Curs Secretariat Computerizat

RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.
ro
0213116303, 0728120340, 0723163926
CURS ASISTENT MANAGER
Modulul I
Secretariat computerizat
1
RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.ro
0213116303, 0728120340, 0723163926
Organizaţia – este o formă concretă de desfăşurare a activităţii umane în diferite domenii: economic, social,
cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrată. De aceea, orice organizaţie funcţionează ca un
sistem ale cărui componente sunt în strânsă legătură pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu
mijloace proprii, spre a răspunde unei nevoi.
Organizaţia poate fi considerată ca o colectivitate ierarhizată de oameni şi obiective, ca un ansamblu de mijloace de
producţie şi de informaţii. Ea are o structură proprie, determinată de scopul pentru care a fost creată.
În vederea obţinerii obiectivelor social-economice, orice organizaţie îndeplineşte mai multe funcţii:
a) funcţia de cercetare-dezvoltare;
b) funcţia comercială şi de marketing;
c) funcţia de producţie;
d) funcţia financiar-contabilă;
e) funcţia de personal.
Structura organizatorică a unei organizaţii reprezintă ansamblul persoanelor şi compartimentelor de muncă (tehnico-
productive, economice, administrative), modul în care sunt constituite şi grupate precum şi legăturile care se
stabilesc între ele.
O structură organizatorică raţională este condiţia esenţială pentru: asigurarea funcţionării normale a
compartimentelor de muncă, repartizarea precisă a responsabilităţilor, stabilirea riguroasă a dependenţelor ierarhice,
a unităţii între responsabilităţile unei funcţii şi puterea de decizie. Reprezentarea grafică a structurii unei organizaţii
poartă numele de organigramă.
COMPANIA
XXX
DEPARTAMENTE
COMPARTIMENTE
BIROURI
Departamente - nivel ierarhic care reflectă activităţile desfăşurate în cadrul unei companii. O companie poate avea
mai multe departamente.
Exemplu: Departamentul financiar - contabil, departamentul tehnic, etc.
Compartimente - nivel ierarhic în cadrul unui departament al unei companii, care grupează posturi având conţinut
similar. Postul reprezintă ansamblul de sarcini şi responsabilităţi aferente unei persoane.
Exemplu: în cadrul departamentului tehnic, ar putea exista compartimentul reţele, compartimentul
multimedia, compartimentul service
Birouri: separă activitatea în cadrul unui compartiment.

Exemplu: în cadrul unui compartiment service oferit: birou pentru imprimante, birou pentru monitoare şi birou
pentru copiatoare.
Un exemplu simplu de organigramă a unei companii

2
0213116303, 0728120340, 0723163926
COMPANIA XXX
Departament Departamentul Tehnic Departamentul

Financiar-Contabil Comercial
Compartiment Retele
Comp. Vanzari
Comp. Contabilitate
Comp. Multimedia
Comp. Marketing
Comp. Aprovizionare
Comp. Service
Comp. Personal
Birou Imprimante
Comp. Facturare Birou Monitoare
Birou Copiatoare
În functie de dimensiunea şi activitatea pe care o desfăşoară, pot exista şi alte niveluri ierarhice.
Exemple:
Secţii: se regăsesc în structura unei întreprinderi de nivel mediu sau mare. În acest caz, sectiile separa activitatile
desfasurate in cadrul intreprinderii. La nivelele imediat urmatoare s-ar putea regasi departamentele,
compartimentele si birourile.
Atelierele: se regăsesc în structura unei întreprinderi de nivel mediu sau mare. Atelierele structurează o secţie a
unei întreprinderi.
Direcţiile: se regăsesc în cadrul unei instituţii bancare de exemplu, şi separă tipul de activitate desfăşurat. În funcţie
de dimensiunea companiei şi activitatea desfăşurată, pot lipsi anumite nivele ierarhice.
Directorul general: Funcţia este obligatorie în cadrul unei companii, indiferent de dimensiunea sa. Directorul
general este cel care asigură administrarea companiei şi care se implică în activitatea tuturor nivelelor ierarhice
inferioare.
Compartimentul economic. În cadrul acestui departament sunt gestionate toate operaţiile referitoare la aspectele
economice ale unei companii: contabilitate, gestiune, aprovizionare, facturare, operaţii bancare, aprovizionare.
Funcţii ce se regăsesc în cadrul acestui departament: director economic, contabil sef, contabil, economist.
Contabil: Funcţia este obligatorie în cadrul unei companii, indiferent de dimensiunea ei. Contabilul este cel
care asigură evidenţa corectă a documentelor contabile şi a înregistrărilor acestora.
Directorul economic: Funcţia este una obligatorie în cadrul unei companii, indiferent de dimensiunea sa.
Directorul economic asigură buna desfăşurare a activităţii de natură economică. Are un rol foarte important
în activitatea de investiţii, planificarea bugetului şi dezvoltarea economică viitoare.
Producţie: Acest compartiment există în cazul în care compania are o activitate de producţie şi gestionează toate
operaţiile aferente.
Funcţiile ce se regăsesc în cadrul acestui compartiment: şef producţie, planificare, dispecerat, tehnician, muncitor.
Marketing: Acest compartiment are rolul de a elabora strategia prin care compania se face cunoscută pe piaţă,
modalităţile prin care îşi poate promova produsele sau serviciile şi poate alege clienţi noi.
Funcţiile ce se regăsesc în acest compartiment: responsabil imagine, responsabil comunicare.
Comercial: Acest compartiment se ocupă de relaţiile companiei cu clienţii. Este cel care efectuează vânzările de
produse sau servicii. În cadrul acestui compartiment are loc emiterea de facturi.
Funcţii ce se regăsesc în cadrul acestui compartiment: responsabil vânzări, agent vânzări, gestionar.
Directorul comercial: Directorul comercial deţine un rol important în activitatea de marketing si urmărirea
activităţii comerciale
Responsabilul de vânzări: Este în general persoana din cadrul unei companii, care pentru un anumit
produs, sau gamă de produse ( sau servicii), organizează şi urmăreşte activitatea de comercializare.
3
0213116303, 0728120340, 0723163926
Reprezentant vânzări: Se mai numeşte şi ,,agent vânzări". Este persoana care are relaţii directe cu clienţii
firmei, sau cu potenţialii clienţi ai firmei.
Personal: Acest compartiment ţine evidenţa personalului: cărţi de muncă, contracte de angajare sau colaborare,
salarii.
Funcţii ce se regăsesc în cadrul acestui compartiment: şef personal, referent.
În funcţie de modul de organizare al companiei secretara se poate încadra diferit în organigramă.

- Pentru companiile mici şi medii există o singură secretară, care îndeplineşte rolul de secretară a companiei.
- Pentru companiile mari: fiecare compartiment dispune de propria secretară. Eventual există şi o recepţioneră
pentru primirea vizitatorilor sau clienţilor, cu rolul de a-i îndruma pe aceştia către persoana potrivită.
Secretara: reprezintă persoana din cadrul companiei care administrează problemele superiorului său ierarhic. Ea
reprezintă interfaţa între superiorul ei ierarhic şi ceilalţi angajaţi ai companiei, sau persoane din afara companiei.
Asistent Manager: presupune mai multă responsabilitate şi putere de decizie decât cea de secretară. Un asistent
manager nu numai că administrează problemele superiorului său ierarhic, dar poate lua decizii pentru rezolvarea
respectivelor probleme şi poate suplini, în anumite cazuri, lipsa superiorului său.
Recepţionera: Funcţia poate lipsi din schema de posturi pentru o companie de dimensiune mică. Recepţionera este
cea care asigură interfaţa cu persoanele din afara companiei.
Funcţia de secretară
Multe funcţii sunt descrise exclusiv pe baza îndatoririlor pe care le presupun. (activităţile care trebuie
îndeplinite şi rezultatele care se aşteaptă din partea persoanei care le îndeplineşte). Totuşi pentru a avea o imagine
clară a unei funcţii trebuiesc luate în considerare următoarele elemente :
1. educaţia (specifică nivelului de educaţie cerut : liceu, studii superioare, şcoli sau cursuri pregătitoare etc.) ;
2. experienţă profesională
3. poziţia în structura organizaţională sau în structura ierarhică superioară. În această etapă se va descrie poziţia
pe care o ocupă funcţia de secretară (asistentă manager) în ansamblul structurii, locul pe care îl ocupă în
organigrama organizaţiei.
4. atribuţii şi sarcini – impuse funcţiei respective ;
5. calităţi personale – cerute pentru ocuparea funcţiei ;
1. Studiile necesare unei secretare
Pentru a deveni secretară sunt necesare următoarele studii:
 curs de secretariat
 colegiu de birotică (opţional)
 curs de contabilitate şi cunoştinţe în domeniul problemelor de personal şi legislaţie comercială (constituie un
avantaj).
2. Experienţa profesională şi poziţia în structura organizaţională - unele funţii se pot încredinţa
imediat după terminarea şcolii, altele necesită o anumită experienţă;
a) Secretare ucenice
 dactilografiază scrisori, diverse materiale,
 multiplică materialele,
 preiau mesaje,
 ajută la expedierea corespondenţei prin fax, poştă,
 nu au responsabilităţi,
b) Tinere secretare
 dactilografiază corespondenţa pornind de la notiţe stenodactilografiate, casete audio,
 editează texte pe computer,
 preiau şi transmit mesaje,
 redactează corespondenţa simplă,
 expediază corespondenţa,
 primeşte vizitatorii,
 organizează şedinţe, conferinţe,
 stenografiază la diferite şedinţe,
 au responsabilităţi multiple dar limitate.
c) Secretare personale
4
0213116303, 0728120340, 0723163926
 aparţin de obicei unui director executiv, a cărui activitate o organizează,

 redactează şi clasează corespondenţa,
 cunosc bine stenografia şi lucrul pe calculator,
 redactează singură rapoarte, referate, broşuri,
 întocmesc dări de seamă,
 primesc vizitatorii,
 organizează călătorii de afaceri,
 organizează agenda şefului,
 au cunoştinţe de contabilitate,
 participă la întâlnirile de afaceri,
 traduc din şi în limbi străine
 organizează şedinţe, conferinţe,
 au responsabilităţi care le permit să participe la actul de conducere,
d) Asistent manager
 reprezintă funcţia secretarială cea mai importantă,
 lucrează în sfera conducerii,
 aparţin unui director general (manager) sau preşedinte,
 supraveghează activitatea secretarelor ucenice şi tinerelor secretare,
 supraveghează personalul administrativ, curieri, şoferi, personalul de serviciu,
 traduc din şi în limbi străine,
 organizează protocolul la şedinţe, conferinţe, întâlniri de afaceri,
 organizează cursuri de perfecţionare,
 analizează şi evaluează activitatea de secretariat,
 iau anumite decizii în numele şefului (prin delegare de autoritate),
 au cunoştinţe de contabilitate, drept, management, etc.,
 se ocupă de recrutarea personalului din secretariat
 pot avansa pe scara ierarhică.
Sarcinile îndeplinite de o secretară diferă foarte mult în funcţie de dimensiunile companiei la care lucrează.
Pentru ca secretara să poată administra problemele superiorului său ierarhic, sunt necesare: cunoştinţe
aprofundate referitoare la structura internă şi activitatea companiei, iniţiativă atunci când se impune, cunoştinţe
de bază privind specificul profesional al companiei şi cunoştinţe elementare de legislaţia comercială.
3. Responsabilităţi
Responsabilităţile unei secretare depinde de compania şi domeniul în care lucrează.
Următoarele sunt responsabilităţi generale valabile:
 executarea lucrărilor de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu
există un compartiment specializat de registratură.
 lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la
conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor
răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu
materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere.
 scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după
dictare (şi la telefon), transcrierea stenogramelor.
 multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul , folosirea imprimantei
calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor.
 probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bune condiţii a
întâlnirilor cu persoane din afara instituţiei, primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri, cunoaşterea,
documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul,
pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.
 evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte referatul cu necesarul de
rechizite pentru compartimentul secretariat, ţine evidenţa orelor suplimentare, concediilor, evidenţa
delegaţiilor, a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale.
5
0213116303, 0728120340, 0723163926
 pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obţinerea vizei (dacă
este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care
trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului.
 cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, fax, interfonul, etc.);
cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta.
 primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice
 organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare.
 preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate
rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilităţi persoanelor din subordine.
DETALII:
Secretara işi poate asuma responsabilitatea rezolvării personale a unor probleme, sau îşi poate declina
responsabilitatea pentru probleme care nu au nevoie de avizul superiorilor.
4. Calităţile unei secretare

a) Inteligenţa presupune:
 raţionament şi reflecţie pentru a analiza faptele şi a ajunge la o situaţie reală;
 capacitate de analiză şi sinteză, ceea ce contribuie la optimizarea activităţii;
 capacitate de adaptare, pentru a face faţă dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie să ţină cont de
schimbările care au loc în structura firmei, stabilind strategii noi, pe măsura noilor situaţii.
 bun simţ şi înţelegere, în vederea rezolvării cazurilor sau problemelor dificile şi complicate care apar obiectiv
în procesul muncii;
 perspicacitate pentru sesizarea nuanţelor.
 spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra după un plan al priorităţilor şi din necesitatea utilizării
corecte a instrumentelor de lucru
b) Discernământ – pentru a permite secretarei de a alege între două soluţii, ambele rele, pe cea mai puţin rea. O
alegere corectă poate fi benefică pentru firmă, la fel cum o alegere greşită poate fi în defavoarea unităţii respective.
c) Memorie – face parte din calităţile indispensabile pentru executarea atribuţiilor unei secretare; ea trebuie să
reţină fizionomii, nume, numere de telefon şi adrese, date statistice şi alte informaţii. Reţinerea şi utilizarea
informaţiilor este mult uşurată de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene,
calculator etc.).
d) Atenţia ameliorează memoria. Ea permite secretarei să reţină informaţii, înregistrând şi transmiţând datele fără
erori.
e) Iniţiativa permite secretarei să ia decizii rapide în cadrul competenţelor atribuite. Iniţiativa secretarei scuteşte
conducerea de a însoţi unele decizii mai puţin importante de multe amănunte, dar nu scuteşte secretara de a solicita
precizări suplimentare (dacă este cazul).
f) Simţul estetic – se concretizează în:
 preocuparea pentru realizarea unui mediu plăcut, ordonat şi confortabil, atât în spaţiul propriu de lucru, cât şi
în cel al conducerii;
 preocuparea pentru procurarea unor materiale – articole de birotică şi papetărie cât mai adecvate, dar şi
aspectuoase.
 preocuparea pentru ţinuta proprie care trebuie să fie impecabilă, începând cu îmbrăcămintea, încălţămintea şi
terminând cu coafura şi produsele cosmetice folosite. Ţinuta unei secretare trebuie să fie sobră şi elegantă, fără
a avea un caracter festiv.
 prezentarea documentelor într-o formă atractivă; aranjarea corectă a textelor în pagină;
g) Calităţi de organizator şi spiritul de ordine sunt necesare atât la nivelul conducătorilor compartimentelor de
secretariat, cât şi al fiecărui executant în parte şi presupune:
 ordine în idei;
 ordine în acte;
 ordine în păstrarea materialelor de referinţă;
 ordine în aranjarea obiectelor.
h) Calităţi de vorbire şi redactare – sunt considerate aptitudini de bază ale secretarei. Modul în care vorbeşti este
un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezintă o instituţie. Pe lângă atitudine şi
aspectul exterior secretara trebuie să vorbească clar (pentru a evita interpretările), concis (pentru a economisi timpul
6
0213116303, 0728120340, 0723163926
propriu şi pe cel al interlocutorului său), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lămuriri suplimentare) şi corect din
punct de vedere literar şi gramatical.
i) Tact şi diplomaţie – înseamnă capacitatea de a lucra, de a vorbi şi de a da satisfacţie tuturor, de a-i face să se
simtă importanţi, chiar şi atunci când au primit un răspuns negativ.
De multe ori apare următoarea situaţie : Şeful îi cere să nu-l deranjeze o jumătate de oră orice s-ar întâmpla. Intre
timp sună unul din clienţii firmei şi vrea să vorbească urgent cu el. Secretara ştie că cel care a sunat este un client cu
care firma are o afacere foarte importantă. În această situaţie nu este cel mai indicat ca ea să respecte cu stricteţe
indicaţia şefului. Îl va ruga pe client să aştepte puţin şi îl va informa pe şef de situaţia apărută. Cu tact şi diplomaţie
îl asigură pe şef că a înţeles instrucţiunea lui, dar că mesajul clientului i s-a părut suficient de important. Şeful va fi
recunoscător că a înţeles situaţia şi că l-a întrerupt cu tact.
j) Punctualitatea – presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar şi respectarea orelor de
organizare a unor întâlniri de afaceri sau manifestări ştiinţifice.
k) Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de
a comunica pentru că, cu cât sunt mai mari progresele tehnologice, cu atât va fi mai necesar ca vocea umană să
poată convinge, să calmeze, să laude şi să încurajeze.
l) Independenţa. Deşi secretara este o verigă într-un lanţ, ea trebuie să fie capabilă să lucreze şi independent : un
director sau un avocat angajează o secretară pentru a organiza activitatea de birou cât mai eficient şi pentru a-l
degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie să-i ceară mereu explicaţii, sau soluţii.
m) Atitudinea pozitivă faţă de muncă. - duce la productivitatea biroului.
n) Confidenţialitatea. Începe să devină o cerinţă care cântăreşte destul de greu atunci când cineva trebuie să obţină
un post. Sunt instituţii care pun foarte mare accent pe confidenţialitate (se acordă chiar sporuri la salariu).
o) Eficienţa – secretara trebuie să ştie să rezolve sarcinile importante într-un timp relativ scurt, pentru ca şeful să o
poată aprecia la adevărata ei valoare. Ea trebuie să stabilească corect priorităţile pentru a fi eficientă.
Cerinţele profesionale se referă la:

 cunoaşterea limbii române cu tot ceea ce înseamnă ea (ortografie, gramatica, vocabular);
 cunoaşterea şi utilizarea corectă a metodelor şi tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale:
 procedee de scriere şi citire rapidă;
 procedee de codificare şi clasare;
 cunoaşterea a una, două limbi străine;
 cunoaşterea lucrului pe calculator:
 tehnoredactare;
 baze de date;
 poşta electronică;
 noile tehnologii de transmitere şi prelucrare a informaţiilor.
 cunoaşterea unor noţiuni de psihologie şi comportament în relaţiile cu publicul (secretara trebuie să fie un
bun psiholog, reuşind să descopere ce fel de om are în faţă şi ce poziţie trebuie să adopte faţă de
comportamentul acestuia).
 cunoaşterea unor principii de organizare şi conducere; în acest sens, ea trebuie să aibă cunoştinţe de drept,
marketing, management, contabilitate, psihologie etc.
 cunoaşterea lucrărilor de secretariat şi corespondenţă;
 dorinţa de a se perfecţiona continuu în domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de
specialitate şi a publicaţiilor de profil.
Funcţia de secretară este definită în fişa postului, pentru evaluarea acesteia se stabileşte un punctaj în funcţie de:
gradul de pregătire – de bază şi de specialitate – experienţa acumulată şi manifestată, gradul de dificultate şi de risc
pe care le presupune executarea funcţiei, priceperea de a lucra cu aparatura modernă din dotare (calculator,
copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaşterea şi practicarea curentă a unei limbi de circulaţie internaţională.
Exemplu
NUMELE COMPANIEI SC RAM-INFO SRL

7
0213116303, 0728120340, 0723163926
DENUMIREA POSTULUI: Secretară

SUPERIOR: Mihăiescu Mihaela
RESPONSABILITĂŢI:
 redactarea, primirea şi clasarea corespondenţei;
 întocmirea contractelor, rapoartelor, a altor documente sau documentaţii cerute de superiori;
 recepţionarea, transmiterea şi redirecţionarea apelurilor telefonice;
 redactarea notelor telefonice;
 păstrarea agendei de lucru a superiorului;
 planificarea împreuna cu acesta a programului, sau fixarea întâlnirilor (loc, dată, oră), stabilirea altor activităţi;
 organizarea acţiunilor desfăşurate în companie (cursuri, protocoale, întalniri de afaceri, alte evenimente);
 asigurarea circulaţiei informaţiilor primite de la superiori sau cerute de aceştia;
 asigurarea materialelor de birou şi a obiectelor pentru protocol.
Căutarea unui loc de muncă

1. Unde se caută un loc de muncă?
Opţiuni:
 în ziare
Când locul de muncă este căutat prin intermediul anunţurilor din ziare, este recomandat alegerea ziarelor
cu acoperire zonală mare (naţionale). Ele conţin un spectru larg de oferte din care pot fi selectate posturile
considerate apropiate de pregătiriea profesională.
 în revistele de specialitate
Dacă deţineţi o calificare înaltă şi experienţă şi se doreşte un loc de muncă specializat, pe un post superior
ierarhic, atunci trebuie vizate anunţurile dintr-o revistă de specialitate.
 prin cunoştinţe şi prieteni
Avantajul ar fi că se pot afla informaţii precise, cum ar fi numele directorului de personal, cerinţele exacte
ale postului, condiţiile de lucru.
 prin agenţiile de specialitate
Agenţii de plasare a personalului pun la dispoziţia companiilor intresate baza de date cu CV-uri pe care o
deţin în vederea recrutării de personal calificat. CV-urile cât mai complete se depun la aceste agenţii de către
persoanele interesate, fără nici un fel de taxe. În principiu sunt acceptate CV-urile persoanelor care deţin o
calificare bine conturată pentru un domeniul bine definit şi care au un minim de experienţă. Companiile interesate
pot solicita agenţilor liste cu personalul calificat într-un anumit domeniu sau pentru ocuparea unui anumit post şi
acest serviciu este plătit.
 prin internet
Serviciul WEB (World Wide Web, sau WWW) pune la dispoziţia utilizatorului o diversitate de informaţii din
toate domeniile posibile, organizate sub formă de pagini Web. Există site-uri Web specializate pentru recrutare de
personal, care funcţionează ca o agenţie. În general serviciile acestor site-uri Web sunt gratuite atât pentru cei
care-şi depun CV-ul, cât şi pentru companiile interesate de recrutare. Pentru a depune CV-ul pe site-ul Web dorit,
este necesar un calculator conectat la internet, un cont şi o aplicatie pentru accesul la Web.
Exemple de site Web: www.ejobs.ro, www.bestjobs.ro.
Recomandări:
Să se selecteze anunţurile clare, concise, în care sunt specificate următoarele informaţii:
 numele companiei
 cerinţele postului
 condiţiile de lucru
 numărul de telefon/fax sau adresa
Exemplu de anunţ:
Firma "ABCD SRL" angajează secretară, cunoscătoare limba elgleză, cunoştinţe PC (procesare text şi
calcul tabelar). Depuneţi CV la adresa Str. Lizeanu nr. 23, Telefon 123 45 67.
8
0213116303, 0728120340, 0723163926
Exemplu de anunt ambiguu:

Se angajează secretară, program prelungit. Tel. 123 45 67
2. Curriculum vitae
Curriculum Vitae împreună cu scrisoarea de intenţie este o "carte de vizită" obligatorie la solicitarea unui loc de
muncă.
Un CV conţine, pe lângă datele personale şi informaţii despre calificările deţinute, experienţa profesională şi
studiile absolvite.
Scrisoarea de intenţie nu este obligatorie, dar constituie un avantaj. Aceasta exprimă intenţia persoanei de a se
angaja pe postul specificat, motivaţia şi argumentele pentru care consideră că solicitarea postului este justificată.
Recomandări pentru întocmirea unui CV

Un CV trebuie să conţină:
- Numele şi prenumele
- Adresa
- Numărul de telefon
- Data şi locul naşterii
- Starea civila
- Studii (anii în care au fost efectuate)
- Calificări, cursuri (anii în care au fost absolvite)
- Experienţa profesională, în ordine cronologică inversă (locuri de muncă anterioare, posturile şi funcţiile
deţinute)
- Scurtă prezentare a aspectelor profesionale specifice fiecărui loc de munca
- Alte abilităţi (limbi străine cunoscute, permis de conducere etc.).
Un CV trebuie să reflecte următoarele calităţi: profesionalism şi seriozitate

Ce nu ar trebui să apară în cadrul unui CV.
- Foarte multe locuri de muncă anterioare: o persoană care în fiecare an se mută la o altă companie nu
prezintă seriozitate. Acest lucru indică faptul că respectiva persoană nu este în stare să se acomodeze cu un loc
de muncă, ca nu se poate pune baza pe ea, deci nu ar fi indicat să fie angajată deoarece cel mai probabil va
pleca foarte curând.
- Foarte multe cunoştinţe profesionale: o persoană care ştie absolut totul este fie un geniu, fie un mincinos.
Exemplu de CV
Curriculum Vitae
(Aprilie 2006)
1. Numele şi prenumele Popa Ioana

2. Data naşterii: Noiembrie 3, 1980
3. Studii: Liceul Economic, Bucuresti, 1999
Cursuri:
 Curs de Secretariat computerizat şi Asistent manager: în perioada Ianuarie - Martie 2006 organizat de
firma SC RAM-INFO SERV SRL Bucureşti. Deţin certificat de absolvire a cursului recunoscut de
MMSSF şi MECT
 Curs de operare PC în perioada Mai-Iulie 2005 organizat de firma SC RAM-INFO SERV SRL
Bucureşti. Deţin certificat de absolvire recunoscut de MMSSF şi MECT.
4. Experienţa profesională:
August 2003 - prezent:
Locul de muncă: FIRMA SRL
Responsabilităţi: redactarea şi clasarea corespondenţei, redactarea documentelor pentru licitaţii,
organizări de târguri şi expoziţii pentru produsele firmei (în medie 3 pe an), organizarea de prezentări la
sediul firmei (în medie 6 pe an).
9
0213116303, 0728120340, 0723163926
Februarie 2000 - August 2003

Locul de muncă: ABCD SRL
Funcţia: Secretară
Responsabilităţi: redactarea şi clasarea corespondenţei, întreţinerea bazei de date clienţi/ furnizori în
aplicaţia Excel, trimiterea şi primirea de faxuri, e-mailuri.
5. Limbi straine:
 Engleza - nivel avansat, scris şi vorbit.
6. Cunoştinţe PC:
 Sistemul de operare Windows
 Aplicaţii pentru procesare texte Word şi WordPad
 Aplicaţia pentru calcul tabelar Excel
 Aplicaţia pentru prezentări Powerpoint
 Navigare pe Internet cu aplicaţia Internet Explorer, Netscape Navigator
 Poşta electronică.
7. Coordonate personale:
Tel. acasa: 123 44 55
Mobil: 0722 222222
Email: ioana_popa@yahoo.com
3. Scrisoarea de intenţie
Scrisoarea de intenţie trebuie să conţină:
 formula de adresare: se specifică departamentul şi eventual persoana unde trebuie să ajungă scrisoarea;
 postul vizat şi sursa de informaţii privind postul vizat;
 motivele pentru care există interes pentru respectivul post;
 calităţile şi experienţa privind postul solicitat;
 motivele pentru care solicitantul ar fi potrivit pentru ocuparea postului;
 specificarea eventualelor anexe: cum ar fi CV, copii după diplomele de studii, etc;
 formula de încheiere;
 numele complet şi semnătura.
O scrisoare de intenţie trebuie să fie scurtă şi la obiect .

Impresionează dacă este adresată persoanei în măsură să ia decizii cu privire la interviu şi la angajări. De aceea,
dacă este posibil, ar fi bine să se afle numele acestei persoane.
În cadrul scrisorii de intenţie trebuie declarată dorinţa de a ocupa un anumit post şi numai unul singur. Nu face o
impresie bună dacă în respectiva scrisoare sunt vizate mai multe posturi, diferite sau similare, chiar dacă
respectiva companie a scos la concurs mai multe posturi. Cineva căruia îi este indiferent ce post ocupă nu prezintă
seriozitate.
Exemplu de scrisoare de intenţie
În atenţia d-lui Director de personal
Cu referire la anunţul dumneavoastră apărut pe Internet, aş dori să-mi depun candidatura pentru postul de
secretară.
Din copiile alăturate ale diplomelor de Operator calculator electronic şi reţele şi Asistent Manager –
Secretariat computerizat, veţi putea constata că îndeplinesc condiţiile solicitate de dumneavoastră pentru acest post.
Pe lângă cunoştinţele bune de dactilografiere, am şi experienţă în domeniul biroticii (program de prelucrare
de texte, calcul tabelar, baze de date) pe care le-am căpătat în urma cursurilor absolvite precum şi în cei şase ani de
activitate la companiile la care am lucrat.
10
0213116303, 0728120340, 0723163926
În speranţa că experienţa profesională justifică depunerea candidaturii mele, vă stau oricând la dispoziţie
pentru o discutie.
Cu respect,
Ioana Popa
Anexe: Curriculum vitae

Copii ale diplomelor
4. Interviul
Interviul se derulează nu neapărat la adresa viitorului loc de muncă şi este justificat de completarea şi/ sau
verificarea informaţiilor menţionate în C.V.
Interviul este o şansă care se oferă atât angajatorului cât şi solicitantului unui post de a se studia în mod
reciproc dincolo de ceea ce doreşte fiecare să arate. Anticiparea comportamentului viitor al fiecăruia poate fi estimat
cu uşurinta dacă interviul este derulat pe un spectru larg de probleme.
Pregatirea pentru interviu constă în:

 obţinerea de informaţii referitoare la profilul companiei, cerinţele postului;
 obţinerea de informaţii referitoare la adresa companiei, numărul de telefon, compartimentul şi persoana
care trebuie contactată;
 pregătirea unei prezentări verbale concise: calificări, experienţa de lucru, de ce este solicitat postul şi de
ce ar fi potrivit respectivul post, care sunt aşteptările;
 pregătirea pentru eventualele întrebări capcană. De exemplu: de ce se doreşte părăsirea postului curent
sau de ce persoana nu este deja angajată
Prezentarea la interviu
 prima impresie favorabilă contează foarte mult. O ţinută sobră şi elegantă într-o culoare neutră, este o
ţinută potrivită în această ocazie.
 Se intră având în mână o mapă ce va conţine CV-ul, scrisoarea de intenţie şi orice alt material care a fost
solicitat.
 Interlocutorul trebuie privit în ochi şi se va vorbi numai după ce a fost formulat răspunsul în minte,
cântărindu-l bine.
 Se recomandă adoptarea unei atitudini degajate, naturale, clare şi convingătoare.
 Sinceritatea, entuziasmul şi un zâmbet sunt atuuri în plus.
 Nu este potrivit a se pune întrebări despre respectivul loc de muncă, program, salariu şi alte chestiuni ce
ar putea interesa.
Orice nou angajat doreşte:

- să cunoască repede şi bine noul loc de muncă
- să primească informaţii referitoare la munca sa şi la colaborarea cu colegii
- să creeze contacte şi să-şi formeze relaţii cu colegii, cu şefii, devenind astfel mai sigur pe el
- să i se acorde recunoaştere şi să fie util
- să lucreze eficient şi să se integreze în colectiv
Rolul secretariatului în stabilirea relaţiilor interpersonale

Secretara prin atribuţiile specifice, se află în contact permanent nu doar cu lucrătorii din unitate, ci şi cu un
număr mare de persoane din afară unităţii (delegaţii, clienţi vizitatori, persoane ce se prezintă în audienţă sau cer
11
0213116303, 0728120340, 0723163926
diferite relaţii). Un element important pentru o secretară constă în abilitatea de a lucra şi de a comunica cu
oamenii.
Abilitatea secretarei în relaţiile interpersonale constă în :
 stabilirea şi menţinerea relaţiilor de lucru;

 depistarea şi rezolvarea problemelor folosind raţiunea şi iniţiativa;
 influenţarea opiniei celorlalţi şi ducerea la bun sfârşit a negocierilor; sprijinirea şi supervizarea personalului
din subordine;
 comunicarea efectivă cu alte persoane;
Făcând o grupare a relaţiilor ce se stabilesc între secretariat şi alte persoane avem următoarele categorii :
1) Relaţiile secretariat – conducere (executiv)
Acest tip de relaţie este permanentă şi în cadrul acestora, secretara trebuie să respecte cerinţelor de disciplină,
punctualitate şi ordine.
Relaţiile secretariat – conducere trebuie să se bazeze pe respect şi ajutor reciproc. Secretara trebuie să ştie care
sunt sarcinile şi politicile prioritare ale conducerii, întocmind agenda de lucru în funcţie de acestea.
De asemenea, secretara trebuie :
 Secretara are datoria să-şi ajute superiorul la organizarea în mod eficient a timpului. Se recomandă
planificarea rezolvării sarcinilor importante în timpul dimineţii
 Superiorul ierarhic trebuie protejat de telefoanele şi vizitatorii inoportuni
 să se asigure că toate informaţiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel încât personalul executiv va
fi scutit de a verifica toate documentele ;
 să fie capabilă să răspundă cu diplomaţie oricărei cereri telefonice, iar executivul trebuie să aibă încredere că
secretara tratează toate problemele de serviciu în mod confidenţial ;
 Gestionarea eficienta a timpului superiorului ierarhic se poate realiza facand rezumate ale corespondentei si
intocmirea rapoartelor scurte ale activitatii departamentelor companiei
 să înţeleagă clar scopul muncii şi să preia munca personalului executiv în absenţa acestuia, iar acesta trebuie
să fie convins că secretara poate face faţă problemelor ce apar în lipsa sa ;
 să fie bine informată în tot ceea ce face conducerea, încât să-i poată fi de ajutor când trebuie ;
 să menţină un climat de bună dispoziţie ;
 Probleme ce pot fi rezolvate de secretară nu trebuie aduse în atenţia superiorului ierarhic. Poate fi doar
consultat asupra responsabilităţii ce şi-o poate asuma secretara
 Informaţiile trebuie prezentate într-o formă ce poate fi utilizată rapid
 Secretara ar putea contribui cu idei pentru buna desfăşurare a activităţii în companie
 secretara trebuie să-şi procure informaţiile, nu să aştepte să le primească permanent
 Între secretară şi superiorul său ierarhic trebuie creată o relaţie plăcută bazată pe încredere
 secretara trebuie să-şi ajute superiorul ierarhic folosindu-şi spiritul de observaţie
 O secretară poate contribui în mod fericit la bunele relaţii dintre superiorul său ierarhic şi restul colegilor sau
colaboratorilor, amintindu-i de onomasticile şi aniversările lor.
La rândul său, şeful trebuie să recunoască dacă unele erori au apărut din cauza lui ; să permită secretarei să
aibă iniţiativa în rezolvarea problemelor. Este indicat, ca şeful să aprecieze munca secretarei (dacă nu
12
0213116303, 0728120340, 0723163926
material, măcar verbal). Ca secretară ea va stabili relaţii şi cu alte secretare ale personalului din conducere (de
exemplu : să anuleze sau să schimbe datele unei şedinţe sau să ceară informaţii urgente). De bunele relaţii ce se
stabilesc între ele depinde rezolvarea în bune condiţii a sarcinilor de serviciu.
2) Relaţiile secretariat – alte compartimente (colegi)
Secretarele au legături cu toate compartimentele din unitate, permanent şi în forme variate.

