Universitatea Babes-Bolyai

Facultatea de Stiinte Economice si Gestiune a Afacerilor

Sisteme informatice in industria ospitalitatii

1
 Cuprins

1.Fidelio V8-sistem informatic de gestiune hoteliera…………………………………...........3

1.1.Rezervarile……………………………………………………………………………...3
1.1.1.Crearea unei noi rezervari si editarea unei rezervari existente……………….......3
1.1.2.Optiunile unei rezervari…………………………………………………………...5
1.1.3.Rezervarea unui grup……………………………………………………………..5
1.2.Receptia…………………………………………………………………………………5
1.2.1.Sosirile…………………………………………………………………………….6
1.2.2.Cazarea……………………………………………………………………………6
1.2.3.Anularea cazarii…………………………………………………………………...6
1.2.4.Status hotel………………………………………………………………………..6
1.3.Casieria………………………………………………………………………………….7
1.3.1.Plata……………………………………………………………………………….8
1.3.2.Deschiderea notei de plata………………………………………………………...9
1.3.3.intocmirea notei de plata…………………………………………………………10
1.4.Profile…………………………………………………………………………………..11
1.4.1.Crearea unui profil………………………………………………………………..11
1.5.Alte sectiuni…………………………………………………………………………….12
2.Magic POS Hospitality-sistem informatic de gestiune in alimentatia publica……………..13
3.Sires-sistem informatic de gestiune contabila…………………………………………….,,.14
4.Aplicabilitatea sistemelor informatice la Hotelul Belvedere……………………………….14
5.Concluzii……………………………………………………………………………………16

Bibliografie…………………………………………………………………………………...17

2
 1.Fidelio V8

Fidelio Versiunea 8 este creat pentru nevoile sofisticate ale hotelurilor si este soluţia
de administrare a activităţii din hotel, care vine în întâmpinarea aşteptărilor clienţilor.Este un
instrument de încredere ce confera transparenţă şi un grad înalt de siguranţă operaţiilor. În
acelaşi timp, softul faciliteaza economisirea de timp şi bani, susţine vânzările şi se adapteaza
eficient la schimbările din piaţa turistica.Este un soft bun,este simplu de utilizat,este flexibil si
adaptabil la orice situatie ivita in cadrul hotelului si ruleaza pe platforma Windows.

Pentru a incepe o sesiune de lucru ,utilizatorul trebuie sa se autentifice cu numele si

parola,dupa care se deschide ecranul principal al programului.

In bara de instrumente se pot accesa toate functiile importante ale programului.

Am ales pentru descriere partea de rezervari,cea de cazare ,de casierie si de profile.

1.1Rezervarile

Dupa selectarea optiunii Rezervari,va aparea ecranul principal al rezervarilor de unde

se poate crea o rezervare noua,se poate vizualiza si edita o rezervare existenta sau se poate
cauta o rezervare.

1.1.1Crearea unei noi rezervari si editarea unei rezervari existente

Intotdeauna o rezervare este asociata unui profil individual sau de companie.

Primele campuri ce trebuie complectate pentru a crea o noua rezervare sunt cele de nume ,
prenume si oras,dupa care se cauta numele sau profilul introdus.Daca acesta nu se gaseste, se
3
creaza un profil nou,dar daca exista un profil identic cu cel introdus spre cautare se selecteaza
acesta dupa care se trece la crearea unei noi rezervari.

Aici campurile ce trebuie complectate pentru a creea o noua rezervare sunt data
sosirii,nr de nopti ,data plecarii,nr de camere alocate noii rezervari,nr de adulti si copii in
camera,tipul camerei,tipul tarifului,tipul de rezervare,segmentul de piata ,nr camerei
,companie ,agentie de turism,sursa rezervarii si un camp de observatii.
Data implicita a sosirii este data curenta dar poate fi selectata din calendar si o alta
data .
Nr de nopti pentru cazare se poate introduce individual generandu-se automat data
plecarii sau se poate introduce data plecarii generandu-se automat numarul de nopti.
In campul ”numarul de camere” se trec pe aceeasi rezervare nr de camere de acelasi
tip,urmand ca la cazare rezervarea sa se imparta.Daca oaspetele vrea sa rezerve camere de mai
multe tipuri va crea cate o rezervare pentru fiecare tip de camera.
Nr de adulti si cel de copii este cel care genereaza automat valoarea tarifului.
Tipul de camere,tipul de tarife, tipul de rezervare, segmentul de piata sunt create in
prealabil inainte astfel incat ele pot fi alese dintr-o lista prestabilita.

