Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
5.sinteza Comunicare in Administratia Publica - Ap An 3 PDF
5.sinteza Comunicare in Administratia Publica - Ap An 3 PDF
COMUNICAREA IN ADMINISTRATIA
PUBLICA
NOTE DE CURS
1.1.Noțiuni generale
1.2.Elementele comunicării
1.3.Efectele comunicării
2.1.Formele comunicării
2.2.Limbajul comunicării
2.3.Stiluri de comunicare
2.4.Limbajul paraverbal
3.5.Formele comunicării
Diversitatea modalităților de comunicare se evidențiază potrivit criteriilor de
clasificare :
1) după modalitatea de transmitere a mesajului:
- comunicare directă – prin intermediul cuvântului, gestului, mimica (mijloc
primar);
- comunicare indirectă – prin intermediul tehnicilor secundare, scriere, tipărire,
cablu, sisteme grafice.
În funcție de tehnica folosită, comunicarea este:
- imprimată (presă, cărți, afișe, reviste, etc.);
- înregistrată (filme, disc, CD, bandă);
- prin fir (telefon, telegraf, prin cablu, fibră optică, internet);
- prin radio TV.
2) după conținutul comunicării:
- comunicarea verbală;
- comunicarea nonverbală;
- comunicarea paraverbală.
3) după misiunea, competența instituțiilor administrației publice:
-punerea la dispoziție a datelor publice presupune comunicarea și difuzarea
informațiilor generale prin canale specifice: afișe, monitoare oficiale, buletine oficiale
proprii, anuare statistice, publicații, bilanțuri, etc., accesul la informație,
comercializarea datelor publice prin punerea la dispoziția cetățenilor a datelor și
informațiilor adunate, stocate de instituții (contra cost);
- relația serviciilor publice cu utilizatorii în cazuri determinate, dialogul și asistența
din partea instituțiilor publice sunt necesare pentru stabilirea relațiilor dintre serviciul
public și utilizator (cetățeni);
- promovarea serviciilor asigurate publicului prin intermediul mijloacelor de
publicitate și a relațiilor publice;
- campanii de informare de interes general – în domeniul social, umanitar, educație;
- comunicarea instituțională (valorizarea) prezentarea rezultatelor afirmarea
identitățiiși imaginii instituției.
4) după nivelul instituției publice la care are loc procesul de comunicare:
- comunicare guvernamentală;
-comunicare ministerială;
-comunicare locală – județeană, municipală, comunală.
Privită la nivel organizațional, administrația publică nu poate să nu se supună
studiului procesului de comunicare, ea reprezentând prin natura activității sale, un
amplu proces de comunicare.
Ca și în cazul organizațiilor private, administrația publică are două
componente: o organizație procesuală și una structurală.
Sub aspect procesual, vom identifica cu privire la instituțiile, autoritățile publice,
obiectivele, funcțiile, sarcinile, activiățile, atribuțiile, în timp ce sub aspect structural
regăsim: postul, funcția publică, funcția politică, compartimentul, serviciul, direcția,
relațiile organizatorice, relațiile administrative, ponderea ierarhică, nivelul ierarhic.
Așadar, administrația publică locală este sub aspectul procesului de comunicare
structurată sub toate aspectele informaționale, asigurând sistemul de relații procesuale
care să permită comunicarea internă și externă eficientă. Un rol important în
transmiterea informațiilor în administrația publică îl reprezintă sistemele
informaționale automate de relații cu publicul, echipamente electronice care
furnizează informații generale, cetățenilor interesați, reducând timpul de așteptare
pentru obținerea unui răspuns.
4.1.Noțiuni generale
4.2.Stilurile manageriale
4.3.Cultura organizațională
Managementul ședinței
Oricare dintre tipurile de ședințe prezentate cuprind aceleași etape necesare pentru
atingerea obiectivului și se finalizează cu implementarea, monitorizarea și evaluarea
rezultatelor.