Corespondenţa primită de la acestea, pentru semnat şi expediere, lucrările executate în comun, dactilografierea
materialelor elaborate de specialiştii din compartimente.
Pentru a colabora cât mai bine cu ceilalţi angajaţi, secretara trebuie să-şi îndeplinească sarcinile de serviciu (să-i
sprijine cu materiale documentare, fişe, să le transmită imediat şi cu precizie hotărârile, dispoziţiile conducerii, să le
dea lămuriri), respectând în acelaşi timp şi alte condiţii de ordin comportamental.
 Secretara are un rol important, acela de intermediar între angajaţii companiei şi superiorul său.
 Secretara trebuie să înţeleagă şi să aprecieze rolul şi munca fiecărui coechiper.
 Secretara trebuie să-şi ajute colegii cu informaţii sau relaţii, contribuind astfel la desfăşurarea unei bune
activităţi;
 Respectul şi comunicarea sunt foarte importante pentru crearea şi menţinerea unei atmosfere plăcute la locul
de muncă;
 Buna dispoziţie, un zâmbet şi atunci când este posibil, ajutorul dat colegilor, contribuie enorm la consolidarea
relaţiilor de echipă şi conduce la aprecierea activităţii sale;
 Secretara trebuie să fie discretă;
 Trebuie să dea un bun exemplu colegilor;
 Trebuie să se exprime clar atunci când comunică instrucţiuni din partea conducerii;
 Nu trebuie sa fie zgârcită cu lămuririle;
 Secretara trebuie să evite declanşarea conflictelor deschise.
3) Relaţiile secretariat – persoane din afara unităţii
Secretariatul este un factor important în realizarea legăturilor între instituţia pe care o reprezintă şi persoanele din
afară, fie că sunt cetăţeni, fie că sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri.
Relaţiile secretarei cu clienţii pot fi de două tipuri:
 Relaţiile telefonice
În cazul contactelor telefonice, secretara trebuie să se asigure că:
 a înţeles cu cine vorbeşte (nume persoană, nume companie, etc)
 a înţeles ce doreşte interlocutorul (o informaţie, o legătura la un departament, să facă o reclamaţie, etc).
 Relaţiile personale
Priceperea de a întâmpina un vizitator determină calitatea relaţiilor între cei care sunt viitori
colaboratori în afaceri.
Se impun câteva reguli pe care o secretară trebuie să le cunoască :
 secretara se opreşte din lucru, dă mâna cu el, iar dacă îl vede pentru prima dată se prezintă. Se prezintă şi
vizitatorul şi spune scopul vizitei (secretara poate hotărî dacă problema ridicată de vizitator poate fi rezolvată
de altă persoană din unitate). Dacă vizitatorul nu doreşte să spună scopul, şeful este cel care va hotărî dacă îl
va primi sau nu. Nu este de competenţa secretarei să respingă un vizitator sau să se poarte nepoliticos pe motiv
că acesta doreşte să-i comunice personal şefului scopul vizitei.
 să caute să recunoască persoanele care nu vin pentru prima dată (în cadrul activităţii de secretariat memorarea
figurilor şi a numerelor de telefon este foarte importantă);
 să manifeste atenţie faţă de toate persoanele, indiferent în ce calitate şi cu ce problemă se prezintă la

secretariat;
 să caute să rezolve pe cât posibil favorabil problemele (în măsura în care aceasta este posibilă);
13
0213116303, 0728120340, 0723163926
 să-l prezinte pe vizitator cu numele şi funcţia – aceasta înseamnă respect;
 vizitatorii din afară, înainte de a pleca vor fi rugaţi să-şi comunice numărul de telefon pentru a putea fi
contactaţi;
 în nici o situaţie secretara nu trebuie să aibă faţă de vizitatori admiraţie, surpriză, nemulţumire; nu trebuie să
discute probleme personale;
 să ţină seama de faptul că secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc să vorbească cu şeful, a
vizitatorilor şi de aceea camera respectivă trebuie să fie cât mai plăcută;
 autocontrolul permanent asigură o atitudine corectă faţă de cel care se prezintă în secretariat.
Primirea vizitatorilor de către şefi se va face astfel:
1) Imediat – caz în care secretara îl roagă pe vizitator să o urmeze în biroul conducerii, îl prezintă apoi se
retrage.
2) După un timp de aşteptare – în acest caz vizitatorul aşteaptă în biroul secretariatului (secretara îi propune o
ceaşcă de ceai sau cafea); dacă perioada de aşteptare se prelungeşte secretara poate reaminti conducerii că are un
vizitator.
3) În cazul în care conducerea nu găseşte oportună primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia şi-i
propune să discute cu şeful altui compartiment sau să lase o notă scrisă conducerii care să cuprindă obiectul vizitei.
Dacă vizitatorul îşi exprimă nemulţumirea, secretara trebuie să rămână calmă, politicoasă dar fermă.
De obicei, conducerea informează secretara asupra primirii unor vizitatori, precizând data şi ora.
CORESPONDENŢA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR
Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei
sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcătuiesc
subiectul corespondenţei oficiale sau private.
Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor, care circulă între persoane juridice sau între o
persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele.
Între o scrisoare şi act există următoarele deosebiri:

 scrisoarea este o comunicare adresată în scris unei persoane; actul este o dovadă scrisă prin care se constată
un fapt, se reglementează o obligaţie etc.
 actul are titlu, scrisori purtătoare de titlu se întâlnesc mai rar;
 actul are specificat în cuprinsul său titularul în folosul căruia se face constatarea;
 majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar întâlnită;
 scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au numere proprii de ordine, pe baza cărora
se ţine evidenţa emiterii şi circulaţiei lor (în Registrul de intrare-ieşire sunt înregistrate scrisorile însoţitoare
ale actelor);
 scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice funcţionar cu delegaţie de corespondent; actele nu pot fi
întocmite şi semnate decât de funcţionari investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ cu aceste
drepturi;
 actul circulă de la autor la beneficiar însoţit de o scrisoare; când nu se foloseşte scrisoarea însoţitoare, actul
nu poate fi înmânat beneficiarului decât prin luare de semnătură;
14
0213116303, 0728120340, 0723163926
Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:

 este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între persoanele fizice şi
persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite probleme în comun;
 oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;
 constituie un element de înregistrări contabile;
 serveşte ca probă în justiţie;
 permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea unui ciclu de corespondenţă
ce oglindeşte apariţia, modificarea sau stingerea unor relaţii între persoane juridice sau între persoane fizice
şi persoane juridice.
 devine o bogată sursă de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redând stadiile evoluţiei
raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei vocabularului din domenii diferite de activitate.
Clasificarea corespondenţei
Corespondenţa oficială se poate clasifica după mai multe criterii:
a) după criteriul de circumscriere:
 corespondenţa internă (între compartimente sau responsabili ai aceleaşi organizaţii);
 corespondenţa externa (către sau de la o instituţie spre mediul exterior – altă instituţie sau persoană) ;
b) după domeniul de activitate:
 corespondenţa juridică (contestaţia, întâmpinarea, notificarea, plângerea, cererea de chemare în judecată
etc.);
 corespondenţa administrativă (referatul, raportul, darea de seamă, procesul verbal, decizia, ordinul,
dispoziţia);
 corespondenţa protocolară (invitaţii, scrisori de felicitare, felicitări, corespondenţa tehnica a
departamentelor de protocol etc.);
 corespondenţa comercială (cererea de ofertă, oferta, comanda, reclamaţia economică, avizul de însoţire a
mărfii, scrisoarea de garanţie etc.);
 corespondenţa diplomatică (nota diplomatică, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta
diplomatică, nota verbală etc.)
c) după scopul ei:
 corespondenţa de solicitare (cererea economică, juridică, etc.);
 corespondenţa de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seamă, etc.);
 corespondenţa de constatare (procesul verbal, etc.)
 corespondenţa de decizie, îndrumare, control (ordinul, decizia);
 corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică);
 corespondenţa însoţitoare de acte;
d) după criteriul accesibilităţii:
 corespondenţă secreta (transmisă prin mijloace de securitate organizate; folosită în sistemul instituţionalizat
(Birou Documente Secrete - BDS);
 corespondenţa deschisă (transmisă pe cale obişnuită şi poate lua toate formele materiale ale corespondenţei
– scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.)
e) după iniţiativa trimiterii scrisorii:
 scrisoarea iniţială;
 de răspuns ;
 de revenire;
f) după criteriul suportului:
 corespondenţa clasică – scrisoarea;
 corespondenţa telegrafică – telegrama, telexul;
 corespondenţa electronică – e-mail-ul;
g) după modul de întocmire:
 documente tipizate ;
 documente netipizate;
h) după natura şi destinaţia exemplarelor:
 originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semnătură şi ştampilă, nr. înregistrare;
15
0213116303, 0728120340, 0723163926
 copia simplă (de arhivă sau de dosar) se scrie odată cu originalul la indigo, nu are ştampilă nici semnătură
originală. Are număr de înregistrare.;
 duplicatul originalului pierdut se eliberează numai după publicarea pierderii originalului în Monitorul
Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat şi originalul. Pe actul nou eliberat se
menţionează “duplicat”; are puterea originalului;
 copia după original – se copiază exact textul de pe original; se scrie “copie”, “locul sigiliului” (LS) şi “s-a
semnat” (SS); ea poate fi :
 copia certificată – are configurarea că este valabila; se foloseşte pentru păstrarea originalului, se semnează
şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează originalul. După colaţionare se scrie “conform cu
originalul”, “pentru conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătura şi ştampila ;
 copia legalizată – este eliberată de notariat. Ea conţine reproducerea exactă a conţinutului actului,
dactilografiată în şir indian sau xerox,, precum şi încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi
ştampila biroului notarial. Documentele legalizate se înscriu întru-un registru special la notariat;
 fotocopia – are valoare numai în cazul legalizării de notariat;
 extrasul – constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este
condiţionată de certificare.
Cerinţe faţă de corespondenţă oficială
Dacă admitem că protocolul şi eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaţiilor între oameni, conform
rolului fiecăruia, corespondenţa se supune la rândul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rămâne.
Se impune din această cauză, din partea celor care întocmesc corespondenţa o preocupare permanentă pentru
însuşirea şi respectarea unor principii ce stau la baza corespondenţei, dintre acestea amintim:
1) Promptitudinea răspunsurilor implică operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul
corespondenţei. Orice scrisoare trebuie să primească un răspuns.
2) Elaborarea corespondenţei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul
real al unei scrisori include nu numai papetăria şi timbrele, ci şi costul manevrării scrisorii prin sistemul poştal sau
alte mijloace de transmitere, ocupând timp, necesitând echipament şi spaţiu şi cel mai important dintre toate este
salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce procesează cuvintele pe calculator.
3) Stabilirea unui scop precis. Este important să stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece în funcţie
de această vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:
 să informăm sau să aflăm ceva;
 să motivăm sau să influenţăm;
 să ne scuzăm;
 să solicităm sau să oferim ceva;
 să acceptăm sau să refuzăm;
 să felicităm;
4) Nivelul ierarhic. Presupune diferenţierea şi limitarea corespondenţei pe paliere ierarhice.
5) Eficienţă şi credibilitate.
Eficienţa corespondenţei se referă la:
 promptitudine (transmiterea la timp a informaţiilor);
 precizia şi caracterul complet al informaţiilor;
 informarea permanentă a partenerilor cu privire la noile produse şi serviciilor ce pot fi furnizate de firma
respectivă;
Credibilitatea informaţiilor transmise – reprezintă o condiţie esenţială în încheierea unui parteneriat de afaceri. În
anumite tipuri de scrisori, în special în reclame şi în răspunsurile la reclamaţii sunt unele elemente ce au drept efect
o doză de neîncredere din partea destinatarului, de exemplu:
 reclama stridentă – promisiunile exagerate;
 informaţiile nefondate şi neverificabile;
 pretextele – formulările pretenţioase în care vina este dată pe alţii sau pe forţa majoră.
6) Corectitudinea şi aspectul plăcut:

 punctuaţia şi gramatica trebuie să fie corectă, o greşeală de ortografie „vorbeşte” despre nivelul de
profesionalism al celui care scrie.
16
0213116303, 0728120340, 0723163926
 asigurarea formatului adecvat (se referă la cum arată pagina scrisă şi dacă respectă anumite reguli). În general,
scrisorile bine prezentate vizual câştigă deja de la prima impresie.
7) Atitudinea şi exprimarea pozitivă. Atitudinea pozitivă în scriere ţine de politeţe, consideraţie, concizie, mod de
organizare a mesajului. Exprimarea pozitivă – un ton pozitiv poate genera încredere destinatarului că expeditorul
este capabil să rezolve problemele. Chiar şi un mesaj negativ poate fi exprimat într-un mod pozitiv. De exemplu,
mesajul negativ “Nu putem să vă satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite” poate fi
înlocuit cu mesajul pozitiv “cererea dv. va fi rezolvată imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor” sau “Ne pare
rău că nu putem să vă plătim cecul la data de…/cecul dv. va fi achitat la data de…)
Particularităţi gramaticale
In redactarea corespondenţei oficiale se respectă formele gramaticale prevăzute de gramatica limbii române,
dar specificul stilului corespondenţei constă şi în folosirea anumitor particularităţi, şi anume:
 se foloseşte pluralul în loc de singular la pers. I, neconcordanţa între numărul real şi cel gramatical (se
numeşte pluralul autorităţii): “Vă rugăm să…”, “Confirmăm primirea ofertei dv. ...”; semnatarul reprezentând
o autoritate. La persoana a II a se utilizează formele de politeţe ale pronumelui personal “dumneavoastră”, care
se acordă cu predicatul la plural : “Dv. veţi primi”, iar în cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la
plural, dar cu numele predicativ la singular: “dv. sunteţi reprezentantul firmei”.
 se foloseşte neconcordanţa între timpul real şi cel gramatical, în unele situaţii, prin utilizarea prezentului în
loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranţa şi nu de eventualitate. De ex.: “marfa se livrează la data ..
…” în loc de “… se va livra” sau pentru numirea în funcţie “se numeşte în funcţia de … “ în loc de “ se va
numi în funcţia de …”.
 se foloseşte reflexivul pasiv în locul diatezei pasive: “expoziţia s-a deschis…” nu “expoziţia a fost
deschisă”; reflexivul impersonal înlocuieşte diateza activă: “se certifică vechimea în funcţie...”, “se aplică
regulamentul...”. Aceste exprimări precizează că fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind
vorba de o implicare personală.
 gerunziul folosit la început de frază; acesta la prezent sau la trecut, se raportează întotdeauna la subiectul
propoziţiei principale. Astfel, formularea: Mulţumindu-vă pentru scrisoare, primiţi, Domnule asigurarea
sentimentelor mele cele mai bune” – este greşită. Participiul prezent îl implică pe autorul scrisorii, în timp ce
imperativul se adresează destinatarului. Această lipsă de coerenţă va fi evitată alegând formula:
“Mulţumindu-vă pentru scrisoarea dv., vă rog să primiţi …..”
 se evita folosirea imperativului şi a expresiilor imperative. În scrisorile de îndrumare şi control se foloseşte

infinitivul cu valoare de imperativ: “a se urmări îndeplinirea formalităţilor” şi viitorul cu valoare de imperativ
“Serviciul Personal va aduce la îndeplinire...”, “Vor fi sancţionaţi…”
 abundenţa construcţiilor cu genitivul şi dativul (aplicarea prevederilor, în condiţiile legii, conform

deciziei, în scopul obţinerii).
 frecvenţa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluţionare,
reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toţi, fiecare etc.) a prepoziţiilor şi conjuncţiilor,
neutralizarea opoziţiei de gen la unele substantive “personale” (inculpat, învinuit, donator, contribuabil, etc.) şi
predominarea singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul…).
Particularităţi stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenţei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia,
precizia, sobrietatea şi oficialitatea, politeţea şi demnitatea, naturaleţea şi simplitatea.
17
0213116303, 0728120340, 0723163926
Corectitudinea – impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi regulilor gramaticale, ortografice, de

punctuaţie, de fonetică. Scrierea corectă a unei scrisori exprimă în mare măsură respectul pe care îl datorează şi îl
manifestă expeditorul. Corectitudinea în corespondenţa contribuie la evitarea confuziilor şi interpretărilor greşite pe
care ar putea să le provoace greşelile gramaticale. Când ne referim la corectitudine avem în vedere nu numai
aspectele gramaticale, ci şi aspectele legate de conţinutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaţii, etc.);
scrisoarea poate fi folosită adesea ca documente în relaţiile dintre parteneri.
Claritatea – este o particularitate comună oricărui stil, dar în corespondenţa, în scrierea documentelor este urmărită
cu multă grijă, întrucât, este vorba de fapte, fenomene, situaţii, drepturi, obligaţii, răspunderi, care dacă nu sunt
prezentate clar, produc prejudicii părţilor. Claritatea se asigură şi prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor şi a
formelor gramaticale care nu au circulaţie generală sau care exprimă aproximaţii, nesiguranţa, înţelesuri alternative.
Concizia – este o condiţie specifică stilului corespondenţei, întrucât scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita
cheltuieli de timp şi materiale. Această trăsătură stilistică se poate realiza prin fixarea ideilor în propoziţii scurte,
grupate logic în paragrafe şi prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.
Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de înţeles (ex. vom spune “Acest calculator este foarte
performant´” în loc de “acest calculator este de foarte buna calitate şi de aceea prezintă performante foarte bune”).
În acelaşi timp, o scrisoare trebuie să fie completă. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate în
scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.
Precizia – se asigură prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unităţilor de măsură
oficiale, prin exprimarea în litere, alături de exprimarea cifrică ori de câte ori este vorba de sume, cantităţi, etc.
Sobrietatea şi oficialitatea – este impusă de faptul că actele oficiale trebuie să aibă un caracter obiectiv,
impersonal. Sobrietatea este înrudită cu concizia, dar în plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie să-l
ofere certificările şi toate relatările care se fac în corespondenţă. Comunicarea în actele oficiale trebuie să fie lipsită
de încărcătura afectivă.
Politeţea şi demnitatea – stilul corespondenţei trebuie să fie prin definiţie un stil al politeţii şi demnităţii. Politeţea
este ceva elementar, ceva ce sta în firea oricărui om civilizat. Nu costa şi poate aduce profit şi alte beneficii. A
spune “mulţumesc”, “va rog”, “apreciez”, “sunt recunoscător”, etc. sunt formulări care trebuie să fie prezente în
orice scriere. În corespondenţă nu se admite, sub nici o formă, polemica şi limbajul de indignare, chiar şi atunci
când emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplăceri. Folosirea pluralului autorităţii, al
pronumelor de politeţe asigura aceste cerinţe.
Naturaleţea şi simplitatea. În baza acestor condiţii, stilul corespondenţei, este şi trebuie să fie direct şi firesc,
neforţat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenţioase. Trebuie să scriem pentru a exprima şi nu pentru a
imprima (prin cuvintele folosite).
Forma de prezentare a scrisorii

Subordonată obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii – crearea unei impresii pozitive
asupra partenerului – forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul său la obţinerea unei
atmosfere favorabile pentru realizarea tranzacţiei.
Astfel, pe lângă selectarea limbajului şi a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesită şi o formă
de prezentare atrăgătoare, realizată prin folosirea unui material de scris corespunzător – hârtie de calitate
superioară, o panglică bună – dar şi o dactilografiere corectă şi estetică.
Pentru corespondenţa oficială (de afaceri, tehnică etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni
standardizate; se pot folosi – pentru anumite etape ale tranzacţiei – şi formulare tipizate. Acestea includ: cererea
de ofertă, oferta, specificaţiile tehnice, factura, instrucţiunile de transport etc.
Pentru a obţine un aspect estetic al scrisorii trebuie să se respecte câteva cerinţe:

- plasarea echilibrată a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în funcţie de lungimea acestuia;
- lăsarea unei margini de 2,5 – 3 cm., în partea stângă a colii de hârtie;
18
0213116303, 0728120340, 0723163926
- alinierea capetelor de rând în partea dreaptă a colii de hârtie cât mai uniform posibil, lăsând un
spaţiu de minimum 1 cm.;
- evitarea despărţirii cuvintelor în silabe la capătul rândului;
- dispunerea textului în paragrafe, lăsând între acestea un interval suplimentar faţă de rândurile din
text;
- continuarea textului pe o filă nouă numai dacă acesta conţine minimum două rânduri (la fila de
continuare se fac în colţul din dreapta jos al primei file următoarele menţiuni: -/ 2);
În uzanţa internaţională există două forme principale de aranjare a textului în pagină: forma dantelată,
folosită în special de firmele din Marea Britanie şi forma bloc preferată de firmele americane. Aceasta din urmă
este considerată şi ca formă modernă de aşezare în pagină, fiind folosită într-o măsură tot mai mare. Ca varietate a
lor, se întâlnesc forma semi-bloc şi forma bloc modificată.
Fiecare dintre acestea prezintă următoarele caracteristici distinctive:
1. Forma dantelată
- Primul rând al fiecărui paragraf nou va fi retras cu
8-10 intervale de la linia marginală stângă.
- Rândurile constituind adresa interioară, formula de încheiere şi
semnătura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale faţă de rândul
superior.
2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioară, formula
de încheiere, semnătura etc.) încep de la linia
marginală stângă.
- Între paragrafe este lăsat un spaţiu dublu faţă de
spaţiul dintre rânduri.
3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiază în
forma dantelată.
- Rândurile constituind adresa interioară, plasate în
stânga şi rândurile constituind formula de încheiere şi
semnătura, deplasate la dreapta, se dactilografiază în
forma bloc.
4. Forma de bloc modificată

- Textul se dactilografiază integral în forma bloc.
- Data şi rândurile constituind formula de încheiere şi
semnătura sunt deplasate la dreapta.
19
0213116303, 0728120340, 0723163926
Elementele componente ale scrisorii
S-a stabilit prin uzanţele internaţionale ca o scrisoare cu caracter oficial să cuprindă următoarele elemente:
 antet
 data şi locul
 referinţe
 adresa destinatarului/interioară
 formula de salut/adresare
 obiectul scrisorii
 conţinutul scrisorii
 formulele de încheiere şi salut
 semnătură
 referiri la anexe
Prezentăm fiecare din aceste elemente din punct de vedere al conţinutului lor şi al plasării în pagină:
ANTETUL
În mod obişnuit, hârtia folosită pentru corespondenţă este prevăzută cu antet tipărit sau gravat. Acesta se
plasează în partea superioară a colii de hârtie, de regulă în mijlocul acesteia; uneori apar completări ale antetului în
partea stângă sau chiar la subsol. În lipsa unei hârtii cu antet tipărit, acesta se va edita în colţul din dreapta sus al
colii de hârtie.
În uzanţa comercială actuală, forma şi grafica antetelor este extrem de variată, dar ele sunt în general
simple, cu aspect plăcut, fără elemente ornamentale inutile, îndeplinind pe lângă funcţia de identificare şi
informare şi pe cea de publicitate.
De obicei, antetul cuprinde:
- denumirea întreprinderii, firmei, sigla instituţiei, băncii, societăţii, reprezentanţei, sucursalei,
fabricii etc.;
- domeniul de activitate;
- adresa şi sediul central (se indică strada, bulevardul, piaţa etc., numărul, corpul de clădire etc., ţara,
statul, codul poştal);
- numerele de telefon;
- adresa telegrafică;
- numărul de telex;
- numărul căsuţei poştale;
- numărul de înregistrare în registrul comerţului,
- codurile folosite la redactarea corespondenţei telegrafice;
- băncile cu care firma, societatea etc. are legături de afaceri.
Exemplu de antet:
S.C. RAM-INFO SERV SRL
Lizeanu nr. 23, Bucureşti, Sector 2
Nr. înregistrare la Registrul Comerţului J40/3849/1996
Cod fiscal R 12345
Cont 1234567890 BCR-Mosilor
Tel/Fax: 2112123, e-mail: ofice@raminfo.ro
20
0213116303, 0728120340, 0723163926
DATA
Data emiterii corespondenţei este plasată sub antet
REFERINŢELE
Referinţele se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie, sub dată în cazul formei bloc, sau pe
aceeaşi linie cu data care se plasează în partea dreaptă în cazul formei dantelate.
Referinţele sunt incluse în scrisoare în scopul identificării cu mai mare uşurinţă a direcţiei, serviciului sau
lucrătorului care se ocupă de problema respectivă, precum şi pentru o facilitare a repartizării corespondenţei.
Referinţele se introduc prin abrevierea “Ref.” (reference) şi includ iniţialele numelui lucrătorului, a
dactilografului sau stenografului (separate între ele printr-o diagonală, iar la firmele americane prin două puncte)
precum şi diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratură, numărul de dosar al contractului etc.
ADRESA DESTINATARULUI INTERIOARĂ

Adresa destinatarului se plasează în partea stângă a colii de hârtie, sub linia de referinţă; scopul introducerii
acestui element în scrisoare este identificarea corectă a scrisorii de către serviciile poştale, în special în cazul
folosirii unui plic cu decupaj transparent.
Acesta cuprinde numele destinatarului, calitatea sa, sediul instituţiei căreia ne adresăm, inclusiv ţara de
destinaţie.
Modul în care ne adresăm destinatarului diferă în funcţie de scrisoare, care poate avea un caracter oficial,
formal, social sau personal.
Vom prezenta în cele ce urmează diversele posibilităţi de adresare care s-au generalizat în uzanţele
corespondenţei.
1. Unei persoane fizice de la o anumită firmă sau instituţie (sau unei persoane particulare) ne adresăm cu
numele său complet, aşa cum este folosit de către aceasta fără nici o prescurtare.
Numele va fi însoţit de formule de politeţe sau de funcţiile oficiale sau onorifice ale persoanei
respective .
2. Unui funcţionar al cărui nume nu-l cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii sau firme ne
adresăm denumind funcţia acestuia sau serviciul.
După numele persoanei sau funcţionarului căruia i se adresează scrisoarea, se indică denumirea firmei,
instituţiei, băncii etc., menţionând forma de organizare a respectivei societăţi.
FORMULA DE SALUT
Formula de salut se plasează cu aproximativ 3 rânduri de spaţii sub adresa destinatarului . Modul în
care o exprimăm depinde de formula de adresare pe care am folosit-o către destinatar.
1) unei persoane fizice de la o anumită firmă sau instituţie ne adresăm cu numele său complet. Numele va
fi precedat de formula de politeţe “Domnului”, “Doamnei” precum şi de funcţiile oficiale sau onorifice ale
persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Ionescu – Director ASIROM S.A.
2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu din cadrul unei instituţii, ne adresăm
denumind funcţia acestuia sau serviciul. Această indicaţie poate fi scrisă şi la sfârşitul adresei interioare cu două
rânduri mai jos, precedată de cuvintele: “În atenţia Directorului General / Serviciului Import – Export”;
3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele acesteia.
Iată două exemple des întâlnite în corespondenţă:
Doamnei Mihaela Mihăiescu, Manager
SC RAM-INFO SERV SRL
Str. Lizeanu nr. 23
Bucureşti, România
Sau
S.C. RAM-INFO SERV SRL
Str. Lizeanu nr. 23, sector 2
Bucureşti, România
În atenţia Directorului General
21
0213116303, 0728120340, 0723163926
Forma cea mai uzitată este “Domnule …” sau “Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o responsabilitate
vom adăuga: “Domnul primar”, “Domnule director”, “Domnule Ministru” etc. Există funcţii care cer un alt
apelativ, de exemplu “Sire” sau “Majestate”.
Formula de politeţe cuplată cu titlul funcţiei nu trebuie urmată şi de nume. Primarului unui oraş nu i se scrie:
“Domnule primar Popescu”, ci “Domnule primar”;
Dacă ne adresăm unei firme sau instituţii în general, formula de salut va fi “Stimaţi Domni”, “Stimate
Doamne” (pentru firmele despre care se ştie că sunt conduse de femei).
În corespondenţa redactată de instituţii şi firme din SUA formula de salut este “Domnilor – urmată de “:”.
OBIECTUL SCRISORII
Formularea care constituie obiectul scrisorii se plasează spre mijlocul paginii un rând sub formula de
salut şi se subliniază; rolul său este de a prezenta succint problema care este tratată în corespondenţa respectivă
Spre deosebire de celelalte elemente ale scrisorii, includerea obiectului scrisorii în corespondenţă nu este
obligatorie şi poate fi omisă, în cazul în care problema tratată în corespondenţa respectivă este prezentată pe scurt,
în primul paragraf al scrisorii.
CONŢINUTUL SCRISORII
Conţinutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezintă partea esenţială a corespondenţei şi de aceea
trebuie redactat cu deosebită grijă.
De regulă, acesta cuprinde:
1. Paragraful de introducere este strâns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl
conţine ca atare: confirmarea primirii unei corespondenţe, mărfuri, documente, formularea unui răspuns
la o corespondenţă anterioară etc.
2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului faţă de problemele tratate; de aceea ideile
trebuie exprimate clar, într-o înlănţuire logică, folosind un vocabular adecvat şi un ton corespunzător.
Este recomandabilă folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problemă tratată făcând obiectul unui
paragraf separat.
3. Încheierea trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj; aceasta se
poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de continuare sau întărire a relaţiilor de
colaborare cu partenerul, a mulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor
recomandări de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.
Conţinutul scrisorii de răspuns

Redactarea conţinutului scrisorii de răspuns trebuie să ţină seama de următoarele aspecte:
 NU încercaţi să-i demonstraţi clientului că nu are dreptate;
 răspunsul trebuie să fie prompt, amical şi sincer;
 răspunsul trebuie să fie scris din punctul de vedere al clientului;
 răspunsul trebuie să arate o dorinţă reală de a-i rezolva problema;
 răspunsul trebuie să satisfacă clientul;
 dacă produsul / serviciul a fost de vină, acest lucru trebuie recunoscut cât se poate de deschis;
 dacă scrisoarea nu are destule amănunte ca să înţelegeţi reclamaţia, acestea trebuiesc solicitate cu
grijă, fără a enerva sau jigni;
 oferiţi dumneavoastră amănuntele necesare atunci când acestea pot duce la clarificări, dar în modul
cel mai diplomatic, fără a lăsa impresia că-l învăţaţi pe client ce să facă sau că nu ştie să folosească
produsul cum trebuie.
22
0213116303, 0728120340, 0723163926
Exemple de scrisoare răspuns la reclamaţie

Paragraf de început
Stimate Domnule …
Înţelegem perfect supărarea dumneavoastră la primirea unui al doilea transport de … defecte şi ne grăbim
să vă asigurăm că suntem la fel de dezolaţi ca şi dumneavoastră din cauza acestei nefericite întâmplări.
Sau:
Stimată Doamnă,
Înţelegem întru totul că v-aţi pierdut răbdarea datorită nesfârşitului şir de dificultăţi care a însoţit livrarea
ultimei dumneavoastră comenzi. În locul dumneavoastră, şi noi am fi exact la fel de supăraţi. Vă puteţi, poate,
imagina cât de dezolaţi suntem la rândul nostru, căci ştiţi desigur ce mult preţuim clienţii buni, ca
dumneavoastră
.
Elemente de cuprins
Vă va face plăcere să aflaţi că un nou transport de …..este pe drum către dumneavoastră, unde va ajunge
într-o zi sau două. În acelaşi timp, am dat instrucţiuni reprezentantului nostru local – domnul … - să vă
contacteze cât mai curând pentru a putea stabili ...
Sau:
Efectiv nu ne putem explica cum …… şi vă suntem cât se poate de recunoscători că ne-aţi adus la cunoştinţă
această întâmplare nefericită. Fiţi siguri că vom discuta problema cu furnizorii noştri; până atunci un nou transport
este pe drum spre dumneavoastră:
Sau:
Ca să vă ajutăm să obţineţi acele rezultate pe care le speraţi când aţi cumpărat aparatul nostru model ….., vă
trimitem alăturat broşura intitulată: “Aparatul … la îndemâna tuturor”. Această broşură a fost pregătită special
pentru clienţii noştri de serviciul nostru tehnic şi suntem siguri că o veţi găsi cât se poate de utilă.
Sau:
Ne este dificil să stabilim cu exactitate ce anume nu a fost în regulă, fără a avea câteva informaţii în plus.
Sunteţi atât de amabil să răspundeţi la întrebările înscrise pe o foaie alăturată? Aceasta ne va permite să
localizăm sursa defecţiunii şi să vă ajutăm să obţineţi rezultate mai bune data viitoare.
Încheierea
Regretăm foarte mult nemulţumirile pe care le-au produs aparatul nostru şi apreciem foarte mult modul
amical în care ne-aţi atras atenţia asupra acestei probleme, permiţându-ne să o rezolvăm
Sperăm sincer că aranjamentul pe care îl sugerăm va merita aprobarea dumneavoastră şi aşteptăm noi veşti
Sau:
23
0213116303, 0728120340, 0723163926
Redactarea unei scrisori de reclamaţii
Aspecte generale: Clienţii sunt deseori în situaţia de a avea nemulţumiri şi, ca urmare, să transmită o scrisoare de
reclamaţie.
Situaţii cum ar fi:
 livrări incomplete;
 mărfuri livrate deteriorate;
 produse care nu corespund specificaţiei;
 produse care se defectează în termenul de garanţie;
 servicii de proastă calitate;
 impoliteţea,
sunt toate situaţii care necesită comunicare sau reclamaţii adresate celor în drept pentru a remedia situaţia.
Conţinutul scrisorilor de reclamaţie:
Redactarea conţinutului trebuie să ţină seama de următoarele aspecte:

 aveţi grijă ca reclamaţia să fie precisă;
 prezentaţi fapte, nu generalizări vagi;
 dacă reclamaţia se referă la un produs care nu funcţionează cum trebuie şi aţi încercat să faceţi ceva
ca să-l puneţi la punct, menţionaţi despre ce este vorba.
 este plăcut să crezi că o scrisoare politicoasă, prietenoasă, va da cele mai bune rezultate, dar nu este
adevărat;
 metodele mai dure sunt singurele care au efect;
 arătaţi că reclamaţia se referă la neajunsurile provocate şi, în acelaşi timp, va sprijini furnizorul să
îmbunătăţească produsul / serviciul iar dumneavoastră veţi putea rămâne clientul său.
Exemple de scrisoare de reclamaţie:
 Paragraf de început
Stimaţi Domni, ….
De la instalare în ianuarie anul trecut, aparatul dumneavoastră model ….. s-a defectat de trei ori. Am
telefonat de fiecare dată la filiala dumneavoastră locală şi de fiecare dată ne-a fost trimis cineva care a făcut
o reparaţie superficială. Ţinând cont că această situaţie s-a repetat de trei ori în mai puţin de şase luni, avem
impresia că este ceva serios în neregulă şi de aceea vă scriem direct dumneavoastră, făcând o copie şi pentru
filiala dumneavoastră.
Sau:
Stimate Domnule …
De când aţi lansat în primăvară noul tip de ….., am primit atâtea reclamaţii de la clienţi în legătură cu acest
…., încât ne-am hotărât să vi le aducem la cunoştinţă şi să sistăm vânzarea acestui tip până la rezolvarea
problemelor.
 Elemente de cuprins:
24
0213116303, 0728120340, 0723163926
Supărarea constă în faptul că aparatul îşi întrerupe pur şi simplu funcţionarea fără vreun motiv aparent. La
început, mecanicul nostru l-a pornit din nou dar, aceasta ne folosind la nimic, am contactat filiala
dumneavoastră locală aşa cum am mai spus. A doua şi a treia oară mi s-a spus că, dacă se mai întâmplă,
problema va fi anunţată fabricantului.
Sau:
Iată lista detaliată a neregulilor constatate la primirea acestei livrări:

Cutia nr. 1: o duzină de … lipsă;
Cutia nr. 2: conţinutul era în întregime diferit faţă de specificaţie;
Cutia nr. 3: conţinea două duzini de … pe care nu le-am comandat şi doar patru
 Înch
duzini de … din cele comandate. eiere
a
Am ajuns în stadiul în care nu mai dorim să aşteptăm până “data viitoare”. Am dori foarte mult să trimiteţi
un specialist care să controleze amănunţit aparatul, să facă remedierile necesare astfel încât instalaţia să funcţioneze
cum trebuie, permanent, conform specificaţiei. Aşteptăm ca specialistul dumneavoastră să sosească fără întârziere.
Bineînţeles, aştept să primesc piesele lipsă şi am dat deja instrucţiuni ca acelea care sunt în plus să vă fie
returnate. Vă scriu cu speranţa că veţi face eforturi pentru a îmbunătăţi situaţia din serviciul dumneavoastră de
expediţie.
Nu este pentru prima dată când comenzile nu sunt corect onorate şi sunt convins că vă daţi seama cât este
de iritant, lăsând deoparte pierderea de timp.
Sper să nu vă supere sinceritatea mea. Preţuiesc mult îndelungatele noastre afaceri şi ştiu că în fond sunteţi
sincer preocupat să ne oferiţi cele mai bune servicii.
MEMORANDUM-ul sau NOTĂ INTERNĂ
În întreprinderi, instituţii, se practică în mod uzual comunicarea între compartimente, servicii,

birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului.
Proiectarea documentului
Un document se tip memorandum conţine două elemente: antetul şi mesajul.
Antetul memorandum-ului conţine:

 denumirea: NOTĂ sau MEMORANDUM
 destinatarul
 expeditorul
 data
 subiectul sau motivul.
NOTĂ INTERNĂ
Evident atât expeditorul cât şi destinatarul sunt nume de persoane.
Aceste note interne servesc pentru convocări, invitaţii personale, şedinţe, reuniuni etc. În funcţie
de natura notei interne se completează mesajul acesteia.
marginea marginea
stânga dreapta
25
0213116303, 0728120340, 0723163926
Către:
De la:
Data:
Motivul:
Proiectul unui document tip memorandum mai necesită şi câteva operaţii suplimentare de tehno-
redactare:
- plasarea titlului în centru
- alegerea dimensiunii caracterelor şi a stilului de scriere
- trasarea liniei orizontale de separare a antetului.
MEMORANDUM (document MEMO)
CĂTRE: Dna. Director Economic IOANA POPA

DE LA: Manager
DATA: 12/03/2007
SUBIECT: Activitate pe primul trimestru
Întâlnirea pentru discutarea încasărilor obţinute de firmă în primul trimestru din anul 2007, va
avea loc pe 23 Martie 2001, de la ora 16 PM la ora 19PM.
Vă rog să pregătiţi următoarele:
 Încasările obţinute pe primul trimestru;

 Încasările prevăzute pe al doilea trimestru;
Noile măsuri de îmbunătăţire a activităţii preconizate.
Dacă există vreo problemă, vă rog contactaţi-mă personal
SC RAM-INFO SERV SRL STR. LIZEANU NR. 23, SECTOR 2 BUCUREŞTI
PROCESUL VERBAL - MINUTA -

Se utilizează frecvent termenul de proces verbal, dar la fel de bine putem folosi termenul universal
de "minută" pentru a sintetiza în scris concluziile unei şedinţe.
 STRUCTURA DOCUMENTULUI
Un proces verbal trebuie să conţină în structura sa:

 antetul documentului: numele firmei, societăţii
 titlul documentului: PROCES VERBAL
26
0213116303, 0728120340, 0723163926
 subiectul: al şedinţei Consiliului de Administraţie

 data: din joi 5 aprilie 2001
 prezenţi: numeric/nominal
 absenţi: nominal
 subiectul şedinţei: ordinea de zi
 consemnări: pe scurt din luările de cuvânt şi concluziile pe
puncte din ordinea de zi
 semnătura
Evident, nu este o structură obligatorie, ci doar o sugestie de aranjare a textului în pagină.
S.C. ALFA S.A.
PROCES VERBAL
al şedinţei Consiliului de Administraţie din 20.01.2007
Prezenţi: Prodan V., dir. gen., Anton I. dir. ec., Vasile D. ing. Şef, Fodor M. dir. res.
umane, Turda N.
Absenţi motivaţi: ………………….
Absenţi nemotivaţi: …………………..
Ordinea de zi:
1……..
2……..
3……..
4……
Consemnări din luările de cuvânt:
FAX-ul
O modalitate nouă şi rapidă de corespondenţă o reprezintă desigur FAX-ul. Un fax poate fi considerat orice
text transmis prin binecunoscuta maşină. Mai mult, o maşină fax se poate cupla în configuraţia unui sistem
electronic de calcul şi vom putea primi sau transmite fax-uri direct de la PC. Rigoarea necesară în afaceri şi
bineînţeles în corespondenţă, face necesară fixarea câtorva repere în redactarea unui fax. Aceste documente se vor
arhiva, la ele se vor face trimiteri şi referiri, vor căpăta o amploare din ce în ce mai mare în circulaţia documentelor
în lumea afacerilor. Vom analiza succint câteva aspecte legate de identificarea şi autentificarea acestor documente.
ANTETUL
Pentru mai multă disciplină în utilizarea Fax-ului, în corespondenţa oficială a firmei este bine ca antetul
fax-ului să aibă o structură standard. Acest antet trebuie utilizat de tot personalul abilitat să folosească fax-ul
firmei.
Ori de câte ori dorim să completăm un fax vom apela documentul cadru (şablonul) performant pe ecran,
în care doar vom insera informaţiile noastre personale.
Exemplu:
S.N.S.P.A. - FACULTATEA DE MANAGEMENT
27
0213116303, 0728120340, 0723163926
Catedra de Marketing
Prof. univ. dr. Traian Popa Tel. + 40-1-211.26.50/259

Şef laborator informatică Fax. +40-1-312.95.49
E-mail popa@snspa.ro
FAX
Data:
Pag.:
Către:
Fax Nr.:
De la:
Mesaj:
În antetul fax-ului includem:

- antetul firmei cu numele, adresa, număr de telefon, număr de fax;
- numele şefului de compartiment sau al persoanei abilitată să primească oficial răspunsul
prin fax, cu telefonul interior, şi dacă e cazul codul pentru poştă electronică;
- denumirea formularului cu număr şi dată, numărul paginii şi câte pagini sunt în total dacă
fax-ul are mai multe pagini. E foarte important să precizăm că este pagina 1 din 5, pagina a
2-a din 5, pentru a avea control asupra transmisiei integrale a fax-ului;
- numărul de fax al destinatarului şi numele său;
- expeditorul, în cazul în care este altă persoană decât cea menţionată anterior.
OFERTA CĂTRE MAI MULŢI CLIENŢI
Oferta se întocmeşte în general în scopul de a stimula cererea clienţilor potenţiali, sau în mod
special ca răspuns la cererile de ofertă transmise firmei de partenerii de afaceri. Ea stă la baza
declanşării negocierilor contractuale. Având în vedere aceste considerente, oferta trebuie să conţină
următoarele categorii de informaţii:
a) date de identificare a ofertantului:
- antetul cu denumirea firmei;
- adresă cu telefon, fax, cod pentru poştă electronică (E-mail);
- opţional numele managerului care reprezintă oficial firma şi/sau numele persoanei fizice
care se ocupă de tranzacţie.
b) date referitoare la obiectul ofertei:
- denumirea produsului/sortimentelor;
- cantitate;
- câteva caracteristici tehnice de bază şi date privind calitatea.
c) preţul de ofertă, orientativ sau ferm;
d) date referitoare la termene de plată, condiţii de plată şi garanţie;
e) date referitoare la transport, ambalare, etichetare şi altele;
f) validitatea ofertei, adică termenul până la care preţul de ofertă, în primul rând, rămâne
valabil.
Oferta se încheie cu o formulă de politeţe apoi data, numele şi semnătura expeditorului
ÎNCHEIEREA
28
0213116303, 0728120340, 0723163926
Încheierea mesajului trebuie să reprezinte concluzia logică a punctului de vedere cuprins în mesaj. Aceasta se poate
materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinţe de continuare sau întărire a relaţiilor de colaborare cu
partenerul, a mulţumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori,
etc.
Exemplu:
“Aşteptăm cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră.”
“Vă mulţumim pentru încredere /sprijinul/confirmarea acordată”
“Vă rugăm să primiţi/acceptaţi scuzele noastre”
“Dorim să ştim care este opinia dumneavoastră în legătură cu propunerea făcută mai sus şi sperăm că această
regretabilă eroare nu va afecta buna noastră cooperare.”
De asemenea, tot în această parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexează:
“Anexăm acestei scrisori …………”
Se plasează la 2-3 rânduri sub text, înaintea semăturii.
Formule folosite:
“Cu stimă”, “Cu respect” – formule folosite când destinatarul este necunoscut.
“Cu cele mai bune sentimente” – formulă mai familiară, folosită de la egal la egal sau pe o scară ierarhică
superioară.
“Cu sentimente alese” de la furnizor la client, de la funcţionar la patron.”
“Cu sinceritate”
“Al dumneavoastră”
“Cu cele mai alese gânduri.”
SEMNĂTURA
Constituie un element important al scrisorii, întrucât ea este cea care dă autenticitate scrisorii.
În general, scrisoarea cuprinde două semnături: a conducătorului unităţii şi a şefului compartimentului care a emis
scrisoarea.
Aranjarea semnăturii în pagină se face dactilografiind la 3 rânduri de text funcţia autorului, urmată obligatoriu de
virgulă. Se lasă un spaţiu pentru semnătura olografă, apoi se dactilografiază numele şi prenumele celui care va
semna.
ŞTAMPILA
Se aplică pe semnătura conducătorului. În documentele tipizate se aplică pe locul marcat cu iniţialele LS.
Elementele ocazionale sunt:
 Menţiunea “anexe” – apare atunci când scrisoarea este însoţită de anexe şi acestea se scriu sub numele
destinatarului principal, în stânga.
Iniţialele celui care a redactat scrisoarea în colţul din stânga jos, despărţite prin linie de fracţie (bară).
29
0213116303, 0728120340, 0723163926
Scrisoare de informare
În atenţia: Domnului Director Popescu Ioan
Domnule Director,
Societatea XXX are plăcerea de a vă aduce la cunoştiinţă deschiderea noului nostru sediu din
strada Lizeanu nr. 23.
Profităm de această ocazie pentru a vă informa că ne-am diversificat portofoliul de produse, am
reorganizat activitatea tuturor punctelor de desfacere, iar prin achiziţionarea unei centrale telefonice
performante nu veţi mai întâmpina dificultăţi în obţinerea de informaţii şi transmiterea comenzilor.
Anexăm alăturat lista cu noile produse, adrese şi numere de telefon.
Cu respect
Marin Mihai – Director Marketing
Scrisoare de acord
30
0213116303, 0728120340, 0723163926
Către: SC XXX SRL
Răspunzând cererii dumneavoastră cu numărul 12345 din data 23.03.2007 suntem în măsură să vă
anunţăm că în urma analizei din Consiliul de Administraţie aţi obţinut acordul în legătură cu propunerea
dumneavoastră de a închiria spaţiul de depozitare, situat în str. Unirii.
Pentru perfectarea actelor necesare, vă rugăm să stabiliţi o întâlnire cu avocatul companiei noastre,
Dl. Andrei Gheorghe
Cu stimă,
George Dincă
Scrisoare de respingere
Către: SC XXX SRL
Prin prezenta vă facem cunoscut faptul că am preferat o altă societate pentru ţinerea
evidenţelor contabile. În luarea acestei decizii s-a ţinut cont de solida şi îndelungata experienţă în
domeniul producţiei a companiei respective.
Apreciem timpul şi efortul depus cu ocazia prezentării ofertei. Aţi făcut o impresie
excelentă prin creativitatea şi ideile dumneavoastră.
Vă rugăm să aduceţi mulţumiri şi echipei care a elaborat prezentarea şi sperăm că aceasta să
nu fie ultima dată când încercăm să colaborăm.
Cu sinceritate,
George Dinca
Scrisoare de explicaţie
31
0213116303, 0728120340, 0723163926
Stimate Domnule Marin,
Scrisoarea pe care am primit-o necesită un răspuns urgent.

Vă prezint în continuare explicaţiile cerute pentru întârzierea cu două zile a livrării celor 100 de
topuri de hârtie comandate de dumneavoastră:
- în comanda primită nu este specificat termenul de livrare (altul decât cel obişnuit de şapte zile)
- în legătură cu adresa la care v-am livrat hârtia, ea este aceeaşi de la începutul colaborării cu
dumneavoastră.
În cazul unor schimbări, considerăm că era de datoria dumneavoastră să ne comunicaţi acestea,
specificând pe bonul de comandă modificările survenite. Cred că aceste explicaţii sunt clare şi la
obiect şi că am răspuns punct cu punct la nemulţumirile dumneavoastră.
Dacă dumneavoastră consideraţi necesar, putem stabili o întâlnire pentru a discuta problema în
amănunt.
Cu deosebită consideraţie,
George Dincă – Director Marketing
Scrisoare de reclamaţie
Domnului Director al Biroului Vânzări
Mă adresez dumneavoastră cu rugămintea de a clarifica, dar şi de a rezolva o situaţie pe care o considerăm a

fi totuşi o întâmplare, dat fiind prestigiul de care se bucură compania dumneavoastră.
În data de 12.03.2007 am cumpărat de la dumneavoastră echipamente de birou în valoare de 1400 RON.
Piesele respective au fost livrate nemontate, în ambalaj original. Deşi am solicitat ca un specialist al companiei
dumneavoastră să efectueze montajul echipamentelor, mi s-a precizat că acesta nu poate fi disponibil decât peste o
săptămână. Am acceptat acest lucru, dar la desigilarea pachetelor s-a constatat lipsa unor componente esenţiale,
respectiv cablurile de alimentare.
Sperăm într-o soluţionare rapidă a acestei situaţii şi vă rugăm să fiţi operativi. Considerăm acest incident o
întâmplare şi contăm pe profesionalismul companiei dumneavoastră.
Cu stimă
George Dincă – Director Marketing
Scrisoare de invitaţie
32
0213116303, 0728120340, 0723163926
Către: SC XXX SRL

În atenţia: Domnului Director Marin Mihai
Compania YYY are plăcerea de a vă invita să luaţi parte la deschiderea Expoziţiei anuale de prezentare şi
promovare a produselor sale. Expoziţia va fi deschisă la parterul Galeriilor Comerciale, pe data de 01.04.2007,
orele 12.
Vă rugăm să confirmaţi participarea la numărul de telefon 222 2222
Cu respect,
Popa Ioana – Director Comercial
Scrisoare de accept
Stimată Doamnă Popa,

Invitaţia prin care sunt solicitat să particip la Expoziţia de promovare deschisă de compania
dumneavoastră este pentru mine o mare onoare şi o accept cu plăcere.
Am urmărit linia ascendentă pe care societatea condusă de dumneavoastră a urmat-o şi am fost
deosebit de încântat de realizările pe care le-aţi avut.
Încă o dată vă confirm participarea şi vă asigur de întreaga mea consideraţie.
Cu sinceritate,
Scrisoare de refuz
Către: SC XXX SRL

În atenţia: Doamnei Popa Ioana
Cu mare regret mă văd nevoit să refuz invitaţia dumneavoastră de a participa la deschiderea

Expoziţiei Anuale de Prezentare.
Motivul pentru care mă văd nevoit să declin această onoare, constă în faptul că programul meu este
supraîncărcat în perioada următoare, chiar în ziua deschiderii având un alt aranjament.
Vă mulţumesc pentru amabila invitaţie şi doresc ca manifestarea organizată să fie încununată cu
succes.
Cu respect,
Scrisoare de prezentare
33
0213116303, 0728120340, 0723163926
Către: SC XXX SRL

În atenţia: Domnului Director General
Ne adresăm dumneavoastră cu cele mai bune urări de Sfintele Sărbători de Paşti.

Prin scrisoarea de faţă am dori să vă aducem la cunoştinţă serviciile departamentului nostru de
Multimedia, care vă poate transpune în imagini şi filme ideile Dumneavoastră.
Deţinem experienţă în proiectarea şi conceperea de prezentări multimedia pe suport CD-ROM,
DVD sau casetă video şi site-uri Web.
Anexăm la prezenta scrisoare un CDROM demonstrativ, care include mostre din proiectele
realizate până acum.
Vă stăm la dispoziţie pentru informaţii suplimentare.
Cu deosebită consideraţie,
George Dincă
Notă externă
Către: SC XXX SRL

În atenţia: Domnului Director
Condiţiile tehnice pe care le-aţi solicitat vor fi îndeplinite cu rigurozitate, astfel încât vă veţi
declara mulţumiţi de colaborarea cu noi. Vă propunem să ne vizitaţi săptămâna viitoare pentru a
perfecta şi semna contractul cu noi. Vă rugăm să ne contactaţi telefonic pentru a putea stabili ziua
şi ora întâlnirii.
Cu stimă,
Cerere de ofertă
34
0213116303, 0728120340, 0723163926
Către: Serviciul Comercial

În atenţia: Domnului Ion Ionel
Compania noastră are nevoie pentru dotarea noului sediu de echipament de birou performant şi
ultramodern.
Apreciem în mod deosebit produsele pe care le comercializaţi şi de aceea am dori ca această cerere
să reprezinte primul pas pentru colaborare profitabilă de ambele părţi.
Ne interesează:
- Calculatoare PIV;
- Copiator de birou;
- Copiatoare full-color;
- Faxuri;
- Centrale telefonice.
Am dori să ne trimiteţi prospecte pentru echipamentele menţionate mai sus şi detalii despre:
- Preţ;
- Discount pentru o comandă mai mare;
- Garanţie şi service, inclusiv service post garanţie;
- Condiţii şi termene de livrare.
Aşteptăm răspunsul dumneavoastră cât mai curând şi sperăm să încheiem un contract avantajos şi de
durată.
Cu respect,
Exemplu de ofertă specială
Către: SC XXX SRL

În atenţia: Domnului Director
Ca urmare a solicitării dumneavoastră, formulată în cererea de ofertă din data de 20.02.2007, vă mulţumim pentru
interesul arătat faţă de produsele noastre şi vă trimitem în anexă prospectele ce conţin date tehnice despre
echipamentele care vă interesează.
Lista produselor noastre vă permite să vă faceţi o imagine de ansamblu asupra varietăţii mari de echipamente de
birou comercializate de noi. În speranţa că veţi fi satisfăcuţi de calitatea şi preţurile atractive practicate, precum şi
de discountul generos oferit, vă facem următoarea ofertă:
Nr crt Denumire produs Preţ/buc Discount

1 Calculatoare PIV 800 lei 30 lei peste 5 buc
2 Copiator de birou 500 lei 25 lei peste 5 buc
3 Copiator full-color 1500 lei
4 Fax 300 lei 20 lei peste 5 buc
5 Centrală telefonică 600 lei 30 lei peste 5 buc
Exemplu de ofertă nesolicitată
35
0213116303, 0728120340, 0723163926
Către: SC XXX SRL
Stimate Domn,
Societatea noastră de distribuţie din Bucureşti ne-a comunicat că magazinele dumneavoastră de articole
sanitare comercializează şi plăci de gresie şi faianţă.
Noi suntem de mult timp specializaţi în realizarea acestor tipuri de prduse şi producem în serie plăci de
diferite mărimi şi calităţi.
Am fi dispuşi să vă asigurăm dreptul exclusiv de vânzare pentru produsele noastre în Bucureşti, dacă aţi
prelua aceste articole în sistemul Dvs. De distribuţie şi comercializare.
Vă rog să ne comunicaţi dacă doriţi să faceţi uz de oferta noastră.
Sperăm într-o colaborare viitoare şi vă transmitem cele mai cordiale salutări.
Cu stimă,
Director Comercial,
George Nicolae
Comanda
Reprezintă scrisoarea prin care sunt solicitate livrări de produse sau prestări servicii. Comanda poate fi
concepută în urma unei oferte.
O comandă trebuie să includă următoarele elemente:
 Datele persoanei juridice care emite comanda: denumire, adresă, cod fiscal
 Numărul de înregistrare şi data
 Datele persoanei juridice căreia îi este adresată comanda: denumire, adresă, codul fiscal
 Date referitoare la denumirea produselor sau serviciilor solicitate, tipul, condiţiile de
livrare/prestare, termene de predare, cantitate, modalităţi de plată
 Numele şi semnătura celui care emite comanda în numele persoanei juridice
SC ABCD SRL
Cod fiscal R12345
Bucureşti, str. Lizeanu nr. 23
Comanda Nr. 123 din 03.03.2007
Către: SC XXX SRL

Bucureşti, str. Ştefan cel Mare
Prin prezenta comandă vă solicităm livrarea următoarelor calculatoare:

Nr crt Denumire Descriere Cantitatea
1 PC Multimedia Pentium II 850 MHz, 256 MB, HDD 20 GB, placa 2 buc
video, fax/modem intern, CDROM 44x, floppy.
Monitor 17”, mouse PS2, tastatură, boxe,
microfon
2 PC Desktop Pentium II 850MHz, 64MB, HDD 10GB, placa 1 buc
video, monitor 14”, mouse PS2, tastatura
Dorim ca livrarea să se efectueze în termen de maxim 1 săptămână de la data prezentei comenzi
Cu stimă,
Ion Gheorghe – Serv. Aprovizionare
Registrul de corespondenţă
36
0213116303, 0728120340, 0723163926
Registrul de corespondenţă al unei companii conţine datele referitoare la documentele primite din afara companiei,
documente expediate către destinatari din afara companiei, sau documente cu circulaţie internă. El constituie dovada
oficială a circulaţiei corespondenţei companiei.
Registrul de corespondenţă este completat de recepţionera sau secretara companiei
Coloanele unui registru de corespondenţă sunt:
 Număr de înregistrare – este unic şi va identifica respectivul document; numerotarea se face în ordine
crescătoare, cu pasul de incrementare 1
 Data înregistrării – reprezintă data la care este înregistrat respectivul document
 Tipul documentului – documentul poate fi de tipul expediat sau primit; această coloană nu este
obligatorie
 Numărul documentului – se referă la numărul înscris pe document; dacă documentul se expediază în
afara companiei, sau dacă este intern, numărul poate fi acelaşi cu numărul de înregistrare
 Data documentului – reprezintă data de expediere a documentului; dacă documentul se expediază în
afara companiei, sau dacă este intern, data poate fi aceeaşi cu data de înregistrare
 Expeditor: - numele, prenumele, departamentul şi denumirea companiei la care se trimite documentul
 Conţinutul – o scurtă descriere a documentului
 Observaţii – aici sunt comentarii suplimentare referitoare la respectivul document
37
Organizarea datelor
Sistemul de operare foloseşte două noţiuni pentru stocarea şi organizarea informaţiilor. Acestea sunt fişierele şi dosarele
(folderele).
Fişiere
Toate informaţiile sunt păstrate (sau “salvate”) în calculator sub formă de fişiere. Fişierele pot conţine diverse tipuri de
date: text, imagini, sunete, video etc. În funcţie de tipul de date pe care le conţin, fişierele pot fi şi ele de mai multe feluri:
documente (text, eventual completat cu tabele, grafice, imagini, etc.), imagini, fişiere audio, filme, etc.
Nume fişiere
Iata câteva exemple de nume fişier: anunt.txt, cerere.doc, desen.bmp, salarii.xls, etc. Numele fişierului este
format din:
- nume propriu-zis (ceea ce avem în stânga punctului) este un şir de maxim 255 caractere; este obligatoriu şi
trebuie să sugereze ce conţine fişierul;
- un . separator; atenţie!! înainte şi după . nu lăsaţi spaţiu;
- extesia (ceea ce avem în dreapta punctului) este un şir de maxim 3 caractere; nu este obligatorie, dar este utilă
deoarece descrie tipul fişierului.
Foldere (directoare)
Orice fişier este păstrat într-un folder sau director. Majoritatea discurilor au numeroase foldere, toate acestea putând
conţine fişiere. Un folder poate conţine (pe lângă fişiere) şi alte foldere.
Crearea unui folder

- clic dreapta pe o zonă liberă din fereastra unde dorim să creăm folderul (inclusiv pe desktop)
- se poziţionează cursorul mouse-ului pe opţiunea New
- se selectează opţiunea Folder (selecţia se face cu clic stânga de mouse)
- se introduce numele
- se apasă tasta Enter
Crearea unui fişier

- clic dreapta pe o zonă liberă din fereastra unde dorim să creăm fişierul
- se poziţionează cursorul mouse-ului pe opţiunea New
- se selectează tipul de fişier pe care dorim să-l creăm
- se tastează numele
- se apasă tasta Enter
Obs: Tipurile de fişiere din submeniul New

- Bitmap Image – fişier imagine, se deschide cu aplicaţia Paint, extensia fişierului va fi bmp
- Document Microsoft Word – fişier document, se deschide cu aplicaţia Microsoft Word, extensia fişierului va fi
doc
- Prezentare Microsoft Word – fişier ptrezentare, se deschide cu aplicaţia Microsoft PowerPoint, extensia ppt
- Text Document – fişier text, se deschide cu aplicaţia NotePad, extensia txt
- Foiae de lucru Microsoft Excel – fişier registru de calcul, se deschide cu aplicaţia Microsoft Excel, extensia xls
Copierea unui fişier sau folder

Metoda I – clic dreapta pe fişierul sau folderul pe care dorim să-l copiem
- selectăm opţiunea Copy
- clic dreapta pe folderul în care vrem să copiem
- selectăm opţiunea Paste
0213116303, 0728120340, 0723163926
Metoda II – clic stânga pe fişierul sau folderul pe care vrem să-l copiem
- apăsăm simultan CTRL şi C
- se deschide folderul unde vrem să copiem
- apăsăm simultan CTRL şi V
Metoda III – se menţine apăsată tasta CTRL şi ţinând butonul stâng al mouse-ului apăsat deplasăm cursorul până când
ajunge în locul în care vrem să creăm o copie a fişierului sau folderului selectat
Mutarea unui fişier sau folder

Metoda I – clic dreapta pe fişierul sau folderul pe care dorim să-l mutăm
- selectăm opţiunea Cut
- clic dreapta pe folderul în care vrem să-l mutăm
- selectăm opţiunea Paste
Metoda II – clic stânga pe fişierul sau folderul pe care vrem să-l mutăm
- apăsăm simultan CTRL şi X
- se deschide folderul unde vrem să mutăm
- apăsăm simultan CTRL şi V
Metoda III - folosind metoda drag and drop, adica agăţ şi trag,
- clic stânga pe fişierul sau folderul pe care vrem să-l mutăm
- Agăţ şi trag elementul selectat în dosarul în care vrem să mutăm
Redenumirea dosarelor sau a fisierelor

Metoda I - clic stânga pe dosarul sau pe fişierul pe care doriţi să-l redenumiţi;
- clic stânga pe numele (nu pe pictograma) dosarului sau fişierului;
Atenţie! Dacă în mod accidental aţi executat dublu clic stânga pe numele fişierului, programul acelui fişier se
deschide şi îl încarcă. Închideţi fişierul şi reluaţi.
-Tastaţi noul nume.
- Enter.
Metoda II - clic dreapta pe dosarul sau pe fişierul pe care doriţi să-l redenumiţi;
- clic stânga pe opţiunea Rename
- Tastati noul nume
- Enter
Metoda III - clic stânga pe dosarul sau fişierul pe care doriţi să-l redenumiţi
- se apasă tasta funcţională F2
- tastaţi noul nume
- Enter
Ştergera fişierelor şi a dosarelor

Aveţi grijă să nu ştregeţi un fişier sau un dosar de care mai aveţi nevoie! Windows conţine un dosar numit
Recycle Bin (coşul de gunoi), în care sunt stocate temporar fişierele şterse, până când îl goliţi. Puteţi recupera
fişierele din dosarul Recycle Bin.
39
0213116303, 0728120340, 0723163926
Atenţie! Fişierele şterse de pe un floppy disk nu sunt trimise în Recycle Bin. O dată şterse ele nu mai pot fi
restaurate!
Metoda I - selectaţi fişierul sau dosarul pe care doriţi să-l ştergeţi

- apăsaţi tasta Delete
- Yes
Metoda II – clic dreapta pe fişierul sau folderul pe care doriţi să-l ştergeţi
- se selectează opţiunea Delete
- Yes
Metoda III – se mută fişierul sau folderol pe care dorim să-l ştergem până în Recycle Bin
Metoda IV (Ştergere definitivă – fără a mai păstra în Recycle Bin)

- clic stânga pe fişierul pe care dorim să-l ştergem
- se apasă simultan tastele SHIFT şi DELETE
- Yes
Recuperarea fişierelor din Recycle Bin

Metoda I – se deschide fereastra Recycle Bin
- se selectează fişierul sau folderol pe care dorim săl recuperăm
- clic stânga pe meniul File
- clic stânga pe opţiunea Restore
Metoda II – se deschide fereastra Recycle Bin

- clic dreapta pe fişierul sau folderul pe care dorim să-l recuperăm
- se selectează opţiunea Restore v
Golirea coşului de gunoi

Metoda I – clic dreapta pe pictograma Recycle Bin
- clic stânga pe opţiunea Emptz Recycle Bin
- Yes
Metoda II – se deschide fereastra Recycle Bin

- clic stânga pe opţiunea Empty Recycle Bin
- Yes
Scurtăturile
Căutarea unui fişier pe hardisc necesită timp şi de aceea a fost inventată scurtătura ("shortcut"), definită ca un fişier
special de mici dimensiuni care conţine calea de acces către un anumit fişier de pe hardisc, adică adresa acestuia de pe
hardisc. O scurtătură are ca element grafic definitoriu o iconiţă ("icon") care are în colţul din stânga jos o săgeată.
Scurtăturile pot fi create, şterse şi recreate fără a avea vreo influenţă asupra programelor pe care le lansează în execuţie.
Crearea unei scurtături

Metoda I
- clic dreapta pe zonă liberă din fereastra unde dorim să introducem scurtătura
- poziţionăm cursorul mouse-ului pe opţiunea New
- selectăm opţiunea Shortcut
40
0213116303, 0728120340, 0723163926
- Browse
- Se identifică aplicaţia sau fişierul pentru care dorim să creăm scurtătura
- OK
- Next
- Se poate modifica numele pentru scurtătură
- Finish
Metoda II – se identifică programul sau fişierul pentru care dorim să creăm scurtătura
- clic dreapta pe pictograma programului sau fişierului
- selectăm opţiunea Create Shortcut
- se va copia scurtătura astfel creată în fereastra în care dorim să apară
Observaţii:
1. Dacă dorim să creăm o scurtătura pe desktop, pe lânga cele două metode de mai sus se poate folosi şi succesiunea
de paşi
- clic dreapta pe pictograma
- poziţionăm cursorul pe opţiunea Send to
- selectăm opţiunea Desktop (create shortcut)
Selectia fisierelor si a dosarelor

Selecţia unui singur fişier sau dosar se face prin clic stânga pe acesta, sau să utilizaţi tastele cu săgeţi. De
asemenea, puteţi selecta mai multe fişiere şi dosare. Acest lucru este util atunci când doriţi să copiaţi, să mutaţi sau să
ştergeţi mai multe fişiere sau dosare simultan.
Pentru a selecta mai multe fişiere cu ajutorul mouse-ului:

- clic stânga pe primul fişier;
- cu tasta Ctrl apăsată, clic stânga pe fiecare fişier suplimentar pe care doriţi să-l selectaţi.
Pentru a deselecta un fişier, continuaţi să ţineţi apăsată tasta Ctrl şi executaţi clic stânga încă o dată pe fisier.
Pentru a selecta rapid un grup continuu de fişiere:

- clic stânga pe primul fişier;
- menţineţi apăsată tasta Shift;
- clic stânga pe ultimul fişier.
Pentru a selecta toate fisierele si dosarele din fereastră:

- CTRL + A
sau
- clic stânga pe meniul Edit, apoi Select All
Opţiunile din meniul de comenzi rapide de pe taskbar

- clic dreapta pe zonă liberă din bara de aplicaţii
Toolbars – permite activarea sau dezactivarea barelor de instrumente ce pot fi afişate pe bara de lucru
Cascade Windows – ferestrele deja deschise pe desktop vor fi afişate una peste cealaltă
Tile Windows Horizontally – ferestrele deja deschise vor fi afişate una deasupra celeilalte, lăţimea redimensionată la
toată suprafaţa ecranului
Tile Windows Vertically - ferestrele deja deschise vor fi afişate una lângă cealaltă, înălţimea redimensionată la toată
suprafaţa ecranului
Show the desktop – minimizează toate ferestrele deschise pe desktop astfel încât acesta să devină vizibil
Task manager – se deschide o fereastră de dialog care permite vizualizarea programelor aflate în execuţie, cât şi
deblocarea programelor care nu mai funcţionează
41
0213116303, 0728120340, 0723163926
Lock the Taskbar – comută între blocarea şi deblocarea barei de lucru. Dacă opţiunea este bifată, bara de lucru
nu poate fi mutată
Properties – deschide fereastra de dialog care permite modificarea modului de afişare al barei de lucru şi al meniului Start
Eticheta Taskbar
– Lock the Taskbar - comută între blocarea şi deblocarea barei de lucru. Dacă opţiunea este bifată, bara de lucru
nu poate fi mutată
- Auto-Hide the Taskbar - va avea ca efect ascunderea taskbar-ului, va reapare atunci cand veti pozitiona cursorul
mouse-ului in locul in care e pozitionat taskbar-ul;
- Keep the Taskbar on top of other Window - când este validată va avea ca efect poziţionarea taskbar-ului
întotdeauna deasupra, adică nu va fi niciodată acoperit de alte ferestre;
- Group similar taskbar buttons – grupează butoanele similare de pe bara de lucru, atunci când numărul mare de
ferestre deschise simultan nu mai permite vizualizarea lor
- Show Quick Launch – afişează bara pentru lansări rapide
- Show the clock – afişează ceasul în colţul din dreapta al ecranului
- Hide inactive icons – ascunde iconiţele inactive
Eticheta Start Menu –permite modificarea modului de vizualizare a meniului Start (Classic Start menu – meniul Start
clasic şi Start menu – meniul Start specific sistemului de operare Windows XP)
Adăugarea unui program în meniul Start

- clic dreapta pe zonă liberă din bara de lucru
- selectăm opţiunea Properties
- clic stânga pe eticheta Start menu
- bifăm modul de vizualizare clasic
- clic stânga pe butonul Customize
- clic stânga pe butonul Add
- clic stânga pe Browse
- se identifică aplicaţia
- Ok
- Next
- Next
- Se poate modifica numele, apoi Finish
Eliminarea unui program din meniul Start

- se selectează aplicaţia pe care doresc să o şterg
- clic stânga pe butonul Remove
Ştergerea listei ultimelor documente accesate

În meniul Start, opţiunea Documents păstrează lista ultimelor 15 documente accesate. Această listă permite
deschiderea documentelor fără a mai accesa locaţia în care se află ele salvate. Pentru a şterge această listă se urmează
paşii:
42
0213116303, 0728120340, 0723163926

- clic stânga pe butonul Clear
Ascunderea unui fisier sau folder

- clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care vrem sa-l ascundem
- selectam optiunea Properties
- bifam optiunea Hidden
- clic stanga pe butonul Apply
- clic stanga pe butonul OK
In cazul in care nu a disparut fisierul, se va da clic dreapta pe zona libera din fereastra in care se afla fisierul sau folderul
ascuns si se selecteaza optiunea Refresh
Vizualizarea fisierelor sau folderelor ascunse

- clic stanga pe Start
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe Settings
- clic stanga pe Control Pannel
- dublu clic stanga pe Folder Options
- clic stanga pe eticheta View
- se bifeaza optiunea Show hidden files and folders
- se da Apply
- clic stanga pe OK
Fisierele ascunse vor fi vizualizate in umbra
Cautarea fisierelor sau a dosarelor

