UNIVERSITATEA "BABEȘ-BALYAI" CLUJ-NAPOCA

FACULTATEA DE ȘTIINȚE POLITICE,

ADMNISTRATIVE ȘI ALE COMUNICĂRII

MASTER: ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ

ANUL II

FORMA DE ÎNVĂȚĂMÂNT: IFR

EVALUARE PROGRAMELOR
Consolidarea capacității instituționale a UAT Turda prin implementarea noilor programe informatice și
pregătirea personalului în vedera utilizării acestora

MASTERAND

CISMAȘ DAN AUGUSTIN

Descriere pe scurt a programului și contextul acestuia

a.      Necesitatea/oportunitatea programului, contextul;

Investiţia în resursele umane este cea mai bună investiție. Schimbările rapide în toate domeniile,
dezvoltarea pieței în mod continuu și dinamic, cere adaptarea acestei forțe la piaţa liberă, obligând-o la formare
profesională continuă.
Astfel, UATM Turda a implementat un program complex de modernizare instituțională, prin care să vină
mai aproape de cetățenii săi, să elimine parte din aparatul birocratic, să eficientizeze managementul intern al
documentelor și implicit al responsabilizării funcționarilor publici direct responsabili de aducerea la îndeplinire
a diverselor solicitări venite din partea contribuabililor și, nu în ultimul rând, de creere a mai multe posibilități
de achitare a taxelor și impozitelor locale.
Prin acest vast program se dorește implementarea unui concept "Ghișeul unic", care are sub cupola sa
crearea unui spațiu fizic modern, asigurarea de dezvoltarea unui nou sistem informatic care să deservească mult
mai transparent îndeplinirea acestui deziderat.
În contextul în care necesitățile beneficiarilor serviciilor publice sunt din ce în ce mai numeroase și mai
diversificate, administrația publică trebuie să adreseze aceste nevoi prompt și eficient, utilizând, pe de o parte,
resursele existente și, pe de altă parte, identificând altele noi, resurse care să contribuie la o creștere de
ansamblu a calității serviciilor oferite de administrație reprezentanților comunității locale. Astfel, sistemele de
management al calității, parte din sistemul de management al unei organizații, sunt orientate către obținerea de
rezultate în raport cu obiectivele de calitate pentru satisfacerea nevoilor, așteptărilor și cerințelor societății civile
și mediului de afaceri.
Raportat la acest context, la nivelul UATM Turda, s-au remarcat o serie de neajunsuri, între care de o
importanță majoră, având în vedere impactul determinant pentru activitățile desfășurate de personalul din cadrul
instituției, este lipsa implementării unor instrumente plată, de registratură, de management al documentelor și
de management al calității și performanței.
Astfel, din punctul de vedere al aparatului de specialitate al Primarului, structură funcțională cu activitate
permanentă în cadrul UAT Municipiul Turda, există deficiențe legate atât de greșita dimensionare a unor
subdiviziuni (personal insuficient și/sau insuficient pregătit), cât și de modul de organizare al acestora prin
prisma relațiilor de coordonare și subordonare dintre ele. Mai mult, s-a constatat necesitatea existenței unor
structuri care să sprijine în mod coerent dezvoltarea strategică a UATM Turda, precum și nevoia modernizării
gradului de dotare materială raportat la cerințele legate de infrastructura IT – hardware și software. Cu rol
exemplificativ, precizăm că nu este utilizat la întreaga capacitate sistemul electronic de management al
documentelor, întrucât nu au fost documentate și configurate fluxurile aferente, iar la momentul scrierii
prezentei acestea circulă fizic, într-un flux greoi, ineficient, cu „bucle” inutile; portalul este găzduit de către
