UNIVERSITATEA DIN PETROȘANI

Facultatea de Științe
Programul de studii: Contabilitate și Audit

DISERTAȚIE

Coordonator Absolvent
Conf. univ. dr. ec. Ciurea Maria Croitor Benone
Viorel

Petroșani
2020
 UNIVERSITATEA DIN PETROȘANI
Facultatea de Științe
Programul de studii: Contabilitate și Audit

IMPACTUL TEHNOLOGIEI INFORMAȚIONALE

ASUPRA ORGANIZĂRII ȘI CONDUCERII
ACTIVITĂȚII FINANCIAR - CONTABILE A
ENTITĂȚILOR ECONOMICE

Coordonator Absolvent
Conf. univ. dr. ec. Ciurea Maria Croitor Benone
Viorel

Petroșani
 2020

CUPRINS
CAPITOLUL I. NOȚIUNI GENERALE PRIVIND DOMENIUL IT ȘI DOMENIUL
ECONOMIC.............................................................................................4

1.1. Abordări cu privire la evoluția sistemului economic...............................................4

1.2. Firma și mediul economic în societatea cunoașterii...............................................6
1.3. Tehnologia informațională și comunicațională în afaceri.....................................7
1.4. Avantajele utilizării noilor tehnologii în domeniul economic...............................12

CAPITOLUL II. TEHNOLOGIILE INFORMAȚIONALE ÎN DOMENIUL

CONTABILITĂȚII ȘI CONDUCERII FIRMEI..................................16

2.1. Particularități ale sistemelor de contabilitate cu dublu circuit..........................16

2.2. Definirea sistemelor moderne pentru integrarea proceselor contabile.............20
2.3.Implementarea unui sistem modern pentru procesele contabile........................33

CAPITOLUL III. STUDIU DE CAZ PRIVIND UTILIZAREA UNUI SISTEM DE

PLANIFICARE A RESURSELOR ÎNTREPRINDERII...................35

3.1. Date generale despre Sistemul Aplicațiilor și Produselor (SAP).......................36

3.2. Utilitatea serviciilor SAP.......................................................................................38
3.3. Implementarea sistemului integrat de tip SAP bussines One la compania: ABN
Systems International.............................................................................................45

CONCLUZII………………………….…………………………………………………..49

BIBLIOGRAFIE...............…………………..…………………………………………...51

Anexe………………………..…………………………………….....................................53
 CAPITOLUL I.

NOȚIUNI GENERALE PRIVIND DOMENIUL IT ȘI DOMENIUL

ECONOMIC

1.1. Abordări cu privire la evoluția sistemului economic

Ultimele două decenii au reprezentat o perioadă de mari schimbări în mediul de

afaceri. Competiția a devenit universală în multe ramuri ale industriei. Acest lucru a fost
determinat de reducerea tarifelor, cotelor și a altor bariere în comerțul liber, precum și de
îmbunătățiri ale sistemelor de transport globale. Acești factori conlucrează la reducerea
costurilor de realizare a comerțului internațional și permit companiilor străine să concureze
la același nivel cu firmele locale.
În multe sectoare de activitate, competiția1 a evoluat la scară mondială, iar ritmul
inovațiilor aduse produselor și serviciilor a crescut. Acest lucru a avut un impact pozitiv
asupra consumatorilor, deoarece competiția sporită a generat, în majoritatea cazurilor,
preturi mai scăzute, calitate ridicată și mai multe opțiuni de selecție. Cu toate acestea,
ultimele două decenii reprezintă o perioadă caracterizată de schimbări inevitabile pentru
majoritatea afcerilor precum și pentru angajați. Mulți manageri au ajuns la concluzia că
modalitățile consacrate de desfășurare a afacerilor nu mai funcționează și că trebuie
implementate schimbări majore în modul de administrare a activităților organizațiilor.
Aceste schimbări sunt atât de importante încât anumiți analiști le consideră ca pe o a doua
revoluție industrială. Această revoluție are un efect semnificativ și asupra practicii
contabilității. În primul rând este necesar să se evalueze modalitățile în care organizațiile se
transformă pentru a deveni maai competitive.
Încă de la începutul anilor '80, mai multe companii au trecut prin diferite programe
de îmbunătățire, începând cu „Just-in-Time" (JIT) și până la „total quality management"
(TQM), tehnologizarea procesului și alte programe de management - inclusiv „theory of
constraints" (TOC) adoptată în câteva companii. Atunci când sunt implementate în mod

1
Tabără N., Briciu S., Actualităţi şi perspective în contabilitate şi control de gestiune, Editura Tipo Moldova,
Iaşi, 2012, p. 9 – 11.
corespunzător, aceste îmbunătățiri pot ajuta la sporirea calității, reducerea costului,
creșterea randamentului, eliminarea întârzierilor în timpul de răspuns către clienți și în
final, la creșterea profitului. Totuși, acestea nu au fost întotdeauna implementate cu
înțelepciune, existând controverse semnificative cu privire la valoarea de fond a acestor
programe. Cu toate acestea, mediul actual de afaceri nu poate fi înțeles în mod adecvat fără
evaluarea a ceea ce încearcă să realizeze fiecare din aceste abordări. Aceste noi concepții
ale managementului au anumite implicații în contabilitatea de gestiune. Acestea dau
posibilitatea gestionării unor domenii, cum ar fi calitatea, stocurile sau constrângerile, mai
degrabă decât optimizarea unei situații date. De exemplu, abordarea tradițională în vederea
optimizării gestionarii stocurilor, „economic order quantity" (EOQ) trebuie plasată alături
de abordări cum ar fi JIT, care încearcă să diminueze stocurile.
Eliminarea multor bariere comerciale a înlesnit expansiunea în afara pieței
bunurilor de consum a companiilor active și energice. Drept rezultat, extrem de puține
firme își pot permite exprimarea auto-suficienței. O companie poate avea astăzi succes pe
piața locală spre deosebire de competitorii locali, dar mâine concurența se poate manifesta
pe plan internaţional.2
Ca o chestiune de supraviețuire, chiar și firmele care momentan au o situație foarte
bună pe piața bunurilor de consum, trebuie să devină competitori de talie internațională.
Mișcarea globală mai liberă a bunurilor și serviciilor creează oportunități de export majore
pentru acele companii care pot deveni competitori la nivel mondial. Și, din punct de vedere
al consumatorilor, competiția mai ridicată garantează o varietate mai extinsă de bunuri, la o
calitate mai ridicată și la preturi mai scăzute. Care sunt implicațiile competiției globale
crescânde în contabilitatea de gestiune? Ar fi foarte dificil pentru o anumită firmă să
devină entitate de talie internațională dacă își planifică, administrează și controlează
operațiunile și ia decizii utilizând un sistem de contabilitate de gestiune de categoria a
doua. Un sistem de contabilitate de gestiune excelent nu garantează succesul, însă unul
slab poate împiedica eforturile oamenilor dintr-o organizație să genereze competitivitatea
firmei.
Altă schimbare semnificativă o reprezintă influenta noii tehnologii, în special în
domeniul informaticii și al telecomunicațiilor. Prelucrarea datelor contabilității se face
automat, ele fiind intergrate informaţional într-un sistem coerent. Un sistem informaţional
cuprinde ansamblul mijloacelor și procedurilor de prelucrare, clasare, stocare, prelucrare,

2
Tabără N., Briciu S., Actualităţi şi perspective în contabilitate şi control de gestiune, Editura Tipo Moldova,
Iaşi, 2012, p. 9 - 1.
difuzare și valorificare a datelor și informaţiilor la nivelul unei entităţi economico-sociale.
Finalitatea acestui sistem informaţional o constituie furnizarea de informaţii sub o formă
direct utilizabilă, la momentul oportun în scopul asigurării bunei funcţionări a sistemelor
operaţionale precum și a luării deciziilor la diferite niveluri.
Obiectivele sistemelor informaţionale sunt sprijinirea procesului decizional și
coordonarea într-un sistem cu mai multe niveluri. În cazul de faţă, tehnologiile nu au avut
ca rezultat doar automatizarea sistemelor existente de contabilitate, dar au făcut posibilă
restructurarea tuturor marilor industrii și a întregii economii.
Chiar dacă promovarea internetului s-a mai estompat într-o mică măsură faţă de
perioada de vârf de la sfârşitul anilor '90, acesta a schimbat și schimbă în continuare modul
de desfăşurare a afacerilor. Noi forme ale competiţiei, organizaţiei și tehnologiilor au
influenţe asupra contabilităţii. Contabilitatea include și aspecte strategice, decizii care
privesc perioade de timp îndelungate, ceea ce impune, atât în prezent cât și în viitor,
prezenţa tehnologiilor informaţionale și a comunicaţiilor. În plus, facilitarea circulaţiei-
informaţiilor și construirea unor baze de date permit analize detaliate de tip factorial și
oferă informaţia necesară luării deciziilor în timp util.

1.2. Firma și mediul economic în societatea cunoașterii

Potrivit reprezentanților curentului societății cunoașterii, ne găsim în era

informației, care cuprinde, în general, trei mari perioade: societatea informațională,
societatea cunoașterii și societatea conștiinței. Prima dintre ele, societatea informațională,
are ca scop producerea și consumul de informație. Ca urmare, informația este acceptată ca
resursă principală, tehnologiile informației și comunicațiilor sunt tehnologii de bază, iar
mediul informațional împreună cu cel social și cel ecologic – un mediu de existență al
omului.
Baza noii societăți românești trebuie căutată în 1986, când academicianul Mihai
Drăgănescu, luând ca referință conceptul filosofic al legii tendințelor, a prefigurat o
viitoare societate a cunoașterii. Foarte repede, noțiunea de Societatea cunoașterii a devenit,
larg cunoscută pe plan internațional și național datorită, în principal, lucrărilor lui Peter
Drucker. Componentă a societății, noua economie este, în mod evident, o economie bazată
pe cunoștințe și idei, o economie a cunoașterii în care informația circulă liber. Insistând
mai mult pe aspectele tehnologice, autorii români pun accent pe obținerea prosperității și
crearea de locuri de muncă care sunt condiționate de gradul de implementare a conceptelor,
inovării și tehnologiei concomitent cu protecția mediului înconjurător. Suportul tehnologic
al noii societăți implică convergența a trei sectoare: tehnologia informației, tehnologia
comunicațiilor, producția de conținut digital. Alături de sectoare, în suportul tehnologic un
loc important îl ocupă vectorii tehnologici și funcționali ai societății cunoașterii. În
„Raportul Comisiei Națiunilor Unite pentru Dezvoltarea Științei și Tehnologiei”, publicat
în 1998, noțiunea de Societate a cunoașterii implică următorii vectori:
 Internetul, care înregistrează creștere multiplă prin mărirea numărului de
participanți, cu trecerea la transmisii pe bandă largă, cu viteză de transmisie ridicată;
 Cartea electronică, o tehnologie care va deveni crucială datorită exploziei
informaționale;
 Inteligența artificială, va fi esența tehnologică a societății cunoașterii și nano-
electronica, care în viitorul apropiat va deveni principalul suport fizic pentru procesarea
informației.
Toți acești vectori implică dinamism în creștere pentru agenții economici.3