- clic stanga pe Start
- clic stanga pe Search
- clic stanga pe Files or Folders
- se selecteaza optiunile de cautare
- se apasa butonul Search
Optiunile din fereastra Search
- Pictures, music or video – permite cautarea fisierelor imagine, audio sau video
- se da clic stanga pe respectiva optiune
- se bifeaza tipul de fisier cautat
- in casuta text se va introduce numele sau o parte din numele fisierului cautat
- clic stanga pe butonul Search
- Documents (word, etc) – permite cautarea fisierelor document
- Clic stanga pe respectiva optiune
- Se selecteaza una din variantele: Don’t remember (nu stiti cand a fost modificat ultima data),
Within the last week (a fost modificat in timpul saptamani trecute), Past month ( a fost modificat
luna trecuta), Within the past year ( a fost modificat in timpul anului trecut)
- in casuta text se va introduce numele sau o parte din numele fisierului cautat
- clic stanga pe butonul Search
- All files or folders – permite cautarea tuturor fisierelor si folderelor
- Se da clic stanga pe respectiva optiune
- In prima casuta text se introduce numele sau parte din numele fisierului cautat
43
0213116303, 0728120340, 0723163926
- In a doua casuta text se poate introduce un cuvant sau fraza din fisier
- Din lista Look in se poate selecta unitatea de disc in care sa se faca cautarea
- In plus avem optiuni pentru cautare in functie de data la care a fost modificat, dimensiune,
precum si optiuni pentru cautarea in subfoldere sau in functie de majuscule sau minuscule.
- Se apasa butonul Search
Observatie: Daca nu stiti numele intreg al fisierului, este suficient sa tastati orice portiune a numelui si vor fi gasite
toate fisierele care conti aceste caractere, oriunde in nume. De asemenea, puteti folosi caracterele de inlocuire.
Exemple
*.doc - indica toate fisierele cu extensia doc (documentele)
d*.doc - indica toate fisierele care incep cu litera d, cu extensia doc
lecti??.doc - indica fisierele document al caror nume incepe cu lecti, urmat de inca doua litere
Utilitarul Windows Explorer

Este un program de gestiune a fisierelor si dosarelor. Il putem deschide prin:
- Start  Programs  Accessories  Windows Explorer
sau
- tasta Windows + E
Trecerea in revista a resurselor calculatorului

Fereastra Explorer este impartita in doua panouri. Panoul din stanga prezinta o imagine ierarhizata a organizarii
dosarelor de pe calculatorul dumneavoastra.
- Prima de sus este pictograma Desktop (suprafata de lucru) care reprezinta toate resursele disponibile ale
calculatorului.
- Imediat dedesubt, avem My Computer, sub acesta se gasesc insirate
- Floppy(A:) =unitatea de discheta;
- hard-diskurile locale (C:) urmate eventual de alte partitii ale hard-diskului;
- daca exista CD-ROM vom aveam si CD Drive (D:).
- Dosarul Control Pannel
- Dosarul Shared Documents
- Imediat avem pictograma My Network Places – putem identifica alte calculatoare aflate in retea
- Pictograma Recycle Bin – cosul de gunoi
- Dosarele deschise pe desktop
Rasfoirea continutului unui dosar

In panoul din stanga apar toate dosarele (aici nu apar niciodata fisiere!!!), in panoul din dreapta puteti vedea
continutul dosarului deschis, adica continutul dosarului selectat in fereastra din stanga prin clic stanga pe .
Puteti extinde si restrange imaginea ierarhica, pentru a afisa mai multa sau mai putine detalii. Daca apare un semn
plus (+) langa o pictograma din panoul din partea stanga a ferestrei, inseamna ca acel dosar contine dosare suplimentare
(subdosare). Pentru a afisa aceste dosare, executati clic stanga pe semnul + (operatia de expandare a unui dosar). Vor fi
afisate toate dosarele cuprinse in el. Unele dintre acestea , la randul lor, pot contine dosare, pe care le puteti vedea
utilizand aceeasi modalitate.
Pentru a ascunde subdosarele dintr-un dosar, executati clic stanga pe semnul – de langa acesta (operatia de
comprimare a unui dosar).
Aranjarea pictogramelor fisierelor si dosarelor

- clic stanga pe meniul View
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe Arrange Icons
44
0213116303, 0728120340, 0723163926
- avem de optat pentru

- Name (dupa nume), ordonat alfabetic dosarele si apoi fisierele
- Type (dupa tip), ordoneaza dosarele si apoi fisierele dupa tip
- Size (dupa dimensiune), ordoneaza intai dosarele, apoi fisierele dupa dimensiunea lor
Modified (dupa data), ordoneaza dosarele si apoi fisierele dupa data la care au fost modificate
45
0213116303, 0728120340, 0723163926
TEHNOREDACTARE COMPUTERIZATĂ
(pachetul Microsoft Office – WORD, EXCEL, POWERPOINT)
POWERPOINT)
TEHNOREDACTAREA reprezintă “pregătirea tehnică şi grafică a unui manuscris înainte de a începe operaţia de tipărire”.
Această pregătire a manuscrisului se referă la aplicarea acelor operaţii de prelucrare care să determine, în final, obţinerea
unui document cu:
 calităţi grafice superioare,
 lizibilitate bună,
 aspect plăcut,
 o formă de prezentare adaptată conţinutului.
TEHNOREDACTAREA se poate face atât manual, prin mijloace mecanice de prelucrare (vezi maşina de scris), cât şi
automat, computerizat, folosindu-se ca mijloc de prelucrare calculatorul.
TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZATĂ presupune existenţa unui sistem fizic de prelucrare: calculatorul, şi a unui sistem
logic de prelucrare: programul după care funcţionează calculatorul pentru a realiza prelucrările dorite. Acest program sau
ansamblu de programe, specializat în operaţiile de tehnoredactare se numeşte procesor sau editor de texte.
Procesoarele de text operează cu documente.
DOCUMENTUL reprezintă un ansamblu de:
 texte
 imagini
 tabele
 grafice…
toate aparţinând unei aceleiaşi lucrări (deci cu legătura logică între părţi). DOCUMENTUL este de fapt, echivalentul , din
punctul de vedere al procesorului de text, al lucrării care se editează (articol, carte, revistă, scrisoare…).
TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZATĂ are o serie de avantaje, faţă de cea manuală:

- introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi făcută de o persoană fără o pregătire specială;
- parte din operaţiile de rutină sunt executate automat de calculator;
- după ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul monitorului, realizându-se astfel o eventuală
corectare înaintea tipăririi;
- pot fi obţinute documente cu calităţi superioare atât din punct de vedere tehnic cât şi artistic.
MICROSOFT WORD pentru WINDOWS este un program performant de procesare texte, care se poate folosi pentru:
 crearea şi editarea documentelor,
 inserarea şi/ sau eliminarea textului şi a imaginilor grafice,
 crearea documentelor specializate (formulare, scrisori formatate..)
MICROSOFT WORD asigură câteva funcţii elementare pentru prelucrarea textelor, ca de exemplu:
 alinierea automată a textului
 posibiltatea alegerii diferitelor forme şi dimensiuni pentru caractere
 aranjarea textului în pagină
 crearea antetelor şi a notelor de subsol
 editarea tabelelor
 editarea ecuaţiilor
Cu ajutorul acestui procesor este foarte uşor să se confere scrisorilor, plicurilor, etichetelor, rapoartelor, articolelor de ziar,
listelor de preţuri, etc. aspectul dorit, personalizat, mărindu-se astfel impactul diferitelor forme de comunicare din
interiorul sau exteriorul unei societăţi.
Programele moderne de procesare a textelor pot fi folosite împreună cu baze de date şi/ sau produse de calcul tabelar,
permiţându-se astfel tipărirea de rapoarte, pe baza datelor cuprinse într-un tabel, sau conceperea de oferte folosindu-se
informaţiile cuprinse în diferite baze de date.
46
0213116303, 0728120340, 0723163926
Literatura de specialitate afirmă chiar că utilizarea combinată a procesoarelor de text cu bazele de date poate duce la
creşterea eficienţei activităţii unei companii, datorită atât micşorării timpului de căutare şi de extragere a informaţiilor
dorite necesare plasării lor în corespondenţa de afaceri, cât şi datorită acurateţii acestor informaţii.
- Microsoft Word -
a) Deschiderea aplicaţiei Microsoft Word

Lansarea în execuţie a aplicaţiei Word se realizează prin una din următoarele metode:
Metoda I:
- clic pe butonul meniului Start
- selectăm Programs
- clic stânga pe Microsoft Word
Metoda II:
- dublu clic pe icoana de pe Desktop
(dacă există scurtătura aplicaţiei pe Desktop)
Metoda III:
- clic pe butonul meniului Start
- selectăm opţiunea Run
- în căsuţa text din dreptul opţiunii Open se va introduce winword
- se apasă butonul OK
b) Spaţiul de lucru
La pornirea aplicaţiei Microsoft Word spaşiul de lucru afişat este organizat astfel:
 bara de titlu – conţine numele aplicaţiei Microsoft Word şi al documentului activ
 bara de meniuri – conţine opţiunile disponibile în aplicaţia Microsoft Word
 bara de instrumente – conţine o serie de butoane care reprezintă comenzile din bara de meniuri
 bare de derulare ( orizontală şi verticală) – permit vizibilitatea întregului document;
 bara de stare – prezintă pe parcursul lucrului, o serie de informaţii privind starea documentului curent;
 zona de lucru – zona în care sunt introduse datele cu care lucrează utilizatorul
c) Afişarea/ eliminarea barelor de instrumente

Este indicat ca să fie afişate doar barele cu care se lucrează cel mai mult la un moment dat pentru a nu încărca
fereastra aplicaţiei.
Metoda I
- selectăm opţiunea Toolbars din meniul View
- din submeniul care apare, selectăm sau deselectăm bara de unelte care va fi afişata, respectiv eliminată
Metoda II
- clic dreapta pe una din barele de unelte afişate
- din submeniul care apare, selectăm sau deselectăm bara de unelte care va fi afişată, respectiv eliminată
d) Modificarea modului de vizualizare al documentului

Word oferă mai multe modalităţi de afişare a documentului. Fiecare este concepută pentru a uşura executarea
anumitor operaţii de editare. Modurile de afişare disponibile sunt:
 Normal – ideal pentru operaţiile generale de editare;
 Page Layout – ideal pentru lucrul cu diferite formatări şi formate de pagină;
 Web Layout – optimizat pentru afişarea pe ecran;
 Outline – conceput pentru lucrări cu structuri;
 Master Document – conceput pentru lucrul cu documente mari, din mai multe părţi.
47
0213116303, 0728120340, 0723163926
Modul normal (meniul View  Normal)

Vizualizarea normală simplifică aşezarea în pagină, limitele de pagină, anteturile şi subsolurile, obiectele desenate şi
imaginile nu apar.
Modul Aspect pagină Web (meniul View  Web Layout)
Vizualizarea cu aspect pagină Web este folosită atunci când creaţi o pagină Web, vedeţi fundalul, textul este încadrat în
fereastră, iar reprezentările grafice sunt poziţionate exact aşa cum ar apare într-un browser de Web.
Modul Aspect pagină imprimată ( Meniul View  Print Layout)
Este modul de vizualizare indicat, deoarece apar toate elementele documentului. Pot fi vizualizate anteturile şi subsolurile,
limitele de pagină, comentariile, notele explicative, etc.
Modul Schiţă (meniul View  Outline)
Documentul va fi prezentat schiţat, fiecare paragraf va fi marcat. Marcatorii nu vor afecta pagina la imprimare.
Mărirea şi micşorarea ecranului

Comanda Zoom permite controlarea dimensiunii documentului afişat pe ecran. Această comandă se lansează din meniul
View şi deschide caseta de dialog Zoom.
Puteţi să schimbaţi rapid procentul de mărire executând clic pe săgeata de derulare Zoom de pe bara cu instrumente
standard şi selectând procentul dorit din listă.
Opţiunile disponibile din caseta de dialog Zoom sunt:
 Selectaţi 200%, 100% sau 75% pentru a obţine
gradul respectiv de mărire. 200% este dublul
dimensiunii normale, iar 75% reprezintă trei sferturi
di dimensiunea normală;
 Introduceţi un procentaj de mărire propriu, între 10
şi 200%, în caseta de text Percent;
 Selectaţi Page Width pentru a mări pagina cât să
acopere cu lăţimea întregul ecran;
 Selectaţi Whole Page pentru ca pe ecran să fie
afişată întreaga pagină;
 Selectaţi Many Pages pentru a vedea două sau
mai multe pagini simultan. Executaţi clic pe butonul
Monitor de sub opţiunea Many Pages, apoi folosiţi
mouse-ul pentru a stabili numărul de pagini care
trebuie afişate.
Observaţii: Pentru a vizualiza documentul cât toată

suprafaţa ecranului se va selecta opţiunea Full Screen din meniul View. Pentru a reveni la modul de vizualizare anterior
se va apăsa butonul Close Full screen
e) Operaţii cu fişierele document

i) Crearea unui document nou
Pentru a deschide un document nou putem utiliza una din următoarele metode:
Metoda I
- clic stănga pe File
- clic stânga pe New
- clic stanga pe Blank Document
Metoda II
48
0213116303, 0728120340, 0723163926
- clic stânga pe butonul New din bara de instrumente Standard

Metoda III
- apăsăm simultan tastele CTRL şi N
ii) Salvarea unui document nou

Pentru a rămâne documentul editat în memoria calculatorului, acesta trebuie salvat. Salvarea unui document nou
se face folosind una dintre metodele următoare:
Metoda I
- clic stânga pe File
- clic stânga pe Save sau Save As
- în caseta File Name se introduce numele fişierului.
- În caseta Save in se selectează folderul în care dorim să salvăm documentul
- Clic stânga pe butonul Save
Metoda II
- clic stânga pe butonul Save din bara de instrumente Standard
Metoda III
- se apasă simultan tastele CTRL şi S
iii) Salvarea unui document modificat sub un alt nume

Pentru a păstra atât documentul de la care s-a pornit cât şi documentul modificat, acesta trebuie salvat cu un alt nume sau
în altă locaţie decât documentul iniţial. Pentru a modifica numele sau locaţia se urmează paşii:
- clic stânga pe Save As
- la File Name se modifică numele fişierului
- (sau) la Save in se modifică folderul în care să fie salvat fişierul
- se apasă butonul Save
Observaţii:
1. Dacă utilizăm opţiunea Save sau combinaţia de taste CTRL +S sau butonul Save din bara de instrumente, documentul
modificat va fi salvat în acelaşi loc şi cu acelaşi nume. Asta înseamnă că vom avea doar versiunea finală a documentului,
nu şi cea iniţială
iv) Deschiderea unui document existent

Pentru a deschide un document existent direct din fereastra aplicaţiei Microsoft Word trebuie să folosim una dintre
metodele
Metoda I
- clic stânga pe opţiunea Open
- în lista Look in se va selecta folderul în care se află documentul pe care vrem să-l deschidem
- se va selecta documentul pe care vrem să-l deschidem
- se apasă butonul Open
Metoda II
49
0213116303, 0728120340, 0723163926
- clic stânga pe butonul Open din bara de instrumente Standard

Metoda III
- apăsăm simultan tastele CTRL şi O
e) Dimensiunea hartiei, margini şi orientare foi într-un document

Înainte de a introduce textul, trebuie setată dimensiunea hârtiei, a marginilor şi orientarea paginilor, pentru a evita ca
la sfârşitul editării să fim nevoiţi a rearanja în pagină întregul document datorită modificărilor făcute.
Pentru a iniţializa pagina vom selecta opţiunile dorite din fereastra Page Setup, din meniul File
Astfel:
- în eticheta Margins avem opţiunile
 Top – permite mărirea/micşorarea marginii albe de sus a paginii
 Bottom – permite mărirea/micşorarea marginii albe de jos a paginii
 Left – permite mărirea/micşorarea marginii albe din stânga paginii
 Right – permite mărirea/micşorarea marginii albe din dreapta paginii
 Gutter – permite stabilirea unei distanţe suplimentare folosite la îndosariere
 Gutter position – permite selectarea poziţiei în care va fi lăsata marginea pentru îndosariee
o Left – marginea pentru îndosariere va fi lăsată în stânga foii
o Top – marginea pentru îndosariere va fi lăsată în partea de sus a foii
 Portrait – orientarea paginii pe verticală
 Landscape – orientarea paginii pe verticală
 Multiple pages – permite selectarea unui anumit mod de lucru cu pagini multiple: margini oglindite (Mirror
margins), 2 pagini pe foaie (2 pages per sheet)
 Apply to – permite stabilirea părţilor din document pentru care dorim să se aplice aceste modificări
o Whole document – modificările făcute în această fereastră vor fi aplicate întregului document
o This point forward – modificările făcute în această fereastră vor fi aplicate din poziţia în care se află
cursorul mai departe
o Selected text – modificările făcute în această fereastră vor fi aplicate doar textului selectat (dacă avem
text selectat)
Altă metodă pentru a modifica marginile

- selectăm modul de vizualizare Aspect pagină imprimată (meniul View, apoi Print Layout )
- afişăm rigla (dacă nu este afişată clic stânga pe View, apoi bifăm Ruler)
- poziţionaţi cursorul mouse-ului pe o margine (în funcţie de cea pe care doriţi să o modificaţi) până când acesta se
transformă într-o săgeată dublă şi glisaţi marginea
Observaţii:
1. Pentru a modifica marginile doar pentru o parte din text trebuie să selectăm zona de text apoi vom folosi prima metodă,
în lista Apply to vom da clic pe Selected text
50
0213116303, 0728120340, 0723163926
2. Dacă folosim cea de-a doua metodă şi vrem să ştim dimensiunile exacte ale marginilor, vom apăsa tasta ALT în
timp ce modificăm marginile.
Pentru a stabili dimensiunea hârtiei

- clic stânga pe Page Setup
- clic stânga pe Paper
- în lista Paper size se selectează dimensiunea dorită
- OK
f) Printarea documentului
Deoarece imprimantele nu tipăresc întreaga suprafaţă a unei foi de hârtie, trebuie să verificăm înainte de imprimare
dacă marginile textului nu depăşesc limitele de tipărire.
Examinarea înaintea imprimării se poate face prin una dintre metodele:

Metoda I
- clic stânga pe opţiunea Print Preview
Metoda II
- clic stânga pe butonul Print Preview din bara de instrumente Standard
Imprimarea întregului document

Metoda I
- clic stânga pe opţiunea Print
- OK
Metoda II
- apăsăm simultan tastele CTRL şi P
- OK
Metoda III
- clic stânga pe butonul Print din bara de instrumente Standard
Imprimarea selectivă a foilor din document

→ File → Print (sau CTRL + P ) →
- dacă dorim să imprimăm doar pagina pe care se află cursorul se va selecta opţiunea Current page
- dacă dorim să imprimăm o înşiruire de pagini – se va introduce în caseta Pages numărul acestora, separate prin
virgulă
- dacă se doreşte imprimarea unui interval de pagini se va introduce în caseta Pages, numărul paginii de la care
dorim să începem imprimarea şi cel la care să ne oprim,separate prin -
- dacă dorim să tipărim în mai multe exemplare se va modifica Number of copies
- dacă am selectat mai multe exemplare putem controla modul în care să fie tipărite acestea-bifând căsuţa Collate
vom tipări întâi un exemplar, apoi al-doilea etc.Altfel,vor fi imprimate fiecare pagină în numărul de exemplare,
apoi se trece la următoarea pagină
- in lista Print avem optiunile: All pages in range(vor fi tiparite toate paginile, în ordinea selectată), Odd pages
(vor fi imprimate doar paginile impare), Even pages (vor fi tipărite doar paginile pare).
- Se apasă butonul OK
51
0213116303, 0728120340, 0723163926
Selectarea textului, fonturi şi paragrafe
a) Selectarea textului
Combinaţie Semnificaţie
Cu mouse-ul
Prin glisare Selectează zona de text pe care se deplasează mouse-ul
Dublu clic stânga Selectează cuvântul
CTRL + clic stânga Selectează propoziţia
Clic stânga în dreptul unui rând Selectează întregul rând
Dublu clic stânga în dreptul unui rând Selectează întreg paragraful
CTRL + clic stânga în afara unui rând Selectează întreg documentul
Cu tastatura
Shift +  Selectează un caracter la dreapta
Shift +  Selectează un caracter la stânga
Shift + ↓ Selectează un rând în jos
Shift + ↑ Selectează un rând în sus
Shift + CTRL +  Măreşte selecţia cu un cuvânt la dreapta
Shift + CTRL +  Măreşte (micşorează) selecţia cu un cuvânt la stânga
Shift + CTRL + ↑ Selectează textul până la începutul unui paragraf
Shift + CTRL + ↓ Selectează textul până la sfârşitul unui paragraf
Shift + Home Selectează textul din poziţia cursorului până la începutul
rândului curent
Shift + End Selectează textul din poziţia cursorului până la sfârşitul rândului
curent
Shift + Page up Selectează textul din poziţia cursorului cu un ecran mai sus
Shift + Page down Selectează textul din poziţia cursorului cu un ecran mai jos
СTRL + Shift + Home Selectează textul până la începutul documentului
CTRL + Shift + End Selectează textul până la sfârşitul documentului
CTRL + A Selectează întreg documentul
Formatarea caracterelor
- se selectează textul pentru care dorim să schimbăm formatul caracterelor
- se deschide meniul Format, opţiunea Font (sau CTRL + D)
- se selectează opţiunile dorite din fereastra deschisă
Opţiunile din fereastra Font
Eticheta Font
- în lista Font – se selectează tipul de caracter pe care vrem să-l folosim
- în lista Font Style – selectăm Regular (pt. scriere normală), Bold (scriere îngroşată), Italic (scriere cu caractere
înclinate), Bold Italic (caractere înclinate şi îngroşate)
52
0213116303, 0728120340, 0723163926
- în lista Size – selectăm dimensiunea caracterelor. Dacă valoarea pe care vrem să o folosim nu este în listă, putem
introduce în căsuţa text valoarea dorită.
- în lista Font color – selectăm culoarea caracterelor
- în lista Underline Style - selectăm tipul de linie cu care vrem să subliniem cuvintele
- în lista Underline color – selectăm culoarea liniei cu care dorim să subliniem
- în panoul Effects – Strikethrough (Tăiere text cu o linie), Doublestrikethrough (Tăiere text cu două linii),
Superscript (Exponent x2), Subscript (Indice x2), Shadow (Umbră) Umbră), Outline (Contur), Emboss (ÎnÎn relief)
relief ,
Engrave (Gravat
Gravat), Small caps(MAJUSCULE REDUSE), All caps (DOAR MAJUSCULE)
Eticheta Character spacing

- lista Scale – se modifică scala de vizualizare a caracterelor selectate
- Spacing – permite selectarea distanţei dintre caracterele cuvintelor selectate
i. Normal – distanţa implicită
ii. E x p a n d e d – permite mărirea distanţei dintre caractere cu o valoare egală cu cea
specificată în caseta By
iii. Condensed – permite micşorarea distanţei dintre caractere cu o valoare specificată în caseta By
- Position – permite modificarea poziţiei caracterelor selectate faţă de poziţia normală a rândului
i. Normal – poziţia implicită
Raised
ii. – ridică caracterele selectate faţă de poziţia normală a rândului cu o distanţă egală cu cea
specificată în caseta By
iii. – coboară caracterele selectate faţă de poziţia normală a rândului cu o distanţă egală cu
Lowered
cea specificată în caseta By
- Kerning for fonts – uniformizează spaţierea dintre caractere
Eticheta Text effectst

- permite selectarea unei animaţii pentru caracterele selectate
Formatarea caracterelor folosind bara de instrumente Formatare sau tastatura

- schimbarea formatului caracterelor poate fi făcută şi prin selecţia butoanelor din bara de instrumente
Formatting sau utilizând combinaţii de taste
Buton Semnificaţie Combinaţia de taste
Selectarea tipului de caracter CTRL + SFIFT + F
Dimensiunea caracterelor CTRL + SHIFT + P
Scrierea îngroşată CTRL + B
Scrierea înclinată CTRL + I
Subliniere cu o linie CTRL + U
Indice CTRL + =
Exponent CTRL şi +
Culoarea caracterelor -----
Sublinierea cuvintelor exceptând spaţiile CTRL + SHIFT + W
Sublinierea textelor cu linie dublă CTRL + SHIFt + D
Tăiere text cu o linie --
Tăiere text cu două linii --
Majuscule reduse CTRL+SHIFT+K
Doar majuscule CTRL+SHIFT+A
Creştere font CTRL+SHIFT+>
53
0213116303, 0728120340, 0723163926
Micşorare font CTRL+SHIFT+<

Mărire font cu 1 pct CTRL+]
Micşorare font cu 1 pct CTRL+[
c) Formatarea paragrafelor
Alinierea textului
- se selectează paragrafele pentru care dorim să schimbăm formatul
- se deschide meniul Format, opţiunea Paragraph…
- se selectează din lista Aliniere: Left (alinierea textului începând cu marginea din stânga), Centered (alinierea
textului pe centrul paginii),Right (alinierea textului în marginea din dreapta paginii), Justify (alinierea
textului în ambele margini)
Indentarea unui paragraf

Indentarea determină distanţa paragrafului faţă de marginea albă din stânga sau de cea din dreapta paginii.
- se selectează paragrafele pentru care dorim să modificăm indentarea
- se deschide meniul Format, opţiunea Paragraph
- se modifică valoarea din caseta Left (pentru a deplasa paragrafele spre dreapta), se modifică valoarea din caseta
Right (pentru a deplasa paragrafele spre stânga)
Observaţii: Avem posibilitatea de a crea două indentări speciale
Creare indent pentru prima linie a paragrafelor selectate

- Format  Paragraph în lista Special selectăm First Line  modificăm valoarea din caseta By  OK
- sau folosind săgeata superioară din riglă
Crearea unui indent agăţat

- Format  Paragraph în lista Special selectăm Hanging  modificăm valoarea din caseta By  OK
- sau folosind săgeata inferioară din riglă
Spaţierea liniilor paragrafelor

- Format  Paragraph
 modificăm valoarea Before dacă vrem să mărim distanţa dintre paragraful curent şi paragraful anterior
 modificăm valoarea After daca vrem să mărim distanţa dintre paragraful curent şi paragraful următor
 selectăm din lista Line spacing distanţa dintre liniile paragrafului curent
- La un rând (Single)
- La 1,5 rânduri (1,5 lines)
- La două rânduri (Double)
- At least (Cel puţin) distanţa specificată în caseta At
- Exactly (Exact) distanţa specificată în caseta At
- Multiple (Multiplu) al distanţei specificate în caseta At
- Apăsăm butonul Ok
Formatarea paragrafelor folosind bara de instrumente Formatare sau tastatura
54
0213116303, 0728120340, 0723163926
Buton Semnificaţie Combinaţia de taste

Alinierea paragrafului la stânga CTRL + L
Alinierea paragrafului la centru CTRL + E
Alinierea paragrafului la dreapta CTRL + R
Alinierea paragrafului la ambele capete CTRL + J
Micşorarea indentării la stânga CTRL + SHIFT + M
Mărirea indentării la stânga CTRL + M
Spaţiere de 1 rând între liniile paragrafului CTRL + 1
Spaţiere de 1,5 rânduri între liniile paragrafului CTRL +5
Spaţiere de 2 rânduri între liniile paragrafului CTRL +2
-- Mărire indent agăţat CTRL + T
-- Micşorare indent agăţat CTRL + SHIFT + T
d) Chenare
Puteţi să aplicaţi un chenar unui text selectat, anumitor paragrafe sau întregii pagini. Pentru aceasta selectaţi mai
întâi textul.
Cea mai rapidă metodă de aplicare a unui chenar este utilizarea butonului Outside Border
de pe bara cu instrumente.
Pentru un control mai exact se urmează paşii

1. selectăm textul
2. meniul Format  Borders and Shading eticheta Border
3. Tipul chenarului îl puteţi alege din secţiunea Settings
None – fără chenar;
Box – chenar simplu;
Shadow – chenar cu umbră;
3-D – chenar 3-D;
Customize – chenar creat de utilizator.
4. Lista Style conţine anumite stiluri de linie pentru chenar
5. din caseta de derulare Color puteţi alege culoarea liniei chenarului
6. Dacă doriţi să alegeţi o altă grosime pentru linia chenarului, folosiţi caseta de derulare Width
7. Din lista Apply to selectăm Text (dacă dorim chenar doar pentru textul selectat) sau Paragraph (dacă dorim
chenar pentru tot paragraful din care face parte textul selectat)
8. OK
Chenar pentru pagină

Eticheta Page borders din meniul Format  Borders and Shading, folosită pentru aplicarea unui chenar
întregii pagini, conţine în plus caseta de derulare Art, din care puteţi alege o imagine care se va aplica chenarului paginii .
.
Aplicarea unei culori de fundal

Puteţi folosi culori de fundal pentru a aplica o altă culoare sub un text.
1. selectaţi textul
2. deschideţi meniul Format selectaţi opţiunea Borders and shading şi eticheta Shading
3. Pentru a folosi o culoare compactă, selectaţi-o din paleta din caseta Fill
4. OK.
55
0213116303, 0728120340, 0723163926
Editarea documentelor
a) Anularea, refacerea şi repetarea ultimei acţiuni efectuate
Anularea
Dacă am executat o comandă greşită, aplicaţia Microsoft Word permite anularea ultimelor acţiuni efectuate.
- putem folosi :
1. meniul Edit  opţiunea Undo
2. CTRL + Z
3. butonul din bara de instrumente Standard
Refacerea
Ultima acţiunea efectuată poate fi refăcută prin una din metodele
1. Edit opţiunea Redo
2. CTRL + Y
3. Butonul din bara de instrumente Standard
Repetarea
Dacă se doreşte repetarea ultimei acţiuni efectuate, se va selecta opţiunea Repeat din meniul Edit sau CTRL + Y
b) Mutarea şi copierea textului

Dacă dorim să copiem un text vom folosi una din metodele
Metoda I
1. selectăm zona de text pe care vrem să o copiem
2. deschidem meniul Edit şi selectăm opţiunea Copy
3. clic stânga unde vrem să copiem textul
4. deschidem meniul Edit şi selectăm opţiunea Paste
Metoda II
2. CTRL + C
3. clic stânga unde vrem să copiem textul
4. CTRL + V
Metoda III
2. clic stânga pe butonul din bara de instrumente Standard
3. clic stânga unde vrem să copiem
Metoda IV
2. clic dreapta pe zona selectată  Copy
3. clic stânga unde vrem să copiem
4. clic dreapta  Paste
Dacă dorim să mutăm un text dintr-o poziţie în alta, sau dintr-un document în altul putem folosi una din metodele
Metoda I
56
0213116303, 0728120340, 0723163926
1. selectăm zona de text pe care vrem să o mutăm

2. deschidem meniul Edit şi selectăm opţiunea Cut
3. clic stânga unde vrem să mutăm textul
4. deschidem meniul Edit şi selectăm opţiunea Paste
Metoda II
2. CTRL + X
3. clic stânga unde vrem să mutăm textul
4. CTRL + V
Metoda III
3. clic stânga unde vrem să mutăm
Metoda IV
2. clic dreapta pe zona selectată  Cut
3. clic stânga unde vrem să mutăm
4. clic dreapta  Lipire
c) Ştergerea textului
 un caracter la stânga cursorului de editare se şterge cu tasta Backspace
 un caracter la dreapta cursorului de editare se şterge cu tasta Delete
 o zonă de text se şterge dacă o selectăm şi apăsăm tasta Delete sau Backspace (sau meniul Edit 
opţiunea Clear)
d) Căutarea unui cuvânt

 deschidem meniul Edit şi selectăm opţiunea Find (sau CTRL + F sau apăsăm butonul din bara de
instrumente Standard
 în caseta text Find what se va introduce cuvântul pe care dorim să-l găsim
 se apasă butonul Find next
e) Înlocuirea unui cuvânt în document

 deschidem meniul Edit şi selectăm opţiunea Replace (sau CTRL + H)
 în caseta text Find what se va introduce cuvântul pe care vrem să-l înlocuim
 in caseta text Replace with se va introduce cuvântul cu care vrem să înlocuim
 dacă cuvântul căutat apare de mai multe ori în document, avem posibilitatea să înlocuim toate apariţiile
cuvântului deodată (Replace all), să înlocuim câte o apariţie pe rând (apăsăm butonul Replace) sau să
sărim peste o apariţie a cuvântului fără să-l înlocuim (Find next)
f) Antetul şi subsolul
Crearea antetului şi a subsolului
- meniul View  Header and footer se introduce textul pentru antet  se apasă butonul Switch between
header and footer din bara Antet şi subsol  se editează şi subsolul  se apasă butonul Close din bară
57
0213116303, 0728120340, 0723163926
- butonul - introduce numărul paginii curente

- butonul - introduce numărul de pagini al documentului
- butonul - permite modificarea formatului numerelor folosite la numerotarea paginilor
- butonul - introduce data curentă
- butonul - introduce ora curentă
- butonul - deschide fereastra Page setup
- butonul - comută între afişarea şi ascunderea textului în document
- butonul - poziţionează cursorul de editare din antet în subsol şi invers
- butonul - mută cursorul în antetul anterior (dacă există)
- butonul - mută cursorul în antetul următor (dacă există)
- butonul Close – închide bara Antet şi subsol
Antet şi subsol diferit pe paginile pare şi impare
 View  Header and footer  Page setup  Layout  bifaţi Different odd and even  OK  se creează
anteturile şi subsolurile pentru paginile pare şi impare  Close
Antet şi subsol diferit pe prima pagină
 View  Header and footer  Page setup  Layout  bifaţi Different first page  OK  se creează
anteturile şi subsolurile pentru prima pagină, apoi pentru celelalte  Close
g) Numerotarea paginilor
Meniul Insert  Page numbers…  se selectează opţiunile de poziţionare şi aliniere, precum şi formatul numerelor 
OK
- poziţionarea numerelor de pagină poate fi făcută

- în antet – selectăm Top of page (Header)
- în subsol – selectăm Bottom of page (Footer)
- alinierea numerelor de pagină poate fi făcută

– Left (La stânga)
- Center (La centru)
- Right (La dreapta)
- Inside (Interioară – pentru două pagini consecutive)
- Outside (Exterioară – pentru două pagini consecutive)
- numerotarea poate fi făcută inclusiv pe prima pagină ( dacă bifăm opţiunea Show number on first page) sau
numerotarea poate începe cu a doua pagină (va avea numărul 2, dar pe prima pagină nu va apare numărul)
- pentru a selecta formatul numerelor folosite la numerotare

 Insert  Page numbers…  selectăm opţiunile de poziţionare şi aliniere  Format…  selectăm din lista
Number format  OK  OK
h) Inserarea simbolurilor
- se poziţionează cursorul de editare în locul unde dorim să introducem un simbol
- clic stânga pe meniul Insert
- clic stânga pe opţiunea Symbol
- se selectează simbolul pe care vrem să-l folosim
58
0213116303, 0728120340, 0723163926
- se apasă butonul Insert

- se apasă Cancel
Pentru simbolurile folosite mai des, se pot introduce combinaţii de taste care să le reprezinte
Insert  Symbol  se selectează simbolul  clic stânga pe Shortcut key  se introduce combinaţia de taste care să
reprezinte caracterul în caseta text Press new shortcut key  Asociere  Close  Cancel
i) Imagini şi unelte pentru desen

Exisă trei bare de instrumente pentru operaţia de desenare:
– Drawing conţine unelte de desen si unelte de formatare a desenelor;
– WordArt conţine unelte specifice editării si formatării textelor cu efecte grafice speciale;
– Picture conţine unelte pentru modificarea aspectului unei imagini inserate în document (luminozitate, contrast, rotiri
etc.).
Pentru bara de unelte Drawing există şi un shortcut reprezentat prin , acţionarea ei afişează sau ascunde bara
de instrumente Desenare
Bara de unelte Desenare

Meniul Forme
automate
Dreptunghi, Oval
Selectare Obiecte Rotire liberă Casetă text
Linie, Săgeată
Meniul Desen
Culoare de
umplere
3-D
Stil linie, Inserare WordArt
Culoare linie Stil linie întreruptă, Umbră
Stil săgeată
Culoare font
Operaţii asupra obiectelor desenate

Inserarea unui obiect se efectueazã prin
1. clic pe butonul asociat: linie, săgeată, dreptunghi, oval, formã etc.
2. poziţionarea mouse-ului în document
3. dragarea pânã când obiectul inserat este la dimensiunea cerutã.
Selectarea unui obiect se efectuează prin clic stânga pe obiect. Obiectul este în momentul selectării delimitat de pătrate
negre sau albe la extremităţile obiectului sau dreptunghiului de încadrare.
Deplasarea unui obiect

- se selectare şi tragere cu mouse-ul atunci când acesta este peste obiect sau acţionarea tastelor săgeţi, de deplasare, în
direcţia doritã.
Ştergerea unui obiect se realizează prin selectare şi acţionarea tastei DELETE
59
0213116303, 0728120340, 0723163926
Redimensionarea unui obiect se poate realiza prin

– selectare
– poziţionare mouse în marginea corespunzătoare direcţiei de dimensionare (cursorul devine săgeată dublă)
– tragerea în noua poziţie.
Funcţiile butoanelor de desen

Linie —Activarea transformã pointerul în cruce
- Se aduce pointerul cruce în locul de început
- Se trage (evident cu butonul stânga apãsat) până în locul de terminare a segmentului
- Se eliberează butonul mouse-ului.
Săgeată — permite trasarea unor săgeţi. Se utilizează în mod identic cu unealta Linie.
Dreptunghi.
- Se aduce pointerul cruce în locul colţului din stânga sus
- Se trage până în locul colţului din dreapta jos
- Se eliberează butonul mouse-ului.
Oval — permite trasarea unei elipse.

