Managementul materialelor, aparaturii şi instrumentarului în cabinetul

stomatologic

Cursul nr. 1
Introducere în gestionarea echipamentelor medicale

Conţinutul cursului:
 Introducere
 Obiectiv
 Definirea inventarului
 Tipuri de inventar
 Articole incluse într-un inventar
 Date incluse într-un inventar
 Gestionare depozitului
 Sisteme informatizate de gestionare a inventarului
 Inventarul ca instrument de lucru
 Concluzii

Introducere
Tehnologiile destinate îngrijirii sănătăţii au devenit un element esential deoarece ele
permit:
- Evaluarea stării de sănătate;
- Prevenirea;
- Diagnosticarea;
- Tratarea;
- Urmărirea;
- Recuperarea pacienţilor, într-un cadru adecvat pentru îngrijire.
Prima etapă de gestionare a tehnologiilor pentru îngrijirea sănătăţii constă în
determinarea articolelor care trebuie gestionate şi alcătuirea unui inventar al echipamentelor
medicale. Inventarul este un document de lucru care trebuie controlat cu regularitate şi
actualizat pentru a ne asigura că acesta reflectă exact starea activelor în privinţa tehnologiilor
sanitare. Folosit în mod adecvat, inventarul constituie un instrument important şi puternic de
natură a ameliora gestionarea numeroaselor aspecte esenţiale ale tehnologiilor de îngrijire.
Statele membre ale Adunării Mondiale a Sănătăţii au adoptat rezoluţia WHA60.29. care
se referă la problemele ridicate de folosirea improprie a acestor tehnologii şi de necesitatea de
a ne fixa priorităţile în alegerea şi gestionare tehnologiilor sanitare, în mod deosebit a
dispozitivelor medicale.
Obiectivul
OMS are drept obiectiv strategic «lărgirea accesului la tehnologiile şi produsele
medicale şi ameliorarea calităţii şi folosirea acestora». Pe baza acestui obiectiv şi a hotătârii
Adunării Mondiale a Sănătăţii a fost creată Iniţiativa mondială în favoare tehnologiilor
destinate sănătăţii (GIHT), finanţată de Fundaţia Bill & Melinda Gates.

1
 Obiectivul GIHT este de a obţine ca toate comunităţile, şi în special cele care au resurse
limitate, să-şi poată procura tehnologiile sanitare esenţiale la un preţ abordabil, cu scopul de a
lupta eficient cu problemele de sănătate grave.
Pentru a atinge aceste obiective, OMS împreună cu partenerii săi, s-a străduit să
conceapă un program, un plan de acţiune, instrumente şi principii directoare destinate să
extindă accesul la dispozitivele medicale adecvate.
In cursul expunerii noastre vom folosi definiţiile următoare:
Tehnologii sanitare: aplicarea cunoştinţelor şi competenţelor organizate sub formă de
dispozitive, medicamente, vaccinuri, procedee şi sisteme puse la punct pentru a rezolva o
problemă de sănătate şi a ameliora calitatea vieţii. Expresiile tehnologii sanitare şi
tehnologii pentru îngrijirea sănătăţii sunt interşanjabile.
Dispozitiv medical: orice articol, instrument, aparat sau echipament folosit pentru a
preveni, a diagnostica sau a trata o afecţiune sau o maladie, pentru a detecta, a măsura, a
restabili, a corecta sau a modifica structura sau funcţionarea organismului în scopul sănătăţii.
In teorie, acţiunea unui dispozitiv medical nu se obţine prin mijloace farmaceutice sau
imunologice şi nici prin metabolism.
Echipament medical: dispozitive medicale care necesită activităţi de calibrare,
mentenanţă preventivă şi corectivă, (stagii de) formare a utilizatorilor şi dezafectare –
activităţi care ţin de obicei de inginerii biomedicali. Echipamentul medical est utilizat în
scopuri specifice diagnosticării şi tratării bolilor sau traumatismelor, ori pentru recuperarea
pacienţilor şi poate fi folosit singur sau împreună cu materiale auxiliare, cu consumabile sau
cu alte dispozitive. Echipamentul medical nu include dispozitivele medicale implantabile sau
de unică folosinţă. «Echipamentul medical» este numit de asemenea «echipament de
îngrijire a sănătăţii» sau doar «echipament».

