Lugera The People Republic - Proceduri derulare proiecte recrutare

Etapa Activitatea

Ziua 1 Proiectul este alocat echipei responsabile de industria din a carui arie face parte proiectul. Functie de disponibilitatea altei echipe, proiectul poate fi
alocat catre un consultant care doreste sa se dezvolte si pe o alta arie de activitate decat cea anterioara, dar obligatoriu in colaborare cu un
consultant ce detine expertiza in acel domeniu specific.

Consultantul va primi din partea echipei de vanzari urmatoarele:

Job Description
Informatii despe compania client
Detalii pachet financiar (salariu, alte beneficii)

Responsabilitatile Consultantului alocat pe proiect in aceasta etapa:

transmite email de introducere catre Client (De ex: Sunt consultantul X, care va coordona proiectul de in cadrul companiei . etc).

anterior acestui email persoana responsabila cu vanzarea respectivului proiect introduce (prin email) Consultantul care va prelua proiectul
respectiv;

Consultantul va stabili de comun acord cu Clientul o intalnire in care se vor aborda responsabilitatile descrise in JD inclusiv aspecte soft skills,
astfel incat sa se stabileasca de comun acord profilul candidatului ideal. Situatia in care nu se va putea stabili o intalnire, obligatoriu va fi o discutie
telefonica;

solicita sau propune (in functie de caz) modificari/adaptari la JD-ul prezentat de catre Client/echipa de vanzari functie de aspectele concrete din
piata;

actualiza status-ul companiei client in Talent Base (RO Sourcing, se schimba status-ul din potential client in client);

introduce in sistem profilul si orderul;

transmite catre Departamentul Financiar - Doina Ciuculescu si cu CC la Mihaela Nita, Regional Manager, Mihaela Sion + Sales Consultant-ul
(atunci cand este cazul) factura de downpayment (respectiv 30% din valoarea totala a proiectului, exceptie facand situatiile in care conform contract a
fost stabilit un alt procent)

Consultantul participa la intalnirea cu clientul, sau stabileste ferm momentul la care va fi efectuata discuta telefnica, (daca Clientul un este
disponibil pentru o intalnire fata in fata).
Ziua 1 In intalnirea (sau discutia telefonica cu Clientul), Consultantul va aborda urmatoarele subiecte:

obiectivul general al postului (respectiv de ce este proiectat acest post in organizatie);

daca este un post nou, sau este un replacement;

daca au initiat anterior si o recrutare interna sau cu o alta agentie, daca da care au fost problemele intampinate;

clarifica responsabilitatile pozitiei conform JD si structura de raportare conform organigramei;

nivelul cunostintelor tehnice i profesionale necesare ocupantului postului (incepator, avansat, etc.) si experienta anterioara minim necesara;

clarifica daca exista aptitudini specifice necesare exercitarii responsabilitatilor (ex.: analiza si planificare, comunicare si relationare,
operationale vs. startegice, etc)

defineste care sunt rezultatele ateptate de la persoana care va ocupa acest post si in ce interval de timp de la momentul ocuparii postului;

defineste care este tipul de persoanalitate care se potrivete cu organizatia;

care este planul de dezvoltare profesionala pentru ocupantul postului (programe de training, in cit timp si pe ce pozitie poate avansa);

daca exista cerine speciale: tipul programului de lucru, tipul contractului de munc (temporar sau nelimitat), microintreprindere, PFA, etc.;

pachet salarial/ beneficii, respectiv: salarial net lunar, sistemul de bonus (in special pentru pozitiile din vanzari), sistemul de bonus de
management (pentru pozitiile de management), beneficii nonfinanciare (asigurari medicale, asigurari de viata, etc), daca exista si alte beneficii:
masina, telefon de servici, laptop, etc.

clarifica daca exista companii din care doreste sa NU se abordeze candidati sau daca exista companii din care doreste sa se abordeze
candidati.

NB: Aceste informatii vor fi discutate cu Clientul si de catre echipa de vanzari in momentul efectuarii vanzarii. Consultantul se va asigura in intalnirea (sau
discuta cu Clientul) daca tate aceste informatii sunt complete. Situatia in care are tate aceste informatii ele nu se vor mai rediscuta cu Clientul, sau se
vor discuta numai acele informatii care lipsesc sau sunt incomplete.

Consultantul realizeaza ghidul de intervi (pe baza competentelor cheie ce decurg din analiza de JD), pregateste JD-ul in forma in care va fi
prezentat catre candidati, pregateste descrierea companiei Client in forma in care va fi prezentata catre candidati. Ghidul de discutie va fi utilizat
OBLIGATORIU in toate interviurile care se vor efectua pentru acel proiect.