.
Casetă text – permite desenarea unui cadru dreptunghiular în care se poate insera text.
Forme Automate — permite inserarea unei forme predefinite Pentru a alege o formă, se deschide Forme automate, pe
urmă submeniul adecvat, se selecteazã prin clic forma doritã.
Important! La trasarea unei obiect se pot acţiona simultan tastele:
SHIFT – are efectul desenării unui obiect regulat
CTRL – obiectul desenat este centrat pe poziţia iniţialã a cursorului
SHIFT + CTRL – obiectul satisface simultan cele douã proprietăţi date anterior.
Selectare Obiecte – permite selectarea mai multor obiecte. Prin tragere în document se poate încadra un domeniu
dreptunghiular, toate obiectele desenate din acel cadru devin selectate simultan.
Rotire liberă – permite rotirea unui obiect desenat. Activarea butonului schimbă pointerul în , cu care se agatã un
punct de rotire şi prin dragare se realizează rotirea doritã.
Desen – deschide un meniu complex în care se regăsesc comenzile care se referă la desenare.
WordArt – deschide galeria WordArt din care se poate selecta un model de aranjare artisticã a textului. dublu clic pe
model  se introduce textul dorit si se formatează  OK
Culoare de umplere – permite selectarea unei culori cu care se umple obiectul desenat selectat.
Culoare linie – permite selectarea unei culori pentru o linie selectată, sau pentru conturul unei forme selectate.
Culoare font – permite selectarea unei culori pentru texte
Umbră – permite selectarea unui tip de umbrã a obiectului si stabilirea atributelor umbririi.
60
0213116303, 0728120340, 0723163926
Gruparea obiectelor
Se selectează obiectele manual (Shift + clic) sau cu unealta Selectare Obiecte de pe bara Desenare. Pentru a
grupa obiectele selectate se dã comanda Grupare din meniul Desen. Obiectele grupate devin un singur obiect.
Dacã se doreşte editarea unei componente se va sparge obiectul în componente prin comanda Anulare grupare,
datã când gruparea este selectatã. După editarea componentelor, se poate reface grupul prin comanda Regrupare.
Imagini
Inserarea unei imagini se realizează prin opţiunea Picture din meniul Insert. Se afişează un meniu din care se poate
selecta tipul imaginii care se insereazã.ca un obiect de desen.
Clip art – se deschide o colecţie de fişiere multimedia din Microsoft Office, din care se poate selecta imaginea doritã.
From file – se deschide dialogul Inserare Imagine prin care se alege fişierul imaginii care se inserează.
Auto Shapes – deschide bara de instrumente Forme automate, identicã butonului Forme automate de pe bara Desenare
WordArt – deschide dialogul WordArt Gallery.
From Scanner or Camera– se inserează o imagine scanatã (dacã este disponibil un scanner).
Chart – se inserează o diagramã (grafic).
Tabelele
Crearea rapidă a unui tabel
1. se poziţionează cursorul mouse-ului unde doriţi să plasaţi tabelul.
2. clic stânga pe butonul Insert table de pe bara cu instrumente Standard. Va apare o grilă sub acest buton.
3. Executaţi clic stânga pe prima celulă şi trageţi spre dreapta pentru a selecta coloanele şi în jos pentru a selecta liniile.
4. Când numărul de coloane şi linii este cel dorit eliberaţi butonul mouse-ului.
Crearea unui tabel cu dimensiuni specificate
1. se poziţionează cursorul mouse-ului unde doriţi să plasaţi tabelul.
2. selectaţi Table  Insert  Table.
3. În caseta text Number of columns se introduce numărul de coloane al tabelului.
4. În caseta text Number of rows introduceţi numărul de linii.
5. OK.
Deplasarea într-un tabel

- puteţi folosi mouse-ul: faceţi clic în celula în care vreţi să mutaţi cursorul
- sau tastatura, apăsând una din următoarele combinaţii:
- TAB  mută cursorul în celula următoare
- SHIFT+TAB  mută cursorul în celula precedentă
- săgeata la dreapta  mută cursorul înainte un caracter
- săgeată la stânga  mută cursorul înapoi un caracter
- săgeată în sus sau în jos  mută cursorul pe rândul precedent sau următor
- ALT+HOME  mută cursorul pe prima celulă
- ALT+END  mută cursorul pe ultima celulă
- TAB pe ultima celulă din tabel  introduce un nou rând
61
0213116303, 0728120340, 0723163926
Selectarea celulelor, rândurilor şi coloanelor

Pentru a selecta cu mouse-ul un text în interiorul unei celule glisaţi peste text.
Pentru a Cu mouse-ul Prin meniul Tabel

selecta
Clic pe bara de selecţie a celulei (cursorul mouse-ului se
O celulă transformă în săgeată neagră) Tabel  Selectare  Celulă
Clic pe bara de selecţie a rândului (în afara tabelului, în
Un rând dreptul rândului) Tabel  Selectare  Rând
Clic pe bordura de sus a coloanei (săgeată neagră
O coloană îndreptată în jos) Tabel  Selectare  Coloană
Se repetă paşii pentru coloană sau rând
Tot tabelul Tabel  Selectare  Tabel
Modificarea lăţimii coloanelor

1. poziţionăm mouse-ul pe o linie verticală. Indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete.
2. clic stânga apăsat şi trageţi spre stânga sau spre dreapta până la noua poziţie.
Pentru a modifica lăţimea unei coloane cu precizie:

1. Poziţionaţi cursorul mouseului în orice celulă din coloana pe care doriţi să o modificaţi
2. Table  Table Properties.--> Column
3. În caseta text Preferred width se introduce lăţimea coloanei.
4. Pentru a modifica lăţimea coloanei anterioare se selectează butonul Previous Column.
5. Pentru a modifica lăţimea coloanei următoare se selectează butonul Next column.
6. OK.
Modificarea înălţimii liniilor

1. poziţionăm mouse-ul pe o linie orizontală. Indicatorul mouse-ului se transformă într-o săgeată cu două capete.
2. clic stânga şi trageţi în sus sau jos până la noua poziţie.
Pentru a modifica înălţimea unei linii cu precizie:

1. Poziţionaţi cursorul mouse-ului în orice celulă din linia pe care doriţi să o modificaţi.
2. Table  Table Properties  Row.
- În caseta Height se introduce înălţimea dorită.
- În caseta Row height se ajustează înălţimea rândului;
- At least: înălţimea minimă a rândului;
- Exactly: o înălţime exactă a rândului.
3. Pentru a modifica înălţimea liniei anterioare clic pe butonul Previous Row.
4. Pentru a modifica înălţimea liniei următoare clic pe butonul Next Row.
5. OK.
Inserarea liniilor într-un tabel

1. Se poziţionează cursorul mouse-ului sub locul unde doriţi să inseraţi o linie.
2. Din meniul Table selectăm Insert  Rows below /above.
Inserarea coloanelor într-un tabel

1. Selectaţi o coloană la dreapta locului unde doriţi să inseraţi o nouă coloană.
62
0213116303, 0728120340, 0723163926
2. Din meniul Table selectăm Insert  Columns to the left/right.
Inserarea celulelor într-un tabel existent

1. Selectaţi o celulă lângă locul unde doriţi să inseraţi alte celule.
2. Din meniul Table selectăm Insert  Cells.
3. În fereastra de dialog se selectează una dintre opţiunile:
- Shift cells right: inserează celule la stânga celulelor selectate
- Shift cells down: inserează celule noi deasupra celulelor selectate
- Insert entire row: inserează un nou rând
- Insert entire column: inserează o nouă coloană
4. OK.
Ştergerea liniilor, coloanelor şi a celulelor
- se selectează apoi apăsăm tasta Delete.
a) Dacă aţi selectat una sau mai multe linii, Table Delete  Rows
b) Dacă aţi selectat una sau mai multe coloane, Table  Delete  Columns
Îmbinarea celulelor
1. Se selectează celulele pe care doriţi să le uniţi. (să fie alăturate).
2. Din meniul Table selectăm Merge cells.
Scindarea celulelor
1. Selectaţi celulele.
2. Din meniul Table selectăm Split cells.
3. În caseta text Number of columns/Number of rows se introduc numărul de coloane şi linii
în care vreţi să împărţiţi celula respectivă.
4. OK.
Repetarea titlului de tabel pe fiecare pagină

1. Selectaţi rândurile pe care doriţi să le folosiţi ca titlu de tabel începând cu primul rând din tabel.
2. Din meniul Table selectaţi Heading rows repeat.
Alinierea textului în celulele tabelului

1. selectaţi celulele în care vreţi să aliniaţi textul
2. pentru aliniere pe orizontală folosiţi butoanele de aliniere pentru paragrafe din bara de instrumente Formatare
3. pentru alinierea textului pe verticala selectaţi Table  Table Properties  Cells şi selectaţi una din variantele Top,
Center sau Bottom
4. clic pe butonul Options şi puteţi stabili cât de mult spaţiu liber doriţi să existe între marginile celulei şi textul din
interiorul acesteia.
5. OK  OK
Puteţi combina alinierea pe orizontală şi verticală într-un singur pas: selectaţi celulele pe care doriţi să le aliniaţi  clic
dreapta şi selectaţi opţiunea Cell Alignment  selectaţi combinaţia dorită.
Sortarea datelor din tabel

1. Selectaţi partea de tabel care trebuie sortată.
2. Din meniul Table selectaţi Sort.
3. În Sort by selectaţi coloana după care se doreşte să se facă sortarea.
4. În caseta Type selectam datele care trebuie sortate: text, numere sau date calendaristice.
5. selectaţi Ascending sau Descending pentru ordonare de la A la Z sau invers, respectiv crescător/descrescător.
63
Inserare
tabel,
linii Permite
coloane trasarea
4. OK
6. OK
şi
Îmbi liniilor
celule
nare
celu
le
Împ
sele
arte
ctate
celu Şterge
lele
Schi
sele liniile
mbă
ctate
alini din
Stilu
erea
Egal
text l
ează tabel
Bara de instrumente Tables and Borders
ului linie
liniil i
2. Alegeţi Text Direction din meniul Format.
e tabe
Egalea
sele
ză lului
Dime
ctate
coloan nsiun
ele ea
1. Selectaţi celulele care conţin textul ce urmează a fi rotit.
selecta
Select liniil
64
te
are or
3. Din fereastra de dialog care se deschide alegeţi orientarea dorită
format Cul
predef oar
init
Schim ea
bă lini
Rotirea textului în tabel
orienta ilor
0213116303, 0728120340, 0723163926
rea
Sor
textulu Chenar
tare
i pentru
cre celulele
scă
Sort selectat
toa
are e
re
desc
resc
Calculare
a sumei
ătoa Culoare
pentru de fundal
re
valorile
numerice
pentru
din tabel celulele
selectate
0213116303, 0728120340, 0723163926
Coloane
Scrierea rapidă pe coloane
1. selectăm textul pe care dorim să-l scriem pe coloane
2. poziţionăm cursorul mouse-ului pe butonul Coloane din bara de instrumente Standard
3. glisăm cu mouse-ul pentru a selecta numărul de coloane
4. eliberăm butonul stâng al mouse-ului
Scrierea pe coloane folosind meniul

1. poziţionăm cursorul în locul unde dorim să începem scrierea pe coloane
2. Format  Columns
3. a) în caseta Number of columns se va selecta numărul coloanelor
b) Dacă dorim să despărţim coloanele printr-o linie verticală se va bifa căsuţa Line between
c1) dacă este activată căsuţa Equal column width, modificarea căsuţelor Width şi Spacing va afecta
dimensiunea fiecărei coloane şi spaţiul dintre ele.
c2) dacă debifăm căsuţa Equal column width, putem selecta valori diferite pentru Width coloanelor şi
spaţierea dintre ele
d) În lista Apply to se va selecta una din variantele
i) Whole document – dacă dorim să scriem tot documentul pe coloane
ii) This point forward – dacă dorim să începem scrierea pe coloane din poziţia cursorului, restul
documentului rămânând nemodificat
iii) Selected text – dacă am selectat un text pentru care dorim să modificăm formatul pe coloane
4. OK
Trecerea de la o coloană la alta se face cu succesiunea de paşi: meniul Insert  Break  Column break  OK
Opţiuni pentru completarea automată a documentului
Opţiunea Autotext
Autotext-ul este o locaţie în care pot fi memorate textele pe care mai doriţi să le utilizaţi. Ca intrare AutoText putem
selecta orice text sau reprezentare grafică, acesteia atribuindu-se un nume unic.
Crearea unei intrări AutoText
- selectăm textul pe care dorim să-l folosim ca intrare AutoText  Insert  Autotext  New  se introduce numele
unic pentru fiecare intrare Autotext (minim 4 caractere)  OK
Observaţie:
- Pentru a păstra inclusiv formatarea paragrafului selectat o dată cu înregistrarea, se va include în selecţie şi marcajul
sfârşit de paragraf ( din bara de instrumente Standard)
- Pentru a introduce în document o intrare Autotext se va tasta doar numele, apoi se apasă tasta ENTER
Ştergerea unei intrări Autotext

Insert  Autotext  Autotext  se selectează intrarea pe care dorim să o ştergem  Delete
65
0213116303, 0728120340, 0723163926
Opţiunea AutoCorecţie
AutoCorecţia corectează greşeli de tastare, ortografice şi gramaticale. De asemenea putem folosi această opţiune
pentru a insera text sau simboluri utilizate frecvent. Este o variantă a Autotextului
Activarea opţiunii AutoCorecţie

Tools  AutoCorrect Option…  bifăm Replace text as you type  OK
Astfel, folosind AutoCorecţie

- dacă tastăm --> , semnul se va schimba în  (etc, vezi lista intrărilor)
- propoziţiile vor începe cu majusculă
- folosirea accidentală a tastei CAPS LOCK va fi corectată
Adăugarea unei noi intrări în lista AutoCorecţie

Să presupunem că vrem să înlocuim la tastare IJP cu INSPECTORATUL JUDEŢEAN DE POLIŢIE
- Tools  AutoCorrect Options…  în caseta Replace vom tasta IJP  în caseta With vom tasta
INSPECTORATUL JUDEŢEAN DE POLIŢIE  Add  OK
Liste
Microsoft Word poate gestiona trei tipuri de liste: numerotate, nenumerotate (cu buline), ierarhizate.
O listă numerotatã este identificată prin simboluri ordonate (numere arabe, romane sau litere). O listă
nenumerotată, sau cu buline este identificată prin simboluri grafice, aceleaşi pentru toate elementele de pe acelaşi nivel.
Lista ierarhizată - intrările ei sunt grupate pe nivele, în cadrul unui nivel, intrările putând fi numerotate sau
nenumerotate, diferitele nivele diferenţiindu-se prin simbolurile utilizate.
Utilizarea uneltelor Marcatori şi Numerotare

Pentru a iniţia o listă numerotatã se utilizează butonul Numerotare, iar pentru o listă cu buline butonul Marcatori
(identificate prin imaginile din titlu). Toate paragrafele formate până la un nou click pe buton devin intrări succesive în
listă. Pentru a termina lista se dezactivează butonul.
Pentru a transforma în listă o serie de paragrafe deja scrise, se vor selecta şi apoi se utilizează butoanele Marcatori
sau Numerotare.
Utilizarea comenzii Bullets and Numbering

Controlul mai complet se obţine prin comanda Bullets and Numbering din meniul Format.
Pe eticheta Bulleted se alege tipul de puncte iar apăsarea butonului Customize permite selectarea:
Bullet character– selectarea unui simbol pentru marcare.
Font – permite selectarea unui caracter dintr-un alt font.
Character – permite selectarea unui caracter de marcare dintr-un set de caractere grafice.
Bullet position – se completează cu distanţa dintre marginea stânga şi marcator.
Text position – se completează distanţa dintre marginea stânga şi începutul textului.
Pe eticheta Numbered se alege tipul de numerotare şi se selectează opţiunea dorită prin butoanele
Restart numbering (se reîncepe numerotarea unei noi liste) sau Continue previous list (se continuã ultima listã
66
0213116303, 0728120340, 0723163926
numerotatã, chiar dacã între timp s-a introdus text în document). Pentru particularizarea aspectului numerotării
se apasă butonul Customize cu opţiunile.
Number format – stabileşte formatul numerotării.
Font – permite selectarea fontului.
Number style – se selectează un stil de număr din listă (roman, arab, literã).
Start at: – se stabileşte începutul numerotării.
Number position – fixează alinierea numărului şi poziţia faţă de marginea din stânga.
Text position –se fixează deplasarea textului faţă de marginea din stânga.
Pe eticheta Outline numbered se stabilesc opţiunile pentru crearea unei liste ierarhizate (forma de
numerotare dorită şi se specifică dacã lista continuă sau nu o listă anterioară). Pentru a modifica aspectul listei
se apasă butonul Customize, cu opţiunile:
Level – se alege nivelul pentru care se fac modificările fiind prima opţiune care trebuie selectată.
Number format – este zona în care se stabileşte formatul numerotării.
Number style – selectează un stil de număr din listă
Start at: – se stabileşte începutul numerotării.
Previous level number – se alege din lista ascunsã numărul nivelului anterior care se inserează în poziţia
curentă.
Font – permite fixarea fontului pentru numerotare.
Zonele de fixare a poziţiilor sunt identice cu cele de la Particularizarea listelor Numerotate
67
0213116303, 0728120340, 0723163926
Microsoft Excel este un program de calcul tabelar, utilizat pentru introducerea, pastrarea, calculul si analiza datelor.
Deschiderea aplicatiei Microsoft Excel

Lansarea in executie a aplicatiei Excel se realizeaza prin una din urmatoarele metode:
Metoda I:
1. clic pe butonul meniului Start
2. selectam Programs
3. clic stanga pe Microsoft Excel
Metoda II:
- dublu clic pe icoana de pe Desktop
(daca exista scurtatura aplicatiei pe Desktop)
Metoda III:
1. clic pe butonul meniului Start
2. selectam optiunea Run
3. in casuta text din dreptul optiunii Open se va introduce
excel.exe
4. se apasa butonul OK
Descrierea spatiului de lucru

La pornirea aplicatiei Microsoft Excel, spatiul de lucru afisat este organizat astfel:
 bara de
titlu –
contine
numele aplicatiei Microsoft Excel si a registrului de calcul activ
 bara de meniuri – contine optiunile disponibile in aplicatia Microsoft Excel
 bara de unelte – contine o serie de butonae care reprezinta comenzile din bara de meniuri
68
0213116303, 0728120340, 0723163926
 bare de derulare ( orizontala si verticala) – permit vizibilitatea intregii foi de calcul;

 bara de stare – prezinta pe parcursul lucrului, o serie de informatii privind starea documentului curent;
 zona de lucru – zona in care sunt introduse datele cu care lucreaza utilizatorul
In Excel, fisierele in care sunt salvate si prelucrate datele sunt denumite registrii de calcul ( workbook), fisiere
salvate cu extensia implicita .xls.
Un registru de calcul este format din mai multe foi – sheets, existand trei tipuri de foi:
 foi de calcul – worksheets – contin datele primare si rezultatele prelucrarilor
 foi diagrama – chart sheets – contin grafice
 foi cu macro-uri – macro sheets – permit memorarea unei succesiuni de actiuni (macro), specifice unor versiuni
anterioare ale aplicatiei.
La un moment dat este activa doar foaia de calcul in care se lucreaza si care este afisata in fereastra activa.
Foile de calcul sunt alcatuite din celule – cells – care sunt organizate in linii si coloane. Coloanele sunt identificate
prin litere: A, B, C, etc., iar liniile prin numere: 1, 2, 3, etc., astfel fiecare celula se identifica printr-o adresa (de exemplu
celula A!, litera indica coloana, iar numarul indica linia celulei).
La un moment dat este activa doar o singura celula, si anume cea care are cursorul aplicatiei pe ea. Observam ca
adresa celulei active este afisata si in zona de adresa din bara de formule.
Operarea cu registrii de calcul (workbooks)

Registrul de calcul este considerat documentul principal, in foile registrului fiind introduse datele si rezultatele
prelucrarilor.
Crearea unui registru de calcul nou

Pentru a crea un registru de calcul procedam in modul urmator:
1. selectam optiunea New din meniul File. Pe ecran va apare fereastra New unde vom alege tipul registrului pe care
dorim sa-l realizam.
2. daca se doreste crearea unui registru de calcul standard se va da clic stanga pe pagina General si apoi clic stanga pe
Workbook.
2’. daca dorim utilizarea unui sablon, se da clic stanga pe Spreadsheet Solutions. In fereastra de dialog vor fi afisate
pictograme pentru mai multe tipuri de foi de calcul, numarul lor difera in functie de instalarile efectuate. Selectam
pictograma pe care dorim sa o realizam, imaginea registrului fiind afisata in caseta Preview.
3. clic stanga pe butonul OK, sau se apasa tasta Enter.
Titlul registrului de calcul va fi de tipul BookX, unde X reprezinta numarul de registre create in sesiunea de lucru
curenta.
Observatie:
Crearea unui registru de calcul standard poate fi realizata si prin actionarea butonului New din bara de unelte
standard sau prin apasarea simultana a tastelor CTRL + N.
Salvarea
Pentru a pastra datele si a putea fi refolosite, registrele de calcul trebuie sa fie salvate, lucru pe care il
facem urmand pasii:
1. selectam optiunea Save din meniul File, si se va deschide fereastra de dialog Save As:
2. in lista File name: se va specifica numele sub care se doreste salvarea registrului de calcul
3. in lista Save in: se va selecta directorul in care se va face salvarea .
4. clic stanga pe butonul Save sau apasam tasta Enter.
Observatii:
69
0213116303, 0728120340, 0723163926
I. Salvarea se poate realiza si prin apasarea butonului Save din bara de unelte standard.
II. in zona Save as type din fereastra Save As se va selecta tipul fisierului. Extensiile date fisierelor Excel sunt: .xls
– pentru registrii de calcul; .xla – pentru macrouri; .xlt – pentru sabloane; .xlb – pentru barele de unelte definite
de utilizator; .xlg – pentru diagrame definite de utilizator
III. la salvarea unui registru trebuie aleasa o denumire sugestiva
IV. odata ce registrul are un nume, la fiecare comanda de salvare, aplicatia va salva in mod automat registrul de calcul
cu denumirea curenta, fara a mai deschide fereastra de dialog Save As.
Salvarea registrului de calcul sub o alta denumire

In cazurile in care dorim modificarea unor date sau a formatului unui registr de calcul, dar si pastrarea registrului initial
trebuie urmati pasii:
1. selectam optiunea Save As... din meniul File
2. in lista File Name: se va schimba denumirea registrului de calcul.
3. in lista Save in: se poate selecta un alt director in care sa fie salvat registrul de calcul
4. clic stanga pe butonul Save, sau apasam tasta Enter.
Observatie:
Vom exista doua registre: registrul initial si registrul modificat.
Deschiderea unui registru de calcul existent

Daca dorim sa vizualizam sau sa modificam un registru de calcul avem posibilitatea sa-l deschidem procedand in modul
urmator:
1. selectam optiunea Open din meniul File.
2. in lista Look in: se va selecta directorul in care se afla fisierul pe care vrem sa-l deschidem
3. dublu clic pe numele registrului; sau prin selectarea registrului urmata de apasarea butonului Open sau apasarea tastei
Enter.
Observatie:
I. fereastra de dialog Open poate fi deschisa si prin apasarea butonului Open din bara de unelte standard sau
prin combinatia de taste CTRL + O.
II. dublu clic pe fisierul de tip Excel din orice fereastra de explorare sau de pe Desktop porneste aplicatia si deschide
fisierul respectiv
Activarea unui registru de calcul

Lista registrilor de calcul deschisi in aplicatia Excel se gaseste la baza meniului Window. Pentru activarea unui
registru de calcul se va da clic stanga pe numele registrului afisat in meniul Window.
Observatie:
Prin combinatia de taste CTRL + F6 (sau CTRL + SHIFT + F6) se trece de la un registru de calcul deschis la altul, in
sensul crescator al numerelor (sau invers)
Inchiderea unui registru de calcul

Inchiderea registrului de calcul curent se face prin:
I. selectam optiunea Close din meniul File.
II. clic stanga pe butonul Close Window al ferestrei registrului
III. clic dublu pe butonul meniului System al ferestrei registrului respectiv
IV. selectam optiunea Close din meniul butonului System.
Observatie:
Daca de la ultima salvare s-au facut modificari, la comanda de inchidere a ferestrei se va afisa o fereastra de
dialog prin care utilizatorul poate selecta salvarea sau nu a modificarilor.
70
0213116303, 0728120340, 0723163926
Ascunderea registrilor de calcul

Pentru a proteja datele de anumite modificari, aplicatia Microsoft Excel permite ascunderea registrilor de calcul.
1. selectam optiunea Hide din meniul Window
Observatie:
Daca dorim reafisarea registrului, selectam optiunea Unhide din meniul Window, iar in fereastra afisata se selecteaza
numele registrului si se executa clic stanga pe butonul OK
Operatii cu foile de calcul
In mod normal, un registru de calcul este format din trei foi de calcul, acestea fiind afisate in etichetele din partea de
jos a ferestrei registrului
Activarea unei foi de calcul

Pentru a ne deplasa de la o foaie de calcul la alta alegem una din metodele:
I. clic stanga pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o activam.
II. combinatia de taste Ctrl+PgDn permite trecerea la urmatoarea foaie de calcul, iar prin Ctrl+PgUp trecem la foaia de
calcul anterioara.
Inserarea unei foi de calcul

Daca dorim introducerea unei foi in registrul de calcul curent se va proceda in felul urmator:
1. selectam foaia sau foile de calcul inaintea carora dorim sa introducem o noua foaie de calcul.
2.din meniul Insert alegem optiunea Worksheet.
Observatie:
Excel va insera atatea foi de calcul cate sunt selectate.
Stergerea (eliminarea) unei foi de calcul

Eliminarea unei foi din registrul de calcul se realizeaza astfel:
1. selectam foaia pe care dorim sa o eliminam
2. din meniul Edit se va selecta optiunea Delete Sheet…
3. executam clic pe butonul OK sau apasam tasta Enter
Ascunderea unei foi de calcul

Daca datele continute pe o foaie de calcul sunt date fixe si nu este necesara modificarea lor, avem posibilitatea de a
ascunde foaia pentru a simplifica mediul de lucru:
1. se selecteaza foaia de calcul pe care dorim sa o ascundem
2. din meniul Format, selectam Sheet, apoi din submeniu se selecteaza optiunea Hide
Reafisarea unei foi de calcul se realizeaza astfel

1. din meniul Format alegem optiunea Sheet, apoi Unhide
2. in fereastra Unhide se va selecta foaia de calcul care dorim sa fie reafisata
3. clic stanga pe butonul OK
71
0213116303, 0728120340, 0723163926
Mutarea sau copierea unei foi de calcul

In Excel avem posibilitatea sa mutam sau sa copiem foile de calcul in cadrul aceluiasi registru sau dintr-un registru de
calcul in altul, urmand pasii:
1. selectam foaia de calcul pe care vrem sa o mutam sau copia
2. din meniul Edit alegem optiunea Move or Copy Sheet
3. pentru a muta sau copia foaia de calcul in alt registru, acesta trebuie sa fie deschis si se va selecta denumirea
registrului respectiv din lista To Book
3`. in cazul in care dorim mutarea sau copierea foii de calcul intr-un registru nou, se va selecta optiunea (new book)
4. din lista Before Sheet se selecteaza foaia de calcul inaintea careia dorim sa fie mutata sau copiata foaia
5. daca dorim copierea foii de calcul, trebuie selectata casuta Create a Copy. Daca dorim mutarea foii de calcul, casuta
Create a Copy trebuie sa fie nebifata
6. clic stanga pe butonul OK sau se apasa tasta Enter
Observatii:
I. Mutarea unei foi de calcul se poate realiza si prin:
1.pozitionam cursorul mouse-ului pe eticheta foii respective
2.prin operatia de dragare se va muta foaia de calcul in pozitia dorita
II. Copierea unei foi de calcul se poate realiza si prin:
1.pozitionam cursorul mouse-ului pe eticheta foii respective
2.tinem apasata tasta CTRL
3.prin operatia de dragare se va muta foaia de calcul in pozitia dorita
Schimbarea denumirii unei foi de calcul

Foile unui registru de calcul sunt numite implicit SheetX, unde X este un numar mai mare sau egal cu 1. Pentru a
redenumi o foaie de calcul facem urmatorii pasi:
1. dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care dorim sa o redenumim
2. tastam noua denumire si apasam tasta Enter
Selectarea unei foi de calcul

Cand trebuie efectuata o operatie pentru mai multe foi de calcul, atunci acestea trebuie selectate
Selectarea unui grup de foi succesive se realizeaza astfel:
1. pozitionam cursorul mouse-ului pe eticheta primei foi de calcul si apasam clic stanga
2. mentinem apasata tasta Shift
3. pozitionam cursorul mouse-ului pe eticheta ultimei foi de calcul si apasam clic stanga
Selectarea unui grup de foi nesuccesive

1. pozitionam cursorul mouse-ului pe eticheta primei foi de calcul si apasam clic stanga
2. mentinem apasata tasta CTRL
3. clicuri succesive pe etichetele foilor care vrem sa le selectam
Selectarea tuturor foilor din registrul curent

1. pozitionam cursorul mouse-ului pe una din etichetele foilor de calcul
2. clic dreapta pe eticheta si se va deschide un meniu contextual
3. selectam comanda Select All Sheets
Observatii:
1. daca sunt selectate mai multe foi din registru si se executa operatiunea de inserare a unei foi, atunci se vor insera
atatea foi cate sunt selectate
72
0213116303, 0728120340, 0723163926
2. cand sunt selectate mai multe foi de calcul, bara de titlu va afisa BookX[Group]
3. prin clic stanga pe oricare foaie de calcul se abandoneaza operatia de selectie
Marirea/ Micsorarea zonei afisate

Ceea ce este afisat pe ecran la un moment dat este doar un fragment din foaia de calcul propriu-zisa.
Numarul maxim de coloane si linii dintr-o foaie de calcul este 260, respectiv 65536.
Pentru a mari sau micsora zona vizibila din foaia de calcul, vom proceda in unul din urmatoarele moduri:
I. din meniul View selectam optiunea Zoom… Se va deschide fereastra Zoom din care se va selecta procentul de
marire/micsorare
II. se poate folosi si butonul Zoom din bara de unelte standard pentru a selecta procentul de marire/micsorare
III. daca se doreste afisarea foii de calcul cat toata suprafata ecranului, atunci se va selecta optiunea Full Screen din
meniul View
Observatie:
pentru a reveni la modul normal se da clic stanga pe butonul Close Full Screen
Selectarea fontului
Metoda I
1. selectăm celula sau grupul de celule în care dorim să scriem cu un anumit font
2. deschidem meniul Format, opţiunea Cells
3. selectăm eticheta Font
4. din lista Font alegem fontul dorit
5. OK
Metoda II
1. selectăm celula sau grupul de celule în care dorim să scriem cu un anumit font
2. executăm clic pe săgeata din dreptul butonului
3. executăm clic pe fontul dorit
Selectarea dimensiunii fontului
Metoda I
1. selectăm celula sau grupul de celule în care dorim să schimbăm dimensiunea fontului
2. din meniul Format, alegem opţiunea Cells
3. selectăm eticheta Font
4. din lista Size: alegem dimensiunea dorită
5. OK
Metoda II
1. selectăm celula sau grupul de celule în care dorim să modificăm dimensiunea fontului.
2. executăm clic pe săgeata din dreapta butonului
3. executăm clic pe dimensiunea dorite
Modificarea stilului fonturilor

Stil Denumire
- regular (normal)
- bold (îngroşat)
73
0213116303, 0728120340, 0723163926
- italic (înclinat)
- subliniat
1. selectăm celula sau grupul de celule în care dorim să modificăm stilul.

2. clic pe unul din butoanele de mai sus, de pe bara de instrumente Formatare.
3. Deselectăm .
Alinierea textului în celule
Metoda I
1. Selectăm celula sau celulele în care dorim să aliniem datele la stânga, centrat sau la dreapta.
2. Executăm clic pe butonul corespunzător ( Left, Center, respectiv Right) de pe bara de instrumente
Formatare.
3. Deselectăm celulele printr-un clic în exteriorul lor.
Metoda II
1. Selectăm grupul de celule în care dorim să aliniem datele.
2. Din meniul Format alegem opţiunea Cells.
3. Selectăm eticheta Alignment.
4. În secţiunea Text Alignment din listele Horizontally: şi Vertically: fixam dimensiunea dorită.
5. OK
Modificarea orientării textului în celule

1. selectăm grupul de celule în care dorim să modificăm orientarea textului
2. din meniul Format, selectăm opţiunea Cells
3. selectăm eticheta Alignment
4. secţiunea Orientation vă permite să trageţi indicatorul în orice poziţie de pe semicerc sau să introduceţi un număr
diferit de grade de rotaţie pentru text (Grade)
5. OK
Scrierea textului pe mai multe rânduri într-o celulă

4. bifăm opţiunea Wrap text
5. OK
Comprimarea textului astfel încât să intre într-o celulă

4. bifăm opţiunea Shrink to fit
5. OK
74
0213116303, 0728120340, 0723163926
Formatarea condiţionată
Formatarea condiţionată specifică criteriile de formatare pentru o celulă sau grup de celule pe baza unor condiţii. De
exemplu, este posibilă crearea unei condiţii care să formateze toate valorile cuprinse între 5000 şi 10000 cu caractere
îngroşate, roşii.
1. selectăm celulele în care dorim includerea formatării condiţionate

2. din meniul Format, selectăm opţiunea Conditional formatting
3. În fereastra de dialog se va specifica
a) Tipul de valori (Value is) sau formule (Formula is)
b) Operatorii şi valorile pentru precizarea condiţiei (Between, equal to, greater than,less then, etc)
c) Se execută clic stânga pe butonul de comprimare (cel cu roşu) pentru a avea acces la foaia de calcul şi se
selectează celula care conţine informaţia pe care dorim să o formatăm
d) Pentru a stabili formatul textului se va apăsa butonul Format şi veţi putea modifica stilul, culoarea
caracterelor cât şi bordura sau culoarea celulelor care conţin datele care îndeplinesc condiţia
e) Dacă doriţi să stabiliţi alte seturi de condiţii, se apasă butonul Add
4. OK
Alte butoane din bara de instrumente utile formatării celulelor

Buton Semnificaţie
Transformă numerele în valori monetare, adăugând simbolul LEI
Utilizat pentru numere care rezultă din formule sub formă de procent
Folosit pentru a adăuga puncte la numerele ce depăşesc 999 şi virgulă pentru
zecimale
Mărirea numărului de zecimale
Micşorează numărul de zecimale
Editarea antetelor şi subsolurilor

1. Din meniul View alegem optiunea Header and footer
2. selectăm eticheta Header/Footer (dacă nu era deja selectată)
3. Pentru a edita un antet executăm clic pe butonul Custom header…. Pentru a edita un subsol executăm clic pe butonul
Custom footer… Va apare fereastra Antet sau Subsol, în care vom putem selecta locul de pe pagină în care vom
introduce antetul sau subsolul: în stânga, în centrul sau în dreapta paginii
4. OK .
5. OK
Copierea conţinutului unei celule în celule alăturate:

1. Poziţionăm cursorul mouse-ului în colţul din dreapta jos al celulei din care dorim să copiem.
2. când cursorul mouse-ului se transformă în , printr-o operaţie de dragare pe linie sau pe coloană, copiem valoarea
din celula iniţială în câte celule dorim
Copierea conţinutului unei celule într-o celulă nealăturată.