1.3. Tehnologia informațională și comunicațională în afaceri

Actualmente, procesul de comunicare de afaceri este considerat unul dintre

elementele-cheie ale relaţiilor de afaceri. Indiferent de frecvenţa și intensitatea aplicării
tehnologiilor de comunicare moderne, abilităţile de comunicare ale indivizilor sunt nişte
factori importanţi pentru succesul în cadrul oricăror business-procese.
Apariția tehnologiilor informaționale și comunicaționale reprezintă o parte vitală în
lumea afacerilor și în viața cotidiană. Evoluția rapidă a științei și a tehnologiilor are un
impact asupra oricărui aspect al relațiilor umane. Utilizarea tehnologiilor moderne
acționează asupra unei varietăți de activități ale companiilor de afaceri, contribuie la
depășirea diverselor bariere de producere, financiare, geografice etc.
Posibilitatea de comunicare imediată, transferul de date rapid, accesul la diverse
resurse informaționale, într-o perioadă foarte scurtă, contribuie la o creștere intensivă a
activităților, efectuată de către firme și organizații pentru creșterea circuitului de mărfuri,
care ar favoriza creșterea economică. Scopul acestei dezvoltări constă în descoperirea
efectelor TIC asupra firmelor moderne și activităților acestora; procesul de comunicare cu
privire la grupurile interne și externe ale organizațiilor; determinarea aspectelor pozitive și
negative în penetrarea intensivă a TIC în cadrul organizațiilor de afaceri.
3
Bob A. C., Onete B., Dina R., Sisteme informatice în administrarea afacerilor, Editura ASE, București,
2013.
 Procesul comunicațional constituie unul din cele mai importante elemente din
comunicarea contemporană de afaceri. Indiferent de gradul de utilizare a tehnologiilor
moderne comunicaționale, importanța abilităților de comunicare necesare, pe care cifrele
economice reale trebuie să le posede, acesta este un factor important, de succes, în
domenii, precum negocierile comerciale cu organizațiile partenere, comunicarea cu
angajații, acționarii, reprezentanții autorităților de stat sau autorităților municipale.
Importanța unei comunicări eficiente în businessul modern cuprinde diverse arii de
activitate ale organizației date:
 Comunicarea este utilizată în calitate de instrument de bază pentru transmiterea
ideilor și a părerilor. Capacitatea percepută de comunicare îi oferă conducătorului
organizației posibilitatea de convingere eficientă a angajaților, la capitolul strategia de
bază ori politica firmei, pentru a depăși conflictele apărute și pentru a rezolva situațiile de
criză.
 Comunicarea eficientă din organizații oferă posibilitatea de a pune în aplicare o
gândire rapidă și promptă în procesul de luare a deciziilor din partea organelor de
conducere. Accesul, în timp util, la informații despre activitățile firmei contribuie la
procesul de luare a deciziilor, dezvăluirea și rezolvarea problemelor apărute, stabilirea
măsurilor necesare pentru a depăși greutățile și dificultățile întâmpinate.
 Contribuie la punerea în aplicare a funcțiilor de manageri, cum ar fi: planificarea,
organizarea, motivarea sau exercitarea controlului asupra activităților desfășurate.
Comunicarea eficientă în organizații formează o relație între trecut, prezent și viitor în
dezvoltarea unei anumite companii și, astfel, contribuie la realizarea rezultatelor eficiente.
 Comunicarea eficientă oferă posibilitatea de creare a unei motivații bune pentru
angajați și de creare a unui climat plăcut în cadrul firmei.
Depistarea modalităților corecte de motivare a personalului depinde și de
necesitățile acestuia, dar și de respectarea opiniilor personalului. Determinarea nevoilor de
bază ale angajaților sunt direct legate cu abilitățile managerilor de a realiza o comunicare
de succes și de analiza corectă a feedback-ului dat de angajați.
Organizațiile de afaceri, de astăzi, operează într-un mediu extrem de complex,
dinamic și competitiv. Procesul de comunicare dintre ele reprezintă o parte importantă din
operațiile de afaceri moderne. Utilizarea tehnologiilor moderne (informaționale și
comunicaționale) este integrată în domeniul de aplicare al activităților și interacțiunea
dintre agenții economici și relațiile cu mediul său.
 După părerea lui R. Kluver, utilizarea TIC reprezintă procesul în care tehnologiile
informaționale, precum Internetul sau alte resurse comunicaționale, transformă relațiile
economice și sociale, în așa mod, încât barierele culturale și economice se micșorează până
la minimum.
Astăzi, firmele fondează rețele comunicaționale, internetul a devenit o sursă
puternică de informare, iar schimbul de informații fără fir a schimbat modul în care
operează afacerile. Introducerea tehnologiilor informaționale a contribuit la extinderea și
consolidarea diversității canalelor de comunicare, care transmit diverse informații către
consumatori, partenerii de afaceri, instituțiile guvernamentale și organizații.
Impactul tehnologiilor informaționale, în lumea afacerilor de astăzi, se reflectă în
utilizarea lor în domenii, precum:
 Managementul stocurilor. Introducerea de sisteme informaționale și software
specializat pentru contul de circulație a mărfurilor în cadrul organizației pentru a facilita
informarea, în timp util, echipa de management și reduce timpul de răspuns, atunci când
are loc un deficit sau probleme cu aprovizionarea. Posibilitatea de obținere rapidă a
certificatelor permite atât furnizorilor, cât și clienților să aibă un feedback imediat cu
privire la circulația mărfurilor în rețeaua de producție și distribuție.
 Efectuarea documentației în format electronic. Folosirea software-ului pentru
procesarea textelor este obligatorie în afacerile de azi. Tehnologiile informaționale oferă
posibilitatea de creare, nu doar a documentelor electronice, dar și asigură libera circulație a
acestora în direcția destinațiilor dorite prin utilizarea e-mail-urilor, tehnologiilor cloud și
altor mijloace de schimb de informații.
 Crearea prezentărilor electronice. Prezentarea ideilor inovatoare în format
electronic reprezintă o parte impunătoare a căilor moderne și a metodelor de convingere,
crearea relațiilor sau schimbarea părerii despre o anumită problemă sau temă.Avantajul nu
constă doar în expunerea mai calitativă a prezentării vizuale a ideii, dar și în faptul că
produsele moderne de aprovizionare cu design grafic economisesc timpul și resursele
atrase în crearea prezentărilor de afaceri.
 Legătura la timp și dinamică cu clienții și cu furnizorii. Tehnologiile de
comunicație prezintă, astăzi, posibilitatea întreținerii legăturii inverse rapide după studierea
nivelului de satisfacție a consumatorilor și a dispoziției clienților potențiali. În față, sunt
oportunități atât pentru întreprinderile mari, cât și pentru cele mici și mijlocii să facă
legătură cu clienții săi cu ajutorul resurselor, precum poșta electronică, utilizarea
blogurilor, rețelelor de socializare, crearea forumurilor pentru discuții și altele.
 Fără îndoială, tehnologiile actuale de comunicare reprezintă o parte impunătoare și
importantă a tehnologiilor informaționale care influențează comportamentul și modalitățile
de lucru ale majorității populației din țările economic înalt dezvoltate. La etapa actuală,
oamenii comunică între ei prin moduri diferite în comparație cu perioada de dinaintea
apariției căilor de comunicare moderne. În consecinţă, businessul și relațiile conexe, de
asemenea, au suportat modificare și anumite schimbări.
Tendințele noi de utilizare a resurselor IT (în special, a celor mobile) fac provocări
mai serioase gestionării accesului la datele companiei, comunicării de afaceri și conducerii
riscurilor, care există pentru confidențialitate și siguranță. Aceasta este strâns legată, în
ultimul timp, de principiul modern mobilitatea întreprinderilor (Entreprise Mobility) și
conducerea acesteia (Entreprise mobility management – EMM).
Mobilitatea întreprinderilor este un principiu, care descrie schimbările în
competențele de lucru, cu care tot mai mulți muncitori se află în afara oficiului și utilizează
unitățile mobile și serviciile de vârf de soluționare a business însărcinărilor, inclusiv a
însărcinărilor de comunicare în afaceri. În legătură cu aceasta, în ultimul timp, mai ales
după 2007, la baza răspândirii masive a iPhone-urilor și a altor ,,smart phones” și tablete, a
apărut tendința de utilizare a dispozitivelor mobile proprii (telefoane mobile, tablete, chiar
și laptopuri, care înainte de toate, așa-numitele „ultrabooks”) la locul de muncă al
personalului muncitor din întreprinderi și organizații. Acest fenomen a fost numit „Adu
propriul utilaj” la serviciu (Bring Your Own Device – BYOD). Despre răspândirea acestei
tendințe și despre câteva prognoze în această direcție prezentăm următoarele cifre, luate
din cercetarea firmelor de renume mondial:
 90% dintre muncitorii din SUA folosesc smart-phone-urile personale în serviciul
lor (CISCO).
 Mai mult de 50% dintre managerii IT, sigur sunt convinși că BYOD are o influență
pozitivă asupra rezultatelor înregistrate de muncitori (Intel).
 56% dintre cei antrenați în industria IT cred că BYOD a modificat în întregime
cultura organizațională (Dell).
 Până la 70% dintre muncitori, deținători de smartphone-uri, verifică poșta în afara
timpului de
muncă (Click Software).
 În jur de 82% dintre companii permit personalului lor să lucreze cu propriile
dispozitive în oficiu (Intel).
  Potrivit aprecierilor renumitei companii de consultanță Gartne, 70% dintre
profesioniștii mobili vor conduce și vor realiza activitatea lor cu ajutorul propriilor smart
dispozitive către anul 2018.
Se vede clar că BYOD cucerește cu avânt locurile de muncă și acest proces va
continua și în viitorul previzibil, al cărui rezultat constă în informarea mai detaliată a
companiilor despre posibilitățile realizării profitului pentru propriile întreprinderi, utilizând
acest fenomen. Desigur, mereu pot fi indicate și alte cercetări, care susțin această
concluzie.Totuși, în afară de utilitate, BYOD prezintă și apeluri de siguranță și de
confidențialitate destul de serioase, informației care circulă și/sau este salvată în
întreprinderi.
Problemele, care au apărut înaintea EMM, au fost și sunt legate, anume, de BYOD
din cauza următoarelor considerente, de bază fiind:
 Pierderea dispozitivului. După cum a fost expus mai sus, companiile permit, într-o
oarecare măsură, personalului să muncească cu resursele informaționale ale întreprinderii
prin intermediul dispozitivelor mobile proprii în timpul sau în afara orelor de muncă. Însă,
dispozitivele pot fi destul de simplu pierdute sau furate, de exemplu, în locurile publice sau
în timpul deplasărilor. Un cod simplu din patru caractere poate fi aflat în mai puțin de o
oră. Prin intermediul unor aplicații nesigure, se poate obține accesul la scrisorile de
acreditare și la file-urile locale, înregistrate în dispozitiv și pierderea datelor însemnate și
pericolul de siguranță.
După procurarea noilor dispozitive, este posibil ca cele vechi să fie vândute peste
hotare cu informația neștearsă de pe ele, în timp ce pierderea informației confidențiale duce
la cheltuieli pentru recuperare și la riscul sancțiunilor din partea statului. Pierderea
notebook-urilor de ultimă generație și a dispozitivelor, prestatoare de servicii medicale,
amplifică riscurile consecințelor de la pierderea (sau furtul) acestor dispozitive.
 Furtul IT – încălcarea securității datelor. Forța de muncă mobilă necesită acces la
sistemele critice ale întreprinderii și la datele confidențiale prin intermediul a 2-4
dispozitive simultan. Acest acces în locuri din afara peretelui de siguranță al întreprinderii
sau al organizației transformă dispozitivele mobile în prima și preferata țintă pentru
spionajul corporativ, hacker și alți infractori cibernetici. Combinarea propriei poște
electronice, vizualizarea aplicațiilor Web și legătura cu partea a treia creează
vulnerabilitate în afara controlului corporativ. Orice dispozitiv are nevoie de securitate
activă contra unui software intenționat rău, viruși și alte amenințări Web dăunătoare.
 Sub forma diferitelor interese informaţionale, cereri, se poate aprecia, destul de
exact, cine încearcă să obțină accesul la resursele informaționale ale dispozitivelor mobile.
Desigur, firmele creează politici adecvate de conducere a invaziei BYOD și a riscurilor, și
a utilității lor, existând diferite soluții, dar această problemă depăşeşte limitele de abordare
ale acestui articol.
În decursul ultimilor 15-20 de ani, utilizarea tehnologiilor informaționale, în diverse
arii ale activităților de afaceri, au schimbat radical modalitățile de punere în aplicare a
acestora. Apariția telefoniei mobile, a Internetului, smartphoneurilor, tabletelor și a altor
tipuri de aplicații pentru schimbul de informații a contribuit la simplificarea tranzacțiilor de
afaceri, a accelerat comunicarea atât în interiorul companiei, cât și în exteriorul ei. Astăzi,
orice firmă poate activa liber în procesul de comunicare de zi cu zi, poate să-și organizeze
și gestioneze activitățile sale în decursul câtorva minute, să urmărească circulația
mărfurilor și prestarea serviciilor sale, care este orientată către clienții și furnizorii săi.

1.4. Avantajele utilizării noilor tehnologii în domeniul economic

Utilizarea tehnologiilor internaționale în domeniul economic prezintă o serie de

avantaje, printre acestea regăsim:
 Gestionarea fluxurilor financiare, desfășurarea operațiilor de calcul și
economisirea timpului constituie unele beneficii esenţiale ale tehnologiilor informaționale.
Cu ajutorul tehnologiilor computerizate, gestionarea tranzacțiilor financiare e posibilă
aproape imediat, de asemenea, acestea permit transferul sumelor mari de bani la servicii
relativ mai ieftine. Acestea fac ca afacerile să fie mult mai flexibile și competitive, în
comparație cu punerea în aplicare a acestui tip de activitate 20 sau 30 de ani în urmă.
 Posibilitatea de a transmite documentele prin email economisește timp și bani
pentru serviciile curierilor, scanarea și programul specializat în recunoașterea textului a
eliminat, în mare măsură, necesitatea de a transfera copii de hârtie ale diverselor tipuri de
documente, a simplificat metoda de pregătire a documentelor pentru încheierea diferitelor
tipuri de contracte, indiferent dacă acestea survin între partenerii de afaceri, dacă se
realizează în limitele unei țări sau pe plan internațional. Tehnologiile, utilizate în aria
comunicațiilor de afaceri, a sporit rapiditatea luării legăturii dintre firme și furnizorii și
clienții acestora. Localizarea geografică a agenților economici nu este o condiție restrictivă
și un obstacol în calea punerii în aplicare a legăturilor de comunicare rapide, flexibile și a
legăturilor de comunicare fructuoase dintre ele.
  Posibilitățile unei conferințe video permit organizarea seminarelor, consultațiilor și
a altor forme de discuții între parteneri, care se află în diferite țări ale lumii. Cu 20 de ani în
urmă, era obligatoriu să planifici, în prealabil, și să pregătești un loc special pentru
organizarea unei conferințe și a convorbirilor de afaceri, sincronizarea grafică de afaceri.
Disponibilitatea conexiunii la Internet ajută la eliminarea incomodităților legate de
diverse locații ale agenților economici.
 Un avantaj în plus al tehnologiilor, în legătură cu comunicațiile de afaceri,
constă în faptul că crearea și îmbunătățirea lor contribuie la deschiderea noilor orientări
profesionale către elaborarea noilor locuri de muncă ale produselor software. Companiile
specializate în domeniul software caută și desemnează experți care trebuie să dezvolte
produsul dat, oferind posibilitatea de comunicare interpersonală la fiecare nivel – în cadrul
organizației și în afara ei.
 Comunicarea prin tehnologiile informaționale și de comunicare a sporit
posibilitatea de a lucra, indiferent de locul de amplasare geografică a angajaților și a
organizației, în care ei lucrează. Folosirea cloud computing-ului a oferit oportunitatea de
schimb, în timpul real, al diverselor tipuri de documente de birou, documentelor
electronice sau realizarea obligațiunilor de muncă, indiferent de locul în care angajatul se
află la moment.
Indiferent de avantajele pe care ni le oferă tehnologiile informaționale în procesul
comunicării în viața de zi cu zi, precum și în lumea afacerilor, metodele moderne de
comunicare duc la anumite consecințe negative:
 Comunicarea prin utilizarea telefoanelor mobile și a e-mail-urilor, în modernizarea
de astăzi, privează comunicatorii de partea non-verbală în procesul de comunicare.
Comunicarea nonverbală acordă circa 50% din valoarea tuturor mesajelor schimbate între
comunicatori. Iată de ce există riscul ca mesajul transmis să fie greșit decodificat, atunci
când e imposibil să urmezi vreun semn, gest sau expresie facială și alte semne non-verbale
corespunzătoare procesului de comunicare.
 Tehnologiile influențează și abilitatea noastră de a comunica, de a exprima idei și
de a oferi opinii. Generația secolului XXI nu au formată capacitatea de a vorbi ochi în
ochi, ce afectează capacitatea lor de a fi convingători în timpul prezentării propriilor poziții
și relațiilor personale. Una din cauzele principale ale acestui fapt o constituie tendința de a
comunica prin intermediul sms-urilor, prin intermediul blogurilor, rețelelor sociale și altor
asemenea modalități, care permit acest anonimat celor ce transmit aceste mesaje.
  Folosirea instrumentelor moderne de comunicare la locul de muncă, indiferent de
faptul că ele satisfac necesitățile personale sau cele de serviciu, posibil să influențeze
negativ asupra activității angajaților. Apar probleme de această natură: incapacitatea de a
respecta termenele-limită, nevoia orelor de muncă suplimentare pentru a putea finaliza
proiectul dat sau a sarcinilor atribuite. Pentru a depăși astfel de probleme, angajații din
anumite organizații au acces la Internet, dar, în același timp, au acces limitat la accesarea
rețelelor sociale, folosirea produselor software destinate pentru conversații și alte asemenea
măsuri restrictive.
 Introducerea noilor tehnologii informaționale și comunicaționale moderne în
operațiunile de afaceri necesită de la firme să investească fonduri suplimentare în
implementarea sistemelor în cadrul organizației. Aceasta cuprinde achiziționarea și
instalarea hardware-urilor și software-urilor specializate, cheltuielile de instruire a
personalului și cheltuielile sistemelor de sprijin. Datorită uzurii morale rapide a acestor
active și dezvoltarea continuă din punct de vedere tehnologic, societatea trebuie să le
actualizeze în permanență, ceea ce duce la creșterea costurilor și trebuie să investească
fonduri și resurse suplimentare.
 Următoarea problemă, în principiu, de natură psihologică îl constituie dezvoltarea
de „rezistență” împotriva inaugurării noilor tehnologii și a mijloacelor de comunicare la
locul de muncă. Cercetătorii din domeniul comunicației numesc această stare drept
„conștiință închisă/limitată”. Angajații, îndeosebi cei ce muncesc o perioadă îndelungată de
timp și au perceput un anumit stil de lucru, pot să opună rezistență împotriva introducerii
noilor tehnologii moderne de comunicare, colectarea, analiza și prelucrarea informației.
Conducerea firmelor tind să treacă de astfel de greutăți prin organizarea sistematică a
întâlnirilor educative, seminarelor și alte asemenea activități similare cu scopul de a depăși
acest tip de dificultate.
 Folosirea de zi cu zi a tehnologiilor moderne în relațiile de afaceri și comunicarea
de afaceri pot afecta negativ asupra confidențialității și securității. Comunicarea în
societatea modernă se bazează, în exclusivitate, pe cyberworld apărute în ultimele decenii.
Potrivit unui sondaj statistic, în țările dezvoltate ca America de Nord, Uniunea Europeană
și grupul celor 20, Internetul contribuie cu 8% din PIB. Zilnic, se transmit circa 294
miliarde de e-mail-uri sau circa 3.4 milioane de email- uri în fiecare secundă pe parcursul
unei zile. În fiecare minut, traficul de sms-uri generează 812000 de dolari sau aproximativ
630 000 de euro.
 Informația este considerată cel mai important activ necorporal în organizațiile de
afaceri, fapt pentru care valoarea prioritară pentru firme o are securitatea ei, depășirea
problemelor asociate cu acces neautoarizat, utilizarea, divulgarea, modificarea sau
distrugerea. Schimbul informației de serviciu, al datelor privind producția și vânzările,
informații privind piața în societățile moderne se realizează prin utilizarea, în principal, a
e-mailurilor sau a sistemelor interne (Internet). În fiecare zi, apare informația în spațiul
cibernetic despre diverse tipuri de software, țelul principal fiind în crearea obstacolelor în
funcționarea eficientă a sistemelor de informare și comunicare ale organizației. Salvarea
informației în mod electronic, în ciuda creării securităților tot mai sofisticate și sistemelor
de arhivare, comportă riscul pierderii sau deteriorării, imposibilitatea recuperării și alte
dificultăți de acelaşi gen. În acest sens, eforturile firmelor se concentrează nu numai pe
dezvoltarea noilor mijloace de procesare a comunicării și informării dar, de asemenea,
pentru a crea sisteme capabile să protejeze compania de acțiuni ilegale cu privire la
integritatea procesului de comunicare între companii.
 CAPITOLUL II.