furnizorul de software întrucât nu există pe serverul instituției licența necesară pentru a opera transferul
acestuia; la nivelul Primăriei nu există instrumente de monitorizarea și gestiunea riscurilor și oportunităților sau
de raportare și management, care să permită definirea și urmărirea unor indicatori de performanță relevanți;
infrastructura hardware și software de baza este uzată fizic și moral și nu suportă upgrade-urile necesare; nu
există un sistem coerent și transparent de management al contractelor, acestea constituind, în genere,
responsabilitatea angajatului care a identificat nevoia și a inițiat, în consecință, contractul; sistemul de control
managerial intern este parțial implementat și preponderent neactualizat, riscurile nefiind analizate, prioritizate,
monitorizate și gestionate în cadrul unui plan de atenuare și contracarare a acestora, în fine, dezvoltarea
societății civile prin diversificarea modalităților de plată obligă și instituțiile de stat să se pregătească și să se
alinieze la aceste realități.
Toate aceste carențe au un impact nefavorabil asupra desfășurării optime a activităților angajaților din
cadrul UATM Turda și, în consecință, asupra modului în care sunt utilizate resursele acesteia.
În aceste condiții, în care lipsește la nivel structural susținerea concretă a viziunii manageriale bazate pe
performanță și calitate, în care riscurile care pot afecta activitatea și performanța UATM Turda nu sunt
identificate, monitorizate și cu atât mai puțin gestionate, în care oportunitățile care ar putea fi exploatate în
vederea îmbunătățirii activității și a rezultatelor nu sunt cunoscute, iar personalul din cadrul instituției nu are
competențele și abilitățile necesare în domeniul managementului calității și performanței, nu se poate vorbi nici
despre o planificare riguroasă a resurselor Primăriei Municipiului Turda și nici despre monitorizarea eficientă a
utilizării acestora în vederea furnizării de servicii publice de calitate la nivel local.
Proiectul contribuie astfel la obiectivul specific 2.1 al POCA, obiectiv ce vizează introducerea de sisteme
și standarde comune în administrația publica locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari.
Prin activitățile, respectiv rezultatele care vizează formarea personalului UAT Municipiul Turda în
vederea dobândirii de cunoștințe și abilități pentru utilizarea ulterioare a noului sistem informatic – la cursurile
de formare vor participa și vor fi, subsecvent, certificate la finalizarea activităților un număr de 200 de persoane,
în conformitate cu cele detaliate mai jos în cadrul secțiunii Grup țintă.
În ceea ce privește caracterul inovator al proiectului, precizăm că instituția nu abordează implementarea
acestui sistem unei "obligații" ce trebuie îndeplinită, ci are o abordare integrată, inițiativa fiind inclusă în cadrul
unui mai larg proces de reorganizare și reorientare conceptuală, în vederea creării cadrului organizațional
propice creșterii calității serviciilor publice oferite și diminuării poverii administrative.
Astfel, crearea unei întregi noi structuri ce vizează dezvoltarea locală, responsabilă cu elaborarea și
implementarea de strategii și planuri de măsuri generale sau de nișă, deservite prin politici publice moderne și
promovate printr-un compartiment specializat "Ghișeu unic", sunt doar câteva dintre inițiativele notabile ale
Municipiului Turda. Întrepătrunderea dintre elementele definitorii ale noului mod de organizare și funcționare la
nivel municipal, care este completat de tendința de modernizare a infrastructurii și instrumentelor IT, sunt create
pentru ca acestea să asigure un cadru de lucru modern și eficient.

