INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE
MARKETING
CURS 1
Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU
E-mail: boldeanud@cig.ase.ro

Obiectivul cursului i al seminarului

V permite s nelegei:
ce inseamna un proiect si care este specificitatea
acestuia
caracteristicile managementului de proiect
factorii de succes ai unui proiect
activitatile
ce
trebuie
desfasurate
pentru
managementul unui proiect
modul efectiv de lucru cu aplicaia Microsoft Project
2013

Coninut curs
Concepte fundamentale privind gestiunea proiectelor
Definirea i salvarea unui nou proiect utiliznd Microsoft Project
2013
Modaliti de lucru n cadrul unui proiect de tip Microsoft
Project 2013

Definirea activitatilor, tipuri de activitati si restrictii

Definirea resurselor si alocarea acestora

Rezolvarea supraalocarilor

Stabilirea liniei de baza a proiectului si a drumului critic

Urmarirea proiectului

Raportare si bugete

Evaluare

CURS
SEMINAR

50%
50%

1. Concepte fundamentale privind

gestiunea proiectelor

Ce reprezint Project Management

Managementul de proiect (Project Management) - arta

de a contrabalansa obiectivele unui proiect, pe de o
parte, i constrngerile de timp, buget i calitate a
rezultatelor, pe de alt parte.
Reprezint
totalitatea
cunotinelor,
abilitailor,
instrumentelor si tehnicilor care aplicate activitilor din
cadrul unui proiect conduc la atingerea obiectivului
proiectului.

Ce este
managerul
de proiect?

Managerul de proiect

Persoana responsabil n planificare, execuia i

finalizarea unui proiect prin atingerea obiectivelor
stabilite.
Un manager de proiect trebuie s fie un profesionist n
domeniul managementului de proiect.
Responsabilitile cheie ale manager de proiect

definirea de obiective clare i realizabile n proiect,

definirea cerinelor de proiect, a rezultatelor ateptate
precum i a obiectivului general al proiectului
gestionarea
triplei
constrngeri
pentru
proiecte:
cost/resurse, timp i scop pe domeniul de aplicabilitate.

Abordri moderne n managementul de proiecte

Planificare de jos n sus (Bottom-up Project

Management) - se pune accent pe elaborarea mai
simpl a proiectelor, pe cicluri mai scurte ntr-un proiect,
pe o colaborare eficient ntre membrii echipei i o
implicare mai puternic a acestora i pe luarea deciziilor.
Membrii echipei de proiect sunt invitai s participe la
fiecare pas al procesului de management. Decizia cu
privire la un curs de aciune este luat de ctre ntreaga
echip.
Corporaii precum New York Times, Ernst&Young, IBM,
etc. au ales o astfel de abordare de management.

Abordri moderne n managementul de proiecte

Planificare i revizuirea de sus n jos (Top-Down

Project Management) este caracterizat de luarea
deciziilor la nivel de entitate n privina portofoliului de
proiecte pe care ar trebui s l aib o organizaie.
Abordarea de sus n jos rmne extrem de popular n
managementul de proiect contemporan. Expresia "topdown" nseamn c toate direciile provin de la
managementul de vrf, angajaii afectai de schimbare
nu prea au posibilitatea de a influena propunerile
naintate de factorul de decizie. Toate ateptrile
managerului de proiect sunt comunicate n mod clar
fiecrui participant la proiect.

Comunicarea la nivelul unui proiect

11

Managementul top-down

Managementul
echipei

Managementul
personalului

Managementul
relatiilor transversale

11

Avantajele utilizrii managementului de proiect

(Schwalbe, 2007):

Control mai bun al resurselor financiare, fizice i umane

mbuntirea relaiilor cu clienii
Reducerea timpului de dezvoltare
Reducerea costurilor
O mai bun calitate i fiabilitate sporit
Marje de profit mai mari
mbuntirea productivitii
Coordonare intern mai bun

Orice proiect poate fi definit prin urmtoarele

caracteristici (PMBOK, 2013):

are un obiectiv unic

este temporar
este dezvoltat folosind elaborarea progresiv
specificaii ale proiectului sunt definite, iniial, mai larg, la modul
general i apoi, rafinate, i mai detaliate pe msur ce proiectul
avanseaz
necesit resurse, de multe ori din diverse domenii: umane,
financiare, de timp, etc.
ar trebui s aib un client primar sau un finanator
finanatorul de proiect ofer, de obicei, direcia i finanarea pentru
proiectul
implic un anumit grad de incertitudine
dac obiectivele sunt neclare, apare dificultatea de a estima corect
timpul de finalizare i a costurile i apare dependena de factorii
externi.

Ce este un proiect?

Un efort temporar, unic, efectuat in scopul de a crea un

produs, serviciu sau rezultat (standardul PMBoK 2013).

