UNIVERSITATEA SPIRU HARET

Facultatea de Istorie, Muzeologie i Arhivistic

Anul III

CURSUL:
Constituirea i gestionarea documentelor de arhiv

1. Definirea principalelor concepte arhivistice:

Mai mult dect n oricare alte probleme legate de tiina
arhivistic i de operaiunile efectuate n complexa activitate cu
documentele, n ceea ce privete constituirea i gestionarea arhivelor
curente este absolut necesar, nainte de tratarea lor propriu-zis, definirea
noiunilor de baz utilizate n mod frecvent, cum ar fi: document, dosar,
unitate arhivistic, fond i colecie de documente, ordonare, stabilirea
apartenenei documentelor la fond, constituirea, inventarierea,
evidena, gestionarea, selecionarea documentelor, nomenclatorul
dosarelor, folosirea documentelor, lista lor rmnnd deschis.
Desigur, definiii mai simple, sau mai complexe, au fost
formulate nc de la apariia primelor arhive constituite i organizate, ntr-o
form sau alta, n cadrul marilor dregtorii i instituiilor publice. Teoria i
practica arhivistic au consemnat, att la nivelul colii europene, ct i n
cadrul fiecrei instituii naionale a Arhivelor, definiri concrete ale
noiunilor, conceptelor i elementelor de cpti ale muncii cu documentele
de arhiv. Stau mrturie n acest sens numeroasele lucrri de specialitate,

studiile i articolele elaborate pe teme de arhivistic, dar i normele

metodologice, regulamentele i instruciunile emise de-a lungul anilor pe
trm arhivistic, toate nmagazinate i consfinite de literatura arhivistic
european i de cea naional1.
nainte de a ncerca definirea fiecreia dintre noiunile de baz
utilizate n activitatea arhivistic am fost tentai s ncepem prin explicarea
termenului de arhiv, aa cum a procedat profesorul Aurelian
Sacerdoeanu, singurul autor al unui manual de arhivistic2 aprut pn n
prezent. n Introducerea lucrrii sale a nceput prin definirea termenului de
baz adic <arhiva>3.
Avnd n vedere rolul lucrrii de fa i innd seama de faptul c
ea se adreseaz, n primul rnd, studenilor am considerat c termenul
respectiv de arhiv n complexitatea sensurilor sale ar trebui definit
dup trecerea n revist a tuturor celorlalte noiuni de baz. Acest lucru l-ar
impune fie doar pentru simplul fapt c noiunea n sine are o arie de
cuprindere mai larg, n sensul c arhiva este cea care dirijeaz, sau altfel
spus, instrumenteaz celelalte noiuni, ndeosebi cele de: document,
eviden, fond arhivistic, selecionarea, folosirea etc. documentelor.
1

Dintre lucrrile de referin aprute de-a lungul anilor n literatura de specialitate

ar fi de menionat: Hans Keiser, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven,
Leipzig-Grningen, 1905; Pietro Toddei, Larchivista. Manuale teorico-pratico,
Milano, 1906; Georg Holtzinger, Handbuch der Registratur und Archivwissenschaft,
Leipzig, 1908; Eugenio Casanova, Archivistica, 2a edizione, Siena, 1928; Gerhard
Enders, Arcchivverwaltungslehre, Berlin, 1962; Jean Favier, Les Archives, Paris, 1959;
Johannes Pappritz, Archivwissenschaft, Band 1-4, Marburg, 1983.
Pentru lucrri aprute n literatura de specialitate romneasc a se studia:
Publicaiile Arhivelor Statului, Direcia General a Arhivelor Statului, 47 p.; Publicaii
arhivistice. Catalog (1860-1997), Arhivele Naionale ale Romniei, Bucureti, 1997, 40
p.
2
Aurelian Sacerdoeanu, Arhivistica, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti,
1970.
3
Ibidem, p.12.