Inventarul
Obiectivul cursului este de a descrie pe scurt tehnologiile pentru îngrijirea sănătăţii.
Studenţii vor dobândi cunoştinţe despre:
- Diferitele tipuri de inventare;
- Datele incluse într-un inventar;
- Rolul unui inventar corect, detaliat, în gestionarea tehnologiilor sanitare;
- Necesitatea de a veghea ca inventarul să furnizeze informaţii utile în sprijinul luării
unor decizii bazate pe date factuale.
Este important să înţelegem că ţinerea unui inventar corect nu reprezintă finalitatea
procesului de gestionare a tehnologiilor sanitare. Inventarul contribuie de fapt la numeroasele
activităţi incluse în ciclul managerierii acestor tehnologii (Figura 1). Este indicat rolul unui
inventar a echipamentelor si materialului pentru fiecare etapă a ciclului în scopul de a ilustra
importanţa acestuia legată de toate aspectele gestionării tehnologiilor sanitare.

1. Definirea unui inventar

Prima etapă a gestionării tehnologiilor pentru îngrijirea sănătăţii constă în determinarea
articolelor care trebuie gestionate şi în crearea unui inventar a echipamentelor medicale.
Inventariul este un document de lucru controlat şi actualizat cu regularitate pentru a ne
asigura că acesta reflectă cu exactitate starea activelor tehnologiilor sanitare.
Aşadar, un inventar este o listă detaliată a activelor unei organizaţii sau unei instituţii a
cărei obiectiv este creionarea unui tablou exact şi actual a tuturor activelor şi care reflectă
situaţia acestora în orice moment. In contextul managementului tehnologiilor sanitare, un

2
inventar este primul instrument, şi cel mai important, utilizat pentru realizarea mai multor
obiective importante:
 o evaluare tehnică a tehnologiilor disponibile, precizând tipul şi cantitatea
materialului, ca şi starea de funcţionare actuală;
 o gestionare eficientă a activelor, uşurând în special programarea mentenanţei
preventive şi urmărirea întreţinerii, a reparaţiilor, a alertelor şi a rechemărilor;
 furnizarea informaţiilor financiare în sprijinul evaluărilor economice şi bugetare;
 organizarea eficientă a departamentelor care se ocupă de gestionarea tehnologiilor
pentru sănătate:
- inventarul materialului (dosare şi registre care trasează istoricul materialului, a
manualelor de funcţionare şi mentenanţă, proceduri de testare şi asigurare a calităţii
etc.);
- inventarul echipamentului medical (accesorii, consumabile, piese de schimb,
instrumente şi material de testare şi de securiate etc.).
Pentru a facilita diversele activităţi de gestionare a tehnologiilor sanitare, inventarul
trebuie să fie adus la zi mereu pentru a reflecta în orice clipă situaţia efectivă a
echipamentului medical în instituţia sanitară respectiva. Actualizarea se face în timpul
colectei iniţiale a datelor; de exemplu se pot actualiza informaţiile la intrarea materialului nou
sau la eliminarea echipamentului depăşit; sau in momentul efectuării inventarului anual.
Instituţia destinată sănătăţii decide nivelul detaliilor pentru datele care vor fi incluse în
inventar, ţinând cont de propriile exigenţe şi capacităţi.
Gestionarea depozitului utilizează un sistem pe support de hârtie sau un sistem
informatic, în funcţie de resursele disponibile.
Odată stabilit, inventarul stă la baza oricărei dezvoltări în domeniul gestionării
tehnologiilor sanitare şi trebuie să garanteze securitatea şi eficienţa echipamentului medical.
Utilitatea unui inventar poate fi privită din mai multe puncte de vedere:
 elaborarea bugetelor de achiziţionare a echipamentelor, a mentenanţei şi a
funcţionării;
 susţinerea unui program eficient de gestionare a echipamentelor medicale;
 planificarea activităţilor de mentenanţă preventivă şi urmărirea comenzilor de lucru;
 planificarea rezervelor de piese de schimb şi a consumabilelor;
 un ajutor în evaluarea nevoilor materiale în instituţia pentru îngrijirea sănătăţii;
 analiza şi reducerea riscurilor pentru instituţie;
 efectuarea unei planificări în cazul unor situaţii de urgenţă;
 înregistarea:
- achizitiilor;
- recepţionărilor;
- retragerilor;
- eliminării aparaturii si/sau materialelor.

Prezentăm ciclul managementului tehnologiilor pentru îngrijirea sănătăţii.

3
 Figura 1

Planification et
évaluation
Mise hors service Budgétisation
éliminatio
et financeme
et
n nt

Maintenance
réparatio Evaluation et sélection
et des
n • Sensibilise
r technologies
• Suivre et
évaluer

Acquisition
Fonctionnement et logistiqu
et
sécurité e

Formation et renforcement des Installation et mise

servic
en
capacités
D’après: LenelA etal. (2005)(1) e

2. Tipuri de inventar
Inventariile echipamentului medical pot fi ţinute la diverse nivele ale structurii unitatilor
sanitare la nivelul unei ţări:
 La nivel naţional, Ministerul Sănătăţii sau un alt organism de supraveghere poate
ţine un inventar al echipamentelot si materialului înalt perfecţionat sau reglementat
(dispozitive folosite în medicina nucleară, dispozitive care emit radiaţii ionizante, etc).