TEHNOLOGIILE INFORMAȚIONALE ÎN DOMENIUL

CONTABILITĂȚII ȘI CONDUCERII FIRMEI

2.1. Particularități ale sistemelor de contabilitate cu dublu circuit

În raport cu cele mai reprezentative culturi contabile contemporane, europeană și

anglo - saxonă, după modul de organizare a conturilor s-au conturat cele două sisteme:
 Sistemul de contabilitate cu un singur circuit (monist) organizează conturile într-un
singur flux sau circuit, atât pentru operaţiile care privesc relațiile cu terţii, cât și pentru
cele referitoare la gestiunea internă a firmei. Sistemul a fost aplicat în ţara noastră până la
01.01.1994, fiind utilizat actualmente în ţările anglo-saxone și în Statele Unite ale
Americii.
 Sistemul de contabilitate cu dublu circuit (dualist) procedează la abordarea
dualistă a conturilor, dintr-un dublu punct de vedere. Acesta are în vedere organizarea
diferită dar corelată a celor două paliere ale contabilităţii: contabilitatea financiară
(generală) și contabilitatea de gestiune (managerială).
Dualismul reprezintă concepţia care consideră drept principii ale existenţei două
elemente diferite și ireductibile. Potrivit acestei abordări, sistemul de contabilitate cuprinde
două componente:
 contabilitatea financiară sau generală;
 contabilitatea de gestiune, managerială sau internă.
Dualismul formal presupune delimitarea contabilităţii financiare de cea de gestiune.
Dualismul material se referă la organizarea sistemului contabil prin evaluare economică,
fiscală, financiară. Dualismul informaţional presupune că informaţia contabilă este
orientată către două sau mai multe tipuri de utilizatori: statul, conducerea, piaţa financiară.
Dualismul se manifestă în special în Europa continentală și într-o formă mai
temperată în sistemele anglo-saxone. Sistemele dualiste sunt caracteristice unui anumit tip
de economie de piaţă, bazat pe transparenţă și conceput ca un joc social.
Delimitarea dintre cele două circuite se exprimă și prin cele două categorii de
informaţii produse de contabilitate, destinate unor utilizatori diferiţi.
Contabilitatea financiară generatoare de informaţii publice, conţinute în documente
de sinteză contabilă destinate în principal utilizatorilor externi: acţionari, asociaţi, clienţi,
furnizori, instituţii financiare și de credit, organe fiscale, potenţiali investitori. Evident, la
aceste informaţii apelează curent și managerii firmei. Organizarea și conducerea acesteia
este relativ unitară asigurând informaţiile oficiale impuse de reglementările normative
emanate de la organismele naţionale și internaţionale cu atribuţii în domeniul normalizării
contabilităţii.
Menţionăm că Standardele Internaţionale de Raportare Financiară și reglementările
contabile româneşti conforme cu directivele europene fac referiri speciale la situaţiile
financiare anuale ale întreprinderii. Acestea trebuie să conţină:
 bilanţul;
 contul ,,Profit și pierdere”;
 situaţia modificărilor capitalului propriu;
 situaţia fluxurilor de trezorerie;
 note explicative la situaţiile financiare.
Întrucât contabilitatea financiară nu se ocupă cu procesul de utilizare a resurselor, de
transformare a acestora după destinaţie pentru soluţionarea acestor aspecte se apelează la
contabilitatea de gestiune.
Contabilitatea financiară este bazată pe norme unitare de organizare și conducere,
obligatorii tuturor unităţilor patrimoniale, având ca obiectiv furnizarea de informaţii
necesare, atât propriilor nevoi, cât și în relațiile cu asociaţii sau acţionarii, clienții,
furnizorii, alte persoane juridice și fizice. Cu toate avantajele pe care le prezintă, se poate
aprecia că aceasta nu e adaptată la nevoile noilor informaţii emise din complexitatea
structurilor economice și juridice actuale.
Contabilitatea de gestiune produce informaţiile confidenţiale, cuprinse în
documente
și analize destinate uzului intern al firmei, folosite pentru conducerea operativă a acesteia,
inclusiv corectarea din mers a eventualelor abateri de la parametrii estimaţi. Aşadar:
 informaţiile publice sunt furnizate de contabilitatea financiară, organizată pe bază
de norme unitare pentru toate unităţile patrimoniale;
 informaţiile confidenţiale sunt asigurate de contabilitatea de gestiune.4
Contabilitatea financiară are ca obiect consemnarea tuturor operaţiunilor care
afectează patrimoniul firmei, cu scopul de a determina periodic și în formă sintetică
rezultatele obţinute. Contabilitatea de gestiune are ca obiect gestiunea internă a firmei,
calcularea costurilor de producţie, determinarea bazelor de evaluare a unor elemente
patrimoniale, a rezultatelor și rentabilităţii pe feluri de activitate, elaborarea și controlul
îndeplinirii bugetelor precum și obţinerea altor informaţii necesare procesului decizional.
Organizarea distinctă a celor două circuite nu trebuie percepută ca o fragmentare
arbitrară a contabilităţii, deoarece componentele menţionate sunt intercorelate. În
contabilitatea de gestiune sunt reflectate dintr-un punct de vedere propriu elemente
patrimoniale și operaţiuni economice care sunt evidenţiate și în contabilitatea financiară.
Baza documentară utilizată în cele două circuite este unică. Relaţia de
interdependenţă dintre cele două subsisteme se manifestă în cadrul sistemului dualist de
contabilitate, prin făptui că ele se completează reciproc sub aspect informaţional, ca
instrumente ale procesului decizional. În definitiv, distincţia dintre contabilitatea financiară
și cea de gestiune constituie un mijloc comod pentru deosebirea informaţiilor pe care
întreprinderea acceptă sau este obligată să le cumunice terţilor și cele pe care ea și le
rezervă și care rămân secrete pentru terţi. Se poate spune că acest „dualism” are o funcţie
ideologică. Calitatea informaţiei contabile generate de ambele paliere (circuite) constituie
„unul din elementele ce condiţionează eficienţa procesului decizional”.
În condiţiile organizării contabilităţii în sistem dualist, funcţiile acestuia se
localizează pe fiecare circuit. Astfel, contabilitatea financiară îndeplineşte următoarele
funcţii:
 funcţia de înregistrare completă a tranzacţiilor întreprinderii în scopul determinării
periodice a situaţiei patrimoniale și a rezultatului global;
 funcţia de comunicare financiară externă (de informare a terţilor);
 funcţia de instrument de verificare și de probă judiciară și fiscală;
 funcţia de instrument de gestiune a întreprinderii;
 funcţia de furnizare a informaţiilor necesare sintezelor economice.
4
Ciurea M., Sisteme integrate de contabilitate și gestiunea firmei, Note de curs, Petroșani, 2020.
 Având în vedere obiectul de studiu al contabilităţii, există două adordări diferite.
Prima, caracteristică a şcolilor european-continentale, se axează pe caracterul
normativ și prescriptiv, militează pentru monismul contabil și alege ca obiect patrimoniul
având o concepţie formalist - juridică.
A doua, abordarea şcolii anglo-saxone pune accentul pe libertatea de interpretare,
pe aspectele de fond, urmăreşte aplicarea dualismului contabil, are drept ţel poziţia
financiară iar ca raportare financiară principală, contul de profit și pierdere. Multitudinea
nevoilor informaţionale ale diverşilor utilizatori a dus la construirea a două reprezentări ale
aceleaşi realităţi: una „internă" și o alta „externă”. Modul de organizare a contabilităţii
întreprinderii în două circuite informaţionale, autonomizate sau în unul singur, a constituit
un subiect de discuţii ştiinţifice încă de la începutul acestui secol și persistă și în zilele
noastre.
O contabilitate de gestiune performantă este produsul evoluţiei în timp a metodelor
utilizate de proprietarii afacerilor, manageri și contabili prin prelucrarea informaţiilor din
întreprinderi, pentru a deveni competitivi și lideri în domeniu.
Informaţiile contabile publice sunt de regulă sistematizate în documentele de
sinteză și raportare contabilă, anumite rapoarte explicative etc. Aceste informaţii se
adresează, în principal, utilizatorilor din afara entităţilor și sunt asigurate prin contabilitatea
generală sau financiară.
Principalele imperative care ar trebui să ghideze orice entitate în actualele condiţii
ce caracterizează mediul concurenţial, sunt următoarele:
 orientarea spre client;
 orientarea spre flexibilitate;
 motivarea salariaţilor - necesitate absolută pentru responsabilizarea lor;
 adoptarea unei structuri organizatorice adecvate
 calitatea - supremul imperativ în condiţiile economice actuale.
Între contabilitatea financiară și cea de gestiune se observă mari diferenţe:
 Contabilitatea de gestiune este orientată mai mult către utilizatorii interni decât cei
externi, ca destinatari ai informaţiilor contabilităţii. Utilizatorii externi necesită
informaţiile pentru decizii privind investiţiile, împrumuturilor și alte decizii specifice.
 Utilizatorii interni sunt în general managerii, care au nevoie de informaţii pentru
planificare, control și luarea deciziilor.
 Contabilitatea de gestiune poate să provină din principiile contabile general
acceptate (GAAP). În timp ce contabilitatea financiară prezintă informaţiile în
 conformitate cu aceste principii pentru a satisface cerinţele creditorilor, investitorilor
sau agenţiilor guvernamentale, contabilitatea de gestiune se apropie de GAAP doar în
mod opţional, în funcţie de cerinţele și nevoile managerilor.
 Contabilitatea de gestiune ar putea să ofere informaţii mai detaliate, în comparaţie cu
forma sumară oferită de contabilitatea financiară. Managerii solicită o astfel de
detaliere pentru informaţiile privind costurile, vânzările, producţie.
 Contabilitatea de gestiune pune accentul pe viitor, în timp ce contabilitatea financiară
se axează pe rezultatele tranzacţiilor trecute. O explicaţie principală este nevoia de
planificare, ce presupune estimări ale costurilor și beneficiilor aferente tranzacţiilor
viitoare.