Ca i n cazul reglementrilor i al legislaiei arhivistice4,

preocupri pentru definirea i explicarea principalelor noiuni de
specialitate au existat nc de la apariia i organizarea, ntr-o form sau
alta, a arhivelor. Dovezi n acest sens sunt multe, dar este suficient s
exemplificm prin Ordinul emis n anul 1829, cnd autoritile au cerut
principalelor instituii a se mrgini de a alctui toate pricinile nfiate n
dosare, care s se pstreze n arhive5 (subl.n.). O alt dovad o constituie
prevederea din Regulamentul Organic, care la art.365 meniona c la masa
arhivelor se vor ine acturile publice precum:

anaforale, hrisoave,

hatiserifuri6.
O dat cu dezvoltarea teoriei i a practicii arhivistice au evoluat i
noiunile sau conceptele de baz utilizate n munca de arhiv. Cel mai bun
exemplu l poate constitui termenul de dosar, pornit de la vechea formula
de del i ajuns astzi la conceptul de unitate arhivistica, unde pot fi
incluse pe lng documentele clasice i cele rezultate n urma aplicrii
naltelor tehnologii i aplicaiilor tehnice soldate cu documente electronice,
audio-vizuale, informatice etc. Dac vechiul del reprezint din punct de
vedere arhivistic dosarul, sau unitatea arhivistic din zilele noastre,
trebuie struit i definit mai clar sensul actualelor noiuni. De fapt, se
impune a fi explicat faptul c un dosar sau o unitate arhivistic pot fi
constituite dintr-un singur document sau mai multe asemenea mrturii.
Situaiile n care o unitate arhivistic poate fi reprezentat de un singur
document se ntlnesc mai multe la sursele provenite din epoca medieval.
4

Corneliu-Mihail Lungu, Legislaie arhivistic romneasc, Editura Fundaiei

Romnia de Mine, Bucureti, 2008.
5
Arhivele Statului 125 ani de activitate (1831-1956), Bucureti, 1957, p.23.
6
Arhivele nfruntnd vremurile (mrturii documentare), Bucureti, 2006.

De regul, ns, dosarele sau unitile arhivistice au fost constituite prin

gruparea mai multor documente, ordonate pe criterii de provenien,
coninut, gen, destinaie etc.
Definite din punct de vedere arhivistic, n temeiul prevederilor
legislaiei n materie i al literaturii de specialitate 7, documentele
reprezint totalitatea nscrisurilor, actelor oficiale i particulare, a
mrturiilor realizate cu ajutorul grafiei, ca de altfel i toate nregistrrile
sonore, foto, video, audio i informatice.
De-a lungul istoriei, multitudinea surselor emise de autoritile
publice i de persoanele particulare, volumul lor considerabil, varietatea
genurilor i a coninutului lor, au impus ordonarea documentelor dup
criterii bine definite ce au permis constituirea dosarelor i unitilor
arhivistice individualizate. La rndul lor, respectivele dosare sau uniti
arhivistice formate la nivelul unui singur document, sau din mai multe
documente sunt ordonate i inventariate pe fonduri sau colecii arhivistice.
nainte de a defini aceste ultime doua concepte, ar trebui, n opinia noastr,
struit asuprea noiunilor de dosar i unitate arhivistic. n acest scop e
bine s ncercm o selectare a celor mai reprezentative elemente i
formulri desprinse din diferitele definiii aprute cu privire la cei doi
termeni n literatura de specialitate pn n prezent. Sintetiznd am putea
defini dosarul ca fiind unitatea de eviden a documentelor ordonate i
clasificate dup provenien, gen, coninut i valoare ocupnd astfel o
7

Intre lucrrile care ofer posibilitatea comparrii unor definiii merit a fi menionate:
Dicionar al tiinelor speciale ale istoriei, Editura tiintific i Enciclopedic,
Bucureti, 1982; Norme tehnice privind desfurarea activitilor n Arhivele
Naionale, 1996; Adina-Berciu Draghicescu, tiinele auxiliare ale istoriei, Editura
Universitar Bucureti, 1994; Laureniu Mera, ndreptar arhivistic, Editura Cartimpex,
Cluj-Napoca, 2001; Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii
de documente, Arhivele Naionale, 1996.