Etapele ședinței
1. Planificarea ședinței - un complex de activitate, acțiuni și decizii privind:
a) stabilirea obiectivelor-specifice, măsurabile, adecvate, relevante și tangibile
(SMART) și aduse la cunoștința participanților prin agenție;
b) stabilirea locului de desfășurarea;
c) desemnarea participanților;
d) desemnarea persoanelor care vor realiza materialele ședinței. Materialele se
întocmesc scurt, clar, concis, cu propuneri concrete și puse la dispoziția părților,
petenților înaintea ședinței.
e) perioada de desfășurare: - cu caracter ocazional
- cu caracter periodic
f) stabilirea responsabilităților participanților
g) desemnarea persoanei responsabile cu redactarea documentelor aferente ședinței
(secretarul de ședință)
h) stabilirea agendei-în forma inițială se întocmește de secretar ședința, iar în forma
finală de către managerul de ședință
2. Deschiderea ședinței-în cadrul etapei se vor prezenta obiectivele și agenda ședinței,
prezentarea participanților și a modalității de desfășurare a ședinței.
3. Desfășurarea ședinței-în această etapă fiecare participant își intră în „rol”, fiind o
etapă flexibilă, în care se manifestă capacitățile participanților, managerul fiind doar
un facilitator.
Rolul managerului este:
- de a stimula implicarea participanților;
- facilitarea atingerii obiectivului prin dezbateri proactive;
- monitorizarea și evaluarea desfășurării ședinței;
- prevenirea sau rezolvarea „conflictelor” dintre participanți;
- rezumarea ideilor;
- redactarea ideilor-deschiderea sau închiderea unui subiect;
- păstrarea ordinii de zi și a timpului alocat;
- evitarea devierilor de la subiect;
- eventuala planificare a altor subiecte apărute în discuție în afara temei propuse,
pentru altă ședință.
Fiind un facilitator, managerul ședinței va evita să-și impună propriile idei, să
manipuleze participanți sau să-i descurajeze.
Secretarul de ședință-are ca principale atribuții:
- notarea pe scurt a ideilor exprimate;
- solicitarea lămuririlor pentru forma finală a deciziei;
- furnizarea documentelor necesare.
Participanții-au ca rol:
- prezentarea subiectului, argumentarea acestuia (pentru cei activi);
- generarea ideilor, recomandărilor;
- analiza ideilor;
- expertiza necesară.
4. Finalizarea ședinței presupune următoarele activități:
- managerul va face o sinteză a întâlnirii cu concluziile desprinse și cu
prezentarea planului de acțiune rezultat din dezbateri;
- stabilește în acord cu participanții data desfășurării următoarei ședințe;
- aducerea la cunoștința a minutei către participanți (prin luare la cunoștință-
semnătură);
- monitorizarea și evaluarea planului de acțiune aprobat de către manager.
4.4.Documentele manageriale
Cultura organizațională impune în procesul comunicării formalizarea, tipizarea
sau aprobarea elaborării unor documente necesare pentru informarea și urmărirea
respectării procedurilor aprobate, dar și pentru a-i identifica soluțiile.
Această comunicare în forma scrisă permite organizației mai multă claritate și
eficiență, documentul fiind de fapt o formă de comunicare scrisă. Așadar, potrivit
teoriei comunicării transmiterea mesajului către receptor se face prin acest document
scris, care reprezintă de fapt mesajul.
În categoria documentelor evidențiem:
- agenda -furnizează informații asupra obiectivelor ședinței, perioada, locul,
durată, responsabilitățile participanților (corespunde procesului-verbal al minutei de
ședință);
- procesul-verbal-minuta (de ședință, corespunde agendei) în plus include
subiectele dezbaterii în ședință în afara agendei, pusă la dispoziția participanților în
maxim 3 zile;
- scrisoarea-forma de comunicare internă sau externă, telefon, fax;
- memorandum/notă internă (formă de comunicare internă-are rolul de a clarifica
procesul operațional intern și aparține inițiatorului;
- raportul managerial (formă de comunicare internă sau externă)-cuprinde
prezentarea pe scurt a subiectului, etapele parcurse, nu trebuie să inducă soluții;
- rapoartele pot fi:- de activități;
- de situație;
- strategic.
