca nu a avut argumente (rezultatele evaluarii).
De ce nu a avut rezultatele evaluarii? Pentru ca a uitat ca trebuie sa-l evalueze.
ACTIUNE CORECTIVA: REINSTRUIREA SEFULUI IERARHIC CU PRIVIRE LA
PROCEDURA DE EVALUARE A PERFORMANTELOR ANGAJATILOR…

URMARIREA ACTIUNILOR CORECTIVE
 Responsabilul procesului auditat propune actiunile corective si

responsabilul cu urmarirea acestora
 Actiunile corective trebuie sa fie intreprinse in cel mai scurt

timp posibil, dar rezonabil
 Trebuie sa se efectueze verificarea eficacitatii actiunilor

corective intreprinse

PROCES DE ANALIZA SI INCHIDERE NECONFORMITATI
• claritatea formularii 1. Analiza 4. Analiza • planul de actiuni corective este

clar, concis si complet?
• relationarea cu cerinta
NCR Actiunii
standardului • adreseaza cauza radacina?
corective
• necesitatea corectiei –
argumente pro / contra • sunt suficiente dovezi de
• corectie imediata (resurse,
2. Analiza 5. Analiza implementare?
responsabil, termen) - dovezi Corectiei Implementarii • implementarea s-a realizat
• corectie ulterioara (resurse, conform planificarii?
responsabil, termen) - plan
• formularea pentru “cauza radacina” nu

• exista suficiente dovezi pentru
repeta, cumva, neconformitatea? 3. Analiza 6. Analiza implementarea integrala a
• nu este aceasta doar “cauza directa” a Cauzei Eficacitatii actiunii corective?
neconformitatii?
• sunt dovezi ca actiunea
• se mai poate face cel putin un pas de corectiva a fost eficace in
la aceasta cauza prin “de ce”? prevenirea reaparitiei
neconformitatii?

05
COMUNICAREA SI
ALTE ABILITATI
COMPORTAMENTALE
CONCEPTUL DE COMPETENTA A AUDITORILOR
CUNOSTINTE (STUDII &

INSTRUIRE DE
SPECIALITATE)
ATITUDINE COMPETENTA EXPERIENTA
APTITUDINI
PERSONALE
PROCESUL DE COMUNICARE
Expeditorul
codifica
Mesaj
Destinatarul
decodifica &
Feed-back interpreteaza

BARERE ÎN COMUNICARE
Fizice
Intelectuale
Emotionale

BARIERE IN COMUNICARE
100% 10%
Emitator Receptor
100% Ce vrea sa comunice
90% Ce se gandeste sa spuna
80% Ce stie sa spuna
70% Ce spune efectiv
Ce asteapta 60%
Ce asculta 50%
Ce intelege efectiv 40%
Ce admite 30%
Ce retine 20%
Ce va spune 10%

Retinem…
20% din ceea ce auzim
30% din ceea ce vedem
50% din ceea ce vedem şi auzim
70% din ceea ce vedem, auzim şi vorbim
90% din ceea ce vedem, auzim, vorbim şi facem
Oamenii înţeleg cu atât mai multe cu cât

comunicarea face apel la mai multe
simţuri odată.

93% DIN COMUNICARE NU ESTE VERBALA!
Limbaj NON-VERBAL 55% Limbaj PARAVERBAL 38%
► Aspectul fizic ► Volumul vocal
► Poziţia corpului şi mişcările corporale ► Ritmul vorbirii
(de apropiere / de depărtare) ► Tonalitatea
► Gesturile mâinilor ► Articularea cuvintelor
► Mimica, privirea şi mişcările ochilor ► Pauzele
► Imbrăcămintea şi bijuteriile purtate

