Audit Report

Russell Romania - ISO 9000 Consulting SagiPrest Consulting SRL
Bisericii Romne 70, Brasov, Romnia
Plan de Audit
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit: ABC-01-EN
Perioada auditului: din
25/11/2004 pn n 25/11/2004
Tipul auditului Supraveghere Standard ISO 9001:2000 Auditor(i) Angela Simpson, Daniel Smith Domeniul certificat Comercializarea produselor de birotic
Semntura auditor(i)
MHA SP 002/rev 1 - 10 Aug 2003
Plan de audit pentru organizatia
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ziua 1, data 25/11/2004

Auditor
Angela Simpson
09:00 SEDINTA DE DESCHIDERE Confirmarea domeniului de auditat Analiza progamului de audit
09:30 Revizuirea modificrilor n modul de operare/procese/sistemul calittii documentat Apeluri si reclamatii Neconformitti anterioare
10:15 INTERVIU CU MANAGEMENTUL DE VRF Angajamentul managementului Politica n domeniul calittii Obiective strategice Responsabilitate si autoritate
11:00 MANAGEMENTUL RESURSELOR Resurse umane, competent Echipamente, mediu de lucru
12:00 PAUZA DE PRNZ
12:30 PROCESE PROCES - Aprovizionare, evaluarea furnizorilor PROCES - Planificare PROCES - Inspectii si testri
14:00 MSURARE, ANALIZ SI MBUNTTIRE Audituri interne si analiza efectuat de management Concluzii n urma auditurilor interne nregistrri privind actiuni corective si preventive Satisfactia clientului, reclamatii client Analiza datelor mbunttire continu Modul de folosire a certificatului si a mrcii de certificare
15:30 SEDINTA PRIVAT 16:00 SEDINTA DE NCHIDERE 16:30 PRSIREA LOCATIEI
Auditor
Daniel Smith
09:00 SEDINTA DE DESCHIDERE Confirmarea domeniului de auditat
MHA SP 002/rev 1 - 10 Aug 2003
Pag 2
Plan de audit pentru organizatia
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ziua 1, data 25/11/2004

Auditor
Daniel Smith
Analiza progamului de audit
09:30 Revizuirea modificrilor n modul de operare/procese/sistemul calittii documentat Apeluri si reclamatii Neconformitti anterioare
10:15 INTERVIU CU MANAGEMENTUL DE VRF Angajamentul managementului Politica n domeniul calittii Obiective strategice Responsabilitate si autoritate
11:00 Relatia cu clientul, comenzi, contracte
12:00 PAUZA DE PRNZ
12:30 PROCESE PROCES - Ambalare, pstrarea produsului PROCES - Livrarea la client PROCE - Echipamente de msurare si monitorizare
14:00 MSURARE, ANALIZ SI MBUNTTIRE Audituri interne si analiza efectuat de management Concluzii n urma auditurilor interne nregistrri privind actiuni corective si preventive Satisfactia clientului, reclamatii client Analiza datelor mbunttire continu Modul de folosire a certificatului si a mrcii de certificare
15:30 SEDINTA PRIVAT 16:00 SEDINTA DE NCHIDERE 16:30 PRSIREA LOCATIEI
MHA SP 002/rev 1 - 10 Aug 2003
Pag 3

Checklist al Sedintelor & Lista Participantilor

ABC BIROTICS LTD.
Perioada auditului: din 25/11/2004 pn la 25/11/2004
Instructiuni pentru sedinta de deschidere 1. Prezentarea echipei de audit 2. Confirmarea domeniului certificat, standardul & orice excluderi 3. Confirmarea confidentialittii 4. Explicarea felului n care auditorii vor fi repartizati 5. Asigurarea disponibilittii ghizilor si a instruirii lor 6. Confirmarea programului si & explicarea c acesta poate fi modificat 7. Explicarea metodei de esantionare 8. Explicarea metodei de audit 9. Explicarea raportrii & a categoriilor de neconformitri & felul n care vor fi prezentate la sedinta de nchidere 10. Confirmarea pregtirilor (prnz, sal conferinte, copiator, etc.) 11. Confirmarea datei/orei/participantilor la sedinta de nchidere 12. ntrebri pentru clarificare
Instructiuni pentru sedinta de nchidere 1. Multumiti clientului pentru cooperare, prezentati elementele pozitive si negative depistate 2. Explicati c toate elementele depistate sunt confidentiale 3. Cereti ca ntrebrile s fie puse dup finalizarea sumarului 4. Reamintiti domeniul de certificare si standardul de referint 5. Explicati categoriile de neconformitti 6. Explicati sistemul de esantionare & faptul c neconformitti mai pot exista 7. Prezentati sumarul auditului (nr. de neconformitti n fiecare categorie) & recomandri 8. Auditorii prezint fiecare neconformitate 9. ntrebri 10. Explicarea procedurii de apel 11. Explicarea actiunilor ulterioare si a procedurii de nchidere
Participant(i) la sedinta de deschidere, semntura

ANDREW ROBINSON BRIAN RISLEY JOHN PALMER KATE WITLESS MONICA FOSTER
Participant(i) la sedinta de nchidere, semntura

