Bazele contabilității - Curs – 21.05.

2020

DOCUMENTELE FINANCIAR - CONTABILE

1. Conţinutul, întocmirea, prelucrarea şi verificarea

documentelor financiar - contabile

Orice operaţie economică, pentru a fi înregistrată în sistemul de evidenţă contabilă,

este necesar să fie consemnată într-un document întocmit la locul şi momentul producerii ei.
Documentele reprezintă acte scrise, întocmite pentru operaţii economice, cu scopul de
a servi ca dovadă a înfăptuirii lor şi ca instrument de fundamentare a înregistrărilor contabile.
Documentele se întocmesc atât pentru operaţiile economice dintr-o entitate
economică, cât şi pentru operaţiile economice prin care se stabilesc relaţii între entităţile
economice sau între acestea şi persoane fizice. Entităţile economice generează documente ca
purtătoare de informaţii pentru fiecare din funcţiile sale. În sfera metodei contabilităţii se
cuprind numai documentele care consemnează operaţii care au ca scop realizarea funcţiei
financiar-contabile a entităţii patrimoniale.
Documentele financiar-contabile la care vom face referire în acest capitol sunt
reprezentate de:
- documentele justificative, cele care stau la baza înregistrării în contabilitate a
operaţiilor economice şi care dobândesc această calitate numai în condiţiile în care furnizează
toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare;
- documentele contabile, cele care servesc la prelucrarea, centralizarea şi
înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele
justificative.
Cu ajutorul documentelor se formalizează în scris şi se organizează faptic procesele de
culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a informaţiilor privind patrimoniul. Ele reprezintă
piesele sau suporturile materiale ale contabilităţii, entităţile fiind obligate să „consemneze
operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative care
stau la baza înregistrărilor în contabilitate (în jurnale, fişe şi alte documente contabile, după
caz)”1. Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate sau netipizate.
Conţinutul documentelor justificative variază în funcţie de caracterul operaţiilor
consemnate, concretizat în anumite elemente obligatorii, care trebuie să asigure reflectarea
clară şi completă a operaţiilor economice pentru care se întocmesc. Dintre aceste elemente,
unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar altele sunt specifice
anumitor documente.
Elementele comune sunt, în acelaşi timp, şi elementele principale pe care trebuie să le
cuprindă documentele justificative şi se referă la 2:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa
persoanei fizice care întocmeşte documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare
(când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul
legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate,
după caz;
1
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
2
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
 - numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economico-financiare;
- de asemenea, în cuprinsul oricărui document emis de către o entitate, trebuie să se
menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul
de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.
Elementele specifice diferă de la o categorie de documente la alta şi asigură detalierea
operaţiei consemnate, ele având un rol completativ. De exemplu, factura conţine elemente
specifice, date privitoare la comandă, contract, aviz de însoţire, document de transport,
conturile de la băncile părţilor etc.
Documentele contabile, reprezentate de registre, jurnale, fişe, note contabile etc.,
întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrarea automată a datelor,
trebuie să conţină elemente cu privire la3:
- denumirea entităţii;
- data întocmirii documentului contabil;
- felul, numărul şi data documentului justificativ;
- sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
- conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
- semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.
Documentele financiar - contabile au o utilizare generală în toate lucrările de
contabilitate, reflectând toate operaţiile economice legate de starea şi mişcarea mijloacelor
economice, urmare a proceselor de aprovizionare, producţie şi desfacere, a relaţiilor de
drepturi şi obligaţii generate de acestea şi de stabilire a rezultatelor.
