Tema 7.

Aprovizionarea i gestionarea
stocurilor n hotel

subiecte
1.Particulariti ale activitii de
aprovizionare n cadrul hotelului.
2.Procesul de aprovizionare a hotelului.
3.ORGANIZAREA ACTIVITATII DE
APROVIZIONARE

 Dei activitile de aprovizionare fac parte

din rndul activitilor auxiliare ale unui
hotel, acestea joac un rol deosebit de
important n economia oricrei societi
comerciale deoarece prin aportul lor susin
desfurarea n bune condiiuni a activitii
de baz.

 n hotel, procesul de satisfacere a

trebuinelor de bunuri i servicii, cuprinde
activiti cu caracter de aprovizionare
tehnico-material(energie, apa,combustibili
etc.) i cu mrfuri (materii prime, materiale,
echipamente de producie .a.m.d.), n
vederea desfurrii n condiii optime a
proceselor produciei culinare, a prestrilor
de servicii i desfacerii mrfurilor ctre
consumatori, ntr-un cuvnt a ntregului
proces de producie.

 Comparativ cu fabricanii, angrositii sau

detailitii, firmele din domeniul prestaiilor
de servicii,inclusiv hotelurile, cheltuiesc
mai puini bani pentru activitile de
aprovizionare, fa de venitul realizat din
vnzri.

 Legat de buna organizare i desfurare a

aprovizionrii, tot mai mult atenie este
acordat achiziiei.
Achiziia reprezint cumprarea materiilor
prime, materialelor, serviciilor i a
echipamentelor necesare, de calitatea
cerut, n cantitatea potrivit, la un pre
rezonabil, la timpul potrivit(de obicei ct mai
aproape de data lansrii n fabricaie sau n
vnzare), de la furnizorul sau angrosistul
potrivit.

 Organizaiile productive din turism se

aprovizioneaz cu bunuri i servicii n
concordan cu specificul activitilor de
prestaii turistice specifice asigurate.

Unitile de cazare trebuiesc asigurate cu

bunuri necesare dotrii
A). spaiilor de cazare (mobilier, aparatur
electrotehnic i electronic, instalaii de
nclzire i sanitare, covoare, lenjerie etc.);
B). unitilor de alimentaie (utilaje
comerciale de producie, pstrare,
expunere i desfacere, mobilier pentru
saloanele de servire i terase, vesel,
tacmuri, inventar moale .a.).

 Vom constata modaliti diferite i/sau

specifice de stabilire a necesarului de
aprovizionat i contractat, condiii
deosebite de transport, manipulare,
recepie i depozitare functie a naturii
produselor aprovizionate, respectiv
produse alimentare i nealimentare

pentru produsele nealimentare

necesarul de aprovizionat se stabilete
lundu-se n calcul:
noile capaciti de producie i servire ce
urmeaz s fie date n exploatare n perioada
viitoare;
posibilitile de mbuntire a condiiilor de
confort n spaiile de cazare i alimentaie;
gradul de uzur al utilajelor, mobilierului i
obiectelor de inventar aflate n dotarea
unitilor.

 Pentru produsele nealimentare

contractarea se face, de obicei, direct
cu productorii, iar transportul se
realizeaz cu mijloace nespecializate
proprii sau nchiriate.

Pentru produsele alimentare

aprovizionarea este influenat de:
a. cererea populaiei;
b. natura produselor (gradul de perisabilitate,
condiiile speciale de transport i depozitare
etc.).

Contractarea produselor alimentare

se poate realiza:
A. direct de la productori mai ales pentru:
a. mrfurile cu un grad ridicat de perisabilitate
(pine i produse de panificaie, carne i
preparate din carne, lapte i brnzeturi .a), ori
cele agroalimentare;
b. cele cu un consum zilnic ridicat fabricate n
aceeai localitate cu unitatea de cazare (buturi
nealcoolice - sucuri, rcoritoare etc.; buturi slab
alcoolice).

Contractarea produselor alimentare

se poate realiza:
B. prin intermediari pentru mrfurile cu un
sortiment complex sau pentru cele aduse:
a. din alte localiti (buturi alcoolice mbuteliate;
brnzeturi; pete; legume i fructe; conserve din:
carne, pete, legume i fructe; igri etc.);
b. de import (fructe exotice; fructe de mare;
brnzeturi speciale; condimente; cafea i ceai;
buturi; igri etc.).

