PROGRAMUL DE ASIGURARE ŞI ÎMBUNĂTĂŢIRE A CALITĂŢII

Coordonatorul activităţii de audit intern trebuie să elaboreze şi să

actualizeze un program de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii, care să
acopere toate aspectele activităţii de audit intern în conformitate cu
prevederile Standardului International pentru Practica Profesională a
Auditului Intern 1300-Programul de asigurare şi îmbunătăţire a
calităţii.
Acest program se recomandă a fi elaborat la începutul misiunii de audit intern
şi să fie adus la cunoştinţă echipei de audit intern (pentru a se cunoaşte
criteriile de calitate urmărite intern).
Se recomandă ca, periodic, cel puţin o dată pe an, coordonatorul
activităţii de audit intern să revizuiască activitatea sa şi să
centralizeze observaţiile într-un chestionar general, centralizator
pentru întreaga activitate, ca o autoevaluare (astfel, în cazul
compartimentului de audit intern acesta va servi ca autoevaluare
pentru organizaţia în sine; în schimb, la un furnizor extern de
servicii de audit intern, va folosi pentru maniera de derulare
unitară, pentru toţi clienţii).
Rolul programului de îmbunătăţire a calităţii
Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii are rolul de a permite o
evaluare a conformităţii activităţii de audit intern cu:
➢ Standardele Internaţionale pentru Practica Profesională a Auditului
Intern;
➢ Codul de Etică.
În practică, procedurile privind asigurarea şi îmbunătăţirea calităţii activităţii
de audit intern elaborate de auditorii interni trebuie să cuprindă aspecte
privind modul de elaborare şi implementare a programului de asigurare şi
îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern.
Prin elaborarea programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii
de audit intern se evaluează eficienţa şi eficacitatea activităţii de audit
intern şi se identifică oportunităţile de îmbunătăţire.
Monitorizare internă şi evaluare
Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii trebuie să includă atât
evaluări interne, cât şi externe în conformitate cu Standardul
Internaţional pentru Practica Profesională a Auditului Intern 1310 –
Cerinţele Programului de Asigurare şi Îmbunătăţire a Calităţii.
În conformitate cu Standardul International pentru Practica Profesională a
Auditului Intern 1311- Evaluările interne, evaluările interne trebuie să
includă:
➢ Monitorizarea continuă privind desfăşurarea activităţii de audit
intern;
➢ Chestionare de evaluare trimise către conducerea superioară a
organizaţiilor auditate
➢ Autoevaluări periodice sau evaluări realizate de alte persoane din
cadrul organizaţiei, care posedă suficiente cunoştinţe privind practicile
de audit intern.
Monitorizarea continua
Monitorizarea continuă face parte integrantă din activitatea zilnică de
supervizare, verificare şi măsurare a activităţii de audit intern. Monitorizarea
continuă este încorporată în politicile şi practicile curente, utilizate pentru a
conduce activitatea de audit intern şi presupune folosirea unor procese,
instrumente şi informaţii considerate necesare pentru a evalua conformitatea
cu Codul de Etică şi Standardele.
În vederea asigurării monitorizării continue a activităţii de audit intern,
coordonatorul activităţii de audit intern va întocmi pentru fiecare misiune un
chestionar de revizuire finală şi verificare a calităţii misiunii de audit
intern.
Acest document se va clasa în dosarul misiunii respective şi completarea sa
finală de către coordonatorul misiunii se va considera dovada respectării
cerinţelor de închidere şi revizuire a calităţii pe activitatea de audit
intern respectivă.
Chestionarele de evaluare
Anual sau periodic, dar nu mai târziu de încheierea ciclului operational de
audit intern de 3 ani, se va proceda la emiterea unui chestionar de
evaluare a activităţii de audit intern.
Acest chestionar se va trimite de către coordonatorul activităţii de audit
intern conducerii superioare a organizaţiei auditate în vederea obţinerii unui
punct de vedere care să ajute în procesul de asigurare şi îmbunătăţire a
calităţii.
O astfel de evaluare, dacă este obiectivă şi corectă, poate ajuta foarte
mult în procesul de asigurare a calităţii în serviciile de audit intern prestate
şi impunere a transparenţei în comunicarea dintre auditorul intern şi
conducerea superioară.
Cu siguranţă însă pot exista şi dezavantaje aferente faptului că orice
evaluare nu poate fi obiectivă şi ca atare coordonatorul de audit intern
trebuie să dea dovadă de înţelepciune, integritate şi obiectivitate în
evaluarea răspunsurilor primite ulterior.