Documentele financiar - contabile reprezintă unul din elementele componente ale
metodei contabilităţii întrucât înregistrarea operaţiilor economice în conturi se face numai
după ce acestea au fost consemnate în documente corespunzătoare.
Documentele financiar-contabile pot fi întocmite şi prezentate ca documente pe
suport hârtie sau în format electronic, cu condiţia întocmirii acestora potrivit prezentelor
norme.
Prin document în format electronic se înţelege “documentul care conţine informaţiile
prevăzute de prezentele norme şi care a fost emis şi primit în format electronic” 4. În cazul
acestora semnătura nu constituie element obligatoriu, însă, la nivel de entitate se vor stabili
prin proceduri proprii modalităţile de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi
aprobat efectuarea operaţiunilor respective.
Întocmirea manuală a documentelor se realizează cu cerneală, cu pix cu pastă şi nu
sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee şi nici lăsarea de spaţii libere
între operaţiunile înscrise în acestea sau, după caz, file lipsă.
În situaţia în care este necesară corectarea unor erori în documentele financiar-
contabile, aceasta este permisă şi se face prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite,
concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă, în toate exemplarele documentului,
persoana care a întocmit/corectat documentul, se va semna şi va menţiona data efectuării
corecturii.
Regulile prezentate mai sus cu privire la corectarea unor erori înscrise în documentele
financiar-contabile nu se aplică şi în cazul acelor documente la care nu se admit corecturi (de
exemplu documentele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul),
documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.
Întocmirea cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automată a datelor a
documentelor elimină în mare măsură neajunsurile întocmirii manuale a documentelor,
impune în schimb anumite limite legate de mărimea, conţinutul şi formatul documentelor în
3
Idem 46
4
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
funcţie de particularităţile tehnice ale echipamentelor utilizate. În cest caz, corecturile sunt
admise numai înainte de prelucrarea acestora, iar documentele prezentate în listele de erori,
anulări sau completări (pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de date a
entităţii) trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea entităţii.
Indiferent de modalitatea de întocmire a documentelor financiar - contabile, conţinutul
acestora trebuie să fie clar şi complet, de respectarea tuturor regulilor privitoare la conţinut şi
formă fiind condiţionată calitatea şi exactitatea informaţiilor contabile.
Documentele trebuie să fie întocmite la timp, pentru a asigura operativitatea
informaţiilor contabile. Între producerea operaţiilor economice şi întocmirea documentelor
trebuie să existe o deplină concordanţă. Toate operaţiile economice trebuie consemnate în
documente. De altfel, Legea contabilităţii reglementează acest lucru: ,,Orice operaţiune
patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza
înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ” 5, cu
condiţia de a respecta cerinţele de formă şi de fond prevăzute de legislaţia în vigoare.
Verificarea documentelor este operaţia premergătoare înregistrării operaţiilor
economice în conturi şi constă în controlul respectării condiţiilor de formă şi de fond pe care
acestea trebuie să le îndeplinească. Verificarea se face în scopul evitării unor nereguli,
eliminării unor abuzuri şi în vederea reflectării realităţii în contabilitate.
Verificarea documentelor poate fi de formă sau de fond.
Verificarea de formă a documentelor priveşte: folosirea modelului de document
corespunzător naturii operaţiei economice consemnate; completarea tuturor elementelor
cerute de document; existenţa semnăturilor persoanelor autorizate; existenţa aceluiaşi număr
de ordine pentru fiecare exemplar în cazul documentelor întocmite în mai multe exemplare. În
continuare se verifică exactitatea datelor şi corectitudinea calculelor efectuate.
Verificarea de fond a documentelor vizează: legalitatea, necesitatea, realitatea,
oportunitatea şi economicitatea operaţiilor economice consemnate.
Prelucrarea documentelor constă în sortarea documentelor pe operaţii, exprimarea în
etalon monetar, cumularea unor documente primare şi obţinerea documentelor centralizatoare,