poziie distinct n instrumentul de eviden al unui fond sau al unei colecii

arhivistice.
Fr a impune o ordine alfabetic a termenilor sau noiunilor de
baz asupra cror ne-am propus s struim, ci doar o succesiune a lor din
punct de vedere arhivistic, ar trebui, n opinia noastr, s definim ce
reprezint un fond arhivistic i, n egal msur, o colecie arhivistic.
Dac am parcurge numai definiiile din lucrrile menionate de noi n
notele de la subsol i am face o sintez a lor am putea formula c un fond
arhivistic constituie totalitatea documentelor create de-a lungul existenei
i activitii proprii de ctre o persoan fizic, o familie sau o instituie,
ntreprindere, societate, asociaie, organizaie, regie, fundaie, lig,
federaie, uniune, partid politic, care i-au pstrat structura i organizarea
independente, i-au meninut profilul de activitate i teritoriul de
competen.
La rndul ei colecia arhivistic poate fi definit ca reprezentnd
totalitatea documentelor adunate i grupate de un creator sau deintor de
arhiv dup anumite criterii: tematic, alfabetic, cronologic, particulariti
externe, fr a fi luate n consideraie proveniena, ori alte caracteristici ale
documentelor.
O noiune foarte importanta n realizarea unei evidene
corespunztoare a documentelor o constituie aa numita fondare, adesea
ntlnita n literatura de specialitate, n special cea mai veche. Dup opinia
noastr, n locul acestui termen, mult mai corect ar fi formula de stabilire
a apartenenei documentelor la un fond/colecie. n realitate sunt multe
situaii cnd n procesul de prelucrare i ordonare a documentelor nu avem
de-a face cu un fond compact. Putem ntlni fragmente de fonduri, pri

structurale diverse, documente rzlee, etc. n asemenea situaii nu facem

dect s stabilim apartenena respectivelor documente la fondul de
origine. n spe stabilirea apartenenei documentelor la un fond, sau o
colecie - deci fondarea - reprezint o important operaiune arhivistic
prin care se face delimitarea documentelor care aparin unui creator sau
altul, repartizarea lor corect fcndu-se dup criterii bine definite.
n strns legtur cu stabilirea apartenenei la fond este o alt
operaiune arhivistic esenial pentru realizarea evidenei documentelor,
reprezentat de Ordonare, care presupune gruparea documentelor n
cadrul unui fond n temeiul unor criterii precise, ntre cele mai uzitate fiind:
cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, pe probleme,
alfabetic etc.
Etapa superioar n complexul proces de realizare a evidenei
documentelor de arhiv este inventarierea. n esen, ea constituie
operaiunea prin care toate unitile arhivistice, dup ce au fost ordonate,
sunt luate n eviden conform unor criterii precise prevzute ntr-un alt
instrument de lucru, care este nomenclatorul documentelor de arhiv.
Vorbind despre operaiunea de inventariere nu putem trece peste
rezultatul ei principal, reprezentat de inventarul de gestiune, adic
instrumentul de eviden al tuturor unitilor arhivistice constituite ntr-un
fond sau colecie arhivistic. Din capul locului se impune s subliniem c
trebuie fcut distincia ntre acest instrument de eviden i inventarul
general al fondurilor i coleciilor dintr-o arhiv, sau lucrarea tiinific de
informare care este Inventarul arhivistic, dar asupra cruia vom strui cnd
va fi abordat problema folosirii documentelor i a lucrrilor elaborate ca

urmare a valorificrii informaiilor pe care documentele le ofer cercetrii

tiinifice.
Un termen care a fost mereu n actualitate i va ocupa n
continuare un loc distinct n practica arhivistic este cel al selecionrii
documentelor. i n acest caz avem de-a face cu o alt operaiune
arhivistic ce const n stabilirea valorii documentelor dintr-un fond sau
colecie arhivistic, scopul final urmrind desemnarea celor care fac parte
din Patrimoniul Arhivistic Naional i, deci, se pstreaz permanent, spre
deosebire de celelalte crora le-au expirat termenele de pstrare, sau sunt
lipsite vdit de importan, inclusiv din punct de vedere practic, ceea ce
face posibil s fie propuse spre eliminare. Insistm asupra acestui aspect i
subliniem c respectivele documente cu termene de pstrare expirate i fr
valoare nu pot fi eliminate nainte de a fi supuse analizei Comisiilor de
selecionare i scoaterii lor din eviden numai cu aprobarea organelor
abilitate. De altfel, importana covritoare a operaiunii de selecionare
este demonstrat de modul n care a fost tratat de practica arhivistic, att
la nivel european, ct i pe plan naional. Mrturie n acest sens pot fi
dezbaterile repetate din cadrul unor manifestri tiinifice internaionale,
mese rotunde, simpozioane, colocvii, congrese etc., unde a fost dezbtut
problema selecionrii, ca spre exemplu la Conferina european a arhivelor
de la Budapesta8. La rndul ei i literatura de specialitate romneasc s-a
aplecat, de-a lungul anilor, n suficient msur asupra importanei
selecionrii documentelor de arhiv. ntre cele mai recente aprecieri cu
privire la rolul respectivei operaiuni arhivistice pot fi menionate opiniile
8

