PROPUNERE DE POLITIC PUBLIC

1) Instituia iniiatoare 2) Formularea problemei

Ministerul Administraiei i Internelor Patrimoniul Arhivistic Naional (n continuare denumit PAN) reprezint un element cheie n definirea identitii naionale i promovarea culturii romneti la nivel european i internaional. Recomandarea Rec (2001)15 a Comisiei Europene subliniaz importana arhivelor pentru formarea contiinei comune europene, prin documentele pstrate, contribuind la reconstituirea obiectiv a trecutului. n plus, Recomandarea R(2000)13 a Comitetului de Minitri al statelor membre privind o politic european asupra accesului la arhive subliniaz importana arhivelor pentru democratizarea societilor, prin facilitatea accesului la documente care s permit tragerea la rspundere a guvernanilor de ctre guvernai. Pe baza Rezoluiei Consiliului UE 2003/C 113/02 asupra arhivelor din Statele membre, un grup de experi din mai multe state europene a elaborat, n 2005, Raportul asupra arhivelor din Uniunea European lrgit, document care realizeaz o evaluare structural i funcional a sistemelor arhivistice din Statele Membre, n privina teoriei i practicii arhivistice. Recomandarea Consiliului UE din 2005 referitoare la aciunile prioritare pentru intensificarea cooperrii n domeniul arhivistic n Europa stipuleaz principii de prezervare a arhivelor, de informatizare a documentelor i propune implementarea celor mai bune practici din sistemele arhivistice ale Statelor Membre referitoare la legislaie, managementul arhivelor i accesul la documente. Avnd n vedere contribuia la dezvoltarea social i economic, este necesar s se acorde o atenie deosebit procesului de conservare a documentelor i a accesrii acestora. Analiza situaiei actuale n domeniul arhivistic, realizat prin metode calitative i cantitative (analiza SWOT a sistemului actual de arhivare, a datelor statistice, analiza mediului de politici publice la nivel naional i internaional, a documentelor programatice europene), a evideniat urmtoarele aspecte: Au fost identificate urmtoarele puncte forte: Arhivele Naionale ale Romniei au o tradiie de utilizare a tehnicii de procesare a informaiei de aproape 40 de ani, n administrarea unor documente extrem de valoroase i

rare din PAN. Personalul are experiena i pregtirea de specialitate necesar n acest domeniu. Arhivele Naionale au o pagin web actualizat permanent cu informaii de interes public. Au fost semnalate urmtoarele puncte slabe: Direciile de aciune au vizat automatizarea instrumentelor de eviden i cercetare tiinific, ns sistemele utilizate sunt uzate moral, iar standardele utilizate nu corespund nevoilor utilizatorilor secolului XXI. n ultimii ani, au existat aciuni i iniiative de digitalizare a documentelor, ns acestea sunt mai degrab izolate i complet nestructurate. La slile de studiu ale Arhivelor Naionale, documentele aflate n stare necorespunztoare de conservare (degradate) nu sunt date n cercetare, echipamentele din dotarea actual nepermind executarea de copii de pe acestea. Nu exist o baz de date public pentru regsirea informaiilor din arhive. Consultarea instrumentelor de eviden i a documentelor se face exclusiv n perimetrele slilor de studiu, iar comenzile de documente pentru studiere se fac prin completarea n scris a unor formulare a cror complexitate i numr ngreuneaz accesul la documente. Solicitrile de multiplicare a documentelor se efectueaz prin xero- i foto-copiere alb-negru de o calitate nesatisfctoare. Cu toate acestea exist o serie de oportuniti prezente n contextul mai larg al societii informaionale, n primul rnd, la nivel Uniunii Europene, digitalizarea resurselor culturale este considerat un factor cheie ce va contribui la mbuntirea accesibilitii i a fluxului nefragmentat de informaii ntr-o economie a cunoaterii. Odat transpus n format electronic, patrimoniul cultural, tiinific sau educaional poate deveni resurs pentru un spectru larg de produse i servicii informaionale, n sectoare precum educaia sau turismul, constituind un considerabil potenial economic, care poate conduce la creterea competitivitii n toat Europa, respectnd astfel prevederile Strategiei de la Lisabona. n egal msur, exist i alte instituii deintoare de arhive istorice, care au demarat proiecte de digitalizare a documentelor deinute (Banca Naional a Romniei, Oficiul de Stat pentru Invenii i Mrci etc.). Ministerul Culturii, Cultelor i Patrimoniului Naional a fcut un prim pas n acest sens iniiind o politic public referitoare la Digitalizarea resurselor culturale naionale i crearea Bibliotecii Digitale a Romniei, care a fost avizat favorabil de Secretariatul General al Guvernului, aviz conform nr. 16/48/V.G/18.01.2008. n cadrul acestei politici publice, procesul de digitalizare i de constituire a bibliotecii digitale este structurat pe cinci axe prioritare sau cinci piloni tematici, unul dintre acetia fiind patrimoniul arhivistic, digitalizarea acestuia fiind prevzut n planul de aciuni al variantei 2 de soluionare recomandat. n ceea ce privete parametrii tehnici de digitalizare, cei corespunztori resurselor culturale (muzee, biblioteci, colecii audio-vizuale) sunt diferii de cei specifici resurse arhivistice care trebuie s urmeze standardele
2

