MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I

PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2

Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

PRIVIND SPONSORIZĂRILE

Cod PO: 04. CO

Ediţia: I
Revizia: 0

Aprobat,

Primar,
FLORIN CAZACU

Vizat,
Preşedinte Comisie monitorizare
BORA CARMEN - IRINA

Elaborat,
Responsabil de activitate
LEACH OVIDIU

1
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate
Elemente privind Numele şi
Funcţia Data Semnătura
Nr. crt. responsabilii/operaţiunea prenumele
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat Leach Ovidiu Consilier
superior
1.2. Verificat Zaharie Nicoleta Consilier
juridic
1.3. Aprobat Cazacu Florin Primar

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate

2
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

Data de la care se
Ediţia sau, după caz, revizia Componenta Modalitatea aplică prevederile
Nr. crt.
în cadrul ediţiei revizuită reviziei ediţiei sau reviziei
ediţiei
1 2 3 4
2.1. Ediţia I x 01.02.2018
2.2. Revizia 1
2.3. Revizia 2
... Revizia . . . . . . . . . .
... Ediţia a II-a

... Revizia 1
2.n. ..........

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii formalizate
Scopul Exemplar Compartimen Funcţia Numele şi Data Semnătura
difuzării nr. t prenumele primirii

3
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare Comercial Inspector Bolcu Marius
3.2. Aplicare Comercial Consilier Leach Ovidiu
3.3 Informare Resurse Consilier Mates Florina
Umane
3.4 Informare ADPP Sef birou Lăzărescu
Cristina
3.5. Informare Serviciu Sef Petrean
contabilitate serviciu Gabriela

3.6 Informare Juridic Consilier Zaharie

juridic Nicoleta

3.7 Evidență Comercial Consilier Leach Ovidiu

3.8 Arhivare Comercial Consilier Leach Ovidiu

4. Scopul procedurii formalizate

4.1.Procedura descrie activitățile desfăsurate de către Compartimentul Comercial pentru
încheierea Contractelor de Sponsorizare

4.2.Prezenta procedura stabileste fluxul de lucru și etapele care se parcurg de către salariații
din cadrul Compartimentului Comercial pentru întocmirea Contractelor de sponsorizare.

4
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

4.3. Prin procedura se urmareste asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ și legal al
documentelor.

4.4.Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control, iar pe
manager, în luarea deciziei.

5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate

5.1. Procedura se aplica în cadrul Compartimentului Comercial.

5.2. Procedura este intocmită pentru derularea activităților necesare a fi desfășurate în

vederea încheierii contractelor de sponsorizare, în scopul colectării unor sume în vederea
organizarii de către Primăria Municipiului Brad a unor evenimente de interes public
exemplu ( Zilele Municipiului Brad, Ziua Copilului și altele ).

5.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea
procedurată

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale

activității procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activității

6. Documente de referinţă(reglementări)aplicabile activităţii procedurate

6.1.Reglementări internaționale
- SREN ISO 9001 : 2015
-
6.2. Legislație

5
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

Legea nr 32/1994 privind sponsorizarea cu modificarile si completarile ulterioare

Ordin 994/1994 privind aprobarea instructiunilor pentru aplicarea Legii 32/1994 privind
sponsorizarea

6.3 Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

- Regulamentul intern al Primarie municipiului Brad

- Hotărâri ale Consiliului local al municipiului Brad

- Dispozitii ale Primarului municipiului Brad

- Fisele postului

7. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura formalizată

7.1. Definiţii ale termenilor

7.1- C.O - Compartiment Comercial

7.2. B.A.D.P.P – Birou Administrare Domeniu Public și Privat

7.2 -L. Lege

7.3 - OUG - Ordonantă de urgentă a Guvernului

7.4 C.F.P.P Control Financiar Preventiv Propriu

7.5 P.M.B –Primaria municipiului Brad

Procedura operațională – Prezentarea formalizată , în sris , a tuturor pașilor ce trebuie

urmați , a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării
activității, cu privire la aspectul procesual.

Ediție a unei procedure operaționale Forma înițială sau actualizată, după caz , a unei
proceduri operaționale ,aprobată și difuzată.