verificarea de formă, aritmetică, şi de fond, privind legalitatea, realitatea, oportunitatea,
necesitatea şi economicitatea operaţiilor consemnate în documente, iar în final înregistrarea în
contabilitate.
În cazul în care prelucrarea documentelor financiar-contabile se face de către terţi ca
urmare a externalizării contabilităţii, pentru efectuarea corespunzătoare a înregistrărilor în
contabilitate, se impune ca, pe de o parte, entităţile beneficiare să întocmească corect şi la
timp documentele justificative, fiind răspunzătoare pentru realitatea datelor înscrise în acestea
şi, pe de altă parte, documentele contabile, întocmite de terţi, persoane fizice sau juridice, pe
baza documentelor justificative, să fie predate entităţilor beneficiare, împreună cu
documentele justificative, la termenele stabilite prin contractele sau convenţiile civile
încheiate, terţii răspunzând de corectitudinea prelucrării datelor.
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac prin utilizarea sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor sau manual, pe bază de documente justificative,
fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe
documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi din aceeaşi
perioadă, dar şi pe baza notelor de contabilitate care au la bază note justificative sau note de
calcul, în cazul operaţiunilor pentru care nu se întocmesc documente justificative.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în entitate şi sistematic, în
conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de
înregistrare în contabilitate.
5
Legea contabilitatii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare, republicată
 Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de specificul şi
necesităţile entităţilor, cu condiţia respectării conţinutului de informaţii, precum şi a normelor
de întocmire şi utilizare a acestora şi pot fi tipărite sau editate cu ajutorul sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor.
În ceea ce priveşte numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile, ordinul
adoptat la sfârşitul anului 2015 prevede că acesta “se stabileşte prin proceduri proprii, în
funcţie de necesităţile entităţilor”6.
Entităţile vor asigura “un regim intern de numerotare a documentelor financiar-
contabile, astfel:
- persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor desemna, prin
decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă atribuţii privind
alocarea şi gestionarea numerelor aferente;
- fiecare document va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau serie
ce trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de entitate. În alocarea numerelor se va ţine cont de
structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
- entităţile vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii,
după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau
seria de la care se emite primul document”7.
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare
trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit normelor
în vigoare, cu excepţia situaţiilor în care, prin reglementări speciale, se prevede că
documentul original trebuie să fie păstrat la altă entitate, la înregistrarea în contabilitate se
utilizează copia documentului respectiv.
Constatarea pierderii, sustragerii sau distrugerii unor documente justificative sau
contabile trebuie aduse, în scris, la cunoştinţa conducătorului entităţii în termen de 24 de ore
de la constatare, care are obligaţia de a lua toate măsurile ce se impun pentru reconstituirea
acestora potrivit legislaţiei în vigoare. Dacă dispariţia documentelor poate constitui
infracţiune, se înştiinţează imediat organele de urmărire penală.
În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza
unui proces-verbal şi se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.
Acesta din urmă cuprinde “elementele care au legătură cu constatarea şi reconstituirea
documentelor dispărute, şi anume:
- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a
persoanei vinovate, după caz;
- dispoziţia scrisă a conducătorului entităţii pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite”8.
Documentele reconstituite conform normelor legale vor avea în mod obligatoriu
menţiunea “Duplicat”, înscrisă în mod vizibil şi constituie baza legală pentru efectuarea
înregistrărilor în contabilitate.