internaionale/europene specifice arhivelor. Comisia European a lansat nc din anul 1999 principalele direcii strategice de dezvoltare informaional, n cadrul unor iniiative succesive, e-Europe, e-Europe 2005 i continuate apoi cu iniiativa i2010. Aceste iniiative promoveaz creterea economic i crearea de noi locuri de munc n societatea informaional i n industriile media, precum i crearea unui spaiu informaional european unic, menit s sprijine valorile europene n societatea informaiei. Ca element cu rol strategic n cadrul iniiativei i2010, se prevede crearea, promovarea i susinerea Bibliotecii Digitale Europene (European Digital Library-EDL), n prezent proiectul Europeana, prin asocierea bibliotecilor digitale existente sau n curs de constituire n rile Uniunii Europene. Patrimoniul Arhivistic Naional Digitalizat va fi o parte integrant a Bibliotecii Digitale a Romniei care va reprezenta unul dintre cele 27 de noduri naionale, componente ale proiectului Europeana, ce urmeaz s fie create sau au fost create deja, n cele 27 de state membre ale Uniunii Europene. n conformitate cu recomandrile Comisiei Europene (2006/585/EC) i concluziile Consiliului European (2006/C 297/01), n fiecare stat membru al UE sunt necesare: parcurgerea unor etape organizatorice i tehnice; susinerea financiar a iniiativelor de digitalizare a materialelor arhivistice; crearea unei biblioteci digitale, drept cadru unitar i platform unic de acces public la materialul digital, pe Internet. Rezultatele analizei situaiei curente a sistemului arhivistic arat c Arhivele Naionale, n prezent, nu au mijloace necesare pentru digitalizare - nu exist echipamente i produse software destinate prelurii n format electronic i prelurii de corecie a documentelor (sunt necesare scanner-e cu lumin rece, pentru e evita deteriorarea documentelor); nu exist echipamente i produse software pentru restaurarea digital a documentelor, produse hardware destinate stocrii i utilizrii formatelor electronice a documentelor; nu exist un sistem de recuperare integral a datelor n caz de calamitate sau dezastru. n ce privete accesul publicului la documente, acesta este ngreunat de procedurile greoaie i capacitatea limitat a instituiei de a furniza i promova documente din Patrimoniul Arhivistic Naional. 3) Denumirea Patrimoniul Arhivistic Naional Digitalizat, component a proiectului politicii cultural heritage 4) Scop EUROPEANA - connecting

Conservarea i promovarea Patrimoniului Arhivistic Naional n format digital, extinderea accesului naional, european i internaional la corpusul de resurse arhivistice naionale reprezentative.
3

5) Obiective

Obiectiv general Crearea sistemului de coordonare, administrare i promovare a Patrimoniului Arhivistic Naional Digitalizat i a materialelor reprezentative din bibliotecile documentare ale Arhivelor Naionale. Obiective specifice 1. Modificarea i completarea cadrului metodologic i legislativ necesar eficientizrii i dezvoltrii activitilor de arhivare digitalizat, n domeniile arhivistic, drepturi de autor i drepturi conexe, biblioteci, patrimoniul cultural mobil, depozitul legal, precum i al cinematografiei. 2. Identificarea setului unitar de criterii i stabilirea corpusului reprezentativ de resurse arhivistice care constituie prioriti pentru procesul de digitizare n perioada 2009-2013. 3. Crearea sistemului electronic de arhivare, la nivel naional, prin achiziionare de hardware i software specific arhivrii digitalizate, pn n anul 2011. 4. Digitalizarea unui numr de 500.000 imagini din documente i cri rare per an i creterea accesibilitii documentelor cu 30%. 5. Formarea profesional a funcionarilor n domeniul arhivelor digitalizate, prin pregtirea unui numr de 100 persoane prin sesiuni de training n utilizarea tehnologiilor moderne i cursuri de specialitate, pn n anul 2012. 6. Promovarea activ a proiectului de digitizare a Patrimoniului Arhivistic, parte a Bibliotecii Digitale a Romniei, n care s fie implicai, pn n anul 2012, un numr de 15 participani din mediul academic, instituii publice, asociaii sau alte categorii ale publicului larg.

