Sunteți pe pagina 1din 100

UNIVERSITATEA „DUNĂREA DE JOS” GALAŢI FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR

Gianina MIHAI

PACHETE DE PROGRAME CONTABILE

ISBN 978-606-628-030-3

AFACERILOR Gianina MIHAI PACHETE DE PROGRAME CONTABILE ISBN 978-606-628-030-3 Editura EUROPLUS Galaţi, 2012

Editura EUROPLUS Galaţi, 2012

CUPRINS

Cap.1. Evoluţia produselor software pentru contabilitate ------------------ 5

1.1. Produsele software pentru contabilitate în contextul dezvoltărilor hardware şi software ----------------------------------------------------------------- 5

1.2. Evoluţia produselor software pentru contabilitate în contextul tehnologiilor client/server-----------------------------------------------------------10

1.3. Produsele software pentru contabilitate în contextul dezvoltării sistemelor integrate de întreprindere -------------------------------------------16

1.4. Generaţii ale sistemelor informaţionale contabile ---------------------------19

1.5. Evoluţia contabilităţii ca sistem informaţional ---------------------------------21

1.6. Profesia contabilă în contextul noilor tehnologii informaţionale----------27

1.7. Verificarea cunoştinţelor------------------------------------------------------------33

Cap.2.

Contabilitatea ca sistem informaţional------------------------------ 35

2.1. Atributele contabilităţii ca sistem informaţional-------------------------------35

2.2. Atributele calitative ale contabilităţii ca sistem informaţional -------------41

2.3. Obiectul şi funcţiile contabilităţii ca sistem informaţional ------------------44

2.4. Locul şi rolul sistemul informaţional contabil în cadrul sistemului informaţional al unei organizaţii --------------------------------------------------45

2.5. Arhitectura

şi funcţiile sistemelor informaţionale contabile ----------------49

2.6. Verificarea cunoştinţelor------------------------------------------------------------53

Cap.3.

Produse software pentru contabilitate ------------------------------ 55

3.1. Definiţii şi caracteristici -------------------------------------------------------------55

3.2. Funcţiile produselor software pentru contabilitate ---------------------------57

3.3. Reglementări privind produsele software pentru contabilitate -----------63

3.4. Alegerea, implementarea şi exploatarea produselor software pentru contabilitate ----------------------------------------------------------------------------70

3.5. Verificarea cunoştinţelor------------------------------------------------------------77

Cap.4.

Sisteme ERP Enterprise Resource Planning--------------------- 79

4.1. Sistemele ERP – definiţii şi caracteristici --------------------------------------79

4.2. Locul şi rolul contabilităţii în sistemele ERP ----------------------------------84

4.3. Verificarea cunoştinţelor------------------------------------------------------------88

Cap.5.

Produse software pentru contabilitate oferite ca servicii (SaaS) 89

5.1. Definiţie, caracteristici, avantaje -------------------------------------------------89

5.2. Verificarea cunoştinţelor------------------------------------------------------------95

Bibliografie ----------------------------------------------------------------------- 96

Cap.1.

Evoluţia produselor software pentru contabilitate

Dezvoltările tehnologice sunt în continuă reînnoire, schimbare şi dezvoltare. Aceasta face din ce în ce mai dificil de urmărit şi înţeles dezvoltările tehnologiilor informaţionale. Hollander et al. (2000) referindu-se la aceste dezvoltări, scria:

imediat ce înţelegi un produs sau concept, apare o versiune nouă şi îmbunătăţită a acestuia. În următorii ani, oamenii vor folosi tehnologii noi şi inovative în feluri pe care noi nu ni le putem imagina astăzi.

1.1. Produsele software pentru contabilitate în contextul dezvoltărilor hardware şi software

Încă de la prima lor apariţie, calculatoarele au devenit instrumente de calcul foarte populare. Ca rezultat al dezvoltării ştiinţifice şi tehnologice, acestea au căpătat o utilizare şi o aplicare extinsă ca instrumente pentru producerea, partajarea şi comunicarea informaţiei. Prima încercare de procesare a datelor folosind un calculator electronic a fost realizată cu ocazia recensământului din SUA în 1890, de către Herman Hollerith. Caracteristica esenţială a calculatorului lui Hollerith era aceea că acesta constituia o simplă maşină de adunat bazată pe sistemul de cartele perforate a lui C. Babbage. Acest calculator a redus cu două treimi timpul necesar realizării activităţilor de afaceri şi a fost utilizat o perioadă îndelungată de timp. Primul calculator analogic a fost dezvoltat de către V. Bush în 1931, iar primul calculator digital a fost realizat de către G. Stibitx în 1939. Primul calculator electronic digital care a devenit şi operaţional a fost însă cel creat de J. Muchly şi J.P. Eckert în 1946. Acest calculator cântărea mai mult de 80 de tone şi conţinea mai mult de 18000 de tuburi [Surmen, Dastan, 2007; Wikipedia, 2009]. Descrierea evoluţiei calculatoarelor este prezentată în tabelul 1 şi tabelul 3. În funcţie de numărul de procese, capacitatea memoriei principale şi viteza de procesare, calculatoarele sunt clasificate în patru categorii principale:

calculatoarele mainframe;

super calculatoarele;

minicalculatoarele;

microcomputerele

sau

calculatoarele

Computers).

personale

PC-urile

(Personal

La sfârşitul anilor ‘50 şi începutul anilor ‘60 companiile mari de la vremea aceea au început să se confrunte cu un volum mare de date şi cu cerinţele de

informare în creştere ale partenerilor şi în special ale instituţiilor statului. Aceste date nu mai puteau fi gestionate manual, ne mai vorbind de gestiunea lor eficientă din punctul de vedere al costurilor. Datele contabile şi financiare, datorită caracterului lor repetitiv şi al volumului ridicat, au devenit primul candidat pentru automatizare. Primele programe software pentru contabilitate au fost scrise pentru calculatoare mainframe. Firma IBM şi celebrele sale mainfram-uri au dominat piaţa calculatoarelor pentru o bună perioadă de timp. Primele calculatoare mainframe erau foarte mari ca dimensiune şi cântăreau zeci de tone, în principal din cauza memoriei principale care era construită din ferită. Inteligenţa de prelucrare/procesare era, de asemenea, încorporată în mainframe. Mainframe-urile deserveau un număr mare de utilizatori, iar datele erau prelucrate folosind tehnica prelucrării pe loturi. Utilizatorii transmiteau datele folsind terminale iar cererile erau procesate pe baza lungimii cozii şi a priorităţii cererii respective. Mainframe-urile asigurau un nivel de securitate şi încredere ridicat.

Primul minicalculator de succes a fost produs de către Digital Equipment Corporation. Minicalculatoarele ofereau funcţii similare mainframe-urilor, erau mult mai mici din punctul de vedere al gabaritului, dar, în acelaşi timp, şi mai puţin puternice. Astăzi, distincţia dintre mainframe-uri şi minicalculatoare este foarte vagă, iar din perspectiva noastră prezintă o prea mică importanţă practică.

Tabel nr. 1 Caracteristicile produselor software pentru contabilitate pe diferite stadii de evoluţie hardware

Perioada

Evoluţia hardware

Caracteristicile produselor software pentru contabilitate

   

Procesare centralizată, terminale simple, procesare pe loturi (batch processing), operare mod comandă fără suport pentru interfaţă grafică

1960-1975

Calculatoare mainframe Minicalculatoare

Organizarea datelor în fişiere şi fişiere indexate

Baze de date ierarhice şi de reţea

1975- 1985

 

Capacitate ridicată de procesare a tranzacţiilor

Suport pentru un număr mare de utilizatori

   

Procesare partajată în reţea

Arhitecturi bazate pe partajarea fişierelor

Microcalculatoare (PC-uri) Reţele locale (LAN – Local Area Network)

Organizarea datelor în fişiere indexate

1980-1990

Capacitate limitată de procesare a tranzacţiilor

 

Suport pentru un număr limitat de utilizatori

 

Tehnologii client/server Reţele locale (LAN – Local Area Network) Reţele de mare întindere (WAN -Wide Area Network)

Coexistenţa aplicaţiilor pentru mainframe, minicalculatoare şi PC-uri

Procesare partajată în reţea

1988-1995

Arhitecturi client/server

Sisteme de gestiune a bazelor de date relaţionale

 

Baze de date centralizate sau

Perioada

Evoluţia hardware

Caracteristicile produselor software pentru contabilitate

   

descentralizate

Capacitatea procesării unui număr mare de tranzacţii

Suport pentru un număr mare de utilizatori

   

Coexistenţa aplicaţiilor pentru mainframe, minicalculatoare şi PC-uri

Procesare partajată în reţea sau centralizată

Tehnologii client/server Reţele locale (LAN – Local Area Network) Reţele de mare întindere (WAN -Wide Area Network) Tehnologii browser/server Internet şi serviciul WWW

Arhitecturi client/server nTier, browser/server

După 1995

Baze de date relaţionale, baze de date multidimensionale, baze de date orientate obiect

Baze de date centralizate sau descentralizate

 

Capacitate flexibilă de procesare a tranzacţiilor

Suport pentru un număr mare de utilizatori aflaţi oriunde în lume

(Sursa: prelucrare după Deshmukh, 2006)

Programele software pentru contabilitate care funcţionau pe sisteme mainframe sau minicalculatoare erau scrise în limbaje de programare precum COBOL, Assembler, FORTAN, iar datele erau stocate în sisteme de fişiere secvenţiale sau fişiere indexate. Mai târziu, odată cu apariţia bazelor de date, datele au fost stocate în baze de date ierarhice sau reţea (primele modele de baze de date) (tabelul nr. 2), iar aplicaţiile erau dezvoltate de către programatorii organizaţiei pentru rezolvarea unor probleme punctuale (aşa numita dezvoltare in- house). Unele dintre aceste aplicaţii dezvoltate in house au fost cu timpul preluate şi dezvoltate de către firme specializate în afara organizaţiilor obţinându-se astfel produse software pentru contabilitate generalizate care erau vândute pe piaţă unui număr mare de clienţi. Pe măsură ce cerinţele de la astfel de produse au crescut, programele au fost modificate şi actualizate. În această perioadă sistemele rezultate erau rigide, inflexibile şi lipsite de scalabilitate.

Tabel nr. 2 Evoluţia modului de organizare a datelor

Modul de organizare a datelor

Descriere

Fişiere secvenţiale

Datele sunt stocate într-un singur tabel, iar accesul la date se face doar secvenţial. Pentru obţinerea datelor într-o nouă ordine, de exemplu, trebuia creat un nou fişier care conţinea datele în odinea dorită;

Modul de organizare a datelor

Descriere

 

Fişiere indexate

Datele pot fi accesate secvenţial sau aleatoriu, în acelaşi fişier, folosind un index al înregistrărilor;

Baze de date ierarhice

Date sunt organizate ierarhic în structuri de tip arbore. Ele suportă doar relaţii de tipul unu la mai mulţi - 1:n;

Baze de date reţea

Similare cu bazele de date ierarhice. Spre deosebire de bazele de date ierarhice, în bazele de date reţea o tabelă copil poate avea mai multe tabele părinte (suportă relaţiile mai mulţi la mai mulţi – n:n);

Baze de date relaţionale

Datele sunt stocate în tabele organizate după logica algebrei relaţionale;

Baze de date client-server

Serverul de baze de date rulează 7 zile din 7, 24 de ore din 24 pentru a răspunde cererilor clienţilor. Cele mai multe dintre acestea sunt baze de date relaţionale;

Baze de date multidimensionale

Permit organizarea şi interogarea datelor după criterii multiple numite dimensiuni. Sunt explorate folosind proceduri de

analiză multidimensionale (OLAP

statistico-matematice (Data Mining 2 );

1

) sau proceduri de analiză

Baze de date orientate obiect;

Permit modelarea şi structurarea datelor ca obiecte, utile în aplicaţii multi-media;

Depozite de date (data warehouse)

Colecţii de date provenite din surse de date variate pentru a fi suport în luarea deciziilor; utile în prezentarea unei imagini a organizaţiei la un anumit moment în timp;

Data mart-uri (Data marts)

Subseturi ale unui depozit de date dedicate unui singur departament sau un singur subiect;

(Sursa: prelucrare după Deshmukh, 2006)

Paralel cu dezvoltările hardware au avut loc dezvoltări ale software-ului (tabelul centralizator nr 3). De multe ori, evoluţia componentei software a fost impusă de dezvoltarea calculatoarelor, de creşterea vitezei de procesare şi a capacităţilor de memorare. Componenta software a unui calculator este cea care „ghidează” maşina prin intermediul comenzilor şi programelor şi este divizată la rândul ei în două subcomponente: componenta software de sistem şi componenta software de aplicaţie. La fel ca în cazul componentei hardware, şi evoluţia software-ului a fost grupată în mai multe perioade. Aşa cum se poate vedea în tabelul 3, dezvoltările

1 OLAP OnLine Analytical Processing. Instrumentele OLAP sunt utilizate în Sistemele suport pentru asistarea deciziei (DSS Decision Support Systems) pentru analiza ad-hoc a datelor după criterii multiple (multidimensională), folosind pentru acesta așa numitele cuburi de decizie. Primele instrumente de acest tip au fost tabelele Pivot din Microsoft Excel. 2 Data Mining – forare în date. Prin Data Mining se poate înțelege procesul de selecţie, explorare și modelare a unor seturi extrem de mari de date pentru a descoperi șabloane, modele (pattern-uri) necunoscute utile în dezvoltarea afacerilor.

componentei software arată o evoluţie continuă de la o generaţia de software cu o singură sau foarte puţine destinaţii, la cea cu multiple destinaţii. În cazul primelor generaţii de software, acesta era dezvoltat de către utilizatorii calculatoarelor. În timp, realizarea software-ului a necesitat expertiză şi, astfel, utilizatorii au fost separaţi de programatori.

La fel de importantă ca evoluţia hardware şi software este şi evoluţia tehnologiilor de comunicaţie. Comunicarea presupune transmiterea datelor, sunetelor sau imaginilor la distanţă prin intermediul instrumentelor de comunicare. Instrumentele de comunicare: telefonul, faxul, televiziunea, calculatoarele, Internet- ul, telecomunicaţiile facilitează comunicarea verbală, vizuală sau în formă scrisă. În ultimii ani, au avut loc inovaţii importante în cadrul tehnologiilor comunicaţiei:

tehnologia digitală, fibra optică şi tehnologia laser. Dezvoltările echipamentelor de birou, cum ar fi terminalele inteligente, videotelefoanele, PDA-urile (Personal Digital Assistants), telefoanele inteligente (smart phones), pot fi adăugate la dezvoltările menţionate.

Dintre tehnologiile de comunicaţie, Internet-ul este, fără îndoială, cel care reprezintă una din cele mai importante evoluţii. Internet-ul (reţea interconectată) poate fi definit ca o sumă de reţele prin care calculatoarele din întreaga lume comunică şi partajează surse de date prin intermediul unui protocol de comunicaţie comun. Internet-ul a permis dezvoltarea Intranet-urilor - reţele private de calculatoare care utilizează protocoalele Internet-ului şi sistemele publice de telecomunicaţii pentru a partaja informaţiile organizaţiei între angajaţi şi structurile interne ale acesteia. Pe de altă parte, utilizarea protocoalelor Internet-ului şi a sistemelor publice de telecomunicaţii pentru a partaja informaţiile organizaţiei cu partenerii de afaceri, clienţii, furnizorii şi alte entităţi interesate, a dus la formarea Extranet-urilor.