Scopul acestor inventare este:

- să protejeze investiţii importante reprezentate de aceste tehnologii de vârf;
- să supravegheze riscurile potenţiale (de exemplu expunerea la substanţe şi la radiaţii
radioactive).

 La nivel regional sau în judetean se poate stabili un inventar ţinut de un organism

special în cazul în care Statul a transferat aici nişte active;
 La nivelul instituţiilor sanitare, mărimea şi complexitatea inventarului va depinde de
tipul instituţiei, de obiectivul şi de importanţa acestuia:

4
 - pentru organizaţiile mai mici (de exemplu pentru un cabinet stomatologic), inventarul
se poate limita la câteva articole simple şi poate fi actualizat anual sau la intervale de timp
mai mari;
- pentru spitalele cu înaltă specializare pot exista inventarii care includ mii de articole şi
care sunt în permanenţă actualizate.
La nivelul unei instituţii sanitare există:
 un inventar al consumabilelor:
 un inventar al pieselor de schimb:
Inventarul include un sistem de control al stocurilor pentru supravegherea cantităţii şi a
termenelor de expirare cu scopul de a menţine articolele în stoc şi de a asigura folosirea
acestora înainte de expirare.
Un control eficient al stocurilor de produse consumabile previne lipsurile în alimentare
şi permite estimarea creditelor necesare pentru acoperirea costurilor acestor produse. In
privinţa pieselor de schimb, inventarul ne poate ajuta să estimăm costul anual de mentenanţă
a depozitului de echipamente medicale.
 un inventar al materialelor de testare pentru a asigura că totul este în stare de
funcţionare şi corect calibrate;
 un inventar al echipamentelor medicale;
 un inventar al echipamentelor industriale şi spitaliceşti ( ex. cazane de încălzire;
autoclave; pentru spălătorie; generatoare; sisteme de distribuire a aerului comprimat şi a
gazelor; centrale de vacuum (aspiraţie) medical(ă), etc.);
 un inventar al materialului de securitate (ex. extinctoare; furtunuri de incendiu;
alarme etc.);
 un inventar al materialelor toxice, periculoase şi/sau radioactive şi care ajută să se
asigure adecvarea reglementării şi eliminării acestor materiale, cu prevenirea oricărei
contaminări.

3. Articole incluse într-un inventar

Recomandările AAMI (Association for Advancement of Medical Instrumentation)
stipulează ca criteriile de includere într-un inventar trebuie să ţină cont:
- de funcţia aparaturii/materialului;
- de riscurile fizice asociate;
- de mentenanţa necesară;
- de incidentele din trecut.

Inainte de a lua decizia de a include sau de a suprima unele articole de inventar, ar fi

util să analizăm şi să desemnăm aparatura si materialul cu riscul cel mai mare care poate fi
inclus în inventar şi planul de gestionare a echipamentului medical, şi articolele cu riscul cel
mai mic care pot fi eliminate în siguranţă.
Fennigkoh et Smith au creat un algoritm numeric pentru a evalua echipamentul în
funcţie de:
- funcţia aparaturii/materialului;
- riscuri;
- mentenanţa necesară.

Acest algoritm numeric ia în consideraţie incidentele din trecut, în aşa fel încât:
 aparatura care s-a defectat cel mai frecvent urcă pe scara de risc;

5
  materialul care s-a defectat cel mai rar coboară pe scara de risc.

Pe de altă parte, Wang et Levenson au indicat că atunci când vrem să stabilim că un

aparat/material trebuie să figureze într-un inventar, este esenţial să ţinem cont de elementele
următoare:
o probabilitatea funcţionării – aparatura care prezintă mai mult interes pentru
instituţie ar putea fi mai importanta decât una complexa sau de mare risc care este
disponibila în mai multe exemplare;
o frecvenţa utilizării – un aparat care este, de exemplu, utilizat mai des şi care se
găseşte într-un singur exemplar, are o frecvenţă de folosire mai crescută decât un aparat
folosit rar şi care se găseşte în mai multe exemplare.

Fiecare instituţie sanitară are cerinţele sale în domeniul materialelor, iar frecvenţa lor
de utilizare este diferită; trebuie să ţinem cont de toţi aceşti factori atunci când intocmim un
inventar.

4. Date incluse într-un inventar

Fiecare instituţie sanitară are propriile exigenţe referitoare la informaţiile care privesc
fiecare articol ce trebuie să figureze într-un inventar.
Tabelul 1 prezintă o listă de informaţii ce pot fi incluse.