6. Beneficiari

Beneficiari direci: Arhivele Naionale ale Romniei; Mediul academic naional i internaional (Universiti, Academia Romn, institute de cercetare etc); Persoane fizice i juridice direct interesate n consultarea documentelor din Patrimoniul Arhivistic Naional;
4

Beneficiari indireci: Creatorii i deintorii de resurse arhivistice din Romnia; Sectorul productor de aparatur specific si software pentru stocarea informaiilor si administrarea bazelor de date cu resurse arhivistice digitizate (ITC); Instituii publice deintoare de resurse arhivistice din statele membre ale Uniunii Europene sau din alte spaii geografice dect Romnia; Publicul larg interesat. 7) Variante de soluionare Varianta nr. 1 Constituirea unor arhive digitale judeene, racordate la un portal unic de acces. Impact 1 Legislativ: Modificarea i completarea prevederilor urmtoarelor acte normative: Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale cu modificrile i completrile ulterioare Legea nr. 8/1996, Legea privind dreptul de autor i drepturile conexe Legea nr. 334/2002 privind bibliotecile, republicat Legea nr. 111/1995 privind depozitul legal de documente, republicat Legea nr. 182/ 2000 privind protejarea patrimoniului cultural naional mobil cu modificrile i completrile ulterioare Ordonana Guvernului nr. 39/2005 privind cinematografia, cu modificrile i completrile ulterioare Legea 677/2001 privind protecia datelor personale
5

Buget estimat 1 316.488.672 LEI (83.285.000 EUR) (Anexa nr. 1) Achiziionarea de echipamente, software i servicii aferente la nivelul Aparatului Central i a unei structuri teritoriale: Construirea i implementarea infrastructurii IT: 283.466.469 LEI (74.600.000 EUR); Achiziionarea de aplicaii i licene software: 1.082.127 LEI (265.000 EUR);

Reglementri privitoare pe protecia informaiilor clasificate Corelarea modificrilor legislative propuse de prezenta politic public cu reglementrile n vigoare: Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic Legea nr. 186/2003, privind susinerea i promovarea culturii scrise, republicat Economic: Constituirea de arhive digitale la nivel local, n fiecare structur din cadrul Arhivelor Naionale presupune alocarea anual a unor sume sporite n vederea achiziionrii de tehnologii pentru digitalizarea lucrrilor, recrutrii de noi angajai specializai n acest domeniu sau specializrii angajailor existeni, alocrii unor noi spaii n vederea desfurrii aciunilor de digitalizare. Administrarea arhivei digitale constituie la nivel local poate permite o dezvoltare inegal, mai avansat sau mai redus, n funcie de capacitate de atragere a finanrilor, de specializarea personalului etc. Lipsa unei coordonri a demersurilor disparate de digitalizare a coninutului arhivistic poate genera abordri diferite asupra operaiunii de digitalizare, care se pot traduce n
6

Achiziionarea de aplicaii informatice: 27.249.334 LEI (7.200.000 EUR); Conectarea la infrastructura broadband: 3.204.313 LEI (835.000 EUR); Construirea reelei LAN: 379.610 LEI (100.000 EUR); Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i plat electronic: 20.349 LEI (5000 EUR); Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate: 963.900 LEI (250.000 EUR) Informare i publicitate: 122.570

incompatibiliti tehnologice, incompatibiliti LEI (30.000 EUR). structurale, i, n cazul bibliotecilor Arhivelor Naionale, costuri sporite i nejustificate pentru transpunerea aceluiai material cultural n format digital de mai multe ori, de ctre diverse instituii deintoare de resurse culturale. - Reducerea costurilor implicate de activitatea de restaurare, ca urmare a reducerii riscului de deteriorare; Social: Lipsa unei coordonri a demersurilor de digitalizare la nivelul structurilor din subordinea AN poate conduce la o accesibilitate mult ngreunat, sczut i/sau aleatoare a utilizatorilor la aceste resurse Crearea unui orizont de ateptare pentru utilizatori, n funcie de oferta mai mare sau mai mic de material digitalizat. Nu se va asigura o vizibilitate on-line satisfctoare a resurselor arhivistice naionale i nici nu se va garanta digitalizarea unui corpus naional reprezentativ de resurse arhivistice datorit lipsei existenei unui cadru unitar de criterii n domeniu. Ecologic: ca orice proiect de economie digital, impactul ecologic vizeaz reducerea polurii prin evitarea
7

unor deplasri suplimentare, reducerea necesarului de hrtie utilizat pentru formaliti administrative etc. Beneficii: -Pe termen lung se preiau in format electronic (digitalizare) documentele din PAN la nivelul fiecrui jude; -Se asigur disponibilitatea formatelor electronice ale documentelor de arhiv pentru publicul larg, n slile de studiu i prin intermediul Portalului unic de acces; -Se promoveaz valorile istorice i culturale prin tehnologii moderne; - Sprijinirea activitii de cercetare tiinific prin reducerea timpului n care pot fi accesate documentele din PAN; - Reducerea riscului de distrugere a documentelor, risc caracteristic procedurilor actuale n care accesul la documente presupune manipularea i efectuarea copiilor acestora; - Crete eficiena procedurilor de acces la documente de interes public. Riscuri: -Costul foarte ridicat al implementrii pe termen scurt a variantei; -Posibilitatea de a digitaliza un corpus naional nereprezentativ de resurse arhivistice datorit lipsei
8

existenei unui cadru unitar de criterii n domeniu. -Afectarea pe termen scurt a activitii instituiei prin scoaterea din producie a unor angajai pentru perioadele de training;