Fără dezvoltarea Internet-ului şi a tehnologiilor legate de acesta, foarte multe din dezvoltările actuale, hardware şi software, nu ar fi fost posibile.

1.2. Evoluţia produselor software pentru contabilitate în contextul tehnologiilor client/server

În general, când se evaluează sistemele software pentru contabilitate din perspectiva tehnologiei folosite, se au în vedere următoarele aspecte:

cât de scalabil este sistemul software contabil? poate acesta face faţă creşterii afacerii?

în ce măsură sistemul se poate integra cu alte sisteme din cadrul organizaţiei sau din afara ei?

cât de bine rulează sistemul în cazul unui număr mare de tranzacţii?

cum se va adapta sistemul la schimbările care se vor produce în procesul de desfăşurare a afacerii?

cât de dificil de actualizat sau de adaptat este sistemul atunci când se doreşte personalizarea aplicaţiilor sau când logica afacerilor se schimbă? Răspunsurile la aceste întrebări depind în mare măsură de granularitatea proiectării produsul software pentru contabilitate şi dacă acesta poate fi distribuit sub formă de componente (obiecte funcţionale discrete) şi nu sub formă de module complet funcţionale.

Granularitatea proiectării produselor software pentru contabilitate influenţează scalabilitatea, performanţa, adaptabilitatea şi costul acestora. O asemenea abordare permite componentelor funcţionale ale acestora să devină izolate prin sarcină sau prin rol, astfel încât să poată fi asamblate şi dezvoltate în cele mai diferite moduri. În interiorul fiecărui nivel este posibilă identificarea unor componente cu un nivel şi mai scăzut de granularitate care să fie proiectate ca sarcini sau obiecte funcţionale individuale şi discrete în interiorul aplicaţiei. Astfel, se poate vedea un sistem software contabil, destul de simplu din punct de vedere conceptual, nu ca un set de module, ci ca sute, uneori chiar mii de componente individuale, fiecare realizând propriile funcţii în cadrul nivelului funcţional global (figura 1).

Figura nr. 1 Produse software contabile modulare vs. procese vs. componente ( sursa: adaptare după

Figura nr. 1 Produse software contabile modulare vs. procese vs. componente (sursa: adaptare după Mckie, 1998)

Astfel,

un

sistem

software

modern

pentru

contabilitate

trebuie

se

caracterizeze prin: scalabilitate, adaptabilitate şi cost redus.

Scalabilitatea Produsele software contabile bazate pe componente pot fi dezvoltate într-o

varietate de moduri. Flexibilitatea reprezintă cheia capacităţii lor de a face faţă:

creşterii volumului de tranzacţii;

creşterii numărului de utilizatori;

creşterii complexităţii proceselor de afaceri.

Scalabilitatea acestor produse creşte odată cu posibilitatea de a distribui cele patru niveluri funcţionale pe calculatoare diferite. Plecând de la o arhitectură client/server pe două niveluri (two-tier), se poate trece uşor la una pe trei niveluri (three-tier) sau cu n niveluri (n-tier) fără a fi necesară îmbunătăţirea resurselor existente (calculatoarele client şi serverul de baze de date – adesea cea mai scumpă parte a sistemului), ci doar adăugarea în cadrul reţelei într-o manieră simplă, a unor servere de aplicaţii (care pot fi calculatoare mult mai ieftine) (figura

2).

Adaptabilitatea În produsele software pentru contabilitate tradiţionale, nivelul de granularitate cel mai scăzut este modulul: modulul de contabilitate generală, modulul pentru contabilitatea furnizorilor, modulul încasări/plăţi etc. Un astfel de produs este dezvoltat mai curând ca un set de module de aplicaţii verticale care nu sunt proiectate în conformitate cu procesele de afaceri. În figura 1 sunt comparate vechile structuri software modulare şi cele bazate pe procese cu structurile, mai moderne, bazate pe componente.

În cadrul noilor produse software pentru contabilitate, utilizatorii nu mai sunt limitaţi la utilizarea unui singur modul. Modulul pentru contabilitatea furnizorilor, spre exemplu. Ei pot să administreze un proces al afacerii (aprovizionarea, desfacerea, achiziţia de mijloace fixe etc.) de la început până la sfârşit, prin combinarea funcţiilor oferite de mai multe module (achiziţie, contabilitatea furnizorilor sau contabilitate generală) în interiorul propriului lor sistem personalizat. În produsele software bazate pe componente, termeni precum contabilitate generală sau contabilitatea furnizorilor sunt doar termeni generici pentru a indica o colecţie de componente funcţionale care îndeplinesc rolul modulelor tradiţionale de contabilitate generală şi contabilitatea furnizorilor. Un sistem software contabil cu o granularitate ridicată permite utilizatorilor săi flexibilitate în asamblarea componentelor aferente sarcinilor lor specializate, deoarece funcţiile acestora sunt suficient de fragmentate pentru a permite recompunerea funcţională în concordanţă cu nevoile proceselor de afaceri, dar restricţionat de tehnologia folosită.

Costul redus Spre deosebire de produsele modulare, în care cea mai mică unitate funcţională ce se poate achiziţiona este modulul, granularitatea produselor software pentru contabilitate face ca implementarea şi actualizarea acestora să devină mult mai eficiente din punct de vedere al costurilor. La achiziţionarea unui produs software contabil bazat pe componente software individuale se creează posibilitatea achiziţionării doar a componentelor necesare. De asemenea, actualizarea sistemului se poate face prin adăugarea de componente noi, relativ ieftine, pe măsura creşterii necesităţilor funcţionale ale organizaţiei. Se poate realiza astfel actualizarea incrementală a sistemelor informaţionale contabile, înlăturându-se problemele care există la actualizarea acestor sisteme în organizaţiile mari, unde actualizarea sistemelor tradiţionale se face mai greu.

Produsele software pentru contabilitate, proiectate în jurul unui model pe componente, sunt structurate funcţional pe patru niveluri, şi anume:

nivelul prezentare - ceea ce vede utilizatorul pe ecran, interfaţa utilizator a aplicaţiei;

nivelul validare la acest nivel se realizează verificarea regulilor care garantează că datele introduse sau solicitate de către utilizator sunt valide;

nivelul prelucrare realizează toate prelucrările din sistem: înregistrările în conturi, închiderea conturilor de venituri şi cheltuieli, calculul balanţei de verificare etc.;

nivelul bazei de date asigură stocarea, gestiunea, siguranţa şi administrarea datelor contabile. Aceste niveluri permit implementarea produselor software pentru contabilitate pe arhitecturi fizice diferite, de la un simplu calculator la arhitecturi client/server pe n niveluri (figura 2).

Figura nr. 2 Evoluţia arhitecturii produselor software pentru contabilitate ( sursa: adaptare după Mckie, 1998

Figura nr. 2 Evoluţia arhitecturii produselor software pentru contabilitate (sursa: adaptare după Mckie, 1998)

Corespunzător, arhitecturile client/server sunt compuse în principal din trei niveluri funcţionale şi anume:

nivelul prezentare – constă din interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului;

nivelul aplicaţie – cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor la şi de la serverele de baze de date;

nivelul de date – asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor. La acest nivel, cel mai adesea, se găseşte un sistem de gestiune a bazelor de date relaţional. Figura 2 arată modul în care sunt dispuse cele 4 niveluri ale modelului software bazat pe componente pe fiecare din nivelurile arhitecturii client/server.

Cele patru niveluri ale modelului pe componente pot fi plasate atât în arhitecturi client/server, cât şi pe calculatoare personale, mainframe-uri sau minicalculatoare. În cazul utilizării unui singur PC toate cele patru niveluri sunt implementate pe acesta. În cazul mainframe-urilor şi minicalculatoarelor, deoarece utilizatorii care au acces direct la acestea trebuie să fie nişte utilizatori iniţiaţi, nivelul prezentare este plasat pe terminale, iar toate celelalte niveluri, cu care un utilizator al produsului software pentru contabilitate nu are nevoie să interacţioneze, sunt plasate pe calculatorul mainframe sau minicalculator.

În cadrul arhitecturii client/server pe 2 niveluri, nivelul aplicaţie (validarea şi prelucrarea) poate rula atât pe client, caz în care clientul poartă denumirea de client gras (Fat client), cât şi pe serverul de baze de date, caz în care clientul poartă denumirea de client slab/subţire (Thin client). În această arhitectură, aplicaţiile software pentru contabilitate pot rula pe calculatoarele client, dacă calculatoarele client sunt suficient de puternice, sau pe server, dacă calculatoarele client nu sunt suficient de puternice.

În arhitectura client/server pe 3 niveluri, nivelul aplicaţie rulează pe serverul de aplicaţii, iar nivelul bazei de date rulează pe un server separat, serverul de baze de date. Serverul de aplicaţii gestionează regulile de afaceri şi logica de procesare şi intermediază/facilitează transmiterea cererilor efectuate de la nivelul de prezentare aflat pe clienţi către serverul de baze de date şi invers, intermediază/facilitează transmiterea răspunsurilor date de serverul de baze de date către clienţi. Serverul de aplicaţii simplifică sistemul prin gestiunea şi tratarea tranzacţiilor şi a mesajelor folosind un sistem de priorităţi. Într-o astfel de arhitectură, aplicaţiile pentru contabilitate vor rula pe serverul de aplicaţii şi, atunci când este necesar, nivelul de validare poate rula pe client. Tranzacţiile bazei de date vor fi stocate pe serverul de baze de date. O aplicaţie contabilă într-o asemenea arhitectură poate răspunde mult mai eficient utilizatorilor săi din moment ce toate cererile efectuate de pe staţiile client de către utilizatori sunt preluate şi tratate de către serverul de aplicaţii şi apoi transmise serverului de baze de date. Dacă sistemul de gestiune a bazelor de date este licenţiat doar pentru 50 de utilizatori, atunci serverul de aplicaţii va transmite serverului de baze de date doar loturi de câte maxim 50 de tranzacţii. Această arhitectură este mai rapidă, mai scalabilă şi mai sigură comparativ cu arhitectura pe 2 niveluri, dar cerinţele hardware sunt mult mai mari, iar complexitatea sistemului creşte semnificativ.

În arhitectura pe n niveluri, nivelul aplicaţie este constituit din mai multe servere permiţând astfel ca procese diferite să fie executate pe mai multe servere de aplicaţii care alcătuiesc nivelul respectiv. De exemplu, un server poate rula aplicaţia pentru evidenţa personalului şi calculul salariilor, un alt server de aplicaţii poate rula aplicaţia de contabilitate generală, iar un al treilea server poate gestiona raportarea la nivelul organizaţiei. O astfel de arhitectură este, evident, mult mai puternică şi eficientă decât arhitecturile pe două şi trei niveluri, dar, bineînţeles, este mult mai complexă şi mai costisitoare. Astfel de arhitecturi pe n niveluri nu-şi găsesc justificarea din punctul de vedere al eficienţei decât în sisteme foarte mari şi distribuite pe arii geografice mari.

Mediile client/server au forţat dezvoltatorii de produse software pentru contabilitate fie să dezvolte noi produse de la zero, fie să reproiecteze şi să recodifice aplicaţiile existente. Arhitectura client/server permite utilizarea interfeţelor grafice (GUI – Graphic User Interface) pentru extragerea datelor, analiza şi prezentarea lor. Sistemul back end este format de regulă din sistemul de gestiune

al bazelor de date care rulează de obicei pe un calculator puternic. Tranzacţiile contabile pot fi astfel procesate şi în medii de procesare distribuite. Separarea aplicaţiei de baza de date permite dezvoltatorilor de produse software pentru contabilitate să se concentreze pe dezvoltarea aplicaţiilor în sine şi mai puţin pe întreţinerea bazelor de date proprietare. Astfel, produsele software pentru contabilitate pot să se adapteze rapid la evoluţia bazelor de date precum şi la evoluţia sistemelor de gestiune a bazelor de date, cum ar fi baze de date multi- media, baze de date orientate obiect, cu modificări minime la nivelul codului aplicaţiilor.

Cu toate aceste dezvoltări şi tehnologii disponibile, astăzi, sunt putine produse software contabile dezvoltate în Romania care utilizează toate facilităţile oferite de către sistemele de gestiune a bazelor de date relaţionale moderne şi a arhitecturilor client/server. Astăzi, produsele software pentru contabilitate trebuie să fie capabile să ruleze atât în reţele locale (LAN), cât şi în reţele de mare întindere (WAN) şi trebuie să fie capabile să suporte un număr mare de utilizatori (de nivelul sutelor şi chiar miilor). Majoritatea produselor româneşti pentru contabilitate care utilizează noile tehnologii (un număr extrem de mic, din păcate) sunt produse care au început să fie dezvoltate după anul 2000.

Noua provocare căreia produsele software pentru contabilitate trebuie să-i facă faţă este apariţia şi dezvoltarea Internetului, a serviciul WWW şi a tehnologiilor legate de acestea. Mulţi autori numesc arhitectura client/server în mediul Internet, arhitectură browser/server. Arhitectura browser/server nu este decât o arhitectură pe n niveluri în care apare un nou server de aplicaţii, numit server Web. Funcţiile produselor software pentru contabilitate trebuie să fie extinse pentru a acoperi şi activităţile de genul comerţului electronic (eCommerce), plăţilor electronice (ePayment), afacerilor electronice (eBusiness), transferului electronic de date (EDI Electronic Data Interchange) etc. În arhitectura browser/server, serverul/serverele pot fi accesate prin Internet prin intermediul browser-elor Web, iar datele stocate în bazele de date pot fi accesate (încărcate, descărcate) prin intermediul acestora. Serverul care poate fi accesat direct prin intermediul browser- ului Web poartă denumirea de server Web. Serverul Web face legătura între serverul de aplicaţii şi serverul de baze de date şi dispozitivele client. În acestă arhitectură, client poate fi orice dispozitiv care poate fi conectat la Internet şi suportă un browser Web. Serverul Web tratează toate mesajele care vin şi pleacă folosind diferite protocoale Internet, iar serverul de baze de date şi serverul de aplicaţii efectuează funcţiile standard realizate şi în arhitectura client/server. Cu alte cuvinte, serverul Web oferă funcţiile necesare serviciul WWW şi cele legate de toate celelalte servicii Internet cum ar fi: FTP, email, TELNET etc. Arhitectura browser/server oferă o varietate de funcţii necesare realizării comerţului şi afacerilor electronice. Magazinele online sunt găzduite pe Internet şi pot fi accesate de către clienţi 24 de ore din 24, 7 zile din 7. În plus, clienţii şi furnizorii pot, dacă au drepturile necesare, să se conecteze la reţeaua (Intranet-ul)

unei organizaţii şi să acceseze aplicaţiile necesare activităţii lor. Astfel, lanţul de aprovizionare şi lanţul de desfacere rămân permanent conectate şi pot comunica în timp real. Angajaţii, la rândul lor, pot accesa în timp real datele companiei în orice moment din orice loc (de oriunde au acces la Internet) obţinând astfel informaţiile necesare exact în locul şi în momentul în care au nevoie de ele.

