ECHIPA DE PROIECT - MATRICEA RESPONSABILITATILOR

management

ECHIPA DE PROIECT. Echipa de proiect va avea urmatorii membrii:

Manager de proiect: Doamna X, specialist in management de proiect. Ea va colabora atat cu Primaria, cat si cu Asociatia pentru Supravegherea Animalelor (ASA), in vederea implementarii proiectului
Director Administrativ: Doamna Y. Se va ocupa de logistica, supravegherea achizitiilor si efectuarea necesarelor. Consilier juridic: Doamna A. Raspunde direct Directorului Administrativ si are pregatire de specialitate in domeniul juridic. Director logistic: Doamna B. Subordonat Directorului Administrativ. Director de Marketing: Doamna Z. Va avea ca sarcini realizarea campaniei de informare a publicului si a sondajelor de masurare a opiniei publice. Asistent marketing: Doamna C. Sustine Directorul de Marketing in desfasurarea activitatilor specifice.

Director Operatiuni: Doamna V. Se va ocupa de dotarea adaposturilor si a unitatilor de ecarisaj. Director Resurse Umane: Doamna D. Se va ocupa de recrutarea si selectia resurselor umane necesare desfasurarii proiectului. Raspunde direct Directorului de Operatiuni.

Echipa de proiect este una functionala, intrucat activitatea proiectului incepe de la departamentul de marketing unde se realizeaza planificarea campaniei de informare si a tot ceea ce implica ea, si apoi trece prin departamentele de Logistica si Operatiuni pentru indeplinirea celorlalte activitati prevazute in WBS. Fiecare dintre cele departamente isi indeplinieste sarcinile dupa care proiect este transmis catre urmatorul departament pentru definitivarea lui. Fiecare membru al echipei de proiect are un singur superior, acesta fiind Diretorul departamentului din care face parte. Consideram ca aceasta structura de echipa este cea mai potrivita deoarece pesoanele din fiecare Departament isi cunosc foarte bine indatoriile, avad experienta suficienta in domeniu si poate indeplini eficient sarcinile din fiecare activitate. Odata incheiata partea sa, urmatorul departament poate continua dezvoltarea activitatilor delegand cele mai potrivite persoane. 2. MATRICEA RESPONSABILITATILOR
Consilier REreSSSSSSRESPONSABILITATI Manager Director Administrativ juridic de A proiect (Doamna Y) AACTIVITATI 1.1.1. Planificare agenda 1.1.2. Gasirea locatiei 1.1.3. Stabilire list invitati 1.1.4. Informarea invitatilor 1.1.5. Sustinerea conferintei 1.2.1 Stabilire concept 1.2.2. Tiprire 1.2.3. Distributie 1.3.1. Stabilire locatie 1.3.2. Planificare agend Director logistic (Doamna B) Director de Marketing (Doamna Z) Asistent marketing (Doamna C) Director Operatiuni (Doamna V) Director Resurse Umane (Doamna D)

(Doamna
X)

(Doamna A)

C C C P C I I I I I I P P

R P P R R C C R R

C C

P R R R P P R R P P

I I I I

1.3.3. Stabilirea invitatilor publici 1.3.4. Organizare 1.3.5. Distributie materiale 2.1.1. Atribuirea spatiilor 2.1.2. Stabilirea nevoi de amenajare 2.1.3. Achizitii materiale 2.1.4. Amenajare 2.2.1. Angajare personal pentru echipe noi 2.2.2. Pregatirea personalului 2.2.3. Infiintare echipe noi 2.2.4. Utilarea tutturor echipelor 2.2.5. Colectarea animalelor 3.1 Realizare caiet de sarcini 3.2. Trimitere invitatii de participare 3.3. Organizare licitatii 3.4. Evaluare oferte 3.5. Declarare castigtor 3.6. Incheiere contract

C I I C I I

I C P R R C I I R I C C C C C R R P P P C I P P P

P R P

R P R I C C R P P R R R I I I I I

I C

R R P

I I I

I I I

P P P P R R R P

R C C C C R

LEGENDA: R - Responsabil P Participant

C - Consultant I - Informat 3. Managementul Riscurilor Riscurile identificate pentru acest proiect sunt urmatoarele: 1. Lipsa de interes din partea mass-media 2. Grad scazut de participare la eveniment a bucurestenilor 3. Lipsa personalului calificat (echipe ecarisaj) 4. Neatribuirea spatiilor la timp de catre primariile de sector 5. Contestatii aduse castigatorilor de licitatii 6. Intarzieri cu livrarea materialelor 7. Intarzieri cu incheierea contractului cu firma castigatoare 8. Cresterea cheltuielilor de sterilizare 9. Personal veterinar pentru sterilizare insuficient 10. Schimbari legislative in ceea ce priveste sterilizarea cainilor, in Romania si Uniunea Europana Nr. Ierarhie Risc Impact (1min-5max) 3 Probabilitate (1min-5max) 1 Scor Strategie Masuri Cost Responsabil

