Cuprins

Capitolul I Prezentarea general a SC XXX BACU SA 1.1 Scurt istoric

Legile aprute n august 1990 privind reorganizarea unitilor economice de stat ca regii autonome i societi comerciale, au creat cadrul legal pentru transformarea ntreprinderilor I.E.G.A.D (ntreprinderi En-Gross pentru Aprovizionare i Desfacere) n societi comerciale. In prezent sunt un total de 44 de baze judeene denumite XXX, din care 4 S.C. XXX n municipiul Bucureti i 40 de S.C. XXX judeene. Cu toate c i-au mbuntait substanial calitatea serviciilor, i-au diversificat gama materialelor i produselor livrate, i au depus eforturi pentru creterea productivitii muncii prin investiii att n logistic ct i n personal, unele baze teritoriale au cedat rolul de cel mai mare angrosist din jude concurenilor aprui ulterior cu acelai profil de activitate.

In prezent toate societile comerciale XXX sunt privatizate i fac parte din Organizaia Patronal i Profesional XXX , organizaie care are rolul de a promova, susine i apra interesele profesionale, tehnico economice i juridice n raporturile acestora cu instituiile publice i administrative precum i organizarea periodic de ntlniri pe probleme ce reprezint interes pentru activitatea lor . Societatea are relaii de parteneriat cu numeroase firme din ar, avnd drept clieni firme cu acelai profil de activitate, cum ar fi: Xxx S.A. Braov, Xxx S.A. Constana, Xxx Electro S.A. Bucureti i firme cu alt profil de activitate cum ar fi: Vrancart Adjud. Furnizorii sunt reprezentai de urmtoarele firme: Tepro Iai, Ductil Buzu, Chimcomplex S.A. Borzeti, Laminate Bucureti.

1.2 Profilul S.C. XXX BACU S.A.

Prin profilul su de activitate i cu o experien de aproximativ 30 de ani n domeniu, S.C XXX BACU S.A pune la dispoziia consumatorilor industriali i individuali posibilitatea de a achiziiona o gam larg de produse. Principalele produse ce se regsesc n stocul S.C. XXX BACU S.A. n vederea comercializrii sunt: Produse metalurgice: oel beton, profile din oel (INP, UNP, U,T, oel lat i rotund, cornier), srm i produse din srm, evi, tabl ; Echipamente i consumabile de sudur; Materiale de construcii: ciment, var, carton bitumat, vat mineral, placaje , cherestea; Materiale chimice: sod caustic i calcinat, fosfat trisodic, detergent, clorur de var, clorur de calciu, carbid; Elemente de fixare: organe de asamblare, cuie construcii i speciale; Produse abrazive : pietre polizor , abrazive de suport; Echipament de protecie i lucru: salopete i combinezoane doc, halate, costume antiacide, costume i pelerine de ploaie, cizme electroizolante i pentru ap/noroi, ochelari de protecie i ochelari pentru sudori, oruri i

jambiere pentru sudori, mnui pentru sudori i prosoape flauate, cearafuri , pturi i saltele cazarmament; Piese auto: Rab, Saviem, Tractor, Aro, Dacia; Anvelope: 900 x 20, 1000 x 20, 1100 x 20, 1200 x 20, 1400 x 38; Acumulatori: 150 v, 180 v, etc; Plci i covoare, furtun i curele din cauciuc; Scule de mn i achietoare: cleti, ciocane, truse scule tiere i de sudur burghie, filiere, menghine, mandrine, cuite strung, universale strung; Rulmeni : 6000 6318, 22207 22318, 30204 32215. Aparataj electric de joas tensiune: contactori, patroane, socluri, prize, ntreruptori, etc; Cabluri i conductori : FY, AFY, VLPY, CYY, MYYM, MCCG, cablu sudur; De asemenea, S.C. XXX BACU S.A. asigur i o gam larg de servicii, cum ar fi: A. Fasonare oel beton Din anul 2004 s-a implementat un program Phare prin care s-a realizat o fabric de fasonat oel beton pentru construcii civile i industriale. B. Transport: S.C. XXX BACU S.A. are n dotare un parc auto propriu cu care efectueaz: transportul produselor de la furnizori , n procesul de aprovizionare; transportul produselor ctre clieni; activiti de transport la solicitarea diverilor colaboratori; C. Depozitare: S.C. XXX BACU S.A. are n dotare 30.000 mp. suprafa de depozitare: spaii deschise i 20.000 mp. suprafa de depozitare spaii nchise. Depozitele au fost incluse n ultimi ani n programe de modernizare, fapt ce a condus la introducerea lor ct mai benefic n circuitul comercial.

