Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ii
Cuprins
Contents
Contents 1 Descrierea procesului de management al riscurilor...........2 2
Printre obiectivele generale ale companiei se numr : - Obinerea de profit n urma tranzaciilor efectuate i a serviciilor prestate - Meninerea clienilor existeni i atragerea celor noi - Desfacerea i distribuia bunurilor pe care le comercializeaz n cele mai optime condiii - Achiziionarea produselor i depozitarea acestora respectnd normele i legislaia aflat n vigoare - Respectarea termenelor de livrare a comenzilor i mbuntirea mediei de timp continue - Optimizarea muncii, a orelor alocate i a condiiilor de mediu n care se desfoar activitatea tuturor salariailor Astfel pentru implementarea strategiilor i ndeplinirea acestor obiective enumerate mai sus trebuie urmrit i obiectivul companiei privind managementul riscurilor care este acela de a aplica n mod sistematic politici,proceduri i practici pentru identificarea,analiza i tratarea din timp a riscurilor ce pot aprea ca urmare a evenimentelor interne i externe.
1.2 Responsabiliti
Fig. 1 Pe fiecare departament n parte , ntregul colectiv este implicat n respectarea proceduriilor pentru diminuarea riscurilor. Aceste proceduri pornesc ntotdeauna de la managementul de vrf i au bazele n evenimentele specifice fiecrei tip de munc din cadrul compania. Astfel putem spune c departamentul contabil nfrunt i sesizeaz riscurile financiare i persoana responsabil este chiar Dir.Economic. n cazurile celorlalte categorii de riscuri putem spune c acestea afecteaz i se regsesc n aproape toate departamentele,de vnzri, comercial i tehnic, deoarece exist o strns legtur ntre ele. Dac oamenii nu sunt pregtii pentru postul pe care l ocup apar probleme pe ntreg lanul. De exemplu : Un agent care nu vinde suficient, va face ca cei de la picking care pregtesc marfa s aib o ncrcare mult prea mic i astfel salariul lor este cu mult diminuat i de asemenea oferii i delegaii care livreaz aceast marf vor avea de asemenea de suferit deoarece i ei sunt pltii la cantitate livrat. Supervizorul lui va suporta consecine pentru c nici lui i nici agentului n cauz nu le vor iei targetele i tot aa lanul continu deoarece distribuia, ca tip de afacere, este un proces n care fiecare ramur i are importana sa iar fiecare nod face legturi i conexiuni din urma crora toi cei implicai s aib de ctigat.
1.3 Resurse alocate
Resursele alocate de ctre S.C. ALF S.R.L pentru managementul riscului i-au n considerare : Oamenii,abilitile, experiena i competenele acestora. Toi angajaii sunt muncitori calificai, cu studii medii i superioare i ocup posturi aferente nivelului de pregtire. Acetia urmeaz cursuri de perfecionare sau de rennoire a atestatelor,de exemplu oferii. Activitatea se bazeaz i urmeaz procedurile i procesele bine stabilite. n momentul de fa se lucreaz intens la optimizarea i actualizarea unora dintre ele. De exemplu Procedura de efectuare a returului , trebuie s conin detalii mai complexe privind motivaia i necesitatea efecturii acestuia evitnd astfel riscul apariiei unor cheltuieli mult prea mari lund n calcul vnzarea propriu-zis la locaia, mai ales dac se constat c valoarea returului depete jumtate din valoarea urmtoarei comenzi. Sistemele de informare se updateaz anual sau de fiecare dat cnd nevoile companiei o cer.Toi angajaii implicai n managementul de risc au acces la sistemul de gestionare i urmrire a ntregii activiti a companiei,ns respectnduse nivele de autoritate i alocndu-se parole pentru accesarea diferitelor tipuri de informaii. Privind tipurile de resurse financiare aici putem vorbi de un mprumut bancar care a susinut ntreaga activitate. S-a vzut necesitatea unui astfel de ajutor n urm cu 9 ani cnd s-a investit n construcia birourilor i a halelor n care se lucreaz chiar i n ziua de azi i tot atunci s-a nceput s se achiziioneze ntr-un numr tot mai mare maini pentru oferi i ageni, precum i echipamente de ncrcare i transport transpalei i marf. Investiiile fcute de-a lungul anilor au 3
meninut parcul auto i au creat un mediu de munc primitor i utilat cu ce este necesar activitilor zilnice.