1.3. Produsele software pentru contabilitate în contextul dezvoltării sistemelor integrate de întreprindere

Produsele software pentru contabilitate sunt într-o continuă evoluţie. Ele fac astăzi parte din ce în ce mai mult din cadrul produselor software integrate pentru gestiunea afacerilor (de genul produselor ERP Enterprise Resource Planning) şi, fără îndoială, există multe alte provocări la orizont.

Termenul ERP (Enterprise Resource Planning) a fost folosit pentru prima dată de către Gartner Group la începutul anilor ‘90. Sistemele ERP conţin aplicaţii care acoperă o mare parte din funcţiile unei organizaţii prin conectarea diferitelor subsisteme cum ar fi: subsistemul financiar, subsistemul contabil, producţie, resurse umane, vânzări, distribuţie etc. În esenţă sistemele ERP integrează toate departamentele şi activităţile unei organizaţii prin utilizarea unei multitudini de aplicaţii software. Pentru a sintetiza, sistemele ERP utilizează sisteme de gestiune a bazelor de date puternice sau chiar depozite de date pentru a stoca volume imense de date, sunt construite pe arhitecturi client/server pe 3 sau n niveluri şi permit interacţiunea cu utilizatorii prin intermediul interfeţelor grafice (GUI).

Cele mai cunoscute produse ERP la nivel mondial sunt: SAP dezvoltat de firma cu acelaşi nume şi Oracle Applications dezvoltat de către Oracle. Dintre produsele ERP româneşti, grupul celor mai bine vândute pe piaţă le cuprinde pe:

Siveco Applications produs de SIVECO 1 , Charisma produs de Totalsoft 2 , WizPro produs de către Wizrom 3 , B-Org produs de către CriSoft 4 , Clarivision produs de către Transart 5 , Socrate+ produs de către BIT Software 6 şi Senior ERP Suite produs de către EBS 7 . Primele două locuri sunt ocupate însă tot de către giganţii SAP şi Oracle (SAP România şi Oracle România). Dintre producătorii români, cel mai bine poziţionat pe segmentul clienţilor mari cu peste 250 salariaţi este SIVECO

1 http://www.siveco.ro/web/

2 http://www.totalsoft.ro/

3 http://www.wizrom.ro/ro/home

4 http://www.crisoft.ro/

5 http://www.transart.ro/

6 http://www.bitsoftware.ro/

7 http://www.seniorerp.ro/

(21% din piaţă). Astfel, SAP, Oracle şi SIVECO deţin împreună aproape 70% din piaţa soluţiilor software integrate [PAC, 2006; PAC, 2008; IDC, 2008].

Pe măsură ce cerinţele pieţei cresc, sunt adăugate în permanenţă produselor software pentru contabilitate noi module şi aplicaţii suplimentare. Principiul fundamental al zilelor noastre este asigurarea unei funcţionalităţi complete la nivelul organizaţiei. Astăzi, indiferent de aria funcţională pentru care este creat produsul software pentru contabilitate, producătorii unor astfel de produse nu pot supravieţui dacă produsele lor nu înglobează un număr rezonabil de aplicaţii integrate care să acopere o gamă cât mai largă de cerinţe ale clienţilor lor. Sute de produse software pentru contabilitate oferă astăzi funcţii pentru evidenţa contabilă şi financiară a organizaţiei. Cei mai mari producători însă oferă deja produse software integrate de tipul ERP, iar producătorii care vor rămâne doar la nivelul produselor de sine stătătoare, destinate strict funcţiei contabile a organizaţiei, vor fi curând eliminaţi de pe piaţă. Astăzi, produsele software tradiţionale pentru contabilitate (modulare) adresate strict funcţiei contabile a organizaţiei sunt pe cale de dispariţie.

Funcţia contabilă a organizaţiei, ca trend al timpurilor noastre, este înglobată în sistemul informaţional global al acesteia. Produsele software pentru contabilitate trebuie să conţină astăzi modulul pentru evidenţa contabilă, dar şi o multitudine de alte module care adresează alte funcţii şi activităţi ale organizaţiei. Aşa cum arată şi figura 3 pe lângă modulele tradiţionale ale aplicaţiilor software pentru contabilitate, astăzi, acestea conţin diferite alte module care adresează alte funcţii ale organizaţiei, cum ar fi: module dedicate realizării comerţului sau afacerilor electronice precum şi funcţii care să permită personalizarea produsului în funcţie de necesităţile organizaţiei.

produsului în funcţie de necesităţile organizaţiei. Figura nr. 3 Extinderea func ţ iilor produselor software

Figura nr. 3 Extinderea funcţiilor produselor software pentru contabilitate în contextul sistemelor ERP

Module pentru contabilitate – acestea acoperă funcţiile standard ale contabilităţii cum ar fi, de exemplu, evidenţa încasărilor, evidenţa plăţilor, gestiunea stocurilor, calculul salariilor, calculul costurilor, balanţa de verificare. Pe lângă aceste module pot exista alte module legate de activitatea contabilă: gestiunea cheltuielilor de deplasare, gestiunea trezoreriei (gestiunea capitalului, a investiţiilor pe piaţa de capital în acţiuni, în bonduri sau în instrumente derivate, gestiunea riscului în ceea ce priveşte rata de schimb valutar sau nivelul ratei dobânzii etc.).

Module pentru gestiunea afacerii – aceste module acoperă întreaga gamă de activităţi ale organizaţiei de la cele funcţionale, până la cele legate de gestiunea lanţului de aprovizionare-desfacere. Acestea se constituie în principal din module

destinate activităţii de producţie, cum ar fi: planificarea necesarului de materiale, planificarea capacităţilor de producţie, planificarea producţiei, gestiunea depozitelor etc. Modulele care vizează lanţul de aprovizionare-desfacere cuprind:

previziunea vânzărilor, automatizarea forţelor de vânzare SFA (Sales Force Automation);

managementul relaţiilor cu clienţii - CRM (Customer Relationships Management);

managementul lanţului de aprovizionare - SCM (Supply Chain Management);

managementul relaţiilor cu furnizorii - SRM (Supplier Relationship Management) etc.

Module pentru gestiunea afacerilor electronice – variază de la modulele tradiţionale pentru gestiunea afacerilor electronice (EDI – Electronic Data Interchange), la tablouri de bord şi portaluri de întreprindere care oferă acces la informaţiile vitale ale organizaţiei atât factorilor de decizie, cât şi angajaţilor. Aproape toate circuitele contabile ale organizaţiei se confruntă astăzi cu iminenţa realizării unora din funcţiile lor (din ce în ce mai multe) în format electronic.

Instrumente pentru personalizare. Astfel de instrumente adaugă noi funcţii sau îmbunătăţesc/dezvoltă funcţionalitatea produselor software pentru contabilitate prin instrumente pentru importul şi exportul de date, prin instrumente pentru personalizarea interfeţei, prin instrumente pentru generare de noi rapoarte (numite generic Generatoare de rapoarte), etc. La începuturile dezvoltării produselor software pentru contabilitate, producătorii de astfel de produse ofereau clienţilor lor acces liber la codul aplicaţiilor. Tendinţa actuală este aceea de utilizare a limbajelor de programare din generaţia a 4-a, cum sunt Microsoft Visual Basic, Microsoft CSharp, Java care permit extinderea aplicaţiilor software pentru contabilitate fără ca modificarea codului să fie considerată frauduloasă.

Se conturează o piaţă ce oferă produse software pentru contabilitate din ce în ce mai performante şi trendul va continua în special prin dezvoltarea afacerilor în

mediul electronic care va duce la necesitatea creşterii colaborării între organizaţii. Astfel va apărea necesitatea integrării externe a organizaţiei cu sistemele informaţionale ale clienţilor, ale furnizorilor, ale diferitelor instituţii ale statului etc. De aceea, infrastructura oferită de unele sisteme ERP stă astăzi la baza unor aplicaţii care conectează furnizori, clienţi, instituţii ale statului etc. Procesele contabile aferente fiecărui circuit contabil din organizaţie au suferit sau vor suferi cu siguranţă transformări datorită tuturor acestor schimbări. Cum contabilitatea este încă limbajul formalizat de comunicare în afaceri, modulul pentru contabilitate rămâne încă modulul principal/central al oricărui astfel de produs software integrat pentru gestiunea afacerilor.

1.4. Generaţii ale sistemelor informaţionale contabile

Aceste tehnologii au fost utilizate de-a lungul timpului într-un fel sau altul, într-o măsură mai mare sau mai mică, şi de către contabilitate - de la resursele manuale precum hârtia şi cerneala, la tehnologiile informaţionale avansate, disponibile astăzi. Utilizarea tehnologiilor informaţionale în contabilitate se face prin intermediul sistemelor generic numite, sisteme informaţionale contabile. Prin sistem informaţional contabil se înţelege infrastructura care sprijină producerea şi distribuirea produsului contabilităţii [Hollander et al., 2000]. Obiectivul sistemelor informaţionale contabile este de a colecta şi stoca date despre procesele de afaceri care, ulterior, pot fi utilizate pentru a genera ieşiri semnificative pentru factorii de decizie (figura 4).

Surse

externe

de date

Mediul Extern

Sistemul Informaţional Gestiunea bazelor de date Contabil Procesarea Generarea Culegerea Utilizatori datelor
Sistemul
Informaţional
Gestiunea
bazelor de date
Contabil
Procesarea
Generarea
Culegerea
Utilizatori
datelor
informaţiilor
datelor
externi
Feedback
Surse interne
Utilizatori
de date
interni
Organizaţia

Feedback

Figura nr. 4 Modelul general al sistemului informaţional contabil (sursa: prelucrare după Bodnar, Hopwood, 2004 )

Un sistem contabil informatizat realizează aceleaşi funcţii ca şi un sistem manual, dar avantajele sunt viteza şi posibilitatea de a lucra cu un volum foarte mare de date. În mod tradiţional, sunt două argumente în favoarea utilizării calculatorului în contabilitate [Gullkvist, 2002]:

costul - care poate fi mult mai redus (un număr mare de tranzacţii pot fi înregistrate într-un timp mai redus de către un număr mult mai mic de angajaţi) şi

creşterea calităţii informaţiilor - calculatorul permiţând obţinerea de informaţii exacte, într-un timp mai scurt şi mai relevante pentru utilizatorii lor.

Tallberg (1996) sintetizează cinci generaţii tehnologice în evoluţia sistemelor informaţionale contabile, strâns legate de evoluţia tehnologiilor informaţionale şi de comunicaţie (tabelul sintetic 3):

generaţia 1 sistemele contabile manuale;

generaţia 2 – sisteme contabile bazate pe calcul;

generaţia 3 – sisteme contabile bazate pe înregistrare;

generaţia 4 – sisteme contabile având ca suport bazele de date;

generaţia 5 sisteme contabile bazate pe Internet;

Sistemele informaţionale contabile dezvoltate astăzi sunt încă, în mare parte, sisteme client/server construite pe sisteme de gestiune a bazelor de date relaţionale. În anii ’90, au apărut sistemele informaţionale integrate, numite sisteme ERP. Aceste sisteme au adus promisiunea posibilităţii de a schimba informaţii

despre afacere între toate entităţile componente sau interesate peste reţele publice, globale. Baza de date centralizată a unui ERP conţine informaţii despre comenzi, desfaceri, plăţi, disponibile tuturor unităţilor funcţionale ale organizaţiei, precum şi date de bază ale afacerii despre clienţi, produse, personal, date financiare. Din punct de vedere tehnic, aceste sisteme sunt, încă, în mare parte, bazate pe generaţia a patra a tehnologiei client/server dezvoltată în anii ’80. Motivul strategic principal pentru care organizaţiile implementează platforme informaţionale integrate este legat de posibilităţile de a adopta noi modele de afaceri integrate şi, astfel, să-şi îmbunătăţească eficienţa operativă şi competitivitatea. Generaţia a cincea, sistemele informaţionale contabile bazate pe Internet şi tehnologiile asociate acestuia se află încă la începutul ciclului lor de viaţă deoarece nu au cunoscut încă o adoptare pe scară largă şi la nivelul organizaţiilor mici şi mijlocii.

1.5. Evoluţia contabilităţii ca sistem informaţional

Luând în considerare evoluţia tehnologică din ultimul sfert de secol, A. Ţugui identifică trei mari stadii de evoluţie a contabilităţii ca sistem informaţional [Ţugui, 2006]: d-contabilitatea, i-contabilitatea, k-contabilitatea (tabelul 3).

1. Contabilitatea bazată pe date (d-contabilitate) a fost specifică perioadei până în 1970 şi a fost caracterizată de simpla înregistrare a datelor economice despre tranzacţiile desfăşurate în cadrul organizaţiei. Conform autorului menţionat mai sus, această contabilitate s-a caracterizat prin:

rigurozitate urma reguli stricte, uneori nescrise;

inflexibilitate – dificultate în adaptarea la schimbările survenite în organizaţie;

neintegrată – datele erau succesiv înregistrate în diferite registre ceea ce ducea la date duplicate, date rămase neînregistrate sau date inconsistente;

nestandardizată – inexistenţa unor proceduri unitare şi aplicarea unor proceduri cu particularităţi diverse de la o entitate la alta;

dificil de verificat – datorită înregistrărilor repetate ale aceloraşi date în registre diferite era necesară verificarea suplimentară a acestora, operaţie consumatoare de timp;

postfactum – oferea informaţii doar despre evenimentele trecute şi nici o informaţie pentru luarea deciziilor;

2. Contabilitatea bazată pe informaţii (i-contabilitate) reprezintă stadiul actual de evoluţie a contabilităţii. Esenţa contabilităţii bazată pe informaţie constă în preluarea datelor despre evenimentele economice (tranzacţiile economice) o singură dată şi accesarea lor de mai multe ori, din locuri diferite, ori de câte ori

este nevoie. Actualizarea zilnică a bazei de date (datorită noilor tehnologii, chiar în timp real) a organizaţiei a condus la posibilitatea de a obţine informaţii contabile sub formă de rapoarte diverse de către utilizatori diverşi (inclusiv de către managementul organizaţiei). I-contabilitatea, la rândul ei, a parcurs mai multe stadii de evoluţie [Ţugui, 2003, 2006]:

sistemele de contabilitate autonome în care doar anumite activităţi erau informatizate;

sistemele contabile parţial integrate în care datele erau transferate între diferitele module ale sistemului informaţional contabil;

sistemele contabile integrate, sau aşa numita contabilitate orientată pe eveniment, în care se trece de la simpla înregistrarea a datelor despre evenimentele economice la o descriere unică şi detaliată a unui eveniment la locul şi în momentul producerii lui, descriere valabilă pentru toate subsistemele organizaţiei: contabilitate, marketing, management, producţie, desfacere etc. Ca urmare a dezvoltărilor tehnologiei comunicaţiei (Internet, groupware, workflow, a digitizării şi virtualizării activităţilor organizaţiei, a posibilităţii stocării şi prelucrării de documente în format electronic), mai mulţi autori Ţugui (2006), Alles et al. (2000), Olivier (2000), Sutton (2000), Vasarhelyi, Greenstein (2003), Andone, Tabără (2006) vorbesc deja de contabilitatea în mediu colaborativ, sau e-contabilitate. Spre deosebire de d-contabilitate, i-contabilitatea este informatizată, riguroasă, flexibilă şi parametrizabilă, uşor de verificat şi interogat, oferă informaţii utile în luarea deciziilor, este parţial sau total integrată, şi este orientată pe eveniment.