2. Clasificarea documentelor financiar-contabile

Urmare a diversităţii operaţiilor economice consemnate în documentele financiar –

contabile, acestea se clasifică după mai multe criterii:

6
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
7
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
8
Idem 51
 A. După modul de întocmire şi rolul pe care îl deţin în cadrul sistemului
informaţional contabil, documentele contabile pot fi:
1. Documente justificative, care sunt acele documente contabile în care se
consemnează operaţiile economice în momentul efectuării lor, asigurând pe această cale
intrarea informaţiilor în sistemul informaţional contabil. Ele servesc ca dovadă a înfăptuirii
operaţiilor economice şi ca instrument de fundamentare a înregistrărilor contabile.
Documentele justificative servesc direct sau indirect pentru înregistrările contabile,
reflectând stadiul primar de oglindire a operaţiilor economice. De aceea, documentele
justificative folosite pentru consemnarea operaţiilor economice, în momentul producerii lor,
sunt denumite şi documente primare, iar evidenţa condusă pe aceste documente este denumită
evidenţă primară.
2.Documente de evidenţă contabilă sau documente contabile, care sunt acele
documente în care se înregistrează cronologic şi grupat, operaţiile economice consemnate în
documentele justificative. Documentele de evidenţă contabilă se prezintă sub forma unor fişe
sau registre legale, cu un conţinut şi o formă corespunzătoare scopului pentru care se ţin. Cu
ajutorul documentelor de evidenţă contabilă se formalizează şi se concretizează înregistrarea
operaţiilor economice în sistemul de conturi, asigurându-se, pe această bază, informaţii
privind starea şi mişcarea patrimoniului.
În funcţie de modul de înregistrare a operaţiilor economice, documentele de evidenţă
contabilă (registrele) pot fi: documente pentru evidenţă cronologică, documente pentru
evidenţa sistematică, documente pentru realizarea combinată a evidenţei cronologice şi
sistematice şi documente pentru inventarierea patrimoniului, astfel:
2.1.Documentele pentru evidenţa cronologică se utilizează pentru înregistrarea
operaţiilor economice în ordinea efectuării lor în timp. Registrele utilizate pentru conducerea
evidenţei cronologice se utilizează pentru înregistrarea operaţiilor economice în ordinea
efectuării lor în timp şi poartă denumirea de jurnale sau registru-jurnal. În funcţie de
volumul operaţiilor economice şi de diversitatea lor, evidenţa contabilă utilizează jurnale
auxiliare sau analitice, alături de jurnalul unic.
2.2.Documentele pentru evidenţă sistematică se utilizează pentru înregistrarea şi
gruparea operaţiilor economice în raport cu natura lor, succesiunea în timp sau în sensul
modificării contului. Formulele folosite sunt: „Cartea mare”, care se prezintă sub formă de
fişe de cont fără dezvoltare pe conturi corespondente a rulajului debitor şi creditor, fişe de
cont şah sau cu dezvoltare pe conturi corespondente a rulajelor sau sub alte forme impuse de
cerinţele sistemului informaţional contabil.
2.3.Documentele pentru evidenţă contabilă combinată se utilizează pentru
înregistrarea simultană în ordine cronologică şi sistematizată a operaţiilor economice de
aceeaşi natură. Formularele folosite pentru evidenţa combinată au forma „jurnal-cartea
mare”.
2.4.Documentele pentru inventarierea patrimoniului sunt utilizate pentru consemnarea
şi înregistrarea situaţiei faptice şi scriptice a elementelor patrimoniale inventariate la valoarea
contabilă şi la valoarea de inventar. Formularul utilizat pentru inventarierea patrimoniului este
registrul inventar care cuprinde două părţi, respectiv listele de inventariere şi recapitulaţia
inventarului.
2.5.Documentele de sinteză şi raportare sunt documentele centralizatoare prin
intermediul cărora datele înregistrate cu ajutorul sistemului de conturi sunt consolidate şi
prezentate ca un tot unitar. Cu ajutorul documentelor de sinteză şi raportare, situaţia
patrimoniului şi rezultatele obţinute de entitatea patrimonială sunt prezentate sub forma unui
sistem de indicatori economico-financiari. Documentele de sinteză şi raportare cuprind:
bilanţul, contul de profit şi pierdere, situaţia modificării capitalului propriu, situaţia fluxurilor
de trezorerie şi notele explicative.
 B. După natura operaţiilor la care se referă, documentele contabile pot fi:
1.Documente pentru activitatea financiar-contabilă care cuprind documentele privind
activele imobilizate, activele circulante, pasivele, rezultatele financiare etc.
2.Documente pentru alte activităţi care nu constituie acte justificative pentru
înregistrările contabile: documente privind activitatea de cercetare, proiectare, investiţii,
programare şi urmărire a producţiei, întreţinerea şi reparaţiile la utilaje, documente privind
activitatea de control tehnic de calitate şi metrologie, personal, informatică, secretariat-