- structura raportului:- introducere;
- scopul raportului;
- conținutul raportului;
- concluziile raportului;
- recomandări;
- rezumat.
CAPITOLUL V
5.1.Considerații generale
6.1.Noțiuni preliminare
6.5.Cultura organizațională
6.6.Evaluarea performanţelor
7.1.Noțiuni generale
7.3.Circulația corespondenței
Vorbind despre forma scrisă a acestor acte, acest proces circulația documentelor
presupune:
- în plic închis, sigilat se transmit prin poștă sau curier;
- transmis ca atare prin curier sau predată-preluată personal (nu în plic sigilat);
- scrisoare depusă la registratura destinatarului cu primirea unui bon cu număr de
înregistrare;
- transmisă prin intermediul altei persoane sau auttorități (diplomatică);
Corespondența primită-se evidențiază în condiții similare:
- în registru de intrare-ieșire;
- condicele de expediere și distribuire a corespondenței;
- borderourile de expediție a corespondenței.
La înregistrarea documentelor vom avea de urmărit, ca reguli:
- înregistrarea de către persoanele stabilite conform fișei postului și
organigramei instituției;
- înscrierea-olograf sau electronic;
- nu se păstrează nici un rând liber (se barează);
Pentru circulația documentelor adecvată, într-o instituție publică și comunicarea în
timp util cu respectarea prevederilor legale, a corespondenței oficiale se vor respecta
următoarele reguli:
- promptitudinea răspunsurilor;
- respectarea prevederilor legale privind termenele de soluționare și de
comunicare a răspunsurilor;
- elaborarea și comunicarea corespondenței la costuri avantajoase;
- respectarea obiectului solicitării/scrisorii răspunsului;
- respectarea formei corespondenței;
- eficiența și credibilitatea (completă, clară, precisă);
- corectitudinea și aspectul (forma);
- atitudinea și exprimarea pozitivă;
7.5.Etapele redactării/întocmirii/scrisorii:
Executarea deciziei
Aceasta reprezintă ultima fază a procesului decizional şi reprezintă în
fapt obiectivul administraţiei publice. Întreaga activitate decizională a administraţiei
este supusă scopului său general de a pune în executare legi prin acte juridice şi alte
fapte materiale.
Autonomia autorităţilor administrative, constă în modalităţile prin care
pun în executare decizii adoptate în realizarea sarcinilor şi competenţelor lor legale.
În faza executării, emitentul urmăreşte modul de punere în executare,
efectele directe sau indirecte produse de decizia emisă, eventualele corecţii, îşi
verifică oportunitatea şi utilitatea soluţiei propuse, pentru realizarea scopului stabilit.
Eficienţa administraţiei şi eficacitatea actelor sale este dovedită de
punerea în executare a actelor, deciziei adoptate. Prin aceasta, îşi verifică şi confirmă
utilitatea, seriozitatea, competenţa şi profesionalismul funcţionarilor publici pe care îi
cuprinde în structurile sale.
Pentru aprofundarea efectelor şi a executării deciziei administrative, pot
fi avute în vedere, prin asimilare, aspectele specifice actului administrativ, principală
formă de activitate a autorităţilor administraţiei publice, specie a deciziei
administrative.
În această categorie întâlnim: ordonanța, ordinul, decizia, 1.dispoziția,hotărârea în
funcție de autoritatea emitentă și de poziția acesteia în ierarhia administrativă.
Chiar dacă sub aspectul forței juridice ele diferă sub aspectul condiției de formă al
conținutului, ele sunt similare și cuprind:
- denumirea emitentului;
- titlu, numărul, data actului;
- preambulul-temeiul de fapt, de drept, în vederea emiterii actului;
- formula de dispoziție/decide;
- prevedrile-conținutul;
- încheierea-structurile, organele care urmează să aducă la îndeplinire actul;
- semnătura emitentului (precedat de indicarea funcției și sigiliu/ștampila).
2. Instrucțiunile, recomandările, normele de aplicare sunt acte în dezvoltare sau
completare, explicație, de detaliere ale unor acte normative, având aceeași forță
juridică ca a actului la care se referă.