3. Contabilitatea bazată pe cunoştinţe (k-contabilitate). Apariţia sistemelor integrate, extinderea Internet-ului, dezvoltarea sistemelor multimedia, realizările din domeniul inteligenţei artificiale şi creşterea volumului de informaţii şi cunoştinţe procesate de către sistemele informaţionale ale unei organizaţii vor conduce către realizarea de sisteme informaţionale inteligente. Apariţia şi dezvoltarea acestor sisteme a fost semnalată încă din anii ‘90. Implementarea şi utilizarea pe scară largă a sistemelor inteligente nu va fi însă un proces nici uşor, nici de scurtă durată. Crearea şi adoptarea unor astfel de sisteme va fi însă forţată de crearea şi dezvoltarea societăţii cunoaşterii. În ceea ce priveşte contabilitatea bazată pe cunoştinţe, aceasta ar trebui [Ţugui, 2006]:

să folosească instrumente specializate pentru achiziţia şi obţinerea de cunoştinţe;

să utilizeze cunoştinţe şi să le prezinte utilizatorilor într-un format inteligent;

să sesizeze automat apariţia de erori în procesarea datelor contabile;

să ofere soluţii automate în cazul unor erori sau situaţii critice;

să genereze cât mai multe operaţii contabile cu cât mai puţină intervenţie din partea factorului uman, folosind senzori specializaţi, agenţi inteligenţi,

roboţi industriali, chiar roboţi umani specializaţi în colectarea datelor şi înregistrarea lor în contabilitate; Cu alte cuvinte, contabilitatea ca sistem informaţional în viitoarea societate a cunoaşterii va fi bazată atât pe cunoştinţe, care vor predomina, cât şi pe tehnologiile care vor permite obţinerea şi utilizarea acestor cunoştinţe. Pentru a realiza aceste funcţii specifice, contabilitatea va suferi schimbări radicale în ceea ce priveşte culegerea, procesarea, manipularea şi transferul elementelor de cunoaştere din domeniul financiar-contabil. Pentru aceasta, vor fi necesare module specializate pentru manipularea şi extragerea cunoştinţelor financiar-contabile din totalitatea cunoştinţelor organizaţiei. Instrumentele tehnologice prin care cunoştinţele pot fi gestionate de către profesioniştii contabili există deja de ceva vreme: sistemele expert utilizate în sistemele contabile şi în cele de taxare, agenţi inteligenţi specializaţi pentru contabilitate, roboţi industriali pentru extragerea cunoştinţelor din fluxurile tehnologice, baze de date inteligente, depozite de date, instrumente pentru data mining etc. Cu toate acestea, contabilitatea bazată pe cunoştinţe se preconizează să devină realitate abia în anii 2035-2040.

Tabel nr. 3 Evoluţia tehnologiilor informaţionale şi a sistemelor informaţionale contabile

   

Caracteristicile

     

Generaţie

Perioadă

calculatoarelor

electronice

Evoluţie limbaje de programare/aplicaţii

Evoluţie SIC

Evoluţie

contabilitate

Generaţia

1951-

Tuburi vidate

Programe scrise de

Sisteme

Contabilitate

1

1958

consumatoare de energie, generatoare de căldură, cu timp de viaţă scurt; capacitate de memorie de maxim 2KB, cilindri magnetici pentru stocare internă, cartele perforate pentru stocare externă, dificil de programat, capacitate scăzute de rezolvare a problemelor; utilizat în special în domeniile ştiinţific şi ingineresc

utilizatori; Limbaje cod maşină

informaționale

orientată pe

contabile

date (d-

 

manuale

contabilitate)

Generaţia

1959-

Utilizarea

Pachete de

Sisteme

2

1963

tranzistorilor de mai mici dimensiuni şi care consumau mai puţină energie şi generau mai puţină căldură; 32KB memorie, viteză de 200000 – 300000 comenzi pe minut, unităţi magnetice pentru stocare internă, casete şi discuri magnetice pentru stocare externă

programe Limbaje de nivel înalt

informationale

contabile

 

bazate pe

calcul

   

Caracteristicile

     

Generaţie

Perioadă

calculatoarelor

electronice

Evoluţie limbaje de programare/aplicaţii

Evoluţie SIC

Evoluţie

contabilitate

Generaţia

1964-

Circuite integrate

Sisteme de operare

Sisteme

 

3

1979

simple din chip-

Limbaje de nivel înalt

informaționale

uri

de silicon cu

contabile

mii

de tranzistori

bazate pe

de

mici

înregistrare

dimensiuni; 2MB capacitate procesor, viteză procesor 5 MIPS (milioane instrucţiuni pe secundă). Caracteristica esenţială a acestei generaţii este aceea că suportă procesarea multitasking, iar utilizarea calculatoarelor devine accesibilă şi nespecialiştilor

Generaţia

1980-

Circuite integrate

Sisteme de gestiune

Sisteme

Contabilitate

4

2005

complexe cu

a

bazelor de date

informaţionale contabile bazate

orientată pe

capacitate foarte

 

informaţii (i-

mare, fiecare

Limbaje de generaţia

contabilitate)

chip conţinând

a

4-a

pe baze de date

200.000

 

1.000.000

Pachete de

 

circuite, cu capacităţi de memorie de la câţiva MB (Mega Bytes) la GB

programe

(Giga Bytes) şi

TB

(Tera Bytes);

suportă diferite echipamente periferice de la

scannere, imprimante, monitoare la convertoare de sunet în text. Aceasta este perioada dezvoltării calculatoarelor personale şi pe care se formează fundamentul

   

Caracteristicile

     

Generaţie

Perioadă

calculatoarelor

electronice

Evoluţie limbaje de programare/aplicaţii

Evoluţie SIC

Evoluţie

contabilitate

   

dezvoltărilor de

     

azi

Generaţia

2006 ----

Procesare rapidă

Limbaje naturale

Sisteme

5

a unor volume mari de date de ordinul Tera Bytes-ilor, capacitate de raţionamente asemănător celui uman; capacitate de inferenţiere; capacitatea de a proteja mediul. În concluzie, generaţia „biocomputerelor” care se numeşte inteligenţă artificial

informaţionale

contabile

Destinaţii multiple

bazate pe

Internet

Interfeţe grafice

Pachete de

programe pentru

Contabilitate

asistarea

orientată pe

specialiştilor

cunoştinţe

(k-

contabilitate)

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

1.6. Profesia contabilă în contextul noilor tehnologii informaţionale

Profesia contabilă a cunoscut o dezvoltare şi un succes imens în secolul 20. Creşterea rolului profesiei contabile în societate poate fi pusă pe seama unor factori cum ar fi:

apariţia organizaţiilor de mari dimensiuni;

globalizarea afacerilor;

dezvoltarea societăţii informaţionale;

creşterea complexităţii afacerilor.

Aceşti factori au condus în acelaşi timp şi vor mai conduce la extinderea cunoştinţelor şi creşterea specializării profesiei. Succesul istoric al profesiei contabile a fost umbrit însă de unele evenimente din ultimele decenii. Printre acestea, notabile sunt „criza litigiilor” şi numeroasele

greşeli care au afectat firmele de contabilitate şi audit (celebrele scandaluri XEROX, Enron, AOL, Freddie Mac, Parmalat, AIG etc.) 1 , lipsa dezvoltării serviciilor tradiţionale de contabilitate (în special a auditului) şi o reducere evidentă a încrederii publicului în profesia contabilă. Există din ce în ce mai multe întrebări legate de viitorul profesioniştilor contabili şi al profesiei contabile:

Cum se va schimba rolul profesionistului contabil în era informaţională şi în viitoarea eră a cunoaşterii?

Evoluţiile în tehnologiile informaţionale vor reduce nevoia de contabili şi auditori?

Cum ar trebui instruit şi educat contabilul de mâine?

Dezvoltările tehnologice au transformat afacerile şi contabilitatea în ultimul secol şi vor continua să o facă şi în viitor. Primul efect observat al informatizării a fost acela al scăderii cererii pentru personal la nivel de execuţie şi profesionişti contabili începători [Elliott, 1994a, 1998]. Profesia contabilă a continuat să se dezvolte, în ciuda răspândirii utilizării sistemelor informatice pentru executarea sarcinilor contabile de rutină. Chiar dacă evoluţiile în domeniul tehnologiilor informaţionale au avut ca efect eliminarea multor posturi de contabilitate de nivel scăzut, creşterea volumului informaţiilor disponibile a condus la creşterea cererii de informaţii din partea utilizatorilor, ceea ce a creat noi oportunităţi pentru profesioniştii contabili [Elliott, 2001]. Dacă luăm exemplul raportării externe, o lungă perioadă de timp, sursele primare de informaţii oficiale, disponibile pentru investitori, au fost situaţiile financiare trimestriale şi anuale. Evoluţia tehnologiilor a eliminat aceste constrângeri astfel că, astăzi, sunt disponibile mult mai multe informaţii la costuri reduse. Ca rezultat, investitorii şi

1 http://en.wikipedia.org/wiki/Accounting_scandals

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

creditorii solicită mult mai multe informaţii pentru luarea deciziilor de investire, respectiv creditare. Multe din aceste informaţii sunt oferite astăzi prin intermediul bazelor de date online, în format standardizat (XML- Extensible Markup Language, XBRL Extensible Business Reporting Language), ceea ce permite un acces extins şi rapid la date şi informaţii. Creşterea cererii de informaţii externe va continua să creeze noi oportunităţi pentru profesioniştii contabili. Astfel, vor fi angajaţi mai mulţi contabili pentru a dezvolta, menţine şi monitoriza sistemele sofisticate de raportare. Volumul mare de informaţii raportate şi complexitatea sporită a mecanismelor de raportare cresc cererea pentru serviciile de auditare şi monitorizare, atât de către auditorii interni, cât şi cei externi. În plus, volumul mare de informaţii disponibile creează cerere suplimentară în ceea ce priveşte analiza şi interpretarea informaţiilor pentru luarea deciziilor.

A. Caglio (2003), R. Scapens , M. Jazayeri (2003), T. Hyvönen et al. (2006) susţin în lucrările lor ideea hibridizării profesiei contabile: grupuri profesionale diverse, ca o consecinţă a adoptării noilor tehnologii şi, în special a implementării sistemelor ERP, încep să înveţe să execute sarcini specifice contabilităţii. Pe de altă parte, hibridizarea însemnă că profesioniştii contabili trebuie să deţină cunoştinţe hibride, adică trebuie să aibă expertiză atât în contabilitate, cât şi în probleme generale legate de sistemele şi tehnologiile informaţionale.

În anticiparea acestor dezvoltări, AICPA 1 (American Institute of Certified Public Accountants) a înfiinţat în 1997 comitetul special SCAS (Special Committee on Assurance Services) care a propus câteva tipuri de servicii contabile noi. SCAS a extins gama serviciilor contabile pentru a putea cuprinde atât servicii tradiţionale care au ca obiectiv credibilitatea informaţiei (cum este auditul), dar şi servicii care au ca obiectiv relevanţa informaţiei şi utilizarea ei cât mai eficientă în luarea deciziilor. Serviciile contabile devin din ce în ce mai extinse, ceea ce, în schimb, solicită

un nivel extrem de înalt de pregătire şi competenţă din partea profesioniştilor contabili. În mod tradiţional, rolul contabilului în organizaţie era înţeles ca fiind acela de a înregistra fluxurile monetare ale organizaţiei în termeni de intrări şi ieşiri, de a interpreta aceste informaţii şi de a le raporta utilizatorilor. Astăzi, se aşteaptă ca profesioniştii contabili să fie antreprenori, analişti financiari, specialişti în vânzări, buni comunicatori, negociatori, specialişti în relaţii cu publicul şi manageri [IFAC, 1996]. Conform lui P. Favaro (2001), profesioniştii contabili trebuie să joace astăzi un rol dinamic în patru domenii critice:

conducerea organizaţiei;

planificarea strategică;

managementul informaţiei;

relaţiile cu investitorii.

1 www.aicpa.org/

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

Aceste observaţii sunt concordante cu opiniile autorilor T. Malone şi J. Rockart (1995): Ce se va întâmpla pe măsură ce societatea globală de astăzi se va îndrepta către o lume în care cantităţi enorme de informaţii devin disponibile şi pot fi uşor de obţinut? În mod evident, această lume va necesita noi servicii atât automate, cât şi umane, pentru a filtra acest volum enorm de informaţii disponibile. În general, pe măsură ce volumul de informaţii creşte, oamenii care pot analiza, înţelege şi acţiona creativ asupra informaţiilor în situaţii care nu pot fi automatizate vor deveni mult mai valoroşi. Astfel, volumul mare de informaţii disponibile pentru utilizatorii interni şi externi determină noi oportunităţi pentru profesioniştii contabili, ei fiind aceia care pot determina care informaţii sunt relevante pentru luarea deciziilor şi cum trebuie utilizate aceste informaţii.

Extinderea serviciilor este doar un exemplu despre cum evoluţiile în domeniul

tehnologiei informaţiei creează noi oportunităţi pentru profesioniştii contabili. Următoarele exemple vin să întărească această afirmaţie:

informatizarea a creat cerere pentru analişti, proiectanţi şi implementatori de sisteme informaţionale contabile. Această cerere este în continuă creştere pe măsură ce afacerile adoptă tehnologii şi produse software din ce în ce mai sofisticate;

complexitatea în creştere a sistemelor informaţionale de afaceri creează noi oportunităţi pentru fraude, ceea ce sporeşte cererea pentru auditarea fraudelor, auditarea sistemelor informaţionale contabile şi servicii contabile juridice. Tendinţa creşterii volumului şi complexităţii infracţionalităţii legată de datele sistemelor informaţionale va continua în viitor;

Internet-ul şi tehnologiile sale au creat oportunităţi pentru profesioniştii contabili în domeniul serviciilor de consultanţă;

dezvoltarea sistemelor inteligente (inteligenţa artificială, agenţi inteligenţi) poate conduce către înlocuirea contabilului din activităţile de rutină. Astfel, profesionistul contabil va trebui să se orienteze către servicii cu valoare adăugată ridicată. Ele transformă profesionistul contabil din producător de informaţii în creator de cunoştinţe.

O implicaţie semnificativă a dezvoltării societăţii informaţionale, evidentă din exemplele anterioare, este că multe din noile oportunităţi care apar pentru profesioniştii contabili necesită cunoştinţe avansate în domeniul tehnologiei informaţiei. Pentru abordarea cu succes a unor astfel de servicii, contabilii vor avea nevoie de pregătire şi aptitudini profesionale mult mai avansate decât aveau în trecut. Deseori sunt exprimate îngrijorări în ceea ce priveşte abilitatea profesioniştilor contabili de a concura cu succes într-o piaţă a serviciilor informaţionale în permanentă dezvoltare. De fapt, conform lui Tallberg (1996), mulţi dintre liderii profesiei contabile sunt de acord că dacă profesioniştii contabili nu obţin competenţe în domeniul IT, vor avea mari probleme în ceea ce priveşte continuarea exercitării profesiei.

