Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Studenti Ciurea Roxana Deaconu Alina Delivan Istina Dogaru Dora Grupa: 1435
Bucuresti, 2011
Cuprins
1. 1.1. 1.2. 1.3. 2. 3. 4. Prezentarea companiei ........................................................................................................ 3 Istoric ........................................................................................................................... 3 Obiectul de activitate ................................................................................................... 4 Principalii clienti si furnizori....................................................................................... 4 Structura organizatorica ...................................................................................................... 6 Descrierea entitatilor si activitatii ca va fi trecuta in regim de telelucru .......................... 11 Analiza SWOT a telelucrului in organizatia aleasa ......................................................... 12 Puncte Tari ......................................................................................................... 12 Puncte Slabe ....................................................................................................... 12 Oportunitati ........................................................................................................ 13 Amenintari ......................................................................................................... 13
4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 5. 5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.2. 5.2.1. 6. 7.
Structura informationala ................................................................................................... 13 Fluxuri de documente ................................................................................................ 13 Lista documentelor proprii(interne) ................................................................... 14 Lista documentelor externe ................................................................................ 14 Lista entitatilor ................................................................................................... 15 Fluxuri informational-decizionale ............................................................................. 16 Lista Deciziilor................................................................................................... 16
Implicatiile telelucrului asupra fluxurilor informationale. Reproiectare .......................... 17 Graficul GANTT al activitatilor de implementare a proiectului de telelucru .................. 18
S.C.
1. Prezentarea companiei
S.A.
Hystria este companie romaneasca care si-a inceput activitatea in 2003 ca si coordonator al constructiei si reabilitarii a 36 imobile in cadrul unor parteneriate strategice. Societatea a inceput un nou proiect imobiliar in 2007, ce poarta numele Hystria Residence si care in prezent detine imobile in Corbeanca. In complexul Hystria Residence in intervalul 2007 2008 au fost construite, finalizate si vandute un numar de 20 de vile de tip duplex si individuale, fiecare dintre acestea avand suprafete totale construite desfasurate de peste 240 mp. Toate aceste 20 de vile sunt locuite.In urma prospectarii pietei, pentru a acoperii cat mai mult solicitarile clientilor nostrii, propunem o paleta larga de vile, cu suprafete construite de 110 mp (Vila Tip A), 130 / 160 mp (Vile Tip B) si 180 / 210 mp (Vile Tip C). Terenurile aferente acestor imobile sunt cuprinse intre 180 si 500 mp/lot, sau cu suprafata mai mare in cazul in care se solicita acest lucru (pentru Vilele de Tip C). Fiecare model de casa este de tip Parter + Etaj. Vilele sunt predate la cheie si beneficiaza de toate utilitatile necesare (apa, canalizare, gaz, curent electric, etc), precum si de documentele necesare: avize, certificate urbanism, autorizatii de construire, planuri de arhitectura, planuri cadastrale, certificate de garantie.
1.1.
Istoric
Hystria si-a inceput activitatea in anul 2003, in Bucuresti in parteneriat cu o alta firma
de constructii. In 2004 s-a asociat cu firma de arhitectira Puran, Urbanglass si cu fabrica de sticla de
la Buzau Gerom S.A. In 2005 a inceput Proiectul Caracal: proiect situat in Municipiul Caracal, Judetul Olt
ce se intinde pe o suprafata de 22.500 mp si este impartit in loturi cu suprafetele cuprinse intre 400 mp si 900 mp.
proiectul Petresti 1: un proiect situat in satul Petresti, comuna Corbeanca, Judetul Ilfov. Proiectul se intinde pe o suprafata de 9.651,48 mp si este impartit in doua loturi cu suprafetele de 4782,45 mp, respectiv 4869,17 mp. In 2007 a fost anul cel mai prolifioc unde au inceput constructiile la Natural Residence proiect situat in sat Tamasi, comuna Corbeanca, judetul Ilfov. Proiectul se intinde pe o suprafata de 10.000 mp si cuprinde 20 de vile locuite. In 2008-2009 in urma prospectarii pietei a inceput derularea proiectului Hystria
Residence pozitionat in Corbeanca, in vecinatatea lacului si a padurii Tamasi, la doar 20 de Km de centrul Bucurestiului. Ansamnblul residential se desfasoara pe 30 de hectare si vor fi construite in jur de 400 de vile cu toate utilitatile si se vor construi o gradinita si supermarket.