Toate răspunsurile primite se vor centraliza şi în urma concluziilor obţinute
se va proceda la îmbunătăţirea sistemului intern de calitate a structurii de
audit intern (fie prin modificări în abordarea de audit, fie prin ameliorarea
comunicării, fie prin schimbări în echipă, fie prin îmbunătăţirea
competenţelor profesionale.
Indicatorii de performanţă urmăriţi în procesul de monitorizare
continuă
Indicatorii de performanţă («KPI» sau „Key Performance Indicators”)
utilizaţi în măsurarea calităţii activităţii de audit intern, dar fără a ne limita la
aceştia, sunt prezentaţi mai jos.
EXEMPLE DE INDICATORI DE PERFORMANŢĂ UTILIZAŢI ÎN EVALUAREA
CALITĂŢII ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN
Evaluări externe de calitate
Evaluările externe trebuie realizate cel puţin o dată la 5 ani, de către un
evaluator calificat independent sau de către o echipă de evaluare din
afara organizaţiei, conform Standardul Internaţional pentru Practica
Profesională a Auditului Intern 1312 – Evaluările externe.
Evaluările externe pot fi realizate prin intermediul unei evaluări externe
complete sau printr-o autoevaluare cu validare independentă externă.
Evaluatorul extern trebuie să concluzioneze asupra conformităţii cu Codul
de etică şi cu Standardele; evaluarea externă poate include şi comentarii
de natură operaţională sau strategică.
Un evaluator sau o echipă de evaluare calificată demonstrează
competenţă în două domenii: în practica profesională a auditului
intern şi în procesul de evaluare externă. Competenţa poate fi
demonstrate prin combinarea experienţei şi cunoştinţelor teoretice
dobândite. Experienţa dobândită în organizaţii având mărime, complexitate,
sector sau domeniu de activitate similare, precum şi aspectele tehnice sunt
mai importante decât o experienţă relevantă, dar mai redusă.
În cazul unei echipe de evaluare, fiecare membru în parte nu trebuie să
deţină toate competenţele; echipa în sine, ca întreg, trebuie să deţină
calificările necesare. Coordonatorul activităţii de audit intern aplică
raţionamentul profesional pentru a aprecia dacă evaluatorul sau echipa de
evaluare au competenţa necesară.
Independenţa unui evaluator sau a unei echipe de evaluare presupune ca
aceştia să nu aibă un conflict de interese, în fapt sau în aparenţă, şi să
nu facă parte sau să se afle sub controlul organizaţiei a cărei activitate de
audit intern este evaluată.
a) În cazul în care structura de audit intern este internalizată, având
în vedere nevoia de transparenţă şi evitarea conflictelor de interese aparente
sau potenţiale, coordonatorul structurii ar trebui să încurajeze
supravegherea procesului de evaluare externă de către consiliul de
administraţie.
În fapt, coordonatorul structurii de audit intern trebuie să discute cu
conducerea superioară despre:
➢ Modalitatea şi frecvenţa evaluării externe; şi
➢ Calificările şi independenţa necesare evaluatorului extern sau echipei
de evaluare, inclusiv orice eventual conflict de interese.
b) În cazul în care structura de audit este externalizată, posibilitatea
implicării conducerii superioare a fiecărei organizaţii auditate în procesul de
evaluare ridică o problemă logistică în ceea ce priveşte buna funcţionare a
auditului intern, acesta trebuind să găsească un evaluator independent care
să fie validat de toate organizaţiile auditate.
În practică, opinăm că prin asumarea contractuală coordonatorul structurii
de audit intern îşi asumă responsabilitatea îndeplinirii Standardelor
Internaţionale şi ca atare va decide asupra selectării unui evaluator
independent, cu o calificare relevantă şi care poate efectua această revizuire
fără a prejudicia poziţionarea în piaţă a niciunei părţi implicate şi fără a leza
interesele economice.
Un aspect important de reţinut este că în România, conform cadrului legal
aplicabil, organismul de reglementare pentru activitatea de audit intern este
CAFR. Ca atare, prin Normele interne, CAFR poate efectua o dată la
3 ani o revizuire a sistemului intern de calitate al membrilor săi şi
va verifica respectarea Normelor profesionale de către aceştia.
Această revizuire poate concluziona asupra conformităţii sistemului de
calitate cu cerinţele Standardelor internaţionale de audit intern numai în
măsura în care misiunea de revizuire se face în acord cu cerinţele
Standardului 1321 „Utilizarea sintagmei «în conformitate cu
Standardele internaţionale pentru practica profesională a auditului
intern»”.