Tabelul 1

Articol Descriere succintă / obiectiv Tip de inventar

Date minimale incluse la fiecare inregistrare a unui articlol

Nr. de identificare a Identificator unic atribuit fiecărui articol Echipament

materialului medical
Tip de material/ Descrie ce este articolul, conform unei nomenclaturi standard şi Toate tipurile
articol uniforme - Universal Medical Device Nomenclature System
(UMDNS) ou Global Medical Device Nomenclature (GMDN), de
exemplu
Scurtă descriere a Descrie articolul şi mai ales funcţionarea / utilitatea lui Toate tipurile
materialului/
articolului
Fabricantul Desemnează întreprinderea care fabrică articolul, dă numele, adresa Toate tipurile
şi coordonatele fabricantului.
Modelul / piesa Identificant unic a liniei produsului (atribuit de catre fabricant) Toate tipurile
Nr. de serie Identificant unic al articolului (atribuit de catre fabricant) Toate tipurile
Localizarea fizică în Include nr. sălii sau al departamentului; Toate tipurile
instituţia permite localizarea aparatului medical pentru mentenanţa
spitalicească preventivă;
poate include informaţii legate de locul de stocare a consumabilelor
şi a pieselor de schimb.
Starea de Indică pentru fiecare articol dacă «poate fi folosit» sau «nu poate fi Echipament
funcţionare folosit»; indică de asemenea de ce nu poate fi folosit, este în medical;
aşteptarea calibrării, este în mentenanţă preventivă, în reparaţii, în material de
aşteptarea pieselor de schimb sau nu poate fi reparat. testare
Necesităţi energetice Precizează curentul necesar pentru funcţionare: Echipament

6
 110, 220, 380V sau trifazat; poate ajuta la identificarea aparaturii ce medical;
necesită un transformator sau o atenţie deosebită material de
testare re
Exigenţe legate de Indică exigenţele speciale legate de funcţionarea sau de mentenanţa Echipament
funcţionarea şi regulată a echipamentului medical. medical
mentenanţa
regulată
Data la care a fost Data înscrierii echipamentului medical în inventar şi data ultimei Toate tipurile
întocmit/actualizat actualizări
inventarul
Furnizorul Dă informaţii cu privire la furnizor, numele, coordonatele şi detalii Echipament
serviciilor de legate de contract dacă echipamentul medical este întreţinut de un medical;
mentenanţă organism de mentenanţă extern (şi cu precădere când este în material de
garanţia fabricantului) sau de un atelier local; informaţii despre testare
mentenanţa efectuată.
Responsabilul cu Este persoana de contact pentru achiziţii, reaprovizionare, înlocuiri Toate tipurile
achiziţiile în garanţie etc.

Alte informaţii utile

Nr. lotului Poate fi atribuit consumabilelor sau reactivilor care aparţin aceluiaşi Produse
lot de fabricaţie; poate ajuta la detectarea defectelor; util pentru consumabile
sisteme de control a stocurilor de consumabile.
Nr. versiunii actuale Utilizat pentru echipamentul care funcţionează cu un soft sau cu un Echipament
a softului sau a sistem electronic (microsoft) ; poate servi la detectarea problemelor medical;
microsoftului legate de software. material de
testare
Detalii legate de Indică persoana de contact pentru notificarea întârzierilor în Echipament
proprietar mentenanţă; pentru a programa mentenanţa preventivă medical
Costul de achiziţie Precizează valorile în capital din inventar şi în scopul bugetării Toate tipurile
Date despre achiziţii In cazul multor echipamente (inventarul) este util pentru a calcula Toate tipurile
costul de amortizare sau a determina înlocuirile necesare/uzura
morală. In cazul consumabilelor sau a pieselor de schimb, poate fi
util pentru a determinarea rata de utilizare, necesarul pentru
aprovizionare şi data expirării
Data expirării Util pentru a urmări validitatea şi expirarea garanţiei Toate tipurile
garanţiei
Data instalării; Util pentru stabilirea istoricului mentenanţei ca referinţă în cazul Echipament
informaţii şi unor probleme de rezolvat medical;
rezultate legate de material de
testele de validare testare
Securizare/evaluare/ Include evaluarea riscurilor asumate (sau altă justificare, la nevoie) Echipament
clasificare a la decizia includerii materialului în inventar ; poate de asemenea să medical
riscurilor fie utilizat pentru determinarea testărilor şi reparaţiilor prioritare ale
materialului
Calendarul şi Indică frecvenţa intervenţiilor de mentenanţă preventivă şi Echipament
procedurile de procedurile de mentenanţă medical;
mentenanţă material de
preventivă testare
Date şi rezultate Serveşte de referinţă în cazul problemelor legate de materialul ce Echipament
ale calibrărilor trebuie inclus în inventar şi garantează că etalonarea materialului medical;
efectuate, date fixe este încă valabilă material de
şi proceduri testare
Cantităţi în stoc şi Intr-un sistem de control al stocurilor, dă un semnal pentru Piese de
cantităţi de reaprovizionare atunci când stocul atinge un anumit nivel schimb,
reaprovizionare consumabile
Dispozitive/sisteme/ Desemnează materialul de sprijin important, şi mai ales orice aparat Echipament