1.2.
Obiectul de activitate
Compania are ca obiectiv o evolutie dinamica, realizand, pe langa administrarea si valorificarea investitiilor imobiliare detinute sau achizitionate si investitii in proiecte de dezvoltare imobiliara in zone rezidentiale sau industriale. Detinem active imobiliare diversificate: spatii comerciale, spatii industriale sau pentru prestarea serviciilor, terenuri construite sau pe care urmeaza a fi dezvoltate proiecte imobiliare.
1.3.
Clientii principali sunt reprezentati de persoanele cu venituri peste medie, cei care se pot incadra la Programul Prima Casa precum si persoanele juridice ce doresc sa investeasca in imobiliare. In general atentia este indreptata catre persoanele ce locuiesc in Bucuresti si in apropiere si eventual cei ce lucreaza in zona de Nord, dar nu sunt exclusi cei care doresc sa isi achizitioneze un imobil, chiar daca nu locuiesc in capitala. In ceea ce priveste puterea de cumparare a populatiei din Bucuresti, peste jumatate inca studiaza piata, chiar daca psibilitatile materiale sunt relativ bune, dupa cum se poate observa din urmatoarea figura de mai jos. In ceea ce priveste asociatii Hystria Residence are drept asociati Urban Glass, firma de tamplarie din Buzau, Gerom firma de termopane, S.C. IFN S.A firma de leasing din
Bucuresti. Concurentii sunt prezentati in primul rand de dezvoltatorii de proiecte imobiliare din Bucuresti: Maple Place, Corbeanca Forest, Eden Garden, Grand Imobil, Euro Quality Test, precum si agentiile imobiliare ce nu colaboreaza cu noi.
60% studiaza
5% cumparatori
clienti
Furnizori de servicii
2.
Structura organizatorica
Director Executiv
Director Adjunct
Project Manager
Tehnician IT
Director de vanzari
Consilier Juridic
Director Economic
Reprezentant Vanzari
Reprezentant Vanzari
Reprezentant Vanzari
Contabil Primar
Tehnician IT Responsabilitatile in raport cu obiectivele postului: Raspunde de utilizarea optima a resurselor materiale, financiare, patrimoniale si
umane alocate pentru realizarea obiectivelor de productie stabilite. Raspunde de organizarea generala a activitatilor zilnice, urmarind minimizarea
utilizarea completa a timpului de lucru si cresterea productivitatii muncii. Raspunde de mentinerea si mbunatatirea sistemului de management al calitatii. Raspunde de pastrarea confidentialitatii informatiilor la care are acces.
Coordonator Proiect Sarcini: Respecta regulamentul intern al companiei. Actioneaza etic n activitatile sale. Respecta cerintele clientului reprezentat de Client Service. Respecta deadlineurile impuse de client/coordonator experiment. Mentine informati membrii echipei. Armonizeaza utilizarea resurselor disponibile (timp, oameni etc.) n vederea obtinerii
Director Vanzari Sarcinile postului : Urmareste realizarea planului de vanzari fata de targete stabilite impreuna cu echipa
pe care o coordoneaza; Organizeaza insotirea pe teren si pregateste echipa sa la standardele cerute avand in
acelasi timp o documentatie de instruire ; Optimizeaza reteaua de distributie; Pastreaza un contact permanent cu clientii mari; Colaboreaza cu celelalte departamente pentru a asigura o relatie de munca cat mai
eficienta Organizeaza cit mai eficient timpul echipei de vanzari , urmareste planificarea logica
a rutelor si pastrarea frecventei de vizitare a clientilor Controleaza si monitorizeaza activitatea echipei de vanzari. Se asigura de completarea
rapoartelor de activitate : routig-uri zilnice ; rapoarte zilnice; COSD ; Foi de parcurs Supervizeaza si raspunde de respectarea regulamentului de ordine interioara si a
procedurilor stabilite; Intocmeste la timp si intocmai rapoartele necesare activitatii departamentului; Foloseste mijloacele de telecomunicatie si auto conform regulilor societatii.
