Fișa de documentare

M XVI - ELABORAREA RAPORTULUI FINAL AL ACTIUNII TURISTICE

CENTRALIZAREA SI CLASIFICAREA DOCUMENTELOR

1. Centralizarea documentelor: stocarea intr-un tot a elementelor preexistente.

a- dupa tipul activitatilor: turism, ticketing, transport, asigurari.

Dupa tipurile de turism, putem sa avem o clasificare dupa diverse ramuri ale turismului
(business, agroturism, turism de relaxare, turism pentru distractie).
O clasificare a biletelor de avion, o putem face in functie de: bilete interne sau externe;
bilete bussines sau economic; bilete fara reduceri sau bilete la care se aplica diferite reduceri.
Oprindu-ne si la ramura transporturi, avem o clasificare in functie de: transport intern sau
extern; transporturi feroviare, aeriene sau maritime; transporturi in scopuri business sau de
relaxare.
Asigurarile de calatorie le putem centraliza in diverse sisteme, tinand cont de elementele
esentiale ce trebuie transmise. Alaturi de acestea, putem grupa: cartile verzi, RCA-urile, mai ales
daca avem acelasi furnizor. Exemplu, lucram cu agentia Omniasig care ne ofera polite, atat
pentru asigurarile de calatorie, cat si pentru cartile verzi. Datele legate de acestea vor fi transmise
furnizorului, impreuna, cumulate si centralizate intr-un sistem. In cazul in care vom avea un
furnizor pentru asigurarile de calatorie (Omniasig) si un alt furnizor pentru cartile verzi (Tiriac
asigurari), vom transmite celor doi furnizori, informatiile, in sisteme de centralizare separate.

b- dupa tipul de turism: intern, extern. Aceasta modalitate de stocare a informatiei este destul
de complexa si presupune de asemenea o alta divizare, domeniul lor fiind larg.
In cadrul turismului intern, ne putem opri asupra : activitatii hoteliere, tururi interne,
sejururi in anumite statiuni, centre de tratament.
In cazul turismului extern vom avea de-a face cu o si mai larga variatie de produe:
hoteluri, city break-uri, tururi internationale, sejururi , circuite, croaziere, etc.

c- dupa sisteme de stocare a diferitelor informatii: sisteme de rezervari in care sunt

inregistrate date despre anumite hoteluri, camere, preturi; sisteme care-ti pot genera facturile
necesare, a fi in bazele de date.
Modalitatea de stocare a informatiilor in sisteme de rezervari este foarte sistematica si
usor de utilizat. In cadrul unui sistem de rezervari, vom avea posibilitatea cautarii anumitor
pachete, dupa anumite criterii bine intemeiate, vom putea realiza rezervari, vom putea emite
vouchere si vom putea obtine informatii despre rezervarile anterioare. Totul este bine conceput
iar cautarea informatiei anterioare se poate face dupa anumite elemente ale rezervarii: nume,
hotel, tara, perioada , numar de confirmare.
Eficienta unor sisteme de stocare a informatiei, devine si mai usor de folosit in momentul
in care se concepe si un model de stocare a informatiilor legate de modalitatile de plata. In acest
caz sunt concepute numeroase sisteme de rezervari si emiteri de facturi, corespunzatoare acestor
rezervari. Sistemele respective permit stocarea informatiilor despre client (nume, adresa,
telefon), despre pachetul turistic ce urmeaza a fi asociat (sejur, hotel, bilet avion, transport, city
tour, masa, etc), despre sumele ce urmeaza a fi incasate si despre actele ce urmeaza a fi emise pe
sumele respective.
d- dupa modalitati de stocare: fisiere, registre, dosare. Avem stocare de informatii atat in
format electornic cat si in diferite registre realizate manual. Asfel, pe langa ajutorul oferit de
calculator , avem la indemana si mentinerea informatiei in diverse registre dosare. Este bine de
stiut ca informatiile foarte importante si necesare, ar trebui sa le avem in anumite dosare, pentru
ea evita pierderea lor din numeroasele formate electronice.

e- dupa modalitatile de inacasare: cele incasate cu cash, cele incasate cu OP.

