Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Mediu Intern Si Extern Al Firmei
Mediu Intern Si Extern Al Firmei
Serviciile informaionale opereaz n contextul a dou medii: intern si extern. Amndou afecteaz
modul n care serviciile informaionale sunt conduse n scopul furnizrii de servicii ctre clienii lor. Dac
managerul i personalul nu au o viziune clar asupra acestor medii i asupra impactului pe care l au
asupra operatiilor lor, munca le este n zadar.
Mediul extern cuprinde conditiile exterioare n care serviciile informationale opereaz. Cele mai multe
organizatii opereaz n medii complexe, n schimbare, care n mod continuu creeaz noi provocri care
trebuie controlate pentru a asigura supravietuirea si succesul. Mediul intern al organizaiei cere aceeasi
atentie n conducere ca cel extern. Mediul intern cuprinde factorii din interiorul organizaiei care i
influenteaz activitatea. Factori precum: structura, cultura, valorile, stilurile manageriale, comunicarea,
tehnologia constituie mediul intern. De asemenea factorii mediului intern sunt influentati de mediul
extern.
O sarcin principal a managementului este s se asigure c serviciul informational este performant si se
adapteaz la schimbrile interne si externe. Acest lucru poate fi realizat prin cteva procese. Informatia
initial din mediul intern si extern trebuie s fie culeas, asimilat si evaluat. Cteva metode de evaluare
care pot fi folosite sunt: analiza SWOT, identificarea factorilor critici de succes si profilul de capabilitate
(capacitate).
O greseal a managementului ar fi s ignore sau s omit revizuirea continu a performantelor
organizatiei n raport cu mediul intern si extern. Adesea scuza pentru o astfel de practic este faptul c se
consum mult timp. Cei care fac astfel de afirmatii ar trebui s reflecteze asupra avantajelor revizuirii
pentru reducerea factorilor de risc n luarea deciziilor si pentru furnizarea altor oportunitti. n acelasi
timp se minimizeaz amenintarea si slbiciunea. Planificarea devine mai eficient prin folosirea unui
astfel de proces.
mediu ambiant. n acest sens, ntreprinderea este o component de baz a mediului extern, ca un sistem de
intrri (din mediul extern), procese i ieiri (ctre mediul, extern). Prin intrri, ntreprinderea se adapteaz
la mediu, iar prin ieiri aceasta va influena mediul.
Datorit complexitii i multidimensionalitii mediului n care ii desfoar activitatea ntreprinderea n
literatura de specialitate exista nc numeroase puncte de vedere cu privire la conceptul de mediu extern.
Astfel la modul cel mai general Ph Kotler consider ca mediul reprezint totalitatea forelor
necontrolabile la care ntreprinderea trebuie s-i adapteze politica i se constituie din participanii i
forele externe care influeneaz asupra posibilitilor ntreprinderii de a dezvolta i menine tranzacii
avantajoase.
La rndul su, un alt autor insist pe necesitatea tratrii mediului extern n strns corelare cu
calitatea vieii pe care, de altfel, o condiioneaz decisive. Dup cum calitatea vieii este definit printr-o
multitudine de componente, la fel i mediul extern trebuie definit prin multitudinea elementelor sale
componente, numite factori de mediu, care influeneaz ntr-un mod specific calitatea vieii.
Dei aceste defeniii au fost diferit selectate se poate de menionat c "mediul extern exprim ansamblu
unittilor economice a instituiilor financiar bancare, juridice, a organizaiilor politice de ocrotire a
sntii, de nvmnt i a tuturor elementelor exogene care inf1uieneaz i sunt influienate de
activitatea ntreprinderii.
Dac avem n vedere locul i rolul participanilor la acest cadru de desfurare a activitii ntreprinderii,
interaciunea i intensitatea cu care acioneaz forele constitutive, influenele pe care le exercit, putem
delimita dou componente, mediul intern sau micromediul i mediul extern sau macro mediul.