Lipsa de interes din

Reducere

Mediatizarea constanta si

(euro) 20.000 Marketing

partea massmedia

(dezinteresul massmedia se poate rasfrange si asupra bucurestenilor, implicit asupra proiectului in sine)

(problematica are o importanta deosebita din punct de vedere social) 2 (chiar daca nu participa la evenimentele de constientizare si promovare a proiectului, nu inseamna ca populatia capitalei nu adera la valorile proiectului) 2 (probabilitatea de aparitie este mica, deoarece exista deja echipe de ecarisaj, care au mai efectuat astfel 2 Reducere

Grad scazut 1 de participare la eveniment a (potrivit sondajelor, bucurestenilor bucurestenii prezinta un interes real fata de problema cainilor comunitari, chiar daca nu participa efectiv la eveniment)

coerenta a situatiei actuale, a impactului problematicii asupra cetatenilor bucuresteni Mediatizarea 20.000 constanta si coerenta a situatiei actuale, a impactului problematicii asupra cetatenilor bucuresteni

Marketing

Lipsa personalului calificat (echipe ecarisaj)

2 (impactule este mic, deoarece se vor face cursuri de specializare, daca va fi necesar)

Reducere

Se vor efectua cursuri de calificare, training-uri, astfel incat echipele dispoibile sa aiba cunostintele si pregatirea necesare

5000

Manager Resurse Umane

Neatribuirea spatiilor la timp de catre primariile de sector

4 (impactul este mare, deoarece proiectul ar fi intarziat, ceea ce inseamna depasire de timp, buget sau chiar blocarea proiectului pe o perioada nedeterminata, daca situatia nu este remediata la timp) 3 (intarzierile cu livrarea materialelor ar genera intarzieri in desfasurarea proiectului, astfel incat impactul ar fi mare)

de activitati si nu necesita pregatire intensa) 2

realizarii sarcinilor specifice 8 Reducere Contractul va 1000 contine clauze contractuale, constrangatoare, care vor indica data exacta a predarii spatiilor, precum si urmarile incalcarii acestora, astfel incat termenul limita sa nu fie depasit Se vor aplica ------penalizarile prevazute in contract pentru neindeplinirea obligatiilor contractuale Administrativ juridic

Intarzieri cu livrarea materialelor

(probabilitatea este mica, deoarece spatiile sunt predate de catre primariile de sector, stakeholderi externi, avand deci un interes in acest proiect) 1 3 (probabilitatea de aparitie nu poate fi mare, datorita clauzelor contractuale)

Transfer

Administrativjuridic

Contestatii aduse castigatorilor de licitatii

2 (depunerea de contestatii privitoare la derularea licitatiilor intarzie desemnarea castigatorilor si a proiectului per ansamblu. Poate fi necesara chiar anularea procedurii)

Acceptare

Intarzieri cu incheierea contractului cu firma castigatoare

2 Nedepunerea garantiilor de buna executie la timp, intarzie incheierea contractelor.

Procedurile de atribuire se vor desfasura conform prevederilor in vigoare, iar castigatorii vor fi cei care indeplinesc intocmai cerintele caietelor de sarcini. 2 4 Datorita prevederilor caietelor de sarcini, nu se va risca pierderea garantiilor de participare depuse. 2 (probabilitatea este mica, deoarece modificarea costurilor in

Claritatea caietului de sarcini, cunoasterea cadrului legislativ

--------

Juridic

Transfer

Caietul de -------sarcini va prevede clar o perioada in care castigatorul este obligat sa constituie garantia de buna executie

Administrativ juridic

Cresterea cheltuielilor de sterilizare

3 (impactul este mediu, deoarece este prevazut un buget suplimentar pentru o astfel de

Plan de coningenta

In aceasta situatie, va fi utilizata o parte din rezerva de contingenta

10.000

Manager operatiuni

situatie, insa ideal ar fi sa nu fie utilizat)

Personal veterinar pentru sterilizare insuficient

3 (impactul este mediu, deoarece ar intarzia proiectul, dar nu l-ar bloca, sterilizarea realizandu-se cu intarzieri fata de perioada planficata)

acest domeniu nu a manifestat o crestere rapida in timp) 2

Plan de contingenta

10

Schimbari legislative in ceea ce priveste sterilizarea cainilor, in Romania si Uniunea Europeana

4 (impactul asupra proiectului ar fi unul mare, daca sar schimba metodologia, regulile in ceea ce priveste sterlizarea cainilor, iar proiectul ar fi deja in desfasurare)

(probabilitatea de aparitie este totusi mica, deoarece au fost incheiate contracte cu un numar semnificativ de medici veerinari) 2 8 (este putin probabil sa se intample acest lucru, deoarece schimbarile legislative reprezinta un proces lung, astfel incat departamentul juridic poate

Se vor incheia contracte suplimentare cu cabinete veterinare

15.000

Subordonat manager opratiuni

Acceptare

Documentarea -------permanenta asupra cadrului legislativ national si international, astfel incat orice modificare legislativa sa fie cunoscuta din timp.

Jurid

fi mereu la curent cu eventualele legi propuse)