b.     Scopul programului;

Se urmărește monitorizarea circuitului actelor prin intermediul unui nou program de gestionare, integrarea
mai multor sisteme de plată al taxelor și impozitelor locale în programele existente de gestionare a bunurilor
supuse impozitării, o mai bună deservire a cetățenilor, micșorarea timpilor de așteptare, eliminare a unei părți a
birocrației și o responsabilizare a funcționarilor publici, precum și pregătirea personalului în vederea utilizării
acestora.
c.      Actori implicați – grup țintă;
Grupul țintă al proiectului este format din:
 Personalul cu funcții de conducere și execuție din cadrul UAT Municipiul Turda, respectiv un număr de
minim 167 de persoane.
 Aleși locali, și anume un număr de 22 de persoane, după cum urmează:
- Consilieri locali – 21 persoane
- Primarul Municipiului Turda – 1 persoană

d.     Obiectivele programului;

Obiectivul/le general/e urmărit de proiect

Creșterea capacității instituționale a Municipiului Turda prin introducerea unor noi programe informatice
în vederea creșterii performanței administrative, în vederea optimizării proceselor orientate către beneficiari,
prin pregătirea funcționarilor publici în vederea utilizării acestor programe necesare desfășurării în bune condiții
a activității propuse.

Obiectivele specifice urmărite de proiect

Obictivele specifice ale proiectului, ce vor duce la îndeplinirea obiectivul general menționat anterior, sunt
enunțate astfel:
OS 1: Crearea și operaționalizarea cadrului instituțional necesar pentru implementarea noului sistem
informatic
OS 2: Implementarea și menținerea unui sistem de evaluare a calității prestațiilor bazat pe indicatori de
performanță și management adecvați
OS 3: Modernizarea infrastructurii și a instrumentelor de lucru în scopul eficientizării modului de
derulare a activităților confom noului standard implementat
OS 4: Creșterea nivelului de pregătire, cunoștințe și abilități ale personalului din cadrul Primăriei
Municipiului Turda în domeniul utilizării noilor programe informatice
OS 5: Deprinderea utilizării noilor programe informatice;
 OS 6: Eficientizarea circuitului de documente în interiorul instituției;
OS 7: Reducerea timpilor de așteptare al cetățenilor;
OS 8: Responsabilizarea funcționarilor publici implicați în circuitul documentelor;
OS 9: Crearea de noi posibilitați de achitare a taxelor și impozitelor, care să vină în sprijinul cetățenilor;

e.      Principalele activități (descrise pe scurt)

Activitatea 0 –
Elaborarea documentației de finanțare
Subactivitatea 0.1 – Analiza documentelor cadru de referința în vederea elaborării documentațiilor de finanțare
Subactivitatea 0.2 – Analiza situației existente la nivelul Primăriei Municipiului Turda
Subactivitatea 0.3 – Elaborarea ideii de proiect. Stabilirea obiectivelor, rezultatelor și indicatorilor de proiect.
Subactivitatea 0.4 – Stabilirea activităților și resurselor necesare în vederea derulării proiectului și atingerii obiectivelor propuse
Subactivitatea 0.5 – Elaborarea listei de achiziții aferenta proiectului și a bugetului
Activitatea 1 – Management de proiect
Subactivitatea 1.1 - Inițiere proiect
Subactivitatea 1.2 – Managementul activităților și resurselor
Subactivitatea 1.3 – Management financiar
Subactivitatea 1.4 – Managementul riscurilor, schimbărilor și calității
Activitatea 2 – Configurarea aplicațiilor software existente în vederea implementării proiectului
Subactivitatea 2.1 – Configurarea aplicațiilor software
Subactivitatea 2.2 – Instruirea personalului în vederea utilizării noilor facilități
Activitatea 3 – Implementarea unei soluții de raportare și management
Subactivitatea 3.1 – Implementarea aplicației
Subactivitatea 3.2 – Instruirea personalului în vederea utilizării aplicației
Activitatea 4 – Modernizarea infrastructurii hardware și software de baza în vederea implementării în condiții optime a sistemului
Subactivitatea 4.1 – Instalare și configurare echipamente hardware achiziționate
Subactivitatea 4.2 - Instalare și configurare licențe software de bază achiziționate
Activitatea 5 – Diseminare rezultate proiect
Subactivitatea 5.1 – Elaborarea materialelor informative afișate pe website-ul Primăriei
Subactivitatea 5.2 – Elaborarea materialelor de informare și publicitate
Subactivitatea 5.3 – Organizarea și desfășurarea conferinței de închidere proiect
Activitatea 6 - Instruire personal
Subactivitatea 6.1 – Elaborarea și aprobarea planului de instruire și a materialelor de curs
Subactivitatea 6.2 – Derularea sesiunilor de instruire

f.      Calendar 

Proiectul se desfășoară pe o perioadă de 13 luni începând cu data de 17 Martie 2015 - 30 Aprilie 2016.