2.2. Definirea sistemelor moderne pentru integrarea proceselor contabile

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) reprezintă un complex de module

software prin intermediul cărora se obține integrarea tuturor informațiilor disponibile într-o
organizație, având drept scop optimizarea resurselor disponibile ale acesteia, facilitează
integrarea tuturor informaţiilor dintr-o organizaţie într-o platformă unică și reprezintă un
set de sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzacțiilor
și facilitarea integrării tuturor proceselor, din faza planificării proceselor, dezvoltării
producției, până la relațiile cu furnizorii, clienții sau alți parteneri de afaceri. Scopul
acestor module este să asigure transparenţa datelor în cadrul unei organizaţii și să faciliteze
accesul la orice tip de informaţie utilă în desfăşurarea activităţii. ERP este considerată
expresia cea mai fidelă a interdependenței dintre economic și tehnologia informației.
ERP reprezintă un sistem informaţional contabil bazat pe interfețe grafice utilizator,
baze de date relaționale, limbaje de generația a IV-a, instrumente CASE și arhitectură
client/server. ERP este, la bază, un concept legat de managementul întreprinderii care
vizează eficientizarea prin planificarea adecvată a resurselor, urmărire și replanificare. Din
acest punct de vedere, conceptul poate fi separat de ideea de sistem informatic. Din punct
de vedere software, ERP reprezintă software-ul destinat management-ului întreprinderii,
care ajută și controlează sistemul managerial ERP. Un sistem ERP integrează din punct de
vedere al datelor și al fluxurilor de date toate componentele operațiunilor de business. ERP
acționează într-o organizației ca un instrument de asigurare a optimizării productivității și
de reducere la maxim a procedurilor de realizare a serviciilor unei organizații într-un
sistem unificat. Introducerea unui sistem ERP pentru a înlocui două sau mai multe aplicații
independente, elimină necesitatea unor interfețe externe pentru a asigura buna relaționare a
aplicațiilor. Alături de acest beneficiu fundamental, sistemele ERP oferă o serie de avantaje
suplimentare precum costuri de întreținere reduse și o capacitate de raportare crescută și
eficientă. Sistemele ERP conțin si soluții de securitate informatică fiind astfel protejate de
atacuri externe.
Este benefic ca toate sistemele informatice utilizate de o firmă să fie interconectate
și să aibă acces la o bază de date comună. Pentru a fi eficientă, aplicarea tehnicilor data
mining, trebuie făcută pe volume semnificative de date generate de procesele economice
din cadrul unei firme, date generate în desfășurarea diferitelor tipuri de activități, care sunt
culese pe o perioadă mai lungă și stocate într-o bază de date. În acest fel, datele pot fi
accesate cu ușurință de toți cei care au acces la ele. Din acest punct de vedere se
evidențiază sistemele de integrare pe verticală a tuturor sistemelor informatice din cadrul
unei societăți comerciale, cunoscut sub denumirea de Enterprise Resource Planning (ERP).
Sistemele ERP, reprezintă o soluție integrată pentru managementul întreprinderilor
care activează în diferite domenii economice. Aceste sisteme sunt deja implementate cu
succes și folosite în numeroase companii, oferind posibilitatea de integrare și centralizare a
tuturor funcțiilor specifice acestora. Un sistem ERP poate fi văzut ca o soluție software
integrată și completă destinată asistării majorității activităților și proceselor specifice unui
agent economic, de la supravegherea proceselor producției propriu-zisă, până la
managementul financiar și managementul de vârf al întreprinderii. Avantajele principale
ale sistemelor ERP sunt reprezentate de obținerea unei mai bune calități a produselor (sau o
mai bună calitate a serviciilor) unei întreprinderi, înregistrând performanțe sporite la nivel
economic și nu numai. Cu toate acestea, pentru un agent economic nu este important numai
să aibă succes pe piață. Prin noile îmbunătățiri înregistrate în cadrul sistemelor ERP, cum
ar fi utilizarea tehnicilor de interconectare utilizând internetul sau cele de data mining,
avantajele obținute pot aduce mai mult decât până acum.
Enterprise Resource Planning (ERP) poate fi definit ca un sistem software la nivel
de companie folosit pentru a conduce și coordona toate resursele, informațiile și funcțiile
unei afaceri pornind de la date distribuite. De obicei, ERP este format din module diferite
interconectate printr-o rețea și are o bază de date centralizată.
ERP își are originile în industrie, având ca predecesor sistemul MRP (Material
Resource Planning), utilizat pentru prima dată în industria de control al producției. De
atunci lucrurile s-au schimbat, primul ERP apărând în anii 1990, pe lângă procesele de
producție, acesta fiind în măsură să acopere mai multe activități dintr-o companie cum ar
fi, de exemplu, managementul stocului, managementul resurselor umane, contabilitate etc.
În ultimii ani, procesele tehnologice înregistrate au făcut posibilă integrarea în ERP de
module noi, precum analiza avansată a datelor (data mining). Dezvoltarea internetului a
avut, de asemenea, un impact important, prin faptul că acesta permite transferul de
informații între părțile interesate ale unei companii (acționari, angajați, manageri, clienți).
Prin utilizarea sistemelor ERP, companii din diferite arii ale economiei au o
multitudine de avantaje cum ar fi: în industrie, unde există posibilitatea de a acorda
procesele de producție cu alți parametri, posibilitatea pentru manageri de a vedea evoluția
companiei lor în timp real, pe măsură ce lucrurile sunt în desfășurare și nu în ultimul rând,
un mai eficient cadru de lucru pentru angajați. Enterprise Resource Planning este de obicei
structurat într-o serie de module interconectate printr-un sistem de comunicare, care în
majoritatea cazurilor este o rețea locală LAN.
Un sistem informatic de tip ERP poate să integreze subsistemele informatice de pe
toate nivelele ierarhice ale unei firme, de la sistemele informatice executive pentru
management strategic până la sistemele informatice de procesare a tranzacțiilor care se
găsesc la nivelul operațional. Interconectarea acestor sisteme de pe nivele diferite aduce
multiple avantaje, pentru că în acest fel toate părțile implicate într-un proces economic au
acces la informațiile necesare.
Sursa: Informatică de gestiune- documente contabile
Figura 2.1. Interconectarea subsistemelor informatice într-un sistem integrat de tip ERP

Subsisteme informatice
pentru managementul
Management strategic:
strategic Subsisteme informatice
executive
Subsisteme informatice
pentru asistarea executivului
Subsistem informatic pentru
Management management de nivel mediu:
Subsisteme informatice pentru
de nivel mediu management
Subsisteme informatice pentru
asistarea deciziei
R
E
Subsistem informatic pentru Ț
lucrul cu date informații și
Lucrul cu E
cunoștințe:
Subsisteme informatice de A
informații și
automatizare a lucrărilor de
cunoștințe birou (birotică)
Subsisteme informatice de lucru
cu cunoștințe

Nivel Subsistem informatic pentru

 operațional Subsisteme informatice pentru
procesarea tranzacțiilor

De exemplu, echipa de management a unei firme poate avea în timp real acces la
informațiile provenite de la nivelul operațional și poate să ia decizii în cunoștință de cauză
și să vadă când se petrec schimbări majore care ar implica modificări la nivel decizional
sau chiar de strategie. În Figura 2.1. este prezentată interconectarea subsistemelor
informatice de pe toate nivelele ierarhice din cadrul unei firme într-un sistem integrat de tip
ERP. Chiar dacă o soluție completă de tip ERP poate acoperii majoritatea activităților din
cadrul unei companii care activează pe piață, având module pentru diferite activități cum ar
fi, de exemplu, resursele umane sau controlul producției, nu este întotdeauna necesar
pentru compania în cauză să cumpere toate modulele de la același producător. 5
Fiecare modul poate fi implementat separat, sistemul fiind deschis. De exemplu,
tehnologia de bază de date poate fi integrată într-un sistem ERP la un stadiu mai timpuriu,
iar mai târziu poate fi adăugat fără probleme un subsistem data mining pentru a analiza
datele stocate. Această modularitate este bună pentru companiile interesate de soluții ERP,
deoarece acestea își pot extinde sistemul existent în concordanță cu nevoile lor, fără a fi
necesar să se cumpere o soluție completă costisitoare încă de la început.

Management Management
aprovizionare producție

Management
clienți

Management
Sistem de
financiar
comunicație

Management
resurse umane

Depozit de date,
Management data mining
stocuri

5
Andronie M., Informatică de gestiune - documente contabile, Editura Fundația România de Mâine,
București 2012.
 Sursa: Informatică de gestiune- documente contabile

Figura 2.2. Exemplu de sistem ERP pentru o companie

Companiile pot cumpăra subsisteme ERP de la diferiți furnizori sau își pot crea
chiar module proprii, în conformitate cu nevoile lor, importante fiind numai
compatibilitatea și posibilitatea de comunicare între aceste module. În figura următoare
este prezentat un exemplu de sistem ERP utilizat de o companie.
În exemplul din Figura 2.2, o companie are o multitudine de module software ERP
care se ocupă cu problemele tipice oricărui agent economic. Aceste module pot comunica
între ele printr-un sistem de comunicare, fiecare modul având o funcție proprie, după cum
urmează:
 Managementul producției – este un modul software care se ocupă cu probleme
legate de procesul de producție și managementul acestui proces (rezultatul procesului de
producție poate consta în produse sau servicii în funcție de caz), cum ar fi planificarea
procesului de producție, controlul calității, sau gestionarea fluxului de lucru în cazul de
față; în cazul industriei, unde avem de a face cu procese tehnologice de producție, acest
modul software poate să gestioneze procesele desfășurate și, din această cauză, modulul
pentru managementul producției, trebuie să fie adaptat la profilul întreprinderii în cadrul
căreia este utilizat;
 Managementul lanțului de aprovizionare – este un modul software care poate fi
component al unui sistem de tip ERP ce se ocupă cu lucruri cum ar fi gestiunea materiilor
prime, gestiunea intrărilor de produse sau materii prime, controlul acestora și așa mai
departe;
 Managementul financiar – acest modul software este proiectat să ajute la
rezolvarea problemelor financiare; el poate fi utilizat și pentru contabilitate; modulul de
management financiar este specific oricărei întreprinderi, indiferent de domeniul acesteia
de activitate;
 Managementul stocului – este modulul care ajută la gestionarea stocurilor; acesta
trebuie să fie în raport cu alte module ca, de exemplu, cu acela de management al
clienților, cu modulul de management al proceselor de producție sau cu modulul de
management de financiar-contabil;
 Modulul data mining – poate conține programe specializate, cum sunt acelea pentru
lucrul cu depozite de date sau cu instrumente de extragere a datelor; de obicei, acest modul
trebuie să fie conectat la alte module folosind sistemul de comunicare;
  Managementul resurselor umane – este un modul software care are ca funcție
principală managementul resurselor umane; de asemenea, acest modul este specific
oricărei unități economice cu un număr semnificativ de angajați ți poate fi interconectat cu
alte module, cum ar fi acelea de management financiar-contabil, salarizare și așa mai
departe;
 Managementul clienților – este modulul software care ajută la găsirea de soluții
pentru probleme legate de marketing, vânzări sau service.
Structura ERP nu este tot timpul ca în figura anterioară. Unele module discutate
anterior pot fi comasate împreună într-unul mai complex iar altele pot dispărea nefiind
utile unei anumite firme. Modularitatea de care dau dovadă sistemele ERP le face pe
acestea foarte flexibile pentru agenții economici care acționează în mare majoritate a
domeniilor economiei, oferind totodată și o capacitate de adaptare la nevoile specifice ale
fiecăruia.
Unul dintre avantajele cele mai importante pe care utilizarea unui sistem ERP îl
aduce unui agent economic este acela că se realizează o interconectare a majorității
activităților din interiorul companiei și se leagă domenii cum ar fi procesele de producție
cu resursele umane și managementul financiar al acesteia. Acest lucru este unul foarte
important, deoarece se unifică toate aceste activități, culegând date din interiorul întregii
companii care apoi pot fie exploatate cu tehnici data mining. Datele pot fi utilizate în timp
real sau mai târziu, cu ajutorul acestor tehnici.
Modulul data mining preia datele rezultate din toate procesele unei entități
economice, aplică tehnici avansate de analiză și extrage cunoștințe utile care pot fi foarte
importante pentru optimizarea activității companiei. De obicei, volumele de date analizate
sunt foarte mari și este necesar să existe sisteme informatice puternice, care au devenit mai
accesibile numai în ultimii ani.

Procese care Înbunătățire

se desfășoară Data Cunoștințe a activității
într-o Mining extrase instituției
Date (baze de
instituție date, depozite
de date)

Sursa: Andronie M., Tehnici data mining utilizate în sistemele informatice economice

Figura 2.3. Scopul data mining este optimizarea activității instituției

 În Figura 2.3 este reprezentat modul în care data mining ajută la optimizarea
proceselor dintr-o instituție oarecare care dispune de niște date de analizat. Acest model de
extragere a cunoștințelor din date poate fi întâlnit în principiu, în orice domeniu de
activitate. Datele sunt colectate și stocate în baze de date sau depozite de date pe o
perioadă lungă și de obicei, pot fi analizate mai târziu. Există de asemenea, tipuri de date
care nu pot fi stocate și trebuie să fie analizate și stocate folosind algoritmi în timp real.
Pentru ca exploatarea datelor să funcționeze corect este important ca aceasta să fie
integrată într-un sistem care face posibil accesul la date. Din acest punct de vedere,
integrarea instrumentelor de data mining într-un sistem ERP este o soluție potrivită pentru
companie. Există chiar și unele soluții ERP complete, care integrează un modul de
exploatare a datelor pe lângă celelalte funcții disponibile.
Companiile care lucrează în diferite domenii ale economiei pot alege dintr-o
multitudine de produse comerciale disponibile acele soluții ERP care se potrivesc cel mai
bine pentru nevoile lor. Producătorii de soluții complete ERP sunt, de obicei, aceia care
acționează și în domeniul data mining, cum ar fi, de exemplu SAP sau ORACLE, și ar fi
un avantaj pentru o întreprindere să cumpere un pachet ERP integrat care să aibă inclus și
modulul data mining, pentru că acesta aduce o multitudine de avantaje utilizatorilor săi.
Data mining poate fi folosit în anumite unități economice, în procesele de producție, în alte
procese corelate, cum ar fi controlul calității, dar și pentru managementul companiei.
Din cele prezentate mai sus se poate trage concluzia că soluțiile de tip ERP sunt
aplicabile unei arii largi de activități economice, aducând numeroase avantaje
întreprinderilor unde acestea sunt utilizate. Dezvoltatorii de software ERP pot produce
software suficient de general, pentru a acoperii nevoile companiilor care lucrează în
diferite domenii de activitate.
Pentru o companie este important ca achiziționarea unei soluții ERP să fie făcută
ținând cont de nevoile sale și ca aceasta să fie compatibilă cu alte module pe care dorește
să le implementeze ulterior. Se poate ca pentru anumite companii să fie mai eficient să
implementeze propriile sale module ERP și să le conecteze apoi folosind un mediu de
comunicare convenabil. Chiar dacă utilizarea unei soluții ERP aduce anumite avantaje
pentru o companie, aceasta nu poate garanta succesul acesteia pe piața unde concurența
este mare. După ce ERP a fost implementat cu succes, sunt alte lucruri care trebuie luate în
seamă pentru a asigura un management eficient al companiei.6