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

La nivel internaţional, profesia, deşi lent, pare să răspundă la astfel de îngrijorări. AICPA a publicat încă din 1996 o monografie intitulată Competenţele IT în profesia contabilă. Strategiile de implementare ale AICPA pentru Ghidul Internaţional de Educaţie nr. 11 – Implicaţii ale educaţiei şi practicii [AICPA, 1998] recomandă o atenţie sporită faţă de tehnologiile informaţionale atât în pregătirea

universitară, cât şi în pregătirea continuă a profesioniştilor contabili. În plus, AICPA

a încheiat parteneriate cu organizaţii mari din domeniul tehnologiei informaţiei,

printre care şi Microsoft, în scopul oferirii de pregătire avansată în acest domeniu pentru profesioniştii contabili practicieni. În Ghidul Internaţional pentru Educaţie (Information Technology in the

Accounting Curriculum), IFAC 1 sintetizează dezvoltările în domeniul tehnologiilor

informaţionale şi oportunităţile pe care acestea le prezintă pentru profesia contabilă astfel [IFAC, 2006]:

contabilul utilizator al tehnologiilor informaţionale. Ca utilizatori, membrii profesiei contabile trebuie să fie cunoscători ai unor domenii cum ar fi:

prelucrarea electronică, calculatoare, pachete de aplicaţii software, Internet necesare pentru activităţile lor;

contabilul manager al sistemelor informaţionale: membrii profesiei contabile trebuie să deţină cunoştinţe despre aspecte legate de personal, evaluarea performanţelor, proceduri, control, salvarea şi siguranţa datelor, metode de management al proiectelor, toate în contextul utilizării tehnologiilor informaţionale;

contabilul proiectant de sisteme informaţionale: membrii profesiei trebuie să aibă cunoştinţe despre metodele şi tehnicile alternative de proiectare a sistemelor informaţionale şi să fie în măsură să le selecteze pe cele care se potrivesc cel mai bine sistemelor din domeniu contabilităţii;

contabilul implementator de sisteme informaţionale: membrii profesiei trebuie să cunoască tehnologiile informaţionale şi sistemele informatice existente, să urmărească evoluţia lor şi să fie capabili să le implementeze şi să le utilizeze eficient în activitatea lor;

În România, lucrurile în acest domeniu evoluează mai lent. Deoarece nu dorim

o analiză exhaustivă din acest punct de vedere a situaţiei profesiei contabile din

România, enunţăm doar trei observaţii care să vină în sprijinul afirmaţiei făcute:

în cadrul Programului naţional de dezvoltare profesională continuă stabilit de către CECCAR pentru perioada 2007-2011, există un singur curs care abordează tehnologiile şi sistemele informaţionale contabile, Cursul 4 - Sisteme Informatice [CECCAR, 2008b]. Cursul de Sisteme Informatice, este inclus în Programul cadru de pregătire adresat nivelului mediu şi avansat. Facem observaţia că acest curs nu s-a regăsit însă în nici unul din

1 www.ifac.org

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

calendarele cursurilor de pregătire ale filialelor CECCAR din ţară, stabilite pentru anii 2007, 2008 şi 2009;

curicula pregătirii superioare este, de asemenea, săracă în cursuri dedicate domeniului tehnologiilor informaţionale. Ea cuprinde de cele mai multe ori un curs introductiv, un curs de baze de date, în cel mai bun caz şi un curs dedicat programelor de contabilitate;

o adevărată lovitură dată domeniului, aşa cum aprecia profesorul Ioan Andone în lucrarea Contabilitate, tehnologie şi competitivitate (2006), a fost eliminarea specializării Informatică de gestiune din cadrul domeniului de doctorat Contabilitate. Acesta a fost, probabil, unul din motivele care au determinat o tendinţă nepermisă de diminuare a ponderii disciplinelor de informatică în pregătirea contabililor din România.

Astăzi, prin informatizarea pe scară largă a activităţii organizaţiilor toate problemele, chiar şi cele în domeniul contabilităţii, duc la software [Arnold, Sutton, 2007]. Mai mult de jumătate din timpul de lucru al unui contabil poate fi destinat proiectării şi implementării sistemului, negocierilor pentru achiziţionarea software-

ului, instruirii altor persoane pentru utilizarea noului sistem şi integrării noului sistem în platforma de lucru. Mulţi contabili sunt în mod curent implicaţi în implementarea sistemelor ERP. Implementarea unui astfel de sistem presupune reorganizarea activităţii organizaţiei după modelul software-ului, sau adaptarea software-ului la particularităţile activităţii organizaţiei. Adaptarea unui software complex cum este un sistem ERP, nu este deloc simplă şi necesită proiecte dedicate, laborioase şi costisitoare. În general, sistemele ERP au avut implicaţii notabile pentru profesioniştii contabili. Sarcinile pe care ei trebuie să le execute includ din ce în ce mai mult alte sarcini decât cele tipice de contabilitate, cum ar fi:

participarea la proiectarea generală a sistemului informaţional prin evaluarea cerinţelor standard şi ad-hoc de raportare curente şi viitoare;

participarea la achiziţionarea software-ului;

participarea la implementarea software-ului;

instruirea celor care vor utiliza sistemul ERP;

activităţi legate de mentenanţa sistemului.

Asemenea proiecte înseamnă că profesioniştii contabili primesc „o nouă slujbă” ca principali utilizatori ai noului sistem, inclusiv mentenanţa sistemului [Granlund, 2007]. Ei devin responsabili pentru efectuarea schimbărilor în sistem atunci când este nevoie din cauza schimbărilor organizaţionale sau noilor cerinţe de raportare de exemplu.

Cu astfel de schimbări strategice, profesioniştii contabili ar trebui să fie capabili să-şi dezvolte aptitudini necesare pentru a concura cu succes pe piaţa noilor servicii informaţionale. Această viziune este împărtăşită de mulţi dintre liderii profesiei. De exemplu, Robert Mednick, fost preşedinte al AICPA, observa încă din

recenta explozie a informaţiei va solicita aptitudini noi şi în creştere pentru

profesioniştii contabili în ceea ce priveşte analiza, obţinerea şi evaluarea

1996:

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

informaţiilor. Această nouă lume va deschide reale oportunităţi pentru noi servicii, servicii aducătoare de plus-valoare din partea profesiei. Dacă vom răspunde acestor provocări serios şi entuziast, nu există nici un motiv ca să nu privim profesioniştii de astăzi ca fiind primii „profesionişti ai informaţiei” de mâine [Mednick, 1996]. Schimbarea de la rolul de contabil la cel de „profesionist al informaţiei” perpetuează trendul istoric către crearea de locuri de muncă de nivel ridicat în domeniu, prin extinderea funcţiilor contabililor de la nivel de execuţie.

Există motive de optimism pentru viitorul profesiei contabile. Profesioniştii contabili joacă un rol din ce în ce mai important în societatea informaţională. Astfel, vor exista numeroase noi oportunităţi pentru contabili, care vor trebui să ofere servicii din ce în ce mai valoroase în viitor. Creşterea nivelului de cunoştinţe şi aptitudini necesare pentru oferirea unor astfel de servicii, vor impune o mai mare specializare a contabililor, precum şi o creştere a nivelului lor de pregătire profesională. Aceste schimbări ar trebui, de asemenea, să crească nivelul profesiei şi să îmbunătăţească calitatea serviciilor oferite de membrii ei. Pe de altă parte, profesioniştii contabili care nu se vor adapta la noile condiţii şi cerinţe vor avea enorme dificultăţi în a-şi exercita profesia sau chiar vor fi incapabili să-şi mai exercite profesia.

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

1.7. Verificarea cunoştinţelor

1. Care sunt caracteristicile calculatoarelor mainframe şi ale produselor software pentru contabilitate dezvoltate pentru aceste calculatoare?

2. Care sunt caracteristicile minicalculatoarelor şi a produselor software pentru contabilitate dezvoltate pentru aceste calculatoare?

3. Descrieţi caracteristicile tipurilor de produse software pentru contabilitate în funcţie de granularitatea proiectării;

4. Ce presupun scalabilitatea, performanţa şi adaptabilitatea produselor software pentru contabilitate?

5. Prezentaţi nivelurile de proiectare a produselor software pentru contabilitate bazate pe componente.

6. Prezentaţi arhitecturile client/server ale produselor software pentru contabilitate.

7. Caracterizaţi produsele software pentru contabilitate în contextul dezvoltării sistemelor integrate de întreprindere.

8. Prezentaţi caracteristicile d-contabilităţii;

9. Prezentaţi caracteristicile i-contabilităţii;

10. Prezentaţi caracteristicile k-contabilităţii;

11. Care sunt efectele cele mai vizibile ale noilor tehnologii informaţionale asupra profesiei contabile?

12. Care sunt noile competenţe pe care trebuie să le aibă profesionistul contabil în contextul noilor tehnologii informaţionale?

13. Dacă pentru obţinerea datelor într-o altă ordine este necesară crearea unui alt fişier, datele sunt organizate în:

a. Fişiere indexate;

b. Baze de date relaţionale;

c. Fişiere secvenţiale;

14. Dacă un produs software pentru contabilitate suportă oricând creşterea numărului de utilizatori:

a. Produsul este adaptabil;

b. Produsul este performant;

c. Produsul este scalabil.

15. Care din următoarele tipuri de produse software pentru contabilitate sunt mai adaptabile?

a. Produsele modulare;

b. Produsele bazate pe procese;

c. Produsele bazate pe componente;

16. Care din următoarele tipuri de produse software pentru contabilitate au o granularitate mai mare?

a. Produsele modulare;

Evolutia dezvoltării produselor software pentru contabilitate

b. Produsele bazate pe procese;

c. Produsele bazate pe componente;

17. Existenţa unui server de baze de date şi a staţiilor client permite obţinerea:

a. Unei arhitecturi client/server pe 2 niveluri;

b. Unei arhitecturi client server pe 3 niveluri;

c. Unei arhitecturi client server pe n niveluri;

18. Care este cel mai mare producător român de produse ERP:

a. TotalSoft;

b. WizRom

c. Siveco;

19. Sistemele de contabilitate autonome, parţial integrate şi integrate sunt caracteristice:

a. D-contabilităţii;

b. I-contabilităţii;

c. K-contabiltăţii;

20. Care din următoarele enunţuri este fals

a. Hibridizarea profesiei contabile presupune ca profesioniştii contabili

să instruiască utilizatorii programului de contabilitate;

b. Hibridizarea profesiei contabile presupune ca profesionistul contabil să fie capabil să fie capabil să întocmească evidenţe contabile pentru entităţi cu obiecte de activitate cât mai variate;

c. Hibridizarea profesiei contabile presupune ca operatorul de la facturare să realizeze articolul contabil pentru facturile emise;

Contabilitatea ca sistem informațional

Cap.2.

Contabilitatea ca sistem informaţional

M.W. Glautier şi B. Underdown (2001) consideră contabilitatea drept cel mai important subsistem al sistemului informaţional al unei organizaţii. De asemenea, contabilitatea este principala sursă de informaţii la nivelul unei organizaţii. Evidenţa economică furnizează 80% din totalul informaţiilor care circulă în cadrul unei organizaţii. Dintre acestea, 46-50% sunt informaţii furnizate de contabilitate [Matiş,

2003].

2.1. Atributele contabilităţii ca sistem informaţional

În 1941, American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) defineşte contabilitatea ca fiind arta de a înregistra, clasifica şi sintetiza într-o manieră relevantă şi în termeni de bani, tranzacţiile şi evenimentele care au, în parte cel puţin, un caracter financiar şi de a interpreta rezultatele acestora. Ca urmare a creşterii şi dezvoltării economice, înţelesul termenului contabilitate treptat a devenit mult mai larg. În 1966, American Accounting Association (AAA) defineşte contabilitatea drept procesul de identificare, măsurare şi comunicare a informaţiilor economice pentru a permite utilizatorilor de informaţii să emită judecăţi şi să ia decizii informate. Mai mult, în 1970, Accounting Principles Board al AICPA precizează că funcţia contabilităţii este aceea de a oferi informaţii cantitative, în principal de natură financiară, despre entităţile economice, care să fie utile în luarea deciziilor economice. Astfel, contabilitatea poate fi definită ca: procesul de identificare, măsurare, înregistrare şi de comunicare a evenimentelor economice, considerate în termeni de tranzacţii economice şi de afaceri, utilizatorilor interesaţi [Needles et al., 2001]. Într-o accepţiune mai recentă şi autohtonă, principala sursă de drept contabil 1 , consideră contabilitatea drept instrument principal de cunoaştere, gestiune şi control al patrimoniului şi al rezultatelor obţinute. Pe aceeaşi linie se înscriu şi opiniile cercetătorilor renumiţi în domeniu: N. Feleagă, L. Malciu (2002, 2004a), M. Ristea, C.G. Dumitru (2005, 2006), E. Horomnea (2003b), M. Ristea (2003b), D. Matiş et al. (2004, 2005), O. Călin et al. (2008) care consideră contabilitatea o ştiinţă care observă şi cuantifică în limbaj cifric existentul şi mişcările produse în

1 Legea contabilităţii nr. 82/1991, modificată şi republicată în MO 454/18.06.2008

Contabilitatea ca sistem informațional

structura patrimoniului, determină mărimea acestor modificări, delimitează cauzele care le-a generat, stabilind în final natura rezultatelor obţinute. Într-o accepţiune mai generală, de natură socială, E. Horomnea consideră contabilitatea drept aritmetică a afacerilor, un sistem logic şi raţional de informare

limbaj formalizat de

specializată, supus unor convenţii şi norme definite comunicare pentru lumea afacerilor [Horomnea et al., 2007].

Definiţiile de mai sus conţin patru atribute esenţiale ale contabilităţii [Bodnar, Hopwood, 2004; Needles et al., 2001]:

evenimentele economice;

operaţiile specifice: identificarea, măsurarea, înregistrarea şi comunicarea;

organizaţia;

utilizatorii informaţiei contabile.

Evenimentele economice Un eveniment economic reprezintă o consecinţă produsă într-o entitate economică. Evenimentele economice sunt clasificate în evenimente externe şi

evenimente interne. Un eveniment extern implică un transfer/schimb a ceva de valoare între două sau mai multe entităţi. Acest transfer/schimb poartă denumirea de tranzacţie. Un eveniment intern este un eveniment economic care apare şi se desfăşoară în întregime în cadrul unei organizaţii. Din punctul de vedere al evenimentelor, contabilitatea se confruntă astăzi cu două provocări majore:

creşterea numărului şi importanţei evenimentelor externe pentru orice organizaţie;

schimbarea mijloacelor de producere a evenimentelor economice, acestea devenind din ce în ce mai mult mijloace de natură electronică.