Sur la creation de lorganisation des documents contemporaine, dans Actes de la

Conferance Europene des Archives, Budapest, 1986.

formulate n lucrarea Legislaie arhivistic romneasc, unde se sublinia c

pentru selecionarea documentelor pe lng probitate profesional <se>
impune i o responsabilitate total n analiza valorii unui document pentru
c o dat eliminat, el nu mai poate fi recuperat i nici nlocuit9.
Fiind vorba de o operaiune de asemenea important s-ar impune,
n opinia noastr, s explicm i ceea ce reprezint o Comisie de
selecionare. n fapt ea constituie organismul colectiv ce se nfiineaz la
nivelul oricrei instituii, ncepnd cu Arhivele Naionale i direciile lor
judeene, pn la ultimul creator i deintor de documente. Rolul Comisiei
este acela de a analiza, iar n ultim instan de a aviza eliminarea
documentelor sau, dup caz, respingerea nlturrii lor ntruct valoarea le
impune pstrarea, fie pe nc o perioad de ani, fie permanent. Este lesne
de neles c membrii Comisiilor de selecionare trebuie alei dintre
specialiti, oameni cu temeinice cunotine, de o nalt probitate
profesional i, nu n ultimul rnd, care s dovedeasc discernmnt i
capacitate de a analiza n profunzime. Ar mai fi necesar aa cum ne-au
nvat mentorii notri Aurelian Sacerdoeanu i Gh. T. Ionescu ca cei pe
mna crora ar intra arhivele, inclusiv cei din Comisiile de selecionare s
cunoasc ce reprezint cultul fa de documentul istoric.
Dup trecerea n revist a operaiunilor, s le spunem preliminare
i n acelai timp pregtitoare pentru realizarea evidenei documentelor,
ajungnd la constituirea unitilor arhivistice, trebuie stabilit cota
arhivistic. Ea poate fi definit ca reprezentnd totalitatea elementelor de
identificare a unei uniti arhivistice n cadrul unui fond sau al unei colecii.
9

Corneliu Mihail Lungu, Legislaie arhivistic romneasc, Editura Fundaia Romnia

de Mine, Bucureti, 2008, p.19.

Elementele absolut necesare ale cotei sunt: denumirea (titulatura) fondului

sau coleciei arhivistice; partea structural sau compartimentul; numrul
dosarului/unitii arhivistice; anul sau anii extremi ai documentelor.
ntruct am folosit mai sus formula ani extremi, socotim util s explicm
i aceast noiune. Anii sau datele extreme reprezint limitele cronologice
ntre care se ncadreaz documentele unui fond/colecie, sau ale unui
dosar/unitate arhivistic, alturi de celelalte elemente ale cotei avnd un rol
determinant n identificarea fiecrui document.
n strns legtur cu noiunile de mai sus poate fi tratat i
conceptul de gen al documentului, adesea ntlnit n practica arhivistic.
Genul poate defini un document n funcie de suportul su, de trsturile
sale interne, care l individualizeaz fa de celelalte documente ce pot fi:
hrisoave, diplome, zapise, ordine, scrisori, rapoarte, procese-verbale,
stenograme etc.
Pentru a putea efectua principalele operaiuni arhivistice destinate
constituirii documentelor, ntocmirii evidenei i gestionrii lor, este
necesar s fie utilizate i alte instrumente ajuttoare, ntre care un rol
determinant revine nomenclatorului documentelor de arhiv. El este
instrumentul de lucru reprezentat de o list sistematic a categoriilor de
documente create i grupate pe compartimentele din cadrul unei instituii
(uniti), conform schemei de organizare a acesteia. Demn de reinut este i
faptul c n cadrul compartimentelor, documentele se grupeaz n dosare,
anual, potrivit problemelor i termenelor de pstrare prevzute n cadrul
nomenclatorului. i pentru c suntem la etapa evidenierii, sau altfel spus, a
sublinierii unor prevederi i principii ce trebuie aplicate i respectate cu
strictee socotim c se impune s atragem atenia asupra altei ndatoriri