Reprezentant vanzari Activitati principale: administrarea si dezvoltarea portofoliului de clienti si de furnizori autohtoni si straini prezentarea, promovarea si vanzarea serviciilor in conformitate cu standardele si
politicile comerciale ale companiei; urmarirea realizarii planului de vanzari lunar, trimestrial, anual; participarea la negocieri,intocmirea contractelor,monitorizarea derularii sifinalizarii
acestora.
Consilier Juridic Responsabilitati si sarcini: conceperea, redactarea si avizarea contractelor civile, contractelor comerciale sau
altor acte juridice incheiate de organizatie cu alte persoane, fizice sau juridice; vizarea actelor de dreptul muncii (contracte individuale sau colective de munca,
decizii de imputare, decizii de desfacere a contractului individual de munca); reprezentarea societatii in procesele aflate pe rolul instantelor judecatoresti; definitivarea si investirea cu formula executorie a sentintelor; indeplinirea procedurii necesare pentru punerea in executare silita a hotararilor
definitive si irevocabile ce pot fi puse in executare silita; acordarea de consultanta si consiliere in orice alta problema de natura juridica in care
Director Economic Adjunct Responsabilitati si sarcini specifice: Inlocuieste Directorul Executiv in perioadele in care acesta lipseste din societate; In baza datelor, informatiilor, precum si a datelor statistice detinute si coroborate,
intocmeste proiecte de strategii de dezvoltare a serviciilor, pe care le supune spre aprobare Directorului Executiv si face propuneri de noi pachete de servicii; Identifica cauzele pentru care unele produse nu aduc rezultatele asteptate si le
evidentiaza in rapoarte pe care le inainteaza directorului executiv; Analizeaza din punct de vedere tehnic si calitativ activitatea companiei si face
temeinice a potentialului din zona, urmarind marirea gradului de cuprindere a clientilor; Monitorizeaza in permanenta activitatea concurentei si utilizeaza benchmarking-ul in
scopul cresterii calitatii serviciilor oferite; Desfasoara activitate de promovare si popularizare a produselor pe care compania le
vinde si difuzeaza in teritoriu materialele promotionale repartizate de catre centrala; Asigura respectarea prevederilor legale si a normelor proprii privind pastrarea
Colectiv de Munca si a Regulamentului de Organizare si Functionare a societatii, luand sau propunand conducerii sucursalei masurile ce se impun; Asigura aplicarea si respectarea normelor de tehnica a securitatii muncii si prevenirea
incendiilor, paza sediului, securitatea imprimatelor cu regim special, respectarea normelor legale privind disciplina in munca; Asigura folosirea integrala a timpului de munca; Duce la indeplinire orice alte masuri dispuse de conducerea companiei. organizeaza, indruma, conduce, controleaza si raspunde de desfasurarea in mod
eficient a activitatii financiar-contabile a societatii in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare; asigura, organizarea si gestionarea in mod eficient a integritatii intregului patrimoniu
al societatii in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare si normele sau reglementarile interne ale societatatii; organizeaza si coordoneaza contabilitatea operatiilor de capital, contabilitatea
imobilizarilor, contabilitatea stocurilor, contabilitatea tertilor, contabilitatea trezoreriei, contabilitatea cheltuielilor, veniturilor si rezultatelor, contabilitatea angajamentelor si altor elemente patrimoniale, contabilitatea de gestiune in conformitate cu legislatia in vigoare; urmareste respectarea principiilor contabile si ale evaluarii patrimoniului (prudentei,
permanentei metodelor, continuitatii activitatii, independentei exercitiului, intangibilitatii bilantului de deschidere, necompensarii); organizeaza si coordoneaza controlul financiar preventiv, stabilind operatiunile si
documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum si persoanele care exercita acest control;
contabil, la operatiunile de inventariere a patrimoniului urmarind modul de valorificare a rezultatelor inventarierii; raspunde de respectarea disciplinei de casa, a regulamentului operational de casa si a
celorlalte dispozitii privind operatiunile cu numerar, efectuind personal sau prin alta persoana imputernicita, cel putin lunar si inopinant controlul casieriei, atit sub aspectul existentei faptice a valorilor banesti cit si sub aspectul securitatii acestora; supravegheaza reconcilierea si inchiderea conturilor; asigura si raspunde de elaborarea balantei de verificare la termenele stabilite de
Contabil primar Asigura evidenta contabila a stocurilor, a relatiilor cu tertii, a trezoreriei si evidenta
veniturilor si cheltuielilor: Contabilizeaza facturile emise pentru clientii interni; inregistreaza incasarile si platile in lei conform extrasului de cont; Opereaza incasarile si platile in numerar conform registrului de casa; Opereaza avansurile din trezorerie conform deconturilor; Inregistreaza facturi de prestatii furnizori interni; Inregistreaza intrari de marfa in baza documentelor primite de la magazie (facturi
interne, facturi externe, DVI si NIR). Intocmeste situatii si rapoarte financiar-contabile si verifica corelarea acestora: Intocmeste saptamanal lista facturilor emise si neincasate si lista avansurilor
3.
3.1.1 Departamentul Financiar este cel ce gestioneaza resursele financiare ale organizatiei si raporteaza tranzactiile efectuate, asigurandu-se un management eficient al cash-ului. Acesta ofera o imagine a pozitiei financiare a companiei.Practic, el ofera informatii esentiale pentru procesul de decizie din cadrul organizatiei si, in cele mai multe cazuri, se implica activ in adoptarea deciziilor. 3.1.2 Departamentul Resurse Umane se ocupa de recrutari, de oameni, de motivarea acestora. Una dintre cele mai importante functii ale acestui departament este facilitatea comunicarii dintre departamente. Principalele caracteristici ale membrilor sunt disciplina, o buna organizare, capacitatea de a stinge rapid anumite conflicte de ordin interior. Rolul acestui departament este de a pregati si implementa procesele de recrutare/selectie,teambuildingurile, de a ajuta fiecare membru sa se dezvolte pe plan profesional si de a monitoriza activitatea si performantele fiecaruia in parte. 3.1.3 Departamentul Vanzari are responsabilitatea de a lua contact cu clientii si de stabilire a relatiilor pe termen lung cu acestia, dar si cu partenerii. Acesta are rolul de a negocia, renegocia proiecte. 3.1.4 Departamentul Aprovizionare este responsabil cu obtinerea materialelor si a componentelor necesare, de calitatea si in cantitatea necesara. Aprovizionarea se refera la functia de achizitionare a elementelor de intrarefolosite in lantul valoric al firmei. 3.1.5 Departamentul Contabilitate este entitatea care se ocupa cu asigurarea evidentei contabile a firmei. In cadrul sau se gestioneaza datele primare legate de activitatea sa, in principal de stocuri, plati si creante. Acest departament reprezinta suportul deciziilor economice si financiare luate pentru desfasurarea optima a activitatilor sale.
Trecerea activitatii de contabilitate din cadrul firmei Hystria in regim de telelucru, se poate realiza succesiv, in functie de capacitatea de adaptare si resursele firmei. Astfel, un prim pas pentru acest demers este achizitionarea unui laptop care sa fie dotat cu programele si datele necesare. Acest laptop ii revine contabilului care isi poate indeplini responsabilitatile cu efort minim, chiar de la domiciliu. Avantajul acestui demers este atat de partea firmei, cat si a clientilor si furnizorilor, care nu mai sunt nevoiti sa se deplaseze pana la sediul firmei.