Operaţiile specifice Identificarea înseamnă determinarea a ceea ce va fi înregistrat, ceea ce presupune clasificarea evenimentelor ce vor fi înregistrate de către contabilitate. Implică activităţi de observare şi selectare a acelor evenimente economice care sunt considerate că fac parte din evidenţa contabilă a activităţii economice. Tranzacţiile de afaceri şi alte evenimente economice sunt evaluate pentru a determina dacă acestea trebuie înregistrate ca tranzacţii contabile. Gradul de pregătire a angajaţilor, schimbările survenite în politicile manageriale şi schimbările de personal, de exemplu, sunt importante, dar nici una din ele nu sunt înregistrate în conturi. În ceea ce priveşte identificarea, o provocare majoră o constituie faptul că, în condiţiile unor sisteme informaţionale contabile din ce în ce mai performante, identificarea va trebui să fie realizată automat de către acestea, şi nu de către profesionistul contabil.

Contabilitatea ca sistem informațional

Măsurarea înseamnă cuantificarea (inclusiv evaluarea) tranzacţiilor de afaceri în termeni financiari, utilizând unitatea monetară ca unitate de măsură. Dacă un eveniment nu poate fi urmărit, cuantificat în termeni monetari, atunci nu este luat în considerare pentru înregistrarea în contabilitate. Acesta este motivul pentru care evenimente importante cum ar fi numirea unui nou director, semnarea unui contract sau schimbarea de personal nu se regăsesc în registrele contabile. Din acest punct de vedere provocarea majoră care face obiectul multor cercetări în domeniu o reprezintă astăzi măsurarea şi înregistrarea în contabilitate a bunurilor intangibile: know-how, abilităţi, personalitate, reputaţie şi experienţă, documentaţia unui produs software etc.

Înregistrarea reprezintă ansamblul operaţiilor de sintetizare şi agregare a datelor contabile obţinute în urma identificării şi măsurării. Odată ce evenimentele economice sunt identificate, măsurate şi exprimate în termeni monetari, acestea sunt înregistrate în registrele contabile în ordine cronologică şi într-o manieră sistematică. Un eveniment trebuie înregistrat atât în cuvinte, cât şi în cifre 1 . În condiţiile dezvoltării tehnologiilor şi sistemelor informaţionale, înregistrarea va trebui să devină (într-o bună măsură a devenit deja) o operaţie complet automatizată.

Comunicarea. Evenimentele economice sunt clasificate, măsurate şi înregistrate cu scopul de a obţine informaţii pertinente şi de a le comunica, într-o anumită formă, managementului şi altor utilizatori interni şi externi. Informaţiile sunt comunicate prin intermediul situaţiilor financiare obligatorii (registre, balanţe de verificare, bilanţul, contul de profit şi pierdere, situaţia modificărilor capitalului propriu, situaţia fluxurilor de trezorerie, note explicative) 2 şi a rapoartelor. Rapoartele pot fi zilnice, săptămânale, lunare, trimestriale, anuale în funcţie de necesităţile de informare ale utilizatorilor. În condiţiile în care, prin utilizarea noilor tehnologii şi sisteme informaţionale, procesul de raportare va deveni din ce în ce mai mult un proces automat, un factor important în procesul de comunicare a informaţiilor contabile este capacitatea profesionistului contabil de a concepe noi rapoarte şi de a interpreta datele raportate. Sistemul informaţional contabil trebuie să fie capabil să comunice în timp util, informaţia care trebuie, persoanei care trebuie. O altă provocare majoră o constituie existenţa unor limbaje de raportare standardizate care vor trebui să fie utilizate şi în România. Astfel de limbaje sunt XML (Extensible Markup Language) şi XBRL (Extensible Business Reporting Language).

Organizaţia reprezintă ansamblul structurilor de natură umană, materială, tehnologică, informaţională şi funcţională, constituită în vederea desfăşurării de activităţi economice pentru producerea de bunuri şi servicii [Verboncu, 2005].

1 Legea contabilităţii nr. 82/1991, modificată şi republicată în MO 454/18.06.2008 2 OMF nr. 1752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene, publicat în MO nr. 1.080 bis/30.11.2005

Contabilitatea ca sistem informațional

Activităţile pot fi organizate prin alegerea celei mai potrivite forme de organizare care să se potrivească cu natura şi volumul de activitate efectuat. Potrivit Legii contabilităţii 1 , următoarele entităţi patrimoniale sunt obligate să organizeze şi să conducă contabilitate proprie:

societăţile comerciale;

societăţile, companiile naţionale;

regiile autonome;

societăţile cooperatiste;

Banca Naţională a României şi societăţile bancare;

institutele naţionale de cercetare-dezvoltare;

instituţiile publice;

unităţile de asigurări sociale, altele decât cele de stat;

asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop lucrativ;

personale fizice autorizate să desfăşoare activităţi independente.

Începând cu adoptarea Legii nr. 259/2007 din 19/07/2007 pentru modificarea şi completarea Legii contabilităţii nr. 82/1991 2 , sunt obligate să organizeze şi să conducă contabilitate proprie şi subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin persoanelor prevăzute la alin. (1) şi (2), cu sediul sau domiciliul în România, precum şi subunităţile fără personalitate juridică din România care aparţin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate. Astăzi, fenomenul globalizării şi dezvoltarea tehnologiilor informaţionale fac ca organizaţiile să nu mai fie structuri monolitice, ci ele tind să devină din ce în ce mai mult structuri complexe, interdependente şi interoperabile cu alte structuri şi organizaţii, rezultatul fiind aşa numitele organizaţii virtuale. Această evoluţie reprezintă o altă provocare căreia contabilitatea va trebui să-i răspundă în viitorul apropiat.

Utilizatorii informaţiilor contabile Oferta informaţională a contabilităţii se circumscrie devizei conform căreia producţia fără consum nu are sens. Fără o comandă socială determinată, acest gen de informaţie nu ar putea exista [Horomnea, 2003b].

Utilizatorii informaţiei contabile sunt structuraţi în următoarele trei categorii [Horomnea et al., 2007; Needles et al., 2001; Kimmel et al., 2008]:

utilizatori interni din cadrul managementului firmei: proprietari, parteneri, membrii consiliului de administraţie, manageri, şefi de departamente, supervizori (cenzori);

utilizatori externi care au un interes financiar direct:

o investitori actuali sau potenţiali folosesc informaţiile contabile pentru a decide dacă cumpără, păstrează sau vând investiţiile într-o entitate economică;

1 Legea contabilităţii nr. 82/1991, modificată şi republicată în MO 454/18.06.2008 2 Legea 259/2007 pentru modificarea şi completarea Legii contabilităţii nr. 82/1991 publicată în MO nr.506 din 27 iulie 2007.

Contabilitatea ca sistem informațional

o creditori actuali sau potenţiali (bănci, instituţii financiare, deţinătorii de obligaţiuni şi alţi creditori) evaluează riscul acordării de credite sau împrumutării de bani unei organizaţii, pe baza informaţiilor contabile şi a altor informaţii obţinute în legătură cu organizaţia respectivă;

utilizatori externi care au un interes financiar indirect: instituţii fiscale, instituţii de control, grupuri diverse cum ar fi: sindicate, clienţi, publicul, consultanţi financiari etc. Aceştia, pentru luarea diferitelor decizii, sunt indirect interesaţi de starea financiară a unei organizaţii, de capacitatea sa de a-şi onora obligaţiile pe termen scurt şi lung, de capacitatea de a face profit în viitor etc.

Utilizatorii interni, la rândul lor, sunt grupaţi pe cele trei niveluri de management [Bodnar, Hopwood, 2004; Kimmel et al., 2008]:

managementul de nivel înalt;

managementul de nivel mediu;

management de nivel scăzut.

Necesităţile lor de informare sunt diferite deoarece tipurile de decizii pe care le iau sunt diferite. Managementul la nivel înalt este concentrat pe planificarea strategică, managementul de nivel mediu are drept scop planificarea operaţională şi controlul, iar managementului de nivel scăzut îi revin deciziile legate de operaţiile de execuţie şi control (figura 5). Informaţiile sunt oferite în legătură cu diferite aspecte: resursele băneşti, estimările vânzărilor, rezultatul operaţiunilor, poziţia financiară, sursele fondurilor etc.

MMaannaaggeemmeenntt ddee nniivveell îînnaalltt SSttrraatteeggiicc MMaannaaggeemmeenntt ddee nniivveell
MMaannaaggeemmeenntt
ddee nniivveell îînnaalltt
SSttrraatteeggiicc
MMaannaaggeemmeenntt
ddee nniivveell
aaggrreeggaarree şşii
TTaaccttiicc
mmeeddiiuu
ffiillttaarree
OOppeerraaţţiioonnaall
MMaannaaggeemmeenntt
ddee nniivveell
ssccăăzzuutt
TTrraannzzaaccţţiioonnaall

Figura nr. 5 Utilizatorii interni şi informaţia contabilă (prelucrare după: Bodnar, Hopwood, 2004)

Principalele surse de informare pentru utilizatorii externi sunt situaţiile financiare şi rapoartele anuale, bianuale şi trimestriale ale organizaţiei. Aceste situaţii şi rapoarte arată situaţia financiară şi performanţa organizaţiei şi cuprind rapoartele auditorilor, rapoartele managerilor şi alte informaţii. Situaţiile financiare bianuale şi

Contabilitatea ca sistem informațional

trimestriale nu sunt auditate. În afară de aceste situaţii, utilizatorii externi pot accesa site-urile web ale organizaţiilor şi ale burselor de valori pentru a obţine rapoarte actuale, precum şi pentru a afla deciziile curente luate de către consiliile de administraţie. În concluzie, relaţiile dintre toate aceste elemente care formează atributele contabilităţii ca sistem informaţional pot fi sintetizate ca în figura 6.

Evenimente economice  Identificarea evenimentelor economice contabile (tranzacţiilor contabile)  Măsurare
Evenimente economice
Identificarea evenimentelor economice contabile (tranzacţiilor contabile)
Măsurare (unităţi monetare)
Înregistrarea (înregistrare, clasificare, agregare, filtrare)
Comunicare
(Realizarea rapoartelor contabile)
Utilizatori interni
(Analiză şi interpretare)
Utilizatori externi
Management la toate nivelurile
Direct interesaţi
Indirect interesaţi
Management
Management
Management
de nivel înalt
de nivel
de nivel
Creditori
Investitori
Autorităţi
Sindicate
Clienţi
mediu
scăzut
Decizii
extinderea
politica de
controlul
acordarea
decizii de
politici
nivel
decizii
sau
personal;
proceselor;
sau
investire;
fiscale;
retribuire
de
restrângerea
portofoliul de
nivel
sistarea
menţinerea,
control
;
cumpărare
afacerii;
furnizori şi
aprovizionare/
creditării;
majorarea
fiscalitate;
siguranţa
calitate
lansarea de
clienţi;
desfacere;
nivel
sau
politici
locului
produse,
noi
planificare
dobânzi
diminuarea
sociale
de
servicii;
produse/servi
operaţională;
penalizato
capitalului
;
muncă;
nivel
cii;
are;
investit;
protecţie
preţuri;
obiective pe
reînnoirea
socială;
termen mediu
sau
şi lung;
sistarea
contractelo
r
comerciale
;

Figura nr. 6 Atributele contabilităţii ca sistem informaţional

Interacţiunea

tuturor

acestor

atribute

formează

la

subsistemul informaţional contabil.

nivelul

organizaţiei

Contabilitatea ca sistem informațional

2.2. Atributele calitative ale contabilităţii ca sistem informaţional

Obiectivul contabilităţii este de a oferi informaţii privind situaţia financiară, performanţa şi schimbările survenite în situaţia financiară a unei organizaţii, ceea ce este util pentru un număr mare de utilizatori în luarea deciziilor economice. Pentru a fi util, sistemul informaţional contabil trebuie să producă informaţii care să aibă următoarele atribute: relevanţă, inteligibilitate, comparabilitate, credibilitate, neutralitate, prudenţă, integralitate [Andone, Tabără, 2006; Ristea, Dumitru, 2006; Matiş, et al., 2005; IASB, 2002].

Relevanţa – exprimă însuşirea informaţiei de a influenţa esenţial procesul de elaborare a deciziilor. În acest mod va putea fi estimată capacitatea organizaţiei de a profita de oportunităţi şi de a reacţiona rapid la situaţii nefavorabile, în sens de adaptare. Relevanţa informaţiei permite previzionarea rezonabilă a poziţiei şi performanţei financiare viitoare a organizaţiei. De aceea, informaţia relevantă este acea informaţie care ajută utilizatorii să evalueze corect evenimentele trecute şi prezente, confirmând sau corectând evaluările lor viitoare.

Inteligibilitatea – informaţiile contabile trebuie să fie înţelese uşor de utilizatorul care dispune de cunoştinţe suficiente privind desfăşurarea afacerilor şi, bineînţeles, de noţiuni de contabilitate. Aşa cum se desprinde din Cadrul general IASC, informaţiile despre probleme complexe care ar trebui incluse în situaţiile financiare, datorită importanţei lor în luarea deciziilor economice ale utilizatorilor, nu trebuie excluse doar pe motivul că ar putea fi prea dificil de înţeles pentru anumiţi utilizatori [IASC, 2002].

Credibilitatea. Informaţia este credibilă atunci când nu conţine erori

semnificative, nu este părtinitoare şi oferă suficiente elemente de certitudine în elaborarea deciziilor de către utilizatori. Următoarele elemente alcătuiesc credibilitatea informaţiei [Ristea, Dumitru, 2003]:

reprezentarea fidelă – informaţia oferită de sistemul informaţional contabil descrie în mod corect tranzacţiile şi evenimentele pe care le sugerează că le reprezintă, sau ar putea fi aşteptat în mod rezonabil că le reprezintă pentru utilizatori;

prevalenţa economicului asupra juridicului. Informaţiile sunt credibile dacă operaţiile şi evenimentele sunt contabilizate şi prezentate în concordanţă cu fondul şi realitatea economică şi nu doar cu forma lor juridică;

neutralitatea. Informaţia este neutră dacă este lipsită de deformare deci nu influenţează luarea unei decizii sau formularea unui raţionament;

Contabilitatea ca sistem informațional

prudenţa – presupune includerea unui grad de precauţie sau atenţie în folosirea raţionamentelor necesare pentru a face evaluările (estimările) cerute în condiţii de incertitudine, cum ar fi: nesupraevaluarea activelor şi veniturilor şi nesubevaluarea pasivelor sau cheltuielilor. Exercitarea prudenţei nu trebuie însă să permită constituirea de rezerve ascunse sau provizioane excesive, subevaluarea deliberată a activelor sau veniturilor, dar nici supraevaluarea deliberată a pasivelor sau cheltuielilor, deoarece situaţiile financiare nu ar mai fi neutre şi, în consecinţă, nici credibile;

integralitatea. Informaţia din situaţiile financiare trebuie să fie completă în limitele rezonabile ale pragului de semnificaţie şi costului obţinerii sale. O omisiune poate face informaţia să fie falsă sau să inducă în eroare decizia economică a utilizatorilor.