Micromediul este reprezentat de participanii la mediul cel mai apropiat al ntreprinderii i care
afecteaz posibilitile ei de a-i de servi clienii.
Macromediul este desemnat de forele societale cu raz mare de aciune, care afecteaz toi participanii
la micromediul ntreprinderii.
Delimitarea celor dou componente ale mediului extern are mare importan pentru planul organizrii
"supravegherea mediului de ctre ntreprindere. Astfel, dac micromediul poate fi supravegheat personal,
el avnd influen direct, fiind relativ controlabil i deci susceptibil modificrilor prin aciuni concertate,
elemetele macromediului sunt necontrolabile, nu pot fi inf1uenate, dar trebuie cunoscute i, pe aceast
baz, stabilite aciuni de adaptare a ntreprinderii la configuraia acestuia. Evident, ntre cele dou
componente ale mediului exist strnse relaii de intercondiionare i, de aceea, pentru nelegerea
ntregului mecanism de organizare i desfurare a activitii ntreprinderii este absolut necesar
cunoaterea mediului n care ea acioneaz, ntruct informaiile ample asupra mediului extern de care
dispune ntreprinderea modern i ofer posibilitatea nu numai s-i menin locul pe pia, dar s i
detecteze i s cucereasc alte piee i chiar s creeze noi piee de desfacere, nevoi de consum deci s
aduc schimbri n nsi structura mediului.
Pentru aceasta se impune o strict i continu supraveghere a factorilor exogeni i endogeni ai
mediului ntreprinderii, deoarece modificrile n structura i evoluia lor pot avea impact profund asupra
activitii ntreprinderii.
servicii. De exemplu, clienii care doresc acces la documentele multimedia au nevoie de canale de
telecomunicaii care s permit un flux mare de date, spre deosebire de cei care doresc numai informaii
de tip text.
Bibliotecile publice, chiocurile sau alte servicii publice ar trebui aezate n/sau lng centre comerciale la
care se ajunge usor cu maina proprie sau cu mijloacele de transport n comun. Bariere precum distana,
nlimea, sau bariere teritoriale cum ar fi cele politice sau mrimea campusului pot determina clienii s
renune la serviciile informaionale.
Gradul de integrare tehnologic i de inovare
Tehnologia poate fi definit ca acele cunostinte i tehnici disponibile pentru a produce bunuri si servicii.
Complexitatea tehnologiei influeneaz abilitile i competenele angajailor i clientilor serviciilor
informationale. Ea, de asemenea, poate spori sau inhiba abilitatea serviciului de adaptare rapid la
schimbare.
Avantajul competitiv poate fi obinut fie fiind primul pe pia, fie avnd abilitatea de a ajunge n vrf
printr-o aplicatie unic a tehnologiei n furnizarea serviciilor informationale specializate pentru clieni.
Serviciul informaional poate oferi alte servicii care s l situeze ntr-o poziie strategic n competitia pe
piat. Oricum, dac tehnologia este att de complex nct s inhibe capacitatea de a rspunde la
schimbare, atunci ea nssi devine o barier pentru organizaie.
Nivelul la care tehnologia este integrat ntr-o activitate a organizatiei, precum si capacitatea de
comunicare cu utilizatorii, va influenta abilitatea organizatiei de a se afla naintea concurentilor. De
exemplu, o editur poate obtine avantaj competitiv dac ofer posibilitatea de comand electronic si
servicii unice. De asemenea, acele structuri informationale care ofer servicii ce vin n ntmpinarea
nevoilor clientilor prin folosirea unei tehnologii adecvate vor avea o clientel mai fidel dect cele care
nu o fac.
Schimbrile tehnologice sunt att de rapide nct ceea ce astzi este nou mine poate fi vechi. Tehnologia
depsit poate fi costisitoare pentru organizatie i inutil pentru clieni. Accentul va trebui s se pun nu
numai pe informaiile privind noua tehnologie ci i pe descoperirea unor noi aplicaii pentru cea existent
care s permit o mai bun furnizare a serviciilor i creterea productivitii.