Set de activitati desfurate in scopul atingerii unui obiectiv,

intr-un interval de timp stabilit.
Caracteristicile proiectului:
- ntreprindere unica
- progresiv
- obiective clar precizate
- durata de timp limitata
- buget bine stabilit
- cerinte referitoare la calitate
- plan de implementare

15

Sponsorul (cel care ofer resursele)

Promotorul (susintorul proiectului)
Clientul (cel care pltete)
Consumatorul (beneficiarul final)
Managerul de proiect & Echipa de
proiect
Cine sunt
Managerii sau alte persoane din cadrul
principalele
organizatiei
pri interesate
Persoanele sau grupurile influente care
(stakeholders)?
ar putea fi afectate de proiect sau de
rezultatele finale ale acestuia
Managerii si personalul din organizatiile
partenere sau cu care se colaboreaza

Triunghiul managementului de proiect

(Kerzner, 2008)
Succesul unei bune gestionri de proiect
presupune ndeplinirea celor 3 + 1 obiective
principale:
scopul/domeniul
timpul
resursele/costurile
calitatea rezultatelor obinute i a proiectului
n sine.

Triunghiul managementului de proiect

Factori importani care asigur succesul

unui proiect:

predare la timp: ncheierea

orizontul de timp prevzut iniial

proiectului

ncadrarea n domeniul de aplicabilitate i

livrarea la standarde de calitate nalt:
producerea rezultatelor prevzute potrivit unor
standarde calitative i cantitative.
livrarea n limitele bugetului: utilizarea numai a
resurselor prevzute, de exemplu resurse
financiare, resurse umane, resurse materiale,
etc.

Metodologia proceselor de Project Management

Descrierea managementului proiectelor este posibil prin
analiza ciclului de via al proiectelor, care se refer
la ansamblul logic de faze ale proiectului, ale cror
denumiri i numr sunt determinate de necesitile
realizrii scopurilor sau obiectivelor proiectului.
Cele mai multe metodologii ale proceselor de Project
Management acoper 5 faze principale de realizare.

Succesul unui proiect depinde de:

etapa de planificare n vederea satisfacerii obiectivelor

tehnice i a cerinelor de timp ale proiectului
ncadrarea n bugetul proiectului

20

a. Reprezint succesiunea de faze in care o

organizaie mparte proiectul de la nceputul
si pana la sfrit acestuia

Project
Life
Cycle

b. Organizarea proiectului se stabilete si se

realizeaz avnd in vedere
urmtoarele elemente:
amploarea proiectului
noutatea proiectului
perioada de realizare a proiectului
numrul i potenialul personalului
organizaiei
distribuia specialitilor n subdiviziunile
organizatorice
caracteristicile climatului de munc
personalitatea managerului de proiect
20

Fazele de realizare ale managementului de proiecte

Iniierea
proiectului

Planificarea
proiectului

Execuia
proiectului

Analiz,
Monitorizare i
Control

Finalizarea
proiectului

Metodologia proceselor de Project Management

Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp la
nivelul unui proiect din punct de vedere al:

Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite

Stabilirii unor termene de predare

Raportarii activitilor proiectului

ajut managerul de proiect s:

coordoneze i
controleze activitatea echipei pe care o conduce n vederea
ncadrrii n:
termenele i bugetul stabilit,
eliminrii riscurilor i
creterii productivitii muncii.

Metodologia proceselor de Project Management

Managerul de proiect este cel care trebuie s angajeze

procesele de management ale proiectului, respectiv
procesele existente n ciclului de via al unui proiect

Aria de competene a managerului de proiect managementului de timp, costuri, riscuri, calitate, resurse
umane, comunicare, ct i pe partea de definire a
domeniului de aplicabilitate, management al cerinelor, pe
partea de achiziii publice, infrastructur, etc.

Orice manager de proiect trebuie s se integreze

corespunztor n coordonatele de succes ale proiectelor,
respectiv ncadrarea n timp-cost-rezultate cu un nivel
ct mai ridicat de calitate.

Faza de iniiere

n aceast faz se definete natura i domeniul de

aplicare al proiectului, se identific contextul i nevoia
de proiect, se ajunge la un consens ntre actorii implicai
i se stabilesc obiectivele generale.
Etapa de iniiere ar trebui s includ un plan care
cuprinde urmtoarele domenii:

analiza cerinelor de afaceri/ cerinele n obiective msurabile

revizuirea operaiunilor curente
analiza financiara a costurilor i beneficiilor, inclusiv un buget
analiza prilor interesate, inclusiv utilizatorii, i a echipei de
suport pentru proiect
un grafic al proiectului ce include costurile, sarcinile, rezultate
i durat n timp.

Faza de planificare
Planificarea sarcinilor de afaceri pentru o anumit perioad de timp
la nivelul unui proiect din punct de vedere al:
Alocrii de resurse pe sarcinile stabilite
Stabilirii unor termene de predare
Raportrii activitilor proiectului
ajut managerul de proiect s coordoneze i s controleze activitatea
echipei pe care o conduce n vederea ncadrrii n termenele i
bugetul stabilit, eliminrii riscurilor i creterii productivitii muncii.

n evaluarea performanelor proiectului de afaceri intervine ca

factor decisiv satisfacia clienilor din punct de vedere al
calitii rezultatelor obinute.
Planificarea i gestionarea unei bune execuii a unui proiect
genereaz multiple beneficii att pentru echipa proiectului, ct i
pentru beneficiarii direci ai rezultatelor.