permanente a tuturor creatorilor i deintorilor de documente, impus

tocmai de importana covritoare a nomenclatorului, att n constituirea
unitilor arhivistice, ct i n efectuarea operaiunii de selecionare a
documentelor. Este vorba de regula conform creia respectivul instrument
de lucru, nainte de a fi aplicat n practic, trebuie verificat i aprobat de
Arhivele Naionale pentru creatorii de nivel central, iar pentru ceilali
deintori de documente de ctre Direciile Judeene ale instituiei
desemnate prin lege s administreze Patrimoniul Arhivistic Naional.
nainte de a trata mai n amnunt principalele etape ale
constituirii documentelor i a dosarelor n uniti arhivistice de sine
stttoare socotim util s insistm i asupra termenului de gestionare a
documentelor. Considerm necesar acest lucru, cu att mai mult cu ct n
literatura de specialitate din ara noastr termenul nu este ntlnit dect n
mic msur, cu toate c n practica arhivistic european se folosete mai
des. Dac am ncerca o explicaie, am putea avansa ideea c, probabil, n
limba romn pentru noiunea de gestionare a documentelor de arhiv nu
s-a gsit corespondentul fidel, sau cel mai potrivit. Tocmai de aceea i
avnd n vedere c n titulatura cursului de fa apare n mod concret
termenul de gestionare a documentelor vom ncerca s-i conturm o
definire ct mai aproape de sensul i menirea conceptului n activitatea
arhivistic. Aadar, gestionarea documentelor de arhiv ar putea fi definit
ca reprezentnd ansamblul de principii, prevederi regulamentare, norme
tehnice i metodologii referitoare la problemele de administrare,
depozitare, manipulare a documentelor n vederea recondiionrii, sau dup
caz, restaurrii lor i, nu n ultimul rnd, pentru folosirea lor n scopuri
tiinifice i practice.

10

Desigur, n cadrul complexelor activiti i operaiuni arhivistice,

pe lng termenii trecui n revist n succinta noastr prezentare sunt i alte
noiuni sau concepte cu implicaii i rol determinante n munca de arhiv,
dar asupra lor ne propunem s struim pe parcursul analizei proceselor de
constituire i gestionare a documentelor ce vor face obiectul problemelor
tratate n subcapitolele urmtoare.

2.

nregistrarea, constituirea i gruparea documentelor n

dosare/uniti arhivistice
nainte de a purcede la tratarea unor asemenea probleme trebuie

remarcat c toi creatorii i deintorii de documente au datoria fireasc i

obligaia legal de a constitui compartimente de arhiv organizate n raport
cu complexitatea i volumul arhivelor produse i pstrate. Pentru a asigura
buna desfurare a operaiunilor arhivistice i, n egal msur, existena
documentelor de arhiv, ncepnd cu constituirea i conservarea lor, pn la
protecia special i folosirea lor, toi creatorii i deintorii au o alt
obligaie, anume ca la nivel de conducere a unitii, odat cu constituirea
compartimentului de arhiv s stabileasc structurile, responsabilitile i
limitele de competen i, nu n ultimul rnd, s desemneze personalul
prevzut s desfoare, efectiv, activitatea arhivistic.
n ambele situaii, att cu prilejul constituirii compartimentului de
arhiv, ct i n momentul desemnrii personalului care va efectua
operaiunile arhivistice, creatorii i deintorii de arhive au aceeai obligaie
de a obine avizul Arhivelor Naionale. Se impune a fi subliniat aceast
datorie legal cu att mai mult cu ct, n ultima vreme, au aprut tot felul