4.
4.1.1. Puncte Tari firmei; Reducerea costurilor de intretinere pentru firma prin reducerea spatiului utilizat pentru Flexibilitatea in ceea ce priveste locatia de desfasurare a activitatii; Angajatii departamentului isi pot indeplini obiectivele sociale prin echilibrarea muncii
cu viata de familie; Reducerea timpului pe care angajatii il ocupa cu transportul de acasa pana la sediul
firmei si inapoi; Reducerea costurilor angajatilor cu transportul particular catre sau dinspre sediul
angajati, reducerea resurselor consumate de angajati; Beneficii pentru firma aduse datorita cresterii calitatii muncii angajatilor, a
intarzierilor de la programul de lucru, a reducerii zilelor de concediu medical; Program aleator pentru angajati; Cresterea timpului liber pentru angajati; Cresterea timpului pe care angajatii il petrec cu familia; Eliminarea conflictelor dintre colegi; Atragerea persoanelor competente din alte orase ca nu sunt disponibile sa-si reloce
4.1.2. Puncte Slabe Neuniformizarea unui program de lucru pentru angajati; Diminuarea spiritului de echipa al angajatilor, acesti alucrand mai mult individual; Diminuarea oportunitatilor de cariera pentru angajati; Lipsa culturii organizationale; Este necesara o investitie initiala in echipamente pentru infrastructura; Fiecare angajat trebuie sa aiba propria logistica,in loc de una comuna,ceea ce implica
costuri mai ridicate; Productivitatea angajatilor poate fi mai greu de masurat; Telelucrul nu se poate aplica in orice job; Angajatii in telelucru au nevoie de reguli bine definite;
cazul extinderii activitatii firmei de la nivel local la international; Telelucru face posibila dezvoltarea oraselui in care exista si duce si la evitarea
4.1.4. Amenintari Reducerea cererii pentru spatii de birouri, aceste investitii se dovedesc neprofitabile; Cei ce lucreaza in telelucru depind de tehnologii avansate care pot deveni
nefunctionabile la un moment dat datorita problemelor ce ar putea sa apara in infrastructura de telecomunicatii; Din cauza securizarii scazute, programele software ale telelucratorilor pot fi atacate; Noile coduri de munca limiteaza telelucrul, deoarece mediul nu respecta normele de
securitate;
5.
Structura informationala
5.1.
Fluxuri de documente
Documentele identificate in cadrul organizatiei sunt: M01-Dispozitie de plata catre casierie M02-Registru de casa M03-Jurnal pentru vanzari M04-Jurnal pentru cumparari M05-Balanta de verificare cu 2 egalitati M06-Balanta de verificare cu 4 egalitati M07-Registrul jurnal M08-Bilant M09-Contul de profit si pierdere M10-Cartea Mare M11-Stat de salarii
Denumirea documentului Dispozitie de plata catre casierie Registru de casa Jurnal pentru vanzari Jurnal pentru cumparari Balanta egalitati de verificare cu 2
M06
Balanta egalitati
de
verificare
cu
Dep.contabilitate
Registrul jurnal Bilant Contul de profit si pierdere Cartea Mare Stat de salarii
Denumire document Extras de cont Lista de inventariere Bon de consum Nota de receptie Factura fiscala
M17
Chitanta
M18
Document
de
centralizare
S4-Resurse umane
salariilor individuale
Cod document Denumire entitate Rol entitate Beneficiar S1 S2 Dep.Contabilitate Dep.Vanzari * Furnizor * *
S3
Dep.Financiar
S4 S5 E1 E2
Dep.Resurse
umane
* * * *
S2 M03,M04
S3 M06,M08,M09,M11
S4
S5 M03,M04,M07
E1 M11
E2 M01
5.2.