6
Andronie M., Tehnici data mining utilizate în sistemele informatice economice, Editura Fundația României
de mâine, București, 2012.
 În cazul în care este implementat corect, un ERP, prin abordarea sa integrată, poate
aduce beneficii deosebite companiei respective. Pentru a ilustra utilitatea deosebită a
programelor ERP se prezintă o situaţie care ilustrează ceea ce se întâmplă în lipsa ERP
comparativ cu situaţia existenţei implementării acestuia.
De exemplu, în mod clasic, comanda unui client, chiar si în cazul în care este
primită electronic, va trece din Inbox în Inbox pe la mai multe birouri, acest lucru generând
întârzieri în prelucrare sau chiar si rătăciri ale acesteia. De asemenea, nici un angajat din
companie nu poate spune cu adevărat care este stadiul respectivei comenzi la un anumit
moment, deoarece cei de la departamentul financiar nu au cum să intre in sistemul
informatic al celor de la depozit, de exemplu, si nici invers nu este posibil. Sistemul ERP
înlocuieste vechile programe informatice de la depozit, producţie, financiar, resurse umane
cu un singur sistem integrat, divizat în mai multe module ce aproximează funcţionalităţile
vechilor programe.
Fiecare departament lucrează cu propriile lui programe, numai că diferenţa este că
acestea sunt conectate între ele, făcând posibil de exemplu ca cei de la financiar să
interogheze sistemul de la depozit pentru a vedea dacă o comandă a fost onorată sau nu.
La începutul anilor ’90, sistemele ERP aveau o construcţie monolitică, dar între
timp producătorii acestora le-au făcut din ce în ce mai flexibile si mai modularizabile, fiind
posibil pentru o anumită companie să instaleze de exemplu doar modulele pentru financiar
si pentru resurse umane si să lase restul departamentelor pentru mai târziu. Scopul declarat
al sistemelor ERP este de a îmbunătăţi activităţile corespunzătoare etapei dintre obţinerea
unei comenzi de la un client si emiterea facturii pentru acea comandă precum și plata ei,
etapă cunoscută sub numele de „fulfillment process”. Din acest motiv, ERP se mai
numeşte și „back-office software”.
În general, nu există preocupări legate de partea de vânzare a produselor, (deşi
există mai mulţi furnizori de ERP care au dezvoltat module de CRM - Customer
Relationship Management pentru acest lucru), ci de optimizarea traseului unei comenzi
primite de la client până când aceasta va fi onorată. Atunci când un reprezentant al
serviciului de relaţii cu clienții introduce comanda în sistemul informatic, el va avea în
acest fel acces la toate informaţiile necesare și anume:
 suma maximă cu care poate fi creditat clientul, informaţie ce poate fi preluată de
la departamentul financiar;
 istoricul comenzilor pentru respectivul client, tot de la departamentul financiar;
 nivelul stocurilor, de la depozitul firmei;
  posibilităţile de transport, de la modulul de logistică.
În cazul în care este bine implementat, un sistem ERP poate reduce considerabil
costurile companiei și poate accelera procesul transformării unei comenzi primite de la un
client într-o factură corespunzătoare.
Comunicaţiile între departamentele companiei sunt mult îmbunătăţite. De
asemenea, deoarece angajaţii diferitelor departamente au acces la datele altor
departamente, pot fi luate decizii mai pertinente, și clientul va fi mai bine servit. Sistemul
acopera toate segmentele din activitatea unei afaceri (Figura 2.4):
 gestiunea achiziţiilor;
 gestiunea stocurilor (cu mecanisme avansate de previzionare a acestora);
 planificarea producţiei (de la sisteme simple de microproducţie până la sisteme
avansate de lansare a producţiei in baza comenzilor) - gestiunea clienţilor și furnizorilor
(cu urmărirea fluxurilor cerere de ofertă, ofertă, factură proformă, comandă, livrare,
decontare)
 gestiune financiară și contabilitate - gestiunea centrelor de profit sau de cost,
resurse umane, parc auto, etc.

Sursa: Platforme informatice pentru producție și servicii

Figura 2.4: Modulele unui sistem ERP.

 Sistemele ERP, sunt programe modulare (Figura 2.5), fiecare arie de activitate a
companiei fiind acoperită de către o aplicaţie specifică. Modulele unui sistem ERP
funcţionează integrat utilizând o bază de date comună, sau pot funcţiona independent. Pot
fi enumerate câteva categorii de module care servesc la gestionarea cu eficienţa a unei
întreprinderi:
 Producţie: planificarea și urmărirea producţiei;
 Gestiune: evidenţa stocurilor, a furnizorilor, a plăţilor și încasărilor;
 Vânzări: optimizarea activităţiilor de vânzare, distribuţie și facturare;
 Salarii: calculul salariilor și managementul informaţiilor referitoare la personal;
 Contabilitate: evidenţa contabilă;
 FRM (Finance Resource Management): evidenţa financiară;
 Imobilizari: evidenţa mijloacelor fixe și calculul amortizării;
 HRM (Human Resource Management): managementul resurselor umane;
 CRM (Customer Relationship Management): managementul relaţiilor cu clienții;
 SCM (Supply Chain Management): managementul relaţiilor cu furnizorii;
 BI (Business Intelligence): rapoarte, analize, prognoze.

Sursa: Platforme informatice pentru producție și servicii

 Figura 2.5: Principalele module ale unui sistem ERP.

Pentru majoritatea companiilor, realizarea unei creşteri profitabile în contextul

actual de afaceri nu este un lucru simplu. Se confruntă cu o serie de provocări precum
concurenţa globală, consolidarea de piaţă, deficitul de specialişti, noi reglementări
legislative și aşteptări mai mari din partea clienţilor.
Pentru a răspunde acestora, trebuie să aibă capacitatea de a reacţiona și de a-și
transforma activitatea rapid, eficient din punctul de vedere al costurilor, fără a sacrifica
profitabilitatea, transparenţa sau controlul intern.
În acest context companiile au nevoie de un sistem IT flexibil, robust și sigur. Au
nevoie de o aplicaţie care tratează eficient și integral procesele specifice domeniului lor de
activitate. Soluția de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) are un rol vital în
asigurarea succesului companiei. ERP este azi, tot mai mult, preţul plătit pentru derularea
eficientă a unei afaceri.
Principalele avantaje sunt enumerate mai jos:
Reducerea considerabilă a timpului de procesare a unei comenzi. Având în
vedere că parcurgerea traseului se face în mod automatizat, este evident că timpul este
mult diminuat.
Angajaţii din fiecare departament au acces la aceleaşi informaţii, pe care le pot
vizualiza și/sau modifica în caz de necesitate. Atunci când un departament finalizează
activitatea la o anumită comandă, aceasta este automat direcţionată de către ERP spre
următorul departament.
Poate fi cunoscut în fiecare moment stadiul în care a ajuns o comandă. Pentru
aceasta, este suficient să te conectezi la sistemul ERP pentru a vedea la ce departament a
ajuns respectiva comandă.
În mod asemănător cu procesul de prelucrare a comenzilor de la clienţi, ERP
poate aduce beneficii și celorlalte departamente ale companiei, cum ar fi cele care se
ocupă de contabilitate și de raportările financiare. Folosind aplicaţia ERP adecvată, se pot
spori performanţele companiei:
 se gestionează mai simplu structuri complexe, canale de piaţă și scenarii de afaceri
 se uniformizează procesele și tranzacțiile de afaceri
 se optimizează resursele și activele cu adevărat valoroase ale companiei
 se accelerează timpul de comercializare și timpul de valorificare
  se îmbunătăţesc serviciile oferite angajaţilor și clienţilor, precum și satisfacţia
acestora.
Deşi avantajele aduse companiei sunt consistente, în acelaşi timp și dezavantaje pot
fi chiar mai mari decât avantajele atunci când sistemul ERP nu este bine implementat și
mai ales atunci când acesta nu este însoţit de schimbări în modul de organizare a
companiei. Principalele dezavantaje pe care le au sistemele ERP sunt următoarele:
 costul sistemelor ERP poate fi considerabil;
 implementarea poate fi dificilă și de lungă durată; deşi foarte mulţi vânzători
prezintă în reclame că implementarea se realizează în 3-6 luni, de cele mai multe ori
timpul real este de 1-3 ani în medie;
 la început poate încetini considerabil activitatea companiei, deoarece angajaţii
erau obișnuiţi cu vechile programe iar noul sistem informatic integrat introduce nu numai
noi programe, dar și schimbări în activitatea acestora;
 implementarea ERP presupune foarte multe schimbări în modul de lucru al
departamentelor companiei. Având în vedere toate aceste dezavantaje, se poate observa de
ce foarte multe implementări ale sistemelor ERP nu și-au atins scopul. Pentru că nu este
atât de important sistemul informatic, cât schimbările în modul de lucru al companiei.
Principalele motive pentru care companiile trebuie să instaleze si să implementeze
un sistem ERP sunt enumerate mai jos:
 Integrarea informaţiilor financiare. Atunci când managerul unei companii încearcă
să descopere performanţa de ansamblu a întregii sale companii, el poate găsi mai multe
versiuni ale stării adevărate a firmei.
 Integrarea informaţiilor despre comenzile de la clienţi. Sistemul ERP este locul
unde sunt procesate comenzile de la clienţi din momentul în care acestea sunt primite de
către serviciul de relaţii cu clientii până în momentul în care produsele sunt livrate și este
emisă factura pentru comanda respectivă. Păstrând aceste informaţii într-un singur sistem,
poate fi mai uşor de urmărit traseul unei comenzi, stadiul în care ea se află în orice
moment, și de asemenea, pot fi coordonate mai uşor toate departamentele firmei, indiferent
de locaţia unde se află.
 Standardizarea și creşterea vitezei de producţie. Sistemele ERP oferă premizele
pentru a standardiza diferitele etape ale procesului de producţie, standardizare ce reduce
costurile, măreşte viteza și productivitatea sectorului respectiv.
  Reduce timpul pierdut prin inventariere. Cunoscându-se în orice moment situaţia
stocurilor, pot fi făcute planuri mult mai precise de livrare a produselor la clienţi și
coordonarea mult mai bună a distribuţiei acestora.
 Standardizează informaţiile pentru resursele umane. Un sistem ERP aduce
beneficii suplimentare deoarece introduce un sistem unificat de urmărire a activităţii
angajaţilor și de comunicare între aceştia.
Costul implementării unui sistem integrat de tip ERP este extrem de dificil de
previzionat, deoarece el depinde de o multitudine de variabile, cum ar fi:
 numărul de divizii ale companiei care vor fi servite;
 numărul de module care vor fi instalate;
 munca necesară pentru integrarea sistemelor deja existente;
 dorinţa de schimbare a companiei; - cât de complex se doreşte a fi proiectul.
Cercetătorii și cei ce implementează softuri ERP consideră că următorii factori sunt
cel mai adesea răspunzători de subevaluarea bugetului:
 Pregătirea profesională a angajaţilor. De obicei acesta este cel mai important
factor care este subestimat la crearea bugetului pentru implementarea ERP. Cheltuielile cu
pregătirea sunt foarte mari deoarece aproape întotdeauna angajaţii trebuie să înveţe noi
proceduri si noi procese, nu doar să se familiarizeze cu o nouă interfaţă. Mai mult decât
atât, companiile ce oferă training nu pot ajuta foarte mult, deoarece ele sunt specializate în
oferirea de suport pentru modul cum funcţionează programul software efectiv, nu pentru
modul cum se desfăsoară afacerea în fiecare companie. De obicei costul real cu pregătirea
depăşeşte de două-trei ori costul bugetat.
 Integrarea și testarea. Crearea și testarea legăturilor dintre pachetul ERP și alte
componente software pe care le are implementate compania reprezintă de asemenea unul
dintre cele mai subestimate costuri. Crearea legăturilor este un proces destul de anevoios,
mai ales atunci când componentele soft existente sunt mai vechi și firma producătoare nu
mai oferă suport pentru ele sau nu mai există pe piaţă.
 Personalizarea. În afară de crearea legăturilor către componentele existente ale
companiei, mult mai costisitoare și ceva ce trebuie evitat pe cât posibil este personalizarea
nucleului pachetului ERP. Aceasta trebuie însă efectuată atunci când ERP nu acoperă unul
din procesele companiei, și trebuie adaptat să realizeze și acest aspect. Totuşi se
recomandă evitarea pe cât posibil a acestui lucru, deoarece pe lângă faptul că este foarte
costisitoare, personalizarea nucleului pachetului ERP face mult mai dificilă actualizarea
atunci când este disponibilă o nouă versiune a acestuia.
  Conversia datelor. Chiar dacă este un adevăr admis de puţine companii, totuşi
foarte multe din datele stocate în sistemele vechi nu sunt de prea mare actualitate și
relevanţă. Transformarea lor și mutarea în sistemul client-server cerut de ERP costă bani și
pune destul de multe probleme practice.
 Analiza datelor. De multe ori, datele din sistemul ERP trebuie combinate cu date
prelevate din exteriorul companiei pentru realizarea de diverse rapoarte. Este necesar astfel
ca la costul pachetului ERP să fie adăugat și costul unor instrumente de „Data Warehouse”,
împreună cu costul unor specialisti în „forarea datelor”. Reîmprospătarea zilnică a datelor
dintr-un mare depozit de date de la nivelul întreprinderii poate fi destul de greoaie,
deoarece sistemele ERP nu sunt optimizate pentru a indica ce date au fost modificate de la
o zi la alta.
 Plata consultanţilor. Implementarea ERP necesită apelarea la servicii de
consultanţă și training al angajaţilor ce tind să crească fără limite. Pentru a preveni aceasta,
la semnarea contractului cu firma ce asigură consultanţa trebuie stabilite și date cantitative,
reflectată în necesitatea ca un anumit număr dintre angajaţii companiei să fie capabili să
promoveze anumite teste la încheierea perioadei de pregătire.
 Înlocuirea angajaţilor de top. Piaţa sistemelor ERP este o piaţă foarte
concurenţială, astfel că pe măsură ce implementarea sistemului ERP din companie este
finalizată si în interiorul companiei se formează specialişti ERP. Astfel este foarte posibil
ca firme concurente să-i atragă acordându-le salarii și bonusuri mai mari decât este
pregătită compania mamă să le ofere. În cazul în care nu va putea fi împiedicată plecarea
acestora la firme concurente, atunci vor fi plătite sume duble sau triple aceloraşi oameni ce
se întorc sub formă de consultanţi sau a altora pe poziţii similare.
 Activitatea echipelor de implementare nu se termină niciodată. Deşi majoritatea
companiilor tind să trateze implementarea sistemului ERP la fel ca pe un oricare alt
proiect, acest lucru nu este valabil. Nu este posibil ca după ce pachetele software sunt
instalate, fiecare angajat să se reîntoarcă la treaba pe care o realiza înainte. Din cauză că cei
care au muncit la implementare cunosc fiecare detaliu al procesului de vânzare mai bine
chiar decât cei de la departamentul vânzări si cunosc mai bine procesul de producţie decât
cei de la departamentul operaţional, aceste persoane sunt foarte valoroase. Companiile nu-
si pot permite să trimită aceste persoane înapoi la activitatea pe care o făceau înainte pentru
că sunt foarte multe lucruri de făcut după implementarea ERP. Scrierea de rapoarte pentru
a scoate informaţii din sistemul ERP va ţine echipa ocupată pentru cel puţin încă un an.
Din păcate foarte puţine companii includ în buget cheltuieli pentru munca de după
implementarea efectivă a sistemului, astfel că de multe ori se ajunge la suplimentări de
fonduri și de personal, imediat după ce sistemul a intrat în exploatare, cu mult înainte ca
beneficiile ERP să poată fi adunate.
 Așteptarea imediată a beneficiilor. Una dintre cele mai răspândite greşeli ale
companiilor este aşteptarea faptului ca imediat după implementarea ERP să fie vizibile și
beneficiile. De fapt, un recent sondaj efectuat de Deloitte a scos în evidenţă faptul că mai
mult de un sfert din firmele chestionate au suferit scăderi de performanta imediat după
implementarea ERP, din cauza nenumăratelor schimbări pe care le presupune acesta.
Beneficiile se fac simţite abia după folosirea pentru o anumită perioadă de timp și
efectuarea de schimbări în procesul de producţie.