administrativ etc.
C. După funcţia pe care o îndeplinesc, documentele contabile se pot clasifica în:
1.Documente de dispoziţie, care sunt acelea prin care se transmite ordinul de a se
executa o operaţie economică (dispoziţia de plată, ordinul de plată, comanda etc.). Aceste
documente nu fac dovada executării efective a operaţiei respective şi de aceea nu pot servi ca
bază pentru înregistrarea lor în contabilitate.
2.Documente justificative sau de execuţie, care cuprind date cu privire la executarea
operaţiilor economice. Ele servesc ca bază pentru înregistrarea operaţiilor respective în
contabilitate (factura, chitanţa, bonul de consum, nota de recepţie şi constatare de diferenţe
etc.).
3.Documente mixte sau combinate, care reunesc trăsăturile documentelor de dispoziţie
şi a celor justificative. Ele cuprind date privind dispoziţia de executare a operaţiei, dar şi
dovada înfăptuirii ei. Aceste documente sunt iniţial documente de dispoziţie, iar prin
completarea lor cu date referitoare la executarea operaţiilor respective, ele devin documente
justificative (bonul de consum întocmit la lansarea produselor în fabricaţie, care după
eliberarea materialelor din magazie şi completarea lui cu date privitoare la efectuarea
operaţiei, devine document justificativ).
D. După numărul operaţiilor contabile pe care le cuprind, documentele se împart în
două grupe:
1.Documente singulare, care conţin date privitoare la o singură operaţie economică:
chitanţa, bonul de consum, factura etc.
2.Documente cumulative sau centralizatoare, care conţin date privind mai multe
operaţii economice de acelaşi fel. De aceea, pe lângă datele obligatorii comune tuturor
categoriilor de documente, acestea conţin în plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative
şi valorice, perioada pentru care au fost centralizate datele din documentele individuale,
numărul de ordine al acestora, locul păstrării documentelor etc.
E. După locul unde se întocmesc şi circulă, documentele pot fi:
1.Documente interne, care se întocmesc în cadrul entităţii patrimoniale şi consemnează
operaţiile economice cu privire la activitatea acesteia. Unele dintre aceste documente circulă
şi rămân în interiorul entităţii respective (bonul de consum, bonul de predare/primire, raportul
de fabricaţie etc.). Alte documente din această grupă circulă în afara entităţii, la alte entităţi
patrimoniale (facturile întocmite pentru produsele livrate, lucrările executate, serviciile
prestate, mărfurile vândute, cecurile etc.).
2.Documente externe, care sunt cele ce s-au întocmit în afara entităţii, de către terţi, şi
justifică raporturile economice cu aceştia (facturile furnizorilor, extrasele de cont de bancă,
mandatele poştale pentru sumele primite etc.)
F. După sfera de aplicare, documentele se grupează în:
1.Documente generale sau comune, care se folosesc în toate entităţile economice. În
această categorie intră documentele privitoare la activitatea financiar-contabilă (nota de
recepţie şi constatare de diferenţe, bonul de consum, chitanţa, factura etc.).
2.Documente specifice, care se utilizează în anumite ramuri ale economiei, fiind
determinate de particularităţile acestora („Nota de predare” se utilizează pentru predarea
produselor obţinute la magazie în entităţile de producţie sau „Devizele” în cazul entităţilor de
construcţii).
G. După forma de prezentare, pot exista:
1.Documente tipizate, care se întocmesc pe formulare tip, strict determinate, a căror
folosire este obligatorie. Din această categorie fac parte toate documentele generale sau
comune care se folosesc de către toate entităţile economice. Regulamentul de aplicare al Legii
contabilităţii cuprinde Nomenclatorul privind modelele registrelor şi formularelor tipizate
comune privind activitatea financiară şi contabilă.
2.Documente netipizate, care se întocmesc fie pe formulare specifice fiecărei ramuri
economice, fie pe hârtia simplă, fără a avea un format tip, dinainte stabilit.
H. După regimul de tipărire şi folosire a formularelor utilizate la întocmirea
documentelor, se disting:
1.Documente întocmite pe formulare cu regim special, care au un regim special de
tipărire, numerotare, gestionare, evidenţă, folosire şi păstrare.
2.Documentele întocmite pe formulare cu reglementări exprese de tipărire,
gestionare, numerotare, folosire şi justificare, care sunt: imprimatele cu valoare nominală
(mărci poştale, timbre fiscale, bilete de călătorie, bilete de intrare, etc.); certificatele medicale;
carnetele de muncă; autorizaţiile de funcţionare; certificatele de înmatriculare; permisele de
călătorie etc.
3.Documentele întocmite pe formulare cu regim uzual, care nu sunt supuse anumitor
restricţii privind tipărirea, numerotarea, gestionarea, folosirea şi justificarea lor. În această
categorie intră toate documentele necuprinse în primele două categorii.