EXEMPLE DE ATITUDINI (LIMBAJ NON-VERBAL)
Aprobarea: legănarea corpului şi apropierea de "sursă"; copierea gesturilor; privire relaxată cu ochii larg deschişi;
mişcări aprobatoare ale capului sau frecarea frunţii; zâmbetul; desfacerea braţelor şi depărtarea picioarelor ; fumul ţigării
sau al pipei suflat în sus.
Dezaprobare (şi ostilitate): aşezarea palmelor în dreptul feţei şi încrucişarea, sub orice formă, a braţelor (pe piept, în
dreptul bazinului, etc.) şi a picioarelor, chiar mascată: atingerea manşetei sau la ceasului de la mâna cealaltă, apucarea
paharului, servietei, poşetei, sau a oricărui alt obiect cu ambele mâini ; depărtarea de sursă; privire fixă, directă şi
încruntare, privire "piezişă" sau chiar evitarea contactului vizual; pumnii strânşi; frecarea sau apăsarea pleoapelor cu
degetul arătător; frecarea cefei; culesul unor scame imaginare de pe haine; fumul ţigării sau al pipei suflat în jos şi lovirea
ţigării de scrumieră;
Dominaţia: mâna întinsă cu palma în jos, braţul rigid şi strângerea puternică a încheieturilor degetelor; etalarea degetului
mare (din buzunar, la vestă sau rever, etc.); capul dat pe spate; "încălecarea" scaunului; mâinile în şolduri sau la spate
Evaluare (şi decizie): palma închisă pe obraz cu arătătorul întins (cu sau fără degetul mare întins sub bărbie); mângâierea
bărbiei; scoaterea ochelarilor şi introducerea unui braţ al acestora în gură; introducerea pipei sau oricărui alt obiect în
gură.
Îndoială (incertitudine): scărpinarea gâtului; degetele în gură.
Minciună: acoperirea gurii cu palma, chiar când se simulează tusea sau când mişcarea este "deviată" (atingerea nasului,
frecarea ochiului şi mutarea privirii în altă parte, ducerea mâinii la obraz sau la bărbie, etc.); trasul de gulerul propriu al
cămăşii sau al hainei; contractarea pupilelor
Plictiseala: palma făcută suport pentru bărbie; bătaia în masă ("darabana") şi "tropăitul" sau mişcările picioarelor pe
podea.
Supunerea: mâna întinsă cu palma în sus (poziţia "clasică" a cerşetorilor).

SPIRITUL DE ECHIPA SI COOPERAREA =
SUCCESUL AUDITULUI
AUDITORII FIXEAZA “TONUL” AUDITULUI.

ATITUDINEA AUDITORULUI INTERN
TREBUIE SA FIE POZITIVA/SA ADAUGE

VALOARE
Sunt aici sa ajut cu adevarat.

Nu sunt aici sa caut greseli.
Suntem in aceeasi echipa.
Relatia dintre auditori si auditati este critica pentru
Impreuna putem identifica oportunitati de succesul unui audit.
imbunatatire.
Auditorul influenteaza aceasta relatie prin:
Aceasta este in beneficiul afacerii.
1.Intelegerea procesului de comunicare

2.Minimizarea barierelor de comunicare
3.Crearea unui climat propice comunicarii
4.“ASCULTAND” cu atentie auditatii

CLIMAT ADECVAT PENTRU O BUNA COMUNICARE
 Ambientul (unde are loc auditul?)

 Programul (in ce moment al zilei?)
 Privitul in ochi (cat de mult?)
 Limbajul trupului (supravegheaza si controleaza)
 Sensibilitatile culturale (documentati-va anterior,
daca este nevoie)

CONSIDERATIUNI DE AMBIENT
Permiteti spatiul “personal”

Alegeti cea mai buna locatie (locul de munca al auditatului
sau sala de protocol?)
Plan de asezare
Distragerea minima a atentiei
Un birou intre persoane poate deveni o baricada

CONSIDERATIUNI DESPRE TIMP
Lasati auditatului putin timp inainte de sosirea

voastra
Respectati timpul auditatului si programul stabilit
Niciodata prea inainte de programul agreat
Niciodata PREA TARZIU
Considerati:
programul specific al auditatului
pauzele de masa
siesta
sfarsitul programului

SENSIBILITATI CULTURALE
SENSIBILITATI CULTURALE - EXEMPLE

Auditurile pot fi realizate in medii multiculturale
Fii atent la diferentele si sensibilitatile culturale
Studiaza elementele specifice
Intelegerea stabilirii relatiilor cu auditatii
Care este limita

Dau mana cu
spatiului personal?
oricine?
COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020 Fii atent la gesturile ofensive!

Ascultarea ………………ESENTIALA !
► Elimina elementele care distrag atentia
► Asculta continutul
► Elimina judecata in timp ce asculti
► Asculta temele
► Cere clarificari

DE EVITAT
 Simularea ascultarii
 Preocuparea
¡NO!
 Exagerarea
 Intreruperea interlocutorului
 Ascultarea fara sa dai atentie interlocutorului
 Ascultarea doar a ceea ce vrem sa auzim

INTERVIEVAREA – UN MOMENT CRITIC AL AUDITULUI
 Interviurile furnizeaza dovezi obiective esentiale.

 Comunicarea eficace este esentiala pentru interviuri bune.
 Deci, AJUTA auditatii.
 Fii prietenos.  Interviurile nu sunt interogatorii.
 Explica de ce te afli acolo.  Adresati intrebarile intr-o maniera conversationala.