Auditorii interni externalizaţi vor raporta conducerii superioare a organizaţiei
auditate (beneficiarul serviciilor de audit intern) despre rezultatele evaluărilor
externe, deoarece în final aceasta este responsabilă de buna funcţionare a
funcţiei de audit intern în cadrul organizaţiei în sine.
Autoevaluarea
Ca urmare a procesului intern de evaluare şi monitorizare a calităţii,
coordonatorul de audit intern emite o autoevaluare – respectiv o
declaraţie de conformitate cu Standardele IIA. Această autoevaluare este un
instrument de autoevaluare internă care obligă etic şi moral coordonatorul
structurii de audit intern să declare corect care este statusul de calitate al
structurii pe care o reprezintă.
Pentru fiecare element din declaraţia de autoevaluare, coordonatorul
structuri de audit intern va completa nivelul de conformare aferent:
➢ Nivelul 1 – „se conformează, în general”, este cel mai înalt nivel
de asigurare şi indică faptul că activitatea de audit intern are un statut,
proceduri interne şi metodologii care sunt considerate a fi în
conformitate cu Standardele Internaţionale pentru Practica
Profesională a Auditului Intern. Cu toate acestea, pot exista unele
oportunităţi de îmbunătăţire cu privire la activitatea desfăşurată.
➢ Nivelul 2 – „parţial conform” indică faptul că echipa de evaluare a
ajuns la concluzia că sunt realizate toate demersurile necesare
conformării cu cerinţele Standardelor Internaţionale pentru Practica
Profesională a Auditului Intern, însă există condiţii semnificative de
îmbunătăţire cu privire la activitatea desfăşurată;
➢ Nivelul 3 – „neconformă/nu se conformează” indică faptul că
deficienţele identificate în urma misiunii de autoevaluare a calităţii
activităţii de audit intern sunt considerate a fi atât de semnificative
încât afectează în mod serios sau împiedică realizarea activităţii de
audit intern, în totalitate sau în zone semnificative ale
responsabilităţilor sale. De asemenea, vor fi prezentate distinct
oportunităţi de îmbunătăţire cu privire la activitatea desfăşurată şi
situaţiile de neconformitate, dacă este cazul.
La final se va concluziona asupra autoevaluării generale, ca o medie a
nivelelor declarate. Atragem atenţia asupra faptului că, în baza Standardului
1321, coordonatorul nu va putea concluziona cu sintagma „conform cu
standardele internaţionale de audit intern” întrucât respectarea
trebuie să fie 100% pe toate ariile.

Comunicarea rezultatelor evaluării

Coordonatorul activităţii de audit intern trebuie să comunice, conducerii
superioare şi consiliului organizaţiei rezultatele programului de asigurare şi
îmbunătăţire a calităţii conform cerinţelor Standardului Internaţional pentru
Practica Profesională a Auditului Intern 1320 – „Raportarea privind
Programul de Asigurare şi Îmbunătăţire a Calităţii”.
Un asemenea raport ar trebui să includă:
➢ Sfera de cuprindere şi frecvenţa atât a evaluărilor interne, cât şi
externe.
➢ Calificările şi independenţa evaluatorului(or) sau ale echipei de
evaluare, inclusiv potenţialele conflicte de interese.
➢ Concluziile evaluatorilor.
➢ Planurile de măsuri corective.
Forma, conţinutul şi frecvenţa comunicării rezultatelor programului de
asigurare şi îmbunătăţire a calităţii sunt stabilite în urma discuţiilor cu
conducerea superioară şi cu consiliul şi au în vedere responsabilităţile
activităţii de audit intern şi ale coordonatorului activităţii de audit intern, aşa
cum sunt acestea menţionate în carta (statutul) auditului intern.
Pentru a demonstra conformitatea cu Codul de Etică şi Standardele,
rezultatele evaluărilor externe şi ale evaluărilor interne periodice sunt
centralizate şi diseminate ca rezultat, după finalizarea lor, în interiorul
structurii de audit intern, de către coordonatorul misiunii.
În cazul structurilor de audit internalizate, acestea pot informa
conducerea superioară despre procesul de evaluare şi rezultatele obţinute,
măsurile de îmbunătăţire luate .
În consecinţă, măsurile de îmbunătăţire a calităţii trebuie să fie corelate cu
aceste instrumente de evaluare şi implementarea lor să fie imediat ulterioară
observării posibilelor deficienţe de calitate.
În cazul structurilor de audit externalizate, acest proces de
îmbunătăţire a calităţii este o responsabilitate profesională, o asumare
contractuală şi a cărei nerespectare poate atrage riscuri reputaţionale atât
pentru auditorul intern, cât şi pentru clientul pentru care auditorul a prestat
servicii de audit intern neconform cu Standardele IIA.