 Transportul poate fi fcut, de la caz la caz,

cu mijloace proprii, ale furnizorului sau
nchiriate;
n multe cazuri cu mijloace de transport
special amenajate sau dotate, aflate n
concordan cu caracteristicile mrfurilor,
ce nu trebuiesc afectate sau modificate.

2.Procesul de aprovizionare al
organizaiilor productive
Reluarea ciclic a activitilor de producere a
prestaiilor hoteliere a consfinit cinci
elemente cheie ale oricrei activitii de
aprovizionare:
calitatea,
cantitatea,
preul,
timpul,
furnizorul.

Managementul achiziiei
Rspunsul corect ntrebrilor:
ce vrem?
cum vrem ?
ct vrem ?

Rspunsurile acestor ntrebri trebuie

corelate cu o alt ntrebare

de unde?.

 Vom determina un nivel al stocurilor

destul de mare pentru a asigura o
aprovizionare a sectoarelor
productive, respectiv a vnzrilor,
nentrerupt i ritmic.
Pe de alt parte trebuie gsit cel mai
potrivit furnizor din punct de vedere
al siguranei, serviciului i cooperrii.

 n vederea satisfacerii trebuinelor

oaspetilor, managerii afacerilor din sfera
turismului, trebuie s cumpere, respectiv
s aprovizioneze numai mrfuri de
calitate corespunzatoare la un just
raport pre calitate.
Un produs sau serviciu necorespunztor
calitativ, nu poate fi justificat printr-un pre
sczut

Cantitile aprovizionate
Se impune achiziionarea cantitilor
potrivite, datorit faptului c extremele
(stoc prea mare sau prea mic) nu sunt
bune, ci pgubitoare.
Nedimensionarea corect a stocurilor,
poate conduce la apariia rupturilor de
stoc, care constituie inconveniente majore
pentru seciile de producie i clieni .

Regula de aur
meninerea unei aprovizionri suficiente
cantitativ i structural capabil s satisfac o
cerere turistic constant sau variabil, n modul
cel mai rentabil.
gestiunea stocurilor :
- cnd
- ct s aprovizionm ?
- cu ce cheltuieli

Elementele principale ale unui proces de stocare i

costurile atrase de acestea
a. costul de aprovizionare C(Q) se compune n
principal din preul produselor achiziionate i cheltuielile
de transport pn la depozitul firmei;
b. costul de lansare realizare Cl este format prin
nsumarea cheltuielilor necesare unei comenzi(cheltuielile
cu salariile personalului ocupat cu prospectarea
furnizorilor, negocierile, comandarea i contractarea cu
acetia, cu completarea formularelor de comand,
cheltuielile de pot, telefon, fax, e-mail, imprimate, etc.;
cheltuielile de recepie cantitativ, analize de laborator,
eantioane, nregistrri i centralizri n eviden, etc.);

Elementele principale ale unui proces de stocare i

costurile atrase de acestea

c. costul de stocare imobilizare Cs

compus din suma cheltuielilor efectuate n
timpul stocrii, variind de obicei liniar cu
cantitatea de materii prime i materiale
stocate i cu durata dintre dou
aprovizionri.

Cheltuielile componente ale costului de

stocare
I.cheltuieli datorate prezenei fizice a
materiilor prime i materialelor n depozit, la
rndul lor divizate n:
variabile(include salariile forei de munc utilizat pentru
ntreinerea, manipularea i condiionarea materialelor, alte
cheltuieli pe timpul stocrii, pierderile prin perisabiliti,
demodri i eventualele sustrageri),
convenional-variabile(amortismentul depozitului, cheltuielile
de iluminat, nclzit/pstrarea la rece, salariile personalului
administrativ din depozit);

Cheltuielile componente ale costului de

stocare
II. imobilizarea valorii stocului (dobnzi
pentru credite bancare) proporional cu
valoarea stocat i cu durata stocrii.