ANDREW ROBINSON BRIAN RISLEY JOHN PALMER KATE WITLESS MONICA FOSTER
MHA SP 005/rev. 1 - 10 Aug 2003
Pag 1

Detalii Audit
ABC BIROTICS LTD.
Durata auditului: din 25/11/2004
pn la 25/11/2004
Auditor(i): Angela Simpson, Daniel Smith Tipul auditului: Supraveghere Standard: ISO 9001:2000 Domeniul acoperit de qms: Comercializarea produselor de birotic
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Detalii audit pentru
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Clauza din standard Subiect
5.1 Angajamentul managementului
Ce dovezi exist din partea managementului de vrf privind a) comunicarea n cadrul organizatiei a importantei satisfacerii cerintelor clientilor, precum si a cerintelor legale si de reglementare?
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Comunicarea n cadrul organizatiei a importantei satisfacerii cerintelor clientilor s-a realizat prin elaborarea si afisarea Politicii n domeniul calittii. De asemenea, s-au realizat instruiri si verificri ale personalului pe aceast tematic. Verificat Proces Verbal de Instruire/Verificare din 13.09.2004, 28.10.2004 si din 17.11.2004 cu Manualul Calittii, Politica n domeniul calittii. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Proces verbal de instruire/verificare Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
Ce dovezi exist din partea managementului de vrf, privind angajamentul su referitor la b) stabilirea politicii referitoare la calitate?
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Politica n domeniul calittii este prezentat n Manualul de Management al Calittii, mpreun cu obiectivele aferente perioadei cerute. Acestea se regsesc n Manualul de Management al Calittii. Verificat Politica n domeniul calittii datat 19.02.2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Politica n domeniul calittii Documente examinate: Manualul Calittii Politica n domeniul calittii Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
Ce dovezi exist din partea managementului de vrf privind c) definirea obiectivelor msurabile, aferente politicii referitoare la calitate?
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Politica n domeniul calittii contine obiective clare, dintre care enumerm: - Prestarea de servicii de comercializare a produselor de birotic astfel nct fiecare client s fie multumit de produsele achizitionate, conditiile de achizitionare, respectiv garantia oferit; - Determinarea semestrial a gradului de satisfactie a clientilor si mentinerea acestuia la un nivel global de peste 80%. Documente aplicabile: Manualul Calittii Politica n domeniul calittii Documente examinate: Manualul Calittii Politica n domeniul calittii Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 2
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ce dovezi exist din partea managementului de vrf privind d) asigurarea disponibilittii resurselor necesare? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Pentru anul 2004, a fost elaborat un Bugetul de Venituri si Cheltuieli care prezint toate resursele necesare bunei functionri a organizatiei: resurse materiale, financiare si umane.
Documente aplicabile: Manualul Calittii
Documente examinate: Manualul Calittii
Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
5.3 Politica referitoare la calitate
Cum respect politica n domeniul calittii cerintele stipulate n clauza 5.3 a - e? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: a) Politica n domeniul calittii se consider a fi adecvat scopului organizatiei deoarece urmreste s ofere clientilor si produse si servicii de nalt calitate. n acest sens politica este sustinut de obiective adecvate. b) Politica n domeniul calittii include un angajament din partea managementului de vrf privind satisfacerea cerintelor clientilor si mbunttirea continu a sistemului de management al calittii. Extras din Politica n domeniul calittii datat 19.02.2004: " Este politica ABC Birotics Ltd. de a oferi clientilor si servicii de nalt calitate, respectiv de a satisface cerintele contractuale, legale si de reglementare aplicabile, inclusiv prevederile standardului SR EN ISO 9001:2001. Organizatia urmreste mbunttirea continu a eficientei si eficacittii sistemului de management al calittii care este analizat n cadrul sedintelor efectuate de management. n analiza efectuat, se mbunttesc obiectivele calittii existente si se stabilesc altele noi." c) Politica n domeniul calittii mentioneaz faptul c obiectivele curente sunt analizate periodic n timpul analizelor efectuate de management. d) Politica este comunicat n ntrega organizatie prin afisarea acesteia la locurile de munc, prin instruiri specifice ale personalului cu Politica n domeniul calittii si implicatiile acesteia. De asemenea, organizatia se asigur c politica este nteleas, prin verificrile periodice pe care le realizeaz. Pe parcursul prezentului audit au fost chestionate pe probleme de Politic a calittii urmtoarele persoane: Brian Risley, Kate Witless si George Hamilton. S-a constatat c aceste persoane sunt familiarizate cu Politica n domeniul calittii. e) Obiectivele calittii sunt analizate periodic cu ocazia analizelor efectuate de management. n timpul acestora sunt stabilite obiective noi, iar cele curente sunt analizate n vederea mbunttirii lor. Documente aplicabile: Politica n domeniul calittii Documente examinate: Politica n domeniul calittii Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 3
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
5.4.1 Obiectivele calittii
Cum sunt stabilite si msurate obiectivele referitoare la calitate? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Obiectivele calittii sunt determinate n urma analizei datelor specifice perioadei investigate. Acest lucru se realizeaz n timpul analizei efectuate de management. n functie de rezultatele obtinute si de orientarea strategic a firmei, se determin obiective noi sau sunt mbunttite cele curente. Pentru fiecare obiectiv stabilit se impun elemente specifice de msurarte, respectiv se asigneaz functiile relevante din organizatie. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
5.4.1 Obiectivele calittii
Obiectivele sunt relevante si realizabile? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Da, obiectivele sunt relevante si sustin Politica n domeniul calittii. Un exemplu de obiectiv relevant si realizabil este instruirea personalului cu procedurile sistemului de management al calittii pn la sfrsitul anului, obiectiv realizat la data auditului. Documente aplicabile: Politica n domeniul calittii Documente examinate: Politica n domeniul calittii Persoane intervievate: Brian Risley, Andrew Robinson
5.4.2 Planificarea sistemului de management al calittii
Cum este condus planificarea calittii? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Planificarea calittii este realizat prin elementele descrise n Manualul de Management al Calittii, respectiv n procedurile aplicabile. n situatia n care se planific modificri ale sistemului care ar putea afecta modul de operare al acestuia, modificrile sunt analizate n cadrul sedintelor de analiz a managementului pentru a asigura faptul c integritatea sistemului nu este compromis. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 4
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
5.5.1 Responsabilitate si autoritate
Cum sunt definite si comunicate responsabilittile si autorittile personalului? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Responsabilittile si autorittile personalului sunt prezentate n Manualul de Management al Calittii. Structura organizatoric este prezentat n organigram, iar n continuare sunt identificate principalele responsabilitti ale functiilor cheie mentionate n organigram. Comunicarea responsabilittilor si autorittilor se face cu ajutorul Fisei Postului angajatului. Verificat Fisa Postului pentru angajatii John Palmer si Monica Foster. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Fisa postului Persoane intervievate: Brian Risley, Kate Witless
5.6.1 Generalitti
Care este frecventa analizelor efectuate de management? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Sedinta de Analiz a Managementului are loc semestrial, imediat dup desfsurarea auditurilor interne. Documente aplicabile: Manualul Calittii PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Documente examinate: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
5.6.1 Generalitti
Aceste analize sunt conduse de ctre managementul de la cel mai nalt nivel? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: La Sedinta de Analiz a Managementului particip managementul la cel mai nalt nivel reprezentat de Directorul General - dl. Andrew Robinson. Verificat Agenda Sedintei de Analiz a Managementului din 21.10.2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Agenda SAM Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 5
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
5.6.2 Elemente de intrare ale analizei