4
 Numarul de camera se poate scrie ,daca oaspetele doreste o anumita camera si se stie
ca aceasta este diponibila sau se poate alege dintr-o lista cu camerele disponibile.
La companie si agentie de turism se selecteaza dintr-o lista derulanta, numele
companiei sau al agentiei de turism care a solicitat rezervarea iar la sursa rezervarii se
selecteaza tot dintr-o lista derulanta

1.1.2.Optiunile unei rezervari

In ecranul principal de editare al unei rezervari ,in partea dreapta,jos se afla butonul de
optiuni.

Din optiuni se poate crea o copie a rezervarii deschise, cu acelasi nume de profil sau
cu un nume diferit,se poate intra direct in casierie sau nota de plata, se poate accesa un istoric
al persoanei pe numele careia este facuta rezervarea sau se poate partaja rezervarea.
Partajarea unei rezervari este folosita in cazul in care intr-o camera sunt cazati 2 turisti
cu caracteristici de rezervare diferite,de exemplu unul are un tip de tarif iar cel de-al doilea alt
tip de tarif sau unul doreste factura pe un nume de companie, iar cel de-al doilea pe alt nume
de companie sau cei doi doresc facturi separate.

1.1.3 Rezervarea unui grup

Pentru a crea rezervarea unui grup se foloseste iconita Rezervare Grup din partea
stanga a ecranului principal.Acest modul este folosit pentru a introduce si administra rezervari
similare,precum un grup de turisti care vine pentru acelasi lucru,in acelasi timp si sta aceeasi
perioada de timp.La fel ca si la crearea unei rezervari pentru un turist individual,la rezervarea
unui grup se creaza un profil al grupului,un nume al grupului cu detalii de genul numele
persoanei de contact,limba,tara de domiciliu,data de inceput ,numarul de nopti ,data de
sfarsit,numarul de camere ,tipul camerei si tipul tarifului.Se creeaza in cadrul rezervarii de
grup cate o rezervare pentru fiecare tip de camera.Adica daca grupul este format atat din

5
camere single cat si din camere duble si apartamente se va crea o subrezervare in cadrul
rezervarii grupului pentru numarul de camere single,una pentru numarul de camere duble si
una pentru numarul de apartamente.
Pentru ca, de obicei, se emite o singura nota de plata pentru tot grupul,dar prestatiile se
inregistreaza individual pe fiecare camera din grup, este necesara crearea unei camere care in
Fidelio poarta denumirea de camera teoretica unde sa fie redirectionate prestatiile fiiecarei
camere a grupului.Aceasta camera teoretica este practic un cont financiar de pe care se va
emite la plecarea grupului,nota de plata.

1.2.Receptia

Meniul Receptie se deschide din bara de instrumente .In principal acest meniu
cuprinde meniurile sosiri,cazare,anularea cazarii si status hotel

1.2.1.Sosirile

Sosirile permite vizualizarea sosirilor din data curenta sau dintr-o data selectata din
calendar,oaspetii cazati in hotel ,cei care trebuie sa plece la data curenta,precum si o lista cu
camerele teoretice sau conturile financiare active sau deschise la data curenta.Sosirile din data
curenta sunt rezervarile esistente in acea data.Oaspetii cazati in hotel includ atat oaspetii care
trebuie sa elibereze camerele cat si cei care au data plecarii alta decat data curenta,in timp ce
in meniul plecare sunt afisati oaspetii care trebuie sa elibereze camerele.

1.2.2.Cazarea

Cea de-a doua parte si cea mai importanta parte a Receptiei este partea de cazare.
Cazarea unei camere se poate face fie din partea de rezervari daca exista o rezervare in
prealabil pentru oaspetele ce se doreste a fi cazat,fie se poate face fara o rezervare initiala.
Pentru a efectua o cazare din rezervare se selecteaza rezervarea dorita si se apasa butonul
cazare din partea dreapta a ecranului,in timp ce cazarea fara rezervare se face prin apasarea
butonului fara rezervare tot din partea dreapta a ecranului si se incepe un procedeu
asemanator cu cel de la crearea unei rezervari,doar ca acesta presupune alocarea unei camere
,aceasta camera devenind activa in momentul finalizarii cazarii.