3. Circulara-este documentul prin care un organ ierarhic superior transmite
autorităților din subordine, concomitent și cu același conținut, dispoziții și îndrumări.
Nu primesc răspuns la destinatar, ele primesc rezoluția „în evidență” și poartă doar
semnătura conducătorului.
III.O altă categorie de documente din corespondență administrativă o reprezintă
actele doveditoare.
Acestea se eliberează la cererea persoanei fizice sau juridice în vederea atestării unei
calități sau recunoașterii unor drepturi.
În această categorie regăsim:
a) Adeverința-este actul emis de o autoritate la cererea unei persoane care atestă
un drept, un fapt, o situație. Ea se eliberează pe baza unor acte, documente registre în
care se regăsesc consemnate elementele adeverinței (ex.registrul agricol).
Conținutul adeverinței cuprinde antetul, numărul și data, titlul adeverinței, atestarea
dreptului sau faptului, scopul, semnătura, ștampila . De regulă sunt tipizate.
b) Certificatul-este eliberat de o autoritate autorizată prin care se atestă drepturi
sau evenimente, conform legii-certificatul de căsătorie, naștere, deces, de studii. Sunt
documente tipizate, cu regim special, extrase din registru.
c) Delegația-actul care atestă că o persoană a fost delegată împuternicită de o
autoritate pentru o perioadă determinată, pentru o anumită problemă.
În baza acesteia autoritatea este reprezentată cu puteri depline.
Conținutul delegației-antet, data, semnătura, ștampilă, titlu, numele persoanei
delegate, actul de identitate, perioada de valabilitate.
d) Chitanța-un înscris care certifică predarea-primirea unei sume de bani, este un
formular tipizat.
Documentele mai sus prezentate reprezintă cea mai mare parte din documentarea
administrativă din corespondența întâlnită la nivelul instituțiilor publice, care, urmare
a procesului de informatizare al administrației publice au dobândit caracter
standardizat și titpizat, fiind tot mai puțin folosite modelele scrise. Important este ca
aceste documente să-și păstreze regimul determinat de fiecare autoritate prin propriile
sale proceduri și circuit de acte, să respecte condițiile de fond și formă în redactarea
lor pentru a-și putea produce efectele juridice legale.
Importanța documentelor și a corespondenței în general au impus la nivelul
administrației publice, crearea de structuri funcționale specializate cu înregistrarea
documentelor, distribuirea și arhivarea acestora. Legislația în vigoare stabilește
obligația legală în sarcina conducătorilor autorităților administrației publice locale și
a funcționarilor săi, pentru evidență păstrarea documentelor administrative pentru
arhivarea și conservarea acestora sub sancțiunea răspunderii juridice, pentru
distrugerea sau deteriorarea lor (Legii nr.16/1996 a Arhivelor Naţionale) .
CAPITOLUL IX
9.1.Considerații generale
Pentru a atinge obiectivele de mai sus, specialistul în relaţii publice trebuie să-şi
canalizeze competenţele şi abilităţile pentru realizarea materialelor destinate a fi
făcute publice prin mass-media, aşadar în:
1. redactarea mesajelor, apoi în alegerea canalului de transmitere a informaţiei
scrise (tipul de publicaţie, formatul publicaţiei, conţinutul publicaţiei, aria de difuzare
a acestuia, tirajul etc.)
2. comunicarea scrisă poate îmbrăca şi forma unei ştiri care se caracterizează prin
noutate, proximitate, impact, amploare, proeninenţă, unicitate, conflictualitate şi
interes. Ştirile sunt de fapt relatări de mici dimensiuni, în care regăsim unul sau mai
multe personaje care joacă anuzmite roluri în anumite împrejurări, astfel încât
acţiunile lor au impact social.
Cele mai importante ştiri sunt cele prin care se spune ceva despre evenimente şi
persoane sau întâmplări, şi care pot răspunde următoarelor întrebări: cum? Ce? Când?
Unde? Cum? Deci?