2.3. Implementarea unui sistem modern pentru procesele contabile

Sistemul informatic este un subsistem al sistemului informațional care cuprinde

acele componente integrate între ele, în care procesele specifice informațiilor (memorare,
generare, prelucrare, transmitere), se execută automat în mare proporție. 7 În nici un
moment nu trebuie să se înţeleagă faptul că un sistem informatic, oricum s-ar numi acesta,
se substituie factorilor de decizie și managementului organizaţiilor. Implementarea unui
ERP în cadrul unei companii bine organizate aduce beneficii enorme, dar acelaşi sistem
poate fi o povară pentru o firmă nepregatită încă:
 Procesul de implementare al unui sistem informatic integrat de tip ERP are nevoie
de sprijinul întregii organizaţii pentru a fi o reuşită;
 Metodologic implementările se pretează la modelare;
 O soluţie ERP trebuie să aibă o bază demo standard apropiată de specificul
activităţii firmei – client;
 Merită investit timp pentru instruirea timpurie a utilizatorilor finali deoarece se
optimizează ulterior cererile de dezvoltare;
 Trebuie încurajată și identificată orice posibilitate de export de date (migrare), în
formă electronică, dinspre soluţia veche spre ERP, astfel utilizatorii finali au mai mult
timp să se familiarizeze cu noile formate și eventual noile reguli de validare;
 Departamentul IT al firmei-client, care răspunde de corectitudinea transferurilor
de date, a instalărilor și a setărilor de start -up, trebuie cooptat încă din faza de analiză,

7
Preda M., Sisteme informaționale financiar contabile, Editura Focus, Petroșani, 2005.
deoarece, acest departament are în componenţa sa persoane specializate pe anumite arii
din activitatea firmei.
Acestea vor putea veni cu nuanţări sau corecţii la cererile iniţiale ale utilizatorilor
cheie desemnaţi, care, au natural tendinţa de a cere ca un sistem nou să semene cu cel
vechi. Implementarea unui sistem informatic integrat de tip ERP este un proces deosebit de
complex și care are influenţe directe în rezultatele economice ale firmei. Atât în timpul
pregătirii implementării, a implementării propriu-zise cât și post-implementare, firma
beneficiară va suporta costuri semnificative legate de procesul de schimbare a sistemului
informatic. Să nu uităm că sistemul informatic oglindeşte în timp real orice activitate a
firmei. În timpul implementării, cele două sisteme vor lucra o perioadă în paralel, astfel
încât încărcarea oamenilor va fi dublă, dar stresul suportat va fi triplu, datorită faptului că
vor lucra într-un sistem nou, pe care atunci îl învaţă, dar de la care se aşteaptă deja
performanta. Din acest motive echipa mixtă de consilieri – utilizatori-cheie vor lucra într-
un ritm susţinut, vor participa la instruiri, vor efectua multe ore suplimentare pentru a
acoperi necesarul de lucrări și vor face eforturi de a se autoinstrui folosind documentaţia
pusă la dispoziție de către firma furnizoare. Succesul unei implementări este o reuşită
notabilă atât pentru beneficiar cât și pentru furnizorul de soluţii, deoarece primul va
beneficia de avantajele promise la prezentarea soluţiei, avantaje care au stat la baza
deciziei de a selecta soluţia respectivă, iar pentru implementator va fi o nouă filă în mapa
de prezentare la următoarele sesiuni de licitaţii. Evident, firma implementatoare va
beneficia de cunoştinţele acumulate, poate într-un domeniu economic nou și aspect ce va
face ca o eventuala implementare într-o firmă cu profil asemănător să fie mult mai facilă.
Implementarea unui sistem informatic integrat de tip ERP într-o entitate economică
în care nu a mai fost utilizat un ERP aduce atât pentru factorii de decizie (Consiliul de
Administrație, Comitet de Direcție, etc.) cât și pentru utilizatorii uzuali, un alt orizont
asupra informațiilor din sistem, o altă stăpânire a fenomenului economic și nu în ultimul
rând o mai bogată paletă de informații la îndemână atunci când trebuie să ia decizii.
În concluzie, procesul de implementare al unui sistem informatic integrat de tip
ERP are nevoie de sprijinul întregii organizații pentru a fi o reușită. Și va fi cu siguranță
dacă sprijinul uman și financiar va exista. Ce rămâne de făcut după trecerea la noul ERP?
Să se instaleze versiunile următoare ale respectivei soluții, versiuni ce vor aduce facilități
noi, pe care noii beneficiari de ERP le vor asimila ușor, știind deja logica întregului sistem.
 CAPITOLUL III.

STUDIU DE CAZ PRIVIND UTILIZAREA UNUI SISTEM DE

PLANIFICARE A RESURSELOR ÎNTREPRINDERII

3.1. Date generale despre Sistemul Aplicațiilor și Produselor (SAP)

SAP reprezintă Sistemul Aplicaţiilor și Produselor realizat de firma germană SAP

AG. SAP-ul este la ora actuală cel mai important program de tip ERP (Planificarea
resurselor întreprinderii) din lume.
Programul SAP este foarte complex, fiind de mare ajutor în Servicii de Afacerii,
Soluţii Tehnologice, în arii precum Contabilitate, Managementul Relaţiilor cu Clienţii,
Lanţuri de Furnizare și Aprovizionare, Bancar, Asigurări, Infrastructură IT, Servicii
Software SAP este liderul recunoscut în soluţii software colaborative pentru afaceri pentru
toate industriile și toate pieţele semnificative. SAP este cea mai mare companie de
software pentru afaceri și al treilea producător independent de software la nivel mondial
datorită inovări și dezvoltării. SAP România se află pe primul loc în clasamentul
furnizorilor de aplicaţii de afaceri, cu o cotă de piaţă de 25,2% în anul 2006, în România,
arată cel mai recent studiu, pentru piaţa EAS - Enterprise Aplications Software. Cu ajutorul
platformei tehnologice de aplicaţii și integrare, aplicaţiile software SAP permit
companiilor din întreaga lume să îşi imbunătăţească relațiile cu clienții și partenerii, să îşi
eficientizeze activitatea și să obţină avantaje semnificative în cadrul întregii organizaţii.
SAP a dezvoltat pe baza vastei sale experienţe SAP Business Suite, un set complet
de soluţii pentru afaceri adaptate cerințelor economice actuale. SAP asigură colaborarea
eficientă a angajaţilor, clienţilor și partenerilor de afaceri - oriunde, oricând. SAP este
deschis și flexibil, fiind compatibil cu baze de date, aplicaţii, sisteme de operare și
hardware de la majoritatea furnizorilor.
Folosind cele mai bune tehnologii, servicii și resurse de dezvoltare, SAP a realizat
o platformă de soluţii care pune în valoare resursele informaţionale, îmbunătăţeşte
eficienţa lanţului de aprovizionare și contribuie la construirea unor relaţii solide cu clienții.
Pentru a asigura poziţia SAP de lider în tehnologie, SAP investeşte înnoi companii care
dezvoltă și oferă tehnologii noi, inovative. Iar cu ajutorul SAP Research, sunt puse în
valoare idei noi pentru soluţii viitoare.
SAP are sediul in Walldorf, Germania, și este listată la mai multe burse, printre
care Frankfurt Stock Exchange și New York Stock Exchange, cu simbolul "SAP."
Obiectivul major al companiei este consolidarea poziţiei de lider prin oferirea de soluţii
specifice, adaptate principalelor industrii și legislaţiei româneşti. SAP oferă o gamă
completă de soluţii care asigură instrumentele complete necesare pentru operaţiunile
desfăşurate. Se câştigă vizibilitatea necesară pentru a elimina ineficienţele și pentru a
obţine avantaje competitive. Se obţine viziunea de a identifica rapid noi oportunităţi de
afaceri și agilitatea de a răspunde realităţilor economice în schimbare. Se dispune de
funcţionalităţile necesare pentru optimizarea operaţiunilor și resursele pentru a extinde cele
mai bune practici de afaceri în cadrul întregului lanţ de valoare.
Soluţiile SAP sunt mai mult decât o promisiune: sunt soluţii specifice, adaptate
domeniului de afaceri al companiei, și nu soluţii generale. Acestea încorporează experienţa
de peste trei decenii și expertiza dobândită de SAP prin integrarea modelelor de afaceri ale
celor mai de succes companii din lume.
Fondată în 1972, SAP este liderul recunoscut în soluţii software colaborative pentru
afaceri pentru toate industriile și toate pieţele semnificative. Cu peste 12 milioane de
utilizatori, 100.000 de instalări de software și 1,500 de parteneri, SAP este cea mai mare
companie de software pentru afaceri și al treilea producător independent de software la
nivel mondial. Avem o istorie bogată de inovare și dezvoltare, care a transformat SAP în
liderul domeniului său de afaceri. Astăzi, SAP are peste 37,000 de angajaţi în mai mult de
50 de ţări. Profesioniştii noştri îşi dedică activitatea pentru a furniza cele mai bune soluţii și
servicii clienţilor SAP.
SAP este o soluţie de gestiune a afacerii adaptată companiilor mediii care acoperă o
arie foarte largă de procese de afaceri întâlnite în companiile medii și include
funcţionalităţi specifice industriei. Prin SAP se optimizează procesele, bazându-se pe cele
mai bune practici care includ experienţa ceor mai de succes companii având încorporate
funcţionalităţi avansate de analiză, baze de roluri și rapoarte personalizate, având o
vizibilitate totală asupra activităţiilor companiei, pentru a putea lua decizii rapide și
eficiente. SAP include totodată scenarii de afaceri specifice fiecărei industrii și oferă o
experienţă intuitivă utilizatorilor pentru a simplifica adoptarea acesteia de către angajaţii
companiei.SAP asigură funcţionalităţiile principale necesare orcărei companii precum:
gestiunea financiară, gestiunea contabilă, gestiunea mijloacelor fixe, aprovizionarea și
gestiunea stocurilor, gestiunea și contabilitatea producţiei, vanzări și distribuţie, sevicii
post-vânzare, managementul centrelor de cost, înglobând cele mai bune practici pentru
afaceri, procese de afaceri pre-configurate și consultanţă locală pentru o implemantare
rapida.
Pe baza celor peste 35 de ani de experienţă în dezvoltarea de aplicaţii software pentru
managementul afaceri, SAP oferă acum o soluţie de gestiune care poate fi implementată în
timp scurt (14-20 săpt.) la un preț fix permis de oricine. Cu ajutorul celei mai performante
soluţii de gestiune la nivel mondial se va putea răspândi exigenţele pieţei fără a risca
viitorul afacerii fiecărei persoane.

3.2. Utilitatea serviciilor SAP

Utilitatea serviciilor SAP este indispensabilă în următoarele domenii:

Contabilitate financiară:
 Monitorizare în timp real a operaţiunilor permiţând obţinerea de informaţii exacte
și la timp;
 Operaţiuni de plată și încasare uniforme și un flux de numerar optimizat;
 Instrumente eficace pentru măsurarea și optimizarea performanţelor pentru a creşte
productivitatea;
 Conformitate cu cerinţele de raportare a Uniunii Europene și cu cerinţele de
regementare locale.
Contabilitate de gestiune:
 Eficacitate extinsă a proceselor de afaceri;
 Suport pentru procesele de luare de decizii care rezultă din informaţiile exacte și
complete despre rata de contabilitate și costuri;
 Un control mai strict al costurilor.
Execuţie, aprovizionare și logistică:
  Economii de costuri esenţiale pentru toate categoriile de cheltuieli prin
automatizarea sarcinilor de rutină, cum ar fi determinarea automată a surselor, convertirea
referatelor de necesitate în comenzi de achiziţie;
 Productivitatea extinsă în toate mişcările de intrare și de ieşire de bunuri fizice.
Planificarea și execuţia proceselor de producţie:
 Anticiparea necesarului de materiale, utilaje și forţă de muncă în concordanţă cu
planul de vânzări;
 Reducerea costurilor cu stocurile de materiale;
 Planificarea utilizării optime a capacităţii de producţie;
 Reducerea timpuli de onorarea a comenzilor.
Vânzări și distribuţie:
 Un număr mai mare de comenzi de vânzări și costuri administrative mai reduse
prin
automatizarea gestiunii comenziilor de vânzări și utilizarea unor procese optimizate
profitabile;
 Un grad de satisfacţie ridicat al clienţilor, prin oferirea de informaţii exacte și la
timp;
 Productivitatea maximă și vânzări extinse.
Funcţiile analitice ale serviciilor SAP, sunt următoarele:
 Decizii mai bine informate cu acţiuni corective mai rapide;
 O performanta de afaceri mai bună ca rezultat al acţiunilor bazata pe strategie;
 O reacţie mai rapidă la condiţiile de afaceri în schimbare;
 Avantaj competitiv ridicat.
Toodată, serviciile SAP prezintă și o serie de beneficii generale pentru
operaţiunile de afaceri, între care se regăsesc:
- Procese de afaceri uniformizate și automate, cu o mare capacitate de adaptare;
- Productivitatea crescută ca rezultat al soluţiei bazate pe roluri și a informaţiilor
centralizate;
- Un proces de luare de decizii mai bune, cu o viziune strategică asupra afacerii.
- Soluția standard, completă și integrată pentru gestionarea eficienta a resurselor
companiilor.
- Soluţii special proiectate pentru 27 de domenii distincte de afaceri.
- Soluţii adaptate legislaţiei româneşti și pregătite pentru a asigura conformitatea
cu legislaţia Uniunii Europene.
 - Reţeaua de parteneri SAP, care asigură implementări de succes.
- Tehnologia performantă, stabilă, care susţine în mod inteligent strategia de
afaceri și care răspunde prin flexibilitate la necesităţile de schimbare.
- O infrastructură deschisă, care permite integrarea soluţiilor SAP și a celor de la
alţi furnizori.
- Accesul la cele mai noi tehnologii și inovaţii, datorită investiţiilor în cercetare și
dezvoltare făcute de SAP.
-Imagine completă și exactă și un control mai eficient asupra operaţiunilor
companiei, prin existenta unei surse unice de informaţii complete, disponibile în orice
moment.
- Instrumente puternice la dispozitia utilizatorilor, pentru a răspunde cerințelor de
lucru și pentru a asigura eficientizarea și automatizarea proceselor de afaceri.
- Obţinerea rapidă a beneficiilor și un retur rapid pe investiția realizată.
Avantajele unice ale soluţiei SAP, sunt următoarele:
 Rapiditate și cost redus pentru implementare;
 Scenarii de afaceri complete, preconfigurate;
 Procese predefinite, la un cost fix, ceea ce permite companiei să valorifice rapid
beneficiile tangibile;
 Documentaţia consistentă reduce în mod semnificativ necesitatea alocării
resurselor.
 Procese de afaceri optimizate;
 Furnizează o expertiză cuprinzătoare (cele mai bune practici de afaceri), obţinută
în urma a zeci de mii de implementări de succes realizate la clienții din întreaga lume;
 Asigură o abordare standard, verificată, pentru evaluare și implementare;
 O investiție sigură;
 Cea mai bună soluţie, recunoscută la nivel modial;
 Peste 30 de ani de experienţă, o bază de clienţi de mai mult de 41.000 de
organizaţii, cu peste 12 milioane de utilizatori în întreaga lume;
 Cea mai nouă și performantă tehnologie, care oferă scalabilitate și flexibilitatea ce
vor susţine creşterea pe termen lung a organizaţiei;
 Scopul și durata proiectului sunt clar definite și predeterminate.
 Metodologia clară, bazată pe o abordare în etape, uşor de înteles;
 Funcţionalităţi preconfigurate;
  Setări preconfigurate complete, care permit rularea proceselor cheie rapid și
eficient, cu un efort de implementare minim;
 Programul este gata de a fi utilizat pentru migrarea datelor;
 Documentaţie care acoperă ghidurile de configurare, migrarea datelor, proceduri
pentru precesele de afaceri și cataloage de scenarii și teste. Documentaţia poate fi folosită
atât pentru evaluarea sistemului, cât și pentru pregătirea echipei de proiect și a
utilizatorilor finali.
 Solutiile SAP ajută la administrarea proceselor critice de afaceri, incluzând
managementul lanţului de distribuţie, managementul relaţiei cu clienții, managementul
relaţiei cu furnizorii, managementul ciclului de viaţă al produselorși multe alte procese. 8
Aderarea la Uniunea Europeană a impus ca prioritate pentru companiile medii din
România creşterea competitivităţii, implicând:
 adaptarea rapidă la schimbările economice:
 confirmitatea cu noua lege;
 consolidarea relaţiilor cu clienții dar mai ales metode noi, inovative, de a
aborda piaţa.
Pentru a rămâne competitivi pe piaţă în condiţiile în care tot mai mult companii
europene majore voe încerca să pătrundă în România, companiile medii sunt supuse unor
presiuni crescute pentru a livra produsele pe o cantitate superioară la preţuri cât mai mici.
Toate aceste presiuni se vor reflecta în necesitatea de a:
 asigura transparenţa tuturor informaţiilor necesare pentru definirea preţurilor de
multe ori neadaptate cerințelor de moment a pieţei;
 identificarea și expertiza proceselor ineficiente;
 elimină diferenţele între costurile de producţie reale și cele previzionate.
Atingerea acestor obiective poate fi dificilă în condiţiile în care aplicaţiile de
gestiune folosite nu sunt integrate și le lipsesc funcţionalităţiile esenţiale pentru a ţine pasul
cu evoluţiile rapide din mediul de afaceri. Mai mult decât atât, în aceste condiţii,
menţinerea în funcţiune a unei astfel de infrastructuri IT poate să fie costisitoare și să
implice forţă de muncă suplimentară pentru întreţinere. Este nevoie de o soluţie de
management care să susţină eficientizarea proceselor de afaceri și mai ales să asigure o
relaţie solidă cu clienții. Această soluţie trebuie:
- să rezolve problemele prioritare curente, dar sa ofere și posibilitatea de a extinde
cu uşurinţă funcţionalităţiile în viitor

8
http://www.conta-conta.ro/
 - să asigure o interfaţă intuitivă și interactivă pentru a asigura eficienţa angajaţiilor
- să ofere un cost de total de funcţionare previzibil și adaptat nivelul companiilor
medii (cost care trebuie sa acopere în mod transparent și riscul inerent implementării și
punerii în funcţiune a soluţiei) - să fie uşor de adaptat la noi procese de afaceri și perfect
aliniată modelelor de afaceri la nivel european.
SAP combină cea mai cuprinzătoare și performantă soluţie software pentru
gestionarea resurselor întreprinderii cu platformă tehnologică deschisă și flexibilă care
întegrează soluţiile SAP. Soluția permite organizaţiilor să reducă costul total al
infrastructurii IT, să obţină un retur rapid pe investiție și să beneficieze de o infrastructură
IT flexibilă, care permite inovarea. In plus, SAP asigură funcţionalitaţile pentru operaţiuni
internaţionale, pentru a permite companiilor să fie active și să fie competitive la scară
globală.
SAP asigură funcţionalităţiile cheie pentru derularea proceselor de afaceri, cu
implementare , punere în exploatare și evidenţiere rapidă a beneficiilor, susţinute de o
platformă IT complet integrată, bazată pe standarde deshise. În plus faţă de procesele pre-
configurate, existenţa posibilităţii nelimitate de a adăuga funcţionalităţi suplimentare din
scopul SAP, permite definirea unui scop mai larg al soluţiei adoptate, răspunzând astfel cu
exactitate cerințelor specifice ale companiei.
SAP asigură următoarele procese cheie ale unei companii:
În domeniul contabilităţii financiare SAP asigură accesul la informaţii necesare,
în timp real, crescând eficienţa departamentului financiar la companiei.
Funcţionalităţiile principale oferite pentru procesele de contabilitate financiară
sunt următoarele:
 Balanţa contabilă
 Bilanţ și declaraţie profit și pierdere
 Gestiune Carte Mare
 Credite și Debite
 Contabilitate clienţi
 Contabilitate furnizori
 Contabilitate mijloace fixe
 Monedă straină
SAP permite monitorizarea și controlul informaţiilor referitoare la performanţele
companiei, intrun mediu complet integrat cu tranzacțiile și operaţiunile din cadrul întregii
organizaţii. Contabilitatea menţine un set complet, corect și auditat de registre pentru
raportarea legală, informarea managementului și ca sursă de informaţii pentruaplicaţiile
analitice, permiţând companiei să aibă un control strict asupra profitabilităţii. Soluția
asigură următoarele procese:
 Contabilitate centre de cost
 Contabilitate centre de profit
 Contabilitate comenzi interne
 Planificare și raportare.
SAP asigură echipei de vânzări cele mai bune instrumente pentru a reduce ciclul
de vânzare, pentru a creşte veniturile și maximize productivitatea. Managementul
comenzilor și vânzărilor cuprinde procesarea comenzilor, livrările, facturarea și plăţile,
asiguând executarea rapidă și eficientă a comenzilor clienţilor.
Distribuţia asigură procese de livrare și transport, pentru a susţine și controla
eficient onorarea comenzilor. Integrarea perfectă, în timp real, permite furnizarea de
informaţii exacte și la timp către clienţi, fiind un factor esenţial în creşterea satisfacţiei
acestora faţă de produsele și serviciile primite. Următoarele procese de vânzări și
distribuţie sunt acoperite:
 Gestiune comenzi de vânzări
 Livrări și expediere
 Gestiune ciclu de fabricare
 Gestiune credite
 Încasări și plăţi.
SAP oferă procese de afaceri, de aprovizionare și logistică pentru cicluri
complete de afaceri, de la referat de necesitate, la facturare și la plata furnizorului.
Soluția ajută la optimizarea fluxului fizic al materialeleor, inclusiv a stocurilor în
custodie. Managementul inventarului permite companiei să administreze stocurile și
inventarele întrun mediu operativ integrat. Pachetul suportă următorele procese:
 Referat de necesitate
 Prelucrare comanda de achiziţie
 Contracte și programarea livrărilor
 Procesarea comenzilor de aprovizionare
 Confirmare recepţie materiale
 Verificare facturi
 Managementul inventarului
 Gestiunea stocurilor, inclusiv preluări de stoc și mişcări de bunuri fizice.
 O noutate specifică a acestei versiuni de SAP bazată pe SAP ERP este extinderea
scopului soluţiei cu funcţionalităţi și procese preconfigurate specifice planificării
activităţilor de producţie. Beneficiind de aceeaşi integrare nativă, cu adevărat în timp real
cu celelalte procese (din financiar, contabilitate, aprovizioare, logistică), gestiunea
proceselor de producţie oferă posibilitatea de a planifica, controla și menţine parametrii de
profitabilitate, previzibilitate a livrărilor și calitate care se diferenţează de competiţie:
 Planificarea operaţiunilor de producţie în concordanţă cu planul de
vânzări
 Managementul cererii
 Planificarea necesarului de materiale
 Planificarea capacităţii de producţie.
Privind producția propriu zisă, utilizarea programului SAP vizează următoarele
procese:
 Gestiunea proceselor de producţie:
 Procese de producţie pe stoc
 Procese de producţie pe bază de comandă
 Producţie ciclică
 Gestionare pe bază de loturi
 Confirmări
 Retragere retroactivă din stoc
 Producţie aflată în curs (neterminată)
 Analiză variaţii
 Control tehnic de calitate.
 Contabilitatea procesului de producţie
 Determinarea costului de produs
 Analiza de profitabitate a producţiei
 Determinarea costului de transfer.
 Vânzări și servicii post-vânzare
 Contracte de servicii
 Vânzări contracte de service
 Planificarea facturării
 Remedieri.
 Managementul resurselor umane
 Administrarea angajaţilor
  Management organizaţional
 Managementul deplasărilor
 Referat de deplasare și pre-aprobare
 Managementul deplasărilor și al cheltuielilor de deplasare
 Analiza deplasărilor și a cheltuielilor.
SAP Business All-in-One oferă funcţii analitice complete pentru fiecare scenariu de
afaceri ceea ce permite organizaţiei să exceleze pe piaţă și în sectorul ei de afaceri.
Funcţiile analitice ale pachetului suportă gestiunea financiară și a operaţiunilor, inclusiv
următoarele procese:
 Raportare de gestiune și financiară
 Gestiune costuri
 Gestiune costuri suplimentare
 Analiză gestiune costuri
 Analiză aprovizionare
 Analiză gestiune stocuri
 Analiză vânzări
 Analiză producţie9

3.3. Implementarea sistemului integrat de tip SAP business One la compania: ABN
Systems International

ABN Systems International este o firmă ce se ocupă de distribuția produselor de

telecomunicații și a dorit implementarea unei soluții SAP Business One. ABN Systems
International are un număr de72 de angajați și vor fi 30 de utilizatori a soluției ERP. Cu 18
milioane euro cifră de afaceri și 72 de angajați, ABN Systems International are o amprentă
relevantă pe piața locală de produse profesionale de telecomunicații. Importator și
distribuitor al celebrului brand Plantronics, compania mai are în portofoliu producătorii
Avaya și Policom, precum și un brand propriu, Tellur. Înființată în 2002, compania s-a
dezvoltat constant, însă în ultimii patru ani a cunoscut o creștere accelerată, atât ca număr
de clienți și produse distribuite, cât și ca cifră de afaceri. Combinația unui portofoliu cu
peste 30.000 de produse disponibile cu o rețea de peste 1000 de parteneri și clienți creează
o matrice complexă de distribuție, care pune presiune atât pe echipa managerială cât și pe
departamentele operaționale.10
9
http://www.conta-conta.ro/
10
https://www.clubitc.ro/2018/04/25/abn-systems-international-investeste-in-sap-business-one-2/
 ABN System International s-a hotărât la finalul anului 2016 că este nevoie de o
schimbare, la nivelul întreprinderii pentru a obține un nivel mai mare de eficiență și un mai
bun control asupra activității. Pentru aceasta, s-a decis dezvoltarea prin trecerea la o soluție
superioară a gestiunii informatice. Era necesară o variantă superioară a gestiunii
informaticii care să ofere vizibilitate asupra fluxurilor, maturitate în desfășurarea
proceselor dar totodată era necesar ca această soluție să fie și flexibilă și scalabilă, ușor de
utilizat pentru a reuși o dezvoltare viitoare a business-ului. În același timp era necesar ca
noua platformă să integreze sistemul de gestiune deja existent, precum și preluarea
automată a relației și interacțiunii cu marii parteneri, prin sistemul EDI (Electronics Data
Interchange). După mai multe încercări eșuate, ABN Systems International a ales o soluție
optimă care avea mai târziu să aducă beneficii valide și reale din punct de vedere
organizațional și financiar-contabil, transformând astfel teoria în practică.
Nevoia de dezvoltare a sistemului de gestiune și de implementare a unui sistem
integrat de tip ERP a venit în urma numeroaselor comenzi individuale, a complexității
operaționale, a existenței numeroaselor importuri în valute multiple. Pe lângă asta, era
nevoie de investiții în echipa de implementare, pe care firma a pus un accent deosebit,
considerând că aceasta contează la fel de mult ca și produsul.
După realizarea diferitelor studii comparative cu mai multe soluții internaționale de
sisteme integrate, întreprinderea a ales SAP Business One și System Innovation Romania.
Această alegere a fost fundamentată pe criteriile mai sus menționate, de care s-a ținut cont
în mod evident dar și de raportul preț-performanță.
Proiectul a debutat cu o etapă de analiză care a implicat discuții detaliate cu
responsabilii departamentelor din ABN Systems International, pentru a identifica cerințele
pe toate palierele operaționale. Ulterior, împreună cu echipa System Innovation Romania,
ABN Systems International a transpus aceste cerințe în funcționalități iar procesele cheie
de business au fost mapate în aplicație
ABN System International a implementat module din SAP Business One, precum:
Financiar, Vânzări, Achiziții, CRM, Stocuri, Service, BI, Integrare cu banca (Add-on) și a
particularizat mai multe procese critice. Soluția gestionează automat matricea de costuri,
descărcările de gestiune, tranzacțiile în valute multiple, taxele pentru import și transport
etc. Tranzacțiile sunt monitorizate permanent iar utilizatorii au la dispoziție rapoarte în
timp real.
 În cadrul proiectului, System Innovation Romania a integrat SAP Business One cu
o soluție WMS deja existentă pentru automatizarea preluării și procesării comenzilor,
inclusiv a modului de ambalare a coletelor și prelucrarea AWB-urilor.
Operațiile care sunt standard în SAP Business One sunt folosite în mare parte
pentru realizarea activității, însă la fel ca în orice întreprindere, au existat și cerințe foarte
concrete în ceea ce privește alocarea comenzilor pe colete, în funcție de greutate și număr
de produse, destinații și detalii de avizare și facturare.
Proiectul a fost funcțional la 1 iunie 2017 cu 30 de utilizatori. Complementar,
proiectul a inclus un sistem EDI (Electronic Data Interchange) dedicat clienților mari care
dețin tehnologii de acest gen și care pot automatiza complet schimbul de informații. De
asemenea, compania va construi un portal dedicat partenerilor, care va fi integrat cu SAP
Business One și va permite partenerilor de afaceri să acceseze simplu și rapid detalii asupra
tranzacțiilor, comenzilor plasate în sisteme, stocuri, termene de livrare, preturi
preferențiale.
SAP Business One a schimbat complet modul de lucru al întregii echipei. Fluxurile
sunt simplu de înțeles și executat, sistemul este intuitiv iar angajații se simt confortabil cu
noul sistem (Figura 3.1). Este o schimbare fundamentală fată de sistemele folosite anterior
și este rezultatul unei combinații bune între soluție și echipa de implementare. Din
perspectiva managerială, nivelul de încredere în datele furnizate de soluție a crescut foarte
mult. „Cu SAP Business One nivelul de încredere în date a ajuns la 99%, informațiile
oferite sunt conforme cu realitatea, iar deciziile sunt mult mai ușor de luat. Aș putea spune
că „acum facem business cu ochii deschiși”11, atestă George Barbu.