1.2.3.Anularea Cazarii

Cea de-a treia parte a meniului Receptie il reprezinta Anularea cazarii.Daca se doreste
anularea unei cazari,din meniul de optiuni din dreapta se selecteaza Anuleaza cazarea.
Anularea cazarii este permisa numai in data sosirii si doar daca nu s-a postat nimic pe
acea camera.
1.2.4.Status hotel

Status hotel se acceseaza tot din bara de instrumente de la butonul Taste rapide.Status
hotel este de fapt o radiografie a hotelului la un moment dat.Se poate vizualiza astfel in orice
moment numarul de camere destinate vanzarii ,adica numarul total de camere dintr-un
hotel,cate din ele sunt ocupate si cate sunt libere,cate sunt curate si cate sunt murdare,precum
si rulajul din ziua respectiva,adica cate camere trebuie sa soseasca ,cate au sosit deja,cate
camere mai trebuie sa se elibereze si cate s-au eliberat deja,cate camere s-au reinchiriat in ziua
respectiva sau cate camere s-au schimbat din diferite motive.

6
 Tot din status hotel se poate afla media tarifelor utilizate in ziua respectiva,numarul
total de camere ocupate peste noapte,cate din acestea provin din rezervari de grup si cate din
rezervari individuale

1.3.Casieria

Modulul de Casierie din Fidelio permite folosirea tuturor functiilor de casa ale unui
hotel.Acesta functie permite vizualizarea istoricului platilor,permite efectuarea schimbului
valutar,mentinerea ratelor de schimb,postarea de servicii si inchiderea casei.Modulul de
casierie permite in acelasi timp selectarea oricarui turist cazat, prin accesarea ecranului de
plata si postarea,modificarea sau transferul platilor,vizualizarea facturilor,tiparirea unor note

informative sau eliberarea camerei.

7
 1.3.1.Plata

In momentul selectarii modulului casierie, pe ecran apare o lista cu toate camerele din
hotel si cu toate conturile financiare.Acestea pot fi afisate fie in ordinea alfabetica a numelui
oaspetilor,fie in ordinea crescatoare sau descrescatoare a camerelor ,fie dupa data sosirii sau a
plecarii,fie dupa valoarea soldului .

8
 1.3.2.Deschiderea unei note de plata

In momentul in care un oaspete este cazat in hotel,Fidelio ii aloca un cont care este
acelasi cu numarul camerei pentru o usurinta in utilizare.Acest cont devine activ in momentul
cazarii turistului.Pentru a deschide o nota de plata este nevoie de o simpla selectare a camerei
dorite din lista afisata in casierie.

Intr-o nota de plata se pot deschide nenumarate ferestre,astfel incat nota poate fi
impartita in functie de cerintele oaspetelui.De exemplu un client cazat in hotel poate cere ca
extraserviciile sa le achite personal,in timp ce serviciile de cazare sa ii fie facturate catre
compania la care lucreaza.In acest caz,vom deschide 2 ferestre:una cu serviciile de cazare si
una cu extraserviciile.
In zona de jos a ecranului avem posibilitatea sa adaugam servicii,sa impartim valoarea
unor servicii daca dorim,sa transferam anumite servicii de pe nota actuala pe o alta ferestra
,nota sau cont.De asemenea din nota de plata avem posibilitatea sa editam rezervarea,adica
avem posibilitatea sa modificam sau sa adaugam anumite detalii importante pentru emiterea
unei note de plata precum profilul companiei pe care se va emite factura fiscala.Butonul de
eliberare este folosit pentru eliberarea unei camere din sistemul Fidelio,inactivarea contului
ei,ceea ce se poate realiza doar cand soldul contului este zero.