6
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

a) Revizia în cadrul unei ediții – Acțiune de modificare, adăugare, suprimare sau altele
asemenea, după caz, a unei sau a mai multor componente ale unei ediții a procedurii

Operaționale acțiuni care au fost aprobate și difuzate.

b) Autoritate publică – orice organ de stat sau al unităților administrative –teritoriale

care acționează, în regim de putere publică, pentru satisfacerea unui înteres legitim
public, sunt assimilate autorităților publice structurile associative ale autorităților
publice locale și alte personae juridice de drept privat care, potrivit legii, au obținut
statut de utilitate publică și sunt autorizate să presteze un serviciu public, în regim
de putere publică;

c) Control intern – totalitatea politicilor și procedurilor elaborate și implementate de

managementul entității publice pentru a asigura ; atingerea obiectivelor entității într-
un mod economic, efficient și eficace; respectarea regulilor specific domeniului, a
politicilor și deciziilor managemntului; protejarea bunurilor și informațiilo,
prevenirea și depistarea fraudelor și erorilor calitatea documentelor contabile
,precum și furnizarea în timp util de informații de încredere pentru management.

d) Control financiar public intern – întregul sistem de control intern din sectorul
public, format din sistemele de control ale entităților publice, ale altor structure
abilitate de Guvern și din unitățile centrale responsabile cu armonizarea și
implementarea principiilor și standardelor de control și de audit;
e) Societate comercială – reprezintă o asociație de oameni alcătuită pe baza unor
investiții de capital, urmărindu-se obținerea unor beneficii comune;
f) Documente – acele înscrisuri care cuprind informații relevante trimise sau primite
de o autoritate publică (instituție sau serviciu al acesteia), în raporturile pe care
aceasta le are cu alte persoane fizice sau juridice.

8. PROCEDURĂ –descrierea procedurii

8.1 Generalități
Procedura reglementează :
- Etapele care se parcurg în vederea întocmirii contractelor de sponsorizare ;
- Urmărirea încasării sumelor obținute din încheierea contractelor de sponsorizare și
folosirea acestora conform contractului de sponsorizare ;

7
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

8.2 Documente utilizate

8.2.1. Lista documentelor

- adresa prin care înștiințează societatea comercială despre organizarea evenimentului

de către PMB -.anexa 1

- contract de sponsorizare model prezentat în anexa 2

8.2.2 Proveniența documentelor

1) PMB : prin Compartimentul Comercial și Biroul Administrare Domeniu Public și Privat

2) Instituțiile de specialitate expres stabilite de legislația în vigoare ;

3) Rolul documentelor este de a furniza informații complete și corecte necesare întocmirii

contractelor de sponsorizare.

8.2.4 Circuitul documentelor :

- Adrese prin care înștiințează societatea comercială despre organizarea evenimentului

de către PMB – Sunt adresele întocmite de către Primăria Municipiului Brad și trimise prin
postă sau direct la persoanele juridice, prin care sunt anunțați de evenimentele care urmează
a avea loc în Municipiul Brad și invitați pentru a participa la sponsorizarea evenimentelor
cu sume.

- Contract de sponsorizare – este întocmit de către Biroul Administrare Domeniu Public și

Privat respective de șef birou. În situațiile în care nu este la servici,, contractele sunt
încheiate înlocuitorul acestuia sau de Compartimentul Comercial. Contractul de
Sponsorizare se semnează de către Primar, Șeful de Serviciu Buget –Finanțe, Control
Financiar Preventiv, Consilier Juridic, persoana care a întocmit contractul si apoi se trimite
un exemplar la sponsor.

8.3 Resurse necesare

8.3.1 Resurse material :

- birouri

8
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

- scaune

- rechizite

- linii telefonice

- PC

- acces la baza de date

- rețea

- imprimantă

- posibilități de stocare a informațiilor : CD ,DVD.

8.3.2 Resursa umană este asigurată prin Compartimentul Comercial – 2 inspectori

8.3.3 Resurse financiare

- sume alocate pentru salarizarea personalului compartimentului (cheltuielile cu salariile ,

contribuții ale unității )

- sume alocate pentru cheltuielile material necesare desfășurarii activității

8.4 Modul de lucru

9
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

1) Compartimentul Comercial în colaborare cu Biroul Administrare Domeniu Public și

Privat întocmesc lista potențialilor sponsori care ar putea ajuta la organizarea
evenimentului ;

2) Compartimentul Comercial transmit adresa (anexa1) sponsorilor prin care aduc la

cunoștință acestora scopul și perioada de desfășurare a evenimentului.

3) Compartimentul Comercial împreună cu Biroul Administrare Domeniu Public și Privat

întocmesc contractele de sponsorizare în două exemplare un exemplar pentru sponsor și
unul pentru P.M.B.

4) Biroul Administrare Domeniu Public și Privat comunică contractele încheiate conducerii

PMB în vederea semnării acestora de către persoanele desemnate prin fișa postului.

Contractele de sponsorizare se semnează la întocmit de către persoana care l-a întocmit.

Contractele de sponsorizare înainte de a fi semnate se înregistrează la Registratura

primăriei și vor primi un număr de înregistrare.