Clientii si pieele
Ca s furnizeze servicii eficiente, managerul trebuie s cunoasc piaa, adic utilizatorii actuali i
poteniali precum i statutul acestora. Nevoile clienilor poteniali ar trebui luate n considerare deoarece
serviciile informaionale nu pot acoperi ntreaga pia. Aceasta nseamn c unele servicii mai puin
cerute vor fi reduse sau anulate pentru a oferi altele ntr-o zon cu cerere crescut.
Schimbrile de pe piat cuprind att schimbri fundamentale ale pieei ct i schimbri ale nevoilor ntr-o
pia existent. Pentru analiza pieei cercettorii pot folosi studii, chestionare, interviuri n grup sau
individuale, discuii.
Factorul demografic
Cercetarea pieei cuprinde i analiza demografic a clienilor actuali i poteniali. Limba, cultura,
veniturile, puterea de cumprare, vrsta, distribuia i mobilitatea populaiei sunt elemente care pot
influena furnizarea de servicii informaionale. Serviciile informaionale specializate ofer informaii
despre angajat sau despre profilele organizaionale cum ar fi aria de expertiz, poziii, responsabiliti,
informaii utile procesului de planificare sau cercetrii pieei.
Piata muncii si relatiile concurentiale
Relaiile concureniale sau condiiile de munc oferite pot afecta capacitatea serviciilor informaionale de
a atrage oameni importani. Acestea pot afecta bugetul, avansrile, clasificarea angajailor i condiiile de
munc. Legislaia, de asemenea, poate influena procedurile de selecie a personalului. Serviciile
informaionale, ca toate organizaiile de altfel, pun accentul pe o fort de munc competen. Fr o
4
instruire adecvat i abiliti personale, capacitatea de a furniza servicii informaionale de calitate este
afectat. Calitatea i cantitatea muncii sunt influenate de nivelul i numrul cursurilor n universiti i
instituii de pregtire. Coninutul cursurilor de pregtire sau perfecionare trebuie s reflecte schimbrile
de pe pia.
Disponibilitatea resurselor
Functionarea serviciilor informationale necesit acces la resurse din mediul extern. Crtile, revistele,
documentele multimedia, statiile de lucru, hard-ul, soft-ul, informatiile electronice, toate si au originea n
mediul extern.
Schimbrile influenteaz capacitatea de aprovizionare cu astfel de bunuri care n timp poate afecta
furnizarea serviciilor informationale. Aceste schimbri pot duce la dispute concurentiale, crize n
productie, cresterea costurilor, discontinuitti n aprovi-zionarea cu produse sau servicii.
Stratificarea concurential
Concurenta poate fi definit ca acei competitori sau potentiali competitori implicati n acelasi tip de
afaceri. Concurenii pot fi grupai n funcie de caracteristicile proprietii, serviciilor sau pieelor. n orice
domeniu exist lideri i "outsideri". Pentru asigurarea unei baze comune si a unei msuri n controlul
calittii, n diferitele tipuri de servicii informationale trebuie s existe standarde minime.
Standardele pot fi aplicate la nivel internaional, naional sau organizaional. Standardele internaionale
acoper situatiile unde este necesar ca informatia s fie transmis n afara trii, de exemplu standardele
sau protocoalele utilizate n transmisiile telefonice sau fax. Standardele nationale pot fi utilizate n
transmiterea meta-datelor (date care descriu calitatea altor date) ntre organizatiile dintr-o ar.
Standardele pentru meta-date au devenit universale n descriere. Standardele organizaionale sunt acele
instrumente utilizate numai n cadrul organizaiei, spre exemplu o suit de versiuni de soft-uri pentru
automatizarea birourilor.
Conditiile cultural-sociale
Climatul social si cultural din mediul extern n care opereaz serviciul informational afecteaz activitatea
acestuia. Valorile sociale reflect coninutul, serviciile i atitudinile angajailor n munc.