Consultantul posteaza anuntul pozitiei ce va fi recrutata atat pe site-urile de cariere (ejobs, bestjobs), cat si pe site-ul Lugera & Makler. Forma
finala a anuntului va fi validata cu Clientul. De fiecare data inainte de aceasta etapa se va cere acordul clientului in acest sens (pentru a ne asigura ca
respectam confidentialitatea impusa de Client);

Consultantul defineste (impreuna cu Managing Consultant - ul), strategia de recrutare si resursele implcate (respectiv utilizarea exclusiva a
bazei de date si a aplicatiilor la anunt, networking, abordari directe).
Ziua 2 Consultantul va trimite catre Client un email cu urmatoarele informatii:

lista companiilor ce vor fi abordate si o valideaza cu acesta (pentru proiectele care vor utiliza aceasta resursa). Se solicita Clientului validarea
in scris a acestei liste;
prezinta planul de actiune ce va fi utilizat in cadrul proiectului;
informeaza clientul ca va primi saptamanal un raport de activitate detaliat, cu informatii relevante despre progresul proiectului (ziua exacta se
va stabili impreuna cu clientul).

Intern, Consultantul va initia urmatoarele activitati:

identificarea candidatilor eligibili in TB si site-uri recrutare;

transmite mass-email catre candidatii eligibili identificati in TB cu informatii generale despre proiect inclusiv JD (in forma pregatita pentru
candidati). In acest email stabileste si un termen limita la care asteapta email de confirmare a interesului candidatilor pentru proiectul respectiv;

verifica zilnic aplicatiile de pe site-urile de recrutare, realizeaza analiza CV-urilor si apoi le introduce lor in TB si le atribuie status-ul
corespunzator. In cazul in care CV-ul exista deja in TB, se urmareste corespondenta cu candidatul respectiv, si actualizeaza CV-ul cu status-ul
corespunzator.

abordarea (prin email sau telefonic) a candidatilor eligibili care au fost abordati/evaluati in proiectele anterioare similare proiectului respectiv. In
aceasta etapa solicita ajutorul Consultantului care a fost implicat in acel proiect.

Ziua 3 Consultantul continua transmiterea emailurilor catre candidatii eligibili (daca aceasta etapa nu a fost finalizata in etapa anterioara)

abordeaza telefonic candidatii dj identificati (indiferent de sursa) si care au compatibilitate inalta cu profilul cautat;

initiaza discutiile telefonice cu candidatii care si-au confirmat interesul pentru acest proiect de recrutare, respectiv testeaza motivatia candidatilor,
eligibilitatea acestora, nivelul cunostintelor de engleza (daca este cazul);

initiaza programarea candidatilor la interviurile fata in fata;

sustine interviurile de selectie utilizand Ghidul de Interviu dj redactat in Ziua 1;

dupa sustinerea fiecarui interviu Consultantul va introduce OBLIGATORIU in TB urmatoarele informatii: aspecte importante legate de candidat,
motivatia pentru schimbare, tipul de oferte/companii pe care le prefera, structura pachetului financiar asteptat (salariu net, bonusuri, etc). Stabileste
daca candidatul respectiv va fi sau nu prezentat pe lista scurta. Aceste informatii vor fi introduce in maximum 24 ore de la momentul efectuarii
interviului.

se verifica OBLIGATORIU daca respectivul candidat este implicat si in alte proiecte si se verifica dupa caz status-ul acestuia impreuna cu
consultantul responsabil pe acel proiect punctual.

initiaza abordarile din reteaua de cunostinte (networking) si abordarile directe (situatia in care aceste resurse au fost considerate pentru proiectul
respectiv);
Ziua 4 - 9 Consultantul redacteaza PRIMUL RAPORT DE ACTIVITATE care va fi transmis catre client in Ziua 5, raport in care sunt prezentate informatii
privind fazele proiectului deja parcurse, informatii despre candidatii deja contactati si status-ul fiecaruia in parte, cat si informatii despre activitatile
care urmeaza a fi desfasurate in saptamana urmatoare. Dupa transmiterea raportului de activitate in maximumm 24 ore, Consultantul va contacta
telefonic Clientul pentru a discuta continutul raportului, inclusiv despre urmatorii pasi ce vor fi efectuati si despre eventualele ajustari pe baza
concluziilor preliminare obtinute pana la acel moment.

Consultantul continua activitatile de identificare candidati eligibili, programare interviuri, sustine interviuri de selectie. Actualizeaza zilnic status-
urile CV-urilor selectate pentru respectivul proiect;

dupa sustinerea fiecarui interviu, Consultantul va introduce OBLIGATORIU in TB urmatoarele informatii: aspecte importante legate de candidat,
motivatia pentru schimbare, tipul de oferte/companii pe care le prefera, structura pachetului financiar asteptat (salariu net, bonusuri, etc). Stabileste
daca candidatul respectiv va fi sau nu prezentat pe lista scurta. Aceste informatii vor fi introduce in maximum 24 ore de la momentul efectuarii
interviului;

verifica zilnic daca exista noi aplicatii (indiferent de sursa) si le proceseaza in consecinta;

CV-urile candidatilor ce vor fi prezentati pe lista scurta vor fi sunt introduse in format to send. Consultantul realizeaza evaluarile/ caracterizarile
din punct de vedere profesional si profil personal, cu informatii foarte bine argumentate si probate in timpul interviului de selectie. Caracterizarile
trebuie sa fie cuprinzatoare si reale, fara clisee (de ex: caracterizari de o singura propozitie de genul: Candidatul este foarte incintat sa se dezvolte in
compania X).