3. comunicatul de presă – este cel mai utilizat instrument în activitatea de relaţii
publice şi are drept caracteristici că:
- transmite informaţii despre un eveniment, o activitate, situaţie, ce prezintă
interes pentru publicul ţintă (comunitatea locală);
- este redactat astfel încât să fie publicat de canalul de presă căruia i se
adresează;
- este un document oficial cu valoare informativă transmisă de o persoană sau
organizaţie reprezentată de un agent de relaţii publice.
Comunicatele de presă se pot clasifica după mai multe criterii :
- după prezenţa sau absenţa exprimării poziţiei emitentului:
- comunicate de informare – trimit informaţii simple, statistice;
- comunicate persuasive – transmit poziţia emitentului cu privire la evenimente,
servicii etc.
- după conţinutul lor:
-comunicatul invitaţie;
-comunicatul anunţ;
-comunicatul informare;
-comunicatul statistic;
-comunicatul de punere în temă;
-comunicatul de urmărire;
-comunicatul politic;
-comunicatul oficial;
-comunicatul de provocare (denunţă, acuză anumite lucruri, idei dăunătoare pentru
public);
-comunicatul de clarificare;
-comunicatul de revizuire.
Comunicatul de presă trebuie să satisfacă următoarele cerinţe de conţinut:
- să fie redactat clar atât pentru destinatar cât şi pentru public;
- informaţia să fie concentrată în primele paragrafe ale comunicatului;
- să aibă caracter inedit pentru a fi sigur de publicare;
- redactat în termeni simpli, clari, precisi, adecvaţi publicului ţintă fără greşeli de
ortografie, punctuaţie sau de dactilografiere;
- să fie transmis în timp real;
- uşor de înţeles şi de citit, să incite la urmărirea desfăşurării evenimentului (stil
de impact);
- să prezinte interes pentru presă;
- indicaţi numele şi adresa emitentului, sigla, numele persoanei de contact şi
mijloacele prin care poate fi contactat (telefon, fax, email).
După comunicarea acestuia către canalul de presă în format original, el devine un
material intern al redacţiei, hotărând asupra modului de difuzare.
4. Interviul – este o formă a comunicării în care atât intervievatul cât şi
intervievatorul urmăresc să obţină şi să transmită informaţii noi pentru publicul
potenţial.
Solicitarea pentru interviu vine din partea unei instituţii de presă sau un
jurnalist adresată direct persoanei vizate sau agentului de presă sau de către agentul
de presă unui jurnalist sau pentru clarificări.
În faza pregătirii interviului sunt relevante trei aspecte:
- profilul publicaţiei – care dă informaţii privind publicul acesteia şi percepţia
informaţiei;
- stilul jurnalistului intervievator – el trebuie să urmărească nu un scop personal
şi să răspundă interesului cititorilor publicaţiei;
- persoana intervievată – care reprezintă o sursă de informaţii pentru jurnalist şi
pentru public.
De cele mai multe ori, conducătorul instituţiei nu este cea mai „potrivită persoană
pentru interviuri” aceasta trebuind să fie o persoană care deţine mai multe competenţe
şi informaţii pe profilul publicaţiei, este mai maleabilă şi adaptabilă în proceusl
comunicării.
Acordarea interviului presupune respectarea locului şi a timpului stabilit, tema
anunţată, disponibilitatea pentru eventuale clarificări, eventual notă de felicitare după
publicarea sa.
Specific acestei forme de comunicare este suportul pe care-l folosesc. Atât audio cât
şi video comunicarea are o ritmicitate determinată de natura ştirilor – evenimente,
buletine de ştiri, informaţii etc., cu o ritmicitate mai mare sau mai mică după cum
este transmis de radio sau tv., după cum se transmit de posturi de interes naţional,
local sau regional, sau dacă este un post public sau privat.
Ca şi în format scris, comunicatele trebuie să fie clare şi concise, să nu necesite timp
mai lung de transmitere, de preferat să prezinte interes public.
Pentru a putea fi ascultate şi reţinute, mesajele, comunicatele audio- video trebuie să
fie mult mai scurte, cu un grad ridicat de interes şi comunicatorul să-i imprime :
- expectanţă - captarea atenţiei din debutul comunicatului;
- sonoritate - data de vocea crainiculuiâdinamismul imaginilor şi al vocilor
pentru a atrage şi menţine interesul publicului.