Etapele procesului de planificare

a) Identificarea activitilor

Formularea obiectivelor proiectului este utilizat pentru a descrie

proiectul ca un grup de activiti sau sarcini (Task).
Activitatea - element de munc, efectuat n timpul derulrii
proiectului, a crui executare poate fi ncredinat unui sau mai
multor membri ai echipei.
Termenul de sarcin - n general, sinonim cu activitatea, cu toate
acestea n multe aplicaii, activitile sunt considerate ca fiind
subdivizate n mai multe sarcini.
Sarcinile trebuie s fie asociate cu repere de referin (milestone).
Reper de referin - un eveniment intermediar important care
survine n cursul unei realizri, asociat cu obinerea unui rezultat
important sau cu o analiz de stadiu, caracterizat drept critic.
Exemple: terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport
final, recepia unui echipament, etc.

Etapele procesului de planificare

b) Estimarea duratelor i resurselor

c)

Sarcinile se caracterizeaz prin durate n timp, determinate de o dat de

nceput i o dat de sfrit.
Sarcinile pot fi programate pentru a fi executate n serie sau n paralel,
conform cu dependenele lor reciproce.

Identificarea relaiilor i dependenelor activitilor

Dependenele dintre activitile proiectului prezint relaia de ordine
dintre dou activiti succesive, respectiv legtura dintre activiti - cea mai
folosit este relaia de tip Finish-to-Start leag evenimentul de sfrit al
activitii precedente cu evenimentul de nceput al activitii urmtoare.
Dependenele logice dintre activiti pot fi definite utiliznd o diagram n
reea a activitilor.

Etapele procesului de planificare

d)

Identificarea constrngerilor (de resurse material sau financiare

i de timp)
Deciziile de programare condiionate de disponibilitatea limitat a
resurselor pot fi rezolvate prin nivelarea resurselor. Astfel, exist
constrngeri referitoare la:

e)

Date impuse (referitoare la datele de nceput i de sfrit) pentru terminarea

unor livrabile.
Evenimente importante sau milestone-uri programate i ateptate.

Stabilirea programrii
Programarea const n analiza:

succesiunii activitilor,
a duratelor activitilor,
a necesarului de resurse pentru a creea programul de desfurare a
proiectului, care trebuie s precizeze datele de nceput i de sfrit pentru
activitile proiectului i datele planificate pentru milestone-uri.

Monitorizarea & Finalizarea unui proiect

Pentru monitorizarea unui proiect exist mai multe tipuri de

rapoarte:

liste de activiti, cu procentaje de ndeplinire

analize n timp ale proiectului
grafice-reea (Network Diagram)
diagrame sau grafice Gantt de ealonare calendaristic a activitilor
cea mai utilizat variant
rapoarte de execuie lunare, trimestriale, semianuale sau anuale.

Finalizarea proiectului const n acceptarea formalizat a

rezultatelor proiectului i presupune:

nchiderea administrativ care implic generarea, colectarea i

diseminarea informaiilor pentru a formaliza terminarea proiectului;
nchiderea contractului: terminarea i decontarea contractului, inclusiv
rezolvarea oricror probleme deschise.

Diagram Gantt

Principalii pai in gestiunea unui proiect (I)

Pasul #1

Identificarea ideii de proiect &

nominalizarea unui project manager

Pasul #2

Stabilirea persoanelor interesate de

proiect & Stabilirea obiectivelor si
cerintelor proiectului

Pasul #3

Structura de alocare a activitatilor

proiectului (WBS)

Pasul #4

Stabilirea competentelor necesare pentru

derularea proiectului &
Estimarea activitatilor proiectului

31

Principalii pai in gestiunea unui proiect (II)

Step#5

Identificarea, evaluarea & managementul

riscurilor

Step#6

Planificarea proiectului
Diagrame Gantt & Diagrame cu activitati in
noduri

Step#7

Planificarea resurselor umane &

Monitorizarea si controlul proiectului

Step#8

Inchiderea Proiectului & Raportul de

finalizare al proiectului

32

nchiderea i finalizarea proiectului

33

Bibliografie

Biafore, B. (2010), Microsoft Project 2010: The Missing Manual, OReilly, First Edition
Bodea, C. (2011), Microsoft Office Project Professional 2007, Curs Masterat
Managementul Proiectelor, ASE.

Chatfield, C., Johnson, T. (2010), "Microsoft Project 2010 Step by Step", Microsoft
Press

Cleland, David I., Ireland, Lewis R. (eds.) (2008), Project manager's handbook:
applying best practices across global industries. New York: McGraw-Hill

PMBOK (2013): A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK

Guide, Project Management Institute, Incorporated, Jan 1, 2013, 5th edition

Wideman Comparative Glossary of project Management Terms,

http://www.maxwideman.com/pmglossary/

*** http://office.microsoft.com/en-us/project/project-management-planning-softwareproject-standard-FX103996174.aspx

*** http://blogs.technet.com/b/office2010/archive/2009/10/22/introducing-project2010.aspx