3. Registrele de contabilitate

Registrele de contabilitate, pe care entităţile economice care organizează şi conduc

evidenţa contabilă în partidă dublă sunt obligate prin lege să le întocmească, sunt:
1. Registrul-jurnal
2. Cartea mare
3. Registrul inventar.
Pentru entităţile economice care organizează şi conduc evidenţa contabilă în partidă
simplă sunt obligatorii:
1. Registrul-jurnal de încasări şi plăţi
2. Registrul inventar
Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi
se prezintă în mod ordonat şi completate astfel încât să permită în orice moment identificarea
şi controlul operaţiunilor contabile efectuate. Ele se pot prezenta sub formă de register
(paginile vor fi numerotate în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea
completării lor), foi volante sau listări informatice, după caz.

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod

cronologic, operaţiunile patrimoniale prin respectarea succesiunii documentelor după data de
întocmire sau intrare a acestora în unitate. Este registrul în care „se înregistrează zilnic, în
mod cronologic operaţie cu operaţie, fără spaţii libere, toate modificările patrimoniale ale
entităţii”9. Datele înscrise în Registrul-jurnal trebuie să corespundă cu cele înscrise în balanţa
de verificare a entităţilor patrimoniale.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate, pot fi recapitulate
într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar. De exemplu, entităţile pot utiliza
jurnale auxiliare pentru: operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia
9
Legea contabilitatii nr. 82/1991 cu modificările şi completările ulterioare, republicată
încasării - achitării facturilor etc. Lunar, entităţile preiau din aceste jurnale sumele centralizate
pe conturi în Registrul-jurnal.

Registrul - jurnal
Cod 14-1-1
Nr. Data Docu- Explicaţii Simbol conturi Sume
crt. înregis- ment
trării (felul, Debitoare Creditoare Debitoare Creditoare
nr.
data)
1 2 3 4 5 6 7 8
Report

De reportat
Sursa: O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile

Înregistrările din Registrul-jurnal „trebuie să cuprindă elemente cu privire la felul,

numărul şi data documentului justificativ, explicaţiile privind operaţiunile respective şi
conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare
operaţiunilor efectuate”10.
Registrul jurnal se întocmeşte într-un singur exemplar, se editează la cererea organelor
de control şi pentru necesităţile entităţii.
Cartea mare este un document contabil de sinteză şi sistematizare, obligatoriu, în care
se înscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, înregistrările efectuate în
registrul jurnal, stabilindu-se situaţia fiecărui cont, respectiv soldul iniţial, rulajele debitoare,
rulajele creditoare, totalul sumelor debitoare şi creditoare şi soldurile finale. Este documentul
“în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa
tuturor elementelor patrimoniale la un moment dat”11. Pe baza Registrului Cartea mare se
întocmeşte balanţa de verificare
Aşadar, acest registru deţine un rol important în sistematizarea şi structurarea rulajelor
fiecărui cont utilizat, pe conturi corespondente, fiind, totodată, un instrument de verificare a
înregistrărilor contabile efectuate şi de asemenea, o sursă pentru furnizarea datelor necesare
analizei bilanţului.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
Listarea registrului Cartea mare se efectuează la cererea organelor de control, precum şi
pentru necesităţile entităţii.