1. clic pe celula din care dorim să copiem datele.
2. Ţinem tasta Ctrl apăsată, cursorul mouse-ului va deveni
3. Printr-o operaţie de dragare ne deplasăm în celula în care dorim să copiem şi eliberăm butonul mouse-ului.
75
0213116303, 0728120340, 0723163926
Introducerea seriilor
Introducerea unor serii, cum ar fi: 10,15,20,25, este asemănătoare cu copierea conţinutului celulelor.
1. Scriem într-o celulă 10, în următoarea celulă scriem 15.
2. Selectăm cele două celule.
3. În momentul în care cursorul mouse-ului se transformă în , printr-o operaţie de dragare pe linie vom crea seria
dorită.
La fel se procedează şi la crearea unei serii pe coloane.
Denumirea unui domeniu de celule

Un domeniu de celule este un grup de celule alăturate. Celulele dintr-un domeniu pot să se găsească toate în aceaşi
coloană, pe aceaşi linie, sau în orice combinaţie de linii şi coloane.
Domeniile sunt identificate prin colţul din stânga sus şi colţul din dreapta jos, de exemplu B2:C3.
Dacă dorim să dăm un nume unui domeniu de celule:
1. Selectăm domeniul de celule pe care vrem să-l denumim.
2. Din meniul Insert, alegem opţiunea Name apoi Definere.
3. În caseta text Nume în registrul de lucru, introducem o denumire din maxim 255 caractere litere, cifre, puncte şi
sublinieri, dar nu şi spaţii.
4. Ok.
Operatorii matematici si logici

Operatorii matematici din Excel sunt:
Operator Operaţie Exemplu Semnificaţie
^ Ridicare la putere =A2^2 Ridică la puterea 2 valoarea din celula A2
+ Adunare =A2+A1 Adună valorile din celulele A1 şi A2
- Scădere =A2-A1 Face diferenţa dintre valoarea din celula A2 şi
valoarea din celula A1
* Înmulţire =A1*A2 Înmulţeşte valorile din celulele A1 şi A2
/ Împărţire =A1/4 Imparte la 4 valoarea din celula A1
Operatorii logici sunt operatorii care aplicaţi asupra unor valori furnizează un rezultat cu valoarea logica TRUE
(adevărat) sau FALSE (fals).
Operator Semnificaţie
> Mai mare
< Mai mic
= Egal
>= Mai mare sau egal
<= Mai mic sau egal
<> Diferit
Orice formulă Excel începe cu semnul egal (=)

Introducerea unor formule simple
Vom prezenta introducerea formulei “=A1+ A2” în celula cu adresa A3:
1. Selectăm celula în care dorim să introducem formula, în cazul nostru A3.

2. Introducem semnul “=”, de la tastatură.
3. clic pe celula A1.
76
0213116303, 0728120340, 0723163926
4. Tastăm semnul “+”.

5. clic pe celula A2.
6. Apăsăm tasta Enter sau clic pe butonul Enter de pe bara pentru formule
Copierea formulelor
Metoda I.
1. Selectăm celula din care vom copia formula.
2. Din meniul Edit alegem opţiunea Copy.
3. Selectăm celula în care vom copia formula.
4. Alegem din meniul Edit comanda Paste.
Metoda II.
1. Selectăm celula din care vom copia formula.
2. Poziţionăm cursorul mouse-ului în colţul din dreapta jos al celulei din care dorim să copiem formula.
3. În momentul în care cursorul mouse-ului se transformă în , printr-o operaţie de dragare pe linie sau pe coloana,
copiem formula din celula iniţială în câte celule dorim..
Afişarea formulelor în celule

Daca dorim ca în locul rezultatului în celule să fie afişate formulele alegem una din metodele:
I. Acţionăm simultan tastele Ctrl şi ` .
Pentru a reveni la afişarea iniţială acţionăm din nou aceste taste.
II.
1. Din meniul Tools, alegem Options.
2. Selectăm eticheta View.
3. In sectiunea Window options, bifăm Formulas.
4. OK
Erori de calcule în Excel

Erorile încep întotdeauna cu semnul #, şi sunt următoarele:
#DIV/0! - încearcă să facă o împărţire la zero;
#N/A - se referă la o valoare care este indisponibilă;
#NAME? - utilizează un nume necunoscut de Excel;
#NULL! - specifică o intersecţie între două zone care nu este validă;
#NUM! - utilizarea incorectă a unui număr;
#REF - celula care nu este validă;
#VALUE! - argument sau operand incorect;
##### - rezultat prea lung pentru a încape în celulă, se recomandă mărirea coloanei sau schimbarea formatului.
Introducerea simultană a mai multe formule

1. selectăm toate celulele în care vrem să introducem formula
2. se editează formula
3. când formula este completă, se apasă combinaţia de taste CTRL + ENTER
77
0213116303, 0728120340, 0723163926
FUNCTII TEXT
Functia CONCATENATE – permite alipirea a doua sau mai multe texte

Sintaxa: CONCATENATE(text1, text2, ….., textn) unde
text1, text 2….. textn sunt sirurile de caractere pe care dorim sa le alipim. Putem concatena maxim 30 de siruri de
caractere
Exemplu: In celula A1 avem numele „Popescu”. In celula B1 avem prenumele „Gheorghe” In celula C1 avem initiala „I”.
Vrem ca in D1 sa apara numele_initiala_prenumele
CONCATENATE(A1,C1,B1) – are ca rezultat PopescuIGheorghe
Pentru a introduce si spatii:
CONCATENATE(A1,” „,C1,” „,B1) – are ca rexultat Popescu I Gheorghe
Pentru a concatena siruri de caractere putem folosi si operatorul &
A1&C1&B1 – are ca rezultat PopescuIGheorghe
A1&” „&C1&” „&B1 – are ca rezultat Popescu I Gheorghe
Functia FIND - cauta un anumit text sau caracter intr-un alt text si returneaza pozitia in care gaseste inceputul sirului de
text cautat. Caracterele cu majuscule sunt diferite de cele cu minuscule.
Sintaxa: FIND(find_text,within_text, start_num) unde
find_text este textul cautat
within_text – este textul in care cautam
start_num – un numar care specifica cu al catelea caracter sa inceapa cautarea.
Exemplu:
A
1 Un sir de caractere
FIND(„sir”,A1,1) – cauta textul sir in textul din celula A1 incepand cu primul caracter si returneaza 4 (pozitia in care
incepe cuvantul sir in textul din celula A1 – spatiile fiind considerate si ele caractere)
Functia LEFT – extrage primele caractere dintr-un text.

Sintaxa: LEFT(text,num_chars) unde
text este sirul de text de unde vom extrage caractere
num_chars – numarulde caractere care vor fi extrase
Exemplu:
A
1 Popescu Gheorghe
LEFT(A1,7) returneaza Popescu (primele 7 caractere din textul celulei A1)
Functia LEN – afiseaza cate caractere are un text

Sintaxa: LEN(text) unde
text – este textul pentru care vrem sa aflam lungimea
Exemplu:
A
78
0213116303, 0728120340, 0723163926
1 Popescu
LEN(A1) – returneaza 7
Functia LOWER – transforma toate caracterele unui text in litere mici

Sintaxa: LOWER(text) unde
text – este textul a caror caractere vrem sa-l transformam
Exemplu:
A
1 UN sir De CaRacTERE
LOWER(A1) – returneaza „un sir de caractere”
Functia MID – intoarce un numar de caractere dintr-un text

Sintaxa: MID(text,start_num,num_char) unde
text – este textul din care dorim sa extragem caracterele
start_num – numar care reprezinta pozitia caracterului cu care incepem sa extragem
num_char – numarul de caractere care vor fi extrase
Exemplu:
A
MID(A1,4,3) – returneaza ”sir” (extrage din textul celulei A1 3 caractere, pornind cu cel de-al patrulea caracter)
Functia PROPER – transforma in majuscule primul caracter al fiecarui cuvant dintr-un text
Sintaxa: PROPER(text) unde
text reprezinta sirul de caractere pe care vrem sa-l transformam
Exemplu: In celula A1 am scris PoPescu GHEorghe. In A2 editam functia

PROPER(A1) – returneaza Popescu Gheorghe
Functia REPLACE inlocuieste un numar de caractere specificat dintr-un text cu un alt text
Sintaxa: REPLACE(old_text,start_num,num_char,new_text) unde
old_text – textul in care vrem sa inlocuim o parte din caractere
start_num – pozitia din care incepem sa inlocuim caracterele
num_char – numarul de caractere pe care vrem sa le inlocuim
new_text – textul cu care vrem sa inlocuim caracterele din text-ul initial
Exemplu:
A
REPLACE(A1,8,2,”compus din”) returneaza „Un sir compus din caractere” (in textul din celula A1, al 8-lea caracter este
d. Pornind de la caracterul „d” vrem sa inlocuim 2 caractere, adica cuvantul „de” cu „compus din”)
Functia REPT – repeta un anumit caracter sau sir de character de un numar de ori
Sintaxa: REPT(text, number_times) unde
text – este caracterul sau sirul de caractere pe care dorim sa-l multiplicam
79
0213116303, 0728120340, 0723163926
number_times – un numar care reprezinta de cate ori sa se repete textul

Obs: Rezultatul functiei REPT apare intr-o singura celula
Exemplu: Presupunem ca intr-o celula vrem sa repetam caracterul ”*” de 6 ori

REPT(„*”,6) – returneaza ******
Functia RIGHT – intoarce ultimele caractere dintr-un text

Sintaxa: RIGHT(text,num_chars) unde
text este sirul de text de unde vom extrage caractere
num_chars – numarulde caractere care vor fi extrase
Exemplu: In celula A1 avem textul „Popescu Gheorghe”
RIGHT(A1,5) returneaza orghe (utimele 5 caractere)
Functia TRIM – elimina spatiile multiple dintr-un sir de caractere

Sintaxa: TRIM(text) unde
text – este sirul de caractere sau celula care contine sirul de caractere
Exemplu In celula A1 am introdus un text folosind prea multe spatii. De exemplu:

SC RAM INFO SERV SRL
TRIM(A1) returneaza SC RAM INFO SERV SRL
Functia UPPER – transforma un sir de caractere in majuscule

Sintaxa: UPPER(text) unde
text – este sirul de caractere sau celula care contine sirul de caractere
Exemplu: In celula A1 am scris PoPescu Laurentiu. Dorim ca in A2 sa scriem cu majuscule numele:

UPPER(A1) – returneaza POPESCU LAURENTIU
Aplicatii:
1. Avem tabelul Excel
A B
1 Nume si prenume Data facturare
2 Popa Gheorghe 25.10.2006
Vrem ca intr-o celula sa apara textul „Data emiterii:25.10.2006”
=”Data emiterii:”&TEXT(B2,”dd.mm.yyyy”)
Daca dorim sa apara textul „Data facturare 25 – oct – 2006”

=B1&” „&TEXT(B2,”dd-mmm-yyyy”)
Daca am fi concatenat fara sa folosim functia TEXT (transforma o valoare numerica in format text) atunci ar fi afisat data
din celula B2 ca un numar serial (al datei calendaristice)
=B1&” „&B2 – afiseaza Data facturare 39015
2. Sa presupunem ca avem un CNP (2800331020304 in celula A1) si vrem sa aflam data nasterii
Anul nasterii este in pozitiile 2 si 3 din CNP (deci avem de extras doua caractere incepand cu pozitia 2)
=MID(A1,2,2) – returneaza 80
80
0213116303, 0728120340, 0723163926
Luna este in pozitiile 4 si 5 din CNP (avem de extras doua caractere incepand cu pozitia 4)
Ziua este in pozitiile 6 si 7 din CNP (avem de extras doua caractere incepand cu pozitia 6)
Pentru a afisa data nasterii in format 31-03-80 trebuie sa concatenam cele 3 functii cu separatorii „-„
=MID(A1,6,2)&”-„&MID(A1,4,2)&”-„&MID(A1,2,2)
Daca dorim sa afisam data nasterii in format 31-03-1980 folosim

= MID(A1,6,2)&”-„&MID(A1,4,2)&”-19„&MID(A1,2,2) sau
=TEXT(MID(A1,6,2)&”-„&MID(A1,4,2)&”-„&MID(A1,2,2),”dd-mm-yyyy”)
3. Avem in celula A1 numarul unei carti de credit 1111-1111-1111-1234. Din motive de securitate vrem sa fie
afisate doar ultimele 4 cifre, restul fiind inlocuite cu *
=CONCATENATE(REPT(„****-„,3),RIGHT(A1,4))
REPT(„****-„,3) are ca rezultat ****-****-****-
RIGHT(A1,4) are ca rezultat 1234
Concatenand rezultatele celor doua functii va fi afisat ****-****-****-1234
4. Avem tabelul Excel

A
1 Nume si prenume
2 Popescu Gheorghe
3 Popa Gheorghe Ioan
Vrem sa inlocuim Gheorghe cu George in ambele nume
=SUBSTITUTE(A2,”Gheorghe”,”George”) respectiv =SUBSTITUTE(A3,”Gheorghe”,”George”)
sau
=PROPER(SUBSTITUTE(A2,”Gh”,”G”)) respectiv =PROPER(SUBSTITUTE(A3,”Gh”,”G”))
Alta metoda:
=SEARCH(„Gheorghe”,A2,1) va cauta in celula A2 cuvantul Gheorghe si returneaza pozitia in care il intalneste (9)
=LEN(„Gheorghe”) – afiseaza numarul de caractere al cuvantului (8)
=REPLACE(A2, SEARCH(„Gheorghe”,A2,1), LEN(„Gheorghe”),”George”)
5. Pentru a extrage cuvantul Gheorghe, fara sa stiu pozitia in care apare el in text sau cand pozitia lui difera in text
=SEARCH(„Gheorghe”,A2,1) va cauta in celula A2 cuvantul Gheorghe si returneaza pozitia in care il intalneste (9)
=LEN(„Gheorghe”) – afiseaza numarul de caractere al cuvantului (8)
=MID(A2, SEARCH(„Gheorghe”,A2,1), LEN(„Gheorghe”))
FUNCTII DATA & TIMP
Microsoft Excel ataseaza unei date calendaristice sau unei ore un numar serial. Aceste numere seriale sunt mai
mari decat 1 pentru datele calendaristice si subunitare pentru ore. Cand efectuam calcule cu date si ore, Excel foloseste
aceste numere seriale. Pentru a afisa in celula sub forma de data calendaristica sau ora trebuie sa formatam acea celula
(Format  Cells  Number  Date sau Time  selectam formatul dorit  OK)
81
0213116303, 0728120340, 0723163926
Data 01.01.1900 are numarul serial 1

OBS: Formatul in care sunt introduse argumentele functiilor difera in functie de formatul de data si ora a sistemului.
Unele calculatoare considera formatul luna/zi/an altele zi.luna.an, etc
Functia DATE – returneaza numarul serial pentru o data specificata

Sintaxa: DATE(year, month, day) unde
year – reprezinta anul
month – reprezinta luna. Daca valoarea este mai mare decat 12, se adauga la prima luna din anul specificat acel numar de
luni
day – reprezinta ziua. Daca valoarea este mai mare decat numarul de zile a lunii specificate prin argumentul month, se
adauga acest numar la prima zi din luna specificata
Exemplu:
DATE(1900,1,1) returneaza 1 daca formatul celulii este General sau Number, respectiv 01.01.1900 sau alt format de data
calendaristica daca formatul celulii este Date
DATE(2006,15,23) returneaza 39164, respectiv 23.03.2007
DATE(2006,6,34) returneaza 38902, respectiv 04.07.2006
Functia DAY – returneaza ziua unei date calendaristice, valoare cuprinsa intre 1 si 31.
Sintaxa: DAY(serial_number) unde
serial_number este data calendaristica pentru care vrem sa afisam ziua
Exemplu:
DAY(„30.01.1990”) afiseaza 30
DAY(A1) unde A1 are continutul 12.12.2005 returneaza 12
Functia HOUR – returneaza ora unei valori de timp. Valoare cuprinsa intre 0 si 23
Sintaxa: HOUR(serial_number) unde
serial_number este timpul care contine ora ce vrem sa o afisam
Exemplu:
A
1 16:18 PM
HOUR(„15:26 AM”) returneaza 15
HOUR(A1) returneaza 16
Functia MINUTE – returneaza minutele unei valori de timp. Valoare cuprinsa intre 0 si 59
Sintaxa: MINUTE(serial_number) unde
Serial_number este timpul care contine minutele ce vrem sa le aflam
Exemplu:
A
1 16:18 PM
MINUTE(„15:26 AM”) returneaza 26
MINUTE(A1) returneaza 18
Functia MONTH – afiseaza luna dintr-o data calendaristica. Valoare intre 1 si 12

Sintaxa: MONTH(serial_number) unde
82
0213116303, 0728120340, 0723163926
serial_number – este data calendaristica
Exemplu:
MONTH(„12.10.2006”) returneaza 10
MONTH(A2) returneaza 9 (unde A2 contine 12.09.2006)
MONTH(32903) returneaza 1 unde 32903 este numarul serial pentru data 30.01.1990
Functia NOW – calculeaza numarul serial al datei si al orei curente a sistemului. Functia nu are argumente
Sintaxa: NOW()
Daca rezultatul nu apare sub forma data si ora trebuie sa schimbam formatul celulei
Functia SECOND – returneaza secundele unei valori de timp. Valoare cuprinsa intre 0 si 59
Sintaxa: SECOND(serial_number) unde
Serial_number este timpul care contine secundele ce vrem sa le aflam
Exemplu:
A
1 16:18:23 PM
Second(„15:26:24 AM”) returneaza 24
Second(A1) returneaza 23
Functia TODAY – afiseaza data curenta a sistemului. Nu are argumente

Sintaxa: TODAY()
Daca rezultatul nu apare sub forma de data, trebuie schimbat formatul celulei
Functia YEAR – returneaza anul corespunzator unei date calendaristice

Sintaxa: YEAR(serial_number) unde
serial_number – este data calendaristica
Exemplu:
YEAR(„20.11.2000”) returneaza 2000
YEAR(„20.10”) returneaza anul curent al sistemului
YEAR(„20.10.10”) returneaza 2010
Functia DATEDIF – calculeaza diferenta intre doua date calendaristice, diferenta poate fi afisate in numarul de zile, luni
sau ani
Sintaxa: DATEDIF(start_date, end_date, unit_type) unde
start_date este data initiala (cea mai mica)
end_date – este data finala
unit_type – este un argument care poate lua una dintre urmatoarele valori
Argument Desciere
„y” Calculeaza diferenta in ani intregi intre cele doua date calendaristice
„m” Calculeaza diferenta de luni complete intre cele doua date calendaristice
„d” Calculeaza diferenta in zile intre cele doua date calendaristice
„md” Calculeaza diferenta in zile ignorand anul
„yd” Calculeaza diferenta in zile ignorand anul si luna
„ym” Calculeaza diferenta in luni ignorand anul
83
0213116303, 0728120340, 0723163926
Exemplu:
A B C D E F G H
Diferenta Diferenta Diferenta Diferenta Diferenta Diferenta
1 Data nasterii Data curenta
Ani luni zile md yd ym
2 20.6.2000 =today()
=today() – 1.11.2006
In C2  =Datedif(A2,B2,”y”) – returneaza 6 – diferenta de ani intregi
In D2  =Datedif(A2,B2,”m”) – returneaza 76 – diferenta de luni complete (6*12 +4)
In E2  = Datedif(A2,B2,”d”) – returneaza 2325 – diferenta in zile
In F2  =Datedif(A2,B2,”md”) – returneaza 12 – nr de zile de pe 20.10 pana pe 1.11 urmatoarea luna
In G2  =Datedif(A2,B2,”yd”) – returneaza 134 – nr de zile intre 20.6 si 1.11
In H2  =Datedif(A2,B2,”ym”) – returneaza 4 – nr de luni intregi intre 20.6 si 1.11
Aplicatii:
1. Presupunem ca intr-o celula avem codul numeric personal al unei persoane. Vrem sa extragem data nasterii din
codul numeric personal
A B
1 Codul numeric personal Data nasterii
2 2800331262524
In celula B2 scriem functia
=DATE(MID(A2,2,2),MID(A2,4,2),MID(A2,6,2)) – returneaza 31.03.1980 sau alt format al acestei date calendaristice
Obs – functia MID extrage un numar de caractere specificat dintr-un text
2. Presupunem ca intr-o celula avem data nasterii unei persoane si in alta celula avem data curenta. Vrem sa aflam
varsta exacta a persoanei
A B C
1 Data nasterii Data curenta Varsta
2 31.03.1980 =today()
In celula C2 scriem functia
=DATEDIF(A2,B2,”Y”)&” ani”&DATEDIF(A2,B2,”YM”)&” luni”&DATEDIF(A2,B2,”md”)&” zile”
Obs - & folosim pentru a concatena rezultatul functiei DATEDIF cu sirurile de caractere
FUNCTII STATISTICE
Functia AVERAGE – calculeaza media aritmetica a unor numere

Sintaxa: AVERAGE(number1,number2,......) unde
number1, number 2 – sunt valorile care vori fi incluse in calcul
84
Exemplu:
A
1 10 =AVERAGE(A1:A2) – returneaza 15
2 20 =AVERAGE(A1:A2,A3) – returneaza 15
3 15 =AVERAGE(A1,A2:A4) – returneaza 18
4 27 =AVERAGE(A1:A5) – returneaza 18.2
5 19
Functia COUNT – afiseaza cate din argumentele sale sunt celule care contin numere
Sintaxa: COUNT(value1,value2,.....) unde
value1, value2 – contin sau refera toate tipurile de date
Exemplu: 7 TRUE
A
1 10
2 20
3 15.10.2006
4 27
5 =COUNT(A1:A7) – returneaza 3
6 text =COUNT(A1:A7,2)–returneaza 4
Functia COUNTBLANK – numara celulele goale dintr-o zona de celule

Sintaxa: COUNTBLANK(range) unde
range – este zona de celule
Exemplu: 7 TRUE FALSE
A B
1 10 =if(a1<>””,””,a1)
2 20
3 15.10.2006
4 27 12
5 18
6 text =COUNTBLANK(A1:A7) – returneaza 2
=COUNTBLANK(A1:B7) – returneaza 5
Functia COUNTIF – numara intr-o zona de celule, celulele care indeplinesc o anumita conditie
Sintaxa: COUNTIF(range, criteria) unde
range – este zona de celule
criteria – este o conditie de selectare (numar, text, expresie)
Exemplu: 5 Zahar 5
A B
1 Produs Cantitate
2 Zahar 2 =COUNTIF(A2:A5,”Zahar”) – returneaza 3 (s-au vandut 3 produse
3 Paine 4 zahar)
4 Zahar 3 =COUNTIF(B2:B5,”>=4”) – returneaza 2 (s-au vandut 2 produse in
cantitate mai mare egal decat 4)
Functia LARGE - intoarce a k-a valoare cea mai mare dintr-un set de valori
Sintaxa: LARGE(array,k) unde
array – o zona de date numerice pentru care vrem sa aflam a k-a cea mai mare valoare
k – un numar, reprezinta a cata valoare maxima sa fie returnata de functie
Exemplu: 1 10 100
A B 2 2 95
0213116303, 0728120340, 0723163926
3 8 24
4 14 14
5 16 56
6 7 458 =LARGE(A1:A7,3) – al treilea cel mai mare numar din celulele A1-A7
7 45 96 este 14
=LARGE(B1:B7,2) – al doilea cel mai mare numar din celulele B1-B7
este 100
Functia MAX – calculeaza valoarea maxima dintr-un sir de numere

Sintaxa: MAX(number1, number2,....) unde
number1, number2 - numerele pentru care vrem sa aflam valoarea maxima
Exemplu:
A
1 10
2 20
3 15
4 27 =MAX(A1:A5) – returneaza 27
5 19 =MAX(A1:A3) – returneaza 20
Functia MIN – calculeaza valoarea minima dintr-un sir de numere

Sintaxa: MIN(number1, number2,....) unde
number1, number2 - numerele pentru care vrem sa aflam valoarea minima
Exemplu: 5 19
A
1 10
2 20
3 15
4 27 =MIN(A1:A5) – returneaza 10
=MIN(A2:A4) – returneaza 15
Functia RANK – returneaza rangul unui numar intr-o lista de numere

Sintaxa: RANK(number,ref,order) unde
number – numarul al carui rang vrem sa-l aflam
ref – o matrice de numere, valorile nenumerice din lista fiind ignorate
order – un numar ce specifica: daca este 0 sau nu introducem, se considera ca lista de numere este sortata
descrescator. Daca este orice numar nenul, se considera ca lista este sortata crescator
Exemplu:
A B =RANK(8,A1:A7,0) – returneaza 5 (daca numerele din A1-A7 ar fi
1 10 100 soartate descrescator, 8 ar fi a 5-a valoare)
2 2 95 =RANK(8,A1:A7,3) – returneaza 3 (daca numerele din A1-A7 ar fi
3 8 24 soartate crescator, 8 ar fi a 3-a valoare)
4 14 14 =RANK(8,A1:B7,0) – returneaza 12 (daca numerele din A1-B7 ar fi
5 16 56 sortate descrescator, 8 ar fi a 12-a valoare)
6 7 458
7 45 96
Functia SMALL –intoarce a k-a valoare cea mai mica dintr-un set de valori
86
0213116303, 0728120340, 0723163926
Sintaxa: SMALL(array,k) unde

array – o zona de date numerice pentru care vrem sa aflam a k-a cea mai mica valoare
k – un numar, reprezinta a cata valoare minima sa fie returnata de functie
Exemplu:
A B
1 10 100
2 2 95
3 8 24
4 14 14
5 16 56
6 7 458
7 45 96
=SMALL(A1:A7,3) – al treilea cel mai mic numar din celulele A1-A7 este 8
=SMALL(B1:B7,2) – al doilea cel mai mic numar din celulele B1-B7 este 24
87
SECRETARIAT COMPUTERIZAT
- Suport de curs –
FUNCTII MATEMATICE
A. Functii pentru calculul sumei si produsului
Functia SUM – calculeaza suma unor valori numerice

Sintaxa: SUM(argument1, argument2,.....) unde
argument1, argument 2 sunt numerele ce dorim sa le insumam. Aceste argumente pot fi
 Constante – se introduc in functie direct valorile dorite
 Adresele celulelor al caror continut dorim sa le adunam.
 Adresa unui vector (pe coloana sau linie)
 Adresa unui domeniu de celule
Exemplu
A B Descriere
1 90 =SUM(90,-50,60,40) 140 – suma celor 4 numere
2 -50 =SUM(A1:A6) 265 – suma numerelor din cele 6 celule
3 60 =SUM(A1,A3,50) 200 – suma valorilor din A1, A3 si 50
4 40
5 80
6 45
Functia SUMIF – insumeaza doar celulele care respecta un anumit criteriu precizat.
Sintaxa: SUMIF(range,criteria,sum_range) unde
range – reprezinta domeniul de celule in care sunt valorile asupra carora stabilim criteriul
criteria – criteriu ce indica ce valori dorim sa fie adunate
sum_range – camp optional. Se aduna doar valorile vectorului sum_range pentru care valorile corespunzatoare din
vectorul range verifica criteriul
Exemplu: Intr-o foaie de calcul sunt introduse vanzarile dintr-un magazin in ordinea efectuarii lor (produs si
cantitate)
A B
1 Produs Cantitate
2 Placa de baza 3
3 Procesor 2
4 Placa video 4
5 Placa de baza 2
6 Placa video 6
7 Mouse 1
8 Procesor 3
9 Placa video 5
Dorim sa calculam cantitatea totala de procesoare vandute

=SUMIF(A2:A9,”procesor”,B2:B9) – returneaza 5
Functia PRODUCT – calculeaza produsul argumentelor sale

Sintaxa: PRODUCT(number1,number2,...) unde
number1, number 2 – reprezinta numerele pe care dorim sa le inmultim
Exemplu
A
1 5
2 3
3 2
4 4
PRODUCT(A1:A4) – returneaza 120 (5*3*2*4)
PRODUCT(A1:A3,5) – returneaza 150
SUM(PRODUCT(A1,A2),PRODUCT(A4,A4)) – returneaza 23 (5*3+2*4)
Functia SUMPRODUCT – inmulteste componentele corespondente din matricile date si afiseaza suma produselor
Sintaxa: SUMPRODUCT(array1,array2,......) unde
array1, array 2 ...- sunt matrici (intre 2 si 30 argumente) ale caror componente vreti sa le inmultiti si apoi sa adunati
produsele
Obs. Daca array1, array2 sunt matrici unidimensionale (vectori), atunci se efectueaza produsul scalar. Matricile
trebuie sa aiba aceasi dimensiune, altfel functia returneaza eroarea #VALUE
Exemplu:
A B C D
1 4 1 4 1
2 5 2 3 2
3 7 2 7 3
=SUMPRODUCT(A1:B3,C1:D3) – afiseaza 91 (adica 4*4+1*1+5*3+2*2+7*7+2*3)
A B C
1 Produs Cantitate Pret
2 Cafea 10 30000
3 Suc 5 40000
4 Paine 20 4000
5 Zahar 15 28000
6 Faina 18 16000
7 TOTAL
In celula C7 vrem sa calculam totalul cheltuielilor pentru cele 5 produse
SUMPRODUCT(B2:B6,C2:C6) – returneaza 1288000
B. Functii pentru rotunjirea numerelor
Functia INT – returneaza partea intreaga a unui numar (un intreg mai mic sau egal cu numarul argumentului)
Sintaxa: INT(number) unde
number – este un numar
Exemplu:
A
1 Pret
2 1234.26176
3 2313.3123
=INT(A2) – returneaza 1234
=INT(A3) – returneaza 2313
=INT(-123.45) – returneaza – 124
Functia ROUND – rotunjeste un numar la un numar specificat de zecimale. Rotunjeste prin eliminare sau adaugare,
in functie de caz.
Sintaxa: ROUND(number,num_digits) unde
number – numarul pe care vrem sa-l rotunjim
num_digits – numarul de zecimale pe care vrem sa-l aiba numarul
Exemplu:
A
1 Pret
2 1234.26176
3 2313.3123
=ROUND(A2,2) – returneaza 1234.26
=ROUND(A2,1) –returneaza 1234.3
=ROUND(A3,0) – returneaza 2313
=ROUND(A3,-1) – returneaza 2310
Obs: Daca num_digits este mai mic decat 0, atunci numarul este rotunjit spre stanga separatorului zecimal
Functia ROUNDDOWN- rotunjeste inferior un numar (spre 0). Asemanatoare cu functia ROUND numai ca
rotunjeste doar prin eliminare
Sintaxa: ROUNDDOWN(number,num_digits) unde
number – este numarul pe care vrem sa-l rotunjim
num_digits – numarul de zecimale pe care sa-l aiba numarul
Exemplu:
=ROUNDDOWN(A2,2) – returneaza 1234.26
=ROUNDDOWN(A2,1) –returneaza 1234.2
=ROUNDDOWN(A3,0) – returneaza 2313
=ROUNDDOWN(A3,-1) – returneaza 2310
Functia ROUNDUP – rotunjeste superior un numar. Asemanatoare cu functia ROUND numai ca rotunjeste doar
prin adaugare
Sintaxa: ROUNDUP(number,num_digits) unde
number – este numarul pe care vrem sa-l rotunjim
num_digits – numarul de zecimale pe care sa-l aiba numarul
Exemplu:
=ROUNDUP(A2,2) – returneaza 1234.27
=ROUNDUP(A2,1) –returneaza 1234.3
=ROUNDUP(A3,0) – returneaza 2314
=ROUNDUP(A3,-1) – returneaza 2320
Functia TRUNC – elimina partea zecimala dintr-un numar fara a rotunji

Sintaxa: TRUNC(number) unde
number este numarul pe care vrem sa-l truncam
Exemplu:
=TRUNC(A2,2) – returneaza 1234.26
=ROUNDUP(A2,1) –returneaza 1234.2
=ROUNDUP(A3,0) – returneaza 2313
=ROUNDUP(A3,-1) – returneaza 2310
C. Alte functii pentru calcule
Functia ABS – calculeaza modulul unui numar

Sintaxa: ABS(number) unde
number – este numarul pentru care vrem sa aflam modulul
Exemplu:
=ABS(3) – returneaza 3
=ABS(-3) – returneaza 3
Functia MOD – intoarce restul impartirii unui numar la un alt numar

Sintaxa: MOD(number,divisor) unde
number – este numarul pe care il impartim
divisor – este numarul la care impartim valoarea number (divizorul)
Exemplu
=MOD(5,2) – returneaza 1 (restul impartirii lui 5 la 2)
=MOD(-5,2) – returneaza 1
=MOD(5,-2) – returneaza -1
Functia POWER – intoarce rezultatul unui numar ridicat la o putere

Sintaxa: POWER(number,power) unde
number – este numarul baza
power – este exponentul bazei
Exemplu
=POWER(5,2) – returneaza 25
=POWER(5,-2) – returneaza 0.04
Functia SQRT –intoarce radacina patrata a unui numar

Sintaxa: SQRT(number) unde
number – numarul pt care vrem sa aflam radacina patrata
Exemplu:
=SQRT(9) – returneaza 3
=SQRT(-9) returneaza #NUM
FUNCTII LOGICE
Functia AND – verifica un numar de conditii si returneaza TRUE daca toate conditiile sunt adevarate, respective
FALSE daca cel putin una dintre conditii este falsa
Sintaxa: AND(conditie1,conditie2,…) unde
conditie1, conditie2 – sunt conditiile pe care le vreificam
Exemplu:
A B C
1 Data facturarii Data scadenta Data platii
2 20.10.2006 15.11.2006 8.11.2006
3 20.09.2006 15.10.2006 8.11.2006
Vrem sa verificam daca plata a fost facuta la timp
=AND(C2>A2,C2<B2) – returneaza TRUE ( plata a fost facuta in perioada 20.10 -15.11.2006)
=AND(C3>A3,C3<B3) – returneaza FALSE ( plata nu a fost facuta in perioada 20.9 -15.10.2006)
Functia IF – verifica o conditie logica si intoarce o valoare pentru conditie logica adevarata si o alta valoare pentru
conditie logica falsa
Sintaxa: IF(logical_test, value_if_true,value_if_false) unde
logical_test este o valoare sau expresie care poate fi evaluate cu TRUE sau FALSE
value_if_true – valoarea returnata daca conditia logica este adevarata. Poate fi text, referinta la celula sau formula
value_if_false – valoarea returnata daca conditia logica este falsa. Poate fi text, referinta la celula sau formula
Exemplu:
A B C
2 20.10.2006 15.11.2006 8.11.2006
3 20.09.2006 15.10.2006 8.11.2006
Vrem sa verificam daca plata a fost facuta la timp si sa afiseze “achitat fara penalizari” pentru plata facuta la timp,
respectiv “achitat cu penalizari”
=IF(AND(C2>A2,C2<B2),”achitat fara penalizari”,”achitat cu penalizari”) – returneaza achitat fara penalizari
=IF(AND(C3>A3,C3<B3), ”achitat fara penalizari”,”achitat cu penalizari”) – returneaza achitat cu penalizari
OBS. Pot fi imbricate 7 functii IF. Daca avem de imbricate mai mult de 7 IF-uri putem folosi operatorul & cu care
sa concatenam functiile IF
Exemplu: In celula A1 avem valoarea 500.