Comparabilitatea. Orice informaţie câştigă valoare dacă poate fi comparată în timp sau spaţiu, respectiv poate fi raportată la alte valori de referinţă. Evaluarea poziţiei financiare a firmei, performanţa şi modificările poziţiei financiare, presupune implicit compararea [Călin et al., 2008]. Astfel, este important să se realizeze consemnarea şi cuantificarea efectului financiar al aceloraşi tranzacţii şi evenimente în mod consecvent atât în cadrul organizaţiei de-a lungul timpului, cât şi în cadrul mai multor organizaţii în acelaşi moment. Comparabilitatea nu trebuie să conducă la imobilism şi stagnare în ceea ce priveşte aplicarea de noi politici şi standarde contabile noi sau îmbunătăţite [Horomnea et al., 2007]. Pentru a fi comparabile, rapoartele contabile ale mai multor organizaţii trebuie să reflecte aceeaşi perioadă, să folosească aceleaşi unităţi de măsură şi să aibă acelaşi format. Atributele calitative ale informaţiei contabile reprezintă una din trăsăturile fundamentale ale contabilităţii ca sistem informaţional. Astfel, contabilitatea poate fi sintetic descrisă ca în figura 7.

Contabilitatea ca sistem informațional

C ontabilitatea ca sistem informaț ional Figura nr. 7 Atributele calitative ale sistemului informaţional contabil

Figura nr. 7 Atributele calitative ale sistemului informaţional contabil

Cadrul general IASC defineşte, într-un mod riguros, limitele informaţiei relevante şi credibile, şi anume: oportunitatea, echilibrul cost-beneficiu şi echilibrul între atributele calitative [IASC, 2002; IASB, 2007]:

oportunitatea – vizează raportarea la timp a informaţiei pentru a-şi realiza utilitatea sa în deciziile economice. Orice întârziere exagerată în raportarea informaţiei conduce la pierderea relevanţei acesteia;

raportul cost-beneficiu. Beneficiile obţinute în urma utilizării informaţiilor ar trebui să depăşească costul furnizării acesteia. Evaluarea beneficilor şi costurilor reprezintă rezultatul unui raţionament profesional. În plus, costurile nu sunt suportate neapărat de acei utilizatori care se bucură şi de beneficii. De beneficii se pot bucura şi alţi utilizatori decât aceia pentru care informaţia este pregătită. De exemplu, furnizarea de informaţii suplimentare creditorilor poate reduce costurile îndatorării organizaţiei. Din acest motiv, analiza cos- beneficiu este dificil de aplicat fiind specifică fiecărui caz particular;

echilibrul între atributele calitative – reprezintă o necesitate în practică. În general, scopul este de a realiza un echilibru adecvat între toate aceste atribute, pentru a satisface obiectivul situaţiilor financiare;

imaginea fidelă. Situaţiile financiare trebuie să prezinte o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei şi modificărilor poziţiei financiare a unei organizaţii. Aplicarea principalelor atribute calitative şi a standardelor

Contabilitatea ca sistem informațional

adecvate de contabilitate are drept rezultat obţinerea unor informaţii care reflectă, în general, o imagine fidelă a organizaţiei.

2.3. Obiectul şi funcţiile contabilităţii ca sistem informaţional

Literatura de specialitate conţine numeroase puncte de vedere privind obiectul contabilităţii Cel mai frecvent sunt conturate două concepţii: concepţia juridică şi concepţia economică.

Concepţia juridică consideră că obiectul contabilităţii îl formează patrimoniul unui subiect de drept, privit prin prisma relaţiilor juridice, adică drepturile şi obligaţiile pecuniare ale unei persoane fizice sau juridice în corelaţie cu obiectele (bunurile, valorile) corespunzătoare [Feleagă et al., 2002].

Concepţia economică defineşte ca obiect al contabilităţii circuitul capitalului privit sub aspectul destinaţiei lui, respectiv capital fix şi capital circulant şi sub aspectul modului de dobândire, respectiv capital propriu şi capital străin (atras şi împrumutat) [Matiş et al., 1996, 2004].

Conform Legii contabilităţii nr. 82/1991 cu modificările ulterioare, obiectul contabilităţii patrimoniului îl constituie reflectarea în expresie bănească a bunurilor mobile şi imobile, inclusiv solul, bogăţiile naturale, zăcămintele şi alte bunuri cu potenţial economic, disponibilităţile băneşti, titlurile de valoare, drepturile şi obligaţiile persoanelor fizice sau juridice (subiecţi de drept), precum şi mişcările şi modificările intervenite în urma operaţiunilor patrimoniale efectuate, cheltuielile, veniturile şi rezultatele obţinute de acestea. În lucrarea Bazele contabilităţii (1980), profesorul D. Rusu defineşte obiectul contabilităţii cu multă originalitate: ansamblul mişcărilor de valori, exprimabile în bani, dintr-un perimetru de mică sau mare întindere (regie autonomă, societate comercială, instituţie publică, societate bancară etc.), precum şi raporturile economico-juridice în care unitatea patrimonială este parte şi care generează decontări băneşti; calculele contabilităţii reflectă deodată mişcarea şi transformarea mijloacelor, precum şi resursele în ordinea lor de formare şi după destinaţia lor în procesul de producţie.

Reprezentanţi de marcă ai comunităţii ştiinţifice româneşti arată că sistemul informaţional contabil trebuie să asigure, cel puţin, următoarele funcţii [Horomnea et al., 2003a, 2003b]:

Contabilitatea ca sistem informațional

funcţia de înregistrare şi prelucrare a datelor constă în consemnarea, potrivit unor principii şi reguli proprii, a proceselor şi fenomenelor economice ce apar în cadrul unităţilor patrimoniale şi se pot exprima valoric.

funcţia de informare constă în furnizarea de informaţii privind structura şi dinamica patrimoniului, a situaţiei financiare şi rezultatelor obţinute în scopul fundamentării deciziilor. Contabilitatea are o funcţie de informare internă (pentru conducerea unităţii) şi o funcţie de informare externă (a terţilor).

funcţia de control gestionar constă în verificarea cu ajutorul informaţiilor contabile a modului de păstrare şi utilizare a valorilor materiale şi băneşti, de gospodărire a resurselor, controlul respectării disciplinei financiare etc.

funcţia juridică - datele furnizate de contabilitate şi documentele de evidenţă servesc ca mijloc de probă în justiţie, pentru a dovedi realitatea unor operaţii economice şi pentru a stabili răspunderea patrimonială pentru pagubele produse.

funcţia previzională - informaţiile contabile aferente unei perioade deja încheiate pot fi folosite pentru determinarea tendinţelor de evoluţie a fenomenelor şi proceselor economice viitoare.

2.4. Locul şi rolul sistemul informaţional contabil în cadrul sistemului informaţional al unei organizaţii

Cu timp în urmă, munca legată de contabilitate era în totalitate manuală, iar

compartimentului de contabilitate îi lua extrem de mult timp pentru procesarea tranzacţiilor şi generarea rapoartelor contabile. Tehnologiile moderne au permis contabilităţii:

să elimine redundanţa;

să reducă numărul de persoane implicate în procesarea tranzacţiilor prin eliminarea punctelor de control suplimentare;

să automatizeze tranzacţiile de la facturarea electronică, la întocmirea Cărţii mari, a Balanţei, a Contului de profit şi pierdere, a Bilanţului etc.

Sistemul informaţional al unei organizaţii este descompus în două mari clase de subsisteme: subsistemul informaţional contabil (engl: Accounting Information System) şi subsistemul informaţional pentru management (engl: Management Information System) [Hall, 2006; Bodnar, Hopwood, 2004]. Diferenţa între cele două clase de sisteme constă în natura tranzacţiilor prelucrate: financiare sau nefinanciare. Prin tranzacţie se înţelege un eveniment care afectează organizaţia şi care este prelucrat de către sistemul informaţional într-o singură operaţie.

Contabilitatea ca sistem informațional

Tranzacţiile financiare sunt evenimente economice care afectează patrimoniul organizaţiei, sunt înregistrate în conturi şi sunt măsurate în unităţi monetare.

Tranzacţiile nefinanciare sunt evenimente care nu îndeplinesc definiţia unei tranzacţii financiare. De exemplu, adăugarea unui nou furnizor în lista furnizorilor posibili ai organizaţiei este un eveniment ce poate fi prelucrat de către sistemul informaţional al organizaţiei ca o tranzacţie, dar ea nu este o tranzacţie financiară. Tranzacţiile financiare şi cele nefinanciare sunt interdependente şi de multe ori sunt prelucrate de acelaşi sistem fizic.

Sistemul informaţional contabil prelucrează tranzacţiile financiare şi tranzacţiile nefinanciare care le afectează direct pe cele dintâi. De exemplu, schimbarea denumirii şi adresei unui client sunt prelucrate de către sistemul informaţional contabil pentru a actualiza datele clienţilor. Chiar dacă aceasta nu este o tranzacţie financiară, aceste schimbări oferă informaţii vitale pentru sistemul informaţional contabil.

Sistemul informaţional contabil se compune în general din trei subsisteme [Hall, 2006] (figura 8):

1. subsistemul de contabilitate generală – responsabil cu operaţiile lunare de descărcare de gestiune, de regularizare TVA, de închidere a conturilor de venituri şi cheltuieli) şi obţinerea situaţiilor financiare obligatorii ale organizaţiei: registre, balanţă, bilanţ etc.

2. subsistemul de gestiune - care înregistrează operaţiile zilnice ale organizaţiei, este responsabil cu oferirea de numeroase documente şi rapoarte. El este subsistemul central al sistemului informaţional al organizaţiei prin capturarea evenimentelor economice în tranzacţii financiare şi înregistrarea lor în registre. De asemenea, oferă informaţiile esenţiale personalului operativ pentru desfăşurarea activităţii de zi cu zi. În sistemul de gestiune, din cauza volumului foarte mare, mii de tranzacţii zilnice, tranzacţiile sunt grupate de regulă în trei categorii:

intrări – este compusă din subsistemele pentru evidenţa aprovizionărilor, pentru evidenţa plăţilor, pentru evidenţa personalului şi calculul salariilor, evidenţa mijloacelor fixe etc.;

ieşiri – este compusă din subsistemele pentru evidenţa vânzărilor şi a încasărilor;

operaţii interne – cel mai adesea este compusă din subsistemele pentru calculul costurilor şi cel pentru planificarea şi controlul producţiei.

3. subsistemul de raportare – care oferă managementului intern rapoarte şi informaţii necesare luării deciziilor cum ar fi: rapoartele de cost, rapoartele de stare a producţiei, rapoartele de stocuri, bugete, tablouri de bord, indicatori etc.

Contabilitatea ca sistem informațional

C ontabilitatea ca sistem informaț ional Figura nr. 8 Subsistemele sistemului informaţional contabil (sursa:

Figura nr. 8 Subsistemele sistemului informaţional contabil (sursa: prelucrare după Hall, 2006)

prelucrează tranzacţiile

nefinanciare, cele care nu sunt în mod normal prelucrate de către sistemul

informaţional

depăşesc posibilităţile sistemului informaţional contabil. Pe măsură ce organizaţia

creşte

suplimentare. Sistemul informaţional pentru management este cel care vine în întâmpinarea acestor necesităţi. Exemple de aplicaţii pentru diferite funcţii ale

apar funcţii şi necesităţi de informare

Managementul organizaţiei necesită informaţii care

Sistemul

informaţional

contabil.

şi

pentru

management

ca

mărime

complexitate,

organizaţiei care fac parte din sistemul informaţional pentru management:

1. Funcţia financiară:

managementul portofoliului;

construirea şi urmărirea bugetelor;

2. Funcţia de marketing:

analize de piaţă;

dezvoltare de noi produse;

analize de produs;

3. Funcţia de distribuţie:

organizarea şi planificarea spaţiilor de depozitare;

Contabilitatea ca sistem informațional

planificarea livrărilor;

alocarea şi încărcarea mijloacelor de transport;

4. Funcţia de management a resurselor umane:

managementul calificării şi pregătirii personalului;

gestiunea unui sistem de beneficii pentru angajaţi.

Cele prezentate anterior arată clar că sistemul informaţional contabil este un subsistem care interacţionează cu
Cele prezentate anterior arată clar că sistemul informaţional contabil este un
subsistem care interacţionează cu întreaga organizaţie, cu diferitele subsisteme ale
acesteia: management, personal, marketing, cercetare-dezvoltare, tehnic, financiar
etc. (figura 9).
Personal
Bugete
Tehnic
Administrare
Contabilitate
Producţie
Management
Marketing
Cercetare -
dezvoltare

Tabel nr. 4 Interacţiunea contabilităţii cu celelalte subsisteme ale organizaţiei

Sistemul informaţional contabil, ca parte integrantă a sistemului informaţional al organizaţiei, interacţionează nu doar cu subsistemele interne, ci şi cu mediul extern: guvernul, creditorii, furnizorii, clienţii şi alte subsisteme ale mediului socio- economic. Această manieră de a vedea organizaţia face din sistemul contabil cel mai important element al sistemului informaţional al unei organizaţii, din următoarele motive [Glautier, Underdown, 2001]:

sistemul informaţional contabil este singurul care permite managementului şi utilizatorilor externi să obţină o imagine de ansamblu asupra întregii organizaţii;

sistemul informaţional contabil leagă alte subsisteme informaţionale importante cum ar fi: marketing, personal, cercetare şi dezvoltare şi producţie într-o asemenea manieră încât informaţiile tuturor acestor subsisteme să fie exprimate în ultimă instanţă în termeni financiari;

informaţiile nefinanciare din domenii cum sunt responsabilitatea socială şi resursele umane sunt integrate cu informaţiile contabile pentru a permite luarea de decizii;

Contabilitatea ca sistem informațional

integrarea contabilităţii cu celelalte subsisteme conduce la o viteză mai mare şi o acurateţe sporită în oferirea de informaţii utilizatorilor.

Legăturilor sistemului informaţional contabil cu celelalte componente ale sistemului informaţional al organizaţiei scoate în evidenţă locul sistemului informaţional contabil în cadrul sistemului informaţional al organizaţiei.

2.5. Arhitectura şi funcţiile sistemelor informaţionale contabile

Astăzi, sunt rare situaţiile în care nu se foloseşte un calculator pentru realizarea contabilităţii unei organizaţii oricât de mică ar fi aceasta, fie chiar şi cu ajutorul unei simple foi de calcul Excel. Astfel că, sistemele informaţionale contabile ale organizaţiilor se regăsesc astăzi în una din următoarele arhitecturi: sistem autonom, sistem parţial integrat şi sistem integrat [Ţugui, 2003].

Sistemul informaţional contabil autonom se caracterizează prin faptul că organizaţia are implementat un produs software de contabilitate generală (financiară) cu cele patru componente ale sale care nu este interconectat cu alte module ale contabilităţii de gestiune dacă acestea sunt implementate în companie. Documentele primare se vor înregistra în modulele de gestiune după care vor fi transmise la contabilitate unde vor fi înregistrate din punct de vedere contabil. Transferul de date între module, necesar pentru confruntare şi control, se face pe suport de hârtie sub formă de liste sau pe suport electronic (FloppyDisk, MemoryFlash, CD-ROM, DVD-ROM).