10
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
11
Idem 54
 Cartea Mare
Cod 14-1-3
Contul………
Lunile Conturi corespondente creditoare Total Total Sold
Rulaj rulaj
debit credit
or or
Cont Cont Cont Cont Cont La 1 ianuarie Debit Credit
…. … … … ….. or or
Jurnal Jurnal Jurnal Jurnal Jurnal
… … … … …
Ianuari
e
Februa
rie
Martie
Total
trim I
Aprilie
Mai
Iunie
Total
trim
I+II
…..
…..
Total
general
(I - IV)
Sursa: O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile

Registrul - inventar este un document contabil în care se înregistrează „elementele de

natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate în funcţie de natura lor, inventariate
de entitate, potrivit legii”12. Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a
fiecărui cont de activ şi de pasiv.
Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere
sau alte documente care justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil.
Registrul inventar se întocmeşte la înfiinţarea entităţii, anual la încheierea exerciţiului
financiar, cu ocazia încetării, potrivit legii, a activităţii acesteia pe bază de inventar faptic,
precum şi în alte situţii.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul inventar se
înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă intrările şi se scad
ieşirile de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.

12
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
 Registrul - inventar
la data …………..............
Cod 14-1-2
Nr. Recapitulaţia Valoarea Valoarea Diferenţe din evaluare
crt. elementelor contabilă de inventar (de înregistrat) ca rezultat al
inventariate inventarierii
Valoare Cauze
diferenţe

Sursa: O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile

În cazul în care entităţile economice conduc contabilitatea în partidă simplă, potrivit

reglementărilor în vigoare, registrele obligatoriu de întocmit sunt prezentate în cele ce
urmează.
Registru - jurnal de încasări şi plăţi “serveşte la înregistrarea cronologică a tuturor
sumelor încasate şi plătite, atât în numerar, cât şi prin conturi bancare.” 13 . Se înregistrează
cronologic, zi de zi, toate operaţiunile de încasări şi plăţi efectuate pe baza documentelor
justificative. Registrul - jurnal de încasări şi plăţi este documentul pe baza căruia se stabilesc
veniturile şi cheltuielile, elemente care stau la baza determinării venitului net anul, bază de
calcul pentru obligaţiile fiscale datorate de entităţile economice de forma întreprinderilor
individuale, întreprinderilor familiale şi persoanelor fizice autorizate.
Încasările din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind: sumele încasate din
desfăşurarea activităţii, aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea
activităţii ori în cursul desfăşurării acesteia, sumele primite sub formă de credite bancare sau
de alte împrumuturi, sub formă de despăgubiri, sponsorizări, mecenat sau donaţii, sumele
primite reprezentând forme de sprijin cu destinaţie specială din fonduri nerambursabile
(subvenţii), precum şi orice alte sume încasate.
Plăţile din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind: plăţile efectuate în cadrul
activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri, sumele reprezentând restituirea
aporturilor în numerar şi prin conturi bancare, rambursarea de credite bancare sau de alte
împrumuturi, precum şi alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite etc.)
Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează lunar.
Registrul jurnal de încasări şi plăţi se întocmeşte şi se conduce într-un singur
exemplar, de regulă, de entităţile patrimoniale mici (persoane fizice, asociaţii familiale, etc.),
în locul registrului jurnal.

13
O.M.F.P. nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă
 Registrul - jurnal de încasări şi plăţi
Cod 14-1-1/b
Nr. Data Document Explicaţi Încasări Plăţi
crt. operaţiunii ul i Numerar Banc Numera Bancă
de (felul, nr.) ă r
încasare/plat
ă
0 1 2 3 4 5 6 7

Sursa: O.M.F.P. nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind

contabilitatea în partidă simplă

Registrele de contabilitate pot fi prezentate sub formă de registru sau foi volante şi
listări informatice legate sub formă de registru, după caz.
Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi
se prezintă în mod ordonat şi completate astfel încât să permită în orice moment identificarea
şi controlul operaţiunilor patrimoniale efectuate. Absenţa registrelor de contabilitate sau
neţinerea cu regularitate a acestora lipseşte entitatea economică de mijloacele de probă în
relaţiile cu organele fiscale ş, de asemenea, în cazul unor litigii cu terţii.
Registrul - inventar a fost adoptat într-o formă simplificată şi “serveşte ca document
contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate (elementele
patrimoniale, creanţele şi datoriile)”.14 Acest registru se completează la începutul activităţii, la
sfârşitul exerciţiului financiar, precum şi cu ocazia încetării activităţii, prin înscrierea tuturor
elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de
inventariere (care se vor anexa la Registrul - inventar) a elementelor grupate după natura lor,
potrivit opţiunii entităţii economice.
Valoarea de inventar a elementelor patrimoniale este reprezentată de:
– valoarea de intrare a acestora, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din
listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate după natura lor;
– valoarea rămasă de încasat a creanţelor, respectiv de plată a datoriilor, rezultată în
urma inventarierii lor.
În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de
calcul, Registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control. Registrul-
inventar se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii lui
şi este de forma:
Registrul - inventar
la data …………..............
Cod 14-1-2/b
Nr. Denumirea elementelor inventariate Valoare de inventar
crt.