2. Identificarea riscurilor
n aceast seciune sunt definite i descrise categoriile de risc.
2.1 Definiii
Riscul definit conform Ghidului ISO/IEC 73:2002 este combinarea dintre probabilitatea unui eveniment i con-secinele sale. Principalele categori de riscuri cu care se confrunt o organizaie sunt: Riscurile financiare Riscurile operaionale Riscurile strategice Riscurile de hazard Din aceste categorii fac parte riscuri care sunt determinate att de factori de natur intern, ct i de factori de natur extern. Astfel putem regsi : a) Factori de natur extern : n categoria riscurilor financiare cum ar fi : - evoluia ratelor dobnzilor : n cazul nostru evoluia indicelui Robor - evoluia ratelor de schimb : nu afecteaz compania deoarece activitatea i creditele accesate sunt doar n moneda naional , foarte rar fiind necesare schimburi valutare - creditele organizaiei : anual linia de credit scade sau se mrete n funcie de cum evolueaz din punct de vedere financiar compania n categoria riscurilor strategice : - competiia la care trebuie s fac fa organizaia : competitorii cei mai importani sunt Intersnack (Chio) , Best Food i alii mai mici pe diferite game sau segmente de produse. - piaa organizaiei : este una n schimbare deoarece n anul 2011 puterea de cumprare a omului de rnd a sczut foarte mult, plus c o parte din consumatori urmresc s mnnce produse ct mai sntoase i s renune la cele despre care se tie c conin conservani i alte substane duntoare organismului - cererea de produse sau servicii : cererea se menine deoarece clienii i doresc s aib magazinele pline iar produse noastre (chipsurile) sunt produse de impuls deci trebuie s fie pe rafturi, ns nu ntotdeauna acetia au i bani s achite comenzile. Din cellalt punct de vedere al consumatorului, cererea a sczut dar cel mai drastic doar ca urmare a lipsei veniturilor din ultimele luni. n categoria riscurilor operaionale : - reglementri legale i procedurale ale activitilor organizaiei : statul schimb, adaug i elimin legi doar n funcie de interesele sale, iar compania ca s reziste pe pia trebuie s le ndeplineasc - elementele de cultur organizaional : n cei 17 ani de activitate firma a reuit s-i dezvolte o cultur organizaional destul de puternic, dar se poate pune problema unui dezechilibru n cazul dispariiilor unor persoane din posturi cheie, cum ar fi Dir. Executiv
managementul operaional la toate nivelele ierarhice ale oraganizaiei , ncepnd cu managementul de vrf al organizaiei : este n plin reorganizare deoarece meninerea structurii vechi depete bugetele alocate cheltuielilor cu personalul i nu se mai justific nici din punct de vedere eficien. Organigrama din Fig.1 prezint viitoarea structur n care riscurile odat sesizate vor urmrii linia vertical din cadrul ierarhiei i vor cuta soluii. n categoria riscurilor de hazard : - contracte de livrare ale produselor sau serviciilor : nu prezint riscuri majore deoarece termenele specificate n contracte se respect de ctre S.C. ALF S.R.L. iar singurele inconveniene care pot aprea ar fi ncetarea livrrilor din motive de neplat a facturilor restante de ctre clieni sau eventualele probleme cu mainile care ar duce astfel la imposibilitatea livrrii la timp - relaiile cu furnizorii de produse sau servicii: fiind vorba doar de un singur furnizor bineneles c importana alocat acestuia este foarte mare i tot ceea ce