=IF( A1<100,A1*5,IF(A1<200,A1*4,IF(A1<300,A1*3,IF(A1<400,A1*2,A1*1))))
- returneaza 500
=IF(A1<100,a1*5,””)&IF(AND(A1>=100,A1<200),A1*4,””)&IF(AND(A1>=200,A1<300),A1*3,””)&IF(AND(A1
>=300,A1<400),A1*2,””)&IF(A1>=400,A1*1,””) - returneaza 500
Functiile verifica:
- daca valoarea din A1 este mai mica decat 100, vrem sa inmultim valoarea cu 5, altfel
- daca valoarea este intre 100 si 200, vrem sa inmultim valoarea cu 4, altfel
- daca valoarea este intre 200 si 300, vrem sa inmultim valoarea cu 3
- daca valoarea este intre 300 si 400 vrem sa inmultim valoarea cu 2, altfel
- vrem sa inmultim valoarea cu 1
Functia OR verifica un numar de conditii si returneaza TRUE daca cel putin o conditie este adevarata, respective
FALSE daca toate conditiile sunt false
Sintaxa: OR(conditie1,conditie2,…) unde
conditie1, conditie2 – sunt conditiile pe care le vreificam
Exemplu:
A B C
2 20.10.2006 15.11.2006 8.11.2006
3 20.09.2006 15.10.2006 8.11.2006
Vrem sa verificam daca plata a fost facuta la timp
=AND(C2>A2,C2<B2) – returneaza TRUE ( plata a fost facuta in perioada 20.10 -15.11.2006)
=AND(C3>A3,C3<B3) – returneaza FALSE ( plata nu a fost facuta in perioada 20.9 -15.10.2006)
FUNCTII DE CAUTARE
Functia CHOOSE – foloseste numarul din primul argument pentru a intoarce o valoare din lista de argumente valori
Sintaxa: CHOOSE(index_num,value1,value2,.....) unde
index_num – este un numar ce specifica care argument valoare va fi selectat
value1, value2 .....- valori din care functia isi va selecta rezultatul in functie de index_num
Exemplu:
A B C D
1 15 18 20 21
2 21 24 13 18
=CHOOSE(2,A1,B1,C1,D1) – returneaza 18, valoarea din celula B1, care este a doua valoare in lista de argumente
value
=SUM(CHOOSE(2,A1:A2,B1:B2,C1:C2,D1:D2)) – returneaza 42, suma valorilor din celule B1 si B2
=SUM(A1:CHOOSE(3,B1,C1,D1)) – echivalent cu SUM(A1:D1) – returneaza 74
Functia HLOOKUP – cauta o valoare in primul rand al unui domeniu de celule si returneaza o valoare din aceasi
coloana cu valoarea cautata, dintr-un rand pe care il specificam
Sintaxa: HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) unde
lookup_value – este valoarea cautata. Aceasta valoare va fi cautata in primul rand al argumentului table_array. Poate
fi o valoare, text sau referinta
table_array – domeniul de celule in care este cautata valoarea. Primul rand al domeniului trebuie sa aiba valorile
sortate crescator daca range_lookup este TRUE. Daca range_lookup este FALSE, valorile nu trebuie sortate
crescator
row_index_num – un numar ce reprezinta numarul randului din table_array din care va fi returnata valoarea. Daca
numarul este mai mare decat numarul de randuri ale table_array, functia va returna eroarea #REF. Daca numarul
este mai mic decat 1, functia va returna eroarea #VALUE
range_lookup – valoare logica. FALSE daca primul rand al table_array nu este sortat crescator, respectiv TRUE
daca primul rand este sortat crescator
Exemplu:
A B
1 Produs Furnizor
2 sumilex 50 wp sumitomo chemical
3 sumilex 50 wp sumitomo chemical
4 atonik Akk
5 nutrivit leaf Miller
6 klerat syngenta
7 reldan 40 ec dow agroscience
8 reldan 40 ec dow agroscience
9 aril super chemical independent
=HLOOKUP(„Produs”,A1:B9,4,false) – returneaza „atonik” (valoarea din cel de-al 4-lea rand din domeniul A1:B9
din coloana Produs)
=HLOOKUP(„furnizor”,A1:B9,4,true) – returneaza #N/A (deoarece primul rand din domeniu nu este sortat
crescator)
=HLOOKUP(„furnizor”,A1:B9,4,false) – returneaza „akk”
Functia TRANSPOSE – intoarce o zona verticala de celule ca zona orizontala, respectiv o zona orizontala ca zona
verticala. Dupa ce se introduce functia, in loc de ENTER se va apasa CTRL+SHIFT+ENTER. Pentru a putea folosi
functia trebuie sa selectam celulele astfel incat sa avem acelasi numar ca zona pe care vrem sa o transpunem.
De exemplu, daca vrem sa transpunem 5 celule verticale pe orizontala vom selecta 5 celule. Daca vrem sa
transpunem un domeniu de celule cu m coloane si n randuri, pentrua introduce functia TRANSPOSE vom selecta n
coloane si m randuri.
Sintaxa: TRANSPOSE(array) unde
array – este domeniul de celule pe care vrem sa-l transpunem
Exemplu:
A B C D E F G H
1 Coroana suedeza 0,3937
2 Dolarul australian 2,1264
3 Dolarul canadian 2,4375
4 Dolarul SUA 2,7523
5 Euro 3,5118
In celulele D2:H3 vrem sa avem domeniul A1:B5 transpus
{=TRANSPOSE(A1:B5)} – acoladele apar imediat dupa ce apasati tastele CTRL+SHIFT+ENTER
Va rezulta
Coroana Dolarul Dolarul
suedeza australian canadian Dolarul SUA Euro
0,3937 2,1264 2,4375 2,7523 3,5118
Functia VLOOKUP - cauta o valoare in prima coloana a unui domeniu de celule si returneaza o valoare din acelasi
rand cu valoarea cautata, dintr-o coloana pe care o specificam
Sintaxa: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) unde
lookup_value – este valoarea cautata. Aceasta valoare va fi cautata in prima coloana a argumentului table_array.
Poate fi o valoare, text sau referinta
table_array – domeniul de celule in care este cautata valoarea. Prima coloana a domeniului trebuie sa aiba valorile
sortate crescator daca range_lookup este TRUE. Daca range_lookup este FALSE, valorile nu trebuie sortate
crescator
col_index_num – un numar ce reprezinta numarul coloanei din table_array din care va fi returnata valoarea. Daca
numarul este mai mare decat numarul de coloane ale table_array, functia va returna eroarea #REF. Daca numarul
este mai mic decat 1, functia va returna eroarea #VALUE
range_lookup – valoare logica. FALSE daca prima coloana al table_array nu este sortata crescator, respectiv TRUE
daca prima coloana este sortata crescator
Exemplu:
A B
1 Coroana ceheasca 0,1254
2 Coroana daneza 0,4708
3 Coroana
norvegiana 0,4255
4 Coroana suedeza 0,3937
5 Dolarul australian 2,1264
6 Dolarul canadian 2,4375
7 Dolarul SUA 2,7523
8 Euro 3,5118
=VLOOKUP(„Euro”,A1:B8,2,false) – returneaza 3.5118 (valoarea din cea de-a 2-a coloana din domeniul A1:B8 din
coloana B)
=VLOOKUP(„dolar”,A1:B8,2,true) – returneaza 0.3937
=VLOOKUP(„dolar*”,A1:B8,2,false) – returneaza 2.1264
Deschiderea aplicaţiei PowerPoint

Met. I: Start  Programs  Microsoft PowerPoint
Met. II: Dacă există o scurtătură pe ecran sub care scrie Microsoft PowerPoint se poate porni aplicaţia prin dublu
clic pe această iconiţă.
Crearea unei noi prezentări

O prezentare nouă se poate deschide prin opţiunea New din meniul File, sau pe clic pe butonul New
din bara de instrumente sau utilizând combinaţia de taste CTRL+N. Pe ecran va apărea o fereastră din care vă puteţi
alege tipul de prezentare dorit sau unul din tipurile predefinite.
Deschiderea unei prezentări existente şi salvarea acesteia

Pentru a deschide o prezentare existentă se poate alege una dintre următoarele metode:
Met. I: se alege din meniul File opţiunea Open
Met II: se apasă butonul .
Met. III: CTRL + O
Apare o fereastră de dialog, în care se specifică locul unde este fişierul ce trebuie deschis. Deschiderea
prezentării se poate realiza printr-un clic efectuat pe butonul Open, după ce fişierul dorit a fost selectat.
Salvarea unei prezentări

Pentru a salva o prezentare folosim opţiunea Save din meniul File, si apoi specificarea locului unde va fi
amplasat fişierul.
Alte metode pentru a deschide fereastra de dialog Save as:
- File  Save As
- Butonul Save din bara de instrumente Standard
- CTRL + S
Salvarea prezentărilor sub alt nume, în alt loc sau sub alt format
Pentru aceasta se apelează funcţia Save As din meniul File sau tasta F12
După alegerea acestei opţiuni pe ecran apare caseta de dialog Save As în
care se stabileşte tipul documentului şi calea unde se doreşte a se salva şi
eventual noua denumire.
Salvarea în format web
Se poate realiza prin:

 Opţiunea Save As din meniul File şi apoi se alege tipul Web
page, cu extensia *.htm sau *.html.
 Opţiunea Save as Web Page din meniul File.
Modul de vizualizare al prezentărilor
Ca formă de prezentare a materialului ce trebuie creat, puteţi alege diferite

moduri de vizualizare din meniul View, sau puteţi alege una dintre opţiunile existente
în partea stânga jos a ferestrei
Aceste opţiuni sunt următoarele:
Normal – este tipul de vizualizare cel mai des folosit, ce vă permite
vizualizarea diapozitivelor cât şi a tuturor datelor cuprinse în acest diapozitiv; este
foarte utilă pentru crearea unei imagini de ansamblu asupra prezentării.
Outline View – prezintă textul şi comentariile referitoare la un diapozitiv, iar în partea dreaptă jos este
prezentat diapozitivul selectat; este foarte bună pentru editarea textului şi a comentariilor.
Slide View – este o vizualizare ce prezintă un diapozitiv, fiind foarte utilă atunci când lucrati cu imagini
grafice.
Slide Sorter View - prezintă fiecare diapozitiv sub forma unei mici imagini grafice fiind foarte utilă pentru
realizarea operaţiilor de copiere, mutare a unor diapozitive.
Slide Show - se poate vizualiza întreaga prezentare creată. Pentru a porni o prezentare puteţi apăsa tasta F5
existentă pe tastatură.
Diapozitive (Slide-uri)
 Adăugarea unui diapozitiv nou cu format definit
Pentru a adăuga un diapozitiv nou unei prezentări, alegeţi din meniul Insert opţiunea
New Slide, sau puteţi apăsa simultan tastele Ctrl+M. Pe ecran va apărea fereastra
New Slide din care vă alegeţi formatul dorit pentru diapozitiv. Din partea stângă a
ferestrei alegeţi tipul dorit pentru diapozitiv. În această fereastră puteţi alege diferite formate pentru diapozitivele pe
care le introduceţi: diapozitive cu format de tip titlu, de tip grafic şi text, de tip tabel şi altel e.
 Alegerea diapozitivului dorit

Atunci când doriţi să vă poziţionaţi pe un diapozitiv, în partea stângă a ferestrei selectaţi diapozitivul dorit în
modul de vizualizare Normal. Pe ecran va apărea în partea dreaptă conţinutul diapozitivului selectat.
 Schimbarea fundalului unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelor unei prezentări
Pentru a schimba fundalul unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelor

existente într-o prezentare, selectaţi din meniul Format opţiunea Background.
Această funcţie va deschide fereastra Background în care vă puteţi alege
culoarea dorită sau vă puteţi crea propria dumneavoastră culoare prin alegerea
opţiunii More Colors. Apoi, pentru a schimba fundalul diapozitivului curent
apăsaţi butonul Apply. Pentru a aplica acest fundal tuturor diapozitivelor din
prezentare apăsaţi butonul Apply to All.
Funcţia Background o puteţi apela şi din meniul apărut după ce aţi dat
clic dreapta pe diapozitivul căruia doriţi să îi modificaţi fundalul.
Utilizarea formelor implicite

Microsoft PowerPoint vă pune la dispoziţie diferite formate implicite pentru prezentări. Pentru a alege un format
predefinit pentru prezentarea dumneavoastră, selectaţi din meniul Format opţiunea Apply Design Template.
Această opţiune o puteţi selecta şi din meniul apărut după ce aţi dat clic dreapta pe unul dintre diapozitivele
existente în prezentare.
Pe ecran va apărea fereastra Apply Design Template din care vă alegeţi formatul dorit. În parte dreaptă a acestei
ferestre puteţi vizualiza formatul ales.
Master Slide
Un diapozitiv special oferit de Microsoft PowerPoint este Master Slide. Cu ajutorul acestui diapozitiv puteţi
controla diferite proprietăţi ale prezentării dumneavoastră, ca de exemplu caracteristici legate de textul folosit în
prezentare sau de fundalul aplicat diapozitivelor.
Atunci când doriţi să efectuaţi anumite modificări asupra tuturor diapozitivelor din prezentare, nu trebuie să
realizaţi modificările asupra fiecărui diapozitiv. Puteţi realiza modificările dorite asupra acestui diapozitiv şi
PowerPoint realizează automat modificările asupra tuturor diapozitivelor prezentării cât şi asupra noilor diapozitive
pe care le adăugaţi.
De exemplu dacă modificaţi culoarea titlului în Master Slide, PowerPoint va modifica automat culoarea
titlului în toate diapozitivele existente în prezentare.
Pentru a afişa acest diapozitiv selectaţi din meniul View opţiunea

Master – Slide Master.
Pe ecran va apărea un ecran asupra căruia efectuaţi modificările
dorite. Aceste modificări vor apărea pe fiecare diapozitiv din prezentare şi
asupra diapozitivelor noi pe care le veţi introduce în prezentare.
 Introducerea, ştergerea unei imagini, obiect în Master Slide

Dacă aveţi o imagine sau un obiect care doriţi să apară în fiecare diapozitiv, pentru a nu introduce manual
imaginea în fiecare diapozitiv, alegeţi introducerea imaginii în Master Slide. Această imagine va apărea pe fiecare
diapozitiv în locul în care aţi introdus-o în Master Slide. Pentru a introduce o imagine, apelaţi din meniul Insert
funcţia Picture – From File. Din fereastra apărută alegeţi imaginea pe care doriţi să o inseraţi şi apoi apăsaţi
butonul Insert. Imaginea va apărea în Master Slide şi o puteţi poziţiona unde doriţi dumneavoastră.
Pentru a şterge o imagine din Master Slide, va trebui să selectaţi imaginea respectivă şi apoi să apăsaţi una
din tastele Delete sau BackSpace.
Cu ajutorul comenzii Insert puteţi introduce în Master Slide diferite obiecte ca: WordArt, scheme
organizatorice şi altele.
 Adăugarea textului în subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele

Dacă doriţi introducerea unui text în subsolul unui diapozitiv sau în cadrul tuturor diapozitivelor, alegeţi din
meniul View opţiunea Header and Footer. Această funcţie va deschide fereastra Header and Footer în care
introduceţi subsolul dorit.
Pentru a introduce un subsol selectaţi căsuţa Footer şi apoi în
câmpul de editare introduceţi textul dorit. Dacă nu doriţi ca acest să
apară şi pe primul diapozitiv, selectaţi opţiunea Don`t show on title
slide. Pentru a introduce acest subsol doar în diapozitivul curent
apăsaţi butonul Apply; pentru a introduce subsolul în toate
diapozitivele prezentării apăsaţi butonul Aplly to All.
Adăugarea automată a numerelor diapozitivelor:

Dacă doriţi introducerea numerotării în cadrul unui
diapozitiv sau în cadrul tuturor diapozitivelor, alegeţi din meniul
View opţiunea Header and Footer în care va trebui să alegeţi
opţiunea Slide Number.
Dacă nu doriţi ca primul diapozitiv să apară numerotat
selectaţi opţiunea Don`t show on title slide. Pentru a introduce
numerotarea doar în diapozitivul curent apăsaţi butonul Apply; pentru a introduce numerotarea în toate diapozitivele
prezentării apăsaţi butonul Aplly to All.
Formatare text şi imagini
Formatarea şi introducerea textului

 Adăugarea textului într-un diapozitiv
Textul este introdus prin acţionarea tastaturii: în momentul în care se ajunge la capătul rândului, cursorul
continuă pe rândul următor. Pentru a introduce un text va trebui să efectuaţi clic în zona în care scrie Click to add
text şi apoi puteţi introduce textul dorit.
 Editarea comentariilor unui diapozitiv

Pentru a edita comentariile unui diapozitiv, este recomandat să lucraţi cu vizualizarea Outline View.
Selectaţi diapozitivul căruia doriţi să îi adăugaţi un comentariu şi apoi în partea din dreapta a ferestrei daţi un clic în
câmpul Click to add notes.
În acest câmp puteţi introduce diferite simboluri cu ajutorul comenzii Insert – Symbol sau puteţi introduce
text.
 Formatarea textului
După introducerea textului puteţi alege opţiunea de formatare a acestuia. Din meniul Format selectaţi
opţiunea Font.
Se deschide următoarea fereastră de dialog:
În prima parte se poate modifica tipul de font, stilul şi dimensiunea acestuia, doar printr-un simplu clic pe
opţiunea dorită.
Pentru a alege o culoare specială va trebui să daţi clic pe meniul derulant

Color ce deschide o nouă fereastră din care se poate alege o culoare pentru font.
Dacă totuşi nu sunteţi mulţumit de culorile prezentate şi doriţi o nuanţă

specială efectuaţi clic pe butonul More Colors.
Se va deschide fereastra Colors.
Aici vă puteţi crea orice culoare doriţi prin combinarea unor culori.
Culoarea pe care o doriţi se poate obţine prin deplasarea crucii albe în
fereastra Colors spre nuanţa dorită. Intensitatea culorii se modifică prin
deplasarea săgeţii albe din partea dreaptă, în sus sau în jos după cum doriţi.
În fereastra de dialog Font mai apar şi alte efecte ce

pot fi activate prin marcarea acestora printr-un simplu clic.
Fiecare efect va fi atribuit doar textului dinainte selectat.
Efectele mai importante sunt: Underline, care subliniază textul
şi Shadow ce îi oferă textului o uşoară umbră. Superscript
este opţiunea necesară pentru a scrie textul selectat ca
exponent, iar Subscript scrie textul selectat ca indice.
Pentru a face definitive modificările va trebui apăsată tasta OK. În caz contrar apăsarea tastei Cancel va lăsa
textul aşa cum era.
Puteţi economisi timp făcând aceste lucruri prin intermediul butoanelor prezente pe bara de meniuri. Pentru:
A scrie îngroşat trebuie apăsat butonul sau prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+B.
A scrie înclinat se apasă butonul sau prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+I.
A sublinia textul apăsăm sau prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl+U.
A schimba fontul sau dimensiunea acestuia alegeţi caracterele dorite din meniurile derulante existente pe
bara de instrumente
A adăuga o umbră textului selectat apăsaţi butonul existent în bara de instrumente a aplicaţiei.
Puteţi alinia textul după cum doriţi. Pentru aceasta selectaţi din meiul Format – Alignment şi apoi alegeţi
opţiunea dorită.
Pentru a economisi timp puteţi lucra şi cu butoanele din

bara de instrumente.
la stânga sau puteţi apăsa combinaţia de taste Ctrl+L.
centrat sau puteţi apăsa combinaţia de taste Ctrl+E.
la dreapta sau puteţi apăsa combinaţia de taste Ctrl+R.
Justified .
Se pot transforma toate caracterele unui text în litere mari. Pentru a realiza
acest lucru selectaţi textul dorit şi apoi din meniul Format alegeţi opţiunea Change
Case ce va deschide fereastra Change Case din care vă alegeţi opţiunea dorită (pentru
a transforma în litere mari alegeţi opţiunea Uppercase). Sau putem folosi combinaţia
de taste SHIFT + F3
 Schimbarea spaţiului între paragrafe

Pentru a schimba spaţierea între diferite paragrafe selectaţi paragrafele asupra cărora
doriţi să realizaţi modificările şi apoi din meniul Format selectaţi opţiunea Line
Spacing. În fereastra apărută pe ecran selectaţi dimensiunile dorite.
 Alegerea diferiţilor marcatori

O modalitate de formatare a paragrafelor existente într-un diapozitiv este
cea cu ajutorul marcatorilor din meniul Format – Bullet and Numbering.
Această opţiune deschide o fereastră de dialog din care ne putem alege simboluri
diverse pentru a evidenţia anumite paragrafe.
Tipurile de marcatori sunt:

Bulleted - se introduc diferite simboluri pentru a se
remarca mai uşor anumite paragrafe.
Numbered – oferă posibilitatea de a ordona paragrafele
din diapozitiv cu ajutorul cigrelor arabe sau a literelor.
În acelaşi meniu deschis se mai poate alege din
meniul derulant Color culoarea pe care doriţi să o conţină
marcatorul respectiv sau puteţi alege şi dimensiunea
acestuia exprimată procentual în funcţie de mărimea
caracterelor textului.
Pentru a introduce automat un bullet se poate da
clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente
.
 Utilizarea comenzii Undo şi Redo

În momentul în care s-a greşit ceva în introducerea datelor se apelează funcţia Undo pentru a anula ultima
operaţie efectuată. Funcţia Undo se găseşte în meniul Edit – Undo sau în pictograma aflată pe bara de instrumente
. Se observă că apăsarea tastelor Ctrl+Z realizează anularea ultimei operaţii.
Opus funcţiei Undo este funcţia Redo, care realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Funcţia Redo se
găseşte în meniul Edit, asemănător funcţiei Undo sau în pictograma existentă pe bara de meniuri . Se observă
că apăsarea tastelor Ctrl+Y realizează refacerea ultimei operaţii anulate.
Imagini
 Introducerea unei imagini (clipart) într-un diapozitiv
Uneori aveţi nevoie şi de alte elemente decât text pe care să le introduceţi în prezentare ca de exemplu: foi
de calcul, imagini, organigrame. Pentru aceasta folosiţi meniul Insert.
Pentru a avea în document imagini puteţi alege una dintre cele două opţiuni:
-Inserarea clipart-urilor – cu ajutorul funcţiei Insert – Picture – Clipart sau prin apăsarea butonului ce
se află în bara de instrumente Drawing.
- Inserarea unei imagini – se foloseşte funcţia Insert – Picture – From File sau se apasă butonul din
bara de instrumente Drawing.
Copierea, mutarea, ştergerea textului/ imaginilor între diapozitive diferite

Copierea şi mutarea textului/imaginilor în diferite părţi ale fişierului sau chiar în fişiere diferite este posibilă
datorită existenţei Clipboard-ului. Clipboard-ul este o memorie temporară folosită la păstrarea pe termen scurt a
cuvintelor imaginilor sau diagramelor.
Pentru a copia un text sau o imagine în altă parte a diapozitivului sau între
diapozitive diferite se alege opţiunea Copy din meniul Edit sau se foloseşte combinaţia de
taste Ctrl+C. Se mai poate da clic pe butonul aflat în bara de instrumente .
Pentru a putea alege opţiunea Copy va trebui ca textul sau
imaginea ce trebuie copiată să fie selectată, în caz contrar această
opţiune va apărea cu culoarea gri (neactivat).
După copierea textului/imaginii pentru ca acesta să poată fi pus în locul care se
doreşte va trebui să alegeţi opţiunea Paste din meniul Edit sau combinaţia de taste Ctrl+V.
Se poate opta şi pentru un clic simplu pe imaginea din bara de instrumente .
O altă metodă de copiere a unei imagini (sau text) este apelarea din meniul Edit a opţiunii Duplicate sau
apăsarea tastelor Ctrl+D.
Pentru a muta un text/imagine în altă parte a diapozitivului sau între diapozitive

diferite se alege opţiunea Cut din meniul Edit sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl+X. Se
mai poate efectua clic pe pictograma de pe bara de instrumente. După mutarea
textului/imaginii pentru ca acesta să poată fi pus în locul care se doreşte va trebui să alegeţi
opţiunea Paste din meniul Edit sau combinaţia de taste Ctrl+V. Se poate opta şi pentru un clic simplu pe imaginea
din bara de instrumente .
Opţiunea Edit – Paste Special vă oferă posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat în diapozitiv
conţinutul Clipboard-ului.
Ştergerea textului sau a imaginilor – se realizează prin apăsarea tastelor Backspace (ştergerea făcându-se
în direcţia la stânga) sau prin apăsarea tastei Delete (ştergerea făcându-se în direcţia la dreapta). Ştergerea se poate
face caracter cu caracter sau selectând un paragraf şi ştergându-l apăsând pe tasta Delete sau Backspace o singură
dată.
Grafice, diagrame şi desenarea obiectelor

Utilizarea graficelor şi a diagramelor
 Introducerea şi modificarea datelor pentru diferite tipuri de grafice
Pentru a crea un grafic în cadrul unui diapozitiv va trebui să alegeţi un format corespunzător pentru
diapozitivul respectiv. Formatul îl alegeţi din fereastra Slide Layout pe care o deschideţi din meniul Format cu
opţiunea Slide Layout sau din butonul existent pe bara de instrumente a aplicaţiei.
Crearea unui grafic nou se poate realiza şi prin apelarea din meiul Insert a funcţiei Chart.
În fereastra Slide Layout alegeţi tipul dorit pentru diapozitiv, în cazul nostru opţiunea Chart şi apoi pentru
a aplica acest format apăsaţi butonul Reapply.
În noul diapozitiv pentru a putea introduce date va trebui să daţi dublu clic pe imaginea corespunzătoare.
Pe ecran va apărea o fereastră Excel în care vă puteţi introduce datele dorite. Datele se vor introduce ca în
orice foaie de calcul. După introducerea datelor, pentru a finaliza graficul, va trebui să efectuaţi un clic oriunde în
afara graficului sau a ferestrei apărute.
Dacă aveţi un grafic realizat şi doriţi modificarea anumitor date va
trebui să editaţi graficul. Acest lucru se realizează prin apelarea funcţiei Chart
Object – Edit din meniul derulant apărut după ce aţi dat clic dreapta pe
graficul pe care doriţi să îl modificaţi.
Pe ecran va apărea fereastra de editare în care puteţi modifica datele.
Puteţi edita un grafic şi prin dublu clic pe acesta.
 Modificarea culorii de umplere a unui grafic

După editarea graficului puteţi modifica culoarea de umplere a acestuia. Aveţi două metode care vă permit
să faceţi acest lucru.
Prima posibilitate este alegerea funcţiei Format Chart Area, din meniul apărut după ce aţi dat clic dreapta
pe graficul căruia doriţi să-i modificaţi culoarea. Această opţiune va deschide fereastra Format Chart Area în care
vă alegeţi culoarea dorită.
O modalitate mai rapidă de modificare a culorii unui grafic este apăsarea butonului existent pe bara de
instrumente Drawing. Pentru a modifica culoarea graficului prin această modalitate va trebui ca graficul să fie
selectat.
 Modificarea culorii graficului
Pentru a modifica culorile unei serii din graficul deja definit, daţi clic dreapta pe acesta şi alegeţi opţiunea
Format data Series. În această fereastră alegeţi culoarea dorită, eventual şi alte opţiuni oferite de meniurile
existente în această fereastră.
 Modificarea tipului de grafic

După editarea graficului creat, puteţi modifica tipul acestuia prin alegerea din
meniul Chart a funcţiei Chart Type. În fereastra ce va apărea pe ecran vă puteţi alege
noul tip dorit pentru graficul dumneavoastră.
O modalitate mai rapidă de schimbare a tipului graficului este cu ajutorul butonului existent pe bara de
instrumente a aplicaţiei.
Scheme organizatorice (organigrame)

 Crearea unei scheme organizatorice
Pentru a crea o schemă organizatorică în cadrul unui diapozitiv va
trebui în primul rând să alegeţi un format corespunzător pentru diapozitivul
respectiv.
Formatul unui diapozitiv îl alegeţi din fereastra Slide Layout pe
care o deschideţi apelând din meniul Format funcţia Slide Layout sau din
butonul existent pe bara de instrumente a aplicaţiei.
În fereastra Slide Layout alegeţi tipul dorit pentru diapozitiv, în
cazul nostru opţiunea Organization Chart şi apoi pentru a aplica acest
format apăsaţi butonul Reapply.
În noul diapozitiv pentru a putea introduce date va trebui să daţi
dublu clic pe imaginea corespunzătoare.
Pe ecran va apărea fereastra Diagram Gallery din care vă alegeţi
tipul dorit pentru diagramă.
Din această fereastră alegeţi tipul dorit şi apoi apăsaţi OK. În
cadrul diapozitivului va apărea schema în care dumneavoastră puteţi introduce datele dorite.
Pe ecran va apărea şi o bară de instrumente specifică. Cu ajutorul acesteia puteţi realiza diferite modificări
asupra schemei organizatorice.
Puteţi introduce alte nivele, noi subordonaţi, noi colegi sau asistenţi. Pentru aceasta va trebui să selectaţi
numele sau departamentul căruia doriţi să-i introduceţi noi colegi şi apoi din bara de instrumente specifică din
meniul Insert Shape alegeţi ceea ce doriţi.
Puteţi modifica şi structura schemei organizatorice cu ajutorul opţiunilor existente în meniul Layout.
Desenarea obiectelor
 Adăugarea diferitelor tipuri de obiecte într-un diapozitiv
Uneori aveţi nevoie de imagini mai complexe pe care vi le puteţi desena foarte uşor singuri cu ajutorul barei
de instrumente Drawing. Această bară se activează prin apăsarea butonului . Ea va apărea în partea de jos a
ferestrei sub forma:
Dacă bara nu este prezentă o puteţi activa cu ajutorul meniului View – Toolbars – Drawing.
Din opţiunea AutoShapes puteţi alege diferite forme. Selecţia se face

printr-un clic pe forma dorită şi apoi în diapozitiv trageţi cu mouse-ul cât de
mult doriţi pentru a avea dimensiunea dorită.
 Rotirea unui obiect

Puteţi realiza rotirea unui obiect apăsând butonul de pe bara Drawing, dar numai după ce aţi selectat
obiectul pe care doriţi să-l rotiţi . Acum obiectul dumneavoastră apare încadrat de patru puncte. Pentru a-l roti,
plasaţi cursorul mouse-ului deasupra unuia dintre punctele în jurul căruia doriţi să realizaţi rotirea obiectului.
După ce aţi terminat, pentru a finaliza poziţia obiectului eliberaţi tasta mouse-ului.
 Alinierea unui obiect într-un diapozitiv

După crearea obiectelor le puteţi poziţiona în orice parte a diapozitivului dorişi, prin selectarea şi mutarea
acestora cu ajutorul mouse-ului sau puteţi alege din meniul derulant apărut după ce aţi dat clic dreapta pe obiect
opţiunea Format AutoShape.
Pe ercan va apărea fereastra Format AutoShape în care selectaţi meniul Position. În această fereastră
alegeţi din meniurile derulante opţiunile dorite.
 Redimensionarea unui obiect

Trebuie să selectaţi imaginea dorită. Selectarea imaginii se face printr-un clic pe aceasta. Imaginea va apărea
într-un pătrat încadrat de 8 puncte.
Acum puteţi modifica dimensiunea obiectului plasând cursorul mouse-ului pe unul din cele 8 puncte.
Cursorul va avea diferite forme în funcţie de punctul deasupra căruia îl plasaţi. Dacă plasaţi cursorul în punctele
laterale, acesta va avea forma . Cursorul plasat deasupra punctelor din mijloc în partea de sus sau jos a
obiectului va arăta . Cursorul plasat în celelalte puncte va fi de forma sau .

Puteţi de asemenea deplasa obiectul. În acest caz va trebui să plasaţi cursorul deasupra obiectului până în
momentul în care acesta devine . Acum, ţinând apăsată butonul stâng al mouse-ului, puteţi deplasa obiectul în
orice parte a diapozitivului doriţi.
Uneori când realizaţi desene complicate folosiţi diferite forme. Dacă doriţi să mutaţi desenul în altă parte a
diapozitivului va fi foarte greu să modificaţi fiecare formă a lui. De aceea PowerPoint vă oferă posibilitatea grupării
formelor şi realizarea unui singur obiect cu ajutorul funcţiei Draw – Group.
Dacă aţi dori să mutaţi acest desen ar trebui să selectaţi fiecare obiect şi să-l mutaţi. Dar este mult mai uşor
să le grupaţi într-un singur obiect şi apoi să îl mutaţi pe acesta. Pentru a selecta simultan toate obiectele, va trebui
ţinută apăsată tasta Shift în timp ce cu un clic stânga al mouse-ului selectaţi toate obiectele.
După ce aţi selectat toate obiectele, alegeţi din meniul Draw opţiunea Group sau daţi un clic
dreapta pe obiectele pe care doriţi să le grupaşi şi din meniul derulant apărut selectaţi opţiunea
Group. Pentru a putea alege opţiunea Group va trebui să selectaţi cel puţin două obiecte.
După realizarea grupării desenul va arăta ca un singur obiect. Acum puteţi muta foarte uşor
desenul în orice parte a diapozitivului doriţi.
Se observă că se mută ambele obiecte, noua poziţie fiind prezentată punctat.
Dacă uneori vreţi ca acest desen să nu mai fie grupat, alegeţi funcţia Ungroup din meniul
Draw.
Întotdeauna trebuie să selectaţi ceea ce vreţi să prelucraţi !!!
 Poziţionarea unui obiect în cadrul altui obiect

Atunci când aveţi două obiecte şi doriţi ca unul să apară în interiorul celuilalt, dacă plasaţi obiectul pur şi
simplu în interiorul celuilalt obiect, acesta nu se va vedea. Să presupunem că dorim să introducem obiectul creat
anterior într-un alt obiect.
Acesta nu se va vedea fiind ascuns în spatele obiectului nou. Pentru a vedea ambele obiecte, va trebui să daţi
clic dreapta pe unul dintre acestea şi din meniul derulant apărut din opţiunea Order să alegeţi ceea ce doriţi (dacă
daţi clic pe obiectul curent va trebui să alegeţi opţiunea Bring to front pentru a aduce obiectul în faţă, iar dacă daţi
clic dreapta pe celălalt obiect alegeţi opţiunea Sent to back).
Acum pe ecran vor apărea ambele obiecte, unul în interiorul celuilalt. Puteţi chiar să realizaţi o grupare a
acestora cu ajutorul comenzii Group.
Efecte aplicate diapozitivelor
Animaţia textului şi a imaginilor unui diapozitiv

Pentru a face prezentarea mai plăcută, puteţi adăuga diferite animaţii textului, obiectelor, imaginilor
existente într-un diapozitiv. Acest lucru se realizează prin apelarea din meniul Slide Show a funcţiei Custom
Animation.
Apelarea acestei funcţii va deschide fereastra Custom Animation din care vă
alegeţi efectele pe care doriţi să le aplicaţi diferitelor obiecte existente în cadrul
diapozitivului.
Pentru a adăuga efecte obiectelor selectate, alegeţi din această fereastră meniul
Effects.
În primul meniu derulant alegeţi efectul dorit, în următorul meniu introduceţi din ce
parte a diapozitivului doriţi să fie aplicat acest efect. Din al treilea meniu derulant puteţi
alege un sunet pe care să îl aplicaţi obiectului selectat.
Efecte aplicate diapozitivelor

Puteţi aplica diferite efecte şi asupra diapozitivelor unei prezentări. Pentru aceasta alegeţi din meniul Slide
Show opţiunea Slide Transition.
În fereastra apărută pe ecran alegeţi efectul pe care doriţi să îl aplicaţi asupra diapozitivului. Pentru a aplica
acest efect diapozitivului curent apăsaţi butonul Apply, iar pentru a aplica efectul selectat asupra tuturor
diapozitivelor apăsaţi butonul Apply to All. Pentru a vizualiza modificările făcute, alegeţi din meniul Slide Show
funcţia Animation Preview. Pe monitor va apărea o mică fereastră în care veţi vedea efectele pe care le-aţi aplicat
asupra obiectelor, imaginilor şi textului existente în cadrul diapozitivului.
Pregătirea prezentării
Pregătirea diapozitivelor
 Stabilirea formatului unui diapozitiv
Înainte de a fi imprimată prezentarea, va trebui stabilit formatul diapozitivelor. Pentru aceasta se alege
opţiunea Page Setup din meniul File, ce deschide următoarea fereastră, cu următoarele proprietăţi:
 Corectarea erorilor gramaticale

Înainte de verificarea ortografică a prezentării va trebui să alegeţi limba dicţionarului, respectiv cea în care
realizaţi corectarea ortografică. Acest lucru se realizează cu ajutorul funcţiei Set Language existentă în meniul
Tools – Language.
Apelarea acestei funcţii va conduce la deschiderea ferestrei Language din care vă puteţi alege limba dorită.
Trebuie să fie instalată această opţiune pentru mai multe limbi.