În această categorie întâlnim; interviurile audio-video, declaraţia, talk-show
(mai mulţi intervievaţi şi un jurnalist în rol de moderator).
9.4.3.Tehnici integrate
În aceaastă categorie cele mai cunoscute tehnici sunt discursul şi prezentarea.
Discursul este abordat în teoria comunicării cu precădere sub aspectul său
retoric. El poate fi oral, citit sau scris, direct sau indirect, după contactul cu auditoriul.
În raport de efectul pe care susţinerea discursului o are asupra auditoriului,
putem spune că acesta poate fi: un discurs comunicativ ori de câte ori produce confort
şi interes sau manipulator când produce disconfort.
Aşadar, clarificarea efectelor discursului nu sunt dependente de orator ci de
poziţia auditorului faţă de conţinutul acestuia.
În retorica clasică, discursul are cinci elemente :
1. invenţio – se referă la subiectul discursului
2. dispoziţio – ordonarea tematică respectiv:
- captarea atenţiei (captatio benevolentiae)
- propoziţio – conţinutul
- naratio – prezentare narativă, personală
- confirmaţio – argumentaţia
- peroratio – finalul, recapitularea
3. elocuţio – stilul, aspectul estetic al discursului
4. memoria –momente ale discursului cu scopul de a fixa în conştiinţa
auditoriului momente importante
5. actio – susţinerea discursului.
În prezent, sunt cunoscute discursurile ştiinţifice, didactice, literare, expresive,
persuasive etc.
Prezentarea – este o tehnică de comunicare care se adresează unui număr mai
restrâns de persoane, vorbitorul folosind în expunere materiale audio-video şi aceasta
presupune mai multe etape:
- fixarea obiectivelor;
- stabilirea profilului publicului;
- structurarea ideilor şi materialelor de prezentat;
- organizarea şi susţinerea prezentării.
În desfăşurarea prezentării, obiectivele trebuie să fie clare, precise, delimitate,
care să permită auditorului înţelegerea prezentării şi eventualele lămuriri, reluarea
principalelor idei pentru mai buna fixare a acestora şi chiar recurgerea la mijloacele
tehnice audio- video pentru ilustrarea ideilor.
Suportul audio-video este conceput a servi auditorului şi nu prezentatorului.
9.4.4.Conferinţa de presă
Este una din cele mai complexe activităţi de relaţii publice în relaţia cu mass
media şi se organizează cu ocazia unor acţiuni majore care suscită un înalt grad de
interes din partea opiniei publice.
Condiţiile organizării conferinţei de presă sunt:
- imaginea publică – de care se bucură cele mai importante autorităţi organismne
şi instituţii publice şi chiar de drept privat (ex. guvern, ministere, partide, prefecturi,
persoane publice etc.);
- importanţa activităţii desfăşurate de organizaţie, instituţie, grup etc.;
- importanţa subiectului pentru opinia publică;
- importanţa subiectului pentru presă;
- caracterul informativ al subiectului ce face obiectul conferinţei de presă trebuie
să fie predominant.
Pregătirea conferinţei de presă cuprinde următoarele etape:
- stabilirea datei şi a perioadei din ziua când se desfăşoară;
- stabilirea locului de desfăşurare;
- lista jurnaliştilor invitaţi;
- redactarea şi transmiterea invitaţiilor;
- dosarul de presă – documentarea conferinţei de presă şi sursa de informare a
subiectului;
- amplasarea şi verificarea mijloacelor tehnice folosite (instalaţii sonorizare,
mese, scaune, iluminat, piedestal etc.;
- pregătirea participanţilor.