Cum respect datele de intrare ale analizei cerintele clauzei 5.6.2 a - g? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: a) Rezultatele auditurilor interne sunt luate n discutie, cu scopul determinrii oportunittilor de mbunttire. n Agenda SAM din 21.10.2004 sunt prezentate rezultatele ultimului audit intern, inclusiv neconformittile depistate si stadiul implementrii actiunilor corective. b) Analiza efectuat de management a luat n considerare satisfactia clientilor. Reprezentantul Managementului a prezentat rezultatele obtinute. Acestea situeaz organizatia la un nivel de performant de 84%, nivel caracterizat ca fiind ntre Bun si Foarte bun.
Verificat Raport privind satisfactia clientilor - Iulie 2004. c) Performanta proceselor si conformitatea produselor este analizat pe baza Rapoartelor de Neconformitate. d) Stadiul actiunilor corective si preventive a fost prezentat n cadrul analizei efectuate de management. e) Eficienta unor actiuni corective stabilite n Rapoartele de Neconformitate a fost analizat n cadrul sedintei de analiz a managementului. f) Nu s-au identificat astfel de schimbri n cadrul analizei efectuate de management (nu a fost cazul). g) n cadrul sedintei de analiz a managementului au fost fcute recomandri pentru mbunttirea calittii produselor comercializate si a serviciului prestat precum: efectuarea unor instruiri specifice ale personalului de vnzri privind satisfacerea cerintelor clientilor, gsirea unei noi modalitti de depozitare a produselor n depozit etc. Documente aplicabile: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Documente examinate: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Agenda SAM Raport privind satisfactia clientilor Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
5.6.3 Elemente de iesire ale analizei
Care sunt elementele de iesire ale analizei efectuate de management si cum respect acestea prevederile clauzei 5.6.3 a - c?
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: nregistrrile disponibile constau n Agenda Sedintei de Analiz a Managementului si rapoartele aditionale la aceasta (a se vedea rspunsurile anterioare pentru exemplificare).
Documente aplicabile: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive
Documente examinate: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive
Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 6
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
6.1 Asigurarea resurselor
Cum determin organizatia resursele necesare? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Determinarea resurselor necesare se realizeaz prin analiza cerintelor clientilor, a cerintelor legale si de reglementare. Organizatia se asigur c resursele necesare sunt furnizate, astfel nct s fie ndeplinite cerintele clientilor. Principalele resurse luate n considerare sunt cele financiare, infrastructura, funizori, resurse umane si echipamente. Acestea sunt analizate cu precdere n cadrul analizelor efectuate de management.
Persoane intervievate: Kate Witless, Brian Risley
6.2.2 Competent, constientizare si instruire
Cum determin organizatia necesarul de competente? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Necesarul de competente se determin cu precdere n cadrul sedintelor de analiz a managementului. Metodele de determinare a competentei angajatilor constau n revizuirea si actualizarea Fiselor Postului, evaluarea personalului n baza Fiselor de Post revizuite si analizate si ntocmirea unui referat privind resursele umane, luarea de decizii privind furnizarea de instruiri, respectiv angajarea de personal. Verificat Referat privind activitatea angajatului John Palmer. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Referat privind activitatea personalului Persoane intervievate: Brian Risley, Kate Witless
Ce instruiri sunt furnizate de organizatie? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Instruirile furnizate de organizatie sunt att pe latura tehnic specific activittilor ce se desfsoar n cadrul organizatiei, ct si pe latura asigurrii calittii. Instruirile sunt fcute piramidal, conform planului de instruire, respectiv ori de cte ori este necesar, pentru a mbuntti valoarea resurselor umane. Instruirile sunt urmate de verificri ale cunostintelor dobndite. Toate aceste actiuni sunt nregistrate n Procesele verbale de instruire/verificare.
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 7
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Persoane intervievate: Brian Risley, Kate Witless
Cum este monitorizat eficienta instruirilor realizate? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Monitorizarea eficientei instruirilor realizate se face prin verificri ale cunostintelor dobndite, cu nregistrarea rezultatelor n Procesele Verbale de Instruire/Verificare. n plus, se analizeaz si Rapoartele de Neconformitate care au drept cauz instruirea defectuoas a personalului. Verificat Proces Verbal de Instruire/Verificare specific verificrii de cunostinte datat 24.09.2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Proces verbal de instruire/verificare Persoane intervievate: Kate Witless
Ce nregistrri sunt disponibile pentru scolarizare, instruire, abilitti si experient? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: nregistrrile disponibile privind scolarizarea, instruirea, experienta, abilittile si experienta sunt: Curriculum vitae, Procese verbale de instruire/verificare, Referate privind activitatea personalului, Fisa postului, Formular de interviu la angajare, copii ale diplomelor. Verificat Dosar personal al angajatei Monica Foster - Reprezentantul Managementului Calittii. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Dosar personal Persoane intervievate: Brian Risley, Kate Witless
6.3 Infrastructura
Cum este asigurat mentenanta cldirilor, mediului, echipamentelor si serviciilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Mentenanta cldirilor si a infrastructurii se realizeaz prin efectuarea de ntretineri si reparatii, dac este cazul. Organizatia realizeaz mentenanta cldirilor prin efectuarea curteniei zilnice. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 8
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
6.3 Infrastructura
Precizati cerinte speciale referitoare la infrastructur (ncperi curate, protectie antistatic, ncperi reci, etc.). Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Organizatia a determinat ca cerint special legat de infrastructur, curtenia acesteia, astfel nct s se respecte normele de igien, respectiv pentru a asigura satisfactia clientului. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
7.2.1 Determinarea cerintelor referitoare la produs
Descrieti felul n care organizatia gestioneaz cererile de ofert, licitatiile (dac este aplicabil), comenzile si contractele cu clientii.
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Cererile de ofert se nregistreaz de ctre personalul de vnzri si se trimit apoi clientilor oferte de preturi si produse. Comenzile clientilor se primesc de ctre Compartimentul Vnzri n scris sau direct la sediul organizatiei. Acestea sunt nregistrate de personalul de vnzri si sunt analizate de ctre Directorul de Vnzri. Contractele sunt analizate nainte de acceptare, de ctre Directorul de Vnzri. Analiza spre aprobare si semnarea contractului cu clientul sunt responsabilittile Directorului General. Organizatia nu a participat la nici o licitatie pn la data prezentului audit. Verificat: - Oferta din 13.09.2004; - Comenzi din 22.07.2004, 29.07.2004, 15.11.2004 si 19.10.2004; - Contract nr. 36A datat 3.06.2002. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Ofert Comand Contract Persoane intervievate: Brian Risley
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 9
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Care sunt cerintele statutare si de reglementare definite de organizatie? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Cerintele statutare si de reglementare definite de organizatie sunt cele specifice domeniului de activitate a acesteia. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
Precizati cerinte identificate de organizatie dar nespecificate de client. Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Cerintele identificate de organizatie dar nespecificate de client sunt - lipsa prafului pe produsele oferite spre comercializare; - integritatea ambalajelor produselor. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
7.2.2 Analiza cerintelor referitoare la produs
Cum sunt definite cerintele? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Cerintele sunt definite n scris si verbal. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
Cum se asigur organizatia c poate ntruni cerintele specificate de client? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Cerintele definite de client pot fi satisfcute prin cunoasterea capabilittii furnizorilor, cunoasterea capabilittii organizatiei de a respecta termenele de livrare convenite precum si prin utilizarea cataloagelor si specificatiilor tehnice oferite de furnizori. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 10