9
 1.3.3.Intocmirea notei de plata

Dupa ce s-au postat serviciile dorite ,pentru intocmirea notei de plata se selecteaza
butonul Plati.Se deschide urmatorul ecran:

La departamentul de plata se selecteaza modalitatea de plata dorita dintr-o lista

predefinita.Implicit soldul notei de plata este afisat in campul Suma.,iar la rubrica de
comentariu se pot adauga comentarii care vor fi tiparite pe factura,comentarii privitoare la
numarul de camere sau numarul de nopti sau orice alceva considera oaspetele ca ar fi
important sa apara pe factura.Exista situatii cand clientul cere efectuarea mai multor note de
plata pentru un singur serviciu cum ar fi cazarea.Spre exemplificare am ales situatia cand
oaspetele doreste sa achite o parte din nota cu carte de credit si o parte in valuta.In acesta
situatie la campul suma se trece suma care se achita cu carte de credit,apoi se trec datele cartii
de credit la rubrica Card credit.Informatiile cerute sunt numarul cartii de credit,data
expirarii,si numele detinatorului.Finalizarea notei se face prin apasarea butonului Incarca.In
acest moment suma achitata cu carte de credit este scazuta din totalul sumei ce trebuie
achitata de oaspete.La campul Suma apare ceea ce se doreste a fi achitat cu valuta. Pentru a
efectua acesta nota in valuta se selecteaza la departament de plata tipul valutei.Automat
Fidelio genereaza suma in , afisata la Suma valuta.Finalizarea notei de plata se face prin
apasarea butonului Incarca.In acest moment soldul camerei este zero si camera poate fi
eliberata,contul devenind inactiv.

10
 1.4.Profile

Profilul reprezinta o inregistrare de informatii referitoare la un oaspete

individual,companie,agentie de turism,etc.Profilele cuprind informatii de baza precum numele
oaspetelui,al agentiei sau al companiei,adresa,limba,cetatenia,precum si alte informatii
statistice despre sejururile trecute si viitoare.

1.4.1.Crearea unui profil

Pentru a crea un profil nou se ecranul principal se alege butonul Profil nou,dupa care
se alege tipul de profil dorit.Fidelio permite crearea mai multor tipuri de profile ,dar cele mai
importante sunt cele individuale ,si cele de firma si de agentie de turism.

Pentru crearea unui profil de client individual tipul de profil ales este Individual,iar
campurile cele mai importante ce trebuie completate sunt nume,prenume,limba,adresa,tipul
de adresa,tara,orasul,strada,data nasterii,locul nasterii,nationalitatea.
Pentru crearea unui profil de companie sau agentie de turism tipul de profil ales este
Firma,respectiv Agentie de turism,iar campurile cele mai importante ce trebuie completate la
un astfel de tip de profil si care se vor regasi pe tiparite pe factura sunt numele corect si
complet,adresa postala si cea de corespondenta,localitatea,precum si campurile destinate
informatiilor fiscale gen codul fiscal,numarul de inregistrare la registrul comertului,contul
bancar si banca.
Profilele create reprezinta o baza de date care este permanent prezenta in orice parte a
softului,atunci cand se creaza o rezervare sau cand se cazeaza un oaspete sau atunci cand se
doreste intocmirea unei facturi.Meniul de profile se poate accesa asadar aproape din orice
parte a programului

11
 1.5.Alte sectiuni

Programul Fidelio mai are sectiuni precum Rapoarte si diagrame unde se afla toate
rapoartele din Fidelio sau Administrare camere.
Sectiunea Rapoarte si diagrame prezinta urmatoarele subgrupele importante:
-Receptie unde exista rapoarte despre oaspetii din hotel la data curenta,sosirile si
plecarile dintr-o zi precum si un raport pentru cameriste.
-Financiar unde exista rapoarte despre platile efectuate in ziua respectiva,rapoarte
complexe despre veniturile zilnice sau lunare sau rapoarte pentru fiecare serviciu prestat in
ziua respectiva.
-Statistici unde exista rapoarte privind numarul de turisti,numarul de innoptari
precum si date statistice realizate in functie de tara sau judet,turisti straini sau romani,etc.

Sectiunea Administrare camere permite vizualizarea statutului unei camere sau

modificarea lui precum si blocarea unei camere din diferite motive.

12
 2.Magic POS Hospitality

Magic POS Hospitality 2000 este o soluţie de gestiune informatică pentru

restaurante, cafenele, cluburi, complexuri sportive etc., cu ajutorul căreia clienţii vor
beneficia de un serviciu mai rapid şi eficient iar ospătarii vor avea mai mult timp la dispoziţie
să se ocupe de clienţi.