Varianta nr. 2 Asigurarea unui cadru unic i centralizat, constituirea Patrimoniului Arhivistic Naional Digitalizat, parte a Bibliotecii Digitale a Romniei component a proiectului Europeana. Crearea unei platforme unice, centralizate, de acces public la un corpus de resurse arhivistice naionale reprezentative, n format digital, sub coordonarea Ministerului Administraiei i Internelor, prin intermediul Arhivelor Naionale, n colaborare cu MCCPN. Iniierea unui program pe o perioad de 7 ani, cu finanare

Impact 2 Legislativ: Modificarea i completarea prevederilor urmtoarelor acte normative: Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale cu modificrile i completrile ulterioare Legea nr. 8/1996, Legea privind dreptul de autor i drepturile conexe Legea nr. 334/2002 privind bibliotecile, republicat Legea nr. 111/1995 privind depozitul legal de documente, republicat Legea nr. 182/ 2000 privind protejarea patrimoniului cultural naional mobil cu modificrile i completrile ulterioare Ordonana Guvernului nr. 39/2005 privind cinematografia, cu modificrile i completrile ulterioare Legea 677/2001 privind protecia datelor personale
9

Buget estimat 2 198.141.030 LEI (52.000.000 EUR) (Anexa nr. 2) Achiziionarea de echipamente, software i servicii aferente la nivelul Aparatului Central i a unei structuri teritoriale: Construirea i implementarea infrastructurii IT: 165.703.593 LEI (43.500.000 EUR); Achiziionarea de aplicaii i licene software: 1.082.127 LEI (265.000 EUR);

multianual, pentru susinerea coordonrii i asigurrii accesului unic i centralizat la resursele arhivistice digitalizate i care s permit continuarea demersurilor planificate, fr sincopele pe care le genereaz periodicitatea exerciiilor bugetare.

Reglementri privitoare pe protecia informaiilor clasificate Corelarea modificrilor legislative propuse de prezenta politic public cu reglementrile n vigoare: Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor n form electronic Legea nr. 186/2003, privind susinerea i promovarea culturii scrise, republicat Economic: Caracterul multianual al programului propus va permite continuarea demersurilor planificate fr sincopele pe care le genereaz periodicitatea exerciiilor bugetare Digitalizarea resurselor arhivistice i constituirea arhivei digitale n cadrul Bibliotecii Digitale a Romniei nu are implicaii asupra bugetului de stat consolidat, sumele necesare realizrii activitilor propuse urmnd s fie deblocate integral din Fondul de rezerv, pentru primii doi ani ai programului (prima etap). Prin intermediul programului multianual va fi ncurajat atragerea de resurse complementare n proporie de 40% (a doua etap), din: finanri europene (programele eContent, TEL+, ...); participarea Romniei la programele regionale europene din domeniul digitizrii;
10

Achiziionarea de aplicaii informatice: 27.249.334 LEI (7.200.000 EUR); Conectarea la infrastructura broadband: 2.619.547 LEI (650.000 EUR); Construirea reelei LAN: 379.610 LEI (100.000 EUR); Achiziionarea i implementarea de soluii de semntur electronic i plat electronic: 20.349 LEI (5000 EUR); Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i a celui care va asigura mentenana soluiei : 963.900 LEI (250.000 EUR)

 instituirea unor parteneriate de tip public-public cu autoritile locale deintoare de resurse arhivistice; instituirea unor parteneriate de tip public-privat ntre MAI/AN i entiti private (dup modelul parteneriatului deja existent ntre British Library i Microsoft). Procesul de digitalizare va avea un impact pozitiv n sensul sporirii numrului de resurse umane specializate n domeniu (specialiti IT i personal direct implicat n procesul de digitalizare) din cadrul instituiilor publice deintoare de resurse culturale, cu implicaii financiare n domeniul formrii resurselor umane. Pe termen lung, se consider c digitalizarea resurselor arhivistice i crearea unei platforme unice de acces n cadrul unei arhive digitale naionale, racordat ulterior la proiectul Europeana (sau, atunci cnd va deveni funcional, la Portalul Arhivistic European), reprezint un demers cu un considerabil potenial economic, care poate conduce la creterea competitivitii n toat Europa, respectnd astfel prevederile Strategiei de la Lisabona. Eliminarea barierelor existente n legislaia naional, n ceea ce privete utilizarea fondurilor rezultate din valorificarea patrimoniului Arhivelor prin activiti specifice, n scopul crerii de noi ci pentru susinerea digitalizrii materialelor de
11