11

de firme, societi i alte organisme care se apuc s presteze servicii i s

efectueze munc de arhiv fr a dispune de personal specializat, fapt ce a
condus la prelucrarea necorespunztoare a documentelor, iar n unele
situaii, cum este cazul multor primrii, s aduc documentele n
imposibilitatea de a fi folosite, fie i numai n scopuri practice, c de
cercetare tiinific nici nu se poate pune problema. Fiind vorba de obligaii
ale creatorilor i deintorilor de arhive se impune, de asemenea, s
evideniem faptul c dup obinerea avizelor necesare din partea Arhivelor
Naionale sarcinile lor nu s-au finalizat n totalitate. Dimpotriv, ei au
datoria s comunice aceleiai instituii orice modificri, reorganizri i alte
msuri care, ntr-un fel sau altul, vizeaz activitatea compartimentului de
arhiv. De o importan la fel de mare este i datoria conducerii instituiei
creatoare i deintoare de documente s asigure pregtirea personalului
desemnat s desfoare munca de arhiv, instruindu-l i aducndu-i la
cunotin atribuiile speciale pe care le are de ndeplinit i
responsabilitile lui fa de documentele de arhiv.

A. nregistrarea documentelor
Una dintre operaiunile primare desfurate pe trm arhivistic,
de care depind alte activiti, dar, mai cu seam, asigurarea identitii
documentelor este nregistrarea lor. Respectiva aciune se realizeaz la
Registratura general, unde, ntr-un Registru de intrare-ieire se trec
documentele. Sunt uniti/instituii n care sunt folosite, n acelai timp, mai
multe registre, dar este absolut necesar ca numerele de nregistrare ce se
dau documentelor s nu se repete.

12

Asemenea situaii sunt datorate numrului tot mai mare de

documente primite sau emise de ctre un creator. Totodat, cazurile de
acest gen pot conduce la nregistrarea documentelor i n cadrul
compartimentelor de lucru, fapt ce are drept efect degrevarea, ntr-o
msur, sau alta, a Registraturii generale. Mai exact, n cadrul unor
asemenea instituii, la nivelul Registraturii generale se realizeaz
repartizarea documentelor pe compartimente10 n vederea nregistrrii i
distribuirii lor spre soluionare n funcie de natura problemelor i
competena sectoarelor de munc. Tot Registratura general se ocup i de
trimiterea documentelor ctre instituiile destinatare, innd, totodat o
eviden strict a circulaiei tuturor documentelor.
Se impune a mai fi subliniat un alt aspect, aparent minor, dar cu
implicaii multiple. Este vorba de respectarea modelului pentru Registrul de
intrare-ieire, care are menirea s asigure o unitate de aciune n ceea ce
privete nregistrarea i gruparea documentelor i constituirea unitii
arhivistice. Cu att mai mult este necesar respectarea unei asemenea
recomandri n etapa actual, cnd, unii creatori i deintori de arhive nu
fac fa avalanei de documente fapt pentru care recurg la tot felul de
improvizaii i chiar metode proprii care nu se ncadreaz n prevederile
practicii arhivistice.
Din punctul de vedere al tehnicii, sau am putea spune
metodologiei de lucru, nregistrarea documentelor se face cronologic, n
ordinea primirii lor de la persoanele juridice i fizice, aceeai tehnic fiind
aplicat i n cazul trimiterii documentelor ctre instituiile sau persoanele
destinatare.
10