7
accesorii/ sau accesoriu necesar pentru funcţionarea unui aparat ; numerele medical;
consumabile/piese accesoriilor, a pieselor de schimb şi a consumabilelor sunt utile material de
de schimb asociate testare
Anul fabricării Utilizat pentru a calcula vechimea echipamentul; durata de viaţă Echipament
scontată; serveşte la determinarea momentului când articolul va fi medical;
înlocuit, retras sau casat. material de
testare
Durata de viaţă Indică durata servisului (în general în ani) timp în care un Toate tipurile
scontată a dispozitiv/echipament se presupune că rămâne sigur şi eficient;
materialului poate ajuta la determinarea momentului când trebuie înlocuit, retras
din circulaţie sau casat.
Istoricul Poate include carnete de utilizare şi de mentenanţă (pentru Echipament
funcţionării şi funcţionarea şi întreţinerea regulată), rapoarte asupra comenzilor de medical;
mentenanţei lucru sau de întreţinere, rapoarte de mentenanţă preventivă şi alte material de
informaţii legate de funcţionarea şi întreţinerea echipamentului; testare
poate fi utilizat în caz de eşec a intervenţiilor destinate rezolvării
problemelor, pentru a evalua achiziţionarea unui nou material
echipament similar şi pentru a determina când trebuie înlocuit,
retras din circulaţie sau retras.
Istoricul rapelurilor Utilizat pentru a detecta şi a urmări riscurile potenţiale asociate Echipament
şi riscurile folosirii aparaturii. medical;
semnalate material de
testare
Alte informaţii de Un inventar nu este util unei instituţii medicale decât dacă el conţine Toate tipurile
inclus informaţii importante de care are nevoie instituţia; orice altă rubrică
de date considerată necesară va putea deci să fie adăugată.

Numărul de inventar

Intr-un inventar pentru echipamente medicale se atribuie un număr unic fiecărui articol,
ceea ce permite identificarea unui articol printre altele incluse în inventar. În procesul
gestionării materialului, toate datele privitoare la acest articol sunt legate de acest nr. de
inventar, de exemplu:
- istoricul mentenanţei;
- procedurile şi calendarul de mentenanţa preventivă;
- reparaţiile anterioare;
- utilizarea pieselor de schimb.

Odată atribuit un număr de inventar, acest număr este atribuit fiecărui articol.
Există trei sisteme posibile de numerotare:

 Numerotarea cronologică: numită şi secvenţială: 1, 2, 3, şi aşa mai departe până ce

un număr este atribuit fiecărui articol. Este metoda cea mai simplă, dar care nu dă nici un
indiciu cu privire la aparat. O listă-cadru a tuturor numerelor atribuite este păstrată pentru a
se putea atribui numărul următor.

 Numerotarea codificată: este folosit un cod pentru a desemna caracteristicile

speciale ale materialului, diferitele elemente ale codului corespunzând diverselor
caracteristici ale materialului. In exemplul de cod următor: 01-XXX02, 01 indică tipul
aparatului, XXX indică fabricantul şi 02 indică faptul că aparatul este al doilea provenind de
8
la acelaşi fabricant XXX. După cod este posibil să recunoaştem pe loc informaţiile legate de
material, cum ar fi tipul, fabricantul şi aparatul propriu-zis.

 Codurile de bare: codurile de bare autocolante pot fi utilizate pentru a eticheta

fiecare articol. Acest sistem poate fi util în cazul folosirii unui sistem de gestionare a
mentenanţei asistate pe calculator, dar un cititor de coduri de bare, o aprovizionare regulată
în autocolante şi un soft adecvat rămân indispensabile.

Gestionarea depozitului
Un inventar nu este eficient decât dacă este complet şi exact. Este motivul pentru care
este actualizat la fiecare schimbare prin care se adaugă informaţii, dar şi în timpul auditurilor
şi controalelor anuale. Gestionare depozitului poate fi divizată în trei etape:
 Colectarea iniţială a datelor: pentru o instituţie sanitară prima etapă, cea mai critică,
constă în alcătuirea unui inventar din toate echipamentele medicale. In acest proces trebuie
verificate şi localizate toate dispozitivele şi toate articolele pentru a înregistra toate detaliile
cerute de un inventar. Este o bună ocazie de a casa echipamentele învechite sau care nu se pot
repara. Datele culese sunt adunate şi incluse într-un sistem de gestionare a depozitului (pe
support de hârtie sau în sistem informatizat).
In Tabelul 2 prezentăm un formular de colectare a datelor de inventar.