nseamn comand, livrare i pli sunt specificate n amnunt n con-tractul dintre cele dou pri. Angajaii firmei n cauz sunt cei care se implic intens n cadrul diminurii oricror ris-curi aprute pe seama acestei colaborri, cum ar fi neefectuarea plilor la timp, ncr-carea insuficient a distribuitorului cu marf datorit vnzrilor foarte mici din pia i aa mai departe. - mediul socio-economic n care funcioneaz organizaia : Romnia este o ar aflat ntr-un haos social i economic. Valorile s-au schimbat iar ceea ce pare acum o siguran poate mine s reprezinte calea ctre mizerie i srcie. De acea,ar fi foarte multe de spus n ceea ce privete riscurile de hazard din cadrul mediului socio-economic extern companiei dar am enumerat doar cteve n tabelul de mai jos. b) Factori de natur intern : n categoria riscurilor financiare : - disponibilitatea de lichiditi : nu se poate vorbi de lichiditi privind conturile i imobilele sau alte bunuri deoarece i dac s-ar dori fructificarea lor ntr-un mod , nu este momentul potrivit, datorit puterii f sczute de cumprare de pe pia - cash-flow : nerecuperarea n timp a creanelor din pia duce la imposibilitatea efecturii plilor fa de furnizori i implicit a cheltuielilor n plus cu penalizrile respective n categoria riscurilor strategice : - riscuri aferente activitii de cercetare-dezvoltare : nu se poate vorbi de cercetaredezvoltare n cadrul acestei firme de distribuie. ntradevr au loc optimizri de rute i de ncrcri de numr de clieni/agent ns acestea sunt rezultatele unei cercetri de scurt durat care se vede urgent i necesar. Riscurile apar odat cu implementarea noilor condii i difer de la caz la caz. n categoria riscurilor operaionale : - sistemul de recrutare a forei de munc : fora de munc n ziua de azi prezint o adevrat ncercare. Oamenii nu mai sunt la fel de pregtii ca n urm cu civa ani, dar n schimb au pretenii mult peste nivelul lor. De aceea riscul ca persoana selectat s prseasca locul de mun sunt foarte mari chiar dac la interviu totul a prut perfect,
iar odat pierdut un om cu experien din structura actual este foarte dificil s angrenezi un altul fr a suporta pierderi,mai mari sau mai mici, aferente perioadei de prob, iniiere i obinuin a acestuia. - sistemul de logistic al organizaiei : aici putem vorbi de nenumrate riscuri, ncepnd cu cele zilnice din trafic care pot duce oricnd la distrugerea flotei sau chiar a incapacitii de munc a vreunuia dintre angai, pn la riscurile privind ncrcarea mrfurilor i dispariia sau nelivrarea acestora n condiii normale. n categoria riscurilor de hazard : salariaii organizaiei : trebuie motivai i trebuie s respecte atribuiile pe care le au tocmai pentru a se putea vorbi de riscuri ct mai sczute privind prsirea postului unuia dintre ei fr a anuna n prealabil sau alte evenimente care au consecine asupra activitii desfurate - proprietile i modul n care acestea sunt valorificate : hala este utilizat pentru ndeplinirea obiectivelor companiei i sunt valorificate unele dintre ele prin nchiriere - produse i evoluia lor pe pia : se menin , eventuale mici scderi, dar cu sperana c anul ce vine va fi mai bun - serviciile organizaiei : se dorete crearea unor noi servicii dar trebui nti s se lucreze la baza piramidei 2.2 Categoriile de risc