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Cum se realizeaz modificarea comenzii si a contractului? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Modificarea contractului se realizeaz prin ncheierea de acte aditionale la contractul existent. Modificarea comenzii implic emiterea unei comenzi noi din partea clientului. n magazin, modificarea comenzii se face direct de ctre personalul de vnzri. n perioada scurs de la ultimul audit de supraveghere nu s-au nregistrat modificri ale contractelor. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
Ce nregistrri se pstreaz? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: nregistrrile care se pstreaz sunt: cereri de oferte, oferte, comenzi, contracte, acte aditionale la contracte. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
7.2.3 Comunicarea cu clientul
Cum comunic organizatia cu clientii si? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Comunicarea cu clientul este direct n magazin. n rest se comunic telefonic sau prin fax cu confirmare de primire, prin e-mail. Feedback-ul de la clienti este obtinut cu ajutorul chestionarelor de comunicare cu clientul, care se analizeaz de ctre Directorul de Vnzri. Rezultatele sunt prezentate n cadrul analizei efectuate de management. Verificat Raport privind satisfactia clientilor - Iulie 2004.
Documente examinate: Manualul Calittii Raport privind satisfactia clientilor
Persoane intervievate: Brian Risley
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 11
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
7.2.3 Comunicarea cu clientul
Cum sunt gestionate reclamatiile clientilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Reclamatiile de la clienti sunt primite la sediul organizatiei de ctre vnztori sau secretariat. Clientul are obligatia de a prezenta produsul defect, Cerificatul de Conformitate, respectiv documentele care atest achizitia produsului de la organizatie. Dac reclamatia este ntemeiat, se documenteaz cauzele neconformittii n Raportul de neconformitate ntocmit. Verificat Reclamatie datat 12.08.2004 privind furnizarea unor produse cu ambalajul deteriorat. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Reclamatie client Persoane intervievate: Brian Risley
7.4.1 Procesul de aprovizionare
Cum si evalueaz si selecteaz organizatia furnizorii si? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Evaluarea furnizorilor se realizeaz ntr-o prim faz prin trimiterea Chestionarelor de Autoevaluare a furnizorilor, prin fax sau direct. Dup primirea chestionarelor completate, se completeaz Raportul de Evaluare a Furnizorului. Dac furnizorul este acceptat, se actualizeaz Lista Furnizorilor Acceptati. Verificat Raport de Evaluare a Furnizorului Office Ltd. din data de 2.06.2004. Furnizorul este acceptat. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Raport de evaluare a furnizorului Persoane intervievate: Brian Risley
Care sunt criteriile folosite pentru selectia furnizorilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Criteriile folosite pentru selectia furnizorilor sunt: lipsa refuzurilor la receptie, flexibilitatea privind termenele de livrare, termenul de plat, solvabilitatea financiar s.a. Pentru fiecare component a evalurii se acord un punctaj. Punctajul general minim de acceptare este 6 de puncte din maxim 10. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Brian Risley
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 12
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Cum este monitorizat performanta furnizorilor? Implementat Da Eficient Partial Punctaj
Corespunztor NU
60
Rspuns oferit: Performanta furnizorilor este analizat periodic, lund n considerare numrul si tipul neconformittilor, respectiv impactul acestora asupra eficientei si eficacittii organizatiei, respectiv a satisfactiei clientilor. Pe parcursul auditului s-a constatat c furnizorul RTC Investment nu este introdus n Lista Furnizorilor Acceptati, iar comanda de aprovizionare nr. 243 din 24.10.2004 nu este semnat de persoana emitent. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Lista furnizorilor acceptati Comand de aprovizionare Persoane intervievate: Brian Risley
Ce nregistrri se pstreaz privind evaluarea si selectia furnizorilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: nregistrrile care se pstreaz privind evaluarea si selectia furnizorilor sunt: Chestionare de evaluare, Rapoarte de evaluare a furnizorilor, Rapoarte de evaluare periodic a furnizorilor, Lista furnizorilor acceptati. Verificat Lista Furnizorilor Acceptati din 11.10.2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Lista furnizorilor acceptati Persoane intervievate: Brian Risley
7.4.2 Informatii pentru aprovizionare
Ce informatii sunt continute n comenzile de aprovizionare? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Datele continute n comenzile de aprovizionare sunt: denumirea furnizorului, datele de identificare a produsului comandat (coduri, descriere produs), cantitate, pret, locul livrrii, criterii de acceptare, data, semntura etc. Verificat comenzi de aprovizionare din 23.09.2004, 13.10.2004 si 9.11.2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Comand de aprovizionare Persoane intervievate: Brian Risley
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 13
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
7.4.3 Verificarea produsului aprovizionat
Cum se asigur organizatia c produsul aprovizionat satisface cerintele specificate de aceasta? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Toate produsele aprovizionate sunt inspectate nainte de acceptarea lor de ctre gestionar. Verificat: - Not de Receptie nr. 1290, nr. 1358 si nr. 1559. - Factur Fiscal din 12.11.2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Not de receptie Factur fiscal Persoane intervievate: Brian Risley
7.5.1 Controlul productiei si al furnizrii serviciului
Cum planific si conduce organizatia activittile sale de productie / furnizare de servicii? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Planificarea activittilor se realizeaz sptmnal pe baza datelor din comenzile primite, respectiv a nivelului curent al stocurilor tampon. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Cum se realizeaz planificarea necesarului de aprovizionare? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Cel putin o dat pe sptmn se face o analiz pentru a determina necesarul de aprovizionare pentru fiecare tip de produs. Analiza ia n considerare noile comenzi de la clienti, respectiv stocurile existente n depozitele organizatiei. n plus se ia n considerare si volumul vnzrilor din perioada similar a anului trecut. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 14
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ce informatii si echipamente sunt furnizate? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Informatiile furnizate de organizatie se regsesc n cataloagele si specificatiile tehnice folosite de personal pentru identificarea produselor. Echipamentele furnizate sunt casele de marcat. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
7.5.3 Identificare si trasabilitate
Cum este identificat stadiul produsului? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Identificarea stadiului produsului este asigurat prin nregistrri adecvate, ncepnd cu procesul de aprovizionare pn la activittile specifice garantiei. n plus, identificarea produselor se realizeaz prin etichete aplicate pe acestea, etichetarea rafturilor, coduri ale produselor. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
7.5.3 Identificare si trasabilitate
Trasabilitatea este o cerint impus? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Desi nu este o cerint impus, organizatia asigur trasabilitatea serviciilor furnizate. Trasabilitatea este asigurat prin utilizarea de nregistrri unice.
Persoane intervievate: John Palmer
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 15
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
7.5.4 Proprietatea clientului
Organizatia primeste materiale de la client? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Aceast clauz nu este aplicabil activittii desfsurate de organizatie. Clauza 7.5.4 se regseste n excluderile prezentate n Manualul Calittii. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
7.5.5 Pstrarea produsului
Cum sunt depozitate subansamblele, materialele si produsele finite? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Produsele sunt depozitate pe rafturi cu identificarea corespunztoare. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Zonele, spatiile de depozitare sunt adecvate? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Organizatia are dou depozite si un magazin care asigur conditii de depozitare adecvate. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Exist cerinte speciale privind depozitarea produselor? Dac da, care sunt acestea? Implementat Da Eficient Partial Punctaj