1.3 Compartimentul financiar-contabil n structura organizatoric a SC XXX BACU SA

Principalele funciuni ale unitii sunt: funciunea operativ sau de producie: grupeaz totalitatea activitilor legate de fluxul material, deci a activitilor prin care se transform resursele primare, materiale n produse finite i a celor prin care se asigur condiiile tehnicomateriale necesare. Din punct de vedere al sistemului de producie, al rezultatelor, aceasta este funciunea principal. Ca activiti de baz ale funciunii de producie sunt : programarea, produciei de baz i auxiliare, - exploatarea, ntreinerea i repararea instalaiilor, mainilor, aparaturii tehnice, etc. funciune financiar-contabil: grupeaz activitile de asigurare, utilizare i control/evaluare a resurselor financiare necesare desfurrii normale a procesului de producie al respectivei organizaii. funciunea resurse umane sau personal: grupeaz toate

activitile legate de resurse umane ncepnd cu recrutarea i pn la pensionarea personalului organizaiei avnd ca principale activiti: selecia, instruirea, formarea, ncadrarea, promovarea, protecia, motivarea, evaluarea, planificarea, cariera personalului. Aceasta funciune cade att n responsabilitatea compartimentului specializat al firmei, ct i n sarcina conductorilor ca principali factori de formare i sudare a intereselor fiecror colectiviti profesionale. funciunea comercial: grupeaz toate activitile prin care se asigur resursele materiale necesare sistemului de producie, stocarea acestora, ct i a resurselor productive a transporturilor i desfacerilor lor. Cuprinde 3 tipuri de activiti : - aprovizionarea prin care firma i asigur obiectul i mijloacele de munc necesare atingerii obiectivelor planificate ; - desfacerea prin care are loc transformarea rezultatelor obinute n urma procesului de aprovizionare n cea a circulaiei mrfurilor ncasnd contravaloarea acestora ; - marketing-ul: care reunete procesele prin care cererea de bunuri sau servicii este identificat i anticipat de ctre firm, dup care se studiaz i se analizeaz

comportamentul consumatorului, n scopul orientrii eforturilor firmei spre dezvoltarea aprovizionrii de bunuri sau prestrii de servicii cerute n acel moment. Principalele activiti desfurate n cadrul funciunii financiar - contabile sunt: - activiti financiare cu caracter anticipat Aceast activitate privete asigurarea de fonduri, controlul respectivei discipline financiare mai ales n relaiile cu bncile, furnizorii i beneficiarii, operaii de urmrire a ncasrilor i plilor. - activiti financiar-contabile cu caracter de control post operativ i control ierarhic curent Activitatea financiar contabil de control se desfoar n vederea analizrii activitii economice a preurilor, inventarierii resurselor i mijloacelor existente, etc. n condiiile economiei de pia, cnd la nivelul organizaional, obiectivul strategic se reduce de regul n meninerea sau creterea profitului, importana acestei funciuni crete considerabil. Organigrama ntreprinderii se prezint ca n Fig 1. Organigrama SC XXX BACU SA.

Capitolul II Prezentarea general a sistemului informaional existent

Conform definiiei sistemului informaional, acesta presupune existena unor date, informaii, circuite informaionale, fluxuri informaionale, proceduri si mijloace de tratare a informaiilor prin intermediul crora se fundamenteaz, stabilesc si realizeaz obiectivele unei ntreprinderi. n cazul SC XXX BACU SA, sistemul informaional are rolul de a asigura persoanelor din conducerea societii informaiile necesare adoptrii deciziilor economice sau de alt natur.