Magic POS este o soluţie omologată fiscal de către Ministerul de Finanţe.

Programul se invata relativ usor,in cateva minute pentru ca are un caracter

intuitiv.Interfata este dezvoltata in sistemul de operare Windows.Permite configurarea unor
liste de produse si preparate culinare.
Softul este gandit, astfel incat o comanda sa se ia cu un nr minim de pasi.Ecranul
principal este configurat ca o sala de mese teoretice.In momentul in care ospatarul ia o
comanda deshide din ecranul principal o masa teoretica.Deschiderea unei astfel de mese
permite ospatarului sa aleaga din lista de categorii de preparate acea categorie de preparate in
care se incadreaza preparatul comandat.Odata deschisa acesta categorie ,ospatarul are
posibilitatea sa alega tot dintr-o lista derulanta preparatul comandat de client si cantitatea
dorita.Procedeul se repeta pentru fiecare preparat din comanda,iar in final softul genereaza
pretul total al notei de plata.

Magic POS Hospitality permite de asemenea si configurarea mai multor moduri de

plata.Pot fi utilizate pana la 9 moduri diferite de plata . Softul este eficient deoarece notele de
plata sunt tiparite instantaneu cu marcarea comenzii,excluzandu-se astfel scrierea de mana a
bonurilor.Notele de plata sunt rapid si corect intocmite si elegant tiparite.

Magic POS Hospitality 2000 poate fi operat foarte uşor direct de către ospătari, pe baza
drepturilor configurate prin parole sau prin cartele magnetice de personal, se învaţă în mod
natural, într-un timp foarte scurt.

13
 3.Sires

SIRES-ul este un sistem de gestiune contabila special conceput pentru restaurante si

cafenele. Permite evidenţa cantitativă şi valorică a gestiuni, asigurând cunoaşterea exactă, în
timp real, a stocurilor şi a soldurilor.
Sistemul de gestiune SIRES oferă următoarele facilităţi:
-posibilitatea gestiunii la preţul de achiziţie (cu adaos comercial pe reţetă) sau la preţul
de vânzare (cu adaos comercial pe materia primă);
-operare de la unul sau de la mai multe puncte de vânzare, pe bază de parole şi drepturi
de acces;
-operarea în timp real a vânzărilor prin legătura cu casele de marcat;
-configurarea simplă a materiilor prime prin folosirea unor coduri pentru fiecare materie
prima
-calcularea şi actualizarea rapidă a preţurilor de vânzare a reţetelor;
-editarea rapidă a proceselor-verbale de fabricaţie a conservelor şi a celor de
transformare-tranşare;
-editarea balanţelor cantitativ-valorice şi a rapoartelor de gestiune ale secţiilor;
-urmărirea stocurilor de materii prime în vederea asigurării unei aprovizionări optime;
-gestionarea magaziilor de alimente, băuturi şi materiale consumabile pentru restaurant;

SIRES are la dispoziţie puternice instrumente de analiză şi control - rapoarte editate:fişa

de magazie;gradul de acoperire a stocurilor;balanţa cantitativ-valorică,raportul de
gestiune,nota contabilă,centralizator intrări,centralizator ieşiri,jurnal de cumpărături
(TVA),centralizator furnizori,centralizator marfă,urmărire stocuri

4.Aplicabilitatea sistemelor informatice de gestiune la Hotelul Belvedere

Hotelul Belvedere face parte dintr-un lant hotelier national,numit Unita Turism
Holding SA ce are peste 25 de hoteluri in toata tara si al carui proprietar este Josef
Goschy.Sediul central este la Timisoara unde sunt centralizate toate situatiile din sucursale si
de unde se gestioneaza aceste sucursale.Complexul hotelier Belvedere face parte din
Sucursala Cluj a lantului Unita Turism Holding SA si are un numar de 156 de camere ,3 Sali
de conferinta,3 saloane de restaurant,bar,piscina si garaj proprii,spalatorie ,bucatarie si
laborator de cofetarie proprii.Datorita in principal faptului ca hotelul este afiliat unui lant
hotelier mare,dar si datorita faptului ca hotelul are o capacitate de cazare mare si ofera multe
servicii, implementarea unui sistem informatic de gestiune hoteliera precum Fidelio a fost o
necesitate.
De asemene numarul mare de preparate culinare oferite de restaurantul hotelului
precum si numarului mare de evenimente care se desfasoara in cadrul acestuia si in special
evenimente de amploare precum simpozioane,traininguri,conferinte,nunti si botezuri au atras
dupa sine si in cadrul restaurantului implementarea unui sistem informatic ,Magic POS
Hospitality.
Preluarea si procesarea datelor si a informatiilor atat din hotel cat si din restaurant cu
scopul de a fi trimise spre centralizare la sediul sucursalei si mai apoi la sediul central a impus