Tabelul 2
Fişă individuală de echipament

N° de inventar : ________________
Tip de material : ____________________
Fabricant : ___________________________
Model : ___________________ N° de serie :______ An de fabricaţie: _____
Ţara de origine : ___________________________
Tipul de curent necesar : ❑ 220V ❑ 110V
Stare actuală : ❑ Funcţional şi în uz 
❑ Funcţional şi scos din uz
❑ Motivul pentru care dispozitivul este scos din uz :
❑ Mentenanţă cerută
❑ Ireparabil
Condiţii speciale de eliminare ? ❑ Oui ❑ Non
Piese de schimb disponibile ? ❑ Oui ❑ Non
Dacă da, care, câte şi unde se află ? _____________
Manuale disponibile :
❑ Manualul utilizatorului : No de exemplare ________ Loc ___________
❑ Manualul de mentenanţă : No de exemplare _______ Loc __________
❑ Altele (a se preciza) : ____________________ No de exemplare ____ Loc _______
Utilizatorii materialului : ❑ Medici ❑ Personal infirmier ❑ Tehnicieni de laborator
❑ Studenţi ❑ Interni ❑ Alţii (a se preciza)
Proprietarul materialului (departement), dacă e cazul : ______________________
Persoană de contact : _________________________ N° de telefon :

9
Localizarea actuală a materialului : ______________________________________
Va fi deplasat ? ❑ Nu ❑ Da  ; Dacă da, unde ? ______________
Alte remarci (utilizaţi verso paginii, la nevoie) : __________________

 Actualizarea informaţiilor: inventarul depozitului este actualizat ori de câte ori

informaţiile legate de un articol sunt modificate, sau este vorba de noi achiziţii, de deplasarea
sau schimbarea statutului operaţional, de actualizarea unui soft sau microsoft, de mentenanţa
sau de repararea unui aparat.

 Auditul / controlul anual: în fiecare an este necesar să controlăm inventarul

echipamentelor. Scopul este de a verifica exactitudinea tuturor informaţiilor şi a efectua toate
actualizările şi schimbările necesare.

5. Sisteme informatizate în gestionarea unui inventar

Utilizarea unui sistem de inventariere pe suport de hârtie este perfect acceptabil pentru
unităţi mici şi în lipsa unui calculator perfoemant.
Un sistem informatic de inventar va facilita gestionarea depozitului, în special pentru
inventariile mari. Inventarul poate fi integrat într-un sistem de gestiune a mentenanţei asistată
pe calculator (GMAO), care, în general, cuprinde inventarul, istoricul reparaţiilor şi a
mentenanţei ca şi controlarea comenzilor de lucru în acelaşi sistem. Un sistem GMAO poate
include şi alte informaţii utile.
Dacă pe piaţă nu există sisteme de gestionare a mentenanţei pe calculator, putem
concepe unul special pentru a răspunde unor nevoi specifice. In numeroase cazuri, un sistem
GMAO simplu poate fi alcătuit cu ajutorul unui tabel (ex. figura 1) sau a unei fişe individuale
de echipament (ex. figura 2)

Dincolo de funcţiile precizate, un sistem GMAO îi poate ajuta pe responsabili:

- să efectueze analize statistice pentru urmărirea evoluţiei mentenanţei şi a defectărilor;
- să ia decizii, mai ales în privinţa analizelor;
- să stabilească soluţii cum ar fi înlocuirea aparatelor şi (stagiul de) formare necesar;
- să ţină un inventar al pieselor de schimb;
- să urmărească folosirea lor;
- să declanşeze automat reaprovizionarea;
- să arate evoluţia creditelor prevăzute în buget;
- să faciliteze previziunile financiare;
- să înregistreze întreg istoricul reparaţiilor şi a mentenanţei;
- să urmărească toate comenzile pentru lucrările de mentenanţă.
Orice persoană care are acces la sistem va vedea astfel în totalitate activităţile de
mentenanţă şi de întreţinere din trecut referitoare la un anumit articol, ceea ce va ajuta să se
urmărească evoluţia defecţiunilor şi rezolvarea problemelor.
Mai jos prezentăm diagrama unui sistem de gestionare a mentenanţei asistată pe
calculator (GMAO).