Modalitatile de incasare ne ajuta, in general, la o selectie, mai ales pentru evidentierea registrelor
de casa, a banilor intrati in agentie intr-o anumita zi, precum si la urmarirea ordinelor de plata
primite si corelarea lor cu facturile aferente. Aceasta posibilitae de stocare o putem realiza, atat
in format electronic cat si prin elaborarea unor dosare.

f- dupa termenii de plata avuti pentru anumite pachete turistice.

Este o metoda destul de eficace, de stocare a informatiei, pentru a realiza in timp eficient
platile catre furnizori. In multitudinea facturilor de la furnizori, trebuie sa existe o anumita
ordine, in principiu legata de datele de plata. In acest sens, util este un sistem electronic. Acest
sistem se poate programa astfel incat sa avertizeze agentul de turism, in legatura cu platile ce
urmeaza a fi efectuate.

g- dupa diferite borderouri: ex: asigurari, transporturi. Borderoul ne da posibilitatea sa stocam

informatiile in cadrul lui si sa le transmitem furnizorului.. In ele, putem sa includem datele
necesare si importante cat si datele care intereseaza in mod special pe furnizor. O metoda
eficienta, in acest sens ar fi primirea unui borderou si de la furnizor si apoi confruntarea datelor,
pentru a se emvita pierderile de informatii.

h- dupa sisteme de rezervari de uz intern, din cadrul agentiei de turism.

În cadrul agentiei de turism, este necesar să existe sisteme on-line, de stocare a tuturor
informatiilor legate de pachetele turistice cat si de modalitatile de plata.

i- Un alt mod de centralizare a datelor este realizarea unor baze de date, necesare agentiei, in
usurarea relatiilor cu clientii, care sa fie tinuti la curent cu ofertele de ultima ora ale agentiei.

Intelegerea acestor modalitati de stocare presupune cunoasterae in profunzime a notiunii

de sistem si a elementelor sale.
Nume, prenume, an II PL .............................................

M. XVI ELABORAREA RAPORTULUI FINAL AL ACȚIUNII TURISTICE

I. Completați spațiile libere cu noțiunile corecte:

1. Enumerați modalitățile de centralizare (stocarea) a documentelor:

a. dupa tipul activitatilor: turism, ticketing, transport, asigurari.
b._________________________________________________
c. după sisteme de stocare a diferitelor informații
d. dupa modalitati de stocare: fisiere, registre, dosare
e.__________________________________________________
f.__________________________________________________
g. după diferite borderouri
h.__________________________________________________
i. realizarea unor baze de date.

II. Incercuiți răspunsul corect:

1. Stocarea documentelor după tipul de turism :

a. În cadrul turismului intern: activitatii hoteliere, tururi interne, sejururi in anumite stațiuni,
centre de tratament;
b. În cazul turismului extern: hoteluri, city break-uri, tururi internaționale, sejururi , circuite,
croaziere, etc. ;
c. a+b ;
d. nici un răspuns nu este corect.

2. Stocarea documentelor după modalitățile de înacasare :

a. încasare cu cash;
b. încasare cu OP;
c. a+b ;
d. nici un răspuns nu este correct.

III. Răspundeți prin adevărat (A) sau fals (F) la următoarele enunțuri:

1. Asigurările de călătorie le putem centraliza in diverse sisteme, ținand cont de elementele

esentiale ce trebuie transmise.
2. O clasificare a biletelor de avion, o putem face in funcție de: bilete interne sau externe;
bilete bussines sau economic; bilete fara reduceri sau bilete la care se aplica diferite
reduceri.
3. Borderoul nu ne dă posibilitatea sa stocam informațiile in cadrul lui si sa le transmitem
furnizorului..
4. În cadrul agentiei de turism, este necesar să existe sisteme on-line, de stocare a tuturor
informatiilor legate de pachetele turistice cat si de modalitatile de plată.