14
implementarea si la nivelul departamentului contabil a unui sistem informatic de gestiune
contabila ,numit Sires.
Aceste 3 sisteme informatice ,Fidelio,Magic POS Hspitality si Sires sunt legate in
retea ,iar in plus Fidelio este corelat si cu centrala telefonica fapt ce permite inregistrarea
automata pe camera a apelurilor efectuate de oaspeti .Inregistrarea apelurilor telefonice
presupune inregistrarea automata a valorii convorbirii,inregistrarea numarului de telefon
apelat si ora convorbirii.

Sistemul Magic POS Hospitality este structurat la Hotelul Belvedere pe doua

sectiuni.Prima este parte de restaurant iar cea de-a doua partea de bar. Configurarea
preparatelor la sectiunea restaurant se face pe urmatoarele categorii:Supe si
ciorbe,Fripturi,Garnituri,Meniuri speciale,Gustare calda ,Gustare rece,Deserturi si Micul
dejun.
La sectiunea bar preparatele sunt configurate pe urmatoarele categorii:Mic dejun,Bauturi
spirtoase,Racoritoare,Cafea-Diverse si Produse de cofetarie .Toate preparatele configurate
sunt configurate in asociere cu pretul lor.
Desi programul permite pana la 9 moduri de plata ,la restaurantul Belvedere se
folosesc doar trei:numerar,cont hotel si mic dejun
Modul de plata cont hotel este un mod de plata folosit pentru emiterea notelor de plata
catre o camera activa din hotel.Acest lucru este posibil datorita legaturii care exista intre
Fidelio si Magic POS la nivel de retea.Situatiile cand se emit astfel de note cont hotel sunt
urmatoarele:
1)cand clientii au camera inchiriata in hotel si nu doresc sa plateasca in numerar la
restaurant ,ci doresc sa platesca la sfarsitul sejurului toate prestatiile existente pe camera lor
2)cand clientii restaurantului nu sunt si clienti ai hotelului si doresc sa plateasca cu
carte de credit.In acesta situatie procedeul de lucru este urmatorul:ospatarul solicita clientului
un act sau pur si simplu datele lui(nume,prenume ,datele CI) si vine la receptia hotelului unde
solicita receptionerului sa creeze o camera teoretica cu profilul clientului sau.Apoi emite nota
de plata cont hotel pe camera teoretica deschisa in Fidelio,camera care datorita faptului ca
cele doua softuri sunt interdependente poate fi vizualizata si selectata atat din Magic POS cat
si din Fidelio.Ulterior,clientul vine la receptie si achita nota cu carte de credit.
3)cand se emit note de plata stufoase cu preparate multe si cu portii multe,precum
notele emise grupurilor organizate
Modul de plata Mic dejun este un mod de plata teoretic folosit pentru inchiderea
micului dejun.

Magic POS este de asemenea corelat cu Sires-ul.

La Hotelul Belvedere ,programul Sires este configurat pe urmatoarele tipuri de
gestiuni:bar,bucatarie ,cofetarie,minibar,marfa la receptie,magazin si ambalaj.Aceste gestiuni
se descarca automat ,in timp real,odata cu emiterea unei note de plata in Magic POS.Am luat
spre exemplificare o nota de plata emisa pe o cafea cu lapte la bar.In momentul emiterii
acesteia,in Magic POS ,in Sires stocul de cafea scade cu 8gr de cafea,stocul la zahar plicuri
scade cu un plic iar stocul la lapte condensat scade cu 1 bucata.Acelasi procedeu are loc si la
emiterea unei note in restaurant,preparatele insa aici fiind mult mai complexe iar stocurile in
Sires scad conform retetei de preparare a produselor marcate pe nota emisa.
In ceea ce priveste relatia dintre Fidelio si Sires,aceasta relatie nu exista la Hotelul
Belvedere,scaderea gestiunii facandu-se manual pe baza unor rapoarte emise de receptie si
inmanate contabilei.Se scade astfel stocul de marfa de la receptie ,de la minibar si de la
magazinul de suveniruri al hotelului.