10
 Figura 2 – Diagrama fucţională a unui sistem GMAO

Adoptarea unui system GMAO. Figura 2 prezintă o organigramă a funcţionalităţii unui

Selectarea / conceperea unui system.
Aport preliminar al datelor şi testarea.
Apor final al datelor şi punerea în aplicare
Receptia
Livrarea şi instalarea
Acceptarea
Formarea (întreţinerea şi funcţionarea)
system GMAO. Se pot utiliza sisteme GMAO din comerţ
sau propriu ca instrument complementar al programului
actual de gestionare a tehnologiilor sanitare pentru a
îndeplini nişte obiective specifice departamentului.
Punerea eficientă în funcţiune a unui sistem satisfăcător
GMAO va ameliora îngrijirile acordate pacienţilor graţie
unei gestionări şi unei mentenanţe adecvate a aparaturii
medicale care sunt garanţia fiabilităţii si funcţionării
acesteia.

Funcţionare

Evaluare
Service în garanţie (dacă e cazul) Performanţa aparaturii Dezafectarea sau
Întreţinerea Performanţa furnizorului/fabricantului înlocuirea
Urmărirea timpului de nefuncţionare Formularea recomandărilor (achiziţii echipamentului
Evaluarea sprijinului local publice, dezafectări, donaţii etc.

Contract de service/sprijin intern Controlul calităţii (CC)

Întreţinerea Indicatori de performanţă
Urmărirea timpului de nefuncţionare CC din punct de vedere
Gestionarea pieselor de schimb tehnic şi administrativ
Performanţa aparaturii şi a furnizorului

Un soft GMAO include totalitatea serviciilor legate de aparatura medicala într-o bază
de date compusă din câmpuri, tabele, module şi ecrane

Câmpuri şi tabele
Un câmp este o singură informaţie; de exemplu «nr. de serie al unui dispozitiv». un
tabel este un ansamblu de câmpuri complexe; un tabel despre amplasarea materialului, de
exemplu, va putea fi compus din câmpurile «clădire», «secţie» şi «încăpere», acolo unde este
stocat un dispozitiv.
Tabelele utilizate în mod curent precum şi câmpurile conexe sunt prezentate în tabelul
de mai jos:

11
 Tabel 1 Câmpuri
Tip de echipament • Tip
• Proceduri de inspectare şi de mentenanţă preventivă (PIM)
• Frecvenţa PIM
• Nivel de risc
• Personal responsabil
Model • Numărul modelului
• Numărul seriei
• Lista pieselor de schimb
• Codul şi numele pieselor de schimb
• Proceduri PIM
Fabricant/furnizor • Codul şi numele fabricantului
• Codul şi numele furnizorului
• E-mail, nr de telefon şi adresa fabricantului
• E-mail, nr de telefon şi adresa furnizorului
• Numele persoanei de contact din partea fabricantului
• Numele persoanei de contact din partea furnizorului
Magazine/ piese de • Codul şi numele magazinului
schimb • Codul şi numele pieselor de schimb
• Nr comenzii pieselor de schimb
Personal • Codul angajatului
• Numele angajatului
• Postul angajatului
• Nivel de acces
• Informaţii referitoare la instruirea acestuia
Întreţinerea • Nr de inventar
• Nr bonului de intervenţie
• Prestatorul de servicii
• Codul specialistului însărcinat cu service-ul
• Codul şi denumirea defectului
• Proceduri PIM
Instituţia • Codul şi numele instituţiei
spitalicească • Codul şi numele clădirii
• Codul şi numele secţiei
• Tipul instituţiei

Prezentăm mai jos o listă a câmpurilor incluse în mod curent într-un inventar GMAO
pentru gestionarea tehnologiilor sanitare:
Tabelul 2
Câmpuri obişnuite într-un inventar biomedical
Câmp Descriere
Nr de inventar al Nr unic atribuit de instituţia sanitară pentru a identifica fiecare aparat/echipament
materialului
Descrierea materialului Codul care descrie fiecare aparat/echipament conform sistemului de nomenclatură
(tipul) şi codul de clasă folosit
Numele fabricantului şi Numele fabricantului fiecarui aparat/echipament şi codul care îl identifică pe
codul generat de sistemul fabricant