Fluxuri informational-decizionale
Cod decizie D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8
Denumire decizie Sa se achite datoria catre stat Sa se plateasca ultima factura fiscala Sa se vizualizeze registrul de casa Sa se intocmeasca bilantul pe anul 2010 Sa se intocmeasca statele de salarii pe luna decembrie Sa se intocmeasca nota de receptie a bunurilor achizitionate Sa sa intocmeasca bonul de consum pentru materiile prime Sa se inregistreze operatiunile din Registrul Jurnal in Cartea Mare
D1 M01 M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09 M10 M11 M12 M13 M14 M15 M16 M17 M18 1
D2
D3
D4
D5
D6
D7
D8
1 1
1 1 1
6.
Beneficiile potentiale asupra mediului aduse prin telelucru pot fi sintetizate n: reducerea numarului de deplasari zilnice, a poluarii si aglomerarii rutiere, a costurilor de transport si a consumurilor de energie. In urma modificarii instalarii telelucrului la nivel microeconomic, apar o serie de avantaje, atat pentru firma, cat si pentru angajatii departamentului trecut in acest nou mod de lucru. Fluxul informational reprezint totalitatea informatiilor transmise ntr-un interval de timp determinat, de la o surs de informatii la un receptor printr-o multime de canale informationale. Sistemul informatic pentru conducerea unei firme este sistemul informational al acesteia, in executia proceselor informationale fiind utilizate mijloacele automatizate. Odata cu trecerea la acest nou mod de lucru, se va imbunatati monitorizarea activitatii agentilor. Un alt beneficiu ar fi faptul ca se vor reduce cheltuielile cu personalul, compania nu mai are nevoie de operatori PC care sa introduca datele de pe formulare, operatie care dureaza mai mult si este si mai costisitoare. De asemenea nu mai este nevoie de birouri speciale in care sa se introduca datele de catre operatorii PC, acestea fiind transmise automat pe serverul central iar agentii nu trebuie sa se mai deplaseze la sediul central al firmei decat in cazuri exceptionale, fiind eliminate costurile de transport. Riscul aparitiei erorilor scade deoarece singura posibilitate de aparitie a acestora este introducerea datelor in mod eronat; programul presupune o acuratete mai mare, platile se fac online. Telelucrul creeaza noi avantaje in fata concurentei prin intermediul timpului redus de realizare a proiectului, nu mai este nevoie ca agentii sa de deplaseze pe teren. Introducerea telelucrului in cadrul companiei presupune insa si investitii, existand acum costuri de telecomunicatii permanente, precum si costul de achizitie al programului folosit in acest scop. Inainte de trecerea in regimul de telelucru, documentele anterioare de la punctul 5.1.1 erau emise de Departamentul de Contabilitate, insa acum, aceste documente vor fi elaborate cu ajutorului programului achizitionat, fluxurile informationale fiind mult mai rapide si mai exacte, fiind posibila realizarea de catre firma a unui numar mult mai mare de proiecte.
7.
In urma implementarii activitatii de telelucru se pot observa o serie de avantaje in cadrul firmei, a angajatorilor, a modului de lucru. Acest tip de lucru aduce beneficii in ceea ce priveste reducerea numarului de deplasari zilnice a angajatilor, a poluarii si aglomerarii rutiere, a costurilor de transport si a consumurilor de energie. Angajatii au posibilitatea in acest fel sa echilibreze viata sociala cu munca, insa pe de alta parte pierde contactul cu eventualii colegi de munca si ceea ce presupune cultura organizationala Astfel, toate aceste beneficii aduse vin si ele cu anumite riscuri, o investitie costisitoare, o neacomodare a stiului de lucru , o nereusita monitorizare a personalului. In esenta, telelucrul presupune eficienta, atat din punct de vedere al timpului, al muncii, cat si al vietii particulare. Orice lucru are avantaje si dezavantaje,insa important este ca beneficiile sa devanseze inconvenientele.