Personalul unitii, prin intermediul mijloacelor de comunicare, culege documente ce ncorporeaz date, le prelucreaz cu ajutorul sistemelor de prelucrare a datelor i transmite informaii n scopul lurii deciziilor. Toate acestea caracterizeaz de fapt un sistem informaional existent n orice unitate. (Fig.2 Principalele componente ale sistemului informaional).

Fig.2 Principalele componente ale sistemului informaional

2.1 Prezentarea general a componentei hardware a sistemului

Hardware-ul const n toate componentele fizice ale sistemului informaional. De exemplu, hardware-ul poate include serveruri, reele, cabluri de fibr optic, echipamente de telecomunicaii, scannere, n ceea ce privete componenta hardware a sistemului informatic din cadrul compartimentului financiar-contabil, aceasta cuprinde: 10 calculatoare: procesor Intel Pentium 4, plac de baz ASUS, HDD 160 GB, monitor Samsung, rezoluie 1280x1024 pixeli, 5 aparate

telefonice, 1 aparat telefax, 5 imprimante matriciale HP, 1 copiator multifuncional.

2.2 Prezentarea general a componentei software a sistemului

Componenta software a unui sistem informatic este reprezentat de subsistemul de programe ce formeaz componenta logic a sistemului informaional. Cu alte cuvinte, software-ul cuprinde programele ce controleaz hardware-ul i produc informaiile sau rezultatele cerute. Programul care sprijin funcionarea zilnic a business-ului firmei este WinMentor.

Fig.3 WinMentor Pachetul de programe WinMentor a fost creat special pentru lucrul n reea, putnd fi utilizat i de ctre persoane neiniiate n contabilitate deoarece programul genereaz automat nregistrrile contabile aferente datelor introduse n calculator, pe baza documentelor justificative. Unitatea utilizeaz urmtoarele modulele oferite de WinMentor: Mijloace fixe, Stocuri, Producie, Comercial, Expert i Salarii.

2.3 Prezentarea general a componentei umane a sistemului informaional existent din cadrul compartimentului financiar- contabil

Oamenii care interacioneaz cu sistemul informaional sunt: grupul de manageri responsabili pentru sistem, persoane din interiorul sau exteriorul companiei i membrii staff-ului IT, care asigur service-ul, consumatoare i conectarea n reea. Firma care se ocup de toate acestea este INFO STAR SRL BACu. Funciile ocupate de personalul compartimentului financiar-contabil, precum i gradul de computerizare se prezint ca n tabelul de mai jos: Funcia Director economic Economist Casier Contabil de gestiune Angajat facturare Computerizare + + + + +

Datele sunt nregistrate i prelucrate rapid, avnd n vedere faptul c majoritatea proceselor sunt supuse computerizrii.

Capitolul III Analiza critic a sistemului informaional financiarcontabil la SC XXX BACU SA 3.1 Analiza critic a componentei hardware a sistemului informaional financiar-contabil
Analiz critic a componentei hardware presupune stabilirea punctelor slabe i a punctelor forte, dup cum urmeaz: Puncte slabe ale componentei hardware:

 Memorie RAM mic, ceea ce duce la o funcionare anevoioas a calculatorului; Grad mare de uzur al calculatoarelor; Numr mic al imprimantelor. Puncte tari ale componentei hardware: Calculatoarele sunt conectate n reea, fapt care favorizeaz introducerea datelor despre aceeai firm de pe mai multe calculatoare, resursele hard (imprimantele) pot fi utilizate de mai muli utilizatori simultan, personalul angajat poate comunica i realiza schimb de informaii cu uurin, bazele de date pot fi exploatate de mai multe persoane n acelai timp.