Pregătirea conferinţei de presă este în sarcina agentului de relaţii publice care
trebuie să aibă în vedere cele mai probabile întrebări legate de sfera sau din afara
subiectului
Desfăşurarea conferinţei de presă parcurge de asemenea mai mulţi paşi:
- primirea întâmpinarea jurnaliştilor, înmânarea dosarului conferinţei de presă;
- deschiderea conferinţei de către purtătorul de cuvânt (agentul de relaţii publice)
laora stabilită care anunţă subiectul, persoana care susţine contextul în care se
desfăşoară şi programul;
- discursul nu va depăşi 20 min, el fiind şi în dosarul de presă;
- punerea întrebărilor jurnaliştilor – condusă de purtătorul de cuvânt pentru a
oferi posibilitatea fiecăruia dintre aceştia să se adreseze;
- închiderea conferinţei tot de către purtătorul de cuvânt.
Centrul de presă – reprezintă o structură constituită de o instituţie, grup, comunitate,
pe durata desfăşurării unor evenimente cu impact major asupra publicului şi are ca
principale misiuni, sarcini:
- promovarea şi difuzarea imaginii organizaţiei în opinia publică;
- furnizarea de informaţii pentru public şi facilitarea accesului jurnaliştilor la
informaţii;
- stabilirea relaţiilor cu mass-media;
- satisfacerea nevoilor de informare ale publicului extern;
- informarea personalului din interiorul organizaţiei.
În raport cu complexitatea şi amplorea evenimentului, acest centru de presă
poate fi condusde un director de presă şi cuprinde mai multe structuri funcţionale –
departamente (de planificare, de producţie, de acreditare a jurnaliştilor, logistic.
Biroul de presă sau radio-tv – pot funcţiona fie în mod autonom, fie în cadrul
centrului de presă şi sunt componenta a structurii de relaţii publice a instituţiei
asigurând comunicarea publică a acesteia.
Componenţii lor furnizează date şi informaţii, monitorizează canalele
mediatice, produc publicaţii de presă.
Purtătorul de cuvânt – este reprezentantul desemnat de conducătorul instituţiei
să îl reprezinte în relaţiile cu presa. El poate fi membru al biroului de presă şi trebuie
să primească sprijin din partea persoanei pe care o reprezintă.
Principalul scop al activităţii purtătorului de cuvânt este obţinerea şi
menţinerea credibilităţii instituţiei şi persoanei oficiale pe care o reprezintă, ceea ce
presupune că aceasta trebuie să corespundă mai multor principii deontologice:
- responsabilitatea faţă de instituţie şi faţă de public;
- înalt nivel al competenţei profesionale;
- protejarea dreptului la imagine al instituţiei persoanelor şi publicului;
- asigurarea veridicităţii fluxului de informaţii pentru mass-media şi public;
- asigurarea confidenţialităţii şi protecţiei datelorcu caracter personal.
Credibilitatea purtătorului de cuvânt este condiţionată de capacitatea de
argumentare şi susţinere a punctelor sale de vedere, să facă faţă presiunii informative
din partea presei, să dispună de calităţi şi abilităţi de comunicare.
TRANSPARENŢA DECIZIONALĂ
10.1.Noţiunea de transparenţă
a) Internetul este instrumentul cel mai uzual pentru asigurarea comunicărilor datelor
la nivel mondial.Prin intermediul său se poate folosi poşta electronică (e-mail) se pot
schimba informaţii, permiţând comunicarea în două sensuri cu eficienţă maximă şi
fără costuri mari.
b) Website-urile – mai multe pagini de internet care conţin texte, imagini fixe şi
animaţii, din orice tip de date şi informaţii statice, camere de discuţii, formulare de
completat on-line, clipuri video, meniuri dinamice, etc.
În funcţie de temă, un website poate fi: un blog, portal-web, catalog-web, magazin
virtual, bancă, universitate virtuale, bibliotecă, enciclopedie virtuală, reviste web, ziar
web, etc.
Pentru administraţia publică reprezintă un instrument util în promovarea activităţii şi
pentru rezolvarea problemelor cetăţeneşti.
Din punct de vedere tehnic, website-ul este o adresă de internet – www.nume-
instituţie.com/.ro/.org.-gestionate de un furnizor de servicii de găzduire web,
asigurând prezenţa online 24 ore, 7 zile pe săptămână, funcţionarii publici şi cetăţenii,
beneficiarii, având acces non stop la informaţiile postate.
c) E-mail (electronic/mail/poşta lectronică) este alcătuită de serviciul de web, unul
dintre cele mai utilizate servicii de internet.