Descrierea riscului Indicele ROBOR 1M este stabilit la nivel na ional i conteaz foarte mult pentru S.C. ALF S.R.L. deoarece n func ie de valoarea acestuia are loc majorarea sau micorarea dobnzilor i implicit a ratelor lunare la bnci Anual se discut i stabilesc termenele contractului cu banca la care firma n cauz are o linie de credit. Se pune problema prelungirii liniei de credit sau obligativitatea rambursrii acestuia, iar totul depinde de cifra de afaceri i profitul anual. Datorit crizei financiare pe care o resim im cu to ii pl ile de la clien i se las cel mai adesea a teptate foarte mult, iar ntrzierea, sau uneori i lipsa complet a acestora, duce la imposibilitatea acoperirii datoriilor fa de furnizori a companiei, care poate avea consecin e grave privind ncetarea activit ii i blocarea conturilor bancare n cazul neacoperirii documentelor de plat scadente. Conteaz foarte mult cine vine primul cu o idee i o soluie inovatoare ns acest lucru nu garanteaz vnzrea fr limit de valoare i timp. Promovarea i calitatea distribuiei produselor va face diferen a i va diminua riscurile aprute odat cu eventualele micri de for i din partea concurenilor. (ex. n momentul acesta exist Chips Lays Sare 15g = 50bani / buc comercializat de firma n discuie- i s apar eventual pe pia
Cod FE1
FE2
FI1
Categoria de risc Riscuri financiare / Factori externi Riscuri financiare / Factori externi Riscuri financiare / Factori interni
SE1
Cheltuieli suplimentare cu colarizarea i specializarea angaja ilor Defectarea unor maini din parcul auto
Nendeplinirea sarcinilor de munc a salaria ilor Evenimente rutiere neateptate Modificarea preferin elor consumatorilor n favoarea unei alimenta ii sntoase
un produs de la firma concurent Intersnack : Chio 17g = 50bani) Lipsa acut de pe pia a personalului calificat aduce n rndul companiilor cheltuieli masive privind ini ierea, colarizarea i sus inerea oamenilor. Toate acestea reprezentnd cheltuieli suplimentare i neateptate care trebuiesc suportate de companie. Flota este alctuit din 6 dube Fiat,12 maini Spark pentru agen i ,2 camioane i alte echipamente de transport marf i pe perimetrul depozitului. Toate acestea prezint un risc mare n ceea ce privete buna funcionare a lor precum i a ntregii activit i din care fac parte. Divizia de chipsuri are specific faptul c distribuie i creaz imagine unui singur productor. Gama de produse este creat astfel nct s acopere nevoile consumatorului privind chipsurile i croissantele la un pre avantajos i calitate bun. Riscurile privind ncetarea colaborrii datorit unor eventuale nen elegeri sau cereri nesatisfcute de una dintre pr i, sunt foarte mari i cu consecin e dureroase. Nerealizarea targetelor de ctre angaja i duce la imposibilitatea accesrii bonusurilor finale de lun de ctre distribuitor de la furnizor. Ceea ce nseamn nemul umiri att n rndul angaja iilor datorit salariilor foarte mici ct i a celor implica i de la nivelul conducerii care rspund pentru realizrile echipelor. Pentru a-i desfura activitatea de baz att agenii ct i oferii i delegaii , acetia petrec foarte mult timp n trafic. Astfel riscurile unor accidente se regsesc la tot pasul i zilnic. Campanii masive privind importan a unei alimenta ii sntoase, regsim n toate sursele media i n coli , existnd astfel riscul de a pierde din vnzarea actual valori destul de mari odat cu contientizarea efectelor duntoare pe care le au substanele asupra dezvoltrii sntoase a individului(matur sau copil).