Activitate/Subactivitate Demarate Martie 2015 Iunie '15 Oct. '15 Ian '16
anterior 1 Iunie 2015 Oct. '15 Ian. '16 Aprilie '16
Activitatea 0 – Elaborarea documentației de X
finanțare

1 Pentru activitățile/subactivitățile demarate anterior depunerii cererii de finanțare se va bifa în această coloană.
 Activitate/Subactivitate Demarate Martie 2015 Iunie '15 Oct. '15 Ian '16
anterior Iunie 2015 Oct. '15 Ian. '16 Aprilie '16
Subactivitatea 0.1 – Analiza documentelor cadru X
de referința în vederea elaborării documentațiilor
de finanțare
Subactivitatea 0.2 – Analiza situației existente la X
nivelul Primăriei Municipiului Turda
Subactivitatea 0.3 – Elaborarea ideii de proiect. X
Stabilirea obiectivelor, rezultatelor și indicatorilor
de proiect.
Subactivitatea 0.4 – Stabilirea activităților și X
resurselor necesare în vederea derulării
proiectului și atingerii obiectivelor propuse
Subactivitatea 0.5 – Elaborarea listei de achiziții X
aferenta proiectului și a bugetului
Activitatea 1 – Management de proiect X X X X
Subactivitatea 1.1 - Inițiere proiect X
Subactivitatea 1.2 – Managementul activităților și X X X X
resurselor
Subactivitatea 1.3 – Management financiar X X X X
Subactivitatea 1.4 – Managementul riscurilor, X X X X
schimbărilor și calității
Activitatea 2 – Configurarea aplicațiilor X X X X
software în vederea implementării
Subactivitatea 2.1 – Configurarea aplicațiilor X X
software
Subactivitatea 2.2 – Instruirea personalului în X
vederea utilizării noilor facilități
Activitatea 3 – Implementarea unei soluții de X
raportare și management
Subactivitatea 3.1 – Implementarea aplicației X
Subactivitatea 3.2 – Instruirea personalului în X
vederea utilizării aplicației
Activitatea 4 – Modernizarea infrastructurii X X X
hardware și software de baza în vederea
implementării în condiții optime a sistemului
Subactivitatea 4.1 – Instalare și configurare X X X
echipamente hardware achiziționate
Subactivitatea 4.2 - Instalare și configurare licențe X
software de bază achiziționate
Activitatea 5 – Diseminare rezultate proiect X X X
Subactivitatea 5.1 – Elaborarea materialelor X X X
informative afișate pe website-ul Primăriei
Subactivitatea 5.2 – Elaborarea materialelor de
informare și publicitate
Subactivitatea 5.3 – Organizarea și desfășurarea X X X
conferinței de închidere proiect
Activitatea 6 - Instruire personal X X X
Subactivitatea 6.1 – Elaborarea și aprobarea X X X
planului de instruire și a materialelor de curs
Subactivitatea 6.2 – Derularea sesiunilor de X X X
instruire

g.     Resurse
 În scopul asigurării bunei implementări a proiectului, Municipiul Turda va pune la dispoziție toate
resursele ce vor fi considerate necesare, astfel:
Resurse materiale – spații necesare pentru desfășurarea activităților de proiect (birouri, săli de ședință,
sala de organizare eveniment); dotările necesare pentru activitatea echipei de management si a celorlalte
persoane implicate în implementarea proiectului (calculatoare, licențe software de bază, imprimantă, scanner,
consumabile si papetărie, mobilier birou, spații de depozitare și arhivare);
Resurse instituționale – resursele financiare necesare cofinanțării proiectului, precum și orice alte resurse
financiare ce vor fi considerate potrivite pentru buna derulare a proiectului, în cazul în care va fi considerat
necesar.
Resurse decizionale, constând în sprijinul conducerii în a asigura cadrul instituțional și procedural adecvat
derulării proiectului (hotărâri, decizii, fișe de post aprobate etc.)
Resurse umane – exceptând echipa de management de proiect pentru care a fost estimat în cadrul
bugetului depus un anumit nivel de efort, toate celelalte resurse participante la implementarea proiectului vor fi
puse la dispoziție de către Municipiul Turda. Aceste resurse constau în reprezentanții tuturor structurilor din
cadrul organizației care vor fi implicați în activitățile de implementare și instruire, secondați de resurse suport
pentru activități precum secretariat, consiliere juridică, logistică sau resurse umane.
h.     Outputuri 

Îmbunătățirea condițiilor de muncă.