Elementele principale ale unui proces de stocare i

costurile atrase de acestea
d. cererea(consumul) n situaii limitate poate fi
cunoscut pe ntreaga durat a procesului de stocare,
ns cel mai adesea ea este necunoscut dar
ndeobte posibil de previzionat pe baza studierii
evoluiei cererii n perioadele trecute;
e. durata de aprovizionare reprezint, n procesele
de stocare, intervalul dintre lansarea comenzii i sosirea
produselor, materiilor prime, materialelor (durata de
livrare a materialelor);
f. parametrii de timp: intervalul de gestiune, datele de
aprovizionare, durata n zile a intervalelor de
aprovizionare, durata de la lansarea comenzii pn la
sosirea lotului.

Etape/ordonarea logic
cercetarea cererii de mrfuri i servicii a populaiei;
stabilirea necesarului de produse (n volum i structur);
identificarea principalilor furnizori, contactarea acestora
pentru cunoaterea posibilitilor de acoperire a
necesarului stabilit;
determinarea cilor optime de aprovizionare;
ncheierea contractelor;
stabilirea i asigurarea mijloacelor de transport
(eventual contractarea acestora);
calcularea lotului optim de aprovizionat (pe produs sau
grup de produse);
organizarea activitii de recepie cantitativ i calitativ
a produselor aprovizionate

Cercetarea cererii de mrfuri i

servicii a populaiei;
Previziunile sunt necesare n asigurarea stocurilor la un
nivel optim din punct de vedere cantitativ i calitativ.
Ce previzionm?
Exist dou categorii majore de indicatori care pot fi
previzionai, pentru a oferi informaii absolut necesare n
managementul operaional:
indicatori valorici valoarea cheltuielilor de consum
turistic, valoarea desfacerilor, valoarea ncasrilor din
cazare sau pe diferite categorii de servicii,valoarea total
a costurilor sau pe elemente de cheltuieli etc.
indicatori cantitativi numr oaspeti, numr clieni n
restaurant, numr clieni n spaiile de cazare, numr
preparate culinare vndute, pe grupe i sortimente etc.

stabilirea necesarului de produse

(n volum i structur);
Pentru stabilirea necesarului de
aprovizionat, n volum i structur, se
poate folosi metoda lanurilor
Markov- ca matricea probabilitilor de tranziie care sunt
estimate prin determinarea frecvenei relative a
produselor (sau grupelor de produse) exprimate prin
date empirice.

(Esena acestui gen de prognoz const n aceea c, pe baza evoluiei

anterioare a ponderii produselor, se gsesc noile structuri, pornind
de la legea probabilitilor de trecere de la o stare iniial la o stare
viitoare, care exprim tendina privind proporia n care grupele de
produse sunt solicitate de clieni.)

Formula de calcul
Necesarul pe total de materiale destinate
satisfacerii nevoilor de producere si
expluatare a hotelului se calculeaza in
conformitate cu formula de calcul:
= + ++..,

.

. , ,
, , ,
, .
.
, , ,
, ..
.
, ,

..
( ).

IDENTIFICAREA PRINCIPALILOR FURNIZORI SI

CONTACTAREA LOR
Aceast etap presupune urmtoarele:
gsirea acelor furnizori capabili s ne ofere
materiile prime, materialele sau mrfurile
necesare;
gruparea produselor care pot fi achiziionate de
la acelai furnizor;
lansarea cererilor de ofert;
evaluarea ofertelor primite de la mai muli
furnizori, n funcie de anumite criterii;
selectarea furnizorilor / ofertelor.

RECEPIA
operaia de identificare i verificare
cantitativ i calitativ a mrfurilor a
materiilor prime i materialelor ce se
primesc n depozit, magazin etc., eventual
care se livreaz din fabric sau depozit.

Recepia are drept obiectiv verificarea mai

multor aspecte privind calitatea, cantitatea,
ndeplinirea ntocmai a contractului care
reglementeaz relaiile dintre furnizor i
beneficiar i ntre acetia i ntreprinderea de
transport.
Decizia privind recepia ocup un loc central n
cadrul politicii de aprovizionare a ntreprinderii;
obiectul deciziei n domeniul recepiei se refer
la locul recepiei,cantitatea i calitatea
produselor