Climatul politic
Climatul politic are o influen major asupra managementului serviciilor informaionale, mai ales n
privina modului n care angajaii i clienii sunt privii i asupra tipurilor de servicii furnizate. De
exemplu, concepiile politice asupra testrii pieei sau asupra ncheierii contractelor au impact puternic
asupra rolului i obiectivelor managementului, care mai departe influeneaz furnizarea serviciilor,
contractul de management sau cumprarea serviciilor.
1.3. Factorii S T E P
Mediul extern prezint importan prin impactul pe care acesta l are asupra organizaiei i care se
traduce n ameninri i oportuniti.
Analiza mediului exterior se desfoar pe mai multe componenete: social, tehnic, economic, politic,
care pot fi definite ca factorii STEP. La aceasta se pot adauga i elementele care deriv din acetia, i
anume infrastructura, sistemul legal, structura demografic, la care trebuie adugat sistemul concurenial
alctuit din concurena i piaa.
Componenta S sau factorul social poate avea un efect enorm asupra organizaiei. Aceti
factori pot cuprinde, de exemplu, atitudinea social, mrimea familiei.
O tendin social, care a avut i va avea un impact deosebit asupra organizatiilor i n primul rnd asupra
celor publice, a organizaiilor voluntare, este natalitatea. n acelai domeniu social enumeram i ali
factori ca sporirea mobilitii, creterea forei de munca feminine, afaceri etc.
Se poate arta c, n unele sectoare de activitate, creterea numarului de salariai n vrst sau, n unele
domenii, sporirea numrului de pensionari au implicaii asupra dezvoltrii. n aceeai direcie poate
aciona i creterea rapid a mobilitii lucratorilor, i n general, a populaiei. Structura populaiei ocupate
este in schimbare, in unele zone creste numarul celor in varsta i se reduce numarul celor tineri, ceea ce
impune modificarea politicilor de recrutare si instruire. De asemenea, cresterea numarului de salariati
femei impune noi politici de personal pentru selectie,recrutare si promovare.
Cel de al doilea factor este tehnologic. Adesea, acest factor are o mare forta asupra vietii oamenilor si
asigura adevarate minuni sau orori. Ritmul de dezvoltare sociala este de cele mai multe ori in functie de
numarul descoperirilor tehnologice. Acest factor este sub impactul tehnologiei informationale, care a
transformat toate palierele vietii actuale: organizatia lucrative sau cea de servicii, compartimentul
functional, subunitatea structurala de procesare, casa-familia, comertul, educatia-instruirea, recreereatimpul liber etc.
Cel de al treilea factor este cel economic, care poate fi conturat prin:
-nivelul si structura produsului intern brut;
-modificarile in nivelul cererii;
-numarul de salariati, someri si structura acestora;
-schimbari in nivelul preturilor;
-scena economica internationala;
Factorul economic are un impact foarte important in etapa de tranzitie a tarilor din estul Europei.
Astfel, nivelul si structura produsului intern brut actioneaza asupra cheltuielilor de bunuri si servicii,
cererea pentru unele bunuri si servicii creste, pentru altele se reduce, somajul oscileaza permanent,
preturile de asemenea, iar problemele economice au un caracter global. Important pentru manageri,
administratori, este anticiparea acestor modificari, pentru a dirija organizatiile potrivit schimbarilor din
mediu.
In contextul actual se poate sublinia importanta factorului puterea de cumparare ca o functie de
venituri curente, preturi, marimea economiilor, a datoriilor, posibilitatea de creditare, etc. De asemenea,
alti doi factori economici au implicatii puternice, si anume:
-rata de schimb
-rata dobanzii.
Ultimul factor, dar nu cel mai putin important, este cel politic.
Investigarea acestui factor presupune analiza legilor, a organismelor guvernamentale, grupurilor de
presiune care influenteaza si limiteaza actiunile organizatiilor. Tendintele politice actuale sunt cresterea
numarului de reglementari din sfera afacerilor si cea publica, sporirea grupurilor de interes public etc.