Informare i publicitate: 122.570 LEI (30.000 EUR). ETAPA I (20092010) 23.275.302 LEI (6.000.000 EUR) Anul 2009 21.236.542 LEI (5.500.000 EUR) Achiziionarea de echipamente, software i servicii aferente la nivelul Aparatului Central i al unei structuri teritoriale (direcii judeene)20.628.542 LEI (Anexa nr. 2A). Formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate i a celui care va asigura

arhiv, va conduce la o mai bun integrare a mentenana soluiei Arhivelor Naionale n sistemul instituional (608.000 LEI). cultural european i va permite absorbia fondurilor europene n domeniul culturii scrise. Anul 2010 2.038.760 LEI (500.000 EUR) Social: Digitalizarea resurselor arhivistice i crearea Achiziionarea de unei arhitecturi coerente a Arhivei Digitale a echipamente, Romniei, pe baz de criterii prestabilite i cu software i servicii mecanisme de coordonare bine puse la punct, va aferente la nivelul conduce la: unei structuri asigurarea un acces facil, dar bine structurat, la teritoriale resursele arhivistice naionale, nu numai pentru 1.660.290 LEI utilizatorii din Romnia, ci i pentru cei din (Anexa nr. 2B) Uniunea European sau alte spaii geografice, Formarea care va conduce la o cretere a numrului de profesional a informaii accesate, ntr-o economie a personalului care va cunoaterii ; utiliza produsele garantarea respectrii i satisfacerii drepturilor software fundamentale de libertate de exprimare, precum implementate i a i acces i participare la cultur i informaie att celui care va asigura pentru utilizatori, ct i pentru creatorii sau mentenana soluiei deintorii de resurse arhivistice; (355.900 LEI). creterea accesibilitii publicului utilizator de Comunicare public i publicitate Internet la resursele arhivistice naionale. asigurarea perenitii i accesibilitii arhivei (22.570 LEI). nativ digitale. ETAPA a II-a Ecologic: ca orice proiect de economie digital, impactul (2011-2015)
12

ecologic vizeaz reducerea polurii prin evitarea 174.865.728 LEI unor deplasri suplimentare, reducerea (46.000.000 EUR) necesarului de hrtie utilizat pentru formaliti administrative etc. Achiziionare de echipamente, software i Beneficii: -pe termen lung se preiau n format electronic serviciilor aferente (digitalizate) documentele din Patrimoniul la nivelul a 40 Arhivistic Naional deinute de Arhivele Naionale structuri teritoriale. la nivelul ntregii ri; Crearea Arhivei - informaia digitalizat este criptat i se asigur Digitale a Romniei, compatibilitatea cu formatele utilizate n proiectul parte a Bibliotecii Europeana, respectiv n Portalul Arhivistic Digitale a Romniei European (eArchives) conform standardelor i racordarea europene n materie; acesteia la - Se realizeaz o eviden corespunztoare (baz de Biblioteca date) n vederea identificrii informaiilor din European Digital. arhive; Activitile pot fi - Se asigur disponibilitatea formatelor electronice susinute n proporie ale documentelor de arhiv pentru publicul larg n de pn la 40% din: slile de studiu i pe site-ul internet al Arhivelor Naionale; finanri europene - Se realizeaz schimbul de valori istorice i (ex. programele culturale ntre statele membre UE prin proiectul eContent; Europeana i prin Portalul Arhivistic European participarea (eArchives); Romniei la - Se promoveaz valorile istorice i culturale programele naionale prin tehnologii moderne; regionale europene - Se asigur securitatea documentelor n situaii de din domeniul
13

dezastru; - Sprijinirea activitii de cercetare tiinific prin reducerea timpului n care pot fi accesate documentele din PAN; - Reducerea riscului de distrugere a documentelor, risc caracteristic procedurilor actuale n care accesul la documente presupune manipularea i efectuarea copiilor acestora; - Reducerea costurilor implicate de activitatea de restaurare, ca urmare a reducerii riscului de deteriorare; - Crete eficiena procedurilor de acces la documente de interes public. Riscuri: -Costul foarte ridicat al implementrii pe termen scurt a variantei; -Afectarea pe termen scurt a activitii instituiei prin scoaterea din producie a unor angajai pentru perioadele de training; Va fi necesar o perioad de acomodare cu noile norme i metodologii de lucru.

digitizrii; instituirea unor parteneriate de tip public-public cu autoritile locale deintoare de resurse arhivistice; instituirea unor parteneriate de tip public-privat ntre Ministerul Administraiei i Internelor i/sau autoritile administraiei publice locale i organizaii private (dup modelul parteneriatului deja existent ntre British Library i Microsoft).

Varianta nr. 3 Impact 3 Buget estimat 3 Meninerea status quo-ului: 0 EUR Continuarea digitalizrii Legislativ: resurselor arhivistice fr Aceast variant nu are niciun impact legislativ. asigurarea unui cadru unic i centralizat din punct de vedere Economic:
14

al accesului i al criteriilor specifice de urmat n domeniul digitalizrii i fr a coordona eforturile de digitalizare n direcia crerii Patrimoniului Arhivistic Naional Digitalizat.