În schimbul oficiilor poştale, pentru trimiterea scrisorilor, documentelor,
răspunsurilor la petiţii, e-mailul trimite informaţia instant în mod electronic, fără
costuri mari şi cu eficienţă maximă.Pentru aceasta, este nevoie de o adresă de e-
mail.Este cea mai utilizată şi populară aplicaţie a internetului, nu numai pentru
rapiditatea şi economicitate, ci şi pentru eliminarea barierei de comunicare – distanţa
dintre parteneri.Avantajele e-mailului sunt:
- confidenţialitate şi autenticitatea originii mesajelor;
- integritatea legăturii în reţea;
- nerepudierea mesajelor prin dovedirea originii semnatarului mesajului,
neputând nega trimiterea sa;
d) Semnătura electronică – reprezintă un cod criptat, care se obţine de la Ministerul
de Finanţe, în urma uneisolicitări şi este folosit pentru a trimite documente
confidenţiale.Semnătura digitală este creată special pentru criptarea conţinutului
documentului, folosind o cheie criptografică a expeditorului (valoarea secretă folosită
de un computer, împreună cu un algoritm complex pentru a cifra şi descifra
mesajele).În acest fel, transmiterea informaţiilor în administraţia publică are
asigurată confidenţialitatea. Semnătura digitală nu poate fi negată, asigurând
destinatarului siguranţa identităţii expeditorului şi integritatea mesajului.
Comisia Europeană a adoptat o directivă privind semnătura electronică, a cărei
recunoaştere a avut loc încă din 1998.
e) Semnătura electronică extinsă – trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
- să fie legată în mod unic de semnatar;
- să asigure identificarea semnatarului;
să fie creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
să fie legată de documentul în formă electronică, la care se raportează, astfel
încât orice modificare a documentului ulterioară semnăturii, conduce la invalidarea
semnăturii.
Aceasta are valoare legală şi se poate cumpăra dreptul de a folosi o asemenea
semnătură tot prin intermediul Ministerului Finanţelor Publice.
Sub aspectul gradului de siguranţă, este cea mai sigură metodă de a avea un act,
document, neputând fi modificat (ex.depunerea declaraţiilor on-line la Agenţia
Naţională de Administrare Fiscală, semnarea facturilor conform Codului fiscal,
raportările CNAS, SEAP, BVB, etc.
f) Chat – este un grup de discuţie deschis pe internet între utilizatori, în timp real,
fiind un serviciu de mesagerie instant.Cele mai cunoscute servicii de chat sunt:yahoo,
messenger, google, skype, Windows live messenger.
g) Reţelele de socializare – asigură o comunicare între membri utilizatori cu scopuri
comune, rapidă, cu dezavantajul de a nu declara explicit sursa sau scopul
informaţiilor (ex.Twiter, Facebook)
h) Blog – se traduce prin „jurnal pe internet” şi conţine articole periodice sau
actualizate neîntrerupt, de obicei cu un caracter personal sau ca interfaţă a unor
website-uri instituţionale.
Este un instrument eficient pentru comunicare, întrucât pe acesta se postează frecvent
însemnări despre numeroase subiecte, se pot genera dezbateri de idei sau proiecte.
i) Newsletter – este o publicaţie electronică periodică, care cuprinde informaţii dintr-
un domeniu, livrate online, prin e-mail, utilizatorilor abonaţi anterior.Scopul acestora
este menţinerea relaţiei cu publicul ţintă şi urmărirea scopului propus. Avantajele faţă
de o publicaţie sunt:
- ajungerea instantă la beneficiari fara costuri de tipărire şi distribuire;
- este un mijloc eficient de promovare, comunicare;
- asigură contactul permanent cu abonaţii;
- dovedeşte seriozitatea şi stabilitatea companiei promovate.
j) RSS – modalitatea prin care website-ul vine la utilizator, ţinându-l la curent cu
ultimele ştiri, informaţii;sunt rezumate ale website-urilor, fiind necesară abonarea
pentru citirea lor.
LEGISLAŢIE