 Disipati intrebarile intr-o conversatie generala.
 Solicita ajutorul.
 Nu incrucisati intrebarile.
 Intreaba daca exista intrebari de la auditati.
 Evitati conversatia de tipul intrebare-si-raspuns.
 Arata interes pentru ce FAC ei.
 Explica observatiile tale sau problematicile pe care le
ridici.

TEHNICI DE CHESTIONARE PENTRU INTERVIURI
Intrebarile trebuie: Trei tipuri de intrebari:

fie la obiect ► Intrebari deschise
nu sugereze raspunsurile
► Intrebari inchise si directe
nu contina cuvinte emotionale sau
sa induca stari emotive ► Intrebari de clarificare
Evitati intrebarile care induc raspunsul

Nu adresati intrebari antagonice

RELANSAREA COMUNICARII
PASIVA = il determina pe interlocutor sa simta faptul ca il ascultam cu atentie si

intelegem ce spune
Cuvinte: “inteleg”, “corect”, “asa este
Propozitii: “imi puteti da si alte exemple?”
ACTIVA = clarifica puncte de vedere aparute in comunicare si pregateste solutii

finale
Propozitii: “daca am inteles bine, afirmati ca…”

LUAŢI ÎNTOTDEAUNA NOTIŢE
Explicaţi auditatului nevoia de a lua notiţe

Elaboraţi notiţele:
 Cuprinzător
 Exact
 Precis
 Lizibil

MANAGEMENTUL TIMPULUI
Timpul este întotdeauna scurt

Planificaţi cu atenţie
Nu permiteţi devierea auditului
Nu “săpaţi” prea mult
Nu vă focalizaţi pe fleacuri
Decideţi mărimea eşantionului
& respectaţi-o


Auditul Intern Ifs

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Auditul Intern Ifs

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

C OP YR I GHT B U RE AU V ER I TA

PROCESUL DE AUDIT INTERN CONFORM GHIDULUI ISO

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

Elemente de PROCES Elemente de

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

AUDITORUL ISO 19011:2018

"Persoană care efectuează un audit"

CLIENTUL DE AUDIT ISO 19011:2018

“Organizație sau persoană care solicită un audit.”

CONCLUZIILE AUDITULUI ISO 19011:2018

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

“Îndeplinirea unei cerințe”/ “ Neindeplinirea unei cerinte”

CRITERII DE AUDIT ISO 19011:2018

DOVEZILE OBIECTIVE ISO 19011:2018

“Date care sustine existent sau veridicitatea unui lucru”

Notă: Dovezile obiective pot fi obtinute prin observare, masurare, incercare

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

PERFORMANTA ISO 19011:2018

CERINTA ISO 19011:2018

RISC ISO 19011:2018

PROCES ISO 19011:2018

EFICACITATE ISO 19011:2018

Prezentare corectă – obligaţia de raporta adevărul şi cu

audit reflectă cu fidelitate şi acurateţe activităţile de audit.

Confidențialitate Constiinta profesională - aplicarea perseverenţei şi a

Utilizarea dovezilor – baza raţională pentru a ajunge la concluzii

Abordare bazată pe dovezi Abordarea bazata pe risc - O abordare a auditului care ia in

Abordarea bazata pe risc in audit ar trebui sa influenteeze

Se utilizeaza numai în scopuri interne. Pot constitui baza pentru o auto-declarație

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

Audituri externe - au ca scop principal colectarea unor dovezi obiective privind

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

 Fac parte din programul de audit.

Acestea sunt neplanificate. De exemplu, sunt necesare:

Auditul neanuntat IFS- intre saptamana -16 si +2.

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2019

a) este conform cu cerintele proprii ale organizatiei, modalităţile planificate

Trebuie planificat un program de audit pe baza informatiilor ca: complexitatea si importanţa

Inregistrări ale auditului şi ale rezultatelor acestora trebui menţinute.

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

• selectarea echipei de audit

COPYRIGHT BUREAU VERITAS 2020

Planificarea auditului (PLAN)

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

 Responsabil: Persoana care coordoneaza programul de audit (persoana competenta – principii si

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

Implementarea programului de audit (Responsabili: Persoana care coordoneaza programul de audit,

Verificarea eficacitatii auditului (CHECK)

Monitorizarea programului de audit

Evaluarea conformitatii cu programele, planificarile si obiectivele auditurilor

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

Imbunatatirea eficacitatii auditului (ACT)

 Date de intrare in analiza pentru imbunatatire: tendintele rezultate din monitorizarile

 Responsabili: Persoana care coordoneaza programul de audit

COPYWRIGHT BUREAU VERITAS 2019

Raportează neconformitățile / abaterile Confirmă neconformitatea / abaterea

Auditorul și auditatul convin o perioadă

 Verifică măsurile corective implementate și evaluează