Varianta nu presupune implicaii financiare suplimentare i nu afecteaz bugetul de stat consolidat ns n lipsa unei programri multianuale a activitilor, demersurile de digitalizare vor continua s aib sincope, determinate de periodicitatea exerciiilor bugetare; Lipsa unei coordonri a demersurilor disparate de digitalizare a documentelor poate genera incompatibiliti metodice i tehnice. Neeliminarea barierelor existente n legislaia naional, n ceea ce privete utilizarea fondurilor rezultate din valorificarea patrimoniului arhivistic prin activiti specifice, n scopul crerii de noi ci pentru susinerea digitalizrii materialelor de arhiv, va avea ca rezultat imposibilitatea absorbiei fondurilor europene n domeniul administraiei i culturii scrise i neintegrarea eficient a sistemului naional arhivistic n sistemul instituional administrativ i cultural european; Social: Meninerea status-quo-ului nu va contribui dect ntr-o msur marginal la garantarea respectrii i satisfacerii drepturilor fundamentale de libertate de exprimare, precum i acces i participare la cultur i informaie att pentru utilizatori, ct i pentru creatorii sau deintorii de resurse arhivistice;
15

 Absena unei coordonri a demersurilor de digitalizare la nivelul instituiilor deintoare de resurse arhivistice, poate conduce la o accesibilitate mult ngreunat, sczut i/sau aleatoare a publicului larg la aceste resurse. Mai mult chiar, n lipsa unor demersuri concertate exist riscul pierderii sau deteriorrii ireversibile a unor resurse arhivistice care ar fi putut fi stocate i conservate n format digital. n lipsa unor criterii prestabilite i unanim acceptate n domeniul digitalizrii, procesul va fi unul fragmentat, aleator care nu va reui s asigure o prezen i o reprezentare satisfctoare a arhivisticii romneti n cadrul arhivisticii europene, prin identificarea unui corpus reprezentativ de resurse arhivistice; - lipsa oricror sinergii n domeniul digitalizrii resurselor arhivistice nu va avea ca rezultat crearea unei Arhive Digitale a Romniei i nu va permite racordarea acesteia la Biblioteca European Digital. Ecologic: Varianta propus are un impact ecologic pozitiv mai limitat dect n cazul variantelor anterioare. Beneficii: Nu exist
16

8) Procesul de consultare

Organizaii, instituii consultate Realizarea unui studiu de ctre Arhivele Naionale mpreun cu specialiti ai Institutului Naional de Statistic, prin analizarea

Riscuri: - Imposibilitatea racordrii la proiectul Europeana; - Afectarea cercetrii tiinifice prin durata mare a procedeelor administrative; - Imposibilitatea de a oferi acces la unele documente din cauza strii necorespunztoare de conservare a acestora; - Dificultatea de a studia elemente de grafic de pe documentele vechi; - Manipularea excesiv a documentelor originale produce degradarea acestora, fapt care implic mari cheltuieli i timp pentru restaurare; - Costuri i timp pentru copierea documentelor care nu pot fi oferite n original la slile de studiu; - Uzur fizic i moral a utilizatorilor cauzat de deplasrile repetate, care implic timp, cheltuieli pentru transport i stres; - Stare generalizat de nemulumire la nivelul utilizatorilor serviciilor publice oferite de instituie. Rezultatul consultrii (variante alternative de soluionare propuse, puncte de vedere, poziii exprimate) : Din totalul persoanelor chestionate, 2672 de persoane, adic un procent de 92%, i-au declarat interesul pentru studierea documentelor cu valoare istoric, doar 8% dintre respondeni afirmnd c nu sunt interesai. Din totalul persoanelor interesate de studiul documentelor cu valoare
17

datelor i informaiilor cuprinse istoric deinute de Arhivele Naionale, 77% dintre respondeni consider n chestionarele completate de c forma cea mai accesibil de studiu este forma electronic, pe internet, un numr de 2905 persoane. pentru c astfel se poate nlesni accesul la documentele deinute de Arhivele Naionale indiferent de locaia solicitantului. Ceea ce este interesant, este faptul c, avnd posibilitatea de a alege mai multe variante simultan, dintre cei care nu studiaz deloc, 15% ar studia documentele n slile de studiu, n original sau sub form de reproducere, 16% ar studia tot la sediile Arhivelor Naionale, dar n format electronic i 84% ar studia din orice alt loc, folosind Internetul. Studiul relev c digitalizarea documentelor de arhiv i postarea acestora pe Internet ar putea convinge s acceseze documente i pe cetenii care pn n prezent nu au manifestat interes pentru studierea documentelor cu valoare istoric la Arhivele Naionale. Trebuie remarcat i faptul c i dintre persoanele care studiaz foarte des la Arhivele Naionale, cei mai muli ar prefera i consultarea pe Internet a documentelor. Trebuie remarcat, de asemenea, procentul mare de respondeni (98%) care sunt de prere c digitalizarea documentelor istorice i postarea acestora pe Internet ar facilita studierea lor i promovarea identitii naionale romneti n spaiul multicultural european. Un procent foarte mare (92%) de respondeni consider c sporirea accesibilitii documentelor cu valoare istoric, prin digitalizare i postare pe Internet, ar avea impact pozitiv asupra formrii educaiei civice a cetenilor. Buget estimat 9) Varianta Prezentarea variantei: Termen preconizat de realizare 2009 - Identificarea prioritilor de digitalizare i Buget estimat 2 de Asigurarea unui cadru unic i selecia resurselor arhivistice ce urmeaz ce 198.141.030 LEI soluionare centralizat, constituirea urmeaz a fi digitalizate (corpus reprezentativ de (52.000.000 EUR) recomandat: Patrimoniului Arhivistic resurse arhivistice): Varianta 2 (Anexa nr. 2)
18