Consultantul pregateste AL DOILEA RAPORT DE ACTIVITATE ce va fi prezentat catre client, raport in care sunt prezentate informatii privind
fazele proiectului deja parcurse, informatii consistente despre candidatii deja contactati si status-ul fiecaruia in parte. Dupa transmiterea raportului de
activitate in maximumm 24 ore, Consultantul va contacta telefonic Clientul pentru a discuta continutul raportului, inclusiv despre candidatii care vor fi
prezentati pe lista scurta si despre eventualele NOI ajustari pe baza concluziilor COMPLETE obtinute pana la acel moment.

Managing Consultant-ul Consultantului respectiv se asigura ca au fost abordate extensiv toate strategiile/ sursele de candidati potentiali pentru a
se identifica eficient candidatii ce vor fi prezentati in lista scurta.

Managing Consultant-ul se asigura de faptul ca au contactati prin email sau telefonic de catre Consultant, TOTI candidatii selectati pentru
proiectul respectiv si pentru fiecare in parte exista alocat un status REAL in TB.

Consultantul initiaza transmiterea de raspunsuri de feedback negativ (exclusiv pe email) catre toti candidatii implicati in proiect si care, dupa
interviul de selectie, sunt considerati incompatibili cu proiectul respectiv in maximum doua saptamani de la data sustinerii interviului.

Consultantul initiaza transmiterea de raspunsuri de feedback pozitiv (prin email si apoi cu confirmare telefonica) catre toti candidatii care vor fi
prezentati pe lista scurta (fiind informati in acest sens), dar si catre candidatii considerati back-up.

Consultantul pregateste lista scurta pentru a fi transmisa catre Client. In aceasta etapa redacteaza cu acuratete maxima Rapoartele de Evaluare
ale candidatilor (CV-urile cu status to send inclusiv informatiile referitoare la profilul profesional, profilul personal, motivele pentru care este
considerat eligibil pentru pozitia aflata in recrutare, eventualele nevoi de dezvoltare ale candidatului);

Managing Consultant-ul verifica daca Consultantul a sustinut cel putin 5 (cinci) interviuri de selectie pentru a identifica maximum un candidat ce
va fi prezentat in lista scurta (paritate 5:1)
Ziua 10 Consultantul transmite Clientului pe email Lista Scurta (aceasta va contine minim numarul de candidati agreat in Contract);

Consultantul contacteaza telefonic Clientul pentru a se asigura de primirea emailului cu Lista Scurta si solicita (dupa caz) o discutie telefonica in
care se va prezenta pe scurt fiecare candidat transmis;

Consultantul de comun acord cu Clientul, stabileste cand anume vor fi programati candidatii la interviurile cu Clientul si solicita (daca Clientul
accepta) sa participe la aceste interviuri;

Consultantul recomanda Clientului ca programarea interviurilor cu candidatii prezentati sa se realizeze in maximum 10 zile lucratoare de la data
prezentarii Listei scurte, pentru a se evita pierderea interesului candidatilor, datorita unei eventuale implicari a acestora si in alte proiecte cu alte
companii de recrutare;

Consultantul va contacta candidatii prezentati in Lista Scurta pentru a programa interviurile la Client. Simultan va mentine contactul si cu candidatii
considerati back-up, pentru a se asigura ca acestia sunt inca interesati de acest proiect de recrutare, dar fara a comunica catre acestia faptul ca lista
scurta a fost transmisa catre Client.

Ziua 10+ dupa sustinerea interviurilor la Client, Consultantul va contacta fiecare candidat in parte pentru a solicita feedback in urma interviurilor;

dupa sustinerea interviurilor cu candidatii, Consultantul va contacta Clientul pentru a solicita feedback in urma interviurilor;

Situatia in care Clientul doreste sa faca o oferta unuia dintre candidatii prezentati in lista scurta, Consultantul va furniza asistenta Clientului pe tot
parcursul procesului de ofertare (transmitere catre candidat a Ofertei de angajare, eventuale ajustari, etc.);

in conditiile in care Clientul, in urma interviurilor, nu a fost multumit de calitatea candidatilor prezentati in prima lista scurta, Consultantul va solicita
OBLIGATORIU o intalnire cu acesta, intalnire in care se vor aborda obiectiile clientului pentru fiecare candidat respins.

in urma acestei intalniri, Consultantul va transmite Clientului un email (cu cc la Managing Consultant) cu concluziile intalnirii si va mentiona noul
termen limita si numarul maxim de candidati care vor fi recomandati pe a doua lista scurta;

Consultantul (pe baza feedback-ului furnizat de Client), re-analizeaza profilul candidatilor considerati backup si decide daca va face rapid noi
recomandari la Client.

Consultantul reia procesul de selectie daca este cazul (urmarind etapele descrise anterior).