OE1
OI1
Risc opera ional / Factori externi Risc opera ional / Factori interni Risc de hazard / Factori interni
HI1
H12
Risc de hazard / Factori interni Risc de hazard / Factori interni Risc de hazard / Factori interni
HI3
HI4
Scor
Descriere
Impact nesemnificativ asupra proiectului. Nu este posibil cuantificarea impactului, acesta fiind foarte sczut. Impact minor asupra proiectului, cum ar fi abateri mai mici de 5% de la domeniul, programul sau bugetul proiectului Impact msurabil asupra proiectului, cum ar fi abateri de 5
Sczut
Moderat
10 % de la domeniul, programul sau bugetul proiectului Mare 8 Impact semnificativ asupra proiectului, cum ar fi abateri de 10 25 % de la domeniul, programul sau bugetul proiectului Impact major (catastrofic) asupra proiectului, cum ar fi abateri mai mari de 25 % de la domeniul, programul sau bugetul proiectului
Foarte mare
16
Categoria de risc/ Evenimentul FE1 FE2 FI1 SE1 OE1 OI1 HI1 H12 HI3 HI4
Impactul riscului* (I) 0,10 0,40 0,80 0,20 0,10 0,40 0,40 0,10 0,20 0,20
* Impactul riscului: 0,05 = Foarte sczut/ 0,10 = Sczut/ 0,20 = Moderat/ 0,40 = Ridicat/ 0,80 = Foarte ridicat
Scor
Descriere Probabilitate foarte sczut de apariie; este totui necesar monitorizarea riscului dac anumite circumstane pot s conduc la un risc cu o anumit probabilitate de apariie, pe durata proiectului Probabilitate sczut de apariie, pe baza informaiilor curente disponibile, iar circumstanele de declanare a riscului au, de asemenea, o probabilitate sczut de manifestare. Probabilitate medie de apariie, riscul fiind probabil s apar Probabilitate mare de apariie, pe baza circumstanelor proiectului Probabilitate foarte mare de apariie, iar circumstanele de apariie a riscului sunt foarte ptobabil s se manifeste.
Sczut
3 4 5
Categoria de risc/ Evenimentul FE1 FE2 FI1 SE1 OE1 OI1 HI1 H12 HI3 HI4
Probabilitatea de apariie** (P) 0,30 0,30 0,70 0,50 0,30 0,70 0,90 0,50 0,70 0,50
Consecinele impactului 0,10 0,40 0,80 0,20 0,10 0,40 0,40 0,10 0,20 0,20
Scorul riscului (Probabilitate Impact) 0,03 0,12 0,56 0,10 0,03 0,28 0,36 0,05 0,14 0,10
**Probabilitatea: 0,10 = Foarte puin probabil/ 0,30 = Puin probabil/ 0,50 = Medie/ 0,70 = Probabil/ 0,90 = Foarte probabil
3.3 Prioritatea
Scorul de prioritate se stabilete n funcie de scorul probabilitii de apariie i scorul de impact al riscului, cu relaia :
1 1
2 2 Impact
4 4
8 8
16 16
4. Planul de management al riscului Planul de management al riscului conine aciunile care sunt aplicate pentru evitarea, transferul sau atenuarea riscurilor, pe baza prioritilor stabilite.
Cod
Scorul de probabilitate; Scorul de impact; Scorul de prioritate Aciunile preventive, aplicate pentru a reduce probabilitatea de apariie a riscului; Aciunile de contingen (corective), aplicate pentru a reduce impactul riscurilor aprute; Datele de realizare i resursele alocate pentru fiecare tip de aciune.