15
 5.Concluzii

Implementarea sistemelor informatice de gestiune la Hotelul Belvedere este in opinia

mea ,una din cele mai bune decizii manageriale ,poate chiar cea mai buna,luata in ultimii ani
in lantul hotelier Unita Turism Holding SA,deci implicit si la Hotel Belvedere. Desi venita
mai mult din necesitatea de a coordona cat mai bine de la sediul central ,activitatile hotelurilor
din lant,decizia de implementare a sistemelor informatice a venit in primul rand in ajutorul
angajatilor.Le-a usurat vizibil munca,in special cea de receptie care pana in momentul
implementarii presupunea foarte multe activitati suplimentare.Rezervarile se faceau in
principal telefonic si prin fax ,in timp ce in prezent conectarea sistemului Fidelio la sistemul
central din Timisoara prin Hotel Connector care este un sistem de rezervari on line propriu
softului Fidelio,permite introducerea rezervarilor online,direct de la sediul central.In acelasi
timp ,programul vine in intampinarea clientilor cu multe posibilitati de achitare a camerei ,in
functie de cerinte.Se pot intocmi note de plata partiale in functie de modul de plata dorit sau
se pot intocmi note de plata partiale in functie de serviciile dorite pe factura. Crearea bazei de
date cu profilurile individuale ale clientilor reduce timpul destinat operatiunii de check –in,
atunci cand oaspetele este rugat sa completeze o fisa de anuntare a sosirii si plecarii,pentru ca
sistemul permite cautarea profilului si selectarea lui daca oaspetele a mai stat in hotel macar o
data.
Un alt avantaj major este conectarea centralei telefonice cu sistemul, fapt care permite
inregistarea automata a apelurilor.
Pe partea de restaurant ,este un castig evident faptul ca notele cont hotel sunt preluate
automat pe camera clientului si nu sunt inregistrate manual precum se facea inaintea
implementarii sistemului Magic POS cand ospatarii veneau la receptie cu fiecare nota de plata
emisa cont hotel si o dadeau receptionerului sa o posteze manual.Apareau o serie de probleme
legate de faptul ca multe note se pierdeau sau nu se mai stia camera de la care provenea nota
in vederea introducerii ei manual.Apoi un alt avantaj al implementarii este usurinta in
emiterea notelor de plata si usurinta in descarcarea gestiunii din Sires.
Sistemul informatic de la Hotelul Bevedere poate fi insa si imbunatatit prin stabilirea
unei corelatii si intre Fidelio si Sires .Aceasta legatura ar permite descarcarea gestiunii la
marfa din minibar,marfa la receptie si marfa din magazinul de suveniruri in timp real ,in
momentul inregistrarii in Fidelio la fel ca scaderea din gestiune a materiilor prime din
restaurant.S-ar mai putea aduce imbunatatiri sistemului si prin crearea in Magic POS a
modului de plata Carte de credit.In acest fel s-ar elimina situatiile neplacute in care turistului i
se solicita cartea de identitate in timp ce acesta serveste masa pentru a-i deschide un cont la
receptie pentru a putea plati cu o carte de credit.
Implementarea sistemelor de gestiune hoteliera la Hotelul Belvedere,dar si in tot
lantul Unita Turism Holding SA si in general in unitatile hoteliere ,reprezinta din punctul
meu de vedere o adaptare a administrarii respectivei unitati la tendintele internationale de
management hotelier,ceea ce ar imbunatati considerabil imaginea respectivei unitati hoteliere
pe piata turistica.Apoi reprezinta o prezenta permanenta a hotelului , cu serviciile si pachetele
de servicii oferite de el, in mediul online.Avantaje sunt deci evidente atat pentru angajati
,cat si pentru clienti si nu in ultimul rand pentru angajator care poate avea in orice moment o
situatie a afacerii sale doar accesand un calculator.

16
 Bibliografie
Manual de utilizare Fidelio V8
www.bit-soft.ro

17