Creșterea eficienței individuale și a UAT.

Creșterea capacității funcționarilor publici prin cunoașterea și folosirea acestor programe.

Îmbunătățirea timpilor și calității de răspuns a funcționarilor responsabili cu formularea răspunsurilor

referitoare de diferitele solicitări.

Reducerea costurilor

i. Efecte ale programului - rezultate, impact.

Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în

administrația publică locală, atins prin Rezultat proiect 1 -  Sistem de management al calității conform
standardului ISO 9001:2015 implementat la nivelul Municipiului Turda

Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în

administrația publică locală, atins prin Rezultat proiect 2 – Aplicații software existente configurate în vederea
implementării și alinierii cu standardul ISO 9001:2015
 Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în
administrația publică locală, atins prin Rezultat proiect 3 – Soluție software de raportare și management
implementată la nivelul Municipiului Turda

Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în

administrația publică locală, atins prin Rezultat proiect 4 – Infrastructura hardware și software de bază
modernizată

Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în

administrația publică locală, atins prin Rezultat proiect 5 – Sistem de management al calității certificat
conform standardului ISO 9001:2015

Sisteme de management al performanței și calității corelate cu Planul de acțiune în etape implementat în

administrația publică locală, atins prin Rezultat proiect 6 – Rezultate proiect diseminate

Cunoștințe și abilități ale personalului din autoritățile și instituțiile publice centrale îmbunătățite pentru
susținerea măsurilor/acțiunilor din cadrul acestui obiectiv specific; atins prin Rezultat proiect 7 – Cunoștințe și
abilități ale personalului din cadrul Primăriei Municipiului Turda îmbunătățite, în vederea sprijinirii măsurilor
și acțiunilor vizate de implementarea și menținerea sistemului de management al calității

3.     Stabiliți scopul și beneficiarul/beneficiarii evaluării

Scopul evaluării reprezintă o analiză a rezultatelor, prin colectarea de date în vederea stabilirii dacă
proiectul este unul care și-a atins obiectivele și în ce măsură. Astfel, din punct de vedere al scopului evaluării,
vom avea o evaluare sumativă și formativă.

Beneficiarii evaluării sunt: pe de o parte inițiatorii programului, iar pe de altă parte sunt actorii implicați
în acest proiect.

4.     Menționați tipul și metoda/metodele de evaluare alese

Se va face o evaluare formativă, prin observație și prin metoda analizării documentare; precum și o
evaluare sumativă, prin evaluarea rezultatelor de la finalul programului.

Metoda observației este folosită pe întreg parcurul derulării programului, având un caracter noninvaziv,
permite posibilitatea culegerii de date nedistorsionate. Datele obținute prin această metodă sunt trecute în
jurnalul de observație, fiind utilizate ulterior.

Folosirea metodei analizării documentelor crează premisele economisirii de timp, resurse umane și
materiale, permițând totodată o evaluare a datelor existente.

Metoda evaluării rezultatelor arată în ce măsură obiectivele au fost îndeplinite.

5.     Prezentați principalele avantaje dar și dezavantaje ale metodei/metodelor de evaluare alese.

 Metoda observației

- avantaje: este folosită pe întreg parcursul derulării programului, caracter noninvaziv, permite culegerea
multor date și de o manieră nedistorsionată, se pot observa detalii aparent nesemnificative, care ulterior să
dovedească contrariul.

- dezavantaje: durează un timp îndelungat.

Metoda nalizării documentelor

- avantaje: economisire de timp, se face cu un număr mic de oameni, precum și cu resurse aproape
nesemnificative, datele există deja.