Corespunztor NU
60
Rspuns oferit: Cerintele speciale privind depozitarea produselor se refer la mentinerea nivelului de praf si de umiditate n limite normale. Pe parcursul auditului au fost identificate n cadrul magazinului produse (topuri de hrtie, cutii cu pixuri etc) acoperite de praf si cu ambalajele deteriorate. A se vedea neconformitate numrul 2.
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 16
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Persoane intervievate: John Palmer
Exist produse ce au termen de garantie? Dac da, cum sunt mentinute acestea? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Nu exist produse cu termen de garantie. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Ce metode de manipulare sunt folosite? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Metoda folosit cel mai frecvent de organizatie este manipularea manual. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Metodele de manipulare folosite sunt adecvate? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Da, metoda de manipulare folosit este adecvat. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 17
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ce metode de ambalare se utilizeaz? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Produsele sunt comercializate n ambalaje proprii, ca de exemplu: cutii, pungi, flacoane si dup caz, prin aplicarea unor metode de protejare suplimentar. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Care persoane au autoritatea final de eliberare a produsului si cum se realizeaz aceasta? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Autoritatea final de eliberare a produselor o are vnztorul. Eliberarea produselor se face prin emitere de documente specifice: aviz de expeditie, factur fiscal, bon de cas si dup caz, certificat de garantie. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
7.6 Controlul dispozitivelor de msurare si monitorizare
Cum si unde a definit organizatia monitorizrile si msurrile asupra produsului? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Monitorizrile si msurrile asupra produsului sunt prezentate n Manualul de Management al Calittii, respectiv n documentatiile tehnice oferite de furnizori. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
Ce echipamente de msurare si monitorizare sunt utilizate? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Singurul echipament de msurare si monitorizare utilizat este software-ul antivirus instalat pe fiecare calculator n parte. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 18
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Dac este folosit software de msurare / monitorizare, cum este validat? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Organizatia foloseste numai software de monitorizare. Acesta este programul antivirus Norton Antivirus instalat pe calculatoarele din cadrul organizatiei. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: John Palmer
8.1 Generalitti
Exist un proces de munttire continu a eficientei si eficacittii sistemului de management al calittii? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Da, procesul de mbunttire continu este avut permanent n vedere. Pentru mbunttirea continu a eficientei si eficacittii sistemului de management al calittii se efectueaz analiza rezultatelor auditurilor afectuate. n plus, se evalueaz eficacitatea si eficienta sistemului de management al calittii privind satisfacerea cerintelor clientilor.
Documente aplicabile: Manualul Calittii Agenda SAM
Persoane intervievate: Monica Foster
8.1 Generalitti
Acest proces include tehnici statistice? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Da, n Manualul de Management al Calittii sunt specificate tehnicile statistice folosite de organizatie. Acestea includ diagrame Pareto, grafice simple, etc. Exemple de tehnici statistice au fost identificate n Agenda Sedintei de Analiz a Managementului, n Raportul privind satisfactia clientilor etc. Documente aplicabile: Manualul Calittii Agenda SAM Documente examinate: Manualul Calittii Agenda SAM Raport privind satisfactia clientilor Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 19
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
8.2.1 Satisfactia clientului
Cum obtine si foloseste organizatia informatii referitoare la satisfactia clientilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Gradul de satisfactie al clientilor este determinat semestrial de ctre Reprezentantul Managementului Calittii, respectiv este analizat n cadrul analizelor efectuate de management. Metodele de determinare a gradului de satisfactie a clientilor includ folosirea chestionarelor de comunicare cu clientul, analiza reclamatiilor clientilor, respectiv metode de obtinere a feedback-ului de la clienti, dup cum este aplicabil. Verificat: - Agenda Sedintei de Analiz a Managementului din 21.10.2004; - Raport privind satisfactia clientilor - Iulie 2004. Documente aplicabile: Manualul Calittii Agenda SAM Documente examinate: Manualul Calittii Agenda SAM Raport privind satisfactia clientilor Persoane intervievate: Monica Foster
8.2.2 Audit intern
Exist procedura mandatar documentat? Dac da, nregistrati numrul editiei si data acesteia. Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Da, procedura mandatar documentat este PAQ 03 - Audituri interne, editia 1 din 7.04.2002. Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne Persoane intervievate: Monica Foster
8.2.2 Audit intern
Care este planificarea auditurilor interne? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Planificarea auditurilor interne este semestrial. Pentru anul 2004 sunt planificate 2 audituri interne: unul n luna Aprilie si cellalt n luna Octombrie. Ambele audituri interne s-au desfsurat la termenele stabilite. Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 20
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
8.2.2 Audit intern
Auditarea intern asigur auditarea ntregului domeniu acoperit de sistemul de management al calittii, respectiv identific mbunttirile necesare?
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Da, auditarea intern asigur auditarea ntregului domeniu acoperit de sistemul de management al calittii si identific mbunttirile necesare. Ca exemplu, la auditul desfsurat pe 14.10.2004, s-a auditat ntreaga organizatie conform documentelor specifice auditului. Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne Persoane intervievate: Monica Foster
8.2.2 Audit intern
Auditorii interni sunt independenti? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Da, auditorii sunt independenti. Organizatia a apelat la serviciile unei firme specializate n domeniu, pentru realizarea auditurilor interne. Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne Persoane intervievate: Monica Foster
8.2.2 Audit intern
Cum sunt gestionate neconformittile depistate n timpul auditurilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Neconformittile depistate n timpul auditului sunt tratate ca si cum ar fi neconformitti specifice proceselor. Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne Persoane intervievate: Monica Foster
8.2.2 Audit intern
Ce nregistrri se pstreaz privind auditurile interne? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: nregistrrile care se pstreaz privind auditurile interne sunt: Planul de audit, Chestionarul de audit, Rapoarte de neconformitate, Sumarul auditului.
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 21
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne
Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne
8.2.2 Audit intern
Precizati rapoartele de audit examinate si detaliati cu privire la imlementarea si mentinerea efectiv a sistemului de management al calittii.
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Pe parcursul auditului intern desfsurat pe 14.10.2004 au fost identificate 2 neconformitti minore, neconformitti care au fost rezolvate pn la data prezentului audit. Verificat Sumarul auditului intern datat 14.10.2004. Documente aplicabile: PAQ 03 - Audituri interne Documente examinate: PAQ 03 - Audituri interne Sumarul auditului Persoane intervievate: Monica Foster
8.2.3 Monitorizarea si msurarea proceselor
Cum este asigurat msurarea si monitorizarea proceselor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Msurarea si monitorizarea proceselor se realizeaz prin analiza Rapoartelor de neconformitate completate de membrii organizatiei, a Rapoartelor specifice auditului,respectiv a reclamatiilor de la clienti. Periodic, se face si o analiz a feedback-ului de la clienti. De asemenea, procesele sunt controlate si prin planificrile care se fac. Dac rata defectelor prezintt o tendint de crestere sau este inacceptabil de mare, se analizeaz gradul de adecvare al proceselor de ctre personal calificat, cu identificarea posibilittilor de mbunttire.