Naional Digitalizat, parte a Bibliotecii Digitale a Romnie component a proiectului Europeana. Crearea unei platforme unice, centralizate, de acces public la un corpus de resurse arhivistice naionale reprezentative, n format digital, sub coordonarea Ministerului Administraiei i Internelor, prin intermediul Arhivelor Naionale, n colaborare cu MCCPN. Iniierea unui program pe o perioad de 7 ani, cu finanare multianual, pentru susinerea coordonrii i asigurrii accesului unic i centralizat la resursele arhivistice digitalizate i care s permit continuarea demersurilor planificate, fr sincopele pe care le genereaz periodicitatea exerciiilor bugetare. Beneficii/riscuri

2009 2015 Stabilirea metodologiei de lucru, a normelor i a formatelor n domeniul digitalizrii, care s permit identificarea unor soluii optime de digitalizare i comunicare public a resurselor arhivistice: Crearea unei arhitecturi instituionale la nivel naional i regional/local, sub coordonarea Arhivelor Naionale, pentru gestionarea ntregului proces de digitalizare i evitarea suprapunerilor sau paralelismelor n procesul de digitalizare. 2009 ntocmirea caietului de sarcini pentru software (identificarea coninutului de digitalizat, tipologia, forma de prezentare, descrierea resurselor arhivistice) i armonizarea cerinelor ntr-o structur informatic unitar. 2009 Crearea unui software unitar, identificarea i comunicarea unui set unitar de formate i norme, pe care trebuie s la ntruneasc resursele arhivistice digitalizate n momentul comunicrii publice 2009 Identificarea celei mai bune soluii de digitalizare i identificarea necesarului de echipamente i resurse umane, financiare suplimentare necesare desfurrii n condiii optime a procesului de digitalizare. Decembrie 2009-2015 Crearea Patrimoniului Arhivistic Naional Digitalizat, parte a Bibliotecii Digitale a Romniei i racordarea acesteia la proiectul
19

Achiziionarea de echipamente, software i servicii aferente la nivelul Aparatului Central i a unei structuri teritoriale: Construirea i implementarea infrastructurii IT: 165.703.593 LEI (43.500.000 EUR); Achiziionarea de aplicaii i licene software: 1.082.127 LEI (265.000 EUR); Achiziionarea de aplicaii informatice: 27.249.334 LEI (7.200.000 EUR); Conectarea la infrastructura broadband: 2.619.547 LEI (650.000 EUR); Construirea reelei LAN: 379.610 LEI (100.000 EUR); Achiziionarea i implementarea de

Beneficii Simplificarea procedurilor specifice n procesul de digitalizare a resurselor arhivistice i facilitarea accesului prin intermediul platformei unice de acces; o monitorizare i coordonare mai bun a procesului de digitizare a Patrimoniului Arhivistic Naional; O mai bun reprezentare a surselor istorice romneti n cadrul proiectului EUROPEANA; Promovarea resurselor arhivistice, naionale i a identitii culturale naionale la nivel european i internaional; Protejarea i conservarea resurselor arhivistice valoroase prin realizarea copiei de securitate digital i asigurarea conservrii si pstrrii acestora pentru generaiile viitoare; Protejarea resurselor arhivistice aflate ntr-o stare avansat de deteriorare; mbuntirea posibilitilor de

Europeana 2009 - 2010 Modificarea i completarea cadrului legal n domeniul arhivistic, drepturilor de autor i drepturilor conexe, bibliotecilor, patrimoniului cultural mobil, depozitului legal, precum i al cinematografiei: 2009 - 2015 Formare profesional i diseminarea bunelor practici. Modaliti si monitorizare/evaluare: termene de

Anul 2009 21.236.542 LEI (5.500.000 EUR) Achiziionarea de echipamente, software i servicii aferente la nivelul Aparatului Central i al unei Indicatori de performan: teritoriale Procent/Numr de u.a./file digitalizate, structuri judeene)raportat la numr de resurse arhivistice (direcii
20

Colectarea si centralizarea datelor privind numrul de resurse arhivistice digitalizate; termen: din momentul lansrii Bibliotecii Europene Digitale, anual Colectarea i centralizarea datelor referitoare la numrul de resurse arhivistice digitalizate accesate sau descrcate de ctre utilizatorii portalului Arhiva Digital a Romniei/Biblioteca Digital a Romniei/Biblioteca European Digital (sursa: ANR CIMEC); termen: din momentul lansrii Bibliotecii Europene Digitale, anual.