- dezavantaje: pot lipsi sau sunt incomplete la un moment dat anumite date din proiect, fiind necesară
folosirea a mai multor metode de evaluare.

6.     Prezentați principalele întrebări de evaluare.

În ce măsură s-au îndeplinit obiectivele?

În ce măsură a crescut eficiența la nivel individual al funcționarilor publici și al UAT, per ansamblu?

În ce măsură a crescut capacitatea funcționarilor publici în urma acestui program? Și în ce măsură această
capacitate se reflectă în activitatea curentă?

Noile cunoștințe și programe implementate, au condus la ridicarea calității serviciilor UAT și la

micșorarea timpilor rezolvării diverselor situații/solicitări?

A crescut responsabilizarea funcționarilor publici?

Au scăzut costurile?

7.     Menționați principalii indicatori care ar trebui utilizați pentru această evaluare.

Autorități și instituții publice locale în care s-au implementat sisteme unitare de management al calității și
al performanței dezvoltate prin program conform Planului de acțiune pentru prioritizarea și etapizarea
implementării managementului calității.

Personal din administrația publică locală care a fost certificat la încetarea

calității de participant la formare legată de OS 2.1

Autorități și instituții publice locale sprijinite pentru introducerea sistemelor unitare de management al
calității și al performanței conform Planului de acțiune pentru prioritizarea și etapizarea implementării
managementului calității
 Personal instruit în vederea dezvoltării abilităților de planificare strategică, monitorizare și evaluare a
deciziilor, precum și pentru utilizarea aplicației de raportare și management

Politica referitoare la calitate aplicată la nivelul instituției

Regulamentul de Organizare și Funcționare actualizat conform sistemului de management al calității

implementat

Participanți la activitățile de formare pentru dezvoltarea abilităților de planificare strategică și

monitorizarea și evaluarea deciziilor, precum și pentru utilizarea aplicației de raportare și management

8.     Stabiliți metoda/metodele de colectare a datelor necesare evaluării. Argumentați alegerea dvs.

Pentru acest program s-a ales metoda de evaluare a rezultatelor. Astfel, aplicând această metodă, putem
evalua care este procentul obținut de îndeplinire sau neîndeplinire a obiectivelor stabilite.

9.     Prezentați calendarul evaluării. 

În cadrul acestui program, folosindu-se Metoda formativă a observației pe tot parcursul implementării
acestuia, precum și ce a analizei documentelor, astfel calendarul evaluării prin aceste două metode se întinde de
la început, adică din Martie 2015 - Aprilie 2016.

La încheierea programului în Aprilie 2016, se va folosi Metoda de evaluare sumativă.

Iar la încheierea programului, cât și pe parcursul derulării acestuia, se va utiliza Metoda de evaluare a
rezultatelor.

10.  Concluzii, recomandări. Concluzionăm că acest program este unul extrem de benefic dezvoltării și
implementării măsurilor de dezvoltare a UATM Turda, deoarece, pe de o parte conduce la îndreptarea multor
erori sau neajunsuri semnalate atât de cetățeni, cât și de instituțiile de control abilitate, iar, pe de altă parte,
conduce la modernizarea serviciilor oferite.

Chiar dacă o transformare atât de radicală și de amplă presupune un efort susținut, angajamentul
instituțional pe care Municipiul Turda și la asumat prin implementarea acestui program, constituie elementul
determinant în demersul său de a deveni o primărie cu adevărat europeană.

Totodată, programul atingându-și indicatorii, a contribuit la consolidarea, eficientizarea și modernizarea

UATM Turda.

Datorită reușitei acestui program, care a reprezentat un punct forte în ceea ce a devenit astăzi Primăria
Municipiului Turda, putem spune și recomanda implementarea acestuia și altor UAT-uri.
BIBLIOGRAFIE

1. Antonie, R. Evaluarea programelor în administrația publică, Suport de curs, Cluj- Napoca, 2019-2020.

2. www.primăriaturda.ro