Acest factor are in prezent o importanta tot mai mare asupra organizatiilor si o importanta covarsitoare
asupra organizatiilor din sectorul public.
Mediul Economic
Condiii ale
produciei i
distribuiei
Mediul Social
Cultur, valori,
populaie,
Organizare
social
Organizaia
Mediul Politic
Influiene, legi,
politici publice,
guvernare
Mediul
Tehnologic
Mijloace i
metode de
producie,
resurse,
comunicaii,
cunotine
interesul ei dac se adapteaz cadrului creat de acetia. Macromediul deine locul esenial n ceea ce
privete orientarea activitii ntreprinderii n conformitate cu nevoile societii, el influennd aciunile
ntreprinderii prin mai multe tipuri de comportamente: comportamentul cumprtorului i comerului,
comportamentul i poziia concurenei i cel guvernamental.
Dinamica i complexitatea macromediului determin ample modificri n activitatea ntreprinderii, care
pot conduce la discontinuitate n activitatea ei, cu multiple implicaii, n funcie de mrimea i profilul
activitii, dar i de zone n care ea actioneaz.J.Stoner meniona c interaciunea mediu-ntreprindere se
poate sintetiza sub forma celor trei tipuri de mediu: stabil, schimbtor i turbulent.
Mediul stabil este un moment de scurt durat se caracterizeaz prin modificri la intervale mari,
cauza reprezentnd-o evenimente neeseniale, care sunt uor de prevzut, de aceea pune puine probleme
de adaptare a ntreprinderii. Acest tip de mediu asigur stabilitatea ntreprinderii, dar nu este un tip
caracteristic, se ntlnete destul de rar n ultimele decenii.
Mediul scimbtor - se caracterizeaz prin permanente modificri care sunt uor de prevzut Acest
tip de mediu imprim o viziune prospectiv ntreprinderii, ceea ce-i d posibilitatea s-i stabileasc cele
mai potrivite mijloace i forme n vederea confruntrii cu ceilali ageni economici este tipul obinuit de
mediu cu care se confrunt ntreprinderile n etapa actual.
Mediul turbulent- este definit de schimbri foarte accentuate, frecvente, brute, n direcii
imprevizibile, adesea transformatoare, ceea ce supune ntreprinderea unor presiuni deosebite, punndu-i
probleme dificile de adaptare, n genere greu de anticipat. Pentru a face fa acestui tip de mediu,
ntreprinderea trebuie s se caracterizeze prin flexibilitate, suplee, elasticitate a structurilor, n vederea
adoptrii rapide la un nou mod de aciune, la noi metode.
n etapa actual, n ara noastr se poate aprecia c ntreprinderea acioneaz ntr-un mediu
turbulent, determinat de situaia economic, social i politic din perioada de tranziie, n acelai timp,
constatm c cele mai multe ntreprinderi nu sunt pregtite pentru a aciona ntr-un astfel de mediu, unele
dintre ele fiind puse n situaia de a nu se putea adapta rapid la noua configuraie a mediului, contribuind
astfel la accentuarea caracterului turbulent al mediului.
Macromediul exercit o gam variat de influene asupra ntreprinderii, prin intermediul unui
complex de factori care, de altfel, constituie componetele lui, care trebuie abordate ntr-o strns
interdependen, chiar dac sunt de natur foarte divers: economic, demografic, tehnic, politic,
juridic, psihosocial, cultural, educaional, ecologic etc. Muli autori menioneaz c nu trebuie luat
n cosideraie doar prile pozitive pe care le ofer mediul dar i cele negative prezente sub forma de
riscuri. Astfel, Mathe desemneaz cinci tipuri de risc pe care le genereaz mediul, riscul: politic,
economic, juridic, tehnologic, financiar pe care ntreprinderea trebuie s le aib n vedere n alegerea
variantei optime a strategiei.