14
O.M.F.P. nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă
Sursa: O.M.F.P. nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în
partidă simplă
4. Păstrarea şi arhivarea documentelor financiar - contabile

Potrivit O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, entităţile au

obligaţia păstrării în arhiva lor a tuturor documentelor financiar - contabile, respectiv
documente justificative, documente contabile, inclusiv registrele de contabilitate, arhivă ce
poate fi organizată fie la domiciliul fiscal, fie la sediul social sau sediile secundare.
Păstrarea se face pe suport de hârtie sau pe suport electronic, pe durata termenelor
prevăzute de legislaţia în vigoare. În cazul păstrării pe suport electronic, este necesară
îndeplinirea condiţiei ca orice document financiar - contabil, astfel păstrat şi arhivat, să poată
fi listat în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.
Entităţile pot face apel şi la serviciile unor operatori economici autorizaţi în prestarea
de servicii arhivistice, care, pe baza unor contracte de prestări servicii, cu titlu oneros, vor
asigura păstrarea şi arhivarea documentelor financiar - contabile. De menţionat faptul că „şi în
acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine
administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării
entităţii beneficiare”.15
În ceea ce priveşte termenele de păstrare a diferitelor documente financiar-contabile,
legislaţia în vigoare prevede că:
- termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani;
- termenul de păstrarea registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de
10 ani, cu excepţia unor documente în mod expres precizate, al căror termen de păstrare este
de 5 ani (dacă necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de
timp mai mare).
- documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de
viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a
acestora.
Termenul de păstrare de stabileşte începând de la data închiderii exerciţiului financiar
în care documentele au fost întocmite.
Documentele al căror termen de păstrare este de 5 ani, reprezentând excepţia
menţionată mai sus, sunt :
- Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;
- Bon de predare, transfer, restituire;
- Bon de consum, cu variantele Bon de consum colectiv şi Lista zilnică de alimente;
- Dispoziţie de livrare;
- Fişă de magazine;
- Listă de inventariere, cu varianta Listă de inventariere (pentru gestiuni global-
valorice);
- Chitanţă, cu varianta Chitanţă pentru operaţiuni în valută;
- Dispoziţie de plată/încasare către casierie;
- Borderou de achiziţie, cu varianta Borderou de achiziţie (de la producători
individuali);
- Decont pentru operaţiuni în participaţie;
- Ordin de deplasare (delegaţie), cu varianta Ordin de deplasare (delegaţie) în
străinătate (transporturi internaţionale);
- Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe), cu varianta Decont de cheltuieli
valutare (transporturi internaţionale);
- Notă de debitare-creditare;
15
O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
 - Fişă de cont pentru operaţiuni diverse, cu varianta Fişă de cont pentru operaţiuni
diverse (în valută şi în lei);
- Decizie de imputare, respectiv Angajament de plată.
Arhivarea documentelor financiar-contabile în format hârtie, în conformitate cu
prevederile legale în vigoare, se poate face numai după ce documentele se grupează,
cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă, în dosare.
Dosarele numerotate şi şnuruite se vor păstra în spaţii special amenajate în acest scop,
asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor.
Eliminarea din arhiva entităţii a documentelor financiar-contabile, al căror termen de
păstrare a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor proprii ale
entităţii, care consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al
arhivei pe baza unui proces - verbal.