Laureniu Mera, op.cit., p.57

13

nainte de a ncepe nregistrarea propriu-zis, Registrul/registrele

de intrare-ieire trebuie pregtite pentru utilizare,Aceasta presupune
numerotarea fiecrui registru, urmnd ca la final, dup ncheierea
operaiunii s se fac certificarea menionndu-se, pe lng numrul filelor,
anul sau perioada ct au durat nregistrrile, ncheindu-se cu data i
semntura celui care a efectuat certificarea. Pentru individualizarea unui
registru vor fi trecute pe copert: titulatura instituiei/unitii, iar n cazul n
care nregistrarea se face pe compartimente va fi menionat denumirea
structurii respective. De asemenea, vor fi trecui anul sau anii documentelor
nregistrate.
Avnd toate elementele definitorii trecute i resgistrul fiind
pregtit din toate punctele de vedere se poate face nregistrarea propriuzis. i n cadrul acestei operaiuni este absolut necesar respectarea unor
reguli care n esen prevd: menionarea corect a numrului la care a fost
nregistrat documentul, data nregistrrii, ca de altfel, numrul i data cu
care emitentul a expediat documentul, sau documentele n cauz. Vor fi
trecute n continuare numrul total al filelor documentelor, inclusiv anexele
acestuia, atunci cnd exist, apoi emitentul i foarte concis, n rezumat, dar
ct mai ilustrativ, esena coninutului documentului. n continuare trebuie
menionate compartimentul creuia i-a fost repartizat lucrarea, data
trimiterii i modul de soluionare. n cazul n care i trebuie specificat c
exist destule asemenea situaii sunt documente care se refer la aceeai
problem, acestea se conexeaz la primul document nregistrat, dar n
dreptul fiecrui act conexat se trece numrul de nregistrare care l-a primit
documentul iniial, adic cel la care s-a fcut conexarea. De reinut c odat
cu numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea

14

trebuie trecut i indicativul dosarului dup nomenclator, acesta urmnd s

fie stabilit i completat n registru dup rezolvarea situaiei documentului.
n situaia documentelor emise de o instituie/unitate, adic cele
ce urmeaz s fie expediate din oficiu, ca de altfel i n cazul celor
ntocmite pentru uz intern, nregistrarea se face n acelai Registru n care
au fost trecute documentele interne, numai c pentru ele se completeaz
doar rubricile corespunztoare.
Ar mai fi o spe, anume cea referitoare la documentele trimise ca
rspuns ctre alte instituii, caz n care ele vor primi numrul de nregistrare
al documentelor la care se rspunde.
Concluzia principal care se desprinde cu privire la nregistrarea
documentelor i la instrumentele de lucru folosite n acest scop const n
faptul c att operaiunea n sine, ct i Registrul de intrare-ieire sunt de
importan covritoare pentru constituirea documentelor, dar, n egal
msur, n urmrirea circuitului lor i, nu n ultimul rnd, la stabilirea
locului unde se afl ntr-un moment sau altul, precum i stadiul n care se
gsete soluionarea problemei, mai precis spus, dac rezolvarea este n
termenul prevzut, ori acesta a fost depit.

B. Gruparea documentelor i constituirea dosarelor

Dup ncheierea nregistrrii documentelor la 31 decembrie al
fiecrui an, se trece la gruparea lor n dosare, conform problemelor i
termenelor de pstrare prevzute n nomenclatorul dosarelor. O prim
obligaie este aceea a existenei nomenclatorului, care, aa cum am mai
subliniat se realizeaz de ctre fiecare creator pentru documentele rezultate
din activitatea proprie. Respectivul instrument de lucru se ntocmete sub

15

form de tabel/list n care sunt trecute categoriile de documente la nivelul

fiecrui compartiment de munc, iar n cadrul acestora grupate pe probleme
i termene de pstrare. La gruparea documentelor se va ine seama i de
indicativul dosarului, care, aa cum am subliniat la momentul potrivit,
figureaz n Registrul de intrare-ieire, ca i pe fiecare document n parte.
Cteva precizri se impun i n ceea ce privete meniunea ce
trebuie fcut n dreptul grupelor de documente ntocmite n temeiul
nomenclatorului. Aa de pild, la documentele ce se pstreaz permanent
se trece cuvntul respectiv nsoit i de litera P, care reprezint
prescurtarea termenului permanent. n dreptul documentelor care se
pstreaz temporar va fi trecut cifra arab reprezentnd numrul anilor ct
se pstreaz documentul (3, 5, 10, 15 etc.)
n activitatea practic arhivistic s-au ntlnit i situaii n care
pentru unele documente nu a fost posibil stabilirea cert a termenului de
pstrare, sau chiar dac acesta a fost fixat, n momentul analizei s-a ajuns la
concluzia c prin natura informaiilor documentul trebuie pstrat mai mult,
sau chiar permanent. Drept urmare, n asemenea cazuri n dreptul
termenului de pstrare temporar se specific: C.S. (Comisia de
Selecionare).
n momentul expirrii termenului iniial, Comisia va analiza i va
decide dac documentul/documentele respective pot fi propuse spre
eliminare, ori reinute spre pstrare permanent.
Odat rezolvate toate problemele prezentate mai sus se poate
recurge la constituirea dosarelor prin gruparea documentelor n temeiul
nomenclatorului, iar n al doilea an de la constituire dosarele se predau la
compartimentul de arhiv al instituiei creatoare.