11
https://www.clubitc.ro/2018/04/25/abn-systems-international-investeste-in-sap-business-one-2/
 Sursa: www.SAP.com

Figura 3.1. Sistem SAP Business One

Simplificare operațională și câștig major de timp pentru angajații din financiar și

achiziții. SAP Business One a permis automatizarea proceselor specifice pentru plăți,
încasări, reconcilieri bancare, importuri, plasare comenzi de achiziție etc. Timpul pierdut
anterior prin procesarea manuală a 60-70 de operațiuni este acum folosit pentru activități
mai complexe. Astfel, ABN Systems International câștigă lunar zeci de ore de muncă.
Vizibilitate și control asupra centrelor de profit și pierdere. ABN System International are
acum o vizibilitate mult mai bună asupra centrelor de profit și pierdere, un aspect relevant
pentru orice decizie de business. Managementul știe permanent situația reală și se
adaptează mai ușor oricărei schimbări din piață. Costurile sunt ținute sub control iar
investibile direcționate către segmentele mai profitabile.
ABN System International are acum un sistem de gestiune transparent, iar
trasabilitatea produselor este completă. Produsele pot fi urmărite încă din etapa de
prognoză a achizițiilor, prin comenzile de producție și livrare, până ajung la utilizatorul
final Financiar să obțină un raport care, cu SAP Business One este disponibil imediat.
Automatizările extinse au limitat nevoia de introducere manuală a datelor și prin
urmare au eliminat o bună parte din erori Prin utilizarea SAP Business One, ABN Systems
International a crescut gradul de acuratețe a livrărilor la 98%, ceea ce înseamnă atât
eliminarea unor costuri cât și creșterea nivelului de satisfacție a clienților. Anterior, din
cauza procesării manuale a datelor apăreau erori în preluarea comenzilor. Fluidizarea
activității și creșterea productivității. Reducerea costurilor cu procesarea livrărilor greșite
Prin reducerea numărului de livrări greșite, SAP Business One a generat o reducere
substanțială a costurilor asociate. O livrare greșită generează un cost legat de reprocesarea
și livrarea comenzii, precum și un cost de imagine cu impact mare pe termen lung.
„Câștigul de imagine este major, iar pentru un business ambițios și orientat către
“satisfacția clienților” ca ABN Systems International, devine un diferențiator important pe
termen lung. SAP Business One ne-a ajutat să evoluăm în relațiile cu furnizorii și clienții
iar analizele derulate periodic arată valori în creștere pentru indicatorul
NetPromoterScore”, consideră George Barbu.
 Pentru ABN Systems International, utilizarea SAP Business One generează
beneficii pe multiple arii funcționale, atât măsurabile cât și intangibile, iar managementul
companiei apreciază o rentabilizare rapidă a investiției, într-o perioadă de două luni, până
la un an (Figura 3.2).

Sursa: www.listafirme.ro
Figura 3.2. Evoluția principalilor indicatori ai companiei ABN Systems
International

,,Calcularea unui indicator de rentabilizare a investiției (ROI - Return on

Investment) este un proces complex care implică cuantificarea tuturor beneficiilor aduse de
SAP Business One. Dacă se va avea în vedere doar beneficiile măsurabile, amortizarea va
avea lor într-un orizont de un an de zile. În cazul în care transformăm financiar întreg
impactul, apreciez că în maxim două luni de zile amortizăm investiția inițială”, afirmație
venită din partea lui George Barbu, CEO, ABN Systems International.
Printre criteriile de alegere a soluției SAP Business One se enumeră:
 funcționalități și flexibilitate;
 capacitatea furnizorului de a implementa proiectul conform cerințelor;
 raportul preț/performanță;
 referințele publice ale System Innovation Romania;
 investiție cu valoare adăugată pentru companie.
Beneficiile de care se bucură acum întreprinderea sunt:
 Tranzacțiile sunt monitorizate permanent iar utilizatorii au la dispoziție
rapoarte în timp real;
 Soluția gestionează automat matricea de costuri, descărcările de gestiune,
tranzacțiile în valute multiple, taxele pentru import și transport;
  Vizibilitate mult mai bună asupra centrelor de profit și pierdere, un aspect
relevant pentru orice decizie de business;
 Creșterea acurateței livrărilor la 98%;
 Trasabilitatea produselor;
 Reducerea costurilor cu procesarea livrărilor greșite.

CONCLUZII

Dezvoltarea intensivă a tehnologiilor informaționale și de comunicație a dus la

schimbarea stilului, cu care oamenii trăiesc, muncesc, comunică între ei. Introducerea
tehnologiilor informaționale și de comunicare în business atât la nivel național, cât și
internațional, contribuie la realizarea mai operativă și eficientă a business-operațiilor,
prelucrarea și analiza informației specializate la timp, ridicarea nivelului de elasticitate a
politicilor specializate în raport cu schimbările permanente ale cerințelor pieței.
Introducerea și utilizarea noilor tehnologii informaționale și de comunicare
moderne, dispozitivele în interiorul firmelor contribuie la organizarea mai concretă a
lucrului în cadrul acestora, obținerea rapidă și la timp a legăturilor dintre firmă și auditoriul
ei intern și extern, actualitatea schimbului de informații și alte aspecte pozitive.
În același timp, pot fi dezvăluite și unele greutăți și probleme: greutăți în realizarea
controlului asupra lucrului efectuat de muncitori în rețelele Internet, pierderea timpului de
lucru în sferele de activitate, care, eventual, nu țin de obligațiunile muncitorilor, necesitatea
timpului și resurselor pentru instruirea personalului în utilizarea produselor software
moderne, care se referă direct la activitatea firmei etc.
 În pofida existenței deficiențelor sau problemelor în tehnologiile moderne de
comunicare și informaționale în lumea businessului, lumea se mișcă spre crearea
„comunității informaționale globale”. Resursele pentru comunicarea efectivă și sigură
reprezintă instrumentul important pentru
Legătura dintre subiecții aparte în lumea afacerilor și succesul organizațiilor
gospodărești depinde, în exclusivitate, de capacitatea lor de a utiliza tehnologii, pentru a
obține o creștere economică înaltă, mărirea productivității în conformitate cu cererile
piețelor naționale și internaționale.
Cu toate că tehnicile actuale au cunoscut o dezvoltare deosebită, în ultimii ani și s-a
ajuns la o relativă maturitate a tehnologiei, însoțită de apariția a tot mai numeroase
instrumente comerciale dedicate, însă nu se poate spune că piața produselor ERP a ajuns la
o dimensiune corespunzătoare. Acest lucru se datorează, în primul rând, faptului că
produsele care implementează tehnologii relativ noi trebuie mai întâi să fie bine cunoscute
de către potențialii cumpărători pentru a putea fi comercializate cu succes. În cazul
particular al produselor dedicate asistării managementului strategic al unei organizații
economice, este nevoie de o bună informare a managerilor asupra acestor produse și asupra
avantajelor utilizării lor în obținerea de beneficii competitive.
Instrumente specializate de utilizare de date au pătruns deja pe piață bucurându-se
de oarecare succes, în special, printre utilizatorii companiilor mari, deși, cantitativ vorbind,
se poate aprecia că și această piață este în dezvoltare. Deși avantajele utilizării acestor
produse sunt demonstrate și evidente pentru majoritatea managerilor, majoritatea
întreprinderilor mici le privesc cu reticență, de obicei, din cauza prețurilor destul de mari.
Este de așteptat, ca o dată cu dezvoltarea pieței produselor de tip ERP și cu
creșterea corespunzătoare a numărului de utilizatori, prețurile acestor produse să scadă
simțitor și ele să fie utilizate din ce în ce mai mult atât în firmele mari, cât și, mai ales, în
cele mici. Nu putem neglija faptul că primii utilizatori, prin faptul că plătesc mai mult
decât cei care cumpără mai târziu contribuie la cercetarea în domeniu și la dezvoltarea
acestor produse. Ca direcție de dezvoltare, produsele ERP vor putea evolua semnificativ
spre rezolvarea de noi probleme și îndeplinirea de noi funcții data miting adaptate
cerințelor de pe piața de profil, în cazul de față pentru managementul întreprinderilor.
Prin integrarea tehnicilor de utilizare a datelor cu sistemele informatice de
management, se ajunge în timp la o revoluționare tehnologică a procesului de conducere.
Managerii nemaifiind constrânși să se bazeze numai pe intuiție și experiență, vor putea să-
și fundamenteze mult mai bine deciziile. În acest fel, pot ajunge în funcții de conducere
persoane care, chiar dacă au mai puțină experiență în domeniu, acest aspect nu le afectează
performanțele, iar ele sunt mai deschise spre nou și inovație.
Pentru optimizarea proceselor economice care se desfășoară în cadrul firmelor
moderne, cu activitate complexă producție-comerț-servicii, se impune pe de o parte,
utilizarea unor sisteme informatice puternice și performante, iar pe de altă parte, adoptarea
unor măsuri bazate pe concluzii rezultate din aplicarea unor metodologii de optimizare
recunoscute și verificate în prealabil.
Pentru a permite efectuarea unor analize aprofundate a datelor disponibile în
vederea obținerii informațiilor necesare în fundamentarea deciziilor manageriale pe termen
scurt și lung, este de preferat să se utilizeze un software specializat de tip ERP, care să
pună la dispoziția utilizatorilor o interfață prietenoasă de comunicație, capacități de stocare
în baza de date sau în depozite de date a unui volum mare și foarte mare de date
achiziționate în perioade suficient de lungi și tehnici inteligente de analiză de tip data
mining.
Analiza efectuată pe studiu de caz realizată în lucrarea de față arată că tehnologia
informațională se poate aplica în cadrul metodologiilor de optimizare a proceselor
economice, ca de exemplu SAP easy Acces, aducând avantaje certe pe plan economic, dar
și de organizare și conducere a companiei.
BIBLIOGRAFIE

1. Ciurea Maria, Sisteme integrate de contabilitate și gestiunea firmei, Note de curs,

Petroșani, 2020.
2. Constantin A. Bob, Bogdan Onete, Răzvan Dina, Sisteme informatice în
administrarea afacerilor, Editura ASE, București 2013
3. Eduard Edelhauser, Sisteme informatice de micro întreprindere, Editura
Universitas, Petroșani 2005.
4. Eugenia Luchian Iancu, Sisteme expert în contabilitate și informatică de gestiune,
Editura Politehnică, Timișoara 2011.
5. Fotache D., Hurbean L., Soluții informatice integrate pentru gestiunea afacerilor
– ERP, Editura Economică, București, 2004.
6. Mihai Andronie, Informatică de gestiune- documente contabile, Editura Fundația
România de Mâine, București, 2012.
7. Mihai Andronie, Tehnici data mining utilizate în sistemele informatice economice,
Editura Fundația România de Mâine, București, 2012.
8. POPESCU Dumitru, Information and Communication Technologies – one engine
of Globalization. CES Working Papers, I, (2), 2009.
9. Preda Mircea, Sisteme informaționale financiar contabile, Editura Focus,
Petroșani, 2005
10. Reş Mihai, Ani Cristina, ERP. The standard cost in a manufacturing company,
Proceedings of the Challenges for Analysis of the Economy, the Businesses, and
Social Progress, International Scientific Conference, Unidocument Kft., Szeged,
2010.
11. Tabără Niculae, Briciu Sorin, Actualități și perspective în contabilitate și control
de gestiune, Editura Tipo Moldova, Iași, 2012.
12. http://www.conta- conta.ro/miscellaneous/715_miscellaneous contabilitate files%
20715 _. pdf

Anexe
 Anexa nr. 1
Piața instrumentelor ERP

Piața instrumentelor ERP

Alții SAP
31% 33%

Peoplesoft
1%Eduards
JD
5%

Baan Oracle
12% 18%

SAP Oracle Baan JD Eduards Peoplesoft Alții

 Anexa nr.2

Centralizator de costuri pe componente funcționale ale ERP

Repartiții costuri

5% 14%

43%
38%

Sisteme de operare
Software ERP
Hardware rețea comunicații
Proiectare