3.2 Analiz critic a componentei software a sistemului informaional financiar-contabil

Printre punctele slabe ale WinMentor se numr: Help-ul programului este minimal; Preurile cu instalarea, ntreinerea i service-ul sunt relativ mari. Punctele forte ce caracterizeaz programul sunt urmtoarele: Posibilitatea introducerii datelor despre firm de pe mai multe calculatoare interconectate; Programul poate fi utilizat i de ctre persoane neiniiate n domeniul contabilitii deoarece acesta genereaz articole contabile automat odat cu introducerea datelor nscrise pe documentele justificative; Datele din program sunt confideniale, accesul n program fiind permis doar pe baza unui nume de utilizator i parol; Pentru amuzament, programul are ncorporat o pereche de ochi ce urmresc poziia cursorului de mouse pe ecran. Dac incomodeaz, printr-un simplu click acetia vor disprea.

10

 Planul de conturi este deja introdus i exist posibilitatea adugrii de noi analitice la conturi deja existente, noi conturi sintetice sau modificarea celor deja existente; Programul realizeaz automat update-uri odat cu apariia oricror modificri legislative; Programul prezint cele mai puine erori n calcularea i evidena partenerilor i a stocurilor; Diversitatea rapoartelor emise de program; Interfa prietenoas cu utilizatorul; Exactitatea i corectitudinea datelor procesate, precum i arhivarea acestora.

3.3 Analiz critic a componentei umane a sistemului informaional financiar-contabil

Punctul slab al componentei umane l reprezint deficitul de personal. Printre punctele forte se numr i: Personalul bine calificat; Vechimea n cadrul societii constituie, de asemenea, un avantaj deoarece persoanele cu o experien n cadrul aceleiai companii tiu s rspund cel mai bine cerinelor i nevoilor firmei.

Capitolul IV Propuneri privind mbuntirea sistemului informaional financiar-contabil

Printre propunerile de mbuntire, n ceea ce privete componenta hardware, se numr i achiziia de noi calculatoare mai performante precum i suplimentarea numrului de imprimante. Numrul mic al imprimantelor ngreuneaz desfurarea activitilor zilnice deoarece persoanele care nu beneficiaz de imprimante trebuie s se deplaseze n birourile dotate cu astfel de echipamente, ntrerupnd att propria activitate ct i pe cea desfurat n birourile respective. De asemenea, imprimanta se blocheaz n 11

mod regulat atunci cnd dou persoane solicit listarea n acelai timp. Prin achiziia de calculatoare noi se asigur att o funcionare mai rapid ct i un spaiu de memorie suficient pentru depozitarea tuturor informaiilor, fiind astfel posibil vizualizarea n orice moment a diferitelor situaii solicitate de ctre utilizator. mbuntirea componentei software ar presupune apariia de noi cmpuri n lista facturilor de intrare sau ieire, cum ar fi: rest de plat, localitate sau cod fiscal, toate acestea ducnd la creterea operativitii programului. Creterea productivitii componentei umane s-ar realiza printr-o pregtire profesional periodic adaptat la modificrile legislative. Avnd n vedere deficitul de personal, noi angajri ar mbunti desfurarea activitilor zilnice. O soluie pentru motivarea angajailor ar fi bonusurile primite pentru munca prestat n afara programului, precum i investiii n diferite modaliti de relaxare atunci cnd stresul i oboseala ating cote maxime.

Concluzii

n cadrul SC XXX BACU SA, sistemul informaional asigur ntreprinderii informaiile necesare realizrii corespunztoare a proceselor de management i de execuie. Cerinele formulate de ctre conducere sunt ndeplinite datorit rapiditii i

12

corectitudinii cu care sistemul informaional rspunde acestora, funcionarea lui fiind fundamentat de logica unui director economic priceput i experimentat. Pornind de la o component hardware dotat cu instrumente menite s uureze desfurarea activitilor zilnice, o component software aliniat la ultimele modificri legislative i o component uman specializat i pregtit din punct de vedere profesional, sistemul informaional ndeplinete cu brio funciile: decizional, operaional i de documentare. Funcionarea n bune condiii a sistemului este asigurat att de corelarea acestuia cu obiectivele i strucutura organizaiei ct i de concentrarea informaiilor asupra domeniilor cheie.

13