8.2.4 Monitorizarea si msurarea produsului
Cum este asigurat monitorizarea si msurarea produsului? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Msurarea produsului se realizeaz prin inspectiile specifice care se fac la receptie, cu nregistrarea rezultatelor n documente specifice. Se verific modul de ambalre, starea produsului, garantie specific, etc. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 22
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
8.2.4 Monitorizarea si msurarea produsului
Ce nregistrri sunt mentinute pentru a dovedi conformitatea produsului cu criteriile de acceptare? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: nregistrrile disponibile pentru a demonstra conformitatea produsului cu criteriile de acceptare sunt: Notele Interne de Receptie, Declaratia de Conformitate si Certificatul de Calitate. A se vedea exemplificrile de la clauza 7.4.3. Documente aplicabile: Manualul Calittii Documente examinate: Manualul Calittii Persoane intervievate: Monica Foster
8.3 Controlul produsului neconform
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Procedura mandatar si documentat este PAQ 02 - Controlul neconformittilor, editia 1 din 7.04.2002. Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Persoane intervievate: Monica Foster
Cum este identificat produsul neconform? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Produsul neconform este identificat folosind etichete specifice, respectiv prin nregistrri cum ar fi Rapoartele de neconformitate. n depozit, produsul neconform este izolat de produsele conforme si identificat corespunztor. Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 23
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ce actiuni se intreprind asupra produsului neconform? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: n urma depistrii unui produs neconform, acesta se izoleaz prin depozitare n zona produselor neconforme sau este etichetat folosind eticheta PRODUS NECONFORM. Persoana care a constatat neconformitatea documenteaz acest lucru ntr-un Raport de neconformitate. Raportul este analizat de Comisia de Analiz a Neconformittilor. Se identific cauzele primare, se determin necesitatea de a intreprinde actiuni corective. Dup cum este aplicabil, acestea sunt stabilite mpreun cu responsabilii de implementare si cu termenele de realizare. Verificarea implementrii actiunilor corective este responsabilitatea Reprezentantului Managementului Calittii. Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Persoane intervievate: Monica Foster
Cum este reverificat produsul reprelucrat? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Nu se face o reprelucrare a produsului. Obiectul de activitate al organizatiei este comertul. Toate produsele neconforme sunt trimise napoi la furnizor pentru a fi nlocuite cu produse conforme. Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Persoane intervievate: Monica Foster
Cum se obtin concesiile de la client? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Dac este cazul, concesiile de la client se obtin prin discutii cu acesta. Documente aplicabile: PAQ 02 Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 24
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Ce nregistrri se mentin privind neconformittile existente? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: nregistrrile privind neconformittile existente disponibile sunt Rapoartele de neconformitate. Verificat Raport de Neconformitate din 14.09.2004, din 26.10.2004, 23.12.2004 etc. Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Raport de neconformitate Persoane intervievate: Monica Foster
8.4 Analiza datelor
Ce informatii sunt disponibile pentru a demonstra respectarea clauzei 8.4 a - d? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Informatiile disponibile pentru a demonstra conformitatea cu clauza 8.4 a...d sunt: a) Satisfactia clientului este determinat semestrial cu ocazia analizelor efectuate de management, folosind datele colectate cu ajutorul chestionarelor de comunicare cu clientul. b) Conformitatea cu cerintele referitoare la produs este determinat prin analiza reclamatiilor de la client si a Rapoartelor de neconformitate. c) Se face o analiz a Rapoartelor de neconformitate, a rapoartelor specifice auditurilor si a altor date relevante cu ocazia sedintelor de analiz a managementului. d) Se face evaluare aperiodic (o dat pe an) a performantelor furnizorilor.
8.4 Analiza datelor
Cum sunt colectate si analizate datele pentru a demonstra a) adecvarea sistemului de management al calittii? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Datele necesare pentru a demonstra adecvarea sistemului de management al calittii sunt colectate din Rapoarte de neconformitate, din Rapoartele de neconformitate de audit, date furnizate de client privind satisfactia acestuia si din alte nregistrri ale sistemului de management al calittii.
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 25
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
8.4 Analiza datelor
Cum sunt colectate si analizate datele pentru a demonstra b) mbunttirea continu a eficientei si eficacittii sistemului de management al calittii?
Corespunztor Da
Implementat Da
Eficient Da
Punctaj 100
Rspuns oferit: Datele colectate sunt prelucrate n timpul analizelor efectuate de management astfel nct s prezinte situatia actual, cu scopul identificrii oportunittilor de mbunttire. Cu ocazia sedintelor de analiz a managementului si nu numai, se analizeaz fiecare oportunitate de mbunttire. Dac se constat c este aplicabil, se transpune n practic. Documente aplicabile: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Documente examinate: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Persoane intervievate: Monica Foster
8.5.1 mbunttire continu
Organizatia continu s-si mbuntteasc eficienta si eficacitatea sistemului de management al calittii? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Preocuparea pentru mbunttirea continu este mentionat n Politica n domeniul calittii. Documente aplicabile: Manualul Calittii Politica n domeniul calittii Documente examinate: Manualul Calittii Politica n domeniul calittii Persoane intervievate: Monica Foster
8.5.2 Actiune corectiv
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Procedura mandatar documentat este PAQ 02 - Controlul neconformittilor, editia 1 din 7.04.2002. Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 26
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
8.5.2 Actiune corectiv
Cum opereaz procedura pentru a preveni recurenta neconformittilor? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Procedura se bazeaz pe urmtoarele etape: - identificarea neconformittii - responsabilitatea fiecrui angajat; - nregistrarea neconformittii n Rapoartele de Neconformitate; - predarea raportului ctre Reprezentantul Managementului pentru analiz si rezolvare; - Reprezentantul Managementului ncearc rezolvarea problemei. Dac nu este posibil, se trimite raportul Comisiei de Analiz a Neconformittilor; - Comisia de Analiz a Neconformittilor se ntlneste cel putin odat pe sptmn; - Comisia investigheaz cauzele primare ale neconformittii; - sunt stabilite metodele de tratare a neconformittilor; - este investigat necesitatea de a intreprinde actiunile corective; - se stabilesc actiunile corective, dac este cazul; - se numesc responsabilii de implementare a actiunilor corective; - se stabilesc termenele finale de implementare; - verificarea implementrii actiunilor corective este responsabilitatea Reprezentantului Managementului.
Documente aplicabile: PAQ 02 - Controlul neconformittilor
Documente examinate: PAQ 02 - Controlul neconformittilor
8.5.3 Actiune preventiv
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Procedura mandatar documentat este PAQ 04 - Analiza managementului si actiuni preventive, editia 1 din 7.04.2002. Documente aplicabile: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Documente examinate: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Persoane intervievate: Monica Foster
8.5.3 Actiune preventiv
Cum opereaz procedura pentru a elimina cauzele potentialelor neconformitti? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100
Corespunztor Da
Rspuns oferit: Prin analiza sintetic a datelor se obtine o imagine de ansamblu a eficientei sistemului de management al calittii. Se creaz astfel, cadrul necesar stabilirii tendintei de evolutie si se pot stabili actiunile preventive necesare. Documente aplicabile: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Documente examinate: PAQ 04 - Analiza managementului, actiuni preventive Persoane intervievate: Monica Foster
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 27
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003
Pag 28
Russell Romnia (ISO 9000 Consulting) SagiPrest Consulting SRL