soluii de semntur electronic i plat electronic: 20.349 LEI (5000 EUR); Instruirea personalului care va utiliza produsele software implementate i a celui care va asigura mentenana soluiei: 963.900 LEI (250.000 EUR) Informare i publicitate: 122.570 LEI (30.000 EUR). ETAPA I (2009-2010) 23.275.302 LEI (6.000.000 EUR)

acces la resursele arhivistice, local sau la distan, cu impact asupra creterii numrului de utilizatori i a categoriilor acestora; Posibilitatea consultrii simultane de ctre mai muli utilizatori a aceleiai resurse arhivistic; Oferirea unui mod de consultare a coninutului bazelor de date cu resurse arhivistice modern, n acord cu noile tehnologii, independent de spaiul i programul de funcionare al instituiilor publice deintoare de astfel de resurse; pstrarea i accesibilizarea documentelor create n format electronic; O mai bun diseminare a informaiei i o valorificare superioar, la nivel naional i internaional, a coleciilor de resurse arhivistice speciale, rare sau care nu au mai fost prezentate public. Transpus n format digital,

inventariate Numr de accesri on-line pentru vizualizarea/descrcarea resurselor arhivistice digitalizate n cadrul Arhivei Digitale a Romniei Procent de instituii deintoare de resurse arhivistice care au beneficiat de instruire i formare profesional, din totalul identificat. - Evoluia numrului de parteneriate, pe categorii (Public-public, public-privat) realizate pe parcursul derulrii programului. Beneficiari direci: Arhivele Naionale ale Romniei; Mediul academic naional i internaional (Universiti, Academia Romn, institute de cercetare etc); Persoane fizice i juridice direct interesate n consultarea documentelor din Patrimoniul Arhivistic Naional; Beneficiari indireci: Creatorii i deintorii de resurse arhivistice din Romnia; Sectorul productor de aparatur specific si software pentru stocarea informaiilor si administrarea bazelor de date cu resurse arhivistice digitizate (ITC); Instituii publice deintoare de resurse
21

20.628.542 LEI (Anexa nr. 2A). Formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate i a celui care va asigura mentenana soluiei (608.000 LEI). Anul 2010 2.038.760 LEI (500.000 EUR) Achiziionarea de echipamente, software i servicii aferente la nivelul unei structuri teritoriale - 1.660.290 LEI (Anexa nr. 2B) Formarea profesional a personalului care va utiliza produsele software implementate i a celui care va asigura mentenana soluiei (355.900 LEI). Comunicare public i publicitate (22.570 LEI).

patrimoniul arhivistic poate deveni o resurs, n sectoare precum educaia sau turismul. mbuntirea activitii administraiei romneti; - Racordarea diverselor iniiative de digitalizare a resurselor arhivistice deja iniiate, n cadrul instituiilor deintoare de resurse arhivistice, ca parte a activitii lor specifice. Riscuri Procesul poate fi ncetinit datorit existenei unor decalaje ntre structurile Arhivelor Naionale, la nivelul resurselor informaionale i organizatorice, financiare, materiale, umane. n general, nu exist specialiti IT la nivelul fiecrei structuri a Arhivelor Naionale, activitatea fiind suplinit de angajai avnd competene specifice, ceea ce poate avea implicaii negative pentru buna desfurare a proiectului de digitalizare. Nesoluionarea problemelor

arhivistice din statele membre ale ETAPA a II-a (2011Uniunii Europene sau din alte spaii 2015) 174.865.728 geografice dect Romnia; LEI (46.000.000 EUR) Publicul larg interesat. Achiziionare de echipamente, software i serviciilor aferente la nivelul a 40 structuri teritoriale. Crearea Arhivei Digitale a Romniei, parte a Bibliotecii Digitale a Romniei i racordarea acesteia la Biblioteca European Digital. Activitile pot fi susinute n proporie de pn la 40% din: finanri europene (ex. programele eContent; participarea Romniei la programele regionale europene din domeniul digitizrii; instituirea unor parteneriate de tip public-public cu autoritile locale deintoare de resurse
22

referitoare la protecia datelor personale i a documentelor clasificate poate genera litigii, avnd n vedere complexitatea procesului de analiz i decizie; Necorelarea cadrului legislativ cu propunerile variantei de soluionare aleas poate determina ntrzieri n implementarea calendarului propus, precum si blocaje n asigurarea digitizrii unui corpus reprezentativ de resurse arhivistice. - n prezent, nimeni nu poate determina cu precizie durata de via a suportului i a codificrii digitale; ca urmare, exist un risc de nvechire fizic i moral a informaiei digitale i a suportului acesteia.

arhivistice; instituirea unor parteneriate de tip public-privat ntre Ministerul Internelor i Reformei Administrative i/sau autoritile administraiei publice locale i organizaii private (dup modelul parteneriatului deja existent ntre British Library i Microsoft).

23