Corectarea gramaticală se face cu ajutorul opţiunii Spelling and Grammar din meniul Tools. Implicit
această funcţie este activă lucru demonstrat de faptul că orice cuvânt greşit apare subliniat cu roşu.
Pentru a dezactiva această opţiune se alege funcţia Options din meniul Tools. În această fereastră doar
printr-un simplu clic puteţi activa sau dezactiva corectarea gramaticală.
Dacă această funcţie este activată, toate cuvintele ce nu există
în dicţionar sunt subliniate cu roşu.
Cuvintele subliniate cu roşu au una din următoarele
caracteristici:
- Sunt scrise incorect
- Cuvântul este scris corect, dar el nu se găseşte în
dicţionarul predefinit.
Cum se pot corecta greşelile existente:
- Prin corectare manuală – dacă funcţia de corectare gramaticală este inactivă.
- Prin corectare automată – cu ajutorul funcţiei din meniul Tools – Spelling and Grammar sau prin
apăsarea tastei F7 sau a butonului de pe bara de instrumente.
Imprimarea
După realizarea tuturor operaţiilor necesare înaintea imprimării, puteţi trece la imprimarea efectivă a
prezentării. Pentru aceasta va trebui să apelaţi funcţia Print din meniul File sau puteţi apăsa simultan tastele Ctrl+P
sau puteţi apăsa butonul existent pe bara de instrumente a aplicaţiei. Funcţia Print va deschide fereastra Print
în care vă alegeţi opţiunile dorite.
Prezentarea
Puteţi afişa pe ecran prezentarea creată. Afişarea se poate realiza începând cu primul diapozitiv prin apelarea
din meiul Slide Show a opţiunii View Show sau prin apăsarea tastei F5 sau de la diapozitivul curent prin apăsarea
butonului existent pe bara de jos a aplicaţiei.
Dacă în prezentare aveţi anumite diapozitive pe care nu doriţi să le afişaţi în cadrul prezentării puteţi alege
din meniul Slide Show opţiunea Hide Slide. Pentru ca diapozitivul să apară în afişarea prezentării va trebui să
apelaţi din nou această funcţie.
Internet – Noţiuni generale

Uşurinţa cu care se pot distribui informaţii, dar mai ales cu care orice utilizator, poate avea acces
la informaţii, a făcut din Internet un mediu preferat. Structura Internet-ului a făcut posibilă nu numai
distribuirea de informaţii “statice”, ci şi existenţa serviciilor.
Prin urmare Internet-ul este:

 O cale de comunicare foarte rapidă şi atractivă între oameni.
 Modalitatea prin care oamenii aflaţi oriunde pe Glob pot comunica şi schimba informaţii cu multă
uşurinţă.
 Oferta “de toate pentru toţi”, remarcându-se prin uşurinţa cu care orice utilizator, fie el şi novice
în informatică, poate avea acces la informaţie.
INTERNET este o reţea de reţele
a) Tipuri de reţele:
După amploare/întindere, reţelele pot fi:
LAN (Local Area Network) – reţele locale, ce se limitează la aria unui departament, a unei clădiri, la
campusul unei şcoli/universităţi, sau teritoriul unei întreprinderi. Sunt cele mai comune reţele şi de obicei
nu depăşesc câteva sute de metri pătraţi.
MAN (Metropolitan Area Network) – reţele mai extinse, ce acoperă aria unei localităţi/metropole,
interconectând LAN-urile din acea localitate. O parte dintre aceste reţele sunt iniţiate şi gestionate de către
administraţia publică locală.
WAN (Wide Area Network) – reţele ce acoperă o arie şi mai extinsă, cum ar fi o ţară sau un
continent.
GAN (Global Area Network) – reţeaua globala, Internetul.
După tipul de utilizatori ţintă, se disting trei categorii de reţele:

Internet
Intranet
Extranet
Internet
Internetul este o reţea globală de calculatoare conectate între ele pentru a pune în comun informaţii şi alte
resurse. Orice calculator conectat la Internet poate să comunice cu orice alt calculator legat la Internet,
astfel încât Internetul poate fi vizualizat ca o reţea uriaşă alcătuită din milioane de reţele de calculatoare
din întreaga lume (LAN +MAN +WAN).
O reţea este formată din calculatoare care au rol de client şi calculatoare cu rol de server (arhitectura
client-server). Un server este un calculator care furnizează servicii, cum ar fi distribuirea e-mail-urilor sau
a paginilor Web, în timp ce clientul este un calculator care se conectează la server pentru a solicita şi primi
informaţii de la acesta sau pentru a accesa resursele disponibile acolo.
Fiecare calculator conectat la Internet are atribuit un număr unic de identificare, care reprezintă adresa
Internet. Deoarece utilizatorul reţine mai greu un număr, acesta este dublat de un nume, cunoscut ca
nume de domeniu. De exemplu, pentru site-ul Primăriei Bucureşti veţi obţine acelaşi rezultat daca veţi
scrie în bara de adrese din browser 193.231.239.1 sau www.pmb.ro
Intranet
Intranetul este o reţea privată din interiorul unei firme sau instituţii, prin care se transmit documente, se
permite accesul la baze de date, se asigură instruirea personalului şi comunicarea între angajaţi şi se
distribuie software. Spre deosebire de Internet, reţeaua Intranet deserveşte numai personalul din cadrul
organizaţiei şi de aceea este necesară implementarea unui sistem de parole prin care să asigure
confidenţialitatea datelor.
Calculatoarele din interiorul Intranetului nu sunt accesibile din exteriorul reţelei, însă pot accesa atât
resursele interne cât şi resursele oferite de serverele din Internet. Acest lucru este posibil cu ajutorul unui
dispozitiv numit firewall (nu există o traducere exactă în limba română, site-ul Microsoft îl denumeşte
paravan de protecţie Internet).
Extranet
Extranetul este o extensie a reţelei Intranet care foloseşte tehnologia Internet pentru a conecta reşelele
private Intranet ale unor organizaţii care doresc să colaboreze pentru a-şi partaja o resursă importantă -
informaţia. Astfel, extranetul asigură structurarea informaţiilor pe trei niveluri: public, privat şi mixt.
b) Conectarea la Internet
Pentru a vă conecta la Internet aveţi nevoie de
- un calculator şi un modem (sau acces la o reţea locală de Internet)
- accesul la o linie de telefon (sau la o reţea locală de calculatoare conectate la Internet)
- aveţi nevoie de un cont de Internet. În cazul unei conexiuni individuale, calculatorul fiind conectat
la o linie telefonică acest cont vine de obicei în pachetul de conectare de la un ISP (Internet Service
Provider) şi de obicei conţine şi o căsuţă de mesaje (cont de e-mail) care serveşte la trimiteea de
mesaje cu ajutorul Internetului
- de o aplicaţie Web, care este o aplicaţie ce permite vizualizarea paginilor Web
c) Funcţiile Internetului
În principiu există 2 mari domenii în care acesta este folosit :
A. Comunicare
i) Poşta electronică ( e-mail ) prin care se pot transmite şi primi mesaje

ii) Liste de discuţii ( discussion lists ) care permit participarea la discuţii şi schimburi de informaţii în
grupuri profesionale
iii) Grupuri de ştiri ( Newsgroups) care permit consultarea sau participarea în grupuri de ştiri publice
iv) Chat-ul care permite comunicarea on-line a 2 sau mai multi utilizatori
B. Informare prin accesul la distanţă şi la surse de informaţii
i) World Wide Web ( WWW - sau mai pe scurt web-ul ) prin care se poate accesa şi naviga prin paginile
web care conţin informaţii de largă circulaţie şi la resurse cu ajutorul instrumentelor de căutare şi a
hyperlegăturilor ( hyperlinks ) inserate în documente
ii) FTP ( File Transfer Protocol ) care permite transmiterea şi primirea de informaţii la şi de la distanţă. Pot
fi accesate atât cu ajutorul aplicaţiei Web, cât şi cu ajutorul unor programe specializate
iii) Telnet care ofera posibilitatea de accesare a unor calculatoare situate la distanta
d) Deschiderea unei aplicaţii Web

Browserul – este programul care permite accesarea informaţiei pe Internet. In sistemul de operare
Windows, avem aplicaţia Microsoft Internet Explorer
Pentru a deschide aplicaţia dăm dublu clic stânga pe scurtătura aplicaţiei de pe Desktop
Icoanele programului au următoarea semnificaţie
- reafişează pagina vizitată anterior
- afişează pagina următoare (dacă anterior aţi revenit într-o pagină)
- opreşte încărcarea unei pagini
- reîncarcă pagina curentă
- încarcă pagina de start

- permite deschiderea paginilor favorite selectate anterior
- tipăreşte pagina curentă
- lansează aplicaţia de mail
b) Site-uri WEB şi locaţii URL

Un site Web este o colecţie de informaţii stocate pe un server de WWW şi care poate fi accesată de
către oamenii care navighează pe net.
Browserul permite accesarea informaţiilor prin introducerea adresei de web a paginii (numită URL -
Uniform Resource Locator - identificator standard al locului în care se găseşte resursa), sau prin urmărirea
unei hiperlegături (en. hyperlink) dintr-un alt document (care conţine URL-ul paginii respective)
Forma simbolica a URL-ului:
<protocol>://<calculator_domeniu>/<obiect>
http://www.cursuri.raminfo.ro/cursuri_calificari.html denumire fisier
domeniu
Protocol
.
Ce este o hiperlegatura (hyperlink) ?

Un hyperlink este un text sau o poză în interiorul unei pagini web care în momentul în care este apăsată
automat vă va:
- trimite spre o anumită locaţie pe aceeaşi pagină
- trimite spre o altă pagina a aceluiaşi site
- trimite pe o pagină de pe un alt site
- permite să downlodaţi o pagină
- lansează o aplicaţie, video sau sunet
Ce este pagină de start a unui site ?

Majoritatea site-urilor au o pagină de start De multe ori când accesăm un site printr-un motor de
căutare vom intra pe o pagină care nu este pagina de start Dacă vedem în interiorul acestei pagini un link
sau un buton care se numeşte HOME, apăsând pe acesta ne va trimite pe pagina de start.
Protocoale folosite de Web pentru a gasi un document:

 Gopher:// - sesiune Gopher
 ftp:// - acceseaza o arhiva cu fisiere transferabile cu FTP anonymus
 http:// - acceseaza un document Web
 wais:// - acceseaza o baza de date Wais
 telnet:// - incepe o sesiune de terminal pe un calculator la distanta
serviciul de căutare automată – prin:

instrumente de căutare (search tool)
instrumente de indexare (indexing tool)
motor de căutare (search engine)
Browserul permite, în general, efectuarea următoarelor operaţii:

navigarea printre paginile web şi vizualizarea lor
urmărirea legăturilor dintre documente care conţin hiperlegături
copierea informaţiilor din Internet pe propriul calculator
căutarea informaţiei în Internet
regăsirea rapidă a informaţiilor prin folosirea „semnelor de carte” („pagina favorită”) şi a istoricului
accesarea altor servicii Internet: poşta electronică, mesagerie instantanee etc.
Aşadar, browserul integrează accesul la mai multe servicii din Internet printr-o interfaţă accesibilă şi uşor
de utilizat.
Portalurile sunt site-uri specializate care indexează cele mai importante site-uri web sau informaţii
existente şi le adună în cataloage („directories”), care le grupează în secţiuni. Secţiunile sunt şi ele
împărţite mai departe în diverse categorii de subiecte. De multe ori, portalurile oferă şi alte servicii pe
lângă cel de căutare (poştă electronică, ştiri etc.)
Motoarele de căutare sunt site-uri specializate în găsirea informaţiei pe Internet. În general toate
portalurile includ şi motoare de căutare.
Principiul de funcţionare a unui motor de căutare este bazat pe indexarea cuvintelor care se află pe paginile
web. Rezultatul este departe de a fi perfect, aranjarea fiind automată
În concluzie, pentru a utiliza Internetul trebuie să deschideţi o aplicaţie Web, şi în bara de adrese se va
introduce adresa completă a site-ului dorit
Implicit Internet Explorer va afişa automatic orice imagine de pe o pagină Web. Pentru a mări
viteza de încărcare a paginilor se poate selecta ca browserul să nu încarce imaginile. Această opţiune nu
este utilă datorită naturii grafice a Web-ului.
Pentru prevenirea încărcării de fişiere grafice în Internet Explorer se selectează meniul Tools, apoi
opţiunea Internet Options. Selectăm eticheta Advance şi se deselectează opţiunea Show Picture. Pentru
a efectua modificările se apasă butonul OK
Navigarea pe Internet
a) Accesarea unei adrese Web

Dacă cunoaşteţi adresa unui site, ca de exemplu http://www.raminfo.ro puteţi introduce această adresă în
bara de adrese aflată sus în fereastra browserului Internet Explorer şi prin apăsarea tastei Enter site-ul dorit
se va încărca
Odată pagina încărcată pe ecran puteţi examina vizual informaţiile şi nota datele de pe pagina sau o puteţi
salva
b) Copierea datelor de pe o pagină Web

- selectaţi datele dorite pentru a le copia în Windows Clipboard. Selectarea se face poziţionând
cursorul mouse-ului în partea stânga a datelor ce doriţi să le copiaţi şi apoi, cu butonul stâng
apăsat trageţi cursorul spre dreapta şi în jos peste datele pe care vreţi să le copiaţi. După ce am
selectat corect informaţia se apasă tastele CTRL +C
- se deschide un alt program, spre exemplu Microsoft Word, şi se apasă tastele CTRL +V
c) Salvarea unei pagini Web

Salvarea paginilor web permite pătrarea acestora pe hard-disk pentru o perioadă mai îndelungată, astfel
încât acestea pot fi accesate chiar şi fără conectare la Internet.
Pentru a salva pagina curentă din aplicaţia Web, se deschide meniul File şi se selectează opţiunea Save As.
Aceasta va deschide fereastra de dialog Save Web Page
Se poate folosi denumirea standard dată paginii sau se poate alege altă denumire în caseta File Name. În
lista Save as Type selectăm una din opţiunile următoare:
1. Web Page, complete (pagina web completă): Pagina este salvată integral, cu formatarea originală a
paginii.
2. Web Archive, single file (arhivă web, un singur fişier): Pagina este salvată integral, dar în mod arhivat.
Nu toate paginile web pot fi salvate în mod corespunzător folosind acest procedeu; de aceea, dacă se
doreşte o copie integrală a paginii originale este indicată folosirea salvării complete.
3. Web Page, HTML only (pagina web, doar conţinutul html): Conţinutul paginii (text fără imagini) este
salvat cu păstrarea tehnoredactării originale. Acest tip de salvare este indicată în cele mai multe situaţii
pentru că pagina salvată ocupa puţin spaţiu pe hard-disk şi în acelaşi timp este păstrată aşezarea în pagină
care face ca textul să fie mai uşor de citit
4. Text File (fişier text): Conţinutul paginii (text fără imagini) este prezent însă tehnoredactarea originală
nu se mai păstrează.
Se apasă butonul Save pentru a salva pagina
d) Salvarea unei imagini

Pentru exemplificare vom lua o pagină care conţine imagini:(http://www.cursuri.raminfo.ro)
În acest exemplu se pot vedea exemplarele de diploma care sunt imagini. Pentru a copia una din cele 4
imagini se dă clic dreapta pe imaginea dorită şi se va selecta opţiunea Save Picture As din meniul afişat
Se va deschide o fereastră Save Picture unde se poate selecta locul în care se
va salva imaginea respectivă pe calculator (lista Save in) şi denumirea
imaginii (File Name)
Apoi se apasă butonul Save
e) Opţiuni pentru navigare rapidă

: Modificarea paginii de start a aplicaţiei Web
- se apasă meniul Tools
- se selecteayă opţiunea Internet Options
- în eticheta General se apasă butonul Use Default, dacă dorim ca pagina curentă să devină pagina
de start
- dacă dorim altă adresă Web, se va completa caseta Address cu URL-ul complet
Alegerea paginilor web favorite

Pentru a accesa direct paginile web care au o importanţă deosebită, fără a mai fi nevoie să navigaţi prin
paginile site-urilor respective, este recomandabil să utilizaţi opţiunea de „pagini favorite” din browser.
Astfel, atunci când în cursul navigării pe Internet descoperiţi o pagină interesantă, o puteţi adăuga la
meniul „Favorites” → Add to Favorites → OK.
Daca se doreste crearea unui nou folder, se poate selecta butonul Create in→ New folder.
Aranjarea adreselor se poate face oricând beneficiind de opţiunea „Organize Favorites”.
Păstrarea evidenţei paginilor vizitate - istoric (history)

Browserul păstrează în mod automat evidenţa (istoricul) paginilor vizitate în decursul sesiunilor de
Internet în meniul „History”. Istoricul se prezintă ca o evidenţă a paginilor web vizitate pe săptămâni şi o
evidenţă pe zile pentru săptămâna curentă. Pentru fiecare săptămână (sau zi) apare o listă ordonată
alfabetic cu adresele site-urilor vizitate în săptămâna (ziua) respectivă.
Pentru a şterge această evidenţă, selectăm meniul Tools → Internet Options → Clear History
c) Navigarea printr-un site Web

Standard, textul subliniat şi colorat în albastru indică un hyperlink. Apăsând pe un asemenea hyperlink din
pagină vom fi redirecţionaţi către o altă pagină din interiorul site-ului, astfel putem să vizualizăm toate
datele.
O metodă rapidă de revenire la pagina anterioară este apăsarea butonului Back
d) Download-ul – Descărcarea de fişiere de pe Internet

Internetul este o arhivă de fişiere din cele mai diverse dintre care majoritatea pot fi descărcate gratuit -
programe de calculator (software), muzică, filme etc.
Pentru descărcarea unui astfel de fişier este necesar ca în fereastra numită „File Download” să se aleagă
varianta salvării pe harddisk („Save”), specificând totodată locaţia (folderul) şi numele fişierului.
Este recomandat să scanaţi toate fişierele descărcate de pe Internet cu un program antivirus actualizat cu
ultimele definiţii ale viruşilor existenţi. Nu este indicat să descărcaţi fişiere care au dimensiuni mai mari
dacă accesul la Internet se face prin linie telefonică obişnuită (dial-up).
Utilizatorii avansaţi folosesc programe specializate pentru descărcare, cum este de exemplu GetRigh care
permite descărcarea fişierelor mari în mai multe etape sau automatizarea descărcării în aşa fel încât să nu
fie nevoie de prezenţa la calculator. În această ultimă situaţie trebuie indicate ora la care programul să se
conecteze la Internet, ce fişiere să descarce şi dacă să închidă conexiunea la Internet şi calculatorul după
terminarea operaţiunilor.
e) Căutarea pe Web. Motoare de căutare

Cele mai cunoscute motoare de căutare sunt:
 www.google.com
 www.yahoo.com
 www.msn.com
 www.altavista.com
 www.hotbot.com
 www.lycos.com
Definirea cererii
Mulţi consideră că atunci când folosesc un motor de căutare, acesta va căuta pe net şi va găsi
informaţiile dorite. Primul lucru care trebuie înţeles este că un motor de căutare va căuta doar pe acele site-
uri care au fost înregistrate în acel motor de căutare. Aşa se poate explica varietatea de site-uri atunci când
căutarea se face cu motoare de căutare diferite.
Fiecare dintre motoarele de căutare au criterii diferite de afişare a reyultatelor pe pagină. De obicei,
acestea sunt afişate câte 10 pe pagină cu o scurtă descriere a conţinutului site-ului
Pentru a obţine rezultate relevante trebuie căutate cuvinte care să fie specifice pentru subiectul care ne
interesează (aşa-numitele keywords – „cuvinte-cheie”). Fiecare motor de căutare are şi opţiuni avansate
(„advanced search”) care cresc şansele de a obţine rezultate relevante.
De exemplu, Google afişează doar paginile care includ toţi termenii căutării. Nu este necesar să includeţi
"and" între termeni. Pentru a rafina căutarea, adăugaţi doar alţi termeni, iar rezultatele vor conţine un
subset specific al paginilor întoarse de către cererea originală.
Se pot căăuta fraze prin includerea acesteia între ghilimele.
Câteva sfaturi pentru o căutare eficientă:
Fiţi cât mai exact. Printr-o interogare precisă, se obţin mai puţine rezultate şi conţinutul relevant este
mai uşor de găsit. De exemplu, dacă am căutat cuvântul lege, am obţinut aproximativ 3.500.000 de
rezultate. Pentru căutarea lege drept autor am obţinut 12.000 de rezultate, în timp ce pentru fraza exactă
"lege privind dreptul de autor" am obţinut 30 de rezultate.
Nu folosiţi cuvinte uzuale. Utilizaţi cuvinte cât mai adecvate subiectului căutat, altfel
utilitarul de căutare va returna zeci de pagini web cu informaţii irelevante pentru dumneavoastră.
Învăţaţi să adaptaţi interogarea. Dacă rezultatele returnate nu sunt suficiente, reformulaţi-o într-un mod
mai general. Nu întotdeauna primele cuvinte - cheie sunt şi cele mai bune.
Folosiţi sinonimele.
Folosiţi citate între ghilimele. În cazul când căutaţi o anumită frază sau un titlu, plasaţi-le între
ghilimele
.Folosiţi majuscule atunci când este necesar. Majoritatea directoarelor şi indexurilor de căutare fac
diferenţa între literele mici şi literele mari din şirul de caractere căutat.
Dacă textul introdus conţine numai litere mici, utilitarul de căutare va identifica numai textul scris fie cu
litere mari, fie cu litere mici. În cazul în care scrieţi şi o litera mare, utiitarul de căutare presupune ca
aceasta are o semnificaţie specială şi va afişa numai rezultatele care corespund exact şirului respectiv.
i) Tipărirea paginilor Web

Majoritatea paginilor Web nu au posibilitatea de vizualizare înaintea imprimării aşa că tot ceea ce
putem să facem este să vizualizăm pagina în browser şi să hotărâm dacă dorim sau nu să o tipărim. Pentru
setarea paginii înainte de imprimare se selectează meniul File, opţiunea Page Setup. În fereastra afişată se
pot modifica mărimea hârtiei, orientarea, marginile şi antetul şi subsolul
Pentru tipărirea paginilor din Internet Explorer în mod normal se apasă butonul Print din bara de
instrumente. Dacă dorim să controlăm operaţia de imprimare selectăm opţiunea Print din meniul file care
va afişa fereastra Print unde putem seta numerotarea paginilor, tipul de imprimanta, etc.
Unele site-uri folosesc frame-uri pentru delimitarea unor anumite zone pe pagini. Pentru a tipări doar un
singur frame se foloseşte opţiunile din Print Frame: As laid out on the screen (va tipări pagina întreagă)
sau All frames individually (va tipări individual fiecare frame din pagină).
E-mail – poşta electronică

Aplicaţiile pentru gestionarea email-ului (numite adesea „client de email”) permit recepţionarea şi
vizualizarea emailurilor, compunerea şi transmiterea de noi mesaje, precum şi organizarea mesajelor în
foldere şi sub-foldere.
Pentru a facilita lucrul cu emailurile, majoritatea aplicaţiilor au şi o componentă de agendă, oferind o
componentă pentru gestionarea persoanelor de contact (cel puţin nume şi adresă de e-mail), iar uneori
chiar funcţii complete de agendă (ex: Microsoft Outlook).
Există şi o serie de aplicaţii on-line pentru gestionarea e-mail-ului, multe dintre ele oferite în paralel cu un
cont de e-mail gratuit (ex: Yahoo! Mail)
Mesajul transmis ca e-mail este alcătuit dintr-un text scris căruia i se pot ataşa imagini şi sunete, fişiere cu
programe sau alte tipuri de fişiere.
Programele de poştă electronică oferă în general următoarele servicii:
redactarea mesajelor şi expedierea lor către unul sau mai mulţi destinatari cu ajutorul editorului de text
încorporat
asigurarea confidenţialităţii mesajelor - prin diferite tehnici cum ar fi criptarea mesajelor, semnătură
electronică, parolă de acces la cutia poştală etc.
primirea şi administrarea mesajelor (vizualizare, ştergere, arhivare, tipărire)
confirmarea expedierii mesajului
retransmiterea către alţi destinatari a mesajelor primite (forward)
completarea automată a adresei destinatarului în cazul răspunsului (reply)
recuperarea mesajelor şterse accidental
ataşarea automată a unei semnături

introducerea poreclelor (nicknames) în locul adreselor poştale
ataşarea de fişiere la mesaje
stabilirea nivelului de prioritate , astfel încât destinatarul este avertizat cu privire la urgenţa mesajului
administrarea agendei de adrese de poştă electronică (address book), inclusiv a informaţiilor
suplimentare despre destinatar (ex. telefon, adresă fizică, etc.), cu posibilitatea de adăugare, ştergere şi
modificare a informaţiilor
afişarea mesajelor după subiect, expeditor, dată, stare şi prioritate
căutarea mesajelor în cuprinsul cutiei poştale după cuvinte-cheie
Fiecare utilizator de poştă electronică are o cutie poştală (mailbox), identificată printr-o adresă unică, care i
se atribuie atunci când subscrie la un serviciu de poştă electronică. O adresă de e-mail este formată
întotdeauna din două părţi separate între ele prin semnul @: <numele utilizatorului> @ <numele
domeniului>, unde numele utilizatorului este cel ales sau atribuit, iar numele domeniului este adresa
serverului.
În compunerea adresei de e-mail trebuie ţinut cont că unele programe de poştă electronică fac diferenţierea
între minuscule şi majuscule, sau pot accepta sau nu alt tip de caractere decât cele alfanumerice (ex: ., -, _
etc.).
În general, noile căsuţe poştale sunt predefinite cu un număr standard de directoare (dosare) ca de
exemplu: Inbox (dosarul unde sosesc mesajele primite); Outbox (dosarul unde ajung mesajele compuse
de dumneavoastră înainte de a fi expediate); Sent Items (dosarul unde ajung mesajele trimise de
dumneavoastră); Deleted Items (dosarul unde ajung mesajele şterse de dumneavoastră un fel de Recycle
Bin) şi Drafts (dosar unde se păstrează mesajele începute şi netrimise).
În cele mai multe cazuri utilizatorii au posibilitatea de a-şi configura căsuţa poştală prin adăugare sau
ştergere de fişiere.
a) Crearea unei adrese de mail pe Yahoo
- se deschide browserul Internet Explorer
- se deschide pagina www.mail.yahoo.com
- se apasă butonul Sign Up
- se va deschide o noua pagină ce conţine un formular care trebuie să-l completăm cu următoarele
date
 First name (câmp obligatoriu) – Numele
 Last name (câmp obligatoriu) – prenumele
 Preferred content (câmp obligatoriu) – selectăm din lista serverul pe care dorim contul de
mail. Romania nu se găseşte aşa că putem lăsa selectat Yahoo! U. S
 Gender (câmp obligatoriu) – sexul
 Yahoo ID (câmp obligatoriu) – numele de utilizator pe care îl dorim. Poate conţine litere,
numere, un singur punct sau liniuşa „underscore” _
 Password (câmp obligatoriu) – se completează cu parola, minim 6 caractere.
 Re-type password – se cere reintroducerea aceleaşi parole, pentru confirmare
 Security question – selectăm o întrebare care ne va fi pusă în caul în care cerem recuperarea
parolei
 Your answer – răspunsul la întrebare
 Birthday – se selectează data naşterii (lună, zi, an)
 Zip/Postal code – introducem codul postal

 Enter the code shown –trebuie introdus codul ce apare în chenar mai jos
- se apasă butonul I agree
- în cazul în care aţi introdus ceva greşit sau numele de utilizator este ocupat, acele câmpuri vor fi
marcate cu galben şi trebuie nodificate
- se apasă butonul Submit
- se apasă butonul Continue without installing Yahoo! Toolbar
b) Intrarea în contul de mail

Presupunând că aveţi contul de e-mail creat pe Yahoo pentru a putea trimite/primi mesaje trebuie să intrăm
în cont:
- în browser tastăm www.mail.yahoo.com
- la Yahoo! ID se va completa numele de utilizator
- la Password se va introduce parola
- se apasă butonul Sign In
c) Ieşirea din contul de mail

- se apasă hiperlink-ul Sign Out
d) Trimiterea unui mail simplu
Dacă am intrat în contul de mail, putem să-l folosim pentru a trimite mailuri sau a primi.
- se apasă butonul Compose
- în caseta To se va completa cu adresa de mail a persoanei căreia vrem să-i trimitem mail-ul
- la Subject se va completa cu un titlu al mesajului
- se va scrie mesajul dorit în caseta text
- se apasă butonul Send
Observaţii: Dacă dorim să trimitem acelaşi mesaj la mai multe persoane, vom scrie adresele de mail
separate prin punct si virgula (;) în câmpul To
e) Adăugarea unui fişier la mail (Ataşarea)

- se apasă butonul Compose
- în caseta To se va completa cu adresa de mail a persoanei căreia vrem să-i trimitem mail-ul
- la Subject se va completa cu un titlu al mesajului
- se va scrie mesajul dorit în caseta text
- se apasă butonul Attach File
- se apasă butonul Browse
- se selectează fişierul pe care vrem să-l ataşăm
- se apasă butonul Attach File
- se apasă butonul Continue to message
Observaţii: Putem ataşa mai multe fişiere la acelaşi e-mail
Dacă dorim să revenim la pagina de start, se apasă hiperlinkul Mail.

f) Citirea unui mail

- din pagina de start a contului de mail se apasă Check mail sau Inbox sau direct pe hiperlinkul
Inbox
- vor fi afişate mesajele primite: Mesajele necitite sunt cu culoare albastra intensă
- se dă clic stânga pe numele mesajului pe care dorim să-l citim (coloana Subject)
g) Răspunderea la un e-mail
- dacă citim un mesaj şi vrem să-i răspundem direct persoanei, fără a mai trebui să-i scriem adresa
trebuie să apăsăm butonul Reply
- se editeaza mesajul
- apăsăm butonul Send
h) Forwardarea unui mesaj

Forwardarea înseamnă trimiterea unui mesaj primit către alte persoane. Dacă dorim să trimitem mesajul
citit către alte persoane
- apăsăm butonul Forward
- în caseta To se va completa cu persoanele care dorim să primeasca mesajul
- putem schimba numele mesajului
- se poate completa şi mesajul
i) Ştergerea unui mesaj
Dacă am citit mesajele şi dorim să le ştergem
- selectăm mesajele
- se apasă butonul Delete
Observaţii: Dacă dorim să selectăm toate mesajele din fereastră se apasă Check All
j) Golirea coşului
Dacă dorim să golim coşul de toate mesajele păstrate se apasă direct Empty
Dacă vrem să ştergem doar unele mesaje din coş se face exact ca la Ştergere

Curs Secretariat Computerizat

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Curs Secretariat Computerizat

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

RAM – INFO TRAINING: www.raminfo.ro, office@raminfo.

CURS ASISTENT MANAGER

Birouri: separă activitatea în cadrul unui compartiment.

Un exemplu simplu de organigramă a unei companii

Departament Departamentul Tehnic Departamentul

Comp. Facturare Birou Monitoare

În funcţie de modul de organizare al companiei secretara se poate încadra diferit în organigramă.

 aparţin de obicei unui director executiv, a cărui activitate o organizează,

4. Calităţile unei secretare

Cerinţele profesionale se referă la:

NUMELE COMPANIEI SC RAM-INFO SRL

DENUMIREA POSTULUI: Secretară

Căutarea unui loc de muncă

Exemplu de anunt ambiguu:

Recomandări pentru întocmirea unui CV

Un CV trebuie să reflecte următoarele calităţi: profesionalism şi seriozitate

1. Numele şi prenumele Popa Ioana

Februarie 2000 - August 2003

O scrisoare de intenţie trebuie să fie scurtă şi la obiect .

Exemplu de scrisoare de intenţie

În atenţia d-lui Director de personal

Anexe: Curriculum vitae

Pregatirea pentru interviu constă în:

Orice nou angajat doreşte:

Rolul secretariatului în stabilirea relaţiilor interpersonale

Abilitatea secretarei în relaţiile interpersonale constă în :

 stabilirea şi menţinerea relaţiilor de lucru;

 comunicarea efectivă cu alte persoane;

1) Relaţiile secretariat – conducere (executiv)

De asemenea, secretara trebuie :

 să menţină un climat de bună dispoziţie ;

2) Relaţiile secretariat – alte compartimente (colegi)

Secretarele au legături cu toate compartimentele din unitate, permanent şi în forme variate.

3) Relaţiile secretariat – persoane din afara unităţii

Relaţiile secretarei cu clienţii pot fi de două tipuri:

 să manifeste atenţie faţă de toate persoanele, indiferent în ce calitate şi cu ce problemă se prezintă la

 să-l prezinte pe vizitator cu numele şi funcţia – aceasta înseamnă respect;

Primirea vizitatorilor de către şefi se va face astfel:

CORESPONDENŢA CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR

Între o scrisoare şi act există următoarele deosebiri:

Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:

Cerinţe faţă de corespondenţă oficială

6) Corectitudinea şi aspectul plăcut:

 se evita folosirea imperativului şi a expresiilor imperative. În scrisorile de îndrumare şi control se foloseşte

 abundenţa construcţiilor cu genitivul şi dativul (aplicarea prevederilor, în condiţiile legii, conform

Corectitudinea – impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi regulilor gramaticale, ortografice, de

Forma de prezentare a scrisorii

Pentru a obţine un aspect estetic al scrisorii trebuie să se respecte câteva cerinţe:

4. Forma de bloc modificată

Elementele componente ale scrisorii

ADRESA DESTINATARULUI INTERIOARĂ

Conţinutul scrisorii de răspuns

Exemple de scrisoare răspuns la reclamaţie

Redactarea unei scrisori de reclamaţii

Conţinutul scrisorilor de reclamaţie:

Redactarea conţinutului trebuie să ţină seama de următoarele aspecte:

Exemple de scrisoare de reclamaţie:

Iată lista detaliată a neregulilor constatate la primirea acestei livrări:

MEMORANDUM-ul sau NOTĂ INTERNĂ

În întreprinderi, instituţii, se practică în mod uzual comunicarea între compartimente, servicii,

Un document se tip memorandum conţine două elemente: antetul şi mesajul.

Antetul memorandum-ului conţine:

MEMORANDUM (document MEMO)