realizareData de Scor / Probabilitate Scor/ Impact PxI Aciuni preventive Resurse / Responsabili Aciuni corective Resurse /Responsabili realizareData de
FE1
FE2
16
FI1
16
64
Urmrirea evoluiei indicelui pentru a ne asigura c rmne cea mai bun variant de creditare Meninerea profitului i a cifrei de afaceri pentru a putea beneficia n continuare de facilitiile bncii fr a fi ne-voie s fie restituit creditul integral napoi Aciuni de urmrire a nencasatelor pe fiecare agent n parte i a
Dep. Contabil
2010
Contractarea unui alt credit i/sau renegocierea condiiilor de stabilire a calculului dobnzii Negocieri privind etapele rambursrii creditului i pregtirea terenului astfel nct pe numele firmei s fie ct mai puine valori pe care le-ar putea confisca banca Angajarea unei firme de recuperri crene deoarece situaia scap de sub control i a implementrii
Dep. Contabil
2011
2010
2011
2010
Dep. de Vnzri
2011
recuperrii pe cale legal a creanelor din pia SE1 3 4 12 Pstrarea unei imagini i livrri corespunztoare a produselor care se simt ameninate de concuren Dep. de Vnzri 2010
OE1
2010
OI1
32
Dep. Tehnic
2010
HI1
40 -
2010
H12
HI3
16
S-au dat ntotdeauna targete realizabile astfel nct s conteze execuia i acestea s poat fi atinse de un angajat contin ios Reguli stricte privind orele de deplasare, locurile i momentele n care angajaii utilizeaz mainile din dotare. Limitarea numrului de kilometri alocai,
2010
2010
unei grile de salarizare care s conin penalizri sub forma unor ponderi din suma nencasat Aciuni de sporire a prezenei pe rafturile magazi-nelor a produselor int. Alocarea unor bonusuri pentru realizare target i pentru impiedicarea intr-rii n magazine a produse-lor concureniale Evitarea pe ct posibil a colarizrii suplimentare din cauza cheltuielilor foarte mari i crearea unui caiet de munc cu reguli i indica ii utile angajatu-lui nou. Contracte pe termen limitat cu angajatul care beneficiaz de cursuri de specializare i formare. nnoirea parcului auto n msura posibilitilor financiare datorit faptului c deja mainile au n medie 5-6 ani i au fost exploatate la maxim, astfel riscul apariiei unor defeciuni se tie c este foarte mare Riscul exist ns este controlabil pe moment i se caut ali furnizori i soluii de rezerv pentru a nu se desfina divizia n cauz. Crearea i mai multor proceduri i obligativitatea angajailor de a le respecta pentru a se evita orice situaie n care un angajat este nevoit s prseasc subit postul Recupererarea daunelor de la Societatea de Asigurri i imputarea angajatului dac acesta este vinovat.
Dep. de Vnzri
2011
2011
Dep. Tehnic
2011
2011
2011
2011
HI4
12
anunarea oricrei ieiri din perimetrul permis, limitarea vitezelor la maini i implementarea unui sistem GPS pe fiecare main , mpreun cu pachetul FULL CASCO. Prezena n ct mai multe magazine pentru a atinge coard sensibil a impulsului consumatorilor
Dep. de Vnzri
2010
Aciuni privind informarea asupra substanelor duntoare sau nu, impulsionarea consumatorilor de a cumpra datorit campaniilor publicitare, execuiei din pia i a promoiilor create special
Dep. de Vnzri
2011
5. Concluzii Din analiza efectuat precum i din activitatea curent se poate observa importana rotaiei capitalurilor i exsitena unui cash-flow pozitiv. Odat ntrerupt circui-tul, ntregul lan are de suferit datorit imposibilitii achiziiilor de mrfuri precum i ne-sus inerea creditelor scadente din pia . Odat cu criza economic i lipsa urmririi cheltuielilor la snge riscurile implicite activitii desfurate de ctre S.C. ALF S.R.L. cresc zilnic i i modific parametrii. n tabelul ce urmeaz sunt prezentate cele mai importante riscuri la care este expus firma.
6. Top ten Primele 10 riscuri identificate, n ordinea descresctoare a scorului de prioritate sunt urmtoarele:
Nr.crt
1 2 3 4 5 6 7
Riscurile
Cash-flow negativ Existen a unui singur furnizor Defectarea unor maini din parcul auto Imposibilitatea rambursrii creditului Evenimente rutiere neateptate Scoaterea pe pia a unui produs similar i la acelai pre de ctre concuren Modificarea preferin elor consumatorilor n favoarea unei alimenta ii sntoase
Scor de prioritate
64 40 32 16 16 12 12
8 9 10
Nendeplinirea sarcinilor de munc a salaria ilor Modificarea indicelui ROBOR Cheltuieli suplimenta-re cu colarizarea i specializarea angaja i-lor
6 4 4