Astfel mai muli autori analiznd mediul extern consider c cei mai importani factori exogeni care
influeneaz activitatea ntreprinderii sunt cei care compun mediul: economic, politic, social-cultural,
demografic, tehnico-tiinific, natural i juridic.
Structura organizatoric
Complexitatea i rapiditatea schimbrilor din mediul extern influeneaz structura organizatoric intern.
Structurile organizatorice devin din ce n ce mai aplatizate, cu mai putine niveluri, pentru a rspunde mai
rapid schimbrilor mediului. Tendina este vizibil mai ales n organizaiile mici unde structurile sunt mai
flexibile. Aceasta permite organizaiei s se adapteze mai usor schimbrii.
Cultura
Pentru angajaii care opereaz ntr-un mediu n schimbare, comunicarea pe orizontal sau pe vertical este
absolut necesar. Accentul se pune mai mult pe furnizarea sfaturilor i informaiilor relevante dect pe
instruciuni i decizii. Cultura influeneaz luarea deciziilor n condiii de risc i inovare. n orice
organizaie trebuie s existe respect pentru i ntre oameni. Indivizii sunt apreciai i recompensati mai
ales pentru performante i inovare. Frecvent sunt oferite facilitti de autoperfectionare. Important este i
capacitatea de a realiza expertize, contacte i legturi cu exteriorul organizatiei. Deoarece sarcinile sunt
ntr-o permanent schimbare, un mare accent se pune pe valori organizationale precum: ncrederea,
deschiderea, capacitatea individual de a realiza legturi n organizatie.
Stilul managerial
Managerii cu cel mai mare succes n meninerea competitivitii n condiii de schimbare sunt cei care au
o viziune clar asupra viitorului. Acetia colaboreaz cu angajaii i se bucur de sprijinul acestora.
Acestea sunt caracteristicile stilului participativ. Adic luarea deciziilor n grup. n aceast situaie exist o
structur de control cu un nalt grad de comunicare n ambele sensuri. Informaia este liber pentru toi cei
implicai n procesul decizional, iar accentul se pune pe expertize personale.
Comunicarea
Comunicarea trebuie s fie deschis i liber. Indivizii au acces la orice informaii necesare lurii
deciziilor. De asemenea, accesul la informaie ntr-un mediu bazat pe ncredere este permis i stakeholderilor.
Tehnologia
Tehnologia este privit ca un mecanism de sprijin al comunicrii n organizaie i cu stakeholder-ii. Ea
este folosit pentru obinerea avantajului competitiv prin cstigarea ncrederii clienilor, prin abilitatea de
a oferi beneficii i servicii specifice pe care alii nu le pot oferi. De asemenea, tehnologia este suport
pentru comunicarea deschis i acces la informaii pentru angajai. Tendinta de lucru n reea si acces la
informaia electronic din afara organizaiei este vizibil i mult mai eficient dect controlul centralizat
ntr-o singur baz de date. Aplicaiile sunt realizate prin sisteme inter-organizationale si intercompartimentale concentrate mai mult pe diseminarea serviciilor i integrare si mai putin pe proiectarea
unor sisteme informationale izolate care permit numai realizarea unor funcii singulare cum ar fi statele de
salarii, fr ns a oferi acces i la alte informaii privind managementul resurselor umane sau alte sisteme
informaionale financiare.
Analiza mediului intern se face prin intermediul :
- Capabilitii manageriale;
- Capabilitii functionale;
- Capabilitii de schimbarea;
- Tipologia culturii organizaionale.
- Capabilitatea manageriala, care este definite de numrul de manageri i calitatea acestora, asigur
adaptarea organizaiei la mediul din care acesta face parte. Se poate preciza c nivelul capabilitii
manageriale este dat nu numai de managerii generali, dar i de cei care fac parte din celelalte zone ale
piramidei manageriale. Aceasta apreciere este valabil n special n cazul organizaiilor de mari
dimensiuni.
- Capabilitatea functionala este data de articularea functiunilor organizatiei, care permite atingerea
scopurilor in mod efficient.
10