RAPORT DE NECONFORMITATE
Organizatia: Audit numr: Ref. standard: Comp. / Dept.:
ABC BIROTICS LTD. ABC-01-EN ISO 9001:2000

Data:
25/11/2004
Nr. ref. NCR:
din
Clauza:
Compartiment Aprovizionare
Cauza neconformittii:
Descrierea neconformittii:
Pe parcursul auditului s-a constatat c furnizorul RTC Investment nu este introdus n Lista Furnizorilor Acceptati, iar comanda de aprovizionare nr. 243 din 24.10.2004 nu este semnat de persoana emitent.
Furnizorul RTC Investment este un furnizor cu care se colaboreaz recent, fiind n perioada de prob. Datorit volumului mare de munc, persoana care a emis comanda de aprovizionare nr. 243 a omis s se semneze.
Auditat:
Brian Risley
Auditor:
Angela Simpson
Semntura
Semntura
Categoria neconformittii (m, M, O): Actiune corectiv:
Minor sau singular

Data propunerii: Propus de: Semntura
25/11/2004 Brian Risley
Furnizorul RTC Investment va fi evaluat conform procedurii documentate si introdus n Lista furnizorilor acceptati. Personalul Compartimentului Aprovizionare va fi instruit privind importanta semnturii pe documente.
Termen implem.: Responsabil: Semntura
12/12/2004 Brian Risley
Analiza actiunii corective propuse, de ctre auditor: Auditor:
Acceptable as proposed
Semntura La data:
Angela Simpson
25/11/2004
Stadiul implementrii actiunii corective: RMC ______________________________
Implementat Semntura
Neimplementat La data: _________________________
MHA SP 007/rev. 1 - 10 Aug 2003

RAPORT DE NECONFORMITATE
Organizatia: Audit numr: Ref. standard: Comp. / Dept.:
ABC BIROTICS LTD. ABC-01-EN ISO 9001:2000 Depozit

Cauza neconformittii: Data:
25/11/2004 7.5.5 Pstrarea produsului
Nr. ref. NCR:
din
Clauza:
Descrierea neconformittii:
Pe parcursul auditului au fost identificate n cadrul magazinului produse (topuri de hrtie, cutii cu pixuri etc.) acoperite de praf si cu ambalajele deteriorate.
Neglijenta gestionarului prvind depozitarea produselor n cadrul depozitului.
Auditat:
John Palmer
Auditor:
Angela Simpson
Semntura
Semntura
Categoria neconformittii (m, M, O): Actiune corectiv:
Minor sau singular

Data propunerii: Propus de: Semntura
25/11/2004 John Palmer
Instruirea gestionarului privind cerintele speciale de depozitare a produselor n cadrul depozitului.
Termen implem.: Responsabil: Semntura Analiza actiunii corective propuse, de ctre auditor: Auditor:
12/12/2004 John Palmer
Acceptable as proposed
Semntura La data:
Angela Simpson
25/11/2004
Stadiul implementrii actiunii corective: RMC ______________________________
Implementat Semntura
Neimplementat La data: _________________________
MHA SP 007/rev. 1 - 10 Aug 2003

Sumarul Auditului
ABC BIROTICS LTD.
Perioada auditului: din 25/11/2004 pn n 25/11/2004 Auditor(i): Angela Simpson, Daniel Smith Tip audit: Supraveghere Standard: ISO 9001:2000 Domeniu: Comercializarea produselor de birotic
Semntura auditor(i):
Document elaborat de SagiPrest