12
GMAO
Nr modelului Codul atribuit de către fabricant pentru a identifica modelul fiecarui
aparat/echipament
Nr de serie al Codul atribuit de către fabricant care ajută la identificarea fiecarui aparat/
fabricantului echipament în caz de rechemare; serveste de asemenea la localizarea materialului
dacă nr de inventar a fost retras
Revizia softului existent Numele softului pe care este înregistrat fiecare aparat/echipament; ajută la
identificarea celor vizate de un rapel; de asemenea este folosit pentru identificarea
celorcare necesită actualizarea softului
Numele şi codul Numele furnizorului şi codul de identificare al furnizorului
furnizorului
(vânzătorului)
Descrierea şi codul Clădirea, secţia sau încăperea in care este instalat şi codul de identificare al
amplasamentului amplasamentului
Preţul de cumpărare Suma exactă plătită pentru achizitionare şi moneda în care a fost efectuată plata
Data instalării Data la care a fost acceptat oficial şi pus în funcţiune de către personalul medical
şi de inginerii biomedicali
Data expirării garanţiei Data la care expiră garanţia, indicată în general pe bonul de comandă
Referirea la procedura Codul care defineşte procedura de inspectare şi de mentenanţă preventivă
de inspectare şi specifică, incluzând frecvenţa anuală a procedurii
mentenanţă preventivă
Responsabilitatea Numele şi codul instituţiei sau secţiei care au transferat responsabilitatea
mentenanţei mentenanţei unui atelier sau unui organism extern, central sau periferic
Semnalarea statutului Indică starea actuală (operaţional, scos din funcţie, în asteptarea pieselor de
(stării) schimb, de înlocuit)
Alte câmpuri posibile Câmpuri utile pentru fiecare program de gestionare tehnică

Module
Un modul este un ansablu de tabele şi ecrane de date. Modulul de inventar, de exemplu,
cuprinde tabelele: “tipul de material”, “informaţii legate de fabricant” şi “amplasamentul
materialuilui”.
Imaginea de mai jos descrie modulele de bază a unui system GMAO:

Tebelul tipurilor de echipament

Valori introduse: Tabelul modelelor de echipament
Codul şi numele materialului Valori introduse:
Valori preînregistrate: Numele şi codul fabricantului
Procedura PIM Nr modelului materialului
Frecvenţa PIM Valori preînregistrate:
Nivelul de risc Responsabilitatea pt securitate
Personalul responsabil Lista pieselor de schimb
Numele şi codul personalului
calificat
Tabelul cu localurile unde sunt
depozitate echipamentele
Valori introduse:
Numele şi codul instituţiei
Codul clădirii
Numele şi codul secţiei
Valori preînregistrate:
Valori implicite cu privire la clădire
Codul magazinului periferic

Valori introduse:
Nr de inventar (generat automat)
Data instalării
Codul şi numele furnizorului
Accesorii şi softuri
Nr bonului de comandă (preţul de achiziţie)

Modul pentru inventarierea

materialului
13
 Trebuie efectuat un studiu de fezabilitate pentru evaluarea unui sistem GMAO. In
timpul acestei etape, este făcută o analiză completă şi este definit domeniul de aplicare a
sistemului. Prezentăm mai jos schema aplicării unui sistem GMAO

Etape
1
Evaluati
on
Etape
2
Etape Sélecti
7 on
Formati
on

Etape
3
Collecte des
données
Etape
6
Saisie des
données
Etape
4
Installati
Etape
on
5
Paramétrag
personnalisa
e et
tion

Un sistem GMAO prezintă mai multe avantaje. Introducerea datelor, urmărirea şi

rapoartele de mentenanţă necesită mult mai mult timp de lucru; riscul erorilor umane este
redus, e mai uşor de urmărit indicatorii de performanţă şi productivitatea personalului.
Sistemul GMAO furnizează o documentaţie electronică completă şi constituie un instrument
eficient în prestarea tratamentelor.

7. Inventarul ca instrument
Odată pus în funcţiune, inventarul poate constitui un instument foarte profitabil pentru
toată lumea, deoarece putem:
 Elabora bugete previzionale;
 Determina efectivul necesar;
 Identifica nevoile de formare;
 Gestiona contractele de mentenanţă;
 Utiliza un program de gestionare a echipamentului;
 Planifica aprovizionare în piese şi consumabile;
 Realiza o evaluare a nevoilor;
 Dezvolta politici de înlocuire;
 Realiza analize de risc, gestionarea lor şi diminuarea acestora;
 Anticipa accidentele şi urgenţele;
14
  Lucra în vederea unei standardizări a echipamentelor;
 Organiza şi echipa un atelier.

Concluzii
Intr-o unitate medicala, deşi un inventar poate fi definit în esenţă ca o listă de active, a
fost stabilit că acesta poate fi un instrument mult mai puternic şi mai util decât atât. In cazul
gestionării tehnologiilor sanitare, inventarul constituie baza oricărui ciclu de gestionare a
acestora, fiecare element al ciclului depinzând de exhaustivitatea şi exactitudinea
informaţiilor. Pentru ca o instituţie medicala să poată prevedea aplicarea unui program de
gestionare a tehnologiilor sanitare de calitate, prima etapă, cea mai importantă, va fi
perfecţionarea inventarului.

Bibliografie

15