Sistemul informaţional contabil parţial integrat se caracterizează prin faptul că este implementat pe o reţea de calculatoare (LAN - Local Area Network), iar la înregistrarea documentului primar în modulele contabilităţii de gestiune, automat se creează şi articolul contabil aferent documentului. Aceste articole sunt salvate în jurnale care, ulterior, sunt transferate prin intermediul reţelei, de cele mai multe ori prin operaţii de import/export, în modulul de contabilitate financiară. Modulele au în acest caz dezvoltate interfeţe pentru importul/exportul de date.

Sistemul informaţional contabil integrat. Acest tip de sistem se bazează pe o arhitectuclient/server, o bază de date unică pentru tot sistemul şi pe faptul că documentul primar se înregistrează o singură dată în modulul de gestiune aferent şi automat, în timp real, el poate fi văzut de toate celelalte module ale sistemului, inclusiv modulul de contabilitate financiară pentru care se generează articolul contabil aferent. Atunci când modulele implementate într-un astfel de sistem

Contabilitatea ca sistem informațional

acoperă întreaga paletă de activităţi ale organizaţiei, sistemul poartă denumirea de sistem ERP - Enterprise Resource Planning. Principalele caracteristici ale celor trei arhitecturi pot fi urmărite în tabelul 5.

Tabel nr. 5 Arhitecturi ale sistemelor informaţionale contabile

Tip Sistem

Autonom

Parţial integrat

Integrat

 

PC-uri individuale, bază de date

Reţea de calculatoare LAN, produse informatice modulare cu baze de date proprii

Arhitectură client/server nTier Reţea LAN, MAN (Metropolitan Area Network), Internet Produse modulare Bază de date unică

Arhitectură

informatică

contabilă soft contabil ieftin

 

Orientare pe circuite contabile

Orientare pe

Orientare pe procese

departamente

Arhitectură

intrări-ieşiri, încasări- plăţi, producţie- stocuri-imobilizări, salarii

Contabilitate, Gestiune, Producţie, Personal-salarizare

Contabilitate financiară, Gestiune stocuri, Producţie, Aprovizionare, Desfacere

informaţională

Organizare

Introducerea manuală a datelor. Unele date se introduc în mod repetat. Compartimentul contabil exercită un control direct asupra tuturor datelor introduse în baza de date a contabilităţii

Contarea se realizează automat în urma descrierii evenimentului. Datele se pot introduce de către persoane fără pregătire de specialitate

Datele sunt preluate o singură dată şi sunt disponibile întregului sistem, inclusiv contabilităţii, în timp real în momentul şi la locul producerii lor. Descriere multiplă a evenimentelor.

contabilă

Se practică frecvent externalizarea contabilităţii

Se implementează proceduri de control al datelor înregistrate în contabilitate

Proceduri complexe de audit şi control a datelor înregistrare în contabilitate

Scop: orientare pur fiscală

Scop: orientare fiscală şi către factorii de decizie

Scop: sunt deserviţi informaţional utilizatori diverşi

Mărimea

     

întreprinderii

Mică

Mijlocii şi mari

Mari şi foarte mari

Sursa: (prelucrare după Ţugui, 2003)

Contabilitatea ca sistem informațional

Corespunzător acestor arhitecturi, producătorii de produse software pentru contabilitate oferă şi ei la rândul lor produse autonome, produse parţial integrate şi produse integrate.

Sistemul informaţional contabil acoperă cu informaţii toate celelalte componente ale sistemului informaţional. Lipsa unor informaţii contabile în celelalte subsisteme ale organizaţiei atrage după sine imposibilitatea luării deciziilor. De exemplu, în cazul necesităţii perfecţionării personalului, decizia de instruire a acestuia prin

intermediul unor cursuri de perfecţionare nu poate fi luată fără o analiză a ponderii cheltuielilor cu personalul în totalul cheltuielilor organizaţiei, evoluţia cheltuielilor cu personalul pe o perioadă relevantă, profitul obţinut de organizaţie în ultima perioadă etc. Astfel de date nu le poate oferi decât sistemul informaţional contabil. În general, rolul sistemului informaţional contabil este de a oferi informaţii:

utilizatorilor externi: clienţi, furnizori, investitori, instituţii financiare, instituţii ale statului prin subsistemul contabilităţii financiare;

utilizatorilor interni prin subsistemul contabilităţii manageriale; Din punct de vedere funcţional, sistemele informaţionale contabile sunt în esenţă sisteme pentru procesarea tranzacţiilor ele având rolul de a reflecta în orice moment activitatea organizaţiei în diferitele circuite operaţionale ale acesteia – urmărirea temporală şi spaţială a resurselor organizaţiei care se pot găsi în una din următoarele situaţii:

resursele sunt consumate pentru obţinerea de bunuri tangibile şi intangibile;

resursele sunt achiziţionate şi vândute;

resursele sunt transformate;

capitalul este sporit sau diminuat;

datoriile sunt în curs de achitare sau şi/lichidate;

Sistemul informaţional contabil utilizează toată infrastructura sa (oameni, echipamente, produse software, proceduri) pentru transformarea datelor despre activitatea organizaţiei în informaţii financiar-contabile pentru utilizatorii interni şi externi. Astfel, sistemul informaţional contabil îndeplineşte următoarele funcţii:

1. preluarea datelor provenite din exteriorul şi din interiorul organizaţiei (de la alte subsisteme) pe baza de documente. Orice operaţiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate dobândind astfel

calitatea de document justificativ 1 . După provenienţa lor aceste documente pot fi:

documente externe, emise de către: furnizori (facturi, chitanţe, trate de acceptat etc.), bănci (avize de creditare, avize de debitare, extrase de cont etc.), organisme sociale (avize, avertismente), clienţi (cecuri, trate acceptate de clienţi) etc.;

documente interne emise de organizaţie pentru:

o terţi: clienti (facturi, trate trimise spre acceptare), furnizori

1 Legea contabilităţii nr. 82/1991, modificată şi republicată în MO 454/18.06.2008

Contabilitatea ca sistem informațional

(cecuri, trate acceptate de organizaţie), bănci (remiteri de cecuri, borderouri de efecte, ordine de virament, ordine de plată); o nevoi interne (documente privind consumurile interne, transferul între gestiuni, activitatea de casierie, inventare, bugete, fişe de calculaţie etc).

2. prelucrarea şi stocarea datelor prin operaţii specifice ce au la bază documentele contabile pe parcursul unei perioade de gestiune, obţinându- se în final situaţiile financiar-contabile de sinteză;

3. schimbul de date şi informaţii în timpul perioadei de gestiune între componentele contabilitate şi financiar, între contabilitate şi alte compartimente şi între contabilitate şi exterior;

4. controlul datelor din sistem care trebuie asigurat atât de produsele software utilizate (prin proceduri de validare a datelor), dar şi de factorii de control financiar intern care trebuie să asigure un control periodic al datelor din sistem şi să îndrume activitatea desfăşurată în cadrul acestuia şi de organele de control externe care pot controla în orice moment activitatea ce se desfăsoară în cadrul sistemului informaţional contabil;

5. elaborarea situaţiilor financiar-contabile, care vor constitui viitoarele ieşiri informaţionale - cu condiţia ca acestea să capete acordul factorilor de control şi al celor decizionali, şi a diverse altor rapoarte necesare atât activităţii de gestiune cât şi factorilor de decizie ca sprijin în luarea deciziilor.

Contabilitatea ca sistem informațional

2.6. Verificarea cunoştinţelor

1. Descrieţi principalele atribute ale contabilităţii ca sistem informaţional.

2. Care

sunt

principalele

provocări

actuale

pentru

sistemul

informaţional

contabil?

3. operaţiile

Descrieţi

specifice

contabilităţi

ca

sistem

informaţional

şi

principalele provocări din perspectiva acestora.

4. Prezentaţi

principalele

informaţional;

atribute

calitative

ale

contabilităţii

ca

sistem

5. Prezentaţi obiectul şi funcţiile contabilităţii ca sistem informaţional;

6. Prezentaţi

cele

două

mari

subsisteme

ale

sistemului

informaţional

organizaţiei;

al

7. Prezentaţi subsistemul informaţional contabil al organizaţiei;

8. Descrieţi principalele arhitecturi ale sistemului informaţional contabil;

9. Descrieţi funcţiile sistemului informaţional contabil;

10. Care din următoarele elemente nu reprezintă un atribut al contabilităţii?

a. evenimentele economice;

b. identificarea şi măsurarea;

c. activitatea organizaţiei;

11. Produsele software pentru contabilitate vor realiza (unele deja o fac) automat articolele contabile fără intervenţia profesionistului contabil. Acest

fapt afectează:

a. Identificarea şi măsurarea;

b. Comunicarea şi înregistrarea;

c. Identificarea şi înregistrarea;

12. Bunurile intangibile aduc provocări în primul rând din perspectiva:

a. Identificării;

b. Măsurării;

c. Înregistrării;

13. Decizia de angajare a încă doi contabili în organizaţie aparţine:

a. Managementului de nivel înalt;

b. Managementului de nivel mediu;

c. Managementului de nivel scăzut;

14. Oferirea cu întârziere a informaţiei contabile afectează:

a. Relevanţa;

b. Credibilitatea;

c. Reprezentarea fidelă;

15. Funcţiile subsistemului pentru calculul costurilor este inclus în:

a. Intrări;

b. Ieşiri;

c. Operaţiuni interne;

Contabilitatea ca sistem informațional

16. Care din următoarele subsisteme nu face parte din sistemul informaţional contabil;

a. Subsistemul pentru evidenţa aprovizionărilor;

b. Subsistemul pentru planificare şi controlul producţiei;

c. Subsistemul pentru managementul resurselor umane;

Produse software pentru contabilitate

Cap.3.

Produse software pentru contabilitate

Într-un mediu de afaceri din ce în ce mai complex şi globalizat care necesită interconectivitate deplină între actorii participanţi, performanţa organizaţiilor depinde în foarte mare măsură de performanţa sistemelor informatice pe care le au implementate. La rândul ei, performanţa acestor sisteme depinde în primul rând de calitatea produselor software implementate.

3.1. Definiţii şi caracteristici

Pentru produsele software destinate contabilităţii se folosesc atât în literatura de specialitate, cât şi în literatura comercială o multitudine de termeni:

pachete de programe contabile cu variaţiile: pachete de produse software contabile, pachete de produse program contabile, pachete de produse software pentru contabilitate, pachete de produse program pentru contabilitate;

produse informatice generalizate pentru contabilitate cu variaţiile: produse software generalizate pentru contabilitate, produse generalizate pentru contabilitate, produse generalizate contabile, produse software generalizabile pentru contabilitate etc.;

produse informatice pentru contabilitate cu variaţiile: produse software pentru contabilitate, produse informatice contabile, produse software contabile. Toţi aceşti termeni, cu mici diferenţe, desemnează, în fapt, produsele informatice destinate domeniului contabilităţii.

Pachetele de programe contabile sunt produse software care acoperă un set complet de activităţi din domeniul contabilităţii. De obicei sunt compuse din mai multe module (în fapt, tot nişte produse software), fiecare destinat unei anumite activităţi specifice contabilităţii: modul pentru contabilitate generală, modul pentru gestiunea desfacerilor, modul pentru gestiunea aprovizionărilor, modul pentru evidenţa personalului şi calculul salariilor etc. Astfel de pachete de programe pot fi dezvoltate atât de către organizaţie, cât şi în afara organizaţiei de către firme specializate. De obicei astfel de pachete de programe se comercializează pe module, clientul având posibilitatea să aleagă toate modulele, un anumit modul sau orice combinaţie de module. Modulele sunt proiectate pentru a putea comunica între ele fie prin integrare parţială prin intermediul operaţiilor de import/export, fie

Produse software pentru contabilitate

prin integrare directă folosind aceeaşi bază de date şi, eventual, o interfaţă unificată.

Produsele informatice generalizate sunt dezvoltate doar de către producători specializaţi, fiind destinate comercializării către un număr mare de clienţi. Termenul generalizat se referă la faptul că produsul este proiectat să satisfacă cerinţele unui domeniu cu un grad mare de omogenitate (contabilitatea organizaţiilor, managementul resurselor umane, managementul producţiei în industria siderurgică, gestiunea desfacerilor în cadrul societăţilor de distribuţie etc., sunt exemple de astfel de domenii).

Produse informatice pentru contabilitate este un termen mai general, celelalte două putând fi substituite acestuia. În plus, el este mai adecvat tendinţei actuale de informatizare integrată a sistemelor informaţionale.

În general, un produs software pentru contabilitate trebuie să se caracterizeze prin:

să fie dezvoltat de firme specializate (care să garanteze calitatea produsului);

să fie însoţit de documentaţie fie sub formă de manual de utilizare, fie sub forma de Help încorporat în program.

să fie complet parametrizabil şi flexibil (uşor de adaptat);

să fie proiectat astfel încât să nu existe necesitatea introducerii repetate a aceloraşi date, indiferent în câte locuri sunt utilizate acestea în organizaţie;

să aibă implementat un sistem de control eficient al datelor prin proceduri automate de verificare şi validare a datelor care să asigure corectitudinea datelor stocate şi a informaţiilor obţinute;

să se adreseze unui număr mare de clienţi;

să fie capabil să comunice cu alte produse informatice prin interfeţe specializate;

să includă proceduri pentru actualizare automată, pentru salvarea şi restaurarea datelor;

să fie conceput modularizat în vederea actualizării rapide, fără necesitatea unei reproiectării semnificative.

Produse software pentru contabilitate

3.2. Funcţiile produselor software pentru contabilitate

Produsele software pentru contabilitate sunt dezvoltate pe cele două subsisteme ale contabilităţii:

contabilitatea generală (financiară) care cuprinde: contabilitatea intrărilor, contabilitatea ieşirilor, contabilitatea încasărilor şi plăţilor, contabilitatea operaţiunilor diverse (salarii, imobilizări, operaţii diverse de închidere a perioadei);

contabilitate managerială: gestiune stocuri, gestiune parteneri, salarii, imobilizări, calculaţie costuri, gestiunea bugetelor etc

Produsele software pentru contabilitatea generală trebuie să ofere astfel, următoarele funcţionalităţi minime [Ţugui, 2003]:

1. Contabilitatea intrărilor - trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

înregistrarea intrărilor de stocuri cu posibilitatea creării de conturi analitice pe element de stoc şi pe furnizor;

înregistrarea intrărilor de servicii cu posibilitatea creării de conturi analitice pe serviciu şi pe furnizor,

crearea Jurnalului de cumpărări;

actualizare Registru jurnal;

rapoarte pe tipuri de stocuri, pe furnizori, pe elemente de stoc, pe parteneri;

2. Contabilitatea ieşirilor trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

înregistrarea vânzărilor de stocuri;

înregistrarea consumului de stocuri;

înregistrarea transferului de stocuri;

crearea de conturi analitice pentru elementele de stoc şi pentru clienţi;

crearea Jurnalului vânzări;

actualizarea Registrului jurnal;

rapoarte pe elemente de stoc, pe clienţi, pe tipuri de ieşiri.

3. Contabilitatea trezoreriei trebuie să ofere cel puţin următoarele funcţii:

înregistrarea încasărilor;

înregistrarea plăţilor;

creare de conturi analitice pentru casă, bancă, parteneri;

crearea Registrului de casă şi a Registrului de bancă;

actualizarea Registrului jurnal;

<