Bisericii Romne nr. 70, 2200 Brasov, Romnia MHA SP 006 /rev. 1 - 12 Aug 2003
Sumarul auditului pentru organizatia
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
STADIUL MANUALULUI CALITTII: Manualul de Management al Calittii se afl la editia1 din data de 7.04.2002. Manualul de Management al Calittii este acceptat.
SUMARUL AUDITULUI: a) Apreciere Global: Pe parcursul auditului de supraveghere s-a constatat o implementare bun a sistemului de management al calittii. Sistemul de management al calittii este unul functional, bazat pe o documentatie adecvat si personal constient de importanta mentinerii lui. Au fost identificate 2 neconformitti minore care nu afecteaz integritatea sistemului de management al calittii existent n cadrul organizatiei. b) Capabilitate: Organizatia este capabil s satisfac sistematic cerintele impuse pentru serviciile furnizate. c) Implementarea SMC: Sistemul de management al calittii este bine implementat la toate nivelele organizatiei. d) Aranjamente pe Linie de Calitate: Organizarea intern, respectiv procesele sistemului de management al calittii asigur o bun eficient a activittilor, respectiv un control adecvat al acestora. Sistemul de management al calittii prezint un grad mare de ncredere. e) Maturitatea/Eficienta SMC: Maturitatea sistemului de management al calittii existent n organizatia ABC Birotics Ltd. este conform standardului ISO 9004:2000, Anexa A, de nivel 4 pe o scar de la 1 la 5. f) Generalitti: Pe parcursul auditului s-a constatat interes pentru mentinerea sistemului de management al calittii, att la nivelul managementului de vrf ct si la nivelul angajatilor.
AUDITURI INTERNE: Organizatia ABC Birotics Ltd. a efectuat un audit intern n data de 14.10.2004. Cu ocazia acestui audit au fost identificate 2 neconformitti minore care nu afecteaz major sistemul de management al calittii, respectiv procesele organizatiei. . Actiunile corective stabilite pentru neconformittile depistate sunt adecvate, iar termenele de implementare propuse sunt realiste, aceasta dovedind interesul organizatiei pentru corectarea deficientelor si pentru mbunttirea activittii. Auditul a fost realizat de auditori independenti si a vizat ntreaga organizatie, ceea ce confer ncredere n rezultatele obtinute.
COMPARATIE CU VIZITELE ANTERIOARE: Comparativ cu auditul de supraveghere precedent, organizatia si mentine acelasi nivel de maturitate al sistemului de management al calittii, respectiv nivelul 4 pe o scar de la 1 la 5, conform standardului ISO 9004:2000.
SUMARUL NCR(s):
MHA SP 006/rev. 1 - 12 Aug 2003
Pag 2
Sumarul auditului pentru organizatia
ABC BIROTICS LTD.
Numr audit
ABC-01-EN
Pe parcursul prezentului audit au fost identificate 2 neconformitti minore. Prima neconformitate se referea la colaborarea cu un furnizor care nu era trecut pe Lista furnizorilor acceptati si nesemnarea unei comenzi de aprovizionare de ctre persoana emitent. Cea de a doua neconformitate se referea la identificarea unor produse( topuri de hrtie, cutii cu pixuri etc.) prfuite si cu ambalajele deteriorate. Ambele neconformitti au fost nregistrate n Rapoartele de Neconformitate anexate. Pentru fiecare neconformitate, n timpul sedintei de nchidere a auditului s-au investigat cauzele neconformittilor, respectiv s-au propus actiuni corective, responsabili de implementare si termene de realizare. Analizele efectuate si propunerile aferente sunt pertinente.
ESTE NECESAR MODIFICAREA DOMENIULUI: Nu Nu este necesar.
RECLAMATIILE SI NCR SUNT NREGISTRATE, INVESTIGATE SI ANALIZATE EFECTIV: Da
COMENTARII FINALE: Pe parcursul auditului de supraveghere s-a constatat c sistemul de management al calittii implementat este un sistem matur, care functioneaz bine si este sustinut de personal instruit si de o documentatie bine elaborat. Auditor(i) Semntura Reprezentantul clientului
Angela Simpson, Daniel Smith
Monica Foster
Functia Reprezentantul Managementului Data 25/11/2004 Semntura
MHA SP 006/rev. 1 - 12 Aug 2003
Pag 3

Audit Report

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Audit Report

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Russell Romania - ISO 9000 Consulting SagiPrest Consulting SRL

Bisericii Romne 70, Brasov, Romnia

Perioada auditului: din

MHA SP 002/rev 1 - 10 Aug 2003

Plan de audit pentru organizatia

ABC BIROTICS LTD.

Ziua 1, data 25/11/2004

09:00 SEDINTA DE DESCHIDERE Confirmarea domeniului de auditat Analiza progamului de audit

11:00 MANAGEMENTUL RESURSELOR Resurse umane, competent Echipamente, mediu de lucru

12:00 PAUZA DE PRNZ

15:30 SEDINTA PRIVAT 16:00 SEDINTA DE NCHIDERE 16:30 PRSIREA LOCATIEI

09:00 SEDINTA DE DESCHIDERE Confirmarea domeniului de auditat

MHA SP 002/rev 1 - 10 Aug 2003

Plan de audit pentru organizatia

ABC BIROTICS LTD.

Ziua 1, data 25/11/2004

Analiza progamului de audit

11:00 Relatia cu clientul, comenzi, contracte

12:00 PAUZA DE PRNZ

15:30 SEDINTA PRIVAT 16:00 SEDINTA DE NCHIDERE 16:30 PRSIREA LOCATIEI

MHA SP 002/rev 1 - 10 Aug 2003

Russell Romania - ISO 9000 Consulting SagiPrest Consulting SRL

Checklist al Sedintelor & Lista Participantilor

Participant(i) la sedinta de deschidere, semntura

Participant(i) la sedinta de nchidere, semntura

MHA SP 005/rev. 1 - 10 Aug 2003

Russell Romania - ISO 9000 Consulting SagiPrest Consulting SRL

Durata auditului: din 25/11/2004

MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003

Detalii audit pentru

ABC BIROTICS LTD.

Clauza din standard Subiect

5.1 Angajamentul managementului

Clauza din standard Subiect

5.1 Angajamentul managementului

Clauza din standard Subiect

5.1 Angajamentul managementului

MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003

Detalii audit pentru

ABC BIROTICS LTD.

Clauza din standard Subiect

5.1 Angajamentul managementului

Documente aplicabile: Manualul Calittii

Documente examinate: Manualul Calittii

Persoane intervievate: Andrew Robinson, Monica Foster

Clauza din standard Subiect

5.3 Politica referitoare la calitate

MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003

Detalii audit pentru

ABC BIROTICS LTD.

Clauza din standard Subiect

5.4.1 Obiectivele calittii

Clauza din standard Subiect

5.4.1 Obiectivele calittii

Obiectivele sunt relevante si realizabile? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100

Clauza din standard Subiect

5.4.2 Planificarea sistemului de management al calittii

Cum este condus planificarea calittii? Implementat Da Eficient Da Punctaj 100

MHA SP 004/rev 1 - 12 Sep 2003

Detalii audit pentru

ABC BIROTICS LTD.

Clauza din standard Subiect

5.5.1 Responsabilitate si autoritate

Clauza din standard Subiect