8.5 Verificarea rezultatelor activității

Toate documentele și înregistrările acestei procedure se arhivează conform normelor

legale.

9. Responsabilități

10
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

9.1 Compartimentul Comercial redactează și trimite agenților comerciali și altor personae

juridice ,adrese și înștințări pentru sponsorizarea acțiunii și a lucrării.

Primarul – are responsabilitatea să semneze contractele după ce sunt toate semnăturile pe

contractele de sponsorizare;

Consilier juridic -Avizează documentele din punct de vedere al respectării legalității.

Șef birou A.D.P.P .– Redactează și finalizează contractele de sponsorizare.

Șef serviciu buget, finanțe,contabilitate

- Avizează documentele din punct de vedere al Controlului financiar preventiv.

- Înregistrează contractele de sponsorizare

- Ține evidența valorilor sponsorizărilor

- Efectuează plăți din contul sponsorizărilor.

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. Denumirea anexei Elaborator Aprobă Număr Difuzare Arhivare Alte

11
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

element
crt. exemplare Loc Perioada
e
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Adrese pentru 1 ex sponsor
ADPP
1. potențiali Primar 2 1 ex la comp
Comercial
sponsori care a întocmit
2.
n

Numărul
componentei în
cadrul Denumirea componentei din cadrul procedurii formalizate Pagina
procedurii
formalizate
Coperta 1
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, 2
după caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii formalizate
2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii formalizate 3
3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, 4
revizia din cadrul ediţiei procedurii formalizate
4. Scopul procedurii formalizate 5
5. Domeniul de aplicare a procedurii formalizate 5
6. Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate 6
7. Definiţii abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională 6
8. Descrierea procedurii formalizate 8
9. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 11
10. Anexe, înregistrări, arhivări 12,13,14
11. Cuprins 12

Anexa 1

Către,

12
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

………………………………………

În atenția d-nului …………………….

Avem plăcerea de a vă face cunoscut că , de … ani ,în luna august ,în municipiul Brad
se desfășoară festivitățile prilejuite de Zilele Municipiului Brad.

Din dorința de a păstra tradiția ,vom organiza și în acest an, în perioada ……….

Cea de ………. Ediție a Zilelor Municipiul Brad.

Facem apel la bunăvoința d-voastră și vă rugăm ca ,în limita posibilităților, să ne

acordați un sprijin financiar pentru organizarea acestui eveniment important pentru
comunitatea brădeană.

Vă mulțumim anticipat pentru sprijin și vă asigurăm de recunoștința noastră.

Cu stimă ,

PRIMAR

Anexa 2

CONTRACT DE SPONSORIZARE

încheiat astăzi ………………..

în baza Legii nr.32/1994 privind sponsorizarea și Ordinul Ministerului de Finanțe

nr.994/1994 privind instrucțiunile pentru aplicarea Legii nr.32/1994

13
 MUNICIPIUL BRAD- PROCEDURA OPERATIONALĂ Ediţia I
PRIMĂRIA PRIVIND SPONSORIZĂRILE Nr. de ex.: 2
Revizia 0

Cod: PO . 04.CO Pagina 1 din 14

Compartimentul Comercial

I. PĂRȚILE CONTRACTULUI

Prezentul Contract de sponsorizare se încheie între :

……………………………………………………..sediul în localitatea ………………..

Strada …………………………,nr ………………………, județul…………………..,

Certificat de înregistrare Oficiul Comerțului nr…………………………………,
reprezentată prin …………………………………….cu funcția ……………………,

,în calitate de SPONSOR.

MUNICIPIUL BRAD cu sediul în Brad, str. Independenței nr.2, reprezentată prin

primar …………………….,în calitate de beneficiar .

II . OBIECTUL CONTRACTULUI îl constituie sponsorizarea acțiunilor ce se vor

desfășura cu ocazia ZILELOR MUNICIPIULUI BRAD ,Ediția ….., în perioada
……..,de către …………………….., cu suma de …………lei.
III PLATA
Sponsorul plătește suma de ……… lei , convenită prin prezentul contract, în contul
beneficiarului ………………………………………., CIF 4374962, sau la casieria Primărie
Municipiului Brad.Beneficiarul sponsorizarii se obligă să primească și să folosească suma
alocată cu titlu de sponsorizare numai pentru scopurile și activitățile pentru care s-a
încheiat prezentul contract.
SPONSOR BENEFICIAR
Municipiul Brad
PRIMAR ,

Șef Serviciu Buget- Finanțe

Control financiar– preventiv,
Consilier juridic,
Întocmit

14