16

Predarea se face, ns, dup ce au fost efectuate mai multe

operaiuni, confirmate de practica arhivistic:
a) ordonarea cronologic a documentelor incluse ntr-un dosar,
sau n anumite cazuri aranjarea lor dup alte criterii cum ar fi
pe structuri, alfabetic, ori pe zone geografice etc.
b) eliminarea din interiorul dosarelor a filelor albe(nescrise),
dubletelor, agrafelor metalice, clamelor, acelor etc.
c) dosarele constituite nu trebuie s conin mai mult de 250-300
file, iar atunci cnd depesc cifrele de mai sus se vor forma
mai multe volume pentru acelai dosar.
d) legarea documentelor ntre coperte de carton la nivelul fiecrui
dosar, astfel nct s nu fie afectate textele documentelor.
e) toate dosarele trebuie s aib filele numerotate, n cazul
dosarelor cu mai multe volume fiecare se numeroteaz
ncepnd cu 1.
f) la sfritul dosarului se face certificarea pe o foaie nescris
unde se va meniona Prezentul dosar (condic, registru etc.)
conine ... file, dup care autorul certificrii semneaz i trece
data efecturii ei.
g) fiecare dosar va avea menionate pe copert: titulatura
unitii/instituiei, a compartimentului unde a fost creat;
numrul dosarului (cota) din inventar, anul, datele de nceput
i de sfrit (sau altfel spus anii extremi), indicativul din
nomenclator, numrul total al filelor coninute, volumul, dup
caz, i termenul de pstrare.

17

C. Inventarierea dosarelor i predarea lor la arhiva creatorului

n vederea predrii dosarelor constituite la arhiva instituiei
creatoare, este necesar ntocmirea inventarului de gestiune, care constituie
instrumentul de baz al evidenei documentelor. Respectivul instrument
trebuie s conin toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n
cadrul unui compartiment de munc pe parcursul unui an. Practic, fiecare
compartiment ntocmete attea inventare cte termene de pstrare prevede
nomenclatorul pentru sectorul respectiv.
n cazul n care anumite dosare nu au fost finalizate, sau altfel
spus ncheiate la sfritul anului, ca i cele care sunt necesare n continuare
pentru activitatea compartimentului, respectivele uniti arhivistice se trec
n inventar, dar se va face meniunea c nu au fost, nc, predate la arhiv.
n cadrul Inventarului un rol foarte important, att pentru evidena
general, ct, mai cu seam, n identificarea unitilor arhivistice i a
informaiilor pe care le ofer celor interesai este rezumatul, sau redarea
succint a cuprinsului dosarului. La rubrica respectiv, denumit chiar
Coninutul dosarului trebuie precizate, n primul rnd, genurile
documentelor (spre exemplu: rapoarte, ordine, procese-verbale, sinteze,
stenograme, memorii, coresponden, diplome etc.), apoi emitentul,
destinatarul i problema sau problemele la care se refer documentele. n
dreptul fiecrui rezumat, la rubrica urmtoare vor fi menionai anul, sau
anii extremi (datele limit) ale documentelor aflate n dosar.
Astfel ntocmite i pregtite n cadrul compartimentului de
munc, inventarele vor fi predate la arhiva instituiei/unitii, conform unei
programri stabilite din timp cu acordul celor dou pri, cea care pred i

18

cea care primete. Pe lng obligaiile celui care face predarea, sarcini
speciale revin i compartimentului de arhiv care prin verificarea fiecrui
dosar urmrete s constate msura n care au fost respectate normele de
constituire a dosarelor, dac exist concordan ntre elementele oferite de
inventar i coninutul documentelor.
Din acest moment de soarta documentelor, de pstrarea i
conservarea lor, de evidena i folosirea lor n diverse scopuri, rspunztor
este compartimentul de arhiv. Orice micare, sau manipularea
documentelor se vor efectua cu aprobarea conducerii instituiei creatoare,
iar n cazul selecionrii unor documente numai cu aprobarea Arhivelor
Naionale.

19